Folderportal28: Новости

Служба документационного обеспечения управления

Функции структурных подразделений службы делопроизводства. Секретариат.\r Протокольная группа. Отдел рационализации делопроизводства. Экспедиция

Управление возглавляет начальник, который назначается на должность и. осуществлять руководство деятельностью Управления по планированию и. организует ведение протокольной службы, документации по вопросам.

История Протокольной службы Министерства иностранных дел в XX Протокольная инструкция оказалась хорошим подспорьем для первых учреждениями и должностными лицами иностранных государств”. он был назначен заместителем начальника Службы Государственного протокола МИД.

Как положение о службе делопроизводства и должностная инструкция, протокольным отделом, начальник секретариата, заведующий архивом.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) СДОУ - это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами. Основная задача службы ДОУ является своевременная обработка и передача на разные уровни, управленческой информации, необходимой для осуществления функций. В практике управления действуют службы ДОУ. 1. Управление делами (министерства, ведомости России). Состав включает: канцелярия инспекция при министре, секретариат, отдел рационализации делопроизводства, отдел писем (жалоб), центральный архив. 2. Общий отдел – в органах управления на местах и в органах управления общественных организаций. Состав: подразделения по учёту и регистрации документов, группа контроля, протокольная, копировально- множительная служба, архив. 3. Канцелярия – министерства и ведомствах автоном. Респ-их; Промышленные объединения, научно-исследовательских, проектных, вычислительных центрах. В учреждениях не имеющих службы ДОУ, её функцию выполняет секретарь- руководитель или другое выделенное для этого должностное лицо. Три категории работников СДОУ. 1. Руководители: начальник управления делами, начальник канцелярии, заведующий архивом, заведующий машинописным бюро, заведующий стенографическим бюро, заведующий общим отделом, заведующий секретариатом, начальник отдела писем, начальник инспекции, начальник протокольной части. 2. Специалисты: архивист, помощник министра, референт, методист, редактор, инспектор, секретарь - министра. 3. Технические исполнители: корректор, экспедитор, делопроизводитель, машинистка 1,2 категории, стенографист 1,2 категории, секретарь – машинистка, секретарь – стенографистка. Функции структурных частей СДОУ. 1. Функция экспедиции: приём поступающей корреспонденции, сортировка на регистрирующую и не регистрирующую, распределение по структурным подразделениям учреждения; ведут количественный учёт документов; отправка исходящей корреспонденции, доставка корреспонденции в структурные подразделения и адресатам. 2. Функция группы по учёту и регистрации корреспонденции: учёт и регистрация входящих и исходящих, внутренних документов, ведение справочно-информационного аппарата и поиск информации, проверка правильности исходящих и внутренних документов. 3. Функция группы контроля: контроль за своевременным использованием документов, проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя, информирование руководства о ходе исполнения документа и поручения. 4. Функция отдела писем: приём и учёт предприятий, заявлений, жалоб граждан; подготовка и передача на рассмотрение руководству предприятий, заявлений жалоб на исполнение в структурные подразделения; контроль за сроками их исполнения, извещения заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений, жалоб, формирование дел с предложениями, заявлениями, жалобами и передача их в архив, анализ и обобщение исполнения, организация приёма посетителей. 5. Функция архива: приём, учёт, хранение, использование дел, подлежащие сдачи в архив; контроль за правильного формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях; подготовка дел к передаче в архив. 6. Функция секретаря-руководителя и его заместителей: предварительное рассмотрение и подготовка к документационному руководству поступающей корреспонденции по наиболее важным вопросам; организация документационного обслуживания совещаний, бездокументационное обслуживание работы руководства. Операции СДОУ. 1. Контроль за соблюдением стандартов на документы. 2. Экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям. 3. Регистрация документов и учётно справочная работа. 4. Контроль за исполнением документов. 5. Формирование, оформления, хранения и использования дел. 6. Оформление и выпуск распорядительной документации учреждений. 7. Машинописное изготовление, копирование и размножение служебных документов. СГСДОУ – это комплекс основных положений, регламентирующих правила, нормативы и рекомендации по ведению делопроизводства в учреждениях начиная с момента поступления или создания до сдачи документов в архив. Организация труда работников СДОУ. 1. Общие требования к организации труда работников СДОУ. Организация труда включает в себя решение следующих вопросов: 1) Чёткое организационное построение СДОУ, выбор наиболее рациональной формы работы с документами – все учреждения делятся на 4 категории в зависимости от объёма документооборота ( количество документов обрабатываемых учреждением за год) в учреждении 1, 2, 3 категории, работа с документами осуществляет канцелярия, а в учреждениях 4 категории – секретариатом. Это централизует работу СДОУ под единым руководством. Централизация позволяет обеспечить оперативное выполнение документационных работ, создаёт чёткие взаимодействия между структурным подразделением, входящим в СДОУ, повышает качество обработки документов. 2) Правильное разграничение функции между отдельными исполнительными и подразделениями по их квалификации. Решение этого вопроса осуществляется путём разработки внедрения нормативных документов, инструкция по документированию управленческой деятельности; должностные инструкции, государственные стандарты. 3) Нормирование труда работников СДОУ. Разработаны методические рекомендации по нормированию труда инженерно технических работников и служащих, типовые нормы времени на работы с документами, в том числе и выполнение машинописных работ. Нормированием труда призвало обеспечить нормальную загрузку работников в течении дня, недели, месяца, года при нормальном напряжении на каждом рабочем месте, определить критерии, оценки работы каждого сотрудника. 4) Регламентация должностного и количественного состава, состава персонала СДОУ, повышение его квалификационного и культуры в работе. Численность работников ДОУ расчитывается по службе в целом и по её структурным подразделениям. При формировании СДОУ следует исходить из минимальной численности, работников по каждой функции документационного обслуживания. Она должна определяться в зависимости от объёма документооборота на основе типовых норм времени на документационные работы. 5) Рациональная организация рабочих мест и обеспечение благоприятных условий труда. Для этого могут быть использованы методические рекомендации по научной организации труда инженерно технических работников и служащих. От организации рабочего места, благоприятных условий труда, зависит работоспособность человека, производительность и качество труда, его здоровье. 2. Формы организации работы с документами. Категории учреждения по объёму документооборота. Документооборот: включает в себя работу с готовыми документами, созданным данным учреждением получаемым извне (приём, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочные работы, формирование дел, хранение и использование документов движ. док. информации по инстанциям. 3 формы организации работы с документами. 1. Централизованная 2. Децентрализованная 3. Смешанная 1) Централизованная форма: применяется в учреждениях с большим документооборотом. Она предполагает выполнение всех операций с документами в 1 структуре подразделения (канцелярия, общий отдел). 2) Децентрализованная форма: работа с документами все операции выполняют в структурном подразделении учреждения, как правило разобщённых территориально. 3) Смешанная форма: используется в крупных учреждениях со сложной структурой и большим объёмом документооборота. При выборе формы организация работы с документами для конкретного учреждения надо учитывать следующие факторы: а) объём документооборота. б) характер работы учреждения, его территориального размещения. в) структура учреждения и его подразделения. г) в технич. оснащённость. д) квалификационных руководителей, специалистов и технических исполнителей. Наиболее важен при выборе формы организации работы с документами, объёмом документооборота. Для определения учреждения по документообороту используют категорийность предложенную СГСДО. 1 категория: учреждения с объёмом докуиментооборота свыше 100 тысяч документов в год. 2 категория: учреждения с документооборотом от 25 тысяч до 100тысяч в год. 3 категория: учреждения с документооборотом от 10 тысяч до 25 тысяч документов в год. 4 категория: учреждения с документооборотом до 10 тысяч документов в год. 4. Нормирование документационных работ. Последовательность работ с шифром, представляет собой определённую последовательность элементов труда проц. по работе с документами. Это такие операции как: приём корреспонденции, вскрытие конвертов определения ценности вложения, сортировка по направлениям использования документов, регистрируемых исполнение по существу вопроса, подшивка в дела, оформление документов на пишущей машинке, поиск документов, внесение на документ служ. отметок, перевод на машиноносителе. При нормирование документационных операций исользуется нормотивы времени на выполнение операций, норматив численности персонала, норматив управляемости и соотношений численности. Нормирование времени – это величина затрат времени на выполнение определённого вида работ при определённых организациях технических и санитарно гигиенических условиях труда. Измерение и нормирование трудовых затрат служат для: 1. Определения расходов на работу всего учреждения. 2. Совершенствование методов труда. 3. Поощрения служащ. к труду. 4. Равномерное распределение рабочей нагрузки во времени. 5. Улучшения планирования работы учреждения. 6. Обеспечения рационального использования технических средств. Расчёт нормы времени на отдельные операции по документационному обслуживанию производится по формуле: Норма вр. = Мon (1+К/100) Мon-оптимальное время. К-сумма времени на подготовительно заключительную работу, отдых и личные надобности в процентах от оперативного времени (8%). Mon=59,6 мин. К=8%. Н.вр.=59,6(1+8%/100)=59,6*1,08=64,4 минут на подшивку документов. Норматив численности – определяет количество сотрудников требующихся для выполнения качеств закрепляется за данным подразделением при существующих организационно технических условий. Ч=Нвр.*О*К/М-(М*А) Ч-норматив численности (необходимое количество сотрудников) Нвр.-средняя норма времени на обработку 1 документа 0,64 часа. О-количество документооборота (корреспонденция 1 год). К-коэфициент измерения трудоёмкости раб. М-годовой наминальный фонд рабочего времени. А-коэфициент неявок на работу=0,3. Список используемой литературы. 1. Секретарское дело, Кузнецова Т.Н. Москва, 1998г. 2. Курс делопроизводства, Кирсанова М.В. Аксёнов Ю.М. Москва- Новосибирск, 1998г. 3. Секретарское дело, Бондырева Т.Н. Москва «Высшая школа», 1989г. 4. Кузнецова А.Н. Вагенгейм Р.Н. Обучение секретарскому делу: Практическое пособие.-М. Высшая школа, 1989г. 5. Кузнецова Т.В. Степанов Е.А. Филиппов Н.Г. Делопроизводство и техническая документация. – М. Высшая школа, 1991г. Должностные инструкции Рациональное разделение труда работников служб документации на предприятиях, в организациях и учреждениях определяется должностными инструкциями. Должностная инструкция – нормативный документ, утверждаемый руководителем учреждения или его подразделения, в котором определены обязанности, права, ответственность и взаимоотношения со смежными работниками. Должностная инструкция предусматривает равномерную загрузку работников служб документации в течении рабочего дня (месяца, года) при нормальной напряжённости труда на каждом рабочем месте, распределение между исполнителями работ по сложности их выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции бывают типовые, примерные и индивидуальные. Типовые должностные инструкции разрабатываются в целях унификации задач, обязанностей, прав и ответственности должностных лиц; они носят обязательный характер. Некоторые типовые должностные инструкции работников служб документации даны в соответствующих нормативных документах. Примерные должностные инструкции разрабатываются вышестоящими органами. К ним относят квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (общеотраслевые квалификационные характеристики). В него включено 17 секретарских должностей, а также должности заведующего секретариата и ассистента. Для секретаря – машинистки и секретаря стенографистки определены должностные обязанности, требования к знаниям и квалификационные требования. К недостатку этих примерных должностных инструкций надо отнести повторяемость одних и тех же требований начиная с 1965г. Изучив фактические требования к обязанностям и правам секретарей-практиков в Ленинграде, секция методики преподавания секретарского дела Ленотделения Педобщества РСФСР в 1986г. утвердила должностную инструкцию секретаря (автор разработки Л.В. Власов). Эта иструкция включает в свой состав: общую часть, обязанности (базовые и основные), права, ответственность. Организация рабочего места секретаря Организация рабочего места секретаря с учётом требований научной организации труда к его планировки и обслуживанию, а также с учётом требований и возможностей. Использование современной оргтехникой, к его оборудованию и оснащению, является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда. Сохранения работоспособности в течении всего рабочего дня, обеспечения действительно секретарского обслуживания. Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждениях. Так как секретарь является «лицом учреждения», то и его место должно быть образцом правильной организации. Рабочее место секретаря в приёмной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих; - в помещение приёмной должны находиться предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы; - мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарём, удобной для её размещения. Секретарь должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущей машинке, чтения. В комплект мебели (рабочее место секретаря) должно входить: стол канцелярский, вспомогательный стул или тумба для технических средств, стол для посетителей, стул или кресло подъёмно-поворотное на колёсиках, стулья для посетителей, шкафы и полки для хранения документов и дел, металлический сейф для хранения документов, штампов, бланков. Если в комнате работают несколько человек, то в соответствии с действующими нормами норма площади служебных помещений должна составить не менее 4м2 на одного работника. Общая площадь приёмной, где находится секретарь, не должна быть хорошо проветриваемым или оборудованным кондиционерами. Интерьером приёмной следует хорошо обдумать. Сегодня фирма может воспользоваться услугами дизайнера. Помещение должно быть решено в красивой цветовой гамме светлых тонов с продуманным освещением и озеленением. Наилучшим, признано естественное освещение. Интерьер служебного помещения и оборудования рабочего места оказывает большое влияние на эффективность работы любого сотрудника. Перед уходом секретарь должен убрать все документы, закрыть на ключ сейф и шкафы и привести в порядок своё рабочее место. Примерный комплект технических средств, Организационной техники и канцелярских принадлежностей для оснащения рабочего места секретаря. 1) Комплект профессиональной, персональой ЭВМ. 2) Пишущая машинка электронная (с электроприводом). 3) Аппарат термокопировальный. 4) Автонабор. 5) Автоответчик, сопряжённый с диктофоном. 6) Часы настольные электронные. 7) Сшиватель документов электрифицированный. 8) Машинка для уничтожения документов. 9) Дырокол двухпуансонный электромагнитный. 10) Прибор канцелярский. 11) Папки регистраторы. 12) Папки с быстродействующим прижимом. 13) Латки для документов. 14) Нумератор – датировщик. 15) Блокнот – шестидневка. 16) Деловой блокнот. 17) Фломастеры, маркеры, механические карандаши. 18) Линейка пластмассовая с увеличительным стеклом. 19) Оформительские шрифты. 20) Клеевой карандаш. 21) Лента липкая (прозрачная и цветная). Примерный комплект технических средств, организационной техники и канцелярских принадлежностей для оснащения рабочего места руководителя. 1) Профессиональная персональная ЭВМ. 2) Коммутатор директорский. 3) Часы настольные электронные. 4) Прибор канцелярский. 5) Папки с быстродействующим прижимом. 6) Латки для документации. 7) Блокнот шестидневка. 8) Деловой блокнот. 9) Фломастеры, маркеры, механические карандаши. 10) Линейка пластмассовая с увеличительным стеклом. 11) Клеевой карандаш. 12) Лента липкая (прозрачная и цветная). Условия труда СДОУ Освещение рабочего места и помещения. Одним из благоприятных условий микроклимата на рабочем месте является оптимальное освещение. Для обеспечения рассеянного освещения при малой яркости светильников рекомендуется применять люминесцентные лампы типа ЛБ- ЛХБ. Распределение яркости света имеет важное значение, так как большинство документационных операций связанно с использованием зрения (чтение, письмо, работа на пишущей машинке и т.д.). Напряжение зрения вызывает напряжение мускулов тела и влечёт общее утомление. Помещение служб документации должны иметь естественное освещение, которое оказывает благотворное психологическое воздействие на человека. Свет должен падать на рабочие поверхности столов и средств оргтехники с левой стороны или спереди, определяющий эффект недопустим. Источник света следует располагать под углом более 30о от горизонтальной линии взора. Требуемая сила света должна сочетаться с правильной подачей его на рабочее место. Поле зрения человека охватывает примерно 45% всех направлениях, любой свет в этой области должен рассеиваться. Освещение рабочих мест может быть общим (светильники установлены на потолке) или местным (настольной лампы). Температурный режим в служебных помещениях. В соответствии с действующими нормами температура в служебных помещениях должна быть в пределах 18-20оС, а в летний 50-55%. Улучшению состава воздуха и снижению нервно-психического и зрительного утомления работников способствуют размещению в служебных помещениях цветов. Оптимальные климатические условия в служебном помещении является посылкой хорошей работоспособности. Высокая температура в помещении вызывает сонливость, усталость, снижает работоспособность. В холодном помещении рассеивается внимание, что особенно вредно для людей занятых умственным трудом. Шум в служебных помещениях. Уровень посторонних шумов, проникающих извне, определяется в соответствии с действующими нормами, но не более 40дБ. Понятие шума включает все акустические явления, которое ухудшают самочувствие человека, снижает работоспособность, отражаются на здоровье, вызывая психические отклонения или ухудшение физического состояния. Точно определить степень отрицательного воздействия звука трудно. Борьба с шумом в помещении ведётся путём звукоизоляции шумящего оборудования и рабочих мест. При подборе оборудования руководствуются уровнем шума, указанным в технических характеристиках аппаратуры. Если уровень шума оборудования превышает допустимый, а вынести шумящее оборудование невозможно, источник шума звукоизолируют покрывая стены, пол и потолок акустическими звукопоглащающими материалами. Вокруг рабочего места могут быть установлены акустические перегородки. Высота перегородок 15-20см. выше уровня головы сидящего человека. Такие перегородки позволяют снизить уровень шума до 2-3 дБ. В области низких частот и до 6 дБ. В области высоких частот. Кроме того для уменьшения шума непосредственно в его источнике можно положить войлочные или поролоновые подкладки под пишущей машинкой, поставить глушители на телефонные аппараты, смазать двери, подклеить фланелью или аналогичным материалом ножки стульев. Однако следует знать, что в определённых дозах шум не только не вреден, но даже полезен. Так, приятная, правильно подобранная музыка стимулирует производительность труда, способствует ритмичности. Цветовое оформление служебных помещений. В соответствии с требованиями технической эстетики выбор окраски служебных помещений должен производится с учётом особенностей климата, условий работы и характера освещённости помещений. Использование соответствующего цвета не только улучшает внешний вид служебного помещения, но и повышает производительность труда, сокращает утомляемость, оказывает на сотрудников соответствующие психологическое влияние. Для сотрудников служб документации необходимо создать определённый зрительный комфорт. Важным является использование цвета в качестве носителя информации, а также для создания нужного порядка на рабочем месте, для лучшей организации труда. Например, секретарь, использует цветовой «семафор» при раскладке документов в папки различных цветов. Конкретные цвета должны соответствовать функциям помещения. Помещения с высокой температурой (южные районы страны) целесообразно окрашивать в холодные тона, а для помещений с низкой температурой ( северные районы страны) больше подойдут тёплые тона. С помощью цвета можно также подчеркнуть или затушевать особенности помещения. Например светлая окраска зрительно увеличивает маленькую комнату, темная уменьшает. Используя, различные цвета, можно зрительно разделить служебное помещение на отдельные участки. Состав воздуха В служебном помещении необходимо регулярное проветривание или конденционирование. Хорошо проветривать помещение, устраивать сквозняки на 5-8 минут, тогда воздух полностью меняется. Хорошо влияет на состав воздуха озеленение служебных помещений. Режим труда и отдыха Режим работы сотрудники СДОУ должны предусматривать определённое чередование периодов труда и отдыха. В пятидневной рабочей недели, рабочий день персонала СДОУ составляет 7ч. 15мин. При общей продолжительности рабочей недели 36ч. В соответствии с действующим законодательством выделяется перерыв в 1час, он должен предоставляться не позднее, чем через 4ч. после начала работы. Режим труда и отдыха регламентируется правилами внутреннего трудового распорядка. Необходимо проводить физкультурные паузы 5-10мин. За 1,5ч. до обеда и за 1-1,5 до окончания работы. Организация рабочего места секретаря Организация рабочего места секретаря с учётом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учётом требований и возможностей использования современной оргтехники, к его оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течении всего рабочего дня, обеспечения действительно полезного секретарского обслуживания. Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь – « лицо учреждения», то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Ведь от того как выглядит рабочее место секретаря, нередко судят о работе всего учреждения. Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения: - рабочее место секретаря в приёмной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих; - в помещении приёмной должны находиться только предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы; - мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарём, удобной для её размещения. Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущей машине, чтения. Важным элементом организации рабочего места является внутренняя организация отделений стола, зависящая от его конструкции, вместимости, характера обрабатываемых документов. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления. Организация рабочего места руководителя Одной из обязанностей секретаря является обеспечение всем необходимым рабочего места руководителя, контроль за поддержанием чистоты и порядка в кабинете, исправностью технических средств. Принципы планировки рабочего места руководителя примерно те же, что и рабочего места секретаря. Несколько другие требования предъявляются к размерам, форме, внешнему виду мебели. Стол руководителя имеет большую поверхность, а стол для приёма посетителей ставится, как правило, перпендикулярно столу руководителя. В комплект мебели для кабинета руководителя обычно входят: стол письменный двухтумбовый, стол (тумба) для средств связи и оргтехники, кресло подъёмно-поворотное на колёсиках, кабинетная стенка, стол и стулья для приёма посетителей. Секретарю следует руководствоваться правилом; ничего не менять по своему усмотрению в кабинете руководителя, не согласовав предварительно с ним возможность перестановки мебели, средств оргтехники, а также расположения канцелярских принадлежностей и документов на рабочей поверхности стола. Секретарь должен выполнять работу в стиле своего руководителя, знать его привычки, особенности работы с документами и учитывать их. Необходимо следить за тем, чтобы на столе всегда была чистая, аккуратно нарезанная по формату бумага для заметок, заточенные карандаши, свежая вода в графине, чистый стакан. Значительно облегчает работу руководителя и секретаря переговорное устройство, позволяющее осуществлять обмен информацией. При этом отпадает необходимость вызова секретаря в кабинет руководителя для получения задания. Генеральный директор предприятия - несёт ответственность за технологический процесс проводимый на предприятие соблюдение правил техники безопасности и правильности производственного процесса, обеспечение предприятия материалами необходимы для выполнения технологического процесса, а также за сбыт продукции. Заместитель генерального директора предприятия – несёт ответственность за выполнение технологического процесса правил техники безопасности, за правильное составление технической документации предприятия, а также выполняет обязанности директора в его отсутствие. Главный бухгалтер – назначается и снимается с должности директором предприятия. Главный бухгалтер в своей работе руководствуется действующим законодательством и инструкциями по бухгалтерскому учёту. Главный бухгалтер является материально ответственным лицом. Заведующий складом – несёт ответственность по учёту материалов ( вспомогательных материалов, запасных частей) это: - правильное и своевременное документальное отражение операций и обеспечение достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску материалов; - контроль за сохранность материалов в местах хранения; - контроль за соблюдение установленных норм запасов. Министерство Образования и Высшей школы Республики Коми Профессиональное училище № 25 Письменная квалификационная работа Тема: Служба документационного обеспечения управления Учащаяся: Маликова Ольга Петровна Группа: Гр. № 109 Профессия: Секретарь – машинистка Преподаватель: Шумихина Наталия Евгеньевна Инта 2001 г.

Руководители: начальник управления делами, начальник канцелярии, начальник отдела писем, начальник инспекции, начальник протокольной части. 2. Должностная инструкция предусматривает равномерную загрузку.

Об утверждении Положения и должностных инструкций отдела административных органов, Приказ территориального управления Кировского административного рай

Администрация Санкт-Петербурга
КИРОВСКИЙ АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РАЙОН
ТЕРРИТОРИАЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ

от 20 февраля 2002 года N 30-п

Об утверждении Положения и должностных инструкций
отдела административных органов

В соответствии со штатным расписанием утвердить Положение и должностные инструкции отдела административных органов территориального управления Кировского административного района Санкт-Петербурга согласно приложениям N 1-15 .

Глава территориального управления
В.И.Крылов

Приложение N 1
к приказу главы
территориального управления
от 20.02.2002 N 30-п

Положение
об отделе административных органов территориального управления
Кировского административного района Санкт-Петербурга

1. Общие положения

1.1. Отдел административных органов (далее - Отдел) является структурным подразделением территориального управления Кировского административного района Санкт-Петербурга, образован в соответствии с распоряжением главы территориального управления.

1.2. В своей деятельности Отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации. законами и иными правовыми и нормативными актами Российской Федерации и Санкт-Петербурга, положением о территориальном управлении, приказами, распоряжениями главы территориального управления, правилами внутреннего распорядка, регламентом работы территориального управления и настоящим Положением.

1.3. Отдел в своей деятельности подчинен главе территориального управления.

1.4. В составе Отдела находятся сектор делопроизводства, протокольный сектор и сектор дежурной службы территориального управления, действующие в соответствии с настоящим положением. Сектор дежурной службы в своей деятельности помимо настоящего Положения руководствуется положением о секторе дежурной службы.

1.5. Руководство Отделом осуществляется начальником Отдела, назначенным на должность главой территориального управления.

1.6. Сотрудники отдела подчиняются начальнику Отдела.

1.7. Сотрудники отдела выполняют свои служебные обязанности в соответствии с настоящим положением и должностной инструкцией.

1.8. Методическое руководство секторами осуществляется начальниками секторов.

1.9. Отдел имеет угловой штамп со своим наименованием.

1.10. В ведении Отдела находится гербовая печать и угловой штамп территориального управления и круглая печать протокольного сектора для заверки документов.

1.11. Сектор делопроизводства является ответственным за использование и хранение гербовой печати и углового штампа территориального управления.

1.12. Протокольный сектор является ответственным за использование и хранение бланков строгой отчетности и круглой печати территориального управления для заверки документов.

2. Основные задачи

Основными задачами Отдела являются:

2.1. Обеспечение взаимодействия территориального управления с административными и правоохранительными органами в рамках вопросов, относящихся к компетенции территориального управления.

2.2. Обеспечение согласованных действий территориального управления, административных и правоохранительных органов, органов местного самоуправления при реализации задач по укреплению правопорядка, борьбе с правонарушениями, охране личности и прав граждан на территории района.

2.3. Обеспечение мобилизационной подготовки в пределах полномочий, предоставленных территориальному управлению.

2.4. Обеспечение работы по воинскому учету и бронированию граждан, пребывающих в запасе, в организациях (предприятиях) независимо от форм собственности, кроме организаций (предприятий), входящих в систему федеральных органов государственной власти, расположенных на территории района.

2.5. Обеспечение надлежащего документооборота - регистрации и установленного порядка прохождения документов и материалов, поступающих в территориальное управление, а также исходящей корреспонденции.

2.6. Обеспечение контроля за исполнением подразделениями территориального управления нормативных и правовых актов Российской Федерации и Санкт-Петербурга распорядительного и регламентирующего характера, приказов, распоряжений и поручений губернатора Санкт-Петербурга и главы территориального управления.

2.7. Обеспечение эффективной системы рассмотрения обращений граждан территориальным управлением.

2.8. Обеспечение протоколирования заседаний, совещаний коллегиальных совещательных органов территориального управления.

2.9. Обеспечение множительных и машинописных работ для территориального управления.

2.10. Обеспечение регистрации, передачи по назначению и хранения распоряжений и приказов главы территориального управления.

2.11. Обеспечение координации деятельности предприятий, организаций и учреждений районного подчинения, в т.ч. районных аварийных и диспетчерских служб, для принятия оперативных мер по рассмотрению жалоб и обращений жителей района на недостатки в их работе и для принятия своевременных мер по предупреждению аварий и чрезвычайных ситуаций и ликвидации их последствий.

2.12. Сбор и обобщение текущей и оперативной информации по обстановке в районе, состоянию и функционированию районного (городского) хозяйства для своевременного информирования руководства территориального управления.

2.13. Обеспечение взаимодействия в рамках своего ведения с сектором дежурной службы Канцелярии губернатора Санкт-Петербурга.

В целях выполнения возложенных задач Отдел выполняет следующие функции:

3.1. Осуществление взаимодействия с органами внутренних дел, прокуратуры, федеральной службы безопасности, пожарной охраны, управлением по делам ГОиЧС, военным комиссариатом, налоговой полицией, таможней, другими административными и правоохранительными органами.

3.2. Осуществление содействия правоохранительным и административным органам в материальном и техническом обеспечении.

3.3. Организация деятельности оперативного штаба по обеспечению безопасности на территории района.

3.4. Организация и осуществление в пределах своей компетенции координации мероприятий, проводимых территориальным управлением.

3.5. Систематический анализ мобилизационной готовности района, организация планирования и заблаговременное проведение комплекса мероприятий по подготовке района к переводу на работу в "особый период".

3.6. Организация воинского учета и бронирования на период мобилизации и на военное время граждан, пребывающих в запасе, в пределах полномочий, предоставленных территориальному управлению.

3.7. Представление отчетности по мобилизационной подготовке и мобилизации в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.

3.8. Организация делопроизводства в территориальном управлении.

3.9. Подготовка сводной номенклатуры дел территориального управления для представления на утверждение главе территориального управления. Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.

3.10. Организация хранения документов в течение установленного срока, подготовка и сдача их в архив в соответствии с действующими правилами.

3.11. Контроль за исполнением структурными подразделениями территориального управления распоряжений, приказов, поручений и иных нормативно-правовых и распорядительных актов Администрации Санкт-Петербурга, главы территориального управления, а также запросов депутатов.

3.12. Разработка и внедрение мероприятий по рациональной постановке делопроизводства, осуществление методического руководства по ведению делопроизводства в структурных подразделениях территориального управления.

3.13. Организация работы с письменными и устными обращениями граждан.

3.14. Обобщение и анализ работы с документами, обращениями, заявлениями и жалобами, представление отчета и информирование главы территориального управления о состоянии работы в данном направлении.

3.15. Получение, регистрация и передача по назначению простой служебной корреспонденции и с грифом "Для служебного пользования", отправление исходящей корреспонденции.

3.16. Заверка и выдача копий и дубликатов документов с хранящихся в архиве подлинников в установленном порядке.

3.17. Прием и регистрация поступающих в территориальное управление предложений, заявлений и жалоб граждан, учет и передача их по принадлежности руководителям территориального управления для рассмотрения.

3.18. Осуществление протоколирования заседаний, совещаний коллегиальных совещательных органов территориального управления.

3.19. Регистрация, передача по назначению и хранение распоряжений и приказов главы территориального управления.

3.20. Выдача копий, выписок и справок по имеющимся распоряжениям и приказам главы территориального управления.

3.21. Организация множительных и машинописных работ для территориального управления.

3.22. Контроль за исполнением структурными подразделениями, предприятиями (организациями), учреждениями района нормативных и правовых актов Российской Федерации и Санкт-Петербурга по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

3.23. Систематическое получение, обобщение и анализ оперативных и текущих данных о состоянии обстановки на территории района, функционировании объектов районного хозяйства и систем жизнеобеспечения.

3.24. Оповещение руководителей территориального управления, руководителей предприятий, учреждений и организаций, а также служб городского хозяйства об авариях и происшествиях в районе.

3.25. Информирование сектора дежурной службы Канцелярии губернатора Санкт-Петербурга об обстановке в районе.

3.25*. Иные функции для выполнения стоящих перед Отделом задач.
_______________
* Здесь и далее в приложениях нумерация приведена в соответствии с оригиналом. - Примечание "КОДЕКС".

В пределах выполнения своих функций и задач Отдел обладает следующими правами:

4.1. Запрашивать и получать из структурных подразделений территориального управления, административных и правоохранительных органов, предприятий, учреждений и организаций, осуществляющих свою деятельность на территории района информацию, документы и материалы, необходимые для осуществления возложенных на Отдел задач. Передавать в установленном порядке информацию указанным органам, предприятиям, учреждениям и организациям.

4.2. В пределах своей компетенции давать поручения правоохранительным и административным органам и контролировать их исполнение.

4.3. Требовать представления необходимой информации и письменных донесений о состоянии производственной деятельности предприятий и служб, обеспечивающих жизнедеятельность района, о принятых мерах по предупреждению аварийных и чрезвычайных ситуаций, организации оперативных мероприятий по ликвидации их последствий.

4.4. Проводить совещания и учебно-методические мероприятия по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

4.5. Осуществлять корректировку нормативных актов, издаваемых структурными подразделениями территориального управления (распоряжения, приказы главы территориального управления) в соответствии с действующими правилами издания распорядительно-регламентирующих актов.

4.6. В установленном порядке вносить предложения главе территориального управления, его заместителям.

4.7. Иные права, предусмотренные действующим законодательством для выполнения стоящих перед Отделом задач.

Приложение N 2
к приказу главы
территориального управления
от 20.02.2002 N 30-п

Должностная инструкция
начальника отдела административных органов

1.2. Начальник Отдела подчиняется главе территориального управления.

1.3. Начальник Отдела назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом главы территориального управления.

1.4. Начальник Отдела руководствуется в своей работе:

- действующим законодательством Российской Федерации и Санкт-Петербурга;

- приказами и распоряжениями главы территориального управления;

- Положением об отделе административных органов;

- регламентом работы территориального управления.

1.5. На должность начальника Отдела назначается лицо с высшим образованием и стажем работы на руководящих должностях не менее 3 лет.

2.1. Осуществляет общее руководство деятельностью отдела административных органов.

2.2. Содействует повышению уровня развития административных и правоохранительных учреждений по закрепленным направлениям деятельности Отдела.

2.3. Участвует в разработке проектов нормативно-распорядительных актов, программ развития административных и правоохранительных органов.

2.4. Регулирует и контролирует своевременное и качественное выполнение возложенных на Отдел задач.

2.5. Осуществляет деятельность по эффективному взаимодействию Отдела и территориального управления в целом с административными и правоохранительными органами.

2.6. Организует и осуществляет в пределах предоставленных полномочий координацию мероприятий, проводимых территориальным управлением.

2.7. В пределах предоставленных полномочий осуществляет контроль за сроками и фактическим исполнением указаний, распоряжений и других нормативно-распорядительных актов, касающихся деятельности территориального управления во взаимодействии с административными и правоохранительными органами.

2.8. Ведет прием граждан и представителей организаций по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела и территориального управления.

2.9. Рассматривает обращения граждан и юридических лиц и принимает по ним необходимые меры.

2.10. Вносит предложения руководству территориального управления по подбору и расстановке кадров в Отделе, по их моральному и материальному стимулированию, обеспечивает соблюдение работниками Отдела правил внутреннего трудового распорядка.

В целях исполнения возложенных обязанностей начальник Отдела имеет право:

3.1. Представлять Отдел в структурных подразделениях территориального управления, органах государственной власти Санкт-Петербурга, организациях (предприятиях) и учреждениях по вопросам, относящимся к компетенции Отдела.

3.2. Вести переписку с Администрацией Санкт-Петербурга, отраслевыми органами Администрации Санкт-Петербурга, государственными органами Российской Федерации и Санкт-Петербурга, иными организациями (предприятиями) и учреждениями по вопросам, относящимся к компетенции Отдела.

3.3. Запрашивать и получать в установленном порядке от административных и правоохранительных органов, структурных подразделений территориального управления, организаций (предприятий) и учреждений всех форм собственности оперативные данные, отчетные и справочные материалы по вопросам, относящимся к сфере деятельности Отдела, необходимые для исполнения своих служебных обязанностей и стоящих перед Отделом задач.

3.4. Осуществлять контроль (проверку) организаций (предприятий) и учреждений по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, докладывать руководству о всех выявленных недостатках.

3.5. Вносить на рассмотрение главе территориального управления предложения по совершенствованию работы Отдела, территориального управления в целом.

3.6. Согласовывать решения о приеме на работу и об увольнении работников Отдела с главой территориального управления.

3.7. В соответствии с действующим законодательством, в целях выполнения общих задач, стоящих перед Отделом и территориальным управлением, начальнику Отдела могут быть предоставлены иные права и делегированы другие полномочия.

4.1. Неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей, действие или бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов граждан, несохранение государственной тайны, а также сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

4.2. За организацию работы Отдела, подбор и расстановку кадров.

4.3. За правильность определения степени секретности исполненных документов.

Приложение N 3
к приказу главы
территориального управления
от 20.02.2002 N 30-п

Должностная инструкция начальника сектора делопроизводства
отдела административных органов

1.2. Начальник сектора делопроизводства подчиняется начальнику отдела.

1.3. Начальник сектора делопроизводства назначается и освобождается от должности приказом главы территориального управления.

1.4. Начальник сектора делопроизводства руководствуется в своей деятельности действующим законодательством Российской Федерации и Санкт-Петербурга:

- нормативными и распорядительными документами вышестоящих органов, инструкцией по делопроизводству;

- приказами, распоряжениями главы территориального управления;

- положением об отделе административных органов;

- регламентом работы территориального управления;

- основным положением единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) и методическими рекомендациями;

- правилами и указаниями центрального архивного управления.

1.5. На занимаемую должность назначается лицо с высшим образованием и стажем работы по делопроизводству не менее 3 лет.

Начальник сектора делопроизводства обязан:

2.1. Организовывать работу с документами, с письменными и устными обращениями граждан в аппарате территориального управления.

2.2. Предварительно рассматривать, сортировать всю корреспонденцию, поступающую в адрес территориального управления.

2.3. Проверять качество подготовки и оформления документов, представляемых для доклада главе, заместителям главы территориального управления.

2.4. Вести анализ учета, контроля исполнения документов, составлять соответствующие записки, справки документооборота для доклада руководству.

2.5. Осуществлять регистрацию, учет и контроль законов, распоряжений, приказов, вышестоящих органов, знакомить с ними работников аппарата (согласно резолюции).

2.6. Осуществлять регистрацию и учет документов с грифом "Для служебного пользования".

2.7. Составлять сводную номенклатуру дел территориального управления, представлять ее на утверждение главе территориального управления.

2.8. Участвовать в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

2.9. Выдавать по запросам организаций заверенные копии и дубликаты документов территориального управления.

2.10. Организовывать учебу аппарата в пределах своей компетенции.

3. Осуществлять методическое руководство сектором делопроизводства с учетом возложенных на него задач.

Начальник сектора делопроизводства имеет право:

3.1. Требовать от работников аппарата соблюдения требований нормативных документов, Инструкции по делопроизводству, регламента работы территориального управления.

3.2. Запрашивать от работников территориального управления информацию по отработке документов.

3.3. Своевременно докладывать начальнику Отдела о невыполнении заданий, нарушении сроков исполнительской дисциплины и качестве отработки документов руководителями подразделений. Вносить в установленном порядке предложения по депремированию виновных лиц.

3.4. Вносить руководству территориального управления предложения по совершенствованию форм и методов делопроизводства.

- неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей, действие или бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов граждан, несохранение государственной тайны, а также сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей;

- корреспонденцию, оформленную с нарушением установленных правил;

- сохранность документов, печатей, штампов, материальных ценностей.

Приложение N 4
к приказу главы
территориального управления
от 20.02.2002 N 30-п

Должностная инструкция начальника протокольного сектора
отдела административных органов

1.2. Начальник протокольного сектора подчиняется начальнику отдела.

1.3. Начальник протокольного сектора назначается и освобождается от должности приказом главы территориального управления.

1.4. Начальник протокольного сектора руководствуется в своей деятельности:

- действующим законодательством Российской Федерации и Санкт-Петербурга;

- распорядительными документами вышестоящих органов;

- приказами, распоряжениями главы территориального управления;

- положением об отделе административных органов, регламентом работы территориального управления Кировского административного района;

- основными положениями единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) и методическими рекомендациями по их практическому применению.

1.5. На должность начальника протокольного сектора назначается лицо с высшим образованием и стажем работы по делопроизводству не менее 3 лет.

Начальник протокольного сектора обязан:

2.1. Составлять проекты повестки дня заседаний коллегии, руководствуясь квартальным планом и указаниями главы территориального управления. Знакомить всех заинтересованных лиц с повесткой дня и материалами, подлежащими рассмотрению, в установленные регламентом сроки.

2.2. Проверять правильность оформления представленных проектов распоряжений и передавать их на подпись главе территориального управления.

2.3. Организовывать своевременное тиражирование и рассылку распоряжений главы территориального управления.

2.4. Вести протоколы заседаний коллегии, совещаний аппарата территориального управления, районных информационных совещаний. Оформленные протоколы представлять на подпись руководству в установленные регламентом сроки.

2.5. Организовывать справочно-информационную работу по документам протокольного сектора, выдавать в установленном порядке справки и выписки из распоряжений главы территориального управления, протоколов заседаний коллегии.

2.6. Выдавать по запросам подразделений территориального управления, граждан (по указанию главы территориального управления) копии его распоряжений.

2.7. Подготавливать документы для сдачи в государственный архив на постоянное хранение согласно номенклатуре дел.

2.8. Участвовать в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов, в разработке номенклатуры дел.

2.9. Организовывать учебу аппарата в пределах своей компетенции.

2.10. Вести статистическую работу по распоряжениям территориального управления.

2.11. Организовывать работу машинописного, множительного бюро.

3. Осуществлять методическое руководство протокольным сектором с учетом возложенных на него задач.

3.1. Не принимать проекты распоряжений, постановлений, составленные с нарушением требований регламента, инструкции по делопроизводству. Требовать устранения недостатков в оформлении документов.

3.2. Заверять печатью протокольного сектора размноженные распоряжения главы территориального управления.

3.3. Участвовать в разработке предложений, направленных на улучшение качества подготовки подлежащих рассмотрению материалов.

4.1. Начальник протокольного сектора несет предусмотренную Федеральным законом "Об основах государственной службы Российской Федерации" ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей, действие или бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов граждан, несохранение государственной тайны, а также сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

4.2. Сохранность материалов и печати протокольного сектора.

Приложение N 5
к приказу главы
территориального управления
от 20.02.2002 N 30-п

Должностная инструкция главного специалиста
отдела административных органов

1.2. Главный специалист подчиняется начальнику отдела.

1.3. Главный специалист назначается и освобождается от занимаемой должности приказом главы территориального управления.

1.4. Главный специалист руководствуется в своей работе:

- распорядительными документами вышестоящих органов;

- приказами, распоряжениями главы территориального управления;

- основными положениями единой государственной системы делопроизводства (ЕГДС) и методическими рекомендациями по их практическому применению;

- положением об отделе административных органов, регламентом работы территориального управления Кировского административного района, инструкцией по делопроизводству;

- правилами внутреннего трудового распорядка, настоящей должностной инструкцией.

1.5. На должность главного специалиста назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж работы по делопроизводству не менее 3 лет.

Главный специалист обязан:

2.1. Организовать работу приемной в соответствии с утвержденным графиком приема граждан руководством территориального управления.

2.2. Осуществлять контроль за своевременным, качественным исполнением письменных и устных обращений граждан, обобщать и анализировать состояние этой работы в подразделениях территориального управления, составлять отчеты по рассмотрению письменных и устных обращений для Управления по обращениям и жалобам Канцелярии Администрации Санкт-Петербурга.

2.3. Оказывать помощь подразделениям территориального управления в рассмотрении обращений и организации устных приемов граждан.

2.4. Ежемесячно проводить статистический анализ предложений, заявлений и жалоб, изложенных в письмах и на устном приеме граждан, выявлять причины, их порождающие; результаты анализа направлять начальнику Отдела для принятия мер; по итогам анализа ежемесячно составлять сводку исполнительской дисциплины по работе с обращениями граждан в территориальном управлении Кировского административного района.

2.5. Работу по рассмотрению письменных и устных обращений граждан вести в строгом соответствии с Инструкцией по делопроизводству Канцелярии губернатора Санкт-Петербурга и Регламентом работы территориального управления.

2.6. Готовить материал для доклада руководителям.

2.7. Организовывать и контролировать приемы граждан, готовить "Дни открытого письма".

2.8. Обеспечивать наглядную агитацию.

2.9. Формировать номенклатуру дел приемной.

Главный специалист имеет право:

3.1. Требовать от исполнителей рассмотрения писем и заявлений граждан в установленные Законом сроки и своевременного представления об этом отчетности.

3.2. Вносить на рассмотрение руководству территориального управления случаи срыва приема граждан, нарушений сроков, формального рассмотрения обращений граждан.

3.3. Вносить предложения по улучшению приема граждан и порядка письменных и устных обращений граждан.

- неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей, действие или бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов граждан, несохранение государственной тайны, а также сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей;

- сохранность штампов и материальных ценностей.

Приложение N 6
к приказу главы
территориального управления
от 20.02.2002 N 30-п

Должностная инструкция ведущего специалиста
отдела административных органов

1.2. Ведущий специалист подчиняется начальнику отдела административных органов.

1.3. Ведущий специалист назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом главы территориального управления.

1.4. Ведущий специалист руководствуется в своей работе:

- действующим законодательством Российской Федерации и Санкт-Петербурга;

- приказами и распоряжениями главы территориального управления;

- Положением об отделе административных органов;

- регламентом работы территориального управления;

- правилами внутреннего распорядка.

1.5. На должность ведущего специалиста назначается лицо с высшим образованием и стажем работы не менее 1 года.

2.1. Организовывает работу по воинскому учету и бронированию граждан, пребывающих в запасе в территориальном управлении и в организациях (предприятиях) независимо от форм собственности, кроме предприятий, входящих в систему федеральных органов государственной власти, расположенных на территории района.

2.2. Представляет отчетность по бронированию граждан РФ, пребывающих в запасе, в порядке, определяемом Правительством РФ.

2.3. Осуществляет деятельность по подготовке заседаний оперативного штаба по обеспечению безопасности в районе.

2.4. Осуществляет необходимую работу в составе рабочих групп, созданных (создаваемых) для реализации возложенных на территориальное управление задач по укреплению правопорядка, борьбе с правонарушениями на территории района.

2.5. Обеспечивает контроль за исполнением нормативно-распорядительных документов по обеспечению безопасности на территории района.

2.6. Осуществляет деятельность по сосредоточению информации о выполнении мероприятий по предотвращению террористических актов в обеспечение безопасности на территории района, с последующим докладом в вышестоящий орган, курирующий данное направление.

2.7. В пределах предоставленных полномочий осуществляет контроль за выполнением поручений и распоряжений губернатора Санкт-Петербурга, вице-губернаторов Санкт-Петербурга и главы территориального управления по вопросам деятельности правоохранительных и административных органов.

2.8. Отвечает на запросы и обращения.

2.9. Готовит материалы по поручению начальника Отдела.

2.10. Проводит анализ исполнения решений коллегиально-совещательных органов территориального управления по вопросам взаимодействия и согласованных действий правоохранительных и административных органов в обеспечении безопасности и правопорядка на территории района. Докладывает о результатах начальнику Отдела.

2.11. Осуществляет ведение делопроизводства в отделе по текущим вопросам и по взаимодействию с правоохранительными и административными органами.

В целях исполнения возложенных обязанностей ведущий специалист имеет право:

3.1. Обращаться к руководителям структурных подразделений территориального управления, организаций (предприятий), расположенных на территории района, по кругу выполняемых обязанностей.

3.2. Осуществлять проверки организаций (предприятий), расположенных на территории района, по вопросам выполняемых обязанностей.

3.3. Требовать исполнения указаний начальника Отдела.

3.4. Информировать начальника Отдела об имеющихся недостатках.

3.5. При необходимости ведущему специалисту начальником Отдела могут быть предоставлены другие права.

4.1. Неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей, действие или бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов граждан, несохранение государственной тайны, а также сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

4.2. За своевременную и качественную подготовку документов.

4.3. За правильность определения степени секретности исполненных документов.

Приложение N 7
к приказу главы
территориального управления
от 20.02.2002 N 30-п

Должностная инструкция ведущего специалиста
отдела административных органов

1.2. Основными задачами ведущего специалиста являются:

- регистрация служебной корреспонденции;

- осуществление контроля за своевременной и качественной отработкой служебной корреспонденции, поручений и распоряжений главы территориального управления, его заместителей, находящихся на исполнении у работников территориального управления.

Ведущий специалист подчиняется начальнику отдела.

1.3. Ведущий специалист назначается и освобождается приказом главы территориального управления.

1.4. Ведущий специалист в своей работе руководствуется:

- распорядительными документами вышестоящих органов (приказами губернатора, инструкцией по делопроизводству Канцелярии губернатора, регламентом и т.д.);

- приказами, распоряжениями главы территориального управления;

- регламентом работы территориального управления, инструкцией территориального управления;

- Положением об отделе административных органов, Основными положениями Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

1.5. На должность ведущего специалиста назначается лицо с высшим образованием и стажем работы по делопроизводству не менее 1 года.

Ведущий специалист обязан:

2.1. Осуществлять контроль за своевременным, качественным исполнением распорядительных документов, служебных писем, поручений главы территориального управления, его заместителей.

2.2. Составлять квартальную сводку по отработке распоряжений и поручений, служебных писем.

2.3. Обобщать и анализировать контроль за сроками исполнения для подготовки соответствующей справки руководству территориального управления.

2.4. Систематически информировать руководителей подразделений об исполнительской дисциплине по отработке служебной корреспонденции, распоряжений, поручений главы территориального управления, его заместителей.

Ведущий специалист имеет право:

3.1. Требовать от исполнителей отработку документов в установленные сроки либо своевременное их продление.

3.2. Возвращать на доработку исполнителям письменные ответы, отражающие частичное выполнение работ по существу заданий (запросов).

3.3. Вносить предложения по совершенствованию работы в пределах своей компетенции.

- неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей, действие или бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов граждан, несохранение государственной тайны, а также сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей;

- сохранность документов, гербовой печати, штампов и материального оборудования.

Приложение N 8
к приказу главы
территориального управления
от 20.02.2002 N 30-п

Должностная инструкция
ведущего специалиста отдела административных органов

1.2. Ведущий специалист подчиняется начальнику отдела административных органов.

1.3. Ведущий специалист назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом главы территориального управления.

1.4. Ведущий специалист руководствуется в своей работе:

- действующим законодательством Российской Федерации и Санкт-Петербурга;

- приказами и распоряжениями главы территориального управления;

- Положением об отделе административных органов;

- регламентом работы территориального управления;

- правилами внутреннего распорядка.

1.5. На должность ведущего специалиста назначается лицо с высшим образованием и стажем работы по делопроизводству не менее года.

2.1. Выполнять функции по техническому обеспечению и обслуживанию работы главы территориального управления и первого заместителя главы территориального управления.

2.2. Обеспечивать соблюдение установленного порядка приема граждан руководителем.

2.3. Осуществлять регистрацию посетителей.

2.4. Получать сведения для руководителей территориального управления от подразделений и исполнителей.

2.5. Организовать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать телефонограммы, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения руководителей их содержание.

2.6. Осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, их регистрация).

2.7. Обеспечивать рабочие места руководителей канцелярскими принадлежностями.

2.8. Принимать документы на подпись руководителей.

В целях исполнения возложенных обязанностей ведущий специалист имеет право:

3.1. Не принимать документы для доклада руководству, оформленные с нарушением требований регламента работы.

3.2. Требовать от подразделений или исполнителей сведения о сроках и результатах рассмотрения поручений руководителя, писем и заявлений граждан.

3.3. Докладывать руководителям о всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции.

3.4. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.

4.1. Неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей, действие или бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов граждан, несохранение государственной тайны, а также сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

4.2. За сохранность поступающих в приемную документов.

4.3. За сохранность находящегося в приемной руководителя технического и другого материального оборудования.

Приложение N 9
к приказу главы
территориального управления
от 20.02.2002 N 30-п

Должностная инструкция специалиста 1 категории
отдела административных органов

1.2. Специалист 1 категории подчиняется начальнику отдела административных органов.

1.3. Специалист 1 категории назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом главы территориального управления.

1.4. Специалист 1 категории руководствуется в своей работе;

- действующим законодательством Российской Федерации и Санкт-Петербурга;

- приказами и распоряжениями главы территориального управления;

- Положением об отделе административных органов;

- регламентом работы территориального управления;

- правилами внутреннего распорядка.

1.5. На должность специалиста 1 категории назначается лицо со средним специальным образованием и стажем работы по делопроизводству не менее 1 года.

2.1. Регистрировать предложения, заявления и жалобы граждан, подразделять их на коллективные и поступающие повторно. К повторным письмам подбирать материал по предыдущим заявлениям. После регистрации письма передавать на рассмотрение руководителям территориального управления по принадлежности.

2.2. Рассмотренные руководством письма направлять в отделы и управления для исполнения, в соответствии с резолюцией руководителя, о чем делать необходимые отметки для контроля сроков исполнения.

2.3. Письма, решения по которым не входят в компетенцию территориального управления, незамедлительно направлять в соответствующие организации, учреждения по принадлежности, одновременно сообщая об этом заявителю. Копии сопроводительных писем и ответов хранить в приемной.

2.4. Производить запись на прием к руководству.

2.5. Ежемесячно проводить анализ предложений, заявлений и жалоб, изложенных в письмах и на устном приеме граждан.

2.6. Принимать меры к улучшению организации приема граждан и рассмотрению их предложений.

В целях исполнения возложенных обязанностей специалист 1 категории имеет право:

3.1. Требовать от исполнителей рассмотрения писем и заявлений граждан в установленные Законом сроки и своевременного представления об этом отчетности.

3.2. Докладывать начальнику Отдела о случаях срыва приема граждан.

4.1. Неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей, действие или бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов граждан, несохранение государственной тайны, а также сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

4.2. За сохранность материальных ценностей.

Приложение N 10
к приказу главы
территориального управления
от 20.02.2002 N 30-п

Должностная инструкция
специалиста 1 категории отдела административных органов

1.2. Специалист 1 категории подчиняется начальнику отдела административных органов.

1.3. Специалист 1 категории назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом главы территориального управления.

1.4. Специалист 1 категории руководствуется в своей работе:

- действующим законодательством Российской Федерации и Санкт-Петербурга;

- приказами и распоряжениями главы территориального управления;

- Положением об отделе административных органов;

- регламентом работы территориального управления;

- правилами внутреннего распорядка.

1.5. На должность специалиста 1 категории назначается лицо со средним специальным образованием и стажем работы по делопроизводству не менее 1 года.

2.1. Организовывать справочно-информационную работу по документам территориального управления.

2.2. Подготавливать документы для сдачи в государственный архив на постоянное хранение согласно номенклатуре дел.

2.3. Осуществлять организацию проведения и оформления отбора документов на хранение и уничтожение.

2.4. Принимать участие в разработке и представлении на согласование центральной экспертно-проверочной методической комиссии Архивного управления Санкт-Петербурга и Ленинградской области номенклатуры дел.

2.5. Подготавливать по запросам подразделений территориального управления, граждан (по указанию главы территориального управления) копии его распоряжений (выписки из них).

2.6. Выполнять поручения начальника Отдела по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.

2.7. Осуществлять рассылку документов и их доставку исполнителям.

В целях исполнения возложенных обязанностей специалист 1 категории имеет право:

3.1. Докладывать руководству Отдела о всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы Отдела.

3.3. Осуществлять запрос информации из структурных подразделений территориального управления.

4.1. Неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей, действие или бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов граждан, несохранение государственной тайны, а также сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

4.2. За сохранность и правильное использование оборудования и материалов.

Приложение N 11
к приказу главы
территориального управления
от 20.02.2002 N 30-п

Должностная инструкция специалиста 1 категории
отдела административных органов

1.2. Основной задачей специалиста является перепечатка служебных документов с оригинала.

1.3. Специалист 1 категории подчиняется начальнику отдела.

1.4. Назначение и освобождение от должности проводится на основании приказа главы территориального управления.

1.5. Специалист 1 категории руководствуется в своей работе настоящей должностной инструкцией.

1.6. На должность специалиста 1 категории назначается лицо, имеющее среднее специальное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 1 года.

Специалист 1 категории обязан:

2.1. Выполнять все виды компьютерных, машинописных работ, относящихся к делопроизводству аппарата территориального управления.

2.2. Следить за состоянием компьютеров, соблюдать необходимые требования инструкции завода-изготовителя.

2.3. Вести "Журнал потребления бумаги машинописным бюро" и "Журнал использования бланков".

2.4. Соблюдать этические нормы, связанные со служебной перепиской.

Специалист 1 категории имеет право:

3.1. Принимать материалы в печать только с разрешения и с визами соответствующих руководителей территориального управления.

3.2. Не принимать в печать небрежно подготовленные материалы, а также написанные карандашом или красными чернилами.

3.3. Докладывать руководству о всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции.

3.4. Вносить предложения по улучшению организации труда и качества машинописных работ.

- неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей, действие или бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов граждан, несохранение государственной тайны, а также сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей;

- печатание документов, не относящихся к должностным обязанностям;

- сохранность и правильное использование оборудования, материалов, бланков.

Приложение N 12
к приказу главы
территориального управления
от 20.02.2002 N 30-п

1.1. Старший инспектор подчиняется начальнику отдела административных органов.

1.2. Старший инспектор назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом главы территориального управления.

1.3. Старший инспектор руководствуется в своей работе:

- действующим законодательством Российской Федерации и Санкт-Петербурга;

- приказами и распоряжениями главы территориального управления;

- Положением об отделе административных органов;

- регламентом работы территориального управления;

- правилами внутреннего распорядка.

1.4. На должность старшего инспектора назначается лицо со средним специальным или высшим образованием и стажем работы не менее 1 года.

2.1. Организация, планирование и проведение мероприятий мобилизационной подготовки, направленных на повышение уровня готовности ТУКАР к работе в период мобилизации и в военное время, всестороннюю подготовку экономики административного района к работе по плану расчетного года, к нормированному снабжению населения продовольствием и товарами первой необходимости, а также городского хозяйства к работе в условиях военного времени.

2.2. Организация и методическое обеспечение разработки (уточнения) комплекта документов эвакомероприятий Кировского административного района.

2.3. Разработка проектов нормативных актов, решений суженных заседаний и других организационно-правовых документов по вопросам мобилизационной подготовки, мобилизации и обороны, а также мобилизационной подготовки экономики административного района и обеспечения жизнедеятельности населения в условиях военного времени.

2.4. Организация и методическое обеспечение разработки (уточнения) плана перевода на работу в условиях военного времени, комплекта документов мобилизационного плана (плана на расчетный год) Кировского административного района СПб, а также предприятий и учреждений, относящихся к сфере ведения района.

2.5. Доведение показателей и заданий мобилизационного плана экономики до соответствующих предприятий, учреждений и организаций.

2.6. Подготовка и представление в Администрацию Санкт-Петербурга установленных докладов и отчетных форм о состоянии мобилизационной готовности и результатов мобилизационной подготовки ТУКАР, предприятий, учреждений и организаций административного района.

2.7. Осуществление проверок мобилизационной подготовки и мобилизационной готовности ТУКАР, а также предприятий, учреждений, отнесенных к сфере его ведения, к переходу на работу в условиях военного времени и выполнению мобилизационного плана (плана на расчетный год). Подготовка отчетного материала по результатам проведенных проверок.

2.8. Анализ и подготовка материалов на суженные заседания ТУКАР по рассмотрению вопросов:

- мобилизационной подготовки, мобилизационной готовности и обороны;

- мобилизационной подготовки экономики административного района, создания мобилизационных мощностей и нормированного снабжения населения продовольствием и товарами первой необходимости.

2.9. Контроль состояния готовности предприятий, организаций и учреждений к выполнению эвакуационных мероприятий Кировского административного района.

2.10. Организационно-методическое обеспечение разработки мобилизационного плана и осуществление мероприятий по подготовке к введению в административном районе нормированного снабжения населения продовольствием и товарами первой необходимости в условиях военного времени.

2.11. Систематический анализ готовности ТУКАР, предприятий и учреждений, отнесенных к сфере ведения административного района, к переводу на работу в условиях военного времени в установленные сроки.

2.12. Разработка и осуществление согласованных мероприятий при взаимодействии с органами военного управления, территориальными органами федеральных органов власти в Санкт-Петербурге и другими государственными учреждениями по вопросам обороны, мобилизационной подготовки, обеспечения проведения мобилизации и деятельности в условиях военного времени.

2.13. Планирование и проведение методических занятий, семинаров и лекций с должностными лицами, занимающимися мобилизационной работой (по кругу ведения). Разработка соответствующего обучающего материала.

2.14. Планирование, методическое обеспечение и проведение военно-экономических и мобилизационных учений (тренировок) ТУКАР, предприятий, организаций и учреждений Административного района по отработке мероприятий мобилизационного развертывания и переводу на работу в условиях военного времени.

2.15. Осуществление контроля за содержанием и реконструкцией запасного пункта управления, системы централизованного оповещения населения и проведение плановых проверок оперативно-технической готовности запасного пункта управления. Подготовка и представление в Администрацию Санкт-Петербурга отчетного материала по результатам проверки.

3.1. Осуществление правового регулирования мобилизационной подготовки ТУКАР и мобилизационной подготовки экономики административного района.

3.2. Организовывать и проводить проверки планирования и выполнения мероприятий по мобилизационной подготовке и гражданской обороне, а также полноты и качества разработки планов перевода на работу в условиях военного времени, мобилизационных планов (планов на расчетный год) и планов нормированного снабжения населения учреждений, предприятий и организаций, относящихся к сфере ведения ТУКАР.

3.3. Привлекать в установленном порядке к разработке мобилизационных документов руководителей и служащих (специалистов) структурных подразделений ТУКАР по соответствующим направлениям работы.

3.4. Представлять главе ТУКАР на основании проведенного анализа предложения по улучшению качества и эффективности работы по вопросам, определенным настоящей должностной инструкцией.

3.5. Организовывать и осуществлять взаимодействие с органами исполнительной власти и органами военного управления.

3.6. Принимать участие в подготовке и проведении обучающих мероприятий и совещаний по обсуждению вопросов, предусмотренных основной задачей и обязанностями.

Старший инспектор несет ответственность:

4.1. За надлежащее и своевременное выполнение возложенных на него обязанностей в соответствии с настоящей должностной инструкцией.

4.2. 3а соблюдение законности в использовании предоставленных ему прав.

4.3. За своевременную и качественную разработку документов и установленных отчетных форм.

4.4. За правильность определения степени секретности исполненных документов (материалов).

4.5. За соблюдение сохранности государственной тайны при работе с секретными и совершенно секретными документами.

Приложение N 13
к приказу главы
территориального управления
от 20.02.2002 N 30-п

1.1. Основной задачей заведующего копировально-множительным бюро отдела административных органов является обеспечение своевременного и качественного выполнения копировальных и множительных работ:

1.2. Заведующий копировально-множительным бюро подчиняется начальнику отдела.

1.3. Заведующий копировально-множительным бюро назначается и освобождается от должности приказом главы территориального управления по представлению начальника отдела.

1.4. Руководствуется в своей работе настоящей должностной инструкцией.

1.5. На должность заведующего копировально-множительного бюро назначается лицо со средним специальным образованием и стажем работы по делопроизводству не менее 1 года.

Заведующий копировально-множительным бюро обязан:

2.1. Обеспечивать своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ.

2.2. Организовывать прием служебной документации для копирования и размножения, учет поступления материалов от подразделений, расхода материалов и сдачу готовой продукции заказчикам.

2.3. Устанавливать очередность выполнения копировальных и множительных работ.

2.4. Определять потребность участка в оборудовании, материалах и обеспечивать составление заявок на их получение.

2.5. Принимать меры по совершенствованию организации труда, внедрению передовых приемов и методов работы с целью снижения затрат на производство, расхода материалов, улучшения использования оборудования и повышения производительности труда.

2.6. Обеспечивать сохранность принятой в работу документации, надлежащее состояние рабочего места, оборудования и его своевременного ремонта, соблюдение правил эксплуатации оборудования, техники безопасности.

2.7. Изучать причины, вызывающие брак при выполнении копировальных и множительных работ, и принимать меры по его предупреждению.

2.8. Вести "Журнал массовых заказов на тираж", "Журнал фиксации поступления факсов" и "Журнал потребления бумаги для выполнения копировальных работ".

2.9. Выполнять отдельные виды компьютерных и машинописных работ.

Заведующий копировально-множительным бюро имеет право:

3.1. Не принимать в печать материалы без визы руководителей территориального управления.

3.2. Не принимать к выполнению копировальные и множительные работы, не отвечающие техническим требованиям (нечеткие оригиналы и т.д.).

3.3. Вносить предложения по совершенствованию организации труда, внедрению передовых приемов и методов работы с целью снижения затрат на производство, снижения расхода материалов, улучшения использования оборудования и повышения производительности труда.

3.4. Требовать от подчиненных соблюдения правил эксплуатации оборудования, техники безопасности при выполнении копировальных и множительных работ.

Заведующий копировально-множительным бюро несет ответственность за:

- надлежащее выполнение обязанностей, возложенных на него настоящей инструкцией;

- соблюдение правил эксплуатации оборудования, техники безопасности при выполнении копировальных и множительных работ;

- сохранность оборудования и материалов;

- копирование документов посторонним лицам.

Приложение N 14
к приказу главы
территориального управления
от 20.02.2002 N 30-п

1.1. Основной задачей машинистки 1 категории является перепечатка служебных документов с оригинала.

1.2. Машинистка 1 категории подчиняется начальнику отдела.

1.3. Назначение и освобождение от должности проводится на основании приказа главы территориального управления.

1.4. Машинистка 1 категории руководствуется в своей работе настоящей должностной инструкцией.

1.5. На должность машинистки 1 категории назначаются лица, имеющие среднее образование и специальную подготовку.

Машинистка 1 категории обязана:

2.1. Выполнять машинописные и компьютерные работы, относящиеся к делопроизводству аппарата территориального управления.

2.2. Следить за состоянием компьютеров, соблюдать необходимые требования инструкции завода-изготовителя.

2.3. Вести "Журнал потребления бумаги машинописным бюро" и "Журнал использования бланков".

2.4. Соблюдать этические нормы, связанные со служебной перепиской.

Машинистка 1 категории имеет право:

3.1. Принимать материалы в печать только с разрешения и с визами соответствующих руководителей территориального управления.

3.2. Не принимать в печать небрежно подготовленные материалы, а также написанные карандашом или красными чернилами.

3.3. Докладывать руководству о всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции.

3.4. Вносить предложения по улучшению организации труда и качества машинописных работ.

Машинистка 1 категории несет ответственность за:

- надлежащее выполнение возложенных на нее обязанностей;

- печатание документов, не относящихся к должностным обязанностям;

- сохранность и правильное использование оборудования, материалов, бланков;

- разглашение сведений, содержащихся в документах.

Приложение N 15
к приказу главы
территориального управления
от 20.02.2002 N 30-п

1.1. Машинистка 1 категории подчиняется начальнику отдела.

1.2. Назначение и освобождение от должности проводится на основании приказа главы территориального управления.

1.3. Машинистка 1 категории руководствуется в своей работе настоящей инструкцией.

1.4. На должность машинистки 1 категории назначаются лица, имеющие среднее образование и специальную подготовку.

Машинистка 1 категории обязана:

2.1. Выполнять отдельные виды машинописных, компьютерных, множительных работ.

2.2. Организовывать справочно-информационную работу по документам.

2.3. Подготавливать по запросам подразделений территориального управления, граждан (по указанию главы территориального управления) копии его распоряжений (выписки из них).

2.4. Осуществлять рассылку документов и их доставку исполнителям.

Машинистка 1 категории имеет право:

3.1. Докладывать руководству о всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы.

Машинистка 1 категории несет ответственность за:

- надлежащее выполнение возложенных на нее обязанностей;

- сохранность и правильное использование оборудования и материалов;

- разглашение сведений, содержащихся в документах.

Текст документа сверен по:
рассылка