Как заверить копию трудовой книжки: образец записи «работает по настоящее время»

Трудовая книжка по праву своему является официальным документом. Именно в ней сосредоточена вся основная информация о трудовой деятельности конкретно взятого гражданина.

Этот документ впервые заводится работодателем при приеме работника на работу и хранится все время либо у работодателей, у которых гражданин осуществляет трудовую функцию, либо у работника, на чье имя трудовая, собственно, и заведена.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа! Это быстро и бесплатно !

На основании трудовой книжки гражданин может рассчитывать на установленную законом пенсию. которую обязуется уплачивать государство по достижению работником пенсионного возраста.

Конечно, трудовая книжка очень важный документ, но особую важность она приобретает в связи с тем, что она может поспособствовать получению гражданином определенных благ, как гарантированных государством, так и частными юридическими лицами.

Наверняка, многие из читателей задумывались или брали кредиты, денежные суммы или же ипотеку на свое имя. Основным условием выдачи подобных займов является наличие постоянного заработка. И если справку о доходах можно взять в любой организации, и ее не так сложно подделать, то вот записи в трудовой книге работника подделать никак нельзя.

Именно для того, чтобы установить факт того, что работник законно осуществляет свою трудовую деятельность, ряд кредиторов требует предоставления если не оригинала трудовой, то хотя бы ее копии, но обязательно, грамотно заверенную.

О том, как правильно заверить трудовую, мы расскажем в нашей статье.

Как мы знаем, трудовая книга может находиться в двух положениях в зависимости от того, осуществляете вы трудовую функцию или же нет.

Так, она может находиться в отделе кадров у вашего непосредственного работодателя, если вы занимаете конкретную должность, или же быть у вас на руках в случае, если вы на конкретный период являетесь неработающим.

Так или иначе, но способы заверения трудовой книги непосредственно зависят от того, где находится трудовая. Если вы держите документ у себя – вам необходимо явиться в нотариальную контору и получить услугу по заверению копии трудовой книги.

Если же вы работаете, то помочь вам с заверением должны непосредственно сотрудники отдела кадров или же сам работодатель. Отказать вам в этой функции могут только на основании серьезной причины. При этом, отказ должен быть изложен в письменном виде и аргументирован в соответствии с законом.

Рассмотрим ситуацию, в которой требуется заверить копию трудовой книжки работающему человеку. Как мы помним из предыдущего пункта – его трудовая книга находится в отделе кадров организации или же непосредственно у работодателя, поэтому необходимо явиться напрямую к держателю трудовой книги.

Однако прежде чем требовать заверенные копии, необходимо некоторым образом подготовиться и в следующем пункте мы расскажем как это сделать, соблюдая по этапность данной процедуры, что поможет вам достичь положительного результата.

Прежде всего, вам необходимо составить заявление. Обычно оно составляется в произвольной форме, но в некоторых организациях действуют установленные в уставе правила о написании заявлений. Поэтому заранее уточните эту информацию у сотрудника отдела кадров или же вашего работодателя.

Заявление составляется на белом чистом листе формата А4. В правом верхнем углу вы пишите информацию о том, кому предназначено данное заявление, оставляете наименование организации, а также фамилию имя и отчество работодателя, а также указываете данные о себе и контактный телефон.

В середине строки вы пишите слово «заявление» и уже потом пишите основания, на которых вам понадобилась заверенная копия.

Хорошо, если у вас есть документ, который подтверждает необходимость наличия у вас заверенной копии. Это может быть договор на дачу ипотеки. Если же такого документа нет – постарайтесь максимально четко и понятно изложить причину, по которой вам понадобились копии.

По возможности, приобщите документы к заявлению. Обязательно поставьте в конце дату и подпись.

Подать заявления вы должны непосредственно сотруднику отдела кадров или работодателю. Помните о том, что на рассмотрение заявления у вышеперечисленных персон есть три дня. после чего вам вынесут мотивированный ответ.

Если поданное вами заявление одобрили, на него ставится печать, и оно благополучно отправляется в ваше личное дело.

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки:

Кадровик или работодатель снимает копии всех страниц, а точнее разворотов вашей трудовой книги и скрепляет их вместе путем сшивания или степлера.

На каждой страничке копии проставляется печать таким образом, чтобы она захватывала отпечатанный документ, но не закрывала записи. Печать должна быть поставлена общая по организации, а не для пакетов.

Также рядом с каждой печатью кадровик или работодатель ставит дату, свою подпись, а также указывает инициалы и должность человека, заполняющего данную копию .

На последнем листе. в случае если работник еще выполняет трудовую функцию, пишется информация о том, что работник и по сегодняшний день работает в определенной должности. Также ставится печать и подпись.

Также на последней странице ставится подпись работника. Помимо вышеперечисленных требований, каждая из страниц скрепленных копий должна иметь подпись о том, что данная копия верна. Эту запись также проставляет сотрудник отдела кадров или работодатель.

В организации доступ к трудовым книгам имеют сотрудники отдела кадров и работодатели. Именно на этих людей возложена законом обязанность по заверению копий трудовых книг для работников.

А вот сам работник заверить себе трудовую не может .

Пример заверения трудовой книжки:

В случае, если в организации отсутствуют кадровики и их функцию по ведению и хранению трудовых книг осуществляет бухгалтер, то он также имеет право на заверение копий трудовой книги.

Если речь идет о заверении трудовой книги непосредственного генерального директора, то это делает либо учредитель конкретной организации, либо сотрудник отдела кадров головного офиса предприятия .

Если есть потребность заверить трудовую книгу сотруднице, которая находится в декретном отпуске, то она может смело обращаться к работодателю или сотруднику отдела кадров.

Несмотря на декрет, такой сотрудник является полноценным работником, а его трудовая содержится в личном деле организации.

Поэтому оформление заверения копий трудовой для декретниц проходит в том же порядке, что и для обычных работников.

О том, как получить копию трудовой книжки заверенную работодателем для банка, можно посмотреть тут .

Последняя страница трудовой книги должна содержать некоторые записи, которых нет на других страницах трудовой.

Во — первых, на последней странице, в случае если гражданин до сих пор осуществляет трудовую функцию в той же должности, ставится упоминание об этом. Если же гражданин переведен на другую должность или увольняется – об этом тоже необходимо упомянуть.

Также стоит упомянуть о том, что на последней странице должна стоять подпись работника.

Она ставится в случае, если работник ознакомился с заверенной копией и посчитал, что все сделано правильно и в соответствии с законом.

Как написать (оформить) запись в трудовой книжке работает по настоящее время? Существует несколько способов оставить запись о том, что и по настоящий момент работник выполняет трудовую функцию. Каждый сотрудник отдела кадров или же работодатель привык оставлять свою запись, но, между прочим, не всегда эти записи являются правильными.

Если вы хотите оставить более официальную запись, то вам подойдет такой вариант: «Осуществляет трудовую деятельность в такой — то должности по настоящее время ».

Если же вы хотите оставить более короткое обоснование, то пишите: «Работает по настоящее время ».

Если же работник переведен, то оставьте информацию с какой должности на какую, основываясь на информации в приказе или же в трудовой книге.

Образец (фото) записи в трудовой книжке «работает по настоящее время»:

Как мы уже говорили, сотрудники отдела кадров рассматривают ваше заявление в течение трех дней и только после этого выносят решение. Что же касается непосредственно выдачи копии трудовой книги, то это действие происходит в недельный срок .

К сожалению, в законе не указано как быстро вам могут предоставить нужные бумаги, зато недельный срок прописан в инструкциях для сотрудников отдела кадров.

Заверенная копия вашей трудовой имеет строго ограниченный срок действия. Вам стоит помнить об этом, когда вы обращаетесь за выдачей трудовой.

Срок действия заверенной копии трудовой книжки составляет ровно один месяц. который начинает действовать с момента подписания вами последнего листа копии.

Если трудовая книга находится у вас на руках, вам не подойдет такой способ, как заверение трудовой в организации, вам необходимо обратиться к нотариусу.

Для обращения к нотариусу вам не нужно заполнять никаких заявлений. Вы самостоятельно снимаете копии с трудовой и относите их в нотариальную контору.

Там нотариус знакомится с вашими документами, а именно паспортом и оригиналом трудовой, а затем проставляет печати и свои подписи на каждой странице копии трудовой.

На последней странице им оставляется запись о том, что копия верна, а также ставятся инициалы и контакты нотариальной палаты.

Вы, ознакомившись с записью, оставляете на последней странице дату и подпись.

Подача копии трудовой в пенсионный фонд имеет свои особенности не столько по оформлению, сколько по внешнему виду.

Нумеруются, подписываются и ставятся печати на страницы копии в том же порядке, что и мы рассмотрели несколькими пунктами выше.

Однако чтобы страницы трудовой не потерялись в пенсионном фонде их нужно надлежащим образом прошить между собой иголкой и белой ниткой.

Для того чтобы копия трудовой книги имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить.

Делается это путем сшивания сложенных листов по правому краю. Обычно делается несколько проколов на листах, от трех до четырех и через них сшиваются бумаги.

Концы нитки не стоит обрезать. Их выводят из дырок на последнюю страницу и заклеивают небольшим куском белой бумаги, чтобы остались торчать только белые хвостики. На бумаге пишется дата, когда была сшита копия, а затем ставится печать, которая бы частично затрагивала бумагу, а частично лист.

На этом наше рассмотрение вопроса о выдачи копии трудовой книжки подошло к концу. Помните о наших простых правилах и смело применяйте их на практике и тогда данная процедура покажется вам быстрой и легкой.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - обратитесь в форму онлайн-консультанта справа! Это быстро и бесплатно !

Как заверить копию трудовой книжки правильно, образец

В жизни существует немало ситуаций, когда необходима заверенная трудовая. Кому-то она нужна для получения субсидий, другим — для банка, третьим – для загранпаспорта. Как же получить копию документа и к кому обратиться?

Зачастую госорганы, банковские учреждения требуют у граждан подтверждение их трудовой занятости. В качестве доказательства они просят предоставить заверенную работодателем трудовую книжку. Согласно законодательству, трудовую книжку работника должен хранить работодатель. Ответственность за сохранность таких документов возложена на кадровую службу или специально уполномоченное руководством лицо. С заявлением о выдаче ему заверенной трудовой работник может обратиться к кадровику или непосредственно к руководителю, который отдаст соответствующее распоряжение отделу кадров.

Если с организацией все понятно, то кто должен заверять трудовую книжку у лиц, которых работодателем является индивидуальный предприниматель? В этом случае процедура аналогичная, только заверяет документ лично предприниматель.

После получения заявления от работника о выдаче ему заверенной трудовой, у специалиста кадровой службы есть три дня для выполнения данной заявки. Как правильно заверить трудовую книжку должен знать любой менеджер по персоналу. Однако, если возникли какие-то вопросы или появились сомнения в правильности действий, можно воспользоваться образцом. Процедура проходит в несколько этапов:

• необходимо сделать ксерокопии хорошего качества каждого разворота документа (начиная с первой страницы) на белом листе бумаги (формат А4);
• на каждой копии ставится оттиск печати организации, ниже прописывается «Копия верна», дата, подпись и ФИО уполномоченного лица;
• на копии последней страницы необходимо прописать «Работает по настоящее время на должности…», поставить печать, прописать дату, подпись, ФИО и должность уполномоченного лица.

Заверить можно и другим способом: все ксерокопии страниц трудовой нумеруют (номер ставится внизу справа), прошнуровывают. На месте крепления ниток клеится бумажный квадрат. На нем делается следующая надпись «Прошито и прономеровано __ листов». Затем ставится печать организации, указывается дата, ФИО, должность и подпись уполномоченного лица.

Заверенная, таким образом трудовая признается действительной на протяжении месяца с момента ее выдачи работнику. Если работник уволился или сменил место работы до истечения данного срока, документ утрачивает законную силу и дальнейшее его использование незаконно.

Скачать фотографию заверенной трудовой книжки можно по следующей ссылке .

Как заверить трудовую книжку

Заверенная трудовая книжка может понадобиться работнику в любой момент, например, для получения визы или кредита. Разберем как заверить трудовую книжку, как должен выглядеть образец заверенной копии трудовой книжки, а также как заверить трудовую книжку правильно, если нужна не полная копия, а лишь выписка из документа.

Из этой статьи вы узнаете:

• когда может понадобиться заверенная трудовая книжка;
• как выглядит образец заверенной копии трудовой книжки;
• как заверить копию трудовой книжки в отделе кадров.

Трудовая книжка, согласно действующим на сегодняшний день правилам и инструкциям, хранится у работодателя вплоть до момента увольнения работника. Если после увольнения он устраивается в другую организацию, трудовая книжка передается для заполнения и дальнейшего хранения в отдел кадров по новому месту работы. Вот и получается, что работник, который фактически считается владельцем трудовой книжки, хранит ее у себя только в периоды отсутствия работы.

Такое положение вещей вполне нормально и не вызывает ни у работодателя, ни у самого сотрудника никаких сложностей, пока речь не заходит об оформлении заявки на получение кредита или ипотеки, загранпаспорта и других документов, для выдачи которых требуется заверенная трудовая книжка. Поскольку ее оригинал выдавать на руки закон не позволяет (единственное предусмотренное федеральными нормами исключение — оформление документов в Пенсионном фонде), каждому кадровику следует знать, как заверить трудовую книжку, вернее, ее копию. Если копия заверена правильно, ее можно использовать вместо оригинала.

Итак, в отдел кадров обратился работник, которому срочно понадобилась заверенная трудовая книжка. Для получения заверенной работодателем копии оформляется заявление на имя руководителя предприятия или начальника отделка кадров. Обязанность работодателя — выдать копию сотруднику не позднее трех дней с момента получения такого заявления (п.7 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003г. №225).

Помните, что далеко не всегда нужна полная копия трудовой книжки: в ряде случаев достаточно заверенной выписки по отдельным периодам, входящим в трудовой стаж. Следовательно, кадровику достаточно скопировать титульную страницу с личными данными сотрудника и отдельные страницы, относящиеся к выбранному периоду. Важно, чтобы полная копия или выписка была читаемой: если записи сделаны неразборчивым почерком, предпочтительнее набрать и распечатать идентичный текст, а затем заверить его в обычном порядке — это не возбраняется, особенно если качественную ксерокопию попросту не получится сделать.

Копия трудовой книжки имеет юридическую силу только при условии правильного заверения. Поэтому нужно четко знать, как заверить трудовую книжку правильно в 2016 году, чтобы копию не признали недействительной, а работнику не пришлось повторно обращаться в отдел кадров. Если речь идет о полной копии, алгоритм действий будет следующим:

• последовательно копируем все страницы трудовой книжки, начиная с титульной;
• в последнюю очередь снимаем копию страницы с записью о приеме на текущее место работы, следующие за ней пустые страницы без записей не копируются;
• каждый разворот копируется на отдельный лист формата А4, причем копия должна быть односторонней;
• на каждой странице копии, в нижней части (не на полях, оставшихся на листе, но и не слишком «заползая» на сделанные записи), пишем «Копия верна» и ставим подпись уполномоченного должностного лица;
• рядом с подписью обязательно делаем расшифровку, указывая ФИО и должность сотрудника, заверившего копию, а также проставляем текущую дату;
• на самой последней странице копии делаем запись «Работает по настоящее время» и заверяем ее аналогичным образом;
• если сотрудник уже успел уволиться из организации, на последней странице копии делаем запись «Уволен» и указываем дату прекращения трудовой деятельности;
• на каждой странице копии ставим печать организации, причем таким образом, чтобы оттиск немного заходил и на разграфленный участок копии (как и подпись, печать не должна полностью стоять на пустых полях), и на подпись уполномоченного лица.

Как заверить копию трудовой книжки, если нужна не полная копия, а выписка? Точно в таком же порядке, просто страниц будет меньше. Допускается прошивка копии: нужные страницы копируются, складываются по порядку, нумеруются и сшиваются. На копии делается запись о количестве прошитых листов, заверять в этом случае можно не каждую страницу, а только последнюю. Чтобы не допустить ошибки, заведите привычку хранить на рабочем месте готовый образец заверенной копии трудовой книжки.

Что касается полномочий, то в большинстве организаций право заверять копии трудовых книжек имеют сотрудники, занимающие руководящие должности — например, директор предприятия или начальник кадрового отдела. Если уполномоченное должностное лицо отсутствует или предприятие настолько маленькое, что отдельного структурного подразделения, занимающегося решением кадровых вопросов, попросту не существует, заверить копию трудовой может работник бухгалтерии или другой сотрудник, должностной инструкцией которого предусмотрена соответствующая обязанность. Если владелец трудовой книжки в настоящее время не работает, заверить трудовую книжку, которая находится у него на руках, может сотрудник службы занятости или нотариус.

Важно:срок действия заверенной работодателем копии трудовой книжки составляет 1 месяц, в то время как нотариально заверенная копия действительна в течение неограниченного срока, вплоть до внесения в оригинал документа новых записей

Доступно только авторизованным пользователям

• Трудовая книжка (фрагмент). Оформление на работу внешнего совместителя (бланк).doc
• Трудовая книжка (фрагмент). Оформление при приеме сотрудника на работу по срочному трудовому договору (бланк).doc

Доступно только подписчикам

• Трудовая книжка (фрагмент). Оформление на работу внешнего совместителя (образец).doc
• Трудовая книжка (фрагмент). Оформление при приеме сотрудника на работу по срочному трудовому договору (образец).doc

Как правильно заверить копию трудовой книжки - образцы заверенных копий трудовой книжки для кредита в банке и загранпаспорта, срок действия заверенной

С момента поступления на новую должность, сотрудник отдает свою трудовую книжку в отдел кадров. Документ хранится в специальном помещении, куда не допускаются посторонние люди. Смысл столь бережного отношения заключается в том, чтобы предотвратить потерю трудовой книжки, так как процесс восстановления достаточно сложный и долгий. Тем не менее, любой человек может столкнуться с ситуацией, когда необходимо представить информацию из своей трудовой книжки. Для этого существует возможность получения заверенной копии документа, которая имеет ту же юридическую силу, что и оригинал. В данной статье рассматриваются правила заверки копии трудовой книжки, а так же случаи, когда она востребована. Ознакомиться с руководством как рассчитать производительность труда и формула расчета можно здесь .

На фото образец копии трудовой книжки

Перед тем как получить копию, работник должен написать прошение и предоставить его на ознакомление руководителю. В заявлении на имя директора, сотрудник должен указать просьбу и причину, по которой ему требуется копия документа. После получения заявления, руководитель издает приказ о заверении и выдачи копии трудовой книжки сотруднику. За оформление документа обычно отвечает представитель отдела кадров. Копия может быть двух видов: полная и в виде выписки. Полная копия может быть полезна в случае потери оригинального документа – заверенная копия позволяет восстановить документ без особых затрат со стороны работника.

Каждый из листов копии должен отдельно заверяться – на них должны быть проставлены отметки «копия верна». Работодатель также должен указать на каждом листе свою подпись, расшифровку подписи, должность и печать организации. Печать хоть на немного, но должна затрагивать копию документа. На последней странице копии необходимо отметить, что сотрудник на данный момент является работником организации, заверяющей копию трудовой книжки.

В случае если человек в настоящее время не работает, то заверкой копии трудовой книжки должен заниматься нотариус. Необходимо помнить, что нотариус не возьмется за заверку копии без удостоверения личности клиента.

Копию, как документ, состоящий из более чем двух листов, необходимо прошить и пронумеровать. Нотариус заверяет копию примерно от тридцати минут до часу.

Заверенный документ действителен в течение довольно короткого срока времени – всего на один месяц. В целом, этого срока достаточно для решения каких-либо вопросов. Однако некоторые банки могут отказать в кредитовании, если до конца срока действия документа останется две недели или меньше. Если в течение этого месяца в оригинале трудовой появляются новые сведения — копия лишается юридической силы и становится недействительной. Такая же ситуация происходит и в случае увольнения сотрудника. Читайте о франшизе без вложений, возможно ли это и как открыть на этой странице.

Образец заверенной копии трудовой книжки имеет стандартную форму, поэтому не имеет значения, для каких целей была заверена копия – для оформления визы или для получения кредита в банке.

Бывают случаи, когда, для получения кредита необходимо предоставить не только основные документы, но и трудовую книжку. Есть специальные программы выдачи кредитов, которые не предусматривают необходимость наличия копии трудовой книжки. Однако очевидно, что стабильная занятость работника может позволить претендовать на более выгодные условия кредитования. Большой трудовой стаж может сыграть на руку, так как у кредитора сложится впечатление, что владелец данной трудовой книжки является надежным клиентом. Неправильно заполненная трудовая книжка может спровоцировать отказ в выдаче кредита.

На фото образец правильной заверки копии, с которой можно обратиться в банк

Образец как необходимо заверять все листы трудовых книжек

На снимке образец как следует заверять последний лист трудовой книжки

На снимке образец копии, заверенной работодателем

Оформление загранпаспорта – это еще одна причина, для которой может понадобиться заверенная копия. Тем не менее, в оформлении копии нет ничего нового – работодатель заверяет каждый лист, а на последнем должно быть так же написано, что сотрудник работает в организации по настоящее время. Читайте обзор эквайринг тарифов разных банков .

Образец заверки копии, предназначенной для оформления загранпаспорта, на фото

Помимо этих случаев, копию трудовой книжки заверяют для обращения в Пенсионный фонд. Пенсионный фонд РФ не имеет права требовать оригинальный документ, так как его выдают на руки только при увольнении, но можно найти компромисс, оформив и заверив копию трудовой книжки, которая будет действительна в течение месяца.

Копия трудовой книжки является одним из основных документов, которые необходимы для определения группы инвалидности. Так же этот документ необходим, в случае если работник проходит обследование на предмет утраты дееспособности из-за влияния рабочего процесса на здоровье. К таким случаям относятся профессиональные болезни и травмы. Копия трудовой книжки может доказать, что сотрудник действительно работает на том предприятии, которое должно выплатить компенсацию за причиненный вред здоровью. Обзор какие выплаты положены при сокращении работника здесь: http://biz-faq.ru/organizaciya-biznesa/kadrovyj-vopros/uvolnenie/obzor-kakie-vyplaty-polozheny-pri-sokrashhenii-rabotnika.html .

Так же следует сделать копию, если человек находится в поиске работы и часто носит документы с собой – есть риск того, что трудовую книжку можно оставить где-нибудь или просто потерять. Полная заверенная копия позволит восстановить оригинальный документ без обращения в различные инстанции.

Если сотрудник оформляет копию на рабочем месте, это, естественно, обходится ему бесплатно. В случае обращения к услугам нотариуса, заверка одного листа документа обойдется не менее чем в 20 рублей. Читайте обзор какая предусмотрена помощь государства на развитие малого бизнеса .

Смотрите на видео ролике про трудовые книжки от А до Я:

Несмотря на четко установленные стандарты, до сих пор часто встречаются трудовые книжки, которые были оформлены с ошибками. Из-за строгости требований, любое несоответствие может превратить документ в недействительный. Поэтому необходимо подходить к заполнению и заверке документов со всей максимальной ответственностью, чтобы предотвратить подобные ситуации в будущем.

Как заверить копию трудовой книжки

В практике каждого сотрудника кадровой службы возникает ситуация, когда работнику организации необходимо выдать заверенную копию документа. Как это правильно сделать?

Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику в течение трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления. К таким документам относятся копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах обязательного пенсионного страхования, о периоде работы у данного работодателя и др.

Трудности с заверением копии приказов возникают редко, так как требования к оформлению организационно-распорядительных документов подробно изложены в ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (далее – ГОСТ Р 6.30-2003). В описании реквизита «Отметка о заверении копии» (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003) говорится, что при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например:

Многие работники кадровой службы копируют на одном листе два разворота (четыре страницы) трудовой книжки. Это оправдано с точки зрения экономии бумаги, однако во многих инстанциях принципиально требуют, чтобы каждый разворот (две страницы) был на отдельном листе. Копии делают только с заполненных листов трудовой книжки и, при наличии, с вкладыша.<

На основании п. 4.1. ГОСТ Р 6.30-2003 примем за стандарт копии лист формата А4 (210х297 мм). При копировании книжная ориентация предпочтительнее альбомной, так как, во-первых, она более удобна для чтения (нет необходимости переворачивать лист); во-вторых, такая ориентация копии в отличие от альбомной точно отражает размер и формат оригинала.

Таким образом, копия трудовой книжки должна быть сделана на листе формата А4, один разворот на одном листе, предпочтительна книжная ориентация.

2. Отметка о копийности

В большинстве инстанций просят ставить отметку о копийности в виде надписи «Копия верна», в ГОСТ Р 6.30-2003 же рекомендовано проставлять заверительную надпись «Верно». С одной стороны, требования организаций указывать слово «копия» на копии документа выглядят вполне логичными, но они противоречат нормам ГОСТ Р 6.30-2003./

На сегодняшний день, к сожалению, ГОСТ Р 6.30-2003 – единственный нормативный акт, регулирующий вопрос о заверении копии документа. Однако,

• ГОСТ носит рекомендательный характер, то есть обязать придерживаться его требований нельзя;
• ГОСТ составлен исключительно для организационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения, инструкции, положения и др.), но это не подходит для трудовой книжки. Трудовая книжка – это особый документ, у которого свое назначение, своя форма и иной состав реквизитов;
• ГОСТ устарел! Он был выпущен более 10 лет назад и основывается в основном (с незначительными изменениями) на стандартах советского времени (1972 г. и 1990 г. и заменившем их ГОСТ 1997 г.). В то время не было того понятия «копия», которое есть сейчас. Сейчас это не выписка из документа, сделанная от руки или составленная на печатной машинке, а ксерокопия или скан – фотографическое изображение оригинала документа. Применительно к трудовой книжке трудно спутать копию с оригиналом, а вот по отношению к другим документам часто невозможно определить, где оригинал, а где копия. Именно поэтому на законодательном уровне необходимо пересмотреть правила и вместо «Верно» использовать формулировку «Копия верна»;
• нормативная база не успевает отражать сложившуюся практику. Сейчас требования ГОСТ известны в основном узким специалистам, имеющим профильное образование, и работникам государственных органов. Большинству работников коммерческих организаций, которые, как правило, и требуют копию трудовой, непонятна надпись «Верно», они не знают про реквизит «Отметка о заверении копии» и не используют его. Для них заверенная копия должна содержать слово «копия». А так как чаще всего заверенная копия требуется для банков, возникают недопонимания между работником, у которого заверенную по ГОСТ копию не принимают, и работником кадровой службы, который вынужден доказывать, что он прав. Эти конфликты отнимают очень много рабочего времени;
• если следовать ГОСТ, то реквизит «Отметка о заверении копии» должен быть проставлен в виде надписи, то есть полностью прописываться работником кадровой службы от руки. Но в настоящее время в условиях огромных объемов работы это лишняя трата времени. Использование готовых печатей, самонаборных штампов и датеров существенно экономит время, и отказываться от этого в пользу формулировки ГОСТ скорее всего нецелесообразно.

Спорным также представляется вопрос о расположении отметки о копийности. Многие опять же ссылаются на ГОСТ Р 6.30-2003, однако, как уже отмечалось выше, этот стандарт рассчитан лишь на организационно-распорядительные документы. Трудовая книжка, являясь основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, не входит в систему организационно-распорядительных документов. Также на каждой странице трудовой книжки может не быть реквизита «Подпись», после которого должна располагаться отметка о заверении копии.

Часто сотрудники кадровой службы проставляют эту отметку в правом верхнем углу. Возможно, это делается по аналогии с оформлением дубликата трудовой книжки. Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа (п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). В соответствии с п. 1.2. Инструкции по заполнению трудовой книжки, утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 10 (далее – Инструкция по заполнению трудовой книжки), «в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись «Дубликат». Представляется, что такое расположение отметки о копийности не совсем корректно. Во-первых, дубликат документа и его копия – это различные понятия, и смешивать их недопустимо. Во-вторых, в правом верхнем углу трудовой книжки располагаются серия и номер документа, при наличии – надпись «Дубликат», и отметка о копийности будет закрывать эти реквизиты.

Поэтому наиболее рациональный выход в рассматриваемой ситуации – ставить отметку о копийности в левом нижнем углу копии, при этом текст или иные реквизиты должны хорошо читаться и не перекрываться отметкой. Такое расположение оправданно тем, что соотносится как с рекомендациями ГОСТа, так и с требованиями организаций о проставлении этой отметки в тексте, а не на пустом листе.

Таким образом, отметка о копийности состоит из надписи «Копия верна», которая располагается в левом нижнем углу копии.

3. Подпись заверяющего лица

В соответствии с действующим Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствовании предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ № 9779-Х) верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица. В п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек сказано, что «ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя». Это же должностное лицо имеет право заверять копии трудовых книжек. Реквизит «подпись» оформляется в соответствии с п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003.

Таким образом, подпись заверяющего лица состоит из должности, личной подписи и расшифровки подписи и располагается ниже отметки о копийности.

На копию трудовой книжки необходимо ставить печать, так как оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации», в соответствии с п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовой книжки это может быть либо печать организации, либо печать структурного подразделения (кадровой службы). На наш взгляд, оттиск печати целесообразно ставить правее отметки о копийности на самой копии, а не на пустом листе.

Таким образом, копию трудовой книжки необходимо заверять либо круглой печатью организации, либо печатью кадровой службы.

На копии обязательно должна ставиться дата – это предписывает действующее законодательство (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 и п.1 Указа № 9779-Х). Данный реквизит позволяет заверить актуальность сведений, содержащихся в трудовой книжке, а также отмечает «срок годности» заверенной копии: до 30 календарных дней. Это указано в требованиях к документам, подтверждающим трудовую занятость заемщика, при обращении в банк. Данные требования, например, размещены на официальных сайтах некоторых банков: Сбербанка, Юникредит. Дата может проставляться как в цифровом, так и в буквенно-цифровом формате (например, 08.10.2014 или 08 октября 2014 г.).

Таким образом, на копии ниже подписи должна проставляться дата заверения.

6. Отметка о подлиннике

Пункт 1 Указа № 9779-Х предписывает делать на копии отметку, что подлинник документа находится в данном предприятии, учреждении, организации, однако по ГОСТу такая отметка не предусмотрена. В большей степени это требование правомерно для документов, которые созданы в организации (учредительные, организационно-правовые, распорядительные и другие документы), но не для трудовой книжки. В соответствии с п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек трудовая книжка хранится у работодателя в течение всего периода работы и выдается работнику на руки только в день увольнения (последний день работы). В связи с этим для копии трудовой книжки отметка о нахождении подлинника представляется лишней.

7. Способы заверения копии

В делопроизводственной практике применяются два способа заверения копии трудовой книжки:

• заверяют постранично – рассмотренные выше реквизиты проставляют на каждой странице;
• прошивают несколько листов – все листы нумеруют по порядку, сшивают, на обороте последнего листа наклеивают лист с заверительной надписью о том, сколько листов прошито, пронумеровано и скреплено печатью, заверяют подписью и печатью.

Из судебной практики, касающейся признания юридической силы копии документов, следует, что заверена должна быть каждая страница документа, а не его подшивка. Под словами «заверенных проверяемым лицом копий» следует понимать удостоверение <…> копий документов путем проставления на них необходимых реквизитов, т.е. печати и подписи полномочного должностного лица, придающих им юридическую силу (Постановление ФАС Московского округа от 05.11.09 № КА-А41/11390-09).

Таким образом, копия трудовой книжки должна быть заверена постранично.

8. Дополнительные надписи

Во многих организациях требуют на копии после последней внесенной в трудовую книжку записи ставить дату и делать надпись «Работает по настоящее время». Однако это требование незаконно, так как, во-первых, копия документа должна полностью воспроизводить информацию подлинника документа, а во-вторых, согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, само отсутствие записи о расторжении трудового договора не подтверждает, что работник продолжает работать по настоящее время. На практике отсутствие этой лишней надписи приводит к тому, что у работника не принимают заверенную копию трудовой книжки, а сотруднику кадровой службы во избежание конфликтов со сторонними организациями приходится вносить незаконную надпись. Часто эту надпись просят также отдельно заверять. На наш взгляд, это требование абсолютно безосновательно, так как каждая страница копии заверяется.

Таким образом, заставлять делать надпись «Работает по настоящее время» неправомерно, однако работников кадровой службы вынуждают так поступать.

Заверять копию трудовой книжки можно как вручную, так и с использованием штампов – в действующем законодательстве запрета на это нет. В организациях с большой численностью работников и с большими объемами документооборота в кадровой службе целесообразно использовать штампы. Это могут быть либо отдельные штампы («Копия верна», штамп с реквизитом «Подпись», датер), либо общий штамп, содержащий все необходимые реквизиты. Такой способ заверения копий документов помогает существенно сэкономить время, так как от руки ставится только личная подпись. Итак, в настоящее время не существует единых правил заверения копий трудовой книжки. Каждая организация выдвигает собственные требования исходя из своих внутренних стандартов. Для того чтобы избежать спорных ситуаций, необходимо законодательное закрепление правил оформления копии трудовой книжки.

Пример заверенной копии трудовой книжки

Ксения Белоконева — к.фил.н. специалист отдела управления персоналом ООО «ТОЙОТА БОШОКУ», Санкт-Петербург. Редакция журнала «Кадровик»