Рейтинг: 4.5/5.0 (1717 проголосовавших)Категория: Инструкции
Адрес: 107066, Москва, ул.Старая Басманная, 19
Телефон: (095) 261-62-14
Факс: (095) 261-62-14
E-mail:ГИВЦ работает в области автоматизации музейных технологий с 1989 г. Сейчас в 87 музеях России работает семейство программных средств под общим названием АС-Музей
(АС-Музей, АС-Музей-2, АС-Музей-3-выставки).
Традиционно считается, что музеи наиболее бедные организации и плохо оснащены компьютерной техникой. Большинство музеев и сейчас испытывает дефицит средств на автоматизацию.
Разрабатывая программный продукт АС-Музей-3 мы не ставили своей целью удивить всех. Нужна была надежная, простая в эксплуатации, система автоматизации музейных информационных процессов.
АС-"Музей-3" предназначена для ведения базы данных музейных фондов, формирования учетной документации и информационной поддержки решения внутримузейных задач. Конечными целями АС-"Музей-3" являются:
внедрение в деятельность музеев современных информационных технологий;
снижение совокупных затрат на проектирование, эксплуатацию и развитие информационных систем региональных музеев;
обеспечение формирования Государственного каталога Музейного фонда Российской Федерации;
предоставление широкому кругу пользователей доступа к электронным каталогам на базе унификации программно-технических средств и типовых справочников.
АС-"Музей-3" разработана в среде Access 2000 с использованием языков VBA (Visual Basic for Application), C++ и Visual Basic.
С поставляемыми справочниками система занимает примерно 50 Мб.
Основные характеристики системы.
1. Функциональная полнота.
АС-"Музей-3" поддерживает выполнение большинства технологических процессов работы специалистов с информацией о музейных фондах. Эти функции объединены в четыре блока:
- ведение электронного каталога предметов, находящихся в музее на временном хранении, в основном фонде музея (первичный учет), предметов научно – вспомогательного фонда;
- пополнение предметов основного фонда данными научного описания (вторичный учет);
- учет письменных источников личного происхождения (архивных фондов);
- спецучет музейных предметов, содержащих драгоценные металлы и камни;
- учет движения музейных предметов;
- ведение электронных авторских картотек и других вспомогательных справочников.
-составление запросов и поиск сведений, включая изображения, по электронному каталогу и картотекам;
- оформление результатов поиска в виде описаний по отдельным предметам и сводных каталогов с изображениями c заданной структурой и сортировкой;
- получение статистических справок.
формирование учетных и инвентарных книг, коллекционных описей, протоколов ФЗК, актов
приема-передачи, наличия, каталогов, коллекций, статистических справок и др.
макетирование размещения предметов для экспозиций и выставок путем машинного дизайна
Объединяющим звеном системы являются единая база данных, общая нормативно-
справочная информация и технологически единый запросный режим информационного
поиска по любой части АС-"Музей-3" и любому справочнику.
АС-"Музей-3" может функционировать в региональных музеях любого профиля.
В системе предусмотрены настройки структуры и вида выходных документов самими пользователями.
Для ввода информации археологических, изобразительных и естественно-научных источников осуществляется вызов дополнительных полей.
Система надежно работает в локальной вычислительной сети.
Внедрение АС-"Музей-3", построенной с учетом последних достижений в области
информационных технологий и методологии музейного дела, позволяет добиться (перечислю лишь основное):
- улучшения качества учетной информации за счет использования поставляемых иерархических справочников по классификации и топографии; ряд справочников разработан ведущими специалистами Политехнического музея, Чувашского художественного музея;
- повышения достоверности описания предметов, благодаря четкой структуризации
реквизитов и наличия детализированной помощи в онлайновом режиме с правилами
заполнения реквизитов, составленными на базе действующих нормативных и методических
- существенной однородности описаний предметов по стилю и полноте за счет системы кон-
троля заполнения обязательных полей;
- ускорения процесса оформления учетных документов;
- усиления контроля за сохранностью фондов.
4. Надежность и безопасность.
В системе предусмотрена защита данных от несанкционированного доступа с использо-
ванием идентификации пользователей, паролей и ограничения их прав. Эти функции долж-
ны выполняться администратором системы по согласованию с руководством музея.
5. Гибкость и полнота процедуры поиска.
Поисковый модуль системы позволяет формировать запрос по любому количеству рек-визитов описания предмета или справочника с использованием всех основных логических
операций сравнения для каждого реквизита и отношениями И/ИЛИ между ними. В запрос
можно включать также операторы вложенной сортировки по убыванию или возрастанию для
одного, нескольких или всех поисковых реквизитов. Результаты поиска могут просматри-
ваться как отдельными записями, так и в табличном виде. Запрос позволяет включать в поле
одного множественного реквизита (например, авторы, материал, техника) любое количество
значений и выполнять поиск по любому из этих значений.
6. Возможность работы с изображениями.
В состав АС-"Музей-3" включена база изображений, которая позволяет одновременнос описанием музейного предмета просматривать его образ в нескольких ракурсах.
Разные пользователи могут иметь базы в различных графических форматах. Единст-
венным условием работы с графическими форматами является наличие внешних средств для
просмотра этих файлов.
База изображений служит также для плоскостного макетирования размещения предметов для экспозиций и выставок.Требования к техническому комплексу.
Минимально необходимая конфигурация для функционирования АС-"Музей-3" в локаль-
компьютер модели не ниже Pentium-100,
оперативная память 64 Мб,
видеокарта SVGA (память не менее 2 Мб),
операционная среда Windows 98 и выше, MSOffise 2000
Что нового в "Музей-3"Так как "Музей-3" является развитием системы "Музей-2", которая работает более чем
в 70 музеях России, есть смысл сказать об отличиях.
Кроме того, что система работает в новой среде под Windows в Access 2000, что в корне
изменило дизайн и структуру экранных бланков, в "Музей-3" введен ряд модернизаций:
- иерархические справочники с неограниченным уровнем вложенности по классификации,
археологии, топографии фондовой и экспозиционной; все уровни можно увидеть целиком со
статистикой на каждом уровне, в настоящее время разрабатывается иерархический справочник по изобразительным источникам;
- максимально упрощена работа по корректировке справочников, в частности, при дополнении справочников при вводе информации о предмете;
- введен ряд новых полей описания предмета;
- связь с историческими событиями теперь множественная;
- введены ролевые функции лиц, связанных с предметами;
- введена наглядная процедура привязки изображений к предметам; само "привязанное" изображение в уменьшенном виде присутствует в окне;
- расширены справочники персоналий и организаций изготовителей;
- можно получить список предметов, принадлежность к которому определяется позицией в справочнике, и распечатать, выбрав вид печати из справочника;
- запросы для поиска информации можно сохранять под заданным именем;
- результат запроса (списком) можно сразу выдать в Word и распечатать.
Суммируя дополнения, сделанные в АС-"Музей-3" можно сказать, что "Музей-2" полностью автоматизировала учетную работу и документооборот в музее, а новая система расширяет возможности научного использовании информации музейными хранителями.
Перспективы развитияПереход на клиент-серверную архитектуру и возможность работы с различными SQL-подобными СУБД.
Создание Web-сервера, обеспечение удаленного поиска и публикаций музейных коллекций.
Обеспечение корпоративных технологий, объединяющих филиалы с головным музеем.
Использование международных коммуникативных форматов.
Наши отношения с пользователями
ГИВЦ традиционно отводит решающую роль в процессе внедрения постоянной работе с пользователями. После установки системы мы продолжаем заботиться о ней: консультируем, поставляем новые версии системы, регулярно два раза в год проводим учебу в Москве, осуществляем стажировку музейных сотрудников, при необходимости выезжаем непосредственно в музеи.
Наш опыт показывает, что постоянное авторское сопровождение в рамках первичного, обычно годового договора на поставку системы, или в рамках договора на авторское сопровождение, необходимо пользователям. Эта необходимость обусловлена использованием работниками музеев со временем более глубоких возможностей системы, оперативными проблемами, текучестью кадров музеев.
Часто предложения отдельных музеев служат основанием для модернизации системы и появления обновленных версий, которые в процессе авторского сопровождения поставляются пользователям.
Наиболее серьезное влияние на успешность внедрения и эксплуатацию системы оказывают централизованные семинары в ГИВЦ, на которых в течение недели проводится обучение пользователей (работников сектора учета, хранителей и программистов), консультирование по проблемам, возникшим в процессе внедрения, выдача "обновлений" системы, ознакомление с перспективами развития системы и другими разработками ГИВЦ.
В данном документе приведен порядок работы в системе МУЗЕЙ-3 .
Система работает с СУБД Access под MSOffice 2000 и выше.
Документ предназначен для сотрудников отделов учета и хранения музейных предметов.
Система МУЗЕЙ-3 постоянно совершенствуется, поэтому возможны некоторые несоответствия в описании пользовательского интерфейса.
Документы инструкций разработаны специалистами ФГУП «ГИВЦ Роскультуры»
МУЗЕЙ-3 – Автоматизированная система МУЗЕЙ-3
М3 – Название папки с системой МУЗЕЙ-3 на компьютере
БД – База данных.
(см. п. 4.2.2.3.) – смотри пункт 4.2.2.3. данной инструкции
Главное меню – верхнее горизонтальное меню окна
ФЗК – Фондово-закупочная комиссия
ПК – Персональный компьютер
1. Функции системы «Музей-3». 5
2. Правила работы в системе. 8
3. Описание системы. Главное Меню. 15
3.2. Ведение базы данных. 16
3.2.1. Описание музейного предмета. 16
3.2.2.1. Формирование протокола ФЗК. 42
3.2.2.2. Формирование акта приема на постоянное хранение. 45
3.2.2.3. Формирование акта возврата после ФЗК. 45
3.2.2.4. Формирование книги регистрации актов приема на ПХ. 46
3.2.2.5. Формирование книги регистрации актов приема на ВХ. 47
3.2.2.6. Утвержденный состав комиссии. 47
3.2.2.7. Пункты повестки дня. 48
3.2.3.1. Ввод изменения сохранности и Корректировка изменения сохранности. 48
3.2.3.2. Реставрационные работы. 52
3.2.3.3. Протокол заседания реставрационного совета. 52
3.2.3.4. Печать отчетов. 52
3.2.4. Статистика. 53
3.2.4.1. Ввод данных о составе фондов. 53
3.2.4.3. Печать отчетов. 55
3.2.5. Движение фондов. 55
3.2.5.1. Формирование актов движения. 56
3.2.6. Временное пользование. 60
3.2.6.1. Формирование акта возврата из временного пользования. 60
3.2.6.2. Формирование книги регистрации актов. 60
3.3.1. Книги поступлений. 61
3.3.2. Инвентарные книги. 61
3.3.3. Акты приема. 62
3.3.4. Акты движения. 62
3.3.5. Коллекции. 62
3.3.6. Протокол ФЗК. 63
3.3.8. Учетные карточки. 63
3.3.10. Произвольный отчет. 65
3.3.11. Печать справочников. 65
3.4. Справочники. 65
3.4.1.1. Категории фондов. 66
3.4.1.2. Инвентарные книги. 66
3.4.1.3. Категории значимости предмета. 67
3.4.1.4. Сотрудники музея. 67
3.4.1.5. Отделы музея. 67
3.4.3. Параллельная классификация. 70
3.4.4. Поступление. 70
3.4.4.1. Источники поступления (сдатчики) 70
3.4.5. Коллекции. 71
3.4.5.1. Коллекции (при поступлении в музей) 71
3.4.5.2. Музейные коллекции. 72
3.4.5.3. Типы коллекций. 72
3.4.5.4. Коллекционные описи. 72
3.4.6.1. Персоналии (авторы) 73
3.4.6.2. Организации. 75
3.4.6.4. Ролевые функции. 76
3.4.6.6. Сферы профессиональных интересов. 77
3.4.7. История и география. 77
3.4.7.1. Исторические события. 77
3.4.7.3. Населенные пункты. 78
3.4.7.4. Топонимы. 78
3.4.8. Материалы и техника. 79
3.4.8.1. Материалы. 79
3.4.8.2. Техники. 79
3.4.8.3. Описание эталонов монет. 80
3.4.8.4. Пробы драгметаллов. 80
3.4.8.5. Единицы измерения. 80
3.4.9. Изобразительные источники. 81
3.4.9.2. Тематика cюжета. 81
3.4.9.4. Варианты стилистики. 81
3.4.9.5. Театральные постановки. 81
3.4.10. Справочники архива (для документальных фондов) 82
3.4.10.1. Архивные фонды. 82
3.4.10.2. Архивные описи. 82
3.4.10.3. Примерный список разделов описи. 83
3.4.10.4. Указатели. 83
3.4.10.5. Сокращения архивной описи. 83
3.4.11. Справочники археологии. 83
3.4.11.1. Археологические эпохи и культуры. 83
3.4.11.2. Типы памятников археологии. 84
3.4.12.1. Архивные документы. 84
3.4.12.2. Произведения литературные. 84
3.4.12.3. Издания. 85
3.4.13.1. Топография экспозиционная. 85
3.4.14. Исследования в музее. 86
3.4.14.1. Исследователи. 86
1.1.1. Функции системы «Музей-3»Сведения о музее
Пользователи и права доступа
Конфигурация системы для конкретного компьютера
Справочники. Ведение картотек
Ввод, корректировка, удаление записей в справочниках
Печать карточек и списков
Ввод нового предмета
Печать акта приема во временное пользование
Формирование и печать книги поступления во временное пользование
Формирование и печать книги регистрации актов приема во временное пользование
Печать акта возврата из временного пользования
Временное хранение до ФЗК
Печать акта приема на временное хранение до ФЗК
Формирование и печать книги поступления на временное хранение до ФЗК
Формирование и печать книги регистрации актов приема на временное хранение
Ввод состава комиссии ФЗК, утвержденного в музее
Ввод пунктов повестки дня ФЗК
Формирование протокола ФЗК
Формирование и печать акта на постоянное хранение
Формирование и печать книги регистрации актов приема на постоянное хранение
Формирование и печать книги регистрации протоколов ФЗК
Формирование и печать акта возврата из временного хранения (после ФЗК)
Формирование и печать акта на ответственное хранение
Формирование и печать книги регистрации актов приема на ответственное хранение
Печать коллекционной описи
Формирование и печать книги поступления Основного фонда (Главной инвентарной книги)
Формирование и печать книги поступления Научно-вспомогательного фонда
Печать учетной карточки предмета
Вторая ступень учета
Научное описание музейных предметов основного фонда
Ввод научного описания предмета (дополнение к учетным данным о предмете)
Формирование и печать инвентарных книг
Печать инвентарной карточки предмета с изображением
Учет письменных предметов по правилам Росархива. Документальный фонд
Ввод описания архивных фондов
Ввод архивных описей
Ввод оглавления (разделов, подразделов) архивных описей
Ввод предисловия архивной описи
Ввод сокращений архивной описи
Ввод указателей архивной описи
Ввод описания единицы хранения с привязкой архивного фонда, архивной описи, раздела архивной описи
Печать архивной описи
Третья ступень учета
Ввод описания драгоценных материалов в предметах
Формирование и печать книг спецучета
Формирование и печать актов внутримузейной выдачи и возврата предметов
Формирование и печать актов внемузейной выдачи и возврата предметов
Формирование и печать актов списания
Формирование и печать передаточной ведомости
Запросы. Поиск по любым условиям
Формирование и печать каталогов с изображениями предметов
Формирование и печать списков предметов любой формы
Печать карточек предметов любой формы
Печать топографической описи
Техническое состояние. Изменение сохранности предмета
Ввод и корректировка изменения сохранности
Ввод описания реставрационных работ
Ввод состава реставрационного совета
Формирование протокола заседания реставрационного совета
Справка о техническом состоянии всех фондов (по всем типам источников по рекомендациям к реставрации)
Справка о техническом состоянии фонда (одного типа источников выборочно) по рекомендациям к реставрации попредметно
Справка о техническом состоянии фонда (одного типа источников (выборочно) по рекомендациям к реставрации)
Список предметов с измененной сохранностью
Справка об изменении технического состояния предмета
Протокол заседания реставрационного совета
Ввод и корректировка списка томов инвентарных книг
Ведение журнала сверок
Печать списка предметов для сверки
Печать акта сверки с приложениями
Ввод данных о составе фондов
Ввод настроек для формы 8-НК
Формирование и печать формы 8-НК
Ввод настроек для формы 4-Ф
Формирование и печать формы 4-Ф
Статистика базы данных
Статистика новых поступлений
Сведения о составе фондов
Работа с изображениями музейных предметов, персоналий, клейм
Работа с аудио и видеофайлами
Пакетное изменение данных
Создание фиксированных документов
1.1.2. Правила работы в системе* (звездочка) у поля в инструкции означает, что ввод значения в данное поле желателен. Значение этого поля может быть необходимым. при печати документов и для статистики.
Термин «Строка » идентичен термину «Запись » и означает строку в какой-либо таблице.
Термин «Форма » идентичен термину «Окно » и означает окно для редактирования записей какой-либо таблицы, одной или нескольких, связанных между собой.
Термин «Ключ » идентичен термину «Код », идентичен термину «Номер записи » и означает в большинстве случаев уникальный числовой номер, присваиваемый каждой строке в какой-либо таблице автоматически, при создании новой записи. Редактировать его нельзя. Исключение составляют некоторые таблицы с текстовыми ключами, например, справочник Инвентарных книг . их редактировать можно, но при этом изменение значений соответствующих полей в связанных таблицах, например, поля Инвентарный шифр в таблице описаний музейных предметов, нужно отслеживать самостоятельно, автоматического обновления не происходит.
Термин «Набор данных » означает набор записей из одной или нескольких связанных таблиц, загруженных в форму для редактирования или просмотра. В большинстве случаев, при открытии формы, связанной с таблицей, набор данных содержит все записи таблицы, отсортированные в порядке возрастания значения ключа. В форме в этот момент отображаются данные первой записи. Если в форме есть кнопка «Поиск », то, после выполнения запроса, в форму загружается результирующий набор данных, количество записей в котором соответствует числу найденных по запросу строк.
Термин «Поле », как элемент структуры таблицы – это столбец, как элемент формы – это область ввода информации. Если форма связана с таблицей, то поле в форме – это ячейка таблицы.
Термин «Надпись» в форме означает текст рядом с полем, соответствующий названию (назначению) поля
Слова «Выбор по кнопке» означают одиночный щелчок левой кнопки мыши по указанному элементу. Не следует торопиться, особенно, если вы работаете в сети. В некоторых случаях, щелкнув два или больше раз, вместо одного, вы запустите один и тот же процесс несколько раз, что может привести к ошибке, сбою в программе, или просто к потере времени. В тех случаях, где нужен двойной щелчок мыши, это указывается особо.
Элементы интерфейса АС МУЗЕЙ-3
Новости и разделыПрименение программы АС «Музей –3» в Кирилло-Белозерском музее-заповеднике
Одним из приоритетных направлений фондовой работы является учет музейных предметов и коллекций. Для учета в музеях активно внедряются и используются автоматизированные системы. Существует несколько систем, наиболее известными являются – КАМИС, АС–Музей. Программы позволяют обеспечить ввод, обработку и сохранение информации о предметах, упростить и ускорить процесс оформления учетной документации.
В Кирилло-Белозерском музее-заповеднике с 2003 года установлена и используется программа АС «Музей–3», разработанная специалистами Главного информационно-вычислительного центра (ГИВЦ) Министерства культуры России. Основные достоинства данной программы: возможность введения полной и всесторонней информации о предмете; возможность поиска информации по многим критериям; формирование и печать различных фондовых документов. Работа по формированию базы данных о коллекциях музея ведется сотрудниками научно–фондового отдела постоянно. Все вновь принятые предметы при постановке на учет сразу же проходят через автоматизированную систему, в тоже время осуществляется пополнение базы сведениями о старых поступлениях. Только за 2012 год электронный каталог музея пополнился на – 3840 пр. На 1 января 2013 г. из 38073 предметов основного фонда, хранящихся в музее, в электронную базу включено – 12614 пр. что составляет 33 % от общего объема основного фонда. Эти цифры показывают, какая огромная работа еще предстоит по созданию электронной базы музея.
Формирование системы ведётся в нескольких направлениях:
1. Ведение электронного каталога предметов, находящихся в основном фонде музея.
2. Пополнение базы данных в процессе научной обработки предметов (вторичный учет). Каждый предмет описывается по нескольким обязательным и дополнительным полям, определяемым для каждой коллекции, исходя из вида описываемого предмета.
3. Ведение справочника персоналий. В этот блок входит вся информация о людях, имеющих отношение к музейному предмету: авторы, владельцы, сдатчики и т.д.
О каждом собирается и накапливается информация.
4. Внесение в базу данных изображений предмета.
Подключение к текстовым формам изображений повышает достоверность объектной информации.
5. Пополнение базы данных информацией о передвижениях музейного предмета.
Это сведения о выдаче предмета на выставки, в экспозиции, на реставрацию и т.д. Вся эта информация постепенно накапливается в базе данных и затем используется по назначению.
6. Получение по наличию введенного материала учетной документации.
Несмотря на то, что пока сведения введены лишь частично по всем коллекция, хранители используют систему не только для ввода информации, но и для формирования основной учетной документации: инвентарных карточек, инвентарных книг, коллекционных описей, топоописей, актов на ответственное хранение, карточек попредметной картотеки.
7. Посредством программы АС «Музей-3» сотрудники научно–фондового отдела имеют возможность реализовать работу по предоставлению сведений о музейных предметах для включения в Государственный каталог музейного фонда Российской Федерации, который представляет собой электронную базу данных, содержащую основные сведения о каждом музейном предмете и каждой музейной коллекции, включенных в состав Музейного фонда Российской Федерации. Информация о музеях, музейных предметах и музейных коллекциях, содержащаяся в Госкаталоге, является общедоступной http://www.goskatalog.ru. На 1 сентября 2013 года на регистрацию и включение в Государственный каталог отправлены данные о 6000 ед. хр. основного фонда Кирилло-Белозерского музея–заповедника.
Одной из основных задач сотрудников научно–фондового отдела является внесение полной информации о музейных предметах и коллекциях в электронный каталог музея. Так как полноценно работать с базой данных можно лишь тогда, когда ее наполнение близко к 100%. По мере роста числа описаний предметов в базе данных расширится сфера использования информационной системы. С достижение объема информации близкого к 80% – 90 % от фактичекского размера коллекции эффективнее начнут работать функции обработки запросов и классификации предметов по типовой и видовой принадлежности. Система «Музей–3» позволит не только хранить информацию, но и автоматизировать процессы подготовки и комплектования выставок и экспозиций, систематизировать и публиковать данные о музейных предметах с использованием изображений, осуществлять быстрый поиск и выборку по любым атрибутам, вести учётные операции и готовить различные виды документов, списков, каталогов.
© 1924-2014 ФГБУК "Кирилло-Белозерский историко-архитектурный и художественный музей-заповедник".
+7 (81757) 3-17-35 Россия, Вологодская обл, г. Кириллов, Кирилло-Белозерский музей-заповедник
Заказ экскурсий: +7 (81757) 3-14-79, +7 (921) 722-75-84
<div><img src="//mc.yandex.ru/watch/16112131" __bxsrc="//mc.yandex.ru/watch/16112131" style="position:absolute; left:-9999px;" alt="" /></div>
Данный проект реализуется в рамках программы поддержки деятельности музеев изобразительного искусства в российской провинции "Музеи Русского Севера" при поддержке ОАО "Северсталь" и CAF (Charities Aid Foundation)
При полном или частичном использовании материалов активная ссылка на сайт "Кирилло-Белозерский музей-заповедник" обязательна.
Уважаемые посетители официального сайта Кирилло-Белозерского музея-заповедника! С 26 ноября 2015 года мы начинаем перенос данных на новый официальный портал музея, который уже доступен по адресу kirmuseum.org. Вся новая информация будет размещаться исключительно по этому адресу.
Специфика, опыт и перспективы развития АИПС (автоматизированных информационно-поисковых систем) на примере работы отдела фондов Орловского областного краеведческого музея (ОКМ)
В основе работы информационной системы (АИПС) по коллекциям музея лежит компьютерная База Данных, которая должна содержать важнейшие данные о коллекции музея.
Большинство специалистов считают автоматизацию учёта первоочередной, приоритетной задачей. Именно ввод в БД учётных данных позволяет получить максимум информации о состоянии фондов по различным разделам. Основным документом, регламентирующим состав и содержание учётного описания музейного предмета, является «Инструкция по учёту и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР» (1984 г.). Именно этот документ действует на территории нынешней России. Требования, изложенные в Инструкции, далеко не всегда могут быть выполнены, когда для решения учётных задач используется компьютер. В этих случаях происходит корректировка параметров описания музейного предмета, сохранив при этом основные требования документа1.
Научная часть описания характеризуется меньшей универсальностью, значительно слабее структурирована и труднее поддаётся формализации. Требования к структуре специального научного описания зависят от задач, которые ставит перед собой исследователь, от специфики тематической области и от целого ряда других причин. В настоящее время не существует универсального подхода к структурированию научного описания музейного предмета. Выбор метода зависит от конкретной ситуации и предметной области.
Проблеме унификации структуры описания музейных предметов уделяется серьёзнейшее внимание специалистами всего мира, так как её решение является необходимым условием для создания музейной сети, которая позволила бы музеям осуществлять поиск необходимых данных. Надо отметить, что в нашей стране в 1986 году был разработан и утверждён Министерством культуры СССР Унифицированный паспорт на музейный предмет, описание которого содержит 47 признаков2.
«Картинка» на экране монитора становится необходимой принадлежностью информационной системы о музейных коллекциях. Электронные изображения в отличие от вербального описания дают зрительный образ, и поэтому необходимы в работе любых специалистов музея в учётно-хранительской работе, в научной работе фондовых отделов, в работе реставрационных подразделений музея, в сфере популяризации и образования, рекламной и коммерческой деятельности.
Автоматизированная информационно-поисковая система- это сложный аналитико-машинный комплекс. АИПС представляется в виде иерархической структуры, где выделяются отдельные структурные комплексы: функциональные подсистемы, задачи3. Для каждого музея функциональная структура создаётся индивидуально, исходя из его особенностей и конкретной ситуации. Основная цель работы АИПС заключается в том, чтобы усовершенствовать информационную деятельность музея, избежать многократного ввода информации, облегчить и упростить труд музейного сотрудника, освободив его от сложных операций, благодаря современным информационным технологиям.
Российские музеи с конца 1990-х годов широко стали переходить на различные типы АИПС, подходящие под определённые особенности и требования музеев.
Выделяют четыре версии наиболее популярных в настоящее время АИПС:
система КАМИС (ЗАО «Альт-софт4»);
система АС-Музей ( ГИВЦ МК РФ);
система НИКА-Музей (Cognitive Technologies);
система Имидж-Музей (Электронный Архив);
Основная цель этих систем совершенствование информационного обеспечения деятельности музея на основе применения современных информационных технологий5. Нельзя сказать, что эти системы кардинально отличаются друг от друга, так как каждая из них способствует автоматизации технологического цикла учёта и обработки данных о коллекциях.
Орловский областной краеведческий музей (ОКМ) давно применял на практике современные технологии в научно-фондовой работе, в течении большого времени работал на системе АС-Музей (ГИВЦ). На данный момент музей имеет базу данных на 20 тысяч единиц хранения основного фонда, база пополнялась, начиная с КП (Книга поступлений) 1991 года и делится на 75 коллекций по алфавиту. Научные сотрудники отмечают хорошие характеристики системы АС «Музей-2».Так Н.Я. Рассохина (старший научный сотрудник отдела фондов Орловского областного краеведческого музея) отмечает следующие моменты: « АС Музей-2 позволяет делать компьютерную распечатку (КП, страховые копии), выдаёт коллекционную опись и предусматривает две ступени учёта».
Какие же графы заполняются для описания предмета для фиксации в базе данных АС «Музей-2»? Возьмём для примера крестильную рубашку. Заполнение начинается с указания № записи-…22838>Музей 120753 Орловский, выдан:>отсутствует. Далее указывается ФИО хранителя музея, в нашем примере это будет: >Хранитель: 5_Кострова Т.А. Потом указывается номер по КП: >КП,НВ: КП>№ по КП: 42039_9_0. Если имеются, то указывается автор(ы) и изображение. Указывается название и даётся описание: «Название: рубашка крестильная, кол-во 1, место и время: г. Орёл, начало 20 века. Примерный год: 1903. Описание: кокетка, крест, мережка. >техника:… >размер 44/70 см». Описание также подразумевает следующие графы: сохранность, реставрация, классификация предметов, шифр, способ поступления. На конкретном примере заполнение данных граф выглядит следующим образом- сохранность: полная; >реставрация: нет необходимости; классификация предметов, шифр: > тип: 2 вещевых источника; > вид: 22_одежда; >способ поступления: закупка.
Как мы знаем, музей не должен стоять на месте и должен развиваться. В 2008 году ОКМ получил новую версию АС «Музей-3». «МУЗЕЙ–3» -современная автоматизировано-информационная система, предназначенная для автоматизации деятельности (информационной поддержки) сотрудников музеев любого профиля.
Накопленный опыт работы с системой АС «Музей», разработанной в соответствии с Постановлением коллегии Министерства культуры РСФСР N 83 от 31.08.1988 г. позволил разработчикам оптимально решить проблемы специфики ввода информации о предметах разного типа, настройки структуры и вида выходных документов, принятых в конкретном музее (впервые — в АС «Музей–2», в АС «Музей–3» - дальнейшее развитие концептуальных положений, заложенных на этапе создания и эксплуатации АС «Музей–2»).
Функциональные возможности АС «Музей–3» несколько расширены относительно предыдущей версии продукта АС «Музей–2», что позволяет открывать новые возможности музею.
Каждая из систем (АИПС) представляет собой сетевую многопользовательскую систему, поэтому предусмотрена защита данных от несанкционированного доступа с использованием идентификации пользователей, паролей и ограничения прав6.
АИПС достаточно полно документирована (руководство пользователя, методические рекомендации) и снабжена подробными инструкциями по работе в виде справочной системы помощи. При этом система подсказок содержит помимо формальных правил заполнения информационных полей правила и примеры научного музейного описания предмета7.
Оформление всех документов производится в соответствии с Инструкцией МК РФ по учету и вместе с системой также поставляются классификаторы и справочники, разработанные музейными специалистами по различной тематике, что делает системы унифицированными8.
Проблема компьютеризации научно-фондовой работы в музее (ОКМ), а также мультимедиа технологий в настоящее время является актуальной. Традиционные методы документационной обработки в музее уходят в прошлое. Компьютеризация музейных фондов стала одним из важнейших факторов современной деятельности музея и выполняет такую важнейшую функцию, как концентрация информации о музейном собрании. Компьютеризация учёта музейных фондов может стать самостоятельным фактором улучшения деятельности музея. Компьютеризация учёта фондов нужна музею и для того, чтобы вся информация о музейном собрании сконцентрировалась в одном месте- внутри компьютера, а не была рассредоточена по многочисленным сейфам с главными инвентарными книгами в отделе учёта.
Из этого следует то, что информационная система работы с коллекциями является задачей управления документно-ориентированными базами данных. Имеется большое количество документов, которые могут содержать как структурированные данные, так и произвольные тексты описаний предметов хранения. В научно-фондовой работе (на примере Орловского областного краеведческого музея) в целом растёт понимание того, что информация является одним из важнейших результатов музейной деятельности. Новейшие технологии меняют взгляд на музейное собрание - от замкнутого хранилища доступного, лишь музейным сотрудникам - к информационному музею, раскрывающему свои фонды всем заинтересованным лицам9.
Простота, удобство и ориентация на специфику музеев делает каждую из систем доступным и универсальным инструментом для работников учёта, хранителей фондов, реставраторов, экспозиционеров и научных сотрудников. Традиция качества, надёжность и стабильность работы любой из ныне существующих автоматизированных информационно-поисковых систем - это результат тщательного анализа требований потенциальных пользователей и оценка работников отделов фондов музеев10.
История использования современных информационных технологий в музеях насчитывает более трёх десятилетий. Не новички в использовании компьютеров в научно-фондовой работе и орловские музеи. Все они активно используют достижения компьютерных технологий и АИПС для учёта, как старых поступлений, так и новых. В основном орловские музеи используют автоматизированную информационно-поисковую систему «АС-Музей-2». Однако есть и минусы, к сожалению в течении 2008-2009 гг. не в ОГУК «Орловский краеведческий музей», не в Государственном литературном музее им. И.С. Тургенева (ООГЛМТ) не была налажена работа современной версии поисковой системы «АС-Музей-3», что пагубно сказалось на развитии научно-фондовой работы. Как известно именно система «АС-Музей-3» может выдавать (заносить) не только информацию об экспонате, но и позволяет давать фотографии предметов, хранящихся в фондах музея. В настоящее время стало известно, что в Орловском областном краеведческом музее началась работа по переходу на использование автоматизированной информационно-поисковой системы «КАМИС-2».
И говоря о системе «КАМИС» надо отметить, что данная система не только одна из старейших, но и наиболее функционально насыщенная и надёжная, используется в крупнейших музеях России, что говорит о принятии ОКМ опыта крупнейших музеев страны. Отсутствие широкого использования этой системы у провинциальных музеев объяснялась двумя причинами: отсутствием современной техники (или отсутствие современного интерфейса) и обученных специалистов, и высокой стоимостью, но как мы сейчас видим ряд этих проблем были решены. Надо, безусловно, отметить реальные плюсы этой системы. Так уже новая версия КАМИС реализована на новом движке СУБД Oracle в клиент-серверной архитектуре и обеспечивает: одновременную работу в сети неограниченного количества рабочих станций с центральной базой данных сколь угодно большего объёма с высокими характеристиками надежности, безопасности и защиты от сбоев. Система может работать с единой музейной базой данных, что даёт возможность просмотра информации о коллекции музея по фондам, хранителям, типам описания, делает более эффективным механизм запросов к БД, а также использование в описании музейных предметов иерархических справочников и тезаурусов. Система КАМИС особенно актуальна для внедрения клиент-серверной системы в музеях, где уже введены десятки тысяч описаний музейных предметов, что подходит для областных музеев11.
В конце хотелось бы пожелать Орловскому областному краеведческому музею идти по пути прогресса в научно-фондовой работе и применению самых современных компьютерных достижений в облегчении работы научных сотрудников.
1 Ноль Л.Я. Компьютерные технологии в музее.- М. 1999.- с. 33-34.
2 Ноль Л.Я. Компьютерные технологии в музее.- М. 1999.- с. 35.
3 Ноль Л.Я. Компьютерные технологии в музее: учебное пособие. М. 1999, с.30.
4 Автоматизация в музейном деле.// Музей.- 2005.- №1.- с.31-32.
5 Бакулев А.В. Музейные информационные системы. Справочник руководителя учреждения культуры, №4, 2004, с.77.
6 Инструкция к применению АС «Музей-3», 2007.
7 Инструкция к применению АС «Музей-3», 2007.
8 Инструкция к применению АС «Музей-3», 2007.
9 Кощеева Е.Л. Лошак Ю.М. Тумин М.Я. Система комплексной автоматизации музеев.- с 105-106.
10 Инструкция к применению АС «Музей-3», 2007.
11 Кощеева Е.Л. Лошак Ю.М. Тумин М.Я. Система комплексной автоматизации музеев КАМИС. Музей и новые технологии. Прогресс-традиция. М. 1999, с. 101-105.
