Руководства, Инструкции, Бланки

Образец Приказа На Расход Топлива В Организации Легкового Автомобиля img-1

Образец Приказа На Расход Топлива В Организации Легкового Автомобиля

Рейтинг: 4.2/5.0 (1700 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Путевые листы: оформление и порядок списания ГСМ

Путевые листы: оформление и порядок списания ГСМ

Путевые листы: оформление и порядок списания ГСМ

Расход бензина водитель организации при выполнении им служебных заданий подтверждает путевым листом, согласно которому производится списание выданного в подотчет израсходованного бензина (талонов на бензин). Безусловно, важно правильно заполнить данный документ, поскольку он является первичным учетным документом не только в бухгалтерском, но и налоговом учете. В статье рассматривается, как согласно нормам законодательства следует заполнять путевые листы легковых автомобилей, какие типичные ошибки встречаются при их оформлении и как на основании этого документа списать бензин бухгалтеру.

Заполнение путевых листов в бухгалтерском учете в рамках уставной и приносящей доход деятельности - подтверждение правомерности списания горюче-смазочных материалов (ГСМ). В налоговом учете, который осуществляется по приносящей доход деятельности, путевые листы подтверждают включение в состав расходов затрат по горюче-смазочным материалам при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

Согласно п. 1 ст. 9 Закона N 129-ФЗ*(1) все хозяйственные операции в бухгалтерском учете оформляются первичными учетными документами. Для того чтобы документ был принят к учету в качестве подтверждения совершения хозяйственной операции, он должен быть составлен по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ). Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте“ (далее - Постановление N 78) утверждена форма путевого листа. Однако она разработана для автомобильных организаций. В связи с этим у бухгалтеров бюджетных учреждений часто возникает вопрос: должны ли они использовать форму путевого листа, приведенную в данном постановлении, или им следует разработать свою?

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ в Письме от 03.02.2006 N 03-03-04/2/23 (далее - Письмо N 03-03-04/2/23) разъяснил, что форма путевых листов, утвержденная Постановлением N 78, распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных, автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер только для автотранспортных организаций.

Остальные организации, в том числе и бюджетные, могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде оплаты горюче-смазочных материалов, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ, а именно:

а) наименование документа;

б) дата его составления;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Как показывает практика, бюджетные учреждения используют форму путевого листа, утвержденную Постановлением N 78, так как она содержит информацию, необходимую для списания израсходованных ГСМ. Использование установленной данным постановлением формы путевого листа целесообразно еще и потому, что она привычна и не вызывает дополнительных вопросов у органов ГИБДД при проверке. Ведь путевой лист удостоверяет принадлежность транспортного средства юридическому лицу, осуществляющему перевозки, а также дает водителю право на выезд автомобиля из гаража (места стоянки) на дороги общего пользования для выполнения задания.

Ошибки оформления путевых листов

Прежде чем рассмотреть типичные ошибки при заполнении путевых листов, ответим на актуальный и часто задаваемый бухгалтерами вопрос: можно ли выдавать путевой лист не на каждый день, а на более длительный срок, например на неделю? Следует обратиться к Письму N 03-03-04/2/23, согласно которому, в случае если еженедельное (ежемесячное) составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода горюче-смазочных материалов, путевой лист может составляться на этот срок. Правильно оформленный путевой лист, даже если он составлен на неделю (месяц), также подтверждает расходы налогоплательщика на ГСМ. Заметим, что данное в письме разъяснение касается налогового учета. Относительно заполнения путевых листов в рамках уставной деятельности бюджетных учреждений Минфин не дал рекомендаций.

Вместе с тем ответ на поставленный вопрос будет неполным, если не учитывать мнение Росстата, представленное в Письме от 03.02.2005 N ИУ-03-22/257. В соответствии с этим письмом путевой лист выдается только на один день или смену. На более длительный срок он выдается в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Таким образом, во избежание конфликтных ситуаций с контролирующими органами рекомендуем составлять путевой лист ежедневно.

В путевом листе должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, на балансе которой числится автомобиль. Необходимым условием оформления этого документа (впрочем, как и любого первичного документа) является заполнение всех соответствующих деятельности организации строк формы, что позволяет отразить множество важных сведений. Например, время выезда и возвращения имеет непосредственную связь с подтверждением продолжительности работы водителя, пункты назначения по маршрутам следования позволяют обосновать производственный характер поездки и подтвердить показания счетчика.

Заполнение раздела “Движение горючего“

Особое внимание следует обращать на оформление раздела “Движение горючего“. Он заполняется исходя из фактических затрат, показателей приборов и нормы расхода бензина на 100 км. пробега.

Если водитель приобрел бензин за наличные денежные средства, выданные ему в подотчет, то количество приобретенных ГСМ, отраженное по графе “Выдано по заправочному листу N путевого листа, должно соответствовать их количеству, указанному в контрольно-кассовых чеках, приложенных к авансовому отчету водителя и подтверждающих заправку автомобиля бензином в этот день.

Нередко при определении расхода бензина по норме и фактически бухгалтеры прибегают к правилам округления. Это неверно. Так, если при подсчете по норме и фактически было израсходовано 4,5 или 6,12 литра, в путевом листе следует указывать именно эти цифры, а не 5 и 6 литров. В данном случае округление приводит к искажению действительного расхода бензина. Применение правил округления, по мнению автора, может быть допустимо только при списании расхода бензина за месяц, а не по каждому путевому листу.

Расход бензина списывается на основании данных путевых листов. При его списании проверке подлежат обоснованность пробега, расчет расхода. При заполнении графы “Расход по норме“ следует руководствоваться Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте N Р3112194-0366-03*(2), утвержденными Минтрансом РФ, Департаментом автотранспорта, Федеральным государственным унитарным предприятием “Государственный научно-исследовательский институт“ (далее - Нормы расхода топлива и смазочных материалов). Данный документ применяется всеми организациями любой формы собственности. Для каждой марки автомобиля им установлена базовая норма расхода топлива исходя из расчета на 100 км пробега, утверждены надбавки к нормам расхода топлива при эксплуатации автомобиля в зимнее время и езде в горной местности, по дорогам со сложным планом и закруглениями, по городу (поселкам городского типа) при наличии светофоров и знаков дорожного движения.

По надбавкам Нормами расхода топлива и смазочных материалов установлено только их предельное значение, поэтому каждое учреждение самостоятельно должно определить размер соответствующей надбавки, который закрепляется в приказе руководителя. Контролирующие органы при проверке правильности указания норм расхода топлива в путевом листе сверяют их с нормами, утвержденными этим приказом.

Согласно Нормам расхода топлива и смазочных материалов организации вправе применять надбавки, увеличивающие норматив расхода топлива, с учетом следующих обстоятельств:

1) времени года. Норма расхода топлива и смазочных средств в зимнее время увеличивается с 5 до 20%. В Приложении N 2 к Нормам расхода топлива и смазочных материалов установлена предельная величина зимних надбавок по каждому региону, а также указано, в каком регионе какие месяцы считаются зимними. Исходя из Приложения N 2 к названным нормам по учреждению издается приказ, устанавливающий размер нормы, применяемый в организации в зимнее время. Она может быть ниже или равна предельной. Например, организация во Владимирской области может установить зимнюю надбавку в размере, не превышающем 10% нормы расхода топлива по соответствующему транспортному средству;

2) работы автотранспорта на дорогах общего пользования (I, II и III категорий) со сложным планом, вне пределов городов и пригородных зон, где в среднем на 1 км пути имеется более пяти закруглений (поворотов) радиусом менее 40 м (то есть на 100 км пути не менее 500). В этом случае размер надбавки не может превышать 10%;

3) работы автотранспорта в городах с определенной плотностью населения. Чем выше плотность населения, тем больше надбавка к норме расхода топлива. Так, если плотность населения превышает 3 млн. человек, размер надбавки, которую может установить организация, составляет до 25%, от 1 до 3 млн. человек - до 20% и т.д. Причем в случае, когда автотранспорт эксплуатируется в пригородной зоне вне границы города, поправочные (городские) коэффициенты не применяются;

4) обкатки новых автомобилей. При пробеге первой тысячи километров новыми автомобилями (обкатке) и автомобилями, вышедшими из капитального ремонта, а также при централизованном перегоне таких автомобилей своим ходом в одиночном состоянии предполагается надбавка в размере до 10%; при перегоне автомобилей в спаренном состоянии - до 15%, в строенном - до 20%.

Кроме этого, в ряде случаев норма расхода топлива может снижаться, например, при работе на дорогах общего пользования I, II и III категорий за пределами пригородной зоны на равнинной слабохолмистой местности (высота над уровнем моря до 300 м). В этом случае она может быть уменьшена не более чем на 15%.

Часто необходимо применить одновременно несколько надбавок (зимнюю, при езде по городу с соответствующей плотностью населения, в связи с обкаткой автомобиля и т.д.). В этом случае норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы или разности этих надбавок.

Бухгалтеры при определении норм сталкиваются со следующей проблемой: какую норму расхода топлива установить для автомобиля, если она не утверждена ни одним из нормативных актов? Нормами расхода топлива и смазочных материалов предусмотрено, что в отношении новых моделей, марок и модификаций автомобильной техники, для которых Минтрансом не утверждены базовые нормы расхода топлива, руководители местных администраций регионов и предприятий вправе вводить в действие временные нормы, разработанные НИИАТ в установленном порядке (по индивидуальным заявкам организаций), действующие до их утверждения Минтрансом при переутверждении или дополнении данного руководящего документа. Таким образом, организации следует обратиться в НИИАТ, чтобы тот, в свою очередь, утвердил норму расхода топлива для данной марки автомобиля.

Как правило, показатели в графах “Расход по норме“ и “Расход фактически“ равны. В случае если расход по норме превышает расход фактический, списание бензина производится по фактическому расходованию бензина. Если расход фактический превышает расход бензина по норме, то бензин списывается по норме.

Заполнение обратной стороны путевого листа

На практике встречается также следующее нарушение правил заполнения путевых листов: при использовании автомобиля руководителем учреждения на обратной стороне путевого листа в графе “Подпись лица, пользовавшегося автомобилем“ ставится факсимильное воспроизведение его подписи. Это недопустимо, поскольку путевой лист является первичным учетным документом, в котором согласно ст. 9 Закона N 129-ФЗ должна быть личная подпись лица, пользующегося автотранспортом, а не факсимильное ее воспроизведение.

Также нередко лицо, эксплуатирующее автомобиль в течение дня, ставит свою подпись не в каждой строке, в которой указаны место отправления и назначения, время выезда и возвращения, а одну внизу путевого листа, предполагая, что тем самым подтвердил использование автомобиля в течение этого дня по нескольким направлениям. Однако контролирующие органы при проверке признают это нарушением.

Кроме того, учреждения часто не указывают на оборотной стороне путевого листа конкретные пункты назначения, а делают запись: “Поездки по городу“ или “Езда по городу“. Контролирующие органы также при проверке путевых листов укажут на это нарушение, поскольку отсутствие данных о маршруте следования не позволяет судить о том, была ли автомашина использована именно в служебных целях. Эта информация является обязательной, поскольку отражает содержание хозяйственной операции. Поэтому такие записи в путевом листе, как “поездки по городу“, “езда по городу“ или “по заданию организации“, не подтверждают производственный характер расходов учреждения (Письмо Минфина РФ от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129).

Отметка о прохождении водителем медосмотра

Перед выездом водитель должен пройти медосмотр. Из письма Минздрава РФ и Минтранса РФ от 21.08.2003 N 2510/9468-03-32 “О предрейсовых медицинских осмотрах водителей транспортных средств“ (далее - Письмо N 2510/9468-03-32) следует, что в каждой организации, имеющей автотранспорт, необходимо организовать и в обязательном порядке проводить предрейсовые медицинские осмотры водителей автотранспортных средств. Статьей 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ “О безопасности дорожного движения“ установлено, что все юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны организовать проведение предрейсовых медицинских осмотров водителей. Результаты такого осмотра в обязательном порядке вносятся в журнал (Письмо N 2510/9468-03-32). Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью организации или учреждения здравоохранения. В нем записываются фамилия, имя, отчество, возраст, место работы водителя, дата и время проведения осмотра, заключение, принятые меры, фамилия и инициалы медицинского работника. Только после осмотра водителя и при отсутствии жалоб, объективных признаков заболеваний, нарушений функционального состояния организма, признаков употребления спиртных напитков, наркотических и других психоактивных веществ, нарушений режима труда и отдыха водитель допускается к работе, на путевой лист ставится штамп, в котором указывается дата и точное время прохождения медицинского осмотра, фамилия, инициалы и подпись медицинского работника, проводившего обследование.

Штамп не ставится в случаях выявления симптомов заболевания, нахождения водителя в нетрезвом состоянии.

При этом все результаты предрейсового осмотра должны быть зафиксированы в журнале осмотров.

Согласно п. 1.4 Типового положения, приведенного в Письме N 2510/9468-03-32, предрейсовые медосмотры проводятся только персоналом, имеющим соответствующий сертификат, а также медицинским учреждением при наличии лицензии. Данный порядок основывается на требованиях Приказа Минздрава РФ N 238*(3), в котором предрейсовый медицинский осмотр рассматривается как вид медицинской деятельности, подлежащий обязательному лицензированию в соответствии с нормами Закона N 128-ФЗ*(4) и Постановления N 499*(5).

Медосмотр в данном случае как вид медицинской деятельности подлежит лицензированию и может проводиться медицинскими учреждениями или медицинским персоналом, имеющим соответствующий сертификат. Эта позиция также подтверждается и судебной практикой (Постановление ФАС УО от 01.08.2005 N Ф09-3196/05-С7). Поэтому если медицинское учреждение, в котором работает водитель, имеет лицензию на осуществление указанного вида медицинской деятельности, то провести предрейсовый медицинский осмотр работника смогут специалисты данного учреждения. В противном случае один из медработников учреждения должен получить соответствующий сертификат.

Отсутствие штампа о прохождении предрейсового осмотра может быть квалифицировано контролирующими органами как нарушение законодательства об охране труда и повлечь на основании ст. 5.27 КоАП РФ наложение на должностных лиц штрафа в размере от 1 000 до 5 000 руб.

Внесение исправлений в путевые листы

Поскольку путевой лист является первичным учетным документом, при внесении в него исправлений следует руководствоваться п. 5 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ. Из него следует, что за исключением кассовых и банковских документов допускается вносить изменения в остальные первичные учетные документы, но лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. Поэтому исправление нормы расхода бензина должно быть подтверждено подписью водителя и механика (или иного уполномоченного лица).

Порядок списания горюче-смазочных материалов

Списание ГСМ бухгалтерия производит ежемесячно. На практике представление путевых листов в бухгалтерию может быть организовано по-разному. Например, ответственное лицо, регистрирующее выезд автомобилей из гаражей и въезд в них, выдачу ГСМ (денежных средств на приобретение ГСМ, талонов на бензин), представляет заполненные должным образом путевые листы в бухгалтерию организации в зависимости от установленного порядка документооборота (ежедневно, еженедельно либо в конце месяца за месяц). После того как бухгалтер получил путевые листы, он проверяет правильность их оформления и производит списание израсходованного водителем бензина.

Для списания ГСМ бухгалтер использует следующие документы:

- авансовые отчеты, в случае если бензин приобретался за наличные денежные средства; если же заправка автомобиля производилась по талонам - Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) (п. 97 Инструкции N 25н*(6));

- приказы руководителя учреждения, утверждающие:

а) месячный лимит километража пробега автомобиля*(7);

б) норму расхода топлива в зависимости от марки, модели и модификации автомобиля;

в) размер надбавок к норме расхода топлива в соответствии с Нормами расхода топлива и смазочных материалов;

г) зимний и летний периоды в соответствии с районом, в котором эксплуатируется автомобиль;

д) направление работника в командировку на служебном автомобиле;

- Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230) (при списании масел, тормозных жидкостей, тосола и т.д.).

Первоначально бухгалтер проверяет правильность заполнения всех реквизитов путевого листа. Как следует оформлять данный документ и какие ошибки допускаются при его заполнении, мы рассказывали выше. После того как проверено заполнение путевых листов, бухгалтер сопоставляет сведения, указанные в этих документах, с данными, содержащимися в других документах - приказах руководителя организации. В частности, проверяется:

1. Не превышен ли лимит километража пробега автомобиля за месяц. С целью рационального и эффективного использования бюджетных ассигнований и средств, полученных в рамках приносящей доход деятельности, в организации приказом руководителя может быть установлен месячный лимит пробега по каждому автомобилю. Списание ГСМ производится по норме и в пределах установленного лимита месячного пробега автомобиля. В случае превышения установленного лимита без уважительной причины, которой может быть, например, командировка, подтвержденная документально, бухгалтер при расчете расхода бензина использует лимит. При этом следует учитывать, что в данном случае одного приказа на направление работника в командировку на служебном автомобиле будет недостаточно, необходима еще виза руководителя, свидетельствующая о том, что он не против превышения лимита километража данного автомобиля.

2. Соответствие применяемых надбавок к нормам расхода топлива, утвержденным приказом (приказами) руководителя, тем, которые использовались при расчете нормативного расхода топлива.

Далее расчетным путем определяется нормативный расход топлива по данному автомобилю с учетом проделанного километража.

Согласно Нормам расхода топлива и смазочных материалов нормативное значение расхода топлива для легковых автомобилей рассчитывается по следующей формуле:

Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 х D),

Qн - нормативный расход топлива, л;

Hs - базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км;

S - пробег автомобиля, км;

D - поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.

Приведем пример расчета нормативного расхода топлива.

Согласно путевому листу автомобиль ГАЗ-3110 (двигатель ЗМЗ-4026.10), по которому базовая норма расхода топлива составляет 13,0 л/100 км, проехал 332 км, из них:

- 154 - по области.

Автомобиль эксплуатировался в зимнее время. Согласно приказам руководителя организации применяются следующие надбавки:

- за эксплуатацию автомобиля в зимнее время - 10%;

- за эксплуатацию автомобиля в городе с плотностью населения 1,5 млн. чел. - 10%.

Нормативный расход топлива составит:

- по городу - 27,77 л (0,01 х 13 х 178 км х (1 + 0,01 х 20%);

- по области - 22,02 л (0,01 х 13 х 154 л х (1 + 0,01 х 10%).

Таким образом, по путевому листу было израсходовано 49,79 л бензина.

Данные по нормативному расходованию бензина суммируются по всем путевым листам, и списание бензина производится на общую сумму.

Если согласно путевому листу автомобиль следовал из одного населенного пункта в другой, рекомендуем проверить, правильно ли указано расстояние между ними, воспользовавшись соответствующим справочником.

В бухгалтерском учете списание ГСМ в рамках уставной деятельности отражается так:

Дебет счета 1 401 01 272 “Расходование материальных запасов“
Кредит счета 1 105 03 440 “Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов“
В рамках приносящей доход деятельности делается следующая запись:

Дебет счета 2 106 04 340 “Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)“
Кредит счета 2 105 03 440 “Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов“
Хотелось бы обратить внимание читателей на то, что списание смазочных средств, а именно масел, тормозных жидкостей, тосола и др. происходит также по установленной норме. Исходя из Приложения N 1 к Нормам расхода топлива и смазочных материалов нормы эксплуатационного расхода смазочных средств (с учетом замены и текущих дозаправок) установлены из расчета на 100 л от общего расхода топлива, рассчитанного по нормам для данного автомобиля, причем нормы расхода масел установлены в литрах, нормы расхода смазок - в килограммах.

Нормы расхода масел увеличиваются до 20% для автомобилей после капитального ремонта и находящихся в эксплуатации более пяти лет.

Расход смазочных материалов при капитальном ремонте агрегатов автомобилей устанавливается в количестве, равном одной заправочной емкости системы смазки данного агрегата. Расход тормозных, охлаждающих и других рабочих жидкостей определяется в количестве и объеме заправок и дозаправок на один автомобиль в соответствии с рекомендациями заводов-изготовителей, инструкциями по эксплуатации и т.п.

В таблице названного нами выше приложения приведены предельные значения норм эксплуатационного расхода смазочных материалов.

Налоговый учет приобретения ГСМ

Бюджетные учреждения эксплуатируют автомобиль не только в рамках уставной, но и приносящей доход деятельности, при этом возникает вопрос о признании в целях обложения налогом на прибыль затрат по приобретению ГСМ за счет средств, полученных в рамках ведения предпринимательской деятельности.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами организации, принимаемыми в целях налогообложения, признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. При этом под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

В соответствии с пп. 5 п. 1 ст. 254 и пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ затраты налогоплательщика на приобретение ГСМ для обеспечения работы автомобилей в целях налогообложения прибыли могут быть отнесены в пределах фактически понесенных затрат на расходы при исчислении базы по налогу на прибыль.

Бухгалтеры часто задают вопрос: какими нормами расхода топлива в рамках приносящей доход деятельности следует руководствоваться при отнесении данного вида затрат на расходы при исчислении налога на прибыль? Налоговый кодекс, в частности пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ, не содержит положений, позволяющих сделать вывод о том, что затраты на топливо нормируются. Следовательно, организация в рамках приносящей доход деятельности вправе принимать к учету расходы по горюче-смазочным материалам в полном объеме, при условии если они были осуществлены в рамках данной деятельности. Таким образом, норма расходования топлива на 100 км. пробега в рамках приносящей доход деятельности может быть установлена выше общепринятой. Однако для того чтобы избежать конфликтов с проверяющими органами, а также в целях устранения расхождений между уставной и приносящей доход деятельностью, рекомендуем пользоваться общепринятыми нормами расхода топлива.

зам. главного редактора журнала
“Бюджетные организации:

бухгалтерский учет и налогообложение“

“Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение“, N 9, сентябрь 2007 г.

*(2) Действуют до 01.01.2008.

*(3) Приказ Министерства здравоохранения РФ от 26.07.2002 N 238 “Об организации лицензирования медицинской деятельности“.

*(4) Федеральный закон от 08.08.2001 N 128-ФЗ “О лицензировании отдельных видов деятельности“.

*(5) Постановление Правительства РФ от 04.07.2002 N 499 “Об утверждении Положения о лицензировании медицинской деятельности“.

*(6) Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина РФ от 10.02.2005 N 25н.

*(7) С целью рационального и эффективного использования бюджетных ассигнований и средств, полученных в рамках приносящей доход деятельности, в организации приказом руководителя может быть установлен месячный лимит пробега по каждому автомобилю.

ВНИМАНИЕ! Сообщения на сайте не проходят предварительную модерацию.
Если вы являетесь автором какого-либо материала - пишите на ящик ruman988@yandex.ru для восстановления законности!

Видео

Другие статьи

Образец приказа на расход топлива в организации легкового автомобиля

"Бюджетные учреждения здравоохранения:

бухгалтерский учет и налогообложение", 2008, N 12

ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ПУТЕВЫХ ЛИСТОВ

Практически во всех учреждениях здравоохранения на балансе числится автотранспорт. В процессе его эксплуатации приходится оформлять путевые листы, которые не только служат основанием для списания расходов по ГСМ, но и в целом подтверждают экономическую обоснованность и производственную направленность всех затрат, связанных с использованием автотранспорта. Поэтому важно правильно заполнить этот документ. В течение 2008 г. изданы два нормативных акта, регулирующие порядок заполнения путевых листов и списания горюче-смазочных материалов. Ознакомиться с ними будет интересно и учреждениям здравоохранения.

Требования к заполнению обязательных реквизитов путевого листа

На 21 октября 2008 г. приходится начало действия Приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов" (далее - Приказ N 152). Данный документ должны применять юридические лица, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы, трамваи.

В разд. II Приказа N 152 перечислены реквизиты, обязательные для заполнения при оформлении путевого листа:

- наименование и номер путевого листа;

- сведения о сроке действия путевого листа;

- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

- сведения о транспортном средстве;

- сведения о водителе.

Сначала рассмотрим, как следует заполнять строку "Сведения о сроке действия путевого листа". В данной строке указывают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае оформления путевого листа более чем на один день - даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован (п. 4 Приказа N 152).

До выхода Приказа N 152 (согласно Указаниям по применению и заполнению форм путевого листа по учету работы автотранспорта, утвержденным Постановлением N 78 <*>) путевой лист был действителен только в течение одного дня или смены. На более длительный срок он выдавался лишь в случае командировки, когда водитель выполнял задание сроком более одних суток (смены). Однако Минфин и ранее не запрещал учреждениям оформлять путевые листы на установленный по их усмотрению срок. Так, в Письме от 03.02.2006 N 03-03-04/2/23 указано, что первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенных затрат, например расходов по ГСМ. Если путевой лист отвечал этим требованиям, его можно было оформлять раз в неделю, месяц.

<*> Постановление Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте".

Примечание. В настоящее время согласно п. 10 Приказа N 152 учреждениям официально разрешено оформлять путевые листы на длительный срок, но не более чем на один месяц.

Согласно Приказу N 152 путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа. Однако в том случае, если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов, отдельно на каждого водителя.

По строке "Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства" должны быть обозначены наименование, организационно-правовая форма, местонахождение учреждения здравоохранения, а также номер его телефона.

Среди сведений о транспортном средстве нужно указать:

- тип (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, полуприцепом, - и модель автомобильного прицепа, полуприцепа;

- государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса;

- показания спидометра (полный пробег в километрах) при выезде транспортного средства из гаража и его заезде в гараж;

- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку.

В сведениях о водителе нужно указать фамилию, имя, отчество водителя, дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

Говорить о какой-либо единой форме путевого листа, обязательной к применению всеми учреждениями, не приходится, поскольку Минфин издал ряд писем, в которых даны разъяснения по поводу использования форм путевых листов в деятельности учреждений. Так, в Письмах от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214, от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117 сказано, что в случае когда для определенной финансово-хозяйственной операции имеется унифицированная форма первичной учетной документации, организации обязаны ее применять.

Формы путевых листов для легкового, грузового и специального автотранспорта, утвержденные Постановлением N 78 в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, используются юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных, специализированных и такси), и носят обязательный характер для автотранспортных организаций. Остальные учреждения, в частности учреждения здравоохранения, могут использовать формы путевых листов, утвержденные Постановлением N 78 либо самостоятельно разработанные. Самостоятельно разработанные формы должны отражать все обязательные реквизиты, указанные Приказом N 152, и подтверждать произведенные расходы по ГСМ.

Заполнение данных путевого листа по движению ГСМ

Раздел "Движение горючего" содержит такую информацию, как количество выданного бензина, его остаток при выезде и возвращении к месту стоянки, а также расход бензина по норме и фактический расход.

В настоящее время учреждения здравоохранения, как правило, не выдают при выезде автотранспорта бензин, а выделяют водителю под отчет наличные денежные средства на его приобретение. Поэтому в данном случае количество приобретенных ГСМ, отраженное в графе путевого листа "Выдано по заправочному листу N ", должно соответствовать количеству ГСМ, указанному в приложенных к авансовому отчету водителя контрольно-кассовых чеках, подтверждающих заправку автомобиля бензином в этот день.

Для заполнения в путевом листе таких данных, как расход бензина по норме, необходимо иметь информацию о пути следования, его протяженности от организации до места назначения и норме списания ГСМ. В строке "Расход фактический" указывается фактический расход бензина. При этом необходимо учитывать, что, как правило, показатели граф "Расход по норме" и "Расход фактический" равны. В случае если расход по норме превышает фактический расход, списание производится согласно фактическому расходу бензина. Если фактический расход превышает расход по норме, то бензин списывается по норме.

Для определения расхода ГСМ по норме необходимо в путевом листе заполнить показатели "Место отправления" и "Место назначения", то есть указать конкретный путь следования. Записи типа "поездки по городу", "езда по городу" или "по заданию учреждения" не смогут подтвердить производственный характер расходов учреждения (Письмо Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129). Контролирующие органы при проверке правильности заполнения путевых листов укажут на эти нарушения, поскольку отсутствие данных о маршруте следования не позволяет судить о том, что транспортное средство было использовано именно в служебных целях, так же как и невозможно проконтролировать пробег автомобиля.

Кроме того, в путевом листе проставляются время выезда и возвращения, километраж и подпись лица, пользовавшегося автомобилем. Довольно часто бывает, что лицо, пользовавшееся услугами автотранспортного средства, ставит подпись не в каждой строке, где указаны место отправления и назначения, время выезда и возвращения, а внизу путевого листа, предполагая, что этого достаточно для подтверждения использования автомобиля в течение дня по нескольким направлениям. Это также может быть расценено контролирующими органами как нарушение.

Нормы расхода ГСМ

Как было указано выше, для заполнения строки "Расход бензина по норме" нужно воспользоваться данными о пробеге и нормами списания ГСМ на определенный вид автотранспорта. Норма расхода топлива и смазочных материалов подразумевает установленную меру их потребления при работе автомобиля конкретной модели, марки или модификации.

Напомним, что до 31.12.2007 ГСМ подлежали списанию по Нормам, утвержденным Минтрансом, Департаментом автотранспорта и Федеральным государственным унитарным предприятием "Государственный научно-исследовательский институт" (Р 3112194-0366-03). Данные Нормы применялись всеми организациями, независимо от формы собственности. С 01.01.2008 они утратили силу, а новые были утверждены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р "О введении в действие Методических рекомендаций "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте" (далее - Распоряжение N АМ-23-р) и введены в действие с 01.04.2008.

В Распоряжении N АМ-23-р приведены значения базовых, транспортных и эксплуатационных норм расхода топлива для автомобильного подвижного состава общего назначения, нормы расхода топлива на работу специальных автомобилей, порядок их применения, формулы и методы расчета нормативного расхода топлива при эксплуатации, справочные нормативные данные по расходу смазочных материалов, значения зимних надбавок и другая информация. Базовая норма расхода топлива зависит от конструкции автомобиля, его агрегатов и систем, категории, типа и назначения автомобильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые), от вида используемого топлива. При расчете базовой нормы учитывают массу автомобиля в снаряженном состоянии, типизированный маршрут и режим движения в условиях эксплуатации в пределах правил дорожного движения. Нормы расхода топлива на 100 км пробега автомобиля определены в литрах бензина или дизтоплива для бензиновых и дизельных автомобилей. Транспортная норма (норма на транспортную работу) включает в себя базовую норму и зависит или от грузоподъемности, или от нормируемой загрузки пассажиров, или от конкретной массы перевозимого груза. Эксплуатационная норма устанавливается на основе базовой или транспортной нормы с использованием поправочных коэффициентов (надбавок). Базовая норма также зависит от грузоподъемности, или от нормируемой загрузки пассажиров, или от массы перевозимого груза.

Нормы расхода топлива могут повышаться или понижаться в зависимости от условий, при которых эксплуатируется транспортное средство. В случае применения нескольких надбавок норма расхода топлива определяется с учетом их суммы или разности. В частности, нормы могут увеличиваться с учетом следующих обстоятельств:

1). времени года. Норма расхода топлива и смазочных материалов в зимнее время (в зависимости от климатических районов страны) увеличивается с 5 до 20%. В Приложении 2 к Распоряжению N АМ-23-р установлена предельная величина зимних надбавок по каждому региону, а также указано, в каком регионе какие месяцы считаются зимними;

2). работы автотранспорта на дорогах общего пользования I, II и III категорий со сложным планом, вне пределов городов и пригородных зон, где в среднем на 1 км пути имеется более пяти закруглений (поворотов) радиусом менее 40 м (то есть на 100 км пути не менее 500 м), - до 10%, на дорогах общего пользования IV и V категорий - до 30%;

3). работы автотранспорта в городах с определенной плотностью населения. Чем выше плотность населения, тем больше надбавка к норме расхода топлива. Так, если плотность населения превышает 3 млн. человек, размер надбавки, которую может установить организация, составляет до 25%, от 1 до 3 млн. человек - до 20% и так далее;

4). обкатки новых автомобилей. При пробеге новыми автомобилями (обкатке) и автомобилями, прошедшими капитальный ремонт, первой тысячи километров, а также при централизованном перегоне таких автомобилей своим ходом в одиночном состоянии предполагается надбавка в размере до 10%, при перегоне автомобилей в спаренном состоянии - до 15%, в строенном - до 20%.

В ряде случаев норма расхода топлива наоборот может снижаться, например при работе на дорогах общего пользования I, II и III категорий за пределами пригородной зоны на равнинной и слабохолмистой местности (высота над уровнем моря до 300 м). В этом случае норма расхода топлива может быть уменьшена не более чем на 15%.

Смазочные средства, а именно масла, тормозные жидкости, тосол, списываются также по установленной норме. Исходя из Приложения 1 к Распоряжению N АМ-23-р нормы эксплуатационного расхода смазочных средств (с учетом замены и текущих дозаправок) установлены из расчета на 100 л от общего расхода топлива, рассчитанного по нормам для данного автомобиля, причем нормы расхода масел установлены в литрах, нормы расхода смазок - в килограммах.

Нормы расхода масел увеличиваются до 20% для автомобилей, прошедших капитальный ремонт, а также для автомобилей, находящихся в эксплуатации более пяти лет.

Расход смазочных материалов при капитальном ремонте агрегатов автомобилей устанавливается в количестве, равном одной заправочной емкости системы смазки данного агрегата. Расход тормозных, охлаждающих и других рабочих жидкостей определяется в количестве и объеме заправок и дозаправок на один автомобиль в соответствии с рекомендациями заводов-изготовителей, инструкциями по эксплуатации и т.п. Предельные значения норм эксплуатационного расхода смазочных материалов приведены в Приложении 1 к Распоряжению N АМ-23-р.

Определив норму расхода ГСМ для каждой марки, модели или модификации эксплуатируемых автомобилей, их утверждают приказом руководителя и применяют при списании.

Списание ГСМ по нормам

Нормативный расход топлива в отношении определенного автомобиля определяется расчетным путем с учетом проделанного километража. Его расчет можно представить в виде формулы:

Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D),

где Qн - нормативный расход топлива, л;

Hs - базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км;

S - пробег автомобиля, км;

D - поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.

Рассмотрим на примере расчет нормативного расхода топлива.

Пример 1. На балансе учреждения здравоохранения числится автомобиль ГАЗ-3110 (двигатель ЗМЗ-4026.10). Согласно путевому листу он проехал 120 км, из них:

- 80 км - по городу;

- 40 км - по области.

Автомобиль эксплуатировался в зимнее время. Приказами руководителя учреждения утверждены:

- базовая норма расхода топлива - 13 л/100 км;

- надбавка за эксплуатацию автомобиля в зимнее время - 15%;

- надбавка за эксплуатацию автомобиля в городе с плотностью населения 1,5 млн. человек - 12%.

Нормативный расход топлива составит 18,02 л:

- по городу - 11,67 л (0,01 x 13 x 80 x (1 + 001 x 27));

- по области - 6,35 л (0,01 x 13 x 40 x (1 + 0,01 x 15)).

Бухгалтерский учет

Согласно п. 63 Инструкции N 25н <*> все виды горюче-смазочных материалов учитываются на счете 105 03 000 "Горюче-смазочные материалы". Их поступление отражается по дебету, а списание - по кредиту этого счета.

<*> Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина России от 10.02.2006 N 25н.

Списание ГСМ отражается в бюджетном учете следующими проводками:

- в рамках бюджетной деятельности:

Дебет счета 1 401 01 272 "Расходование материальных запасов"

Кредит счета 1 105 03 440 "Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов".

- в рамках приносящей доход деятельности:

Дебет счета 2 106 04 340 "Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)"

Кредит счета 2 105 03 440 "Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов".

Рассмотрим на примере отражение операции по списанию ГСМ.

Пример 2. Водитель автомашины представил в бухгалтерию:

- авансовый отчет по выданной ему из кассы учреждения в подотчет сумме в размере 350 руб. на приобретение бензина. К отчету был приложен чек АЗС на сумму 340 руб.;

- путевой лист, подтверждающий фактический расход бензина по норме в количестве 14 л на сумму 300 руб.

На приобретение бензина были направлены средства, полученные от оказания платных медицинских услуг (по направлениям, указанным в лицензии), в рамках которых эксплуатировался автомобиль и которые не облагаются НДС. Остаток неиспользованных средств внесен в кассу учреждения.

В бухгалтерском учете эти операции будут отражены следующим образом: