Как выдать копию трудовой книжки

Составьте приказ. В основаниях издания распоряжения напишите заявление работника. В качестве причины укажите, например, предъявление в банк в целях получения кредита. Темой документа в данном случае является заверение и выдача копии трудовой книжки. Ответственность за исполнение приказа возложите на лицо, которое ведет, заполняет документы о трудовой деятельности сотрудником. Как правило, это кадровик.

Заверьте распоряжение подписью директора. Ознакомьте с приказом сотрудника, кадрового работника под расписку.

Сделайте ксерокопии каждой страницы трудовой книжки. включая титульный лист, оформленный в соответствии с правилами ведения документов о трудовой деятельности. Заверьте каждый лист копии надписью: «Верно» или «Копия верна».

Затем напишите свою фамилию, инициалы, должности. Поставьте личную подпись. На последней странице копии трудовой книжки специалиста, где содержится запись о приеме, напишите такую фразу: «Работает по настоящее время», потом заверьте ее так, как указано выше.

Выдача трудовой книжки и копий документов, связанных с работой - Образцы трудовых договоров - М

В соответствии со ст.62 Кодекса по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Статья 62 Кодекса по сравнению с КЗоТ существенно расширяет круг обязанностей работодателя, связанных с выдачей трудовой книжки и копий документов, связанных с работой. Напомним, что ранее КЗоТ устанавливал обязанность работодателя выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (ст.39) и справку о работе в соответствующей организации с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы (ст.40).

Документы, копии которых работодатель обязан предоставить работнику, перечислены в ч.1 ст.62 Кодекса в "открытом" перечне, не являющемся исчерпывающим. Это означает, что в случае необходимости работник вправе требовать от работодателя предоставления копий и иных, помимо прямо указанных здесь, документов. Следует полагать, что это право распространяется на любые виды документов, которые могут содержать информацию о трудовой деятельности работника у данного работодателя. Необходимость в получении копий тех или иных документов может возникнуть у работника, например, в случаях трудоустройства в качестве совместителя, участия в трудовом споре в качестве его стороны, получения различного рода денежных выплат, участия в гражданском процессе в качестве истца, ответчика или заявителя и во многих других случаях.

Понятие "копии документов", которым оперирует указанная статья, следует толковать расширительно. Оно распространяется не только на саму по себе копию документа (т.е. документальное воспроизведение всего текста письменного документа, идентичное по содержанию подлиннику), но и на выписку из трудовой книжки (т.е. копию части соответствующего текстового документа).

Юридическим основанием для выдачи работнику копий указанных выше документов является заявление работника, составленное в письменной форме. Императивных требований к содержанию такого заявления Кодекс не предъявляет, поэтому работник вправе изложить свое требование в произвольной форме. При этом в заявлении необходимо точно обозначить конкретные виды документов, копии которых желает получить работник и обосновать соответствующее требование ссылкой на ст.62 Кодекса.

Следует отметить, что обязанность работодателя выдать по требованию работника копии тех или иных документов предусмотрена и другими статьями Кодекса, в частности, теми, которые регулируют отдельные виды трудовых и непосредственно связанных с ними отношений. Например, Кодекс дополнительно предусматривает обязанность работодателя выдать работнику: надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу (ч.2 ст.68); трудовую книжку и другие документы, связанные с работой, при расторжении трудового договора по инициативе работника (ч.5 ст.80); копии любых записей, содержащих персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами (ст.89).

Срок, в течение которого работодатель обязан выдать работнику по его требованию копии связанных с работой документов, не может превышать трех дней со дня подачи соответствующего заявления. Эта обязанность установлена в императивной норме, поэтому в случае ее невыполнения работодатель может быть привлечен к административной ответственности на основании ст.5.27 КоАП РФ. Исчисление трехдневного срока осуществляется по правилам ст.14 Кодекса.

Работодатель не вправе требовать с работника плату за предоставление ему копий документов, связанных с работой, ни при каких условиях, даже в целях возмещения затрат на их изготовление.

Удостоверение копий документов, связанных с работой, может производиться, в зависимости от вида того или иного документа, службой кадров или бухгалтерией организации - работодателя.

Обязанность работодателя выдать увольняемому работнику в день увольнения трудовую книжку прямо предусмотрена ч.2 ст.62 Кодекса. При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) трудовую книжку и по письменному заявлению работника копии документов, связанных с работой. Это указание закона и является юридическим основанием выдачи трудовой книжки при увольнении работника. Поэтому ее выдача в таких случаях происходит без письменного заявления работника, предусмотренного ч.1 данной статьи в качестве основания получения им иных документов, связанных с работой. В то же время увольняемый работник вправе при увольнении в письменном заявлении потребовать предоставления ему копий любых других необходимых документов, связанных с работой у данного работодателя. Поскольку ч.2 ст.62 Кодекса предусматривает обязанность работодателя выдать работнику трудовую книжку и копии иных документов, связанных с работой, именно в день увольнения, то с учетом положений ч.1 данной статьи следует считать, что работник обязан подать заявление о предоставлении ему копий соответствующих документов не позднее, чем за три дня до даты увольнения.

Часть 2 ст.62 Кодекса предусматривает единственный случай, когда работодатель обязан выдать на руки работнику трудовую книжку. В других случаях, когда работнику необходима информация, содержащаяся в трудовой книжке, работник вправе на основании ч.1 ст.62 Кодекса потребовать от работодателя предоставления ему выписки из трудовой книжки в качестве одного из документов, связанных с работой. Работодатель обязан предоставить работнику такую выписку в трехдневный срок со дня подачи соответствующего заявления.

Правила, предусмотренные ч.2 данной статьи, распространяются на все случаи прекращения трудового договора по основаниям, предусмотренным ст.77 Кодекса. Во всех указанных случаях днем увольнения работника считается последний день его работы (см. ст.77 Кодекса).

Обязанность работодателя выдать работнику трудовую книжку в день увольнения в новом Кодексе обеспечена возможностью применения мер материальной ответственности в случае ее невыполнения. Задержка работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесение в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника теперь рассматриваются как случаи незаконного лишения работника возможности трудиться. В таких случаях работодатель обязан возместить материальный ущерб, причиненный работнику, путем возмещения не полученного им заработка (см. ст.234 Кодекса).

В соответствии со ст.394 Кодекса, если неправильная формулировка причины увольнения в трудовой книжке препятствовала поступлению работника на другую работу, то суд принимает решение о выплате работнику среднего заработка за все время вынужденного прогула. В случаях увольнения без законного основания или с нарушением установленного порядка увольнения суд может по требованию работника вынести решение о возмещении работнику денежной компенсации морального вреда, причиненного ему указанными действиями. Размер этой компенсации определяется судом. О возмещении морального вреда см. также ст.237 Кодекса.

В некоторых организациях до настоящего времени существует не основанная на праве практика требовать от увольняемых работников оформления так называемых "обходных листов". Иногда выдача трудовой книжки в таких случаях ставится в зависимость от представления работником оформленного обходного листа. Следует иметь в виду, что заполнение подобных документов законодательством не предусмотрено, и отказ работника от оформления обходного листа не может влечь для него отрицательных правовых последствий. Если имеется задолженность увольняемого работника перед работодателем, то она погашается в порядке, установленном Кодексом, с учетом положений его ст.137, 138. Если в период работы работником был причинен материальный ущерб работодателю, то такой ущерб возмещается по правилам, установленным гл.39 Кодекса.

Поэтому в день увольнения работодатель при любых обстоятельствах обязан выдать работнику трудовую книжку, а при необходимости - копии иных документов, связанных с работой (кроме случаев, указанных в ч.3 ст.62 Кодекса), а также осуществить выплату всех сумм, причитающихся работнику от работодателя (см. ст.140 Кодекса). В противном случае работодатель обязан нести перед работником материальную ответственность, о которой говорилось выше.

Если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, то работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Эти положения ч.3 ст.62 Кодекса воспроизводят основные правила, ранее установленные п.4.2 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях, организациях, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.1974 г. N 162. До принятия соответствующего постановления Правительства РФ, которое должно определить форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек и урегулировать иные связанные с этим отношения (см. ч.2 ст.66 Кодекса), указанная Инструкция с внесенными в нее изменениями и дополнениями (Бюллетень Госкомтруда СССР, 1991, N 8) продолжает применяться в части, не противоречащей Кодексу (ч.1 ст.423 Кодекса).

Согласно п.4.2 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях, организациях, работодатель обязан направить работнику соответствующее уведомление в день увольнения. Пока российским правовым актом не будет установлено иное, это правило продолжает применяться, поскольку оно не вступает в противоречие с ч.3 ст.62 Кодекса.

Если работодатель своевременно направит работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку почтой, то он освобождается от ответственности, предусмотренной ст.234 Кодекса.

В соответствии с п.4.3 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях, организациях, в случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию.

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в службе кадров организации отдельно от остальных трудовых книжек работников, состоящих на работе. После этого невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а по истечении указанного срока могут быть выделены к уничтожению в установленном порядке.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки?

Действия ответственного лица при выдаче дубликата

На основании ст. 66 ТК РФ документом, который может подтвердить трудовую деятельность и стаж гражданина является трудовая книжка. Ее форма и правила ведения и хранения, а также изготовления и приобретения работодателями бланков приведены в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Дубликат книжки по своей сути является 2-м экземпляром, который имеет аналогичную юридическую силу.

Оформляется дубликат трудовой книжки полностью в соответствии с оригиналом. Исключение составляют случаи, когда ранее в трудовую были внесены данные:

• ошибочные, ложные или неточные;
• не подлежащие восстановлению из-за отсутствия их документарного подтверждения.

Порядок заполнения и оформления дубликата регламентируется следующими документами:

1. Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила);
2. Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция).

Дубликат книжки выдается и заполняется по последнему месту работы лица на основании заявления. Администрация обязана оформить и выдать документ в течение 15 дней со дня получения от сотрудника соответствующего заявления (п. 31 Правил).

Оформление дубликата может потребоваться в нескольких случаях:

1. По просьбе самого сотрудника:
   • При потере оригинала. При этом лицо, потерявшее документ, обязано незамедлительно довести эту информацию до ответственного лица работодателя (п. 31 Правил).
   • В случае если книжка утратила целостность (например, порвалась и т. д.), вследствие чего стала непригодна к использованию (абз. 3 п. 33 Правил). Если это произошло по вине ее владельца и восстановить некоторые сведения не предоставляется возможным (страницы испачканы, уничтожены, разорваны и т. д.), работодатель вправе затребовать у него дополнительные бумаги, свидетельствующие о стаже работы в определенных местах. Представить и собрать эти сведения гражданин должен самостоятельно. Сведения с сохранившихся в трудовой книжке страниц переносятся прямо в дубликат.
   • В случае если запись в основном документе признана недействительной, гражданин вправе потребовать оформления дубликата, при этом указанная запись в него вноситься не будет (пп. 22, 33 Правил).

В перечисленных ситуациях лицо обязано предъявить заявление о выдаче дубликата по последнему месту работы. Если же с момента увольнения лицо трудоустроилось на иное предприятие, соответствующая просьба подается по новому месту работы.

Заполнение дубликата трудовой книжки (образец которого вы найдете далее) необходимо проводить на основании имеющихся или предоставленных сведений о трудоустройстве.

Подтвердить предыдущие трудовые отношения могут:

• справки, содержащие информацию о причине их выдачи, то есть реквизиты распоряжений о приеме и увольнении с предприятия, а также переводе с должностей;
• приказы (распоряжения), в том числе в виде выписок;
• личные дела и карточки;
• лицевые счета граждан;
• бухгалтерская документация об оплате труда;
• профсоюзный билет и т. д.

Помимо этого, подтвердить место работы разрешается при помощи трудового договора или иных бумаг, содержащих информацию относительно времени работы.

Необходимо учесть тот факт, что администрация обязана всячески содействовать и помогать сотруднику в получении документации, служащей подтверждением его стажа, с предыдущих мест работы (п. 7.2 Правил).

С указанных документов снимаются копии, а оригиналы после надлежащего заверения передаются на хранение владельцу (ч. 7 п. 7.2 Инструкции).

Образец дубликата трудовой книжки можно скачать здесь: Оформление дубликата трудовой книжки — образец.

Выдача дубликата предусматривает следующие шаги:

1. В правом верхнем углу 1-й страницы нового бланка ставится отметка: «Дубликат». На самой же трудовой книжке делается запись, что взамен нее выдан дубликат, с проставлением его серии и номера (п. 1.2 Инструкции).
2. На титульном листе фиксируется информация, актуальная на день оформления дубликата. То есть если в период рабочей деятельности у сотрудника менялись фамилия, имя или иные данные, вносить их в дубликат по Правилам нет необходимости (п. 2.1 Инструкции). Указываются последние действительные данные.
3. При заполнении раздела «Сведения о работе»:
   • указывается общий стаж работы, который рассчитывается суммарно за весь период деятельности, без указания периодов работы на конкретном предприятии (ч. 2 п. 7.2 Инструкции);
   • поочередно (с присвоением порядкового номера в графе 1) записываются сведения о каждом месте работы (дата приема/увольнения ставится в графе 2), например: «Принят в общество с ограниченной ответственностью “Машина” (ООО “Машина”) на должность продавца» (раздел 3);
   • в раздел 4 вносятся данные о справках, копиях приказов или иных документов, на основании которых фиксируется информация, например: «Справка ООО “Машина” от 13.05.2013».

При оформлении дубликата трудовой нет необходимости заверять все внесенные записи печатями предприятий, а также подписями уполномоченных на то лиц.

Следует отметить, что все иные условия заполнения дубликата (написание дат, цвет пасты и чернил и т. д.) аналогичны порядку заполнения оригинала трудовой согласно Инструкции.

Внесение последующих данных о трудоустройстве у текущего работодателя производится в соответствии с Правилами в общем порядке.

После того как дубликат оформлен, сведения о его выдаче надлежит внести в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Также в ней следует отразить факт снятия с учета оригинала трудовой.

Дубликат трудовой книжки выдается владельцу под расписку.

Действия в случае, если после выдачи дубликата обнаружится оригинал, нормами права не урегулированы. Возможен такой вариант:

• принять от сотрудника найденную трудовую и продолжить ее ведение надлежащим образом;
• получить от сотрудника письменные объяснения, почему он не представил документ ранее и просил завести дубликат;
• уничтожить дубликат по правилам для испорченных бланков на основании комиссионного акта (п. 42 Правил).

Не допускается выдача нового бланка книжки без указания сведений о том, что это дубликат. В дальнейшем возникнут проблемы относительно его подлинности, поскольку дата выпуска самого бланка будет гораздо позднее, чем даты внесенных в него сведений. В связи с этим обязательно потребуется предъявление дополнительных справок с целью подтверждения стажа.

Итак, ответ на вопрос, как оформить дубликат трудовой книжки. дан в Правилах (специальные нормы для дубликатов), а также Инструкции (общие требования по ведению трудовых). Юридическая сила дубликата аналогична оригиналу документа, а сведения, вносимые в него, по возможности должны дублировать оригинал.

Выдача трудовой книжки

Узнайте, как происходит выдача копии и дубликата трудовой книжки в 2016 году, как оформить заявление на выдачу трудовой книжки или ее копии, как осуществляется выдача трудовой книжки при увольнении в 2016 году, в каких ситуациях работник забирает трудовую книжку (оригинал), а в каких — ограничивается получением на руки заверенной копии документа.

Из этой статьи вы узнаете:

• в каких случаях в 2016 году отдел кадров производит выдачу трудовой книжки;
• в каком порядке происходит выдача трудовой книжки при увольнении;
• как оформляется выдача дубликата трудовой книжки в 2016 году;
• где найти образец заявления на выдачу копии трудовой книжки.

Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника и по закону считающийся его собственностью. Однако выдача трудовой книжки на руки ее владельцу происходит только в особых случаях, в частности, при прекращении трудовых отношений с работодателем. Вплоть до момента увольнения оригинал трудовой хранится в отделе кадров, сотрудники которого вносят в документ сведения о приеме на работу, переводах, награждениях и прочие записи, отражающие этапы трудовой деятельности работника.

С 1 января 2015 года вступили в силу поправки в Трудовой кодекс РФ, позволяющие на время выдавать трудовую книжку на руки работнику по его письменному заявлению, но исключительно в целях оформления обязательного социального страхования и обеспечения. Поскольку ответственность за сохранность документа лежит на работодателе, именно ему придется решать все юридические вопросы, если работник забирает трудовую книжку:

• в личных целях, не предусмотренных ТК РФ в качестве оснований для выдачи оригинала документа;
• для подачи в Пенсионный фонд и другие инстанции, занимающиеся соцобеспечением, но при этом не возвращает документ или возвращает его с нарушением оговоренного срока;
• без документального оформления и подачи соответствующего заявления (исключение — выдача трудовой в день увольнения).

Во избежание проблем не рекомендуется без достаточных на то оснований выдавать трудовую работнику (даже если в целом вы ему доверяете, даже по очень большой просьбе). В большинстве случаев можно заменить выдачу документа оформлением его заверенной копии или выписки.

Выдача трудовой книжки при увольнении работника — обязанность, закрепленная за работодателем ст.80 Трудового кодекса РФ. Заявление в этом случае не составляется, трудовая выдается наряду с остальными документами (копией приказа о приеме на работу, справкой о размере заработной платы и т. д.).

Следует выдать трудовую книжку владельцу в день увольнения, не допуская задержки, даже если у работодателя накопились претензии к работнику (не переданы дела, не оформлен обходной лист). Если выдача день в день невозможна по объективным причинам — например, работник не пожелал явиться в офис для ее получения или отказался забирать документы, необходимо направить в его адрес письменное уведомление о необходимости получить трудовую лично или разрешить ее отправку по почте.

Только вовремя отправленное уведомление снимает с работодателя ответственность за задержку трудовой книжки, в противном случае бывший сотрудник получит право подать иск на возмещение материального и морального ущерба как пострадавшая сторона, лишенная возможности устроиться на работу в связи с отсутствием важного документа.

Если бывший сотрудник по прошествии какого-то времени обращается к работодателю, у которого до сих пор хранится его трудовая книжка, ему нельзя отказать в выдаче документа. Заявление на выдачу трудовой книжки ее владелец составляет в произвольной форме и подает в отдел кадров, после чего работодатель обязан в течение трех рабочих дней выдать документ (ч.6 ст.84.1 ТК РФ).

Если с заявлением о выдаче трудовой книжки на время обращается действующий сотрудник организации, который планирует предъявлять ее в Пенсионном фонде или других инстанциях, занимающихся социальным обеспечением граждан, отреагировать на обращение также следует в течение трех рабочих дней.

Если работник просит выдать трудовую книжку на руки, но речь идет не об увольнении или временной передаче документа в государственные инстанции в целях соцобеспечения, следует ограничиться оформлением заверенной копии документа. Она может понадобиться при получении кредита в банке или оформлении визы для поездки за границу.

Необходимо сделать копии всех страниц трудовой, заверить каждую личной подписью ответственного лица (с расшифровкой и указанием должности), а при необходимости — печатью организации. Выдача копии трудовой книжки работнику в 2016 году осуществляется на основании его письменного заявления в течение трех дней (ст.62 ТК РФ).

Заявление на выдачу копии трудовой книжки в 2016 году составляется в произвольной форме. Особых требований к его оформлению законодатель не предъявляет, главное, чтобы в содержательной части документа указывалась точная причина выдачи копии. Бланк и образец заявления о выдаче копии трудовой книжки в 2016 году вы найдете в приложениях к данной статье. Документ также можно скачать и распечатать, чтобы использовать в качестве шаблона. На основании такого заявления работодатель издает соответствующий приказ, чтобы выдача копии трудовой книжки стала возможной. После завершения процедуры заявление передается в архив организации.

К сожалению, как и любой другой документ, отпечатанный на бумажном бланке, трудовая книжка имеет свойство теряться. Если оригинал трудовой утерян или безнадежно испорчен (разорван, обгорел или размок — так, что надписи уже невозможно различить), единственным разумным выходом из ситуации видится выдача дубликата трудовой книжки. Так же поступают и в случае признания недействительными записей, содержащихся в оригинале — например, об увольнении или переводе работника.

Владелец трудовой книжки обращается для получения дубликата по последнему месту работы с соответствующим заявлением, а работодатель обязан в течение 15 календарных дней оформить и выдать новый документ. На первой странице ставится пометка «Дубликат», в разделе «Сведения о работе» указывается суммарный стаж, а затем бланк заполняется в обычном порядке. В дубликат вносятся только документально подтвержденные сведения с прежних мест работы заявителя, причем использовать в качестве подтверждающих документов ксерокопии оригинала запрещено, даже если они заверены по всем правилам. Записи, признанные недействительными, не вносятся.

Стоимость бланка, использованного при оформлении дубликата, оплачивается работником только при условии, что трудовая книжка утеряна или испорчена по его вине. Если же документ был украден, утерян или испорчен по вине работодателя, он не вправе требовать деньги с работника, который и без того считается пострадавшей стороной.

Составляя заявление на выдачу дубликата трудовой книжки, обязательно нужно указать причину, по которой использование оригинала не представляется возможным («украден», «утерян» и т. д.). Если дубликат выдается взамен обгоревшего, порванного или содержащего недействительные записи экземпляра, заявление составляется аналогичным образом, меняется только формулировка. Рекомендуем использовать готовый приложенный образец «Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки») в качестве универсального шаблона.

Доступно только авторизованным пользователям

• Трудовая книжка (фрагмент). Оформление дубликата при утере оригинала (бланк).doc
• Акт об установлении трудового стажа работников (бланк).doc
• Уведомление о необходимости получить трудовую книжку (бланк).doc
• Заявление сотрудника о выдаче трудовой книжки (бланк).doc
• Заявление сотрудника на оформление дубликата трудовой книжки (бланк).doc

Доступно только подписчикам

• Трудовая книжка (фрагмент). Оформление дубликата при утере оригинала (образец).doc
• Акт об установлении трудового стажа работников (образец).doc
• Уведомление о необходимости получить трудовую книжку (образец).doc
• Заявление сотрудника о выдаче трудовой книжки (образец).doc
• Заявление сотрудника на оформление дубликата трудовой книжки (образец).doc

Оформление дубликата трудовой книжки и образец заполнения основных полей

Часто мы что-то теряем. Это связано с различными жизненными факторами.

Например, кто-то по чистой случайности выронил из рук ключи, оставил в метро сотовый телефон. Что-то у нас крадут. Кошелек из сумочки, шарфик из рукава, а раздевалке, ценные вещи. Но иногда наша невнимательность приводит нас к тому, что мы теряем не только любимые, дорогие и ценные вещи, но и важные документы, утеря которых грозит нам различного рода проблемами.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа! Это быстро и бесплатно !

Наверняка многие теряли или слышали от знакомых об утере паспорта гражданина нашей страны. Конечно ситуация не из приятных, но согласитесь, паспорт можно восстановить так как вся информация содержащаяся в нем хранится в отделении УФМС.

По-другому же обстоит вопрос с восстановлением трудовых книжек. Если потерял трудовую книжку, как завести новую и какие записи делать? Как правильно заполнить новую трудовую книжку если старая утеряна?

Зачастую, информация из трудовой не содержится нигде кроме как в самом бланке трудовой.

Это значит, что при ее утере практически невозможно должным образом восстановить всю содержащуюся в них информацию. Как бы это ни было печально, но такие ситуации случаются достаточно часто.

Так или иначе, но если подобная ситуация произошла, в срочном порядке необходима новая трудовая книжка взамен утерянной.

Так же часто возникает вопрос, если закончилась трудовая книжка, как начать новую? Попытаемся ответить на эти вопросы в нашей статье. Итак, как правильно оформить новую трудовую книжку?

Как завести новую трудовую книжку? Если вы потеряли трудовую книжку то, конечно же, встает вопрос как оформить дубликат трудовой книжки после её утери?

К сожалению, осуществлять трудовую официальную деятельность в нашей стране имеют право только граждане, которые имеют трудовую книжку .

Поэтому вам необходимо получить, но не трудовую книжку, а ее дубликат .

Часто бывает так, что трудовая книжка становится объектом потери, но по закону у работника может быть лишь один трудовой документ. Это значит, что работник получает на руки не трудовую книжку, а ее дубликат.

Законодатель разрешает получить дубликат трудовой книжки при утере, но предупреждает, что его выдачей также должен заниматься именно работодатель. а не работник. Поэтому оформление новой трудовой книжки (образец мы приводим ниже) лежит на плечах работников отдела кадров предприятия.

Попробуем разобраться, в каких случаях выдается, и где взять дубликат трудовой книжки.

Если утеряна трудовая книжка, могут ли выписать новую? Потеря трудовой книжки конечно печальное событие. Заполнение дубликата трудовой книжки при утере осложняется тем, что вы не видите перед собой даже кусочка старой трудовой, а значит, не можете восстановить хотя бы частично все ваши записи.

Так или иначе, но поскольку при утере трудовой книжки выдается дубликат, настоятельно требуйте при приеме на работу, чтобы каждый работодатель снимал с нее ксерокопии. а уже потом отправлял все документы вместе в личное дело.

Если трудовая книжка испорчена, при этом совсем неважно, каким образом это произошло, если записи нечитаемы, то работник также должен задуматься о получении дубликата .

Испорченная трудовая книжка равносильно утерянной. ведь информация с нее становится также недоступной для людей.

Если по каким-то причинам трудовые книжки были утрачены и не по вине работника, а по вине непосредственного работодателя– это знак того, что на плечи работодателя ложится ответственность за их восстановление. Утрата книжек может произойти как по вине работодателя, так и по вине обстоятельств от него не зависящих.

Если закончилась трудовая книжка, что делать и как начать новую? В этом случае нет нужды в том чтобы заводить дубликат.

Если нет места в трудовой книжке, достаточно попросить отдел кадров о том, чтобы вставить лишний бланк и на нем писать следующие записи.

Если в трудовую книжку некорректно внесли записи о работнике, а также в ней появились записи не имеющие отношения к трудовой – происходит замена трудовой книжки .

Ее следует менять на дубликат. Тоже самое касается порчи трудовой в виде неправильной постановки печати. Оформление дубликата трудовой книжки происходит по последнему месту работы .

Образец заявления на восстановление трудовой книжки вы найдете в нашей статье.

Заявление на дубликат трудовой книжки подается от имени работника на имя работодателя или непосредственно организации.

В заявлении в первую очередь указывается основание. по которому была утрачена трудовая, а потом излагается просьба. Ставится непосредственная дата написания заявления и подпись работника. Можно печатать на компьютере или написать от руки понятным почерком.

Заявление пишется на имя работодателя или на имя самой организации. Но в написании заявления нельзя обращаться к сотрудникам отдела кадров. Как правило, в шапке пишется информация о работодателе, а именно его фамилия имя и отчество, а также название организации и ее непосредственные контакты.

Правильно написанное заявление о выдаче новой трудовой книжки содержит в себе контактную информацию, причину утери, подпись и просьбу о выдаче дубликата. Если в организации есть специальный бланк для этого – воспользуйтесь им.

Заявление должно быть написано максимально грамотно. Практически недопустимо оставление ошибок в заявлении. Также нежелательно наличие в заявлении зачеркиваний.

Написано заявление, как и любой другой документ, может быть от руки или же напечатано на компьютере, однако печать и подпись должны быть проставлены индивидуально на каждом заявлении самим работодателем.

Текст заявления должен быть максимально кратким и четким. Не допускается наличие так называемой воды в описании ситуации.

Требуется четкое изложение фактов.

Если работодатель согласен с заявлением, он готовит выдачу дубликата. Для этого по организации издается соответствующий приказ. согласно которому работнику разрешают выдачу дубликата. Приказ обязателен для издания и предоставляется на ознакомление не только работникам отдела кадров, но и всем работникам организации.

Приказ имеет свой четный номер. Номер ставится в зависимости от количества опубликованных приказов в этом году.

Также не стоит забывать, что приказ может быть написан только на компьютере. Рукописное издание приказа не допускается.

Приказ должен содержать основные тезисы, которые бы закрепляли возможность выдачи дубликата трудовой книжки.

Приказ должен висеть на самом видном месте организации, где каждый может иметь возможность для ознакомления. Если же такое место отсутствует, то приказ просто на просто подается каждому гражданину для прочтения. Если не делать подобных действий выдача приказа является недействительной от начала до конца.

Дубликат трудовой книжки выдается в ближайшие дни после подачи и принятия заявления, но по факту срок выдачи дубликата трудовой книжки согласно законодательству — пятнадцать календарных дней. В этот срок необходимо уложится в вопросе выдачи дубликата.

Сотрудники отдела кадров знают как оформить дубликат трудовой книжки, образец мы приводим ниже.

Рассмотрим подробнее как правильно оформить дубликат трудовой книжки.

Оформление дубликата происходит точно также как и трудовой .

Ставятся инициалы работника, ставятся печати организации и пишется вся необходимая информация.

По возможности попытайтесь восстановить все записи которые были в трудовой.

Сам дубликат делается на бланках трудовой книжки .

Это законодательно установлено и пока ГОСзнаком не придумана альтернатива таким документам при выдачи их дубликатов.

В трудовой книжке по возможности нужно восстановить все записи. Для этого необходимо обратиться ко всем бывшим работодателям. В противном случае, если восстановление невозможно – сами не думайте писать записи о своей прошлой работе.

Дубликат трудовой книжки должен оформляться с такой же аккуратностью, что и трудовая книжка. Если быть точными, то все правила, характерные для заполнения трудовой, то есть аккуратность, грамотность и последовательность также характерны и для заполнения дубликата.

Однако дубликат должен быть подписан как дубликат, чтобы ни у кого не возникло путаницы из-за мыслей, что это оригинал. На титульном листе сотрудником отдела кадров большими буквами пишется слово «Дубликат».

Образец трудовой книжки (дубликата):

Запись в дубликат трудовой книжки должна быть выполнена соответствующим образом, однако практика насчитывает разные способы написания подобной фразы. Можно поставить слово дубликат и указать дату его выдачи, а можно написать фразу «дубликат выдан такого то числа» и это также будет считаться верной записью.

Дубликат трудовой книжки (образец заполнения):

Можно ли завести новую трудовую книжку, если старая закончилась? В этом случае в старую трудовую книжку сотрудник отдела кадров вставляет новые бланки на которых продолжают осуществляться записи.

Если нет возможности вставить бланк в трудовую, то нужно заменить трудовую книжку. Для этого все данные с титульного листа и все данные из трудового бланка переносятся в новый документ.

Если нет возможности восстановить все записи – сделайте их ксерокопии.

Они понадобятся во время обращения в пенсионный фонд.

Если трудовая книжка была закончена, то в новой трудовой пишется фраза: «трудовая книжка выдана в замен утраченной» и ставится соответствующая дата. Также ставит запись сотрудник отдела кадров.

У некоторых возникает вопрос: «Можно ли выкинуть трудовую книжку и завести новую?» Если потерял трудовую книжку и завел новую — это стандартная ситуация. Но вот выкидывать трудовую книжку нельзя. То что вы сами стали причиной утраты документа тем более умышленно ведет к наложению на вас административного наказания в виде штрафа .

Как завести новую трудовую книжку при утере, смотрите в видео ниже.

Трудовая книжка – это очень важный и нужный документ. Оформление дубликата трудовой книжки при утере зачастую может быть невозможным, если не удастся восстановить информацию из нее.

Поэтому, даже зная как сделать новую трудовую книжку, необходимо следить за самим документом, ведь всякое может происходить, но именно ваша трудовая является абсолютным гарантом выплаты вашей будущей пенсии. Поэтому берегите свой стаж и документ, в котором он заключен.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - обратитесь в форму онлайн-консультанта справа! Это быстро и бесплатно !