Должностная инструкция главного бухгалтера образец

С образцом должностной инструкцией главного бухгалтера на 2016 год можно ознакомиться на данном сайте, здесь также можно скачать ее совершенно бесплатно

В данной статье будут рассмотрены следующие вопросы:

1. Образец правильного заполнения должностной инструкции.
2. Бланк для заполнения (формат ворд).

Правильное заполнение должностной инструкции

Должностная инструкция в любой организации/фирме помогает ознакомить своих подчиненных со своими прямыми обязанностями, чтобы потом от них требовать их выполнения. Законом принято, что к оформлению должностных инструкций обязательно должны быть привлечены государственные учреждения (ст.47 ФЗ от 22.07.2004г. №79-ФЗ). Что касается коммерческих организаций и предпринимателей, то они имеют возможность составлять данный документ по собственному желанию или усмотрению (также можно самостоятельно регулировать наличие тех или иных разделов).

Стоит обратить внимание, что инструкция составляется не конкретно для того или иного человека, а для той или иной должности. Таким образом, при правильной разработке должностной инструкции один раз, она может быть применена в отношении всех работников, принимаемых на соответствующую должность. Если возникает внести какие-либо изменения в данный документ, делать это не запрещено, однако забегать вперед не стоит.

Предлагаем поочередно рассмотреть все возможные нюансы на примере. Так, необходимо составить должностную инструкцию для бухгалтера-кассира.

Первый совет. Если сотрудники имеют различные функции, то их должности должны отличаться друг от друга.

В первую очередь в инструкции следует указать название определенной должности. Здесь нужно обязательно обратить внимание на то, что название должно соответствовать штатному расписанию. Например, если бухгалтер помимо своих основных обязанностей выполняет еще и работу кассира, но при этом в штатном расписании той или иной организации нет должности «бухгалтер-кассир», тогда нужно составить инструкцию именно для бухгалтера, но учесть в ней те или иные обязанности кассира. Есть также другой вариант выхода из сложившейся ситуации – это внесение в штатное расписание организации/фирмы должность «бухгалтер-кассир» и исключать при этом должность «бухгалтер».

Существует еще один немаловажный момент, который следует учитывать, составляя должностную инструкцию. Нельзя ни в коем случае, чтобы сотрудники, занимающие одинаковые должности, выполняли различные функции и, соответственно, получали заработную плату по различным окладам. Если такая ситуация имеет место быть, тогда происходит нарушение организацией норм трудового законодательства (ст.2, ст.22, ст.132 ТК РФ).

К примеру, в организации/фирме работают два продавца, на одном из которых возложены обязанности торговли, а на втором –заказа товаров. Сложившаяся ситуация требует того, чтобы для этих работников были установлены разные должности, а также составлены индивидуальные должностные инструкции. Так, сотрудника, отвечающего за заказ товаров, можно назначить на должность старшего продавца (к слову, в штатном расписании данная должность должна быть обязательно), установить ему оклад, который будет отличаться от оклада рядового продавца.

Второй совет. Общие положения инструкции должны содержать в себе информацию относительно руководителя, подчиненных, а также порядка их замещения.

Должностные инструкции можно разбить на следующие разделы:

• общие положения;
• функциональные обязанности, возложенные на того или иного сотрудника;
• права;
• ответственность.

В первый раздел следует включить требования, предъявляемые к той или иной должности. Необходимо указать стаж работы, образование, при котором человек может претендовать на соответствующую должность (перечисленные требования организация/фирма устанавливаем самостоятельно). Однако эксперты рекомендуют придерживаться разработанных Минтруда России профессиональных стандартов (ПС). К примеру, ПС для бухгалтера утвержден приказом №1061н от 22.12.2014г. Минтруда России, для парикмахера – приказом №1134н от 25.12.2014г. Минтруда России.

Существует еще один немаловажный момент, который поможет обойти стороной трудовые споры. Для этого следует в четкой форме зафиксировать информацию о том, кто и кому должен подчиняться. Другими словами, необходимо прописать непосредственного начальника для той или иной должности. Если предусмотрены подчиненные, то данные об их должностях следует также внести в документ.

Также в должностную инструкцию, а именно в раздел общих положений, необходимо добавить порядок замещения сотрудников. Сюда входит следующая информация:

• кому работник должен передать свои делана период отпуска, кто должен заменять его в случае больничного;
• кого именно может и должен замещать непосредственно тот работник, для которого составлена та или иная должностная инструкция;
• какие функции возлагаются на работника, занимаемого ту или иную должность.

Например, во время отсутствия бухгалтера-кассира его могут заменить главный бухгалтер или бухгалтер по расчету заработной платы. В противном случае бухгалтер-кассир выполняет ряд функций во время отсутствия главбуха или бухгалтера по заработной плате.

Третий совет. Включать в инструкцию следует исключительно те обязанности, которые будут требоваться от работника.

Раздел «Функциональные обязанности» должен содержать в себе по пунктам все то, что должно осуществляться работником. С примерами должностных обязанностей для тех или иных сотрудников можно ознакомиться в Квалификационном справочнике, который был утвержден постановлением №37 от 21.08.1998г. Минтруда России, а также в профессиональных стандартах. Однако эксперты не советуют досконально «дублировать» все обязанности, прописанные в нормативных документах. Правильнее будет оставить только те, которые понадобятся той или иной организации в конкретном случае.

Содержание данного раздела следует обсудить с руководителем работника, до которого он составляется. Вероятно, руководитель решит внести либо, наоборот, убрать из него какие-либо обязанности.

Четвертый совет. В разделе прав работника, нужно указать по пунктам то, что он может требовать от работников других должностей.

Раздел «Права» должен включать в себя:

• решения, которые вправе принимать работник на соответствующей должности самостоятельно;
• решения, принятие которых работник должен обсудить с вышестоящим руководством;
• обязанности, выполнение которых работник вправе требовать от других;
• документы, которые работник вправе запрашивать;
• должности, у которых работник может запрашивать те или иные документы.

К примеру, работник на должности бухгалтер-кассир может затребовать составление авансовых отчетов и подшивку необходимых к ним оформленных документов у подотчетных работников.

Пятый совет. Включение в должностную инструкцию пункта о материальной ответственности.

Раздел «Ответственность» должен включать в себя то, за что работник должен отвечать. Если при принятии на соответствующую должность с работником был заключен договор относительно полной материальной ответственности, тогда следует добавить уточняющий пункт в должностную инструкцию. В нем необходимо зафиксировать по пунктам, за что именно работник несет материальную ответственность в полном объеме.

Шестой совет. Ознакомление работника с соответствующей должностной инструкцией должно обязательно произойти.

Чтобы исключить ситуации, при которых работник может сказать, что он не знает о той либо иной своей обязанности/ответственности, необходимо ознакомить его с инструкцией. К тому же рекомендуется зафиксировать факт ознакомления с данным документом в письменном виде. Можно пойти такими путями:

1. Подпись работника непосредственно на документе, с которым он был ознакомлен (ставится также дата около подписи).
2. Добавление к должностной инструкции специального листа ознакомления (если на одной должности числится несколько работников). В нем работник должен указать ФИО, дату ознакомления и поставить свою подпись.
3. Ведение специального журнала для учета ознакомления работников с должностной инструкцией. Форму ведения журнала можно выбирать самостоятельно, исходя из личных предпочтений, степени удобства.

Как правильно внести изменения в должностную инструкцию?

Бывают такие ситуации, при которых обязанности тех или иных работников должны быть скорректированы, добавлены новыми пунктами либо, наоборот, сокращены.

Для этого необходимо составить документ под названием «Изменения к должностной инструкции … (указывается должность)». В нем указывается следующее:

• пункты исходного документа, которые требуют изменений;
• новая формулировка вышеперечисленных пунктов.

Данный документ должен быть утвержден и подписан руководителем организации/фирмы или ИП. Если поправок предвидится много, тогда проще будет не внести изменения, а оформить должностную инструкцию в новом издании со всеми нововведениями. Здесь важно не забыть ознакомить работников с поправками и зафиксировать это письменно.

Дополнение в должностную инструкцию

"ООО такое-то, далее именуемое Работодатель, в лице такого-то, действующего на основании того-то, с одной стороны, и ФИО, далее именуемый Работник, с другой стороны, заключили настоящее соглашение о нижеследующем.

Между сторонами заключен трудовой договор номер такой-то от такого-то числа, в соответствии с условиями которого трудовая функция Работника заключается в том-то. Стороны по взаимному согласию приняли решение дополнить трудовую функцию работника следующими обязанностями. о чем внести соответствующие изменения в трудовой договор и должностную инструкцию работника с такого-то числа.

Дата, подписи, печать работодателя".

Если расширение обязанностей сопровождается изменением оплаты труда - об этом тоже пишете в соглашении.

Причину указывать не нужно.

Готовность директора - его дело. Ваше дело маленькое - готовить документы, которые от вас требует директор. Можете ему служебную записку написать насчет "низзя так".

Директор требует чтобы мы напечатали другую должностную инструкцию, в которую добавили новые пункты-новые обязанности. Так ведется у них давно.

ТК РФ, Статья 74. Изменение определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда.

В случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины), определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника.

Если работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

При отсутствии указанной работы или отказе работника от предложенной работы трудовой договор прекращается в соответствии с пунктом 7 части первой статьи 77 настоящего Кодекса.

Т.е. подводите это все к структурным изменениям и, как результат, отсутствие необходимости в данной должности с данными функциями. А потом будете два месяца предлагать те должности, которые Вам будут нужны. Но, как я уже отмечала, со всеми вытекающими последствиями. (для случая, когда уперлись рогом и работник и работодатель!).

Лучше сделайте всем допсоглашения и внесите коррективы в должностные.Хотите, подпишите вместе с допкой сразу и ДИ в новой редакции. Но доп.соглашение обязательно! Ну, а для упертых работников в качестве аргумента можно напомнить и про уведомление за 2 месяца.

Вроде бы сами выделили жирным, а до конца дочитать так и не шмогли:

"допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника. "

Перевожу на русский - допускается все, за исключением изменения трудовой функции. Ее в порядке ст. 74 ТК изменить низзя никак.

Вы сами себе же противоречите. Сначала пишете "Т.е. подводите это все к структурным изменениям и, как результат, отсутствие необходимости в данной должности с данными функциями. А потом будете два месяца предлагать те должности, которые Вам будут нужны ." - т.е. ведете речь о ст. 74.

А потом: "Но доп.соглашение обязательно! ". Так обязательно или можно по ст. 74 без допсоглашения, но с уведомлением за 2 месяца?

Я говорю, как раз о двух случаях:

- первое - это доп.соглашение, как самый простой вариант;

- второе относится к запрету изменения трудовой функции (я эту фразув ст.74 выделила полностью намеренно) и о том, как если уж припекло, можно поступить. Опять же, повторюсь, со всеми вытекающими.

Поэтому описаны оба варианта на усмортение кадровика.

второе относится к запрету изменения трудовой функции (я эту фразув ст.74 выделила полностью намеренно) и о том, как если уж припекло, можно поступить. Опять же, повторюсь, со всеми вытекающими.

Даж если "припекло", применение ст. 74 ТК РФ ну никак не может стать возможным в данном случае. Можно уведомлять (хоть за месяц, хоть за два, хоть за день), можно вообще не уведомлять, а просто издать приказ и ознакомить с ним сотрудников, можно не ознакомлять, можно даже приказ не издавать, а собрать всех на собрание и устно объявить, или пошептать каждому на ушко - с точки зрения закона ВСЕ эти способы одинаковы неприемлемы. Зачем рекомендовать конкретные способы сделать что-то, что не будет иметь никакого правового значения?

Просит директор внести изменения в должностные - пусть кадровик вносит. Скажет директор "уведомить за 2 месяца" - кадровик уведомит. Не скажет - не будет уведомлять. Лицо подневольное. Все равно никакого значения все эти телодвижения не имеют - ни для работодателя, ни для работника, и никаких "вытекающих правовых последствий" - тоже.

Уведомление об изменении должностной инструкции

Так как сотрудника устраиваете на старых условиях по новому договору, то обязательно надо его ознакомить под подпись с предстоящими изменениями.

Из рекомендации
Нины Ковязиной. заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Можно ли вносить изменения в должностную инструкцию

Необходимость внести изменения в должностную инструкцию чаще всего возникает при корректировке объема должностных обязанностей сотрудника. В свою очередь, такая корректировка может потребоваться, например, при изменении организационных и (или) технологических условий труда в организации.

Законодательно порядок внесения изменений в должностную инструкцию не урегулирован. Поэтому организация вправе самостоятельно определить такой порядок и закрепить его в локальном документе. Вместе с тем, при внесении изменений необходимо учитывать следующее:

• способ оформления должностной инструкции, в которую необходимо внести изменения (на практике должностная инструкция может быть оформлена как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ);
• характер вносимых изменений в инструкцию (вносимые изменения могут затрагивать или не затрагивать обязательные условия трудового договора ).

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить изменения путем подготовки дополнительного соглашения к трудовому договору с сотрудником. Указанный порядок следует применять независимо от характера изменений, вносимых в должностную инструкцию. Подробнее о том, как составить и согласовать с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору, см. Как изменить трудовой договор .

Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки не касаются обязательных условий трудового договора, целесообразно вносить изменения путем подготовки:

• должностной инструкции в новой редакции;
• или изменения к должностной инструкции (документа, который содержит перечень поправок к действующей редакции должностной инструкции).

Должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите приказом руководителя организации и ознакомьте с ней сотрудника под подпись .

Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки касаются обязательных условий трудового договора, то организация обязана получить согласие сотрудника на продолжение трудовых отношений в новых условиях. После этого изменения вносятся в должностную инструкцию сотрудника. Для этого, помимо изменений в саму инструкцию (путем подготовки должностной инструкции в новой редакции или изменений к ней), необходимо оформитьдополнительное соглашение к трудовому договору с сотрудником.

Если сотрудник согласен на изменения, должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите приказом руководителя организации и в общем порядке ознакомьте с ней сотрудника под подпись .

Такой порядок внесения изменений в должностную инструкцию следует из письма Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6 .

Дополнительно следует учесть и тот факт, что если причиной внесения поправок в должностную инструкцию является изменение организационных или технологических условий труда в организации, то о предстоящих изменениях сотрудниканеобходимо уведомить заранее. А именно: не позднее чем за два месяца до введения в действие необходимых работодателю изменений. Об этом говорится в части 2 статьи 74 Трудового кодекса РФ. Указанный порядок следует соблюдать независимо от того, как оформлена должностная инструкция, в которую требуется внести изменения (как самостоятельный документ или приложение к трудовому договору).

Пример внесения изменений в должностную инструкцию, которая является самостоятельным документом. Необходимость внести изменения связана с изменением организационных условий труда

Организация «Альфа» находится в г. Москве. При этом она имеет обособленное подразделение, расположенное в г. Иркутске. Должностной инструкцией главного бухгалтера предусмотрено, что главный бухгалтер головной организации А.С. Глебова два раза в год направляется в командировку в обособленное подразделение для проведения финансового анализа и подготовки к сдаче бухгалтерской и налоговой отчетности.

9 октября принято решение о закрытии обособленного подразделения организации. На следующий день Глебовой вручено уведомление о том, что в ее должностную инструкцию будут внесены изменения в связи с предстоящим закрытием обособленного подразделения. Глебова выразила свое предварительное согласие на изменения соответствующей записью на уведомлении.

20 декабря того же года обособленное подразделение организации было закрыто. Отдел кадров подготовил:

Руководитель организации издал приказ об утверждении изменений к должностной инструкции главного бухгалтера.

Из рекомендации
Нины Ковязиной. заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Как оформить должностную инструкцию

В разделе «Ответственность» принято конкретизировать виды возложенной ответственности в соответствии с законодательством в зависимости от должностных обязанностей сотрудника.

Если должностная инструкция составлена как самостоятельный документ, утвердите ее приказом руководителя организации и знакомьте с ней сотрудников, принимаемых на соответствующую должность, под подпись (ч. 3 ст. 68. ст. 57 ТК РФ).

Ситуация: в какой форме нужно знакомить сотрудников с должностной инструкцией. Должностная инструкция оформлена как самостоятельный документ

Существует несколько вариантов ознакомления сотрудников с должностной инструкцией. Во-первых, можно вести специальный журнал ознакомления с инструкциями. Во-вторых, можно приложить к инструкции лист ознакомления. И в-третьих, сотрудник может расписаться на самой инструкции (на обоих ее экземплярах). К тому экземпляру, который остается в организации, подшейте несколько листов для ознакомления, скрепив их на сшивке печатью и подписью уполномоченного лица (директора, начальника отдела кадров, главного бухгалтера и т. п.).

Из статьи журнала «Зарплата», №6, июнь 2015
ЕСЛИ УВОЛЕННЫЙ РАБОТНИК ВЕРНУЛСЯ ОБРАТНО

О.В.Нестерова. специалист по трудовому праву

Иногда после увольнения сотрудник возвращается в организацию. О нюансах повторного оформления, а также о том, как метания работника отразятся на его отпускном и страховом стаже и порядке выплаты пособий, читайте в статье.

Независимо от предыстории отношений работника и работодателя они должны заключить новый трудовой договор, поскольку прежний прекратил свое действие.

ОСОБЕННОСТИ ПОВТОРНОГО ОФОРМЛЕНИЯ

При заключении нового трудового договора с бывшим работником часто возникает вопрос: нужно ли требовать от него копии личных документов, заявление на вычеты, присваивать ему новый табельный номер, заводить новую личную карточку и личное дело? Давайте разбираться.

Копии документов необходимы

При повторном заключении с сотрудником трудового договора специалист кадровой службы должен потребовать у работника (ч. 1 ст. 65 ТКРФ ):

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• свидетельство о государственном пенсионном страховании.

Работодателю также необходимы:

• документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальной подготовки);
• сведения об ИНН. Если у работника есть свидетельство о его присвоении, копию документа нужно представить при оформлении на работу.

Для получения стандартных налоговых вычетов сотрудник должен написать заявление и представить копии документов, подтверждающих его право на вычеты (как на себя, так и на детей):

• удостоверения участника ликвидации аварии на Чернобыльской АЭС, удостоверения ветерана Великой Отечественной войны, справки об установлении инвалидности и т. п.;
• свидетельств о рождении детей, о браке, о смерти супруга и др.

Казалось бы, зачем заново собирать все бумаги, ведь в архиве предприятия уже есть полный пакет документов, оставшихся со времени действия прошлого трудового договора? Дело в том, что сведения, содержащиеся в архивных копиях, могли устареть.

Если какие-либо существенные изменения в жизни работника происходят в период действия трудового договора, он обязан (как правило, эта обязанность предусматривается в трудовом договоре) уведомить о них работодателя. Если же сотрудник о них не уведомил и работодатель в связи с этим неправильно исчислил страховые взносы, не выполнил обязанности налогового агента, переплатил сумму пособия и т. д. ответственность за это возлагается на работника. А если в момент трудоустройства работодатель не потребовал подтверждения заявленных работником фактов, имеющих значение для исчисления выплат, налогов и взносов, а потом допустил, например, в расчете налога ошибку, то ответственность несет работодатель.

При поступлении на работу сотруднику присваивается табельный номер, который проставляется во всех документах по учету труда и заработной платы. Порядок присвоения табельных номеров законодательством не установлен. Есть лишь общие рекомендации — при увольнении работника его табельный номер, как правило, не может присваиваться другому сотруднику в течение одного-двух лет (п. 18 Основных положений по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве, утвержденных приложением кписьму Госкомтруда СССР, Минфина СССР, ЦСУ СССР от 27.04.73 №75-АБ/ 89/10-80 ).

Из этой нормы можно сделать следующий вывод. Если уволившийся сотрудник вновь принят на работу до того, как прошло два года после увольнения, за ним можно сохранить прежний табельный номер.

Раньше это не всегда было возможно. Например, пользователи устаревшей версии «1С ЗУП 8.0» из-за программных ограничений не могли этого сделать. Сейчас в программах «1С 7.7 Зарплата и Кадры» и «1С 8.2 Зарплата и Управление персоналом» бухгалтер может сам определить, какой табельный номер присвоить сотруднику при повторном приеме на работу. Следовательно, можно присвоить вернувшемуся работнику тот же самый табельный номер.

При оформлении на работу бывшего сотрудника заводить на него новую личную карточку нужно обязательно. Для этого есть по меньшей мере три причины.

Во-первых, форма №Т-2 заполняется при приеме на работу и передается в архив при увольнении работника.

Во-вторых, в графе «Трудовой договор» указывается номер и дата его составления. А ей будет являться дата заключения последнего трудового договора. Кстати, если дата подписания трудового договора отличается от даты начала работы, следует указать две даты, поскольку это имеет значение при исчислении отпускного стажа.

В-третьих, при увольнении сотрудника в разделе XI личной карточки указывают дату увольнения, номер и дату приказа о расторжении трудового договора.

Если в организации ведутся личные дела работников, то при повторном приеме сотрудника заводится новое личное дело. Это следует из пункта 3.6.18 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 .

Согласно этому пункту крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении работника. А значит, личное дело заводится сразу же после издания приказа о приеме на работу, а после увольнения оно сдается в архив.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.

Должностные инструкции работников

Должностные инструкции работников

Эффективное управление персоналом организации, полное раскрытие профессионального и творческого потенциала кадровых ресурсов, повышение качества и эффективности труда невозможно без юридически и научно обоснованного распределения обязанностей между работниками. Должностные обязанности могут быть зафиксированы в трудовом договоре, Правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах. Особую роль в их закреплении играет должностная инструкция работника.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) ОК-011-93 относит должностные инструкции к документации по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия, тем самым подтверждая, что должностная инструкция является локальным нормативным актом, определяющим задачи, функции, основные обязанности и сферу ответственности работников при осуществлении ими трудовой деятельности согласно занимаемой должности (термин "должность" является определяющим, так как должностные инструкции разрабатываются только для служащих; для рабочих же, осуществляющих трудовую функцию в соответствии с профессией, существуют тарифно-квалификационные характеристики).

Должностные инструкции раскрывают понятие трудовой функции работника, определяемой заключенным с ним трудовым договором. Кроме того, без должностных инструкций невозможно проведение аттестации работника, их наличие и соблюдение обеспечивает объективность при его поощрении, а также наложении на него дисциплинарных взысканий за ненадлежащее исполнение (неисполнение) должностных обязанностей.

При создании должностной инструкции основными целями являются:

создание организационно-правовой основы трудовой деятельности;

повышение ответственности работника за результаты его деятельности;

обеспечение объективности при аттестации работника, его поощрении и наложении на него дисциплинарного взыскания.

Должностные инструкции составляются по каждой штатной должности, носят обезличенный характер, разрабатываются исходя из задач и функций, поставленных перед организацией, в соответствии со штатным расписанием, с соблюдением требований трудового законодательства. Разработку должностных инструкций осуществляет, как правило, непосредственный руководитель структурного подразделения, в которое входит регламентируемая должность (или иное ответственное лицо, в соответствии с его трудовыми обязанностями). При этом кадровая служба оказывает ему методическое руководство и помощь в оформлении документа. Утверждается должностная инструкция до приема на работу работника на соответствующую штатную должность. Создание должностной инструкции после приема работника на должность, по которой она составлена, не допускается, иначе работодатель лишается права требовать от работника исполнения инструкции, с которой тот не был ознакомлен при приеме на работу до подписания трудового договора.

Текст должностной инструкции делится на разделы, разработка каждого из которых подчиняется определенным правилам:

В разделе "Общие положения" указываются:

- категория, к которой относится регламентируемая должность, определяется согласно фасету 10 Общероссийского классификатора профессий рабочий, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), а также по Квалификационному справочнику - руководитель, специалист, технический исполнитель;

- порядок назначения на должность и освобождения от должности определяется в соответствии с нормативными правовыми актами, Правилами внутреннего трудового распорядка, Положением о структурном подразделении, другими локальными нормативными актами;

- перечень документов, которыми должен руководствоваться работник. Как правило, в этот перечень включается:

законодательство Российской Федерации;

Положение о структурном подразделении, в которое входит должность;

постановления и распоряжения вышестоящей организации;

приказы руководителя организации;

распоряжения руководителя структурного подразделения;

сама должностная инструкция;

- подчинение работника - определяется вышестоящее должностное лицо, которому подчиняется работник.

Раздел "Функции" закрепляет основные задачи и направления деятельности работника. Разработка данного раздела осуществляется на основании соответствующих нормативно-правовых и локальных нормативных актов.

Раздел "Должностные обязанности" содержит перечень обязанностей, которые работник должен выполнять в рамках возложенных на него функций. В качестве основы для разработки данного раздела используются квалификационные характеристики. В некоторых случаях возможно распределение обязанностей, содержащихся в одной квалификационной характеристике, между несколькими исполнителями или, наоборот, дополнение обязанностей, предусмотренных квалификационной характеристикой по одной должности, обязанностями, предусмотренными характеристиками по другим должностям.

Раздел "Права" определяет полномочия, необходимые для выполнения возложенных на работника обязанностей, например:

". знакомиться с проектами решений руководства управления, касающимися его деятельности; запрашивать и получать от структурных подразделений организации информацию, относящуюся к компетенции Отдела; обращаться к руководству с предложениями по вопросам, входящим в его компетенцию; требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав. "

Раздел "Ответственность" перечисляет виды возможной ответственности работника. Основой для разработки данного раздела является законодательство Российской Федерации о различных видах юридической ответственности. Как правило, формулировки даются в общем виде, например:

"Работник несет дисциплинарную, материальную, гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством".

Раздел "Квалификационные требования", как правило, разрабатывается на основании разделов "Требования к квалификации" Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, а также Тарифно-квалификационных характеристик по должностям работников отдельных отраслей.

Оформление должностной инструкции производится в соответствии с правилами оформления локальных нормативных актов, рассмотренными выше. В состав реквизитов должностной инструкции включаются:

наименование вида документа;

заголовок к тексту;

Рекомендуется согласовывать должностную инструкцию с юридическим отделом организации.

Согласованная и утвержденная должностная инструкция шнуруется, нумеруется и заверяется печатью организации. Должностные инструкции обязательно регистрируются с присвоением регистрационного номера. В организации должен вестись журнал регистрации должностных инструкций, реквизитами которого являются дата утверждения должностной инструкции, ее номер, наименование должности, по которой составлена должностная инструкция. Оригинал должностной инструкции хранится по месту ее разработки или в кадровой службе организации в соответствии с номенклатурой.

Работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под роспись. Как правило, подпись работника проставляется на лицевой стороне последнего листа должностной инструкции и может выглядеть следующим образом:

Также могут использоваться листы ознакомления различных форм, которые шнуруются и нумеруются вместе с должностной инструкцией:

Лист ознакомления должен быть рассчитан на количество работников, до сведения которых будет доводиться должностная инструкция в течение времени ее действия. Кроме того, возможно ведение журнала ознакомления работников с должностной инструкцией.

Рекомендуется делать копию должностной инструкции и выдавать ее под подпись работнику для хранения на рабочем месте. Расписка в получении экземпляра должностной инструкции в этом случае включается в состав реквизитов листа ознакомления работников с должностной инструкцией:

В качестве альтернативного варианта оформления должностной инструкции возможно создание для работников персональных должностных инструкций в качестве приложения к трудовому договору. Тогда в них прописываются индивидуальные должностные обязанности, отличные от общеустановленных по данной должности. Рекомендуется хранить такие инструкции в личных делах работников, а экземпляр инструкции выдавать работнику на руки вместе с экземпляром трудового договора.

При возникновении необходимости в должностную инструкцию могут быть внесены изменения. Причины для внесения изменений могут быть различными:

изменение структуры организации;

перераспределение функций между работниками подразделения;

сокращение численности или штата работников организации;

изменение законодательства и т.п.

Являясь локальным нормативным актом, должностная инструкция может быть подвергнута изменениям, которые вносятся в общем порядке, рассмотренном выше. Однако при этом должностная инструкция раскрывает понятие трудовой функции работника, закрепленной в трудовом договоре, а трудовая функция работника не подлежит изменению в ином порядке, кроме как по соглашению сторон трудового договора. Ссылка в трудовом договоре на должностную инструкцию может выглядеть следующим образом:

Процедура внесения изменений в должностную инструкцию или замены должностной инструкции новой должна основываться на предварительно заключенном соглашении между работником и работодателем об изменении определенных сторонами условий трудового договора.

Если должностная инструкция заменяется новой, то при утверждении новой должностной инструкции текст документа (приказа, распоряжения), которым вводится в действие новая инструкция, дополняется пунктом о признании утратившей силу устаревшей должностной инструкции, например:

В соглашении об изменении условий трудового договора с работником должна быть прописана ссылка на новую должностную инструкцию:

В том случае, когда должностная инструкция не заменяется новой, а в нее вносятся частичные изменения, издается приказ о внесении изменений в должностную инструкцию (образец приведен далее). При этом в соглашении об изменении условий трудового договора ссылка на измененную должностную инструкцию может выглядеть следующим образом:

Работодатель имеет право принять должностную инструкцию как локальный нормативный акт, но без изменения трудового договора эта инструкция будет распространяться только на вновь принятых работников.