Казначейства по субъектам

Казначейства по субъектам

казначейства по субъектам

Федеральное казначейство в связи с вступлением в силу с 1 января 2009 г. Порядка доведения бюджетных ассигнований, лимитов бюджетных обязательств при организации исполнения федерального бюджета по расходам и источникам финансирования дефицита федерального бюджета и передачи бюджетных ассигнований, лимитов бюджетных обязательств при реорганизации участников бюджетного процесса федерального уровня, утвержденного приказом Минфина России от 30.09.2008 № 104н (далее – Порядок 104н) и Порядка открытия и ведения лицевых счетов Федеральным казначейством и его территориальными органами, утвержденного приказом Федерального казначейства от 07.10.2008 № 7н (далее – Порядок 7н), сообщает.

В целях обеспечения в декабре 2008 года доведения бюджетных данных на 2009 год и на плановый период 2010 и 2011 годов распределенных главными распорядителями (распорядителями) средств федерального бюджета (далее – главные распорядители (распорядители) и главными администраторами источников финансирования дефицита федерального бюджета (администраторами с полномочиями главного администратора источников финансирования дефицита федерального бюджета (далее – главные администраторы источников) до находящихся в их ведении распорядителей и получателей средств федерального бюджета (далее – распорядители и получатели) и администраторов с полномочиями главного администратора источников финансирования дефицита федерального бюджета, администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета (далее – администраторы) соответственно Федеральное казначейство сообщает.

I По переоформлению лицевых счетов, открытых в органах Федерального казначейства участникам бюджетного процесса.

1. 
   Органы Федерального казначейства с 03.12.2008. принимают от организаций, которым в органе Федерального казначейства открыты соответствующие лицевые счета (далее - участники бюджетного процесса), Заявления на переоформление лицевых счетов по форме согласно приложению № 17 к Порядку 7н (далее – Заявление на переоформление).
   
2. 
   Заявление на переоформление представляется отдельно по каждому виду лицевого счета, открытого ранее участнику бюджетного процесса в органе Федерального казначейства в соответствии с Инструкцией о порядке открытия и ведения Федеральным казначейством и его территориальными органами лицевых счетов для учета операций по исполнению расходов федерального бюджета, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31.12.2002 № 142н (далее – Инструкция 142н), и Инструкцией о порядке открытия и ведения лицевых счетов для отражения операций по источникам финансирования дефицита федерального бюджета, утвержденной приказом Федерального казначейства от 24.06.2008 № 4н (далее – Инструкция 4н):
   

01- лицевой счет распорядителя средств;

03 – лицевой счет получателя средств;

09 – лицевой счет иного получателя средств;

12 – лицевой счет администратора источников финансирования дефицита федерального бюджета;

13 – лицевой счет получателя средств по источникам финансирования дефицита федерального бюджета.

К заявлению на переоформление прикладываются документы, предусмотренные Порядком 7н, в случае их отсутствия в Юридическом деле клиента. При этом участнику бюджетного процесса следует представить в орган Федерального казначейства копию акта главного распорядителя средств федерального бюджета, главного администратора источников финансирования дефицита федерального бюджета об утверждении перечня подведомственных распорядителей и получателей средств федерального бюджета, администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета (далее – акт об утверждении перечня подведомственных участников бюджетного процесса), если в учредительном документе участника бюджетного процесса не указаны его бюджетные полномочия.

Копия акта об утверждении перечня подведомственных участников бюджетного процесса должна быть заверена в установленном порядке участником бюджетного процесса, представившим акт, либо участником бюджетного процесса, издавшим акт.

1. 
   Заявление на переоформление оформляется участниками бюджетного процесса в соответствии с требованиями, установленными пунктами 2.40. 2.41. и 4.17. Порядка 7н с учетом следующих особенностей:
   

в заголовочной части Заявления на переоформление указывается один номер действующего лицевого счета, открытого участнику бюджетного процесса в органе Федерального казначейства;

в строке «Причина переоформления» Заявления на переоформление указывается текст «изменение структуры номера лицевого счета»;

в строке «Документ-основание для переоформления» Заявления на переоформление указывается текст «приказ Федерального казначейства от 07.10.2008 № 7н»;

номер лицевого счета в кодовой строке «вид лицевого счета» не заполняется.

Заявление на переоформление подписывается лицами, образцы подписей которых включены в Карточку образцов подписей, ранее представленную участником бюджетного процесса в орган Федерального казначейства по форме согласно приложению № 2 (код формы по КФД 0510022) к Инструкции 142н.

В случае подписания Заявления на переоформление лицами, образцы подписей которых не включены в Карточку образцов подписей, ранее представленную участником бюджетного процесса в орган Федерального казначейства по форме согласно приложению № 2 к Инструкции 142н, к Заявлению на переоформление участником бюджетного процесса прилагается необходимое количество экземпляров Карточки образцов подписей по форме согласно приложению № 3 к Порядку 7н, оформленных в соответствии с пунктами 2.22. и 2.23 Порядка 7н.

Органы Федерального казначейства в связи с вступлением в силу с 01.01.2009 Порядка 7н не требуют от участников бюджетного процесса представления Карточки образцов подписей по форме согласно приложению № 3 к Порядку 7н вместо Карточки образцов подписей по форме согласно приложению № 2 к Инструкции 142н, в случае, если состав лиц, имеющих право первой и второй подписи, включенных в Карточку образцов подписей не меняется.

4. Органы Федерального казначейства не позднее следующего рабочего дня, следующего за днем получения от Федерального казначейства Извещений о включении (изменении) реквизитов участников бюджетного процесса в Сводный реестр главных распорядителей, распорядителей и получателей средств федерального бюджета, главных администраторов и администраторов доходов федерального бюджета, главных администраторов и администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета по форме согласно приложению № 7 к Порядку ведения сводного реестра главных распорядителей, распорядителей и получателей средств федерального бюджета, главных администраторов и администраторов доходов федерального бюджета, главных администраторов и администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета, утвержденному приказом Минфина России от 15.08.2008 № 80н (далее – Извещения о включении (изменении) реквизитов), в установленном порядке доводят до каждого участника бюджетного процесса Извещение о включении (изменении) реквизитов.

На основании представленных участниками бюджетного процесса Заявлений на переоформление после получения от Федерального казначейства информации о включении соответствующих полномочий в Реестр участников бюджетного процесса органы Федерального казначейства в течение 3 рабочих дней текущим числом открывают участникам бюджетного процесса следующие виды лицевых счетов:лько в случае от участников бюджетного процесса а открыты соответствующие лицевые счета

01 - лицевой счет главного распорядителя (распорядителя) бюджетных средств;

03 - лицевой счет получателя бюджетных средств;

06 - лицевой счет главного администратора источников внутреннего финансирования дефицита бюджета (администратора источников внутреннего финансирования дефицита бюджета с полномочиями главного администратора);

07 - лицевой счет главного администратора источников внешнего финансирования дефицита бюджета (администратора источников внешнего финансирования дефицита бюджета с полномочиями главного администратора);

08 - лицевой счет администратора источников внутреннего финансирования дефицита бюджета;

09 - лицевой счет администратора источников внешнего финансирования дефицита бюджета;

10 - лицевой счет иного получателя бюджетных средств.

Номера лицевых счетов формируются в соответствии с требованиями пункта 2.2 Порядка 7н.

Уполномоченный руководителем органа Федерального казначейства работник на Заявлениях на переоформление, представленных участником бюджетного процесса, на каждом экземпляре Карточки образцов подписей указывает новые номера лицевых счетов клиента. При этом каждое изменение должно быть подтверждено подписью главного бухгалтера органа Федерального казначейства (иного уполномоченного руководителем лица) с указанием даты изменения.

Заявление на переоформление хранится в деле клиента.

1. 
   Орган Федерального казначейства вносит запись об открытии лицевых счетов в Книгу регистрации лицевых счетов (далее – Книга регистрации) по форме согласно приложению № 16 к Порядку 7н (код формы по КФД 0531755) с учетом требований, установленных п. 2.38 Порядка 7н.
   

При этом в графе «Дата открытия лицевого счета» указывается дата, соответствующая дате в поле «отметка органа Федерального казначейства» Заявления на переоформление, в графе «Примечание» указывается основание изменений: «В связи с изменением структуры лицевого счета». Записи о лицевых счетах, открытых в соответствии с нормативными документами, действующими до 31.12.2008, в Книгу регистрации лицевых счетов, оформленной согласно приложению № 16 (код формы по КФД 0531755) к Порядку 7,н не переносятся.

1. 
   Органы Федерального казначейства присваивают лицевым счетам номера, которые указываются в соответствующих выписках:
   

выписке из лицевого счета главного распорядителя (распорядителя) бюджетных средств по форме согласно приложению № 4 к Порядку 7н (код формы по КФД 0531758);

выписке из лицевого счета получателя бюджетных средств по форме согласно приложению № 6 к Порядку 7н (код формы по КФД 0531759);

выписке из лицевого счета главного администратора источников финансирования дефицита бюджета (администратора источников финансирования дефицита бюджета с полномочиями главного администратора) по форме согласно приложению 10 к Порядку 7н (код формы по КФД 0531763);

выписке из лицевого счета администратора источников финансирования дефицита бюджета по форме согласно приложению № 12 к порядку 7н (код формы по КФД 0531764);

выписке из лицевого счета иного получателя бюджетных средств по форме согласно приложению № 14 к порядку 7н (код формы по КФД 0531765).

1. 
   Указанные выписки из лицевых счетов подлежат представлению участнику бюджетного процесса не позднее следующего рабочего дня после открытия соответствующего лицевого счета. При этом содержательная часть выписки из соответствующего лицевого счета не заполняется.
   
2. 
   Органы Федерального казначейства обеспечивают внесение соответствующей информации об открытых лицевых счетах в справочник «Лицевые счета участников бюджетного процесса» (далее – Справочник), формируют документ «Извещение об изменении лицевого счета» (далее – Извещение) в ППО «Центр КС» и передают (в какие сроки?) в Федеральное казначейство. При этом Извещение формируется по каждому отдельному лицевому счету, открытому участнику бюджетного процесса в органе Федерального казначейства, и доводится до Федерального казначейства с использованием системы электронного документооборота Федерального казначейства. (а закрытая часть?) Федеральное казначейство на основании информации, содержащейся в Извещении, создает (изменяет) запись в Сводном справочнике «Лицевые счета участников бюджетного процесса» (далее – Сводный справочник).
   

Федеральное казначейство доводит в течение двух рабочих дней (от какого срока?) Сводный Справочник до органов Федерального казначейства, главных распорядителей и главных администраторов источников через систему электронного документооборота Федерального казначейства или посредством почтовой связи.

Не позднее рабочего дня, следующего за днем получения Сводного справочника из Федерального казначейства, органы Федерального казначейства доводят Сводный справочник до распорядителей и администраторов, имеющих нижестоящих участников бюджетного процесса.

Лицевые счета, открытые участникам бюджетного процесса в соответствии с Инструкцией 142н и Инструкцией 4н, закрываются органами Федерального казначейства после завершения операционного дня 31.12.2008 без представления Заявления на закрытие лицевого счета. Уполномоченный руководителем органа Федерального казначейства работник вносит запись о закрытии лицевых счетов в Книгу регистрации лицевых счетов согласно Инструкции 142н и на каждом экземпляре Карточки образцов подписей зачеркивает номер закрытого лицевого счета. Данное изменение подтверждается подписью главного бухгалтера органа Федерального казначейства (иного уполномоченного руководителем лица) с указанием даты изменения.
II По порядку отражения показателей бюджетной росписи и лимитов бюджетных обязательств на лицевых счетах, открытых в органах Федерального казначейства участникам бюджетного процесса.

1. 
   При поступлении из Федерального казначейства в органы Федерального казначейства
   

по доведению бюджетных данных на 2009 год и плановый период 2010 и 2011годов расходных расписаний (реестров расходных расписаний) по форме Приложения № 2 (код формы по КФД 0531722), Приложения №3 (код формы по КФД 0531723) к Порядку 104н с датой введения в действие не ранее 01.01.2009 органы Федерального казначейства направляют участникам бюджетного процесса выписки из лицевых счетов, открытых в соответствии с Порядком 7н:

главного распорядителя (распорядителя) бюджетных средств по форме согласно приложению 4 (код формы по КФД 0531758) к Порядку 7н,

главного администратора источников финансирования дефицита бюджета (администратора источников финансирования дефицита бюджета с полномочиями главного администратора) по форме согласно приложению 10 (код формы по КФД 0531763) к Порядку 7н,

администратора источников финансирования дефицита бюджета по форме согласно приложению 12 (код формы по КФД 0531764) к Порядку 7н,

получателя бюджетных средств по форме согласно приложению № 6 (код формы по КФД 0531759) к порядку 7н,

иного получателя бюджетных средств по форме согласно приложению 14 (код формы по КФД 0531765) к Порядку 7н;

по операциям с бюджетными данными на 2008 финансовый год расходных расписаний (реестров расходных расписаний) по форме согласно приложению № 3 (код формы по КФД 0512043) (приложению № 4 (код формы по КФД 0512073) к Порядку 50н, (уведомлений о бюджетных назначениях и объемах финансирования для осуществления кассовых выплат по источникам финансирования дефицита федерального бюджета по форме согласно приложению № 1 (код формы по КФД 0512861) к Инструкции 4н) на лицевых счетах, открытых в соответствии с Порядком 142н (Инструкцией 4н), органы Федерального казначейства направляют участникам бюджетного процесса выписки из соответствующих лицевых счетов по форме согласно приложению № 13 (код формы по КФД 0512053), приложению № 15 (код формы по КФД 0512056), приложению № 17 (код формы по КФД 0512092) к Порядку 50н (приложению № 2 (код формы по КФД 0512862), приложению № 3 (код формы по КФД 0512863) к Инструкции 4н).

2. Для доведения распорядителем (главным администратором) бюджетных данных до находящихся в его ведении распорядителей, получателей, администраторов, распорядитель (главный администратор) представляет в орган Федерального казначейства:

на 2008 год – Расходные расписания (Реестры расходных расписаний) по форме согласно приложению № 3 (код формы по КФД 0512043) (приложению № 4 (код формы по КФД 0512073)) к Порядку 50н (Уведомление о бюджетных назначениях и объемах финансирования для осуществления кассовых выплат по источникам финансирования дефицита федерального бюджета по форме согласно приложению № 1 (код формы по КФД 0512861) к Инструкции 4н);

на 2009, 2010, 2011 годы – Расходные расписания (Реестры расходных расписаний) по форме согласно приложению № 2 (код формы по КФД 0531722) (приложению № 3 (код формы по КФД 0531723)) к Порядку 104н с датой введения в действие не ранее 01.01.2009.

При этом в графе 2 «Сумма на текущий финансовый год» разделов I и II Расходного расписания (Реестра расходных расписаний) указываются соответственно суммы бюджетных ассигнований и лимитов бюджетных обязательств на 2009 год. Суммы бюджетных ассигнований и лимитов бюджетных обязательств на плановый период 2010 и 2011 годов указываются в графах 3 и 4 соответственно разделов I и II Расходного расписания (Реестра расходных расписаний).

3. Органы Федерального казначейства по состоянию на 01.01.2009 направляют участникам бюджетного процесса:

по операциям с бюджетными данными на 2009, 2010 и 2011 годы на соответствующих лицевых счетах, открытых в соответствии с Порядком 7н, Отчеты о состоянии лицевых счетов по формам согласно приложению № 19 (код формы по КФД 0531785), приложению № 21 (код формы по КФД 0531786), приложению № 25(код формы по КФД 0531789), приложению № 27 (код формы по КФД 0531791), приложению № 29 (код формы по КФД 0531792) к Порядку 7н;

по операциям с бюджетными данными на 2008 финансовый год на лицевых счетах, открытых в соответствии с Порядком 142н (Инструкцией 4н), Лицевые счета по форме согласно приложению № 8 (код формы по КФД 0512052), приложению № 9 (код формы по КФД 0512055), приложению № 10 (код формы по КФД 0512091) к Порядку 50н; (приложению № 7 (код формы по КФД 0512867), приложению № 8 (код формы по КФД 0512686) к Инструкции 4н).

4. Завершение операций текущего финансового года на лицевых счетах, открытых в соответствии с Порядком 142н и Инструкцией 4н, осуществляется в соответствии с Порядком завершения операций по исполнению федерального бюджета в текущем финансовом году, утвержденным приказом Министерства Финансов Российской Федерации от 06 июня 2008 г. № 56н.

Одновременно Федеральное казначейство сообщает, что по вопросам, касающимся переоформления, открытия, закрытия лицевых счетов, не упомянутых в настоящем письме, органам Федерального казначейства будут направлены дополнительные разъяснения.

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в территориальных органах Федерального казначейства

Приказ Казначейства России от 27.05.2011 N 206 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в территориальных органах Федерального казначейства"

Документ по состоянию на август 2014 г.

В соответствии с положениями Постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060) и Приказа Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (по заключению Минюста России от 26.04.2010 N 01/6756-ДК документ в государственной регистрации не нуждается) приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в территориальных органах Федерального казначейства (далее - Инструкция).

2. Руководителям управлений Федерального казначейства по субъектам Российской Федерации обеспечить изучение работниками Инструкции, утвержденной настоящим Приказом, а также выполнение ее требований в практической работе.

Утверждена
Приказом
Федерального казначейства
от 27 мая 2011 г. N 206

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в территориальных органах Федерального казначейства (далее - Инструкция) разработана во исполнение Постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060), в соответствии с Приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", Регламентом Федерального казначейства, утвержденным Приказом Федерального казначейства от 10.04.2006 N 5н (в редакции Приказов Федерального казначейства от 06.08.2007 N 4н, от 16.01.2009 N 1н, от 02.12.2009 N 11н, от 12.04.2010 N 2н) (далее - Регламент Федерального казначейства).

1.2. Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, оформлению, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности территориальных органов Федерального казначейства (далее - территориальный орган Федерального казначейства, территориальных органов Федерального казначейства), совершенствования и повышения эффективности делопроизводства в территориальных органах Федерального казначейства.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.

1.4. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (документы для служебного пользования), устанавливаются в соответствии с требованиями инструкций о порядке работы с документами ограниченного распространения в территориальных органах Федерального казначейства.

Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.5. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются только в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.6. Организация и ведение делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в территориальных органах Федерального казначейства осуществляет отдел, на который возложены функции по ведению делопроизводства (Административный Отдел, Отдел кадровой и административной работы) (далее - Служба делопроизводства).

1.7. Непосредственное ведение делопроизводства в отделах территориальных органов Федерального казначейства возлагается на работников, ответственных за ведение делопроизводства в этих подразделениях (далее - делопроизводители) в соответствии с должностными регламентами.

При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе, работники обязаны передать все находящиеся у них документы делопроизводителю или другому работнику по указанию начальников отделов территориальных органов Федерального казначейства. При увольнении или перемещении по службе передача документов и дел осуществляется по акту.

1.8. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя территориального органа Федерального казначейства.

1.9. Ведение делопроизводства в территориальных органах Федерального казначейства осуществляется с помощью прикладного программного обеспечения Автоматизированной системы документооборота (далее - ППО АСД).

1.10. Подписание отправляемых документов заместителями руководителя территориальных органов Федерального казначейства осуществляется в соответствии с приказами о распределении обязанностей между руководителем и заместителями руководителя территориальных органов Федерального казначейства (за исключением документов в адрес федеральных органов исполнительной власти).

II. Основные понятия

Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

электронная цифровая подпись/электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (далее - ЭЦП, электронная цифровая подпись);

электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в территориальных органах Федерального казначейства, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности территориального органа Федерального казначейства;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

служба делопроизводства - Отдел, на который возложены функции по ведению делопроизводства, а также делопроизводители;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.

III. Создание документов в территориальных органах Федерального казначейства 3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы, создаваемые в территориальных органах Федерального казначейства, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) или в виде электронных документов и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее; 10 мм - правое.

3.1.2. В территориальных органах Федерального казначейства применяются следующие бланки:

- общий продольный бланк письма (Приложение N 1);

- продольный бланк приказа (Приложение N 2).

Реквизиты продольного бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

Реквизиты бланков документов оформляются в синем цветовом решении.

3.1.3. В состав реквизитов для бланка письма территориального органа Федерального казначейства включаются:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование Федерального казначейства;

полное и сокращенное наименование территориального органа Федерального казначейства;

справочные данные о территориальном органе Федерального казначейства (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса и др. сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего номера адресанта.

В состав реквизитов для бланков приказа включаются:

Государственный герб Российской Федерации (в красном цветовом решении);

наименование Федерального казначейства;

полное и сокращенное наименование территориального органа Федерального казначейства;

вид документа (приказ);

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера.

3.1.4. Бланки документов территориальных органов Федерального казначейства с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются Административно-хозяйственной службой на основании заявок Службы делопроизводства на их изготовление на полиграфических предприятиях, имеющих сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для их изготовления на должном качественном уровне. Бланки, изготовленные типографским способом, подлежат учету в журнале учета бланков документов (Приложение N 3).

Для ведения учета выдачи изготовленных бланков бланки документов нумеруются типографским способом (допускается использование нумератора). Порядковый номер проставляется в нижней левой части лицевой стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета бланков документов (Приложение N 3).

3.1.5. Бланки документов территориальных органов Федерального казначейства с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации выдаются делопроизводителям под роспись в журнале выдачи бланков.

3.1.6. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и храниться в запираемых шкафах. Передача бланков другим организациям и лицам не допускается.

3.1.7. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут делопроизводители и начальники отделов территориальных органов Федерального казначейства.

3.2. Оформление реквизитов документов

Документы, создаваемые в территориальных органах Федерального казначейства, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76.

3.2.1. Государственный герб Российской Федерации

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (в редакции Федеральных конституционных законов от 9 июля 2002 г. N 2-ФКЗ и от 30 июня 2003 г. N 1-ФКЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 25.12.2000, N 52, часть I, ст. 5021).

На бланках документов территориальных органов Федерального казначейства Государственный герб Российской Федерации изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование Федерального казначейства".

3.2.2. Наименование территориального органа Федерального казначейства

Наименование территориального органа Федерального казначейства - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о территориальном органе Федерального казначейства.

Сокращенное наименование помещается в скобках под полным наименованием.

Над наименованием территориального органа Федерального казначейства указывается полное наименование Федерального казначейства.

3.2.3. Справочные данные

Справочные данные о территориальном органе Федерального казначейства указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты (при наличии), интернет-адрес.

3.2.4. Вид документа

Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа (ПРОТОКОЛ).

Наименование вида документа не указывается в письмах.

3.2.5. Место составления (издания) документа

Место составления или издания документа (наименование города, населенного пункта и т.д.) указывается в бланках приказов и при составлении протоколов.

3.2.6. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (приказы, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или при регистрации документа или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 18.04.2010.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 апреля 2010 г.

3.2.7. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из цифрового обозначения территориального органа Федерального казначейства в соответствии с Классификатором территориальных органов Федерального казначейства, цифрового обозначения отдела территориального органа Федерального казначейства, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа в деле (например: N 24-07-05/46).

Регистрационный номер присваивается документу только после его подписания (утверждения).

3.2.8. Ссылка на исходящий номер и дату документа

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа адресанта проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556)).

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, постоянным корреспондентам.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

3.2.10. Наименование либо аннотация документа

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, оформленных на бланках формата А5 и имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Приказ (о чем?) Об утверждении Положения о применении печатей и штампов в управлении Федерального казначейства по Архангельской области

Письмо (о чем?) О направлении информации

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. В документах, оформленных на продольных бланках приказов, заголовок оформляется над текстом центрованным способом.

3.2.11. Текст документа

Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю. подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об обеспечении. ;

3-го лица единственного числа: Управление Федерального казначейства по Республике Башкортостан полагает. ; коллегия Управления Федерального казначейства по Саратовской области постановляет. ; управление не считает возможным. ;

1-го лица множественного числа: просим представить данные о. ; представляем на рассмотрение и утверждение. ; в протоколах: слушали. ; выступили. ; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем. решили.

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с приказом Федерального казначейства от 4 июля 2010 г. N 134 "Об утверждении формы Паспорта здания (помещения, сооружения) территориального органа Федерального казначейства". ";

"В соответствии с Положением о Коллегии Управления федерального казначейства по Волгоградской области, утвержденным приказом от 1 сентября 2005 г. N 155. ".

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др. в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа, начиная со второй страницы.

3.2.12. Отметка о наличии приложений

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, планам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

На приложениях к приказам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и др. документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:

3.2.13. Гриф согласования

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" в левом углу ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется с:

вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;

территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами исполнительной власти субъекта Российской Федерации или местными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

при необходимости, с общественными организациями.

Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами территориального органа Федерального казначейства оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

На документах, подлинники которых помещаются в дела территориальных органов Федерального казначейства, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (протоколы, приказы, многоадресные письма и др.).

На проектах приказов и приложениях к проектам приказов визы оформляются на листе согласования (Приложение N 4).

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной или электронной связи без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

В случае если процедура согласования осуществлялась в электронном виде посредством ППО АСД, лист согласования (при необходимости) распечатывается на оборотной стороне последнего листа подлинника или копии документа либо на отдельном листе (листах).

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

3.2.15. Подпись должностного лица

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

3.2.16. Гриф утверждения

Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа, например:

При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

3.2.17. Оттиск печати

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

3.2.18. Отметка о заверении копии

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, штамп "Копия верна", слово "Верно" (для выписки из документа), наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи. дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять отметкой "Копия верна" ("Верно") каждый лист многостраничной копии документа.

3.2.19. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.

3.2.20. Указания по исполнению документа

Указания по исполнению документа оформляется на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа или непосредственно на документе (в заголовочной части документа).

Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату.

3.2.21. Отметка о контроле документа

Отметка о контроле проставляется на бланках указаний по исполнению к документам, поставленным на контроль, с помощью штампа "Контроль Срок исполнения ____" или на верхнем поле документа справа, а также в электронном сообщении по документу в регистрационной контрольной карточке (далее - РКК).

3.2.22. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты.

Отметка об исполнении должна иметь ссылку на дату и номер исходящего документа - ответа, может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело фиксируется путем заполнения поля "Номер дела" в РКК документа в ППО АСД в соответствии с требованиями Технологического регламента.

3.2.23. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в территориальный орган Федерального казначейства проставляется в виде штампа в правом нижнем углу первого листа документа и содержит наименование территориального органа Федерального казначейства, дату поступления и входящий номер документа (при необходимости - часы и минуты).

3.2.24. Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации, и имеет вид "Для служебного пользования" (ДСП).

IV. Оформление отдельных видов документов в территориальных органах Федерального казначейства 4.1. Состав документов территориальных органов Федерального казначейства

4.1.1. В территориальных органах Федерального казначейства создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты, протоколы и решения заседаний (коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов), аналитические, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка.

4.1.2. Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах и решениях совещательных органов территориальных органов Федерального казначейства, иных совещаний и заседаний.

4.1.3. Взаимные обязательства территориальных органов Федерального казначейства с контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, государственных контрактов.

4.2. Приказ

4.2.1. Приказами оформляются решения по основной деятельности, оперативным, организационным, административным и персональным (кадровым) вопросам.

4.2.2. Проекты приказов готовят и вносят отделы территориальных органов Федерального казначейства (далее - отделы) на основании поручений руководителя территориального органа Федерального казначейства, его заместителя либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам (прием, увольнение, назначение, перевод, поощрение, взыскание, обучение предоставление отпусков и командирование работников территориальных органов Федерального казначейства) готовятся отделом, ответственным за кадровое обеспечение территориального органа Федерального казначейства, на основании соответствующих представлений.

4.2.3. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагаются на начальников отделов, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет Служба делопроизводства.

4.2.4. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем, начальником отдела, внесшим проект, начальниками отделов, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, начальниками (или заместителями начальников) Юридического и Административного отделов, а также заместителями руководителя территориального органа Федерального казначейства в соответствии с распределением обязанностей. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

При наличии нескольких приложений к приказу приложения нумеруются в соответствии с порядком, определенным пунктом 3.2.12 настоящей Инструкции.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию.

Визирование проектов приказов оформляется на листе согласования, располагаемом на обороте последнего листа проекта приказа и приложений к приказу.

4.2.5. Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, содержащей краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

4.2.6. К утвержденному приказу прилагается составленный и подписанный исполнителем указатель рассылки для отправки адресатам.

Копии приказов по кадровым вопросам (или их размноженные экземпляры) направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки на бумажных носителях.

4.2.7. Приказ имеет следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации; наименование Федерального казначейства; наименование территориального органа Федерального казначейства (полное и сокращенное); вид документа (ПРИКАЗ); дата; регистрационный номер; место составления (издания) документа; наименование документа (заголовок к тексту); подпись; визы (лист согласования).

Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа (с добавлением индекса "л/с" для приказов по личному составу; индекса "а" для приказов по административно-хозяйственным вопросам и т.п.).

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Об утверждении Положения о порядке применения печатей и штампов в Управлении Федерального казначейства по Тверской области

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение", "в связи со служебной необходимостью" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста (при необходимости) должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу. ".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения. ". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы включают должности визирующих, подписи, расшифровку подписей и дату и проставляются на листе согласования на оборотной стороне последнего листа проекта приказа и приложений к проекту приказа.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

4.2.8. Приказы подписывает руководитель территориального органа Федерального казначейства, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.

Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.

4.2.9. Страницы текста приказа и приложений к нему нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля, начиная со второй страницы. Страницы приказа и приложений имеют самостоятельную (не сквозную) нумерацию.

Образец оформления приказа приведен в Приложении N 5.

4.3. Положение, правила, инструкция

4.3.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции территориального органа Федерального казначейства.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения (правила, инструкции) применяются как акты, утверждаемые территориальным органом Федерального казначейства; утверждение оформляется путем издания приказа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении Федерального казначейства.

4.3.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

4.3.3. Текст положения (правил, инструкции) печатается на стандартном листе бумаги формата А4, шрифтом Times New Roman размером N 13 - 14 через 1 или 1,5 интервала.

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностная инструкция главного специалиста).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

4.3.4. Внесение изменений в положения (правила, инструкции), утвержденные приказами территориальных органов Федерального казначейства, осуществляется путем издания приказа.

4.4. Протокол заседания (совещания)

4.4.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

4.4.2. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть полного протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За -. против -. воздержалось -. ".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

4.4.3. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), инициалы и фамилии присутствовавших лиц, а также секретаря (при необходимости).

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно полужирным шрифтом размером N 14 - 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

4.4.4. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний совещательных органов, протоколы координационных, экспертных советов, комиссий, рабочих групп, протоколы совещаний. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера решений, принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола и номера рассматриваемого вопроса в повестке дня.

4.4.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

4.4.6. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4 размером шрифта N 14 и имеют следующие реквизиты:

наименование Федерального казначейства;

наименование территориального органа Федерального казначейства указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименование;

вид документа - ПРОТОКОЛ (слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру);

вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;

место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.

Основная часть протокола печатается через 1 или 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Образец оформления полного протокола приведен в Приложении N 6.

Образец оформления краткого протокола приведен в Приложении N 7.

4.5. Служебная переписка

4.5.1. Служебная переписка - это различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.

4.5.2. Служебные письма территориальных органов Федерального казначейства готовятся:

как ответы на поручения Федерального казначейства;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий, граждан и частных лиц;

как сопроводительные письма и запросы;

как инициативные письма.

4.5.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5 шрифтом Times New Roman размером N 14 через 1 или 1,5 интервала; изготовление бланков писем с изображением государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

При подготовке служебных писем в адрес Федерального казначейства и управлений Федерального казначейства по субъектам Российской Федерации, отправляемых посредством ППО АСД, используется шаблон бланка (без изображения Государственного герба Российской Федерации) в соответствии с Приложением N 8.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более организаций, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Оформление реквизитов осуществляется в соответствии с требованиями раздела 3.2 настоящей Инструкции.

Служебное письмо составляется на русском языке.

4.5.4. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или указаниями по исполнению документов руководителя территориального органа Федерального казначейства. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителем, заместителями руководителя территориального органа Федерального казначейства (далее - руководство территориального органа), начальниками отделов.

Процедура согласования ответных писем включает в себя визирование всеми должностными лицами, поименованными в указаниях по исполнению документа руководителя (заместителя руководителя) территориального органа Федерального казначейства. Визирование инициативных писем осуществляется всеми заинтересованными должностными лицами.

4.5.5. Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в указаниях по исполнению документов руководителя территориального органа Федерального казначейства.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

"Управление Федерального казначейства по Тульской области считает. ", "Управление Федерального казначейства по Красноярскому краю рассмотрело. ".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу. ", "направляю. ".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

В тексте письма допускается использование фраз этикетного характера: "Уважаемый Иван Петрович!" в начале письма над текстом и (или) "С уважением. " в заключительной части письма перед подписью. Этикетные фразы вносятся исполнителем при подготовке проекта письма.

4.5.6. Служебные письма подписываются руководителем (заместителями руководителя) территориального органа Федерального казначейства в соответствии с распределением обязанностей между руководителем и заместителями руководителя территориального органа Федерального казначейства. Право подписи служебных писем начальниками отделов территориальных органов Федерального казначейства устанавливается в положениях об отделах и в должностных регламентах начальников отделов.

4.5.7. Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью территориального органа Федерального казначейства.

В письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка о конфиденциальности".

4.6. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)

4.6.1. Внутриведомственная переписка - аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки, создаваемые и используемые для информационного обмена между структурными подразделениями и должностными лицами территориального органа Федерального казначейства.

4.6.2. Записки (аналитические, докладные, служебные, объяснительные) имеют следующие реквизиты:

адресат (должностное лицо или наименование структурного подразделения);

вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА; СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА и т.д.);

название документа (заголовок к тексту);

отметка о наличии приложений;

отметка об исполнителе.

4.6.3. В тексте аналитических, докладных и служебных записок кратко излагается суть вопроса, запроса о предоставлении информации, предложения и замечания по рассматриваемым проектам документов, договоров, соглашений и т.п. Текст объяснительной записки излагается в произвольной форме.

4.6.4. Внутриведомственная переписка (за исключением объяснительных записок) согласовывается с заинтересованными должностными лицами структурных подразделений, подписывается электронной цифровой подписью, регистрируется и направляется адресату посредством ППО АСД в соответствии с требованиями Технологического регламента работы с документами в ППО АСД территориальных органов Федерального казначейства (далее - Технологический регламент).

V. Организация документооборота 5.1. Принципы организации документооборота

5.1.1. Движение документов в территориальных органах Федерального казначейства с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот.

5.1.2. В документообороте территориальных органов Федерального казначейства выделяются следующие документопотоки:

поступающая (входящая) корреспонденция;

отправляемая (исходящая) корреспонденция:

внутренняя (внутриведомственная) корреспонденция.

5.1.3. В состав входящей и исходящей корреспонденции включаются:

документы, поступающие от органов местного самоуправления, судебных органов, территориальных органов, федеральных органов исполнительной власти, Министерства финансов Российской Федерации, Федерального казначейства и ответы на них;

документы от других органов государственной власти и органов местного самоуправления и ответы на них;

документы из территориальных органов Федерального казначейства по субъектам Российской Федерации и ответы на них;

запросы депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и ответы на них;

документы из государственных и негосударственных организаций и ответы на них;

обращения граждан и ответы на них;

инициативные письма территориальных органов Федерального казначейства.

5.1.4. В состав внутриведомственной корреспонденции включаются аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки, другие официальные документы, не отправляемые за пределы территориального органа Федерального казначейства.

5.1.5. Регистрация документов в ППО АСД осуществляется:

поступающей (входящей) корреспонденции - в журнале "Входящая корреспонденция";

отправляемой (исходящей) корреспонденции - в журнале "Исходящая корреспонденция";

обращений граждан - в журнале "Жалобы и обращения граждан";

ответов на обращения граждан - в журнале "Ответы на жалобы и обращения граждан";

внутренней (внутриведомственной) корреспонденции - в журнале "Внутриведомственная корреспонденция".

5.1.6. Доставка и отправка документов в территориальных органах Федерального казначейства осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской связи, курьером (нарочным), посредством ППО АСД и электросвязи.

5.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

5.2.1. Вся поступающая в территориальный орган Федерального казначейства корреспонденция централизованно проходит первичную обработку, предварительное рассмотрение и регистрацию в Службе делопроизводства.

К документам, не подлежащим регистрации, относятся пригласительные и поздравительные письма (телеграммы), билеты, программы семинаров, конференций и др. подобных мероприятий, документы рекламного характера, печатные издания, документы, поступающие без сопроводительных писем.

5.2.2. При приеме входящей корреспонденции, поступившей в территориальный орган Федерального казначейства на бумажных носителях, проверяется:

правильность доставки корреспонденции по адресу; ошибочно поступившие (доставленные) документы возвращаются отправителю;

наличие указанных в документах приложений, а также соответствие номеров полученных документов номерам, указанным на конвертах. При отсутствии приложений на документе проставляется штамп "Получено без приложений" и в РКК документа делается соответствующая пометка.

5.2.3. Конверты с документами вскрываются в Службе делопроизводства, за исключением конвертов с надписью "Лично", "Конфиденциально" (вскрываются адресатом отправления), а также конвертов в конкурсную комиссию территориального органа Федерального казначейства с надписью "Не вскрывать" (вскрываются непосредственно на заседании комиссии).

Конверты от поступающей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в следующих случаях:

если только по конвертам можно установить адрес отправителя;

если проставленная на конверте в почтовом штемпеле дата получения или отправления имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данного документа;

к документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также по решениям, определениям и постановлениям судов;

к жалобам, заявлениям и обращениям граждан.

5.2.4. Документы, поступившие в территориальный орган Федерального казначейства в течение рабочего дня, проходят первичную обработку и регистрацию в Службе делопроизводства в день поступления документов (не позднее следующего рабочего дня). Документы, поступившие с отметками "Срочно" или "Вручить немедленно", проходят первичную обработку незамедлительно.

5.2.5. При приеме входящей корреспонденции, поступившей посредством ППО АСД в журнале регистрации в РКК документа, проверяются следующие реквизиты:

идентификация подписи в электронном документе на соответствие сертификату ключа ЭЦП;

наличие вложенных файлов;

наличие фамилии, имени, отчества подписанта;

наличие регистрационного номера и даты;

наличие краткого содержания;

соответствие всех реквизитов вложенных файлов реквизитам, указанным в РКК документа.

5.2.6. В случае отсутствия одного или нескольких обязательных реквизитов, указанных в п. 5.2.5, электронный документ не подлежит регистрации и возвращается отправителю посредством ППО АСД с указанием причин возврата.

5.3. Предварительное рассмотрение документов

5.3.1. Документы, адресованные руководителю территориального органа Федерального казначейства, заместителям руководителя территориального органа Федерального казначейства, а также без указания конкретного должностного лица или отдела, направленные разными видами связи в территориальный орган Федерального казначейства, предварительно рассматриваются в Службе делопроизводства. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководителем территориального органа Федерального казначейства, его заместителями и направляемые непосредственно начальникам отделов.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документов на основании установленного распределения обязанностей между руководителем и заместителями руководителя территориального органа Федерального казначейства с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения отделов.

5.3.2. Для доклада руководителю территориального органа Федерального казначейства направляются документы:

поступившие из Министерства финансов Российской Федерации, Федерального казначейства, органов местного самоуправления, от полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, руководителей органов исполнительной власти, глав администраций, судебных органов;

документы по вопросам, требующим согласования между отделами или межведомственного согласования, принятия неурегулированных нормативными документами решений;

документы по вопросам, относящимся к компетенции отделов, работу которых координирует руководитель территориального органа Федерального казначейства;

5.3.3. Для доклада заместителям руководителя территориального органа Федерального казначейства направляются документы по вопросам, отнесенным к их компетенции в соответствии с утвержденным распределением обязанностей и взаимозаменяемостью между заместителями руководителя территориального органа Федерального казначейства, решение которых не требует предварительного согласования с руководителем территориального органа Федерального казначейства.

5.3.4. Начальникам отделов территориального органа Федерального казначейства направляются документы информационного характера, ответы по запрашиваемым вопросам, материалы текущих мониторингов, справки, отчетность и т.д.

5.3.5. Документы, поступающие из судебных органов, - повестки, решения и определения судов, исковые заявления и дополнения к ним, не требующие отдельных решений руководителя территориального органа Федерального казначейства, оригиналы исполнительных листов направляются в соответствующие отделы в установленном порядке без доклада руководителю территориального органа Федерального казначейства.

5.4. Регистрация поступающих документов

5.4.1. Регистрацией поступающих документов является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его получения.

5.4.2. Регистрации подлежат все документы, поступившие в территориальные органы Федерального казначейства из других организаций и от физических лиц, прошедшие предварительное рассмотрение в Службе делопроизводства.

5.4.3. Документы регистрируются Службой делопроизводства в день поступления (не позднее следующего рабочего дня) независимо от способа их доставки. Документы с отметкой "Срочно" и "Вручить немедленно" регистрируются в первую очередь. При передаче документа из одного отдела в другой новый регистрационный номер не присваивается и на документе не проставляется.

5.4.4. Регистрация входящей корреспонденции, полученной на бумажных носителях из других организаций и от граждан, осуществляется специалистами Службы делопроизводства в журнале "Входящая корреспонденция", "Жалобы и обращения граждан" и включает в себя заполнение реквизитов РКК документа в ППО АСД.

Регистрация документов, поступивших в электронном виде по транспортной подсистеме ППО АСД и находящихся в промежуточном журнале регистрации, осуществляется только после проверки ЭЦП документа и правильности заполнения обязательных реквизитов РКК.

5.4.5. На поступающих документах на бумажном носителе, а также на бумажных копиях электронных документов при необходимости их распечатки для доклада руководителю территориального органа Федерального казначейства в нижнем правом углу первого листа документа проставляется штамп с указанием наименования территориального органа Федерального казначейства, даты поступления и входящего регистрационного номера документа.

5.4.6. Сканирование документов, поступивших в территориальный орган Федерального казначейства от организаций и граждан, осуществляется в соответствии с Технологическим регламентом работы с документами в ППО АСД. Документы с пометкой "Для служебного пользования", а также документы по кадровым и финансовым вопросам, поступившие на бумажных носителях, сканированию не подлежат.

5.4.7. В целях регистрации и учета документов в ППО АСД используются справочники структурных подразделений, сотрудников, видов документов, корреспондентов, видов доставки корреспонденции, номенклатуры дел и др.

5.5. Порядок рассмотрения документов руководством территориального органа Федерального казначейства

5.5.1. Поступившие в территориальный орган Федерального казначейства документы, поименованные в пункте 5.3.2 настоящей Инструкции, докладываются руководителю территориального органа Федерального казначейства в день поступления или на следующий рабочий день, за исключением документов с пометкой "Срочно" или "Вручить немедленно", которые докладываются незамедлительно.

Проекты указаний по исполнению документов для доклада руководителю территориального органа Федерального казначейства к поступающим документам готовятся помощниками руководителя (работниками Службы делопроизводства) на основании анализа содержательной части документов, подлежащих докладу, а также исходя из распределения обязанностей между руководителем территориального органа Федерального казначейства и его заместителями.

5.5.2. В состав указаний по исполнению документов входят следующие элементы:

- ответственный организатор исполнения поручения (фамилия и инициалы заместителей руководителя территориального органа Федерального казначейства);

- ответственный исполнитель, соисполнители (фамилия и инициалы начальников отделов, которым дается поручение);

- срок исполнения поручения.

Дополнительно (через знак +) указываются фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации.

5.5.3. Организатором исполнения документа является поименованный первым в указаниях по исполнению заместитель руководителя территориального органа Федерального казначейства, который определяет ответственного исполнителя, организует его работу по исполнению документа и, при необходимости, подключает к исполнению другие отделы, в том числе не поименованные в указаниях по исполнению документа руководителя территориального органа Федерального казначейства.

В случае, если в соответствии с указаниями по исполнению документа ответственным исполнителем является отдел, деятельность которого координирует руководитель территориального органа Федерального казначейства, организатором исполнения документа является этот же отдел.

5.5.4. Документы с пометкой "Срочно" или "Вручить немедленно" (другой аналогичной пометкой) в некоторых случаях могут направляться исполнителям с проектом указаний по исполнению документа до доклада руководителю территориального органа Федерального казначейства. После доклада такие документы направляются исполнителям в соответствии с утвержденными указаниями по исполнению повторно.

5.5.5. Содержание поручения в указаниях по исполнению документа вытекает непосредственно из содержания рассматриваемого документа. Поручение должно быть сформулировано конкретно, сжато и ориентировано на конечный результат работы исполнителей (например: "подготовить проект ответа. ", "для подготовки предложений по данному вопросу", "подготовить заключение. " и т.п.). Если рассматриваемый документ не содержит указаний на необходимость определенных действий должностных лиц территориального органа Федерального казначейства (носит информативный характер), то он направляется соответствующим отделам без указания сроков рассмотрения и комментариев к исполнению.

Документы, требующие исполнения и контроля, направляются на рассмотрение в ППО АСД путем создания сообщения контрольного типа.

5.5.6. Сроки исполнения поручений определяются в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), Регламентом Федерального казначейства, а также исходя из содержания документа. Если срок исполнения в указаниях по исполнению не установлен - исполнение документа предусмотрено в срок не более одного месяца.

5.5.7. Указания по исполнению документов формируются с помощью ППО АСД, оформляются на бланках установленного образца (Приложение N 9), который скрепляется с документом, прикрепляется к РКК и является неотъемлемой частью документа.

5.5.8. Документы, поименованные в пункте 5.3.3 настоящей Инструкции (включая документы, поступившие по ППО АСД), передаются Службой делопроизводства на рассмотрение заместителям руководителя территориального органа Федерального казначейства в день поступления (регистрации) или на следующий рабочий день.

В состав указаний по исполнению документов входят следующие элементы:

- ответственный исполнитель, соисполнители (фамилия и инициалы начальников отделов, которым дается поручение);

- срок исполнения поручения.

Дополнительно (через знак +) указываются фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации.

Утвержденные заместителем руководителя территориального органа Федерального казначейства указания по исполнению документа работник Службы делопроизводства или делопроизводитель заносит в РКК документа в ППО АСД, сканирует (прикрепляет к РКК) или, в случае если документ не подлежит сканированию, ксерокопирует документ в необходимом количестве экземпляров и направляет на исполнение лицам, поименованным в указаниях по исполнению документов.

5.5.9. Контроль исполнения документов в соответствии с указаниями по исполнению заместителей руководителя территориального органа Федерального казначейства осуществляется работниками Службы делопроизводства или делопроизводителями с помощью ППО АСД, которые еженедельно докладывают заместителям руководителя территориального органа Федерального казначейства информацию о ходе исполнения документов, представляют справки о неисполненных документах, а также о документах, исполненных с нарушением установленных сроков.

5.5.10. Документы, поименованные в пункте 5.3.4 настоящей Инструкции, поступившие на бумажных носителях, делопроизводители получают в Службе делопроизводства под расписку в реестре. В реестр также включаются документы, поступившие по ППО АСД, направляемые на рассмотрение в электронном виде.

5.5.11. Начальники отделов территориальных органов Федерального казначейства (далее - начальники отделов) рассматривают поступившие документы и определяют исполнителей, сроки и порядок исполнения, вносят в РКК документа соответствующие поручения и направляют документы непосредственным исполнителям.

Передача документов непосредственным исполнителям без внесения в РКК указаний по исполнению не допускается.

5.5.12. Информация о ходе исполнения документов, а также сведения об исполненных документах (дата и номер исходящего документа, адресат, подпись и др.) заносится в РКК документа в ППО АСД непосредственным исполнителем документа или делопроизводителем посредством составления отчета об исполнении.

5.5.13. В случае ошибочного направления входящего документа (за исключением документов, поступивших по указанию руководителя) в тот же день (не позднее следующего рабочего дня) возвращается исполнителем в Службу делопроизводства с соответствующей пометкой для внесения необходимых исправлений в РКК и передачи документа по назначению. В случае неоднократного переадресования одного документа решение о направлении его на исполнение принимает руководитель территориального органа Федерального казначейства.

5.5.14. Все входящие документы должны рассматриваться руководителем территориального органа Федерального казначейства, заместителями руководителя территориального органа Федерального казначейства и начальниками отделов в день поступления или на следующий рабочий день.

Рассмотрение документов, поступающих на подписание или согласование (визирование), с пометкой "Срочно" ("Оперативно", "Незамедлительно" и т.п.) осуществляется в день получения документа на согласование. Сроки рассмотрения документов, не имеющих пометки "Срочно" ("Оперативно", "Незамедлительно" и т.п.), не должны превышать 3-х рабочих дней.

5.6. Организация работы с отправляемыми документами

5.6.1. Ответственность за составление и оформление отправляемых документов в соответствии с установленными настоящей Инструкцией правилами, а также за соблюдение порядка и сроков согласования проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами территориального органа Федерального казначейства (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение - ответственного исполнителя документа.

5.6.2. Проекты документов территориальных органов Федерального казначейства готовятся на бланках в соответствии с образцами бланков, утвержденных настоящей Инструкцией. Для отправки документов, не имеющих адресной части (например, приказов), готовятся сопроводительные письма.

5.6.3. До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, указание адресата документа, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.

5.6.4. Все процессы работы с отправляемыми документами осуществляются в строгом соответствии с Технологическим регламентом работы с документами в ППО АСД в территориальных органах Федерального казначейства:

Календарь