Рейтинг: 4.6/5.0 (1762 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
добавлено: 04-07-2012
просмотров: 20043
Документов в любой организации создается великое множество. И когда в организации для совершения определенных действий требуют оформить несколько документов, нередко приходится слышать от сотрудников ставшие такими привычными слова «Развели тут бюрократию!». Так-то оно так. Но следует учитывать тот факт, что рост объема документооборота в каждой организации - процесс весьма объективный.
На 17-й конференции - выставке по электронному документообороту и автоматизации управления DOCFLOW 2011 (которая проходила в мае 2011 г.) в одном из выступлений было отмечено, что, по экспертной оценке IDC*, с 2009 по 2020 г. рост информации увеличится в 44 раза, а это означает, что увеличится количество и объем документов, обеспечивающих процесс управления. А при увеличении объема документов на первый план выходит проблема их сохранности. Ведь нередко случается так, что документы пропадают. И причины тому могут быть разные: невнимательность или халатность сотрудников, форс-мажорные обстоятельства. Что же делать в таких ситуациях?
International Data Corporation (IDC) - аналитическая фирма, специализирующаяся на исследованиях рынка информационных технологий. Является подразделением компании International Data Group. Штаб-квартира - т, Массачусетс. По собственным данным, на IDC работают более тысячи аналитиков в пятидесяти странах мира.
Как всегда, постараемся начать с самого начала, т. е. посмотрим, что же собой представляет документ. Документ, документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать**.
**ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель***.
***Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Закон об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Как видим, документ - это информация, которая фиксируется, во-первых, для подтверждения каких-то фактов, а во-вторых, для сохранности этой самой информации об этих фактах, поэтому пропажа каких-либо документов всегда таит в себе серьезные проблемы для любой организации. Так как же правильно хранить документы?
Хранение документовОбязанность хранить документы определяется законодательством Российской Федерации, а перечень документов, подлежащих хранению в каждой организации, определяется на основании:
В настоящее время при определении документов, подлежащих хранению, а также сроков их хранения используют следующие утвержденные типовые перечни:
• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
Перечень содержит 1003 статьи о хранении документов, а учитывая, что часть статей имеет обобщенное название тех или иных видов документов, то на практике количество видов документов, подлежащих хранению, значительно больше.
• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182).
Данный перечень включает типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций.
2. Ведомственных перечней.
Ведомственные перечни разрабатываются конкретным ведомством.
3. Законов, регулирующих деятельность той или иной организационно-правовой формы юридического лица, что в значительной степени накладывает отпечаток на хранение определенных видов документов в той или иной организации. Приведем некоторые из законов:
4. Специальных законов. регулирующих ту или иную деятельность, например Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Согласно ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет. Ответственность за сохранность указанных документов несет руководитель организации.
Следует учитывать, что данный закон утратит свою силу с 1 января 2013 г. а вместо него вступит в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». в соответствии с которым несколько изменяются сроки хранения бухгалтерских документов.
5. Иных правовых актов Российской Федерации.
6. Устава организации.
7. Внутренних документов юридического лица, например, документы каждой организации и сроки их хранения отражаются в номенклатуре дел, утверждаемой приказом организации.
8. Решений исполнительного органа юридического лица (органами управления организации).
Пропажа документовВ деятельности организации важен любой документ, и, говоря о пропаже документов, прежде всего нужно определить алгоритм действий, которые необходимо выполнять в таких ситуациях. Но переходить к рассмотрению предложенного алгоритма следует в том случае, если невозможно быстро восстановить документ, например попросить контрагента подписать заново договор или первичные учетные документы.
Очевидно, что выполнение предложенного алгоритма достаточно трудоемко, поэтому он не всегда используется в практической деятельности организации. Хотя на практике могут возникнуть ситуации, когда без соблюдения такого алгоритма не обойтись. Алгоритм этот достаточно общий, поэтому в зависимости от вида документа и соответствующих требований, определенных законодательством при утрате соответствующих документов, в приведенную схему действий могут вноситься изменения.
Шаг первый. Пишем докладную запискуВ случае пропажи документов сотрудник, обнаруживший пропажу, должен направить докладную записку руководителю организации. Докладная записка должна содержать следующую основную информацию:
Ведь очень часто случается так, что, например, компетентные органы запрашивают при проверке оригиналы документов. Сотрудник, сопровождающий работу компетентных органов, обеспечивает сбор документов, запрашивая их в соответствующих структурных подразделениях, которые осуществляют их хранение. И если на такой запрос документы не будут предоставлены, то следует направить докладную записку руководителю организации о пропаже документов. На основании записки руководитель узнает о пропаже документов и решит, как действовать в той или иной ситуации.
Пример докладной записки
Шаг второй. Создание комиссииКак правило, на основании докладной записки руководитель организации принимает решение о создании комиссии для расследования причин пропажи или гибели документов, установления четкого перечня тех документов, которые пропали (погибли), определения путей их восстановления. При этом следует заметить, что иногда создание комиссии может быть предусмотрено правовым актом Российской Федерации или внутренними локальными нормативными актами организации. Так, в соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 под № 105),
«в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации».
В каждом случае утраты или гибели документов приказом организации создается комиссия для расследования факта утери или гибели документов организации. В члены комиссии включают: руководителя соответствующего структурного подразделения, ответственного за хранение пропавших документов, представителя юридической службы, представителей иных структурных подразделений, а также представителя службы безопасности.
Пример приказа о создании комиссии
По результатам работы комиссии составляется соответствующий акт с указанием причины утраты или гибели подлинников документов организации и перечнем таких документов. Форма акта законодательно не утверждена, поэтому его можно составить в произвольной форме. Но при этом акт должен содержать следующие данные:
Акт подписывается председателем и всеми членами комиссии, утверждается руководителем организации, после этого приобщается к передаваемому на хранение дубликату утерянного или утраченного документа организации, а в номенклатуре дел в разделе «Примечание» делается отметка о наличии не оригинала, а дубликата документа.
Шаг третий. Анализ причинПосле того как комиссией будет составлен акт о причинах утраты документов и определен перечень этих документов, необходимо особое внимание обратить на причины утраты:
например, в соответствии с п. 2 ст. 12 Закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», в случае пожара, стихийного бедствия и в других чрезвычайных ситуациях необходимо провести инвентаризацию.
Инвентаризация проводится для оценки стоимости утраченного имущества. Необходимость проведения инвентаризации определяют юристы и бухгалтерия. Для проведения инвентаризации приказом организации создается рабочая комиссия. Для этого используется унифицированная форма № ИНВ-22 «Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации», утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.
Результаты инвентаризации оформляются актами*, которые после проведенной инвентаризации являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете.
* Формы данных актов утверждены постановлениями Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» и от 27.03.2000 № 26 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией"».
Для признания в целях налогообложения прибыли в качестве внереализационных расходов, уменьшающих полученные доходы, материальные потери от пожара, стихийного бедствия и других чрезвычайных обстоятельств необходимо документально подтвердить:
Если документы были украдены, то необходимо обратиться в отделение внутренних дел по месту нахождения вашей организации для проведения соответствующего расследования.
Если были утрачены первичные учетные документы, необходимо уведомить об этом ИФНС.
Меры по восстановлению этих документовПосле того как комиссия определила, какие документы были утрачены и причины их утраты, должны быть приняты меры по восстановлению этих документов. В случае утраты подлинника документа соответствующее структурное подразделение или члены комиссии инициируют и осуществляют все необходимые действия в целях получения надлежащим образом оформленного дубликата утерянного документа.
Здесь тоже возможно несколько вариантов действий в зависимости от видов утраченных документов. Можно направить письмо контрагенту с просьбой восстановить утраченные документы.
Пример письма контрагенту с просьбой изготовить дубликаты утраченного документа
Если утеряны документы в акционерных обществах, хранение которых предусмотрено Законом «Об акционерных обществах» (ст. 89), а также Положением о порядке и сроках хранения документов (утв. постановлением ФКЦБ России) от 16.07.2003 № 03-33/пс (п. 2.1), вашей организации необходимо обратиться в Федеральную службу по финансовым рынкам (ФСФР) за получением копий этих документов. Но, сразу предупредим, ФСФР может оштрафовать вашу организацию.
В соответствии с ч. 1. ст. 13.25 КоАП РФ неисполнение акционерным обществом обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акциорнерных обществах, о рынке ценных бумаг и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами, а также нарушение порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб.; на юридических лиц - от 200 000 до 300 000 руб.
Если утерян какой-либо организационно-распорядительный документ, а руководитель организации отказывается подписать восстановленный документ без проведения расследования, то тогда необходимо будет провести расследование причин утраты по всем правилам, для чего создается комиссия и выявляются причины утраты, и потом направить служебную записку руководителю с просьбой подписать дубликат организационно-распорядительного документа. Т Как правило, при утере документов изготавливают дубликаты, выдача отдельных видов которых предусмотрена нормативно-правовыми актами. Но в некоторых случаях возможно изготовление заверенной копии утраченного документа, например, такая возможность предусмотрена п. 3.4 Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс).
Если утерян бухгалтерский документ, то можно обратиться в ИФНС с просьбой о выдаче копии или в банк, который имеет оригинал утраченного документа (при утере финансовых документов).
Следует заметить, что после восстановления утраченных документов хранению подлежит дубликат или заверенная в установленном порядке копия документа, о чем делается соответствующая отметка в номенклатуре дел организации.
Фрагмент номенклатуры дел
Как видим, документирование пропавших документов -процесс непростой, но в некоторых ситуациях просто необходимый и зачастую определенный требованиями законодательства Российской Федерации. Поэтому можно рекомендовать в целях минимизации возможных потерь документов и обеспечения их сохранности организовать хранение документов на предприятии по всем правилам архивного дела.
Популярные статьи по теме:
И сотрудник боится быть уволенным в период испытательного срока, а этот стресс может негативно влиять на результат, работу и его моральное настроение. Из всего вышеперечисленного особое внимание следует уделить трудовому договору, поскольку именно он влияет на увольнение с работы по совместительству. Известно, что предшествующий текст пункта 9 регламентировал порядок регистрации в книге покупок частичной оплаты приобретаемых товаров (работ, услуг). Именно поэтому развитие сенсомоторных качеств ребенка должно иметь место в дошкольном возрасте для полноценной подготовки ребенка к школьному периоду. Инвалиды могут привлекаться к работе в ночное время только с их согласия и при условии, если такая работа не запрещена им медицинскими рекомендациями. Индивидуальная и коллективная (бригадная) формы материальной ответственности применяются с учетом конкретных условий производства и организации труда. Индивидуальный предприниматель редко когда официально нанимает штат постоянных сотрудников, как правило, такой бизнес работает по системе аутсерсинга. Иногда это происходит по вине поставщика, нарушающего срок оформления документации, иногда из за образец акта об утере z отчета, что счет фактура направляется клиенту по почте. Интересным фактором, иллюстрирующим ответственность кадровой службы при подборе управляющего персонала является элементарный расчет дохода сотрудника. Информацию можно получить у администрации, на сайте гимназии, у куратора, на родительских собраниях, на информационных стендах, в дневнике гимназиста. Использование мультимедийных средств на уроках математики в 5 7 классах Применение элементов личностно ориентированного образец акта об утере z отчета на уроках математики. Испытательный срок, который ждет практически каждого специалиста на новом месте работы, лишь в исключительно редких случаях заканчивается увольнением. Истец ссылался на то, что умысел, как субъективное основание привлечения работника к полной материальной ответственности, является в соответствии с п. История Ракицкий Михаил (7в) победитель Мухамедянов Руслан (7б) призер Столяров Иван (7б) призер Смирнов Артем (8б) призер Учитель Тихонова Т. К сожалению, внесение дополнительной информации на практике не гарантирует признания налоговыми органами счета фактуры оформленным надлежащим образом. К сожалению, точного метода, позволяющего сопоставить заработки руководителя с его вкладом в общие результаты деятельности организации, не существует. К таким проблемам следует отнести Итак, на начальном этапе нам необходимо максимально честно разобраться с проблематикой и причинами ее возникновения. К этой категории относятся ингерманландские финны и все, кто может доказать, что один из его родственников, вплоть до бабушки или дедушки, был финном. Каждый имеет право на доступ к информации о деятельности органов государственной власти Ивановской области, не обосновывая необходимость ее получения. Инструкция краски эстель Аудиокнига скачать бесплатно филатов
акта z утере образец об отчета Дополнительные услуги Система оплаты услуг в отеле При заезде вы указываете сумму на личные расходы ребенка за смену и вожатые контролируют траты ребенка. Доходы наиболее обеспеченных граждан примерно, хочу это сказать отдельно, это наша проблема действительно, в 16 раз превышают доходы наименее обеспеченных. Дракулаура, убийственный стиль которой покорил сердца многих маленьких поклонниц мира монстров, несомненно, является самой популярной из всех учениц школы. Ежегодный отпуск и отпускные Работник имеет право получить за время нахождения в отпуске такую же заработную плату, которую он получал, находясь на работе. Екатеринбург Специалисты Экспертного Образовательного Агентства Дас Виссэн оказали нам неоценимую поддержку при поступлении образец акта об утере z отчета Университет города Кёльна. Ему трудно удерживать в ручке карандаш, он еще не научился рассчитывать силу давления на бумагу, правильно ориентироваться в рамках границ бумажного листа. Если вы сомневаетесь в том, что у вас получится прийти к конечному результату, стоит рассмотреть разнообразные примеры женщин, уже добившихся новой фигуры. Если вы стремитесь оказаться в каком то важном для вас месте, то представьте, что вы уже там, постарайтесь обрисовать все детали, окружение, свои ощущения. Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и относятся на издержки обращения. Если Макдональдс или та же Циска у большинства потребителей (да и просто с ним знакомых людей) устойчиво ассоциируется с одним и тем же это и есть бренд. Если международным договором Туркменистана установлены иные правила, чем предусмотренные настоящим Законом, то применяются правила международного договора. Если срок испытания истек, а работник не был уволен, он считается выдержавшим испытание и последующее его увольнение может иметь место на общих основаниях. Если цель не оправдывает средства, стоит пересмотреть масштабы аттестации, число и ранг вовлеченных в процедуру менеджеров, подобрать более простые методы. Если, конечно, налоговые органы при проверке внезапно не надумают изменить свою точку зрения и не попытаются истолковать законодательство как нибудь иначе. Есть все основания так утверждать, поскольку Образец акта об утере z отчета лет назад судебным решением фантазии этих двух женщин уже были признаны клеветой, и они подвергнуты штрафу. Жалоба призывника или иных лиц на решение местной или областной (Ереванской городской) призывной комиссии до пересмотра не приостанавливает его исполнения. Женщины, находившиеся в отпуске по уходу за ребенком, включаются в очередную аттестацию при ее проведении не ранее чем через год после выхода их на работу. Женщины, работающие в производстве, должны быть обеспечены спецодеждой, обувью и защитными приспособлениями в соответствии с действующими типовыми нормами. За все время работы в Компании удалось реализовать ряд не только локальных проектов, но и принять участие глобальных, таких как Эстафета Олимпийского огня. Актрисы сериалов табель учета рабочего времени скачать бланк бесплатно т 12 этого образец акта об утере z отчета внимание будет
Документирование утери документов
В период с 10.11.99 по 12.11.99 комиссия проводила проверку организации и условий хранения управленческих документов. В ходе проверки установлено: документы хранятся в структурных подразделениях. Образец акта служебного расследования при утере документов на автомобильном транспорте в 2014 году, padoee416 - образец акта служебного расследования при утере документов на автомобильном транспорте в 2014 году. В период с 10.11.99 по 12.11.99 комиссия проводила проверку организации и условий хранения управленческих документов. Образец акта служебного расследования при утере документов на автомобильном транспорте в 2014 году, образец акта служебного расследования при утере документов на автомобильном транспорте в 2014 году rel. Члены комиссии: заместитель главного бухгалтера сидоровас. Начальник отдела кадров васильевав. Присутствовали: заведующая канцелярией кузнецовак. Отмечен случай утери документа. В ходе проверки установлено: документы хранятся в структурных подразделениях. Члены комиссии: заместитель главного бухгалтера сидоровас. Присутствовали: заведующая канцелярией кузнецовак. Начальник отдела кадров васильевав. Отмечен случай утери документа. Иванов, _ составлен комиссией: председатель - заместитель директора по персоналу петровп.
Образец акта об утере документов Образец акта об утере документаДобавлена 26.12.2014 в раздел Драйверы
Образец акта об утере документа — Выговор за утерю документов В связи с утерей акта. формы договоров. Поиск Главная Разное. Заявление об утере подлинников документов. В..
Образец акта об утере документа N 1, которые применяются для учета лиц, занимающих государственные муниципальные должности государственной службы. В настоящей статье рассмотрим некоторые особенности заполнения личной карточки работника форма N Т-2. Прошу регистрацию сделок с принадлежащей мне недвижимостью без моего личного участия или непосредственного одобрения не производить.
Утеря документов в результате стихийных бедствий также оформляется. документов оформляется акт соответствующего образца .
Отличная подборка шаблоны трудовых договоров и образцов кадровых документов для. Акт об отказе работника от ознакомления с документами. или утерю имущества, в других случаях обнаружения материального ущерба.,наименование органа, выдавшего ______________________________________, проживающий _____________________ документ ________________________________________________________________________. В результате проверки ________________________ установлена утрата груза в связи с тем, что указать причину.
Образец акта об утере документа Все акты о срыве загрузки, акт об утрате, порче, недостаче, акт об..
Образец акта об утере документа (26,3 мб)
Образец акт утери документаN 194 "Об утверждении образцов бланков записей актов гражданского состояния". Коммерческий акт в авиаперевозках, коммерческие акты на воздушном транспорте. Форма № 501 - Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Необходимость в приеме-передаче дел и документов между работниками возникает. Есть формуляр. журнал кассира и акт о снятии показаний с последней замены эклз. Документы от граждан, не имеющих возможности по состоянию. В случае отсутствия сопроводительного документа составля- ется акт приема. Образец договора хранения ценностей, ценных бумаг и других документов клиента, заключаемый между юридическими лицами. Ответы на вопросы по теме: Утеря чеков документов ККМ. Акты на списание изданий, утраченных в результате утери, порчи. Акт или другой равнозначный документ о факте использования изобретения (полезной модели).
Документирование утери документовДокументов в любой организации создается великое множество. И когда в организации для совершения определенных действий требуют оформить несколько документов, нередко приходится слышать от сотрудников ставшие такими привычными слова Развели тут бюрократию. Так-то оно так. Но следует учитывать тот факт, что рост объема документооборота в каждой организации - процесс весьма объективный.
На 17-й конференции - выставке по электронному документообороту и автоматизации управления DOCFLOW 2011 (которая проходила в мае 2011 г.) в одном из выступлений было отмечено, что, по экспертной оценке IDC*, с 2009 по 2020 г. рост информации увеличится в 44 раза, а это означает, что увеличится количество и объем документов, обеспечивающих процесс управления. А при увеличении объема документов на первый план выходит проблема их сохранности. Ведь нередко случается так, что документы пропадают. И причины тому могут быть разные: невнимательность или халатность сотрудников, форс-мажорные обстоятельства. Что же делать в таких ситуациях?
International Data Corporation (IDC) - аналитическая фирма, специализирующаяся на исследованиях рынка информационных технологий. Является подразделением компании International Data Group. Штаб-квартира - т, Массачусетс. По собственным данным, на IDC работают более тысячи аналитиков в пятидесяти странах мира.
Как всегда, постараемся начать с самого начала, т. е. посмотрим, что же собой представляет документ. Документ, документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать**.
**ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель***.
***Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ Закон об информации, информационных технологиях и о защите информации.
Как видим, документ - это информация, которая фиксируется, во-первых, для подтверждения каких-то фактов, а во-вторых, для сохранности этой самой информации об этих фактах, поэтому пропажа каких-либо документов всегда таит в себе серьезные проблемы для любой организации. Так как же правильно хранить документы?
Хранение документовОбязанность хранить документы определяется законодательством Российской Федерации, а перечень документов, подлежащих хранению в каждой организации, определяется на основании:
1. Типовых перечней.
В настоящее время при определении документов, подлежащих хранению, а также сроков их хранения используют следующие утвержденные типовые перечни:
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
Перечень содержит 1003 статьи о хранении документов, а учитывая, что часть статей имеет обобщенное название тех или иных видов документов, то на практике количество видов документов, подлежащих хранению, значительно больше.
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182).
Данный перечень включает типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций.
2. Ведомственных перечней.
Ведомственные перечни разрабатываются конкретным ведомством.
3. Законов, регулирующих деятельность той или иной организационно-правовой формы юридического лица, что в значительной степени накладывает отпечаток на хранение определенных видов документов в той или иной организации. Приведем некоторые из законов:
4. Специальных законов. регулирующих ту или иную деятельность, например Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ О бухгалтерском учете.
Согласно ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ О бухгалтерском учете, организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет. Ответственность за сохранность указанных документов несет руководитель организации.
Следует учитывать, что данный закон утратит свою силу с 1 января 2013 г. а вместо него вступит в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ О бухгалтерском учете. в соответствии с которым несколько изменяются сроки хранения бухгалтерских документов.
5. Иных правовых актов Российской Федерации.
6. Устава организации.
7. Внутренних документов юридического лица, например, документы каждой организации и сроки их хранения отражаются в номенклатуре дел, утверждаемой приказом организации.
8. Решений исполнительного органа юридического лица (органами управления организации).
Пропажа документовВ деятельности организации важен любой документ, и, говоря о пропаже документов, прежде всего нужно определить алгоритм действий, которые необходимо выполнять в таких ситуациях. Но переходить к рассмотрению предложенного алгоритма следует в том случае, если невозможно быстро восстановить документ, например попросить контрагента подписать заново договор или первичные учетные документы.
Очевидно, что выполнение предложенного алгоритма достаточно трудоемко, поэтому он не всегда используется в практической деятельности организации. Хотя на практике могут возникнуть ситуации, когда без соблюдения такого алгоритма не обойтись. Алгоритм этот достаточно общий, поэтому в зависимости от вида документа и соответствующих требований, определенных законодательством при утрате соответствующих документов, в приведенную схему действий могут вноситься изменения.
Шаг первый. Пишем докладную запискуВ случае пропажи документов сотрудник, обнаруживший пропажу, должен направить докладную записку руководителю организации. Докладная записка должна содержать следующую основную информацию:
Ведь очень часто случается так, что, например, компетентные органы запрашивают при проверке оригиналы документов. Сотрудник, сопровождающий работу компетентных органов, обеспечивает сбор документов, запрашивая их в соответствующих структурных подразделениях, которые осуществляют их хранение. И если на такой запрос документы не будут предоставлены, то следует направить докладную записку руководителю организации о пропаже документов. На основании записки руководитель узнает о пропаже документов и решит, как действовать в той или иной ситуации.
Пример докладной записки
Как правило, на основании докладной записки руководитель организации принимает решение о создании комиссии для расследования причин пропажи или гибели документов, установления четкого перечня тех документов, которые пропали (погибли), определения путей их восстановления. При этом следует заметить, что иногда создание комиссии может быть предусмотрено правовым актом Российской Федерации или внутренними локальными нормативными актами организации. Так, в соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 под № 105),
в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.
В каждом случае утраты или гибели документов приказом организации создается комиссия для расследования факта утери или гибели документов организации. В члены комиссии включают: руководителя соответствующего структурного подразделения, ответственного за хранение пропавших документов, представителя юридической службы, представителей иных структурных подразделений, а также представителя службы безопасности.
Пример приказа о создании комиссии
По результатам работы комиссии составляется соответствующий акт с указанием причины утраты или гибели подлинников документов организации и перечнем таких документов. Форма акта законодательно не утверждена, поэтому его можно составить в произвольной форме. Но при этом акт должен содержать следующие данные:
Акт подписывается председателем и всеми членами комиссии, утверждается руководителем организации, после этого приобщается к передаваемому на хранение дубликату утерянного или утраченного документа организации, а в номенклатуре дел в разделе Примечание делается отметка о наличии не оригинала, а дубликата документа.
После того как комиссией будет составлен акт о причинах утраты документов и определен перечень этих документов, необходимо особое внимание обратить на причины утраты:
например, в соответствии с п. 2 ст. 12 Закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ О бухгалтерском учете, в случае пожара, стихийного бедствия и в других чрезвычайных ситуациях необходимо провести инвентаризацию.
Инвентаризация проводится для оценки стоимости утраченного имущества. Необходимость проведения инвентаризации определяют юристы и бухгалтерия. Для проведения инвентаризации приказом организации создается рабочая комиссия. Для этого используется унифицированная форма № ИНВ-22 Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации, утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.
Результаты инвентаризации оформляются актами*, которые после проведенной инвентаризации являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете.
* Формы данных актов утверждены постановлениями Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации и от 27.03.2000 № 26 Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № ИНВ-26 Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.
Для признания в целях налогообложения прибыли в качестве внереализационных расходов, уменьшающих полученные доходы, материальные потери от пожара, стихийного бедствия и других чрезвычайных обстоятельств необходимо документально подтвердить:
Если документы были украдены, то необходимо обратиться в отделение внутренних дел по месту нахождения вашей организации для проведения соответствующего расследования.
Если были утрачены первичные учетные документы, необходимо уведомить об этом ИФНС.
Меры по восстановлению этих документовПосле того как комиссия определила, какие документы были утрачены и причины их утраты, должны быть приняты меры по восстановлению этих документов. В случае утраты подлинника документа соответствующее структурное подразделение или члены комиссии инициируют и осуществляют все необходимые действия в целях получения надлежащим образом оформленного дубликата утерянного документа.
Здесь тоже возможно несколько вариантов действий в зависимости от видов утраченных документов. Можно направить письмо контрагенту с просьбой восстановить утраченные документы.
Пример письма контрагенту с просьбой изготовить дубликаты утраченного документа
Если утеряны документы в акционерных обществах, хранение которых предусмотрено Законом Об акционерных обществах (ст. 89), а также Положением о порядке и сроках хранения документов (утв. постановлением ФКЦБ России) от 16.07.2003 № 03-33/пс (п. 2.1), вашей организации необходимо обратиться в Федеральную службу по финансовым рынкам (ФСФР) за получением копий этих документов. Но, сразу предупредим, ФСФР может оштрафовать вашу организацию.
В соответствии с ч. 1. ст. 13.25 КоАП РФ неисполнение акционерным обществом обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акциорнерных обществах, о рынке ценных бумаг и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами, а также нарушение порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб. на юридических лиц - от 200 000 до 300 000 руб.
Если утерян какой-либо организационно-распорядительный документ, а руководитель организации отказывается подписать восстановленный документ без проведения расследования, то тогда необходимо будет провести расследование причин утраты по всем правилам, для чего создается комиссия и выявляются причины утраты, и потом направить служебную записку руководителю с просьбой подписать дубликат организационно-распорядительного документа. Т Как правило, при утере документов изготавливают дубликаты, выдача отдельных видов которых предусмотрена нормативно-правовыми актами. Но в некоторых случаях возможно изготовление заверенной копии утраченного документа, например, такая возможность предусмотрена п. 3.4 Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс).
Если утерян бухгалтерский документ, то можно обратиться в ИФНС с просьбой о выдаче копии или в банк, который имеет оригинал утраченного документа (при утере финансовых документов).
Следует заметить, что после восстановления утраченных документов хранению подлежит дубликат или заверенная в установленном порядке копия документа, о чем делается соответствующая отметка в номенклатуре дел организации.
Фрагмент номенклатуры дел
Как видим, документирование пропавших документов -процесс непростой, но в некоторых ситуациях просто необходимый и зачастую определенный требованиями законодательства Российской Федерации. Поэтому можно рекомендовать в целях минимизации возможных потерь документов и обеспечения их сохранности организовать хранение документов на предприятии по всем правилам архивного дела.
Популярные статьи по теме:
