Руководства, Инструкции, Бланки

Как Заполнять Трудовую Книжку Образец Украина

Рейтинг: 4.8/5.0 (330 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Заполнение трудовой книжки в 2016 году: образец и примеры

Как правильно заполнять трудовую книжку: образец 2016 года

Каждый работодатель обязан обеспечивать своих сотрудников грамотно заполненными трудовыми книжками. Для этого работник должен проработать более пяти дней, причем неважно, является этот сотрудник штатным, сезонным или временным. Исключением из этого правила являются только те рабочие, с которыми у работодателя заключен гражданско-правовой договор.

В начале карьеры сотрудника необходимо брать пустой бланк при неимении им трудовой книжки и в его присутствии заполнять данный бланк после отработанной недели. Как же это сделать – расскажем в данной статье.

Нормативная база

Трудовая книжка предназначается для отображения трудового стажа каждого гражданина.

Помимо этого, она должна быть предъявлена в ПФР для назначения пенсии.

Для ее заполнения необходимо руководствоваться следующими нормативными документами:


Работодатель осуществляет хранение трудовых книжек с момента поступления на службу до того дня, когда сотрудник будет уволен. Если при расторжении трудового договора запись об этом составлена неправильно, то этот факт может лишить возможности человека трудоустроиться в дальнейшем.

Нужно помнить, что первое рабочее предприятие для человека несет ответственность за заполнение первого листа данного документа.

Кто отвечает за заполнение, ведение и хранение

Напомним, что спектр ответственности за ведение, хранение и заполнение трудовой книжки несет именно работодатель. Распоряжение или приказ, отданные работодателем, дает все основания для того, чтобы назначить определенное уполномоченное лицо, которому будут проделегированы вся ответственность и полномочия по хранению, ведению, выдаче и учеты трудовых книжек.

И заверять все необходимые записи имеет возможность это же лицо, которое будет иметь право подписи. Все эти лица несут полную ответственность за трудовые, которая регламентируется законодательством РФ.

Распоряжения и приказы о назначении руководством сотрудника кадровой службы при осуществлении проверок в обязательном порядке проверяются служащими Государственной трудовой инспекции России.

Оформление трудовой книжки: общие правила и порядок действий

Начинать оформление трудовой книжки необходимо с титульной страницы. На ней указывают паспортные данные сотрудника, образование и специальность в соответствии с представленными документами, дату заполнения и подписи сторон – сотрудника отдела кадров и самого сотрудника. Также на титульной странице ставится печать организации.

После данного этапа указываются сведения о фактическом приеме на работу. Записи должны быть сделаны одним цветом – либо синим, либо черным, также допускается фиолетовый цвет.

Записи делаются в полном формате, сокращения не допускаются.

Обязательно нужно отразить информацию о предприятии на соответствующей странице. После этого нужно указать номер записи, ее дату проставления.

Далее делается запись о приеме на работу, формулировка при этом должна быть полной. Чтобы зафиксировать ознакомление с этой записью, ставится подпись сотрудника.

Затем указывается наименование, номер и дата документа, служащий основанием для создания данной записи.

Следующий шаг – внесение информации о званиях и наградах сотрудника, подтвержденные распоряжением, приказом, дипломом или каким-либо другим документом. Помимо всего этого, стоит отметить, за какие заслуги и кем именно был награжден сотрудник.

Необходимо помнить, что в трудовую книжку не вносятся записи о денежных премиях.

Пример заполнения трудовой книжки: сведения о работнике

Форма заполнения сведений о работнике выглядит следующим образом:

  • Полностью записанные фамилия, имя и отчество, без каких-либо сокращений.
    Дата рождения сотрудника также не должна быть сокращенной.

    Личные данные работника должны быть отражены на основании паспорта.
  • Образование сотрудника.
    Запись об этом факторе должна быть заполнена только при наличии тех документов, которые могут подтвердить его – удостоверение, диплом или аттестат.
  • При наличии верно заполненных документов, которые подтверждают незавершенное образование, на их основании также есть возможность сделать соответствующую запись.
  • Профессия и специальность должны быть записаны только таким образом, как отражено в соответствующем документе, без каких-либо изменений.
    Обычно это может относиться к курсам для повышения квалификации.
  • После того, как данная запись была внесена, сотрудник должен ознакомиться с ней, проверить ее на наличие ошибок, и заверить ее своей подписью, которая будет выражать согласие с достоверностью данных. После этого на странице под записью ставится печать предприятия.

    Как оформить книжку в части сведений о работе

    В разделе сведений о работе необходимо прописать наименование организации полностью и его аббревиатуру при наличии. После этого пишется номер записи и дата приема на работу.

    Далее делается запись о приеме на работу, обязательно прописывается структурное подразделение и полное название занимаемой должности. Также после этого нужно внести сведения о документе, который послужил основание для приема на должность.

    Дата и номер данного документа должны быть отражены обязательно!

    В том случае, когда сотрудником выполняются определенные обязанности по совместительству, по желанию можно внести записи и об этом факте. Но это возможно только при наличии документа, который может подтвердить данную деятельность.

    Для этого необходимо указать номер записи, ее дату, далее нужно сделать запись о назначении сотрудника в роли совместителя. Далее необходимо указать наименование структурной единицы, наименование профессии или должности, и, конечно же, сведения о квалификации.

    Выполнение данных обязанностей должно регламентироваться соответствующим документом, данные о котором вносятся в последнюю очередь.

    Как заполнять документ в разных случаях: образцы Впервые

    Новая трудовая заполняется в соответствии с информацией, указанной выше.

    Для оформления дубликата должны быть определенные обстоятельства, к которым относятся утеря книжки, приведение сего документа в негодность, иными словами, потеря товарного вида трудовой книжки. Также дубликат может быть выдан при признании недействительной записи об увольнении, восстановлении сотрудника при вынесении оправдательного договора или утере сотрудником трудовой книжки при наступлении чрезвычайных ситуаций.

    Дубликат

    Как оформить дубликат? В правом верхнем углу титульного листа книжки необходимо написать «Дубликат».

    При наличии прежней трудовой книжки на ее титульной странице необходимо подписать следующее: «Взамен выдан дубликат», при этом обязательно указать серию и номер дубликата.

    В дубликат должны быть внесены сведения об общем и непрерывном стаже сотрудника до прибытия в данную организацию для прохождения службы. Подтвердить это нужно соответствующими документами.

    Далее нужно записать сведения о деятельности и поощрении, которые были внесены в книжку при прохождении службы на предыдущих местах работы. Общий рабочий стаж должен быть записан в суммарном виде, то есть необходимо указать общее количество лет, месяцев и дней осуществления деятельности.

    При этом нет необходимости писать о работодателях, предприятиях и периоды времени работы у них.

    Если до поступления на работу в определенную организацию сотрудник уже имел опыт работы, то при оформлении дубликата информация о непрерывном стаже работы обязательно должна быть внесена, при подтверждении этого факта соответствующими документами.

    Затем уже идет роспись непрерывного стажа по периодам времени с указанием всех предприятий, где сотрудник числился в штате и выполнял свою профессиональную деятельность.

    Как оформить дубликат трудовой книжки рассказывается в видео.

    Копия

    Копию трудовой необходимо заверить сотрудником кадровой службы. Снимать копии необходимо с тех страниц трудовой книжки, которые имеют какие-либо записи.

    Качество копий должно быть удовлетворительным. Скан печатать не стоит, также на ксероксе не нужно менять масштаб.

    После последней записи на копии страницы должна быть сделана запись, которая содержит ее порядковый номер, надпись «работает по настоящее время». Также необходимо указать дату заверения копии, фамилию, инициалы и должность заверяющего и поставить печать под записью.

    Ниже страницы копии нужно сделать запись «копия верна», подписать фамилию, инициалы и должность заверяющего, время заверения и подпись. Такая запись должна сопровождать каждую страницу копии трудовой книжки.

    Для ИП

    Индивидуальные предприниматели обязаны совершать все операции по заполнению трудовых. Именно для этого при регистрации данного статуса требуется создать печать для данного типа работодателей, чтобы деятельность предприятия носила характер официальной.

    Водители должны предоставлять работодателю для оформления трудовой книжки следующие документы:

    1. Паспорт.
    2. СНИЛС.
    3. Трудовую книжку.
    4. Военный билет.
    5. Водительские права.
    6. Документы об образовании.
    Для водителя

    Для водителей важно иметь пройденный медицинский осмотр, чтобы выявить противопоказания к работе. Все эти сведения не отражаются в трудовой книжке.

    В целом для водителей все заполняется точно таким же образом, как и для остальных должностей.

    Для граждан РБ

    Для граждан Республики Беларусь с 2016 года также можно заводить трудовые книжки. Все данные, которые вносятся в данный документ о сотруднике, делаются на основании действительных документов гражданина.

    Обязательно нужно указать национальность сотрудника и сделать пометку при заполнении личных данных сотрудника о гражданстве.

    Образец докладной записки на руководителя можно найти в статье. Образцы оформления докладной записки на сотрудника, о премировании, особенности составления документов в Республике Беларусь и в Украине.

    Как открыть продуктовый магазин здесь.

    Как вносить исправления

    Кадровые служащие – тоже люди, и им так же, как и для всех остальных, свойственно допускать ошибки. Нужно помнить, что если ошибка замечена при первичном заполнении, то сей документ необходимо тут же уничтожить, без внесения каких-либо изменений.

    Затем необходимо составить акт об уничтожении и заполнить новый бланк. Если ошибка будет обнаружена при заполнении данных вторым и последующим работодателем, то придется обращаться в суд для признания принадлежности трудовой именно вам.

    Это касается ошибок в имени, фамилии и отчестве работника, а также других личных данных.

    Бывают такие ситуации, когда человек вносит записи о незаконченном высшем образовании, а потом получает его, заканчивает. Соответственно, нужно изменить данные об образовании.

    На основании полученного документа нужно просто создать следующую запись о присвоении квалификации работнику.

    Особенности аннулирования записи

    Если была допущена ошибка в сведениях о сотруднике, необходимо зачеркнуть старые записи и подписать новые на основании соответствующих документов.

    Отметим, что в сведениях о работе зачеркивания недопустимы.

    Нужно поступить следующим образом – после последней записи в соответствующем разделе сделать запись о признании ошибочной записи недействительной и под новым порядковым номером сделать правильную запись.

    Если ошибка в записи обнаружена при новом ответственном сотруднике за внесение записей в трудовые книжки, то кадровик делает запись о недействительности предыдущей, затем пишет по-правильному, подписывает дату исправления и приказ. При этом запись об отмене неверной должна нумероваться следующим номером по порядку.

    При признании увольнения сотрудника недействительным есть два варианта.

    Первый – делается новая запись в трудовой о приеме на работу, а также запись, что информация об увольнении недействительна.

    Во втором случае старую запись также стоит признать недействительной, но уже кадровый служащий делает запись об увольнении с новой причиной.

    Как делать записи в трудовой книжке о работе узнайте из видео.

    как заполнять трудовую книжку образец украина:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Записи в трудовой книжке работника

    Записи в трудовой книжке работника

    Как предпринимателю правильно вносить записи в трудовую книжку работника?

    Согласно ст. 24 Кодекса законов о труде Украины (КЗоТ) трудовой договор между работником и предпринимателем должен заключаться в письменной форме. Такой договор должен быть зарегистрирован в государственной службе занятости по месту проживания предпринимателя в недельный срок с момента фактического допуска работника к выполнению работы (ст. 241 КЗоТ).

    Форма трудового договора между работником и физическим лицом, использующим наемный труд, и Порядок регистрации трудового договора между работником и физическим лицом утверждены приказом Минтруда от 08.06.2001 г. № 260.

    В ст. 48 КЗоТ определено, что трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятии, в учреждении, организации или у физического лица более пяти дней.

    Устраиваясь на работу, работник должен предъявить работодателю свою трудовую книжку и вкладыш (при его наличии). Вкладыш к трудовой книжке оформляется в случае, если все страницы одного из разделов заполнены и нет места для очередной записи. Чаще всего бывает заполнен раздел “Сведения о работе”. Первая запись в соответствующем разделе вкладыша производится под очередным порядковым номером, следующим за номером данного раздела самой трудовой книжки (т. е. во вкладыше продолжается нумерация записей, а не начинается с первого номера). Принимать к оформлению вкладыш без книжки нельзя.

    Согласно п. 2.4 р. 2 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты населения Украины от 29.07.93 г. № 58 (далее – Инструкция № 58), все записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении, а также о поощрениях вносятся собственником или уполномоченным им органом после издания приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). (У предпринимателя – согласно трудовому договору, зарегистрированному в центре занятости.)

    Записи выполняются арабскими цифрами (число и месяц – двузначными). Например, если работник принят на работу 1 августа 2011 года, в графе 2 трудовой книжки записывается "01.08.2011". Записи выполняются аккуратно, шариковой ручкой или перьевой, чернилами черного, синего или фиолетового цветов.

    В соответствии с п. 2.20-1 Инструкции № 58 трудовые книжки ­работников, работающих на усло­виях трудового договора у физических лиц – предпринимателей, хранятся непосредственно у работников.

    Предприниматели производят записи в трудовые книжки работников о приеме на работу и увольнении с работы в соответствии с заключенными с работниками письменными трудовыми договорами, которые зарегистрированы в установленном порядке в государственной службе занятости.

    При приеме на работу вносится запись: "Принят на работу (далее указывается профессиональная характеристика работ) по трудовому договору (проставляются дата и номер договора), зарегистрированному в государственной службе занятости (отражается полное название центра занятости)", при этом в графе 4 уточняется, на основании чего внесена запись (дата и номер регистрации трудового договора государственной службой занятости: "трудовой договор (номер), зарегистрирован (дата)"), а при увольнении – запись: "Уволен с работы (далее – основание увольнения со ссылкой на соответствующие статьи КЗоТ", при этом в графу 4 вносится дата снятия трудового договора с регистрации государственной службой занятости: «трудовой договор (номер) снят с регистрации (дата)». Днем увольнения считается последний день работы.

    Внесенные физическим лицом в трудовые книжки записи (о приеме, увольнении) подтверждаются подписью должностного лица органа государственной службы занятости, зарегистрировавшего трудовой договор, и удостоверяются его печатью. Согласно п. 2.14 Инструкции № 58 записи о наименовании работы, на которую принят работник, выполняются в соответствии с наименованием профессий и должностей, указанных в Классификаторе профессий ДК 003:2010, утвержденном приказом Госпотребстандарта от 28.07.2010 г. № 327. Данное правило является обязательным как для предприятий, учреждений, организаций, так и для физических лиц, которые принимают работников по трудовым договорам.

    Таким образом, основанием для внесения записи о приеме на работу в трудовую книжку является зарегистрированный в центре занятости трудовой договор между предпринимателем и работником.

    Приводим пример записей в трудовой книжке о приеме и увольнении (см. с. 17).

    ВІДОМОСТІ ПРО РОБОТУ

    Работникам, устроившимся на работу впервые, трудовая книжка оформляется не позднее пяти дней после регистрации трудового договора. Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и дата рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении. Согласно п. 2.12 Инструкции № 58 после проставления даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать предприятия (или печать отдела кадров), на котором впервые заполнялась трудовая книжка.

    Так как предприниматель не является юридическим лицом, вопрос заполнения им титульной страницы трудовой книжки является дискуссионным. Кроме того, в законодательстве отсутствуют требования к должностным лицам государст­венной службы занятости об удостоверении печатью сведений, указанных на первой странице (титульном листе) трудовой книжки работника, принимаемого на работу впервые.

    В письме от 30.03.2006 г. № 2421 Госкомпредпринимательства считает, что физические лица – субъекты предпринимательской деятельности могут оформлять трудовые книжки работникам, которые впервые устраиваются на работу. При этом должностное лицо центра занятости своей подписью и печатью заверяет только раздел трудовой книжки "Відомості про роботу", в котором производятся записи о приеме на работу и увольнении с работы согласно заключенным трудовым договорам, зарегистрированным в государственной службе занятости.

    Минюст в письме от 24.03.2006 г. № 21-5-172 отмечает, что Инструкция № 58 требует пересмотра и внесения соответствующих изменений по данному вопросу. Однако изменения в нее так и не были внесены.

    В письме Минтруда от 23.03.2006 г. № ДЦ-12-1528/0/6-06 сообщается, что неведение трудовой книжки в указанном случае не является нарушением норм трудового законодательства и, следовательно, физического лица – работодателя нельзя привлечь к административной ответственности, предусмотренной ст. 41 КУоАП. Период работы (трудовой стаж) работника можно подтвердить письменными трудовыми договорами, а страховой стаж (необходимый для расчета пенсии и других социальных выплат) подтверждается данными персонифицированного учета Пенсионного фонда Украины.

    Следовательно, предприниматель может по своему усмотрению оформлять трудовые книжки работникам, устраивающимся на работу впервые, при этом первая (титульная) страница трудовой книжки останется не заверенной печатью. Также предприниматель может и не оформлять работнику, впервые устраивающемуся на работу, трудовую книжку, и это ему ничем не грозит.

    С одной стороны, трудовая книжка является основным подтверждением стажа работы на определенной должности. С другой – если в последующем работник будет оформляться на работу на предприятие, там могут не захотеть принимать трудовую книжку, оформленную предпринимателем (так как титульная страница у нее не заверена печатью, т. е. она заверена ненадлежащим образом), и предложить оформить новую трудовую книжку.

    Также при оформлении пред­принимателем (впервые) трудовой книжки своему работнику могут возникнуть сложности с заверкой сведений о работе работниками государственной службы занятости. Они могут отказаться, сославшись на то, что предприниматели не имеют права заводить трудовые книжки и такая книжка является не­действительной.

    Информация на сайт подготовлена 12.09.2011 г.

    Как правильно заполнить трудовую книжку - образец, ИП, какой ручкой

    Заполняем трудовую книжку без ошибок

    Каждый уже работающий или только устраивающийся на работу человек должен задуматься о документе, который будет подтверждать этот факт в настоящем, и давать право на пенсию в будущем. Трудовая книжка — это не простой, очень важный и единственный документ, отражающий весь трудовой стаж человека.

    Основные понятия

    Вначале необходимо понять, что закон подразумевает под термином трудовая книжка. Определение этого понятия можно найти в статье 66 Трудового кодекса РФ.

    Оно базируется на двух критериях:

    1. Образец трудовой книжки утверждается исключительно государством и является унифицированным.
    2. Она удостоверяет информацию о трудовом стаже и деятельности работника.
    Законодательство

    Трудовая книжка оформляется по строго определенным правилам, которые регулируются отдельными законодательными актами.

    К ним можно отнести:

    • Трудовой Кодекс Российской Федерации (далее — ТК РФ). Раскрывает понятие трудовая книжка, возлагает обязанность по ее ведению и хранению на работодателя, вводит единый порядок ее оформления.
    • Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ) от 30 декабря 2001 г. N 195-ФЗ (в ред. от 23.06.2014). Устанавливает ответственность за несоблюдение правил обращения с трудовой книжкой.
    • Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 (в ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках». Утверждает форму и образец трудовой книжки и вкладыша в нее, правила хранения и ведения.
    • Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Определяет четкий порядок заполнения разделов трудовой книжки и исправления неточностей.
    Ответственные лица

    За ведение, учет, хранение и выдачу трудовой книжки, как правило, отвечает лицо в чьи обязанности это входит. Однако стоит отметить, что ответственное лицо назначается исключительно приказом или распоряжением работодателя. Именно так определяется, кто заполняет трудовые книжки в организации.

    Работодатель будет отвечать, если не организовал на своем предприятии систему ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек и вкладышей.

    Если в организации не создана кадровая служба, либо нет уполномоченного приказом лица, занимающегося трудовыми книжками, он может быть привлечен юридической ответственности.Статья 5.27 КоАП РФ предусматривает административную ответственность.

    Так, виновное должностное лицо заплатит штраф от 1 тысячи до 5 тысяч рублей или принудительное приостановление деятельности до 90 дней, юридическое лицо – от 30 тысяч до 50 тысяч рублей или аналогичное приостановление.

    Заполняет ли ИП такой документ?

    На всех работодателей возложена обязанность ведения трудовых книжек на каждого сотрудника. При этом для сотрудника эта работа должна быть основной и работать он должен свыше пяти дней.

    В законе есть единственное исключение, и оно распространяется на физических лиц – работодателей, которые не зарегистрированы как ИП. Индивидуальные предприниматели же обязаны осуществлять с трудовыми книжками те же действия, что и иные работодатели.

    Зачем издавать приказ об изменении штатного расписания? Читайте здесь.

    Требования к ведению трудовой книжки Заполнять впервые

    Законодатель, понимая всю неопытность человека устраивающегося впервые на работу, обязал именно работодателя оформить ему трудовую книжку. Срок установлен не позднее недели со дня начала работы.

    Именно работодатель выдает новому сотруднику, в том числе и студенту трудовую книжку с удержанием платы, покрывающей расходы на ее приобретение.

    Вновь принятому сотруднику необходимо очень внимательно проверить данные внесенные в нее и при их правильности удостоверить своей подписью.

    Какой ручкой можно вносить записи?

    Согласно инструкции записи надлежит делать аккуратно и читабельно. На вопрос, какой пастой и ручкой можно заполнять трудовую, закон дает исчерпывающий ответ.

    Так, для написания можно использовать гелиевую, перьевую ручку, ручку-роллер (сюда относится и шариковая). Чернила, гель или паста в ручке должны быть световодостойкими и исключительно черного, фиолетового или синего цвета. Никакой красной пасты при исправлении неточностей и ошибок быть не должно.

    Морфология

    Записи в трудовой делаются на государственном языке РФ. Если в субъекте РФ установлен государственный язык, то записи могут дублироваться и на нем.

    Любые, даже общепринятые сокращения в трудовой книжке строжайше запрещены.

    В том числе и названия документов не сокращаются. Приказ пишется именно как «приказ», а не «пр.».

    Все цифры пишутся исключительно по-арабски. Пример записи даты увольнения 30.06.2014 и никак иначе. Сокращения слова «г.», после цифр не применяется.

    Нумерация записей

    Всем записям в трудовой присваивается свой порядковый номер. Он проставляется в первой графе, именуемой «N записи». Записи нумеруются последовательно в каждом разделе арабскими цифрами (1, 2, 3).

    Каждая запись. даже о внесении корректив в сами сведения, нумеруется сквозным образом, т.е. присваивается следующий номер.

    Если нужен дубликат

    Трудовая книжка может быть утеряна хозяином. При обнаружении утраты хозяин книжки должен незамедлительно довести эту информацию до работодателя. В течение 15 дней с даты подачи сотрудником заявления об утере работодатель обязан выдать не новую книжку, как заблуждаются многие, а дубликат.

    Образец дубликата трудовой книжки

    Дубликат содержит информацию:

    1. Об общем стаже работы сотрудника до поступления к работодателю, выдающему дубликат. Стаж указывается суммарно без конкретизации.
    2. Конкретные сведения о работе в организации, выдающей дубликат.

    Еще есть вариант, позволяющий хозяину получить дубликат трудовой. Если сотрудник в судебном порядке признает запись в ней недействительной, то он может подать заявление своему последнему работодателю с просьбой выдать дубликат уже без подобной записи. Указанный выше порядок распространяется также на случаи непригодности книжки к использованию.

    Как её заполнить на индивидуального предпринимателя?

    По трудовому законодательству работник — это человек, заключивший трудовой договор с работодателем, в котором прописаны все существенные условия.

    ИП как работодатель, конечно, может заключать подобные договора, но точно не сам с собой. Так как для договора нужны два индивидуальных субъекта, а не один. В трудовую книжку вносятся записи о трудовой деятельности человека, а ИП осуществляет предпринимательскую деятельность. Это два абсолютно разных понятия.

    Данное правило распространяется и на других лиц. Ни сам ИП в свою трудовую книжку ни другое лицо по его просьбе не уполномочены вносить записи.Однако при приёме на работу индивидуального предпринимателя, что не противоречит нормам законодательства, его трудовая книжка заполняется так же, как и остальным сотрудникам.

    И ещё один нюанс: неполная ставка. О том, как вносить такую запись, смотрите видео Заполнение трудовой книжки

    Многие сотрудники до выхода на пенсию не обращают особого внимания, на то, как заполнена их трудовая книжка. Проблемы начинаются при оформлении социального пособия. Конечно, знать, как правильно заполнить трудовую книжку должен кадровик, но и сам работник обязан иметь представление о правилах ее заполнения, чтобы не столкнуть с неприятностями в будущем.

    Трудовую книжку директору заполняет лицо, назначенное приказом ответственным за это, например, кадровик, бухгалтер (обычно в небольшом ООО) либо сам директор. На вопрос кто заполняет её кадровику, ответ аналогичен. Если новый кадровик уже оформлен приказом как ответственное лицо, то сам, если нет, то руководитель или другой сотрудник ответственный по приказу за ведение трудовых книжек.

    Титульный лист и разворот

    Титульный лист содержит всю персональную информацию о работнике и заполняется исключительно на основании документов, удостоверяющих её.
    К подобной информации относиться:

    • фамилия, имя, отчество (переписывается в точности как в паспорте, если используется буква «ё», то и писать нужно «ё», а не «е»);
    • дата рождения (полностью арабскими цифрами по формуле число, месяц, год);
    • сведения об образовании (без сокращений на основании соответствующего документа)
    • специальность или профессия вписывается исключительно в именительном падеже (юрист, экономист, программист) на основании документа об образовании;

    Далее, заполняется строчка «Дата заполнения трудовой книжки», которая по закону должна быть в пределах пятидневного срока со дня приема на работу. Внизу титульного листа оставлено место для двух подписей, одно для работника, второе для ответственного лица.

    Образование

    Информация об образовании сотрудника размещается на титульном листе. При заполнении этого поля в точности переписывается формулировку из документа об образовании сотрудника.

    Если сотрудник повысил степень своего образования или получил дополнительное второе образование, то данные дополняют уже имеющиеся, без их зачеркивания.

    Сведения о работе

    Самый важный и информативный раздел «Сведения о работе» и он включает четыре графы.

    1. Вначале в виде заголовка в третьей графе прописывается полное официальное наименование работодателя и краткое, если есть.
    2. Под заголовком в первой графе – «N записи», проставляется ее порядковый номер именно в этом разделе и во второй графе «Дата», заполняются три столбца, в каждый из которых арабскими цифрами вноситься соответствующая названию столбца информация.
    3. Далее в третьей графе заполняется информация о том, куда принят работник (отдел, подразделение) и какую трудовую функцию в соответствии со штатным расписанием он будет выполнять (профессия, должность, специальность).
    4. В четвертую графу вносятся реквизиты документа, которым человек принят на работу.

    Любое изменение информации указываемой в этом разделе, так же должно в нем отражаться. К подобным случаям можно отнести: установление второй профессии, присвоенное нового разряда, чина, изменение работодателем своего названия, работа по совместительству.

    Заполнение трудовой книжки совместителю

    Записи о переводах

    Существуют определенные нюансы отображения записи о переводе.

    В случае перевода из внешней организации должны присутствовать обязательные сведения. Запись об увольнении переводимого работника в графе третьей раздела «Сведения о работе» обязательно должна содержать информацию, было ли это по инициативе работника. Если инициатором выступал сам работодатель, то согласился ли сотрудник на перевод.Запись о приеме к новому работодателю делается в общем порядке при указании, что он поступает на работу в порядке перевода.

    При внутреннем переводе работника в трудовую книжку также вносят запись. В ней указывают новое место работы и основания перевода.

    Заполнение трудовой при переводе

    Взыскания и выговор

    Часть 5 раздела 1 Правил о ведении и хранении трудовых книжек предусматривает, что дисциплинарные взыскания не отображаются в ней.
    Выговор не заносится в трудовую книжку. Единственное исключение это такой вид дисциплинарного взыскания как увольнение, приказ о котором ссылкой на конкретную норму ТК РФ обязательно отображается в трудовой книжке.

    Заполнение трудовой при увольнении по взысканию

    Вкладыш

    Если в одном из разделов трудовой книжке нет места для новых записей, в нее вшивается вкладыш.

    Вкладыш является законным продолжением трудовой, выдается и оформляется в общем порядке.

    Важным условием действительности вкладыша является его совместное предоставление с трудовой книжкой, без которой он не имеет юридической силы. В самой трудовой делается отметка о наличии вкладыша к ней.

    Изменение фамилии

    Исправления на титульной странице, например, в имени, фамилии делаются уполномоченным лицом, на основании подтверждающих документов (паспорт, свидетельство).

    При этом одной чертой зачеркиваются прежние данные и вносятся новые. Подобное исправление, обязательно должно быть, подкреплено ссылкой на документ, которая делается на внутренней стороне обложки и удостоверяется печатью и подписью.

    Хранение и учёт трудовых книжек

    Для учета трудовых книжек работодатель обязан использовать:

    • специальную приходно-расходную книгу для учета количества трудовых книжек и вкладышей к ней. Она ведаться бухгалтерией и отображает расходование бланков указанных документов с проставлением серии и номера каждого;
    • книгу учета перемещения книжек и вкладышей. Заполняется кадровой службой и содержит информацию о принятых на хранение и выданных сотрудникам при увольнении трудовых книжках.

    Книги имеют единую утвержденную государством форму. Работник при увольнении и получении на руки своей трудовой книжки обязан засвидетельствовать это своей подписью в журнале учета и личной карточке, которая заводиться на каждого сотрудника.Обе книги являются бланками строгой отчетности и должны быть прошиты, пронумерованы, заверены подписью и печатью работодателя.

    Если работнику понадобилась копия или выписка трудовой книжки, то он может обратиться с заявление к своему работодателю. В течение трех рабочих дней работодатель обязан выдать, необходимую копию, предварительно заверив.

    Можно ли узнать БИК по номеру карты? Ответ смотрите в этой статье.

    Узнайте, для кого в 2014 году введён упрощённый порядок ведения кассовых операций.Этому вопросу посвящена публикация.

    Ошибка при заполнении: что делать?

    Если работник считает, что его трудовая книжка неправильно заполнена, не нужно паниковать, все можно исправить.

    Все зависит от того в каком разделе допущена ошибка. Если это титульный лист, то исправление осуществляется путем зачеркивания неверных сведений и прописывания верных, с обязательной ссылкой на документ на обратной стороне обложки.

    Если ошибка совершена в других разделах никаких зачеркиваний и исправлений рядом не допускается. Алгоритм исправления прост. Неверная запись признается недействительной, о чем делается отметка словами, а не зачеркиванием, и вноситься новая достоверная запись.

    Пример исправления ошибки в трудовой книжке

    Исправлять ошибку по общему правилу необходимо работодателю, её совершившему. Однако закон позволяет и работодателю по новому месту работы внести соответствующие исправления, но только на основании документа от работодателя, который совершил ошибку.

    Не стоит также обращать внимание на наличие или отсутствие голограммы. Голограмма является необязательным элементом и никак не сказывается на действительности трудовой книжки.

    Правильное заполнение трудовых книжек — обоюдовыгодное мероприятие как для работника, так и для работодателя. Ведь ошибки влекут за собой санкции для предприятия и отказ от органов социальной опеки для работников.

    Дебет-Кредит № 17-18

    Бухгалтеру - о трудовых книжках

    Трудовая книжка - основной документ о трудовой деятельности работника. Это установлено п. 1.1 Инструкции №58. Рассмотрим порядок заполнения, внесения исправлений и изменений в трудовые книжки, оформления трудовых книжек у физических лиц - субъектов предпринимательской деятельности (далее - ФЛ СПД), учет трудовых книжек и выдачу их дубликатов.

    Общие положения

    Трудовые книжки ведут на предприятии, в учреждении, организации всех форм собственности или у физического лица на всех работников, работающих свыше пяти дней (в т. ч. лиц, являющихся совладельцами (владельцами) предприятий, крестьянских (фермерских) хозяйств, сезонных и временных работников, а также внештатных работников), при условии, что они подлежат государственному социальному страхованию.

    При устройстве на работу работники обязаны представить трудовую книжку, оформленную в установленном порядке (п. 1.3 Инструкции №58). Лица, которые впервые ищут работу и не имеют трудовой книжки, должны предъявить паспорт, диплом или другой документ об образовании или профессиональной подготовке, военный билет (для военнослужащих) и справку об освобождении для лиц с места отбывания уголовного наказания. На лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки ведут только по месту основной работы. При этом запись о работе по совместительству, оформленная в установленном порядке, осуществляется по желанию работника владельцем или уполномоченным им органом и в трудовой книжке указывается отдельным порядком.

    Если в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, она дополняется вкладышем, вшиваемым в трудовую книжку, заполняется и ведется владельцем или уполномоченным им органом по месту работы работника в таком же порядке, что и трудовая книжка. Без трудовой книжки вкладыш недействителен.

    О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульный лист) трудовой книжки сверху ставится штамп размером 10 х 25 мм с надписью "Виданий вкладиш", указываются его серия и номер 1. Согласно п. 3.3 Инструкции №58, вкладыш к трудовой книжке выдается нового образца, независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник (нового или ранее установленных образцов1938 и 1974 гг. ). Напомним, что постановлением Кабинета Министров Украины от 27.04.93 г. №301 утверждена новая форма бланка трудовой книжки, действующая с 1993 г. по сегодняшний день. Трудовые книжки ранее установленного образца действительны и сегодня, но обмену не подлежат согласно п. 1.2 Инструкции №58.

    1 При каждой последующей его выдаче должны ставиться второй штамп и указываться серия и номер вкладыша.

    Порядок заполнения

    На основании пунктов 2.1 и 4.1 Инструкции №58 трудовые книжки и вкладыши к ним заполняются в соответствующих разделах на украинском и русском языках и удостоверяются отдельно оба текста.

    Заполнение трудовой книжки впервые осуществляется владельцем или уполномоченным им органом не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 2.2 Инструкции №58). В трудовую книжку вносятся сведения после издания приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока:

    - о работнике. фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами), дата рождения - на первой странице (титульном листе) в случае заполнения трудовой книжки впервые. Эти сведения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Затем первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать предприятия (или печать отдела кадров), где впервые заполнялась трудовая книжка (п. 2.12 Инструкции №58);

    - о работе, переводе на другую постоянную работу, об увольнении - должны осуществляться в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона (п. 2.3 Инструкции №58). При увольнении трудовая книжка заполняется и выдается в день увольнения. Следует помнить, что при задержке выдачи трудовой книжки по вине владельца или уполномоченного им органа работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. Днем увольнения в таком случае считается день выдачи трудовой книжки 2 ;

    - о награждениях и поощрениях - о награждениях государственными наградами Украины и знаками отличия Украины, о поощрениях за успехи в работе и других поощрениях согласно действующему законодательству Украины;

    - об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

    Согласно п. 2.5 Инструкции №58, с каждой записью, которая заносится в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) о назначении на работу, переводе и увольнении владелец или уполномоченный им орган обязан ознакомить работника под расписку в личной карточке (типовая ведомственная форма №п-2, утвержденная приказом Минстата Украины от 27.10.95 г. №277, в которой должна повторяться соответствующая запись из трудовой книжки (вкладыша) 3.

    2 О новом дне увольнения издается приказ и вносится запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном п. 2.10 Инструкции №58.

    3 Министерства и ведомства по соглашению с соответствующими отраслевыми профсоюзами могут в качестве исключения разрешить предприятиям, работающим в условиях территориальной разобщенности (подчиненные структурные подразделения расположены на большом расстоянии), проводить ознакомление с записями, внесенными в трудовую книжку, в заочном порядке путем направления владельцем книжек соответствующих уведомлений с последующей отметкой об этом в личной карточке.

    Сведения о взысканиях в трудовую книжку не заносятся.

    Число, месяц и год записывают арабскими цифрами. Например, если работник принят на работу 11 марта 2004 года, то в графе 2 трудовой книжки следует записать "11.03.2004". Все записи выполняются аккуратно, шариковой или перьевой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цветов. Заверяются печатью только записи:

    - о награждениях и поощрениях.

    Отдельно рассмотрим внесение сведений о работе. В графе 3 раздела "Відомості про роботу" как заголовок пишется полное наименование предприятия. Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. После этого в графе 3 записывается: "Прийнятий або призначений до такого-то цеху, відділу, підрозділу, на дільницю, виробництво" с указанием его конкретного наименования, а также работы, профессии или должности и присвоенного разряда (см. образец 1).

    Образец внесения сведений о работе в трудовую книжку

    Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу и увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)

    Приказ от 01.04.2004 г. №5-к

    * Перевод работника на другую постоянную работу на том же предприятии оформляется в том же порядке, что и прием на работу.

    Помните! Согласно п. 2.14 Инструкции №58, записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, выполняются для рабочих и служащих в соответствии с наименованием профессий и должностей, указанных в Государственном классификаторе Украины "Классификатор профессий ДК 003-95", утвержденном приказом Госстандарта Украины от 27.07.95 г. №257.

    В соответствии с п. 2.15 Инструкции №58, если за время работы работника название предприятия изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 трудовой книжки делается запись, как показано в образце 2.

    Образец внесения в трудовую книжку сведений об изменении названия предприятия

    Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу и увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)

    На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер)

    ООО "Сладкие пряники" с 1 апреля 2004 года переименовано в ООО "Прохладительные напитки"

    Приказ от 01.04.2004 г. №18

    Для студентов, слушателей курсов, учеников, аспирантов и клинических ординаторов, имеющих трудовые книжки, учебное заведение (научное учреждение) вносит записи о времени учебы на дневных отделениях (в т. ч. подготовительных) высших учебных заведений (п. 2.16 Инструкции №58). Основанием для таких записей являются приказы учебного заведения (научного учреждения) о зачислении на учебу и об отчислении.

    Согласно п. 2.18 Инструкции №58, в трудовые книжки по месту работы вносятся отдельной строкой 4 со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов следующие записи:

    а) о времени службы в составе Вооруженных сил Украины и других войсках, где на проходящих службу не распространяется законодательство о труде и государственном социальном страховании, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;

    4 Предусмотренные записи вносятся в трудовую книжку до занесения сведений о работе на данном предприятии.

    б) о времени учебы в профессиональных учебно-воспитательных учреждениях и других учреждениях на учебно-курсовых комбинатах (в центре, пункте и т. п.);

    в) о времени учебы в высших учебных заведениях (включая и время работы в студенческих лагерях, на производственной практике и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики) и о времени пребывания в аспирантуре и клинической ординатуре, кроме случаев, указанных в п. 2.16 Инструкции №58 (см. выше);

    г) о работе в качестве членов колхоза - в том случае, если действующим законодательством предусмотрено зачисление этой работы в общий трудовой стаж работников.

    д) о времени ухода за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 16 лет, а также за пенсионером, нуждающимся, по заключению медицинского учреждения, в постоянном постороннем уходе (п. "є" ст. 56 Закона о пенсионном обеспечении, в т. ч. за престарелым, достигшим 80-летнего возраста (согласно медицинскому заключению).

    е) безработным лицам запись о периоде получения пособия по безработице заносится в трудовую книжку органом государственной службы занятости населения.

    Сведения о награждениях и поощрениях вносятся на основании пунктов 2.23 и 2.24 Инструкции №58. Так, в раздел "Відомості про нагородження" вносятся сведения о награждении государственными наградами Украины и знаками отличия Украины, а в раздел "Відомості про заохочення" - сведения о поощрениях за успехи в труде. Обращаем внимание, что в трудовые книжки не заносятся сведения о премиях, которые предусмотрены системой заработной платы или выплата которых имеет регулярный характер.

    Если трудовую книжку заполняют при увольнении, то записи о причинах увольнения в трудовой книжке должны точно соответствовать формулировкам действующего законодательства со ссылкой на соответствующую статью и пункт закона (см. образец 3).

    Образец внесения в трудовую книжку записи об увольнении

    Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу и увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)

    Приказ от 01.04.2004 г. №7-к

    Помните! Днем увольнения считается последний день работы (п. 2.26 Инструкции №58).

    В случае перевода с одного предприятия на другое по согласованию между руководителями предприятий в графе 3 записывают ссылку на согласование, например: "Звільнений у зв’язку з переведенням на роботу у ТзОВ "Соки України", п. 5 ст. 36 КЗпП України".

    Исправление и изменение записей

    Исправления вносят при обнаружении неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе или о награждении и поощрении. Вносит исправление владелец или уполномоченный им орган предприятия, где была сделана соответствующая запись. При этом владелец или уполномоченный им орган по новому месту работы обязан оказать работнику необходимую помощь в этом.

    Заметим, что исправленные све­дения должны полностью соответствовать оригиналу приказа или распоряжения 5.

    5 В случае утери приказа или распоряжения или несоответствия их фактически выполняемой работе исправление сведений о работе осуществляется на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. Показания свидетелей не могут быть основанием для исправления ранее занесенных записей.

    Обращаем внимание, что в графе 3 трудовой книжки (или разделе сведений о работе, переводе и т. п. указанных во вкладыше) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается. Например, если нужно изменить запись в графе 3 (сведения о работе), то после указания соответствующего порядкового номера, даты в графе 3 делается запись, показанная в образце 4.

    Образец внесения исправления в трудовую книжку

    Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу и увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)

    На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер)

    Приказ* от 11.03.2004 г. №3-к

    * В графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) владельца или уполномоченного им органа, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.

    В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу при незаконном увольнении или переводе, установленном органом, рассматривающим трудовые споры, и восстановлении на предыдущей работе или изменении формулировки причины увольнения.

    А вот изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения осуществляется на основании п. 2.13 Инструкции №58. Такое изменение вносит владелец или уполномоченный им орган по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени и отчестве и т. п.) и со ссылкой на номер и дату этих документов. Указанные изменения вносят на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной черточкой зачеркивается, например, прежняя фамилия и записывается новая со ссылкой на свидетельство о браке на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя предприятия или печатью отдела кадров.

    Трудовые книжки у физлиц-СПД

    Согласно п. 2.20-1 Инструкции №58, трудовые книжки хранятся непосредственно у работников в случаях, если:

    - они работают на условиях трудового договора у ФЛ СПД без создания юридического лица с правом найма;

    - они работают у физических лиц, использующих наемный труд, связанный с предоставлением услуг (повара, няни, водители и т. п.).

    Вышеупомянутые физические лица делают записи в трудовых книжках работников о приеме на работу и увольнении с работы согласно заключенным с работниками письменным трудовым договорам, зарегистрированным в установленном порядке в государственной службе занятости. Напоминаем, что форма трудового договора между работником и физическим лицом и порядок его регистрации утверждены приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 08.06.2001 г. №260. Так, согласно п. 8 этого Порядка, записи о регистрации и снятии с регистрации трудового договора дают право физическому лицу внести записи в трудовую книжку работника о приеме и увольнении его с работы (см. образец 5).

    Образец внесения записи в трудовую книжку при приеме на работу у физического лица

    Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу и увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)

    Уволена с работы по согласию сторон, п. 1 ст. 36 КЗоТ Украины

    Трудовой договор №6 снят с регистрации 01.04.2004 г.

    После внесения физическим лицом записей в трудовую книжку их удостоверяет подписью и печатью должностное лицо органа государственной службы занятости, зарегистрировавшего трудовой договор.

    Дубликат трудовой книжки

    Согласно п. 5.1 Инструкции №58, лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом владельцу или уполномоченному им органу по месту последней работы. В этом случае владелец или уполномоченный им орган выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (нового образца) с надписью "Дублікат" в правом верхнем углу первой страницы не позднее 15 дней после заявления, а в сложных случаях - в другие сроки. Также дубликат трудовой книжки (или вкладыш к ней) выдается лицу по последнему месту работы, если его трудовая книжка (вкладыш к ней) стала непригодной (обгорела, порвалась, загрязнилась и т. др.) на основании пп. 5.5 Инструкции №58. При этом на первой странице ставшей непригодной трудовой книжки делается запись "Замість видано дублікат", а книжка возвращается ее владельцу. При трудоустройстве на новое место работы работник обязан предъявить дубликат трудовой книжки.

    Дубликат трудовой книжки или вкладыша к ней заполняют по общим правилам. Рассмотрим поэтапно заполнение дубликата трудовой книжки в случае, если лицо, уже работавшее до того, как устроиться на последнее предприятие, потеряло трудовую книжку (см. схему 1).

    Порядок заполнения дубликата трудовой книжки

    * Общий стаж работы записывается суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. Согласно п. 5.4 Инструкции №58, не указываются в подытоженном общем стаже работы, а записываются отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов (кроме сведений, предусмотренных в п. 2.18 Инструкции №58), следующие записи:
    а) о времени пребывания в народном ополчении и партизанских отрядах с указанием даты зачисления и даты увольнения со службы;
    б) о работе в качестве члена артели промышленной кооперации.

    ** Запись в дубликате трудовой книжки сведений о работе по совместительству и по совмещению профессий делается по желанию работника.

    Учет трудовых книжек 6

    Согласно п. 6.3 Инструкции №58, владелец или уполномоченный им орган обязаны постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Так, при выписке трудовой книжки (или вкладыша к ней) или дубликата трудовой книжки владелец или уполномоченный им орган взимает с работника сумму ее стоимости на основании п. 6.1 Инструкции №58. Если трудовая книжка работника утеряна предприятием вследствие стихийного бедствия или по другим причинам, то ему выдается дубликат трудовой книжки без взимания ее стоимости.

    6 Вопросы, связанные с порядком ведения трудовых книжек, их хранения, изготовления, снабжения и учета, регулируются Постановлением Кабинета Министров Украины от 27.04.93 г. №301 "О трудовых книжках работников", Инструкцией №58 и другими законодательными актами.

    В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки (или вкладыша к ней), а также порчи бланков вследствие небрежного хранения предприятие оплачивает стоимость испорченных бланков.

    Обращаем внимание, что трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в отделе кадров предприятия отдельно от других трудовых книжек работников, находящихся на работе. После этого срока невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а по окончании этого срока их можно уничтожить в установленном порядке.

    В соответствии с п. 7.1 Инструкции №58, на предприятии ведутся книги учета бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек, утвержденные приказом Министерства статистики Украины от 27.10.95 г. №277, а именно:

    а) книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (форма №п-9). В нее вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Эта книга ведется бухгалтерией предприятия;

    б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (форма №п-10) ведется отделом кадров или другим подразделением предприятия, осуществляющим оформление прием и увольнение работников. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при устройстве на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам заново.

    Помните. при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета.

    Обе книги должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены подписью руководителя предприятия и печатью.

    Согласно п. 7.2 Инструкции №58, бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек. По окончании каждого месяца лицо, отвечающее за ведение трудовых книжек, подает бухгалтерии отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним 7.

    7 На испорченные во время заполнения бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт по форме №п-11, утвержденной приказом Министерства статистики Украины от 27.10.95 г. №227.

    Поскольку бланки трудовых книжек и вкладышей к ним - это документы строгой отчетности, то в налоговом учете мы их рассматриваем как материальные ценности (с проведением корректировки их стоимости по п. 5.9 Закона о прибыли). Учет бланков строгой отчетности ведется на забалансовом счете 08 "Бланки строгой отчетности". Но кроме забалансового счета, учет бланков строгой отчетности ведется и на балансовом счете, например, 209 "Прочие материалы". Рассмотрим пример.

    Предприятие "Пивопью" в марте 2004 года приобрело 5 трудовых книжек и вкладышей к ним на сумму 60,00 грн (в т. ч. НДС - 10,00 грн). В этом же месяце одна трудовая книжка выписана работнику. В таблице 1 рассмотрим бухгалтерский и налоговый учет этих операций.

    Ответственность

    Ответственность за организацию ведения учета, хранение и выдачу трудовых книжек возлагается на руководителя предприятия, учреждения, организации согласно п. 4 Постановления КМУ от 27.04.93 г. №301 "О трудовых книжках работников". За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в предусмотренных законом случаях другую ответственность. Согласно ст. 265 КЗоТ, лица, виновные в нарушении законодательства о труде, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством. На основании ст. 41 КоАП нарушение требований законодательства о труде (в т. ч. нарушение ведения трудовых книжек) влечет за собой наложение штрафа на должностных лиц предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности и граждан - субъектов предпринимательской деятельности от 15 до 50 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан. Такого же мнения придерживается Министерство труда в письмах от 02.08.2000 г. №24-41-1111 и от 07.08.2000 г. №18-3105 8.

    8 См. "Документы для работы" №3/2001 и №50/2000 соответственно.

    В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, о работе, переводе на другую постоянную работу, об увольнении, о награждениях и поощрениях, об открытиях, использованных изобретениях и рацпредложениях. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не заносятся.

    Если трудовую книжку заполняют при увольнении, записи о причинах увольнения в трудовой книжке должны точно соответствовать формулировкам действующего законодательства со ссылкой на соответствующую статью и пункт закона. Днем увольнения считается последний день работы.

    Трудовые книжки хранятся непосредственно у работников, если они работают на условиях трудового договора у ФЛ СПД без создания юридического лица с правом найма или у физических лиц, использующих наемный труд, связанный с предоставлением услуг.

    Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.

    Нормативная база

    1. КЗоТ - Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.

    2. КоАП - Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. №8073-Х.

    3. Закон о пенсионном обеспечении - Закон Украины от 05.11.91 г. №1788-ХІІ "О пенсионном обеспечении".

    4. Инструкция №58 - Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29.07.93 г. №58.

    Татьяна МОЙСЕЕНКО, «Дебет-Кредит»