Руководства, Инструкции, Бланки

Книга Регистрации Приказов По Личному Составу Образец Скачать img-1

Книга Регистрации Приказов По Личному Составу Образец Скачать

Рейтинг: 4.1/5.0 (1595 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Журнал регистрации приказов

Журнал регистрации приказов

Для контроля издаваемых в организации приказов в системе делопроизводства применяется журнал регистрации приказов. Данный документ позволяет организовать систему контроля издаваемых документов, а также отследить действующие на данный момент приказы и его назначение по краткому описанию. Регистрация документов позволяет облегчить и упорядочить труд отдела кадров. К тому же хронологическая регистрация издаваем приказов позволяет защитить организацию от издания документов «задним числом».

Ведение журнала регистрации

Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.

По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.

  • «В» — статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
  • «О» — для группировки приказов по отпускам сотрудников.
  • «КМ» — приказы по командировкам работников.
  • «К» — кадровые.
  • «ЛС» — по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.

Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы. Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал. Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя.

Добавлять, вырывать листы запрещается, иначе смысл такого документа теряется. Кроме того, на сшиве должно быть указано общее количество листов в журнале, после чего на нем ставится подпись руководителя и печать организации. Ответственность за правильное ведение и хранение документа возлагается на отдел кадров.

Требования к оформлению журнала

Как уже сказали, определенных закрепленных на законодательном уровне требований к оформлению нет, но следует внести в него определенные графы:

  • Графа порядкового номера, который должен присваиваться для каждого документа, для того, чтобы избежать появления документов изданных задним числом.
  • Номер приказа и его дата издания.
  • Вид приказа (Перемещение, Увольнение. прием сотрудников и т.д.). Описание краткого содержания, например, если он издается для направления сотрудников в командировку, то необходимо указать пункт назначения, сроки поездки.
  • ФИО нескольких работников или конкретного, в отношении которого издается приказ.
  • Может быть указано основание создание документа, например, письмо, заключение срочного трудового договора или по стандартной форме.
  • Также в некоторых случаях стоит указывать, кто принял документ на хранение, в особенности, если предприятие имеет сложную организационную структуру.
Ведение журнала в электронном виде

В случае большого документооборота регистрация приказов может быть организована и в электронном виде. Так например, программа 1C осуществляет такой процесс автоматически. Но в программу, как известно можно внести изменения, поэтому периодически необходимо распечатывать листы документа, пронумеровывать, ставить визу руководителя, скреплять и передавать в архив. Также можно вести хронологию при помощи электронных таблиц, таких как Excel.

Образцы журналов

Журнал регистрации приказов по личному составу образец скачать Word .

Видео

Другие статьи

Журнал регистрации приказов по личному составу: электронная версия и особенности заполнения

Как оформлять и вести журнал регистрации приказов по личному составу

Постановление Росархива от 6 сентября 2000 года устанавливает порядок учета приказов в организациях. Согласно ст. 358 кадровые приказы учитываются отдельно от остальной документации, для чего на каждом предприятии ведется журнал регистрации приказов по личному составу.

Учет персонала отделен от бухгалтерского и управленческого: вопросы, касающиеся внешнего и внутреннего движения кадров, вынесены за рамки основной деятельности фирмы, поэтому приказы по личному составу не могут регистрироваться вместе с производственными документами. Порядок ведения кадрового делопроизводства определяется внутренними локальными актами организации.

Содержание журнала регистрации

Специального бланка журнала регистрации приказов по личному составу не предусмотрено. Каждая организация может разработать удобную для себя форму данного документа. Как правило, она включает стандартные для учетной книги по кадрам графы:

  1. Порядковый номер приказа.
  2. Дата документа.
  3. Номер, присвоенный приказу.
  4. Вид приказа.
  5. ФИО работника.
  6. Основание для распоряжения.
  7. Подпись работника об ознакомлении.
  8. Должность и ФИО ответственного работника службы персонала, обработавшего документ.
  9. Подпись кадровика.
  10. Примечания.

Целесообразно не «сваливать» все приказы по персоналу в один журнал, а разделить их по группам, присвоив каждой из них свой индекс и создав на каждую свою регистрационную форму, например, отдельная тетрадь по командировкам, по аттестациям и т.д. В кадровом делопроизводстве рекомендуется для регистрации документов применять индексирование: номер приказа по движению личного состава начинается с индекса ЛС, по отпускам – О, учет больничных маркируется индексом Б, по командировкам – КМ. Соответствующим образом обозначается каждый журнал регистрации.

Требование к оформлению регистрационного журнала

Книга, в которой ведется регистрация, должна иметь твердую обложку. На обложке располагается наименование документа, оформленное типографским способом с указанием индекса.

Титульный лист содержит:

  • наименование организации без указания реквизитов;
  • продублированное с обложки название документа;
  • даты начала и окончания журнала.

Первая страница предназначена для перечня сотрудников, ответственных за ведение журнала:

  • должность и подразделение;
  • фамилия;
  • подпись работника;
  • календарный период, на который данное лицо было назначено ответственным;
  • реквизиты приказа о назначении.

Страницы должны иметь сплошную нумерацию (проставляется порядковый номер и индекс на каждой странице, начиная с первой после титульного листа). Журнал сшивается и пломбируется – на последней странице располагается надпись, заверяющая количество листов в книге, с подписью руководителя компании / начальника кадровой службы и печатью организации.

Закрытие журнала отмечается также на последнем листе:

  • дата окончания записей и передачи в архив;
  • на каком основании журнал закрыт (должность, ФИО лица, отдавшего соответствующее распоряжение, дата и номер документа).
Правила заполнения журнала регистрации приказов

Приказы по личному составу являются юридически значимыми документами, поэтому к их регистрации предъявляются строгие требования: при заполнении не допускаются ошибки, помарки, а также сокращения, если они не позволяют однозначно трактовать запись.

  1. Имя и отчество работников разрешается вносить в виде инициалов, но если в организации трудятся 2 однофамильца с идентичными инициалами, имя-отчество нужно вписать полностью или сокращенно, так, чтобы при чтении записи не было сомнений, какого именно сотрудника касается приказ.
  2. Номера записей проставляются сплошной нумерацией по всей книге, номера распоряжений присваиваются по принятому в организации шаблону (чаще всего это индекс и цифровой номер).
  3. Формат даты – стандартный: «дд.мм.гггг».
  4. В графе «вид приказа» указывается действие, предусмотренное документом в отношении работника: прием, перевод, увольнение, поощрение, взыскание, изменение фамилии, отпуск по уходу за ребенком и прочее.
  5. В качестве основания указывается документ, ставший причиной для издания распоряжения: заявление работника, трудовой договор (ТД), дополнительной соглашение к трудовому договору (Доп.) и т.д.
Образец заполнения журнала регистрации приказов по личному составу можно посмотреть на нашем сайте. Ведение журнала по кадровым приказам

Журнал регистрации кадровых приказов заводится с начала деятельности организации и ведется на протяжении всего существования фирмы. Основанием для открытия нового является окончание места для записей в предыдущей книге регистрации – желательно заводить журнал в тетради с большим количеством листов. Досрочное окончание регистрационной формы не предусмотрено.

Закрытая книга передается в архив. Срок хранения журнала регистрации приказов по личному составу составляет 75 лет, что необходимо учитывать, оформляя документ. Типографская книга для журнала должна быть качественной: с твердой износостойкой обложкой, плотной бумагой, хорошо проклеенными и прошитыми листами. Наклейка с названием журнала должна хорошо держаться и исключать вероятность отклеивания – во избежание этого можно заламинировать обложку.

Исправление ошибочных записей допускается в соответствии с правилами делопроизводства. Нельзя удалять, подчищать ошибки, использовать корректирующие средства. Для внесения правки неверную запись аккуратно зачеркивают одной линией и рядом вписывают правильные данные. Если в бланке есть графа для примечаний, факты исправлений можно фиксировать в ней.

Журнал регистрации приказов разрешено вести как в традиционном бумажном, так и в электронном варианте. Во втором случае компьютерный файл с регистрационной таблицей необходимо защитить от несанкционированного доступа и правок. Правила ведения, предусмотренные для бумажной книги, справедливы и для электронной формы.

Электронный бланк журнала регистрации приказов по личному составу скачать можно здесь.

При необходимости электронный журнал можно распечатать с соблюдением всех требований к оформлению: обложка, титульный лист, нумерация, сшив, заверка и опечатывание. При передаче журнала в архив следует обеспечить читаемость и сохранность данных: хорошая бумага, качественная четкая печать.

Приказы по личному составу, относящиеся к документам по внешнему движению рабочей силы, рекомендуется отделять от распоряжений по внутреннему перемещению. Эти данные используются при анализе текучести кадров: количеству и частоте поступлений на работу, увольнений, переводов, которые в целях статистики рассматриваются как увольнение с одной должности и прием на другую. Внутренние кадровые документы – командировки, приказы по отпускам, регистрация больничных листов – учитываются в других журналах.

Журнал регистрации приказов по личному составу - образец

Журнал регистрации приказов по личному составу - образец

Журнал регистрации приказов по личному составу - образецданного источника пригодится любой фирме, имеющей наемных работников, и может быть ценным элементом кадрового документооборота на предприятии.В чем его предназначение и где можно скачать данный документ?

Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу?

Рассматриваемый регистр используется кадровыми службами в целях учета документов, классифицируемых как приказы (распоряжения) по личному составу, то есть представляющих собой локальные нормативы, которые определяют служебные, должностные и трудовые функции рядовых (не относящихся к руководству фирмы) сотрудников.

Необходимость в использовании журнала регистрации приказов по личному составу обусловлена тем, что:

  • регистрация приказов нужна в случае, если срок их хранения составляет 75 лет;
  • приказы, которые служат основанием для внесения данных в основные учетные документы работников (например, трудкнижки), необходимо регистрировать.

В некоторых фирмах установлено правило, в соответствии с которым тот или иной локальный норматив вступает в действие только при условии его регистрации. В соответствии с разд. 2.2.2. ГОСТ Р 51141-98 («Делопроизводство и архивное дело») под регистрацией понимается некая запись о документе, которая удостоверяет факт его создания. Журнал учета приказов — один из возможных источников, в которых соответствующие записи могут фиксироваться.

Таким образом, внесение сведений о приказе по личному составу в журнал, о котором идет речь, можно также рассматривать как одно из необходимых действий, наряду с подписанием приказа, осуществляемых в целях легитимизации соответствующего документа.

Полезно будет изучить специфику тех приказов, что фиксируются в рассматриваемом журнале.

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Приказы по личному составу являются, как правило, персонифицированными — регулирующими деятельность конкретных работников или групп таковых (например, отдела или службы).

Как мы отметили выше, к приказам по личному составу принято относить только те локальные документы, действие которых распространяется на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с Уставом). То есть, к примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в рассматриваемом журнале.

К документам, которые могут учитываться в журнале, чаще всего относятся приказы:

  • о приеме сотрудника на работу;
  • об увольнении сотрудника;
  • о переводе сотрудника на другую должность;
  • о совмещении сотрудника;
  • о совместительстве сотрудника;
  • о заработной плате;
  • о командировке;
  • об отпуске, декрете;
  • о награждении;
  • об изменении ФИО работника.

Формы приказов о личном составе компания вправе использовать те, что посчитает нужным выбрать. Но по традиции в российских организациях распространено использование унифицированных форм, например таких, как:

Т-1 и Т-1а (для оформления приказа о приеме сотрудника);

Т-8 и Т-8а (для оформления приказа об увольнении);

Т-9 и Т-9а (для оформления приказа о командировке).

Данные формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 5.01.2004 № 1.

Прежде чем регистрировать тот или иной приказ по личному составу и придавать ему таким образом юридическую силу (если это предусмотрено правилами документооборота фирмы), сотрудник отдела кадров должен убедиться в том, что приказ имеет необходимые признаки легитимности, такие как:

  • наличие ссылки на документ, являющийся основанием для издания приказа (например, трудовой договор — если речь идет о приказе о приеме на работу), ссылки на НПА — если норма, устанавливаемая приказом, корреспондирует с положениями соответствующего документа или НПА;
  • наличие наименования, даты, номера, места составления документа;
  • наличие заголовка документа;
  • наличие текста приказа;
  • наличие подписи генерального директора организации;
  • наличие отметки о согласовании документа юристом фирмы или иным компетентным сотрудником.

Изучим теперь, в какой структуре может быть представлен журнал регистрации приказов по личному составу.

Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

Формы журнала, о котором идет речь, не утверждены законодательно и не рекомендованы компетентными регуляторами, поэтому в каждой компании разрабатывается своя собственная форма соответствующего документа. На практике она чаще всего представлена следующими основными элементами:

  • титульным листом;
  • разделом, в котором указывается перечень сотрудников, ответственных за ведение журнала;
  • основным разделом, в котором регистрируются приказы по личному составу.

На титульном листе документа указываются:

  • наименование фирмы;
  • название документа — «Журнал регистрации приказов по личному составу»;
  • дата начала заполнения;
  • дата окончания заполнения.

Во втором разделе журнала предполагается присутствие:

  • Ф.И.О. должностей сотрудников, ответственных за ведение журнала;
  • сведений о документах, на основании которых данные сотрудники назначены ответственными;
  • подписей ответственных лиц, удостоверяющих ведение ими журнала в конкретные периоды времени;
  • сведений о соответствующих периодах.

В основном разделе журнала предполагается указание:

  • перечня порядковых номеров записей о регистрации приказов;
  • дат, номеров утверждения приказов;
  • конкретных разновидностей приказов;
  • Ф.И.О. табельных номеров сотрудников или групп таковых, на которых распространяется действие приказа;
  • документов, на основании которых издаются приказы.
Где можно скачать образец журнала учета приказов по личному составу (образец заполнения журнала)?

Загрузить заполненный образец журнала, в котором ведется учет соответствующих локальных правовых актов, вы можете на нашем портале. Источник доступен для скачивания по ссылке ниже.

Итоги

Журнал учета приказов, юрисдикция которых распространяется на рядовых сотрудников фирмы или личный состав, — документ, который, с одной стороны, позволяет повысить эффективность документооборота, с другой — может легитимизировать некоторые источники. Журнал ведется ответственными сотрудниками предприятия.

Изучить специфику журналов учета иных источников, используемых в кадровом документообороте, вы можете в статьях:

Заполнение книги приказов Образцы формы бланки формуляры документов

Заполнение книги приказов

Прежде чем перерабатывать бланк, очень нужно тщательно посмотреть изложенные в нем статьи законодательства. С течением лет они вполне могут потерять актуальность. Сэкономленные деньги, как правило, не лишние. Верно изложенный шаблон станет спасительным в разрешении трудностей при написании заявления. Это поможет сохранить ресурсы на найме юриста.

Внутри любой компании или организации имеют хождение письменные распоряжения, приказы, поручения, которые направлены на решение задач предприятия, на непосредственное осуществление её деятельности. Они обретают облик внутренних или локальных документов, которые согласно российскому законодательству должны собираться, регистрироваться и храниться в особых книгах. Что такое книга приказов? Это и есть специальный журнал, куда заносятся изданные внутри компании приказы.

Книга приказов: образец

К оформлению данной книги предъявляются строгие требования: страницы журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы, а также скреплены печатью юридического лица и подписью генерального директора. При необходимости предприятие может завести несколько книг учёта:

  • приказы по основной деятельности
  • приказы по кадрам
  • приказы по административно-хозяйственной деятельности и т.д.

    Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности может выглядеть следующим образом:

    Заполнение книги приказов

    Как вариант, листы книги приказов можно оформить «шапкой» следующего содержания:

  • номер записи
  • порядковый номер приказа
  • дата его выхода
  • его содержание
  • исполнители

    Регистрация приказов в подобных журналах должна вестись по мере выхода распоряжений руководства. Вносить данные в книгу необходимо максимально аккуратно, без помарок и исправлений. В ряде случаев в таких документах предусматривается графа «под подпись исполнителя», где расписывается исполнительный работник предприятия, в адрес которого опубликован приказ. Титульный лист журнала регистрации приказов по основной деятельности и др. оформляется просто: указывается наименование книги и период регистрации. Например, «Книга приказов по личному составу за 2015 год». На обратной стороне последней страницы книги необходимо наклеить полоску бумаги, на которой указать: «пронумеровано и прошнуровано n-ное количество листов». Здесь же указывается ФИО и должность лица, ответственного за ведение книги, а также ставится печать организации.

    Заполнение книги приказов

    Внутри любой компании или организации имеют хождение письменные распоряжения, приказы, поручения, которые направлены на решение задач предприятия, на непосредственное осуществление её деятельности. Они обретают облик внутренних или локальных документов, которые согласно российскому законодательству должны собираться, регистрироваться и храниться в особых книгах. Что такое книга приказов? Это и есть специальный журнал, куда заносятся изданные внутри компании приказы.

    Книга приказов: образец

    К оформлению данной книги предъявляются строгие требования: страницы журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы, а также скреплены печатью юридического лица и подписью генерального директора. При необходимости предприятие может завести несколько книг учёта:

  • приказы по основной деятельности
  • приказы по кадрам
  • приказы по административно-хозяйственной деятельности и т.д.

    Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности может выглядеть следующим образом:

    Заполнение книги приказов

    Как вариант, листы книги приказов можно оформить «шапкой» следующего содержания:

  • номер записи
  • порядковый номер приказа
  • дата его выхода
  • его содержание
  • исполнители

    Регистрация приказов в подобных журналах должна вестись по мере выхода распоряжений руководства. Вносить данные в книгу необходимо максимально аккуратно, без помарок и исправлений. В ряде случаев в таких документах предусматривается графа «под подпись исполнителя», где расписывается исполнительный работник предприятия, в адрес которого опубликован приказ.

    Титульный лист журнала регистрации приказов по основной деятельности и др. оформляется просто: указывается наименование книги и период регистрации. Например, «Книга приказов по личному составу за 2015 год». На обратной стороне последней страницы книги необходимо наклеить полоску бумаги, на которой указать: «пронумеровано и прошнуровано n-ное количество листов». Здесь же указывается ФИО и должность лица, ответственного за ведение книги, а также ставится печать организации.

    Журнал регистрации приказов по основной деятельности: какие приказы регистрировать и для чего?

    Теория менеджмента утверждает, что эффективность деятельности предприятия на три четверти зависит от качества администрирования, которое включает в себя работу, во-первых: с кадрами, а во-вторых — с документами. Эти две стороны номенклатурной деятельности во многом переплетаются и взаимодействуют друг с другом. Они включают в себя не только умение отдавать приказы, но и способность проверять их исполнение.

    Грамотно составленный приказ, должен, как и хорошее литературное произведение, состоять из трех основных пунктов:

    Предмет приказа — основание для его издания и перечень мероприятий для исполнения.

    Время исполнения — срок для выполнения всего приказа или периоды исполнения каждого пункта отдельно.

    Исполнитель — ответственный за исполнение и тот, кто осуществляет общий контроль за воплощением приказа в жизнь.

    И если хоть один из пунктов отсутствует, то теряется как смысл отдачи самого приказа, так и контроль за его действенностью и эффективностью.

    Для чего необходим?

    Для того чтобы держать весь документооборот предприятия под контролем в его повседневной хозяйственной и экономической деятельности, служат регистрационные книги. Из них основными для любой организации являются журналы регистрации приказов и распоряжений администрации:

  • по личному составу;
  • по административно?хозяйственным вопросам;
  • по основной деятельности.

    Руководители малых предприятий зачастую считают, что для них необязательно оформление кучи ненужных, на их взгляд, документов. Возможно, это и так для предприятий с кадровым составом менее трех человек. Но в любых других случаях при первой же проверке налоговой инспекцией, органами Минсоцтруда, МВД, Пенсионного фонда проверяющие могут затребовать документы, обосновывающие и подтверждающие выполнение хозяйственных операций и расходы по ним.

    Как составить договор на испытательный срок? Всю необходимую информацию найдете тут .

    Ищете пример расчета заработной платы? Он находится здесь.

    И зачастую результаты проверок напрямую зависят от правильности и тщательности ведения внутренней документации предприятия. Когда проверяющие органы видят правовую и хозяйственную культуру администрации предприятия, качественное и своевременное ведение документации, они обычно более снисходительно подходят и к остальным вопросам деятельности, по которым проводится проверка.

    Тем более что основные правила ведения документации закреплены в законах и подзаконных актах и обязательны к исполнению независимо от формы собственности предприятия.

    Какие приказы регистрируются?

    Если с тем, какого рода распоряжения должны регистрироваться в первых двух книгах из указанных выше, более?менее все понятно, то третья — «Журнал регистрации приказов по основной деятельности» вызывает у руководителей малых предприятий больше всего вопросов и непонимания: что за приказы должны в нее заноситься? А ведь распоряжения, которые в ней регистрируются, являются основополагающими для всех приказов, помещаемых в две другие книги.

    Конечно, основная тематика этих распоряжений определяется организационно?правовой формой предприятия и характером его хозяйственной деятельности, поэтому дать конкретные ответы и рекомендации для каждого частного случая невозможно. Но по преобладающим видам распоряжений, характерных для любой организации, все их типы по основной деятельности можно определить, как:

  • Назначение генерального директора, главного бухгалтера.
  • Утверждение логотипа, брендбука, рекламного слогана и т. п.
  • Обеспечение охраны коммерческой тайны.
  • Утверждение или изменение структуры организации, создание и ликвидация подразделений.
  • Утверждение положений, инструкций, правил и других внутренних нормативных документов.
  • Утверждение штатного расписания.
  • Установление режима работы и внутреннего распорядка организации.
  • Проведение внутренних проверок и аттестаций.
  • Планирование основной деятельности и контроль за ней.
  • Вопросы финансирования.
  • Материально?техническое база.
  • Информационно?документальное обеспечение.
  • А как же назначение директора и главбуха — это же кадровые вопросы? Тем не менее назначения главных руководящих лиц предприятия также являются субъектами основной деятельности и должны регистрироваться в этом журнале.

    Зачем необходима регистрация?

    Регистрация — это форма учета фактов создания, получения или отправки определенных документов в конкретное время. Как говорит закон, любой распорядительный акт, в том числе и приказ, вступает в действие с момента его опубликования или регистрации.

    Несомненно, упорядочение этого учета помогает не только в правильном контроле за документооборотом, но и является основным фактором в решении любых вопросов, споров или разногласий, возникающих в ходе повседневной деятельности организации.

    Взаимодействие с контрагентами по хозяйственно?финансовой деятельности также во многом регулируется приказами и распоряжениями администрации и могут служить основанием для ведения дел в арбитраже или суде. Конечно, все распоряжения должны отдаваться в строгом соответствии с законом, а противоречащие ему не будут иметь юридической силы.

    Приказы о назначении руководящих органов дают им право заниматься хозяйственной и правовой деятельностью, подписывать юридические и бухгалтерские документы. Распоряжения по структуре организации и штатному расписанию определяют круг обязанностей каждого подразделения и конкретного работника.

    Внутренние нормативные документы регулируют основные правила внутреннего распорядка и контроля. Распоряжения о финансировании, материальном и другом обеспечении являются основанием для ведения правильного бухгалтерского учета и налогообложения.

    Даже, казалось бы, такие необычные распоряжения, как Приказы о единой униформе, о финансировании некоммерческой деятельности, о благотворительности и другие подобные им, занесенные в этот журнал послужат оправданием при проверках для обоснования различных дополнительных расходов. А Приказ о действиях в чрезвычайных ситуациях, например, поможет избежать материальных и людских потерь в случаях пожара, наводнения, землетрясения и т. п.

    Законы об архивном деле в РФ определяют различные сроки хранения документации предприятий. И эта причина — одна из тех, которые определяют разделение различных видов документов по разным регистрационным книгам.

    Так, распоряжения по административно?хозяйственной деятельности имеют самый короткий срок хранения — 5 лет. А приказы по личному составу — уже 75 лет. Распоряжения же по основной деятельности должны храниться постоянно в течение всего времени существования предприятия.

    Правила заполнения

    Законодательство не определяет единой формы для ведения Журнала приказов по основной деятельности предприятия. Даже нет единого названия: в одних организациях его называют Журналом, в других — Книгой.

    Однако, сложилась определенная практика заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности бланка, устанавливающая следующий порядок граф:

    1. Регистрационный номер — порядковый номер в пределах текущего календарного года.
    2. Дата приказа — календарная дата, когда был подписан документ.
    3. Наименование или краткое содержание, определяющие предмет издания приказа.
    4. Ответственный за исполнение — ФИО лица, на которого возложен контроль за выполнением приказа.
    5. Примечания — различная информация по теме и исполнению распоряжения.
    6. В дополнение к этим могут быть и другие графы, необходимые, по мнению администрации, в этой, конкретной организации.

    Как правило, журнал ведется в течение одного календарного года, а в начале следующего открывается новый и нумерация начинается сначала. Однако, внутренним распоряжением руководителя может быть определен и другой порядок учета. Желательно, чтобы записи делались чернилами одного цвета: синего или черного. Журнал должен быть пронумерован и прошит.

    Какая существует франшиза прачечной? Тут перечислены варианты.

    На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется и сведения о лице, ответственном за его заполнение. На последней странице — общее количество листов. Для ведения журнала должен быть назначен ответственный, обычно это секретарь?референт.

    Если каждый работник предприятия твердо знает круг своих обязанностей, имеет четкие представления о внутреннем взаимодействии подразделений и сотрудников, не раздумывая действует в соответствии с требованиями администрации в любой предвиденной и непредвиденной ситуации, такой порядок работы, установленный руководством организации, послужит и финансовому, и коммерческому ее успеху.

    Форма журнала регистрации приказов по личному составу

    Приказы по личному составу необходимы для оформления трудовой деятельности каждого работника в организации любого юридического статуса. В соответствии с их содержанием бухгалтерия насчитывает заработную плату, премии, компенсации, отпускные начисления. Если работник хочет взять в банке кредит, вместе с другими документами требуют предоставить документы о трудовой деятельности, в том числе и копию приказа о приеме на работу.

    Таким образом, приказы по личному составу формально отражают трудовой путь сотрудников организации. В судебных разбирательствах по поводу трудовых споров они имеют юридическую силу, подтверждающую ту или иную версию спора.

    Виды приказов по движению кадров

    К приказам по личному составу, имеющим постоянный срок хранения, относятся следующие:

  • О приеме на работу по основному месту, совместительству, на неполный рабочий день, вахтовым методом и т.д.
  • О перемещении работников, то есть повышении их в должности, переводе в другой отдел или на работу в другую местность, изменении оплаты за труд и т.д.
  • О премировании сотрудников за высокие показатели в работе или хорошее исполнение трудовых обязанностей, по случаю профессионального праздника.
  • Об увольнении или расторжении трудового договора по соглашению сторон или по собственному желанию работника, или по другим основаниям.
  • О направлении в длительную зарубежную командировку.
  • О предоставлении отпуска по уходу за ребенком.
  • О командировках или отпуске, связанными с вредными, опасными условиями труда.

    В отдельную группу можно выделить кадровые распоряжения, которые имеют срок хранения до пяти лет:

  • о ежегодных оплачиваемых отпусках;
  • о краткосрочных командировках;
  • о дисциплинарных взысканиях;
  • о праздничных днях и т.д.

    Таким образом, в организации накапливается большой массив документов ежедневного пользования. К ним также обращаются в случае проведения аудита, проверки или предоставления определенной справки работнику. Для систематизации и оптимизации работы с документами, их быстрого поиска и подтверждения их наличия в организации создают журналы учета документов, в том числе и по личному составу.

    Для чего нужен этот журнал?

    Если в организации регистрируется документ, значит признается его законность, его производственная сила. Регистрация производится путем присвоения документу уникального номера. Журнал регистрации приказов по личному составу позволяет упорядочить данный вид документации в организации, защитить деятельность компании от подделок приказов или утверждения несвоевременных распоряжений, издания приказов задним числом .

    Для того чтобы журнал выполнял свою функцию, его необходимо пронумеровать и прошнуровать. В журнале по порядку должны фиксироваться утвержденные руководителем организации документы.

    Его страницы нельзя изымать или добавлять, или подменять, или уничтожать каким-либо образом. С этой целью журнал перед его заполнением необходимо прошнуровать, пронумеровав перед этим каждую страницу.

    Шнуровка закрепляется специальным бланком, в котором указывается количество страниц в числовом и буквенном обозначении, проставляется подпись ответственного лица — чаще всего, руководителя компании и печать соответствующего уровня. То есть, подпись ответственного лица закрепляется печатью для документов, подпись генерального директора или руководителя организации – гербовой печатью.

    Когда журнал составляется и запускается в производственный процесс?

    Так как приказы по учету кадров формируются с первого дня работы компании, их необходимо определённым образом регистрировать. На сегодняшний день нет единых утвержденных на государственном уровне требований по оформлению данного документа. поэтому этот формат можно утвердить локальным нормативных актом организации, например, в «Положении о делопроизводстве компании».

    Есть требования по ведению самих приказов по личному составу, но формат журнала их регистрации может разрабатываться специалистами предприятия самостоятельно.

    С другой стороны, можно купить готовый к применению журнал в интернет- или книжных магазинах. Кадровики-консультанты на основе собственного опыта разработали удобный формат этого управленческого документа и распространяют разными способами. Все зависит от потребностей и возможностей компании.

    Можно купить готовый журнал:

  • прошнурованный;
  • пронумерованный;
  • опломбированный;

    Можно ознакомиться с рекомендуемыми образцами создания журнала на интернет страницах сайтов по кадровому делопроизводству и на их основе разработать свой формат. Основным требованием является тот факт, что завести его надо с началом деятельности организации .

    В каких случаях издается приказ об изменении штатного расписания — читайте в этой статье .

    Кто должен вести этот журнал?

    Так как журнал по учету кадровых приказов является одним из основных архивных документов, то в организации должен быть работник, который несет ответственность за его заполнение. Ответственного работника можно назначить отдельным приказом по основной деятельности, возложив на него обязанности по ведению данного журнала. Но чаще всего, данная функциональная обязанность представлена в должностной инструкции специалиста по кадровому делопроизводству. с которой он должен ознакомиться под роспись при приеме на работу.

    Если кадровик, который ведет журнал по учету кадровых документов в соответствии с функциональными обязанностями, уходит в длительный отпуск по любому основанию, необходимо возложить исполнение данной рабочей функции на другого работника при помощи соответствующего приказа.

    Требования к оформлению

    Как было отмечено выше, нет единых законодательно закрепленных требований к оформлению журнала по учету кадровых документов, но необходимо опираться на общие правила оформления журналов по регистрации различных документов.

    Титульный лист содержит реквизиты организации, даты начала и окончания ведения журнала, номер документа в соответствии с номенклатурой дел в компании, сведения о работнике, ответственном за ведение журнала и срок хранения (75 или 5 лет). Также необходимо указать литеры, которые присвоены приказам, подлежащим учету в данном журнале:

  • это ЛС для документов, которые хранятся 75 лет;
  • К – для остальных кадровых документов, если они регистрируются в одной книге.

    Сам журнал оформляется следующими графами:

  • Номер по порядку. Каждой отдельной записи присваивается свой номер.
  • Дата издания приказа.
  • Номер приказа по личному составу.
  • Вид приказа (прием, увольнение, перемещение и т.д.). Краткое содержание приказа (срок направления в командировку, пункт назначения и т.д.).
  • ФИО работника или работников, на которых издан приказ.
  • Основание (№ трудового договора или письма, или дополнительного соглашения и т.д.).

    На каждой странице может также стоять подпись ответственного лица, заполнившего ее. Изымать листы из журнала нельзя, если необходимо внести какое-то исправление, то оно вносится под следующим по порядку номером и указывается основание, почему оно внесено.

    Электронная форма журнала

    При большом документообороте в компании и при высокой текучести кадров очень сложно отследить их движение при помощи такого журнала в бумажном варианте.

    С помощью электронной формы документа собрать эту информацию будет достаточно просто. Бумажный вариант придется долго и очень внимательно просматривать, а если изучается деятельность работника, например, за три года, этот процесс займет очень много времени.

    Если в организации управленческий документооборот ведется с помощью программы 1С. то в ней автоматически регистрируются все приказы. Также можно создать электронную версию в Excel для внутреннего пользования. Если в организации журнал первоначально ведется в электронной форме, которая потом распечатывается, то все распечатанные листы нумеруются, прошиваются и опечатываются для сдачи в архив.

    Следующие статьи: