Оформление документов для сдачи в архив образец

Для сдачи документов по личному составу на хранение в муниципальный архив. Образец оформления обложки дела. Формат А4 (210 ? 297). МУ «Муниципальный архив г. Тобольска».

Сдача документов в архив на государственное хранение Сдача документов на хранение в государственный архив при ликвидации негосударственных организаций, а так же в результате банкротства, является основной деятельностью нашей компании. Большой опыт работы архивистов нашей компании, в том числе контактам в ведомственных и муниципальных архивах, позволяет нам сдавать в архив документы оперативно и на выгодных для наших клиентов условиях! Стоимость сдачи документов ликвидируемой организации в государственный архив при ликвидации организации, рассчитывается исходя из периода существования организации, количества работников, уровня "текучести" кадров на ликвидируемом предприятии, сферы деятельности ликвидируемой организации.
Специалист по сдаче документов в архив на государственное хранение - 8-926-604-22-08 Иван Владимирович Пеньковой
Особые условия для конкурсных управляющих, звоните! Как сдать документы в архив на государственное хранение?
1. Позвонить нам для определения стоимости услуг по сдаче документов в архив.
2. Заключить с нами договор на сдачу документов в архив.
3. Определить дату и время начала работ. Какие документы Вы получаете по окончании работ?
1. Договор на оказание работ по архивной обработке и сдаче документов на государственное хранение в архив.
2. Договор с государственным архивом о приеме-передаче документов на государственное хранение.
3. Акт о приеме-передачи документов в архив на государственное хранение (акт выдается государственным архивом, осуществившим прием документов на хранение).
4. Документ, подтверждающий оплату государственной пошлины за прием документов на хранение.
5. Акт выполненных работ. Перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации организации:
1. Учредительные документы (свидетельство о регистрации или документы о создании, устав или положение, документ о ликвидации, приказы и / или распоряжения о создании, переименованиях, документы о ликвидации);
2. Подпись руководителей организации, либо председателя ликвидационной комиссии;
3. Свидетельство о ликвидации организации;
4. Решение организации о ликвидации;
5. Приказы и / или распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов, отпусках (если на предприятии использовались профессии на вредном производстве).
6. Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда.
7. Личные карточки формы Т-2 (в том числе временных работни-ков).
8. Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.).

Д. Составление описей на сдаваемые в архив дела. Е. Сдача документов в архивы. Ж. Прием документов в архивах. Образец обложки (титульного листа) дела.30 мая 2009

9. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы. Примечание: при отсутствии лицевых счетов - ведомости на выдачу заработной платы, документы на выдачу пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат.
10. Расшифровка кодов видов начислений заработной платы и удержаний (при начислении кодов в расчетных листках);
11. Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.).
12. Акты о несчастных случаях.
13. Штатные расписания.
14. Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права, изменение в должности и социально-правовом положении граждан.
15. Табели и наряды работников вредных профессий;
16. Список вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности с описанием технологических процессов. Примечание: при наличии таковых на предприятии
Вместе с документами в архив передаются:
1. Опись дел по личному составу (согласованная с государственным архивом) в 3 экземплярах + электронный экземпляр;
2. Историческая справка в 1 экземпляре
Требования по упорядочению документов и порядок их передачи в государственные архивы изложены в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законе города Москвы от 28 ноября 2001 г. № 67 «Об Архивном фонде Москвы и архивах». Сроки хранения различных видов документов определены в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558).
На хранение в государственный архив сдаются кадровые документы и бухгалтерские документы отображающие начисление заработной платы (ведомости либо лицевые счета по заработной плате сотрудников). Порядок передачи документов на государственное хранение при ликвидации организации:
В соответствии со ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 13.05.2008) при ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. При ликвидации негосударственных организаций, в т.ч. в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в т.ч. организации, ликвидируемой в результате банкротства. Функции ликвидационной комиссии:

ОБРАЗЦЫ ПРИКАЗОВ на PRIKAZ.my1.ru. И, как правило, на этапе подготовки документов к сдаче в архив одновременно в структурных подразделениях проводится контроль правильности формирования дел и их оформления.

После принятия в установленном порядке решения о ликвидации юридического лица создается ликвидационная комиссия или назначается конкурсный управляющий, которые принимают меры по обеспечению сохранности архивных документов постоянного хранения и по личному составу. В состав ликвидационной комиссии рекомендуется включать сотрудника соответствующего государственного или муниципального архива, который будет контролировать проведение работ по подготовке и передаче документов на государственное или муниципальное хранение.
Ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий отвечают за подготовку и передачу на дальнейшее хранение архивных документов ликвидируемой организации.
В целях проведения работ по упорядочению документов и передачи их на хранение в архивные учреждения в смету расходов на ликвидацию организации включается статья, предусматривающая расходы на проведение экспертизы ценности и обработки документов. Подготовка архивных документов к передаче в архивные учреждения и их транспортировка осуществляются за счет средств организации.
Упорядочение документов, передаваемых на государственное или муниципальное хранение, проводится собственными силами или с помощью привлечения организаций, имеющих лицензию на проведение данного вида работ, согласно Основным Правилам работы архивов организаций, одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий может заключить договор с соответствующим государственным или муниципальным архивом на оказание услуг по экспертизе ценности и упорядочению документов.
Обращаем Ваше внимание! При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, представляются на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа, а затем утверждаются председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
При ликвидации организации, не являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, на согласование соответствующего архивного органа представляются описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Кто должен хранить документы ликвидируемой организации?
Документы ликвидируемой организации, имеющей правопреемника или вышестоящую организацию, передаются на хранение правопреемнику, а при его отсутствии – вышестоящей организации в упорядоченном состоянии.
В случае отсутствия правопреемника и вышестоящей организации документы постоянного хранения, документы по личному составу временного хранения (75 лет) и документы временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, передаются в соответствующий государственный (муниципальный) архив в упорядоченном состоянии. При этом негосударственные организации передают свои документы по договору.
Документы с неистекшими сроками временного хранения могут быть переданы в соответствующий государственный (муниципальный) архив при наличии в архиве свободных площадей и по согласованию с ним на платной основе.
Подготовка документов к передаче на государственное или муниципальное хранение включает в себя:
• проведение экспертизы ценности документов;
• оформление дел;
• составление описей и научно-справочного аппарата к нему. Экспертиза ценности документов:
При проведении экспертизы ценности документов сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003; далее – Типовой перечень).
К докуме

Архивная справка. Внутренняя опись документов дела. Годовой план работы архива. Форма СП-2. Реестр приема зерна и другой продукции. Загранпаспорт нового образца. Декларация по НДС за 2015 год.

Все готово. Если нужны образцы документов (обложка, лист-заверитель и т. п.). пишите в личку, сброшу.

Оформление документов для сдачи в архив образец

Архивная справка. Внутренняя опись документов дела. Годовой план работы архива. Форма СП-2. Реестр приема зерна и другой продукции. Загранпаспорт нового образца. Декларация по НДС за 2015 год.

Образец. УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ наименование органа нотариальной Начальник территориального органа. Отметка архива о принятии дел (на экземпляре нотариуса или государственной нотариальной конторы).

Для сдачи документов по личному составу на хранение в муниципальный архив. Образец оформления обложки дела. Формат А4 (210 ? 297). МУ «Муниципальный архив г. Тобольска».

В прошлом номере «Справочника кадровика» мы разобрались в том, каким образом формируются и ведутся личные дела сотрудников, и определили, какие документы обычно входят в состав личных дел.
Все эти документы содержат персональные данные работника, большинство из них имеет длительный срок хранения, а значит, закон предъявляет особые требования к их текущему хранению в кадровой службе и предусматривает специальную процедуру подготовки личного дела к сдаче в архив после увольнения сотрудника. Об этих требованиях, правилах и процедурах мы сегодня и поговорим.
Правила хранения кадровых документов отличаются от общих правил хранения управленческой документации, поскольку эти документы обладают высокой социальной значимостью (особенно те, что содержат персональные данные), служат документальным подтверждением прав работника на получение определенного обеспечения, а также подтверждают его трудовой стаж. Поэтому большинство из них имеют длительный или постоянный срок хранения и используются в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.
Помимо этого, кадровые документы обладают еще и биографической, археографической ценностью, служат источником для статистических обобщений и историко-социальных исследований. ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
Особенности хранения личных дел в организации обусловлены задачами ограничения несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и эффективного поиска нужной информации.
Хранение дел осуществляется по месту их формирования и включает:
размещение дел в местах оперативного хранения;
учет дел;
выдачу дел (документов) во временное пользование (с последующим возвратом в места хранения);
контроль наличия и состояния дел (документов);
подготовку дел (документов) к передаче в архив организации (либо в государственный или муниципальный архив).
Обратите внимание! Поскольку личные дела содержат персональные данные работников, их необходимо хранить в сейфе или в запираемом на ключ и опечатываемом шкафу
Можно выделить следующие основные правила хранения личных дел в кадровой службе организации.
Правило 1. Личные дела хранятся в кадровой службе в сейфах (шкафах) с использованием первичных защитных средств хранения (папок, пакетов).
Правило 2. Папки с личными делами располагаются на полках в вертикальном положении, корешками наружу по порядку номеров.
Правило 3. В кадровой службе хранятся личные дела только работающих сотрудников, личные дела уволенных передаются на хранение в архив организации или в государственный или муниципальный архив.

Д. Составление описей на сдаваемые в архив дела. Е. Сдача документов в архивы. Ж. Прием документов в архивах. Образец обложки (титульного листа) дела.30 мая 2009

Правило 4. Личные дела хранятся отдельно от личных карточек работников и трудовых книжек.
Правило 5. Ответственность за сохранность личных дел возлагается на руководителя кадровой службы.
Чтобы упорядочить текущее хранение личных дел работников, необходимо вести алфавитную картотеку личных дел, которая поможет быстро найти нужную папку. Такая картотека состоит из алфавитных карточек (приложение 1).
Алфавитная карточка заполняется на каждое личное дело и включает:
фамилию, имя, отчество работника;
номер личного дела;
дату его заведения;
данные другие справочные.
При малой численности работников в организации можно вести алфавитную книгу учета личных дел.
Личные дела могут выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам. Круг лиц, которые допускаются к просмотру личных дел, определяется локальным нормативным актом работодателя, например документами о порядке обеспечения сохранности персональных данных работников. Этими же документами должна регламентироваться процедура высылки личных дел по запросам в другие организации в тех случаях, когда это предусмотрено законом.?
Каковы основные правила работы с личным делом, выданным во временное пользование?
При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается:
производить какие-либо исправления в документах личного дела;
вносить в него новые записи или подшивать новые документы;
извлекать из личного дела имеющиеся в нем документы;
разглашать сведения, содержащиеся в документах личного дела.
Обратите внимание: иногда требуется извлечь из личного дела какиелибо документы. В этом случае необходимо сделать соответствующую запись во внутренней описи документов дела. Напомним, что она в исключение из общего правила начинает составляться сразу при заведении дела.
Работник, конечно же, имеет право знакомиться со всеми документами, содержащими его персональные данные, в том числе и с личным делом. Желательно, чтобы просмотр сотрудником этих документов происходил в присутствии работника организации, ответственного за обеспечение сохранности персональных данных и за ведение и хранение личных дел.
При выявлении неточностей в записях, обнаружении устаревших документов в составе личного дела сотрудник вправе заявить об этом в кадровую службу организации. К такому заявлению работнику желательно приложить документы, на основании которых можно внести соответствующие изменения в ранее произведенные записи, либо копии документов (для замены устаревших).

ОБРАЗЦЫ ПРИКАЗОВ на PRIKAZ.my1.ru. И, как правило, на этапе подготовки документов к сдаче в архив одновременно в структурных подразделениях проводится контроль правильности формирования дел и их оформления.

Не забывайте о том, что ежегодно в кадровой службе должна проводиться проверка наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров.
При выявлении каких-либо недостатков в оформлении и ведении личных дел составляют соответствующий акт. ДЛИТЕЛЬНОЕ ХРАНЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
После увольнения сотрудника его личное дело становится законченным делопроизводством и, как правило, передается в архив организации либо находится в кадровой службе организации до его передачи на государственное или муниципальное хранение*.
Чтобы сдать личные дела в архив, их нужно специальным образом подготовить. Предархивная подготовка включает две процедуры: оформление и описание дела. Оформление личного дела
Обратите внимание! Личные дела сотрудни ков должны храниться 75 лет, личные дела руководителей - постоянно
Личные дела подлежат полному оформлению, которое предусматривает совершение следующих действий.
Шаг 1. Подшивка личного дела в твердую обложку из картона на четыре прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела.
Шаг 2. Группировка документов личного дела.
При подготовке личных дел к их передаче на архивное хранение документы каждого дела следует систематизировать по хронологии их дат. Для личного листка по учету кадров и автобиографии это будет дата их заполнения. Эти документы располагают в начале дела. Далее идут документы, связанные с оформлением работника на работу.
Затем в хронологическом порядке следуют документы, создаваемые в течение трудовой деятельности сотрудника. Завершают личное дело документы, которыми оформлялось увольнение.
При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) их вкладывают в конверт и подшивают в дело. Если таких документов много, их изымают из дел и составляют на них отдельную опись.
Шаг 3. Нумерация листов дела черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами.
Обратите внимание: листы внутренней описи личного дела нумеруются отдельно.
Шаг 4. Составление заверительной надписи дела (листа-заверителя дела).
Заверительную надпись составляют на отдельном листе-заверителе (приложение 3). Она отражает особенности физического состояния личного дела (например, наличие повреждений, отсутствие документов и т. п.) и его формирования (например, замену по определенным причинам подлинников документов их заверенными копиями).
Шаг 5. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Образец заголовка отдельного личного дела сотрудника, используемого для обложки дела и в сдаточной описи: «Личное дело Иванова Петра Михайловича, уволенного в 2005 году»».
Способ 2. По комплексам личных дел.
Под комплексом личных дел понимается объединение нескольких личных дел сотрудников по алфавиту фамилий, имен и отчеств внутри года их увольнения с учетом допустимого объема одного дела (не более 250 листов). С этой целью имеющийся объем личных дел сотрудников предприятия, уволенных в данном году, необходимо систематизировать по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников. При этом материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, отделяют чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника.
Затем - деление на тома в пределах существующего алфавита фамилий. При наличии нескольких томов комплексов личных дел заполняется реквизит «Том». Каждое объединенное дело (том) снабжают внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения).
Образец заголовка комплекса личных дел сотрудников, используемых для обложки дела и в сдаточной описи: «Личные дела сотрудников, уволенных в 2005 году. Лит. А-К.». Описание личного дела
Описание дела - это вынесение на его обложку всех необходимых для дальнейшего хранения и поиска сведений о документах дела.
Обложку дела по личному составу составляют и оформляют по установленной форме. На верхнем поле обложки указывают в именительном падеже наименование организации. Если у организации есть официальное сокращенное название, его пишут в скобках. После чего указывают наименование структурного подразделения. Если наименование организации или подразделения менялось в течение периода, который охватывает дело, на обложке приводят оба названия. Прежнее название указывают в скобках.
На обложке необходимо указать порядковый номер дела по описи (архивный шифр) и индекс дела по номенклатуре. Из номенклатуры также переносят на обложку дела срок хранения документов. На делах постоянного срока хранения пишут: «Хранить постоянно». Срок хранения дела указывают в правом нижнем углу обложки дела. Обязательно нужно отразить информацию о дате дела. Датой личного дела являются крайние даты документов дела.
Например, крайние даты личного дела - это даты подписания приказа о приеме и увольнении сотрудника. Сдача личных дел в архив
Для передачи в архив личных дел требуется составить сдаточную опись.

1.2 Оформление и опись дел перед сдачей в архив. После проведенной экспертизы ценности архивных дел следует его оформление. 18. Сотов П.В. Делопроизводство: образцы документов: Инструкции и ГОСТы.

Архивная справка. Внутренняя опись документов дела. Годовой план работы архива. Форма СП-2. Реестр приема зерна и другой продукции. Загранпаспорт нового образца. Декларация по НДС за 2015 год.

Техническое задание на архивную обработку документов

Приложение № 1
к Контракту
№ ___ от «___» _____ 20__ г.

Объем и состав работ по архивной обработке документов:
- экспертиза научной и практической ценности с полистным просмотром и отбором документов из дел;
- работы по выделению к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также связывание, транспортировка и конфиденциальное уничтожение документов;
- проведение систематизации документов по фондам или внутри фондов по годам и структурным частям;
- научно-техническая обработка документов постоянного срока хранения и по личному составу, удаление скрепок, формирование титульных листов и обложки дела, нумерация листов, простановка архивных шифров и штампов на обложке;
- изъятие документов из файлов, папок, удалением скрепок и других крепежей;
- нумерация листов в деле;
- составление и оформление описи и внутренней описи дел (в т.ч. в электронном виде);
- составление внутренней описи дел;
- архивный переплет дела;
- оформление дел с простановкой архивных шифров и штампов на обложке;
- разработка исторической справки и предисловия к описи;
- выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
- составление акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
- вывоз, погрузо-разгрузочные работы, утилизация.

Требования к технологии, качеству и безопасности выполняемых работ

При выполнении работ по архивной обработке документов (проведение архивных и переплетных работ документов постоянного срока хранения, по личному составу и выделению к уничтожению документов с истекшими сроками хранения) Исполнитель обязан обеспечить высокое качество работ, соблюдать нормативно-методические требования действующих рекомендаций и правил ведения архивного дела, в том числе:
- Федеральный Закон Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ;
- Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);
- Методические рекомендации Главного архивного управления города Москвы «Упорядочение управленческих документов постоянного хранения и по личному составу» (одобрены решением Научно-методического Совета Главархива Москвы, протокол от 13 апреля 2006г. № 2);
- «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», М. 2002;

- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержденный приказом Минкультуры РФ 25 августа 2010 г. за № 558).

Работы должны быть выполнены с соблюдением норм и правил, а также требований пожарной и технической безопасности, принятых в помещениях архива. Исполнитель проводит работы, которые не позволят допустить порчу и утрату документов и обеспечивает их сохранность.
Исполнитель обязан за свой счёт в согласованные сроки исправить по требованию заказчика все выявленные недостатки или дефекты в результатах работ, если в процессе выполнения работ исполнитель допустил отступление от условий муниципального контракта, ухудшившее качество работ.
В том случае, когда ошибки обнаруживаются в процессе хранения и использования документов, исполнитель в кратчайший срок без дополнительной оплаты производит устранение ошибок. Срок устранения дефектов и недостатков, происшедших по вине исполнителя, должен составлять не более 5 (пяти) рабочих дней.
Работу по упорядочению документов целесообразно начать с предварительной систематизации представленных документов и дел по структурным подразделениям и годам или, если документы в состоянии россыпи – по видам документов. Упорядочение документов проводится в соответствии с номенклатурой дел организации за соответствующий хронологический период, типовым и ведомственным перечнями, с полистным просмотром и анализом дел и документов. Не допускается отбор документов только на основании заголовков дел. В процессе полистного просмотра документов проводится выделение дублетных экземпляров, проектов, вариантов.
При формировании дел осуществлять отнесение документов к определенному делу и систематизировать документы внутри дела. При переформировании дел неправильно сгруппированные документы в дела расформировываются и дела формируются вновь.
Объем сформированного дела не должен превышать 250 стандартных листов при толщине не более 4 см. Документы должны быть прошиты в четыре прокола (нить лавсановая для прошивки документов и сшивания плотных тканей, толщина нити - 0,7-1,0 мм) в твердую обложку из картона и переплетены с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.
Если в процессе формирования дела количество листов превысило норму, дело подлежит разделению на 2 тома. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (скрепки, скобы) из документов должны быть удалены. Для выполнения работ по переплету документов следует применить переплетный картон. Цвет картона светлый, имеющий гладкую поверхность, без складок, посторонних включений.
В целях закрепления порядка расположения документов и обеспечения их сохранности все листы дела, кроме листов внутренней описи и заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией черным графическим карандашом в верхнем правом углу (не задевая текса документа). Использование чернил или цветных карандашей при нумерации дел запрещается. В случае большого количества ошибок проводится перенумерация листов. При этом старые номера зачеркиваются карандашом одной наклонной чертой, а рядом ставится новый номер листа (запрещаются подтирки и правки старых номеров).
Заголовок должен кратко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов конкретного дела. Нельзя механически переносить заголовок дела из номенклатуры дел или перечня.
Лист-заверитель составлять на отдельном листе (формата А-4). В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов и отдельно, через знак «+» количество листов внутренней описи (при ее наличии). Лист-заверитель подписывается его составителем, указывается его должность.
Внутреннюю опись составлять на дела, требующие особого учета.
Если документы не имеют полей при подшивке необходимо наращивание корешков» к документам или использование других технических приемов.
При оформлении обложки дела на лицевую сторону выносятся следующие реквизиты:
- наименование организации;
- наименование структурного подразделения;
- индекс дела по номенклатуре, номер тома;
- заголовок дела;
- крайние даты дела или даты дела;
- количество листов в деле;
- срок хранения дела;
- архивный шифр дела.

Надписи на обложке дела следует производить четко, разборчивым почерком, темными чернилами или шариковой ручкой с черной пастой. Использовать цветные чернила, фломастеры, гелиевые ручки запрещается.
При наличии грифа «ДСП» на документах дела в правом верхнем углу обложки делается пометка «Для служебного пользования».
Для простановки архивного шифра на обложке дела использовать специальный штамп. Шифр проставляется на лицевой стороне обложки в нижнем левом и верхнем правом углах, при этом верхняя часть обоих изображений шифра должна быть обращена к середине обложки. Шифр должен состоять из номера фонда, номера описи и порядкового номера дела по описи.
Завершающим этапом архивной обработки документами является составление описей. Опись № 1 составляется на документы постоянного срока хранения по основной деятельности организации; опись № 1 л/с – на документы по личному составу. Описи дел составляются по единой для всех организаций установленной форме.

Требования к используемым в ходе переплетных работ материалам
При выполнении работ необходимо использовать материалы, соответствующие современным требованиям и обеспечивающие сохранность документов на протяжении всего времени хранения при соблюдении температурно-влажностного и светового режимов хранения, указанных в Основных правилах работы архивов организаций.
Для переплета должны применяться переплетные материалы на тканевой основе, например коленкор, ледерин (или эквивалент). Тканевый переплетный материал с крахмально-каолиновым покрытием (коленкор «Модерн» серого цвета или эквивалент) должен представлять собой хлопчатобумажную ткань, с двухсторонним крахмально-каолиновым покрытием с добавками с отделкой лицевой стороны лаками на основе нитроцеллюлозы, при нанесении на изнаночную сторону крахмально-каолинового покрытия с полимерными добавками лаковая отделка с лицевой стороны не производится. Должен быть безопасным в применении и не наносить вреда здоровью людей. Использование переплетных материалов на бумажной основе и термопереплетов не разрешается.
Для брошюровочно-переплетных работ необходимо использовать клей ПВА 5115В. Клей ПВА 5115Вдля склеивания бумаги, картона и гофрокартонной упаковки должен представлять собой грубодисперсную гомополимерную поливинилацетатную дисперсию. Клеящая способность Н/м (кгс/см), 550 (0,55). Условная вязкость в пределах 90-120 сек. (55 кг).
Нитки полиамидные (капроновые) должны представлять собой нитки из полиамидных нитей, условное обозначение 50К. Линейная плотность: р=50±5 г/м. Цвет: белый. Рассчитаны на длительный срок службы. Поверхность гладкая, стойкие к влаге и против истирания.
Картонные обложки для переплета должны представлять собой переплетный картон марки «А» высшего сорта. Толщина, мм: 1,75. Плотность, г/см3: 0,75. Жесткость при статическом изгибе в поперечном направлении, Н*см: 9,0. Предел прочности при расслаивании кПа: 200. Влажность, %: в пределах 8+/-2. Поверхность картона без задиров, вмятин, складок, надломов и пятен размером более 15 мм в наибольшем измерении. Картон не должен коробиться при соблюдении условий хранения. Расклеивание картона по клеевому слою не допускается.
Применяемые материалы должны быть новыми (год выпуска (производства) не ранее 2013 года), не бывшими в употреблении. Материалы, подлежащие обязательной сертификации, должны быть сертифицированы в соответствии с законодательством Российской Федерации, иметь действующие сертификаты или декларации о соответствии, подтверждающие их качество и безопасность.
Требования к информационной безопасности: на Исполнителя возлагается обязанность по соблюдению конфиденциальности информации, содержащейся в документах архивно-го фонда заказчика.
Работа с оригиналами документов и их электронными копиями должна осуществляться с обеспечением мер по предотвращению утраты бумажных носителей и защите информации от несанкционированного доступа, утечки по техническим каналам, программно-технических воздействий с целью нарушения целостности (модификации, уничтожения) информации в процессе ее обработки, передачи и сохранения, а также работоспособности технических средств.
Обеспечение защиты электронной информации от хищения, утраты, утечки, уничтожения, искажения и подделки при выполнении работ для Заказчика должно осуществляться с использованием правовых, организационных и технических мер.
Исполнителем должны быть предприняты меры по обеспечению безопасности информации архивного фонда, обеспечивающие:
• неразглашение сведений конфиденциального характера должностными лицами и сотрудниками, участвующими в формировании архивного фонда;
• контроль выполнения соответствующих инструкций для должностных лиц и сотрудников, выполняющих работы по формированию архивного фонда;
• предотвращение несанкционированного копирования информации с носителей и технических средств исполнителя в процессе проведения работ;
Для обеспечения надежной и безопасной работы Исполнитель обязан обеспечить услуги и работы согласно Федеральному закону от 27.07.2006 года № 152-ФЗ ст.7 и ст.19 «О персональных данных».
Ко всем наименованиям, используемым в документации, может использоваться эквивалент.

Заказчик:
______________ /____________/

Оформление документов и дел к уничтожению или на длительное хранение

В конце дела подшивается специальный бланк или чистый лист формата А4 для заверительной записи, а в начале дела, перед собственно документами - листы внутренней описи документов дела, если она для данного дела необходима.

Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например: «Приказы по основной деятельности» . А также для специфичной документации:

1. личные,
2. судебные и следственные дела,
3. дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.д.

Внутренняя опись должна содержать :

1. сведения о порядковых номерах документов в данной единице хранения (описываемом деле),
2. их делопроизводственных индексах,
3. датах создания,
4. заголовках и номерах листов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее документов и количестве листов самой внутренней описи.

Если дело уже переплетено или подшито, то заверенная составителем внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

При внесении изменений в состав дела:

1. изъятии документов,
2. копировании,
3. замене оригинала на копию

эти изменения отражаются в последней резервной графе«Приложения» со ссылкой на соответствующий акт.

При добавлении документов в дело внутренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставлением итоговой записи. По тому же принципу оформляются и внутренние описи для документов на других видах носителей информации:

Образец внутренней описи для архивного CD диска (размер 125х120 мм)

Нумерация листов в деле

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи и заверительной записи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу черным карандашом.

Фотографии, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, билетами, фотографиями и другими включениями) нумеруется как один лист.

При нумерации конвертов с вложениями сначала нумеруется конверт, а затем очередными номерами каждое вложение в конверт.

Чистые листы не нумеруются, так как не несут информации.

Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию и не включаются в общее количество листов в деле, а указываются через плюс.

На любую пронумерованную единицу хранения составляется итоговый лист-заверитель (заверительная запись).

В книгах, журналах их заверение может быть оформлено на обороте последнего чистого листа, в картотеках - на чистой карточке, помещаемой последней.

Если в дело уже подшит лист с заверительной записью, то его приклеивают за верхнюю часть к внутренней стороне обложки.

Запрещается составлять заверительную запись на обороте документов и на самой обложке.

При хранении документов без подшивки лист с заверительной записью вкладывается в упаковку.

В листе - заверителе дела должны отмечаться следующие особенности нумерации дела:

1. литерные (25а, 256) и пропущенные номера листов;
2. номера листов с наклеенными документами;
3. номера листов с конвертами и вложений в них;
4. номера крупноформатных листов, карт, рисунков, планов и т.д. в том случае, если это исключения из общего состава документов дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела, как то:

1. повреждения,
2. замена подлинных документов копиями,
3. включение новых документов

отражаются в заверительной записи со ссылкой на соответствующий акт выдачи подлинника.

В заверительную запись отдельной строкой вносятся все последующие проверки наличия и состояния дела, которые проводятся регулярно, а также при каждой выдаче дела для использования.

При полном переформировании дела оно перенумеруется.

При перенумерации старые номера зачеркиваются, а не стираются, а заверительная запись пересоставляется.

Оформление обложки дела

На обложке дел постоянного и долговременного хранения в соответствии с государственным стандартом ГОСТ 17914-72«Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования» должно быть указано:

1. наименование организации и ее подчиненность на период создания документов, включенных в дело;
2. наименование структурного подразделения или направления деятельности, в зависимости от структуры описи дел;
3. делопроизводственный индекс дела по номенклатуре дел;
4. номер дела по годовому разделу описи дел;
5. заголовок дела;
6. дата или крайние даты первого и последнего по датам документов дела;
7. количество листов в деле;
8. срок хранения дела или запись «Хранить постоянно»;
9. архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описей - чернилами.

Образец оформления обложки дела постоянного хранения

При сдаче в дальнейшем документов на хранение в государственный архив на обложке вверху должно быть предусмотрено место для:

1. наименования государственного архива,
2. кодов Госархива,
3. наименования организации фондообразователя.