Рейтинг: 4.5/5.0 (1700 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Протокол – это распорядительный документ, который содержит в себе запись всего происходящего на собрании, заседании, совещании.
Составление протоколаПротокол обычно составляется секретарем или другим назначенным лицом непосредственно на заседании.
Форма протокола содержит следующие реквизиты:Основная часть текста протокола собрания разбита на несколько составляющих. В каждом разделе могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Данные слова пишутся прописными буквами с нового абзаца.
Виды протоколовПротоколы могут быть двух видов: краткие и полные. Краткий протокол содержит в себе фамилии докладчиков, темы докладов. Полный протокол содержит записи всех докладов.
Скачать протокол
Деловое совещание представляет собой форму коллегиального обсуждения вопросов с целью информирования и принятия решения по ним.
На собрания и совещания может затрачиваться значительное время, которое не всегда рационально используется. Очень часто плохо организованные совещания бывают безрезультативными вследствие плохой организации и допущенных при их проведении технических и психологических ошибок. Совершенствуя порядок проведения совещаний, можно сократить их длительность и повысить продуктивность.
Важнейшим в подготовке совещания является определение его цели, т.е. ожидаемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы. Получению нужного результата будет способствовать точная формулировка предмета обсуждения.
Тема совещания – это предмет обсуждения. Она должна быть сформулирована конкретно и представлять интерес для участников совещания. Целесообразно выносить на обсуждение только те темы, которые не могут быть решены в рабочем порядке.
При подготовке совещания важнейшим является вопрос разработки повестки дня.
Повестка совещания – это письменный документ, заранее рассылаемый участникам совещания. Правильно разработанная повестка дня содержит следующую информацию:
• перечень обсуждаемых вопросов в порядке очередности их рассмотрения;
• время начала и окончания совещания;
• место, где оно будет проходить;
• фамилии и должности докладчиков, выступающих по основным вопросам, ответственных за подготовку вопросов;
• время, отведенное на каждый вопрос;
• место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.
Повестка дня обеспечивает ход собрания по намеченному руслу, работу мысли присутствующих в нужном направлении.
Целесообразно проводить деловые совещания в определенный день недели (за исключением экстренных совещаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине.
Длительность совещания не должна превышать полутора – двух часов. После двух часов непрерывной работы большинству участников по чисто физиологическим причинам становится безразлично, как решится вопрос. Поэтому самое лучшее совещание – непродолжительное.
Необходимо, чтобы число участников было разумным, чтобы все они имели отношение к рассматриваемым вопросам (довольно часто можно наблюдать, что на совещаниях присутствуют люди, которым там нечего делать).
П. Берд в книге "Тайм-менеджмент" предлагает стоимость совещания определять в денежном эквиваленте в пересчете на заработную плату участников.
Предположим, 10 присутствующих на часовом совещании человек тратят на него суммарно 10 ч рабочего времени. Определим сумму стоимости совещания, сложив стоимости часа рабочего времени каждого из них – получится внушительная сумма, особенно если на совещании присутствуют сотрудники достаточно высокого ранга.
Оптимальное число участников совместных обсуждений 6–7 человек. Когда это необходимо, число участников может увеличиваться, но в разумных границах, чтобы не превышать 15 человек. Увеличение числа приглашенных резко снижает средний коэффициент участия (или отдачи) присутствующих, одновременно удлиняя совещание. Приглашать на совещание нужно в зависимости от его темы лишь тех руководителей среднего звена и специалистов, в чьей компетенции находится обсуждаемая проблема.
Зарубежные менеджеры широко практикуют опыт делегирования полномочий по участию в совещании тем специалистам, кто наиболее компетентен по обсуждаемой проблеме. Это помогает экономить время руководителю.
Полномочия делегируются не только для участия в совещании, но и для его ведения. Вести совещание поручается тем специалистам, кто наиболее компетентен в обсуждаемой проблеме. Это способствует повышению ответственности за принимаемые решения, а также повышает активность участников по генерированию идей или конструктивных предложений.
Заметим, что существует разница между совещаниями, которые ведет первый руководитель, и теми, которые ведет компетентный коллега. В первом случае участники совещания думают не столько о проблеме, сколько о самосохранении, и зачастую одобряют решение, предлагаемое руководителем, не считая его эффективным. Речь идет не о том, что первым руководителям не нужно вести совещание, а о том, что нужно учитывать психологические эффекты, отходя время от времени от стереотипов.
При подготовке совещания нужно продумать организацию пространственной среды – порядок размещения участников.
Совещание нужно проводить за большим столом, в просторном помещении. Скученность людей сама по себе является источником конфликтов. Замечено, что когда помещение маленькое, то у присутствующих учащается пульс, повышается артериальное давление.
Размещать участников следует таким образом, чтобы они видели лицо, глаза, мимику, жесты друг друга, что способствует лучшему восприятию информации. Для этих целей лучше всего подходит круглый или овальный стол. Нужно избегать использования длинных и узких столов. Предпочтительнее несколько узких столов составить в один большой, по возможности, квадратный стол. При этом действует железное правило: руководитель совещания должен иметь возможность смотреть в глаза наибольшему числу участников совещания. Самым неудачным местом для руководителя совещания является торец длинного и узкого стола: так он потеряет контроль над участниками, сидящими на противоположном конце стола.
Совещания проходят более эффективно, когда его участники знают свои задачи и правила поведения.
Задачи и правила поведения руководителя совещания. Для успешного проведения совещания его руководитель должен решить как общие, так и специальные задачи.
К общим задачам относятся следующие.
Руководитель совещания должен открыть совещание кратким и четко сформулированным сообщением относительно обсуждаемой проблемы. При этом его вступительное слово должно ориентировать на позитивное и успешное решение проблем.
В организационном плане руководителю нужно согласовать правила работы, уточнить повестку дня, сообщить о регламенте, о стоимости минуты совещания, предупредить о снятии выступлений не по существу вопроса.
Во время совещания руководитель должен коротко и по существу подводить выработанные итоги для того, чтобы с их помощью придерживаться договоренностей и компромиссов.
Руководитель совещания должен удерживать дискуссию в том русле, которое им предусмотрено: ему следует осаждать многословных, настаивать на выступлении тех, кто отмалчивается, и ие давать выступающим отклоняться от намеченного вопроса, при использовании критики требовать ее конструктивности и не допускать переход на личности.
Правила по контролю за ходом совещания:
1) руководителю следует придерживаться нейтральной позиции, что положительно воздействует на эмоциональное состояние присутствующих;
2) постоянно поддерживать разговор. Если возникает неловкая пауза, сразу же вмешиваться с помощью дополнительных вопросов, объяснений или путем подведения предварительных итогов;
3) необходимо немедленно принимать меры в случае возникновения напряжения;
4) ни в коем случае не должен разгореться спор с переходом на личности участников совещания;
5) следует прогнозировать возможность внедрения предлагаемых идей и решений, отклонять непродуманные решения. Во внимание должны приниматься только подкрепленные фактическим материалом решения;
6) выступления всех участников совещания должны начинаться с помощью поименного вызова;
7) руководитель должен выслушивать мнения всех участников. Никакие идеи не удерживаются так упорно, как те, которые не обсуждались;
8) совещание не поле боя, на котором противник должен быть "уничтожен", поэтому руководителю совещания следует стремиться к выработке общих подходов, искать точки соприкосновения;
9) следует нетерпимо относиться к экскурсам в прошлое, отклонениям от темы, деструктивной критике, которые допускают некоторые участники. Совещание должно последовательно приближаться к решению поставленной проблемы;
10) для исключения недоразумений, руководитель совещания должен при необходимости уточнять сообщения отдельных участников словами: "Я это правильно понял? Так будет правильно?";
11) руководитель совещания должен экономить время. Уже в начале совещания надо объяснить, что проблема, без сомнения, может быть решена в отведенное время. Если это возможно, то не затягивать совещание ни на одну минуту.
Авторитет руководителя совещания во многом зависит от того, насколько компетентно и последовательно он проводит совещание, насколько следит за соблюдением регламента. Руководитель совещания, который позволяет кому-то опаздывать, дискутировать между собой в ходе совещания, приходить на совещание неподготовленным, грозит полная потеря авторитета.
Никто из руководителей совещания не должен терпеть того, чтобы несколько недисциплинированных коллег накаляли атмосферу, складывающуюся на совещании. От человека, занимающего руководящую должность, можно и нужно ожидать, что он основательно подготовится к совещанию, будет вести себя дисциплинированно на протяжении всего совещания и делать все от него зависящее, чтобы привести его к успешному завершению.
В заключении совещания руководитель должен подвести итоги обсуждения, четко выработать решение и наметить пути его претворения в жизнь. Кроме того, нужно использовать возможность поблагодарить за активное сотрудничество потерпевшее неудачу меньшинство, ибо только совместные усилия всех участников помогли достичь нужного результата. Благодарность в адрес потерпевших неудачу будет стимулировать их выступление на последующих совещаниях.
Не менее значительно для оперативного совещания и соблюдение правил поведения его участниками, в соответствии с которыми нужно:
1) представлять себя в своих высказываниях и употреблять местоимение "Я" вместо "Мы" или безличной формы. Когда выступающий говорит "мы", он, как правило, избегает ответственности за то, что говорит;
2) в высказываниях быть конкретным, ясно излагать свои мысли, отвечать за свои ошибки, отстаивать личную точку зрения, быть терпеливым к инакомыслию;
3) после прослушанной информации задавать вопросы на уточнение и понимание обсуждаемой проблемы. Не рекомендуется использовать провокационные вопросы, которые провоцируют конфликты и становятся причиной ухода от решения проблемы;
4) воздерживаться, насколько это возможно, от интерпретации чужих идей и мыслей. Говорить не о поступках и мыслях других, а о своем восприятии этих мыслей, т.е. формулировать суждения на языке "Я-сообщений", а не "Вы-утверждений", например, вместо "Вы вот тут ошиблись", сказать "Мне кажется, что здесь вкралась ошибка";
5) выражать собственную позицию и стараться найти наиболее оптимальное решение проблемы.
Ход совещания и его результаты отражаются в протоколе, который должен вестись кратко. Важным моментом является ознакомление с протоколом тех лиц, которые будут выполнять принятые решения.
В деловом общении разрабатываются модели результативных деловых совещаний для руководителей среднего звена.
Совещание на высшем иерархическом уровне выглядит совершенно иначе. Здесь, кроме факта полезности принятия решения для фирмы, значительную роль играют вопросы распределения власти и положения менеджеров, занятых в процессе выработки решения. Фактически, все решения принимаются уже до начала совещания, в ходе закулисных переговоров, а в некоторых случаях – борьбы.
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
Решили; отражают принятое решение по обсуждаемому вопросцу. В таком случае секретарь, к примеру, правления акционерного общества. Выписки из протоколов время от времени подменяют собой таковой распорядительный документ. Текст постановляющей части печатается на сто процентов в хоть какой форме протокола. Ежели совещание длилось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания. Полный протокол дозволяет документировать подробную картину заседания. Решили; которые печатаются от левого поля строчными знаками. Протокол оформляется на общем бланке. Каждый вопросец повестки дня нумеруется арабской цифрой, сколько пт включено в повестку дня, он должен содержать столько разделов, либо, в согласовании с последовательностью вопросцев в повестке дня оформляется текст основной части протокола, например: о утверждении учебных программ, его определяют с внедрением предлогов, о подведении итогов учебного года. С новейшей строчки опосля слова, присутствовали. В протоколе фиксируется ход обсуждения вопросцев и принятия решений на собраниях и конференциях. Во вводной части протокола опосля заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. В алфавитном порядке перечисляют фамилии, инициалы должностных лиц, присутствовавших на заседании. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вопросец повестки дня, вводную часть текста, по которому готовится выписка, и текст, отражавший обсуждение вопросца и принятое решение. Фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросцы, фамилии докладчиков и принятые решения. Таковой протокол ведут чаше всего в тех вариантах, когда заседание носит оперативный нрав. То опосля слова, приглашенные, с новейшей строчки печатают слово, присутствовали. Выступление излагается от третьего лица единственного числа. Это могут быть краткие записи, стенограмма либо диктофонные записи. С новейшей строчки в именительном падеже указывают фамилию выступающего и опосля тире, текст выступления либо вопросец ежели в ходе выступления он был задан докладчику. Ежели на заседании были лица из остальных организаций. Протокол оформляется секретарем на базе записей, которые он вел на заседании. При использовании хоть какой формы протокола его текст будет делиться на столько разделов, сколько пт содержит повестка дня. Но текст протокола может быть изложен в различных формах: короткой либо полной. В начале текста с новейшей строчки в именительном падеже указывают фамилию выступающего. Адресат и адресование документа. Протокол оформляет секретарь заседания. Заверительная надпись пишется от руки, заверяющего копию выписку, личной подписи, указания должности лица, фамилии, состоит из слова, инициалов и даты, правильно. Такое оформление дозволяет выделить в тексте речь основного докладчика, участников обсуждения вопросца и постановляющую часть, в которой сформулировано решение.
Образец повестка дня совещанияОбразец повестка дня совещания
Группа: Пользователь
Сообщений: 13
Регистрация: 17.01.2013
Пользователь №: 15767
Спасибо сказали: 3 раз(а)
образец повестка дня совещания
8 октября 2012, просмотров: 9545, Раздел: Бизнес-статьи
После проведения заседания необходимо составить протокол. Он считается основным документом, потому что он фиксирует сам факт заседания, какое на нем было принято решение и срок его выполнения. Данный документ в дальнейшем служит основанием для издания постановления или решения.
Собрание, как правило, проводиться в любом составе. В него могут входить не только члены коллегиального органа, но и руководители департамента или специалисты определенных структур подразделения. Чем тщательнее пройдет подготовка собрания, тем меньше времени уйдет на подготовку к совещанию и тем больше эффективных решений будет принято.
В ходе заседания составляются некоторые документы, которые впоследствии служат приложением к протоколу.
Первым из этого ряда документов считается повестка дня. Она, как правило, составляется секретарем. Затем она рассылается всем участникам процесса заседания и приглашенным на него лицам. В ней необходимо указать число и последовательность вопросов, которые подлежат обсуждению, дату и время заседания, фамилию докладчика или если их много, то нужно перечислить каждого из них и место проведения заседания. Форма данной повестки может быть разной. На первом примере показан образец более официальной повестки, а на второй подходит для оперативных заседаний.
Пример первый оформления протокола, касательно повестки дня.
Так же в состав документов входит и проект по решению каждого из вопросов, которые были включены в данную повестку. Готовят эти проекты сами докладчики.
В ходе подготовки к собранию также готовиться явочный лист или лист регистрации участников, его пример показан в примере под номером тринадцать. Его необходимо составляет, когда участников собрания больше пятнадцати.
Типовые правила оформления протокола.
Порядок оформления протокола определен ГОСТом. В данном ГОСТе указаны правила оформления протокола, а именно его заголовок и заключительная часть, а также требования, предъявленные к тексту этого документа.
В нем указывается полное название предприятия, протокол, ставится его номер и дата, а так де место, где он был составлен и заголовок текста.
Если предприятие имеет официальное сокращенное наименование, то его можно указать строкой ниже в скобках. Это показано на примере три.
Если предприятие имеет вышестоящую организацию, то ее название должно быть указано выше названия организации. Это показано на примере пять.
Датой протокола считается день проведения самого заседания. Если заседание длилось не один день, то в протоколе следует указать дату его начала и конца. Это показано на примере шесть.
Заседание совета директоров акционерного общества длилось 2 дня: 13 и 14 января 2009 года. Протокол был составлен на следующий день и подписан через день после окончания заседания – 16 января.
В этой ситуации датой протокола будет «13 – 14.01.2009» либо этот же период, но в более полном написании «13.01.2009 – 14.01.2009». Возможен и словесно-цифровой способ указания даты «13-14 января 2009 г.».
Номером протокола считается порядковый номер самого заседания.
Заголовок к тексту указывает вид коллегиальной деятельности. Это показано на примере семь.
Реквизиты заголовка можно расположить продольно. Это показано на примере восемь. Или угловым способом. Это показано на примере девять.
В примере двадцать один показано правильное оформление протокола при полном варианте его оформлении.
Выписка из протокола-точная копия части текста самого протокола. Она подписывается секретарем. Ее пример заполнения указан в примере двадцать четыре.
Бланк (шаблон) Протокола родительского собрания: оформляем правильноОбсудить статью (уже 14 коммент.)
Опубликовать свой материал
Протокол — документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов повестки дня и принятые решения.
Подготовка протокола собранияКонечно, сам протокол родительского собрания нужно оформлять во время его проведения, но, учитывая, что у классного руководителя нет личного секретаря, стоит заранее подготовить простой шаблон (можно на бланке школы), в котором будут пустые поля для заполнения. Этот шаблон можно сделать один раз и использовать несколько лет. Он подойдет и для собрания в детском саду. и в начальной и средней школе.
Что должно быть в протоколе?Протоколы родительских собраний могут быть востребованы вышестоящими организациями и различными «органами», его стоит оформлять по определенным правилам. Шаблон протокола собрания должен содержать:
Если по распоряжениям администрации школы классный руководитель должен донести до родителей какую-то информацию или провести инструктаж (ПДД, заболевания гриппом, о клещах и т.п.), можно оформить приложения к протоколу родительского собрания «Лист ознакомления с …», «Инструктаж…», где каждый родитель должен оставить подпись. Строго говоря, обязать родителей поставить подпись школа не может, но иногда лучше «перебдеть» и подготовить приложения.
Если на собрании обсуждаются «поборы»?Многие классные руководители указывают в протоколе собрания факты сбора средств (на экскурсии, на питание и, что хуже, на ремонт, уборку школы и канцтовары) — это такая двойная игра руководящих: в школе деньги с родителей брать ни за что нельзя. но в то же время классный руководитель вынужден это делать, потому что ему «сказали». Учтите, что если «органы», о которых мы говорили выше, затребуют ваши протоколы, они увидят 25 подписей, свидетельствующих о том, что деньги собирались. В то же время у вас не будет ни одного письменного приказа или распоряжения администрации школы о необходимости сбора средств с родителей, и именно вы, классный руководитель, будете «инициатором» и вы будете нести ответственность. Чтобы этого избежать, мы рекомендуем финансовые вопросы в протоколах не фиксировать или вести отдельные протоколы только для финансовых вопросов.
Где взять образец протокола родительского собрания? Где хранить все протоколы?В каких-то учреждениях протоколы просят сразу сдавать завучам, в каких-то они хранятся у классного руководителя. Так или иначе, мы рекомендуем вам делать копию протокола и хранить дома в течение нескольких лет.
Надеемся, наша информация поможет вам без труда оформить протокол родительского собрания. А какие пункты в бланк протокола включаете вы?
Для чего и как проводятся собрания профсоюзной организации?Никто не будет тратить свое время на то, чтобы просто собраться вместе и поговорить, а потом разойтись. Люди должны знать, с какой целью они придут на собрание, должны понимать, что это затрагивает их интересы. Для того, чтобы привлечь людей, Вы должны составить такую повестку дня, что бы она заинтересовала работников.
Чтобы создать атмосферу праздника и желание людей прийти на собрание в другой раз, организуйте после собрания маленькое чаепитие.
Другое дело - порядок проведения собрания (конференции, если у Вас большой профсоюз). Здесь лучше следовать строго установленной процедуре. Первое, куда Вам стоит заглянуть по данному вопросу - это в Устав Вашей профсоюзной организации.
Обычно, в Уставе прописан порядок созыва собрания (или конференции).
В большинстве случаев, право созыва общего собрания (конференции) принадлежит профкому. Он обязан созывать общее собрание (конференцию) один- два раза в год.
Также он обязан созвать внеочередное общее собрание (конференцию) в том случае, когда этого требует контрольно-ревизионная комиссия, либо одна треть членов профсоюза. В Уставе должно быть указано, сколько времени (дней) требуется для созыва внеочередного собрания (например, 10 дней).
Далее Вы должны всех проинформировать о предстоящем собрании. Повесьте большое объявление там, где собирается больше всего людей - вход в столовую, проходная, на дверях профкома, у бухгалтерии, если в этот день выдают зарплату.
В объявлении вы должны указать:
дату и время проведения собрания. Лучше, если Вы укажите и время завершения собрания - люди быстрее придут, если будут точно знать, когда они вернуться домой.
Место проведения собрания (красный уголок, актовый зал и т.п.) Повестку дня (люди должны из объявления знать, что они придут не просто поговорить, а обсудить вопросы, затрагивающие их интересы). (Образец объявления см. в Приложении № 2)
Объявление лучше всего повесить за 10 дней до дня собрания (конференции), а затем - за 3-5 дней в случае, если объявления срываются недовольной администрацией. А также потому, что о собрании могут забыть, если вы дополнительно раздавали объявления членам профсоюза - они могут их потерять.
Как составить повестку дня
Вы должны тщательно продумать повестку дня: лучше не включать в неё много пунктов, так как обсуждение большого круга вопросов занимает много времени - а долгих собраний не любит никто (люди могут не прийти в следующий раз).
Например: Повестка дня:
1. Доклад Иванова о поездке в США (опыт американских профсоюзов).
2. Путевки в пионерский лагерь.
Как провести собрание (конференцию)
Запланируйте проведение собрания на 1-1, 5 часа. Наш опыт показывает, что это максимальное время, которое могут посвятить люди различного рода собраниям.
Всегда вовремя начинайте и заканчивайте собрание (конференцию) -это покажет то, что Вы цените время людей.
Обычно, у председателя профсоюза есть право открывать собрание (конференцию).
Представьтесь, даже если большинство присутствующих знают Вас -это покажет уважение к новым членам профсоюза и к тем, кто пришел впервые.
Для эффективной работы собрания (конференции) необходимо избрать председателя и секретаря. Лучше, если это будут люди, которые готовились к собранию. Председатель профсоюза может предложить свою кандидатуру председательствующего, а также кандидатуру секретаря -секретаря профкома, который знаком с бумажной работой и умеет правильно составлять протоколы.
Каждую кандидатуру необходимо утвердить голосованием.
Объявите повестку дня. Несмотря на то, что повестка уже разработана, её нужно также утверждать на собрании (конференции).
Лучше, если Вы заранее назначите ответственных, кто будет выступать с докладами по повестке дня. Это должны бьпъ люди, умеющие интересно подавать скучную информацию, обладающие некоторыми ораторскими способностями. Заранее спланируйте, кто за кем будет выступать. Лучше, если докладчик, готовясь к выступлению, напишет свою речь, а Вы с ним обсудите её, проговорите. В докладе не должно содержаться много цифровой информации. Информация лучше воспринимается и запоминается, когда она содержит яркие образы.
Как ведущий собрания, председательствующий должен взять на себя ответственность следить за тем, чтобы все вопросы повестки были рассмотрены, чтобы собрание не затягивалось. Председательствующий на собрании должен следить, чтобы доклад выступающего не затянулся слишком надолго (люди редко воспринимают информацию, подаваемую устно более 20 минут). Если есть возможность подавайте информацию, которую вы хотите довести до членов профсоюза, наглядно: можете писать ключевые фразы, схемы мелом на доске, маркером на больших листах бумаги. Также Вы можете к собранию подготовить яркие, большие плакаты.
Закрывая собрание (конференцию), не забудьте поблагодарить присутствующих за то, что они нашли возможность прийти и выразить свое мнение по волнующему всех вопросу.
Еще один момент: собрание лучше запомнится члену профсоюза и он захочет прийти снова, если какая-то информация будет напечатана и роздана (не нужно писать много, только главные мысли, коротко, ярко). Это может быть информационный листок, листовка (см. Приложение 11 ).
Не забудьте, что на собрании (конференции) должен вестись протокол. Лучше, если Вы заранее составите проект протокола, а также постановлений, которые хотите принять. После (конференции) необходимо проверить, все ли протоколе. В протоколе должно быть указано:
- место проведения собрания (конференции)
- дата проведения собрания (конференции)
- сколько всего членов профсоюза (либо избрано делегатов на конференцию)
- сколько присутствует членов профсоюза (делегатов конференции)
- кто избран председательствующим и секретарем
- вопросы, по которым проводилось голосование
- результаты голосования (сколько голосовали за, сколько против, сколько - воздержались)
- решение, принятое по голосованию
- протокол должен быть подписан председательствующим и секретарем собрания (конференции).
(Образец протокола учредительного собрания Вы можете посмотреть в приложении № 3 )
Заседания профкома проводятся практически по аналогичной схеме, только Вам будет проще, поскольку количество человек в профкоме значительно меньше, и работают они оперативней, так как каждый знает свои обязанности. Во время заседания профкома также ведется протокол, и по результатам принятых решений выносятся постановления (образцы см. в приложении № 6 ,7 )
Повестка дня совещания образец скачатьПовестка дня совещания образец скачать, экзамен бурильщика эрб, двигатель v6 ауди мануал.
В этом случае выписка служит инструментом доведения до исполнителей принятых решений. Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания. Литературные источники содержат немало рекомендаций относительно подготовки совещаний, начиная от выбора формы стола заседаний и пересчета числа наличных стульев, что, конечно, тоже важно, поскольку количество мелочей, которые приходится брать в расчет, довольно велико. Мы рассмотрели последовательность этапов (процессов) совещаний, поэтому ясно, что смежные этапы могут усиливать друг друга, а могут и ослаблять. В начале текста с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего.
По каждому пункту указывается докладчик (должностное лицо, готовившее данный вопрос). Такое оформление позволяет выделить в тексте речь основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, в которой сформулировано решение. Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Полная и частичная перепечатка материалов с невозможна без письменного разрешения администрации сайта и указания активной ссылки на статью-источник. Как правильно готовить, проводить и контролировать служебные совещания примеры организационных документов совещаний регламент проведения совещаний (в условиях автоматизации) регламент проведения совещаний (в условиях автоматизации) утверждаю руководитель компании ххххх фио 2010 г. Это могут быть краткие записи, стенограмма или диктофонные записи. Протокол оформляется секретарем на основе записей, которые он вел на заседании. Выбор структуры очень важен для дальнейшего управления совещаниями, в первую очередь по соображениям гибкости и удобства использования ее в повседневном режиме. Время вебинара не съедается кофе-брейкамипаузами, перерывом на обед и дорогой. Например, протокол (чего?) заседания педагогического совета совещания начальников структурных подразделений и т.
Повестка дня совещания образец.14 авг 2012. Предыдущую публикацию по тематике эффективных совещаний смотрите здесь.Именно организационный этап наиболее подходит .
Повестка дня совещания образец. Подготовка совещаний и оформление протокола - Дело-пресс Опросный лист по результатам голосования членов совета директоров закрытого акционерного общества по вопросам повестки дня (приложение к протоколу заседания совета директоров закрытого акционерного общества)Приложение к Протоколу заседания Совета директоров ЗАО "________" N _____ от "___"_________ ___ г.
Совет директоров в соответствии с Уставом Общества вправе принимать решение.
Повестка дня заседания:
1. О созыве внеочередного Общего собрания акционеров ЗАО "_________".
2. О форме проведения внеочередного Общего собрания акционеров ЗАО "_________".
3. О назначении даты, места, времени проведения внеочередного Общего собрания акционеров ЗАО "_________".
4. О дате составления списка акционеров, имеющих право на участие во внеочередном Общем собрании акционеров ЗАО "_________", а также списка акционеров, имеющих право требовать выкупа принадлежащих им акций.
5. Об утверждении повестки дня внеочередного Общего собрания акционеров ЗАО "_________".
6. Об утверждении формы и текста бюллетеней для голосования на Общем собрании акционеров ЗАО "_________".
7. О порядке сообщения акционерам о проведении внеочередного Общего собрания акционеров ЗАО "_________".
8. Об утверждении перечня информации (материалов), предоставляемой акционерам при подготовке к проведению Общего собрания акционеров, и порядке ее предоставления.
Голосование по первому вопросу повестки дня:
Формулировка решения: созвать внеочередное Общее собрание акционеров ЗАО "_________".
Голосование по второму вопросу повестки дня:
Формулировка решения: провести внеочередное Общее собрание акционеров ЗАО "_________" в форме совместного присутствия.
Формулировка решения: назначить проведение внеочередного Общего собрания акционеров ЗАО "_________" на "___"________ ____ г. на ___ часов и провести его по адресу: _________________________________.
В выбранном Вами варианте голосования напротив своей фамилии необходимо поставить свою подпись.
Голосование по четвертому вопросу повестки дня:
Формулировка решения: утвердить дату составления списка акционеров, имеющих право участвовать во внеочередном Общем собрании акционеров ЗАО "_________", а также списка акционеров, имеющих право требовать выкупа принадлежащих им акций, на "___"__________ _____ г. <1>
<1> Абз. 2 п. 1 ст. 51 ФЗ "Об акционерных обществах": дата составления списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, не может быть установлена ранее даты принятия решения о проведении общего собрания акционеров и более чем 85 дней до даты проведения общего собрания акционеров.
П. 2 ст. 75 ФЗ "Об акционерных обществах": список акционеров, имеющих право требовать выкупа обществом принадлежащих им акций, составляется на основании данных реестра акционеров общества на день составления списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, повестка дня которого включает вопросы, голосование по которым в соответствии с законом может повлечь возникновение права требовать выкупа акций.
В выбранном Вами варианте голосования напротив своей фамилии необходимо поставить свою подпись.
Голосование по пятому вопросу повестки дня:
Формулировка решения: утвердить следующую повестку дня внеочередного общего собрания акционеров ЗАО "_________":
Голосование по шестому вопросу повестки дня:
Формулировка решения: утвердить форму и текст бюллетеня для голосования на Общем собрании акционеров ЗАО "_________" (форма бюллетеня прилагается к протоколу).
Выступление излагается от третьего лица единственного числа. Протокол подписывает секретарь и представляет на подпись председателю в течение 3 3-х рабочих дней опосля заседания. Подписи отделяют от текста 3 межстрочными интервалами. Основная часть по различному оформляется в коротком и полном протоколе. Наименование должности печатается от границы левого поля, крайняя буковка в фамилии ограничивается правым полем. Номером индексом протокола является порядковый номер заседания в пределах календарного года либо срока возможностей коллегиального органа. С новейшей строчки опосля слова, присутствовали. Это могут быть краткие записи, стенограмма либо диктофонные записи. Фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросцы, фамилии докладчиков и принятые решения. Она состоит из перечисления вопросцев, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих докладчиков, которые дискуссируются на заседании. Каждый вопросец повестки дня нумеруется арабской цифрой, он должен содержать столько разделов, его определяют с внедрением предлогов, либо, в согласовании с последовательностью вопросцев в повестке дня оформляется текст основной части протокола, о подведении итогов учебного года, например: о утверждении учебных программ, сколько пт включено в повестку дня. Выписку из протокола подписывает лишь секретарь, он же ее заверяет. При использовании хоть какой формы протокола его текст будет делиться на столько разделов, сколько пт содержит повестка дня. Но текст протокола может быть изложен в различных формах: короткой либо полной. Протокол оформляется секретарем на базе записей, которые он вел на заседании. В начале текста с новейшей строчки в именительном падеже указывают фамилию выступающего. Выписки из протоколов время от времени подменяют собой таковой распорядительный документ. Протокол оформляет секретарь заседания. Текст постановляющей части печатается вполне в хоть какой форме протокола. В этом случае выписка служит инвентарем доведения до исполнителей принятых решений. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, отражавший обсуждение вопросца и принятое решение, вопросец повестки дня, и текст, по которому готовится выписка, вводную часть текста. Каждый раздел состоит из 3-х частей. Решили; отражают принятое решение по обсуждаемому вопросцу. Ежели совещание длилось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания. Таковым образом, заголовочная часть протокола оформляется постоянно идиентично. Такое оформление дозволяет выделить в тексте речь основного докладчика, в которой сформулировано решение, участников обсуждения вопросца и постановляющую часть. Таковой протокол ведут чаше всего в тех вариантах, когда заседание носит оперативный нрав. Содержит сведения не лишь о обсуждавшихся вопросцах, но и довольно подробные записи, прозвучавшие вопросцы и высказывания, все высказанные представления, принятых решениях и фамилиях выступавших, замечания, позиции, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания. Протокол оформляется на общем бланке.
Повестка дня совещания образецПовестка дня совещания образец
Группа: Пользователь
Сообщений: 12
Регистрация: 06.05.2012
Пользователь №: 17152
Спасибо сказали: 0 раз(а)
повестка дня совещания образец
Виды и признаки служебныхсовещаний
Приведем укрупненную классификацию и укажем признаки служебных совещаний. По видам служебные совещания, как правило, разделяют следующим образом:
Обычно эти виды совещаний проявляются при рассмотрении отдельных тем и вопросов, определенных в повестке дня одного или нескольких совещаний. Возможны также целевые совещания, полностью ориентированные на тот или иной вид рассматриваемых вопросов.
Можно указать несколько характерных признаков, или скорее требований, в совокупности определяющих портрет служебных совещаний:
Если на Ваших совещаниях этих признаков нет, то, возможно, вы проводите какие-то другие совещания. Здесь надо определиться и закрепить ваше видение в регламенте совещаний или в более коротком документе, например, памятке участникам.
Недостатки, ошибки, потери на совещаниях
Даже в лучших компаниях можно обнаружить недоработки, ошибки, издержки, ведущие, в конечном итоге, к растрате рабочего времени и нервов участников совещаний. Мы ведем перечень типовых недостатков совещаний, в котором сейчас более 100 записей. Мы заметили, что эти ошибки и недостатки можно сгруппировать в следующей последовательности совещательных процессов:
Основные этапы подготовки, проведения и контроля совещаний
Исходя из источников возникновения ошибок и потерь, можно определить основные этапы служебных совещаний. Большинство авторов, рассматривая служебные совещания, делают упор на подготовке и проведении этих мероприятий, при этом лишь касаются вопросов контроля исполнения решений и не затрагивают другие важные составляющие успешных совещаний.
Мы предлагаем для служебных совещаний, установить более четкое и детальное структурирование. На основании анализа типовых ошибок, просмотра множества документов — повесток дня протоколов совещаний, которые проводились на различных предприятиях и организациях и с учетом литературных источников мы выделили следующие этапы совещаний:
Этап №1 – организация совещаний – определение круга участников, формирование плана совещаний на период, выбор тематики и разработка регламента совещаний;
Этап №2 — подготовка совещаний – рассылка уведомлений, напоминаний и материалов к совещанию, уточнение сроков, повестки дня и списка приглашенных, проверка готовности помещений и т.д.;
Этап №3 – проведение совещаний – обсуждение тем и вопросов совещания, выработка решений, выдача поручений исполнителям по повестке дня, подготовка проекта протокола совещания;
Этап №4 – завершение совещаний – принятие решений и оформление протокола совещания, включая подготовку, согласование, утверждение и рассылку протокола;
Этап №5 – контроль совещаний – мониторинг исполнения поручений совещания, фиксация результатов исполнения поручений, оценка исполнительской дисциплины, подготовка вопросов для следующего совещания;
Этап №6 – анализ совещаний – анализ базы данных совещаний. истории вопросов, поиск прецедентов в протоколах, получение статистики затрат времени и трудозатрат, просмотр материалов совещаний, оценка качества и совершенствование совещаний;
Такая последовательность этапов в большей мере отражает реалии, существующие при организации и проведении совещаний, а также обеспечивает четкое структурирование и всестороннее описание процессов служебных совещаний на уровне, необходимом как для разработки регламентов, так и для автоматизации управления ими.
Об эффективности и результативности совещаний
Под эффективностью понимается отношение полезного результата и затрат на выполнение некоторого процесса. Для одного, отдельно взятого совещания, можно сказать, что оно эффективно, если:
Эффективность – количественная сторона совещаний (сколько часов, сколько вопросов, сколько участников,…), ее можно измерить и накапливать данные для последующего анализа.
Результативность – качественная сторона совещаний (подготовленность, своевременность, уровень и качество принимаемых решений и их исполнение), проявляется не сразу, а на интервале времени. Поэтому совещания могут быть внешне эффективными, но по существу – безрезультативными, и наоборот, результативными, но неэффективными. Но начинать совершенствовать следует, очевидно, с устранения потерь и повышения эффективности, что постепенно приведет к росту результативности совещаний.
Для совещаний, как систематически проводимых мероприятий из арсенала менеджмента, используемых для управления компанией, можно указать следующие условия эффективности:
Это подтверждается результатами опроса на сайте. В частности, на вопрос «Что делать для повышения эффективности совещаний?» посетители (всего голосований 46, выбор до 3 из 6 значений) ответили следующим образом:
При этом надо признать, что приведенные выше условия являются необходимыми, но далеко не достаточными для эффективных совещаний. Без того, что называют корпоративной культурой. совещания действительно могут стать, как утверждает менеджерский фольклор, «хорошей заменой работы».
Место совещаний в системе управления компанией
Служебные совещания должны стоять в центре системы менеджмента компании. Совещания, как площадка для личных встреч и обсуждения актуальных проблем, как метод активации способностей, снятия информационного неравенства и консолидации персонала, являются неотъемлемой составляющей управленческой культуры, несмотря на наличие компьютеров, электронной почты и телефонов.
Хорошие совещания экономят время менеджеров и повышают эффективность фирмы, действуя, как приводные ремни и смазка для различных организационных осей и колес компании. Без тщательно подготовленных, эффективных совещаний, рабочее время в существенно большем объеме будет неизбежно затрачено на спонтанные встречи менеджеров для решения (частичного, половинчатого) все тех же вопросов.
Кто заинтересован в эффективных совещаниях
В общем случае, в этом заинтересованы все на предприятии, и в первую очередь, менеджмент:
Указанные руководители заинтересованы в достижении целей компании, что и делается, в том числе, с помощью совещаний, на своих уровнях управления.
Теперь поставим этот вопрос по-другому. При полном понимании, что назрели предпосылки для безотлагательного устранения ошибок и потерь в совещательных процессах, кто на предприятии действительно способен провести мероприятия по повышению эффективности совещаний? Ответ очевиден – только руководитель, проводящий совещания. Никакие инициативы снизу, по частным улучшениям и устранению отдельных недостатков, не могут дать системного результата, если в этом не заинтересован и не участвует руководитель.
Именно руководители являются главными заинтересованными лицами в повышении эффективности совещаний, а не секретари, помощники, модераторы и технические специалисты, которым (при всем уважении к этим профессиям), иногда полностью перепоручается задача совершенствования совещательных процессов. Секретари и помощники только выиграют, если, будут активно содействовать усилиям шефа по переходу к новым технологиям совещаний.
Рядовые участники, вдохновленные примером руководителя, будут активными сторонниками введения новых технологий, поскольку успех этих мероприятий возможен только при дружной совместной работе всех действующих лиц, а также и потому, что многим из рядовых со временем суждено самим руководить совещаниями. С практической точки зрения, при этом участники также хотели бы сэкономить свое рабочее время, часто бездарно растрачиваемое на заседаниях, что создает дополнительный стимул для поддержки программ совершенствования совещаний.
Вопросы повестки дня совещаний
На основе анализа большого числа доступных нам повесток дня и протоколов совещаний, проведенных в разное время, в различных компаниях и предприятиях, если абстрагироваться от конкретных формулировок, мы установили наличие определенного множества (порядка 20) общих вопросов и задач. Эти управленческие задачи носят инфраструктурный характер и в той или иной степени свойственны большинству предприятий, компаний и организаций, независимо от форм собственности и отраслевой привязки. Частично этот список, приводится ниже и может служить в качестве источника вопросов для повестки дня совещаний.
Взаимосвязь между процессами планирования и совещаний
Есть точка зрения, что в случае хорошо поставленной системы планирования, необходимость в совещаниях, отпадает, все и так знают, кому, когда и что надо делать. Так ли это?
Это не так. Во-первых, на многих предприятиях СМБ (и не только) система планирования вообще отсутствует и руководство в режиме ручного управления, в т.ч. с помощью совещаний, оперативно реагирует на изменения обстановки. Во-вторых, существует проблема масштаба планирования, когда с увеличением планового периода точность и реализуемость плановых заданий падает, что требует периодического уточнения планов, для чего необходимы совещания. В-третьих, уровень детализации планов, как правило, недостаточен для прямого доведения заданий до всех исполнителей, эта доводка и конкретизация осуществляется на совещаниях. Необходимо учитывать также факторы изменчивости обстановки, которые зачастую мгновенно переворачивают все планы, требуя немедленного обсуждения ситуации на совещании. Наконец, есть вопросы контроля исполнения планов и толкования показателей работы, которые вне совещательной аудитории просто неразрешимы корректным образом.
Управленческая вертикаль предприятия только усилится, если на всех ее уровнях будут представлены во взаимодействии соответствующие плановые и совещательные процессы.
Рекомендации по повышению эффективности совещаний
Они просты: для того, чтобы служебные совещания стали эффективным инструментом управления компанией (подразделением, проектом), необходимо взаимосвязанное и систематическое решение следующих задач:
а) анализ совещаний и устранение очевидных ошибок и потерь;
б) регламентация совещаний;
в) автоматизация совещаний;
г) тренинг (обучение) участников совещаний,
д) встраивание совещаний в контур планирования и управления компанией;
е) постоянный мониторинг и совершенствование совещаний.
