Рейтинг: 4.6/5.0 (1729 проголосовавших)Категория: Инструкции
Музейный фонд представляет собой совокупность постоянно находящихся на территории РФ музейных предметов и музейных коллекций, гражданский оборот которых допускается только с соблюдением определенных ограничений, установленных Федеральным законом от 26 мая 1996 г. № 54-ФЗ "О Музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации".
Порядок учета музейных ценностей зависит от того, включены ли экспонаты в Музейный фонд РФ.
Включение музейных предметов и коллекций в состав Музейного фонда РФ производится Минкультуры России после проведения соответствующей экспертизы. Независимо от собственника сведения о каждом предмете должны включаться в специальный учетный документ - Каталог Музейного фонда РФ, ведение которого возложено на Минкультуры России.
В состав государственной части Музейного фонда РФ входят музейные предметы и музейные коллекции, находящиеся в федеральной собственности и в собственности субъектов РФ, независимо от того, в чьем владении они находятся. Музейные предметы и коллекции, относящиеся к государственной части Музейного фонда РФ, не подлежат отчуждению, за исключением случаев утраты, разрушения либо обмена на другие музейные предметы.
Учет музейных фондов состоит из двух стадий.
1. Первичная регистрация поступивших в музей предметов (актирование, краткая запись в книге поступлений).
2. Проведение инвентаризации и научная регистрация музейных предметов (классификация по типам источников, видам материалов, видам искусства, коллекциям, составление более развернутого и точного описания, уточнение атрибуции, запись в научный инвентарь).
Основными юридическими документами государственного учета музейных фондов являются акты приема и выдачи, книги поступлений и научный инвентарь. Для характеристики музейного предмета научный инвентарь - наиболее полный документ, фиксирующий его классификацию и результаты изучения.
Особенность государственного учета заключается в том, что стоимость коллекций в бюджетном учете и отчетности юридического лица, в оперативном управлении которого они находятся, не отражается. Учет музейных ценностей проводится в натуральных показателях (предметах, единицах хранения).
Целью учета музейных предметов и коллекций является: определение их количества и состава; регистрация в специальной учетной документации для идентификации музейных предметов и коллекций; организация оптимального хранения, оперативное установление местонахождения; контроль за изменениями в составе и состоянием сохранности; научное изучение и эффективное использование.
Музейные предметы и коллекции, включенные в состав государственной части Музейного фонда РФ, передаются художественным музеям в оперативное управление. Оно предполагает, что музеи обязаны обеспечить: физическую сохранность и безопасность музейных предметов и коллекций; ведение и сохранность учетной документации, связанной с музейными предметами и коллекциями; использование музейных коллекций в научных, культурных, образовательных, творческо-производственных целях.
Собрания художественных музеев состоят из основного и научно-вспомогательного фондов. К основному фонду относят произведения всех видов изобразительного, декоративно-прикладного, монументального искусства, коллекции археологии, нумизматики и др. в соответствии с профилем музея. Из основного фонда может быть выделен обменный фонд, который состоит из музейных предметов, не отвечающих профилю музея, а также из лишних экземпляров (свыше пяти). Музейные предметы обменного фонда могут быть переданы с разрешения учредителя другим музеям в порядке обмена или безвозмездно. При поступлении в музей они регистрируются как предметы основного фонда, а их принадлежность к обменному фонду фиксируется в специальной карточке.
К научно-вспомогательному фонду относят различные воспроизведения (фотокопии, слепки, муляжи, макеты), карты, диаграммы, схемы, планы и т.д. разработанные или приобретенные в процессе комплектования, изучения и экспонирования музейных коллекций.
Отнесение предметов к определенному фонду производится фондозакупочной комиссией музея и оформляется протоколом, который утверждается директором музея и скрепляется печатью.
Музейные предметы и коллекции, включенные в состав фонда, подлежат учету и хранению в соответствии с едиными правилами и условиями, определяемыми Инструкцией по учету и хранению музейных ценностей, утвержденной приказом Минкультуры СССР от 17 июля 1985 г. № 290. Учет музейных предметов и коллекций осуществляется музеями, в оперативном управлении которых они находятся, с использованием специальной учетной документации, обеспечивающей возможность полной идентификации этих предметов и коллекций и содержащей сведения об их местонахождении, сохранности, форме использования и т.д.
Перечень учетной документации в музеях значителен. Он включает в себя как основные, так и вспомогательные документы. Например, к основным документам относятся: акты приема и выдачи музейных предметов и музейных коллекций в постоянное и временное пользование; главная инвентарная книга (книга поступлений); инвентарная книга по видам предметов (коллекциям); архивные описи (на правах инвентарных книг); специальные инвентарные книги для учета предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней.
Основные учетные документы музеев являются документальной частью Государственного каталога Музейного фонда РФ.
К вспомогательным учетным документам относятся: книга поступлений вспомогательного фонда; книга учета фонда сырьевых материалов; книга учета музейных предметов и музейных коллекций, принятых на временное хранение; внутримузейные акты приема и выдачи; паспорт музейного предмета; реставрационный паспорт; журналы регистрации всех видов актов приема и выдачи; журналы регистрации паспортов музейных предметов и реставрационных паспортов; научно-справочные каталоги и картотеки, описи, журналы и т.п. Они используются для получения оперативной информации о музейных предметах и музейных коллекциях.
При приобретении музейных предметов и музейных ценностей за счет бюджетного финансирования расходы учреждения относятся на КОСГУ 226 "Прочие услуги". Данная позиция изложена в письме Минфина России от 23 мая 2007 г. № 02-14-10/1240.
На эту же статью относятся и расходы по реставрации музейных предметов и музейных коллекций. Их перечень включает:
- оказание услуг по реставрации произведений искусства, состоящих на балансе учреждения;
- проведение технологических изысканий и исследований;
- получение по результатам обследований заключений о состоянии конструкций и строительных материалов, по проведению ремонтно-реставрационных и консервационных работ;
- получение исходной разрешительной документации на ремонтно-реставрационные и консервационные работы;
- разработку технического задания по проведению конкурса на проектирование ремонтно-реставрационных работ на объектах культурного наследия;
- разработку эскизных проектов реставрации и консервации и их согласование;
- разработку сметных расчетов по эскизным проектам реставрации и консервации и их согласование;
- разработку и согласование рабочей проектно-сметной документации по реставрации и консервации, методическое руководство и авторский надзор при проведении ремонтно-реставрационных работ;
- разработку чертежей, технологических карт, рекомендаций на производство работ по реставрации и консервации;
- проведение экспертизы научно-проектной и проектно-сметной документации по реставрации и консервации;
- разработку локальных смет на производство работ по реставрации и консервации;
- разработку технического задания на проведение конкурса по выбору генерального подрядчика при проведении ремонтно-реставрационных и консервационных работ;
- подготовку научно-реставрационных отчетов;
- выполнение функций заказчика;
- осуществление технического надзора над ремонтно-реставрационными и консервационными работами;
- проведение экспертизы выполненных ремонтно-реставрационных и консервационных работ.
Списание или исключение музейных предметов и коллекций из состава Музейного фонда РФ производится Минкультуры России после проведения соответствующей экспертизы в следующих случаях: утраты и разрушения музейных предметов и коллекций или обмена их на другие музейные предметы и коллекции; ошибочности экспертного заключения о культурно-историческом значении, физическом состоянии и других особенностях указанных предметов и коллекций, на основании которого было принято решение об их включении в состав фонда; принятия соответствующего судебного решения, вступившего в силу.
Музейные предметы и коллекции считаются исключенными из состава Музейного фонда РФ со дня регистрации соответствующего факта в Государственном каталоге Музейного фонда РФ.
Решение о списании материалов научно-вспомогательного фонда принимается директором музея. Порядок списания музейных предметов и материалов научно-вспомогательного фонда определяется руководством по списанию с учета пришедших в негодное (предельное) состояние или утраченных материальных и денежных средств. В отличие от государственной части Музейного фонда РФ, предметы и коллекции, входящие в негосударственную часть, могут участвовать в сделках дарения либо купли-продажи. Однако при этом должно соблюдаться условие, согласно которому получатель дара или покупатель обязан принять на себя все обязательства в отношении этих предметов, имевшиеся у дарителя или продавца. Государство имеет преимущественное право покупки.
Музейные предметы и коллекции, входящие в состав негосударственной части Музейного фонда РФ, так же как и экспонаты, относящиеся к государственной части, подлежат учету и хранению в соответствии с правилами и условиями, установленными постановлением Правительства РФ от 12 февраля 1998 г. № 179 "Об утверждении Положений о Музейном фонде Российской Федерации, о Государственном каталоге Музейного фонда Российской Федерации, о лицензировании деятельности музеев в Российской Федерации".
Музейные предметы и музейные коллекции, не входящие в состав Музейного фонда РФ, включаются в состав основных средств учреждения. Учет осуществляется в соответствии с Инструкцией по учету и хранению музейных ценностей, утвержденной приказом Минкультуры СССР от 17 июля 1985 г. № 290, и Инструкцией по применению Плана счетов бюджетного учета. Экспонаты учитываются в составе основных средств в группе "Прочие основные средства - иное движимое имущество учреждения" на счете 010138000.
Музеем в марте 2011 г. были закуплены две картины общей стоимостью 175 000 руб.(75 000 + 100 000) и приняты к бюджетному учету. Картины являются иным движимым имуществом и музейными экспонатами, не входящими в Музейный фонд РФ. Срок полезного использования этих картин установлен в размере 20 лет. Он определен по информации, содержащейся в законодательстве РФ (постановление Правительства РФ от 01.01.2002 г. № 1). Начиная с апреля 2011 г. на эти картины начисляется амортизация линейным способом по рассчитанным нормам ((1. 240 мес. х 100) х стоимость картин).
В бюджетном учете музея должны быть сделаны следующие бухгалтерские записи:
1. Утвердить Инструкцию по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР, и ввести ее в действие с 1 октября 1985 года.
2. Министерствам культуры союзных республик довести настоящую Инструкцию до всех подведомственных музеев и органов культуры.
3. Министерствам культуры союзных республик, управлениям музеев (т. Родимцевой И.А.) и изобразительных искусств и охраны памятников (т. Попову Г.П.) осуществлять постоянный контроль за обеспечением учета и хранения музейных фондов в соответствии с утвержденной Инструкцией.
4. Признать утратившими силу Инструкцию по учету и хранению музейных ценностей музеев системы Министерства культуры СССР (кроме художественных), утвержденную Министерством культуры СССР, и Приказ Министерства культуры СССР от 23 декабря 1971 г. N 754 "О введении в действие Инструкции по учету и хранению музейных ценностей в художественных музеях и художественных отделах музеев системы Министерства культуры СССР".
ИНСТРУКЦИЯ ПО УЧЕТУ И ХРАНЕНИЮ МУЗЕЙНЫХ ЦЕННОСТЕЙ, НАХОДЯЩИХСЯ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ МУЗЕЯХ СССР I. Общие положения Порядок учетно-хранительской работы1. Государственные музеи СССР являются основными хранилищами памятников материальной и духовной культуры, а также естественной истории, входящих в состав музейного фонда СССР, и обязаны обеспечивать их учет и полную сохранность.
Настоящая Инструкция определяет порядок и основные формы учета, методы хранения и реставрации музейных ценностей.
2. На основе данной Инструкции и с учетом других нормативных документов руководство музея, реставрационного или выставочного учреждения обязано разработать собственную инструкцию, определяющую внутренний порядок учета, хранения и реставрации музейных ценностей: хранение их в запасниках, в постоянной экспозиции и на выставках, прием и выдачу в постоянное или временное пользование, реставрационные осмотры, охрану, дежурства, опломбирование и опечатывание помещений, хранение ключей, права и обязанности хранителей, научных сотрудников, реставраторов, смотрителей залов. Пожарная и сторожевая охрана определяется в установленном порядке.
3. Директор музея, реставрационного или выставочного учреждения несет ответственность за создание надлежащих условий для хранения музейных ценностей, за их полную сохранность, за состояние учета, научную инвентаризацию, реставрацию и консервацию, за обеспечение их охраны в дневное и ночное время, а также за противопожарное состояние музея (учреждения).
4. Наряду с директором ответственность за целость и сохранность музейных ценностей, за состояние и правильную постановку их учета, консервации и реставрации несет главный хранитель (в некоторых музеях - заместитель директора по учету и хранению). При отсутствии в штате музея главного хранителя ответственность за эту работу несет заведующий фондами или научный сотрудник, на которого приказом директора возложены обязанности хранителя или заведующего фондами.
Примечание. В музеях, где главный хранитель (зав. фондами) является одновременно и хранителем музейных ценностей, он несет в установленном порядке также материальную ответственность за сохранность находящихся на его хранении собраний.
5. Заместитель директора по научной части несет ответственность за комплектование фондов, надлежащее качество научной инвентаризации. В музеях, где нет заместителя директора по научной части, ответственность за данную работу непосредственно несет директор.
6. Заместитель директора по административно-хозяйственной части, а в крупных музеях и заместитель директора по капитальному строительству несут ответственность за обеспечение нормального температурно-влажностного и биологического режима в помещении музея, состояние санитарно-технического и электротехнического хозяйства, сторожевую охрану, своевременный ремонт здания, снабжение учетно-хранительской и реставрационной служб необходимыми материалами.
Все работы по обеспечению и улучшению условий хранения музейных ценностей заместитель директора по административно-хозяйственной части обязан выполнять под руководством директора и согласовывать с главным хранителем, а в отсутствие последнего - с замещающим его лицом.
7. В музеях, где хранение музейных ценностей осуществляется по отделам, заведующий отделом, наряду с главным хранителем, несет ответственность за их целость и полную сохранность, правильный учет, хранение и экспонирование, консервацию и реставрацию.
Права и обязанности главного хранителя8. Главный хранитель (или зав. фондами) музея осуществляет руководство работой по учету, хранению, консервации и реставрации музейных ценностей и контролирует ее проведение непосредственно или через соответствующих заведующих отделами. Он также контролирует допуск лиц в хранилище фондов и обеспечивает соблюдение установленных правил использования музейных ценностей, ведет ключевое хозяйство.
9. Главный хранитель (или зав. фондами) назначается и освобождается в музеях союзного подчинения Министерством культуры СССР, в музеях республиканского подчинения - министерствами культуры союзных и автономных республик, в музеях областного, краевого, районного и т.д. подчинения - соответствующими управлениями и отделами культуры согласно подчиненности. В государственных музеях других министерств и ведомств главный хранитель (или зав. фондами) назначается и освобождается вышестоящим органом.
10. Прием и сдача дел при назначении или освобождении главного хранителя (или зав. фондами) производятся по актам, фиксирующим наличие и сохранность музейных фондов, состояние учета и хранения, инженерно-техническое состояние помещений и оборудования хранилищ, экспозиционных залов и реставрационных мастерских, характер температурно-влажностного и светового режима на день составления акта.
11. На время отпуска, болезни или другие периоды временного отсутствия главного хранителя (или зав. фондами) его права и обязанности возлагаются на другого работника, назначаемого специальным приказом по музею.
12. Главный хранитель (или зав. фондами) подчинен непосредственно директору музея и является по своим правам и обязанностям его заместителем в области учетно-хранительской работы.
13. Все документы, переписка, отчеты, планы учетно-хранительского и реставрационного характера, а также документы, непосредственно связанные с передвижением музейных фондов (прием и выдача, передача из отдела в отдел и т.д.), должны визироваться главным хранителем (зав. фондами) или подписываться им.
14. Указания и распоряжения главного хранителя (зав. фондами) в области учета, хранения и организации реставрационной работы обязательны для всех сотрудников музея.
15. Назначения, увольнения и перемещения работников учета, хранения и реставрации, а также внутренней охраны и смотрителей залов должны производиться только по согласованию с главным хранителем (зав. фондами).
16. Главный хранитель (зав. фондами) обязан обеспечить:
а) правильный учет всех фондов музея в полном соответствии с настоящей Инструкцией;
б) принятие мер к хранению музейных ценностей в условиях, гарантирующих их от порчи и хищения;
в) правильное ведение и хранение всех документов учетно-хранительского порядка;
е) периодическую комиссионную проверку знания хранителями инструкций по учету и хранению музейных ценностей.
17. В случае получения распоряжения директора, противоречащего настоящей Инструкции, главный хранитель (зав. фондами) до выполнения его должен поставить в известность директора в письменной форме о неправильности данного им распоряжения. При подтверждении директором в письменной форме распоряжения главный хранитель обязан немедленно сообщить об этом Министерству культуры СССР или министерству культуры союзной республики по подчиненности музея (в государственных музеях других министерств и ведомств - вышестоящим органам).
18. Сотрудники, допустившие утрату, хищение или повреждение музейных ценностей, а также нарушение противопожарных правил и режима, привлекаются к дисциплинарной, уголовной ответственности и несут материальную ответственность в порядке, установленном действующим законодательством.
19. Обо всех случаях хищения, повреждения или заболевания музейных предметов директор и главный хранитель (зав. фондами) обязаны немедленно сообщать в Министерство культуры СССР, министерство культуры союзной, автономной республик и местные органы культуры в соответствии с подчиненностью в устной, а затем и в письменной форме, с подробным изложением всех обстоятельств происшествия.
О случаях хищения должны быть поставлены немедленно в известность следственные органы в целях принятия срочных мер по розыску похищенных предметов.
20. Во всех случаях повреждений или серьезных заболеваний музейных предметов музей обязан немедленно составить дефектный акт, в котором точно зафиксировать степень повреждения или заболевания предмета, причину и обстоятельства повреждения (к дефектному акту прилагается фотография поврежденного предмета). Музей обязан также принять в установленном порядке меры к восстановлению и реставрации предмета и устранению причины заболеваний. При повреждении предмета музей должен обеспечить сохранность всех его, даже самых незначительных, частей (частицы красочного слоя произведений живописи, осколки скульптуры, фарфора, детали мебели, фрагменты шитья, обрывки бумаги и пр.) и передать их реставрационной мастерской одновременно с передачей предмета для реставрации.
21. Во всех музеях должен быть установлен тщательный контроль за состоянием особо выдающихся памятников материальной и духовной культуры, естественной истории. На эти памятники должны быть заведены индивидуальные дела, в которых сосредоточивается вся документация, связанная с изменением состояния сохранности предмета и его реставрацией. В случае заболевания или повреждения такого памятника копия дефектного акта вместе с объяснительной запиской и фотографией поврежденного предмета немедленно направляется в Министерство культуры СССР и министерство культуры союзной республики в соответствии с подчиненностью музея (по музеям других министерств, ведомств - вышестоящим органам).
Реставрацию особо выдающихся музейных ценностей, кроме самых простейших консервационных работ, допускается производить только с разрешения Министерства культуры СССР и при наличии заключения комиссии в составе авторитетных специалистов, музейных работников и реставраторов высшей квалификации.
Права и обязанности хранителя и других сотрудников, выполняющих функции по хранению22. Учет и хранение музейных ценностей осуществляют хранители фондов и экспозиций музея.
В музеях, в штатах которых отсутствуют хранители отделов фондов, их обязанности и обязанности хранителей экспозиции возлагаются директором на научных сотрудников отделов.
Обязанности хранителя возлагаются также на директора передвижной выставки или другое лицо, сопровождающее экспонаты выставки.
23. Хранители назначаются и освобождаются приказом директора по согласованию с главным хранителем и заведующими соответствующими отделами (при наличии их в структуре музея).
24. Хранителями музейных фондов могут быть назначены лица, имеющие высшее (или среднее специальное) образование, проработавшие в должности научного сотрудника не менее года и прошедшие стажировку в музее по разделу хранительной работы не менее 3 месяцев.
25. Хранители непосредственно или через заведующих соответствующими отделами (если хранение фондов осуществляется по отделам) подчиняются главному хранителю (зав. фондами).
26. Хранители музейных ценностей из драгоценных металлов и камней утверждаются по представлению директора вышестоящими органами по подчиненности музея.
27. Хранители отвечают в установленном законом порядке за музейные ценности, находящиеся на их хранении, за правильный их учет и сохранность от повреждений и хищения.
28. При увольнении или переходе хранителя на другую работу в данном музее дирекция обязана обеспечить своевременную передачу находящихся на его хранении музейных ценностей новому работнику, а в случае невозможности этого - специально созданной комиссии.
Поскольку музейным фондам необходима как физическая, так и юридическая сохранность, то одним из наиболее важных направлений деятельности музея является учет музейных ценностей.
Поскольку музейным фондам необходима как физическая, так и юридическая сохранность, то одним из наиболее важных направлений деятельности музея является учет музейных ценностей .
Функции учетной документации и требования к ее ведениюЮридическая сохранность фонда музея обеспечивается с помощью ведения учетной документации, которая имеет огромное значение в изучении и эксплуатации музейных предметов. Основными функциями учетных документов является установление и регистрация экспонатов, которые собраны в музее и являются общенародным достоянием.
Документация, используемая для учета музейных собраний, относится к разряду документации строгой отчетности. В обязательном порядке ее ведут на бумажном носителе. К примеру, такие документы, как акты приема и выдачи издаются в печатном виду, а книги поступлений и инвентаризации заполняются «от руки». Обязательным требованием является и то, что все эти документы должны подаваться в оригинале. И хотя все документы можно дублировать на электронных носителях, юридической значимости они не имеют.
Какие документы используются для государственного учета фондов музеевОсновными документами, с помощью которых обеспечивается учет и хранение музейных ценностей, являются:
Заполнение данных документов производится в соответствии с Инструкцией по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР 1985 года. С того времени и до сегодняшнего каких-либо изменений или дополнений относительно учетной документации не вносилось. Поэтому каждый отдельный музей имеет право заниматься самостоятельной разработкой внутренней инструкции, составляемой на основе инструкции по учету и хранению музейных ценностей .
В каждом музее имеется отдел учета, который ведет учет экспонатов и занимается составлением всей необходимой документации. Контроль за ведением учета обеспечивает заведующий данным сектором и главный хранитель музея.
О ведении учетных документовПервичными юридическими документами учета являются акты приема и выдачи музейных экспонатов. Какие бы действия ни производились с предметами, размещенными в музее, они обязательно фиксируются в актах.
Если передача музейных ценностей не оформлена данным документом, то производить ее категорически запрещается.
Акты приема и выдачи составляются в следующих случаях:
Не менее важными документами, с помощью которых обеспечивается учет и хранение музейных ценностей, считаются книги поступлений и инвентарные книги. К примеру, попавшие в музей экспонаты регистрируются в книге поступлений под определенным регистрационным номером, здесь же ведется их краткое описание. Благодаря таким записям, в случае утери или пропажи данный предмет можно будет разыскать или опознать.
Ценности, поступившие на хранение в какой-либо музей, активируются и рассматриваются фондово-закупочной комиссией, после чего вносятся в книгу поступлений. Первой ступенью учета музейных ценностей является их фиксация в данном документе. Кроме того, что в книгу заносится название предмета, сюда же записывается и его краткое описание. На каждом поступившем экспонате проставляется номер книги поступлений, который также указывается и в акте приема.
Такой документ, как инвентарная книга заполняют во время проведения инвентаризации, являющейся основной формой изучения, описания и научного определения музейных ценностей. Любой предмет, поступивший в постоянное пользование музея, в обязательном порядке подлежит инвентаризации.
Как известно, в состав основного фонда входят несколько других фондов, например, фонд «Письменные источники», «Живопись» и так далее. Поэтому с самого начала музейные предметы распределяют по фондам, а потом уже записывают в инвентарную книгу, имеющую определенный шифр.
Прежде чем занести данные в инвентарную книгу, сотрудники заведения занимаются изучением и описанием поступившего предмета, после этого «эстафета» передается хранителю определенного фонда, который также исследует, изучает и описывает данный экспонат
Читайте бесплатно в системе «Культура»
Если говорить о составлении таких документов, как акты приема и выдачи музейных ценностей, то стоит заметить, что составляются они с помощью компьютерного устройства в соответствии с определенным шаблоном.
Главными сведениями, которые имеют место в данном документе, являются:
Также в акте указываются принимаемые или выдаваемые предметы, их размер, материал, техника, сохранность предмета, монтировка (в раме или под стеклом) и дается краткое описание. Если музейный экспонат уже был оценен, то в акте означается его цена.
Данные документы в обязательном порядке должны утверждаться директором музея или лицом, исполняющим обязанности директора ( в случае его отсутствия). После того как акт будет подписан и утвержден, на нем ставится печать музея.
Стоит помнить, что акты приема и выдачи должны составляться в нескольких экземплярах, один из которых передается главному хранителю, второй передается в отдел выдачи или приема и последний акт находится у того, кто сдал или принял предмет. Все изданные акты регистрируются в специальных книгах регистрации актов.
Стопроцентный учет музейных ценностей не может производиться без ведения таких учетных документов, как книга поступлений и инвентарная книга, которые еще до заполнения подлежат нумерации, прошнурованию, подписанию представителем музея и заверению печатью вышестоящей организации. Неразборчивые записи, помарки, подчистки и исправления записей ни в коем случае не должны присутствовать в данных документах.
Если все же возникает необходимость исправить какую-то запись, то все изменения производятся красной ручкой, а запись об исправлениях записывается на той же странице и заверяется подписью директора и главного хранителя, заведующего отделом учета, материально ответственным лицом, а также скрепляется печатью музея.
Ответственность за ведение документации несет заведующий отделом учета. Также некоторая доля ответственности возлагается и на других сотрудников музея, что установлено должностными инструкциями и другими документами. Учет и хранение музейных ценностей – дело очень важное. Поэтому к решению этого вопроса нужно подходить со всей серьезностью.
Очень подробные правила хранения и использования музейного фонда изложены в обширной «Инструкции по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР». Инструкция утверждена Приказом Министерства культуры СССР от 17 июля 1985 г. (№ 290). Инструкция определяет порядок и основные формы учета, методы хранения и реставрации музейных ценностей.
На основе Инструкции и с учетом других нормативных документов руководство музея, реставрационного или выставочного учреждения обязано разработать собственную инструкцию, определяющую внутренний порядок учета, хранения и реставрации музейных ценностей; хранение их в запасниках, в постоянной экспозиции и на выставках; прием и выдачу в постоянное или временное пользование; реставрационные осмотры; охрану, дежурства, опломбирование и опечатывание помещений, хранение ключей; права и обязанности хранителей, научных сотрудников, реставраторов, смотрителей залов.
Директор музея, реставрационного или выставочного учреждения несет ответственность за создание надлежащих условий хранения, за состояние учета, за научную инвентаризацию, реставрацию и консервацию, за обеспечение охраны, а также за противопожарное состояние музея. Наряду с директором ответственность за целость, сохранность, постановку учета, консервации несет главный хранитель, в некоторых музеях – зам. директора по учету и хранению. При отсутствии в штате главного хранителя ответственность несет заведующий фондами или научный сотрудник, на которого приказом директора возложены обязанности хранителя или заведующего фондами. На время болезни или отпуска главного хранителя, а также отстутствия по другим причинам его обязанности исполняет другой работник, назначаемый специальным приказом директора. В случае организации хранения по отделам, ответственность за музейные ценности несет и завещующий отделом наряду с главным хранителем.
Заместитель директора по научной части несет ответственность за комплектование фондов, надлежащее качество научной инвентаризации. В музеях, где нет заместителя директора, эту ответственность несет директор. Среди других заместителей директора предусмотрены должности заместителя по административно-хозяйственной части, а в крупных музеях – еще и по капиталь-ному строительству.
Все документы, связанные с передвижением музейных фондов (прием и выдача, передача из одного отдела в другой), планы учетно-хранительского и реставрационного характера, переписка, отчеты – должны визироваться или подписываться главным хранителем (заведующим фондами).
Только по согласованию с главным хранителем (заведующим фондами) должны происходить назначения, увольнения и пермещения работников учета, хранения и реставрации, а также внутренней охраны и смотрителей залов. В случае получения распоряжения директора, противоречащего Инструкции (п. 17), главный хранитель (заведующий фондами) до выполнения его должен поставить в известность директора в письменной форме о неправильности данного распоряжения. При подтверждении директором в письменной форме распоряжения главный хранитель обязан немедленно сообщить об этом союзному или республиканскогому Министерству культуры (в настоящее время они соответствуют министерствам федеральному либо суъекта федерации) по подчиненности музея, а в музеях других министерств и ведомств – вышестоящим органам.
Обо всех случаях хищения, повреждения или заболевания музейных предметов директор и главный хранитель (заведующий фондами) обязаны немедленно сообщать в Министерство культуры в соответствии с подчиненностью в устной, а затем и письменной форме с подробным изложением всех обстоятельств. При этом музей обязан немедленно составить дефектный акт (п. 20), к которому прилагается фотография предмета. Необходимо обеспечивать сохранность даже самых незначительных частей поврежденных предметов с передачей их реставрационной мастерской.
Реставрацию выдающихся музейных ценностей (кроме самых простейших консервационных работ) допускается производить только с разрешения Министерства культуры и при наличии заключения комиссии в составе авторитеных специалистов, музейных работников и реставраторов высшей категории.
Обязанности хранителя возлагаются и на директора передвижной выставки или другое лицо, сопровождающее экспонаты такой выставки. Хранителями музейных фондов могут быть назна-чены лица с высшим образованием, проработавшие в должности научного сотрудника не менее года и прошедшие стажировку в музее по разделу хранительской работы не менее 3-х месяцев.
Вскрытие витрины или хранилища при отсутствии хранителя производится комиссией из 3-х сотрудников с обязательным присутствием главного хранителя (заведующего фондами) или директора, при отсутствии директора его может заменить заместитель. При вскрытии хранилища обязательно составляется акт с указанием причин и результатов такого действия.
К обязанностям хранителя относятся: ведение журнала регистрации посетителей хранилищ, ограждение хранилища от посещения посторонних лиц без разрешения директора или главного хранителя; ведение журналов по консервации музейных предметов и картотеки сохранности; ведение сводки ежедневных записей показателей температурно-влажностного режима в хранилищах и экспозиционных залах, составление ежемесячных графиков колебания температуры и влажности.
Работы по консервации и реставрации музейных ценностей выполняются специализированными государственными учреждениями системы Министерства культуры, реставрацион-ными отделами (мастерскими) крупных музеев и отдельными штатными реставраторами музеев.
В музеях должны быть созданы реставрационные советы, если в их штате есть реставраторы или ресравтационные мастерские. Такие советы возглавляет заместитель директора по научной или учетно-хранительской работе либо главный хранитель. Положение о реставрационном совете утверждается директором по представлению сотрудника, уполномоченного возглавлять реставрационный совет. Решения советов по реставрации и консервации входят в силу после утверждения директором музея. Утверждается годовой план реставрации, на основе утвержден-ного годового плана составляются квартальные и месячные планы реставрационных работ. Составляются также календарные планы осмотра музейных предметов.
К самостоятельному выполнению реставрационных и консервационных работ в музеях, реставрационных мастерских и организациях могут быть допущены только лица, прошедшие обучение на специальных отделениях художественных учебных заведений, специальных курсах или стажировку в ведущих реставрационных организациях и аттестованные. Дирекция музея или реставрационного учреждения не имеет права поручать реставратору выполнение более сложных реставрационных работ, чем это предусмотрено его квалификационной характеристикой, установленной при аттестации или рекомендацией после стажировки. На каждый реставрируемый музейных предмет реставратор составляет проект реставрационного задания с указанием всех операций в их последовательности, рецептур и материалов. Реставрационное задание одобряется реставрационным советом музея и утверждается директором.
Собрания музеев состоят из основного и научно-вспомогательного фондов. Из основного фонда может быть выделен обменный фонд, состоящий из предметов, не отвечающих профилю музея, а также из излишних дублетных экземпляров (более 5). Отнесение предметов к тому или иному фонду производится фондово-закупочной комиссией музея и оформляется протоколом, который утверждается директором и скрепляется печатью музея.
Акты, книги поступлений и инвентарные книги должны заполняться разборчиво, четко, без помарок, подчисток и неоговоренных исправлений. Исправления записей в этих документах допускаются лишь красными чернилами. Старые записи зачеркиваются только одной чертой. Об исправлениях делается соответствующая запись на той же странице, которая заверяется директором и главным хранителем (заведующим фондами), заведующим отделом учета, материально ответственным лицом и скрепляется печатью музея.
Оформление приема и выдачи предметов производится немедленно по соответствующим актам. Хранение в музеях предметов, не оформленных актами приема как первичным юридическим документом государственного учета фондов, категорически запрещается. К акту желательно приложить сведения об истории предмета (так называемую легенду), т.е. сведения о происхождении, движении предмета, пребывании в коллекциях и на выставках, связи с определенными историческими событиями и лицами, время изготовления, места бытования, способы и условия употребления. Акты приема и выдачи составляются в количестве не менее 3-х экземпляров, один из которых выдается лицу, сдавшему или принявшему предмет, остальные передаются хранителю и отделу, в который предмет поступил или из которого выдан.
В акте выдачи во временное пользование организаторам выставок должна быть оговорка, что принимающее учреждение в лице его представителя ознакомилось с инструкией о хранении и учете и обязуется ее выполнять. Также необходимо получить от принимающего учреждения оговоренную актом гарантию сохранности и своевременного возврата предмета, выданного во временное пользование. Лицо, принимающее предметы, должно иметь доверенность.
Транспортировка предметов производится в сопровождении материально ответственного лица от сдающей или принимающей стороны. К акту выдачи прилагаются копии железно-дорожных, авто- или авианакладных на отправку груза. Категорически запрещается передача экспонатов во временное хранение без согласия их владельца.
Внутренние передачи предметов из одного отдела в другой, от одного материально ответственного хранителя другому материально ответственному производятся по разрешению деректора и оформляются актом. Акты утверждаются директором или его заместителем по науч-ной части и скрепляются печатью музея. Кратковременная передача предметов в фотолаборато-рию или для научной работы в пределах музея производится по разрешению главного хранителя (заведующего фондами) и заведующего отделом и оформляется распиской в специальной книге рукой принимающего лица.
Раздельно пронумерованные акты постоянного и временного хранения подшиваются в два разных дела актов приема или в два разных дела актов выдач в порядке восходящих номеров (т.е. в хронологическом порядке). Все акты подлежат регистрации в специальной книге регистрации актов. В конце года акты нумеруются по страницам, шнуруются, опечатываются печатью и остаются на хранение в музее. Сдаче в Главное архивное управление акты и другие связанные с коллекциями музея документы не подлежат.
Все предметы, поступившие в музей на постоянное хранение, после актирования и рассмот-рения на фондово-закупочной комиссии в течение месяца вносятся в книги поступлений основного или научно-вспомогателного фонда. Предметы, поступившие на временное храние, регистрируются в книге временных поступлений. Порядковый номер по книге поступлений, присвоенный предмету, одновременно проставляется в акте его приема в музей. Уникальные предметы обязательно фотографируются. Книга поступлений должна быть до заполнения пронумерована, прошнурована, подписана и опечатана печатью вышестоящей организации, что предусмотрено для документа охранного порядка.
Инвентаризация является основной формой изучения, описания и научного определения музейных предметов основного фонда. Научная инвентаризация материалов научно-вспомогатель-ного фонда не ведется. В краеведческих музеях, например, предметы систематизируются по типам источников, коллекциям, видам материала, видам искусства, технике, назначению. В художествен-ных музеях предметы систематизируются по видам искусства (живопись, скульптура, графика, декоративно-прикладное искусство и др.), материалу и технике (дерево, металл, кость, гравюра, рисунок), по назначению (мебель, нумизматика и др.).
Для музеев с большими художественными коллекциями рекомендована следующая систе-матизация: живопись, иконопись, графика (рисунки и акварели, гравюра и литография, плакаты, книги с гравюрами, прикладная графика); скульпура, архитектурные детали и фрагменты, декоративно-прикладное искусство (керамика и стекло, изделия из металла, из дерева, из кости, камня, мебель); нумизматические материалы (монеты, ордена, медали, жетоны, плакеты, клады, бумажные деньги); археологические коллекции.
В небольших музеях рекомендовано уменьшение до трех-четырех групп. Например: живопись и иконопись; графика и архитектурные чертежи; скульптура и фрагменты архитектуры; декоративно-прикладное искусство (мебель, ткани, фарфор) и др.
Инвентарные книги как юридический документ музея должны быть до заполнения пронумерованы, прошнурованы и опечатаны печатью вышестоящей организации, а также подписаны ее представителем. До записи в инвентарную книгу должна быть заполнена инвентарная карточка с теми же графами, что и в инвентарной книге. Такая карточка составляется научным сотрудником музея, являющегося специалистом по данной отрасли науки и искусства. Карточка визируется заведующим отделом, замастителем директора по научной части или главным хранителем, при отсутствии таковых – директором музея.
Альбомы рисунков, фотографий и др. записываются под одним инвентарным номером,
а каждый лист получает дробный номер. Указывается общее количество листов с зарисовками или количесво фотографий, количество пустых и отсутствующих листов или гнезд для фотографий. Каждый лист подлежит отдельной инвентаризации, если альбом состоит из произведений разных авторов. Строго запрещается использование инвертарных номеров, освободившихся после исключения выбывших музейных предметов, для записей других предметов.
При наличии у музея филиалов все новые поступления актируются и заносятся в книги поступлений в основном музее, а учет по книгам научного инвентаря ведется в филиале. Дубликат инвентарной карточки на каждый музейный предмет направляется в основной музей. Выдача предметов из филиала во временное и постоянное пользование оформляется в основном музее.
Музеи с собранием предметов до 3 тыс. штук ежегодно проводят проверку всего наличия музейных предметов. Музеи с более крупными собраниями ежегодно проводят проверку части собрания (например по отделам) в соответствии с планом переучета музейных ценностей, утвержденным директором.
Все акты, инвентарные книги, книги временных и постоянных поступлений, книги и описи изделий из драгоценных металлов хранятся у ответственных лиц в несгораемых шкафах, в закрытом, опломбированном (в нерабочее время) помещении и посторонним лицам не выдаются. Вынос таких документов из здания музея воспрещается.
При современном стремительном внедрении электронных форм обработки информации, когда, например, в крупнейших государственных библиотеках после 2000 г. перестали вести каталоги на карточках, замененные электронным каталогом, порядок хранения электронной информации, ее внесения и доступа к ней очевидно должен в конкретных случаях предусматривать меры защиты, адекватные степени надежности мер, разработанных многолетней или вековой практикой для бумажных носителей. В электронной практике для текстовых редакторов и баз данных существуют системы поиска по разным параметрам, системы различных паролей уровня доступа и прав пользователя, копирования, защиты от редактирования или перезаписи, сохранение старых вариантов при редактировании, учет количества и инициатора просмотров или редактирования, распечатки, копирования информации и др.
В рассматриваемой Инструкции говорится об обязательном наличии следующих видов карточек по составу фонда: учетная (включает фонды в порядке записи в книгах поступлений); инвентарная (включает предметы в порядке записи в инвертарной книге); топографическая для быстрого поиска; сохранности с фиксацией физического состояния предмета на момент поступления и его дельнейшие изменения либо реставрация; систематическая на основании учетной и научно-исследовательской работы (авторская, именная, предметная, хронологическая по историческим периодам, географическим районам, археологическим группам, промышленным производствам и др.).
Подробно оговариваются инструкцией технические условия хранения. Например, воспрещается приспособление под фондохранилища чердачных и подвальных помещений (п. 157). Здание музея должно быть изолированным, каменным, с железобетонными перекрытиями или черепичной крышей, центральным отоплением и приточно-вытяжной вентиляцией. Повышенная влажность в подвальных помещениях музея недопустима даже в случаях, когда эти помещения не используются для хранения музейных ценностей.
В музейных зданиях допустимо только электрическое освещение. Кроме центрального энергоснабжения в музеях должна существовать автономная система аварийного освещения.
В музейных зданиях уникального характера, где проведение электричества невозможно, работа должна проводиться только при дневном освещении.
Деревянные сооружения (например памятники деревянного зодчества на открытом воздухе) следует располагать на расстоянии не ближе 100 м друг от друга и от основного музейного здания.
Охрана музея осуществляется по инструкции, разработанной и утвержденной музеем и организацией, предоставляющей музею охрану. Эта инструкция должна предусматривать непрерывную круглосуточную охрану коллекций и помещений музея. Все двери хранилищ, экспозиционных залов, а также шкафы и витрины должны иметь свой порядковый номер, петли для пломб и надежные внутренние замки, каждый с двумя ключами. Ежедневно (в начале и в конце рабочего дня) материально ответственные научные сотрудники и музейные служители обязаны фиксировать в специальных журналах наличие экспонатов и состояние экспозиционных залов. Наложение и снятие печатей или пломб на двери экспозиционных залов и хранилищ регистрируется в специальном журнале, хранящемся на посту охраны.
Срок экспонирования всех видов бумажных материалов зависит от характера освещенния залов и использованных средств защиты самих произведений. В зависимости от условий общая продолжителльность экспонирования должна быть не более 6 месяцев в году. Старые фотоснимки экспонируются в витринах или под стеклом по тем же правилам, что и художественная графика. Допустимый срок их экспонирования – не более года. Для постоянной экспозиции их необходимо заменять точной фотокопией. Ткани, костюмы, головные уборы, обувь следует выставлять только в застекленных витринах и шкафах. При экспонировании одежды предпочительно использовать манекены. Если одежда хранится или экспонируется на плечиках, то на последние необходимо сделать мягкие подкладки. Срок экспонирования недублированных тканей в висячем положении не должен превышать 3 лет. Оборудование временных выставок должно отвечать всем основным требованиям, предъявляемым к экспозиционному оборудованию.
Категорически запрещается делать перерыв в отоплении и допускать резкие колебания температуры и влажности воздуха в музеях. Температура воздуха в музейных помещениях при комплексном хранении различных материалов должна быть в пределах (18 ± 1)?С. Оптимальные условия относительной влажности при комплексном хранении различных материалов – (55 ± 5)%. В помещениях с повышенной влажностью допустимо хранение камня (кроме мрамора, известняка и других близких к ним материалов), керамики, фафора при условии хорошего состояния их сохранности.
В связи с тем, что температурно-влажностный режим находится в зависимости от числа посетителей, для каждого музея должна быть установлена предельно-допустимая посещаемость. Нормы посещаемости устанавливаются как годовые, так и дневные. В период прекращения отопления, при неблагоприятных погодных условиях и нарастании относительной влажности в помещениях свыше 85% музей должен сократить или полностью прекратить впуск посетителей.
Наиболее разрушительным воздействием обладает естественный свет. Недопустимо попадание прямых солнечных лучей на все виды материалов, и прежде всего на органические материалы, а также драгоценные и полудрагоценные камни, минералы и цветные стекла. Для хранения масляной и темперной живописи, а также предметов из кости необходимо систематическое освещение (естественное или искусственное) в дневное время. При более слабом освещении темнеют покровные слои и тонировки живописи и желтеет кость.
Музейные предметы, подлежащие транспортировке, должны тщательно осматриваться реставрационным советом или специальной комиссией. Состав комиссии назначается директором музея. Для особо ценных высокохудожественных, уникальных предметов, а также предметов, находящихся в не вполне удовлетворительном состоянии сохранности, предусматривается изготовление специальной упаковочной тары с учетом индивидуальных особенностей каждого предмета. В каждый упакованный ящик вкладывается один экземпляр упаковочного акта на предметы, находящиеся в данном ящике, подписанный хранителем или научным сотрудником музея, ответственным за упаковку предметов, реставратором и упаковщиком. Музей или другая организация, отправляющая предметы, должна своевременно уведомить грузополучателя об отправке груза и сопровождающем для принятия необходимых мер по приему груза.
Приемка предметов, принятых от транспортных организаций, производится группой ответственных сотрудников по поручению руководителя принимающей организации. Приемка производится с участием сопровождающего груз. Груз принимается поящично. Результаты приемки оформляются актом, в котором указывается наличие прибывших предметов в каждом ящике, фиксируется состояние сохранности каждого предмета и возможные причины, приведшие к их повреждению. Ящики с предметами вскрыватся обязательно в закрытом помещении, температурно-влажностные условия которого должны быть близки к нормальному музейному режиму. В зимнее время, а также ранней весной и поздней осенью (при большой разнице между наружной температурой и температурой внутри помещения) ящики вскрываются только на следующие сутки после пребывания их в помещении.
Инструкция содержит образцы квитанций на получение предметов от владельцев, коллекционной описи, акта приема предметов на постоянное хранение, акта выдачи предметов на временное хранение, акта приема предметов на материально-ответственное хранение, акта внутримузейной передачи, книги регистрации актов приема на постоянное хранение, книги поступлений на постоянное хранение для художественных музеев, инвентарной книги для художественных музеев, топографической описи, книжки музейного хранителя, журнала регистрации посетителей фондохранилища, описи осмотра состояния сохранности экпонатов и др.
.png)
