Рейтинг: 4.0/5.0 (1789 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
1. Общие положения.
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК) ________________________________ (указать конкретно в соответствии с полным официальным наименованием предприятия) (далее - предприятие) осуществляет организацию и проведение методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хранение управленческой документации Архивного фонда Российской Федерации, находящейся на хранении предприятия.
1.2. ЭК является совещательным органом при руководстве предприятия. Решения ЭК вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия. В необходимых случаях решения ЭК вступают в силу только после их согласования или утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, в которое передаются на постоянное хранение документы предприятия.
1.3. Персональный состав ЭК назначается приказом руководителя предприятия из числа наиболее квалифицированных работников, ответственных за организацию делопроизводства. Председателем ЭК обычно назначается один из руководителей структурных подразделений в составе службы ДОУ. В состав ЭК в обязательном порядке включается ответственный за архив предприятия (начальник отдела архивного хранения в составе службы ДОУ).
1.4. В своей деятельности ЭК руководствуется законодательством Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами министерства (ведомства), нормативно-методическими документами Росархива и настоящим Положением.
2. Функции комиссии.
2.1. ЭК осуществляет следующие функции:
2.1.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности предприятия.
2.1.2. Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также об установлении сроков хранения для документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями.
2.1.3. Осуществляет методическое руководство работой по организации хранения документов предприятия, их подготовке к передаче на постоянное хранение.
2.1.4. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.
2.1.5. Определяет порядок проведения работы по отбору документов на архивное хранение и уничтожение.
2.1.6. Участвует в работе по подготовке нормативно-методических пособий по работе с документами предприятия.
2.2. ЭК рассматривает и выносит решение об одобрении:
2.2.1. Сводных описей дел постоянного срока хранения.
2.2.2. Актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
2.2.3. Актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу.
2.2.4. Описей на документы по личному составу.
2.2.5. Графиков подготовки и передачи документов на постоянное хранение.
2.2.6. Нормативно-методических пособий по работе с документами (перечней и классификаторов).
2.2.7. Инструкции по делопроизводству.
2.2.8. Номенклатур дел.
2.3. ЭК представляет на рассмотрение ЭПК архивного учреждения:
2.3.1. Предложения ЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов предприятия.
2.3.2. Перечни документов со сроками хранения.
2.3.3. Положение об ЭК и архиве предприятия.
2.3.4. Примерные и типовые номенклатуры дел.
2.3.5. Инструкции по делопроизводству.
2.4. ЭК представляет на утверждение ЭПК архивного учреждения:
2.4.1. Описи дел постоянного срока хранения.
2.4.2. Перечни документов постоянного срока хранения.
2.4.3. Перечни документов, подлежащих передаче на постоянное хранение.
2.5. ЭК представляет на согласование ЭПК архивного учреждения:
2.5.1. Номенклатуру дел предприятия (при изменениях).
2.5.2. Описи дел по личному составу.
2.6. ЭК совместно со службами ДОУ и кадров организует для работников, ответственных за делопроизводство, консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
3. Права комиссии.
3.1. При выполнении возложенных на нее задач ЭК имеет право:
3.1.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям предприятия по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.
3.1.2. Запрашивать у структурных подразделений предприятия:
3.1.2.1. Письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в т.ч. документов по личному составу.
3.1.2.2. Документы, необходимые для определения сроков хранения служебных документов.
3.1.3. Заслушивать на своих заседаниях доклады руководителей структурных подразделений предприятия о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.
3.1.4. Информировать руководство предприятия по вопросам своей деятельности.
3.1.5. Представлять в установленном порядке предприятие в учреждениях Росархива.
4. Организация работы комиссии.
4.1. ЭК работает в контакте с ЦЭК и ЭПК по плану, утвержденному руководителем предприятия.
4.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЭК протоколируются.
4.3. Заседания ЭК и принятые на них решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЭК.
4.4. Решения ЭК принимаются простым большинством голосов. При равенстве голосов решение принимает председатель ЭК.
4.5. ЭК имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
Экспертиза ценности документов в организации проводится как самостоятельный вид работы, все организационные этапы которой обязательно документируются. Что под этим подразумевается, нашим читателям расскажет к.и.н. доцент, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ Е.М. Бурова.
Экспертная комиссия (ЭК) является совещательным органом при руководстве, в сферу ее деятельности входят не только вопросы поставки архивного дела в организации, но и отдельные вопросы документационного обеспечения управления.
План работы экспертной комиссииДокументирование деятельности ЭК, как и любого коллегиального органа, начинается с составления плана работы. План работы может быть как общий, так и по отдельному направлению деятельности, например, «План работы экспертной комиссиипо проверке состояния документационного обеспечения управления на 20… год» .
Скачать пример общего плана можно здесь .
Экспертная комиссия проводит заседания в соответствии с планом работы, но не менее двух раз в год, далее – по необходимости.
Основные заседания, которые повторяются из года в год, проходят в последнем квартале текущего года, когда согласовываются изменения и дополнения в номенклатуры дел структурных подразделений или номенклатуру дел организации в целом, а так же в первом квартале следующего года, когда согласовываются описи дел, в первую очередь постоянного хранения, и акты о выделении документов к уничтожению.
Напомню, что указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Одобренные комиссией акты и описи утверждаются руководителем организации (для организаций, передающих документы в государственные или муниципальные архивы, после согласования с ЭПК этих архивов). После этих процедур можно приступать к уничтожению выделенных дел.
Кроме этих основных документов (номенклатура дел, описи и акты) на заседаниях ЭК в организации рассматриваются и согласовываются:
Все акты, согласованные ЭК и прошедшие процедуру утверждения, впоследствии включаются в дело фонда наряду с другими актами.
На заседаниях ЭК ставятся также вопросы об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми, ведомственными или корпоративными перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел, а также об определении сроков хранения документов, не предусмотренных указанными перечнями и номенклатурами дел.
Экспертная комиссия может на своих заседаниях рассматривать проекты нормативных и методических документов по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела в организации, в частности проекты типовых и примерных номенклатур дел.
Протокол заседания ЭККаждое заседание ЭК протоколируется. Протоколы заседаний ЭК подписываются председателем и секретарем комиссии.
Скачать пример протокола заседания ЭК можно здесь .
Решения ЭК вступают в силу после утверждения их руководителем организации. Решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении или установлении сроков хранения утверждаются руководителем организации, передающей документы на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив, только после рассмотрения их ЭПК этих архивов.
В организации обязательно должно быть минимум два протокола заседаний ЭК за год.
к.и.н. доцент, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ
Протокол заседания экспертной комиссии в представленном примере включает сразу несколько пунктов повестки. Отражены наиболее типичные и часто встречающиеся вопросы в деятельности экспертной комиссии любой организации в области делопроизводства. Исходя из практических соображений, обычно составляют протокол по одному или двум вопросам.
Подробнее узнать об общих правилах составления протоколов можно из статьи «Образец протокола заседания комиссии ». Ниже приведен вариант оформления протокола заседания экспертной комиссии.
УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО РЕГУЛИРОВАНИЮ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КОНСЕРВНЫХ БАНОК ПО ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ
(УФС по РИКБ по Липецкой области)
ПРОТОКОЛ
заседания экспертной комиссии
23 декабря 2014 года № 3
2. О рассмотрении номенклатуры дел УФС по РИКБ по Липецкой области на 2015 год.
Доклад руководителя службы делопроизводства Баранкиной С.Е.
3. О рассмотрении описи дел по личному составу за 2010—2011 годы.
Доклад ответственного за архив Волкодавка А.А.
4. О рассмотрении акта от 30.11.2014 № 1 о выделении к уничтожению документов.
Доклад ответственного за архив Волкодавка А.А.
1. СЛУШАЛИ:
Баранкину С.Е. – о подготовке проекта Инструкции по делопроизводству в УФС по РИКБ по Липецкой области в связи с предстоящим внедрением системы электронного документооборота в управлении и дальнейшего совершенствования организации делопроизводства. Проинформировала обо всех внесенных изменениях в данный документ. Предложила согласовать представленную Инструкцию по делопроизводству.
РЕШИЛИ:
1.1. Согласовать проект Инструкции по делопроизводству в УФС по РИКБ по Липецкой области.
1.2. Службе делопроизводства (Баранкина С.Е.) направить проект Инструкции по делопроизводству на рассмотрение ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Липецкой области. Срок – январь 2015 года.
2. СЛУШАЛИ:
Баранкину С.Е. – ознакомила с внесенными уточнениями в номенклатуру дел на предстоящий год в связи с возникновением новых документированных участков работы структурных подразделений. Предложила согласовать номенклатуру дел на 2015 год.
РЕШИЛИ:
2.1. Согласовать номенклатуру дел УФС по РИКБ по Липецкой области на 2015 год.
3. СЛУШАЛИ:
Волкодавка А.А. – представила на рассмотрение годовые разделы описи дел по личному составу за 2010—2011 годы. Сообщила, что в текущем году в соответствии с существующими нормативными требованиями обработаны документы по личному составу. Они являются основанием для подтверждения стажа работы и размера зарплаты сотрудников управления, поэтому данные документы имеют срок хранения 75 лет. Предложила согласовать рассмотренную опись дел.
РЕШИЛИ:
3.1. Согласовать опись дел по личному составу за 2010—2011 годы.
3.2. Службе делопроизводства (Баранкина С.Е.) представить опись дел на рассмотрение ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Липецкой области. Срок – январь 2015 года.
4. СЛУШАЛИ:
Волкодавка А.А. – проинформировала о составлении акта от 30.11.2014 № 1 о выделении к уничтожению документов в связи с истечением сроков хранения. Разъяснила, что после полистного просмотра в акт включено 385 (триста восемьдесят пять) дел за 2009—2010 годы как не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение. Предложила согласовать акт.
РЕШИЛИ:
4.1. Согласовать акт от 30.11.2014 № 1 о выделении документов к уничтожению.
4.2. Службе делопроизводства (Баранкина С.Е.) совместно с хозяйственным отделом (Тушкан Э.Ф.) уничтожить документы. не подлежащие хранению. Срок – I квартал 2015 года.
Председательствующий В.И. Дротиков
Секретарь Л.Л. Суздальская
Организации, которые не передают документы на государственное хранение (не являются источником комплектования госархива) могут не направлять на рассмотрение ЭПМК архивного учреждения номенклатуру дел, инструкцию по делопроизводству и описи. Поэтому пункты решений по данному вопросу указанным организациям следует исключить из протокола заседания экспертной комиссии.
Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
УФС по РИКБ по Липецкой области на 2012 год. Они являются основанием для подтверждения стажа работы и размера зарплаты сотрудников управления, поэтому данные документы имеют срок хранения 75 лет. Номенклатура дел построена по функционально-структурному принципу. Сообщила, что в текущем году в соответствии с существующими нормативными требованиями обработаны документы по личному составу. Уже многое сделано, но до конца года я явно не успеваю. Организации, которые не передают документы на государственное хранение не являются источником комплектования госархива могут не направлять на рассмотрение ЭПМК архивного учреждения номенклатуру дел, инструкцию по делопроизводству и описи. Разъяснила, что после полистного просмотра в акт включено 385 триста восемьдесят пять дел за 2007,2008 годы как не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение. Во-первых, ЭК организации не утверждает, а согласовывает номенклатуру дел. Номенклатура сводная никогда не составлялась. Красавка. Доклад ответственного за архив ВолкодавкаА. Здравствуйте, создать протокол, в нашей организации только создали экспертную комиссию и нужно провести первое заседание. Для этого пересмотрите все составленные протоколы за год. УТВЕРЖДАЮ Руководитель УФС по РИКБ по Липецкой области _Я. С 1 декабря изменилась организационная структура и штатное расписание Общества. Утверждает номенклатуру дел руководитель организации после согласования. Протокол заседания в представленном примере включает наиболее типичные вопросы в деятельности экспертной комиссии любой организации в области делопроизводства, Протокол заседания экспертной комиссии в представленном примере включает сразу несколько пунктов повестки. Можно написать отчет о проделанной работе, докладную записку руководителю. Если Ваша организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то после согласования на ЭК, номенклатуру дел надо ещё согласовать с ЭПК соответствующего архивного органа. Сроки хранения документов и дел определены в соответствии с Перечнем. В номенклатуру дел вошли все документируемые участки деятельности организации. Поэтому серьезного нарушения тут нет. О подготовке проекта Инструкции по делопроизводству в УФС по РИКБ по Липецкой области в связи с предстоящим внедрением системы электронного документооборота в управлении и дальнейшего совершенствования организации делопроизводства. Никогда не приходилось составлять такого. У меня такой вопрос. Согласовать проект Инструкции по делопроизводству в УФС по РИКБ по Липецкой области.
Архив оформление протоколов экспертной комиссии1.1 Экспертная комиссия (ЭК) создаётся для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов и подготовки их к передаче на архивное хранение.
1.2 ЭК является совещательным органом. ЕЁ решения вступают в силу после утверждения их директором государственного образовательного учреждения среднего профессионального образования Ростовской области «Ростовский – на – Дону колледж водного транспорта» (далее ГОУ СПО РО РКВТ).
1.3 Состав ЭК назначается директором ГОУ СПО РО РКВТ в количестве 5-7 человек.
2. Функции экспертной комиссииЭкспертная комиссия ГОУ СПО РО РКВТ осуществляет следующие функции:
2.1 Организует и проводит совместно с делопроизводственной службой и архивом ежегодный отбор документов ГОУ СПО РКВТ для дальнейшего хранения и к уничтожению, осуществляет контроль за организацией документов в делопроизводстве ГОУ СПО РО РКВТ.
2.2 Рассматривает и выносит решения об одобрении и представлении на утверждение в установленном порядке:
· графиков по подготовке и передаче документов на государственное хранение;
· сводных описей дел постоянного и описей дел долговременного (свыше 10 лет) хранения;
· актов о выделении к уничтожению находящихся в архиве ГОУ СПО РО РКВТ документов, сроки хранения которых истекли.
2.3 Принимает участие в подготовке и рассмотрении номенклатуры дел учебного заведения, экспертизе ценности документов и подготовке их для последующего хранения.
2.4 Обеспечивает проведение инструктажа и консультаций работников ГОУ СПО РО РКВТ по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовке к передаче на дальнейшее хранение.
3. Права экспертной комиссии.Экспертная комиссия ГОУ СПО РО РКВТ предоставляется право:
3.1 В соответствии с установленными требованиями давать указания структурным подразделениям ГОУ СПО РО РКВТ соответствующим работникам, отвечающим за ведение дел, по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовки к передаче на архивное хранение
3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений ГОУ СПО РО РКВТ розыска отсутствующих дел, подлежащих передаче на хранение в государственный архив, и представление письменного объяснения в случае их утраты
3.3. Запрашивать от структурных подразделений ГОУ СПО РО РКВТ сведения и заключения, необходимые для определения ценности и сроков хранения документов.
3.4. Заслушивать на своих заседаниях информацию о качестве оформления документов и формировании дел в делопроизводстве, состоянии учёта и сохранности дел постоянного и долговременного хранения.
3.5 Приглашать на заседание экспертной комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов соответствующих организаций, а в случае необходимости - работников архивных учреждений.
3.6 Информировать руководство ГОУ СПО РО РКВТ по вопросам, входящим в компетенцию экспертной комиссии.
4. Организация работы экспертной комиссии.4.1 Экспертная комиссия осуществляет свою деятельность в непосредственном контакте с ЭПК соответствующего архивного учреждения и получает от неё необходимые организационно-методические указания.
4.2 ЭК работает по плану, утверждённому директором ГОУ СПО РО РКВТ, и отчитывается перед ним о своей работе.
4.3 Вопросы, относящиеся к деятельности и компетенции ЭК, рассматриваются на её заседаниях, которые проводятся 2 раза в год.
4.4 Решения ЭК принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются.
4.5 Обязательному утверждению соответствующим архивным учреждением подлежат: решения ЭК об одобрении описей на деле постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями и примерными номенклатурами дел.
4.6 Ведение делопроизводства ЭК и хранение её документов возлагается на секретаря комиссии.
Протокол экспертной комиссии по архиву образец
Образец приказа о создании экспертной комиссииДля организации и проведения экспертизы ценности документов в организации создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК).
Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях организации с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЦЭК организации.
Функции и права центральной экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению .
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив, как правило, не подлежат — они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения также подлежат уничтожению в установленном порядке с составлением акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ С ЦЕЛЬЮ ИХ СПИСАНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ - 8(495)506-13-7 9
ПОДРОБНО ОБ УСЛУГЕ ПО УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ЗДЕСЬ
Проведение экспертизы ценности документовЕ.А. Кошелева, зам. директора государственного учреждения Московской области «Центральный государственный архив Московской области»
Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.
В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.
Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:
Состав экспертной комиссии
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) (Пример 1). В организациях, имеющих подведомственную сеть (например, филиалы), создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
В состав ЭК (ЦЭК) включаются квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают. В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации (или лицо, ответственное за архив организации). В случае если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя.
Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии является заведующий архивом или ответственный за архив организации.
Функции и права ЭК (ЦЭК), а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.
Задачи и функции ЭК
Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:
Основными функциями ЭК (ЦЭК) являются:
Итоги работы комиссии оформляются протоколом (Пример 2).
Отбор документов на хранение
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2005 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2011 году. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е. нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2005 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2009 года.
Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.
Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.
В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.
При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.
Отбор документов к уничтожению
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации.
В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа.
Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу. В этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения.
Если организация передает свои документы на государственное или муниципальное хранение, то работа по экспертизе ценности документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является.
Почему запрещается уничтожение документов с истекшими сроками хранения без проведения всего комплекса работ по упорядочению документов как постоянного, так и долговременного хранения, в том числе по личному составу?
Это связано прежде всего с тем, что в ходе подготовки дел к постоянному или длительному хранению может обнаружиться, что часть документов утрачена, и восполнить информацию, содержащуюся в утраченных документах, могут только те документы с временными сроками хранения, которые были несвоевременно уничтожены.
Приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
О создании постоянно действующей экспертной комиссии
В целях организации и проведения методической и практической работы по определению сроков хранения и отбору документов на архивное хранение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения, образующихся в деятельности Общества,
1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе:
Председатель комиссии: Козырев М.И. – заместитель генерального директора Общества
Секретарь: Леонтьева А.И. – заведующий архивом Общества
Члены комиссии: Петров С.А. – начальник канцелярии
Зимина С.Ф. – начальник отдела кадров
Попова Е.В. – заместитель начальника
отдела бухгалтерского учета и отчетности
Генеральный директор Минаев С.И. Минаев
Председатель комиссии – Попов И.В. заместитель генерального директора
Секретарь – Полунина Е.Ф. старший менеджер.
Присутствовали члены комиссии: Каримов И.В. – главный бухгалтер
Гусев С.И. – старший менеджер
Петухова И.С. – ответственный за архив
1. Рассмотрение описи № 1 л/с дел долговременного хранения по личному составу ООО «Русский текстиль» за 1994–2001 годы.
Доклад ответственного за архив И.С. Петуховой.
2. Рассмотрение акта о выделении документов к уничтожению.
Доклад ответственного за архив И.С. Петуховой.
И.С. Петухову – ответственного за архив, которая представила на рассмотрение членов комиссии опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы. В опись включены приказы по личному составу и расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам. Документы, включенные в опись, имеют долговременный срок хранения – 75 лет и являются основанием для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы работников. Документы упорядочены в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
Каримов И.В. Гусев С.И. Полунина Е.Ф. – предложили согласовать представленную опись.
Опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы в количестве 24 единиц хранения согласовать.
И.С. Петухову, которая представила на рассмотрение членов экспертной комиссии акт о выделении документов к уничтожению, не подлежащих дальнейшему хранению. В акт включено 330 единиц хранения за 1994–2001 годы, сроки хранения которых, согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2002), истекли. В соответствии с данным Перечнем вышеуказанные документы имеют 5-летний срок хранения. Практическая надобность в них миновала. Документы по личному составу за 1994–2001 годы полностью упорядочены, описаны и включены в опись № 1 л/с дел долговременного хранения. Сохранность данной категории документов обеспечена.
Каримов И.В. Гусев С.И. Полунина Е.Ф. – предложили в установленном порядке провести уничтожение документов согласно акту.
Провести в установленном Основными правилами работы архивов организаций порядке уничтожение документов ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы в количестве 330 единиц хранения согласно представленному акту.
Председатель Попов И.В. Попов
Секретарь Полунина Е.Ф. Полунина
Протокол заседания экспертной комиссииПротокол заседания экспертной комиссии в представленном примере включает сразу несколько пунктов повестки. Отражены наиболее типичные и часто встречающиеся вопросы в деятельности экспертной комиссии любой организации в области делопроизводства. Исходя из практических соображений, обычно составляют протокол по одному или двум вопросам.
Подробнее узнать об общих правилах составления протоколов можно из статьи «Образец протокола заседания комиссии ». Ниже приведен вариант оформления протокола заседания экспертной комиссии.
УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО РЕГУЛИРОВАНИЮ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КОНСЕРВНЫХ БАНОК ПО ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ
(УФС по РИКБ по Липецкой области)
Документирование деятельности экспертной комиссии в организацииЭкспертиза ценности документов в организации проводится как самостоятельный вид работы, все организационные этапы которой обязательно документируются. Что под этим подразумевается, нашим читателям расскажет к.и.н. доцент, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ Е.М. Бурова.
Экспертная комиссия (ЭК) является совещательным органом при руководстве, в сферу ее деятельности входят не только вопросы поставки архивного дела в организации, но и отдельные вопросы документационного обеспечения управления.
План работы экспертной комиссииДокументирование деятельности ЭК, как и любого коллегиального органа, начинается с составления плана работы. План работы может быть как общий, так и по отдельному направлению деятельности, например, План работы экспертной комиссиипо проверке состояния документационного обеспечения управления на 20&hellip год .
Скачать пример общего плана можно здесь .
Экспертная комиссия проводит заседания в соответствии с планом работы, но не менее двух раз в год, далее - по необходимости.
Основные заседания, которые повторяются из года в год, проходят в последнем квартале текущего года, когда согласовываются изменения и дополнения в номенклатуры дел структурных подразделений или номенклатуру дел организации в целом, а так же в первом квартале следующего года, когда согласовываются описи дел, в первую очередь постоянного хранения, и акты о выделении документов к уничтожению.
Напомню, что указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Одобренные комиссией акты и описи утверждаются руководителем организации (для организаций, передающих документы в государственные или муниципальные архивы, после согласования с ЭПК этих архивов). После этих процедур можно приступать к уничтожению выделенных дел.
Кроме этих основных документов (номенклатура дел, описи и акты) на заседаниях ЭК в организации рассматриваются и согласовываются:
Все акты, согласованные ЭК и прошедшие процедуру утверждения, впоследствии включаются в дело фонда наряду с другими актами.
На заседаниях ЭК ставятся также вопросы об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми, ведомственными или корпоративными перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел, а также об определении сроков хранения документов, не предусмотренных указанными перечнями и номенклатурами дел.
Экспертная комиссия может на своих заседаниях рассматривать проекты нормативных и методических документов по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела в организации, в частности проекты типовых и примерных номенклатур дел.
Протокол заседания ЭККаждое заседание ЭК протоколируется. Протоколы заседаний ЭК подписываются председателем и секретарем комиссии.
Скачать пример протокола заседания ЭК можно здесь .
Решения ЭК вступают в силу после утверждения их руководителем организации. Решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении или установлении сроков хранения утверждаются руководителем организации, передающей документы на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив, только после рассмотрения их ЭПК этих архивов.
В организации обязательно должно быть минимум два протокола заседаний ЭК за год.
Примерные положения об архиве и о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятияПримерные положения об архиве и о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия
(для организаций-источников комплектования «Архива города»)
Согласно «Основным правилам работы архивов организаций», одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. работа архива организации, учреждения, предприятия организуется в соответствии с положением об архиве, которое разрабатывается на основании Примерного положения, согласовывается «Архивом города» и утверждается руководителем организации.
В положение об архиве включаются следующие разделы:При необходимости положение об архиве может дополняться другими разделами.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на муниципальное хранение документов, образованных в процессе деятельности организации, учреждении, предприятия, приказом руководителя организации, учреждения, предприятия создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).
Положение об ЭК разрабатывается также на основании Примерного положения, согласовывается «Архивом города» и утверждается приказом руководителя организации, учреждения, предприятия.
В положение об ЭК включаются следующие разделы:Копия приказа о создании и составе ЭК и копии утвержденных положений об ЭК и архиве направляются в «Архиве города». Оригиналы приказов и положений остаются в организации.
(должность руководителя, название организации, учреждения)
об архиве учреждения, организации, предприятия
1. Общие положения1.1. Документы учреждения, организации, предприятия, распложенные на территории города, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда края […]
2. Состав документов архиваВ архив учреждения поступают: законченные делопроизводством учреждения документы постоянного хранения, документы временного срока хранения […]
3. Задачи архиваОсновными задачами архива учреждения являются: комплектование архива документами, состав которых предусмотрен […]
4. Функции архиваВ соответствии с возложенными на него задачами, архив учреждения осуществляет следующие функции […]
