Должностная инструкция - кто составляет?

Девушки, кто работает в кадрах, подскажите, пожалуйста, кто имеет право или должен писать должностную инструкцию? По существующей схеме у нас кадры запрашивают информацию (функциональные обязанности и требования к знаниям) у руководителя тех сотрудников, на кого готовят затем инструкцию.
Должен ли руководитель отдела предоставлять этот функционал на себя и требования относительно знаний и умений в своей области, для инструкции на него, или это все-таки обязанности кадровика?
спасибо!

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

#2[407920] 9 сентября 2013, 15:06

Практика показывает, что должен тот- кому это поручили. Я писала и на себя и на секретарей. Так же поступали и начальники других отделов.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Как составить должностную инструкцию на главного бухгалтера

У любой профессии есть свои особенности и специфика. То же самое можно сказать и про должность бухгалтера – у нее есть свои отличительные черты, свойственные именно этой специальности. Тем, кто ищет работу по этой профессии, важно о них знать. Соискателю нужно быть знакомым и с требованиями, выдвигаемыми работодателем.

Обо всем этом, а также о составлении инструкции для должности в бюджетных и прочих учреждениях и пойдет речь в этой статье.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

Это быстро и бесплатно !

В первую очередь для бухгалтерской работы требуется ответственность. Помимо этого качества для главного бухгалтера важны педантичность, пунктуальность, аккуратность и внимательность. Также ему нужно быстро понимать суть работы.

К тем, кто выбрал бухгалтерскую деятельность в качестве своей работы, важны и такие качества, как способность работать в коллективе, доброжелательность и коммуникабельность. Как и для любой другой профессии, бухгалтерам важно уметь находить творческий подход, а также стремление к самосовершенствованию. Понадобятся и такие качества, как умение организовывать свой труд, ориентация на лучший результат. Будет неплохо, если соискатель на эту должность обладает активной жизненной позицией.

Часто работодатели, создавая вакансии, пишут, что кандидату необходимо иметь высшее образование по бухгалтерской специальности. Так, если человеку придется работать в сфере налогообложения, то ему желательно иметь диплом по специальности аудит. Многие работодатели приветствуют помимо наличия высшего экономического образования опыт работы.

О том, каким должен быть главбух, смотрите на следующем видео:

Начнем с того, что должностная инструкция необходима для организации работы не только отдела, отвечающего за управление персоналом. С помощью этого документа контролируется работа всего предприятия. В нем описываются права и обязанности работника.

Стоит отметить, что наличие в организации подобной инструкции не является обязательным. Функции этого документа – оценка качества работы того или иного сотрудника. Так, согласно ему руководство может уволить работника, если он не выполняет свои обязанности.

Документ согласовывают с юридическим отделом фирмы. Если же в разработке участвовала кадровая служба, то согласование с ней тоже является обязательным.

Говоря о том, кто утверждает текст инструкции, важно учитывать тот факт, что это юридическое действие отличается от подписывания документа. Так, обычно начальник отдела кадров находится в подчинении у директора. Поэтому во многих фирмах директора берут на себя обязанность утверждать и подписывать документ.

Вот это и является ошибкой – неправильно поручать совершать несколько юридических действий одному лицу. Здесь действует такое правило: документ подписывает начальник подразделения, а утверждает директор. То есть в этой ситуации разрабатывает инструкцию кадровик, а директор имеет право только ее утверждать.

Все нюансы получения лицензии на фармацевтическую деятельность приведены здесь .

Документ разрабатывается и утверждается на основе трудового договора с соискателем. Утверждает его директор предприятия. Иногда это могут делать другие должностные лица, у которых есть такие полномочия. При составлении инструкции учитываются соответствующие статьи Трудового кодекса нашей страны и другие нормативные документы, регулирующие взаимоотношения работодателя и соискателя.

Здесь вы можете бесплатно скачать образец документа

Должностная инструкция состоит из шести пунктов: функции, общие положения, обязанности, ответственность, права и взаимоотношения с руководителем и другими сотрудниками:

• Так, в общих положениях говорится о том, к каким категориям относится главный бухгалтер, кому он подчиняется и кого можно назначать на эту должность. Указаны здесь и требования к соискателю, а также документы, которыми он должен руководствоваться при своей работе.
• В частях «функции» и «обязанности» указано, что он должен делать на своей работе. В список его функций входит: ответственность за ведение бухгалтерского учета, составление отчетностей, начисление налогов и зарплаты. По роду деятельности бухгалтер должен также выявлять внутрихозяйственные резервы.
• Согласно должностным обязанностям, главбух отвечает за организацию учета финансовой деятельности предприятия и следит, чтобы денежные, трудовые и материальные ресурсы использовались экономно. Входит в его обязанности и контроль над собственностью организации.
• Среди прав можно назвать представление интересов фирмы при работе с остальными предприятиями касательно денежных вопросов. Входит в его полномочия и определение обязанностей для подчиненных, а также внесение предложений по улучшению качества финансовой деятельности.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Кто составляет должностные инструкции? Трудовое право - Конференция ЮрКлуба

нужны ли эти рабочие инструкции вообще?

А как Вы с них работу спросите?

В соответствии с ТК РФ:

Статья 60. Запрещение требовать выполнения работы, не обусловленной трудовым договором

Запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Так что, должностные инструкции здесь не помогут (если не будут включены приложением в Трудовой договор).

wretched 07 Июл 2009

Пока в Трудовое все-таки.

В трудовом нашел эту тему в ФАКе, а отдельную тему созданную - закрыли.

должностные инструкции здесь не помогут (если не будут включены приложением в Трудовой договор).

То есть получается, что если в трудовом договоре нет ссылки на приложение (должностную инструкцию) то она недействительна что ли?

Вася Иванов 07 Июл 2009

То есть получается, что если в трудовом договоре нет ссылки на приложение (должностную инструкцию) то она недействительна что ли?

ТК РФ:
Статья 57. Содержание трудового договора

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:
трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы).
Сообщение отредактировал Вася Иванов: 07 Июль 2009 - 18:26

Santic 07 Июл 2009

В трудовом нашел эту тему в ФАКе, а отдельную тему созданную - закрыли.

Ну ведь я Вам сказала: воспользуйтесь Поиском!!!! Даже ключевое слово дала.
http://forum.yurclub. opic=124951&hl=

Кем разрабатывается должностная инструкция

Корпоративный семинар «Система профессиональных стандартов: готовимся к применению»
Реестр принятых профессиональных стандартов, законодательная база. Подготовка организации к применению профессиональных стандартов. Кадровые технологии, зависящие от введения профессиональных стандартов. Требования к кадровому делопроизводству в условиях внедрения профстандартов. Порядок приведения в соответствие наименований должностей в компании с профстандартами и квалификационными справочниками, корректировка должностных инструкций. Рекрутмент. Процедура отказа в приеме на работу. Изменение системы оплаты труда. Корректировка штатного расписания. Процедура подтверждения квалификации. Повышение квалификации работника в соответствии с профессиональными стандартами. Организация обучения работника в случае несоответствия профстандарту. Порядок перевода работника на другую должность или расторжение трудового договора по результатам оценки.

29 Сен, 2016 г. - 19:06

29 Сен, 2016 г. - 17:31

29 Сен, 2016 г. - 18:43

О сайте
Обсуждения, касающиеся работы сайта. Здесь Вы можете задавать вопросы о том, как пользоваться тем или иным сервисом.
Модераторы Skate. luna198. Евгений К.

08 Сен, 2016 г. - 16:53

Кем разрабатываются должностные инструкции, с кем согласовываются и как подписываются?

Кто должен разрабатывать должностные инструкции на учителей, учителе-дефектологов, учителей-логопедов, социальных педагогов, педагогов-психологов, воспитателей, педагогов дополнительного образования, музыкальных руководителей, старших методистов, методистов и обслуживающий персонал?

В "Центре образования" для детей-инвалидов работают заместители директора по научно-методической работе, учебно-методической работе, учебно-воспитательной работе, воспитательной работе, по дополнительному образованию, по административно-хозяйственной части.

Должностные инструкции разрабатываются руководителем структурных подразделений? Подписываются руководителем структурного подразделения? Согласовываются с юрисконсультом? Утверждаются директором.

Должностная инструкция - это основной документ, который определяет задачи, функции, обязанности и ответственность работника организации при выполнении им работы по занимаемой должности. Разрабатывать должностную инструкцию необходимо, исходя из задач и функций, которые возложены на конкретное структурное подразделение.

Порядок составления должностной инструкции законодательством не урегулирован, поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять.

На практике процесс разработки должностной инструкции выглядит следующим образом.

Разрабатывать должностные инструкции целесообразно совместно с руководителями структурных подразделений, для сотрудников которых эти инструкции создаются. Такой подход оправдан, потому что кадровику сложно точно определить, чем конкретно должен заниматься работник (например, менеджер по продажам, при этом, директор по продажам может четко описать функции такого специалиста, сформулировать требования к профессиональным знаниям и навыкам, обозначить критерии оценки работы).

Также, должностная инструкция должна быть согласована с юридическим отделом (юрисконсультом) организации, а если необходимо, то и с другими структурными подразделениями организации и вышестоящим руководителем.

Утверждает должностную инструкцию руководитель организации, после чего она вступает в силу. При этом, работник должен быть ознакомлен с ней под роспись. Требования должностной инструкции обязательны для сотрудника, работающего в конкретной должности, с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения с работы.

Документ действует до его замены новой должностной инструкцией. Согласованную и утвержденную инструкцию хранят в отделе кадров.

Должностную инструкцию составляют по каждой штатной должности организации. Она носит обезличенный характер и объявляется работнику под расписку при заключении трудового договора, перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

Таким образом, можно сказать, что законодательство не содержит определенных требований при оформлении должностных инструкций. Однако, исходя из практики, на Ваши вопросы можно ответить:

Должностные инструкции разрабатываются руководителем структурных подразделений?

Должностная инструкция, как правило, разрабатывается отделом кадров совместно с руководителем структурного подразделения. При этом, не редки случаи, что в данном процессе участвует только руководитель структурного подразделения.

Должностная инструкция учителя – образец можно посмотреть http://1kadry.ru/ #/document/118/12409/?step=8

Должностную инструкцию учителя-дефектолога можно посмотреть. http://1kadry.ru/ #/document/118/12410/?step=10

Должностную инструкцию учителя-логопеда. http://1kadry.ru/ #/document/118/15026/?step=12

Должностная инструкция социального педагога: http://1kadry.ru/ #/document/118/11529/?step=14

Должностная инструкция педагога –психолога: http://1kadry.ru/ #/document/118/11530/?step=16

Должностная инструкция воспитателя:

Должностная инструкция методиста :

Должностная инструкция руководителя музыкального воспитания:

Подписываются руководителем структурного подразделения.

Как правило, должностная инструкция утверждается руководителем организации и подписывается только непосредственно работником, в отношении которого она будет действовать. Однако, если кадровым делопроизводством по вашей организации предусмотрено визирование (проставление подписи) непосредственно руководителем структурного подразделения, то данное требование не противоречит законодательству.

Согласовываются с юрисконсультом.

Да, для подтверждения правильности составления должностной инструкции с точки зрения законодательства, инструкции рекомендуется согласовывать с юридическим отделом.

Да, должностная инструкция утверждается директором организации.

Подробности в материалах Системы:

Ответ: Как оформить должностную инструкцию

Составление должностной инструкции

Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных органов ( ст. 47 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ ). Оштрафовать организацию, не являющуюся госорганом, за отсутствие инструкций нельзя ( письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0 ).

Вместе с тем, есть веские аргументы в пользу оформления должностной инструкции. Ее наличие позволит организации:

равномерно распределить обязанности между похожими должностями;

доказать в суде правомерность наложения дисциплинарного взыскания на сотрудника;

корректно провести аттестацию персонала и т. п.

Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности.

Совет редактора: именные инструкции не составляйте, иначе их придется утверждать заново при каждой смене кадров. Если несколько сотрудников занимают одинаковые должности и выполняют одинаковые обязанности, то достаточно составить единую для всех должностную инструкцию и ознакомить с ней каждого сотрудника. Если сотрудники занимают одинаковые должности, а выполняют разные обязанности, то лучше переименовать должности и назвать их по-разному.

Порядок составления должностной инструкции законодательством не урегулирован, поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять. На практике должностная инструкция может быть оформлена как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6 .

Разделы должностной инструкции

Независимо от способа оформления должностная инструкция, как правило, состоит из следующих разделов:

Раздел «Общие положения»

В разделе «Общие положения» укажите:

название должности в строгом соответствии со штатным расписанием ;

требования, предъявляемые к квалификации сотрудника;

непосредственную подчиненность (например, бухгалтер подчиняется непосредственно главному бухгалтеру);

порядок назначения и освобождения от должности;

наличие и состав подчиненных;

порядок замещения (кто замещает сотрудника во время его отсутствия и кого он может замещать);

перечень документов, которыми сотрудник обязан руководствоваться в своей деятельности.

Раздел «Должностные обязанности»

В разделе «Должностные обязанности» перечислите все обязанности, возлагаемые на сотрудника в соответствии с практикой распределения трудовых функций, сложившейся в структурном подразделении. При составлении раздела можете использовать профессиональные стандарты. Общероссийский классификатор занятий ОК 010-93. утвержденный постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 298. и Квалификационный справочник. утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37. В них приведен примерный перечень обязанностей различных должностей.

В разделе «Права» пропишите перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает сотрудник при исполнении должностных обязанностей.

В разделе «Ответственность» принято конкретизировать виды возложенной ответственности в соответствии с законодательством в зависимости от должностных обязанностей сотрудника.

Если должностная инструкция составлена как самостоятельный документ, утвердите ее приказом руководителя организации и знакомьте с ней сотрудников, принимаемых на соответствующую должность, под подпись ( ч. 3 ст. 68. ст. 57 ТК РФ).

Ситуация: В какой форме нужно знакомить сотрудников с должностной инструкцией. Должностная инструкция оформлена как самостоятельный документ

Существует несколько вариантов ознакомления сотрудников с должностной инструкцией. Во-первых, можно вести специальный журнал ознакомления с инструкциями. Во-вторых, можно приложить к инструкции лист ознакомления. И в-третьих, сотрудник может расписаться на самой инструкции (на обоих ее экземплярах). К тому экземпляру, который остается в организации, подшейте несколько листов для ознакомления, скрепив их на сшивке печатью и подписью уполномоченного лица (директора, начальника отдела кадров, главного бухгалтера и т. п.).

Ситуация: Как поступить, если сотрудник отказывается подписывать утвержденную должностную инструкцию в новой редакции

Если сотрудник отказывается подписывать уже утвержденную должностную инструкцию в новой редакции, составьте об этом акт за подписью не менее трех лиц.

Изменение должностной инструкции в одностороннем порядке работодателем является частным случаем изменения условий трудового договора, в частности, трудовой функции сотрудника (ст. 57. 72 ТК РФ, письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6 ). Такое изменение возможно лишь с согласия сотрудника и требует не только подписания новой должностной инструкции, но и составления дополнительного соглашения к трудовому договору ( ст. 72 ТК РФ ). Ссылаться на объективные причины необходимости изменения должностной инструкции (например, на изменение организационных или технологических условий труда) работодатель не вправе, поскольку даже такие причины не позволяют менять трудовую функцию сотрудника без его согласия ( ч. 1 ст. 74.1 ТК РФ ).

Привлечь сотрудника к ответственности за отказ подписать новую должностную инструкцию работодатель также не вправе, поскольку обязанность знакомить сотрудника с документами, касающимися его работы, возложена на самого работодателя ( абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ ). Сходной обязанности сотрудника в обязательном порядке знакомиться с документами работодателя в процессе труда Трудовой кодекс РФ не устанавливает.

В случае отказа подписать новую должностную инструкцию обязанности сотрудника продолжает регулировать прежняя должностная инструкция, трудовой договор, а также локальные акты, с которыми он ознакомлен под подпись ( ч. 2 ст. 21 ТК РФ ). Положения новой должностной инструкции можно будет применить к новым сотрудникам после ознакомления их с инструкцией под подпись.

заместитель директора департамента образования
и кадровых ресурсов Минздрава России

Зачем нужна должностная инструкция?

Должностная инструкция — основной документ, определяющий функциональные обязанности, права, ответственность и взаимодействия сотрудников. Разработать такую инструкцию — непростая и ответственная задача. Она усложняется многократно, если необходимо составить десятки или сотни таких документов для большой организации. Какой должна быть структура инструкции, что в ней нужно отражать, как оптимизировать процесс ее разработки и привлечь к нему руководителей подразделений — эти вопросы освещаются в статье.

Зачем нужна должностная инструкция?

Однажды автор этой статьи случайно оказалась свидетелем того, как руководитель отдела, отчитывая подчиненного за плохое выполнение им своих функций, услышал встречный вопрос (вполне резонный): «А где записано, что я вообще должен это делать?».

Действительно, если функции сотрудника не описаны и/или он с ними формально не ознакомлен — то и потребовать их исполнения нельзя. Небрежность в определении круга обязанностей работников, к сожалению, характерна для многих украинских компаний. На первых порах, пока количество сотрудников невелико и любой вопрос можно решить посредством личных коммуникаций, потребности четко прописывать функции по каждой должности не возникает. С ростом компании увеличивается количество сотрудников, поэтому появляется необходимость формализации всех процедур и фиксации их во внутренних организационно-распорядительных документах, одним из которых и является должностная инструкция.

В реальной практике отношение к должностной инструкции весьма неоднозначно: одни полагают, что это «ненужная бумага», замедляющая работу. Другие — возводят ее «на пьедестал», считая неприкасаемым документом, в котором недопустимы никакие изменения, как это было с должностными инструкциями советских времен, написанными формально и перегруженными ссылками на множество нормативных документов. Тогда все нормы на предприятиях регламентировались различными министерскими документами, и рыночная конкуренция просто отсутствовала. Должностные инструкции того времени были типовыми для каждой отрасли.

С изменением экономических условий меняется отношение к должностным инструкциям. Бизнес становится успешным лишь тогда, когда компания эффективно использует имеющиеся ресурсы, в том числе и человеческие. Поэтому должностная инструкция становится важнейшим инструментом организации эффективной работы персонала. Это документ, который устанавливает в компании «правила игры» для сотрудника: четко прописывает его функциональные обязанности, подчиненность, ответственность, права, взаимодействие с другими сотрудниками и подразделениями компании. Разработка грамотной должностной инструкции требует тщательного описания и моделирования трудовых процессов. Чтобы четко организовать работу сотрудников и облегчить подбор кандидатов на должности, многие компании стали создавать документы, описывающие основные характеристики, которыми должен обладать сотрудник для успешной работы в данной должности — профессиограммы, профессиональные стандарты, профессиональные портреты, квалификационные карты и карты компетенции, разнообразные профили должности. К сожалению, зачастую должностную инструкцию путают с профилем должности, а иногда даже пытаются подменить одно другим.

Для многих украинских компаний характерно, что до определенного времени они развиваются «естественным образом», и лишь на каком-то этапе «живая» структура и фактически сложившееся распределение функций фиксируются во внутренних организационно-распорядительных документах.

Особенность должностной инструкции в том, что она не «привязывается» к характеристикам сотрудника — в ней определяются требования к должности, независимо от того, какой человек будет эту должность занимать. Назначение должностной инструкции — объяснить сотруднику, что от него требуется, определить круг его обязанностей и прав. В практике управления считается, что должностная инструкция должна составляться по каждой штатной должности организации, носить безличный характер и объявляться сотруднику под расписку при заключении трудового договора (контракта) с ним.

Должностные инструкции используются на разных этапах привлечения сотрудника и его работы в организации:

При подборе персонала в компанию. Должностная инструкция содержит информацию, необходимую для проведения обоснованного отбора работников при найме, на основе оценки соответствия кандидатов на вакантные должности требованиям организации.

При введении в должность нового сотрудника в период его адаптации в компании. На основе должностной инструкции можно составлять трудовой договор с работником. Это позволяет быстро ознакомить сотрудника с обязанностями и правами на новом месте, ввести его в общий процесс деятельности.

При оценке сложности работ и формировании компенсационных пакетов для работников различных категорий в компании. Должностные инструкции используются при ранжировании работ или должностей. На основе этих данных строится система материального стимулирования.

Для оперативного управления деятельностью сотрудников компании. Должностная инструкция — это руководство к действию для самого работника: в ней определено, каких действий от него ожидают и по каким критериям оценивают результаты труда. Участие в обсуждении должностной инструкции предоставляет работнику возможность влиять на условия, организацию, критерии оценки своего труда.

Для оценки исполнения или аттестации сотрудников. Должностная инструкция — основа для оценки результатов трудовой деятельности работника и его соответствия занимаемой должности, для принятия кадровых решений о повышении, перемещении, увольнении, зачислении в резерв руководящих кадров, направлении на дополнительное обучение и т. п.

Для выявления потребности в обучении. Должностная инструкция дает ориентиры для повышения уровня профессиональной квалификации работника и принятия решения о необходимости его переподготовки.

В зависимости от категории, уровня и правового статуса сотрудника, должностные инструкции для них как локальные нормативные акты могут иметь различия в названии и структуре.

для всей организации и ее структурных подразделений разрабатываются положения. частью которых являются должностные инструкции первого руководителя предприятия, его заместителей, главных специалистов и руководителей подразделений;

для рядовых сотрудников и специалистов разрабатываются должностные инструкции ;

для работников хозяйственных и вспомогательных служб — функциональные обязанности .

Структура и содержание должностной инструкции

Как правило, должностная инструкция включает в себя такие разделы: 1) общие положения; 2) должностные обязанности; 3) права; 4) ответственность; 5) квалификационные требования; 6) необходимые знания; 7) взаимодействия.

В разделе «Общие положения» указывается:

к какой категории относится должность, например: «наименование должности» относится к категории руководителей (специалистов и т. д.);

подчиненность, например: линейное подчинение, функциональное;

порядок назначения на должность и увольнения с нее, например: назначение на должность <наименование должности> и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению непосредственного руководителя (иного лица);

условия замещения сотрудника на данной должности в случае его отсутствия (болезнь, отпуск).

В разделе «Должностные (функциональные) обязанности» описываются работы, которые должен выполнять сотрудник в рамках своей должности. Данный раздел занимает по объему около 60% всего документа. Обязанности (функции) должны быть выполнимыми и соответствовать задачам данной должности. В этом разделе можно указать периодичность выполнения работником своих основных обязанностей, например: постоянно; еженедельно; по распоряжению руководителя и пр.

В разделе «Права» определяются и перечисляются делегируемые сотруднику правовые средства, которые обеспечивают выполнение возложенных на него задач и обязанностей. Этот раздел обычно строится по следующей схеме:

права работника на самостоятельное принятие решений (перечисление вопросов, по которым он имеет право принимать решения самостоятельно);

права на получение информации, в том числе и конфиденциальной, необходимой сотруднику для реализации его функций и эффективного исполнения обязанностей (кроме простого перечисления конфиденциальных сведений возможно и установление процедуры доступа работника к ним, особенно если эти сведения относятся к коммерческой тайне предприятия);

права на контроль (перечисление круга производственных вопросов и действий других работников, контролировать которые имеет право сотрудник на этой должности — либо выполняя свои функциональные обязанности, либо по поручению руководителя);

права требовать выполнения определенных действий (особенно — от подчиненных), права давать распоряжения и указания и контролировать их исполнение;

права визировать, согласовывать, подписывать и утверждать документы отдельных видов (особенно тщательно следует регламентировать право подписания финансовых документов, а также документов, направляемых во внешние организации от имени компании).

В тексте данного раздела необходимо закрепить также право работника вносить предложения по совершенствованию деятельности, связанной с выполнением его непосредственных должностных (функциональных) обязанностей. Здесь же может быть закреплено право сотрудника на участие в рабочих группах по подготовке и реализации конкретных проектов и разработке коллегиальных решений, направленных на достижение главной задачи структурного подразделения или всей организации.

При необходимости в текст раздела можно внести универсальные права, общие для всех работников, а не только права «по должности»:

право на получение всех видов установленных компенсаций за свой трудовой вклад;

право на комфортные условия труда;

право на повышение квалификации;

право на максимальную реализацию и развитие своих профессиональных способностей.

В разделе «Ответственность» обозначаются границы личной ответственности сотрудника за выполнение работ, а также перечень результатов (желательно — с указанием измеряемых показателей), которых должен достичь работник в процессе своей профессиональной деятельности.

Например, сотрудник может нести ответственность:

за качество и своевременность выполнения задач и функций;

за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины;

за правонарушения, совершенные в процессе деятельности, — в пределах, определенных действующим законодательством Украины;

за причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.

В данном разделе можно привести подробный список как общих законодательных и нормативных актов, так и внутренних документов компании, регламентирующих ответственность сотрудника на данной должностной позиции.

Можно предложить руководителям в этом разделе указать основные критерии и показатели, по которым они будут оценивать успешность выполнения подчиненными поставленных задач. Критерии и показатели должны быть конкретными, измеримыми и соответствовать должностным (функциональным) обязанностям сотрудника. Например:

выполнение плановых показателей работы (объемы продаж, качество изделий и услуг);

отсутствие ошибок и служебных нарушений;

отсутствие жалоб, претензий и нареканий со стороны руководителей или клиентов;

квалифицированное применение требований инструкций и других нормативных документов в своей работе;

своевременность исполнения должностных обязанностей;

соблюдение сроков выполнения поручений и указаний руководства, например, составление в срок, представление в срок.

В разделе «Квалификационные требования» указывается уровень образования, квалификации, опыта и необходимая специализация, достаточная для полного и качественного выполнения работ.

В разделе «Необходимые знания» приводятся дополнительные, по сравнению с квалификационными требованиями, требования к знаниям, умениям и навыкам работника, обусловленные реальными условиями деятельности компании, особенностями нормативных документов, внутренних процедур, оборудования, материалов, инструментов и т. п.

В разделе «Взаимодействия» должны быть описаны взаимодействие и обмен информацией сотрудников с другими должностными лицами в подразделении, между подразделениями и с «внешними» организациями. Здесь важно определить порядок регулярных действий сотрудника, а также действия в случае возникновения нештатных ситуаций. Например, кладовщик может отпустить товар со склада (штатная ситуация) только после того, как накладную оформит менеджер отдела сбыта и бухгалтер. А в случае, если поставщик срывает сроки поставки (нештатная ситуация) — менеджер отдела снабжения должен выяснить у поставщика причины задержки и возможный срок поставки, уведомить об этом сотрудников и подразделения, для которых эта информация критично важна.

Особенности разработки должностных инструкций в крупной компании

Вопросы, которые должны решать менеджеры по персоналу при разработке должностных инструкций, сложны и во многом похожи в разных организациях. Как подготовить такой документ, который был бы эффективным инструментом управления персоналом в руках линейных менеджеров? Как научить линейных менеджеров пользоваться этим инструментом? Кто, собственно, обязан его разрабатывать, и какова роль эйчара в этом процессе?

Многим эйчарам рано или поздно приходится сталкиваться с необходимостью составления должностных инструкций. В некоторых учебниках по HR-менеджменту (как зарубежных авторов, так и отечественных) утверждается, что составление должностных инструкций в компании должен взять на себя эйчар. Это правильно и логично, когда в компании немного должностей (не более 20). Тогда задача эйчара понятна и выполнима: провести анализ и описание работ и грамотно составить на основании полученных данных должностные инструкции. А как быть, если компания имеет матричную структуру и/или в ней более 100 должностей? В этом случае разрабатывать должностные инструкции должны руководители подразделений: именно они составляют стратегические планы развития своих подразделений, в которых обязательно учитывается роль сотрудников как одного из ключевых ресурсов компании.

Кроме того, должностные инструкции — это не догма, не раз и навсегда застывшие нормы. Они должны пересматриваться и изменяться с периодичностью не реже одного раза в год, в зависимости от изменения целей и стратегии развития компании. Их необходимо править и дополнять. Функция эйчара в данном случае — помочь линейным менеджерам в грамотном оформлении должностных инструкций, которые могут быть написаны или в соответствии с требованиями к документообороту стандартов ISO. или по внутрикорпоративным правилам. Эйчар должен участвовать в разработке типовых форм внутренних документов, а в дальнейшем — и в обучении всех менеджеров компании работе с этими документами.

Первым шагом в реализации такого масштабного проекта, как разработка должностных инструкций для всех сотрудников организации, должно стать составление плана, в котором эйчару необходимо отразить все этапы проекта, указать лиц, ответственных за каждый из них, обязательно определить сроки реализации каждого этапа.

Реализация проекта разработки большого количества должностных инструкций в крупной компании должна планироваться и производиться поэтапно, например, в такой последовательности:

Оценить ресурсы, необходимые для реализации проекта, определить задачи, сроки их выполнения и ответственных за соблюдение сроков.
Перед выполнением проекта важно оценить потребность в необходимых временных, материальных, кадровых и финансовых ресурсах. Также важным моментом при разработке должностных инструкций является привлечение к данному проекту в качестве консультантов юристов и сотрудников службы безопасности компании. И самое главное — в течение реализации проекта эйчар должен постоянно поддерживать связь со всеми его участниками, оказывая им консультативно-методическую помощь.

Заручиться явной поддержкой топ-менеджеров и согласовать план реализации проекта с руководством компании.
Для успешной реализации проекта эйчару целесообразно подготовить и согласовать с высшим руководством компании проведение совещания, во время которого обсудить проект разработки и введения в действие должностных инструкций. Необходимо показать, что и топ-менеджмент заинтересован в результатах данного проекта, что именно высшее руководство компании требует формализовать процессы управления персоналом.

Подготовить опросник для сбора информации от линейных менеджеров и разработать инструкцию по его заполнению.
Опросник, заполняемый линейными менеджерами, должен в точности соответствовать структуре и содержанию будущих должностных инструкций, вопросы должны быть четкими и однозначными. Необходимо также уже при подготовке опросника разработать алгоритмы анализа и обработки полученной информации.

Провести совещание с линейными менеджерами при участии высшего руководства компании, на котором мотивировать линейных менеджеров к разработке должностных инструкций, показав конкретную пользу от их применения для самих линейных менеджеров.
Когда определены участники проекта, распределены их функции и зоны ответственности, необходимо вовлечь линейных менеджеров в сам процесс разработки должностных инструкций. Для этого необходимо собрать всех руководителей подразделений. (Если компания большая, то собрать всех менеджеров — процедура довольно сложная, и выполнить ее без поддержки первых лиц компании практически невозможно.) На совещании эйчару необходимо рассказать всем руководителям о том, каким образом они могут использовать должностную инструкцию как инструмент управления. Правильно будет акцентировать внимание линейных менеджеров на том, что наличие должностной инструкции избавит руководителя от необходимости каждый раз подробно объяснять подчиненному его обязанности, ускорит процесс адаптации новых сотрудников и позволит сосредоточиться на живой работе с людьми.
Образно говоря, эйчар должен «продать» свою идею и получить согласие всех менеджеров компании участвовать в разработке подобных документов, заинтересовать их результатами. На первой встрече нужно также сообщить об этапах и сроках реализации проекта.
Также во время совещания необходимо проработать с линейными менеджерами инструкцию по заполнению опросника, ответить на возникающие вопросы, а затем вместе с руководителями подразделений заполнить один опросник как образец.

Контролировать заполнение опросников в подразделениях.
Очень важно регулярно отслеживать сроки и качество заполнения опросников, корректировать возможные ошибки.

Собрать опросники, проанализировать полученную информацию и на ее основе подготовить комплекты должностных инструкций для подразделений; согласовать должностные инструкции с руководителями подразделений, при необходимости — внести коррективы.
Разработка на основе заполненных опросников должностных инструкций для сотрудников подразделений — достаточно сложная задача, особенно когда при анализе полученной информации обнаруживаются «нестыковки» и расхождения в описаниях зон ответственности, порядке взаимодействия и функций некоторых сотрудников. Решить эти проблемы возможно только путем согласования с руководителями подразделений и внесения необходимых изменений в первоначальные варианты должностных инструкций.

Утвердить должностные инструкции приказом по компании.
Разработанные должностные инструкции необходимо утвердить приказом по компании и затем ввести в действие. Подготовка проекта этого приказа — тоже задача менеджера по персоналу.

Грамотно разработанные должностные инструкции станут фундаментом системы управления персоналом в компании и помогут и руководству, и эйчару в ее построении.

По материалам сайта HRЛига