Описание

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ВООРУЖЕННЫХ СИЛАХ РФ ПРИКАЗ Минобороны РФ от 23-05-99 170 (ред от 27-05-2004) ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВ

ПРИКАЗ Минобороны РФ от 23-05-99 170 (ред от 27-05-2004) ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ВООРУЖЕННЫХ СИЛАХ. Актуально в 2016 году

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ВООРУЖЕННЫХ СИЛАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

(в ред. Приказа Министра обороны РФ от 27.05.2004 N 158)

1. Настоящая Инструкция определяет порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения, использования и отправки служебных документов в органах военного управления, объединениях, соединениях, воинских частях и организациях (далее именуются воинские части) Вооруженных Сил Российской Федерации (далее именуются Вооруженные Силы).

2. Особенности ведения делопроизводства определяются:

при подготовке проектов документов для представления Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации, а также при подготовке проектов приказов и директив Министра обороны Российской Федерации - соответствующими инструкциями <*>;

<*> Приказ Министра обороны Российской Федерации 1997 г. N 450 .

при рассмотрении предложений, заявлений, жалоб и писем - главой 5 Дисциплинарного устава Вооруженных Сил Российской Федерации и инструкцией по этому вопросу <*>;

<*> Приказ Министра обороны 1988 г. N 160.

по секретной переписке и правилам ведения секретного делопроизводства - Наставлением по защите государственных секретов в Вооруженных Силах <*>.

<*> Приказ Министра обороны 1990 г. N 010.

3. Основным методом руководства и управления войсками (силами) является личное общение должностных лиц воинских частей непосредственно, с использованием средств связи, электронно-вычислительной техники и других технических средств.

Служебную переписку следует применять лишь в случаях действительной необходимости, когда нет условий для осуществления личного общения, невозможно использовать технические средства связи или когда действующим законодательством предусмотрено составление письменного документа.

4. Работа со служебными документами в воинских частях регулируется законодательством Российской Федерации, приказами Министра обороны Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

5. Служебная переписка по различным вопросам служебной деятельности ведется между воинскими частями по подчиненности, воинскими частями, не подчиненными друг другу, а также с гражданскими организациями и гражданами.

Ведение служебной переписки между подразделениями воинской части, между отделами и службами в армии, на флотилии и ниже, а также внутри управлений, направлений, отделов и служб запрещается.

6. Служебная переписка в Вооруженных Силах ведется на русском языке.

7. Служебная переписка с учреждениями и гражданами (подданными) иностранных государств, а также с представительствами Российской Федерации за границей ведется через Главное управление международного военного сотрудничества Министерства обороны Российской Федерации и Управление внешних сношений Министерства обороны Российской Федерации.

8. Служебная переписка с должностными лицами министерств обороны (вооруженных сил) иностранных государств ведется через Главное управление международного военного сотрудничества Министерства обороны Российской Федерации, главные управления Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации и Управление внешних сношений Министерства обороны Российской Федерации.

9. Служебная переписка с учреждениями и организациями иностранных государств, международными организациями, ведающими обеспечением безопасности мореплавания и изучением морей и океанов, по вопросам безопасности судоходства и организационно-техническим вопросам, касающимся гидрографии, океанографии, морской картографии и навигационного оборудования морей, ведется Главным управлением навигации и океанографии Министерства обороны Российской Федерации непосредственно.

10. Служебную переписку с организациями и гражданами государств - участников Содружества Независимых Государств по вопросам трудовых отношений может вести непосредственно Управление труда и заработной платы гражданского персонала Вооруженных Сил.

11. Командиры (начальники) воинских частей несут ответственность за организацию делопроизводства и обязаны:

а) определять порядок работы со служебными документами в воинской части;

б) знать фактическое состояние делопроизводства и принимать необходимые меры по сокращению служебной переписки, запрещая ведение переписки по таким вопросам, которые могут быть разрешены путем личного общения или путем переговоров по техническим средствам связи и информационным системам, если действующим законодательством не предусмотрено составление письменного документа;

в) правильно организовать ведение делопроизводства, постоянно содержать его в готовности к выполнению поставленных задач, контролировать работу подчиненных органов и должностных лиц, отвечающих за ведение делопроизводства;

г) своевременно доводить до личного состава поступающие служебные документы, контролировать их учет и исполнение;

д) обеспечивать готовность к спасению служебных документов в случае пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций;

е) организовывать и систематически проводить с личным составом воинских частей занятия по изучению требований настоящей Инструкции, обеспечивать необходимые условия для правильной организации и ведения делопроизводства, выделять для этого помещения и материально-технические средства, осуществлять контроль за выполнением этих требований;

ж) требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний);

з) принимать меры по совершенствованию делопроизводства, качественному подбору личного состава для работы со служебными документами, обеспечению книгами, журналами, бланками, предусмотренными настоящей Инструкцией, внедрению оргтехники и автоматизированных технологий обработки служебной информации;

и) обеспечивать правильное пользование действительными и условными наименованиями воинских частей при изготовлении и отправке служебных документов, обращая особое внимание на правильность ведения переписки с гражданскими учреждениями и организациями;

к) своевременно организовывать работу по отбору и уничтожению служебных документов с истекшими сроками хранения <*>, не нужных для практической работы, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности, и освобождать от этих документов делопроизводства воинских частей;

<*> Приказ Министра обороны Российской Федерации 1997 г. N 033.

л) принимать практические меры по наведению должного порядка в делопроизводстве;

м) обеспечивать своевременную сдачу в архивы служебных документов с постоянными и длительными (10 лет и более) сроками хранения. Не допускать уничтожения служебных документов, подлежащих сдаче в архивы.

12. Запрещается требовать от подчиненных представления сведений и документов, не предусмотренных табелями срочных донесений, приказами и директивами Министра обороны Российской Федерации и директивами Генерального штаба Вооруженных Сил.

13. Военнослужащие и лица гражданского персонала, работающие со служебными документами, обязаны:

а) знать и строго выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией;

б) быть бдительными, не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате служебных документов, а также пресекать действия (бездействие) других лиц, могущих привести к таким последствиям;

в) знакомить со служебными документами других лиц и передавать служебные документы другим исполнителям только с разрешения своего непосредственного начальника;

г) передавать служебные документы из одного отдела (службы) в другой только через лицо, ведущее делопроизводство, под расписку в соответствующих журналах учета. Допускается передача служебных документов военнослужащим и лицам гражданского персонала для временного пользования под расписку в реестре. В этом случае исполнитель обязан получить служебные документы обратно под расписку в этом же реестре. Подписи за получение служебных документов необходимо расшифровывать;

д) давать справки по служебным документам и сообщать сведения, содержащиеся в них, лицам, не имеющим отношения к этим документам, только с разрешения командира (начальника) воинской части или начальника штаба воинской части;

е) немедленно сообщать своему непосредственному начальнику об утрате или недостаче служебных документов, удостоверений, пропусков, ключей от помещений, хранилищ, сейфов, в которых хранятся служебные документы, личных печатей, а также о фактах обнаружения излишних и неучтенных служебных документов;

ж) при убытии из воинской части в связи с освобождением от занимаемой должности (увольнение с военной службы или работы, перевод к новому месту службы или работы), при убытии в отпуск, на лечение, в командировку своевременно сдать все числящиеся за ним служебные документы и издания лицу, ведущему делопроизводство;

з) своевременно сдавать в делопроизводство документы, надобность в которых миновала;

и) предъявлять все числящиеся за ними служебные документы и издания представителям делопроизводства по их требованию.

14. Лицам, работающим со служебными документами, запрещается:

а) сообщать устно или письменно служебные сведения о характере выполняемой работы, проводимых воинской частью мероприятиях, действительные наименования и пункты дислокации воинских частей лицам, не имеющим по роду военной службы (работы) отношения к этим сведениям;

б) обращаться куда-либо с личными просьбами, изложенными на бланках с наименованием воинской части;

в) самовольно провозить и пересылать за границу Российской Федерации служебные документы, не подлежащие продаже в торговой сети и опубликованию в открытой печати. В необходимых случаях эти документы могут быть высланы через соответствующие воинские части в установленном порядке;

г) изготавливать блокноты, записные книжки, тетради, бланки, визитные карточки, не предусмотренные настоящей Инструкцией, с наименованием воинской части или воинской должности командира (начальника);

д) вести разговоры, связанные с содержанием служебных документов, в присутствии посторонних лиц.

15. Изготовление бланков, книг и журналов, предусмотренных настоящей Инструкцией, и обеспечение ими воинских частей возлагаются на Центральное вещевое управление Министерства обороны Российской Федерации, Главное техническое управление Военно-Морского Флота и соответствующие органы в округах, группах войск и на флотах. Заявки на обеспечение бланками, книгами и журналами направляются по подчиненности ежегодно к 1 августа текущего года.

В исключительных случаях (при отсутствии централизованного снабжения) изготовление и закупку указанного имущества осуществляют воинские части.

16. Непосредственная ответственность за организацию делопроизводства и контроль за его ведением возлагаются на начальника штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - на одного из заместителей командира (начальника) воинской части.

17. Общее руководство по организации и ведению служебной переписки и делопроизводства в Вооруженных Силах осуществляется Управлением делами Министерства обороны Российской Федерации.

18. Работа со служебными документами в воинских частях в нерабочее время допускается только с разрешения командира (начальника) воинский части или начальника штаба воинской части.

19. Работа со служебными документами и хранение их за пределами служебных помещений воинских частей, как правило, запрещаются. Такую работу вправе разрешить командир (начальник) воинской части или начальник штаба воинской части. Несекретные служебные издания (кроме изданий с пометкой "Для служебного пользования") военнослужащие и лица гражданского персонала могут брать с разрешения непосредственного начальника для работы в домашних условиях на срок не более 10 суток.

20. Несекретные служебные издания (кроме изданий с пометкой "Для служебного пользования") могут выдаваться для самостоятельной работы офицерам запаса и в отставке с разрешения командира (начальника) воинской части или начальника штаба воинской части через делопроизводство под расписку в карточке выдачи.

21. Офицеры запаса и в отставке могут знакомиться с несекретными служебными документами и изданиями с разрешения командира (начальника) воинской части или начальника штаба воинской части.

22. При регистрации в гостиницах, санаториях, домах отдыха, на туристских базах и т.п. военнослужащие указывают фамилию, имя, отчество, год и место рождения, серию, номер, дату выдачи паспорта гражданина Российской Федерации или служебного паспорта и орган, выдавший этот паспорт, а при отсутствии паспорта - серию, номер, дату выдачи удостоверения личности (военного билета) и воинскую часть, выдавшую его.

23. Военнослужащие при переписке с гражданскими учреждениями и организациями, при записях в книгах жалоб и предложений предприятий бытового обслуживания, в книгах отзывов указывают почтовые адреса по месту жительства или пребывания без указания принадлежности к Вооруженным Силам. При этом военнослужащие, проходящие военную службу по призыву, указывают почтовые (телеграфные) адреса, устанавливаемые командирами (начальниками) воинских частей по согласованию с объектами почтовой связи Государственного комитета Российской Федерации по связи и информатизации.

24. Военнослужащие, лица гражданского персонала воинских частей, дислоцированных за пределами Российской Федерации, указывают условные наименования воинских частей без пунктов дислокации.

25. В Вооруженных Силах издаются и применяются следующие служебные документы: приказы, директивы, приказания, указания, постановления, положения, предписания, рапорты, доклады, донесения, договоры (контракты), планы, расписания занятий, отчеты, протоколы, акты, справки, служебные письма, заявки, телеграммы, командировочные удостоверения, отпускные билеты и другие разработанные в установленном порядке документы (текстовые и графические), написанные или нарисованные от руки в рабочих тетрадях или на отдельных листах, напечатанные на пишущей машинке, изготовленные на персональных электронно-вычислительных машинах, изданные типографским, электрографическим или другим способом.

Кроме служебных документов, в Вооруженных Силах применяются служебные издания, перечень которых приведен в Положении об издательской деятельности по выпуску служебных изданий (документов) в Вооруженных Силах <*>.

<*> Приказ Министра обороны Российской Федерации 1996 г. N 355.

26. Приказ - основной распорядительный служебный документ военного управления, издаваемый на правах единоначалия командиром (начальником) воинской части.

27. Командир (начальник) воинской части в соответствии со статьей 92 Устава внутренней службы Вооруженных Сил Российской Федерации отдает письменные приказы по строевой части, по боевой подготовке и другим вопросам, право регламентировать которые ему предоставлено.

Приказами командира (начальника) воинской части по строевой части (Приложение N 1) могут регламентироваться следующие вопросы:

а) зачисление в списки личного состава воинской части, на обеспечение. При зачислении военнослужащего в списки личного состава воинской части и при назначении его на воинскую должность указываются установленные ему оклад по воинской должности, размеры надбавок к окладу по воинской должности за сложность, напряженность и специальный режим военной службы, а также за работу со сведениями, составляющими государственную тайну, и других надбавок;

б) исключение из списков личного состава воинской части, с обеспечения. При убытии военнослужащего, проходящего военную службу по контракту, из воинской части в связи с перемещением по службе (зачислением в распоряжение) в приказе командира (начальника) воинской части об исключении из списков личного состава указывается, в каком размере и в каком месяце военнослужащему оказана материальная помощь в году убытия. Если материальная помощь не оказывалась, в приказе указывается: "Материальная помощь в текущем году не оказывалась".

При исключении из списков личного состава воинской части военнослужащего, проходящего военную службу по контракту, в связи с увольнением с военной службы в запас (отставку) в приказе указываются полные годы, за которые подлежит выплате единовременное денежное пособие, размер его в окладах денежного содержания, каким государственным орденом (орденами) награжден в период прохождения военной службы, а также размер премии за личный вклад и достигнутые результаты в боевой подготовке, освоении учебных программ, выполнении специальных заданий командования и добросовестное исполнение служебных обязанностей;

в) изменения в персональных учетных данных личного состава;

г) нахождение на лечении и возвращение на службу из лечебного учреждения. При убытии военнослужащего на стационарное лечение указывается об исключении его с продовольственного обеспечения и выдаче ему продовольственного аттестата;

д) назначение на воинские должности, присвоение воинских званий;

е) прием на работу, перевод на другую работу и увольнение с работы лиц гражданского персонала (Приложение N 2);

ж) убытие в командировки, отпуска, на учебу и прибытие из командировок, отпусков и с учебы;

з) применение поощрений и наложение взысканий;

и) другие вопросы, право решения которых предоставлено командиру (начальнику) воинской части.

В конце приказа командира (начальника) указывается, до каких воинских частей разослать или до кого довести приказ.

28. Приказы командира (начальника) воинской части изготовляются на пишущих машинках, средствах электронно-вычислительной техники или пишутся от руки на отдельных листах или в специальных книгах.

29. Нумерация приказов ежегодно начинается с первого номера.

30. Приказы командира (начальника) воинской части по строевой части о составе суточного наряда (статья 261 Устава внутренней службы Вооруженных Сил Российской Федерации) издаются отдельно, имеют свою нумерацию с добавлением индекса "НР" (Приложение N 3). Эти приказы в архив не сдаются, в течение трех лет хранятся в воинской части, после чего уничтожаются.

31. Директива - распорядительный служебный документ, содержащий указания по подготовке и ведению боевых действий, вопросам боевой готовности, всестороннего обеспечения войск (сил), боевой и оперативной подготовке, обучению, воспитанию, штатной организации и другим вопросам жизни и деятельности войск (сил). Директива применяется главным образом в системе руководства Вооруженными Силами, стратегическими и оперативно-стратегическими объединениями.

32. Приказы и директивы издаются во исполнение законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, приказов и директив вышестоящих командиров (начальников), а также в инициативном порядке.

33. Приказание - распорядительный служебный документ, издаваемый начальником штаба от имени командира (начальника) воинской части или военным комендантом от имени начальника гарнизона.

34. Указание - распорядительный служебный документ, издаваемый преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов (директив) и других актов вышестоящих органов.

35. Постановление - правовой акт, содержащий решение коллегиального органа или должностного лица (постановление Военного совета, постановление о возбуждении уголовного дела и др.).

36. Положение - правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности органа военного управления.

37. Наставление, руководство, инструкция, правила регламентируют организационные, научно-технические, хозяйственные, финансовые и иные специальные стороны деятельности воинских частей и должностных лиц. Тексты этих документов могут подразделяться на разделы, главы, пункты и подпункты. Разделы нумеруются арабскими цифрами или прописными буквами русского алфавита, главы - римскими цифрами, пункты - арабскими цифрами с точкой, подпункты - строчными буквами (реже арабскими цифрами) с круглой скобкой. Разделы и главы должны иметь заголовки. Пункты и подпункты заголовков не имеют. Нумерация пунктов должна быть сквозной для всего текста. Подпункты нумеруются в последовательном порядке в пределах каждого пункта. Разделы и главы имеют сквозную нумерацию.

После цифровых или строчных буквенных обозначений со скобкой пункты и подпункты нужно начинать со строчной буквы и отделять друг от друга точкой с запятой. Пункты и подпункты могут подразделяться на абзацы без буквенного обозначения.

38. Положения, наставления, руководства, инструкции и правила утверждаются, как правило, приказами соответствующих должностных лиц.

39. План - служебный документ, в котором излагается перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность с указанием сроков исполнения, ответственных исполнителей и исполнителей, а также служебный документ с графическим изображением участка местности, здания, сооружения и пр.

40. Отчет, доклад - служебные документы, содержащие сведения о выполнении планов, заданий, проведении мероприятий и другие сведения, представляемые вышестоящему командиру (начальнику).

41. Протокол - служебный документ, в котором зафиксирован ход проведения каких-либо действий, мероприятий (протокол собрания, заседания; протокол осмотра и т.д.).

42. Акт - служебный документ, подтверждающий установленные факты и события. Акт составляется, как правило, в ходе проверки, инвентаризации, приема-передачи дел и должности и т.д. несколькими лицами и подлежит утверждению должностным лицом в пределах полномочий.

43. Телеграмма - служебный документ для передачи распоряжений и сообщений срочного характера по техническим средствам связи.

44. Справка - описание или подтверждение тех или иных фактов и событий.

45. Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию служебных документов.

46. Составление проекта служебного документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по этому вопросу законодательства, приказов, директив и справочного материала.

47. Проекты служебных документов составляются в рабочих тетрадях или на отдельных листах. При оформлении служебных документов на отдельных листах применяется бумага форматов А3 (297 x 420 мм), А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм). Служебные документы, подлежащие сдаче в архивы, исполняются на бумаге первого сорта.

48. В служебных документах, изготавливаемых машинописным способом или с помощью других технических средств, реквизиты должны располагаться в пределах границ согласно Приложению N 4.

49. Служебный документ должен отвечать следующим требованиям:

а) соответствовать действующему законодательству, приказам, директивам и другим руководящим документам вышестоящих командиров (начальников);

б) основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания;

в) не дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных документах, а при необходимости иметь ссылки на них;

г) давать возможность обрабатывать его с помощью средств вычислительной техники;

д) соответствовать утвержденной форме, если таковая предусмотрена.

50. Служебный документ должен быть написан служебно-деловым стилем с соблюдением правил русской орфографии и пунктуации, кратко и четко, без употребления формулировок, порождающих различные толкования.

Применяемые термины должны соответствовать терминологии, принятой в Вооруженных Силах, и употребляться в одном и том же значении.

51. При составлении служебных документов рекомендуется:

пользоваться простыми предложениями;

не употреблять лишних слов, не вносящих ничего нового в смысл фразы, предложения.

52. Текст телеграммы должен излагаться без союзов, предлогов и знаков препинания, если при этом не искажается ее содержание. В телеграмме не допускаются переносы слов и исправления, подпись пишется с новой строки (Приложение N 5).

Исходящие телеграммы пишутся (печатаются) на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге и заверяются печатью "Для телеграмм".

53. В соответствии с современными требованиями составления служебных документов пишутся с прописной буквы:

все слова в названиях следующих органов государственной власти Российской Федерации: Президент Российской Федерации, Федеральное Собрание Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Конституционный Суд Российской Федерации, Верховный Суд Российской Федерации, Высший Арбитражный Суд Российской Федерации;

первое слово в названиях федеральных органов исполнительной власти (Министерство обороны Российской Федерации, Государственный комитет Российской Федерации по связи и информатизации, Федеральная служба безопасности Российской Федерации).

54. При употреблении в служебных документах цифровой информации однозначное число в записи воспроизводится словом, а однозначное число с указанием меры пишется цифрой (не более трех изделий, но 3 км). Составные числительные записываются цифрами, за исключением тех случаев, когда такие числа начинают предложение (двадцать пять изделий, но воинская часть получила 25 изделий). Порядковые числительные записываются с указанием падежных окончаний (радиоприемник 2-го класса).

55. Служебные документы, разрабатываемые на основании указов, постановлений, распоряжений, приказов, директив, приказаний и указаний, должны содержать в тексте документа ссылку на них или иметь в конце приписку: "Основание: ________." с указанием наименования, даты и номера документа.

56. При ответах на запросы и поручения после наименования адресата указывается номер служебного документа (поручения), на который дается ответ, например: "На N 137 от 09.12.98".

57. Если служебный документ готовится взамен ранее изданных, то в разрабатываемом документе необходимо предусматривать отмену ранее изданных служебных документов. Изменения в служебные документы вносятся путем объявления новой редакции частей, пунктов, подпунктов, абзацев, статей, исключения их, а также путем замены предложений (слов) другими предложениями (словами) или исключения их.

58. На срочных документах, доставляемых местным адресатам через экспедиторов (посыльных) воинских частей, ставится надпись: "Срочно - доставить к _____" (указывается время, к которому необходимо доставить документ).

59. Во всех служебных документах при определении времени суток следует исходить из 24-часового исчисления, не употребляя слов "утра", "дня", "вечера" и "ночи".

60. В тексте служебных документов действительные наименования воинских частей пишутся без указания почетных наименований (кроме наименования "гвардейский" или "гвардейская") и государственных наград. Сокращенные обозначения воинских частей применяются в соответствии с Наставлением по службе оперативных штабов <*>.

<*> Приказ Министра обороны 1989 г. N 0140.

Запрещается указывать в несекретных служебных документах действительные наименования воинских частей, которым присвоены условные наименования.

Полные действительные наименования воинских частей, включая почетные наименования и государственные награды, пишутся только в адресах служебных документов, когда это необходимо по содержанию документа.

61. Служебный документ должен иметь следующие реквизиты: наименование министерства - автора документа; название вида документа (не указывается на письмах) или унифицированной формы документа, заголовок к тексту, дату, индекс (номер), текст, визы, подпись, отметку об исполнении служебного документа и направлении его в дело.

62. Министерство обороны имеет наименования: полное - Министерство обороны Российской Федерации (далее именуется Министерство обороны) и сокращенное - Минобороны России.

63. В служебном документе (кроме писем) указывается название вида документа - приказ, директива, приказание, инструкция и т.д.

64. Служебный документ формата А4 (210 x 297) должен иметь заголовок, отражающий предельно кратко и точно основное существо излагаемого вопроса. Служебный документ объемом не более одной страницы может составляться без заголовка.

Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос "О чем?": "О выделении. ", "Об утверждении. ", "О командировании. ".

Заголовок печатается строчными буквами (с прописной буквы) на расстоянии 2 - 3 интервалов от наименования вида документа. Заголовок располагается: в служебных письмах - от левой границы текстового поля, а в приказах, директивах, положениях, инструкциях и других служебных документах выравнивается по центру.

Заголовок не пишется на телеграммах, рапортах, справках и служебных документах, текст которых печатается на бумаге формата А5 (148 x 210 мм).

Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал.

65. Текст служебного документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

Текст печатается на расстоянии 2 - 3 интервалов от заголовка в установленных границах полей.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

66. Индекс (номер) служебного документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива служебных документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами дел, кодами вопроса, корреспондента, должностного лица, подписавшего служебный документ, исполнителя, номером государственной регистрации и др.

67. Отметка об исполнении служебного документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело"; номер дела, в котором будет храниться служебный документ; дату; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен служебный документ.

68. На оборотной стороне последнего листа служебного документа в левом нижнем углу печатаются фамилия, имя, отчество исполнителя и номер его служебного телефона.

Исп. фамилия, имя, отчество (орган военного управления)

69. В процессе подготовки и оформления служебного документа он может быть дополнен такими реквизитами, как: наименование структурного подразделения - автора документа; резолюция; отметка о заверении копий; печать; гриф внешнего согласования; отметка о наличии приложения; адресат; индекс объекта почтовой связи; почтовый и телеграфный адрес; номер абонентского телеграфа; номер телефона; место составления или издания; отметка о поступлении; ссылка на индекс и дату входящего документа; отметка о переносе данных на машинный носитель и др. При необходимости в правом верхнем углу первой страницы проекта служебного документа может быть проставлена пометка "Проект".

70. Оформление приложений к служебному документу.

Если к служебным документам, кроме приказов, директив, приказаний и указаний, прилагаются другие материалы, то о них указывается в конце текста после слова "Приложение". Слово "Приложение" печатается с красной строки и подчеркивается. После слова "Приложение" ставится двоеточие.

Если приложения названы в тексте служебного документа, то отметка о них оформляется по следующей форме:

Приложение: в 3 экз. на 10 л. каждый.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.

Приложения: 1. Штатное расписание. в 3 экз. на 4 л. каждый.

2. Смета расходов. в 3 экз. на 3 л. каждый.

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом служебном документе после текста указывается:

Приложения: согласно описи на. листах.

Если приложение направляется адресату без оставления копии в делах отправителя, то после перечисления материалов, их номеров и количества листов добавляются слова "только адресату", если адресатов несколько, то указывается, какому адресату: первому, второму и т.д.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается, например:

Приложение: брошюра в 2 экз.

При наличии нескольких приложений они нумеруются в последовательном порядке по мере ссылки на них в тексте служебного документа.

На служебных документах, направляемых в федеральные органы государственной власти, Министру обороны Российской Федерации и его заместителям, приложения разрешается перечислять на обороте последнего листа служебного документа.

В качестве приложений к приказам, директивам, приказаниям и указаниям помещаются положения, наставления, руководства, инструкции, планы, перечни, правила, списки и другие служебные документы. Эти приложения являются неотъемлемой частью распорядительного служебного документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются последовательно, по мере ссылки на них в тексте распорядительного документа. Листы каждого приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Об этих приложениях в текстах указанных распорядительных служебных документов указывается: "Утвердить прилагаемое. " (следует название документа) или "Утвердить Инструкцию" (указывается ее название), а затем следуют слова (приложение N ____ к настоящему приказу).

На первой странице приложения в правом верхнем углу пишется строчными буквами (начиная с прописной) слово "Приложение", а ниже следует название распорядительного документа, его дата и номер. Например:

к Приказу командующего войсками

Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" проставляются выше слова "Приложение". Приложения к проекту распорядительного служебного документа должны быть подписаны руководителем управления, готовившего проект этого документа, или его вышестоящим начальником. Подпись состоит из наименования должности, воинского звания, инициала имени и фамилии должностного лица, подписывающего приложение.

71. Служебные документы, подготавливаемые от имени одной воинской части, оформляются на бланке с угловым штампом, а от имени двух и более организаций - на чистых листах бумаги.

72. В воинских частях для служебной переписки применяются угловые штампы или бланки с угловыми штампами, предусмотренные Инструкцией о порядке изготовления, учета, хранения печатей и штампов и пользования ими в Вооруженных Силах <*>.

<*> Приказ Министра обороны Российской Федерации 1998 г. N 70.

73. При необходимости оценки целесообразности служебного документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и другим правовым актам проводится согласование проекта служебного документа с заинтересованными должностными лицами, которые обязаны рассматривать поступившие на согласование проекты служебных документов в кратчайший срок с учетом общего срока исполнения служебных документов, но при всех условиях в течение не более 10 дней.

74. Отказ от рассмотрения служебного документа, поступившего на согласование, не допускается.

75. Согласование может быть внутреннее (с подразделениями и должностными лицами воинской части) и внешнее (с неподчиненными организациями).

76. Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта служебного документа должностным лицом, непосредственно подчиненным командиру (начальнику), на подпись которому готовится проект служебного документа. При отсутствии возражений проект визируется должностным лицом в пределах полномочий. Виза включает в себя личную подпись должностного лица, ее расшифровку (должность визирующего, воинское звание, если он военнослужащий, инициал имени и фамилия) и дату визирования.

77. В случае несогласия с проектом дается мотивированное заключение с предложениями по существу вопроса. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту служебного документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются". Должностное лицо, разрабатывающее проект служебного документа, при согласии с замечаниями и предложениями вносит в проект необходимые изменения, а при несогласии - докладывает лицу, подписывающему служебный документ.

78. Визы проставляются на экземпляре проекта, остающемся в деле воинской части, ниже текста и подписи. На проектах приказов и директив визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта в нижней его части. Если проект служебного документа согласовывается со многими штабами, управлениями, то к нему может прилагаться лист согласования (Приложение N 6).

79. Проект служебного документа после согласования его с заинтересованными лицами и перед представлением на подпись командиру (начальнику) должен пройти правовую экспертизу, которую проводят должностные лица юридической службы в соответствии с Положением о юридической службе в Вооруженных Силах Российской Федерации <*>. При отсутствии замечаний начальник юридической службы (группы), старший юрисконсульт (юрисконсульт) или помощник командира по правовой работе, проводящий правовую экспертизу, визирует первый экземпляр проекта служебного документа на оборотной стороне последнего листа проекта, после чего проект представляется на подпись командиру (начальнику) воинской части.

<*> Приказ Министра обороны Российской Федерации 1998 г. N 100 .

80. При наличии замечаний проект служебного документа возвращается исполнителю для доработки или докладывается командиру (начальнику) с этими замечаниями.

81. Внешнее согласование проекта служебного документа оформляется грифом. Гриф согласования располагается на лицевой стороне проекта служебного документа и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), воинское (специальное) звание, личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс. Например:

82. Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание проекта служебного документа затрагивает интересы нескольких организаций. На проекте служебного документа делается отметка: "Лист согласования прилагается".

83. Внешнее согласование в зависимости от содержания проекта служебного документа осуществляется в следующей последовательности:

а) с организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания служебного документа, или когда содержание служебного документа затрагивает их интересы;

б) с общественными организациями - в случаях необходимости или предусмотренных положениями об этих организациях;

в) с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

г) с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

84. Служебные документы подписывают должностные лица в пределах своих полномочий. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его воинское звание, личная подпись и ее расшифровка (инициал имени и фамилия).

85. При подписании служебного документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованием должностей. При разных должностях подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой должностью.

86. Служебные документы, направляемые от имени Министерства обороны организациям, не подчиненным Министерству обороны, подписываются Министром обороны Российской Федерации или его заместителями, а от имени других органов военного управления - руководителями этих органов от командира (начальника) воинской части, ему равного и выше. Служебные документы, направляемые подчиненным воинским частям или учреждениям, подписываются должностными лицами в пределах полномочий по подчиненности.

87. Приказы и директивы подписывают командиры (начальники), которым уставами Вооруженных Сил и положениями об органах военного управления предоставлено право издавать приказы и директивы.

88. Приказания подписывают начальники штабов всех наименований или военные коменданты гарнизонов.

89. Указания подписывают начальники главных и центральных управлений Министерства обороны и управлений видов Вооруженных Сил, заместители и помощники командующих войсками округов, группами войск, флотами, армиями, флотилиями, командующие (начальники) родами войск, начальники управлений, служб и отделов, подчиненных командующему войсками округа, группой войск, флотом, армией, флотилией, и адресуют нижестоящим должностным лицам по роду своей деятельности.

90. Приказы по вопросам боевой готовности, оперативной и боевой подготовки, по результатам инспектирования (проверок) войск, организационным, мобилизационным и другим важнейшим вопросам подписывают главнокомандующий (командующий, командир, начальник) и начальник главного штаба (штаба), а в воинской части, где должность начальника штаба штатом не предусмотрена, приказы подписывает командир (начальник) воинской части единолично.

91. Право подписи служебных документов, кроме приказов, директив, приказаний и указаний (пункты 87 - 90 настоящей Инструкции), в пределах полномочий предоставляется:

а) в воинской части (на корабле), соединении - командиру и его заместителям (старшему помощнику командира корабля);

б) на судне - капитану и первому помощнику;

в) в учреждении, включая военное образовательное учреждение профессионального образования, на предприятии, в организации - начальнику (руководителю) и его заместителям;

г) в гарнизоне - начальнику, его заместителям и военному коменданту гарнизона;

д) в управлении округа, группы войск, флота, армии, флотилии - командующему, его заместителям (помощникам), заместителям начальника штаба, командующим (начальникам) родами войск и их заместителям, заместителям начальника тыла, начальникам самостоятельных управлений, отделов и служб;

е) в центральных органах военного управления Вооруженных Сил:

начальникам главных управлений и управлений Генерального штаба и их заместителям;

командующим (начальникам) родами войск, их заместителям;

начальникам самостоятельных управлений, направлений, инспекций, отделов, служб и их заместителям;

заместителям: начальника Генерального штаба Вооруженных Сил, начальника Тыла Вооруженных Сил, начальника вооружения Вооруженных Сил, начальника строительства и расквартирования войск, начальника связи Вооруженных Сил, начальника штаба Тыла Вооруженных Сил;

командующим (начальникам) родами войск видов Вооруженных Сил и их заместителям, заместителям начальников главных штабов видов Вооруженных Сил, начальникам главных управлений и управлений видов Вооруженных Сил и их заместителям, заместителям начальника вооружения и начальника Тыла, начальникам самостоятельных инспекций, комитетов, отделов и служб всех наименований;

начальникам главных и центральных управлений Министерства обороны и их заместителям.

92. В центральных органах военного управления Вооруженных Сил право подписи некоторых видов служебных документов может быть предоставлено начальникам несамостоятельных управлений, направлений, инспекций, комитетов, отделов и служб. Виды служебных документов и перечень должностных лиц, имеющих право подписывать эти служебные документы, устанавливаются решениями начальников главных штабов видов Вооруженных Сил, командующих (начальников) родами войск, начальников главных и центральных управлений Министерства обороны, главных управлений и управлений Генерального штаба Вооруженных Сил.

93. В случае временной нетрудоспособности, отпуска или временного отсутствия по другой причине командира (начальника), имеющего право подписывать служебные документы, это право принадлежит тому лицу, на которое возложено временное исполнение обязанностей по воинской должности отсутствующего. О возложении на военнослужащего временного исполнения обязанностей объявляется приказом убывающего на время или вышестоящего командира (начальника). В этом случае на служебных документах перед наименованием должности пишется: Вр.и.о. (временно исполняющий обязанности). Если на военнослужащего возложено временное исполнение обязанностей по воинской должности, которая вакантна, то на служебных документах перед наименованием должности пишется: Вр.и.д. (временно исполняющий должность).

Подписывать служебные документы с предлогом "за" или проставлением черты перед наименованием должности запрещается.

94. Для направления служебного документа в подчиненные воинские части нескольким адресатам командиром (начальником) может подписываться только один экземпляр, который остается в делах отправителя. В этом случае адресатам посылаются экземпляры документа, исполненные техническими средствами копирования или заверенные должностным лицом в пределах полномочий или непосредственным исполнителем служебного документа. Для направления служебного документа нескольким адресатам в высшие инстанции командир (начальник) подписывает все экземпляры. В этом случае в делах остается копия документа, исполненная техническими средствами копирования или заверенная исполнителем.

95. Предписания офицерам о направлении к месту военной службы по окончании военного образовательного учреждения профессионального образования может подписывать начальник отдела кадров, а отпускные билеты слушателям (курсантам) - начальник строевого отдела военного образовательного учреждения профессионального образования.

96. Командиры (начальники) воинских частей своими приказами могут ограничить круг должностных лиц воинских частей, которым настоящей Инструкцией предоставлено право подписи служебных документов.

97. Служебные документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

98. В необходимых случаях к представляемому на подпись проекту служебного документа прилагается доклад, в котором указываются основания для составления проекта служебного документа, с кем согласован проект, а также излагаются разногласия, возникшие при подготовке проекта, мотивы непринятия поступивших предложений. Доклад должен быть предельно кратким.

Если проект служебного документа подготовлен в соответствии с поручением вышестоящего командира (начальника), то к представляемому на подпись проекту служебного документа прилагается и это поручение.

99. Служебные документы утверждаются командиром (начальником) воинской части, в компетенцию которого входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

100. Утверждение служебного документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

101. Гриф утверждения должен состоять из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности и воинского звания лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:

102. Если служебный документ утверждается постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", названия документа, его даты и номера.

103. Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу служебного документа. При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне.

104. Датой служебного документа является дата его подписания. Для служебного документа, принимаемого коллегиальным органом, датой является дата его принятия, а для утверждаемого служебного документа - дата его утверждения. Дату служебного документа и, если необходимо, надписи "Вручить лично" и о срочности проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее служебный документ. Для служебных документов, составленных совместно несколькими организациями, датой является дата подписания его должностным лицом, которое подписывает его последним.

Для подписания, утверждения и согласования документов используются словесно-цифровой и цифровой способы датирования. Словесно-цифровой способ датирования применяется при написании дат в текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм (например: 13 декабря 1998 г.).

Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнении служебного документа, передаче телефонограмм и в иных случаях. При этом дата проставляется тремя парами цифр, разделенными точками, в последовательности: число, месяц, год (например: 13.12.98).

105. Служебные документы вступают в силу с момента их подписания (принятия или утверждения), если в тексте служебного документа или законодательством не предусмотрена другая дата.

106. Служебные документы адресуют в организации, их структурные подразделения, воинские части, конкретному лицу.

107. При адресовании служебного документа в организацию, воинскую часть или их структурные подразделения без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже, например:

610002, г. Киров, 2

111. При адресовании служебных документов (кроме директив), рассылаемых большому числу адресатов, перечисляются не более четырех адресатов. Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Запрещается перечислять все воинские части и учреждения, входящие в состав округа, флота, армии, флотилии, соединения. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется расчет рассылки (указатель рассылки) и на каждом документе указывается только один адрес. Например:

Командирам воинских частей

Только: командиру войсковой

82. Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание проекта служебного документа затрагивает интересы нескольких организаций. На проекте служебного документа делается отметка: "Лист согласования прилагается".

83. Внешнее согласование в зависимости от содержания проекта служебного документа осуществляется в следующей последовательности:

а) с организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания служебного документа, или когда содержание служебного документа затрагивает их интересы;

б) с общественными организациями - в случаях необходимости или предусмотренных положениями об этих организациях;

в) с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

г) с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

84. Служебные документы подписывают должностные лица в пределах своих полномочий. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его воинское звание, личная подпись и ее расшифровка (инициал имени и фамилия).

85. При подписании служебного документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованием должностей. При разных должностях подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой должностью.

86. Служебные документы, направляемые от имени Министерства обороны организациям, не подчиненным Министерству обороны, подписываются Министром обороны Российской Федерации или его заместителями, а от имени других органов военного управления - руководителями этих органов от командира (начальника) воинской части, ему равного и выше. Служебные документы, направляемые подчиненным воинским частям или учреждениям, подписываются должностными лицами в пределах полномочий по подчиненности.

87. Приказы и директивы подписывают командиры (начальники), которым уставами Вооруженных Сил и положениями об органах военного управления предоставлено право издавать приказы и директивы.

88. Приказания подписывают начальники штабов всех наименований или военные коменданты гарнизонов.

89. Указания подписывают начальники главных и центральных управлений Министерства обороны и управлений видов Вооруженных Сил, заместители и помощники командующих войсками округов, группами войск, флотами, армиями, флотилиями, командующие (начальники) родами войск, начальники управлений, служб и отделов, подчиненных командующему войсками округа, группой войск, флотом, армией, флотилией, и адресуют нижестоящим должностным лицам по роду своей деятельности.

90. Приказы по вопросам боевой готовности, оперативной и боевой подготовки, по результатам инспектирования (проверок) войск, организационным, мобилизационным и другим важнейшим вопросам подписывают главнокомандующий (командующий, командир, начальник) и начальник главного штаба (штаба), а в воинской части, где должность начальника штаба штатом не предусмотрена, приказы подписывает командир (начальник) воинской части единолично.

91. Право подписи служебных документов, кроме приказов, директив, приказаний и указаний (пункты 87 - 90 настоящей Инструкции), в пределах полномочий предоставляется:

а) в воинской части (на корабле), соединении - командиру и его заместителям (старшему помощнику командира корабля);

б) на судне - капитану и первому помощнику;

в) в учреждении, включая военное образовательное учреждение профессионального образования, на предприятии, в организации - начальнику (руководителю) и его заместителям;

г) в гарнизоне - начальнику, его заместителям и военному коменданту гарнизона;

д) в управлении округа, группы войск, флота, армии, флотилии - командующему, его заместителям (помощникам), заместителям начальника штаба, командующим (начальникам) родами войск и их заместителям, заместителям начальника тыла, начальникам самостоятельных управлений, отделов и служб;

е) в центральных органах военного управления Вооруженных Сил:

начальникам главных управлений и управлений Генерального штаба и их заместителям;

командующим (начальникам) родами войск, их заместителям;

начальникам самостоятельных управлений, направлений, инспекций, отделов, служб и их заместителям;

заместителям: начальника Генерального штаба Вооруженных Сил, начальника Тыла Вооруженных Сил, начальника вооружения Вооруженных Сил, начальника строительства и расквартирования войск, начальника связи Вооруженных Сил, начальника штаба Тыла Вооруженных Сил;

командующим (начальникам) родами войск видов Вооруженных Сил и их заместителям, заместителям начальников главных штабов видов Вооруженных Сил, начальникам главных управлений и управлений видов Вооруженных Сил и их заместителям, заместителям начальника вооружения и начальника Тыла, начальникам самостоятельных инспекций, комитетов, отделов и служб всех наименований;

начальникам главных и центральных управлений Министерства обороны и их заместителям.

92. В центральных органах военного управления Вооруженных Сил право подписи некоторых видов служебных документов может быть предоставлено начальникам несамостоятельных управлений, направлений, инспекций, комитетов, отделов и служб. Виды служебных документов и перечень должностных лиц, имеющих право подписывать эти служебные документы, устанавливаются решениями начальников главных штабов видов Вооруженных Сил, командующих (начальников) родами войск, начальников главных и центральных управлений Министерства обороны, главных управлений и управлений Генерального штаба Вооруженных Сил.

93. В случае временной нетрудоспособности, отпуска или временного отсутствия по другой причине командира (начальника), имеющего право подписывать служебные документы, это право принадлежит тому лицу, на которое возложено временное исполнение обязанностей по воинской должности отсутствующего. О возложении на военнослужащего временного исполнения обязанностей объявляется приказом убывающего на время или вышестоящего командира (начальника). В этом случае на служебных документах перед наименованием должности пишется: Вр.и.о. (временно исполняющий обязанности). Если на военнослужащего возложено временное исполнение обязанностей по воинской должности, которая вакантна, то на служебных документах перед наименованием должности пишется: Вр.и.д. (временно исполняющий должность).

Подписывать служебные документы с предлогом "за" или проставлением черты перед наименованием должности запрещается.

94. Для направления служебного документа в подчиненные воинские части нескольким адресатам командиром (начальником) может подписываться только один экземпляр, который остается в делах отправителя. В этом случае адресатам посылаются экземпляры документа, исполненные техническими средствами копирования или заверенные должностным лицом в пределах полномочий или непосредственным исполнителем служебного документа. Для направления служебного документа нескольким адресатам в высшие инстанции командир (начальник) подписывает все экземпляры. В этом случае в делах остается копия документа, исполненная техническими средствами копирования или заверенная исполнителем.

95. Предписания офицерам о направлении к месту военной службы по окончании военного образовательного учреждения профессионального образования может подписывать начальник отдела кадров, а отпускные билеты слушателям (курсантам) - начальник строевого отдела военного образовательного учреждения профессионального образования.

96. Командиры (начальники) воинских частей своими приказами могут ограничить круг должностных лиц воинских частей, которым настоящей Инструкцией предоставлено право подписи служебных документов.

97. Служебные документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

98. В необходимых случаях к представляемому на подпись проекту служебного документа прилагается доклад, в котором указываются основания для составления проекта служебного документа, с кем согласован проект, а также излагаются разногласия, возникшие при подготовке проекта, мотивы непринятия поступивших предложений. Доклад должен быть предельно кратким.

Если проект служебного документа подготовлен в соответствии с поручением вышестоящего командира (начальника), то к представляемому на подпись проекту служебного документа прилагается и это поручение.

99. Служебные документы утверждаются командиром (начальником) воинской части, в компетенцию которого входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

100. Утверждение служебного документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

101. Гриф утверждения должен состоять из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности и воинского звания лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:

102. Если служебный документ утверждается постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", названия документа, его даты и номера.

103. Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу служебного документа. При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне.

104. Датой служебного документа является дата его подписания. Для служебного документа, принимаемого коллегиальным органом, датой является дата его принятия, а для утверждаемого служебного документа - дата его утверждения. Дату служебного документа и, если необходимо, надписи "Вручить лично" и о срочности проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее служебный документ. Для служебных документов, составленных совместно несколькими организациями, датой является дата подписания его должностным лицом, которое подписывает его последним.

Для подписания, утверждения и согласования документов используются словесно-цифровой и цифровой способы датирования. Словесно-цифровой способ датирования применяется при написании дат в текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм (например: 13 декабря 1998 г.).

Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнении служебного документа, передаче телефонограмм и в иных случаях. При этом дата проставляется тремя парами цифр, разделенными точками, в последовательности: число, месяц, год (например: 13.12.98).

105. Служебные документы вступают в силу с момента их подписания (принятия или утверждения), если в тексте служебного документа или законодательством не предусмотрена другая дата.

106. Служебные документы адресуют в организации, их структурные подразделения, воинские части, конкретному лицу.

107. При адресовании служебного документа в организацию, воинскую часть или их структурные подразделения без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже, например: