Как правильно писать деловые письма?

Иногда по роду деятельности необходимо написать деловое письмо, но не все знают, как написать деловое письмо правильно. Ведь грамотно составленное деловое письмо проще к прочтению и восприятию. Поэтому перед написанием следует посмотреть образец делового письма.

Написание делового письма сопряжено с рядом правил. Так, например, деловое письмо стоит писать на специальном бланке организации. Если такой бланк отсутствует, то лучшим вариантом будет взять обычный белый лист формата А4. В этом случае не забудьте указать необходимые данные: наименование компании, адрес, и контактные телефоны. Чем больше различных способов связи будет указано - тем лучше, это позволяет получателю выбрать наиболее приемлемый вариант ответа.

Деловое письмо не должно быть большим по объему. "Идеальный" объем - это 1-2 страницы. Абзацы в тексте письма следует разделять двойным интервалом, либо красной строкой. В самом же тексте интервал должен быть одинарный.

Теперь перейдем к самому письму. Вот примерный образец написания делового письма:
1) В верхнем левом углу бланка необходимо указать:
- Имя адресата
- Должность
- Адрес
- Дата написания
2) По центру укажите тему письма, если таковая имеется.
3) Начинать письмо следует уважительно. Например:
- "Уважаемый Петр Иванович"
- "Уважаемый господин Путин"
Внимание: в деловом письме нельзя использовать сокращенный вариант слова "господин" - "г-н".
4) После этого необходимо раскрыть суть письма. В первых 1-2 предложениях раскройте цель и причины написания письма. Старайтесь писать лаконично, просто и понятно. Не нужно "нагружать" текст делового письма различными эмоциями и профессиональным слэнгом. Пишите так, чтобы любой прочитавший письмо смог сразу понять его суть.
5) Последним предложением подытожте всё сказанное выше.
6) После текста письма укажите всё имя и поставьте подпись.

Вот примерный образец делового письма. После его составления внимательно прочитайте текст с самого начала. Вполне вероятно, что Вы допустили какие-то грамматические или орфографические ошибки, наличие которых в деловом письме не допускается.

Надеемся, эта краткая статья поможет вам правильно писать деловые письма, которые обязательно будут прочитаны, а не останутся пылиться где-нибудь в сторонке.

Как правильно писать деловые письма образец

В процессе работы мы часто сталкиваемся с официальными документами. И порой бывает, что у любого сотрудника помимо задачи получать корреспонденцию, появляется необходимость на нее отвечать. Как правильно писать деловое письмо? С таким вопросом ежедневно сталкиваются многие. А это значит, что пора научиться писать официально и грамотно.

Вне зависимости от содержания официальной корреспонденции, существуют нормы и требования ее написания. Современные технологии позволяют писать два вида писем – бумажные и электронные. Они имеют мало отличий, но свои особенности у них все же есть. Поэтому мы рассмотрим оба варианта.

Структура у официальных обращений выглядит примерно следующим образом:

1. Обращение. Оно заменяет приветствие в деловом письме и начинается со слов «Уважаемый (ая) …». Оно располагается в центре страницы и начинается с большой буквы. Дальше нюансы. К примеру, на Западе принято обращаться только по имени, а в России по имени отчеству. Если речь идет о военных, то приветствие может выглядеть так: «Уважаемый товарищ полковник». Если вы пишете официальное приглашение, то можно использовать варианты «Дамы и господа» или «Уважаемые господа». Вариантов как начать деловое письмо может быть несколько. Остановиться лучше на том, который принят в стране, где вы живете и в том коллективе, где вы работаете.
2. Основная часть. Состоит из нескольких абзацев и включает в себя основную информацию, которую вы хотите донести до адресата. Это может быть описание ситуации, выражение вашего мнения, просьба, соболезнование и т.п. Также немаловажно помнить о правилах общения в официальных письмах. Если вы пишете от лица компании, фирмы, или общества то обращение пишется от третьего лица единственного лица (компания: «предупреждает», «напоминает», «уведомляет» и т.п.). Еще один вариант – первое лицо множественного числа: «сообщаем», «уведомляем», «направляем» и т.п.
3. Заключение. Сюда стоит дописать выводы из основной вышеизложенной части и подвести логичные обоснования. Например: «Уверен, что вы дадите оценку произошедшей ситуации и выскажите свою точку зрения».
4. Постскриптум. Дополнительное завершение делового письма. В официальной корреспонденции используется не часто, но вполне допускается, если вы не знаете, как закончить деловое письмо. Постскриптум может содержать в себе сведения, косвенно относящиеся к теме письма или произошедшие уже после его написания. Например: «Завтра в 12:00 состоится собрание директоров, посвященное данной проблеме».

После того, как основная часть написана, важно не забыть про правила оформления делового письма:

1. После заключения или постскриптума нужно поставить подпись, указать вашу должность, фамилию, имя и отчество. Также перед подписью допускается вежливая форма: «С уважением», «Искренне ваш», «В надежде на продуктивное партнерство» и т.п. Под подписью обязательно следует ее расшифровка. Пример: «С Уважением, руководитель группы компаний ООО «Эллада» Иванов В.С.».
2. Если к письму требуются приложения, они оформляются в виде отдельных страниц.
3. Деловые письма нужно писать на специальных бланках, которые соответствуют нормативу официальных документов. На бланке должны присутствовать следующие реквизиты: название организации, юридический адрес, номер телефона и факса, дата и номер документа, если это ответное письмо, то должна быть ссылка на номер и дату письма полученного, адресат, заголовок, текст, отметка о приложениях, подпись и телефон.

Деловое электронное письмо должно соответствовать таким же требованиям. Однако есть и ряд нюансов, которые следует учитывать при его написании и отправке. Части делового письма в глобальной сети выглядят следующим образом:

Как научиться писать красивые деловые письма?

К деловому письму как основному инструменту бизнес-общения предъявляются, прежде всего, требования конкретности и рациональности. Это обусловлено и самой средой, и сложившимися внутри нее нормами. Казалось бы, причем здесь красота, и как она может относиться к деловому письму?

Красота в общепризнанном понимании — это гармония всех составляющих предмета или явления. В этом смысле красота делового письма состоит в гармоничном сочетании стиля, содержания и смысла. Красивое деловое письмо в большей степени обращает на себя внимание адресата. Давно известно свойство красоты вызывать эстетическое и эмоционально удовлетворение. Привлекая к себе внимание, несмотря на жесткие нормы и требования, красивое деловое письмо способно в большей степени достигнуть поставленных целей, чем стандартизированное.

Итак, как же добиться красоты и вместе с тем лаконичности делового письма?

Прежде всего — стиль. Употребление устоявшихся выражений, характеризующих официально-деловой стиль, — самый простой способ соответствовать ему. «Сообщаем, что…», «Ваше предложение отклонено по следующим причинам…», «Убедительно просим Вас (дать ответ, не задерживать решение)» и тому подобное. Казалось бы, нет ничего проще, чем соединить три вышеупомянутых характеристики, используя набор общепринятых или даже утвержденных ГОСТом формулировок и фраз. И это прекрасно удается, особенно если необходимо написать простой текст.

Когда же деловое письмо становится многозадачным, то есть от него одновременно требуется и предоставление информации, и выражение отношения, и личная просьба, наличие письменных клише облегчает работу, но полностью полагаться на них не стоит. Во-первых, их изобилие может повлиять на остроту восприятия информации или, выражаясь разговорным языком, добавить «воды» в текст: «За счет улучшения организации погашения задолженности по выплате зарплаты, компания добилась улучшения культуры обслуживания покупателей, что в свою очередь повлияло на увеличение товарооборота и показатели валовой прибыли». То же самое можно выразить гораздо конкретнее и проще: «Своевременная выплата заработной платы повлияла на качество обслуживания покупателей, что отразилось на увеличении товарооборота и росте валовой прибыли».

Во-вторых, даже стандартные, однозначно воспринимаемые в деловой среде фразы, требуют особого внимания в употреблении, особенно в эмоционально окрашенных смысловых блоках официальных писем. Эмоциональная окраска в деловой переписке носит скорее характер вежливости и «очеловечивания» достаточно сухого официально-делового стиля. Бояться ее не стоит, но и злоупотреблять также не следует.

Эмоционально окрашенные слова и фразы могут придать позитивный или негативный акцент тексту, в зависимости от ситуации и целей.

Формализованная формулировка: «Выражаем благодарность Вам и специалистам ОАО «Флиппер» за тщательную проработку предложенного нами проекта договора на выполнение строительно-монтажных работ».

Эмоционально-окрашенная формулировка (позитив): «Мы чрезвычайно благодарны Вам и специалистам ОАО «Флиппер» за тщательную проработку предложенного нами проекта договора на выполнение строительно-монтажных работ».

Формализованная формулировка: «Если Ваша позиция по указанным пунктам Приложения не будет пересмотрена, мы будем вынуждены отказаться от сотрудничества с Вашей торговой компанией».

Эмоционально-окрашенная формулировка (негатив): «В случае Вашего отказа от пересмотра указанных пунктов Приложения мы, к сожалению, вынуждены будем отказаться от сотрудничества с Вашей торговой компанией».

В обоих примерах сохранен стиль официально-деловой переписки. При этом с помощью стандартных для данного стиля фраз передано отношение к событиям.
Наличие в одном письме смысловых блоков разной эмоциональной окраски — уже давно норма, иллюстрирующая знание и соблюдение правил делового этикета.

Например, выражение в позитивном ключе уважения к адресату и высказывание своих реальных проблем или опасений уже в негативе: «Мы очень благодарны Вам за оперативность в работе, за принятие во внимание наших пожеланий, а также за активный поиск компромисса в вопросе о размере аванса. К сожалению, предлагаемый Вами новый вариант размера авансового платежа (…% от общей стоимости транспортных услуг) является для нас неприемлемым. Эта сумма представляется необоснованно завышенной. По нашему мнению, современная практика договорных отношений при предоставлении услуг подобного рода не оперирует авансовыми платежами свыше. %».

Содержательная точность письма — одна из важных составляющих лаконичности и совершенства. Факты, аргументация, логичность — все это знакомо тем, кто ведет деловую переписку. Добиться максимальной информативности и доходчивости тут поможет простота изложения. Оправданное официально-деловым стилем, утяжеление схемы «подлежащее + сказуемое», конечно, не изменяет содержание и смысла, но не всегда делает текст конкретным и простым для понимания.

Предложение «Это усложняет и запутывает учет, увеличивает издержки» понятнее и гармоничнее, чем «Это приводит к усложнению и запутыванию учета, а также способствует увеличению издержек». Надуманные, многосложные речевые конструкции, много слов там, где вполне можно употребить одно, нагружают и без того непростой официально деловой текст: «Наши сотрудники осуществляют работу» — «Наши сотрудники работают»; «Та часть помещения, которая представляет собой офисную часть» — «Офисная часть помещения»; «Осуществив возвращение» — « Возвратив (Возврат)». Кроме того, языковое разнообразие позволят находить нейтральные замены, вполне подходящие по стилю: «заблаговременно — заранее», «произошло происшествие — случилось», «инцидент — происшествие», «адекватно — равноценно». Если же есть необходимость, наоборот, придать письму важности и значимости, то к упрощению можно не прибегать. Главное, не допускать совсем серьезных ошибок в словоупотреблении и следить за правильным применением слов, наиболее часто используемых в официально деловом стиле. Вот примеры, на которые следует обратить особое внимание: «свободная вакансия» (вакансия — свободная, незамещенная должность); «прейскурант цен» (прейскурант — список цен); «странный парадокс» (парадокс и есть странное явление или мнение); «в апреле месяце» (в слове апрель уже заключено понятие месяца); «впервые знакомиться» (знакомство и есть первая встреча).

Цель или смысл письма определяет и содержание, и стиль. Несмотря на то, что существует ряд серьезных требований к деловым письмам коммерческого и некоммерческого характера, объединить их в единый жесткий комплекс не представляется возможным. Цели, задачи и нюансы ситуации каждый раз диктуют свои условия для создания делового послания. Лингвисты и психолингвисты рекомендуют каждый раз перед написанием задавать себе вопрос: «Что я хочу сказать этим письмом?» или «Что мне необходимо сказать этим письмом адресату?». Закончив текст, хорошо бы перечитать его и попытаться поставить себя на место получателя. Он прочитает именно то, что вы хотели сказать? Если все совпадает, можно отправлять. Но если задумано одно, а получается совсем другое, стоит обратить внимание на слова и выражения, меняющие смысл послания. Дьявол, как говорится, в деталях. Возьмем две фразы, написанные клиенту, которого компания не готова потерять: «К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена» и «Ваша просьба не может быть удовлетворена». Прочитав их, становится очевидно, что первая фраза является более предпочтительной, как с точки зрения делового этикета, так и с точки зрения цели. Она выражает большее уважение к адресату, «очеловечивает» послание, подчеркивает важность и значимость клиента, сообщает об отношении пишущего к ситуации. Использование второй фразы больше подойдет для письма, где цель удержать клиента-адресата не стоит. Вводные слова и правильно подобранные глаголы особенно важны в так называемых коммерческих письмах или письмах с намерением: письма-предложения, письма-презентации, письма-просьбы, письма-рекламации, от которых ждут побуждения адресата к какому либо действию. Фразы «Просим Вас рассмотреть наше коммерческое предложение» и «Предлагаем Вам рассмотреть наше коммерческое предложение» имеют совершено разный смысловой и эмоциональный посыл благодаря одному слову. Порой неправильно выбранное слово может исказить смысл письма, создать возможность двоякого толкования или придать тексту нежелательную тональность. «Вы не выполняете принятые на себя обязательства» — резко, обвинительно, категорично. «Взятые Вами на себя обязательства не выполняются» — факт остается фактом, а нейтральная окраска выражения в большей степени способствует поиску компромисса в рабочей ситуации. Особого внимания требуют обращения, используемые в деловой переписке. Ставшее в последнее время модным стремление к упрощению и потеря субординации в рамках делового письма совершенно недопустимы. Даже если опираться на приветственное «Hello!» в переписке с иностранными коллегами, не стоит забывать, что данное слово переводится не только как «привет» или «приветик», но и «здравствуйте». Обращение к адресату с помощью «приветиков» полностью теряет весь смысл делового послания.

И лингвистическая теория, и созданные практикой лучшие образцы делового письма показывают, что ресурс современного русского языка достаточно широк и позволяет создавать красивые, элегантные и вместе с тем информативные и конкретные тексты в деловой переписке.

Дело в большей практике, коммуникативной и языковой интуиции и опоре на примеры. Так же регулярность и стремление к совершенству в своей работе — отличные помощники в создании красивых деловых писем.

Считаю, что красота делового письма заключается, в первую очередь, в гармоничности его составляющих. Красота делового письма — это лаконичность, точность и не перегруженность текста.

Требование краткости заставляет автора письма более четко формулировать тему и содержание документа, исключая лишние слова, которые не несут лишней информации. И здесь принцип «краткость — сестра таланта» как нельзя лучше отражает требования к составлению деловых писем. И чем четче вы изложите свою мысль на письме, тем быстрее адресат поймет, что вы от него хотите. Грамотно оформленное и составленное письмо — это признак вашего профессионализма и уважения к своему респонденту.

Считается, что объем грамотно составленного делового письма должен быть не более одной страницы печатного текста.

Кроме того, не стоит забывать о том, что русская школа делового письма отличается от западной. Для отечественной практики деловой переписки характерен так называемый «мы подход» (глаголы во множественном числе). В западной школе делового письма чаще наблюдается «я подход». Он проявляется в использовании личного местоимения «я», глаголов в ед. числе в форме первого лица и индивидуальных обращениях.

Для составления деловых писем, требуется определенный уровень культуры и профессиональные навыки, которые несложно получить, постоянно практикуясь или пройдя тематические тренинги.

Но, выбирая тренинги по деловому письму, поинтересуйтесь у организаторов: написанию каких писем они будут вас учить? Часто бывает, что на подобных тренингах дают структуру и стилистику написания рекламных писем, а не официально-деловых. А это абсолютно два разных вида письма!

Игнатьева Елена Сергеевна, бизнес-консультант по вопросам этикета и имиджа, коуч. Генеральный директор консалтинговой группы «Ардис».

Член Национальной ассоциации специалистов по протоколу. Преподаватель МВА по курсу «Международный деловой этикет», «Делопроизводство компании» «Правила деловой переписки». Автор более 70 публикаций в деловой прессе.

Для меня, когда я получаю деловое письмо, его красота не имеет особого значения. Я даже не обращаю внимания на стиль. За годы работы научился вычленять нужную мне информацию из любого текста, читать только факты. Что касается ситуации, когда мне необходимо самому написать деловое письмо, я использую наработанные шаблоны. Безусловно, я знаком со стилем и правилами деловой переписки. Однако, после требований к оформлению технической документации, требования к написанию деловых письмам кажутся мне несколько условными, исключая, конечно, их оформление, где все достаточно серьезно. Я, прежде всего, слежу, чтобы письмо выглядело серьезно и содержало только конкретную информацию. Может быть, сказывается недостаток времени, может быть, то, что это для меня лишь вспомогательный навык. Род деятельности, решающий в данном случае. Для меня как для технического специалиста и руководителя, важнее цифры и факты.

Кеппер Дмитрий Николаевич, кандидат технических наук Аудитор систем менеджмента ISO 9001, OHSAS 18001, ISO 14001 Технический директор ЗАО «Инновационные технические решения».

Камасутра для оратора - Радислав Гандапас