Должностная инструкция состоит из разделов

Унифицированная структура текста данного документа, согласно УСОРД включает следующие разделы:

Устанавливается сфера деятельности данного специалиста, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность специалиста и должностные лица, которыми он руководит. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.

Определяются направления деятельности специалиста.

Перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста; указывается форма его участия в управленческом процессе: руководит, утверждает, обеспечивает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и прочее.

Определяются права, представляемые специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей.

Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав.

Перечисляется круг должностных лиц, с которыми специалист вступает в служебные отношения и обменивается информацией, указываются сроки получения и предоставления информации, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов.

Должностная инструкция

Должностная инструкция — это основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.

Источниками для разработки должностных инструкций являются:

• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.
• Унифицированная система ОРД (УСОРД), Государственная система ДОУ (ГСДОУ) и другие нормативные документы, в которых закреплены формуляр и структура текста должностной инструкции.
• Типовые должностные инструкции. Они разработаны для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений. Типовые инструкции не могут заменить индивидуальные.
• Положение о структурном подразделении организации. Положение и должностные инструкции — это взаимосвязанные и взаимозаменяемые документы, т. к. обязанности каждого работника устанавливаются исходя из всего комплекса функций, выполняемых службой ДОУ.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов :

1. Общие положения . в которых содержится наименование должности в соответствии со штатным расписанием; образование, опыт работы в учреждении; кем назначается и освобождается от занимаемой должности; какими нормативными документами руководствуется в своей деятельности.

1.1. Инспектор по учету и регистрации корреспонденции является работником, осуществляющим прием, учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции.

1.2. Инспектор подчинен непосредственно начальнику Управления делами.

1.3. На должность инспектора назначаются лица, имеющие специальное образование по организации делопроизводства и практический опыт работы в учреждении.

1.4. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности руководителем организации по представлению начальника Управления делами.

1.5. Инспектор в своей деятельности руководствуется:

* действующим законодательством РФ;

* правилами внутреннего трудового распорядка;

* приказами (указаниями) руководителя организации и начальника ДОУ;

* нормативно-методическими материалами по организации

* настоящей должностной инструкцией.

2. Основные задачи и обязанности. В этом разделе формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных должностных обязанностей, которые должны включать особенности подготовки и передачи документов, методы и сроки выполнения обязанностей, порядок исполнения отдельных поручений.

Например: …«Основной задачей заведующего архивом является организация и ведение архивного дела на предприятии, обеспечение в соответствии с установленным порядком приема, регистрации, систематизации, хранения и использования документов.

Для выполнения возложенных на него задач заведующий архивом обязан:

*руководить работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов;

*оказывать максимальную помощь в поиске необходимых документов;

*инструктировать работников структурных подразделений организации о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив;

*контролировать своевременность поступления в архив документов, формирование документов в дела постоянного и временного хранения;

*руководить работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, сроки хранения которых истекли;

*осуществлять контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;

*организовывать работу по выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива;

*составлять установленную отчетность;

*принимать участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела в организации;

*сохранять конфиденциальность информации».

3. Права. В этом разделе перечисляются такие права работника делопроизводственной службы, как принятие решений, получение информации для выполнения своей работы, право визирования определенных видов документов, право возврата документов на доработку и т. д.

Например: «Инспектор имеет право:

*проверять сохранность, правильность адресования поступающей корреспонденции и своевременно возвращать ее почтовому отделению;

*не принимать от структурных подразделений неправильно оформленные документы, предназначенные для отправления;

*докладывать начальнику Управления делами о несвоевременно полученных документах, требующих срочного исполнения».

Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.

4. Ответственность. В данном разделе формулируются содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а так же за непринятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. Ответственность может быть установлена дисциплинарная или материальная, но обязательно в соответствии с действующим законодательством и учетом специфики работы организации.

Например, «Инспектор несет ответственность за:

*неиспользование предоставленных прав, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей;

*нарушение инструкции по делопроизводству организации;

*нарушение трудового распорядка, а так же данной должностной инструкции».

5. Взаимоотношения (взаимосвязи по должности).В разделе определяется порядок взаимодействия работника с другими структурными подразделениями и должностными лицами. Раздел имеет координирующее значение и особенно важен для установления и регламентации связей между структурными подразделениями, установления их иерархии взаимных обязательств. В разделе должно быть описано, кто и от каких структурных подразделений получает документацию, кому предоставляют информацию, с кем сотрудничают по определенным вопросам.

Например: «Секретарь структурного подразделения взаимодействует:

*с канцелярией и другими структурными подразделениями по вопросам подготовки, исполнения и оформления документов;

*с административно-хозяйственной частью — по вопросам обеспечения сотрудников подразделения бланками, бумагой, канцелярскими принадлежностями;

*с информационным отделом — по вопросам технического обслуживания организационной и вычислительной техники, установленной в подразделении».

Поскольку должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

Должностная инструкция подписывается руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем организации. Кроме того, работник обязан ознакомиться с должностной инструкцией под расписку. Отметка об ознакомлении располагается ниже подписи руководителя службы ДОУ (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен(а)», подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.

Должностная инструкция - описание и содержание

Должностная инструкция - это один из ключевых документов, регламентирующих отношения работника и работодателя. В разделе представлена типовая форма должностной инструкции и подробно описаны разделы и содержание должностной инструкции.

Должностная инструкция - документ, в котором закрепляются обязанности сотрудника, предъявляемые к нему квалификационные требования, порядок замещения и взаимоотношений

Это один из ключевых документов, устанавливающих на предприятии правила, при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а руководство значительно повышает управляемость персонала. В том случае, если должностные инструкции составлены правильно, зафиксированные в них обязанности полностью покрывают все функции и задачи, необходимые для оптимальной работы предприятия. Проще решаются проблемы контроля за деятельностью, повышается исполнительская дисциплина.

Должностная инструкция выполняет следующие задачи:

• позволяет определить способ выполнения должностных обязанностей и критерии оценки;
• дает сотрудникам четкое представление о работе, требуемых результатах, системе ответственности;
• позволяет оценить работу того или иного сотрудника с позиции качества, что используется при аттестации, решении вопроса о категории, повышения по служебной лестнице и наконец, увольнения;
• упрощает систему управления сотрудниками (контроль, премирование, постановка целей и задач);
• обеспечивает соблюдение трудового законодательства;
• дает ощущение стабильности и защищенности сотрудникам.

Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй — у руководителя подразделения, третий — у работника. Не существует стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностной инструкции, в связи, с чем каждая организация имеет возможность самостоятельно формировать описание той или иной должности. Типовая должностная инструкция состоит из шести разделов: Общие положения, Цели, Функции, Связи по должности, Права, Ответственность.

Это приложение используется в следующих договорах:

Техподдержка 8-800-333-14-84 Звонок по РФ бесплатный ICQ: 609-394-313 E-mail: support@freshdoc.ru Skype: freshdoc.support Отдел продаж +7 (495) 212-14-84 sales@freshdoc.ru Заказать звонок

• Тарифы
• Интеграция с 1С
• Партнерам
• Для СМИ
• Проекты
• О компании
• Видеогид
• Блог
• Способы оплаты
• Лицензии и сертификаты

• Правила использования сервиса
• Правила использования информации с сайта
• Политика конфиденциальности

Копирование и дальнейшее распространение любых текстов с сайта freshdoc.ru без разрешения авторов или администрации сайта, а также заимствование фрагментов текстов будет рассматриваться как нарушение авторских прав. Помните об ответственности, предусмотренной ст.146, п.3 УК РФ. Смотрите правила.
© 2016 DocLab

Должностная инструкция состоит из следующих разделов

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами.

При создании документов необходимо следовать принципам стандартизации и унификации.

Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов, сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для машинной обработки информации, повышение уровня управления предприятием, организацией. Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами.

46) Назначение и требования к составлению и оформлению организационных документов (устав, положение, инструкция, правила, регламент).

Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.

Устав - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Общие положения об уставе содержатся в части 1-й Гражданского кодекса РФ.

Текст устава может содержать следующие разделы:

* Акционерный капитал (уставной фонд).

* Учет и отчетность, распределение прибыли.

Устав оформляется на общем бланке с указанием реквизитов:

* наименование организации - автора документа (с указанием министерства, ведомства вышестоящей организации);

* наименование вида документа - УСТАВ;

* регистрационный номер, место издания (город);

* гриф утверждения (если предприятие частное, указывают, кем зарегистрировано);

Положения - правовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб).Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и используются при разработке индивидуальных. Различаются положения об организациях, о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД.Положения оформляют на общем бланке организации с указанием реквизитов. наименование организации, структурного подразделения, вид документа, а также дата и гриф утверждения, регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования или визы согласования.

Текст положения включает следующие разделы :

* Права и обязанности;

* Взаимоотношения с другими подразделениями.

Положения подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками (например, начальник структурного подразделения, заместитель руководителя), визирует юридическая служба (юрист), утверждает руководитель. Положение вступает в силу с момента утверждения.

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений), должностных лиц.

Инструкции издаются в целях разъяснения применения законодательных актов, распорядительных документов по запоминанию и ведению документов (например, бухгалтерских, отчетных и др.).

Инструкция оформляется на общем бланке организации и должна содержать реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или виза согласования. Текст инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами, а количество разделов определяется разработчиками. Подписывается инструкция руководителем того подразделения, которое ее разработало, а утверждается руководителем организации или специальным распорядительным документом.

Инструкции бывают, например, должностные; по безопасности труда и др. Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы согласования; подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.

Структура и штатная численность - документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности организации (учреждения). Оформляется на общем бланке предприятия с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, визы согласования, подпись, печать. Текст оформляется в виде таблицы. Документ подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. Согласовывают его с главным бухгалтером и юристом. Подпись руководителя в грифе утверждения заверяется печатью.

Регламент - документ, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет:

* статус коллегиального или совещательного органа;

* порядок планирования работы;

* порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;

* внесение материалов на рассмотрение;

* порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;

* ведение протокола заседания;

* оформление решений коллегиального или совещательного органа;

* порядок доведения решений до исполнителей;

* материально-техническое обеспечение заседаний.

Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательные реквизиты :

* наименование учреждения (организации);

* заголовок к тексту (наименование коллегиального или совещательного органа);

Регламенты обсуждаются в процессе подготовки на заседаниях коллегиального органа и согласовываются с юридической службой, подписываются руководителем организации или руководителем коллегиального органа, утверждаются коллегиально

47) Назначение и требования к составлению и оформлению распорядительных документов (приказ, распоряжение, решение, постановление, протокол).

К наиболее распространённым видам распорядительных докумен­тов, издаваемых в организациях различных форм собственности, отно­сятся постановления, решения, приказы, указания.

Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание. Для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседа­нии коллегиального органа.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаимоза­висимых двух частей -констатирующей ираспорядительной. Конста­тирующая часть является введением в существо рассматриваемого воп­роса. Она призвана объяснить, чем вызвана необходимость распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка, Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ (чаще всего приказ). В этом случае указываются вид акта, его автор, дата, но­мер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые (ссы­лочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и от­сутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распоря­дительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: "постановляет" ("по­становил") - в постановлении;"решает" ("решил") - в решении; "предлагаю" - в распоряжении;"приказываю" - в приказе. Вид распоряди­тельного документа предопределяет и характер изложения его текста.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) орга­низаций, действующих на принципах единоначалия, а также докумен­тах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

Слова "постановляет" ("ПОСТАНОВИЛ"), "решает" ("РЕШИЛ'), "предлагаю", "ПРИКАЗЫВАЮ" печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Рас­полагаются эти слова на отдельной строкепрямо от полей. В постанов­лениях и решениях перед словами"постановляет" и"решает" указы­вается название коллегиального органа.

Правительство Российской Федерации постановляет

Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа предъявляются особенно жес­ткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, яс­ными, не допускающими различных толкований. В них рекомендуется избегать неконкретных выражений типа: "поднять", "повысить", "уси­лить", "улучшить", "активизировать", "обратить внимание" и т.д.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются испол­нитель (организация, структурное подразделение, конкретное должност­ное лицо, например, в приказах), предписываемое действие и срок ис­полнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: директорам заводов, руководите­лям архивов. Предписываемое действие выражается глаголом в нео­пределенной форме -"подготовить", "зачислить", "организовать", "обеспечить", "возложить", "разработать" и т.д. Срок исполнения дол­жен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ.

Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов исполнительный срок. Однако чаще срок исполнения устанав­ливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распоря­дительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распоряди­тельные документы могут иметь приложения, указания на которые дают­ся в соответствующих пунктах текста (например: утвердить прилагае­мую инструкцию по делопроизводству). Реквизит "Приложение" после текста распорядительных документов самостоятельно не оформляется.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок, в кото­ром чётко и кратко сформулировано содержание документа. Заголовок начинается с предлога "О" ("Об") и формулируется при помощи отгла­гольных существительных (например, "О назначении. ", "Об утвержде­нии. ", "О введении. ", "Осоздании. ") или существительных, указывающих на предмет (например, "Обитогах. ", "О мерах. "). Для ряда типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа (о создании, ре­организации, ликвидации учреждений, организаций и предприятий, о рас­пределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в положение (устав), структуру, штатную численность и штатное распи­сание аппарата управления, в должностные инструкции, о переходе на новый режим работы), разработаны унифицированные формы докумен­тов, в которых предопределен не только состав, но и порядок располо­жения информации.

Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат А4. В состав реквизитов входят: Герб или эмблема, наи­менование учреждения - автора, название вида документа, дата, ин­декс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных доку­ментов является их согласование и подписание.

Согласование осуществляется путем визирования или проставле­ния грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подраз­деления, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителя­ми, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, выполнение которых тре­бует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финан­совыми органами или службами.

Согласование проводит структурное подразделение или лицо, гото­вившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласо­вания, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. Если в процессе доработки в проект внесены значительные поправки, документ подлежит повторному согласованию.

Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановление и решение имеют две подписи - пред­седателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на блан­ке. Никакие исправления в распорядительный документ после подписа­ния не вносятся.

Распорядительные документы вступают в силу с момента их подпи­сания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в са­мом документе.

48) Требования к составлению и оформлению приказов по основной деятельности.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач в деятельности организации.

Различают три вида приказа:

приказ по административно-хозяйственным вопросам;

приказ по основной деятельности;

приказ по личному составу.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, организации предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов.

Рассмотрим приказы по основной деятельности организации.

Можно выделить три стадии подготовки распорядительного документа:

изучение существа вопроса и подготовка проекта документа;

обсуждение и принятие документа на заседаниях коллегиального органа (в случае постановлений, решений);

согласование документа и его подписание.

Приказы по основной деятельности составляются на бланке предприятия и содержат набор следующих реквизитов: наименование предприятия, вид документа, дата, индекс, место составления или издания, заголовок к тексту, текст, подпись, грифы согласования, визы, отметку об исполнении документа.

Оформление основной части приказа

Подготовка приказа основывается на детальном и всестороннем изучении вопроса, поскольку содержащиеся в приказах поручения должны быть конкретными и реальными, они должны быть обеспечены достаточными материально-техническими и финансовыми средствами, чтобы исключить в дальнейшем необходимость корректировать или отменять принятые решения в связи с их неполнотой или недоработкой.

Заголовок к приказу должен формулироваться четко и по возможности кратко, выражая основное содержание документа.

·Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, отделяемых друг от друга. Констатирующая часть является введением в существо вопроса и обосновывает издание приказа. В ней могут быть перечислены факты, события, дана им оценка. Если приказ подготовлен на основании документов других организаций или ранее изданных документов, то в констатирующей части приказа указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации-автора, дату и регистрационный номер документа, заголовок к тексту в кавычках В последнем предложении констатирующей части точка не ставится. Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с отдельной строки от левого поля документа. После него ставится двоеточие.

Затем с абзаца новой строки следует текст распорядительной части приказа. Используемые здесь формулировки должны быть конкретными, четким, не допускающими двоякого толкования и лингвистически правильными. Они не должны противоречить ранее изданным нормативным и распорядительным документам, изданным в данной организации и в целом в правовом поле России.

Если распорядительная часть приказа предполагает различные по характеру действия или поручения, которые будут исполняться несколькими исполнителями, то ее следует разделить на пункты. которые нумеруются арабскими цифрами. Если текст приказа содержит подпункты, то их также лучше нумеровать арабскими цифрами (их номер будет состоять из порядкового номера пункта, точки и порядкового номера подпункта внутри пункта и т.д.). Количество уровней вложенности может быть разным (где-то 1 уровень, где-то – 2, где-то – 3 и т.д.); нумерация, конечно, поможет определить, что куда относится, но злоупотреблять не стоит. В каждом пункте указываютсяисполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. Исполнителя рекомендуется указывать в дательном падеже, при этом называется не только его фамилия, но и должность (возможно с наименованием структурного подразделения) – см. пункт 1 в Примере 6. Если предписываемое действие будет исполняться несколькими исполнителями одновременно, то в этом случае исполнители могут быть указаны обобщенно. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме – «разработать», «утвердить», «подготовить», «ввести в действие» и т.д.

Срок исполнения должен устанавливаться для каждого задания в отдельности. Не допускается формулировка заданий без установления соответствующего срока исполнения.

Оформление приложений к приказу

При большом объеме текста в самом приказе излагают лишь основные вопросы, а остальной текст выносится в приложения к приказу. В виде приложений могут оформляться графики, схемы, таблицы, списки, организационно-правовые документы – положения, инструкции, правила, регламенты, утверждаемые приказом, и др. В тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части необходимо давать ссылки на приложения:

…(приложение) – если приложение одно;

(приложение 1). (приложение 2) – если приложений несколько.

На документе, являющемся приложением, в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» с указанием, к какому приказу или пункту приказа оно относится.

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: . (приложение). а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.

Отметку о приложении можно оформлять центрованным способом или выравнивать строки по левому краю.

Визирование и подпись

До представления на подпись приказ визируется всеми заинтересованными должностными лицами, юристом и заместителями руководителя организации. Если у работника, визирующего приказ, имеются возражения, дополнения, они излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту документа, а виза дополняется фразой «Имеются замечания» или «Замечания прилагаются». Замечания редакционного характера можно вносить непосредственно в представленный проект документа.

Если при согласовании были высказаны существенные замечания и дополнения, приказ дорабатывается исполнителем и проводится его повторное согласование. Если при согласовании вносятся редакционные уточнения, не изменяющие сути документа, повторное согласование не требуется.

После окончательного оформления приказа до его представления на подпись руководителю приказ должен быть завизирован всеми заинтересованными лицами. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа приказа или на отдельном листе согласования, который прикладывается к приказу, составляя его неотъемлемую часть. Виза включает: должность работника, его подпись, инициалы, фамилию и дату.

Под визами проставляется отметка об исполнителе, состоящая из фамилии исполнителя (составителя проекта) и номера его служебного телефона. На оборотной стороне приказа, в нижней части листа, может оформляться отметка о рассылке приказа с указанием структурных подразделений или их руководителей. Сведения о рассылке приказа могут оформляться на отдельном листе – списке (указателе, листе) рассылки.

ЕслиПодписываются приказы руководителем организации. Подпись в приказе оформляется так же, как в любом другом документе, оформляемом на бланке. Подписывается только один экземпляр приказа (за исключением совместных приказов). Подпись руководителя на приказе печатью не заверяется.

Первый экземпляр приказа после регистрации подшивается в дело с приказами по основной деятельности организации. Регистрироваться приказы должны в день их подписания, в противном случае у исполнителей могут возникнуть проблемы с исполнением приказа, особенно если срок исполнения небольшой.

После подписания и регистрации с приказа снимаются копии и рассылаются всем исполнителям. Для рассылки приказов может использоваться электронная почта. Если копии приказа выдаются для представления в другие организации, они заверяются с помощью реквизита «Отметка о заверении копии».

49) Требования к составлению и оформлению объяснительных, служебных и докладных записок.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка может быть составлена как по личной инициативе должностного лица, сотрудника организации, так и по указанию (письменному или устному) руководителя.

По содержанию докладные записки подразделяются на:

Инициативные докладные записки составляются с целью побудить адресата принять определенное решение.

Информационные – с целью проинформировать руководство о деталях, методах, результатах выполнения их поручений.

Отчетные докладные записки содержат информацию о выполненной работе.

В зависимости от адресата докладные записки делятся на внутренние ивнешние .

Внутренние докладные записки направляются руководству организации. Авторами внутренних докладных записок являются работники организации. Докладные записки составляются на листе бумаги от руки или печатаются.

Правила их оформления (расположение и оформление реквизитов) должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.

В записке указывается:

- наименование структурного подразделения, где работает автор докладной записки

- наименование вида документа

- регистрационный индекс (если докладные записки регистрируются как внутренние документы)

Внутреннюю докладную записку подписывает ее автор.

Внешние докладные записки направляются в вышестоящие организации.

Они оформляются на общем бланке организации, подписываются ее руководителем. Помимо реквизитов общего бланка на внешних докладных записках указывают реквизиты: адресат, исполнитель.

Текст докладной записки может включать две части: вводную изаключительную .

Вводная часть содержит изложение конкретных фактов, событий, причин, побудившие автора написать докладную записку.

В заключительной – предложения, рекомендации, выводы, просьбы автора докладной записки, по изложенным фактам.

Текст инициативной записки всегда состоит из двух частей: вводной и заключительной. Информационные и отчетные записки могут состоять как только из одной вводной части, так и из двух.

Докладные записки могут иметь приложения. В таких случаях необходимо оформить реквизит «приложение». В зависимости от содержания на них проставляются визы.

Образцы должностных инструкций, обязанностей в бухгалтерском учете и аудите, экономике

Обязанности работников бухгалтерии назначаются через должностные инструкции. Должностная инструкция указывает на конкретные обязанности, права и личную ответственность работника бухгалтерии. Инструкций даёт право осуществлять подборку и расстановку кадров, повышение их квалификации, мероприятия по улучшению условий труда, укреплению трудовой дисциплины. Должностные инструкции позволяют объективно оценивать результаты работы каждого специалиста и всего коллектива бухгалтерии.

Должностные инструкции для работников бухгалтерии предоставлены главным бухгалтером совместно с юридической службой.

Должностная инструкция состоит из следующих разделов:

1. общие положения;
2. обязанности специалистов;
3. права специалистов;
4. ответственность.

В разделе «Общие положения» определяются подчиненность специалистов, порядок его назначения и увольнения, перечисляются законодательные, нормативные и инструктивные материалы, которые необходимы специалисту при исполнении своих профессиональных обязанностей.

В разделе «Обязанности» указан перечень работ, специалиста. В него входит оформление, прием, контроль и обработка необходимых первичных документов, составление сводных и накопительных ведомостей, ведение регистров аналитического учета, ведение отчёта, оформление документов для сдачи в архив.

В разделе «Права» изложены права специалиста, необходимые для выполнения своих обязанностей. Эти права указывают на необходимостью сотрудничества с другими специалистами бухгалтерии, службами и производственными структурами предприятия и определены действующим законодательством, нормативными и инструктивными документами.

В разделе «Ответственность» перечислены функции, за выполнение которых специалист несет личную ответственность. Данный раздела поощряет точное исполнение требований технологий и организации учетного процесса, так же финансовой деятельности, строгому соблюдению нормативных актов, усилению бухгалтерского контроля за производственной и хозяйственно-финансовой деятельностью учреждения, воспитывает у сотрудников чувства ответственности и понимания общественной значимости занимаемой должности.

Должностные инструкции должны быть составлены в двух экземплярах и утверждаются руководителем предприятия. Один экземпляр — под расписку оставляется сотруднику, другой хранится в архиве бухгалтерии.

Должностные инструкции сотрудников бухгалтерии с периодичностью уточняться с целью учета в них всех изменений в организации и управлении производством, технологии учетного процесса.

Аудитор проводит анализ и проверку финансовой деятельности предприятия. Аудиторская деятельность это разновидность предпринимательской деятельности. Она состоит в осуществлении независимых вневедомственных проверок бухгалтерской и финансовой отчетности экономических субъектов.

Основной целью аудиторской деятельности является выявление достоверности финансовой и бухгалтерской отчетности, а также ревизия соответствия различных финансовых и хозяйственных операций действующему законодательству.

Имеющий такое назначение должен иметь высшее экономическое или финансовое образование, и стаж бухгалтерской работы не менее 3 лет.

На должность аудита назначает начальник организации.

В обязанности аудита входит:

• проверять финансовую отчетность предприятия ее достоверность.
• организовывать унификацию и стандартизацию отчетных процессов.
• утверждать руководству план аудиторских работ и бюджетность аудиторских работ.
• осуществлять анализ в структурах предприятия.
• проверять выполнения бюджета производства.

Аудитор проверяет сохранность и эффективность использования активов предприятия, контролирует доступ сотрудников к активам и финансовой документации. Данная должность помогает совершает экспертную оценку контрактных проектов и их результативность. Он должен находить внутренние резервы производства и определить их возможности. Аудитор проводит анализ использования фондов по различным проектами и программами, анализирует доходы и расходы предприятия. Проводит выборочные проверки. чтобы выявить и ликвидировать недостачу. Оформляет подготовку к наружному аудиту. Аудитор помогает получить информационно-консультативную помощь.

Аудитор обязан знать нормативно-методические материалы, что регламентируют производственно-хозяйственную деятельность организации. Рыночные методы хозяйствования, профиль, специализацию и особенности структуры организации. Владеть аудиторскими методиками и процедурами, стандартами внутреннего аудита. Аудитор владеет порядком ведения бухгалтерского учета и составления отчетности.

Методика анализа хозяйственной деятельности предприятия. Правила проведения проверок и документальных ревизий. Аудитор должен понимать денежный оборот. кредит, порядок ценообразования. Аудитор должен знать экономику производства организации, труда и управления.

Аудитор должен нести ответственность за невыполнение служебных обязанностей которые предусмотрены служебной инструкцией в рамках установленных законодательством страны, за правонарушения допущенные в процессе работы, за причиненный материальный ущерб на производстве.

Аудиторская деятельность может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами (аудиторские фирмы). Таковые могут заниматься аудиторской деятельностью только после того как получат лицензии на ее осуществление этой деятельности.

Во многих крупных организациях существуют специалисты внутреннего аудита.

Должностная инструкция экономиста должна быть разработана на основе Квалификационного справочника должностей. Инструкция раскрывает основные должностные обязанности экономиста, его права и ответственность, а также требования к квалификации.

Предложенная типовая должностная инструкция экономиста должна служить основой для разработки должностной инструкции, содержащей более конкретный перечень должностных обязанностей экономиста с учетом особенностей предприятия, организации производства, труда и управления, конкретного участка, который ведет экономист, а также прав и ответственности экономиста. В случае необходимости, обязанности могут быть распределены между несколькими специалистами.

Должностная инструкция, в которой четко сформулированы функции экономиста, помогает обеспечить непрерывность функционирования финансовой службы и преемственность обязанностей. Указанные в должностной инструкции требования ускоряют процесс введения в должность нового специалиста.

Бизнес-Прост.ру создан в помощь малому и среднему бизнесу России. На сайте собраны лучшие бизнес идеи, примеры бизнес планов с видео, полные пошаговые руководства по открытию бизнеса с нуля, выбор старого и нового оборудования, каталог франшиз, образцы шаблонов документов, бланков и форм за 2016 год.

Если вы нашли ошибку, выделите ее и нажмите Shift + Enter или нажмите нажмите здесь чтобы оповестить нас.

Спасибо за ваше сообщение. В ближайшее время мы исправим ошибку.

Копирование страницы, переписывание полностью или частично - приветствуется, только с активной ссылкой на источник. Карта сайта

Спасибо за ваше сообщение. В ближайшее время мы исправим ошибку.