Рейтинг: 4.7/5.0 (1789 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Приказ по личному составу – внутренний документ предприятия, который издается руководителем предприятия по организационным и кадровым вопросам. С помощью данного приказа происходит процесс документирования движения кадров на предприятии.
Ситуации, когда целесообразно составить приказ по личному составу:
Для составления приказа по личному составу работнику предприятия необходимо предоставить письменное обоснование. В случае, когда необходимо принять кандидата на определенную должность на предприятии приказ по личному составу оформляется на основании заключенного трудового договора. Приказ об увольнении сотрудника издается на основании указаний руководителя или же заранее написанного заявления сотрудника с просьбой об увольнении. В случае дисциплинарного взыскания следует предъявить докладную записку или иной документ. При переводе сотрудника на другую должность необходимо предоставить письменный запрос или же заявление работника с просьбой о переводе.
Документ приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть, как правило, может отсутствовать. В распорядительной же части должна быть указана фамилия лица, на имя которого составляется данный документ, его инициалы, а так же конкретное решение определенного кадрового вопроса.
Оформленный приказ по личному составу должен быть объявлен сотруднику предприятия для ознакомления под его расписку. Если работнику для каких-либо целей необходимо получить копию данного документа, руководитель предприятия в обязательном порядке должен ее предоставить.
Приказ по личному составу составляется уполномоченным работником службы кадров по поручению руководителя предприятия. Данный вид документа в обязательном порядке должен быть заверен руководителем, лицом, ответственным за работу с персоналом, а так же юрисконсультом. Приказ по личному составу является долгосрочным документом и храниться на протяжении длительного срока – до 75 лет.
Индивидуальную и сводную структуру приказов по личному составу регламентировал Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Предусмотрено, что формы приказов (распоряжений) распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда — на юридические лица всех организационно-правовых форм собственности, кроме бюджетных учреждений.
Госкомстат России 5 января 2004 г. постановлением № 1 утвердил "Инструкцию по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". С 1 января 2013 г. данные формы не являются обязательными.
Этим же постановлением утверждены и формы (бланки) соответствующих приказов (распоряжений), в том числе:
— приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1, индивидуальная);
— приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а, сводная);
— личная карточка работника (форма .4° Т-2);
— личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС);
— учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4);
— приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5);
— приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а, сводная);
— приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6);
— приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а, сводная);
- приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8);
- приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма № Т-8а, сводная);
- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);
- приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а, сводная);
- командировочное удостоверение (форма № Т-10);
- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а);
- приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма №Т-11);
- приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а, сводная).
Указанные формы приказов (распоряжений) могут иметь электронную форму и заполняться на экране дисплея с последующей распечаткой бумажного экземпляра подготовленного приказа, предназначенного для проставления виз согласования и росписи руководителя.
Все виды и формы приказов по личному составу регистрируются, рассылаются и хранятся службой документационного обеспечения управления в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации и отдельно от приказов по основной деятельности.
В кадровую службу передается один из экземпляров приказа. Однако, учитывая конфиденциальный характер приказов по личному составу, более целесообразно все указанные выше технологические процедуры осуществлять в кадровой службе.
Приказы регистрируются в традиционной или электронной карточке. Указываются: дата и номер приказа, содержание (перечень действий и фамилий) и кем подписан; далее рассылка приказа и сведения о включении подлинника приказа, всех приложений и оснований в дело. Подлинник и экземпляры приказа по личному составу всегда передаются под роспись ответственного лица.
К номеру приказа добавляется буква "К" — прием, увольнение подобное, "КМ" — о командировках, "КО" — отпуска, "КП" — о поощрениях и т.д.
Приказы доводятся до сведения работников под роспись в экземпляре приказа, находящемся в отделе кадров. Роспись ставится в специальной зоне ниже каждого пункта приказа.
Основания к приказам в соответствии со сроками хранения этих документов или включаются в личное дело работника, или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
Практическое предназначение журнала приказов по личному составу заключается в систематизации издаваемых в конкретной организации приказов, которая позволяет оптимизировать работу с ними, в т. ч.:
Кроме того, соответствующая запись в журнале приказов, сделанная согласно установленному локальными нормативными актами организации порядку, поможет подтвердить правомерность и юридическую силу того или иного документа в случае возникновения спора.
Организация правомочна самостоятельно выбирать, вести отдельный журнал регистрации по каждому виду приказов или фиксировать все приказы по личному составу в 1 документе.
ВАЖНО! Приказы о назначении руководителя, главного бухгалтера и иных лиц, указанных в уставных документах компании, относятся к категории приказов об основной деятельности юрлица, а не к приказам по личному составу (например, п. 1 ст. 40 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ).
Правила ведения журнала регистрации приказов по личному составуИсчерпывающий список книг и журналов учета, которые в обязательном порядке должны вестись кадровой службой, приведен в Перечне типовых управленческих архивных документов…, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — перечень № 558). Так, п. «б» ст. 258 перечня № 558 устанавливается необходимость ведения организацией журналов регистрации распорядительных документов по личному составу. Вместе с тем утвержденных на законодательном уровне требований к их оформлению нет.
По общему правилу такая документация должна храниться 75 лет. Для некоторых категорий сведений предусмотрен срок хранения 5 лет. К ним относятся журналы регистрации приказов:
Правила заполнения журнала регистрации и форму его ведения надлежит утвердить в локальном нормативном акте организации (инструкции или положении по делопроизводству или др.).
При этом за основу можно взять, например, регламент регистрации и индексирования документов, предусмотренный п. 3.2.1 Госсистемы документационного обеспечения управления, утвержденной приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33.
Форма ведения журнала регистрации приказовЖурнал регистрации распорядительных документов может вестись в любой удобной организации форме:
Журнал регистрации приказов не относится к документам, которые надлежит в обязательном порядке оформлять на бумаге. Соответственно, если кадровая служба ведет журнал в электронном виде, используя, например, автоматизированную базу данных или специализированную компьютерную программу, необходимости дублировать журнал на бумажном носителе нет.
Если не возникает производственной необходимости или это не установлено внутренним нормативным актом организации, осуществлять выгрузку такой информации (как разово, так и с определенной периодичностью — в зависимости от целей) с последующей прошивкой и заверкой полученного бумажного документа, например для хранения, также необязательно.
Хранение электронных документов в архиве осуществляется по правилам пп. 2.30–2.33 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов…, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.
Если журнал ведется на бумажном носителе, следует позаботиться о защите его листов от несанкционированного изъятия посредством надлежащей прошивки и скрепления печатью. На наклейке, содержащей заверительную надпись, должны быть указаны:
Унифицированного образца журнала регистрации приказов законодатель не предлагает. В связи с этим организация может самостоятельно разработать шаблон такого внутреннего документа или воспользоваться любым из готовых журналов учета приказов, имеющихся в продаже (в т. ч. в электронном виде).
Далее приведем общие рекомендации по ведению журнала на бумажном носителе, основанные на сложившейся практике делопроизводства.
Стандартно титульный лист такого журнала должен содержать сведения:
Основное содержание журнала определяется организацией по собственному усмотрению. Обычно он ведется в форме таблицы, включающей перечисленную ниже информацию:
Организация может как дополнить данный перечень сведений, так и сократить его.
Образец заполнения журнала регистрации приказов по кадровому составу вы найдете по ссылке:
Журнал регистрации — пример.
Таким образом, законодатель возлагает на организацию обязанность вести журнал учета распорядительных документов, в том числе по личному составу. Практика показывает, что надлежащее оформление такого журнала способствует оптимизации работы кадровой службы, в т. ч. максимально упрощает поиск необходимых документов.
Унифицированной формы журнала приказов по личному составу на данный момент нет, поэтому каждая организация может использовать самостоятельно разработанный образец, содержащий все нужные реквизиты.
Найдите и исправьте ошибки в оформлении
сводного приказа по личному составу
Государственный герб
Республики Беларусь
Открытое акционерное общество
«Оптические волоконные системы»
ОАО «Оптоволокно»
ПРИКАЗ
05.04.2004 № 19-к
г. Минск
О приеме, переводе и предоставлении
отпуска работникам (Буевич Н.И.,
Коротких В.А. Лукашик Н.М.,
Шилин Ю.В.)
В связи с производственной необходимостью
ПРИКАЗЫВАЮ:
§ 1. Принять Буевич Нину Ивановну на должность секретаря-референта с 16.04.2004 по контракту на 3 года с трехмесячным предварительным испытанием с окладом согласно штатному расписанию.
Основание: 1. Заявление Буевич Н.И.
2. Контракт от 02.04.2004.
С приказом ознакомленаПодпись Н.И.Буевич
05.04.2004
§ 2. Перевести Коротких Вячеслава Антоновича, маркетолога отдела маркетинга, на должность старшего специалиста отдела рекламы с 12.04.2004 по контракту на 2 года с окладом согласно штатному расписанию.
Основание: 1. Заявление Коротких В.А.
2. Контракт от 02.04.2004.
3. Докладная записка начальника отдела рекламы И.А.Валахановича.
С приказом ознакомленПодпись В.А.Коротких
05.04.2004
§ 3. Перевести Лукашик Нину Михайловну, старшего специалиста отдела рекламы, на должность ведущего специалиста этого же отдела с 12.04.2004 по контракту на 2 года с окладом согласно штатному расписанию.
Основание: 1. Заявление Лукашик Н.М.
2. Контракт от 02.04.2004.
3. Представление начальника отдела рекламы И.А.Валахановича.
С приказом ознакомленаПодпись Н.М.Лукашик
06.04.2004
§ 4. Шилину Юрию Владимировичу, бухгалтеру, предоставить очередной отпуск на 30 календарных дней с 01.05.2004 по 30.05.2004 за период с 15.05.2003 по 14.05.2004.
Основание: 1. Заявление Шилина Ю.В.
2. График отпусков.
С приказом ознакомленПодпись Ю.В.Шилин
06.04.2004
Генеральный директор ОАОПодпись В.С.Хузеев
1. Как видно из названия организации («открытое акционерное общество»), она не является государственной. Согласно Указу Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображеннием Государственного герба Республики Беларусь» право помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланки, в том числе общие бланки, используемые для подготовки приказов, предоставлено только государственным органам и иным государственным организациям. В связи с этим открытое акционерное общество, несмотря на то, что в его уставном фонде, возможно, имеется доля государственной собственности, использовать изображение Государственого герба на бланке не имеет права (такое право негосударственной организации может быть предоставлено в порядке исключения только Президентом Республики Беларусь). Согласно Государственному стандарту Республики Беларусь (СТБ) 6.38-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» негосударственные организации вместо изображения Государственного герба вправе помещать на свои бланки изображение товарного знака (знака обслуживания), зарегистрированного в установленном порядке.
2. В соответствии с п. 2.3.6 Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13 (далее – Примерная инструкция по делопроизводству), заголовок документа должен грамматически согласовываться с названием документа и отвечать на вопрос «о чем?». Если приказ касается одного работника, то в заголовке рекомендуется указывать фамилию и инициалы этого работника, если двух и более – фамилии и инициалы работников не указываются. Например: «О приеме на работу Буевич Н.И.», «О предоставлении отпуска Шилину Ю.В.».
Вместе с тем, при оформлении сводного приказа, пример которого рассматривается в данном случае, п. 2.4.1 Примерной инструкции по делопроизводству установлено, что пункты распорядительной части приказа излагаются в определенной последовательности (прием на работу, перевод и т.д.), а в заголовке к тексту приказа указывается «По личному составу».
В приведенном примере содержится двойная ошибка при оформлении заголовка. Во-первых, поскольку приказ касается более, чем одного работника, фамилии работников в заголовке указывать не следует. Во-вторых, так как представленный приказ относится к категории сводных, вместо записи «О приеме, переводе и предоставлении отпуска работникам (Буевич Н.И. Коротких В.А. Лукашик Н.М. Шилин Ю.В.)» в заголовке следует указать «По личному составу».
3. Пунктом 2.4.1 Примерной инструкции по делопроизводству установлено, что при оформлении приказов по личному составу в тексте приказа отсутствует констатирующая часть, поэтому запись «В связи с производственной необходимостью» является излишней. В практике возможны ситуации, когда тексты приказов по личному составу могут содержать констатирующую часть, например, приказы о наложении дисциплинарных взысканий. Однако подобные ситуации являются исключением их общего правила. Основание для составления приказа в этом случае дается, как правило, в конце каждого пункта приказа.
Кроме того, начинать распорядительную часть приказа по личному составу рекомендуется распорядительным словом, непосредственно обозначающим документируемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ», «ПРЕДОСТАВИТЬ» и т.п.); распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» в этом случае, как правило, не используется.
4. Согласно п. 2.3.7 Примерной инструкции по делопроизводству тексты сложных по содержанию документов (инструкций, приказов, протоколов и др.) допускается делить на разделы, подразделы, пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, например: 1.1, 1.2, 2.1, 2.2 и т.д. Использование знака «§» при нумерации пунктов приказа не допускается.
Фамилии работников в текстах приказов по личному составу согласно п. 2.6. Примерной инструкции по делопроизводству следует печатать прописными буквами.
5. Расписка работника об ознакомлении с приказом (либо иным документом) определяется как виза ознакомления. В соответствии с требованиями нормативных документов (Примерная инструкция по делопроизводству, СТБ 6.38-95) визы должны располагаться ниже реквизита «Подпись» на лицевой либо оборотной стороне документа. Помещать визу ознакомления под каждым пунктом приказа запрещается.
6. В сводном приказе не допускается объединять приказы (документируемые действия), для которых установлены различные сроки хранения. В приведенном примере правомерно объединение таких действий, как прием на работу и перевод на другую работу, т.к. для соответствующих приказов о приеме и переводе нормативными правовыми актами установлен единый срок хранения – 75 лет (ст. 16 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38 ). Приказ о предоставлении отпуска имеет срок хранения 3 года, поэтому предоставление отпуска бухгалтеру Шилину Ю.В. должно быть оформлено отдельным приказом.
Соответственно сводный приказ, объединяющий прием и перевод работников, при регистрации в дополнение к порядковому регистрационному номеру получит литеру «к», а приказ о предоставлении отпуска – «л».
7. В соответствии со ст. 150 Трудового кодекса Республики Беларусь отпуска, предоставляемые работникам, делятся на две категории: трудовые и социальные. Такое понятие, как «очередной отпуск», применявшееся ранее в Кодексе законов о труде Республики Беларусь, в современном трудовом законодательстве не используется. Поэтому в приказе о предоставлении отпуска должно быть указано не «очередной отпуск», а «трудовой отпуск».
Образец правильного оформления
сводного приказа по личному составу
Открытое акционерное общество
«Оптические волоконные системы»
ОАО «Оптоволокно»
ПРИКАЗ
05 .04.2004 № 19-к
г. Минск
По личному составу
1. ПРИНЯТЬ:
БУЕВИЧ Нину Ивановну на должность секретаря-референта с 16.04.2004 по контракту на 3 года с трехмесячным предварительным испытанием с окладом согласно штатному расписанию.
Основание: 1. Заявление Буевич Н.И.
2. Контракт от 02.04.2004.
2. ПЕРЕВЕСТИ:
2.1. КОРОТКИХ Вячеслава Антоновича, маркетолога отдела маркетинга, на должность старшего специалиста отдела рекламы с 12.04.2004 по контракту на 2 года с окладом согласно штатному расписанию.
Основание: 1. Заявление Коротких В.А.
2. Контракт от 02.04.2004.
3. Докладная записка начальника отдела рекламы И.А.Валахановича.
2.2. ЛУКАШИК Нину Михайловну, старшего специалиста отдела рекламы, на должность ведущего специалиста этого же отдела с 12.04.2004 по контракту на 2 года с окладом согласно штатному расписанию.
Основание: 1. Заявление Лукашик Н.М.
2. Контракт от 02.04.2004.
3. Представление начальника отдела рекламы И.А.Валахановича.
Генеральный директор ОАОПодпись В.С.Хузеев
Образец приказа о предсотавлении отпуска
Открытое акционерное общество
«Оптические волоконные системы»
ОАО «Оптоволокно»
ПРИКАЗ
05 .04.2004 № 15-л
г. Минск
О предоставлении отпуска
Шилину Ю.В.
ПРЕДОСТАВИТЬ:
ШИЛИНУ Юрию Владимировичу, бухгалтеру, трудовой отпуск на 30 календарных дней с 01.05.2004 по 30.05.2004 за период с 15.05.2003 по 14.05.2004.
Основание: 1. Заявление Шилина Ю.В.
2. График отпусков.
Генеральный директор ОАОПодпись В.С.Хузеев
начальник отдела организационно-правовой,
кадровой работы и международных связей
Комитета по архивам и делопроизводству
при Совете Министров Республики Беларусь,
кандидат исторических наук
В крупных учреждениях приказы по личному составу нередко выдаются как сводные документы, касающиеся нескольких должностных лиц (см. приложение 27). Такого вида приказы готовятся кадровой службой учреждения по мере накопления представлений, поступающих от структурных подразделений.
В сводных, сложных по структуре приказах, как правило, придерживаются определенной последовательности рассмотрения вопросов. Сначала речь идет о принятии на работу (назначение), перевод (перемещение), на другие должности, затем увольнение.
В каждой группе вопросов фамилии сотрудников размещают в алфавитном порядке.
При подготовке сводных приказов, имеющих несколько пунктов и касаются нескольких должностных лиц, следует придерживаться такого правила: в одном документе не должны содержаться пункты с информацией с различными сроками ее хранения. Так, недопустимо включать в один приказ пункт о принятия на работу одного сотрудника и о предоставлении отпуска другому, поскольку информация в этих точках имеет разные сроки хранения (соответственно 75 и 5 лет).
Унифицированные формы приказов по личному составуВ унифицированных межведомственных форм первичной учетной документации по учету кадров относятся такие приказы (распоряжения): о принятии на работу (типовая форма № П-1), о предоставлении отпуска (типовая форма № П-3), о прекращении трудового договора (контракта) (типовая форма № П-4) [28]. Указанные унифицированные формы (см. приложения 17, 18, 19) формализованные не только по форме, но и по содержанию, что позволяет сократить количество документов, которые составляются, предотвратить дублирование данных, решать вопросы их механизированной или автоматизированной обработки и организовать централизованное печатание трафаретных форм бланков.
Унифицированные формы приказов по личному составу используются на производственных предприятиях с большим документооборотом кадровой документации, как правило, при принятии, увольнении, предоставлении отпусков работникам.
Кадровая служба заполняет на каждого работника необходимую форму приказа (распоряжения) по личному составу в двух экземплярах. Первый экземпляр хранится в кадровой службе, второй - передается в бухгалтерию.
РАСПОРЯЖЕНИЕ - правовой акт, издаваемый руководителями разных уровней. Различают три основные виды распоряжений.
1. Распоряжения, издаваемые единолично руководителями органов государственной власти и органов местного самоуправления в соответствии с компетенцией, определенной законодательством. Такие распоряжения содержат подзаконные официальные решения, принятые с соблюдением установленной процедуры, и имеющих юридические последствия. Распоряжения являются обязательными для выполнения всеми органами управления, субъектами хозяйствования независимо от организационно-правовой формы, а также общественными объединениями, должностными лицами и гражданами, которые проживают на данной территории. Распоряжения, затрагивающие интересы граждан, публикуются в официальных изданиях в установленном порядке и приобретают силу с момента их опубликования.
2. Распоряжения, которые издает руководитель коллегиального органа для єдиноначального решения определенных вопросов.
Эти два вида распоряжений относящихся к категории основных распорядительных документов соответствующих организаций, коллегиальных органов или должностных лиц.
3. Распоряжения, издаваемые руководителями учреждений по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данного учреждения или органа высшего уровня, а также из производственных, хозяйственных и административных вопросов. Как правило, такие распоряжения имеют ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.
Распоряжение этого вида выполняют в управленческой деятельности вспомогательную роль.
Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов (см. приложение 28). Различия проявляются в следующем: распорядительная часть начинается словами "предлагаю" или "обязываю", которые, так же, как и в приказах, печатается отдельной строкой, без отступа от левого берега, большими буквами.
Распоряжения оформляются на бланке распоряжения (конкретного вида документа).
ПОСТАНОВЛЕНИЕ - это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами государственной власти, другими учреждениями, действующими на основе коллегиальности, с целью решения важнейших принципиальных задач, стоящих перед этими органами (учреждениями), и установления стабильных норм, правил.
Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций из важнейших и наиболее принципиальных вопросов их деятельности.
Процедура подготовки постановлений включает следующие этапы:
o подготовка материалов к заседанию коллегиального органа;
o внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа;
o обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа;
o принятие решения по рассмотренным вопросам;
o оформление протокола заседания;
o издание постановления;
o доведение решения до исполнителей.
Первый этап предусматривает сбор информации по вопросу и ее анализ и завершается оформлением аналитической справки. Эту работу проводит в соответствии с планом работы коллегиального органа специалист (группа специалистов) соответствующего структурного подразделения. Необходимую информацию можно запрашивать от других подразделений, подведомственных и других учреждений. Справка должна содержать исчерпывающую и всестороннюю информацию, конкретные предложения по решению проблемы. ее согласовывают со всеми заинтересованными должностными лицами. Справку подписывает руководитель подразделения, представляющим вопрос на рассмотрение. Наряду со справкой готовят проект постановления коллегиального органа. Справка по вопросу и проект постановления оформляют на стандартных листах бумаги. Проект постановления состоит из обоснования и распорядительной части - поручение.
На втором этапе подготовленные материалы - справка и проект постановления - передают секретарю коллегиального органа, как правило, не менее чем за пять дней до заседания. За это время необходимо осуществить размножение представленных материалов и их рассылка членам коллегиального органа для предварительного изучения. Члены коллегиального органа до начала заседания должны иметь возможность детально ознакомиться с проектами документов, которые будут рассматриваться на заседании.
На третьем и четвертом этапах председатель коллегиального органа знакомится с представленными материалами, проводит организационные мероприятия по подготовке заседания (членам коллегиального органа присылают приглашение, повестка дня, материалы к заседанию). На заседании обсуждают предоставленные материалы, высказываются мнения по проекту постановления и выдвигают предложения по его доработке. В результате дискуссии может быть сделано исправление к проекту, которые считаются принятыми, если за них проголосуют члены коллегиального органа. Постановление принимается по итогам обсуждения большинством голосов или квалифицированным большинством (2/3 голосов).
Пятый этап отражает специфику деятельности коллегиального органа: это фиксация хода заседания в протоколе. Во время заседания ведут черновые рукописные записи хода заседания, стенографическую запись или звукозапись на магнитофонную ленту. В высших органах государственной власти звукозапись сопровождается стенографической записью. После заседания на основе записей оформляют протокол заседания. Если протокол составляется на основе рукописных записей, то желательно согласовать тексты выступлений с лицами, которые выступали на заседании. В этом случае они визируют протокол на левом берегу страницы, напротив записи выступления. После согласования протокол подписывают председатель коллегиального органа и ответственный секретарь.
Шестой этап - издание распорядительного документа, то есть постановления коллегиального органа. Решения информационного характера обычно не оформляют как самостоятельный документ и фиксируют только в протоколе. В управленческой практике такие решения называют протокольными, доведение их до исполнителей осуществляется путем оформления выписок из протокола заседания.
Седьмой этап - это тиражирование документа, его рассылка (в сжатые сроки) или передача исполнителям.
В постановлениях, которые выдают органы государственной власти, регулируются стратегические политические, экономические, социальные, культурные вопросы. Часто за помощью постановлений утверждают различные нормативные документы.
Другие коллегиальные органы принимают постановления по вопросам, относящимся к их полномочиям и компетенции. Комиссии, комитеты, советы, имеющих властные полномочия (административные, наблюдательные, по делам несовершеннолетних и т.п.), принимают постановления, которые являются обязательными для выполнения.
Комиссии, комитеты, советы, которые не имеют властных полномочий, принимают постановления рекомендательного характера.
Текст постановления состоит из констатирующей и распорядительной частей (см. приложение 29). Распорядительную часть отделяют от констатирующей слова "ПРИНИМАЕТ" или "РЕШИЛИ" (в совместных постановлениях двух или более учреждений), которые печатаются с новой строки без отступа от левого берега. Распорядительную часть структурируют в виде пунктов, подпунктов.
Постановления оформляются на бланке постановления (бланк конкретного вида документа).
РЕШЕНИЕ - это правовой акт органов, действующими на основе коллегиальных принципов управления (органы местного самоуправления, научные и методические советы, коллегии, совета директоров, общее собрание учредителей (участников), акционеров и т.п.) с целью решения важнейших вопросов их деятельности.
Процедура подготовки решений, порядок их составления и оформления в целом аналогичен порядку оформления постановлений. Разногласия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словами "РЕШИЛ" ("ПРИНЯЛ"), "РЕШИЛА" ("ПРИНЯЛА") или, в совместных решениях двух или более учреждений, словом "РЕШИЛИ" ("ПРИНЯЛИ"), что печатаются отдельной строкой без отступа от левого берега (см. приложение С).
Распорядительную часть решения можно начинать также с названия коллегиального органа, который его принимает, и слова "РЕШИЛ" ("РЕШИЛА"), например:
Совет директоров РЕШИЛ:
Распорядительную часть разделяют на пункты, в которых отмечают исполнителей (учреждение, структурное подразделение, должностное лицо), задачи, срок выполнения. Решение оформляется на бланке решения (бланк конкретного вида документа).
В органах государственной власти решения коллегий, иных совещательных органов вводятся в действие приказом руководителя учреждения.
В некоторых случаях решение не является самостоятельной формой распорядительного документа: оно принимается в пределах протокола заседания коллегиального органа. Доведение решений до исполнителей или заинтересованных учреждений, должностных лиц осуществляется в виде выписок из протоколов.
Образец сводного приказа >>
Приказ по личному составу. Это правовой акт, издаваемый руководителем, как правило, по вопросам приема, увольнения и перевода работников предприятия. Приказ по личному составу – обязательный документ трудовых правоотношений. 13.
Слайд 13 из презентации «Основные документы управления» к урокам экономики на тему «Управление»
Размеры: 960 х 720 пикселей, формат: jpg. Чтобы бесплатно скачать слайд для использования на уроке экономики, щёлкните на изображении правой кнопкой мышки и нажмите «Сохранить изображение как. ». Скачать всю презентацию «Основные документы управления.ppt» можно в zip-архиве размером 1088 КБ.
Управлениекраткое содержание других презентаций об управлении
«Психология управления» - Профессиональные качества. Компоненты лидерства. Социальная власть. Уровни управления. Стили управления. Методы управления. Власть. Лидер. Психология управления. Управление-функция систем различной природы. Принципы управления. Сфера руководства. Психология управления и предмет изучения. Функции управления.
«Управленческая деятельность» - Последовательность реализации фаз деятельности субъекта управления. Комплекс задач и функций управления. Философия и управление. Механизмы управления. Фазы, стадии и этапы деятельности. Предмет методологии – организация человеческой деятельности. Основные типы организационной культуры. Методология управления.
«Управление изменениями» - Карта теории изменений. Школа человеческих отношений. Факторы изменений. Управление изменениями и школы управления. Что подразумевается под изменениями. Методы изменения поведения. 8 этапов процесса изменений. Глобализация рынков. Школы управления. Наука управления. Три кита управления изменениями. Человеческий и эмоциональный факторы.
«Психотехнологии» - Современные психотехнологии в бизнесе. Психотехнологии убеждения. Понятие самомотивации. Психотехнологии управления временем. Методы и инструменты повышения эффективности коммуникаций. Отработка навыков управления эмоциями. Психотехнологии воздействия на группу. Психотехнологии управления эмоциями. Методы и приемы контроля за манипулятивными играми.
«Основные документы управления» - Докладная записка. Должностная инструкция. Объяснительные записки. Информационно-справочные документы. Образцы основных документов управления. Образец внутренней справки. Приказ по личному составу. Образец приказа. Образец сводного приказа. Образец внутренней докладной записки. Образец гарантийного письма.
«Информация и коммуникация в управлении» - Подготовка принятия решений. Информационные системы. Передача. Операции информационных технологий. Значение и классификация информации. Коммуникативные барьеры. Элементы коммуникационного процесса. Современные технологии. Инерция включенности. Расшифровка. Классификация информации. Идеи и мысли. Информация и коммуникация в управлении.
Всего в теме «Управление» 18 презентаций
Глава 1. разновидности приказов по личному составу 8
1.1 Унифицированные формы приказов по личному составу 10
1.2 Виды приказов по личному составу 12
Глава 2. подготовка и оформление проекта приказа 15
2.1 Этапы подготовки проекта приказа 15
2.2 Правила оформления проекта приказа по личному составу 19
Глава 3. Порядок регистрации и хранения приказов 31
3.1 Системы регистрации приказов 31
3.2 Порядок хранения приказов 35
список источников и литературы 39
Вся управленческая деятельность любой организации обязательно документируется. Но особенно строго следует подходить к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу, касается каждого гражданина лично.
Именно поэтому, актуальность данной темы в том, что документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. Вследствие этого, составление и оформление приказов по личному составу, организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами.
При написании данной работы использовалась следующая литература.
В книге «Кадровое делопроизводство» Кузнецовой Т.В. и Кузнецова С.Л. рассмотрена современная организация работы с документами в службе кадров. Весь процесс работы с документами рассматривается с момента их создания до сдачи дел в государственные архивы по личному составу Кузнецова, Т.В. Кузнецов, С.Л. Кадровое делопроизводство / Т.В. Кузнецова, С.Л. Кузнецов. М. 2005.
В книге «Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов» под ред. В.А. Кудряева освещены все вопросы грамотной и эффективной организации современного делопроизводства. Подробно рассмотрены особенности подготовки, оформления и ведения все видов внутренних документов, в том числе кадровой документации Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов / под ред. В.А. Кудряева. М. 2005.
У Верховцева А.В. в книге «Делопроизводство в кадровой службе» рассмотрены основы организации делопроизводства в кадровой службе, состав кадровой документации, виды работ и нормативы численности сотрудников, порядок заполнения типовых форм, оценка деятельности кадров Верховцев, А.В. Делопроизводство в кадровой службе / А.В. Верховцев. М. 2003.
В учебно-методическом комплексе Панфиловой Т.А. и Кондратьевой Т.Н. «Документоведение и делопроизводство» рассмотрено понятие документа, его свойства, классификация. Определена структура документа и требования к его оформлению. Рассмотрены системы документации и правила оформления управленческих документов. А также организация работы с документами, номенклатура дел, формирование и текущее хранение дел, подготовка и передача дел в архив Панфилова, Т.А. Кондратьева, Т.Н. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс. Тюмень, 2005.
Чуковенков А.Ю. и Янковая В.Ф. в книге «Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» раскрывают положения стандарта, дают дополнительную нормативную и справочную информацию, приведены образцы бланков и примеры оформления документов Чуковенков, А.Ю. Янковая, В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» / А.Ю. Чуковенков, В.Ф. Янковая. М. 2005.
Вопросы оформления, регистрации и хранения распорядительных документов в кадровой деятельности также рассмотрены в статьях Красавина А.С. «Приказы по кадрам в организации» в журнале «Секретарь-референт» Красавин, А.С. Приказы по кадрам в организации / А.С. Красавин // Секретарь-референт. 2004. № 3. Пшенко А.В. «Распорядительная документация по личному составу» в журнале «Справочник кадровика» Пшенко, А.В. Распорядительная документация по личному составу / А.В. Пшенко // Справочник кадровика. 2007. № 2, 3. и Кузнецова С.Л. «Современные технологии регистрации документов» в журнале «Секретарское дело» Кузнецов, С.Л. Современные технологии регистрации документов / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. - 2007. № 11.
Цель курсовой работы - рассмотреть процесс проектирования, оформления, регистрации и хранения приказа в кадровом делопроизводстве.
Задачи курсовой работы:
1) рассмотреть виды и формы приказов по личному составу;
2) выявить этапы подготовки проекта приказа и описать процедуру оформления различных приказов по личному составу;
3) описать системы регистрации приказов и порядок их хранения.
Для правильного ведения кадровой документации необходимо хорошо знать и постоянно руководствоваться законодательно-правовыми актами о труде.
Прежде всего, это Трудовой кодекс Российской Федерации с изменениями, внесенными Федеральным законом от 30 июня 2006 г. № 102-ФЗ. В Трудовом кодексе отражены процессы документирования трудовых правоотношений, определены случаи и порядок составления документов Трудовой кодекс Российской Федерации (на 20.11.2006). М. 2007. Поэтому, оформляя трудовые правоотношения путем составления кадровых документов, необходимо, прежде всего, обращаться к соответствующим статьям Трудового кодекса.
Однако, в соответствии с Трудовым кодексом, организация при установлении трудовых правоотношений опирается не только на статьи самого Трудового кодекса, но и на иные федеральные законы, в которых затронуты вопросы труда, указы Президента, законы и иные нормативные правовые акты субъектов федерации, на территории которого она находится, акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права.
Основополагающим актом в работе с документами является Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ. Прежде всего, Закон дает определение ключевых понятий: информация, информатизация, документированная информация (документ), информационные процессы информационная система, информационные ресурсы, информация о гражданах (персональные данные), конфиден циальная информация, средства обеспечения автоматизированных информационных систем и их технологий, собственник и владелец информационных ресурсов, пользователь (потребитель) информации Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ. . Унификация понятий и закрепление их в Законе имеет большое правовое и практическое значение. К пакету нормативно-методических документов по делопроизводству следует отнести «Альбом унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты», утвержденный 05.01.2004г. где оформление основных кадровых документов унифицировано Альбом унифицированных форм первичной учетной документации. Утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате”. . Общие правила составления и оформления документов закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003 на унифицированную систему организационно-распорядительной документации с требованиями к оформлению документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в ОКУД (класс 0200000) ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М. 2003. . Типовая инструкция по делопроизводству в федеральны х органах исполнительной власти устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти, но может использоваться как образец правильного оформления документов и в других организациях Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом М-ва культуры и массовых коммуникаций от 8 ноября 2005 г. № 5360. М. 2002. . Сроки хранения документов закреплены в перечнях документов с указанием сроков их хранения - типовых или ведомственных. Ведомственные перечни разрабатываются обычно организацией, возглавляющей отрасль, они учитывают специфику отрасли и содержат документы, не типичные для остальных организаций. Организации, не имеющие ведомственного перечня, должны пользоваться «перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельност и организации, с указанием сроков хранения» Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения / сост. М.П. Жукова. М. 2002.. Он утвержден в 2000 г. и кадровая документация представлена в нем достаточно полно.
Между тем, в настоящее время нет государственного органа управления, взявшего на себя полную ответственность за состав, порядок ведения и хранения всего комплекса документов, необходимых для оформления кадровых вопросов. Хотя многие из форм документов возникли в реальной практике много лет назад, нет и единой полноценной по составу общероссийской унифицированной системы документов по личному составу.
Глава 1. разновидности приказов
по личному составу
Основу документации по личному составу составляют распорядительные документы, в которых фиксируются правовые отношения работников и работодателя
Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.
В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы:
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, организаций, учреждений, объединений, предприятий, действующими на основе единоначалия.
Приказы подразделяются на две группы:
- приказы по основной (производственной) деятельности;
- приказы по личному составу (персоналу) организации.
В своей работе я более подробно рассмотрю приказы по личному составу.
В комплекс распорядительной документации по личному составу входит набор различных по назначению приказов (распоряжений), предназначенных для юридического оформления заключенного договора гражданина с учреждением, организацией или фирмой.
Всю документацию в целом по личному составу можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке - по этапам трудового цикла работника:
- документация, связанная с комплектованием персонала организации;
- документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;
- документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;
- документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т.е. с увольнением.
Издание приказов по личному составу обязательно:
- при назначении работников на должность (даже при наличии контракта);
- освобождения от должности и перемещениях по службе;
- при вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий;
- при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников;
- в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений;
- при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности;
- при предоставлении внеочередного отпуска;
- перемене фамилии и в других случаях.
Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, учетные и другие документы.
1.1 Унифицированные формы приказов по личному составу
Комплекс первичных учетных документов по личному составу в настоящее время унифицирован и приводится в альбоме унифицированных форм документов, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Первичная учетная документация по личному составу подразделяется на две группы документов:
- по учету кадров;
- по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.
Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности.
Перечень форм приказов по личному составу:
- приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1, индивидуальная);
- приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а, сводная);
- приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5);
- приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а, сводная);
- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6);
- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а, сводная);
- приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8);
- приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма № Т-8а, сводная);
- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);
- приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а, сводная);
- приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11);
- приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а, сводная) Постановление Госкомстата Российской Федерации от 05 января 2004 г. № 01 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».В то же время никем не разработаны унифицированные формы распорядительных документов об установлении неполной рабочей недели, об отзыве из отпуска, о временном исполнении обязанностей, о вынесении взысканий и др. Вероятно, сказалось то, что подобные документы не являются основанием для внесения записей в трудовую книжку, учета кадров или выполнения типовых первичных финансовых операций.
Следует иметь в виду, что распорядительные документы, в том числе по личному составу, наряду с информационными и организационно-правовыми, являются составной частью организационно-распорядительной документации (ОРД). Общие правила ее оформления, использования фирменных бланков, расположения реквизитов и другое регламентируются государственным стандартом «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».
Исходя из этого положения при документировании ситуаций, для которых не разработаны унифицированные бланки, распорядительные документы должны оформляться в соответствии с общими правилами оформления организационно-распорядительной документации.
Все унифицированные формы распорядительных документов по личному составу могут использоваться:
- как образцы для формирования нового документа;
- как бланки с последующим рукописным заполнением необходимого количества экземпляров;
- в электронной форме с заполнением на экране дисплея и последующей распечаткой бумажных экземпляров.
Независимо от используемой технологии, правильно составленные и полностью оформленные проекты документов после проставления необходимых виз и грифов согласования и подписания руководителем имеют равную юридическую силу.
1.2 Виды приказов по личному составу
По структуре приказы по личному составу могут быть простыми и сложными Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов / под ред. В.А. Кудряева. М. 2005. С. 314.
Простой приказ состоит из одного распорядительного раздела (распорядительного, приказного действия): принять, назначить, уволить и т.д.
Если приказ касается одного лица, то он называется индивидуальным. если охватывает круг лиц - сводным .
Объединение в приказе нескольких распорядительных разделов делает приказ сложным. Несмотря на широкую практику составления сложных приказов по личному составу, следует учитывать, что они не только не обеспечивают должной оперативности ручного поиска информации в процессе оперативной и контрольной работы, особенно при значительных объемах этого вида документов, но и затрудняют использование автоматизированных систем обработки информации.
Для обеспечения автоматизированных информационных кадровых систем все более интенсивно внедряются структурно простые приказы по личному составу и, как правило, индивидуальные.
К каждому пункту раздела приказа (по каждому лицу) в приказе даются наименование и сведения о документе, послужившем основанием для включения этого пункта в приказ. Например:
- личное заявление работника;
- докладная записка руководителя структурного подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку);
- акт (например, о нарушении трудовой дисциплины);
- письмо другой организации с просьбой о переводе сотрудника в их организацию;
- свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника, и другие.
Ниже пункта пишется: «Основание: …».
Пункты приказа по каждой фамилии нумеруются арабскими цифрами. Ниже наименования документа, послужившего основанием для внесения данного пункта в приказ, указывается: «С приказом ознакомлен», далее роспись лица, дата.
В пункте приказа требуется четко указывать юридически ценные сведения, например, сроки найма работника, срок увольнения, виды и продолжительность отпусков, размеры должностных окладов и ставок, либо давать формулировку «с окладом согласно действующему штатному расписанию» или «… разряду … ЕТС».
Схематически можно указать следующую постоянную информацию любого пункта приказа:
- распорядительное действие;
- фамилия, имя, отчество лица;
- должность и структурное подразделение;
- дата вступления в силу данного пункта приказа;
- обязательные условия.
В тексте пункта приказа не должно быть каких-либо сокращений (подразделений, должностей), опечаток, ошибок в информации, особенно в фамилиях.
При составлении сложных приказов следует учитывать, что в одном документе не должно быть информации с разными сроками хранения. Следует разделить, например, приказы о предоставлении отпусков, командировании сотрудников (срок хранения 3 года) и приказы о приеме на работу, увольнении и т.п. (срок хранения 75 лет минус возраст).
Глава 2. подготовка и оформление проекта приказа
2.1 Этапы подготовки проекта приказа
Процедура составления и оформления приказа по личному составу конкретного учреждения может быть описана в инструкции по делопроизводству или в инструкции, устанавливающей порядок работы с документами.
Процедура издания приказа по личному составу включает следующие стадии:
- инициирование решения (обоснование необходимости издания приказа);
- сбор и анализ информации по вопросу;
- подготовка проекта документа;
- согласование проекта документа;
- доработка проекта приказа по замечаниям;
- принятие решения (подписание документа);
- доведение (ознакомление) до исполнителей.
Обоснование необходимости издания приказа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.
Проекты приказов по личному составу составляются работниками отдела кадров предприятия на основании представлений руководителей структурных подразделений.
Проекты приказов по личному составу должны составляться на основе тщательного и всестороннего изучения причин издания приказа, соответствия представляемых кандидатов и соблюдения требований законодательства о труде. Также сама формулировка приказа должна соответствовать действующему законодательству.
Сбор и анализ информации для выработки управленческого решения (например, прием на работу, перевод, увольнение и т.д.) предусматривает сбор объективной, достаточной и своевременной информации. Для этого необходимо, прежде всего, определить источники такой информации. Это могут быть:
- законодательные акты и нормативная документация;
- текущая документация организации;
- документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных организаций;
- архивные документы;
- публикации в периодической печати;
- научные материалы и др.
Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.
Собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по существу вопроса, четко определив цель издания приказа по личному составу, приступают к составлению его проекта.
Подготовка проекта приказа: оформление выработанного решения в виде проекта приказа осуществляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги формата А4 по тем же правилам, что и окончательный документ. На верхнем поле справа проставляется слово "Проект". Текст документа оформляется так же, как если бы это был окончательный вариант документа.
Особенностью приказа по личному составу является отсутствие констатирующей части. Основную нагрузку в приказе несет распорядительная часть. Распорядительное действие обозначается словами: принять, назначить, уволить, изменить фамилию, предоставить отпуск, командировать, премировать и т.д.
Согласование проекта документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях).
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов по личному составу и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителя отдела кадров.
Проекты и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части.
В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту приказа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: "Особое мнение прилагается" или "Замечания прилагаются". Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта для доработки документа. При передаче окончательно оформленного документа руководителю на подписание все особые мнения и замечания должны будут поступить вместе с документом на рассмотрение руководителя.
Однако, если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. При этом необходимо помнить, что повторное согласование не требуется, если при доработке в проект документа внесены только уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.
Доработка проекта приказа по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке и представление его руководителю на подписание.
Принятие решения, т.е. подписание приказа руководителем, - решающая стадия подготовки документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.
Круг работников, которым предоставляется право визирования проектов приказов по личному составу, определяется руководителем предприятия. По поручению руководителя предприятий приказы на определенную категорию работников могут подписывать их заместители и руководители подразделений, пользующиеся правами приема и увольнения. В отсутствии основного руководителя приказы подписывает лицо, исполняющее его обязанности.
Отменить или изменить приказ по личному составу может только лицо, подписавшее этот приказ, а также руководитель вышестоящей организации. При этом изменение отдельных пунктов приказа заверяется его подписью.
Доведение приказа по личному составу до исполнителей - это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.
2.2 Правила оформления проекта приказа по личному составу
В этой главе мы рассмотрим правила оформления различных приказов по личному составу.
Приказ (распоряжение) о приеме на работу оформляется на основании заключенного трудового договора. Условия, отраженные в заключенном трудовом договоре, предопределяют содержание приказа. В соответствии со ст. 68 Трудового кодекса «Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора» Трудовой кодекс Российской Федерации (на 20.11.2006). М. 2007.Подготовка проекта приказа (распоряжения) о приеме на работу сопровождается оформлением следующих документов (рис. 3.1).
Рис. 3.1. Состав документов, оформляемых при приеме на работу
Приказ о приеме на работу оформляется по унифицированной форме № Т-1 и составляется на каждого вновь зачисляемого в организацию работника Альбом унифицированных форм первичной учетной документации. Утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате”. . При одновременном приеме нескольких работников, особенно на временные и сезонные работы, при расширении предприятия и т.д. допускается составление приказа сразу на всех принимаемых работников по форме № Т-1а Там же.
При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются наименование структурного подразделения, специальность или должность, по которым будут исполняться трудовые обязанности, испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и другие). Эти данные берутся из трудового договора. В приказе обязательно должна быть указана дата, с которой работник приступает к работе.
Если с работником заключен срочный трудовой договор, то в графе «Дата» унифицированных форм № Т-1 и № Т-1а указывается дата приема на работу и дата, до которой заключен трудовой договор. Если трудовой договор заключен на неопределенный срок, в ячейке «по» графы «Дата» ставится прочерк или пишется словами «не определено». Если работник оформляется на место временно отсутствующего работника, за которым место сохраняется в соответствии с законом, ширину граф в приказе, отведенных для даты, расширяют для соответствующей записи.
Табельный номер, проставляемый в приказе, присваивается работнику до оформления приема на работу и не меняется при любых его перемещениях внутри организации вплоть до его увольнения.
Условия приема на работу (по совместительству, для замещения отсутствующего работника и т.д.) и характер работы (постоянно, временно, сезонно) указывается в приказе без сокращений. Размер оклада записывается в приказе в соответствии со штатным расписанием и проставляется в виде чисел. В графе о надбавках также проставляются числовые отметки. Если работнику в трудовом договоре устанавливается испытание, то в приказе делается соответствующая запись с указанием продолжительности испытательного срока. Отсутствие испытательного срока в договоре означает, что работник принят без испытаний.
Проект приказа визируется руководителем кадровой службы, подготовившей приказ, и руководителем структурного подразделения, в которое принимается работник. При заключении трудового договора на должности, связанные с материальной ответственностью, приказ обязательно визируется в бухгалтерии, а также начальником юридического отдела (юристом).
Подписанный руководителем организации приказ регистрируют и объявляют работнику(ам) под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
Обычно приказ изготавливается в одном экземпляре, который остается на хранении в кадровой службе. Но в тех случаях, когда локальными нормативными актами организации установлено, что бухгалтерия принимает к учету только подлинники приказов, приказы по личному составу изготавливают и подписывают в двух экземплярах. Для всех других подразделений изготавливаются копии.
На основании приказа (распоряжения) заполняется личная карточка (форма № Т-2 или № Т-2ГС(МС)), в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54 или № Т-54а), делается запись в трудовой книжке Альбом унифицированных форм первичной учетной документации. Утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате”.
Пример оформления приказа (распоряжения) о приеме на работу приводится в Приложении 1.
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу подготавливается по унифицированной форме № Т-5 для одного работника и № Т-5а для группы работников Там же.
Перемещения (переводы) работника в организации могут носить различный характер: повышение по должности, переход в другое структурное подразделение, понижение, изменение вида работы в связи с повышением квалификации или заболеванием, перевод на другую работу беременных женщин, женщин, имеющих детей до 1,5 лет.
Переводы по характеру делят на постоянные и временные, а по основаниям: по инициативе работника; по инициативе работодателя; по иным обстоятельствам.
В статье 72 Трудового кодекса РФ сказано: «Перевод на другую постоянную работу в той же организации по инициативе работодателя, то есть изменение трудовой функции или изменение существенных условий трудового договора, а равно перевод на постоянную работу в другую организацию либо другую местность вместе с организацией допускается только с письменного согласия работника» Трудовой кодекс Российской Федерации (на 20.11.2006). М. 2007.
Таким образом, обязательно должно быть личное заявление работника с просьбой о переводе. Заявление должно иметь визу руководителя подразделения, откуда переходит работник, свидетельствующую, что он не возражает против его перехода и визу руководителя подразделения, куда переходит работник. Если перевод проводится с материально ответственной должности или на материально ответственную должность, обязательно требуется и виза бухгалтера.
При перемещении внутри структурного подразделения перевод может оформляться докладной запиской руководителя подразделения с обоснованием причины перевода.
На основании заявления или докладной записки составляется приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (рис. 3.2).
Рис. 3.2. Состав документов, оформляемых
при приеме переводе на другую работу
Если при переводах первоначально выработанные условия трудового договора претерпевают изменения, эти изменения вносятся непосредственно в текст договора или составляются дополнительные соглашения в качестве приложения к договору. Следует обратить внимание, что в тексте унифицированной формы приказа есть специальный раздел: основание - изменение к трудовому договору от … № …
Временные переводы проводятся в случае производственной необходимости на срок до одного месяца на работу, которая не была обусловлена трудовым договором.
Временный перевод не требует заключения дополнительного соглашения, издается лишь приказ по унифицированной форме № Т-5 или № Т-5а, в котором строка «изменения к трудовому договору» не заполняется, а указывается тот инициативный документ, на основании которого перевод проведен.
Подготовленный и завизированный приказ подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо, и работник под расписку знакомится с ним, ставя ознакомительную визу на первом экземпляре приказа.
На основании приказа о переводе делаются соответствующие записи в личной карточке работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС (МС)) и лицевом счете. Такие же записи вносятся и в дополнение к анкете в личном деле (если она ведется). Копия приказа передается в бухгалтерию.
Изменения, то есть данные о переводе на основании приказа, обязательно вносятся в трудовую книжку не позднее недельного срока с даты подписания приказа. Если на работника ведется личное дело, то все документы, которыми документируется процесс перевода, помещают в его личное дело.
Пример оформления приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу приводится в Приложении 2.
Особенного внимания заслуживает такой вид временного перевода, как замещение отсутствующего работника. При этом возможны два варианта:
- освобождение работника, замещающего временно отсутствующего работника, от выполняемых им постоянно своих функций;
- возложение на работника дополнительно исполнения обязанностей по должности отсутствующего работника без освобождения от основных обязанностей Кузнецова, Т.В. Кузнецов, С.Л. Кадровое делопроизводство / Т.В. Кузнецова, С.Л. Кузнецов. М. 2005. С. 71.
Оформление замещения с освобождением от своих обязанностей проводится так же, как обычный временный перевод, то есть используется форма № Т-5. если же работник на время замещения отсутствующего работника не освобождается от своих обязанностей, унифицированная форма о переводе не может быть использована, и приказ разрабатывается службой кадров.
Так как такие случаи в работе любой организации не единичны, можно разработать свою унифицированную форму, введя ее приказом руководителя.
Составление приказа о замещении необходимо даже в тех случаях, если в должностных инструкциях работников есть раздел «Взаимозаменяемость». Так как на работника будут возложены дополнительные функции, его согласие обязательно и особо должна быть оговорена оплата за замещение.
Пример оформления приказа о замещении должности приводится в Приложении 3.
Приказ (распоряжение) опоощрении работника подготавливается по унифицированной форме № Т-11, для группы работников - № Т-11а Альбом унифицированных форм первичной учетной документации. Утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате”.
Если поощрение не предполагает денежного вознаграждения, из текста приказа по форме № Т-11 исключается раздел «в сумме …». Однако, если виды поощрений предполагаются разные, на каждого работника издается отдельный приказ по форме № Т-11 или в форму № Т-11а вносятся изменения - «вид поощрения» переносится в виде дополнительного столбца. Изменения в форму надо внести приказом руководителя.
Основанием для составления таких приказов служит докладная записка (представление) руководителя подразделения. В представлении должно содержаться предложение о поощрении и мотивы его вынесения. Так как решение о поощрении принимает руководитель, на представлении должна быть его резолюция, в которой часто указывается и сам вид поощрения. Проект приказа готовится в кадровой службе, визируется ее руководителем, а если предлагается материальная форма поощрения - обязательно должна присутствовать виза главного бухгалтера организации. Завизированный приказ подписывается руководителем организации.
Работник знакомится с приказом, ставя свою роспись на первом экземпляре приказа. На основании приказа работник кадровой службы вносит соответствующие записи в личную карточку работника - форма № Т-2 (или № Т-2 ГС (МС)) и трудовую книжку. Запись в трудовой книжке о награждениях и поощрениях вносится не позднее недельного срока после издания приказа (распоряжения).
Пример оформления приказа (распоряжения) о поощрении работника приводится в Приложении 4.
Приказ о дисциплинарном взыскании подготавливается на основе нескольких документов: докладная записка руководителя структурного подразделения, где работает сотрудник, и объяснительная записка самого сотрудника.
Так как причины взысканий разнообразны и наложение взыскания требует особенно тщательного обоснования, эти приказы, как правило, не имеют унифицированной формы (за исключением случая увольнения) и составляется службой кадров в текстовой форме.
В констатирующей части приказа о наложении дисциплинарного взыскания (замечания или выговора), прежде всего, указывается проступок, затем время его совершения или обнаружения проступка, так как сроки наложения взыскания ограничены. В постановляющей части приказа устанавливается вид взыскания: замечание или выговор, и основание, в котором перечисляются документы, послужившие основой для издания приказа (докладная записка, акт, объяснительная записка). Проект приказа должен быть завизирован руководителем отдела, где работает работник, привлеченный к ответственности, и юристом, который проверяет его на предмет соответствия законодательству.
Взыскания объявляются работнику обязательно под расписку в течение трех рабочих дней со дня его издания. В случае отказа работника подписать указанный приказ (распоряжение) составляется акт.
Если дисциплинарный проступок совершили несколько человек одновременно и мера наказания одинакова, можно составить общий приказ на всех.
Пример оформления приказа (распоряжения) о дисциплинарном взыскании приводится в Приложении 5.
Приказ (распоряжение) опредоставлении отпуска работнику подготавливается на основе графика отпусков и заявления работника.
В организации может быть принят порядок, при котором сотрудники не пишут заявления на очередной ежегодный отпуск, а отдел кадров готовит приказ на основании утвержденного графика отпусков с уведомлением работника за две недели о начале отпуска. Заявления о предоставлении социальных, внеочередных отпусков и отпусков по личным обстоятельствам пишутся работником обязательно.
При оформлении приказа на отпуск конкретному работнику используется унифицированная форма № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» Альбом унифицированных форм первичной учетной документации. Утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате”. В том случае, если в отпуск оформляется сразу несколько работников, составляется приказ по унифицированной форме № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», что характерно для периода летних отпусков и особенно в учебных заведениях Там же.
Новая унифицированная форма приказов, утвержденная 05.01.2004, отличается от ранее применяемой формы. В ней виды отпусков разбиты на подпункты: а - основной и б - дополнительный, с указанием продолжительности каждого вида отпуска Кузнецова, Т.В. Кузнецов, С.Л. Кадровое делопроизводство / Т.В. Кузнецова, С.Л. Кузнецов. М. 2005. С. 86.
Приказы об отпуске объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» Альбом унифицированных форм первичной учетной документации. Утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате”.
Пример оформления приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику приводится в Приложении 6.
Достаточно часто в связи с производственной необходимостью работник отзывается из отпуска. В соответствии со ст. 125 Трудового кодекса отозвать работника из отпуска можно только с его согласия Трудовой кодекс Российской Федерации (на 20.11.2006). М. 2007.. Отзыв из отпуска оформляется приказом. Так как утвержденная унифицированная форма такого приказа не предусмотрена, он составляется в обычной текстовой форме с использованием информации из унифицированной формы приказа об отпуске.
Пример оформления приказа (распоряжения) об отзыве работника из отпуска приводится в Приложении 7.
Приказ (распоряжение) онаправлении работника в командировку подготавливается на основе служебного задания. Служебное задание подписывается руководителем подразделения, в котором работает командируемый работник, и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.
Если командируется один человек, приказ готовится по унифицированной форме № Т-9, если одновременно направляются несколько работников, используется форма № Т-9а Альбом унифицированных форм первичной учетной документации. Утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате”.
Помимо фамилии, имени и отчества командируемого в приказе указывается цель, время и место командировки (берутся из задания) а при необходимости - источники оплаты сумм командировочных расходов и другие условия направления в командировку.
После подписания приказа о командировании выписывается командировочное удостоверение по форме № Т-10 Там же.
Пример оформления приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку приводится в Приложении 8.
Увольнение работника отражается в цепочке документов и начинается чаще всего с заявления или служебной записки. Однако основанием могут быть и другие документы. Например, решение о ликвидации юридического лица, приказ о проведении реорганизации (сокращение штатной численности), решение аттестационной комиссии; акт с подтверждением дисциплинарного проступка; акт о несчастном случае, объяснительная записка работника, протокол медицинского освидетельствования, приговор суда и др.
На основании личного заявления, служебной записки или других документов составляется проект приказа.
Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора имеет унифицированную форму № Т-8 при увольнении одного работника и № Т-8а - нескольких работников Там же.
Наибольшей точности требует указание причины ухода с работы со ссылкой на статью Трудового кодекса. Для формулировки этого раздела приказа можно воспользоваться правилами ведения трудовых книжек или инструкцией по заполнению трудовых книжек, в которых установлена общая схема записей об увольнении. Так как запись об увольнении в трудовой книжке должна точно соответствовать тексту приказа, требования к формулировкам в приказе и трудовой книжке едины.
Следует учитывать, что запись о причинах прекращения трудового договора вносится в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.
Все ссылки на статьи и пункты Трудового кодекса Российской Федерации в приказе (а затем в трудовой книжке) приводятся без сокращений.
Приказ после подписания регистрируется. Увольняемый работник знакомится с приказом и ставит свою визу.
Копия приказа помещается в личное дело.
На основании приказа о прекращении действия трудового договора делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником.
Пример оформления приказа (распоряжения) о прекращении действия трудового договора приводится в Приложении 9.
Глава 3. Порядок регистрации и хранения приказа
3.1 Системы регистрации приказов
Регистрация документа - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М. Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998.
Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе. При этом регистрация позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.
Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М. 2003. С. 378.
Из развернутого определения видно, что регистрация преследует три цели: учет документов; контроль за их исполнением; справочную работу по документам Там же.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.
Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые - в день подписания или утверждения, поступающие - в день поступления. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.
Существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.
Для достижения информационной совместимости регистрационных данных в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536, устанавливается следующий состав реквизитов регистрации:
- наименование организации (автора или корреспондента);
- наименование вида документа;
- дата и регистрационный номер документа;
- дата и индекс поступления;
- заголовок к тексту (краткое содержание документа);
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
- срок исполнения документа;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.
В настоящее время она используется только в том случае, когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии со стороны граждан и конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М. 2003. С. 386.
.
Журнальная форма регистрации имеет один существенный недостаток - в журнале нельзя систематизировать записи. При использовании данной регистрационной формы приходится заводить отдельные, с собственным графлением журналы для регистрации распорядительных документов.
При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.
Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.
Как правило, составляются самостоятельные тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др.
Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов / под ред. В.А. Кудряева. М. 2005. С. 345.
Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству. Можно предложить следующую форму регистрационной карточки на формате А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм).
