Если на предприятии имеется Положение о защите персональных данных работника, то с ним необходимо знакомить всех сотрудников?

Если на предприятии имеется Положение о защите персональных данных работника, то с ним необходимо знакомить всех сотрудников? В каком документе нужно отражать, что работники с ним ознакомились под роспись - ПВТР, трудовой договор или иной документ?

Рассмотрев Ваш вопрос, можно сказать, что Положение о защите персональных данных работника относится к внутренним нормативным документам организации.

В свою очередь, законодательство обязывает работодателя знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Так, например, при приеме на работу (до подписания трудового договора), а также в случае изменений, вносимых в этот документ, сотрудника необходимо ознакомить под роспись этим документом.

Действие Положения о защите персональных данных работника распространяется на всех работников, работающих в организации на основании заключенных трудовых договоров.

В соответствии со ст. 22 Трудового Кодекса РФ работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Таким образом, можно сделать вывод, что при внесении изменений или дополнений в данный документ необходимо довести до сведения всех работников организации новую редакцию.

Что касается вопроса ознакомления.

Существует несколько вариантов ознакомления сотрудников с локальными нормативными актами.

Во-первых, можно вести специальный журнал ознакомления с Положениями.

Во-вторых, можно приложить к Положению лист ознакомления, в котором работники будут проставлять свои подписи.

Таким образом, Вы вправе самостоятельно определить порядок ознакомления работников с локальными документами организации, выбрав наиболее подходящий вариант для вас.

Подробности в материалах Системы:

Ответ: Как организовать обработку персональных данных сотрудников

Защита персональных данных

Чтобы не допустить разглашения персональных данных, создайте надежную систему их защиты. Порядок получения, обработки, передачи и хранения таких сведений установите в локальном акте организации, например в Положении о работе с персональными данными сотрудников (ст. 8. 87 ТК РФ, п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ ). Положение утверждает руководитель организации. С ним под подпись ознакомьте сотрудников организации ( п. 8 ч. 1 ст. 86 ТК РФ ). Конкретные меры по обеспечению безопасности персональных данных сотрудников при их обработке предусмотрены в статье 19 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ и Требованиях. утвержденных постановлением Правительства РФ от 1 ноября 2012 г. № 1119. На их основе организация может выработать свою собственную систему защиты персональных данных.

Так, при обработке персональных данных в информационной системе необходимо обеспечить защиту и безопасность персональных данных. При этом угрозой безопасности персональных данных является совокупность условий и факторов, создающих опасность несанкционированного (в т. ч. случайного) доступа к персональным данным при их обработке в системе, результатом которого могут стать:

иные неправомерные действия с персональными данными.

Следует отметить, что выбор конкретных средств защиты информации для информационной системы обработки персональных данных осуществляется работодателем в соответствии с нормативно-правовыми актами ФСБ России и ФСТЭК России. Определение типа угроз безопасности персональных данных, актуальных для системы обработки и защиты персональных данных, производится с учетом оценки возможного вреда и в соответствии с нормативными актами упомянутых органов (п. 4. 7 Требований, утвержденных постановлением Правительства РФ от 1 ноября 2012 г. № 1119 ).

При обработке персональных данных в системах могут устанавливаться четыре уровня защищенности в зависимости от категории данных и количества сотрудников, сведения о которых содержит система. В зависимости от уровня защищенности работодателю следует принимать различные меры защиты систем обработки персональных данных, предусмотренные пунктами 13–16 Требований, утвержденных постановлением Правительства РФ от 1 ноября 2012 г. № 1119. Например, установление режима обеспечения безопасности помещений, в которых размещены персональные данные, назначение лиц, ответственных за обеспечение безопасности персональных данных в информационной системе, и т. п. Конкретные требования к указанным мерам по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке установлены составом и содержанием организационных и технических мер. утвержденными приказом ФСТЭК России от 18 февраля 2013 г. № 21 .

Для контроля защищенности персональных данных при их обработке работодатель или уполномоченное им лицо не реже одного раза в три года осуществляет контрольные проверки, конкретные сроки которых работодатель определяет самостоятельно. При необходимости к проведению проверки на договорной основе можно привлечь организации или индивидуальных предпринимателей, имеющих лицензию на осуществление деятельности по технической защите конфиденциальной информации ( п. 17 Требований, утвержденных постановлением Правительства РФ от 1 ноября 2012 г. № 1119 ).

Ситуация: Является ли Положение о работе с персональными данными сотрудников обязательным документом

Порядок хранения, обработки и использования персональных данных сотрудников устанавливает работодатель с учетом требований Трудового кодекса РФ и иных федеральных законов ( ст. 87 ТК РФ ). Это значит, что работодатель должен самостоятельно определить порядок такой обработки и закрепить его в локальном нормативном акте, в частности, Положении о работе с персональными данными сотрудников. Все сотрудники организации при приеме на работу должны быть ознакомлены с Положением под подпись ( ч. 3 ст. 68 ТК РФ ).

Исходя из указанного следует, что Положение о работе с персональными данными является обязательным документом организации, а его отсутствие влечет административную ответственность ( ст. 5.27 КоАП РФ ). На это указывают и суды (см. например, постановление ФАС Московского округа от 26 октября 2006 г. № КА-А40/10220-06 ).

заместитель директора департамента образования
и кадровых ресурсов Минздрава России

Ознакомление с локальными актами (Сувернева А

Законопроект "О профилактике семейно-бытового насилия" разработан в целях совершенствования законодательства в сфере создания правового механизма реализации предпринимаемых государством экономических, социальных и политических мер в области борьбы с насилием в семейно-бытовой сфере. Его правовой оснойвой является Конституция РФ, а также Конвенция о ликвидации всех форм дискриминации в отношении женщин.

С целью расширения возможностей депутатов, избранных по одномандатным округам законопроектом "О внесении изменений в статью 37 Федерального закона "О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации" предусматривается рост числа работающих на общественных началах помощников депутатов, избранных в одномандатных округах. Законопроектом предлагается увеличение их численности до 60 человек.

Законопроектом "О внесении изменения в статью 16 Закона Российской Федерации "О приватизации жилищного фонда в Российской Федерации" предлагается распределить ответственность по обязательствам проведения капитального ремонта домов между всеми собственниками данного жилищного фонда (наймодателями) пропорционально времени нахождения дома в соответствующем ведении.

Дата размещения статьи: 29.09.2016

Все знают правила ст. 68 ТК РФ, согласно которым до подписания трудового договора работника необходимо ознакомить с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с будущей деятельностью. Однако знакомить сотрудников с принимаемыми в организации документами приходится и в течение трудовой деятельности. Прочитав статью, вы узнаете, с какими документами необходимо ознакомить сотрудника и в какие сроки.

Кого и с какими документами ознакомить?

Первым делом разберемся, с какими документами, помимо перечисленных в ст. 68 ТК РФ, необходимо ознакомить работника.

Как мы знаем, в организации могут разрабатываться локальные нормативные акты - так называемые внутренние законы, которые принимаются работодателем. Кроме этого, в организации могут разрабатываться различного рода распорядительные документы, не являющиеся локальными нормативными актами, - приказы, графики, инструкции и пр. Рассмотрим все по порядку.

Согласно ст. 8 ТК РФ любой работодатель, будь то юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, может принять локальный нормативный акт, содержащий нормы трудового права. Отметим, что такие акты не обязательны для работодателя - физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем. А вот трудовое законодательство предусматривает перечень локальных нормативных актов, обязательных для всех организаций. Также работодатель имеет право принимать локальные нормативные акты, не предусмотренные ТК РФ, но необходимые ему для регулирования трудовых отношений (ч. 1 ст. 22 ТК РФ). Назовем основные локальные акты, принимаемые работодателями:

- правила внутреннего трудового распорядка;

- положение об оплате труда;

- положение о персональных данных сотрудников;

- положение о коммерческой тайне;

- положение об аттестации;

- должностные инструкции и инструкции по охране труда;

- положения о структурных подразделениях;

- положение о материальной ответственности;

- инструкция по делопроизводству;

- штатное расписание (в отдельных случаях).

Поясним по поводу штатного расписания. Конечно, вы сейчас скажете, что это организационно-распорядительный документ, с которым знакомить сотрудника не нужно. Роструд в Письме от 15.05.2014 N ПГ/4653-6-1 разъяснял, что штатное расписание все-таки относится к локальным нормативным актам, но знакомить персонал с ним действительно не нужно, так как оно не связано с трудовой деятельностью конкретного работника непосредственно. Однако полагаем, что в некоторых случаях штатное расписание переходит в разряд локальных актов, с которыми работников ознакомить просто необходимо. Например, такая обязанность возникнет, если в компании не разработаны положение об оплате труда и штатное расписание - единственный документ, определяющий размеры окладов и надбавок. Ведь согласно ст. 135 ТК РФ системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного и стимулирующего характера, устанавливаются в том числе локальным нормативным актом. Значит, при отсутствии такового роль нормативного акта, устанавливающего систему оплаты труда в компании, выполняет штатное расписание.

Помимо локальных актов имеется ряд документов, с которыми также следует ознакомить работников под личную подпись в тех или иных случаях в процессе работы в организации, то есть уже после заключения трудового договора:

- графики сменности (ст. 103 ТК РФ);

- приказы о применении дисциплинарных взысканий (ст. 193 ТК РФ);

- документы по кадровому учету.

Обратите внимание! С 01.01.2013 унифицированные формы документов по кадровому учету, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, не являются обязательными в связи с вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". Поэтому компании могут самостоятельно утверждать формы документов по кадровому учету и основной деятельности.

В случае когда в процессе деятельности организации локальный акт корректируется и вносимые в него изменения затрагивают трудовую деятельность конкретного работника, с такими изменениями его необходимо ознакомить под роспись.

Отметим, что важно понимать не только то, с какими документами нужно ознакомить работников как при приеме на работу, так и в течение трудовой деятельности, но и то, кого нужно ознакомить.

Иногда сотрудники кадровой службы не задумываются, затрагивает тот или иной локальный акт трудовую деятельность работника или нет, и знакомят всех со всеми документами. А иногда знакомят граждан, выполняющих работы по договору подряда.

Между тем трудовым законодательством четко определено, что с локальными нормативными актами знакомят именно работника и в случае, если ему необходимо знать положения конкретного акта для выполнения работы, определенной трудовым договором. Например, если в организации есть локальный нормативный акт, регламентирующий работу со сведениями, составляющими государственную тайну, а должность, на которую принимается сотрудник, не предусматривает работу с такими сведениями, знакомить с данным актом новичка не нужно. Аналогична ситуация с ознакомлением с положением о материальной ответственности.

Исходя из ст. 68 ТК РФ можно сказать, что обязанность ознакомления работника с теми или иными документами лежит на работодателе. Обычно от работодателя в этом вопросе при приеме на работу выступает специалист по кадрам или иное лицо, ответственное за оформление трудоустройства. А вот если необходимо ознакомить сотрудника с документом в процессе работы (например, при изменении должностной инструкции, графика сменности), сделать это могут и руководители структурных подразделений или непосредственные начальники. В таком случае следует помнить, что в их должностной инструкции и/или приказе (распоряжении) работодателя данные полномочия должны быть указаны.

Как оформить ознакомление?

На этот вопрос законодательство не дает четкого ответа. По сложившейся практике, возможно несколько вариантов.

1. Заполнение листа ознакомления, подшиваемого к локальному нормативному акту.

Лист ознакомления работников с правилами внутреннего трудового распорядка ООО "Март", утвержденными приказом ООО "Март" от 12.01.2015 N 2

А как ознакомить сотрудников с локальными актами, если компания достаточно большая и у нее есть филиалы или представительства в других городах? Действительно, в таких организациях нередко возникают сложности с личным ознакомлением работников с необходимыми документами. Кадровики пытаются обеспечить ознакомление путем рассылки локальных нормативных актов по электронной почте или размещения на информационных досках, в корпоративных изданиях. Конечно, такие способы ознакомления возможны, но стоит помнить, что если работник ознакомится с документом, прочитав его на информационной доске, то в случае необходимости представить доказательства ознакомления этого работника с этим документом таковых не окажется.

Поэтому для крупных компаний рекомендуем отправить в филиалы и представительства, находящиеся в других регионах, надлежащим образом заверенные копии документов, с которыми необходимо ознакомить работников. На месте уже можно завести журналы ознакомления, подшить листы ознакомления и пр. В таком случае требования трудового законодательства будут соблюдены и при необходимости доказать факт ознакомления у вас будет подпись работника.

К сведению. При ознакомлении сотрудника с должностной инструкцией рекомендуем оформить это путем проставления им своей подписи в самом документе на листе ознакомления и дополнительно выдать копию на руки.

Отметим, что Трудовым кодексом установлены особенности ознакомления с локальными актами для определенных категорий работников, например дистанционных. В частности, согласно ст. 312.1 ТК РФ, если в соответствии с ТК РФ работник должен быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под роспись, с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, дистанционный сотрудник может быть ознакомлен с ними путем обмена электронными документами.

Да и ст. 312.2 ТК РФ говорит о том, что ознакомление лица, заключающего трудовой договор о дистанционной работе, с документами, предусмотренными ч. 3 ст. 68 ТК РФ, может осуществляться путем обмена электронными документами.

Следует понимать, что обмен электронными документами - это не просто пересылка по электронной почте файлов с документами в графическом или текстовом формате: при таком обмене должны использоваться усиленные квалифицированные электронные подписи работодателя, дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу.

К сведению. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи").

Как работодатель, так и работник при электронном обмене документами обязаны направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе.

Если работник отказывается ознакомиться с документом

Фиксация факта ознакомления с документом, необходимым работнику для выполнения его трудовой функции, очень важна. Почему? Потому что иначе в случае нарушения, например, правил внутреннего трудового распорядка или должностной инструкции, с которыми сотрудник не был ознакомлен, работодатель не сможет привлечь его к дисциплинарной ответственности. Это подтверждается судебной практикой. Так, работнику был объявлен выговор за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, а суд признал выговор незаконным, поскольку работодатель не смог представить доказательств, подтверждающих факт ознакомления работника с должностным регламентом (Апелляционное определение Брянского областного суда от 20.01.2015 по делу N 33-90/2015, 33-4441/2014).

В процессе трудовой деятельности редко, но все-таки бывают ситуации, когда работник, прочитав документ, связанный с его трудовой деятельностью, отказывается ставить подпись, подтверждающую ознакомление с ним. При этом он полагает, что в случае чего легко оспорит применение взысканий, ведь подписи, подтверждающей ознакомление, нет. В таких обстоятельствах рекомендуем ознакомление проводить при свидетелях и актировать отказ от проставления подписи в ознакомлении с документом после его прочтения.

Отдельно скажем о договоре о материальной ответственности: иногда работники хоть и относятся к материально ответственным лицам по закону, но подписывать договор отказываются. Как быть в таком случае, разъясняется в п. 33 Постановления N 2 <1>. Если выполнение обязанностей по обслуживанию материальных ценностей является основной трудовой функцией работника, что оговорено при приеме на работу, и по действующему законодательству с ним может быть заключен договор о полной материальной ответственности, о чем работник знал, отказ от заключения такого договора следует рассматривать как неисполнение трудовых обязанностей со всеми вытекающими из этого последствиями.

<1> Постановление Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации".

Если же необходимость заключить договор о полной материальной ответственности возникла после заключения трудового договора с работником и обусловлена тем, что в связи с изменением действующего законодательства занимаемая им должность или выполняемая работа отнесена к перечню должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной материальной ответственности, однако работник отказывается заключить такой договор, работодатель в силу ч. 3 ст. 74 ТК РФ обязан предложить ему другую работу, а при ее отсутствии либо отказе работника от предложенной работы трудовой договор прекращается с ним по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора).

Сроки ознакомления работника с документами

Итак, с правилами внутреннего трудового распорядка и локальными нормативными актами, связанными с трудовой деятельностью, работодатель знакомит работников до заключения трудового договора, с остальными документами (вновь принимаемыми или содержащими изменения уже существующих) - после. Но в какой срок?

Действительно, со временем нормы локальных актов и иных документов, непосредственно связанных с деятельностью работника, могут изменяться, могут быть приняты совсем новые документы. Именно в таких случаях кадровики чаще всего забывают ознакомить работников. А сделать это просто необходимо.

Конечно, нужно постараться ознакомить сотрудников с изменениями или новыми документами как можно скорее. Полагаем, что недели на это хватит. Однако все гораздо сложнее, когда изменяются положения локальных нормативных актов, затрагивающие существенные условия труда - режим рабочего времени, систему оплаты, размер оклада и пр. В таком случае работодателю необходимо соблюдать порядок, предусмотренный ст. 74 ТК РФ: подготовить проект изменений локального акта, за два месяца до их введения направить работникам уведомления об изменении (например, о том, что сменился режим рабочего времени и с пятидневки организация переходит на шестидневку). В случае согласия работников трудиться в новых условиях, полагаем, можно внести изменения в локальный акт и ранее истечения двухмесячного срока. Но если есть хоть один несогласный - придется ждать. И уже по истечении двух месяцев с момента уведомления изменения в локальном акте вступят в силу.

К сведению. Если работники ранее были ознакомлены с локальными актами, то при внесении изменений (а не издании данных актов в новой редакции) можно ограничиться ознакомлением именно с вносимыми изменениями. Если работники не ознакомлены под роспись с локальными актами, то ознакомить нужно как с самим актом, так и с изменениями. Если локальный акт утвержден в новой редакции, то работники должны быть ознакомлены с локальным актом в новой редакции.

Новые локальные нормативные акты, вступающие в действие в процессе хозяйственной деятельности, также должны быть доведены до сведения всех работников, чью трудовую деятельность они затрагивают, в определенном в локальном акте или приказе работодателя порядке. А ознакомление лиц, находящихся в это время в отпусках, служебных командировках, на больничном и т.п. обычно осуществляется в первый день их выхода на работу.

Одной из обязанностей работодателя, перечисленных в ч. 2 ст. 22 ТК РФ, является ознакомление работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Как показывает практика контрольно-надзорных мероприятий, проводимых государственной инспекцией труда, несоблюдение данной обязанности - достаточно распространенное нарушение. Конечно, только за это инспектор вряд ли будет штрафовать, однако практически всегда находится что-то еще, и тогда инспекторы применяют меры административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ - штраф на должностное лицо от 1000 до 5000 руб. на организацию - от 30 000 до 50 000 руб.

Отметим, что если с 01.01.2015 будет выявлен факт неознакомления работников с локальными нормативными актами и работодатель будет привлечен к ответственности за это, то при повторном совершении аналогичного нарушения в силу ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ:

- должностному лицу грозит штраф в размере от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до трех лет;

- организации - штраф от 50 000 до 70 000 руб.

Ответственность для работодателей - индивидуальных предпринимателей предполагает такой же размер санкций, как для должностных лиц.

Организации пытаются оспорить решение инспекторов, подавая жалобу в суд, но получается редко (например, см. Постановление ВС Республики Калмыкия от 03.07.2014 N 4А-38/14).

Как мы выяснили, ознакомить работников с локальными актами и иными документами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью, работодатель просто обязан. Сделать это он может в форме, удобной для него, - главное, чтобы работник собственноручно проставил подпись, подтверждающую факт ознакомления с документом. Иначе возникнут проблемы с привлечением работника к дисциплинарной ответственности и, возможно, споры с контролирующими органами.

Приказ о допуске к информационной системе >>> Приказ об утверждении списка лиц, имеющих доступ к персональным данным работников >>> Изменение и дополн

ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ
Получение персональных данных

Согласие работника на получение работодателем персональных данных от третьих лиц >>>

Уведомление работника о получении его персональных данных от третьих лиц >>>

Обработка персональных данных

Отзыв работником согласия на обработку персональных данных >>>

Согласие работника на обработку персональных данных >>>

Хранение и использование персональных данных

Лист ознакомления с Положением о персональных данных >>>

Лист ознакомления с локальными нормативными актами >>>

Обязательство о неразглашении персональных данных >>>

Положение о персональных данных >>>

Приказ о допуске к информационной системе >>>

Приказ об утверждении списка лиц, имеющих доступ к персональным данным работников >>>

Изменение и дополнение персональных данных

Дополнительное соглашение к трудовому договору. Изменение персональных данных работника >>>

Личная карточка. Изменение персональных данных. Унифицированная форма N Т-2 >>>

Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника >>>

Трудовая книжка. Изменение персональных данных >>>

Передача персональных данных

Запрос о предоставлении персональных данных работника >>>

Ответ на запрос о предоставлении персональных данных >>>

Согласие на передачу персональных данных третьим лицам >>>

Путеводитель по кадровым вопросам. Образцы заполнения форм документов <КонсультантПлюс>

Согласие работника на

(образец заполнения)
Генеральному директору

Антонову С.Н.
от
Чижова Андрея Николаевича,

(фамилия, имя, отчество)

зарегистрированного по адресу:

117565 г. Москва ул. Гарибальди

(адрес регистрации указывается с

Положение о персональных данных

1.1. Настоящим Положением определяется порядок обращения с персональными данными работников ООО "Полигон-2" (далее - Компания).

1.2. Упорядочение обращения с персональными данными имеет целью обеспечить соблюдение законных прав и интересов Компании и ее работников в связи с необходимостью получения (сбора), систематизации (комбинирования), хранения и передачи сведений, составляющих персональные данные.

1.3. Персональные данные работника - любая информация, относящаяся к данному работнику (субъекту персональных данных) и необходимая Компании в связи с трудовыми отношениями, в том числе:

фамилия, имя, отчество работника;

дата и место рождения работника;

адрес проживания (регистрации) работника;

семейное, социальное, имущественное положение работника;

образование, профессия работника;

доходы, имущество и имущественные обязательства работника;

другая аналогичная информация, на основании которой возможна безошибочная идентификация субъекта персональных данных.

1.4. Сведения о персональных данных работников относятся к числу конфиденциальных (составляющих охраняемую законом тайну Компании). Режим конфиденциальности в отношении персональных данных снимается:

в случае их обезличивания;

по истечении 75 лет срока их хранения;

в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

2.1. Для целей настоящего Положения используются следующие основные понятия:

персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация;

обработка персональных данных работника - сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передача), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных;

конфиденциальность персональных данных - обязательное для соблюдения назначенным ответственным лицом, получившим доступ к персональным данным работников, требование не допускать их распространения без согласия работника или иного законного основания;

распространение персональных данных - действия, направленные на передачу персональных данных работников определенному кругу лиц (передача персональных данных) или ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных работников в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или представление доступа к персональным данным работников каким-либо иным способом;

использование персональных данных - действия (операции) с персональными данными, совершаемые уполномоченным должностным лицом Компании в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении работников либо иным образом затрагивающих их права и свободы или права и свободы других лиц;

блокирование персональных данных - временное прекращение сбора, систематизации, накопления, использования, распространения персональных данных работников, в том числе их передачи;

уничтожение персональных данных - действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных работников или в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных работников;

обезличивание персональных данных - действия, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному работнику;

общедоступные персональные данные - персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия работника или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности;

информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;

документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее материальный носитель.

2.2. Информация, представляемая работником при поступлении на работу в Компанию, должна иметь документальную форму. При заключении трудового договора в соответствии со ст. 65 ТК РФ лицо, поступающее на работу, предъявляет:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

трудовую книжку, за исключением случаев, когда договор заключается впервые, или работник поступает на работу на условиях совместительства, или трудовая книжка у работника отсутствует в связи с ее утратой или по другим причинам;

страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

документы воинского учета - для лиц, подлежащих воинскому учету;

документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

свидетельство о присвоении ИНН (при его наличии у работника).

2.3. При оформлении работника отделом кадров заполняется унифицированная форма Т-2 "Личная карточка работника", в которой отражаются следующие анкетные и биографические данные работника:

- общие сведения (Ф.И.О. дата рождения, место рождения, гражданство, образование, профессия, стаж работы, состояние в браке, паспортные данные);

- сведения о воинском учете;

- данные о приеме на работу;

- сведения об аттестации;

- сведения о повышенной квалификации;

- сведения о профессиональной переподготовке;

- сведения о наградах (поощрениях), почетных званиях;

- сведения об отпусках;

- сведения о социальных гарантиях;

- сведения о месте жительства и о контактных телефонах.

2.4. В отделе кадров Компании создаются и хранятся следующие группы документов, содержащие данные о работниках в единичном или сводном виде:

2.4.1. Документы, содержащие персональные данные работников:

комплексы документов, сопровождающие процесс оформления трудовых отношений при приеме на работу, переводе, увольнении;

комплекс материалов по анкетированию, тестированию, проведению собеседований с кандидатом на должность;

подлинники и копии приказов (распоряжений) по кадрам;

личные дела и трудовые книжки;

дела, содержащие основания к приказу по личному составу;

дела, содержащие материалы аттестаций работников;

дела, содержащие материалы внутренних расследований;

справочно-информационный банк данных по персоналу (картотеки, журналы);

подлинники и копии отчетных, аналитических и справочных материалов, передаваемых руководству Компании, руководителям структурных подразделений;

копии отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления и другие учреждения.

2.4.2. Документация по организации работы структурных подразделений:

положения о структурных подразделениях;

должностные инструкции работников;

приказы, распоряжения, указания руководства Компании;

документы планирования, учета, анализа и отчетности по вопросам кадровой работы.

3.1. Источником информации обо всех персональных данных работника является непосредственно работник. Если персональные данные возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть заранее в письменной форме уведомлен об этом и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель обязан сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

3.2. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных и философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции РФ работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.

3.3. Обработка персональных данных работников работодателем возможна только с их согласия либо без их согласия в следующих случаях:

- персональные данные являются общедоступными;

- персональные данные относятся к состоянию здоровья работника, и их обработка необходима для защиты его жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов других лиц и получение согласия работника невозможно;

- по требованию полномочных государственных органов - в случаях, предусмотренных федеральным законом.

3.4. Работодатель вправе обрабатывать персональные данные работников только с их письменного согласия.

3.5. Письменное согласие работника на обработку своих персональных данных должно включать в себя:

- фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

- наименование (фамилию, имя, отчество) и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;

- цель обработки персональных данных;

- перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;

- перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

- срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его отзыва.

3.6. Согласие работника не требуется в следующих случаях:

- обработка персональных данных осуществляется на основании Трудового кодекса РФ или иного федерального закона, устанавливающего ее цель, условия получения персональных данных и круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, а также определенного полномочия работодателя;

- обработка персональных данных в целях исполнения трудового договора;

- обработка персональных данных осуществляется для статистических или иных научных целей при условии обязательного обезличивания персональных данных;

- обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов работника, если получение его согласия невозможно.

3.7. Работник Компании представляет в отдел кадров достоверные сведения о себе. Отдел кадров проверяет достоверность сведений.

3.8. В соответствии со ст. 86 ТК РФ в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина руководитель Компании и его законные, полномочные представители при обработке персональных данных работника должны выполнять следующие общие требования:

3.8.1. Обработка персональных данных может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов или иных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и профессиональном продвижении, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

3.8.2. При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.

3.8.3. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных, полученных о нем исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.

3.8.4. Защита персональных данных работника от неправомерного их использования, утраты обеспечивается работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом.

3.8.5. Работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документами Компании, устанавливающими порядок обработки персональных данных, а также об их правах и обязанностях в этой области.

3.8.6. Во всех случаях отказ работника от своих прав на сохранение и защиту тайны недействителен.

4.1. При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования:

4.1.1. Не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом.

4.1.2. Не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия. Обработка персональных данных работников в целях продвижения товаров, работ, услуг на рынке путем осуществления прямых контактов с потенциальным потребителем с помощью средств связи допускается только с его предварительного согласия.

4.1.3. Предупредить лиц, получивших персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждение того, что это правило соблюдено. Лица, получившие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное Положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами.

4.1.4. Осуществлять передачу персональных данных работников в пределах Компании в соответствии с настоящим Положением.

4.1.5. Разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные, которые необходимы для выполнения конкретной функции.

4.1.6. Не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции.

4.1.7. Передавать персональные данные работника его законным, полномочным представителям в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функции.

4.2. Персональные данные работников обрабатываются и хранятся в отделе кадров.

4.3. Персональные данные работников могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде (посредством локальной компьютерной сети).

4.4. При получении персональных данных не от работника (за исключением случаев, если персональные данные являются общедоступными) работодатель до начала обработки таких персональных данных обязан предоставить работнику следующую информацию:

- наименование (фамилия, имя, отчество) и адрес оператора или его представителя;

- цель обработки персональных данных и ее правовое основание;

- предполагаемые пользователи персональных данных;

- установленные федеральными законами права субъекта персональных данных.

5.1. Право доступа к персональным данным работников имеют:

- работники отдела кадров;

- начальник отдела экономической безопасности (информация о фактическом месте проживания и контактные телефоны работников);

- работники секретариата (информация о фактическом месте проживания и контактные телефоны работников);

- начальник отдела внутреннего контроля (доступ к персональным данным работников в ходе плановых проверок);

- руководители структурных подразделений по направлению деятельности (доступ к персональным данным только работников своего подразделения).

5.2. Работник Компании имеет право:

5.2.1. Получать доступ к своим персональным данным и ознакомление с ними, включая право на безвозмездное получение копии любой записи, содержащей его персональные данные.

5.2.2. Требовать от работодателя уточнения, исключения или исправления неполных, неверных, устаревших, недостоверных, незаконно полученных или не являющихся необходимыми для работодателя персональных данных.

5.2.3. Получать от работодателя:

- сведения о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым может быть предоставлен такой доступ;

- перечень обрабатываемых персональных данных и источник их получения;

- сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;

- сведения о том, какие юридические последствия для субъекта персональных данных может повлечь за собой обработка его персональных данных.

5.2.4. Требовать извещения работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях.

5.2.5. Обжаловать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке неправомерные действия или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.

5.3. Копировать и делать выписки персональных данных работника разрешается исключительно в служебных целях с письменного разрешения начальника отдела кадров.

5.4. Передача информации третьей стороне возможна только при письменном согласии работников.

6.1. Работники Компании, виновные в нарушении порядка обращения с персональными данными, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.

6.2. Руководитель Компании за нарушение порядка обращения с персональными данными несет административную ответственность согласно ст. ст. 5.27 и 5.39 КоАП РФ, а также возмещает работнику ущерб, причиненный неправомерным использованием информации, содержащей персональные данные об этом работнике.

Лист ознакомления с

Положением о персональных данных

Лист ознакомления работников ООО "Полигон-2"

(организационно-правовая форма и наименование работодателя)

с Положением о персональных данных, утвержденным Приказом N 39/к

от "12" января 2010 г. до подписания трудового договора

(наименование локально-нормативного акта)