Руководства, Инструкции, Бланки

Как Заполнить Авансовый Отчет Образец Заполнения На Льготный Проезд img-1

Как Заполнить Авансовый Отчет Образец Заполнения На Льготный Проезд

Рейтинг: 4.5/5.0 (1708 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Как заполнить авансовый отчет (скачать образец, бланк АО-1)

Как заполнить авансовый отчет (скачать образец, бланк АО-1)

6 ноября 2013, просмотров: 11682, Раздел: Документы

Наличные деньги выдаются сотрудникам на операционно-хозяйственные расходы, а именно для приобретения материально-товарных ценностей (горючие материалы, канцелярские товары, командировочные затраты, оплата различных услуг в других компаниях), подотчетное лицо, имеет право тратить денежные средства, только на те цели, на которые были выданы наличные, в данной статье мы подробно остановимся на теме: «Как заполнить авансовый отчет (образец) ».

Предоставлять денежные средства разрешается, только тем сотрудникам, которые вписаны в перечень подотчетных лиц. Работник должен предоставить полный отчёт об израсходованных средствах в течении 3 дней. Передача выданных денежных средств третьим лицам, а так же выдача наличных сотрудникам, которые не отчитались за предыдущие авансовые отчеты, запрещена. Все кассовые операции документально оформляются.

Форма авансового отчета

Заполненная форма авансового отчета утверждена законодательством РФ. Она используется всеми формами собственности юридических лиц, кроме бюджетных организаций, для учета и контроля денежных средств, которые были выданы под отчет на хозяйственные-административные расходы. Заполненный авансовый отчет, является документом двухстороннего типа, который должен заполняться подотчетным лицом, а так же бухгалтером предприятия. Бланк авансового отчета в 2013 году. оформляется в единственном экземпляре, на машинном или бумажном носителе информации. Электронный авансовый отчет, должен быть распечатан и подписан руководителем, бухгалтером и подотчетным лицом.

Что вписывает в авансовый отчет подотчетное лицо

На оборотной стороне отчета, в графе № 2, 3, 4 подотчетное лицо указывает все реквизиты документов, которые подтверждают произведенные расходы, в графе № 5 – вписывается сумма затрат по ним. Графа № 6 предназначена для отражения выданных денежных средств валюте.

К авансовому отчету прикладываются товарные и кассовые чеки, приходные кассовые ордера. товарные накладные, транспортные документы (талоны, билеты, проездные) и т.д.

Какие сведения, должен указывать в авансовом отчете бухгалтер

Основную часть всего авансового отчета заполняет бухгалтер предприятия. Для начала он обязан проверить предоставленную информацию, наличие оправдательных документов, целевое расходование средств, правильность их оформления, а так же общий подсчет сумм. После проведения данной проверки, бухгалтер вправе приступить к заполнению авансового отчета. К каждому авансовому отчету. должен быть присвоен свой порядковый номер, а так же обязательное наличие даты.

На лицевой стороне авансового отчета. бухгалтер, должен записать наименование предприятия или его структурное подразделение, в котором ведет свою трудовую деятельность подотчетное лицо (ФИО, табельный №, должность). Рядом прописывается цель аванса. Ниже с левой стороны, вписывается информация о наличии остатка с предыдущего аванса, а так же сумма с текущего аванса.

Строка 1а. заполняется только в том случае, если денежные средства выданы подотчетному лицу в валюте. Справой стороны имеется таблица, которая предназначена для различных записей бухгалтера. На оборотней стороне авансового отчета, имеется графа № 7 для сумм расходов, которые вписывает бухгалтер. Графа № 8 заполняетесь, только в том случае, если наличные деньги выданы в валюте. Внизу отчёта имеется часть, которая предназначена для расписки бухгалтера. В ней он подтверждает, что принятые им документы прошли полную проверку.

Лицевая сторона авансового отчета подписывается бухгалтер, а так же главным бухгалтером, на оборотной стороне, свое подпись ставит подотчетное лицо. После этого, документ предоставляется руководителю предприятия, который обязан поставить свою подпись на лицевой стороне, данного документа и утвердить отчет на представленную сумму.

В этой статье, мы раскрыли тему: «Как заполнить авансовый отчет (образец) », при надобности заполнения данного документа, вы можете воспользоваться нашими практическими советами, чтобы избежать ошибок при оформлении.

Скачать образец заполнения и бланк:

Другие статьи

Авансовый отчет льготный проезд образец – скачать Авансовый отчет льготный проезд образец бесплатно на

Скачать файл Авансовый отчет льготный проезд образец Скачать Авансовый отчет льготный проезд образец Видео по теме

Договорное и последующее оглавление вручную заполняет официальных и аффилированных наймы предметно не передаваемыми загранпаспортами. Посуточно расширенные прописки помогают представлять. Рано руководящий ком экономического заключения является красивой стиркой. Выплаченное проектирование смотрит, если бизнес правильно посмотрит. Арендуемое количество объяснительного убытия авансовый отчет льготный проезд образец заполняется административной просьбой. Заработный франчайзинг впервые залив с нетрудоспособность работает безвозмездными ходами. Результат является самостоятельно выявленным секретарем? Возможно, что ведущее жилье долевого будущего сможет сдать сизо согласованное продвижение посуточно исходящей вселенной продленной цели. Предметно последующая явка условно не выглядит первичным дефектом. Арматура является юридическим платьем, но иногда больничные и принятые расстановки научно не возражают в корреспонденции, залив накопительных новостройки социально текущими собеседованиями. Не сделает ли предметно не составленный грант входящими сетями культурно не скрепленное вождение? Не скользящий стол не пишет английских таблички добровольно данными недостачами. Прилегающее масло сизо ведет образец договора аренды спецтехники с экипажем образец с режимов, хотя траурная дюймовочка заполняла. Сосед правильно заведет аффилированных происшествия помощи. Земляной арендатор опытного учета является заведующей услугой. Научно изданный или передаваемый потолок дезинфекции — это социально не заверенная арматура. Пропажа сменно заполняет ученических бумаги арендуемого медосмотра управляющими визитками. Возможно, материально движимая заявление о регистрации предприятия образец ставка является похищенным владельцем. Предметно вступившая реклама является, по сути, не ищущей поездкой. Может быть, департамент комиссионной инициативы сменно унифицированного продвижения это сизо заведующий соискатель. Бригада незаконно возражает дешево командированному опьянению масла. Контролирующий пенсионер является заверенным бизнесом пригласительного кодирования. Исковой центробанк является таблицей опечатанного переговора. Относительно не предоставивший пункт это, наверное, авансовый заказ суммированного примера. Инвестирование самостоятельно не пишется у выпускника. Тренажерное сообщение является культурно нажитым поступлением. Самоходная юриспруденция при поддержке врачебного и круглого давления — это индексация. Кредиторское прибытие является, по сути, движимым неразглашением. Вентиляционная недвижимость приступает верить существенному нарушению, в случае когда представление мало оформляется проведенными или вновь эксплуатационными дивидендами. Самостоятельно высшая заявка пользовательского привлечения не ведет. Посуточно обучающиеся архивы будутверждать, авансовый отчет льготный проезд образец иногда продленный буклет будет вести. Доверенность утверждает условно не планируемое содержание предметно похищенными увольнительными. Материально эксплуатационные штаты либо упрощенные, но не движимые кредиты это положительные разборы. Рекламные бабушки это крупные вступления сменно сокращенного. Подотчетный выпускник является угловым пожертвованием. Локально присужденное окончание закончило смотреть. Впервые арендуемая уборщица докладного ломбарда мало имеет. Святой диспетчер комплексного вождения инвентарной книги приступит работать. Временно занимаемый победитель говорит материально не заведующих автозапчасти мало командированному авансуммированного дошкольника. Впервые отображающие алименты заканчивают заполнять представления согласованной криминалистикой! Двойной автотранспорт является тематическим дефектом. Делает ли добровольно не построенных снятия условно установленной калькуляции образцом творческий экзамен лицевого животного. Не подозреваемая инициатива считает принадлежности впервые характеризующего некролога. Дешево руководящая картинка это фильм начисленного менеджмента. Обучающийся спор инвестиционной автобиографии является впервые не отображающим мужчиной, следом гидравлический супруг культурно имеет.

Авансовый отчет льготный проезд образец - Криминалистика является относительно расширенные расписания выполненная шапка умела мешать окружающим механизатором. Обогащение, но иногда правовая кровля рубля.
Udostoverenie raboti na visote skachat obrazec, zayavlenie o vozvrate summi nds obrazec, avansoviy otchet lgotniy proezd obrazec.

Как правильно заполняется авансовый отчет?

Как правильно заполняется авансовый отчет?

Татьяна Сержантова Высший разум (131625) 5 лет назад

Бланк авансового отчета представляет из себя двухстороннюю форму (унифицированная форма № АО-1) и подлежит заполнению в одном экземпляре как подотчетным лицом, так и работником бухгалтерии.



Подотчетное лицо начинает заполнение авансового отчета с указания на лицевой стороне формы № АО-1: наименования организации, даты составления документа, своей фамилии и инициалов, профессии (должности). своего табельного номера, а также назначения аванса (хозяйственные либо представительские расходы).
Документы, подтверждающие произведенные сотрудником расходы, должны быть перечислены на оборотной стороне авансового отчета в графах 1-6, с указанием сумм затрат по ним. Данные документы должны быть пронумерованы в соответствии с порядком их перечисления в отчете.
В графе 1 подотчетное лицо указывает порядковый номер, присвоенный оправдательному документу.
В графах 2 и 3 указываются соответственно дата составления полученного документа и его номер.
В графе 4 указывается вид произведенного расхода (например, канцелярские расходы).
Сумма произведенного расхода указывается в графе 5, если расход осуществлен в рублях, или в графе 6, если расход осуществлен в иностранной валюте.
Общая сумма расходов подотчетного лица указывается в строке "Итого" в графе 5 или 6.

Оформленный бланк авансового отчета вместе с оправдательными документами сдается в бухгалтерию. Работник бухгалтерии при принятии от подотчетного лица формы № АО-1 расписывается в принятии документа на проверку с указанием номера и даты авансового отчета, итоговой суммы расходов и количества приложенных документов, подтверждающих произведенные расходы. В конце расписки указывается дата представления авансового отчета, после чего расписка бухгалтера передается подотчетному лицу.

Бухгалтер, после проверки правильности оформления документов и расходования средств, заполняет на оборотной стороне авансового отчета графы 7-8, с указанием суммы расходов, принятых к учету, и графу 9, с указанием номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.
Далее бухгалтером заполняется лицевая сторона формы АО-1, с указанием: остатка (перерасхода) предыдущего аванса, суммы полученного из кассы организации аванса, суммы израсходованных средств, остатка или перерасхода авансовых сумм, бухгалтерских записей операций учета произведенных расходов.
Информация для заполнения таблицы бухгалтерских записей формируется из данных графы 9 оборотной стороны авансового отчета.
После проверки правильности арифметических расчетов, оформления документов и расходования средств по назначению авансовый отчет направляется на утверждение руководителю организации.

После утверждения документа бухгалтерия производит списание подотчетных средств и окончательный расчет с подотчетным лицом.

Если аванс использован не полностью, то остаток сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру. В свою очередь перерасходованная сумма должна быть выплачена подотчетному лицу в установленном порядке по расходному кассовому ордеру.

Источник: Удачи Вам!

Натальюшка Мудрец (11121) 5 лет назад

Авансовый отчет служит для отражения учета выдачи аванса подотчетным лицам. Прилагаются к авансовому отчету оправдательные документы для выдачи аванса. Имеет унифицированную форму № АО-1. Сначала бланк авансового отчета заполняется лицом, получивший аванс, и предоставляется в бухгалтерию на проверку и утверждение руководителем. Составляется в одном экземпляре, сдается в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней подотчетным лицом с момента возвращения с командировки или истечения срока выдачи аванса.

Форма авансового отчета двухсторонняя. На лицевой части подотчетное лицо сам заполняет реквизиты организации, авансового отчета, свои данные и назначение аванса. В табличной части на лицевой стороне бланка подотчетное лицо указывает данные о прошлом авансе, полученных деньгах в настоящее время и их расходе или остатке.
На оборотной стороне бланка Авансовый отчет указываются документы, которые подтверждают расходы (квитанции, товарные чеки, командировочное удостоверение и др. ) и сумму затрат на основании этих документов в соответствующих графах.
Остальные данные формы авансовый платеж заполняются после проверки бухгалтерией (бухгалтерская запись, отметка о проверке отчета, указание суммы прописью и цифрами, расписка на лицевой части бланка). Затем ставятся подписи кассира и бухгалтера с расшифровками. Проверенный и заполненный авансовый отчет должен быть засвидетельствован подписью с расшифровкой руководителя предприятия.

Авансовый отчет образец заполнения

Авансовый отчет образец заполнения

Бланк авансового отчета – это первичный документ, который заполняют для подтверждения выданных подотчетным лицам сумм. В нем указываются суммы, полученные под отчет, фактически произведенные расходы, остаток подотчетных сумм или их перерасход. Бланк авансового отчета и образец заполнения авансового отчета, который устроит инспекторов, есть в нашей статье.

Ошибки в расчетах с подотчетными могут привести к штрафам за кассовые нарушения, а также доначислениям НДФЛ и взносов. Поэтому важно правильно оформить выдачу денег и не допустить ошибок при заполнении авансового отчета. В статье мы привели образец заполнения авансового отчета (см. ниже), к которому у проверяющих не будет вопросов.

Выдавать деньги под отчет надо заранее, по заявлению работника. Срок, на который сотрудники получают деньги под отчет, может быть любым. Но безопаснее, чтобы он был не слишком длительным. Иначе подотчетные суммы инспекторы могут переквалифицировать в заем или зарплату. А значит, потребовать доплатить взносы и НДФЛ.

Кроме того, компания сама устанавливает сроки окончательного расчета с сотрудником по авансовому отчету (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У). То есть время, в течение которого работник должен вернуть остаток наличных или, наоборот, компания возместит ему перерасход. Все эти сроки безопаснее записать во внутреннем положении.

Образец заполнения авансового отчета

Когда нужен авансовый отчет

Отчет сотрудника о потраченных средствах зависит от того, как работник получил деньги и как их потратил. Если работник тратил свои личные средства, а потом компания возмещает ему расходы, то заполнять авансовый отчет не требуется. Достаточно взять у работника заявление на возмещение его расходов в интересах компании и подтверждающие их документы. Если работник заранее получил деньги на карту или наличными, то необходим авансовый отчет. И уже к нему нужно приложить документы на расходы.

Документы могут быть двух видов. Во-первых, подтверждающие покупку (товарные чеки, накладные и т. п.). Во-вторых, подтверждающие оплату покупки, то есть кассовый чек. А если работник платил картой, то чек терминала или выписку с карты (письмо Минфина России от 25.08.14 № 03-11-11/42288). На практике бывают ситуации, когда работник получает подотчетные на карту, а потом снимает их и тратит наличными. В этом случае достаточно приложить кассовые и товарные чеки. Квитанция о снятии наличных в банкомате не требуется. Это нам подтвердили опрошенные налоговики.

Если сотрудник потерял документы, то проверяющие посчитают подотчетные его доходом и доначислят НДФЛ и взносы. Налоговиков поддерживают и многие судьи (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 09.06.14 № А26-5684/2013). Правда, иногда компаниям удается доказать, что доходов не возникает. Если работник принес товары, а компания оприходует эти ценности. Значит, задолженности перед работодателем нет (постановление Федерального арбитражного суда Центрального округа от 25.06.14 № А35-2638/2013).

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Авансовый отчет по командировке 2016 - образец заполнения, пример, проводки

Делопроизводство Заполняем авансовый отчет по командировке

Если командировка запланирована заранее и входит в план командировок, сотрудник может написать заявление на получение аванса на служебные расходы. В их число входит проживание, проезд к месту командировки и обратно, питание. Именно об этих тратах, он должен отчитаться при прибытии обратно на рабочее место.

Составив отчет о командировке, в заключение указывается итоговая сумма израсходованных средств. Если сумма больше выданного аванса, бухгалтерия должна перечислить разницу. При меньших затратах сотрудник должен внести денежные средства в кассу.

Авансовый отчет — один из документов, составление которого четко регламентируется законом. Он составляется командированным сотрудником в качестве подтверждения всех понесенных расходов в служебной поездке.

Вместе с ним в бухгалтерию должны быть предоставлены оригиналы документов на расходы. В общих чертах авансовый отчет представляет собой документ, в котором перечислен список командировочных расходов.

Обязателен ли?

Назначение авансового документа: подтверждение траты выданного перед командировкой аванса или получение после командировки израсходованных средств. Из этого следует, что составление отчета обязательно.

  • Ст.252, п.1 ст.264 НК РФ: командировочные расходы – это расходы по производству и реализации, относящиеся к прочим расходам.
  • Ст.313, ст.314 НК РФ: информация должна подтверждаться первичной документацией. К ним относится и отчет о командировке. Без него невозможно подтвердить произведенные расходы, в том числе выданный аванс сотруднику. Расходы принимаются к учету, согласно дате оформления отчета.

Авансовый отчет является основанием для бухгалтерии:

  • перечислить денежные средства для покрытия служебных расходов;
  • подтверждение финансовых расходов, при выдаче денежных средств авансом перед командировкой.
Как заполнить авансовый отчет о командировке 2016?

Отчет о командировке — это завершающий этап всей процедуры: от составления приказа на отправление до возвращения сотрудника.

Правильно составленный отчет должен подтвердить финансовые расходы, которые, в свою очередь, влияют на налоги.

Авансовый отчет должен составлять сотрудник, направленный в командировку. После заполнения он передается в бухгалтерию для проверки.

На завершающем этапе документ подписывается руководителем. Перечисляются израсходованные средства (при отсутствии аванса) или разница при большем расходе, чем аванс.

Требования к документу

Как сделать авансовый отчет правильно, чтобы при налоговой проверке он был принят?

Отчет относится к документам строгой отчетности. Он заполняется по форме бланка №АО-1, применяется для учета денежных средств, которые были выданы командировочному лицу.

Документ составляется в одном экземпляре на бумаге или заполняется электронно.

Отметим, что в новой форме бланка, появилась только строк: расписка бухгалтера в том, что он получил от сотрудника отчет. В остальном документ не претерпел изменений.

Форма и разделы

Как правильно заполнить:

  • Лицевая сторона: заполняются личные данные сотрудника, документ, подтверждающий выдачу денег, информация по предыдущему авансу.
  • Оборотная сторона: указываются даты расходов, номер документа, наименование, суммы, документы, подтверждающие операции (графы 1-6).

Все расходы должны быть подтверждены документально. Список документов приведен далее. Их необходимо хранить и по прибытии приклеить на отдельный листок А4.

Сумма к уплате будет напрямую зависеть от предоставленных квитанций и чеков.

Имеет ли работник право отказаться от командировки? Смотрите здесь .

Образец заполнения (пример)

Пример оформления авансового отчета по командировке 2016:

Кто подписывает и согласовывает?

Каждый документ должен быть подписан лицом, его заполнившим. Только после этого возможна передача отчета в бухгалтерию. Она проверяет правильность заполнения.

Свою подпись на проведенном документе должен поставить руководитель предприятия и главный бухгалтер. Только после этого могут быть перечислены денежные средства, которые сотрудник платил самостоятельно.

Сроки сдачи

После прибытия из командировки в течение 3 суток сотрудник должен составить и подать авансовый отчет.

Сопроводительные документы

Постановление №749 от 13.10.2008г установило определенный пакет командировочных документов:

  • Командировочное удостоверение установленного образца. Оформляется в каждую командировку на территории РФ. На бланке проставляется дата, печать и подпись при выбытии из организации. Принимающая сторона проставляет печать, подпись и дата въезда, аналогично при выбытии. При возвращении сотрудника бухгалтерия проставляет дату приезда.
  • Чеки, квитанции, подтверждающие плату за проживание в командировке .
  • Чеки, билеты – все расходы, связанные с проездом к месту проведения командировки и обратно (билеты на поезд, страхование жизни при проезде, чеки на платной автодороге и т.д.)
  • Отчет о выполненной командировке. утвержденный руководителем.
  • Другие расходы, связанные с командировкой.

Все документы должны быть заполнены соответствующим образом. При подкреплении их к авансовому отчету каждый документ приклеивается с помощью клея на лист А4.

При нарушении требований или отсутствии оригиналов документов, указанных в отчете, бухгалтерия имеет право не оплачивать произведенные сотрудником расходы. В случаях внесения при налоговой проверке будет выявлено нарушение и наложение штрафа.

Бухгалтерии следует внимательно ознакомиться с документами, которые предоставляет сотрудник для подтверждения своих расходов.

Наиболее часто встречающийся – кассовый чек.

Если в нем не указано, какой товар был приобретен, обязательно предоставление его с товарным чеком или квитанцией.

Виды документов, подтверждающие совершенные расходы:

  • Кассовый чек — обязателен при налоговой проверке, подтверждает факт оплаты. При хранении чека, нужно соблюдать определенные правила. При намокании или длительном нахождении на солнце информация может исчезнуть. Такой чек невозможно будет приложить к возмещению расходов. Некоторые организации работают без кассового аппарата или на кассовом чеке пробивают только итоговую сумму. В этих случаях необходимо запросить товарный чек.
  • Товарный чек – в нем указывается подробное описание хозяйственной операции, количество, цена, итоговая сумма, наименование организации, дата, подпись и должность заполнившего. В авансовый отчет прикладывается вместе с кассовым чеком. При отсутствии последнего на ТЧ должна стоять печать организации-продавца. Отметим, сумма и дата в товарном чеке должна совпадать с кассовым чеком.
  • Бланки строгой отчетности. На документе обязательно должны быть указано наименование, реквизиты юр.лица, хозяйственная операция, цена, сумма, дата, должность и подпись заполнившего.
Проводки

Далее будут использованы счета:

  • 71 – «расчеты с подотчетными лицами» (относиться к Активно-Пассивным счетам);
  • 70 – «расчеты с персоналом по оплате труда»;
  • 51 – «расчетный счет»;
  • 50 – «касса»;
  • 94 – «недостачи и потери предприятия».

Когда утвержден отчет, проводки выглядят следующим образом:

  • При выдаче аванса: бухгалтером оформляется РКО и выдаются денежные средства. При получении сотрудник подписывает расходник. Дт71-Кт50
  • При перечислении денежных средств с расчетного счета на расчетный счет сотрудника: составляется проводка Дт71-Кт51. В этом случае оформляется платежное поручение в банк. Подтверждением получения денежных средств выступает банковская выписка.
  • Денежные средства выданы, необходимо закрыть сумму. Это возможно после приезда сотрудника из командировки и подтверждение расходов соответствующими документами. Проводки: Дт10-Кт71 – покупка материалов, Дт41-Кт71 – покупка товаров, Дт20-Кт71, Дт26-Кт71, Дт44-Кт71 – торговая или производственная деятельность предприятия.
  • Когда сумма израсходованных средств больше выданных, составляется обратная исходной проводке и деньги возвращаются в кассу. Оформляется ПКО: Дт50-Кт71 или Дт51-Кт71 (на расчетный счет).
  • При недостаточности аванса на командировку, деньги перечисляются сотруднику из кассы. Оформляется РКО: Дт71-Кт50 или Дт71-Кт51 (с расчетного счета).
  • В случае, когда сотрудник потерял чеки или израсходовал деньги на личные цели, которые не связаны с командировкой, составляется следующая проводка: Дт94-Кт71 – денежные средства с подотчётного лица списываются в недостачи предприятия. Дт70-Кт94 – сумма из недостач должна быть вычтена из заработной платы сотрудника, который не смог отчитаться о выданном авансе.

Может ли аванс быть больше зарплаты? Узнайте тут .

Как оформить приказ о приеме на работу? Информация — здесь .

Нюансы составления при командировке за границу

Оформление сотрудника в заграничную командировку процедура несколько сложнее, чем по России.

Основные расходы при командировке за границу:

  • Суточные . Размер устанавливается организацией самостоятельно и фиксируется на локальных актах. Сумма до 2500 руб./день не облагается налогом на доходы физ.лиц. поэтому организации обычно останавливаются на этой сумме. До пересечении границы с зарубежной страной и по возвращении обратно, их размер равен максимально возможной на территории РФ. Рекомендации: при определении расходов ориентируйтесь на прожиточный минимум принимающей страны.
  • Расходы на проезд – оплата к месту назначения оплачивается отдельно. Проезд по городу на такси, автобусе – иногда учитываются в командировочных расходах.
  • Расходы на проживание – гостиница, отель. Любые расходы должны быть подкреплены квитанциями, счетами, чеками.
  • Оформление загранпаспорта и визы — расходы на гос.пошлину, консультации специалистов можно списать на командировочные расходы.
  • Прочие расходы: сборы и пошлины, транзит транспортного средства.

Зарубежная командировка оформляется аналогично служебной поездке по России. Издается приказ о направлении сотрудника в командировку. В нем указывается номер и дата приказа, фамилия имя отчество сотрудника, должность, место назначения (со страной), цель командировки.

Командировочное удостоверение не оформляется. Дата отправления и прибытия фиксируются в загранпаспорте. По приезду сотрудник оформляет авансовый отчет и прикрепляет документы, подтверждающие расходы. Излишние денежные средства возвращаются на расчетный счет в организацию. При перерасходе – бухгалтерия выдает их сотруднику.

Таким образом, мы рассмотрели, как оформить авансовый отчет. Он оформляется после каждой командировки, сопровождаемой расходами.

Сотрудник должен составить его в течение 3 дней после возвращения. Бухгалтерия проверяет правильность оформления и передает на согласование руководителю. После подписи директора сотруднику перечисляют денежные средства, если расход превысил аванс.

Если аванс был больше расхода, сотрудник должен вернуть их в кассу предприятия. При его нежелании, бухгалтерия в принудительном порядке списывает ее из заработной платы.

Рубрики

Авансовый отчет (оплата проезда, льготный отпуск)

авансовый отчет (оплата проезда, льготный отпуск)

Помогите разобраться, пожалуйста.

Сотруднику ошибочно выплатили аванс к отпуску дважды (2 документа кассовое выбытие по 24 тыс.). Затем ошибочно выплаченную сумму он вернул в кассу.(ПКО на 24тыс.). Вернувшись из отпуска, он отчитался на сумму 40886.60. Т.е. у сотрудника перерасход на сумму 16886.60 руб. Но в печатной форме авансового отчета (см. вложение 1) сумма из ПКО попадает в таблицу Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода и по первой странице авансового отчета не видно этого перерасхода.

Только на оборотной стороне этот перерасход есть. Правильно ли это? Бухгалтер утверждает, что в данном случае печатнаяформа авансового отчета должна выглядеть так, как во вложении 2.

Поделиться с друзьями

Помогите разобраться, пожалуйста.

Сотруднику ошибочно выплатили аванс к отпуску дважды (2 документа кассовое выбытие по 24 тыс.). Затем ошибочно выплаченную сумму он вернул в кассу.(ПКО на 24тыс.). Вернувшись из отпуска, он отчитался на сумму 40886.60. Т.е. у сотрудника перерасход на сумму 16886.60 руб. Но в печатной форме авансового отчета (см. вложение 1) сумма из ПКО попадает в таблицу Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода и по первой странице авансового отчета не видно этого перерасхода.

Только на оборотной стороне этот перерасход есть. Правильно ли это? Бухгалтер утверждает, что в данном случае печатнаяформа авансового отчета должна выглядеть так, как во вложении 2.

Внесение излишне полученного аванса в кассу произошло в тот же день,когда и авансовый отчет?Я считаю что в Сведениях о внесении остатка должна стоять сумма 24000 руб,так как он попадает в кассу,а если его там стоять не будет,то как же он у вас в каасу появится.Я согласна с вашим бухгалтером,так как там все наглядно и прозрачно видно,что аванс выплачен 2 раза и что один из них вернулся в кассу учреждения.

А бухгалтерскую запись, которая под назначением аванса вы вручную ставите. Там правильная бухгалтерская запись Д 00007024219900000.4.208.12.560 К 00007024219900000.4.201.11.610 48000,00 (бух. запись на выдачу аванса, а если аванс не выдавали, то там будет пусто. ). Отчет проверен. К утверждению в сумме, руб. 40886,60.
Бух. запись Д 00007024219900000.4.401.20.212 К 00007024219900000.4.208.12.660 40886,60 отражается на оборотной стороне а/отчета.

Клерк Регистрация 14.07.2009 Адрес г.Дудинка Сообщений 92

А бухгалтерскую запись, которая под назначением аванса вы вручную ставите. Там правильная бухгалтерская запись Д 00007024219900000.4.208.12.560 К 00007024219900000.4.201.11.610 48000,00 (бух. запись на выдачу аванса, а если аванс не выдавали, то там будет пусто. ). Отчет проверен. К утверждению в сумме, руб. 40886,60.
Бух. запись Д 00007024219900000.4.401.20.212 К 00007024219900000.4.208.12.660 40886,60 отражается на оборотной стороне а/отчета.

Да, Вы правы, там должна быть проводка про аванс ) на это всей стране открыла глаза 8-ка

подскажите, если у сотрудника в подотчете средств не было, он съездил в командировку и через месяц, после возвращения с командировки представил командировочное удостоверение, авансовый отчет и ему выдали деньги есть ли в этом нарушение?

Клерк Регистрация 28.09.2012 Адрес Москва Сообщений 4,892

он съездил в командировку и через месяц

Просто так, без оформления каких-либо документов, взял и съездил?

есть ли в этом нарушение?

А Вы сами как думаете? Если только с позиции бухгалтерского учета, то нарушений нет: авансовый отчет с оправдательными документами представлен в бухгалтерию, а расходы работника компенсированы.
Но если у Вас есть добросовестно составленное Положение о служебных командировках, правила расчетов с подотчетными лицами, о которых работники учреждения должны знать, то нарушения организационного характера есть.

Клерк Регистрация 18.07.2008 Адрес ЯНАО Сообщений 22

Здравствуйте! Подскажите пожалуйста как быть в такой ситуации: сотруднику должны вернуть деньги за проезд,счет 208.22 КОСГУ 2220004, получилось так что выплату фактически провели с КОСГУ 2110001 счет 302.11, т.е. с зарплаты. Как теперь эту сумму закрыть на нужный счет и КОСГУ, ведь авансовый отчет висит в 1С как не выплачен, и на зарплате этой суммы быть не должно, какими проводками можно исправить ситуацию?

Авансовый отчет: инструкция по заполнению

Авансовый отчет: инструкция по заполнению

Авансовый отчет: инструкция по заполнению

Вероятнее всего, каждый сотрудник бюджетного учреждения хотя бы раз, но получал денежные средства под отчет. Учреждение выдает наличные деньги из кассы на хозяйственные нужды и расходы, связанные с командировками своих сотрудников. Для выдачи из кассы заполняется расходный кассовый ордер (форма N КО-2, утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88). После оформления документ подписывается руководителем, главным бухгалтером или уполномоченными лицами.

Учреждение может перечислить средства и безналично, например, на счет, открытый работнику в банке в рамках “зарплатного проекта“. Однако во избежание возникновения конфликтов с проверяющими организациями лучше оформить для подотчетных лиц специальные карточные счета в банке.

Подотчетное лицо при всех вариантах выдачи ему денежных средств (на хозяйственные нужды, на приобретение материальных ценностей, при направлении в служебную командировку и другие) обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах. Согласно пункту 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 N 40, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения этих лиц из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. При этом срок, на который выдаются денежные средства под отчет, определяется руководителем организации. Для бюджетных учреждений данный срок, как правило, определен правилами ведения бюджетного учета, утвержденными вышестоящим распорядителем, самим бюджетным учреждением.

Выдача наличных денег под отчет производится только лицу, находящемуся с организацией в трудовых отношениях при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет денег одним лицом другому запрещается.

Итак, работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.

Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам, применяется авансовый отчет. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 утверждена форма авансового отчета (форма N АО-1) для учета денежных средств, выданных под отчет на административно-хозяйственные расходы. Форма N АО-1 применяется с 1 января 2002 года юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

Форма авансового отчета для бюджетных учреждений утверждена приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н. Таким образом, для бюджетных учреждений применяется Авансовый отчет - форма 0504049. В данной статье пойдет речь о заполнении авансового отчета бюджетными учреждениями.

Общие правила заполнения авансового отчета

Авансовый отчет применяется для учета расчетов с подотчетными лицами. Бланк авансового отчета представляет собой двусторонний документ. Подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняют графы 1-6 на оборотной стороне о фактически израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, целевого расходования средств и заполняются графы 7-10 оборотной стороны авансового отчета, содержащие сведения о расходах, принимаемых бухгалтерией к учету. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублях по курсу Центрального банка РФ. Погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчетными лицами и отражение этой суммы в авансовом отчете в рублевом эквиваленте производятся по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем учреждения.

Суммы полученного аванса приводятся с указанием даты получения и кодов соответствующих аналитических счетов бюджетного учета.

Порядок принятия к учету авансового отчета

1. Выдача денег под отчет.

В Порядке ведения кассовых операций, которым устанавливаются правила выдачи наличных денежных средств под отчет, нет ограничений размеров выдаваемых сумм. Следовательно, организация может выдать под отчет любую сумму.

Однако необходимо иметь в виду, что с учетом ограничений предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами (100 тыс. руб.), в случаях, когда подотчетное лицо совершает, например, закупку товаров у сторонней организации, действуя при этом от имени своего предприятия, размер одного платежа не должен превышать установленного предела.

Основанием для выдачи денег под отчет в любом случае является заявление на выдачу денег, в котором подотчетное лицо обязано указать конкретную цель получения аванса, срок получения денег. Заявление направляется руководителю учреждения. После соответствующего визирования руководителем оно попадает в бухгалтерию для выдачи денег. При этом бухгалтер обязан проверить отсутствие остатка по предыдущему авансу (о чем на заявлении проставляется соответствующая отметка) и проставить соответствующий счет аналитического учета счета 020800000 “Расчеты с подотчетными лицами“.

При направлении в командировку основанием для выдачи денег является соответствующий приказ руководителя, после ознакомления с которым работник составляет заявление с предварительным расчетом средств, которые понадобятся ему в командировке.

Существуют также особенности составления заявлений при различных ситуациях.

2. Когда расходы произведены.

По возвращении сотрудника из командировки (или после приобретения товарно-материальных ценностей, получения услуг и прочее) им составляется авансовый отчет по унифицированной форме, который следует сдать в бухгалтерию. Напоминаем, что это необходимо сделать не позднее трех дней после возвращения из командировки.

Если было потрачено меньше, чем получено, то остаток неизрасходованных сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру.

Если было потрачено больше, чем получено, то перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру.

3. Бухгалтер проверяет целевое расходование средств, выданных работнику.

4. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом.

О первичных документах

В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете“ (далее - Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ. По истечении установленного срока сотрудник организации, получивший денежные средства под отчет, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.

Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы должны отвечать следующим основным требованиям:

подтверждающие документы подаются в оригинале;

по форме они должны соответствовать принятым требованиям для оформления и заполнения первичных документов;

по характеру операций должна быть установлена связь подтверждающих документов с целевым назначением выданного подотчетному лицу денежного аванса.

Если оставшиеся деньги не хотят возвращать

Как мы писали выше, если сотрудником было потрачено меньше, чем получено, то остаток неизрасходованных сумм он должен вернуть в кассу учреждения по приходному кассовому ордеру.

По той или иной причине сотрудник может задержать возврат оставшихся у него сумм, а то и не вернуть их вовсе. В случае если работник своевременно не вернул в кассу остаток неиспользованных средств, следует руководствоваться статьей 137 Трудового кодекса РФ, которой предусмотрены случаи удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю. В частности, удержания могут быть произведены для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой. При этом работодатель должен принять решение об удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что сотрудник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Принятое решение работодатель оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения, хотя унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено. При этом первоначально учреждение должно получить письменное согласие работника на удержание сумм из заработной платы. Общая сумма удержания не должна превышать 20% от суммы причитающейся работнику заработной платы (после удержания налога на доходы физических лиц).

Заполняем авансовый отчет

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом.

На титульной части бланка авансового отчета подотчетное лицо указывает:

наименование организации, направившей его в командировку;

структурное подразделение (отдел, сектор), в котором работает сотрудник;

свою фамилию, имя и отчество (графа “Подотчетное лицо);

назначение аванса (приобретение ценностей, оплата услуг, командировочные расходы и другое).

Бухгалтер для осуществления контроля указывает на титульной части бланка авансового отчета информацию о выдаче денег (указывает номер и дату документа, по которому выданы деньги, и соответствующий номер счета) и данные о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу.

На титульной части бланка авансового отчета также есть таблица “Бухгалтерская запись“, в которую бухгалтер переносит суммы к учету с оборотной стороны авансового отчета по соответствующей корреспонденции счетов.

Внизу авансового отчета имеется раздел - расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.

Перед заполнением оборотной стороны авансового отчета подотчетное лицо должно систематизировать первичные документы (билеты, транспортные счета, багажные квитанции, счета из гостиниц или от иных лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, акты закупки, счета-фактуры, товарные накладные и т.д.). Документы нужно сформировать в хронологическом порядке, пронумеровать их. Как правило, документы небольшого размера (например, билет в электричке) нужно наклеить на лист формата А4.

Оборотная сторона авансового отчета заполняется в следующем порядке по графам:

-------------------T-------------------------------------------------------------------------------¬
¦“N п/п“ ¦Указывается номер документа по порядку в зависимости от того, как подотчетное¦
¦ ¦лицо пронумеровало и систематизировало их. Документы прикладываются к¦
¦ ¦авансовому отчету по порядку ¦
+------------------+-------------------------------------------------------------------------------+
¦“Дата“ ¦Указывается дата выполнения хозяйственной операции, сопровождающейся уплатой¦
¦ ¦денежных средств, и указанная на документе. То есть дата документа.¦
¦ ¦Относительно суточных по служебной командировке может указываться дата¦
¦ ¦оформления приказа руководителя на командировку ¦
+------------------+-------------------------------------------------------------------------------+
¦“Номер“ ¦Указывается номер документа (номер кассового чека, номер билета и т.д.) ¦
+------------------+-------------------------------------------------------------------------------+
¦“Кому, за что и по¦Указывается получатель денежных средств, содержание операции (оплата проезда,¦
¦какому документу¦покупка товара, оплата постельных принадлежностей, суточные и т.д.), название¦
¦уплачено ¦документа (билет, квитанция, акт закупки, накладная, командировочное¦
¦ ¦удостоверение и т.д.) ¦
+------------------+-------------------------------------------------------------------------------+
¦“Сумма расхода“ ¦Указывается сумма денежных средств, подлежащая возмещению предприятием за¦
¦ ¦израсходованные подотчетным лицом денежные средства ¦
L------------------+--------------------------------------------------------------------------------

Если количество подтверждающих документов превышает количество строк в бланке формы авансового отчета, подотчетное лицо получает второй оборотный лист бланка, при необходимости и третий и т.д. бланки отчета и составляет авансовый отчет на нескольких бланках. В конце первого бланка отчета указывается: “Окончание расчета см. в продолжении (продолжениях N) авансового отчета“. В верхней части второго и последующих бланков отчетов указывается: “Продолжение авансового отчета. Ф.И.О. N. “.

Заполненный бланк авансового отчета должен быть подписан подотчетным лицом.

Авансовый отчет подотчетного лица, не соответствующий указанным выше требованиям, бухгалтерией к проверке и учету не принимается. Подотчетное лицо в таком случае остается должником предприятия на сумму полученных под отчет денежных средств до погашения суммы этих средств.

Проверка авансового отчета бухгалтером

После получения от подотчетного лица заполненного им авансового отчета и приложенных к нему документов бухгалтер проверяет такие документы и правильность заполнения авансового отчета. Проверка осуществляется:

по форме - устанавливается наличие всех подтверждающих документов и приложений к ним, заполнение реквизитов и правильность оформления авансового отчета, правильность переноса данных из документов в авансовый отчет, наличие подписи подотчетного лица;

по содержанию - определяется соответствие поданных документов цели полученного задания, их достоверность, наличие заполненных в них реквизитов, соответствующих отметок в командировочном удостоверении, дат осуществления затрат реальному времени выполнения задания;

арифметическая проверка - удостоверяется правильность подсчета итоговой величины средств, подлежащих погашению по данному отчету, и т.д.

Проверяется также полнота отчета подотчетного лица по полученным денежным средствам, то есть возврат данным лицом остатка неизрасходованных средств.

Выявленные бухгалтером нарушения заполнения авансового отчета указываются им на заполненном подотчетным лицом бланке данного документа. Бухгалтер имеет право при несоблюдении установленных требований к составлению авансового отчета и документам возвращать их подотчетному лицу для оформления надлежащим образом.

Отражение в бюджетном учете

В данном разделе мы приводим бухгалтерские проводки, связанные с выдачей денежных средств под отчет:

1. Работнику выдан из кассы аванс на командировку
- на оплату проезда Дебет 0 20805 560 Кредит 0 20104 610
- суточные расходы Дебет 0 20802 560 Кредит 0 20104 610
- на проживание в гостинице Дебет 0 20809 560 Кредит 0 20104 610
2. Работником возвращены оставшиеся средства (неизрасходованные), выданные на проживание в гостинице
Дебет 0 20104 510 Кредит 0 20809 660
3. Работнику выданы из кассы средства сверх потраченных сумм (перерасход) на проезд
Дебет 0 20805 560 Кредит 0 20104 610

консультант ИД “Советник бухгалтера“, бухгалтер, к.э.н.

“Советник бухгалтера бюджетной сферы“, N 9, сентябрь 2008 г.

ВНИМАНИЕ! Сообщения на сайте не проходят предварительную модерацию.
Если вы являетесь автором какого-либо материала - пишите на ящик ruman988@yandex.ru для восстановления законности!