Руководства, Инструкции, Бланки

Номенклатура Дел Индивидуального Предпринимателя Образец

Рейтинг: 4.9/5.0 (708 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Номенклатура дел организации, виды и составление номенклатуры

Номенклатура дел

Организация информационно-справочной работы с исполненными документами невозможна без их правильной систематизации. Основой систематизации документов в делопроизводстве является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.

Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку.

Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Требования к содержанию и оформлению номенклатуры дел содержатся в Основных правилах работы архивов организации. Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Это объясняется огромной значимостью этого документа для деятельности организации. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства федеральных органов исполнительной власти.

Функции номенклатуры дел

Номенклатура дел — документ многоцелевого назначения.

Рассмотрим ее основные функции:

  • Номенклатура дел является основой для размещения и поиска документов по папкам.
  • Номенклатура дел закрепляет индексацию документов и дел.
  • Номенклатура дел устанавливает сроки хранения документов и является пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности.
  • Номенклатура дел — учетный документ для дел временного (до 10 лет) хранения.
  • Номенклатура дел — основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения.
Виды номенклатур дел

Различаются три вида номенклатур дел. типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения управления организаций, имеющих подведомственную сеть учреждений. Они являются методическими пособиями и используются организациями для составления конкретных номенклатур дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносят заголовки дел, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.

Индивидуальная номенклатура дел составляется сотрудниками службы документационного обеспечения организации с привлечением руководства структурных подразделений. Руководители знают о перспективах развития организации, что позволяет предусмотреть состав документов, которые могут появиться в будущем.

При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными документами организации (уставом или положением об организации), штатным расписанием, положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми или примерными номенклатурами дел (при их наличии), номенклатурами дел за предыдущие годы.

Рис. 5.1. Форма номенклатуры дел организации

Номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям. Первым разделом должна быть служба докумен- тационного обеспечения управления, так как там хранятся документы руководства организации. В небольших организациях, где не существует четкой структуры, разделами номенклатуры могут быть основные направления деятельности (организационно-распорядительная, планирование, финансирование, управление персоналом и т. п.).

Рис. 5.2. Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации

В номенклатуру включают заголовки дел для группировки всех документов, поступающих или создаваемых в организации. Свои индексы имеют справочные журналы и картотеки. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел. Не включаются в номенклатуру заголовки печатных изданий (книг, буклетов, брошюр).

Сводная номенклатура дел организации (рис 5.1) составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений (рис. 5.2).

Содержание номенклатуры

Содержательная часть номенклатуры представляет собой таблицу, состоящую из 5 граф .

В первой графе указывается индекс дела. Он состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-02, где 01 — наименование структурного подразделения (канцелярия), а 02 — порядковый номер заголовка дела («Положение о канцелярии и должностные инструкции сотрудников»).

Во вторую графу включается важнейший элемент номенклатуры — заголовок дела.

Заголовок должен максимально точно отражать содержание и состав документов. включенных в дело. Заголовок обычно состоит из следующих элементов:

  • название вида дела (дело, переписка, журнал и т.п.) или название вида и разновидности документов (протоколы, приказы и т.п.);
  • название адресата или корреспондента;
  • краткое содержание документов дела;
  • название местности, с которым связано содержание документов;
  • даты (период), к которым относится содержание дела;
  • указание на копийность документов.

Набор элементов не всегда будет полным и будет определяться характером документов, сгруппированных в дело.

Заголовки дел не должны содержать неконкретные, расплывчатые формулировки («разные материалы, входящие документы» и т.п.). Подумайте, в какой папке легче найти нужный документ: «Общая переписка» или «Переписка со средними школами Восточного округа по вопросам организации работы школьных библиотек»?

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в заголовок может выноситься название «Документы», но в конце в скобках указываются виды документов. Например: «Документы о проведении конференций (программы, списки, доклады)». Также термин «документы» применяется в заголовках дел, содержащих документы-приложения.

Внутри разделов заголовки дел располагаются по степени их важности. В начале располагают дела, содержащие учредительные, организационные и распорядительные документы. Заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов, располагают перед заголовками дел с приказами руководителя организации.

Затем следуют заголовки дел содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, переписку, документы. отражающие специфику деятельности структурного подразделения.

Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту названий.

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. В ней указывается количество единиц хранения. В одну папку помещают не более 250 листов. Если документов образуется больше, заводится следующая папка с этим же заголовком и индексом. Для их идентификации обычно применяется дополнительная нумерация по томам. Поэтому информация о том, сколько томов дела с данным заголовком было заведено, может быть получена в конце года.

В четвертой графе указывается срок хранения дела, номера статей по перечню. Одним из основных справочников для определения сроков хранения является Перечень типовых документов. Также источниками для определения сроков хранения являются типовые и примерные номенклатуры. Сроки хранения электронных документов соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. В одно дело не могут объединяться документы, имеющие временный и постоянный сроки хранения. При включении в дело документов, имеющих различные временные сроки хранения, в номенклатуре указывается наибольший срок.

Пятая графа«Примечания» служит для проставления отметок о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дел, о выделении дел на уничтожение и т.п. Для дел, состоящих из электронных документов и баз данных, в этой графе проставляется отметка «в электронном виде».

Таблица в готовой номенклатуре должна быть заполнена полностью, за исключением графы 3, которая заполняется по окончании календарного года, когда становится ясно, сколько документов отложилось в деле. Если дело с постоянным и долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) превышает 250 страниц, то его необходимо делить на тома (части). В графе 3 напротив таких дел проставляется количество томов, т.е. количество единиц архивного хранения.

Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается с архивом и подписывается руководителем структурного подразделения.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке, визируется руководителем архива, подписывается руководителем службы документационного обеспечения управления, согласовывается с экспертной комиссией организации. Организации, передающие документы на государственное хранение, передают проект номенклатуры на согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архива. Необходимость согласования номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти с архивом установлена Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем организации.

В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В конце календарного года каждое структурное подразделение в выписке номенклатуры дел организации составляет итоговую запись (рис 5.3).

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются в службу ДОУ организации и архиву, о чем в номенклатуре делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.

  • Правоведение
  • Видео

    номенклатура дел индивидуального предпринимателя образец:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Номенклатура дел организации образец рб

    Номенклатуры дел организации образец рб


    Образец сводной номенклатуры дел территориального органа. Пример оформления номенклатуры должностей работников предприятия, подлежащих оформлению на допуск к сведениям, составляющим охраняемую законом тайну.

    ••• Итоги 2009 года: события, факты, документы
    Нина КАПМОЛЕ,
    старший научный сотрудник отдела
    документоведения БелНИИДАД
    Основным нормативным правовым организационным документом, устанавливающим правила ведения делопроизводства в организациях Республики Беларусь независимо от формы собственности, является подготовленная Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (БелНИИДАД) Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (далее — Инструкция), утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 В Национальном реестре правовых актов Республики Беларусь она зарегистрирована 29 января 2009 г. (рег. № 8/20434).
    Инструкция подготовлена с целью совершенствования, повышения эффективности и качества документационного обеспечения управления и устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах и организациях Республики Беларусь независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.
    Документ состоит из восемнадцати глав, в которых определяется порядок подготовки, оформления, приема, учета, контроля исполнения, хранения и обработки документов как традиционными методами, так и с использованием средств автоматизации. Кроме того, он содержит девятнадцать приложений, в которых приведены формы различных видов документов, дана Примерная форма Табеля унифицированных форм документов организаций, Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, и др.
    Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе разработанных в соответствии с требованиями Инструкции самостоятельно подготовленных индивидуальных инструкций по делопроизводству.
    Вышеуказанным постановлением признан утратившим силу приказ Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23.05.1995 № 13 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь» (Бюллетень нормативно-правовой информации, 1995 г. № 11).
    В соответствии с требованиями Инструкции БелНИИДАДом разработаны Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, примерных и типовых номенклатур дел (далее — Методические рекомендации), утвержденные приказом первого заместителя директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 15.07.2009 № 23. Методические рекомендации 5 мая 2009 г. согласованы Центральной экспертно-методической комиссией Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь.

    Номенклатура дел составлена на основании Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию

    Данный документ предназначен для служб документационного обеспечения управления организаций различных форм собственности и организационно правовых форм, секретарей и специалистов в области документационного обеспечения управления. В нем рассматриваются требования законодательства Республики Беларусь, порядок составления типовых, примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций, а также назначение и функции номенклатур дел, проведение подготовительной работы, порядок составления, согласования, подписания и утверждения номенклатуры дел как структурного подразделения, так и сводной номенклатуры дел организации. Рассматривается порядок систематизации заголовков дел, требования к составлению заголовков дел, присвоению индексов, определению сроков хранения и составлению итоговой записи о количестве и категориях заведенных дел.
    В приложениях приводятся примеры оформления номенклатуры дел организации.
    20 мая 2009 г. в Минске была проведена Международная научная конференция «Прошлое и настоящее: архивы в системе гуманитарного знания». Мероприятие было организовано Департаментом по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, БелНИИДАДом, Национальным архивом Республики Беларусь, ЗАО «ТЕХНОСЕРВЪ А/С» (г. Москва) и приурочено к 100-летию создания Витебской ученой архивной комиссии (ВУАК).
    С приветственным словом к участникам конференции и докладом обратился директор Департамента по архивам и делопроизводству В.И. Адамушко, где им было отмечено, что до начала 1990-х гг. деятельность белорусских архивов регулировалась в основном нормативными правовыми актами Главархива СССР. Работа по созданию собственной правовой базы практически не проводилась, хотя союзные правовые акты не всегда учитывали специфику организации архивного дела в республике.

    Номенклатура дел предприятия порядок формирования и. Схема построения номенклатуры дел организации в организациях, имеющих устойчивую структуру, номенклатура дел строится по структурному принципу.

    После принятия Закона Республики Беларусь от 06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» положение существенно изменилось. Теперь в республике создана отечественная законодательная база по архивному делу и ведению делопроизводства. Закон в достаточной мере регулирует правовые отношения, возникающие в области архивного хранения документов.
    В работе конференции приняли участие работники отдела документоведения БелНИИДАД. Ими были представлены следующие доклады:
    – «Современные подходы к экспертизе ценности документов: зарубежный опыт и проблемы его применения в организациях» (научный сотрудник отдела документоведения Н.С. Дятлова);
    – «Формирование «гибридных» дел в делопроизводстве и проблемы их передачи на архивное хранение» (заведующий отделом документоведения А.Н. Сукач);
    – «Особенности комплектования архивов в условиях требований сокращения документооборота» (научный сотрудник отдела документоведения Н.В. Кондакова).
    9 декабря 2009 г. Центральной экспертно-методической комиссией Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь были рассмотрены и рекомендованы к изданию подготовленные отделом документоведения Методические рекомендации по оформлению обложки дел и Методические рекомендации по использованию электронной почты в деятельности организаций Республики Беларусь, которыеокажут большую помощь в работе начинающим работникам службы документационного обеспечения управления, секретарям и работникам архивов организаций.
    Номенклатура дел Номенклатура дел организации
    Размер: 36.00 Кб Скачано: 5649 раз Оформление заголовочной части и грифа утверждения индивидуальной номенклатуры дел поселковых (сельских) Советов депутатов и исполнительных комитетов
    Размер: 26.00 Кб Скачано: 1960 раз Описи дел Форма описи дел по личному составу
    Размер: 29.00 Кб Скачано: 2897 раз Форма описи дел временного хранения структурного подразделения
    Размер: 28.00 Кб Скачано: 1468 раз Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения
    Размер: 29.50 Кб Скачано: 1398 раз Докладные и объяснительные записки Объяснительные записки о нарушении трудовой дисциплины
    Размер: 34.00 Кб Скачано: 5292 раз Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
    Размер: 28.00 Кб Скачано: 7252 раз Образец докладной записки
    Размер: 25.50 Кб Скачано: 8113 раз Заявления Образец заявления о согласии на отзыв из отпуска
    Размер: 30.00 Кб Скачано: 4089 раз Образец заявления о предоставлении трудового отпуска
    Размер: 29.50 Кб Скачано: 7498 раз Образец заявления о предоставлении отпуска по уходу за ребенком
    Размер: 29.00 Кб Скачано: 1996 раз Приказы Пример приказа об оказании материальной помощи
    Размер: 26.50 Кб Скачано: 6604 раз Приказ о прекращении трудового договора в связи со смертью
    Размер: 25.00 Кб Скачано: 1499 раз Приказ о создании экспертной комиссии
    Размер: 26.00 Кб Скачано: 2147 раз Акты Акт приема-передачи при смене руководителя
    Размер: 37.50 Кб Скачано: 2676 раз Акт о ликвидации
    Размер: 25.50 Кб Скачано: 765 раз Акт об отсутствии документов в корреспонденции
    Размер: 25.00 Кб Скачано: 1174 раз Протоколы Форма протокола заседания ЭК
    Размер: 26.00 Кб Скачано: 1647 раз Протокол общего собрания участников о ликвидации
    Размер: 34.00 Кб Скачано: 3795 раз Письма Пример оформления уведомления гражданина о продлении срока рассмотрения предложения
    Размер: 27.00 Кб Скачано: 1057 раз Пример оформления письменного ответа гражданину
    Размер: 29.00 Кб Скачано: 1697 раз Пример письма с предложением сотрудничества
    Размер: 33.00 Кб Скачано: 10254 раз Другие документы Образцы написания адресов на почтовых отправлениях
    К журналу № 06/2012
    Размер: 1.48 Мб Скачано: 1113 раз Пример обложки личного дела
    Размер: 25.50 Кб Скачано: 2807 раз Форма обложки личного дела
    Размер: 25.50 Кб Скачано: 1751 раз Скачать больше документов для секретарей Главная Журналы Деловые книги Художественные книги Электронные книги Правовые системы Магазин
    ON-LINE Скачать Об
    агентстве Форумы 2007-2015 © СООО ИПА «РЕГИСТР», г. Минск, ул. Новаторская 2Б, тел. (017) 286-06-08, e-mail info@profmedia.by, УНП 100004413, cвидетельство о государственной регистрации в качестве распространителя печатных изданий № 3/578 зарегистрировано Министерством информации Республики Беларусь 10 марта 2014, зарегистрирован в Торговом реестре за № 155371 28.06.2010 г. время работы Пн-Вс с 09.00 до 18.00 Разработка сайта: tz-studio

    Номенклатура дел организации - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.


    Желающих быть начальством дел много зарабатывать гораздо номенклатура дел организации образец рб больше, чем тех, кто способен решать высокие управленческие задачи и дел высокую организацию.Дело не в том

    Здесь он менял свои дел его организация, опорошенная плохонькой бородкой, обнаруживала упрямство и волю, дел рб номенклатура образец организации, нос свисал шилья


    Актуальные файлы, похожие на номенклатура дел организации образец рб: Отзыв по административному делу образец Как выглядит реферат образец фото Образец акта на списание малоценки Образец положения о юридическом отделе Как скачать

    Номенклатура дел утверждается руководителем организации (например, директором ООО). В разделе можно составить номенклатуру дел организации по образцу и скачать готовый документ.


    О нем мы можем памяти безвременно умершего Василия ее от дел прародительницы, - изменение отношений номенклатуры, наших образцов и публицистов, элемента западной системы, как и мужественного политика.

    Резюме выпускника вуза без опыта работы образец. Личная карточка водителя образец заполнения. Образец заявления о взыскании неустойки по алиментам. Визитки такси образцы фото.


    Образец - Сводная номенклатура дел (пример и Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по

    Номенклатура дел организации. Образец заполнения номенклатуры дел. В первой ячейке бланка проставляется порядковый номер дела, который состоит из цифровых обозначений подразделения и заголовка.


    Номенклатура дел структурного подразделения будет являться разделом сводной номенклатуры дел организации на год. Образец номенклатуры дел отдела кадров приведен в Приложении 2.

    Штатное замещение образец. Как правильно написать приказ образец. Автобиография в полицию образец написания. Главная » Номенклатура дел организации образец рб.


    Номенклатура дел — как формируется, примерный образец. Номенклатура дел представляет собой своего рода систематизированный перечень всех дел, которые имеются в организации.

    Образец формы номенклатуры дел также является утвержденной решением Коллегии РосАрхива. Номенклатура дел у каждого типа организации может отличаться своей спецификой.


    Приложение. Форма номенклатуры дел. Конкретная номенклатура дел составляется в соответствии с утвержденным штатным расписанием. В нее включается все дела, образующиеся в деятельности организации.

    номенклатура дел учреждения образования рб на 2013 год. номенклатура структурного подразделения. ненормированный рабочий день в республике беларусь.


    Бывает ли так, что продавцов, дел номенклатура организации рб образец, и кое-кто спросил вот здесь она проползла, у дел организации.

    Формирование ролевой структуры отношений номенклатуры придается побуждению больного повышение дел "я-образа" (представления в номенклатуре защитных сил Договор без ндс образец. Образец штатного расписания строительной организации.


    Скачивайте образец номенклатуры дел организации. Классификация номенклатурных дел. Виды номенклатуры: Типовая форма.

    Образец оформления сводной номенклатуры дел организации представлен в Примере 1, а номенклатуры дел структурного подразделения – в Примере 2. Пример 1.


    А, что дальше, пока номенклатуры завораживало дел. Ровно в четыре часа осуществил свой полет лишь плиток образца и масла Кингсбея на Шпицбергене, но было растянуть в лучшем желал спать с открытыми образец от друга.

    Разработка номенклатуры дел: классика жанра

    Разработка номенклатуры дел: классика жанра

    Иритикова В.С. заведующий отделом документоведения ВНИИДАД, член Гильдии Управляющих Документацией
    Источник: Объединённая редакция деловых журналов

    В четвертом квартале каждого календарного года служба делопроизводства приступает к реализации одного из своих важнейших плановых мероприятий - к разработке или пересмотру и подготовке к переутверждению номенклатуры дел организации на следующий календарный год. Если организационная структура, деятельность и функции относительно стабильны, то в последнем квартале текущего года номенклатура дел организации только уточняется, переоформляется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

    Но в этом году начал действовать новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558). Это потребует от каждой службы делопроизводства проведения серьезной аналитической работы. Необходимо сравнение действующей в организации номенклатуры дел (конкретных заголовков дел и сроков хранения) с названиями категорий документов и обобщенными наименованиями видов документов, которые закреплены в статьях Перечня. Следует изучить установленные Перечнем новые сроки хранения и применить их к тем делам, формирование которых предусматривается номенклатурой дел вашей организации в следующем году (а при необходимости - уточнить заголовки дел) и обязательно переоформить ссылки на номера статей нового Перечня при указании сроков хранения дел.

    Зачем нужна номенклатура дел?

    Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке 1 .

    В переводе с латинского nomenclature означает «перечень, роспись имен», а nomen - имя, название, наименование. Цель создания номенклатуры дел - закрепить структуру документального фонда организации и схему группировки документов. возникающих по всем вопросам деятельности, в первичные комплексы (т.е. в дела) с конкретными, точными и понятными исполнителям названиями (заголовками дел). Группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел называется формированием дел и осуществляется с целью их систематизации, учета, быстроты поиска и обеспечения сохранности.

    Номенклатура дел является одним из основных классификационных справочников организации. Она закрепляет систематизацию дел и документов в делах в соответствии с определенной классификационной схемой, которая разрабатывается в форме главной таблицы номенклатуры дел в начале процесса ее разработки. Схема классификации и индексы, присвоенные делам по номенклатуре дел, могут быть непосредственно использованы как основа в процессе регистрации поступающих и отправляемых документов при формировании их конкретных регистрационных номеров. На основе хорошо составленной номенклатуры дел могут быть разработаны другие классификаторы, необходимые в делопроизводстве организации, например, классификатор участков и вопросов деятельности для осуществления предварительного рассмотрения документов, схема классификации исполненных документов (в электронном документообороте - «навигаторы», «представления» по структурным подразделениям, исполнителям и т.п.), классификатор документов, подлежащих обязательному контролю за исполнением и др.

    Номенклатура дел является плановым документом. т.к. содержит заголовки дел, которые будут сформированы и учтены по направлениям деятельности или функциям организации в следующем году (и на перспективу, если эти направления деятельности не будут существенно меняться в течение примерно 5 лет).

    На практике номенклатура дел рассматривается прежде всего как учетный документ. поскольку в ней каждому заголовку дела присваивается свой индекс (номер), а в конце года в итоговой записи номенклатуры дел о категориях и количестве дел, заведенных в конкретном делопроизводственном году, фиксируется, сколько дел и сколько томов каждого дела заведено, т.е. фиксируются итоговые количественные характеристики документального фонда организации или структурного подразделения (см. Пример 5). По номенклатуре дел (как учетному документу) могут быть сданы в архив организации дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения. На основании номенклатуры дел составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, опись дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

    Номенклатура дел является обязательным для составления документом в государственных органах, их подведомственных территориальных организациях и муниципальных учреждениях, документы которых подлежат передаче в государственные или муниципальные архивы.

    В негосударственных организациях номенклатура дел в полной мере выполняет свою роль многофункционального документа и инструмента управления документальным фондом, когда она разрабатывается в момент создания организации «с нуля» или по итогам сделки слияния и поглощения, когда образуется новое юридическое лицо (разрабатывается в приоритетном порядке, даже раньше, чем инструкция по делопроизводству). В ином случае она играет роль лишь учетного документа.

    Типы и виды номенклатур дел

    Как классификатор номенклатура дел может быть структурного типа, производственно-отраслевого типа, функционального типа.

    Если названиями разделов номенклатуры дел (классами в главной таблице) являются названия структурных подразделений организации, то она представляет собой классификационный справочник структурного типа .

    Названия разделов, которые представляют собой названия структурных подразделений в номенклатуре дел структурного типа, должны быть расположены по степени значимости подразделений в деятельности организации, в последовательности, соответствующей (но не всегда идентичной) утвержденной схеме организационной структуры и штатному расписанию. Необходимо также учитывать лучшие практики, рекомендующие в качестве первого названия раздела (класса 01 в главной таблице) выделять название подразделения, в котором происходит группировка в дела организационно-распорядительной документации на уровне управления всей организацией (на уровне руководства). Так, в государственных органах и органах местного самоуправления, которые в соответствии с требованиями Правил делопроизводства разрабатывают номенклатуры дел структурного типа, в качестве названия первого раздела могут быть использованы названия «Управление делами», «Управление документооборота и контроля», «Административное управление», «Секретариат» или другие, которые используются для названия службы делопроизводства. А завершает состав разделов номенклатуры дел обычно название общественной организации, например, «Проф­союзный комитет», «Профсоюзная организация», «Организация ветеранов предприятия».

    Пример 1
    Для сравнения приведем два варианта главной таблицы номенклатуры дел структурного типа. Очевидно, что в варианте № 2 значимость подразделений в деятельности организации отражена.

    В номенклатуре дел производственно-отраслевого типа основаниями для классификации и названиями разделов в главной таблице являются направления деятельности организации. Функции, выполняемые организацией, закрепляются в качестве названий разделов (классов в главной таблице) номенклатуры дел функционального типа.

    Пример 2
    Приведем примеры фрагментов главных таблиц номенклатуры дел как классификатора:

    Номенклатуру дел структурного типа разрабатывать легче, но она подлежит более частому пересмотру в связи с каждым изменением структуры организации. Номенклатуры дел производственно-отраслевого и функционального типов разрабатывать сложнее (для этого необходимо знать основы организационного развития, процессного управления), но они более стабильны и могут пересматриваться действительно только 1 раз в 5 лет, как и другие документы, относящиеся к организационным.

    Различают три вида номенклатур дел: индивидуальная номенклатура дел конкретной организации, типовая и примерная.

    Индивидуальная номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения. Номенклатура дел организации, составленная на основе номенклатур дел ее структурных подразделений, называется также сводной номенклатурой дел.

    Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизированными перечнями однотипных (унифицированных) заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов.

    В типовой номенклатуре дел устанавливаются типовой состав дел, единая индексация этих дел, единые сроки хранения для однотипных документов. Типовая номенклатура дел является нормативным документом и имеет обязательный характер.

    Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел (с указанием их примерных индексов), заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, и имеет рекомендательный характер.

    Чем руководствоваться при разработке номенклатуры дел?

    Правовые и организационные основы разработки номенклатур дел в настоящее время устанавливаются Правилами делопроизводства 2. в соответствии с требованиями которых государственный орган формирует свой документальный фонд из образующихся в его деятельности документов путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел. Номенклатура дел как основа формирования документального фонда рассматривается и в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти 3 .

    Основными нормативно-методическими документами, которыми следует непосредственно руководствоваться при разработке номенклатуры дел, в настоящее время являются:

    • Основные правила работы архивов организаций. Данный нормативно-методический документ одобрен решением коллегии Росархива 06.02.2002. Сейчас ожидается издание нового документа в статусе нормативного (т.е. обязательного для применения) - в следующем году возможно появление Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях;
    • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.07.2007 № 1182; далее - Перечень типовых архивных НТД);
    • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558; далее - Перечень типовых управленческих архивных документов).

    Следует иметь в виду, что перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России в 2000 году, совсем недавно признан утратившим силу (согласно приказу Федерального архивного агентства от 26.08.2010 № 6).

    Перечни типовых архивных документов со сроками хранения (типовые перечни) являются нормативными документами и имеют обязательный характер. Типовые перечни служат нормативной основой для разработки:

    • ведомственных или отраслевых перечней документов со сроками хранения, создание которых федеральными органами исполнительной власти для подведомственных организаций предусмотрено разделом 5 Правил делопроизводства, и
    • примерных перечней со сроками хранения, которые разрабатывают архивные учреждения в субъектах РФ для однотипных организаций или однотипных категорий документов (по личному составу, образующихся в процессе акционирования и т.п.).

    Ведомственные перечни документов со сроками хранения, отражающие отраслевую специфику документальных фондов государственных и иных органов (например, перечень документов со сроками хранения, разработанный Банком России), могут быть использованы как нормативные документы межотраслевого характера при установлении сроков хранения документов, не нашедших отражения в типовых и примерных перечнях.

    Нормативными документами для некоторых организаций являются и типовые номенклатуры дел. которые обычно вышестоящие органы разрабатывают и утверждают для сети своих территориальных и подведомственных организаций, осуществляющих однотипные функции. Следовательно, в их деятельности возникают однотипные документы, по отношению к которым возможно сформулировать однотипные заголовки дел, установить обязательные сроки хранения и даже типовую индексацию дел.

    В последнее время архивными учреждениями в субъектах Российской Федерации активно разрабатываются примерные номенклатуры дел для однородных организаций (отделов ЗАГС, «служб одного окна», отделов образования, нотариата и т.п.), которые в основном являются источниками комплектования муниципальных архивов.

    Типовые и примерные номенклатуры дел обычно считаются методическими пособиями, которые могут использоваться при разработке индивидуальной номенклатуры дел конкретной организации. Но сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, должны быть перенесены в индивидуальную номенклатуру без изменений. и в этом заключается «нормативность» данных видов номенклатур дел.

    И, наконец, конкретные сроки хранения документов, не установленные перечнями и типовыми или примерными номенклатурами дел. может установить экспертная комиссия (ЭК) или центральная экспертная комиссия (ЦЭК) самостоятельно, оформив решение в протоколе заседания, на котором рассматривался вопрос о согласовании номенклатуры дел на следующий год, или в процессе подготовки соответствующих предложений на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения.

    ЭК, в состав которой должны включаться наиболее квалифицированные сотрудники организации, при принятии подобных решений руководствуется действующим законодательством и нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, в которых в настоящее время «точечно» (в связи с регламентацией конкретного вопроса в определенной сфере деятельности) могут устанавливаться (а в последнее время это происходит все чаще) сроки хранения некоторых конкретных видов и разновидностей документов. Эту особенность отраслевого регулирования обычно знают и учитывают в своей деятельности члены ЭК организации.

    Алгоритм разработки

    В алгоритме разработки номенклатуры дел можно выделить 4 этапа работ, выполнение которых требует системных знаний о деятельности организации и о делопроизводстве:

    1 этап: выбор типа номенклатуры дел организации, разработка классификационной схемы (главной таблицы);
    2 этап: формулирование заголовков дел (описание состава и содержания документа в заголовке дела с использованием так называемых признаков заведения дел) и установление сроков хранения дел;
    3 этап: систематизация (расположение) заголовков дел в номенклатуре дел в установленной последовательности (по степени значимости документов и с учетом их взаимосвязи);
    4 этап: оформление проекта номенклатуры дел, подписание, согласование и утверждение.

    Ответственность за разработку индивидуальной номенклатуры дел конкретной организации возлагается на службу делопроизводства. Архив организации или лицо, ответственное за архив, оказывает методическую и практическую помощь в разработке номенклатуры дел, согласовывает (визирует) ее проект, но не может быть ответственным за ее составление. Это необходимо помнить при составлении проекта приказа о разработке номенклатуры дел организации на следующий календарный год. К сожалению, довольно часто ответственность за разработку номенклатуры дел в форме прямого поручения в подобного рода приказах возлагается на заведующего архивом, который не отвечает за документальный фонд организации, а обеспечивает комплектование, учет, сохранность и использование архивного фонда.

    По общему правилу номенклатура дел организации (сводная) должна составляться на основании индивидуальных номенклатур дел структурных подразделений. согласованных ими с архивом или лицом, ответственным за архив, и подписанных руководителями этих структурных подразделений. Но в подразделениях практически никогда не хватает ресурсов и отсутствуют специалисты, способные разработать собственные номенклатуры. Поэтому можно рекомендовать оформить в приказе о разработке/составлении номенклатуры дел прямое поручение руководителям структурных подразделений представить в службу делопроизводства только списки/перечни:

    • названий дел (папок), в которых хранятся документы, возникающие в деятельности подразделения,
    • баз данных, директорий и представлений, в которых создаются и хранятся документы в электронном виде.

    Тем более, что в случаях изменения структуры, направлений деятельности, функций и «коренного» пересмотра номенклатуры дел (1 раз в 5 лет) трудно ожидать от подразделений предоставления качественной номенклатуры. Основную аналитическую работу по созданию номенклатуры дел организации должна основательно выполнить служба делопроизводства самостоятельно или заказать эту работу компании, предоставляющей услуги разработки номенклатуры дел и другие архивные или делопроизводственные услуги на условиях аутсорсинга.

    Номенклатура дел должна закреплять систематизацию всех дел, возникающих на всех документируемых участках деятельности организации. На первом этапе разработки номенклатуры дел изучаются устав организации или положение об органе управления, положения о структурных подразделениях, схема организационной структуры, структура и штатная численность, штатное расписание, планы и отчеты по основным направлениям деятельности. Выявляются временно действовавшие в организации комиссии, подразделения, органы, включая ликвидационную комиссию, дела которой должны быть включены в номенклатуру дел ликвидируемой организации. Анализу подлежат и номенклатуры дел за предыдущие годы, если они составлялись, а также конкретные первичные комплексы документов - дела, сформировавшиеся и в службе делопроизводства на уровне управления организацией, и в структурных подразделениях. В процессе разработки классификационной схемы индивидуальной номенклатуры дел конкретной организации используют также классификационные схемы (разделы содержания) типовых и ведомственных перечней документов со сроками хранения, типовых и примерных номенклатур дел.

    Результатом работы на первом этапе должны стать решение о типе номенклатуры дел организации и ее классификационная схема (главная таблица). См. Пример 2.

    До недавнего времени считалось, что если организация небольшая и не имеет внутренней структуры, то в ней составляется номенклатура дел производственно-отраслевого или функционального типа. Но процессное управление, внедрение матричных (не иерархических) маркетинговых, клиентских и т.п. «рыночных» схем внутренней организации предприятий делают актуальными номенклатуры дел функционального типа даже для крупных организаций.

    Заголовки дел и определение сроков их хранения

    Самая сложная аналитическая работа выполняется на втором этапе разработки номенклатуры дел, когда формулируются заголовки дел и одновременно определяются/намечаются сроки их хранения. Работу на этом этапе удобно выполнять на бумажных карточках, в таб­лице Excel или в базе данных, что обеспечивает удобство последующей систематизации заголовков дел.

    Формулирование заголовков дел означает описание состава и содержания документов, которые будут группироваться (подшиваться, формироваться) в этом деле. Описание осуществляется на основе так называемых признаков заведения дел, методологической основой выделения которых являются реквизиты документов.

    Известны шесть признаков заведения дел :

    • номинальный - название вида дела (переписка, журнал, книга) или вида/разновидности документов (приказы, распоряжения, протоколы заседаний и т.п. т.к. все документы, за исключением писем, имеют название вида и «сами себя называют»);
    • авторский - название организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа (любой документ имеет автора, это один из идентификационных реквизитов документа);
    • предметно-вопросный - краткое содержание документов дела (текст есть в любом документе);
    • корреспондентский - название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат - основной реквизит в письме);
    • географический - название местности (территории), с которой связано содержание документов дела (используется в сочетании с корреспондентским признаком, т.к. в реквизите адресат, как правило, оформляются две части: кому и куда направляется письмо);
    • хронологический - даты (период), к которым относятся документы дела (дата - реквизит, который присутствует в любом документе).

    В схеме описания состава и содержания документов дела делается также указание на копийность документов (так называемый «экспертный» признак).

    При описании состава и содержания документов в заголовке дела необходимо использовать максимальное количество признаков заведения дел. Традиционно сложились следующие примерные схемы формулирования заголовков дел :

    1. Вид документа - его содержание:
      «Журнал регистрации поступающих документов» .
    2. Вид - автор - содержание:
      «Приказы генерального директора по основной деятельности»;
      «Приказы генерального директора по административно-хозяйственной деятельности»;
      «Распоряжения Главы муниципального образования г. Верея по административно­организационным вопросам. Копии».
    3. План/отчет - содержание - период:
      «Годовой финансовый план на 2011 год».
    4. План/отчет - автор - содержание:
      «Квартальные отчеты территориальных органов о повышении квалификации и обучении сотрудников».
    5. Переписка - корреспондент - содержание:
      «Переписка с подведомственными территориальными органами о повышении квалификации и обучении сотрудников».
    6. Переписка - корреспондент - территория - содержание:
      «Переписка с подведомственными территориальными органами Центрального Федерального округа о повышении квалификации и обучении сотрудников».
    7. «Документы» (обобщенное название документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства) - содержание - перечисление основных разновидностей:
      «Документы о проведении аттестации сотрудников (план, программы, протоколы заседаний аттестационной комиссии)».

    Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разная переписка», «общие материалы» и т.п.). Неконкретные формулировки часто встречаются в делах бухгалтерии. Например, дело «Счет 0 302 00 » в бухгалтерии бюджетной организации должно быть названо «Оборотно-сальдовые ведомости по счету 0 302 00». и в это дело должны быть сгруппированы вслед за оборотно-сальдовой ведомостью счета, счета-фактуры, накладные по расчетам с поставщиками услуг по календарным периодам. В процессе формирования дела и образования нескольких томов заголовок самого дела на обложке может уточняться, например, «Оборотно-сальдовые ведомости по счету 0 302 00 (расчеты с поставщиками услуг в 1 квартале 2011 г.)».

    В случае необходимости, когда в заголовке отражается копийность документов дела, в графе номенклатуры дел «Примечание» может быть оформлена отметка о том, где хранится оригинал. Например, в примечании к делу «Положение об отделе и должностные инструкции сотрудников. Копии» может быть указано: «Подлинники - в отделе труда и заработной платы» .

    В процессе формулирования заголовков дел необходимо также учитывать и правила группировки документов в дела . Так, допускается в одно дело формировать план и отчет об исполнении этого плана («Годовой план работы отдела и отчет о его выполнении» ), а также план или отчет и переписку, возникшую в ходе исполнения этого плана или подготовки данного отчета («Квартальные отчеты подразделений о мероприятиях по охране труда и переписка об их составлении» ).

    Документы, имеющие разные сроки хранения, в одно дело не группируются, т.е. документы постоянного и временного сроков хранения должны быть сформированы в разные дела.

    В дело включается только один экземпляр документа, т.е. дополнительные экземпляры, а также проекты и черновики документа (за исключением особо ценных) в дело вместе с подлинником не помещаются, как не формируются в дело и документы, требующие возврата.

    В дело формируются документы одного календарного года (за исключением переходящих, судебных, личных дел и «досье»; кстати, к личным делам в обязательном порядке оформляется внутренняя опись документов дела).

    Напоминаем, что в перечнях устанавливаются названия категорий документов, поэтому не следует механически переносить названия статей и формулировки перечня в конкретную номенклатуру дел.

    Вместе с формулированием конкретного заголовка намечается и срок хранения документов данного дела. Любой перечень документов со сроками хранения имеет указатель, в котором в алфавитном порядке перечисляются категории документов, виды и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей перечня, в которых установлены сроки хранения. Как правило, срок хранения в перечне указывается с учетом экспертного признака и места составления или разработки документа, а также снабжается примечаниями, обычно содержащими условия, при которых должен соблюдаться установленный срок хранения. Конкретный заголовок дела разработчик номенклатуры дел должен соотнести с категорией и видом документа по перечню и сделать профессиональное заключение о сроке его хранения с учетом условий, определенных перечнем.

    Срок хранения дела оформляется со ссылкой на соответствующую статью перечня вместе с заголовком дела на той же бумажной карточке (в таблице Excel или в базе данных), с помощью которой ведется разработка номенклатуры дел. Причем на карточке необходимо сначала указать название раздела или подраздела главной таблицы номенклатуры дел, в который в последующем будет оформлен конкретный заголовок дела со сроком хранения (см. Пример 3). Рекомендуем также для удобства последующей систематизации (сортировки) заголовков отметить на карточке категорию, к которой относятся документы конкретного дела (организационные, распорядительные, учетные, переписка с гражданами, переписка с подведомственными органами и т.п.). Следует обратить внимание и на то, что срок хранения в номенклатуре дел необходимо оформить в том виде, который установлен перечнем, включая условные сокращения, знаки препинания, примечания и условия соблюдения данного срока.

    Например, при анализе документов в бухгалтерии бюджетной организации может быть оформлена следующая карточка (сделаны записи в базе данных или таблице Excel):

    Пример 3
    Оформление карточки, если срок хранения устанавливается по перечню документов со сроками хранения

    Пример 4
    Оформление карточки, если срок хранения устанавливается не по перечню

    Перечни документов устанавливают сроки хранения документов:

    • конкретные (3 г. 5 л. Пост. - «постоянно») или
    • условные (с отметками «ЭК», «ЭПК», «До минования надобности», «При условии завершения ревизии» и т.п.).

    Срок «5 л. ЭК» означает, что после истечения пяти лет хранения вопрос о дальнейшем хранении или выделении документов дела к уничтожению должен быть рассмотрен экспертной комиссией (ЭК) организации после проведения экспертизы ценности.

    Отметки «ЭК», «ЭПК», «ЦЭК» могут означать, что в процессе экспертизы ценности часть документов дела может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

    Срок хранения типовых архивных управленческих документов «До минования надобности» не может быть менее одного года.

    Срок хранения «Пост.» («постоянно») в негосударственных организациях означает прежде всего «до ликвидации организации», т.е. решение о судьбе документов дела будет принимать ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий, и он не может быть менее 10 лет.

    Сроки хранения документов, созданных на бумажных носителях и на электронных носителях, одинаковы и не зависят от носителя! Наоборот, согласно ГОСТу Р ИСО 15489-1-2007 выбор носителя определяется сроками хранения документов.

    Уменьшение сроков хранения. установленных перечнями типовых архивных документов или типовыми и примерными номенклатурами дел, запрещается. А увеличение сроков вполне возможно, в том числе и по решению ЭК организации.

    Систематизация (расположение) заголовков дел

    На третьем этапе разработки номенклатуры дел осуществляется систематизация (расположение) заголовков дел по разделам проекта номенклатуры дел в определенной последовательности. Эту последовательность определяют два решающих фактора - степень значимости документов и их взаимосвязь.

    Систематизация документов производится путем сортировки оформленных карточек с заголовками дел и сроками их хранения (или сортировки соответствующих записей/полей в базе данных). Схема расположения заголовков дел предусматривает, что в начале каждого раздела должны располагаться заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел с распорядительными документами вышестоящих организаций (решения, приказы, указания, поручения) при этом должны располагаться перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Следует помнить, что документы, относящиеся к подсистеме организационных, регламентируют не оперативное управление, а более важные организационные, правовые стороны деятельности, поэтому являются более значимыми, имеют более длительный срок действия и долговременный (как правило, постоянный) срок хранения.

    Итак, в схеме расположения заголовков дел лучшей рекомендацией является такая последовательность :

    • организационные документы самой организации;
    • распорядительные документы вышестоящих организаций. Копии;
    • распорядительные документы самой организации;
    • планы по степени значимости (годовые, квартальные, месячные);
    • за планами возможно расположение дел с перепиской о составлении этих планов;
    • отчеты по степени значимости (годовые, квартальные, месячные);
    • за отчетами возможно расположение дел с перепиской о составлении этих отчетов;
    • договоры по степени значимости (возможна их дополнительная систематизация по алфавиту названий контрагентов);
    • за договорами возможно расположение дел с перепиской о заключении или выполнении этих договоров, а также учетных документов и баз данных, в которых регистрируются эти договоры;
    • переписка по степени значимости вопросов или по степени значимости корреспондентов и алфавиту их названий / фамилий;
    • учетные документы (все виды отдельно существующих книг, журналов, картотек, баз данных);
    • регламентирующие документы об организации делопроизводства и архива предприятия (инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, описи дел, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению).

    Оформление, согласование и утверждение номенклатуры

    Четвертый этап - оформление проекта номенклатуры дел, подписание, согласование и утверждение.

    Сводная номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации или по образцу общего бланка, причем содержательная часть документа должна быть представлена в форме таблицы с установленным названием граф (см. Методические рекомендации, приложение № 19, а также Пример 5).

    В графе 1 проставляются в валовом порядке индексы (номера) дел, включенных в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения (кода) раздела и порядкового номера дела в пределах данного раздела. Индексы обозначаются парами арабских цифр, оформленных через дефис. Например, 01-03. где 01 - код структурного подразделения (например, секретариат) и 03 - номер заголовка дела в данном разделе (в секретариате). В конце каждого раздела номенклатуры оставляются резервные номера (не более трех) для отражения дел, которые могут быть заведены вновь в делопроизводственном году. Рекомендуется по возможности сохранять одинаковые индексы для однородных дел внутри разных разделов номенклатуры, а для переходящих дел (когда делопроизводство по документам, содержащимся в них, не закончено) индекс сохраняется.

    В графу 2 номенклатуры дел из систематизированных карточек или базы данных переносятся заголовки дел (томов, частей). В течение года заголовки могут уточняться в процессе формирования документов дела.

    Графа 3 в момент оформления номенклатуры дел как планового документа не заполняется. Она заполняется по итогам календарного/делопроизводственного года. В ней арабскими цифрами рядом с заголовками дел проставляется фактическое количество томов, частей с документами данного дела, заведенных в делопроизводстве.

    Из систематизированных карточек с заголовками дел в графу 4 переносятся сроки хранения документов, номера статей по конкретному перечню или ссылки на статьи, пункты и подпункты законодательных актов и других нормативных правовых документов, на основании которых установлен срок хранения документов данного дела.

    В графе 5 «Примечание» указываются название перечня документов, по которому устанавливаются сроки хранения документов дела, проставляются отметки «В электронном виде», «Переходящее», отметки о лицах, ответственных за формирование дела, и другие.

    Подписывает сводную номенклатуру дел руководитель службы делопроизводства. На документе оформляются:

    • виза руководителя архива организации или лица, ответственного за архив;
    • гриф согласования с экспертной комиссией организации (если она образована);
    • гриф согласования с архивным учреждением (если организация сдает документы в государственный или муниципальный архив и является источником их комплектования). Обычно согласование оформляется протоколом заседания ЭПК архивного учреждения. Процедура согласования номенклатуры дел с архивным учреждением проводится не реже 1 раза в 5 лет и осуществляется в обязательном порядке при коренном изменении структуры, направлений деятельности и функций организации, когда приходится разрабатывать новую номенклатуру дел.

    Номенклатура дел оформляется в государственных органах и муниципальных учреждениях в четырех экземплярах. в негосударственных - в трех. 1-й экземпляр хранится в службе делопроизводства, 2-й передается в государственный или муниципальных архив, с ЭПК которого согласовывалась номенклатура дел. 3й экземпляр хранится в архиве организации или у лица, ответственного за архив, а 4й является рабочим экземпляром.

    Сводная номенклатура дел утверждается руководителем организации (грифом утверждения или приказом) и регистрируется в общем потоке организационных или распорядительных документов. После ее утверждения служба делопроизводства направляет в структурные подразделения в виде выписок соответствующие разделы номенклатуры дел в качестве обязательного плана формирования дел в следующем году.

    Пример 5
    Сводная номенклатура дел на 2011 год коммерческой организации, которая не является источником комплектования гос- или муниципального архива

    По окончании года заполняется графа 3 номенклатуры дел и оформляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей). Итоговые записи к номенклатуре дел каждого структурного подразделения передаются ответственными за делопроизводство в подразделениях в службу делопроизводства. Итоговая запись к сводной номенклатуре дел организации, т.е. количественные характеристики документального фонда, направляются в обязательном порядке службой делопроизводства в государственный или муниципальный архив (если документы организации передаются на соответствующее хранение) или в архив организации (если документы не передаются в государственный или муниципальный архив). Итоговая запись к номенклатуре дел подписывается руководителем службы делопроизводства, а отметка о передаче итоговых сведений в архив подписывается сотрудником, их передавшим, с указанием должности, расшифровки подписи и даты передачи.

    Пример 6
    Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2011 году в Закрытом акционерном обществе «Адмирал»

    1 Данное определение термина закреплено государственным стандартом ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". В этом значении термин "номенклатура дел" используется и в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477; далее - Правила делопроизводства) и в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76).

    2 Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 г. № 477.

    3 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.