Заполнение титульного листа трудовой книжки бакалавра

При заполнении трудовых книжек уровни образования теперь надо вписывать с новыми наименованиями, указанными в дипломах. Соответствующие названия уровней образования введены Федеральным законом от 29.12.12 № 273-ФЗ, вступившим в силу с 1 сентября. Если в новом дипломе будет запись о высшем образовании «бакалавр», значит и в графе об образовании надо записать «высшее - бакалавр» (п. 2.1 инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69). Но если такой записи нет, то достаточно написать «высшее».

Что касается старых дипломов, то здесь компания вправе сама решить, как действовать. В предыдущем законе было понятие «высшее профессиональное образование» (ст. 24 Федерального закона от 10.07.92 № 3266-1). Именно так специалисты труда и рекомендовали вносить записи об образовании - «высшее профессиональное». Если диплом выдан до 1 сентября 2013 года, то в трудовой можно написать либо просто «высшее», либо «высшее профессиональное».

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

При заполнении трудовых книжек уровни образования теперь надо вписывать с новыми наименованиями, указанными в дипломах. Соответствующие названия уровней образования введены Федеральным законом от 29.12.12 № 273-ФЗ, вступившим в силу с 1 сентября. Если в новом дипломе будет запись о высшем образовании «бакалавр», значит и в графе об образовании надо записать «высшее - бакалавр» (п. 2.1 инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69). Но если такой записи нет, то достаточно написать «высшее».

Что касается старых дипломов, то здесь компания вправе сама решить, как действовать. В предыдущем законе было понятие «высшее профессиональное образование» (ст. 24 Федерального закона от 10.07.92 № 3266-1). Именно так специалисты труда и рекомендовали вносить записи об образовании - «высшее профессиональное». Если диплом выдан до 1 сентября 2013 года, то в трудовой можно написать либо просто «высшее», либо «высшее профессиональное». Диплом выдан до 1 сентября 2013 года. Спасибо за информацию, учту на будущее.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

#6[416916] 25 сентября 2013, 13:59

хм. да, ведь специальность теперь не пишется в новых дипломах..
еще кстати сама не сталкивалась с таким, пойду выяснять )

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

« Первая ← Пред. 1 След. → Последняя (1) »

Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться .

© 2006—2016, ООО «Профессиональное издательство» — издательство журнала «Кадровые решения».
Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения материалов с сайта разрешается правообладателем только с указанием гиперссылки на данный сайт, если не указано иное.

Трудовая книжка: оформление, внесение записей, образцы заполнения

Трудовая книжка установленного образца - основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Любой работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Однако не все знают, как правильно хранить трудовые книжки, какие записи в них нужно вносить, а какие не обязательно. Сегодня поговорим об аспектах ведения трудовых книжек.

Трудовая книжка является одним из обязательных документов. предъявляемых кандидатом при трудоустройстве, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые - в таком случае трудовую книжку должен завести работодатель. Только работодатель - физическое лицо не вправе оформлять этот документ (заводить или вносить в нее какие-либо записи).
На основании ст. 66 ТК РФ в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, увольнении, награждениях за успехи в работе, а также указываются основания прекращения трудового договора. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случая, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей регламентируются Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (Действует в ред. Постановления Правительства РФ от 19.05.2008 N 373) (далее - Правила). А Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (далее - Инструкция) регламентированы порядок внесения записей в книжку и состав сведений, вносимых в нее. Рассмотрим основные положения данных документов.

На основании п. 8 Правил оформление трудовой книжки лица, принятого на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

• Ф.И.О. дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

В разд. 2 Инструкции разъясняется, как правильно внести эти сведения. Так, фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, а дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав). Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.).

Отметим, что на титульную страницу может быть внесена запись и о незаконченном образовании соответствующего уровня. Для ее внесения работник должен предоставить надлежаще заверенные копии документов - студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п. Профессия или специальность указываются работодателем на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) либо других надлежаще оформленных документов.

После внесения данных сведений и указания даты заполнения трудовой книжки работник на первой ее странице своей подписью заверяет правильность сведений (п. 2.2 Инструкции). Титульный лист подписывается также лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполняется этот документ.

К сведению. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил). Однако работодатель приказом может назначить специально уполномоченное лицо, которое и будет заниматься трудовыми книжками в фирме.

В нижнем левом углу рядом с подписью ответственного работника проставляется печать организации. Если трудовая книжка оформляется индивидуальным предпринимателем, печать может не ставиться ввиду ее отсутствия у последнего. Об этом предприниматель обязан выдать соответствующую справку. Подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, должна быть разборчивой. Поскольку законодательство не разъясняет, что значит "разборчивая", рекомендуем кадровикам не расписываться, а написать свою фамилию полностью и разборчивым почерком.

В процессе работы, возможно, потребуется внести исправления (например, при заключении или расторжении брака) или добавить новые сведения (например, об образовании) на титульный лист трудовой книжки. На основании п. 2.3 Инструкции изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия (или имя, отчество, дата рождения), и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации или кадровой службы.

Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 2.4 Инструкции).

Первым делом обратите внимание, что записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 12 февраля 2013 г. то в трудовой книжке делается запись: "12.02.2013".

Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение" (п. 1.1 Инструкции).

Следующее общее правило - все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Коротко расскажем о наиболее часто встречающихся ошибках при внесении сведений о работе.

Итак, вы заключили трудовой договор, издали приказ о приеме на работу, ознакомили с ним работника. Теперь можно делать запись в трудовую книжку. В ней указываются не все условия и сведения, содержащиеся в приказе о приеме на работу, а только структурное подразделение (если условие о нем включено в трудовой договор), наименование должности (специальности, профессии с указанием квалификации) и реквизиты приказа (распоряжения), в соответствии с которым работник был принят на работу. Иные условия, в том числе об испытательном сроке, о характере работы, не указываются в трудовой книжке.

В соответствии с п. 3.1 Инструкции сперва в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование (при его наличии). Довольно часто это требование игнорируется - кадровики вносят в заголовок сведения либо о полном, либо о сокращенном наименовании предприятия (организации, учреждения). Это ошибка.

Ниже наименования организации производятся следующие записи:

• в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи (нумерация сквозная - если вы принимаете работника и это его первое рабочее место, то ваша запись будет иметь порядковый номер "1", если у работника это не первое рабочее место, то порядковый номер вашей записи будет следующим за предыдущим);
• в графе 2 - дата приема на работу;
• в графе 3 - запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности, специальности, профессии (и квалификации);
• в графе 4 - дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя (например, протокол собрания участников общества), согласно которому сотрудник принят на работу.

Остановимся на графе 4 подробнее. Иногда кадровики неверно указывают дату приема на работу, указывая вместо нее дату издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. А это неверно, ведь данным документом может быть установлена иная дата приема на работу, нежели дата издания самого приказа (распоряжения).

Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, согласно штатному расписанию организации. Если по закону с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным квалификационными справочниками. То есть, принимая на работу электрогазосварщика, именно так и нужно записать наименование должности, поскольку именно оно содержится в Списке N 1 (Постановление Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 N 10 "Об утверждении Списков производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение"), определяющем возможность досрочно уйти на пенсию. Иногда неопытные кадровики указывают "газоэлектросварщик" или просто "сварщик", лишая таким образом работника права на досрочное назначение трудовой пенсии.

Приведем пример записи о приеме на работу.

Когда работник трудоустраивается впервые, некоторые кадровики до записи о приеме на работу вносят запись "Трудового стажа не имел". Такую запись вносить не нужно, ведь она не предусмотрена ни Инструкцией, ни Правилами.

Однако в некоторых случаях перед записью о приеме на работу в трудовую книжку работника все же можно сделать запись. Пунктом 21 Правил установлено, что это может быть запись о времени:

• военной службы согласно Федеральному закону от 28.03.1998 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе";
• службы в органах внутренних дел;
• службы в Государственной противопожарной службе МЧС;
• службы в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы;
• службы в органах налоговой полиции;
• службы в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ;
• службы в таможенных органах.

А вот запись о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров вносится только в течение трудовой деятельности. То есть, если работник поступает на работу впервые, а до этого он учился, например, в институте, запись о периоде обучения делать не нужно.

Сведения о приеме на
работу, переводе на
другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием
причин и ссылкой на
статью, пункт закона)

Наименование,
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена
запись

Если за время работы сотрудника наименование организации изменяется, на основании п. 3.2 Инструкции об этом необходимо сделать запись в трудовой книжке в следующем порядке:

• в графе 3 раздела "Сведения о работе" отдельной строкой делается запись "Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то";
• в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Аналогично вносится запись об изменении организационно-правовой формы или реорганизации (слияние, присоединение, разделение, преобразование).

Обратим внимание на одну особенность таких записей - их не нужно нумеровать, а дату изменений нужно указать в тексте (не в графе 2).

Сведения о приеме на
работу, переводе на
другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием
причин и ссылкой на
статью, пункт закона)

Наименование,
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена
запись

Запись о том, что компания сменила организационно-правовую форму или реорганизовалась, может выглядеть следующим образом: "Общество с ограниченной ответственностью "Апрель" (ООО "Апрель") с 30.01.2013 реорганизовано путем присоединения к обществу с ограниченной ответственностью "Пассат" (ООО "Пассат")".

На основании п. 3.1 Инструкции, если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория), об этом в установленном порядке производится соответствующая запись в трудовую книжку. Основанием для внесения такой записи, как правило, служит приказ (распоряжение) работодателя о присвоении работнику нового разряда (класса, категории и т.п.) либо иное аналогичное решение работодателя.

Сведения о приеме на
работу, переводе на
другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием
причин и ссылкой на
статью, пункт закона)

Наименование,
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена
запись

Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. Например, слесарю-ремонтнику установлена вторая профессия - электрогазосварщик, с присвоением 3-го разряда. В этом случае в трудовой книжке:

• в графе 1 ставится порядковый номер записи;
• в графе 2 указывается дата установления второй профессии;
• в графе 3 делается запись "Установлена вторая профессия - электрогазосварщик, с присвоением 3-го разряда";
• в графе 4 указываются соответствующее удостоверение, его номер и дата.

Заполнение трудовой книжки такого работника имеет свои нюансы. Так, абз. 3 п. 2.4 Основных положений о вахтовом методе организации работ, утвержденных Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.1987 N 794/33-82 ("Об утверждении Основных положений о вахтовом методе организации работ"), установлено: во всех случаях при выполнении работ вахтовым методом в трудовой книжке в графе 3 раздела "Сведения о работе" указывается, что работа выполняется вахтовым методом. Соответственно, запись о приеме на работу будет выглядеть следующим образом: "Принят на должность помощника бурильщика для выполнения работ вахтовым методом".

В силу ст. 60.1 ТК РФ работник имеет право заключать трудовые договоры о выполнении в свободное от основной работы время другой регулярной оплачиваемой работы у того же работодателя (внутреннее совместительство) и (или) у другого (внешнее совместительство).

Совместительство - выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время (ст. 282 ТК РФ), причем количество работодателей, с которыми могут заключаться такие договоры, законодательством не ограничено.

На основании ст. 66 ТК РФ работодатель по основному месту работы по желанию работника может внести в трудовую книжку сведения о работе по совместительству. Такая запись производится на основании документов, подтверждающих совместительство, - надлежаще заверенной копии приказа или справки.

Особенностью записи о работе по совместительству является то, что в графе 3 обязательно должно быть указано: работник принят именно по совместительству. А вот при приеме на основное место работы делать соответствующее уточнение не нужно.

Отметим, что запись о совместительстве может идти в трудовой книжке не в хронологическом порядке после записи о приеме на основное место работы. Связано это с тем, что работник мог начать работать по совместительству раньше, чем заключил трудовой договор по основному месту работы.

Пункт 3.1 Инструкции устанавливает следующий порядок внесения записи о работе по совместительству:

• в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи;
• в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя;
• в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
• в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

В настоящее время сложилась определенная практика внесения таких записей в трудовые. В частности, кадровики в графе 3 дополнительно указывают наименование должности, по которой работник трудится по совместительству. Конечно, Инструкцией это не предусмотрено, однако, полагаем, это не будет ошибкой. Приведем пример такой записи.

Примеры записей в трудовой книжке

Трудовые отношения подразумевают фиксацию таких действий, как прием на работу и увольнение, получение работником дополнительного образования (специальности), перевод на другую должность, награждение, премирование и т.д. Все эти действия требуют от работодателя внесения записей в трудовую книжку.

При внесении в данный документ каких-либо записей заполнению подлежат следующие графы типовой формы:

• номер записи – проставляем номер по порядку
• дата – указываем число, месяц и год внесения информации
• сведения – содержательная часть, в которой указывается необходимая информация
• документ – указываем номер и дату издания документа, на основании которого производится запись

Как выполняется внесение записи в трудовую книжку в различных ситуациях?

Факт приема специалиста на работу указывается с обязательным упоминанием должности:

Пример записи в трудовой книжке об увольнении:

Для указания основной или дополнительной профессии используется соответствующая строка на титульном листе трудовой книжки:

Получение дополнительной специальности также должно быть указано в следующем виде:

В данном случае запись оформляется следующим образом:

Часто задаваемые вопросы:

Какие нормативные акты указываются при внесении записей об увольнении?

• п.1 ч.1 ст.77 ТК РФ – по соглашению сторон
• п.3 ч.1 ст.77 ТК РФ – по собственному желанию
• п.3 ч.1 ст.77 ТК РФ – по собственному желанию для ухода за ребенком
• п.3 ч.1 ст.77 ТК РФ – по собственному желанию при выходе на пенсию
• пп.а п.6 ст.81 ТК РФ – за прогул
• п.1 ст.81 ТК РФ – в связи с ликвидацией организации
• ч.1 ст.71 ТК РФ – из-за неудовлетворительного результата испытания

Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку

11 мая, 2011 | Валентина АНДРЕЕВА

Сотрудник сменил фамилию, получил дополнительное образование, новую профессию: в титульном листе трудовой необходимы изменения. И неверные записи частенько приходится исправлять. Как сделать это правильно, чтобы избежать недоразумений в дальнейшем? Подробные рекомендации – в статье опытного эксперта, канд. ист. наук, профессора кафедры трудового права Российской академии правосудия В. И. Андреевой.

В п. 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее – Правила), утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и п. 2.3. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 (далее – Инструкция), указывается, что изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Сразу же заметим, что термин «изменение», на наш взгляд, уместен применительно к фамилии и имени, которые действительно могут изменяться естественным образом (например, у женщины, вступившей в брак и поменявшей свою фамилию на фамилию мужа). Что же касается отчества и даты рождения, то здесь, очевидно, следует говорить об исправлении ошибочно внесенной информации, а не об изменении (как, например, может измениться дата рождения человека?).

При внесении в титульный лист изменений одной чертой зачеркивается прежняя информация и записывается новая (выше или рядом, на той же строке). Ссылки на внесенные изменения и документы - основания к ним даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью кадровой службы. В Инструкции не сказано, как конкретно делается ссылка на внесенное изменение. Полагаем, возможны два варианта. Например, у женщины изменилась фамилия после вступления в брак. Ссылку на внесенное в титульный лист изменение можно показать так:
• Фамилия изменена на фамилию «Егорова» на основании…»
• «Фамилия «Иванова» изменена на фамилию «Егорова» на основании…»

Первый вариант записи предпочтителен, когда фамилия изменяется впервые, второй – когда фамилия изменяется не первый раз или когда после расторжения брака женщина вновь меняет фамилию на ту, которая была у нее до вступления в брак (пример 1).

В п. 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее – Правила), утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и п. 2.3. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 (далее – Инструкция), указывается, что изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Сразу же заметим, что термин «изменение », на наш взгляд, уместен применительно к фамилии и имени, которые действительно могут изменяться естественным образом (например, у женщины, вступившей в брак и поменявшей свою фамилию на фамилию мужа). Что же касается отчества и даты рождения, то здесь, очевидно, следует говорить об исправлении ошибочно внесенной информации, а не об изменении (как, например, может измениться дата рождения человека?).

При внесении в титульный лист изменений одной чертой зачеркивается прежняя информация и записывается новая (выше или рядом, на той же строке). Ссылки на внесенные изменения и документы-основания к ним даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью кадровой службы. В Инструкции не сказано, как конкретно делается ссылка на внесенное изменение. Полагаем, возможны два варианта. Например, у женщины изменилась фамилия после вступления в брак. Ссылку на внесенное в титульный лист изменение можно показать так:

• «Фамилия изменена на фамилию «Егорова» на основании…»
• «Фамилия «Иванова» изменена на фамилию «Егорова» на основании…»

Первый вариант записи предпочтителен, когда фамилия изменяется впервые, второй – когда фамилия изменяется не первый раз или когда после расторжения брака женщина вновь меняет фамилию на ту, которая была у нее до вступления в брак (пример 1).

В титульном листе трудовой книжки образца 1973 г. для внесения фамилии работника было отведено три строки. Новая фамилия вносится в свободную строку, при этом прежняя фамилия тоже должна зачеркиваться, чего не делают иногда неопытные работники кадровых служб (примеры 2 и 3).

Довольно часто у работников изменяется уровень образования, они осваивают новые профессии и специальности. Изменение записей об образовании, профессии и специальности сотрудника производится работодателем по последнему месту работы (п. 26 Правил). Новые сведения отражаются в титульном листе трудовой книжки без зачеркивания ранее внесенной информации. Первоначально внесенные данные об образовании и профессии, специальности дополняются новыми через запятую (п. 2.4 Инструкции).

В п. 2.4 Инструкции нет указаний о необходимости внесения на внутреннюю сторону обложки трудовой книжки ссылки на документ, подтверждающий изменение сведений об образовании или профессии, специальности. Однако совершенно очевидно, что такая ссылка необходима (примеры 4–6).

Когда трудовая книжка оформляется впервые, очень важно правильно записать на титульном листе фамилию, имя, отчество и дату рождения лица, поступающего на работу. Эти сведения имеют особое значение, поскольку данный документ не предусматривает фотографии работника. Именно по этим сведениям при сравнении их с паспортными данными будет определяться принадлежность трудовой книжки данному гражданину.

Поскольку трудовая книжка заполняется вручную, трудно избежать ошибок в записях. Естественно, возникает вопрос о порядке исправления неправильных записей на титульном листе. Официального ответа на этот вопрос нет ни в Правилах, ни в Инструкции.

Так, Правилами (п. 27) предписывается исправление неправильных записей на основании официального документа работодателя. допустившего ошибку (а не на основании паспорта – личного документа гражданина), т.е. здесь идет речь об исправлении записей в содержательной части трудовой книжки, в сведениях о работе и о награждениях (поощрениях). Аналогично в Инструкции (п. 1.2) указано, что недействительными признаются и исправляются только записи в разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении».

Это позволяет сделать вывод, что неверные записи на титульном листе трудовой книжки не подлежат исправлению. а значит, ошибка в титульном листе влечет за собой признание бланка трудовой книжки испорченным и подлежащим замене на новый. Этот подтверждается и пунктом 48 Правил, которым предусмотрена оплата работодателем испорченного бланка трудовой книжки или вкладыша в нее «в случае неправильного первичного заполнения ». Необходимо также отметить, что и в п. 26 Правил и в п. 2.3 Инструкции говорится об изменении записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения на основании соответствующих личных документов работника, а не об их исправлении их как ошибочных. Кроме того, пункт 42 Правил содержит прямое указание об уничтожении испорченных при заполнении бланков трудовых книжек и вкладышей в них с составлением соответствующего акта.

Следовательно, допустив ошибку в титульном листе трудовой книжки или вкладыша, работник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен не исправлять запись, а уничтожать испорченный бланк. В ранее действовавшей инструкции по работе с трудовыми книжками приводилась форма акта об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них. В настоящее время она официально не утверждена и определяется самой организацией (пример 7). Акты об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них подшиваются в отдельное дело и хранятся у работника, ответственного за ведение трудовых книжек.

И все же нередки случаи, когда трудовая книжка была оформлена много лет назад, и ошибки на ее титульном листе не были замечены своевременно.

Поскольку порядок исправления ошибок на титульном листе трудовой книжки не установлен, можно посоветовать практикам поступать аналогично ситуации, когда требуется внести изменение в записи о фамилии, имени, отчестве и дате рождения работника – одной чертой зачеркнуть прежнюю фамилию или имя, отчество, дату рождения и записать новые данные. Ссылки на соответствующие документы (паспорт, свидетельство о рождении, о заключении брака, о расторжении брака) с указанием их серии, номера и даты должны быть внесены на внутреннюю сторону обложки трудовой книжки и заверены подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью. Недопустимо при замене личных данных зачеркивать (исправлять) отдельные буквы или цифры, сопровождая это действие пометкой «Исправленному верить», как иногда делают неопытные работники кадровых служб.

Следует упомянуть и еще об одной проблеме, с которой могут столкнуться работники кадровых служб. Как известно, с 1 января 2004 г. работникам, впервые поступающим на работу, оформляются трудовые книжки нового образца. Новые образцы трудовых книжек и вкладышей в них были утверждены Приказом Минфина РФ 22.12.2003, однако многие организации не смогли своевременно приобрести новые бланки и в начале 2004 г. продолжали оформлять трудовые книжки старого образца (1973 г.). Конечно, работники кадровых служб не виноваты в том, что сложилась подобная ситуация, но вместе с тем следует отметить, что работать со старыми бланками, ставшими недействительными с 01.01.2004, было уже нельзя.

Как показывает практика, некоторые сотрудники, впервые поступившие на работу в начале 2004 г. «успели» уволиться с первого в своей жизни места работы, получив заполненную книжку старого образца. При возникновении каких-либо сложностей и недоразумений из-за старого бланка трудовой книжки, оформленного в период, когда он уже не действовал, работник может обратиться в выдавшую такой документ за соответствующей справкой об отсутствии бланков нового образца в указанный период, а лучше – оформить дубликат трудовой книжки на бланке образца 2003 г. собрав архивные справки о стаже работы.

Необходимо обратить внимание работника на наличие в его трудовой книжке ошибок, которые могут повлиять на решение вопросов о подтверждении трудового стажа. Титульный лист требует особого внимания – для исправления допущенных здесь ошибок работнику, как правило, приходится обращаться в ту организацию, где была сделана некорректная запись. Если эта организация была ликвидирована и документы в архиве отсутствуют, вопрос о принадлежности трудовой книжки данному владельцу может быть решен только в судебном порядке.

Об авторе: Валентина Ивановна Андреева. канд. ист. наук, профессор кафедры трудового права и социального обеспечения Российской академии правосудия, член Комитета по трудовому законодательству Национального союза кадровиков, постоянная ведущая рубрики "Заполняем без ошибок" журнала "Справочник кадровика".

20-21 апреля 2011 года прошла 7-ая выставка Персонал Москва 2011, на которой Валентина Ивановна подняла не простой, но уже широко обсуждаемый вопрос об отмене трудовых книжек. Возможно ли это? И какой документ сможет заменить трудовую книжку. Также рассказала о правильности ведения трудовых книжек, их заполнении, оформлении. Коснулась проблемы современного кадрового программного обеспечения, отметив, что не всегда оно соответствует требованиям по оформлению кадровых документов. Валентина Ивановна обратила особое внимание на то, что в случае возникновения трудовых споров, сослаться на программное обеспечение будет, вряд ли, возможно. Продолжением разговора стала статья опубликованная в журнале . номер 4-2