Руководства, Инструкции, Бланки

Пример Служебного Письма Образец

Рейтинг: 4.5/5.0 (903 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Служебные письма

Служебные письма

Андрей Нестеров. 5.11.2010

Служебные письма применяются для решения многочисленных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п.

Составление текста служебного письма

Так как служебные письма выступают связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения.

Поэтому, стремясь к сокращению документооборота, прежде всего, следует обратить внимание на обоснованность составления этой группы документов.

Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении (снятие вопроса по телефону или в личном разговоре).

Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не только упростит технические операции по обработке письма в учреждении-получателе (прежде всего регистрацию, контроль, формирование в дела), но и ускорит исполнение документа, т.к. при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанавливается очередность исполнения вопросов. Поэтому, если с одним адресатом надо решить несколько вопросов, по каждому следует составить отдельный документ. Несколько вопросов излагается в одном письме только в том случае их взаимосвязанности.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием для составления документа. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составляется: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п. Учитывая постоянный рост объемов информации, с которой приходится знакомиться работникам управленческого аппарата, для активизации информации восприятия письма можно рекомендовать изменить традиционный порядок изложения текста письма и начинать его с существа вопроса, помещая доказательства и доводы во вторую часть.

Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений.

"Просим выделить 15 компьютеров для конкурса операторов ЭВМ".

Текст служебного письма составляется по определенным правилам.

Служебные письма должны побудить к действию, убедить, показать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста. Слова должны точно отражать смысл. Многословие мешает выделить суть документа. Приводимые факты должны быть объективны, обязательно проверены, цифровые данные - точны. Тон письма должен быть нейтрален.

В ГОСТе Р 6.30-2003 указано: "В письмах используют следующие формы изложения:

  • от 1 лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение"),
  • от 1 лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"),
  • от 3 лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами и конструкцией: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т.п.

Уважение к адресату помогает выразить деепричастные обороты типа: "внимательно рассмотрев Ваши предложения…", "тщательно изучив ваши замечания Ваши замечания…".

Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: "В порядке обмена…", "В порядке исключения…", "В связи…", "В соответствии…" и т.п.

Причины принятия решений также формулируются с помощью деепричастных оборотов: "учитывая", "считая", "принимая во внимание", "рассматривая", "руководствуясь" и т.д.

Так как служебные письма оформляются на бланках, текст не следует начинать с указания наименования учреждения-автора, оно уже имеется в самом бланке. Составитель документа, кроме текста, должен сформулировать заголовок письма (для формата А4), отвечающий на вопрос "О чем", указать адресат, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию, имя, отчество и номер телефона (отметка об исполнителе), проверить наличие приложений (если они есть).

Виды служебных писем

Рассмотрим основные виды служебных писем. которые используются в современном делопроизводстве.

Служебные письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы инициативные и ответные. Если письмо является ответом, составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает (реквизит "ссылка на регистрационный номер и дату документа").

Сопроводительное письмо - часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допустимо лишь в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т. д. Начинаются письма этой разновидности словами: "Посылаем", "Направляем", "Возвращаем", "Прилагаем" и т.п. далее указываются заголовки и поисковые признаки (дата и номер) направляемого документа. Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет заголовка к тексту.

Пример сопроводительного письма

Направляем Вам "Инструкцию по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий". Текст инструкции дается с учетом изменений, внесенных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 28 декабря 2004 г. № 173. Учитывая, что Инструкция вводится в действие с 1 января 2005 г. предлагаем ознакомить с ней всех заинтересованных работников финансовых служб. Приложение: на 10 л.

Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

17-18 октября 2006 г. фирма "Метатехнология" и издательский дом "Открытые системы" проводят семинар "Информационные технологии в проектировании систем и управлении бизнесом". Для участия в семинаре необходимо перечислить 100 (в рублях по курсу на день оплаты) плюс налог на добавленную стоимость (20%) на счет № … и подтвердить свое участие в семинаре по телефонам: …

Информационное письмо - сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность каких-либо организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.

Пример информационного письма

АО "Бизнес-школа "Интел-синтез" подготовила к изданию книгу "Делопроизводство в бухгалтерии". В книге освещаются требования к составлению и оформлению служебных документов и правила работы с ними. Заказать книгу можно по телефону: …

Рекламное письмо - разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержат подробное описание рекламируемых товаров или услуг. Этот вид писем получил распространение с созданием хозрасчетных и кооперативных организаций. Его цель - побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указываются отдельно.

Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам-приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Начинается словами: "Извещаем", "Сообщаем", "Ставим Вас в известность" и т.п. далее излагаются какие-либо факты.

Сообщаем, что Ваш заказ принят к исполнению 26.10.2006 и будет выполнен в трехмесячный срок с отгрузкой контейнером равными партиями в ноябре, декабре 2006 г. и январе 2007 г. Точные даты отправки и номера партий будут сообщены дополнительно.

Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола "подтверждать". Например: "Подтверждаем получение Ваших предложений, изложенных в письме № …от … Решение Исполкома Фонда будет принято не позднее … и сообщено Вам."

Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправки позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку им писем-напоминаний.

Письмо-напоминание содержит указание на приближение какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть. Начинается, как правило, словом "Напоминаем". Например: "Напоминаем Вам, что в соответствии с договором 26/16 от 20.10.2006 Вы должны завершить разработку проекта до 20.01.2007. Просим Вас сообщить о состоянии работы."

Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Имеют обычно две подписи (руководителя и бухгалтера), на них проставляется печать.

Пример гарантийного письма

Просим Вас провести модернизацию компьютеров института с объединением в сеть с выделенным файл-сервером. Оплата гарантируется со счета № …в …

пример служебного письма образец:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Пример служебного письма - и другие примеры

    Пример служебного письма

    В письмах должны быть верно указаны составные части реквизита, получателя письма: фирма; структурное подразделение; должность; фамилия и инициалы; почтовый адресок получателя, адресат. Адресат и адресование документа. Документ, обеспечивающий выполнение изложенных в нем обязанностей. Коммерческий акт от 26.01.06 № 247. Составляется для определенного адресата и чаше всего является ответом на запрос. Текст письма строится по схеме: введение, подтверждения и заключение. Цель составления и направления. Письма направляют в символ проявления роли и выражения соболезнования в драматических и катастрофических ситуациях. Письма составляют огромную часть входящих и исходящих документов хоть какого учреждения и имеют множество разновидностей. В ближний год школа не подразумевает. Текст писем различается конкретностью, четкостью, полнотой инфы. По собственному стилю близко к письмам - приглашениям и информационным письмам. Письмо обязано быть посвящено одному вопросцу, куда они адресованы, что упрощает операции по их обработке и ускоряет выполнение в той организации. Начинается словами: вас в известность, дальше излагаются какие - или факты, и тому схожее. Ежели текст письма не превосходит 7 строк, допускается применять для писем формат. Ежели такое письмо адресуется определенному лицу, отчество того, которому оно посылается, в нем указываются фамилия, имя. Письмо, оно объединяет гигантскую группу самых разных по содержанию документов, самый всераспространенный метод обмена информацией, выделяемых по способу передачи текста по почте. Начинаются письма данной разновидности словами: приглашения. Обобщенное заглавие разных по содержанию документов. Содержит указание на приближение либо истечение срока выполнения какого - или обязательства либо проведения мероприятия. Обобщенное заглавие большой группы управленческих документов, сообщения чего же - нибудь, которые служат средством общения с учреждениями и личными лицами, уведомления о чем - нибудь. О направлении к нему документов; ежели нужно что-либо объяснить либо дополнить к приложенным документам: указать срок выполнения, разъяснить причину задержки, при рассылке организационных, объяснить сложные моменты и так далее; ежели направляемый документ не имеет адресующей части к примеру, распорядительных документов либо ежели нужно зафиксировать список пары направляемых документов, нормативных. Письма и их виды: инструктивные, служебные, информационные, сопроводительные. Ежели письмо 1-го содержания направляется нескольким адресатам. Более нередко с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций, издаваемую литературу, выпускаемую продукцию. Текст чаше всего состоит из вводной части и основной. Нередко эти письма начинаются словами: приглашаем вас, указываются сроки проведения и условия роли в нем, просим вас принять роль, либо, в их раскрывается нрав проводимого мероприятия. Часто в практике документирования используются письма, которые содержат одну заключительную часть текста без пояснений. Практика переписки выработала несколько общих правил, которых нужно придерживаться при составлении и оформлении писем.

    Пример служебного письма

    Пример служебного письма

    Группа: Пользователь
    Сообщений: 8
    Регистрация: 07.09.2012
    Пользователь №: 17749
    Спасибо сказали: 2 раз(а)

    Образец служебная записка на отгул

  • Главная / / Образец служебная записка на отгул | Просмотров: 16951 | #41195
  • Заявление на отгул образцы на разные.

    Состав обязательных элементов документа смотрите в приведенном примере служебной записки будет ниже. Как написать служебную записку Служебная записка создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству. Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела.

    В необходимых случаях допускается проставлять визы заинтересованных лиц. Во второй части последует пример оформления служебной записки.

    Дополнительная польза от такого рода документов состоит в том, что они являются прямым доказательством, что специалист осветил проблему, находящуюся в поле его ведения.Если ваша почта не позволяет идентифицировать отправителя например, при использовании общего почтового ящика, в конце письма обязательно укажите свое имя и должность. Генеральному директору ООО «Купеческий праздник» Ломовой Л.

    Единственным исключением является то, что у вас отпадает необходимость указывать в служебной записке адресата. Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела только в учебнике.

    И раз статья помещена в тему «образцы документов», то вы всегда можете рассчитывать получить образец. С таким вопросом периодически приходится сталкиваться представителям разных сфер деятельности.Струйка К.

    – ведущий специалист 3. Получается база в электронном виде служебных записок отдела за год.

    Пример составления служебной записки, ее форма, шаблон Как составить служебную записку образец оформления Особенности электронного документооборота Служебная записка – это форма внутреннего документооборота, позволяющая наиболее эффективно и оперативно решать текущие производственные ситуации. Ниже указываются предложения по решению вопроса, либо указание на действия, которые автор служебной записки ждет от ее адресата.

    Существенных различий в документах нет. В случае если специалист не может разрешить возникшую проблему самостоятельно и в форме служебной записки выносит ее на разрешение другими специалистами, он тем самым снимает с себя ответственность за несвоевременное или некачественное рассмотрение вопроса.

    Имя пользователя, которому отправляется обращение, будет внесено в строку «Адрес». Для его ремонта необходимо приобретение деталей согласно прилагаемому списку.

    Текст служебной записки может быть идентичен изложенному ниже. Как писать служебную записку в электронном виде?

    Можно для этой цели не заводить никакого дополнительного журнала. Важно при отправке информации по электронной почте не забывайте запрашивать уведомление о прочтении отправленного сообщения для этого нужно проставить галочку в соответствующем окне.

    Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. Обычно любые обращения в иные организации оформляются на бланке письма. Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями коммуникация на горизонтальном уровне, когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами.

    Пример служебной записки Директору ООО «Гвоздика» Слободину Владимиру Александровичу Г.Это позволяет значительно сэкономить время, в том числе и на написание служебной записки. Бисептол инструкция сироп

    • Образец служебной записки ОБЩИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела безопасности СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 05-24/96 На № 02-18/304@ от О представлении списка работников для участия в семинаре Представляем список работников отдела для участия в семинаре, проводимом ООО «АПИ Коммуникатор» по программе «Эффективное использование СПС ГРАНИТ» с представлением ее функциональных возможностей 1.

    Образец служебной записки.

    Образец служебная записка на отгул. Оценка: 95 / 100 Всего: 277 оценок.

    Другие новости по теме:

    - 20/13, корректным адресом, который нужно указывать при оформлении кадастрового паспорта будет являться именно г.

    - Перед тем, как воспользоваться косметикой на очах, непременно проведите тест на аллергию.

    - Высшее учебное заведение в соответствии с законодательством Российской Федерации и своим уставом вправе осуществлять сверх установленных заданий контрольных цифр по приему обучающихся подготовку специалистов соответствующего уровня образования с оплатой стоимости обучения, оказывать платные дополнительные образовательные услуги, не предусмотренные соответствующими образовательными программами и федеральными государственными образовательными стандартами, по договорам, заключенным с юридическими и или физическими лицами.

    Как написать служебное письмо образец письмо просьба

    Как написать служебное письмо образец письмо просьба

    Юридическая справочная система «Система Юрист» – исчерпывающие ответы вопросы писать служебную.
    Средняя оценка: 5 Всего проголосовало: 1

    Составители и адресаты писем-требований 09. Как составителем письма-требования, так его 2016. Elena North: 11 прежде всего, разберемся, это такое информационное письмо. 01 информационное это. 2014 видео, легко быстро написать отзывы врачах, роддомах, врачах. Девочки, ну как же так! Что, не было ничего настораживающего? Не ничего статья рассказывает по-настоящему работающий отзыв дает примеры. добраться в Крым на автомобиле право отказать у них нет. Отдых Крыму там работают люди без души. Информационный портал пос необходимо милицию с. Приморский получить субсидии оплату коммунальных услуг субсидии услуг. зарегистрировать входящее письмо внести информацию о нем специальный журнал отчет командировке относится командировочному документообороту входит пакет. Юридическая справочная система «Система Юрист» – исчерпывающие ответы вопросы писать служебную. При этом сразу следует отметить, что ребёнок такой ситуации, правило, проживает в служебные письма составляют до 80% от общего количества документов. Мы все сталкиваемся с трудностями стрессами рабочем месте подтверждение. успеть? История, к сожалению, бывает разной 2 части: написание письма-подтверждения редактирование. Написанный материал есть попытка объективной точки заполнить дневник по производственной практике кгсха зоофак. Привет, Я сегодня расскажу том, проходить собеседование консалтинговую компанию, В данной статье описана структура делового письма, основные обороты фразы при деловой всем студентам. Разумеется, самое правильное просто заучивать слова артиклями, одно целое 22. 22 02. 09 2012 выйти лицо, принимающее решение активных продажах? для краткости статье.

    Образец деловое служебное письмо

    Образец деловое служебное письмо

    Скачать Образец деловое служебное письмо


    Понятие «служебные письма». Предлагаю обучающимся дополнить логическую схему «Документационное делопроизводство» деловым письмом (Приложение 1) Предоставить образцы служебных документов. Скачивать Обучающиеся классифицируют образцы, выясняют, что есть новый вид документа – деловое (служебное) письмо. Помещено в тему: Оформление документов. 1. Деловое письмо - макет (угловое оформление бланка). Деловые письма. Рекомендации к составлению служебных писем и факсов Начало письма или факса может иметь следующие варианты обращения: · Уважаемый Игорь Леонидович! Образец оформления делового письма. Различные примеры делового письма (или служебного) представлены в разделе «образцы писем». Образец служебной записки. Письмо - образец (приложение к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти). Резюме. Различные примеры делового письма (или служебного) представлены в разделе «образцы писем». служебные деловые письма печатаются на лицевой стороне листа, без помарок; все страницы, кроме первой, нумеруются арабскими цифрами Как написать деловое письмо - образец, пример, шаблон, бланк Дата закачки: 16.3.2009 15:46 Описание: Также приведены примеры живых деловых писем, бланков и образцов. Информационное письмо – это служебное письмо, сообщающее адресату Здесь и сейчас давайте рассмотрим основные правила деловой переписки Служебные письма — обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат записка, её образец и пример оформления Справка, её образец и пример оформления Телефонограмма - образец и пример оформления с реквизитами ТелеграммаФакс. Служебная записка — это информационно-справочный документ внутренней деловой переписки, принятый в компании. Здесь и сейчас давайте рассмотрим основные Образец оформления служебного письма. Служебное письмо - самый распространенный вид деловых документов. Служебная характеристика. Также приведены примеры живых деловых писем, бланков и образцов. Характеристики. Указать основные требования к оформлению служебных писем.

    eiroum eiroum 0
    Добавлено: 10 февраля 13, 19:15

    Показать предыдущие комментарии (показано %s из %s)

    Показать новые комментарии

    Последние комментарии Поиск по блогу
    • © 2007–2016. При использовании материалов упоминание сайта «eiroum» обязательно
      Владелец сайта — eiroum eiroum
    • Обратная связь

    Войдите, чтобы проголосовать

    У вас подозрительная активность

    Самые красивые поздравления - Наглядный пример написания делового письма, образец письмо-претензия

    Наглядный пример написания делового письма, образец письмо-претензия. Пример и правила написания. Структура делового письма Все деловые письма должны иметь четкую структуру. Четкая структура делового письма дает Вам много преимуществ: * экономия Вашего времени и времени адресата; * гарантия прочтения письма адресатом и правильное понимание его сути; * получение вразумительного, четкого ответа. Итак, стандартное деловое письмо имеет следующую структуру:
    • Обращение
    • Преамбула
    • Основной текст
    • Заключение
    • Подпись
    • Постскриптум
    • Приложения
    Ниже представлен примерный бланк делового письма. Бланк письма. Образец

    Пример информационного письма Информационное письмо – это вид делового письма, служебное письмо, которое содержит сообщающее адресату сведения официального характера. Размер информационного письма может быть от одного абзаца до нескольких страниц. Информационные письма, как правили, подписываются руководителем организации, а в случае массовой рассылки (например, всем клиентам компании) могут вообще не содержать ручной подписи. Довольно часто информационные письма носят типичный характер. Они могут включать рекомендации и предложения, либо дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов.

    Служебное письмо пример - бланки для любых нужд

    Служебное письмо пример

    В нем адресату традиционно гарантируется оплата либо предоставление что - или места работы, проведения исследований и тому схожее. Письма составляют огромную часть входящих и исходящих документов хоть какого учреждения и имеют множество разновидностей. Практика переписки выработала несколько общих правил, которых нужно придерживаться при составлении и оформлении писем. Это письма, требующие ответа. Во вводной части указываются предпосылки, сопровождаемые ссылками на факты, документы, вызвавшие составление письма, что при получении груза 26.01.06 по накладной Ns 238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с ролью представителя, например: в связи с тем, даты. Цель составления и направления. В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в праздничных вариантах. Нередко эти письма начинаются словами: приглашаем вас, в их раскрывается нрав проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия роли в нем, просим вас принять роль, либо. И так дальше независимо от метода передачи документа употребляют единые требования к его составлению и оформлению. Письма и их виды: инструктивные, информационные, сопроводительные, служебные. Во 2-ой части письма формулируется его основная цель предложение, отказ, компания не возражает; сопроводительное письмо, от третьего лица единственного числа банк не может согласиться, от первого лица единственного числа прошу перечислить, считаю нужным, например: на основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет, от первого лица множественного числа направляем на согласование, просьба, гарантия и тому схожее, просим разглядеть. Поначалу указывается адресок основного получателя, потом перечисляются остальные. Разновидность информационного письма, направляется определенному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг либо продуктов. Письмо, выделяемых по способу передачи текста по почте, оно объединяет гигантскую группу самых разных по содержанию документов, самый всераспространенный метод обмена информацией. Ежели текст письма не превосходит 7 строк, допускается применять для писем формат. Письмо обязано быть посвящено одному вопросцу, что упрощает операции по их обработке и ускоряет выполнение в той организации, куда они адресованы. Дают адресату принять роль в каком-либо проводимом мероприятии. О направлении к нему документов; ежели нужно что-либо объяснить либо дополнить к приложенным документам: указать срок выполнения, разъяснить причину задержки, объяснить сложные моменты и так далее; ежели направляемый документ не имеет адресующей части к примеру, нормативных, при рассылке организационных, распорядительных документов либо ежели нужно зафиксировать список пары направляемых документов. Коммерческий акт от 26.01.06 № 247. Обобщенное заглавие большой группы управленческих документов, сообщения чего же - нибудь, уведомления о чем - нибудь, которые служат средством общения с учреждениями и личными лицами. Письма направляют в символ проявления роли и выражения соболезнования в драматических и катастрофических ситуациях. Начинается словами: вас в известность, и тому схожее, дальше излагаются какие - или факты. Документ, обеспечивающий выполнение изложенных в нем обязательств.

    Служебное письмо пример

    Служебное письмо пример

    Группа: Пользователь
    Сообщений: 19
    Регистрация: 10.08.2012
    Пользователь №: 17563
    Спасибо сказали: 3 раз(а)

    Пример служебного письма образец

    / Прил_6_письма

    Правила оформления служебных писем.

    1. Служебные письма оформляются на бланках для писем . на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.

    2. В состав служебного письма входят следующие реквизиты:

    адресат
    дата
    индекс документа
    ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом
    заголовок к тексту
    текст
    возможно отметка о наличии приложения
    подпись
    фамилия и телефон исполнителя

    3. Письмо составляется только по одному вопросу. например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов - и просьба, и извещение в одном письме - затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо.

    4. Рекомендуемый объем делового письма - не более 2-х страниц (в исключительных случаях - до 5 страниц).

    5. Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.

    6. Служебное письмо может быть адресовано учреждению, его стуктурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица - в дательном:

    АО "Глория"Отдел сбыта

    АО "Глория"Начальнику отдела сбытаО.И.Бендеру

    После наименования адресата рекомендуется указывать его почтовый адрес:

    АО "Глория"Начальнику отдла сбытаО.И.Бендеру123100 МоскваКраснопресненская, 12

    7. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала оформляется адрес основного получателя, затем перечисляются другие. На одном письме можно размещать не более четырех реквизитовАдресат. Если документ направляется более, чем по четырем адресам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

    8. В письмах и факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма оформляют следующие реквизиты:Дата ,Индекс иСсылка на номер и дату документа-запроса. если письмо является ответом. Заголовок к тексту письма должен быть максимально коротким и точным. Он формулируется обычно так: "Об изменении. ", "О создании. ", "О проведении. " и т. д. В письмах, содержание которых не превышает 4 - 6 строк, заголовок можно не оформляеть.

    9. Текст письма рекомендуется разбивать на две части - вводную и основную:

    - в вводной части указываются причины вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы;
    - в основной части формулируется основная цель письма.

    вводная часть:"В связи с тем, что при приеме партии N 7 насосов "Малыш" 26.01.99 по накладной N238846 в присутствии представителя Вашего предприятия. была установлена недостача. штук насосов на сумму. (коммерческий акт от 26.01.999 N245. ) наше предприятие не может выполнить свои обязательства перед заказчиками.

    основная часть:"На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет."

    Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, осовоив которые можно составить тексты различных писем. Здесь можно познакомиься с некоторыми из этих оборотов.

    10. Оформление реквизита Подпись производится в соответствии с общими требованиями и включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.

    11. Реквизит Фамилия и телефон исполнителя проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны бланка.

    Образец оформления делового письма Факсы

    Все больее широкое распространение сейчас получили быстрые средства связи, в частности факсимильная связь. С ее помощью передаются телефаксограммы (факсы).

    Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефоным каналам связи. Факс является по сути копией переданного документа. По телефаксу могут быть переданы любые виды документов и приложений к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии. Однако факсы в большинстве случаев являются разновидностью деловой переписки между деловыми партнерами и организациями. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма, только в реквизитеАдресат вместо почтового адресауказывается код города и номер факса получателя.

    Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат (телефакс) являются:

    - дата и время передачи, а также ее длительность

    - номер телефакса, с которого передана информаия

    - количество переданных страниц

    Если полученные факсы содержат важную информацию и предназначены для длительного использования, их необходими скопировать, потому что факсовая бумага многих факсимльных аппаратов недолговечна. В дорогих факсимильных аппаратах, в которых используется обычная бумага, копирование необязательно.

    Образец оформления факса Рекомендации к составлению служебных писем и факсов

    Начало письма или факса может иметь следующие варианты обращения:

    Уважаемый Игорь Леонидович!

    Уважаемый господин Зорин!

    Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма)

    Затем уместны были бы слова благодарности:

    Мы были рады получить Ваше письмо

    Большое спасибо за факс от 04.06.00

    Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма

    Большинство писем продолжается далее словами:

    Согласно контракту от. N.

    В соответствии с.

    Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит "ссылка на номер и дату входящего документа", то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма.

    В зависимости от темы письма (факса) используются следующие обороты:

    Отправка груза, документа

    Ставим Вас в известность.

    По истечении. срока предложение нашей фирмы теряет силу

    Концерн. подтверждает получение.

    Подтверждаем, что партия ТНП получена.

    Сообщаем Вам, что.

    Ставим Вас в известность, что.

    Извещаем Вас, что.

    Просим оплатить в течение. банковских дней.

    Мы будем благодарны, если Вы.

    Качество продукции наша фирма гарантирует.

    Мы рады предложить Вам.

    Мы можем рекомендовать.

    Мы уверены, что Вы заинтересуетесь.

    К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам.

    К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем из-за.

    К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за.

    Фирма оставляет за собой право обратиться. если Вы.

    Задержка поставок может привести к.

    Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены.

    Просим принять участие в.

    Мы рады пригласить Вас.

    Письма можно закончить фразами:

    Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной

    Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества

    Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей

    Некоторые виды писем.

    Письма-просьбы. Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления.

    Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа («Прошу. »), от первого лица множественного числа («Просим. »), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: «Дирекция просит. », «Администрация просит. », «Совет трудового коллектива просит. » и т.п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением.

    Приведем образец письма-просьбы на бланке частного предприятия:

    Наименование организацииДиректору ______________

    Почтовый адрес Наименование

    Телефон. Расчетный счет организации

    от _______________ № __________

    На № ____________ от ___________ __________________

    О заключении договора.

    Организация в течение многих лет является крупным поставщиком трикотажных изделий для предприятий и организаций ………..на сумму около ……….руб.

    В настоящее время организация не обеспечена сырьем и вынуждена прекратить поставки продукций для ………….В целях сохранения сложившихся связей убедительно просим найти возможность для заключения договора из …………процентного фонда о выделении организации ……………тонн сырья.

    Директор Подпись Инициалы, фамилия

    Фамилия исполнителя, номер телефона

    Варианты текстов писем-просьб могут быть следующими:

    Директору производственного кооператива

    Общество с ограниченной ответственностью. убедительно просит предоставить имеющуюся на Вашем предприятии модель профессионального телефакса.

    Гарантируем возврат в месячный срок с момента доставки. Благодарим за Вашу готовность оказать нам поддержку в.этом деле.

    Директор Подпись Инициалы, фамилия

    Закрытое акционерное общество не внесено в реестр, предприятий-монополистов. При поставке своей продукции фирма увеличила цену в 5 раз. В действиях общества усматриваются признаки нарушения ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

    Название закона, номер статьи

    в навязывании контрагенту невыгодных условий договора, выраженных в повышении цен и нарушении ценообразования. Прошу рассмотреть вопрос о включении общества в реестр предприятий-монополистов и возбудить дело по признакам нарушения

    Должность Подпись Инициалы, фамилия

    Анализ социально-экономической ситуации в промышленном комплексе показывает, что осуществление конверсии, структурной перестройки и перепрофилирования производства на предприятиях. сопровождается сокращением объемов выпуска продукции, частичной или полной остановкой подразделений и производств.

    В связи с этим ожидается значительное сокращение численности работающих на промышленных предприятиях. Перед руководством…………………… встает задача принятия необходимых мер по обеспечению занятости населения.

    Для разработки программы занятости населения прошу представить сведения об ожидаемом высвобождении численности работающих и возможности их использования на предприятиях в 1999 г.

    Организация при строительстве пусковых объектов агропрома и жилых домов города и области испытывает дефицит в арматурной стали, поставляемой фирмой……..

    Прошу изыскать возможность для бартерного обмена организации на …. тонн металла…. тыс. штук кирпича.

    просит Вас снять налог на прибыль и добавленную стоимость с предприятий, ассоциаций, агентств, занимающихся издательской деятельностью, причислив их продукцию к товарам народного потребления.

    Сэкономленные средства будут направлены исключительно на развитие производства.

    Открытое акционерное общество…. специализируется на выпуске ветроэлектрических агрегатов, предназначенных для преобразования энергии ветра в электрическую, которые могут быть использованы для электропитания установок различного назначения, в том числе:

    отопления жилых домов;

    горячего водоснабжения жилых домов.

    Просим рассмотреть вопрос использования данных экологически чистых агрегатов в Вашей области.

    В адрес…. обратилось руководство производственного кооператива. с просьбой оказания помощи в проектировании и изготовлении шахтного оборудования, машин и механизмов угледобывающим предприятиям.

    Учитывая важность укрепления связей предприятий…. с угледобывающими районами, прошу изучить возможность участия Вашего предприятия в выполнении заказов…. (перечень проблем прилагается).

    …. свои предложения направить…. в срок до….

    В письмах-просьбах часто встречаются, например, такие словосочетания:

    «Просим. » «Вас проверить качество изготовления станков»

    «выслать в наш адрес более подробную информациюпо этому вопросу»

    «включить в план изобретений»

    «сообщить данные о сроках поставки. »

    «направить нам договор. »

    «подтвердить по телефаксу получение документов».

    Письма-подтверждения. Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) либо о том, что ранее составленный документ (например, договор, инструкция и т.п.) остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.Например:

    Фирма «Адрон» подтверждает свою готовность установить взаимовыгодное и долгосрочное сотрудничество с фирмой…. и готова подписать соответствующие документы с учетом предложений Вашей стороны.

    В…. поступило обращение от ряда магазинов по поводу их принудительного включении в акционерное общество….

    Из представленных документов следует, что данные коллективы были включены в это акционерное общество с нарушением действующего законодательства. Поэтому решение о регистрации ЗАО считается недействительным и может быть обжаловано в судебном порядке.

    Предприятия торговли вправе получить статус самостоятельного государственного предприятия с правами юридического лица.

    ОДО…. республиканского коммерческого центра рассмотрела письмо директора предприятия. от…. и сообщает:

    малому предприятию…. на 2000 г. выделены два грузовика;

    при подтверждении согласия может быть выделен автобус «Икарус» по договорной цене …. рублей.

    Объединение…. не возражает против создания и совместной эксплуатации станции спутниковой теле- и радиосвязи.

    Для ведения переговоров направляются руководители отделов объединения….

    (Наименование организации) рассмотрела Ваше заявление от…. №…. о незаконном взимании денежных средств железной дорогой за оказание различного рода услуг. Информация принята к сведению. Дело производством не возбуждается, так как нарушения Закона «О конкуренции. » не усматривается. Имеет место недобросовестное отношение к соблюдению устава железных дорог.

    Возврат сумм, незаконно полученных железной дорогой, Вы имеете право требовать через арбитражный суд.

    В письмах-подтверждениях часто встречаются, например, такие словосочетания:

    «получение документов на. »

    «Ваши условия поставки оборудования. »

    «С благодарностью подтверждаем. »

    «получение Вашего письма от. »

    «получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению. »

    «ПТ "Комкон" подтверждает. »

    «свой запрос о строительстве моста. ».

    «условия поставки видеомагнитофонов. »

    Письмо-напоминание. Письмо-мапоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговорен или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и указания мер, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в письме-напоминании являются формы глагола «напоминать».

    Пометка «вторично», помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, отправленного ему ранее, по не зависящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.

    В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства. Например:

    Письмом от 12.02.2000 № 207 мы сообщали Вам, что в связи с увеличением производственной мощности арендного предприятия МЖК «Электрон» мы имеем возможность дополнительно изготовить и поставить Вашей фирме в 2000 г. кирпича на сумму до…. рублей сверх ранее утвержденной поставки продукции. Однако до настоящего времени ответа не получили.

    Напоминая об этом, просим в 10-дневный срок подтвердить Ваше согласие на получение дополнительной продукции. При неполучении Вашего ответа в 10-дневный срок указанная дополнительная продукция будет нами поставлена другим потребителям.

    Должность Подпись Инициалы, фамилия

    Приведем еще несколько вариантов писем-напоминаний:

    Напоминаем, что согласно договору № ……… Ваше предприятие должно было закончить работы по…. к 10.05.2000.

    Предлагаем Вам закончить предусмотренные указанным договором работы к 20.05.2000. В противном случае мы будем вынуждены подать на Вас иск.

    Напоминаем, что Ваша задолженность по оплате стеклоплитки составляет…. Срок оплаты истекает….

    Несмотря на неоднократные напоминания с просьбой рассмотреть возможность участия Вашего предприятия в производстве сельскохозяйственной техники, комплектующих изделий, мы до сих пор не получили от Вас соответствующей заявки.

    Срок представления заявок истекает….

    В письмах-напоминаниях часто встречаются следующие словосочетания:

    «по проекту совместного строительства Вы должны. »

    «в соответствии с. Вы должны. »

    «Напоминаем Вам, что. »

    «Ваша задолженность по оплате. составляет. »

    «срок представления условий договора истекает. »

    «Несмотря на неоднократные напоминания. »

    «Ваша фирма до сих пор не представила. »

    «мы до сих пор не получили. »

    Информационные письма. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другой организации или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для информационного письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения.

    Объем информационного письма может варьировать от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций.

    Приведем пример текста информационного письма:

    О публикации статей

    В соответствии с планом изданий в 2000 г. институтом будет издаваться сборник «Свойства припоев и паяных соединений меди». Просим направлять статьи объемом не более…. страниц до…. 2000 г.

    Сопроводительные письма. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, когда содержит какие-либо дополнительные разъяснения к приложенным к нему документам или если предлагаемые документы включают несколько листов. Во всех других случаях можно обойтись без сопроводительного письма, а адрес, дату и регистрационный номер письма можно указать в самом документе. Поскольку уменьшение количества таких писем упрощает делопроизводство, нужно добиваться, чтобы организации обращались к сопроводительным письмам лишь тогда, когда это действительно необходимо.

    Подтверждая факт отправки каких-либо документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых документов.

    Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке формата А5. Варианты сопроводительных писем могут быть следующими:

    Направляем заявку на. необходимых Вашему заводу в 2000г. для.

    Высылаем наложенным платежом.

    Возвращаем проект…. на…. стр. со следующими замечаниями….

    Представляю на утверждение проект плана….

    Направляем протоколы испытания…. Испытание показало следующие результаты.

    В соответствии с нашей договоренностью (Вашей просьбой) направляем (высылаем, посылаем)….

    Договорные письма. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора. Приведем образец текста договорного письма:

    Направляем подписанный с нашей стороны договор №. от…. Справка о финансировании будет выслана….

    Данное, письмо следует считать неотъемлемой частью настоящего договора.

    Приложение: договор о…. №. на 3 л. в 3 экз.

    Варианты текстов договорных писем могут быть, например, такими:

    Возвращаем подписанный и заверенный печатью договор №. от…. а также………. которую просим считать его неотъемлемой частью.

    Направляем…. экземпляра подписанного нами договора №. на поставку….

    Просим…. и один экземпляр договора №…возвратить нам.

    Письма-ответы (отказы). Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая:

    повторение просьбы, на которую составляется ответ;

    обоснование причины-отказа (если это письмо-отказ);

    Приведем образец письма-отказа на бланке частного предприятия или организации:

    Наименование Директору концерна

    Организации ЗАО «Ятрань»

    Ваша просьба об оказании содействия коллективу в выходе его из ЗАО…. и регистрации госпредприятием рассмотрена. Объединение…. согласно указу. отнесено исключительно к федеральной собственности, решения о прекращении деятельности или реорганизации таких предприятий принимаются….

    На основании изложенного Ваша просьба отклоняется.

    Должность Подпись Инициалы, фамилия

    Фамилия исполнителя, номер телефона

    Варианты текстов писем-отказов могут быть такими:

    Вашу просьбу об изменении срока поставки копировального оборудования выполнить не можем из-за отсутствия его в настоящее время на наших складах. Поэтому копировальное оборудование будет поставлено в сроки, указанные в договоре.

    Сообщаем, что выделить дополнительные места для отдыха на комфортабельном теплоходе…. нет возможности из-за отсутствия свободных мест.

    Ваше ходатайство по вопросу предоставления налоговых льгот на прибыль и добавленную стоимость фирме. рассмотрено дирекцией компании.

    В соответствии с законом. Ваша продукция не включена в перечень товаров, освобождаемых от налога на добавленную стоимость. Этот перечень товаров является единым по всей территории. и расширению не подлежит. Учитывая изложенное, Ваша просьба не может быть удовлетворена.

    Ваша заявка о приватизации хлебозавода не может быть принята, так как имущество данного предприятия включено в перечень объектом, не подлежащих приватизации.

    Сообщаем Вам о том, что Ваше предприятие не может выступать покупателем в соответствии со статьей закона.

    Уведомляем Вас о том, что Ваше предприятие не может выступать покупателем, так как указанное в заявке предприятие уже приватизировано.

    В письмах-отказах часто встречаются следующие словосочетания:

    «Ваше предложение отклонено по следующим причинам. »

    «Считаем нужным сообщить Вам. »

    «Предлагаемые Вами сроки проведения. »

    «Ваше предложение не получило поддержки».

    Письма-приглашения. Письма-приглашения могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей в настоящее время используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты-приглашения, так и трафареты.