Должностные инструкции

Марина Кремнева пишет:
заканчивается срок действия должностных инструкций.Подскажите, их нужно разрабатывать заново или можно издать приказ о пересмотре и продлении?

Требований законодательных актов о разработке ДИ нет. Их наличие определяется локадьным актом вашего предприятия, в котором и должны быть оговорены условия их пересмотра, а именно:

Юрий Орлов пишет:
по мере необходимости при изменении трудовых функций работников или при выявлении несоответствий требованиям действующего законодательства

зарегистрированное средство массовой информации, свидетельство Эл № ФС77-39732 от 06.05.2010 г.

ВНИМАНИЕ! При любом использовании (цитировании) материалов сайта ссылка на Ohranatruda.ru обязательна (для интернет-проектов индексируемая гиперссылка 'hyperlink').

Любое коммерческое использование материалов сайта и их публикация в печатных изданиях допускается только с письменного согласия администрации портала.

Использование Пользователем сервисов и контента сайта возможно только на условиях, предусмотренных Пользовательским Соглашением .

На сайте функционирует система коррекции ошибок. Обнаружив любого рода ошибку, а также информацию, не соответствующую нормам морали, нарушающую права третьих лиц или законодательство РФ, пожалуйста, выделите ее и нажмите Shift+Enter .
Чтобы любую страницу сайта отправить в "Мои закладки" нажмите Ctrl+Z. После этого ссылка на выбранную страницу будет у Вас всегда под рукой в разделе "Мои закладки". Сервис доступен только для авторизованных пользователей.

Должностные инструкции

Если вышестоящее учреждение (орган, министерство, ведомство и т.д.) не определяет правил для Вашей организации, то как пожелаете - так и обновляйте. Можно вообще никогда не обновлять, если нет необходимости. Если необходимость возникает, то обновление производится по правилам ст.74 ТК. С предупреждением работника за два месяца до ввода нового варианта должностной. Если работник сразу согласен с изменениями, то на уведомлении так и должен написать. В этом случае два месяца ждать не нужно.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

« Первая ← Пред. 1 След. → Последняя (1) »

Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться .

© 2006—2016, ООО «Профессиональное издательство» — издательство журнала «Кадровые решения».
Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения материалов с сайта разрешается правообладателем только с указанием гиперссылки на данный сайт, если не указано иное.

Обязательно ли пересматривать утвержденные должностные инструкции?

инспектор по кадрам в Георгиевском филиале ГУЗ КККВД Ставропольского края

Недавно встретила свою приятельницу, которая, как и я, работает инспектором по кадрам. Учитывая, что мы коллеги, вполне естественно, разговор у нас зашел о «наболевшем», все о тех самых производственных проблемах. На мой вопрос: «Чем сейчас занимаешься?» – подруга ответила, что в настоящее время пересматривает ранее утвержденные должностные инструкции. Увидев мое удивление, она воскликнула: «Ты что, не знаешь, их обязательно надо пересматривать каждые пять лет!» Нет, я, конечно, знаю, что должностные инструкции «не вечны», но о том, что существует установленная законодательством периодичность их пересмотра, – слышала впервые. Неужели это правда? И если да, то где это написано?

Несмотря на то что трудовым законодательством прямо не предусмотрено обязательное наличие у работодателя должностных инструкций, а обязанности работника могут быть перечислены в заключаемом трудовом договоре, указанный документ широко известен в «узких» кругах работников кадровых служб. Наверняка он известен и вам, коллега .

При разработке должностных инструкций серьезным подспорьем служат нормативные правовые акты, разработанные централизованно государством. Так, основой для разработки должностных инструкций служат квалификационные характеристики (п. 5 Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, утв. постановлением Минтруда России от 09.02.2004 № 9, далее - Порядок применения ЕКС).

Такие справочники содержат квалификационные характеристики, которые в соответствии с заявленными целями предназначены для обоснования рационального разделения и организации труда, правильного подбора, расстановки и использования кадров, обеспечения единства при определении должностных обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификационных требований, а также принимаемых решений о соответствии занимаемым должностям при проведении аттестации сотрудников. Эти документы носят рекомендательный характер, однако являются общими ориентирами при определении видов работ и требующегося уровня подготовки для их выполнения.

Используя подобные справочники, необходимо учитывать в частности, что квалификационные требования, указанные в них, разработаны вне связи со структурой конкретной организации и особенностями деятельности отдельного работодателя, поэтому содержат только наиболее характерные виды работ, типовые обязанности и минимальный уровень профессиональной подготовки.

Таким образом, работодатель вправе определять трудовую функцию работника самостоятельно, по своему усмотрению, не включая в должностные инструкции те или иные трудовые обязанности, предусмотренные ЕКС, либо, наоборот, расширяя их круг.

Структура текста должностной инструкции, как правило, соответствует тарифно-квалификационным требованиям, предусмотренным ЕКС, и состоит из следующих разделов:

Должностная инструкция — документ, указывающий круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнять лицо, занимающее данную должность на предприятии, фирме. Являясь одним из основных организационно-правовых документов для работника, должностная инструкция, помимо обязанностей, определяет и ответственность работника при осуществлении им трудовой функции согласно занимаемой должности, квалификационные требования, предъявляемые к лицу, занимающему указанную должность, порядок приема, увольнения.

Современный экономический словарь

При увольнении должностных лиц, подписавших и утвердивших должностную инструкцию, изменять ее реквизиты не требуется

1. Общая часть (общие положения).

2. Должностные обязанности.

5. Взаимоотношения (связи по должности).

Должностная инструкция является документом, действующим относительно продолжительное время. Но, несмотря на это, в организациях, где должностные инструкции рассматриваются не как документы «для полок» и «чтобы были», а как документ для эффективной организации труда, периодическому уточнению, обновлению этих документов уделяют особое внимание. И это вполне оправданно. Ведь любая организация - это живой организм, и изменения в ней неизбежны.

Вот тут и возникает вопрос, в связи с чем может появиться необходимость в пересмотре и (или) изменении должностных инструкций? Вариантов - множество, среди них, например:

• изменение наименования организации или структурного подразделения;
• изменение организационной структуры;
• изменение штатного расписания;
• изменение наименования должности;
• изменение Положения о структурном подразделении (изменение задач структурного подразделения);
• изменение или дополнение обязанностей работника;
• появление новых видов работы, ведущих к перераспределению должностных обязанностей.

В течение последних лет Минздравсоцразвития России активно обновляет единые квалификационные справочники. Например, приказом Минздравсоцразвития России от 23.07.2010 № 541н утвержден Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики должностей работников в сфере здравоохранения». В связи с этим, возможно, потребуется изменить квалификационные требования, предъявляемые к должности, а также перечень нормативных документов, которые работник должен учитывать и уметь использовать при выполнении своих должностных обязанностей.

А вот теперь скажите, можете ли вы или ваш руководитель спрогнозировать, как часто будут происходить события, которые повлекут за собой внесение изменений в должностные инструкции работников? Раз в год, раз в два года или раз пять лет? Конечно, на этот вопрос никто не даст конкретный ответ. А все потому, что такого ответа просто не может быть, поскольку должностная инструкция - динамичный документ, и ее «пересмотр» (изменение) должен происходить не по истечении определенного времени или в соответствии с заранее утвержденным планом, а исключительно по мере необходимости.

Укажите в Положении о должностных инструкциях события, при наступлении которых необходимо будет вносить изменения в должностную инструкцию, а также лиц, имеющих право выступать с такой инициативой

Учитывая, что работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) имеет право принимать локальные нормативные акты, можно посоветовать разработать и утвердить, например, Положение о должностных инструкциях. Этот документ позволит упорядочить работу с инструкциями, сделать их унифицированными и четкими, обозначить порядок придания им юридической силы. В подобное положение можно включить следующие разделы:

Если изменения, вносимые в должностную инструкцию, приводят к изменению должностных обязанностей работника, то требовать их исполнения вы можете только в том случае, если работник в письменной форме согласился их исполнять

Раздел 1. Общие положения.

Раздел 2. Требования, предъявляемые к содержанию должностной инструкции, к ее оформлению.

Раздел 3. Порядок разработки, согласования, утверждения и введения в действие должностной инструкции.

Раздел 4. Порядок пересмотра должностной инструкции.

Давайте остановимся и подробнее рассмотрим последний раздел. Безусловно, в нем можно предусмотреть периодичность (один раз в год, один раз в три года и т. д. - как решит работодатель) «пересмотра» должностных инструкций. Но, как мы уже говорили, правильным будет указать не периодичность, а события (ситуации, условия, случаи), при которых необходимо будет вносить изменения в должностные инструкции. Также перечислим лиц, наделенных полномочием выступать с инициативой о внесении изменений. К таким лицам можно отнести руководителя организации, руководителя структурного подразделения, в котором данная должность находится, или руководителя подразделения, с которым осуществляется взаимодействие.

Виза согласования включает в себя должность визирующего, его личную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилию), а также дату согласования (подписания).

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия)

Какова же процедура подготовки предложений по внесению изменений в должностные инструкции? Давайте разберемся.

Как правило, предложения по внесению изменений в должностные инструкции готовятся в письменном виде и подаются на рассмотрение руководителю кадрового подразделения, который оценивает их целесообразность, высказывает свое мнение руководителю организации (работодателю) и организует при необходимости их разработку и согласование с заинтересованными лицами. При этом немаловажное значение имеет, насколько внесение изменений в должностную инструкцию может изменить трудовые обязанности лица, занимающего данную должность.

Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения или с определенной даты, установленной работодателем в приказе о введении должностной инструкции в действие. Обязанность по выполнению должностной инструкции возникает у работающих сотрудников только после оформления их письменного согласия в виде дополнительных соглашений к трудовым договорам

Проект должностной инструкции с внесенными изменениями может быть согласован с заинтересованными лицами, если это предусмотрено работодателем, например в правилах разработки локальных нормативных актов (Положение о должностных инструкциях, Инструкция по кадровому делопроизводству и т. д.). Реквизит документа, где выражено согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа, называется «виза согласования документа». Текст должностной инструкции должен быть подписан ее разработчиком.

После этого должностную инструкцию утверждает руководитель организации или иное лицо, наделенное соответствующими полномочиями.

Должностную инструкцию необходимо зарегистрировать в специальной учетной форме, с проставлением регистрационного номера и даты регистрации на документе.

Соблюдение всех перечисленных правил оформления позволяет придать документу юридическую силу.

Чтобы инициировать ознакомление персонала с должностными инструкциями, целесообразно издать приказ о введении их в действие и о подготовке дополнительных соглашений к трудовым договорам.

Поскольку каждый работник непосредственно отвечает за выполнение требований должностной инструкции, необходимо после ознакомления передать ему копию этого документа.

Периодичность «пересмотра» утвержденных должностных инструкций законом не пред усмотрена. Порядок утверждения, внесения изменений и дополнений в должностные инструкции работодатель может ус тановить самостоятельно

А что же делать с должностными инструкциями, которые были заменены на новые? Каков срок их хранения? Согласно ст. 77 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (индивидуальных работников) хранятся 75 лет.

Разработка должностных инструкций для ФЭС

Однако не достаточно разработать должностные инструкции сотрудников, следует регулярно пересматривать их с учетом изменяющихся задач компании.

Для чего нужна должностная инструкция

Должностная инструкция - документ, в котором определены основные задачи сотрудника, его обязанности, квалификационные требования к должности, список документов, которыми он должен руководствоваться при выполнении своих обязанностей, порядок назначения и освобождения от должности, место должности в организационной иерархии, права и ответственность сотрудника.
Основным аргументом против составления должностных инструкций является большой объем связанной с этим «бумажной» работы, а также частые изменения структуры и профиля деятельности многих российских компаний. Особенно это касается ФЭС, которые сегодня во многих компаниях претерпевают масштабные преобразования. В то же время именно при изменениях функциональных обязанностей различных специалистов должностные инструкции или четкая формулировка набора функций, выполняемых сотрудниками ФЭС, помогают обеспечить непрерывность функционирования финансовой службы и преемственность обязанностей сотрудников.

Должностная инструкция необходима в первую очередь для управления персоналом. Указанные в ней требования помогают оценивать и развивать персонал, ускоряют процесс введения в должность нового сотрудника, а также позволяют обосновать размер оплаты труда, в том числе при проверке контролирующих органов.

Владимир Козинец, ведущий специалист Группы по казначейским операциям и финансовому анализу ИФД «КапиталЪ» (Москва)
По опыту своих предыдущих мест работы могу сказать, что должностные инструкции, исполнение которых напрямую не связано с системой мотивации персонала, а ответственность за реализацию поставленных задач неперсонализирована, носят исключительно формальный характер. Обычно внутренние и внешние взаимодействия ФЭС описаны в регламентах, положениях, политиках и пр. При этом отсутствие четких и однозначных регламентирующих документов, регулирующих взаимоотношения между различными подразделениями ФЭС, провоцирует ряд внутренних конфликтов, основанных на борьбе за контроль над информационными и финансовыми потоками. Оговорюсь, что эта ситуация в большей степени характерна для крупных холдингов, имеющих сложную структуру ФЭС.

Когда необходима должностная инструкция

Разработка иди пересмотр должностных инструкций необходимы во многих ситуациях. На уровне компании к ним можно отнести:

• изменение организационной структуры;
• корректировку технологии или внедрение программного обеспечения, ведущего к изменению процессов деятельности в компании.

На уровне подразделения могут возникнуть следующие ситуации:

• введение новой должности;
• расширение полномочий должности; — изменение функций службы;
• возникновение проблемных ситуаций, причиной которых является нечеткое распределение ответственности между должностями;
• смена руководства подразделения, ведущая к изменению процессов и распределению ответственности.

Поскольку эти преобразования приводят к изменению должностных обязанностей сотрудников ФЭС, нужно зафиксировать их функ-
ции таким образом, чтобы они не пересекались. С другой стороны, важно, чтобы описанные обязанности охватывали все функции подразделения.

Кто должен разрабатывать должностные инструкции

В разработке актуальных должностных инструкций заинтересован в первую очередь непосредственный руководитель подразделения. Особенно это касается ситуаций, когда изменения в деятельности ФЭС существенны или необходимо спроектировать деятельность новой службы. Тогда финансовый директор должен сам заняться разработкой должностных инструкций с привлечением ведущих специалистов подразделения.

Еще один распространенный вариант составления должностных инструкций - самостоятельная разработка инструкции сотрудником (описание своих должностных обязанностей и порядка взаимодействия с другими специалистами). Руководитель проверяет текст и вносит необходимые, на его взгляд, изменения. Такой подход дает качественный результат, если должностные инструкции разрабатываются для существующего подразделения впервые и стоит задача зафиксировать ситуацию «как есть».

Как разработать должностную инструкцию

Обычно должностная инструкция состоит и:) следующих разделов:
1. Общие положения.
2. Направления деятельности (основные задачи).
3. Обязанности (функции).
4. Взаимоотношения.
5. Права.
6. Ответственность.
В компаниях могут использоваться разные формулировки, но содержание этих разделов остается примерно одинаковым.

Владимир Мозоль, заместитель генерального директора по экономике и финансам ОАО «Удмуртэнерго» Составление должностных инструкций для управленческого аппарата нашей компании заняло почти год. Сначала консультанты описали весь документооборот аппарата управления, изучили приказы РАО «ЕЭС России», касающиеся составления внутренней и внешней отчетности и процедур. После этого были описаны функции каждого подразделения на тот момент, а затем дополнены с учетом новых задач. В результате мы получили возможность расширить функции финансового управления без увеличения количества сотрудников. Людям стало понято, чего от них хотят, работа стала более качественной. Этому способствовала и система мотивации, которая была увязана с выполнением обязанностей, прописанных в должностных инструкциях. Так, в обязанности казначеев входит максимально эффективное использование свободных средств компании. Для них составляется план по доходности временно свободных средств и другим величинам. Сотрудники, которым удалось заработать больше плановой суммы или сэкономить, премируются по итогам квартала. Однако необходимо отметить, что сотрудники не заинтересованы в обновлении своих должностных инструкций — добавлять себе обязанности никто не хочет, поэтому за актуальностью инструкций следят руководители подразделений ФЭС. Сейчас «Удмуртэнерго», согласно постановлению Правительства РФ, делится на три компании. Существующие должностные инструкции значительно облегчат этот процесс, так как мы сможем скорректировать их для новых должностей. Светлана Каналмна, финансовый директор ГК «Ретал» (Москва).

В компании существует два уровня должностных инструкций. Инструкции первого уровня составлялись на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих1 в процессе получения организацией сертификата ISO 9001 и предназначены для всех сотрудников ФЭС, включая финансового директора. Второй уровень должностных инструкций (регламенты рабочих мест) существует только для бухгалтерии, поскольку остальным немногочисленным сотрудникам ФЭС проще договориться друг с другом. Этот уровень представляет собой инструкции по ведению различных участков учета, позволяющие не только обеспечить точность учета, но и безболезненно передавать участки работы от одного сотрудника другому. Они разрабатывались самими специалистами по заданному жесткому формату и обеспечивают четкое понимание сотрудниками порядка контроля отражения фактов хозяйственной деятельности организации. В них указаны сроки исполнения и периодичность тех или иных действий каждого сотрудника. Регламенты включают таблицы, отражающие порядок взаимодействия с другими подразделениями компании, перечень контактных лиц, документов и сроки их предоставления. Такой подробный анализ системы взаимодействия, отраженный в должностных инструкциях, позволяет сотрудникам оперативно выполнять свои должностные обязанности, имея необходимый объем информации. Полнота инструкций обеспечивается тем, что они составлены исходя из существующего порядка учета активов и пассивов предприятия.

Самая большая трудность в регламентации действий бухгалтерии — бурный рост компании, который приводит к частому пересмотру инструкций и перераспределению регламентов рабочих мест между сотрудниками в связи с увеличением объема работы. Также стоит вопрос поддержания имеющихся должностных инструкций в актуальном состоянии независимо ни от внешних (изменение законодательства), ни от внутренних (изменение структуры учета) факторов. Сотрудники финансовой дирекции, с одной стороны, напрямую заинтересованы в поддержании должностных инструкций (регламентов рабочих мест) в наиболее корректном состоянии, так как эти документы облегчают понимание процедуры исполнения должностных обязанностей. С другой стороны, не все заинтересованы в актуализации инструкций, так как не хотят брать на себя дополнительные обязанности и соответственно нести дополнительные риски быть депремированны-ми за их неисполнение.

Основными разделами инструкции являются 2-й и 3-й, именно их разработка обычно вызывает наибольшие затруднения. Разделы 4 и 5 формируются на их основе, поэтому в рамках данной статьи мы наиболее подробно остановимся на разделах 2 и 3.

Разделы «Направления деятельности» и «Обязанности»

Существует два алгоритма разработки данных разделов - «снизу — вверх» и «сверху — вниз». Первый алгоритм предполагает сбор информации от сотрудников, ее анализ и обобщение на уровне подразделения. Данный алгоритм применим, когда должностные инструкции разрабатываются впервые и стоит задача зафиксировать ситуацию «как есть» на данный момент. Нaпpo-тив, когда необходимо спроектировать деятельность вновь создаваемого подразделения или же серьезно ее пересмотреть, корректнее применять алгоритм «сверху - вниз». Этот алгоритм подразумевает проектирование/перепроектирование деятельности ФЭС: от направлений деятельности службы к ее функциям и к должностным обязанностям сотрудников (см. рисунок).

Шаг 1. Выделение направлений деятельности подразделения. Направление деятельности (далее - НД) - одна из основных задач подразделения. Основаниями для выделения НД являются:
- виды деятельности;
- объекты вида деятельности;
- действия с объектом вида деятельности.
В примере 1 приводится результат выделения НД для отдела бюджетирования и декомпозиции для его подотделов.

Пример 1
Выделение НД для отдела бюджетирования

Подразделение - отдел бюджетирования

Вид деятельности - бюджетирование.

НД, выделенные па основе вида деятельности:

- формирование бюджета;
- исполнение бюджета;
- подготовка отчетности об исполнении бюджета;
- анализ исполнения бюджета. Подразделение — сектор планирования отдела бюджетирования

Инд деятельности - формирование бюджета. Объекты вида деятельности: доходы, затраты, продажи, расчеты, закупки, инвестиции, налоги, движение денежных средств.

НД, выделенные на основе объектов вида деятельности, - формирование бюджетов:

- доходов;
- затрат;
- продаж;
- расчетов;
- закупок;
- инвестиций;
- по налогам;
- движения денежных средств. Подразделение - группа планирования затрат сектора планировании

Вид деятельности - формирование бюджета. Объект деятельности — бюджет затрат. НД, выделенные на основе действий с объектом вида деятельности:

- сбор информации для формирования бюджета затрат;
- агрегирование собранной информации по статьям бюджета затрат;
- внесение агрегированной информации в формат бюджета затрат;
- согласование бюджета затрат;
- утверждение бюджета затрат.

Выделенные НД должны удовлетворять определенным требованиям. Так, количество НД должно быть от 3 до 9. Минимальное количество направлений деятельности возможно для подразделения с двумя-тремя сотрудниками, максимальное - для отделов и служб, состоящих из десяти и более сотрудников. Выходить за данные пределы не рекомендуется.

Формулировка НД должна быть конкретной, состоять из 10-15 слов и начинаться с отглагольного существительного. Для проверки конкретности формулировки НД нескольким сотрудникам смежных подразделений стоит задать два вопроса: «С каким объектом связана эта деятельность?» и «Как вы понимаете данное направление деятельности?» Если на эти вопросы находится точный и однозначный ответ, то формулировка НД является приемлемой, если нет — ее следует пересмотреть.

Не нужно пытаться дать всеобъемлющую формулировку, так как это часто приводит к сложности ее понимания. Например, название НД «Формирование сводной налоговой декларации по налогу па прибыль, налогу па имущество, НДС, сбору на милицию АО «ABC» и деклараций по остальным налогам по управляющему офису АО «ABC» чрезмерно перегружено. Его можно заменить, например, на «Формирование сводной отчетности по налогам АО «ABC».

Шаг 2. Наполнение НД функциями. Пoc-ле того как направления деятельности подразделений выделены, их нужно наполнить функциями (то есть сформулировать циклично повторяющуюся деятельность в рамках этого НД). При этом для НД, выделенных на основании видов деятельности (например, формирование бюджета), функции определяются на основе объектов вида деятельности (например, формирование БДДС). Для НД, выделенных на основании объектов вида деятельности (например, формирование бюджета закупок), функции определяются исходя из действий с данным объектом (сбор информации о закупках). Для НД, выделенных на основании действий с объектом вида деятельности (сбор информации для формирования бюджета затрат), функции устанавливаются на основе детализации действий с этим объектом (сбор информации о затратах производственного подразделения).

К функциям НД предъявляются в целом те же требования, что и к самим НД. Количество функций в одном НД должно варьироваться от 3 до 9. В исключительных случаях возможно увеличение этого количества, однако лучше разбить такие направления деятельности на несколько. Функции должны быть сформулированы максимально конкретно, а результат их выполнения — ясен. Для проверки конкретности формулировки функции используются следующие вопросы: «Что является результатом выполнения данной функции?» и «Как вы понимаете данную функцию?» Если на эти вопросы сотрудники смежных подразделений легко находят точный и однозначный ответ, а еще лучше могут перечислить документы, которые являются результатом выполнения данной функции, то формулировка функции приемлема.

Общим требованием к описанию функций ФЭС является их полнота, то есть достаточность для выполнения поставленной задачи (работа по направлению деятельности). Проверить полноту функций можно двумя способами:
- через описание взаимодействий с подразделениями компании и внешними организациями. Необходимо определить, какую информацию или документы в рамках данной функции подразделение или отдельный сотрудник передает, получает либо готовит совместно с другими отделами. Возможно, появятся взаимодействия, которые не отражены в функциях подразделения, тогда список функций необходимо дополнить;

- изучив описания должностных обязанностей, составленных сотрудниками самостоятельно. Для этого необходимо попросить всех сотрудников перечислить свои обязанности. Проанализировав этот список, можно заключить, каких обязанностей не хватает в перечне функций подразделения, и при необходимости его дополнить.

Шаг 3. Проверка НД. После того как все НД наполнены функциями, необходимо еще раз проверить, правильно ли это было сделано: охватывают ли НД всю деятельность подразделения и не пересекаются ли функции, выделенные в рамках НД одного подразделения, между собой. Признаком того, что НД сформулированы неправильно или же их недостаточно, является наличие функции, которую нельзя отнести ни к одному НД. Чтобы устранить эту ошибку, можно расширить формулировку НД или же добавить НД (если таких функций несколько).

Существуют «типичные» виды деятельности, которые выполняют почти все подразделения, например ведение архива документов. Для некоторых подразделений ведение архива является второстепенным из-за небольшого количества документов, для других - сопутствующей деятельностью (например, для бухгалтерии - ведение архива первичных документов). Есть и такие подразделения, для которых ведение архива имеет большое значение и они даже выделяют для этого специальную должность (например, архивариус по технической документации). Подобные виды деятельности также необходимо включать в НД подразделения. Признаком пересечения направлений деятельности является наличие функции, которую можно отнести сразу к нескольким НД. В такой ситуации необходимо либо конкретизировать формулировку одного или нескольких НД, либо убрать лишние.

Таблица 1 Фрагмент матрицы функций отдела бюджетирования

В примере 2 приводится результат наполнения функциями направлений деятельности, выделенных в примере 1.

Пример 2
Наполнение функциями направлений деятельности
Подразделение - отдел бюджетирования НД «Исполнение бюджета» включает выполнение следующих функций:
- составление заявок на оплату расходов, утвержденных в бюджете, отнесенных к ответственности отдела;
- передача заявок в казначейство;
- контроль факта оплаты по переданным заявкам. Подразделение - казначейство
НД «Исполнение бюджета» включает выполнение следующих функций:
- формирование ежедневного портфеля предстоящих платежей;
- регистрация заявок от подразделений компании на оплату денежными средствами;
- оформление необходимой банковской документации;
- предъявление в банки оформленных в установленном порядке платежных поручений;
- своевременное получение выписок счетов с отметкой о проводке платежных поручений и других платежных документов из банков;
- ведение книги регистрации платежных поручений;
- контроль выполнения условий договоров, дополнительных соглашений в части условий оплаты.

Шаг 4. Формирование матрицы функций подразделения. Матрица функций подразделения - это таблица, в строках которой указываются НД и входящие в них функции, а в столбцах - все сотрудники данного подразделения. Далее в ячейках на пересечении функции и конкретной должности проставляются знаки «+», которые символизируют ответственность данной должности за выполнение данной функции (см. табл. 1).

Личный опыт Владимир Козинец

В одной из банковских групп, где я работал ранее, вопрос составления должностных инструкций и матриц функций подразделений был решен путем сосредоточения контролирующих организационную структуру функций в независимом подразделении (прямое подчинение председателю правле-ния) управлении стратегического планирования. Система мотивации, должностные инструкции и положения о подразделениях представляли собой взаимодополняющие элементы единого комплекса, построенного на основе функционального кодификатора и функциональных матриц. Этот комплекс был распространен как на головной офис, так и на сеть филиалов, что обеспечило хорошую управляемость в регионах.

Таблица2 Распределение обязанностей по НД «Исполнение бюджета»

На следующем месте работы (в крупном горнометаллургическом холдинге) ситуация была иной. Должностные инструкции носили формальный характер, и многие сотрудники даже не были с ними знакомы. Распределение задач и ответственность за их выполнение закреплялись в многочисленных регламентах путем длительного процесса переговоров и согласований внутри ФЭС. Ситуация осложнялась большой географической разобщенностью предприятий холдинга и наличием полностью или частично дублирующих друг друга подразделений. В таких условиях формирование эффективной системы управления денежными потоками заняло более трех лет. Успех но многом был связан с приходом менеджмента высшего и среднего звена из банковских структур.

Шаг 5. Анализ матрицы функций подразделения. В табл. 1 распределение ответственности по НД «Формирование бюджета расчетов» не имеет пересечений между должностями и позволяет легко сформировать их должностные обязанности по данному направлению деятельности.
По НД «Исполнение бюджета» за функции 2.1,2.2 и 2.3 отвечают сразу несколько должностей. В данной ситуации нужно определить, какую именно роль при выполнении данной функции играет специалист на конкретной должности. Обычно выделяются следующие роли и соответствующие им условные обозначения:
К - контролирует;
О - организует (работу сотрудников или внешних контрагентов);
И - исполняет.
В данных обозначениях НД «Исполнение бюджета» будет выглядеть следующим образом (см. табл. 2).
Таким образом, функции 2.2 и 2.3 рапре-делились на недублирующиеся роли, которые и отражают должностные обязанности сотрудников по данным функциям. Что касается функции 2.1, то для понимания разделения деятельности должностей по одной функции необходимо детализировать эту функцию (см. табл. 3 на с. 76).
В результате дублирование должностных обязанностей полностью исключено, то есть в каждой строке матрицы функций должно остаться только одно условное обозначение роли: «+», «И», «К» или «О».

Шаг 6. Формирование НД и должностных обязанностей сотрудника подразделения. На основе матрицы ответственности выбираются НД, в которых участвует данный сотрудник. Затем по конкретному НД формулируются должностные обязанности сотрудника с учетом его роли: контролирует, организует, исполняет (см. пример 3). Количество должностных обязанностей сотрудника по одному НД не должно превышать 9. Формулировка должностной обязанности должна начинаться с глагола.

Таблица 3 Варианты детализации функции на примере казначейства

Для формулировок должностных обязанностей не рекомендуется использовать глаголы «участвует» и «обеспечивает» из-за их неопределенности. Формулировку «участвует в разработке методик» можно заменить на «разрабатывает/согласовывает/утверждает методики». Формулировка «участвует в работе комиссии. », если данное действие носит нерегулярный характер, не является должностной обязанностью. Если же характер работы комиссии регулярный, то формулировка может быть следующей: «выполняет (конкретные работы) в составе комиссии». Глагол «обеспечивает» лучше заменить более конкретными «организует», «закупает», «планирует», «координирует действия в процессе проведения работ» и т. п.

Пример 3
Должностные обязанности работников сектораучета МПЗ бухгалтерии филиала

Должностные обязанности бухгалтеров сектора При ведении расчетов по МПЗ бухгалтер сектора выполняет следующие обязанности:

• составляет Ж/о 6 (учет поступления МПЗ);
• согласовывает расчеты с дебиторами и кредиторами;
• осуществляет расчет НДС по приобретенным и реализованным МПЗ;
• ведет книгу покупок МПЗ, журнал регистрации счетов-фактур (покупка);
• осуществляет сверку дебиторской и кредиторской задолженностей по поступившим и реализованным МПЗ;
• выставляет счета-фактуры на реализацию МПЗ. При ведении учета расходов МПЗ ведущий бухгалтер сектора выполняет следующие обязанности:
• осуществляет контроль, систематизацию, обработку и фиксирование информации в автоматизированной системе учета о расходе МПЗ;
• оформляет накладные на отпуск МПЗ на сторону и составляет ведомость 16 (реализация МПЗ);
• осуществляет сверку произведенных записей в карточках учета МПЗ со складом;
• проводит инвентаризацию МПЗ и отражает ее результаты;
• формирует оборотные ведомости движения и остатков МПЗ;
• списывает отклонения пропорционально стоимости израсходованных МПЗ по учетным ценам на счете 16.

Руководитель сектора активно участвует в НД 1 и 4 и контролирует ведение НД 2 и 3. В этом случае необходимо объединить НД 1, 2, 3 в одно — «Ведение учета по МПЗ». Тогда в него войдут пять функций: 1.1,1.2, 1.3 и контроль НД 2 и 3. Должностные обязанности руководителя сектора в этом случае выглядят следующим образом. При формировании отчетности по МПЗ руководитель сектора выполняет следующие обязанности:

• формирует отчет по расчетам с дебиторами и кредиторами по МПЗ и сдает его в установленный срок в бухгалтерию;
• составляет ведомость 10 (информация о затратах МПЗ на производство по группам);
• получает и проверяет отчетность о движении МПЗ;
• формирует сводный отчет о движении МПЗ по филиалу (с выделением затрат на ремонт, инвестиции, эксплуатацию) и сдает его в установленный срок в бухгалтерию.

При ведении учета МПЗ руководитель сектора выполняет следующие обязанности:

• осуществляет контроль, систематизацию, обработку и фиксирование информации в автоматизированной системе учета о приходе МПЗ;
• ведет учет отклонений на счете 16 (разница между фактическими и учетными ценами);
• формирует оборотные ведомости движения и остатков МПЗ;
• контролирует ведение расчетов по МПЗ;
• контролирует ведение учета расхода МПЗ.

Полученные в результате выполненных агов НД и должностные обязанности сот-рудника являются готовыми разделами 2 и 3 должностной инструкции. Затем шаги 5 и 6 повторяются для каждого сотрудника подраз-деления.
Матрица функций подразделения, полученная в ходе реализации этих шагов (см. напри-мер, табл. 4 на с. 78), также является полезны документом, который позволяет при необходимости легко перераспределять обязанности
при изменении объемов работ, функций и количества должностей в подразделении.
Кратко остановимся на остальных разделах должностной инструкции.

Раздел «Общие положения»

В данном разделе обычно отражаются общие аспекты деятельности должности:

• - наименование должности;
• - в чьем подчинении находится;
• - порядок назначения на должность;
• - кто может замещать;
• - кого может замещать;
• - документы, которые надо знать и использовать в работе;
• - требования к должности (образование, опыт работы, дополнительные навыки).

Кроме того, в этом же разделе могут быть зафиксированы другие важные моменты, например график работы, если он отличается от обычного, расположение рабочего места, если у компании несколько зданий в городе/области/стране.

Взаимоотношения с подразделениями, должностными лицами компании и внешними организациями возникают при выполнении определенных функций или обязанностей. Поэтому их легко сформулировать, указав для каждой функции/обязанности в матрице функций подразделения соответствующие взаимоотношения. Практически все служебные взаимоотношения можно охарактеризовать одним из следующих терминов: передает, получает или делает совместно.

Такая регламентация взаимоотношений не всегда необходима. Если достаточно менее подробной детализации взаимоотношений, можно ограничиться списком вопросов, которые решаются совместно с каждым должностным лицом или подразделением. Описание взаимоотношений целесообразно структурировать по направлениям деятельности.

Таблица 4 Матрица функций для сектора учета МПЗ бухгалтерии филиала

Следует также отметить, что каждое описываемое взаимодействие необходимо согласовывать с подразделениями, с которыми оно осуществляется. Разделы «Взаимоотношения» должностных инструкций взаимодействующих работников должны быть взаимосвязаны.

Права сотрудника возникают в отношении одного из следующих типов субъектов:

• руководство;
• подразделения и должностные лица компании;
• внешние организации;
• подчиненные сотрудники.

Пользуясь этим перечнем, достаточно легко сформулировать и проверить полноту зафиксированных прав по отношению ко всем указанным субъектам. Это могут быть права требовать информацию, необходимую для выполнения своих должностных обязанностей, увольнять или принимать на работу и т. д.

Данный раздел фиксирует вид и предмет ответственности, а также должностное лицо, контролирующее выполнение должностных обязанностей сотрудника и порядок наложения дисциплинарных взысканий за некачественное, несвоевременное или недобросовестное выполнение обязанностей.

Обновление должностных инструкций

Неактуальные, а значит, и неприменимые на практике, должностные инструкции вызывают у сотрудников компании, включая руководство, раздражение и пренебрежение, в результате чего требования этих инструкций не выполняются. Должностная инструкция может стать инструментом управления только в том случае, если она будет использоваться при оценке результатов деятельности и соответствия сотрудника должности, а для этого необходимо поддерживать ее в актуальном состоянии.

В начале статьи приведен список событий, при которых необходимо разрабатывать или пересматривать должностные инструкции, однако практика показывает, что наступление некоторых из них сложно своевременно отследить. Поэтому во многих компаниях актуализация должностных инструкций проводится регулярно, например раз в квартал. Необходимую периодичность изменения инструкций в конкретной компании можно определить на основе анализа скорости изменений в деятельности предприятия (филиала, подразделения).

Пересмотр должностных инструкций финансово-экономических служб может повлечь за собой необходимость обновления должностных инструкций и других служб, с которыми взаимодействуют финансово-экономические подразделения. А если начать актуализировать должностные инструкции последовательно во всех отделах, этот процесс может затянуться из-за многочисленных согласований, урегулирования взаимодействий между отделами. Выходом из этой ситуации может стать регламентация не работы сотрудников, а бизнес-процессов компании (например, составление бюджета). В этом случае при разработке должностной инструкции конкретного сотрудника можно делать ссылки на готовые документы, регламентирующие тот или иной бизнес-процесс, что значительно снизит трудозатраты на разработку и поддержание актуальности должностных инструкций, а также повысит их качество.

Татьяна Тыртова, Евгения Смирнова, консультанты отдела управленческого консалтинга
Источник: Журнал "Финансовый директор"

Оценить и поделиться