Заявление на выдачу денег в подотчет образец

На основании трудового законодательства предприятием может быть оформлена выдача денежных средств сотрудникам трудового коллектива на оплату расходов, связанных с командировками, хозяйственными, представительскими и канцелярскими потребностями.

Уполномоченное лицо, которое имеет право получить деньги именуется подотчетным и должно быть утверждено приказом руководителя организации. Таких работников может быть несколько. Получить денежные средства в подотчет можно на основании заявления сотрудника, завизированного начальником.

Скачать образец заявления на выдаче денег в подотчет предлагаем ниже.

Другие образцы заявлений:

К оформлению заявления на выдачу денег под отчет законодательство не выдвигает четких норм, соблюдение которых необходимо. Если работник утвержден приказом в перечне подотчетных лиц, то это дает ему право, написать заявление в произвольной форме, адресовав его на имя директора, и высказав просьбу о выдаче определенной денежной суммы под отчет. При этом нельзя, чтобы у обратившегося сотрудника наблюдалась задолженность, по подотчетным суммам, которые были выданы до этого. Составленное заявление подается руководителю для получения одобряющей визы.

Грамотное оформление заявления. Особенности:

• обращение на выдачу денег в подотчет составляется письменно лично сотрудником. Можно писать на обычном альбомном листе по стандартной схеме. В правом верхнем углу заполняются данные директора, его должность, название предприятия. Затем работнику необходимо ниже написать такую же информацию о себе (фамилия, имя, отчество, занимаемая должность);
• как и во всех заявлениях, посередине листа указать наименование документа, выразить кратко просьбу (о выдаче денег в подотчет);
• произвольно изложить суть просьбы, обосновать на какие именно нужды понадобилась подотчетная сумма, желательно оформить списком для наглядности. Рядом с перечнем наименований необходимо прописать конкретную стоимость, подытожить общую сумму к выдаче. Лучше сразу убедительно объяснять, на что нужны деньги и почему именно столько;
• проставление даты и подписи. Готовое заявление подается руководителю для получения визы, а также в бухгалтерский отдел для проверки.

Бухгалтером проверяется наличие у подотчетного лица задолженностей по суммам, ранее выданным в подотчет, если все в порядке, он делает соответствующую запись с подписью.

Далее начальник ставит визу, подписывает заявление, чем одобряет указанную сумму и дает распоряжение о ее выдаче.

Теперь заявление имеет полностью соответствующий вид и подлежит передаче в кассу, где работнику выдаются подотчетные деньги.

По факту растраты выписанной суммы под отчет, подотчетное лицо обязано в течении трех дней предоставить авансовый отчет о проделанных операциях.

Ниже можно скачать образец заявления с просьбой о предоставлении под отчет определенной денежной суммы.

Заявление на выдачу денег в подотчет образец — скачать.

Заявление на выдачу денег в подотчет образец

Определенный круг работников имеет право на получение денежных средств в подотчет. Деньги эти могут быть потрачены только на нужды организации — на товарно-материальные ценности, командировку, представительские расходы и пр.

Круг работников, которым могут быть выданы деньги в подотчет, определяется приказом руководителя, который устанавливает, кому именно можно выдавать авансы, в каком размере и на какие цели.

Для того чтобы подотчетное лицо могло получить в кассе деньги в подотчет, необходимо написать заявление, в котором будет указано, какая сумма нужна и на какие нужды она будет потрачена. Данное заявление должно быть одобрено руководителем или лицом, его замещающим в подобных вопросах. Только одобренное заявление может служить основанием для выдачи денежных средств в подотчет работнику.

Скачать образец заявления на выдачу денег под отчет можно по ссылке ниже.

Подотчетное лицо должно отчитаться о потраченных средствах, если деньги остались, то их нужно вернуть в кассу по приходного кассовому ордеру, если денег не хватило, то недостающая сумма выдается подотчетному лицу на основании расходного кассового ордера. Отчитывается подотчетное лицо с помощью документа, который называется авансовый отчет форма АО-1 .

Данный документ составляется в свободной форме, однако должны присутствовать все необходимые реквизиты.

Прежде всего, следует указать данные о лице, которому направляется заявление. Под ФИО адресата и его должностью пишется ФИО заявителя.

В основной части бланка заявления пишется просьба, в которой должна быть прописана денежная сумма, которую нужно получить заявителю в подотчет. Сумма пишется как цифрами, так и прописью. Также обязательно пишется цель выдачи денежных средств — хозяйственные нужды, канцтовары, командировочные расходы, представительские расходы и др.

Запрашиваемая подотчетным лицом сумма должна быть обоснована. В качестве обоснования могут служить документы или расчет суммы.

Ниже следует указать, когда подотчетному лицу нужна данная сумма. Заявление подписывается, ставится текущая дата.

Для того чтобы иметь возможность выдать работнику сумму в подотчет, необходимо чтобы выполнялись определенные условия. Прежде всего, за работником не должна числиться задолженность по предыдущим авансам, обо всех ранее полученных подотчетных суммах работник должен отчитаться. Кроме того, заявитель должен быть включен в приказ о подотчетных лицах.

На заявлении подотчетного лица бухгалтер должен подтвердить отсутствие задолженностей за работником. Только после этого заявление передается руководителю на одобрение.

Заявление на выдачу денег в подотчет образец — скачать .

Типичные ошибки при расчетах с подотчетными лицами

Ошибки, допускаемые хозяйствующими субъектами при осуществлении расчетов с подотчетными лицами, можно условно разделить на две основные группы: нарушения документального оформления расчетов с подотчетными лицами; несоблюдение требований нормативных актов, регламентирующих порядок ведения учета расчетов с подотчетными лицами. В настоящей публикации Н.В. Фимина, юрист, эксперт по вопросам налогообложения, рассматривает типичные ошибки в каждой из названных групп. Методисты «1С» приводят примеры отражения расчетов с подотчетными лицами в программе «1С:Бухгалтерия 8» (редакция 3.0).

Выдавать деньги под отчет можно только на основании заявления сотрудника на имя руководителя. В нем фиксируют конкретный срок, на который выданы средства (п. 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П. далее - Положение № 373-П ). Установить срок руководитель может как в виде определенного периода (например, 14 рабочих дней), так и в виде конкретной даты (например, до 9 июня).

Никаких исключений для ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель организации, в законодательстве не предусмотрено.

Однако не совсем логично руководителю писать заявление на свое же имя. Есть два варианта оформления в данной ситуации.

1. Заявление обязательно должно содержать собственноручную запись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату. Если руководитель берет деньги под отчет, он может написать распоряжение (служебную записку) об их выдаче, указав в нем сумму, срок, на который берутся деньги, дату и поставив свою подпись.

2. Можно оставить в качестве наименования документа «заявление».

Формулировку «Прошу выдать» можно заменить фразой «Необходимо выдать». А в шапке вместо «директору. » указать просто наименование организации (например: В ООО «База»).

Поскольку в законодательстве РФ прямо сказано, что визу на заявлении о выдаче подотчетных сумм проставляет именно руководитель, актуальным является вопрос, как передать данное полномочие другому сотруднику. Такая необходимость может возникнуть, например, в период отпуска или болезни руководителя.

На этот счет есть две точки зрения.

Первая заключается в том, что полномочие по визированию заявлений на выдачу подотчетных сумм должно передаваться по доверенности. Дело в том, что только руководитель организации вправе представлять ее интересы без доверенности. Выдача подотчетных сумм связана с принятием управленческого решения по расходованию денежных средств юридического лица. Без соответствующих полномочий иные сотрудники принимать данное решение не вправе.

Вторая позиция заключается в следующем: для передачи полномочий доверенность не нужна, достаточно оформить приказ в произвольной форме. Объясняется это так.

Согласно пункту 1 статьи 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Под представительством в гражданском законодательстве понимается совершение сделок одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) (п. 1 ст. 182 ГК РФ ).

Подписание заявления на выдачу подотчетных сумм сделкой не является: данное действие не направлено на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Следовательно, оформлять доверенность не требуется.

На наш взгляд, более обоснованной является первая точка зрения и доверенность лучше оформить. В хозяйственной практике доверенности оформляются не только собственно для заключения сделок, но и для осуществления других «представительских» функций. Например: доверенность нужна сотруднику, который забирает документы о праве собственности организации на недвижимость, если данный сотрудник руководителем юридического лица не является.

Выдавать деньги под отчет можно только на основании заявления сотрудника на имя руководителя. В нем фиксируют конкретный срок, на который выданы средства (п. 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П. далее - Положение № 373-П ). Установить срок руководитель может как в виде определенного периода (например, 14 рабочих дней), так и в виде конкретной даты (например, до 9 июня).

Никаких исключений для ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель организации, в законодательстве не предусмотрено.

Однако не совсем логично руководителю писать заявление на свое же имя. Есть два варианта оформления в данной ситуации.

1. Заявление обязательно должно содержать собственноручную запись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату. Если руководитель берет деньги под отчет, он может написать распоряжение (служебную записку) об их выдаче, указав в нем сумму, срок, на который берутся деньги, дату и поставив свою подпись.

2. Можно оставить в качестве наименования документа «заявление».

Формулировку «Прошу выдать» можно заменить фразой «Необходимо выдать». А в шапке вместо «директору. » указать просто наименование организации (например: В ООО «База»).

Поскольку в законодательстве РФ прямо сказано, что визу на заявлении о выдаче подотчетных сумм проставляет именно руководитель, актуальным является вопрос, как передать данное полномочие другому сотруднику. Такая необходимость может возникнуть, например, в период отпуска или болезни руководителя.

На этот счет есть две точки зрения.

Первая заключается в том, что полномочие по визированию заявлений на выдачу подотчетных сумм должно передаваться по доверенности. Дело в том, что только руководитель организации вправе представлять ее интересы без доверенности. Выдача подотчетных сумм связана с принятием управленческого решения по расходованию денежных средств юридического лица. Без соответствующих полномочий иные сотрудники принимать данное решение не вправе.

Вторая позиция заключается в следующем: для передачи полномочий доверенность не нужна, достаточно оформить приказ в произвольной форме. Объясняется это так.

Согласно пункту 1 статьи 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Под представительством в гражданском законодательстве понимается совершение сделок одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) (п. 1 ст. 182 ГК РФ ).

Подписание заявления на выдачу подотчетных сумм сделкой не является: данное действие не направлено на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Следовательно, оформлять доверенность не требуется.

На наш взгляд, более обоснованной является первая точка зрения и доверенность лучше оформить. В хозяйственной практике доверенности оформляются не только собственно для заключения сделок, но и для осуществления других «представительских» функций. Например: доверенность нужна сотруднику, который забирает документы о праве собственности организации на недвижимость, если данный сотрудник руководителем юридического лица не является.

Если подотчетное лицо не отчиталось за выданную ему сумму, то новый аванс ему выдавать нельзя.

Например, в форме авансового отчета № АО-1 (утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55 ) предусмотрена графа для остатка или перерасхода суммы ранее полученного сотрудником аванса. Но это не означает, что работник имеет право один раз отчитаться по нескольким подотчетным суммам.

Взять деньги под отчет работник вправе только после того, как полностью погасит задолженность по ранее полученному авансу.

Это правило распространяется и на организации, в штате которых состоит только один сотрудник - руководитель. За нарушение указанной нормы возможна ответственность по статье 15.1 КоАП РФ. Дело в том, что отсутствие авансовых отчетов в обществе, подтверждающих расходование выданных ранее денежных средств, и осуществление выдачи следующей подотчетной суммы работнику, при наличии у него задолженности, приводит к нарушению норм законодательства. В соответствии с диспозицией статьи 15.1 КоАП РФ за несоблюдение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций законодательством предусмотрен штраф:

• от 4 000 до 5 000 руб. - для должностных лиц организации (например, руководителя);
• от 40 000 до 50 000 руб. - для организации.

В арбитражной практике есть прецеденты привлечения к ответственности в данной ситуации (см. например, решение Арбитражного суда Ростовской области от 11.01.2013 № А53-33625/2012).

Действующее законодательство РФ предусматривает предельный размер расчетов наличными по одному договору - 100 000 руб. (п. 1 Указания Банка России от 20.06.2007 № 1843-У ).

Это ограничение распространяется на наличные расчеты: между организациями; между организацией и индивидуальным предпринимателем; между индивидуальными предпринимателями.

У практикующих специалистов довольно часто возникает вопрос, как это правило соотносится с выдачей наличных денежных средств подотчетным лицам - работникам, которые не зарегистрированы в качестве индивидуальных предпринимателей и не выступают в хозяйственном обороте в качестве самостоятельных участников.

Необходимо учитывать следующее. Если работник использует подотчетные суммы для расчетов по договорам, которые он заключает от имени организации (предпринимателя) по доверенности (или по уже заключенным договорам), лимит расчетов наличными деньгами должен соблюдаться. Это следует из письма Банка России от 04.12.2007 № 190-Т.

При покупке товаров (работ, услуг) через представителя фактическим плательщиком считается не гражданин, производящий расчеты, а доверитель в отношениях с представителем (работодатель). В соответствии со статьей 182 Гражданского кодекса РФ сделка, совершенная представителем, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого.

При этом нужно понимать, что расчеты с участием подотчетных лиц включают в себя две разные операции:

• выдача денег подотчетному лицу;
• расходование данных средств подотчетным лицом.

Выдать работнику под отчет можно любую сумму, в том числе превышающую 100 000 руб. если иное не установлено в локальном документе работодателя.

А вот при расчетах с контрагентами через подотчетное лицо лимит в 100 000 руб. по одному договору использовать необходимо.

Следует отметить, что согласно письму Банка России от 04.12.2007 № 190-Т законодательство не устанавливает каких-либо временных ограничений для осуществления расчетов наличными деньгами (например, один рабочий день), а содержит ограничение по сумме (100 тысяч рублей) в рамках одного договора. Т. е. данное требование нельзя обойти, просто разделив общий платеж на несколько разовых платежей, производимых в разные дни.

Актуальным является вопрос, нужно ли соблюдать лимит расчетов наличными, если расчеты через подотчетных лиц производит работодатель, который не является ни юридическим лицом, ни индивидуальным предпринимателем (ИП). Например: нотариус.

Нотариус индивидуальным предпринимателем не является.

Нотариальная деятельность является особой юридической деятельностью, которая осуществляется от имени государства, не является предпринимательством и не преследует цели извлечения прибыли. Указанное положение подтверждается и позицией Конституционного Суда РФ, изложенной в постановлении от 19.05.1998 № 15-П.

В налоговых правоотношениях нотариусы, занимающиеся частной практикой, приравнены к предпринимателям (ст. 11 НК РФ ). В иных отношениях правовой статус частных нотариусов не отождествляется с правовым статусом индивидуальных предпринимателей как физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с момента государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя.

Поэтому и для целей применения лимита при расчетах через подотчетное лицо нотариуса нельзя приравнять к физическому лицу осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.

Выдавать подотчетные суммы можно двумя способами:

• наличными через кассу;
• на банковскую карту.

Первый способ более распространен. Денежные средства для выдачи под отчет можно получить с текущего банковского счета. Кроме того, выдать подотчетную сумму можно из выручки, поступившей в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг).

Второй способ выдачи денег под отчет чаще всего связан с передачей сотруднику корпоративной банковской карты. Такую карту можно использовать для оплаты командировочных и представительских расходов, а также иных хозяйственных операций.

Собственно документальное оформление передачи карты сотруднику законодательством не регламентировано. Этот порядок лучше утвердить во внутренних документах работодателя. При этом нужно решить следующие вопросы:

• в каком документе будет фиксироваться выдача и возврат карты (чаще всего у работодателя ведется журнал выдачи корпоративных карт);
• должен ли сотрудник писать заявление на выдачу карты, а руководитель издавать соответствующий приказ;
• как обеспечить защиту сведений о PIN коде (можно, например, приравнять данную информацию к служебной тайне);
• каков порядок действий при утрате карты сотрудником (лучше предусмотреть обязанность держателя незамедлительно сообщить об утрате карты в банк для блокирования операций по ней).

Передача карты сама по себе к выдаче подотчетных сумм не приравнивается. Суммы по дебету счета 71 отражаются в корреспонденции со счетами учета денежных средств в тот момент, когда подотчетное лицо воспользуется картой, т. е. снимет с карты денежные средства или оплатит ею расходы (см. таблицу 1).

Таблица 1. Схема учета при выдаче подотчетных сумм посредством корпоративной карты.

Бухгалтер ООО «База» создал новые элементы в Справочнике Контрагенты

Для ввода новых контрагентов в разделе Покупки и продажи открываем справочник Контрагенты и вводим новый элемент. В новом элементе, соответствующем Иванову были введены данные его банковского счета (Банковский счет - Создать - см. рис. 1).

В новом элементе, соответствующем Петрову, данные о банковском счете не вводились.

Для отражения расчетов с Ивановым создан документ Платежное поручение. В поле Получатель документа Платежное поручение бухгалтер выбрал Иванова.

Для того, чтобы в перечислении денежных средств была возможна работа с аналитикой Статьи движения денежных средств. одноименный флажок на закладке Банк и Касса формы Настройки параметров учета должен быть установлен.

Для того, чтобы отграничить платежные поручения, предназначенные для выдачи подотчетных сумм, необходимо заполнить реквизит документа Статья движения ден. средств.

Параметры аналитического учета устанавливаются в форме Настройка параметров учета. в разделе Справочники и настройки учета - см. рис. 2. Эти настройки являются общими для всех организаций информационной базы. В закладке Банк и касса необходимо установить флажок По статьям движения денежных средств.

Тогда в кассовых и банковских документах становится доступным выбор статей движения денежных средств. По гиперссылке Статьи движения денежных средств открывается одноименный справочник.

Довольно часто у бухгалтера возникает вопрос, что указывать в качестве вида движения денежных средств. Ответ на данный вопрос зависит от того, на какие цели выдаются подотчетные средства - как правило, это Оплата товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов - см. рис. 3

Для отражения расчетов с Ивановым после получения банковской выписки бухгалтер создал документ Списание с расчетного счета с видом операции Перечисление подотчетному лицу - см. рис. 4.

При проведении документа формируется проводка. Печатной формы документ не имеет.

Довольно часто организации и предприниматели действуют так.

Если в конце рабочего дня появился сверхлимитный остаток в кассе, его выдают под отчет сотруднику. На следующий день этот сотрудник возвращает деньги в кассу организации.

Это делается для того, чтобы избежать ответственности за превышение лимита остатка наличных денег в кассе. За это нарушение организации грозит штраф от 40 000 до 50 000 руб. а должностным лицам (например, руководителю) - от 4 000 до 5 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ ).

Такой порядок законодательству не противоречит, однако есть и исключения - деятельность платежных агентов.

Деятельность по приему платежным агентом от плательщика денежных средств, направленных на исполнение денежных обязательств физического лица перед поставщиком по оплате работ, услуг, а также направленных органам государственной власти, органам местного самоуправления и бюджетным учреждениям, находящимся в их ведении, в рамках выполнения ими функций, установленных законодательством РФ, регулируется Федеральным законом от 03.06.2009 № 103-ФЗ (далее - Закон № 103-ФЗ ).

Платежный агент обязан сдавать в кредитную организацию полученные при приеме платежей наличные денежные средства для зачисления в полном объеме на свой специальный банковский счет (п. 15 ст. 4 Закона № 103-ФЗ ). Использовать при этом выдачу денег под отчет в конце смены для избежания ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ не допустимо. Подтверждает это, например, решение Арбитражного суда Саратовской области от 11.12.2012 по делу № А57-18746/2012.

По материалам дела выручка по платежному терминалу в связи с получением небольших сумм денежных средств временно выдавалась платежным агентом в подотчет (для накопления). А сумму, образовавшуюся сверх 20 000 руб. платежный агент незамедлительно сдавал в банк для пополнения специального счета. Организация полагала, что в ее действиях отсутствовал состав какого-либо правонарушения. Суд же с таким подходом не согласился.

Объективной стороной административного правонарушения, предусмотренного статьей 15.1 КоАП РФ. является нарушение обязанностей по сдаче в кредитную организацию полученных от плательщиков при приеме платежей наличных денежных средств для зачисления в полном объеме на специальный банковский счет (счета). Обязанность платежного агента, установленная пунктом 15 статьи 4 Закона № 103-ФЗ не ставится в зависимость от размера платежей, либо от того каким образом получены наличные денежные средства - через терминал, либо непосредственно в кассу организации.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет, предъявить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Если работник своевременно не отчитался по подотчетным суммам в связи с отсутствием на работе (например, в случае болезни) действует специальный порядок. Отсчитывать три рабочих дня необходимо с даты, следующей за днем истечения срока, на который выданы деньги, «или со дня выхода на работу» (п. 4.4 Положения № 373-П ).

Один из злободневных вопросов - в какой срок с момента сдачи работником (подотчетным лицом) должен быть утвержден авансовый отчет. Точнее: может ли работодатель сознательно затягивать сроки утверждения авансового отчета, не возвращая сотруднику перерасход (при его наличии).

Все зависит от того, какой срок утверждения авансовых отчетов и расчетов с работниками прописан во внутренних документах работодателя. В Положении № 373-П есть условие, что срок, отведенный на эти процедуры, руководитель устанавливает самостоятельно.

Если указанный срок не установлен и имеет место, действительно, несвоевременное осуществление расчетов с подотчетными лицами по возмещению перерасчета, встает вопрос об ответственности за данные действия.

Административная ответственность за несвоевременное утверждение авансового отчета в законодательстве не установлена. Не запрещено также не сразу возмещать работнику перерасход, а производить выплаты частями. Однако необходимо принимать во внимание нормы о материальной ответственности сторон трудового договора.

Материальная ответственность работодателя при нарушении им установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, расчета при увольнении и иных выплат, полагающихся работнику, предусмотрена статьей 236 ТК РФ. в соответствии с которой при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором или трудовым договором. Обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.

Понятие «других выплат, причитающихся работнику» в данной статье не раскрывается, в силу чего к другим выплатам вправе отнести и затраты, произведенные работником из собственных денежных средств на служебную командировку, приобретение имущества для организации с согласия работодателя, которые подлежат возмещению работнику при утверждении работодателем авансового отчета работника, осуществившего затраты из собственных средств.

Судебных решений на данную тему не так много. В качестве примера рассмотрим решение Усть-Янского районного суда Республики Саха (Якутия) от 11.02.2011 № 2-13/2011, в котором судом были сделаны следующие выводы:

• включение затрат работника в счет 71 свидетельствует о согласии работодателя зачесть долг перед работником, у работодателя наступает материальная ответственность за свои действия по несвоевременной выплате работнику иных выплат, причитающихся работнику;
• если авансовый отчет так и не был утвержден руководителем, проценты рассчитываются с даты представления авансового отчета работником работодателю.

Стоит отметить, что пока отсутствуют официальные разъяснения контролирующих ведомств по данному вопросу, а также судебная практика федерального уровня, у организаций есть шанс избежать начисления процентов по статье 236 ТК РФ.

В суде можно использовать следующие аргументы. В статье 236 ТК РФ говорится, как было указано выше, в том числе о «других выплатах, причитающихся работнику». Возмещение перерасхода подотчетных сумм можно расценивать не как выплату, а как компенсацию. В статье 236 ТК РФ о применении процентов к предусмотренным действующим законодательством компенсациям не говорится.

В первой части данного раздела мы рассмотрели последствия нарушения порядка утверждения авансового отчета, допущенные работодателем. Проанализируем обратную ситуацию.

Что будет, если сотрудник своевременно не представит авансовый отчет для утверждения работодателем? Можно ли привлечь такого работника к дисциплинарной ответственности?

Подобная ситуация была предметом рассмотрения в Решении Усть-Кутского городского суда Иркутской области от 10.04.2013 № 2-405. Судом был сделан вывод, что привлечение к дисциплинарной ответственности недопустимо.

В соответствии с требованиями действующего трудового законодательства, дисциплинарное взыскание может быть применено к работнику за нарушение им трудовой дисциплины, то есть за дисциплинарный проступок.

Дисциплинарным проступком является виновное, противоправное неисполнением или ненадлежащее исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей (нарушение требований законодательства, обязательств по трудовому договору, правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций, положений, приказов работодателя, технических правил и т. п.).

Работник организации не обязан знать нормы Положения № 373-П (о необходимости отчитаться в течение трех дней), если в силу трудовых отношений в его обязанности не входит знание указанного положения.

В результате рассмотрения указанного дела суд присудил компенсировать работнику еще и моральный вред.

Решение суда было бы иным, если бы в организации действовал внутренний документ о расчетах с подотчетными лицами, в котором была бы предусмотрена норма о сроках сдачи авансового отчета.

Всех работников следовало бы ознакомить с данным документом под роспись. В таком случае допущенное нарушение можно было бы расценивать как дисциплинарный проступок с назначением предусмотренных законодательством мер ответственности: предупреждение, выговор, увольнение.

Добавим, что штрафовать работника (назначать финансовые санкции) за несвоевременное представление авансового отчета, а равно и за иные дисциплинарные проступки, недопустимо. Меры финансовой ответственности в данном случае действующим законодательством не предусмотрены.

Саму сумму задолженности по неистраченным подотчетным суммам работодатель взыскать может.

Согласно статье 392 ТК РФ работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба. При пропуске по уважительным причинам этого срока, он может быть восстановлен судом.

К авансовому отчету подотчетное лицо в обязательном порядке прикладывает документы, подтверждающие сумму и характер произведенных расходов.

Если подотчетные суммы будут возмещены работнику в отсутствие оправдательных документов, следует учитывать налоговые последствия данной операции (см. таблицу 3).

Таблица 3. Возмещение подотчетному лицу расходов в отсутствие оправдательных документов

Расходы на приобретение товаров (работ, услуг) подотчетником при расчете налога на прибыль не учитываются в связи с их документальной неподтвержденностью.

Одним из условий для признания расходов при расчете налога на прибыль является их документальное подтверждение (п. 1 ст. 252 НК РФ ).

Налогоплательщик имеет полное право при оформлении авансового отчета использовать платежные документы, относящиеся к прошлому отчетному периоду, но предоставленные подотчетным лицом в текущем.

Согласно подпункту 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ датой осуществления внереализационных и прочих расходов признается дата утверждения авансового отчета.

Как правило, работодатель и сам заинтересован в том, чтобы расчеты, произведенные через подотчетное лицо, были подтверждены оправдательными документами. Законодательство не запрещает оказывать сотруднику некое содействие в получении оправдательных документов.

Например: если речь идет о командировке и приобретении билетов в электронной форме. В тех случаях, когда распечатки электронного билета или посадочного талона нет (они были потеряны работников), расходы по проезду можно подтвердить архивной справкой, выданной авиаперевозчиком и заверенной его печатью. В этой справке должны быть отражены все необходимые данные, подтверждающие факт приобретения билета и его стоимость:

• фамилия, имя и отчество работника;
• маршрут, номер рейса, номер посадочного места, дата полета;
• стоимость билета и т. п.

Достаточно часто работники организации приобретают товарно-материальные ценности за собственные средства, а потом передают их в собственность организации, получая при этом взамен денежные средства. Данные операции к расчетам с подотчетными лицами не относятся.

В этом случае физическое лицо за свои средства приобретает имущество, которое ему принадлежит на праве собственности. Передача имущества и компенсация расходов сотруднику представляет собой самостоятельную сделку (например, сделку купли-продажи имущества).

Если организация учла в целях налогообложения налогом на прибыль расходы на основании документов, оформленных на имя работника, то эти расходы могут быть не признаны налоговыми органами, так как согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком, т. е. организацией, а не ее сотрудниками.

На практике возможна следующая ситуация: взяв деньги под отчет, сотрудник умер. Если работодатель столкнулся с данной ситуацией, он должен быть в курсе своих прав, решать вопросы быстро и деликатно, не ущемляя права наследников умершего работника и действуя в рамках существующего гражданского законодательства.

Важно учитывать, что относительно порядка действий работодателя в данной ситуации есть две точки зрения.

Первая заключается в следующем. Согласно статье 1112 ГК РФ не входят в состав наследства права и обязанности, неразрывно связанные с личностью наследодателя, а также права и обязанности, переход которых в порядке наследования не допускается Гражданским кодексом РФ или другими законами. Например, не входят в состав наследства обязательства гражданина-должника, которые прекращаются его смертью, если исполнение не может быть произведено без его личного участия либо обязательство иным образом неразрывно связано с личностью должника (ст. 418 ГК РФ ).

Обязанность отчитаться по подотчетным суммам и внести неиспользованные деньги в кассу работодателя расценивается сторонниками указанной позиции как обязательство, неразрывно связанное с личностью умершего.

Следовательно, удержание дебиторской задолженности умершего работника по подотчетным суммам из не полученной им заработной платы неправомерно, так же как и требование погасить долг к его наследникам. Долг умершего работника признается нереальным ко взысканию.

Сторонники данной точки зрения, как правило, ссылаются на письмо Минфина России от 24.02.2009 № 03-02-07/1-87. где рассмотрена аналогичная ситуация.

Вторая позиция заключается в следующем. Работодатель вправе обратиться к наследникам работника, взявшего деньги под отчет и умершего, с требованием погашения задолженности по подотчетной сумме. Списать долг можно или по истечению срока давности, или в случае, когда у должника отсутствуют наследники или никто из них не принял наследства.

Сторонники данной позиции считают, что обязательство работника по возврату денег, взятых под отчет, не прекращается его смертью, может быть исполнено без его личного участия и не связано неразрывно с его личностью. Работодатель вправе обратиться к наследникам работника с целью погашения задолженности по подотчетным суммам.

На наш взгляд, данная точка зрения является более обоснованной. Косвенно ее подтверждает постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 11.12.2008 № А58-170/06-Ф02-6199/08.