Рейтинг: 4.9/5.0 (1735 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Каждая компания, независимо от ее размеров и объемов деятельности, должна соблюдать деловую этику. Это не только говорит о ее юридической грамотности, но и подтверждает статус серьезного контрагента, который соблюдает все правила в бизнес-среде.Неотъемлемой частью взаимоотношений покупателей, продавцов и остальных участников рынка является сопроводительное письмо .
Отправляя документы по почте, Вы должны обязательно приложить к ним сопроводительное письмо. Некоторые фирмы, которые не хотят тратить лишнее время, могут возразить и сказать, что такого рода работа бессмысленна. Будут ли они правы? Конечно же, нет.
Роль сопроводительного письма к документамРоль сопроводительных писем в современной бизнес-культуре велика:
Составление сопроводительного письма не регламентировано нормативно-правовыми документами. поэтому единого образца не существует. Вы можете оформить сопроводительное письмо по примеру, указанному в конце статьи.
Данное письмо составляется в произвольной форме. однако нужно учесть некоторые моменты:
Если Вас интересует то, кто должен подписывать сопроводительное письмо. то тут существует несколько вариантов. Когда письмо отправляет директор вместе с коммерческим предложением о сотрудничестве, то, конечно же, он и должен подписать его. Ведь, по сути, переписка осуществляется между двумя руководителями.
Если же сопроводительное письмо составляет бухгалтер, чтобы отправить контрагентам первичные документы, то подписывать его должен только главбух. При этом в письме нужно указать, что документы предназначены для главного бухгалтера предприятия-контрагента.
В конце сопроводительного письма необходимо предоставить свои контактные данные. чтобы получатель корреспонденции смог связаться с Вами в случае возникновения вопросов по полученным документам.
Сопроводительное письмо к документам образецАлександр, | 8 Апрель, 2014
Я,предоставляю заказчику акты о выполненных работ, т.е. КС-2;кс-3.Заказчик эти документы не подписывает и не выставляет какие-либо претензий. Эти документы передавал без сопроводительного письма. Акт о монтаже оборудования заказчиком подписан, это говорит ,что заказчик принял выполненный объем.Как оформить юридически грамотно оформить сопроводительное письмо. С уважением. Александр.
АВ, | 27 Август, 2014
Если Вы хотите совместно с сопроводительным письмом выслать документы, необходимо указать каждый документ в отдельности в списке приложений, указать номер и дату каждого документа, количество экземпляров каждого документа. Кроме того, не забывайте, что помимо оригиналов, высылаемых стороне договора,и у Вас на руках должны остаться оригиналы
Арай, | 14 Октябрь, 2015
Здравствуйте. Прошу ответить на вопрос вначале излагаю суть дела. Мы отказываемся сотрудничать с банком. Они звонят и просят предоставить такие документы как решение приказ справка о всех действиях зарегистрированных юридических лиц с ЦОНа, сопроводительное письмо приказ о праве на 2 подпись на всех фин документах. как должно выглядеть сопроводительное письмо по Закону РК? Спасибо
Как взять кредит с плохой кредитной историей
Если вы оказались в ситуации, когда вам срочно нужны деньги, а ваша кредитная история.
Как взять кредит безработному
Взять кредит безработному бывает очень сложно, так как все коммерческие банки при оформлении договора, прежде всего, требуют справку о доходах.
Как взять кредит пенсионерам
Пенсионный возраст – совсем не преграда для активной и насыщенной событиями жизни.
Как взять кредит через интернет
Для многих людей интернет сегодня является самым настоящим образом жизни. Давно уже привычными стали заказы.
Сопроводительное письмо является вспомогательным документом к высылаемому резюме.
Если Вы направляете свое резюме в иностранную компанию с мировым именем (брендом), то требования к составлению сопроводительного достаточно высоки. Документ должен быть оформлен на отдельном листе; все реквизиты, к которым, в частности, относятся заголовок, дата составления, наименование и адрес получателя, подпись – проставлены в соответствии с правилами оформления деловых писем. Если информация направляется по электронной почте, то сопроводительное письмо, как и резюме, следует приложить в формате Word.
Как написатьСоставление сопроводительного письма осуществляется согласно общей структуре делового письма. Данный документ состоит из:
вступления, которое может включать заголовок письма, обращение к получателю, цель письма;
основной части, текст которой должен отражать основную суть сопроводительного письма;
заключения, которое содержит подпись отправителя (ФИО отправителя, его должность, подпись).
Что же писать в сопроводительном письме? Текст данного документа пишется в произвольной форме. Главная задача сопроводительного письма к резюме – вызвать интерес работодателя к своей кандидатуре, к коммерческому предложению – заинтересовать потенциального покупателя. Сопроводительные письма к договору и другим документам, в налоговую содержат опись передаваемых документов и инструкцию для получателя.
Образец коммерческого предложения на оказание услуг по ссылке .
К резюмев ответ на вашу вакансию «специалист по недвижимости», размещённую в газете «Кадры», высылаю своё резюме. Буду очень признателен, если Вы не оставите его без внимания.
С уважением,
Колесников Максим, телефон +7-985-23-56-89
Данное письмо составляется в произвольной форме, однако нужно учесть некоторые моменты:
Письмо должно быть напечатано на фирменном бланке.
В правом верхнем углу укажите, кому адресовано сопроводительное письмо.
В левом верхнем углу должен быть напечатан исходящий номер с датой составления письма.
Обязательно напишите то, для чего Вы отправляете документы контрагенту. Например, если Вы отправляете покупателю договор поставки, то укажите, что просите контрагента ознакомиться с его содержанием, а затем по почте прислать договор с печатью и подписью руководителя.
Кроме этого упомяните, что в случае несогласия с некоторыми пунктами, покупатель может составить протокол разногласий и отправить его в двух экземплярах.
Не забывайте о деловой этике, включая в письмо такие слова и словосочетания, как “уважаемый”, “просим Вас”, “с уважением”.
Заполняем «шапку» документа
Любой документ начинается с «шапки». Она расположена справа вверху и содержит информацию о том, кому и куда вы направляете документ.
Укажите полностью Фамилию, имя и отчество адресата, его должность и название компании.
Приветствие пишется на сантиметр ниже шапки и по центру листа. Для приветствия используется более крупный шрифт, нежели для шапки и основного текста.
Обычно приветствие начинается со слов: «Уважаемый…..». Всегда форма обращения к человеку должна быть официальной. Обращайтесь исключительно по имени отчеству и на «вы».
В тексте письма укажите, какой документ и зачем вы отправляете. Цель отправки должна быть понятна.
Если договор имеет номер и дату, это нужно указать в тексте.
В дополнительном тексте вы можете указать, на что нужно обратить внимание при работе с документом. Например, подписать до определенной даты.
Дополнительный текст размещается ниже основного текста на один сантиметр.
Пункт приложений размещается ниже дополнительного текста на один сантиметр. В блоке указывается, какой документ прилагается, какой объем документа в страницах.
К исполнительному листуСопроводительное письмо к оригиналу исполнительного листа в суд с указанием суммы перечисленной взыскателю
7 января 2014, просмотров: 26322, Раздел: Бизнес-статьи
Отсылая массу корреспонденции в течение дня, мы часто задаемся вопросом, как составить сопроводительное письмо к документам?
Сопроводительное письмо к документам – это деловое письмо, в котором описывается пакет документов, направляемых адресату. Исходя из этого, сопроводительное письмо к документам подтверждает факт отправки документации, дает ее перечень и инструкцию по обращению с ней, позволяет определить срок исполнения.
Составить сопроводительное письмо к документам необходимо на фирменном бланке, проставив исходящий регистрационный номер отправителя. Сам текст документа по смыслу делится на два основных блока: сообщение о направлении документов, просьба о своевременной реакции на него (ознакомлении, ответе, согласовании и т.п.).
Вступительная часть сопроводительного письма начинается со слов: «Представляем вам…», «Высылаем вам…» или «Направляем вам…» и продолжается словами «для подписания», «для ознакомления», «для согласования», «для заполнения» и т.д. Во второй части сопроводительное письмо к документам содержит информацию о том, что необходимо делать с прилагаемыми документами: «Прошу подписать. », «Прошу рассмотреть и направить…» и т.д.
Чтобы правильно составить сопроводительное письмо к документам. главное оформить надлежащим образом приложения, так как это является основным в такой корреспонденции. Для этого сопроводительное письмо к документам должно содержать их полный перечень с указанием количества экземпляров и листов в каждом из них. Название приложения указывается только в том случае, если оно не упоминалось в тексте письма. Если приложений несколько, они перечисляются после слова «Приложения:».
Если сопроводительное письмо к документам содержит большой перечень приложений, они оформляются на отдельном листе в качестве описи приложений, на которую идет ссылка с письма. Когда есть необходимость написать сопроводительное письмо к документам для нескольких адресатов, а приложение отправляется только одному из них, об этом тоже следует упомянуть в письме.
Существует еще несколько правил, как написать сопроводительное письмо к документам. Если письмо имеет приложения, на нем должна быть соответствующая отметка, а на каждом приложении сверху справа указывается, к какому сопроводительному письму оно относится. Подписывается письмо должностным лицом, которое имеет на это право. Но чтобы его потом не беспокоили по поводу уточнений, следует также указать имя и контакты исполнителя.
Также не рекомендуется указывать точный срок выполнения требований письма, если ваша организация не является вышестоящей контролирующей инстанцией. В практике делового общения на рассмотрение таких документов обычно дается месяц. Если вы ходите получить ответ раньше, лучше оформить его в форме просьбы.
Чтобы в дальнейшем сэкономить время, когда снова возникнет необходимость написать сопроводительное письмо к документам, рекомендуется разработать бланк такого письма и заполнять его по мере необходимости. Как видим, вопрос как оформить сопроводительное письмо к документам. не такой уж и сложный.
Сопроводительное письмо образец:
В ответ на Ваш запрос, предоставляем подтверждающие документы по произведенным материальным затратам по договору поставки товара № 11 от 10 июня 2014 года «на выполнение полного комплекса строительно-монтажных работ по строительству Объекта по адресу: Московская область, г. Сергиев-Посад».
Приложение (все документы в копиях):
Полный текст сопроводительного письма в прикрепленном документе.
Часто бухгалтерия сдает в канцелярию счета-фактуры, акты и товарные накладные без сопроводительного письма. И это неправильно. Объясню почему.
Информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции:
— подтверждает факт отправки;
— предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;
— благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.
Сам факт регистрации входящих/исходящих документов особенно важен и может иметь далеко идущие последствия. Например, очень многие договоры содержат следующую формулировку:
7.1 Заказчик в течение пяти календарных дней с момента получения акта сдачи-приемки услуг обязан рассмотреть и подписать его или представить Исполнителю письменный мотивированный отказ от его подписания.
7.2. Если по истечении указанного срока Заказчик не подписал акт сдачи-приемки услуг и не представил Исполнителю мотивированный отказ от его подписания, то услуги считаются принятыми Заказчиком в полном объеме.
Значит, может получиться так, что имея замечания к контрагенту, с которым заключен договор, по факту оказанных услуг (выполненных работ), ваша организация не подписывает представленный им акт оказанных услуг (выполненных работ), а направляет ему мотивированное заключение, которое пересылается по почте и обязательно должно быть доставлено контрагенту, т.к. в противном случае в соответствии с условиями договора работы (услуги) будут считаться выполненными (оказанными). Очевидно, что ответственность за своевременную подготовку и передачу в канцелярию самого мотивированного заключения лежит на ответственном исполнителе, а вот организация своевременной передачи документов в почтовое отделение и отслеживание факта их доставки – задача канцелярии. И уже не требует объяснения тот факт, что фиксация своевременной отправки и контроль получения документов контрагентом может существенно защитить интересы вашей организации в суде в случае возникновения спорных вопросов с контрагентом.
Подготовленные сопроводительные письма регистрируются в канцелярии в установленном порядке и готовятся для отправки через почтовое отделение связи. Вся исходящая документация пакетируется, при этом особо следует проследить за тем, чтобы каждый конверт содержал именно то письмо (документацию), которое следует доставить по адресу, указанному на конверте. Иногда из-за невнимательности сотрудников канцелярии в конверт вкладывается совершенно другое письмо (документация), которое адресовано другому контрагенту, а иногда не вкладывается вовсе. Такая невнимательность может впоследствии грозить судом. При этом и сами журналы регистрации исходящей документации нередко рассматриваются в суде в качестве доказательств. Поэтому сотруднику канцелярии или секретарю нужно быть всегда внимательным и собранным.
Я в свою практику ввела следующее: при отправке заказных писем, я оформляю еще и уведомление. В уведомлении пишу номер исходящего письма и название компании. Очень удобно! Так как при получении сотрудник расписывается в уведомлении, а это является доказательство.
Основа сопроводительного письма – перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:
Первая часть обычно так и начинается:
Далее можно указать цель направления документов: «для согласования». «для ознакомления». «для подписания». «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.
Вторая часть может содержать следующие слова:
Реквизит «Приложение» оформляется согласно ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Подписывает сопроводительное письмо то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер). Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер.
Сопроводительное письмо становится ненужным, как только исполнитель берет в руки его приложения и убеждается в их полной комплектности. С этой минуты работа будет идти над ними, а на письме следует поставить отметку об исполнении и поместить его в дело.
Часто возникает вопрос о том, как хранить сопроводительные письма и приложения к ним: отдельно или вместе? Обычно приложение к письму помещается в специальное, отведенное именно для этого рода документов дело. Для сопроводительных писем в нем места нет: акты выполненных работ, счета-фактуры, договоры и многие другие документы хранятся отдельно и зачастую в течение разного времени.
Этот момент следует учитывать при составлении номенклатуры дел. Некоторые компании (с малым объемом документооборота) создают одно дело «Сопроводительные письма» и помещают в него вообще все письма этого рода, независимо от того, что было к ним приложено. Другим приходится создавать несколько дел по сопроводительным письмам и помещать их в номенклатуры дел структурных подразделений. Тогда, например, присланный договор пойдет в дело «Договоры оказания услуг», а сопроводительное письмо к нему – в дело «Сопроводительные письма к договорам по основной деятельности».
Бывает и так, что письмо остается в компании на хранении, а приложение – нет. Это касается, например, проектов документов. Проект положения еще не является документом и наверняка не раз будет подвергнут исправлениям, хранить его не обязательно.
Как видим, ничего сложного в составлении сопроводительного письма нет, зато само оно может сберечь не только ваши документы, но и время.
Небольшая сложность, как обычно, может наступить при внедрении в компании правила составлять и сдавать на отправку вместе с пакетом документов должным образом оформленное сопроводительное письмо. Но эта проблема решается довольно просто путем установления данного правила в локальном нормативном акте. А пользу от него переоценить трудно.
Еще интересное по теме:
Образец №1. Сопроводительное письмо к документам.
Чтобы скачать образец письма в формате Word, нажмите на ссылку.
Образец №2. Сопроводительное письмо к резюме специалиста в сфере недвижимости.
В настоящее время я ищу работу в сфере недвижимости. Так как у Вас открыта вакансия по данному направлению, прошу рассмотреть моё резюме. Со своей стороны, могу предложить многолетний опыт работы в качестве риелтора. Наиболее развернуто опыт работы изложен в резюме, приложенное к данному письму. Буду признателен за обратную связь независимо от принятого решения относительно моей кандидатуры.
С уважением, Сергей Иванов.
Образец №3. Сопроводительное письмо к резюме менеджера по продажам.
Уважаемый Сергей Александрович,
Меня заинтересовала вакансия менеджера по продажам, открытая в Вашей компании. Направляю Вам своё резюме. Буду очень признателен, если Вы не оставите его без внимания. Готов ответить на все дополнительные вопросы и предоставить необходимые рекомендации.
С уважением, Виталий Петров.
Образец №4. Сопроводительное письмо к резюме секретаря-референта.
Прошу рассмотреть моё резюме на вакансию секретарь-рефере нт. Мой опыт работы соответствует требованиям вашей вакансии. Я в совершенстве владею английским языком. Готова предоставить рекомендации с предыдущего места работы. Буду рада получить от Вас приглашение на собеседование.
С уважением, Светлана Степанова.
Кузьма1 13 Авг 2009
Работа, предусмотренная договором выполения проектных работ, была выполнена, копия разрешения отданы Заказчику «13» марта 2009 года, вместе актом выполненных работ, счет-фактурой, и счетом на оплату данных работ.
Заказчик работы не оплатил, идет суд. Ответчик отрицает, что ему передавались результаты работ.
Единственным доказательством является экземпляр письма, с штампом Вход. номера и росписью (выидимо секретаря). Ответчик отрицает.
Вопрос собственно что делать, выхода нет?
Единственным доказательством является экземпляр письма, с штампом Вход. номера и росписью (выидимо секретаря)
какова суть письма?
что вы под этим имели ввиду? копию соласованного проекта?
Акт. сч.-фак, сч. просто так передели, без сопроводительного?
Что в договоре написано про сдачу-приемку работ?
Alex001 13 Авг 2009
Знаете как зовут подписавшего?
Если да - ходатайствуйте о направлении ответчику судебного запроса о наличии на момент принятия товарища в штате, если не является в заседания. либо спрашивайте в процессе. Либо просите об истребовании книги по учету входящей документации за период.
Кузьма1 13 Авг 2009
что вы под этим имели ввиду? копию соласованного проекта?
Акт. сч.-фак, сч. просто так передели, без сопроводительного?
Что в договоре написано про сдачу-приемку работ?
Это и было сопроводительное письмо. вот его текст:
"На основании договора №110/68 от 17.04.2006 г. с ООО _________», ЗАО «_________» выполнила работу, предусмотренную данным договором, а именно, разработку нормативов ПДВ, включение Заказчика (комплекс автосервиса в г. ______) в «Сводный расчёт загрязнения атмосферного воздуха выбросами промышленных предприятий и автотранспорта города Таштагола с целью нормирования выбросов». Были получены разрешение на выброс загрязняющих веществ в атмосферу стационарными источниками загрязнения № 30/атмТашД от 11.03.2009 г. (копия прилагается). Подлинник разрешения, будет Вам выдан после полной оплаты работы по вышеуказанному договору.
Направляем Вам Акт выполненных работ, счет-фактуру и счет на оплату данных работ, на подпись. Один экземпляр Акта выполненных работ вернуть в наш адрес.
В соответствии с п.п. 3.1. и 3.2. договора Заказчик обязан в течение 10-ти календарных дней со дня получения подписанного Исполнителем «Акта выполненных работ» и материалов по выполненной Работе обязан вернуть Исполнителю подписанные Заказчиком экземпляр акта и материалы или мотивированный отказ от приемки Работы. В случае непредставления Заказчиком в указанный срок подписанного акта приемки-сдачи Работы или мотивированного отказа, Работа считается принятой и подлежащей оплате.
Приложения:
1) Акт выполненных работ №000031 от 25 февраля 2008 года. (2 экз.)
2) Счет-фактура № 00031 от 25 февраля 2008 года.
3) Счет №44 от 25 февраля 2008 года.
4) Копия разрешения на выброс загрязняющих веществ в атмосферу стационарными источниками загрязнения № 30/атмТашД от 11.03.2009 г.
Знаете как зовут подписавшего?
Подпись без расшифровки.
Есть образцы таких ходатайств? Их надо заблаговременно направлять ответчику?
Унифицированной формы сопроводительного письма к документам не существует, но обычаи делового оборота и правила делопроизводства предугадывают соблюдение определенных нормативов. тут собраны и разбиты на темы все советы. беря во внимание всё это, могу предложить вариант направляем вам письмо генерального директора о сроках предоставления квартальной отчетности.
Бухгалтерия сдает в канцелярию счета-фактуры, акты и товарные затратные без. 
Авансовый отчет бланк авансовый отчет эталон бланк авансовый отчет по командировке. Подписывается два экземпляра, а печать по необходимости ставится только на первом экземпляре.
Бухгалтерский учет для агентства недвижимости бухгалтерский учет для турфирмы и. Сопроводительное письмо не хранится само по для себя, а только совместно с приложениями. Есть ли нормативные акты, в которых обсуждены правила отправки бухгалтерских документов по почте в посторонние организации? В нем изложены правила дизайна отметки о наличии приложений и обозначено, что при оформлении приложений к распорядительным документам, приложения нумеруются.
Бесплатно скачать образец сопроводительного письма бланкСопроводительное письмо употребляется для отправки документов, не. потому в данном случае нужно представить полный пакет документов с надлежащими ценами, а в сопроводительном письме написать просим вас согласовать контракт. В левом верхнем углу должен быть написан исходящий номер с датой составления письма. Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, но.
Вы сможете именовать конкретно в тексте письма отправляемые документы, тогда в отметке просто указывают количество листов и экземпляров. Как отыскать общий язык сначальством иколлегами? Наличие сопроводительного письма позволит получателю оперативно обработать поступившую корреспонденцию и, при необходимости, дать ответ в кратчайшие сроки. Всегда проставляется отметка о наличии приложений под главным текстом письма (смотрите на образчике). Я являюсь кабинет-менеджером и делопроизводителем в одном лице, отправка почты является одной из моих обязательств. Реквизиты нашего нового счета лс000000004 в кб. Он поможет нам найти, какие непрофильные вопросы вам могут быть увлекательны. другими словами, гарантийное письмо является методом обеспечения выполнения обязательства стороной сделки.
