Руководства, Инструкции, Бланки

Как Сделать График Отпусков Образец img-1

Как Сделать График Отпусков Образец

Рейтинг: 4.4/5.0 (1746 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

График отпусков - бланк и образец заполнения в 2015 году

График отпусков - бланк и образец заполнения в 2015 году Что такое график отпусков, кому и зачем он нужен

График отпусков — это внутрифирменный документ, позволяющий учесть интересы трудового коллектива и работодателя. Благодаря графику сохраняется непрерывность производственного процесса на предприятии, а работники реализуют свое право на ежегодный отдых.

График отпусков важен в равной степени и для работников, и для администрации фирмы. Чем качественнее он будет составлен, тем меньше в дальнейшем возникнет конфликтов и неразберихи по поводу ухода работников в очередные отпуска.

Обратите внимание! Упоминание о графике отпусков как о документе, определяющем очередность ежегодного отдыха членов трудового коллектива, содержится в ст. 123 ТК РФ.

Трудовым законодательством не уточняется, при каком количестве работников коммерсанту обязательно оформлять этот документ. Логично предположить, что индивидуальному предпринимателю, осуществляющему коммерческую деятельность единолично, составлять график отпусков бессмысленно. Ему не с кем спорить по поводу сроков своего отдыха — процесс труда он планирует сам.

Совсем другие последствия возникают при отсутствии этого документа в трудовых коллективах с большей численностью трудящихся. Как показывает статистика, большинство людей желают отдыхать летом и в начале осени. Этот факт ставит перед руководством фирмы труднореализуемую задачу — учесть интересы коллектива и не причинить ущерб бизнесу. И не важно, 5 человек трудятся под началом коммерсанта или несколько тысяч — без графика отпусков не обойтись.

Кроме того, несвоевременное оформление отпускного расписания может повлечь не только отпускную неразбериху, но и материальные потери в виде штрафа.

Обратите внимание! Наказание для директора фирмы, проигнорировавшего требование трудового законодательства о составлении графика отпусков, предусмотрено по ст. 5.27 КоАП и может составить от 1 000 до 5 000 руб. Фирма потеряет еще больше — от 30 000 до 50 000 руб.

Если нарушение допущено повторно, директора фирмы могут дисквалифицировать на 1–3 года или наказать увеличенным штрафом от 10 000 до 20 000 руб. Юридическому лицу в этой ситуации может быть предъявлено взыскание на сумму от 50 000 до 70 000 руб.

Кто, как и когда оформляет график

График отпусков является одним из кадровых документов, поэтому ответственность за его составление и своевременное утверждение лежит на специалистах кадровой службы и администрации фирмы.

О нелегких трудовых буднях кадровых делопроизводителей расскажет статья«Что относится к обязательной кадровой документации?»

До недавнего времени все компании оформляли отпускное расписание по единой унифицированной форме Т–7, бланк которой можно скачать на нашем сайте.

10 колонок формы Т–7 заполнялись следующей информацией:

  • графа 1 — наименование структурного подразделения (канцелярия, отдел главного механика, отдел охраны труда, финансовый отдел и т. д.);
  • графа 2 — должность согласно штатному расписанию (директор, секретарь, слесарь и др.);
  • графы 3 и 4 — фамилия, имя, отчество и табельный номер сотрудника;
  • графы 5–9 — данные об отпуске (продолжительность, даты начала отдыха — запланированная и фактическая);
  • графа 8 — основание для изменения запланированных отпускных сроков;
  • графа 9 — дата предполагаемого отпуска;
  • графа 10 — примечание.

Сегодня использовать унифицированную форму графика не обязательно, но и запрета на применение привычного формата этого документа законодательство не содержит. Так что у кадровой службы есть выбор: заполнять форму Т-7 или разработать новый документ с аналогичным названием и назначением.

Главное — сделать это вовремя, то есть не позднее 17 декабря года, предшествующего периоду, в котором предусматриваются отпуска трудового коллектива.

Важно! По ст.123 ТК РФ утвердить готовый график требуется не позднее чем за 2 недели до начала нового календарного года.

«Детские» нюансы графика

Влияние на урегулирование отпускных сроков в графике оказывает трудовое законодательство. К примеру, право на отдых в удобное для себя время имеют следующие категории работников:

  • женщины с 2 и более детьми в возрасте до 12 лет (постановление Совета министров СССР от 22.01.1981 № 235);
  • одинокие работающие мужчины с 2 и более детьми в возрасте до 12 лет (распоряжение Совета министров СССР от 30.10.1985 № 2275р);
  • супруги во время отпуска их жен по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
  • родитель или опекун, работающий в районах Крайнего Севера, для сопровождения ребенка до 18 лет в другую местность к месту его поступления в вуз или колледж (ст. 322 ТК РФ).

К категории «детских» аспектов графика отпусков можно отнести и обязательный учет мнения о периоде отдыха работника, не достигшего совершеннолетия (в возрасте до 18 лет). Для этой группы работающих сотрудников в ТК РФ отпускные особенности выделены в отдельную ст. 267.

Помимо отпускных преимуществ для работников с детьми, нельзя забывать и об ограничениях. К примеру, в определении Верховного суда от 28.01.2014 № 1 указано на недопустимость одновременного использования 2 и более отпусков.

Для составителя графика это означает, что в отпускное расписание не следует включать отпуска сотрудниц, находящихся в отпуске по уходу за своим малышом и работающих в режиме неполного рабочего времени.

Мнение ФСС о двойных отпусках см. в статье«Отпуск может быть один: либо ежегодный, либо по уходу за ребенком»

«Льготные» регуляторы отпускного расписания

Кроме указанных выше «детских» отпускных нюансов, в графике отпусков может учитываться еще 1 группа работников, в отношении которых работодатель обязан согласиться с любыми избранными ими периодами отдыха.

Среди таких сотрудников:

  • почетные доноры (закон РФ «О донорстве крови и ее компонентов» от 09.06.1993 № 5142-I);
  • Герои России и кавалеры ордена Славы (закон РФ «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» от 15.01.1993 № 4301-I);
  • чернобыльцы (закон РФ «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» от 15.05.1991 № 1244-I);
  • лица, получившие определенную долю радиации в Семипалатинске (ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне» от 10.01.2002 № 2-ФЗ).

Если в фирме практикуется внешнее совместительство, работник-совместитель имеет право уйти в отпуск одновременно с очередным отдыхом по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ).

Работодателю при составлении графика отпусков придется учесть и мнение работника — супруга военнослужащего, имеющего право уйти на отдых в период времени, совпадающий с отпуском супруга (ФЗ «О статусе военнослужащих» от 27.05.1998 № 76-ФЗ).

График отпусков и новички

При составлении графика отпусков на 2016 год, утвержденного в декабре 2015 года, невозможно предусмотреть вероятные периоды отдыха сотрудников, поступивших на работу после начала календарного года. Тем не менее отсутствие в графике запланированного отпуска новичка не избавляет администрацию от обязанности его предоставить.

Обратите внимание! В соответствии со ст. 122 ТК РФ работник, проработавший у данного работодателя полгода, имеет право на отпуск.

В таких случаях кадровик, отвечающий за отпускной регламент, может поступить одним из нижеуказанных способов:

  • не изменяя утвержденного графика, оформить отпуск приказом (на основании заявления работника и решения администрации);
  • дополнить график отдельным приложением, в котором отразить информацию об отпусках новичков (оформление отпуска производится в обычном порядке).

Оформить работнику отпуск поможет статья«Унифицированная форма № Т-60 - бланк и образец»

Влияние переноса дней отдыха на график отпусков

Работник вправе изменить период своего отдыха по согласованию с работодателем. Сделать это позволяют ст. 123 и 124 ТК РФ. Информация о переносе отпуска отражается в отпускном расписании в специально предназначенных для этого графах 8 и 9. Сотруднику придется написать заявление, в котором потребуется указать новые даты перенесенного отпуска и причины изменения отпускного срока.

Период отдыха может измениться и из-за болезни сотрудника. Ст. 124 ТК РФ обязывает работодателя в этом случае продлить отпуск или перенести его на другой срок. В этом случае работник пишет заявление, а в график отпусков вносится информация о его переносе. Специальные отметки в графике об удлинении отпуска по причине болезни не предусмотрены.

Корректировка сроков отдыха может произойти не только по личным обстоятельствам работника, но и в связи с производственной необходимостью.

К примеру, фирме необходимо провести масштабную реконструкцию поточной линии в связи с освоением новых видов деятельности и внедрением усовершенствованных технологий. Специалисты, занятые данным процессом и отвечающие каждый на своем участке за определенный комплекс мероприятий, обязаны присутствовать на рабочем месте в течение длительного времени, поэтому они не смогут пойти в отпуск по производственной причине.

В этом случае тоже работает ст. 124 ТК РФ: на основании согласия работника, выраженного в письменной форме, и распоряжения руководства отпуск переносится на следующий рабочий год.

Скачать образец графика отпусков вы можете на нашем сайте.

Итоги

График отпусков — это согласованное и утвержденное расписание периодов отдыха работников фирмы, обязательное для обеих сторон трудового договора.

График отпусков, образец заполнения которого размещен на нашем сайте, должен составляться ежегодно, а за его отсутствие предусмотрено наказание.

Другие статьи

График отпусков: образец заполнения-2016 скачать

Проверьте установленные у вас сроки выплаты зарплаты

C 03.10.2016 все работодатели обязаны установить в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном или трудовом договоре даты выплаты зарплаты не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена.

ФНС определилась с заполнением поля 107 платежки по НДФЛ

Перечисляя, например, НДФЛ с отпускных и больничных, поле 107 платежного поручения налоговые агенты должны заполнять в формате «МС.ХХ.ХХХХ».

Работнику-нерезиденту запрещено выплачивать зарплату наличными

Валютный закон содержит закрытый перечень операций, разрешенных проводить организации-резиденту РФ без использования банковского счета (ч.2 ст.14 Федерального закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ ). И выплата зарплаты нерезиденту в этом перечне не поименована.

Командировочные расходы на перелет без посадочного талона не списать

Покупка авиабилета (как бумажного, так и электронного) сама по себе не подтверждает факт перелета. Для учета в «прибыльных» целях расходов на услуги авиаперевозки необходим еще и посадочный талон.

INSERT INTO jos_stat_site(newsid, user_index, stat_date, stat_type) VALUES("4863","19623661","2016-09-28","2")

Страховые взносы по «обособкам» в 2017 году: как платить

С 2017 года администрированием страховых взносов будет заниматься ФНС. В связи с этим порядок уплаты взносов частично изменится, в т.ч. новшества коснутся организаций, открывших обособленные подразделения.

НДФЛ с материальной выгоды по беспроцентному займу: позиция изменилась

С 2016 года облагаемый НДФЛ доход в виде материальной выгоды от экономии на процентах при получении беспроцентного займа определяется в последний день каждого месяца, в котором действовал договор. И раньше Минфин считал, что за периоды до 2016 года такой доход надо признать на 31.01.2016 г. Но сейчас все изменилось.

Запоздали с уплатой налога на один день: будут ли пени

Ни для кого не секрет, что плательщики, не вовремя уплачивающие налоги, должны перечислить в бюджет еще и сумму пени. Но возникает ли такая обязанность у тех, кто уже на следующий день после установленного срока исполнил свою обязанность по уплате налога?

График отпусков

Актуально на: 23 мая 2016 г.

График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ ).

Когда составляется график отпусков на следующий год

График отпусков утверждается не позднее чем за две недели до наступления года, на который этот график составляется (ст. 123 ТК РФ ). Т.е. график отпусков на 2016 год нужно было утвердить не позднее 17.12.2015 г. а график на 2017 год должен быть утвержден не позднее 17.12.2016 г.

График отпусков: как правильно составить

Некоторые бухгалтеры задаются вопросом: как составить график отпусков? На самом деле, оформление данного документа не должно вызвать особых трудностей. Но при составлении графика отпусков нужно учесть некоторые нюансы.

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.

К таким категориям работников, в частности, относятся:

— мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ );

— совместители. Дело в том, что данной категории работников отпуск должен быть предоставлен в то же время, что и отпуск по основному месту работу (ст. 286 ТК РФ );

— несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ );

— супруги военнослужащих, планирующие отпуск одновременно с супругом (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ );

С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время. Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника.

Что отразить в графике отпусков

Разобраться с тем, как составляется график отпусков и что в нем отражается, поможет наша таблица:

Что отразить в графике

В графике отражаются абсолютно все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор

Количество дней отпуска

Указывается то количество дней отпуска, на которое вправе претендовать тот или иной работник. Лучше всего указать все-все дни отпуска, положенные сотруднику. Для этого просуммируйте дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска (дни за год, на который составляется график отпусков, и неотгулянные дни за предыдущие годы) и дни ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска. положенные работнику в соответствии с законодательством и/или на основании коллективного договора/локального нормативного акта (ст. 120 ТК РФ ).

Предполагаемая дата начала отпуска

Здесь можно отразить как конкретную дату, так и просто месяц, в котором работник уйдет в отпуск. Правда, если будет указан только месяц, работнику потом нужно будет писать заявление на отпуск с указанием конкретной даты. Если же дата будет указана в графике отпусков изначально, а работник уйдет в отпуск четко по графику, то такое заявление писать не придется.
Кстати, если в вашем графике отмечен только месяц отпуска, то рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте (ЛНА), что заявление на отпуск с указанием конкретной даты его начала работник должен подать не позднее чем за две недели до ухода в отпуск. Во-первых, это нужно для того, чтобы работодатель успел известить работника о предстоящем отпуске (ст. 123 ТК РФ ). А, во-вторых, чтобы бухгалтерия успела своевременно рассчитать и выплатить отпускные (ст. 136 ТК РФ ).

Возможность разделения отпуска на части

График можно дополнить соответствующей графой, в которой работники распишутся, давая свое согласие на отпуск по частям. Важно помнить, что хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ )

График отпусков:

Работодатель вправе разработать собственную форму графика отпусков. Данную форму нужно закрепить, как приложение к учетной политике. А можно воспользоваться унифицированной формой Т-7 «График отпусков» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 ).

График отпусков: бланк

Если вы все-таки решили не разрабатывать собственную форму графика отпусков, то унифицированную форму графика отпусков можете скачать здесь .

Приказ о графике отпусков: образец

Приказ об утверждении графика отпусков отдельным документом оформлять необязательно. Ведь подпись руководителя организации/ИП, утверждающая график отпусков на очередной год, ставится на самом графике.

Правда, работодатель может издать, например, приказ, обязывающий руководителей подразделений собрать и представить данные об отпусках подчиняющихся им сотрудников для подготовки единого графика отпусков.

Приказ о составлении графика отпусков: образец

Данный приказ может быть оформлен следующим образом:

ООО «Солнечный зайчик»

о составлении графика ежегодных отпусков

г. Москва 23.11.2015 г.

Для подготовки и утверждения графика отпусков на 2016 год

1. Руководителям подразделений не позднее 04.12.2015 г. представить в письменном виде начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. информацию для составления графика отпусков на 2016 год.

При подготовке информации необходимо учесть:

- пожелания работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время;

- пожелания работников относительно разделения ежегодного основного оплачиваемого отпуска на части, одна из которых в соответствии со ст. 125 ТК РФ должна составлять не менее 14 календарных дней;

- период отпуска совместителей по их основному месту работы.

2. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. подготовить график оплачиваемых отпусков и представить его на утверждение не позднее 14.12.2015 г.

3. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. довести настоящий Приказ до следующих лиц:

- главного бухгалтера Кустодиевой А.В.;

- начальника отдела продаж Егорова В.Т.;

- начальника отдела закупок Трунова Н.Н.

4. Контроль за исполнением Приказа возложить на начальника отдела кадров Елизарову К.И.

Генеральный директор Солнышков В.С.

С Приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров______________К.И. Елизарова

Главный бухгалтер___________________ А.В. Кустодиева

Начальник отдела продаж_____________ В.Т. Егорова

Начальник отдела закупок_____________Н.Н. Трунов

Лица, ознакомленные с таким приказом, помимо своей подписи, должны указать и дату ознакомления.

Утверждение графика отпусков

График отпусков утверждается руководителем организации или ИП. Причем при наличии профсоюза работодатель должен учесть его мнение при утверждении графика отпусков на очередной год (ст. 123 ТК РФ ).

После того, как график отпусков будет утвержден руководителем, с этим графиком нужно ознакомить работников. Иначе данный документ не будет являться обязательным для них (ст. 22. 123 ТК РФ ). Ознакомить работников с графиком отпусков лучше под роспись. Для этого график можно дополнить графой «С графиком ознакомлен (дата, подпись)».

График отпусков образец заполнения в 2016 году

При подготовке в 2016 году графика отпусков на 2017 год вы можете воспользоваться нашим образцом графика отпусков на 2016 год .

Внесение изменений в график отпусков

Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.

Где в графике отпусков отражаются изменения

Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7 ):

— в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;

— в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ );

— в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;

— в графе 10 отражаются различные примечания.

Кстати, график отпусков имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в ЛНА. Опять-таки, чтобы бухгалтерия смогла вовремя рассчитать и выплатить отпускные работнику.

Внесение дополнений в график отпусков

Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.

Правда, никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.

Сколько времени нужно хранить график отпусков Ответственность за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):

— от 30000 руб. до 50000 руб. для самой организации, от 1000 руб. до 5000 руб. – для ее должностных лиц;

— от 1000 руб. до 5000 руб. для ИП-работодателей.

Отпуск в табеле учета рабочего времени

Конкретный код отпуска в табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или форма № Т-13, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 ) указывается в зависимости от вида отпуска:

В табеле учета рабочего времени ставится, либо буквенный, либо числовой код – оба кода указывать не нужно.

Отпуск в табеле учета рабочего времени: образец

Образец отражения отпуска в табеле учета рабочего времени рассмотрим на примере.

Пример. Работнице Петровой Е.Ф. предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 7 календарных дней с 11 апреля 2016 г. На странице 2 табеля учета рабочего времени по форме Т-12 за первую половину месяца* записи в отношении данной работницы будут выглядеть следующим образом:

Номер по порядку

Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия)

Нюансы отражения отпуска в табеле учета рабочего времени

Говоря об указании дней отпуска в табеле учета рабочего времени, важно отметить, что:

— нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, отмечаются буквенным кодом «В» или цифровым кодом «26». Ведь такие дни не включаются в число календарных дней отпуска (ст. 120 ТК РФ );

— в случае болезни работника во время отпуска, возможно, придется вносить исправления в табель учета рабочего времени. Например, в ситуации, когда работник не продлял свой отпуск на дни болезни, а решил неотгулянные дни перенести на другое время .

в России Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

0 Минимальный
размер оплаты труда

Используется для
регулирования зарплаты

Приходилось ли вам самостоятельно разрабатывать форму бланка строгой отчетности (БСО)?

Мы взяли форму БСО из правовой базы

Для наших услуг форма БСО утверждена госорганом

Нет, мы не применяем БСО

БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ

вер. 5.0.0 |  © Главная книга 2012—2016 г. | По всем техническим вопросам пишите на support@glavkniga.ru

INSERT INTO jos_stat_site(newsid, user_index, stat_date, stat_type) VALUES("4863","19623661","2016-09-28","1")

INSERT INTO jos_stat_site(newsid, user_index, stat_date, stat_type) VALUES("4870","19623661","2016-09-28","1")

СРОЧНОЕ НА GLAVKNIGA.RU

Грамотное составление графика отпусков: секреты для кадровика

Составление графика отпусков: правила и типичные ошибки

Длительность нахождения сотрудника в отпуске, время его начала и выхода на работу документально закрепляется графиком отпусков, обязательным для выполнения как работником, так и работодателем. Эта норма касается не только крупных предприятий, где предварительное планирование отдыха сотрудников определяется, прежде всего, необходимостью рациональной организации рабочего процесса, но и небольших компаний без профсоюзного органа.

Отсутствие этого документа на предприятии может стать поводом для довольно солидного штрафа: от 30 до 50 тыс. руб., согласно статье 5.27 КоАП РФ.

Правила составления графика отпусков

График составляется кадровой службой предприятия либо лицом, выполняющим функции кадрового делопроизводства, с учетом пожеланий сотрудников. Особенно важно соблюсти требование добровольности при определении сроков очередного отпуска для категорий работников, имеющих право на его использование в любое удобное для них время.

  • сотрудники, возраст которых не достиг 18 лет (ст.178 КЗоТ);
  • матери двух и более детей возрастом до 12 лет, независимо от наличия отца и его участия в воспитании детей, отцы, опекуны либо попечители, занимающиеся воспитанием 2 и больше детей до 12 лет без участия матери (ст.1721 КЗоТ);
  • мужья во время пребывания его жены в отпуске в связи с беременностью и родами (статья 123 ТК РФ);
  • почетные доноры России (Закон № 5142-I от 09.06.1993);
  • лица, пострадавшие в результате аварии на ЧАЭС или получившим суммарную дозу радиационного облучения свыше 25 сЗв (Закон №1244-I от 15.05.1991 и Закон № 2-ФЗ от 10.01.2002 соответственно);
  • ветераны труда и войны (в т. ч. инвалиды войны);
  • ветераны боевых действий, происходивших на территории других стран, (в т. ч. получившие инвалидность как следствие своего участия в боевых действиях);
  • лица, получившие почетное звание Героя войны или Труда как в СССР, так и в РФ, полные кавалеры орденов Славы и Трудовой Славы.

Для того, чтобы документально подтвердить согласие сотрудника с установленными ему сроками отпуска, заполняется опросный лист, где отмечаются пожелания самого работника либо указывается предварительно запланированный период отсутствия, а также проставляется его личная подпись. В отдельных случаях составление этого документа может поводиться без участия работника, но тогда необходимо письменно его уведомить (не позднее, чем за 14 дней) и получить подпись о согласии с установленными сроками.

Какие существуют основные виды заработной платы? Они перечисляются в статье.

Это не означает, что сотрудник волен диктовать условия при выборе отпускного периода. Руководство предприятия имеет право устанавливать время отдыха для работников таким образом, чтобы обеспечивалось выполнение производственных задач. Так, ограничения относительно количества сотрудников, одновременно отсутствующих на работе, в графике отпусков должны быть учтены.

Обязанности по составлению графика на кадровую службу возлагаются отдельным приказом руководителя. По тому же приказу при отсутствии кадровиков их функцию может выполнить любой сотрудник, имеющий необходимую квалификацию и доступ к информации.

В сводной таблице по отпускам должны быть указаны все сотрудники из списочного состава организации на момент его утверждения. Таким образом, принятый на работу до приказа об утверждении графика человек должен быть внесен в него, даже если в период определения очередности ежегодного отдыха он в штате отсутствовал.

Сроки

График отпусков: сроки составления для всех работников по действующим нормам ТК РФ (ч.1 ст. 123) должны быть утверждены не позднее 16 декабря года предыдущего. Чем крупнее предприятие, тем раньше должен быть начат этот процесс.

Составлять предварительные таблицы по отпускам на крупных предприятиях начинают уже с конца сентября – начала октября. Небольшие организации с числом работников до 20-30 человек могут начать распределение дней отдыха за две-три недели до конечного срока утверждения.

Каковы особенности составления графика?

Порядок


Для начала необходимо издать приказ о составлении графика отпусков, его подготовке и возложить эту обязанность на конкретное лицо, отвечающее за кадровое делопроизводство. Следующим этапом проводится анализ количества дней неиспользованного за предыдущие годы отпуска, дополнительных дней отдыха и права на получение их в удобное для сотрудника время. Важно, чтобы в график были включены все дни отпуска за год, на который он составляется, включая неиспользованные дни за текущий и предыдущий годы.

Для выяснения пожеланий самих сотрудников можно воспользоваться опросным листом (листом согласования сроков). В случае возникновения спорных ситуаций (когда одновременно на отпуск претендуют несколько сотрудников, либо отсутствие члена трудового коллектива в период активной работы предприятия может угрожать снижением необходимого уровня производства) окончательные сроки могут быть установлены администрацией. В этом случае необходимо письменное извещение или согласие сотрудника.

Для документального закрепления графика отпусков может применяться форма № Т-7, утвержденная Постановлением ГКС РФ №26 от 06.04.2001, однако с 1 января 2013 года ее использование не обязательно. Важно, чтобы в сводной таблице-графике указывались такие реквизиты:

  • ФИО работника;
  • его должность, структурное подразделение (на крупных предприятиях графики могут быть сформированы по каждому подразделению);
  • количество дней отпуска в плановом году;
  • примерная длительность нахождения сотрудника в отпуске;
  • фактический период отдыха.

Плановая длительность отпуска может указываться как точными датами, так и месяцами. А все предусмотренное законодательством время для отдыха по желанию работника может быть разделено на несколько частей, но с учетом того, что одна из них должна составить не менее 14 дней.

После составления проекта графика отпусков этот документ визируется начальником кадровой службы и руководителями соответствующих подразделений, после чего утверждается главой организации.

Нужен ли отдельный приказ?

Вопрос о том, следует ли по этому поводу издавать отдельный приказ, до сих пор однозначно не урегулирован. Гриф «Утверждаю» на документе иногда рассматривается в качестве самодостаточного подтверждения согласования с руководством.

Однако во избежание споров с проверяющими, хотя порядок составления графика отпусков будет соблюден и без этого, желательно такой приказ (в произвольной форме, «Об утверждении графика отпусков на хххх год») включить в документооборот.

В документ могут вноситься изменения, связанные с различными обстоятельствами. Это:

  • прием или увольнение сотрудников;
  • обращение самого работника с просьбой о переносе отпуска в связи с личными обстоятельствами (обычно на более поздний период);
  • возможность того, что отсутствие сотрудника негативно скажется на работе организации (производственная необходимость);
  • денежная компенсация нескольких неиспользованных дней по согласованию с сотрудником.

Любые изменения в графике вносятся на основании отдельного приказа руководителя. Вновь поступившие работники могут вноситься как в основной список (на основании приказа об изменениях в очередности предоставления отдыха), так и в дополнительный, который прилагается к основному.

О правилах составления также рассказывается в видео ниже.

Типичные ошибки

Составление графика отпусков: типичные ошибки таковы:

  • неправильный расчет длительности основного и дополнительных отпусков;
  • несогласование сроков отпуска для совместителя с основным местом работы;
  • когда не учитывается право работника на отпуск в удобное для него время (льготные категории) либо отсутствуют документы, подтверждающие право на эту льготу;
  • отсутствие согласия работника со сроками, указанными в графике, в письменном виде.

Как составляется должностная инструкция менеджера по развитию персонала? Кликайте по ссылке.

Ищете заявление о переводе на другую должность: пример? Как его правильно заполнить?

Как правило, при самостоятельном обнаружении ошибки ее возможно исправить по согласованию с администрацией предприятия.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 703-47-72 (Москва)
+7 (812) 309-93-81 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно !

Как составлять график отпусков - образец правильного оформления

Практические советы по составлению графика отпусков

Скоро наступит конец года. Нужно до его завершения успеть не только подвести итоги, но и наметить планы на будущее. По трудовому законодательству не позднее чем за две недели до Нового года необходимо определиться с отпусками сотрудников и составить графики их предоставления. Что обязательно знать при составлении читайте в статье.

Что такое график отпусков?

Отпускной график представляет собой расписание, устанавливаемое работодателем при взаимодействии с рабочими. Составляется и должен быть утвержден не позже истечения двух недель до Нового года. Время отпуска можно выбрать любое, если только оно не нарушает нормальную работу предприятия.

Во время его составления должны быть учтены и приведены к общему решению пожелания работников и производственный процесс. При большом количестве желающих уйти в отпуск в определенное время года, в зависимости от численности сотрудников, может быть установлен лимит количества отдыхающих.

Нужен ли график отпусков в небольшой организации?

Даже если в организации работает небольшой штат сотрудников и оно признано малым, то наличие графика отпусков все-равно обязательно. Трудовой кодекс разъясняет, что этот документ обязателен для исполнения работником и работодателем.

С его утверждением у работников появляются гарантии впоследствии предоставления времени отдыха и возможности реализовать свои планы. Работодатель вынужден подчиняться требованиям закона. Если на предприятии работают много человек, то с помощью графика устанавливается очередность отдыха.

Есть работодатели, которые не желают выполнять предписания закона и не утверждают указанный график. В таком случае на них за это могут быть наложены штрафы трудовой инспекцией.

Права некоторых работников при составлении графика

При распределении отпускного периода необходимо принимать во внимание, что у некоторых категорий работников имеются преимущества и дополнительные права:

  • женщине, имеющей двоих и более детей, недостигших возраста 12 лет, предоставляется отпуск в летнее время в первую очередь;
  • аналогичные льготы предоставляются отцам-одиночкам, ветеранам войны и труда, сотрудникам младше 18 лет, опекунам или попечителям, Героям России или Советского союза, почетные доноры, пострадавшие от аварии на Чернобыльской АЭС;
  • супруги военнослужащих могут взять отпуск вместе с мужем (женой).
Продолжительность: норма и сверх нормы

При составлении графика отпусков учитывается время отдыха, положенное каждому работнику. Если сотрудник отработал год, то ему предоставляется отпуск длиной 28 календарных дней. Если же меньше – пропорционально отработанному времени.

Работникам, занятых на тяжелых и вредных работах или на Крайнем Севере, отдельным категориям служащих отпуск увеличивается, согласно закону. Могут устанавливаться дополнительные дни отдыха. Эти условия должны быть прописаны в коллективном договоре.

Отдыхать ли все положенное время сразу или разделить отпуск по частям, решает сотрудник. С учетом, что одна часть обязательно должна быть равна или более 14 дней.

Специфика предприятия

Если организация занимается производством и нет возможности остановить процесс на время отдыха ее работников, то эта специфика должна учитываться при составлении графика отпусков.

Необходимо распределить время отдыха так, чтобы производство не прекращало нормального хода деятельности. Работники должны быть взаимозаменяемыми, то есть на время отсутствия кого-либо, предусматривается замена.

Если организация работает сезонно, то лучше предоставить большее количество отпусков в зимний период. В учебных заведениях почти все сотрудники уходят в отпуск в летние месяцы, так как у учащихся тоже каникулы.

Как правильно составить график отпусков?
  • Готовится проект графика (форма Т-7), в котором должны быть указаны все имеющиеся подразделения, должности, данные работников, количество дней и дата отпуска, сведения о его переносе.
  • Если при организации имеется профсоюз, то график необходимо с ним согласовать. С этой целью в профком направляется с сопроводительным письмом проект документа. Выборный орган профсоюзной организации рассматривает его и в течение пяти дней возвращает с мотивированным заключением.
  • Проведя указанную процедуру, график должен утверждаться руководителем.
  • После этого график доводится до сведения работников. Непосредственно с ним законодательство не обязывает знакомить, так как даже специально разработанная форма графиков не содержит графы для подписей. Но в законе предусмотрено наличие обязанности работодателя по ознакомлению с локальными документами.
  • Выполнив все указанные процедуры, график направляется на хранение использование в кадровое подразделение. Ответственный работник рассылает копии в подразделения и в течение года вносит в него изменения.
Локальные акты предприятия

Многие организации принимают локальные нормативные акты, определяющие взаимоотношения между работником и работодателем. Они издаются в целях регулирования заработной платы, премирования, системы поощрений и иных вопросов.

Федеральная служба по труду и занятости четко определила, что график отпусков является обязательным актом такого рода. Отличие его в унифицированной форме и определенных реквизитах.

Бланк формы Т-7
  • В 2001 году была утверждена единая форма графиков отпусков – Т-7, являющаяся обязательной для применения. В случае несоблюдения данного требования, возлагается штраф или деятельность организации приостанавливается.
  • На основании этой формы финансовыми подразделениями производятся выплаты отпускных. График необходимо подписывать руководителем отдела кадров и организации не позже чем за две недели до наступления Нового года.
  • Основные графы для заполнения от первой до шестой. Остальные графы предполагают работу с ними в течение года.
  • Если на работу принимаются вновь пришедшие сотрудники, то либо вносятся изменения в график, либо составляется новый и приобщается к действующему.
  • Чтобы зафиксировать факт ознакомления работника с графиком, на разных предприятиях или дописывают лишнюю графу, или прикладывают лист ознакомления.

Бланк формы Т-7 скачать (в формате word).

Опрос сотрудников

Создать график отпусков можно только на основании опроса всех сотрудников организации. Это необходимо для выявления желаемого времени и количества дней отдыха. Если предприятие большое, то этим занимается отдельный человек.

После опроса и учета всех предложения, составляется примерный график, который направляется в кадровую службу. Задача этого подразделения скорректировать его с учетом пожеланий работников и производственного процесса. После чего, график снова согласуется со всеми участниками и готовится локальный документ. При большом количестве сотрудников, можно сделать графики по подразделениям и общий.

Если остались неиспользованные дни за прошлый год

У работников часто могут оставаться неиспользованные дни отпуска с прошлого года. Нельзя не предоставлять отпуск 2 года подряд и более. При составлении графика эти дни могут учитываться или нет. Сначала сотрудник отгуливает за текущее время, а потом, в произвольном порядке, то, что осталось. Но даже если они не отражены в документе, то право на них не утрачивается. Предоставляются они на основании согласования с руководителем.

Как перенести отпуск

По вине работодателя отпуск переносится при его неоплате (должен быть расчет за три дня до начала) или при не уведомлении сотрудника о начале отдыха (за две недели). Но это возможно только при желании работника и соответствующем заявлении.

Сам рабочий тоже может поменять время своего отпуска или взять его частично. При этом достаточно заявление с визой руководителя.

Практические советы
  • Одновременный уход руководителя и его заместителя в отпуск недопустим.
  • В организации должно работать количество сотрудников, обеспечивающих функционирование.
  • Специалисты по одному и тому же профилю не должны отдыхать одновременно.
  • Отпуск за несколько лет не суммируется, а разбивается на части.
  • Грамотное распределение отпусков.
Типичные ошибки при составлении графика
  • Некоторые предприятия, особенно небольшие, не составляют график вообще. Это нарушение законодательства.
  • Иногда график составляется лишь для его наличия, а реально имеются расхождения со временем ухода в отпуск сотрудников и тем, что указано в документе.
  • График отпусков содержит иные вида отдыха.
  • Одна из частей отпуска не должна быть меньше четырнадцати дней.
  • При составлении графика отпусков руководителя и его заместителя нужно учитывать их взаимозаменяемость друг другом.
  • Встречаются случаи непредоставления отпуска для льготных категорий граждан в удобное для них время.
  • И самый вопиющий факт нарушения законности – невключение сотрудника в график по различным основаниям.

График отпусков – очень важный локальный документ организации и залог ее нормального функционирования. При его составлении необходимо учесть как интересы работника, так как производственную необходимость предприятия. Составлением графика должен заниматься компетентное лицо.

Получите бесплатную юридическую консультацию прямо сейчас

Порядок проведения испытания при приеме на работу

  • Особенности гибкого графика работы

  • Процедура проведения увольнения по сокращению штата или численности