Руководства, Инструкции, Бланки

Евфрат-документооборот Инструкция

Рейтинг: 4.7/5.0 (40 проголосовавших)

Категория: Инструкции

Описание

Виды СЭД – система Евфрат, Дело, DocsVision, Directum

Виды СЭД – система Евфрат, Дело, DocsVision, Directum

В предыдущих статьях было рассмотрено какие преимущества принесет электронный документооборот сотрудникам и компании в целом, а также об основных параметрах выбора СЭД – системы электронного документооборота. наиболее подходящей именно для вашей компании. Сейчас рассмотрим некоторые наиболее распространенные варианты решения.

Исходя из своего опыта по делопроизводству, могу сделать вывод, что определяться стоит начинать со следующих систем электронного документооборота:

1. Евфрат-Документооборот. Считается, что данная система обладает достаточно высокой функциональностью, чтобы организовать электронный документооборот для малых и больших компаний любой формы собственности. Позволяет решить все основные задачи делопроизводства (автоматизировать процесс регистрации документов, возможность быстрого поиска, организовать взаимодействие по работе с документами, проводить контроль исполнительской дисциплины, присутствуют встроенные средства сканирования и распознавания, заложено формирование журналов и отчетов, долговременное хранение электронных документов, разграничение прав доступа, ЭЦП, почтовый клиент). Можно работать не только в локальном офисе, но и в отдельно расположенных офисах.

Отличает простота и удобство настройки и использования с интуитивно понятным интерфейсом. Система Евфрат хорошо подойдет в том числе для фирм со слабой IT-службой. Предлагается как «коробочное» решение, так и возможность проектировать «под себя». Лучше конечно все-таки настраивать под индивидуальные требования. Предоставляется возможность бесплатно скачать демо-версию Е1 Евфрат: система управления документами и бизнес-процессами! для оценки возможностей с официального сайта.

2. DocsVision – еще один программный продукт достойный внимания для автоматизации процессов работ. Обеспечивает ведение всех основных процессов делопроизводства, включая регистрацию и рассмотрение документов, контроль исполнительской дисциплины, согласование документов, ведение архива компании. Существует множество разнообразных приложений, настройкой или доработкой которых возможно развить требующийся функционал, управление направлением сложных потоков обработки информации. Есть возможность интеграции с иными информационными системами, позволяет выполнять репликацию данных. Сайт разработчика http://www.docsvision.com/ для изучения возможностей системы.

3. DIRECTUM – следующий программный продукт, на который стоит обратить внимание. Заложена возможность управления документооборотом по полной форме – ввод документов из различных источников (сканеры, факсы, электронная почта, файловая система и др.), преобразование и хранение документов различных форматов (управленческих и медиа) в большом объеме, их регистрация согласно номенклатуре дел, эффективный поиск документов, их редактирование, обмен электронными документами с ЭЦП, структурирование по папкам и история работы с документами, механизмы согласования документов, выдачи поручений и контроль исполнения. Можно задавать типовые или свободные маршруты движения документов, есть разграничение прав доступа.

В системе DIRECTUM можно построить всю работу с договорами (согласование, регистрация, анализ и т.д.), организовать работу по планированию совещаний (определение места, времени и состава участников) и оформлению результатов его проведения (формирование протоколов и контроль их исполнения), а так же организовать работу компании по взаимодействию с клиентами (единая база, переписка, ведение продаж и т.д.).

К списку еще можно дополнительно перечислить множество возможностей. Таким образом, главными достоинствами являются большая функциональность системы, гибкость и достаточная простота. Еще хотелось бы цену хоть сколько-нибудь пониже. К тому же, как правило, требуется дорабатывать систему. Все подробности смотрите на сайте разработчика http://www.directum.ru/ .

4. ДЕЛО – еще один вариант решения для автоматизации процессов делопроизводства на бумажных носителях, позволяет ведение полностью электронного документооборота или совмещения режимов (бумажно-электронного).

Может использоваться как в небольших фирмах (от нескольких пользователей), так и в организациях со сложной структурой (до нескольких тысяч компьютеров) со значительным объемом документооборота. Многолетний опыт внедрения системы ДЕЛО. Обладает достаточными возможностями для адаптации под индивидуальные требования и интеграции со многими уже имеющимися информационными системами компании. Отличает простота установки, настройки и дальнейшего использования.

Предлагается «коробочное» решение (заложена возможность работы с поручениями, различные способы согласования, разграничение прав доступа и т.д.), так и возможность доработки на заказ. Официальный сайт разработчика http://www.eos.ru/. на котором можно узнать подробные сведения о системе ДЕЛО.

Не то что в мире, а в нашей стране существует еще множество решений. Возможно именно для вашей компании наилучшим образом подойдет описанная здесь или какая-либо иная система. Начало положено, а дальше действовать — познакомиться с отзывами о приглянувшейся СЭД, консультации со специалистами специализированной компании по установке и тестирование демо-версии. Так вы сможете оценить – подходит или оказалось совершенно не то, что ожидали.

Каждая система электронного документооборота хорошая и неподходящая в одно и то же время. Важно осознать и принять – согласны вы или нет подстроиться под предлагаемые параметры за известную сумму денег. Изучайте тему и применяйте все полученное на практике, тогда внедренная система электронного документооборота обязательно позволит успешно оптимизировать процесс делопроизводства.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

евфрат-документооборот инструкция:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Виды СЭД – система Евфрат, Дело, DocsVision, Directum

    Виды СЭД – система Евфрат, Дело, DocsVision, Directum

    Предыдущие наши публикации были посвящены преимуществам, которые способна принести такая система как электронный документооборот отдельным сотрудникам и всей компании в целом. Также мы рассмотрели ключевые параметры выбора СЭД – системы электронного документооборота. которые позволят остановиться на наиболее подходящем вашей фирме варианте. В данной статье мы предлагаем вам обзор популярных решений СЭД.

    Опираясь на собственный опыт в делопроизводстве, могу уверенно сформулировать следующий вывод о том, что выбор первоначально стоит обратить на основные системы документооборота:

    Евфрат-Документооборот. Расширенный список автоматизированных процессов обеспечивает весьма высокую функциональность системы, что позволяет использовать ее не только в малых компаниях, но и в достаточно крупных организациях, с любой формой собственности, в целях обеспечения качественного электронного оборота документации.

    Легко справляется с основными задачами традиционного делопроизводства и документооборота. В частности позволяет осуществлять контроль над исполнительной дисциплиной, налоговый и бухгалтерский учет, организует взаимодействие по работе с различными документами, имеется функция «быстрый поиск», для сканирования и распознавания созданы специальные встроенные средства, автоматизирует регистрацию входящей и исходящей документации, формирует журналы и отчеты по работе организации. Кроме того есть функция электронного архива, что значительно упрощает и ускоряет работу офиса. Система позволит наладить работу, как небольшой структуры (канцелярия, отдел), так и в целом всей организации. Разработанная подсистема удаленных серверов и их взаимодействия позволит осуществлять работу не только в локальном офисе, но и в филиалах при их наличии.

    С пользовательской точки зрения стоит отметить простую и удобную настройку программного обеспечения с легко воспринимаемым и понятным интерфейсом.

    Фирмы, имеющие слабую IT-службу, так же вполне могут воспользоваться системой Евфрат. Она может быть как в виде «коробочного» готового решения, так и спроектирована под отдельного заказчика, что является несомненным плюсом. Те кто не уверен в способностях системы, могут ограничиться пробной демо-версией E1 Евфрат. Эта система предназначена для автоматизации бизнес-процессов и оптимизации документооборота для любых типов и видов организаций. Программа "Е1 Евфрат" абсолютно бесплатна и доступна к скачиванию.

    DocsVision – система для автоматизации процессов, область применения не зависит от размера и вида компании, а потому, безусловно, заслуживает внимания. Позволяет осуществлять работу в сфере основного делопроизводства, в том числе доступны: регистрация и рассмотрение документации, документооборот договорного характера, ведение архивной работы, управление поручениями. Помимо этого может похвастаться большим количеством различного рода приложений, настройка или доработка которых возможна для каждого случая индивидуально, что позволяет развить требующийся функционал. Возможна репликация данных и процесс интеграции с другими системами аналогичного характера. С более подробными характеристиками и особенностями можно ознакомиться на официальном сайте компании-разработчика http://www.docsvision.com/ .

    DIRECTUM – это еще один заслуживающий внимания программный продукт. Обладая достаточно высоким потенциалом, он позволяет управлять документооборотом по полной форме. В список основных функций входит добавление из различных источников необходимых документов (например, из электронной почты или файловой системы), изменение и архивирование документов различного формата в большом объеме. Настроен эффективный поиск нужных документов и механизмы их согласования, обмен электронными документами ЭЦП, а так же разграничение права доступа к системе.

    Стоит также отметить, что система DIRECTUM станет отличным выбором для бизнес-компаний, с ее помощью легко построить работу с договорами (регистрация, согласование, анализ и пр.), спланировать график совещаний (время, место, состав участников) и документально оформить результаты их проведения в виде протоколов, с последующим контролем за их осуществлением. Специально разработанные функции позволяют организовать работу по взаимодействию с клиентами – это и переписка, и единая база данных, и ведение продаж и т.д.

    Главным достоинством системы является расширенный список функций, которые можно перечислять достаточно долго, а так же гибкость настроек и простота эксплуатации. Из недостатков – цена и некоторые вопросы, которые, как правило, требуют доработки на месте. На сайте разработчика можно ознакомиться со всеми подробностями: http://www.directum.ru/ .

    ДЕЛО – это еще одна отечественная разработка, легко справляющаяся с ведением документооборота как в полностью электронном виде, так и в комбинации с бумажными носителями.

    Качественно разработанная система может эффективно использоваться в компаниях любых размеров (от нескольких сотрудников до огромных холдингов с тысячами служащих). Система обладает гибкостью в плане настроек и способна легко адаптироваться к индивидуальному документообороту компании. Отличительная черта и несомненный плюс – простота установки, настроек и дальнейшего использования.

    Компания-разработчик выпускает как «коробочный» продукт, легко решающий задачи по автоматизации делопроизводства и документооборота, так и допускает возможность индивидуальной доработки по просьбе заказчика. Дополнительные сведения о системе ДЕЛО уточняйте на официальном сайте: http://www.eos.ru/ .

    Решений, подобных тем, что перечислены выше, существует большое количество. Возможно, подойдет что-то из уже названного. В любом случае после прочтения данной информации стоит продолжить сбор информации, прочитать отзывы лиц, которые пользовались этими системами, обратить внимание на положительные и отрицательные моменты, на которые они указывают, проконсультироваться со специалистами в данной области и опробовать демо-версию. Только так можно окончательно решить вопрос выбора.

    Не забывайте о том, что любая система, обеспечивающая электронный документооборот, имеет свои минусы. Поэтому подходить к выбору надо с точки зрения о том, способны ли вы под них подстроиться. Только при подробном изучении темы и применении полученной информации на практике возможно эффективное внедрение СЭД в работу для успешной оптимизации процесса делопроизводства.

    Часто задаваемые вопросы

    Скажите, для каких отраслей подходит система электронного документооборота е1 евфрат?

    Е1 Евфрат - программа, которая обеспечивает электронный документооборот для всех типов и видов предприятий.

    Подскажите, пожалуйста, программу для реализации системы электронного документооборота евфрат.

    Для того чтобы реализовать документооборот по сэд евфрат вам нужно Скачать программу

    Консультация юриста

    Евфрат - Документооборот

    8 февраля 2010, 16:04 14 комментариев

    Система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов «Евфрат » предназначена для построения полноценной системы управления бизнес-процессами и документами организации. Инструментарий, входящий в комплект поставки системы «Евфрат», позволяет реализовать технологии электронного документооборота в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

    Год выпуска: 2009
    Разработчик: Cognitive Technologies
    Платформа: Windows
    Совместимость с Vista: полная
    Язык интерфейса: только русский
    Таблэтка: Присутствует
    Размер: 583 MB

    Описание: Это рабочий вариант системы. В состав входят сервер и клиент документооборота, архивариуса, веб-сервер, а также подборка мануалов в формате pdf.
    Система «Евфрат» разработана в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы позволяет реализовать поддержку бизнес-процессов организации, обеспечивая:
    автоматизацию традиционного делопроизводства в соответствии с требованиями ГОСТ;
    электронный документооборот в соответствии с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.

    Системные требования:
    Минимальные программно-аппаратные требования к клиентской части системы «ЕВФРАТ»:
    Персональный компьютер на базе процессора Intel Pentium III;
    512 Mb оперативной памяти;
    от 180 Mb свободного дискового пространства;
    MS Windows 2000 (SP 4)/XP (SP2)/Vista (SP1) с поддержкой русского языка (Русская или Европейская с поддержкой русского языка);
    Microsoft Internet Explorer версии 6.0 и выше
    Microsoft Word 2003/2007 и выше;
    Microsoft Excel 2003/2007 и выше;
    .NET Framework 2.0;
    Для работы в локальной сети на всех компьютерах, участвующих в работе, должен быть установлен сетевой протокол TCP/IP.
    Для работы почтового клиента системы «ЕВФРАТ» необходимо наличие протокола POP3.

    Минимальные программно-аппаратные требования к серверной части системы «ЕВФРАТ»:
    Персональный компьютер на базе процессора Intel Pentium IV;
    Не менее 1024 Mb оперативной памяти;
    15 Gb свободного дискового пространства;
    Операционная система MS Windows 2000 (SP 4)/XP (SP2)/ Windows 2003 Server/Vista (SP1) с поддержкой русского языка;
    Web-браузер Microsoft Internet Explorer версии 6.0 и выше;
    .NET Framework 2.0
    Для работы в локальной сети на всех компьютерах, участвующих в работе, должен быть установлен сетевой протокол TCP/IP.
    Для работы почтового клиента системы «ЕВФРАТ» необходимо наличие протокола POP3.

    Скачать Евфрат — Документооборот v.15

    Filemashines.ru
    http://filemashines.ru/download/9376165d5c7ca4161b093a15e0dfdf4bd/Evfrat_v15.rar.html
    SMS4FILE.COM
    http://sms4file.com/download/0482.04ced1305ae14e88d24334038d/Evfrat_v15.rar.html
    letitbit.net
    http://letitbit.net/download/2818.25a145ce8023428c7552f9eb50/Evfrat_v15_.part2.rar.html
    http://letitbit.net/download/1287.1d2b4bbbaeabff430f714b0406/Evfrat_v15_.part6.rar.html
    http://letitbit.net/download/0642.04359890e91fa55b1d4df098f3/Evfrat_v15_.part5.rar.html
    http://letitbit.net/download/7274.7bfdab1d213183dd7b26599931/Evfrat_v15_.part1.rar.html
    http://letitbit.net/download/2131.2d470f3a06b817d94358f2136f/Evfrat_v15_.part4.rar.html
    http://letitbit.net/download/8759.8d305c870a9bd1df9c9b5eb6b5/Evfrat_v15_.part3.rar.html
    http://letitbit.net/download/9939.9a9436ccefa2bd4f378897c8dd/Evfrat_v15_.part7.rar.html
    rapidshare.com
    http://rapidshare.com/files/347644105/Evfrat_v15_.part1.rar
    http://rapidshare.com/files/347644174/Evfrat_v15_.part2.rar
    http://rapidshare.com/files/347644197/Evfrat_v15_.part3.rar
    http://rapidshare.com/files/347644176/Evfrat_v15_.part4.rar
    http://rapidshare.com/files/347644168/Evfrat_v15_.part5.rar
    http://rapidshare.com/files/347644180/Evfrat_v15_.part6.rar
    http://rapidshare.com/files/347643871/Evfrat_v15_.part7.rar

    Евфрат-документооборот инструкция

    / ЕВФРАТ

    СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА «ЕВФРАТ»

    Что такое Е1?

    Система «Е1 Евфрат» — мощный инструмент автоматизации бизнес-процессов и документооборота для компаний всех типов и размеров. Система эффективно решает задачи как в рамках небольшой структуры, например канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. При этом «Е1 Евфрат« полностью настраивается в соответствии с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией. Система занимает лидирующие позиции в классах DMS (Distribution Management System)-, BPM(BusinessPerformance/ProccessManagement- управление эффективностью бизнеса)-, и EMC (Energy management system)-систем. ЕВФРАТ разработан в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000.

    Разработчик системы «Евфрат

    Разработчик системы «Евфрат» - ведущая компания в области реализации проектов по разработке и внедрению интеллектуального программного обеспечения в России CognitiveTechnologies. Коллектив разработчиков компании Cognitive Technologies был создан в 1968 году под руководством известного советского ученого В.Л.Арлазарова (Владимир Львович Арлазаров – член-корреспондент РАН, профессор, доктор технич. наук (1987 )).

    Коллективом под руководством В.Л.Арлазарова были реализованы более 3000 проектов по созданию и внедрению информационных комплексов, автоматизированных систем управления и операционных систем в органах государственной власти и на крупных промышленных предприятиях СССР, создана программа «КАИССА» (первый чемпион мира по шахматам среди компьютеров) и «советский Microsoft» - СУБД ИНЕС (система управления базами данных «Информационная единая система») - (более 2500 инсталляций в стране и в мире).

    В 1993 году на базе Лаборатории искусственного интеллекта Института Системного Анализа РАН (бывший ВНИИСИ АН СССР) О.Усковой (Ольга Анатольевна Ускова -известный российский предприниматель, Президент группы компанийCognitiveTechnologies. Президент Национальной ассоциации инноваций и развития информационных технологий (НАИРИТ). Председатель комитета Торгово-промыш. палаты РФ по информационно-коммуникационным технологиям и трансферту технологий. Член Совета директоров ОАО «Росинфокоминвест». Член Экспертного совета Минэкономразвития РФ )и В.Арлазаровым была создана компания Cognitive Technologies.

    Сегодня у компании более 1 000 000 пользователей и 10 000 проектов. В компании работают 683 сотрудника, в том числе пять докторов наук и сорок кандидатов наук.

    Платформа, на которой сделана СЭД «Евфрат»

    В основе системы «Е1 Евфрат» лежит уникальная программная платформа нового поколения СognitiveNexus. являющаяся одной из наиболее перспективных инновационных разработок компании Cognitive Technologies и не имеющая аналогов на российском рынке. Платформа Cognitive Nexus является посредником между прикладными системами и реляционными СУБД. (реляционная модель данных – это логическая модель в виде изменяющихся во времени наборов отношений.Использование реляционных баз данных было предложено докторомКоддомиз компанииIBMв1970 году). Данная платформа применяется для трансформации объектов и запросов и позволяет переводить данные из терминов системы документооборота (составные части документов: поля, связки, приложенные файлы и т.д.) в термины применяемой в данной системе СУБД.

    Сognitive Nexus использует стандартные возможности SQL (StructuredQueryLanguage— «языкструктурированных запросов») — универсальный компьютерный язык,применяемый для создания, модификации и управления данными вреляционных базах данных ), без привязки к особенностям систем от различных вендоров. Управление сложными объектами (документами) в Cognitive Nexus реализовано на базе XML-технологий. Платформа позволяет использовать преимущества объектно-ориентированных и реляционных СУБД при работе с объектами, имеющими сложную структуру.На базе Сognitive Nexus могут быть реализованы системы управления документами любого масштаба и сложности. Сognitive Nexus позволяет решать целый пласт задач, связанных с созданием учетных систем любого назначения. Еще одной важной отличительной особенностью Сognitive Nexus является кроссплатформеннось, что позволяет использовать ее в решениях для любых организаций, вне зависимости от применяемых ими СУБД. В настоящее время «Е1 Евфрат» совместима с MS SQL Server 2005/2008(СУБД, разработаннаяMicrosoft),Oracle 10/11g(OracleCorporation - одна из крупнейших американских компаний,разработчик систем управления базами данных, ПО для организаций) и MySQL(Разработку и поддержку MySQL осуществляет корпорацияOracle, получившая права на торговую марку вместе с поглощённойSun Microsystems, которая ранее приобрела шведскую компаниюMySQL AB).

    Одним из преимуществ системы является то, что связь между клиентом и сервером реализована посредством протоколов HTTP/HTTPS. Это позволяет работать с системой из любого места, где доступен интернет.

    В схеме архитектурыIISпатентованныйнаборсерверовдля нескольких служб (сервисов)Интернетаот компанииМайкрософт.

    Возможности системы «Е1 Евфрат»

    Система «Е1 Евфрат» обеспечивает весь жизненный цикл электронных документов в рамках ключевых бизнес-процессов организации:

    Ввод и регистрация документов

    Бумажные и электронные документы могут быть автоматически импортированы в систему. Механизм «понимания» документов (поиск в электронном документе реквизитов и данных) и технология Drag&Recog (распознавание реквизитов с отсканированного документа) обеспечивают максимальную автоматизацию ввода и регистрации документов в системе.

    Работа с электронными документами

    Применяемая схема документооборота обеспечивает хранение документов всех типов в единой базе и предоставляет такие возможности, как пакетный ввод бумажных документов(специальный режим оформления документов, позволяющий создавать однотипные документы для разных складов и контрагентов),автоимпорт и поддержкаверсионности документов(обзор всех версий(видов) этого типа документа), полнотекстовый поиск, создание аналитических отчетов и многое другое.

    Контроль исполнения

    Взаимодействие сотрудников в ходе бизнес-процессов поддерживается системой согласований и поручений, гарантированно повышающей исполнительскую дисциплину. Важный документ не потеряется в ходе согласований. Всегда есть возможность отследить, на какой стадии работы он находится. Время согласования документов сокращается в разы.

    Движение документов (технология Workflow)

    Реальные бизнес-процессы компании поддерживаются за счет использования концепций WorkFlow (система управления бизнес-процессами) и BPM (Business Performance/ProccessManagement-управление эффективностью бизнеса). В визуальном редакторе можно создавать жесткие и гибкие маршруты любой сложности, где блоки схемы и связи представлены в наглядной графической форме. Автоматически выполняются наиболее стандартизированные операции: регистрация документов, присоединение файлов, запуск документов по типовым маршрутам, создание связей между документами, формирование типовых документов и подготовка ответов на запросы по шаблонам.

    Рассылка документов

    Автоматическая рассылка документов по адресам электронной почты позволяет избавиться от рутинных процессов, на которые тратится значительная часть рабочего времени. Вы можете настроить уведомления на все возможные случаи для разных типов пользователей.

    Хранение документов

    Система позволяет создать единый электронный архив документов практически неограниченного объема и эффективно управлять им. Поддержка версионности позволяет вести всю историю изменений документа, не упустив ни малейшей детали. Благодаря средствам оперативного поиска вы сможете найти нужный документ за секунды, а система автоматического резервного копирования позволит надежно сохранять базу документов.

    Внутренняя почта

    Система позволяет осуществлять внутреннюю переписку между сотрудниками с использованием встроенного почтового клиента, обладающего всеми функциями стандартных почтовиков. Таким образом, пользователи могут обмениваться всеми типами информации в рамках единой системы.

    На все типы документов в системе формируется электронная регистрационно-контрольная карточка (РКК) документа. Электронные документы в системе могут быть созданы ранее или в процессе текущей работы в каком-либо редакторе (текстовом или графическом) и прикреплены к РКК. К одной РКК может быть прикреплено сколько угодно много электронных документов разных форматов. При регистрации каждому документу в системе присваивается уникальный номер и набор реквизитов в соответствии с принятыми в организации стандартами и формируется РКК документа.

    В базовый комплект поставки Е1 входят пять форм РКК для регистрации следующих типов документов:

    «Е1 Евфрат» позволяет регистрировать документы, полученные по электронной почте, созданные в MS Word и MS Excel, а также в аналогичных приложениях Open Office или из Проводника MS Windows, используя соответствующую кнопку на панели инструментов указанных приложений. Регистрируемые документы распределяются по потокам, отражающим номенклатуру дел организации, например, входящие документы, исходящие, приказы, договоры и т.д.

    Администратор системы имеет право корректировать их (создавать/удалять, давать название, регулировать текущее значение счетчиков, состав реквизитов, значения словарей и справочников).

    В РК можно устанавливать связки с другими документами из любых потоков: если вы зарегистрировали входящий документ, отработали его, то на его основании можно зарегистрировать исходящий.

    К РК могут быть присоединены файлы любых форматов: это может быть текст электронного документа, изображение, график, диаграмма, аудио- и видеоматериал.

    Поддержка электронно-бумажного документооборота в «Е1 Евфрат» позволяет использовать бумажные документы только тогда и там, где это действительно необходимо. Например, при подготовке к аудиторской проверке компании все электронные документы без усилий могут быть переведены в бумажные копии.

    Система Е1 Евфрат поддерживается весь жизненный цикл работы с договорами (подготовка проекта, согласование, регистрация, исполнение, хранение, версионность), что позволяет значительно ускорить бизнес-процессы организации и систематизировать договорную деятельность. Автоматизация договорной деятельности с помощью системы электронного документооборота Е1 Евфрат позволяет в значительной степени снизить время подготовки и согласования договоров, свести к минимуму количество спорных ситуаций и штрафов, а также создать единое упорядоченное хранилище договоров.

    Работа с финансовыми документами Благодаря системе «Е1 Евфрат» вы сможете автоматизировать процесс согласования оплаты счетов и выдачи поручений на их оплату, а также реализовать систему автоматических напоминаний о необходимости получения от контрагента (контрагент – одна из сторон договора) закрывающих документов сотрудникам, инициировавшим оплату.

    Работа с первичными бухгалтерскими документами.

    Автоматизация процессов согласование оплат.

    Возможность создания различных маршрутов согласования для различных типов счетов.

    Возможность интеграции с 1С: Предприятие 7.7 и 8.0.

    Интеграция справочников контрагентов для 1С.

    Вызов документов, зарегистрированных в «Е1 Евфрат» непосредственно из пользовательского интерфейса 1С (в рамках проектного решения).

    Открытый API для интеграции с учетными системами.

    В системе электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов «Е1 Евфрат» реализован весь необходимый функционал для организации электронного архива (в том числе и в соответствии с требованиями ГОСТ). «Е1 Евфрат» обеспечивает ведение единой базы данных, исключающей дублирование документов и информации. Это позволяет экономить время как на регистрации и копировании документов, так и на их транспортировке между удаленными структурными подразделениями.

    Зарегистрированные в СЭД «Е1 Евфрат» документы попадают в оперативный архив, из которого их можно быстро извлечь средствами поиска.

    После завершения работы над документом и/или снятия его с контроля он может быть списан на долговременное хранение в раздел архивных документов. Хранение документов осуществляется в папках (делах) с учетом установленных сроков хранения. При этом возможна установка связи между архивными документами и документами, находящимися в оперативном документообороте, обеспечивается сквозной поиск как по оперативной базе, так и по архивной.

    Создание единой базы электронных документов любых форматов (*.doc, *.xls, *.pdf, *.tif, *.jpeg, *.wav и т. д.) в соответствии с регламентами и классификацией, принятыми в организации;

    Ввод бумажных (с помощью встроенных средств сканирования) и электронных документов, том числе в автоматическом режиме (функция «Автоимпорт документов»);

    Поддержка коллективной работы с документами: версионность, назначение заданий и т.д.;

    Оперативный доступ к документам, в том числе с использованием полнотекстового поиска с учетом морфологии русского языка;

    Создание отчетов и аналитических справок;

    Обеспечение информационной безопасности путем разграничения прав доступа, протоколирования действий пользователей, применения ЭЦП и криптографического шифрования, а также автоматического резервного копирования базы документов.

    Работа с клиентами

    Система позволяет создать единую базу организаций и контактных лиц, при помощи которой можно вести взаимодействие с клиентами.

    Ведение базы клиентов с возможностью осуществления различных видов поиска.

    Автоматическая загрузка новых клиентов из внешних приложений и баз данных.

    Возможность автоматического и ручного распределения новых клиентов по менеджерам;

    Отдельный поток «Работы» для создания задач по взаимодействию с клиентом;

    Модуль «Планировщик задач» с удобным календарем и системой напоминаний;

    Возможность заводить новые задачи и отчитываться об их исполнении непосредственно из планировщика задач;

    Фиксация действий менеджеров (звонки, письма, встречи, мероприятия);

    Построение отчетов по работе отдела продаж в целом и по работе конкретных менеджеров;

    Удобная система обработки новых обращений.

    Отчет формируется в соответствии с заданной отчетной формой и содержит краткие сведения о документах или поручениях. Отчетная форма определяет внешний вид отчета и составляющих его элементов. Формы отчетов, а также их вид и количество, могут быть изменены самим пользователем с помощью генератора отчетов.

    Разработка и редактирование отчетных форм, используемых при работе с системой;

    Импорт и экспорт отчетных форм;

    Создание структуры папок для удобства работы с отчетными формами;

    Создание отчетов с предварительным заданием параметров формирования;

    Использование в макетах отчетов вычисляемых переменных и арифметических операций;

    Возможность использования графических объектов и диаграмм;

    Возможность задания сортировки данных внутри отчетных форм.

    С помощью функции автообработки документов можно автоматизировать не требующие вмешательства человека операции.

    Регистрация документа в указанном потоке;

    Автоматическая постановка документа на маршрут;

    Автоматическая постановка на контроль исполнения;

    «Понимание» текстовых документов форматов doc и docx по заранее настроенным шаблонам;

    Отправка письма по электронной почте по заранее настроенному шаблону;

    Отправка письма по внутренней почте;

    Выполнение поискового запроса с использованием в качестве параметров реквизитов регистрационно-контрольной карточки (РКК) документа;

    Создание файлов Microsoft Word по заранее настроенному шаблону;

    Создание связи между документами (указание связанных документов);

    Создание подпоручений и дочерних согласований;

    Присоединение файлов к любому документу комплекса;

    Автоматическое снятие документов с контроля.

    Встроенный модуль просмотра и печати

    Работая в «Е1 Евфрат», пользователь может просмотреть и распечатать интересующий его документ, регистрационно-контрольную карточку и прикрепленные файлы, не покидая интерфейса системы не используя при этом каких-либо сторонних модулей или приложений.

    Документооборот для электронных торгов

    Система позволяет государственным заказчикам реализовать принципы электронного документооборота при проведении аукционов в соответствии с Федеральным законом № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд». При разработке «Е1 Евфрат» были учтены требования национальных операторов электронных торгов, отобранных правительством РФ.

    Информационная безопасность и отказоустойчивость Е1

    Система «Е1 Евфрат» имеет в своем составе ряд средств для обеспечения конфиденциальности и информационной безопасности.

    В настоящее время вопросам обеспечения информационной безопасности стали предъявляться повышенные требования. Это связано как с ростом промышленного шпионажа, так и с резким увеличением случаев компьютерного вандализма. Особенно жесткие требования по обеспечению защиты данных предъявляются со стороны государственных структур, поскольку это касается вопросов национальной безопасности.

    Встроенный в систему Е1 модуль информационной безопасности соответствует самым высоким требованиям в области защиты данных и может использоваться для обеспечения информационной безопасности как по дискретной, так и по мандатной модели безопасности. Модуль обеспечивает комплексную защиту данных и от внешнего, и от внутреннего несанкционированного доступа, а также гарантирует сохранность и целостность документов в случае технических сбоев и аварий.

    В системе «Е1Евфрат» ведутся списки пользователей, имеющих права на регистрацию, контроль прохождения документов, создание шаблонов отчетов и журналов, доступ к любым документам на чтение и изменение, а также администрирование системы.

    Система информационной безопасности контролирует права доступа каждого пользователя на всех этапах работы с документом и предоставляет ему только те документы или их фрагменты, которые ему определены в соответствии с назначенной ролью.

    Благодаря использованию внешних межсетевых экранов (брандмауэров) в системе «Е1 Евфрат» обеспечивается защита данных от внешний воздействий и проникновений ? компьютерных вирусов, «червей» и т.д. При этом с целью повышения эффективности информационной безопасности используется принцип глубоко эшелонированной защиты, когда система разделяется на функциональные блоки с защитой каждого блока отдельным брандмауэром.

    Серверы Е1 обладают четвертым уровнем отказоустойчивости и надежности ? Tier4. стандартаTIA-942 (TIA-942 стандарт разработанный Telecommunications Industry Association (TIA) как руководство по планированиюи построениюдата-центров,включая руководство по структуре сетии разводкекабеля). Основными качествами данного стандарта являются наличие возможности проведения любых работ без остановки оборудования и двукратная резервация инженерных систем.

    Возможности несанкционированного доступа и нарушения конфиденциальности документооборота практически исключены, так как:

    весь сетевой трафик между сервером и клиентской программой может проходить по защищенному каналу по открытым сетям (HTTPS) с использованием SSL(SecureSocketsLayer— уровень защищённых сокетов (программных интерфейсов)—криптографический протокол(в основе него лежит шифровальный алгоритм), который обеспечивает установление безопасного соединения между клиентом и сервером) ;

    «Е1 Евфрат» использует сертифицированную систему авторизации и аутентификации пользователей. Хранение и управление паролями осуществляется средствами ОС, пароли никогда не передаются по сети в открытом виде;

    проверка прав доступа к любым защищаемым объектам и операциям системы осуществляется исключительно через выделенный диспетчер доступа, что делает невозможным несанкционированный доступ к ним с помощью специально написанных посторонних программ;

    для обеспечения юридической значимости, целостности и достоверности данных используются сертифицированные механизмы электронной подписи, применяемые в системе в соответствии с Федеральным законом №63-ФЗ от 6 апреля 2011 года.

    Недостатки СЭД «Евфрат»

    «Евфрат» не дает возможности отслеживать получение

    и возврат документов (check-out, check-in), что

    может усложнить коллективную работу с документами;

    Достаточно сильно загруженный интерфейс;

    Отсутствует «тонкий» клиент (чтобы человек мог войти, используя Internet."Тонкий клиент" зачастую иллюзия, так как для того чтобы работать с ЭЦП, необходимо что-то установить на компьютер. Поэтому у нас сейчас есть web-доступ вместо старого "тонкого клиента". Реализуется с помощью модуля "Web-сервер".);

    Отсутствует система кодирования при передаче данных через протокол TCP/IP(TransmissionControlProtocol/InternetProtocolпротоколуправления передачей))

    http://www.docva.ru/docflow/sys_review/15.php (ИТ-решения для Вашего бизнеса);

    http://www.cognitive.ru/(Cognitive Technologies)

    Евфрат-документооборот инструкция

    Описание возможностей ЕВФРАТ v.15

    Система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов ЕВФРАТ предназначена для построения полноценной системы управления бизнес-процессами и документами организации.

    Инструментарий, входящий в комплект поставки системы ЕВФРАТ. позволяет реализовать технологии электронного документооборота в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

    Система ЕВФРАТ разработана в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы позволяет реализовать поддержку бизнес-процессов организации, обеспечивая:
    • автоматизацию традиционного делопроизводства в соответствии с требованиями ГОСТ;
    • электронный документооборот в соответствии с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.
    В системе ЕВФРАТ используется большое количество уникальных технологических разработок, созданных специалистами компании Cognitive Technologies:
    • встроенный модуль просмотра и печати;
    • технология Drag&Recog (распознавание "на лету");
    • встроенный генератор отчетов;
    • технология морфологического анализа текста;
    • механизм работы с иерархическими словарями и справочниками;
    • встроенные средства взаимодействия удаленных серверов;
    • встроенный "Монитор безопасности";
    • подсистема "Работа с шаблонами"; NEW!
    • подсистема "Автоматическая обработка документов и событий"; NEW!
    • подсистема "Автоимпорт документов"; NEW!
    • подсистема "Понимания документов". NEW!
    Система ЕВФРАТ обеспечивает весь жизненный цикл электронных документов в рамках ключевых бизнес-процессов организации:
    • Ввод и регистрация документов;
    • Работа с электронными документами (проектами документов и файлами);
    • Контроль исполнения;
    • Движение документов (технология Workflow)
    • Рассылка документов;
    • Подготовку отчетов;
    • Хранение документов.
    • встроенный модуль просмотра и печати;
    Работу системы ЕВФРАТ обеспечивают следующие модули:
    • АРМ "Пользователь" - универсальное рабочее место пользователя;
    • АРМ "Администратор" - рабочее место для настройки и администрирования системы;
    • "Дизайнер маршрутов" - графический редактор для проектирования типовых маршрутов обработки документов;
    • "Дизайнер форм" - графический дизайнер для создания и настройки регистрационно-контрольных карточек документов;
    • "Менеджер журналов и отчетов" - графический дизайнер настройки отчетов и справок;
    • "Настройка ЭЦП" - средство настройки электронно-цифровой подписи;
    • "Монитор безопасности" - средство протоколирования системных событий и действий пользователей;
    • "Почтовый клиент" - средство работы с сообщениями внешней электронной почты;
    • "Взаимодействие удаленных серверов" - подсистема для обеспечения территориально-распределенного режима работы комплекса;
    • "Автообработка документов и событий" - подсистема для автоматического выполнения задач по обработке документов (регистрация, построение отчетов, формирование и отправка писем и т. д.);
    • "ЕВФРАТ API" - интерфейс прикладного программирования для интеграции системы с программными продуктами сторонних разработчиков.
    Дополнительно в комплект поставки системы могут входить модули:
    • "Архивариус" - средство для автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов, вышедших из оперативного обращения. Работа с модулем осуществляется с помощью АРМ "Архивариус";
    • WEB-Сервер - средство для работы с документами и поручениями при помощи web-браузера через протоколы http и https. Позволяет организовать удаленный доступ к системе как для отдельных сотрудников, работающих с документами вне офиса, так и для удаленных подразделений с небольшим штатом. С помощью модуля становиться возможна работа через АРМ "Мобильный клиент";
    • "Понимание документов" - решение, позволяющее системе ЕВФРАТ анализировать содержание документов, выделяя его смысловые части. Понятая таким образом информация автоматически переносится в регистрационно-контрольную карточку документа;
    • "Работа с шаблонами" - подсистема, позволяющая автоматизировать подготовку бумажных документов путем перенесения данных регистрационно-контрольной карточки в шаблоны;
    • "Автоимпорт документов" - подсистема для автоматического внесения в ЕВФРАТ документов, поступивших в электронном виде (как текст или графическое изображение), бумажном виде (после прохождения этапов сканирования и распознавания) или полученных из форм, размещенных на web-сайтах.

    Архитектура системы ЕВФРАТ реализована в соответствии с современными тенденциями разработки информационных систем и обеспечивает гибкость, масштабируемость, безопасность и надежность.

    Стандартная конфигурация системы ЕВФРАТ предназначена для автоматизации делопроизводства и документооборота, управления договорной деятельностью и содержит 5 регистрационно-контрольных карточек (РКК) документов и 10 шаблонов журналов, справок и отчетов.

    В настоящее время система ЕВФРАТ помимо стандартного комплекта поставки предлагается в конфигурациях:
    • "Быстрый старт"
    • "Быстрый старт + Шаблоны"
    • "Быстрый старт + Автоимпорт документов"
    • "Быстрый старт + Шаблоны + Автоимпорт документов"
    • "Быстрый старт для Администраций"