Плейкаст «Опись дел постоянного хранения образец»

Последний раз в гос архив дела сдавались в 1974 г. Пропущенные номера тоже свидетельствуют об ошибке при нумерации. Всплывают документы за прошлые годы, например, за 2009 г. Как правильно составить к ним аннотации? Крайние даты в описи дел и на обложке дела проставляются в этом случае как 2008—2012 гг. На дела временного менее 10 лет хранения описи дел постоянного хранения образец дел обычно не составляют ни в архиве, ни в структурных подразделениях. Присвоение номера и группировку дел в описи структурного отдела выполняет архив предприятия. В конце документа вносится итоговая запись, в которой прописью и цифрами указывается число дел, что числятся по описи, последний и первый номер дел в описи. Подготовка документов к передаче в архив включает экспертизу их научной и практической ценности, оформление дел, составление описи. Вы можете нажать кнопку и попробовать ввести другой адрес Сайт расположен на сервере хостинговой компании.
Вопрос: распечатывать отдельный лист с литерными номерами со всеми итоговыми записями или вносить в опись за настоящее время, например 67а это пропущенный документ за 2009 г. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной законченной нумерацией. Правила составления и утверждения аналогичны. Архивные описи являются основным видом научно-справочного аппарата к документам фонда коллекции.
Незавершенную опись, в которую предстоит добавлять в дальнейшем годовые разделы, не подшивают, хранят в папке с завязками. В архиве на основании описей дел структурных подразделений т. Затем документ утверждает начальник структурного подразделения. Основным из этих актов является Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению. Или мне необходимо было создать номенклатуру за 2009—2014 г? Перед внесением заголовков дел в опись необходимо проверить качество формирования и оформления дел. Если ваши формулировки соответствуют самим документам, то подойдут следующие статьи: реестр — ст. Однако в случае, если в организации в течение ряда лет не проводилась опись дел постоянного хранения образец по подготовке документов и дел к архивному хранению, то допускается включать в опись документы за несколько лет. Описи дел Для учета дел длительных сроков хранения, а при отсутствии в организации номенклатуры дел и кратковременного хранения, завершенные в делопроизводстве журналы, картотеки, проекты и другие единицы хранения, дела по личному составу постоянного и временного свыше 10 лет хранения, прошедшие экспертизу ценности, правильно сформированные и оформленные, подлежат включению в самостоятельные описи.

В сводную опись дел постоянного хранения входят дела всех структурных подразделений организации, в которых образуются документы постоянного хранения. Просто сейчас мы готовим к уничтожению документы за 2003—2009 год только еще. Если в организации по каким-либо причинам нет номенклатуры дел, опись составляется непосредственно на основе дел, подготовленных и оформленных для передачи на архивное хранение.

Здесь будет рассмотрен порядок составления описи дел постоянного хранения образец оформления приведен в конце. Обычно опись состоит из нескольких годовых разделов в Примере 2 рассмотрен 2010 г.

Для работы вам потребуется ичтобы оценить полноту отбора дел и уточнения сроков их хранения. Здесь будет рассмотрен порядок составления описи дел постоянного хранения образец оформления приведен в конце. Что же теперь делать?

Разместите анонс любого плэйкаста на главной странице сайта. Это могут быть Ваши собственные работы или понравившиеся плэйкасты других пользователей сайта. Каждый анонс добавляется в начало списка анонсов и проведет на главной странице сайта не менее 2 часов. Если все свободные места уже заняты, то Ваша заявка будет добавлена в очередь и появится на главной странице при первой же возможности. Сделайте подарок друзьям и близким, порадуйте себя, представьте интересные плэйкасты на всеобщее обозрение.
Добавляя анонс, вы автоматически соглашаетесь с Правилами размещения анонсов .

Просмотр плэйкаста.
Введите ссылку или номер.

Социальная сеть Cсылка HTML-код BB-код Отправить на Email

Для отправки плейкаста, выберите социальную сеть, в которой находится ваш друг:

Образец обложки постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________________________________________________

(цифрами и прописью)

опись документов дела подпись И.О. Фамилия

Дела (документы) предприятия подлежат передаче на хранение в архив после экспертизы их ценности – комплекса мероприятий по изучению дел (документов) на основании соответствующих критериев с целью отбора на архивное хранение в течение определенных сроков.

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

в делопроизводстве – при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда РФ, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию (для экспертизы ценности и отбора на постоянное хранение научно-технической и другой специальной документации может быть создана отдельно ЭК состоящая из специалистов по этой документации), образующуюся в процессе деятельности организации создается экспертная комиссия (ЭК).

В Министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

ЦЭК (ЭК) создаются приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК организации в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив.

В состав ЦЭК целесообразно включать представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.

Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководителей работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

Основными задачами ЦЭК (ЭК) являются: организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел; организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации; организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются: организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения; рассмотрение и вынесение на утверждение, и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению: подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями; участие в подготовке и рассмотрению проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

ЦЭК (ЭК) проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания ЦЭК (ЭК) протоколируются. Протоколы подшиваются председателем и секретарем комиссии. Решения ЦЭК (ЭК) вступают в силу после утверждения руководителем организации.

Протоколы ЦЭК (ЭК) содержащие, решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовые и

примерные номенклатуры дел, утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения ЭПК соответствующего архивного учреждения.

Порядок проведения экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел ха предыдущие годы, сроки хранения которых

истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10лет) хранения проводится путем полистового просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистовому просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дала с отметкой «ЭПЦ». Содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельное дело.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.

Подшивка вновь оформленных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

Содержание работы экспертной комиссии по подготовки документов к передаче в архив предприятия

Цель - организация и проведение экспертизы ценности документов при подготовке их

к передаче в архив

Организация отбора дел для хранения (во взаимодействии со структурными подразделениями и службой ДОУ (делопроизводства) предприятия)

Рассмотрение и вынесение на утверждение, и согласование ЭПК архивного учреждения проекта описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, а также актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению

Подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями

Участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативно-методических документов по вопросам работы с документами на предприятии, в том числе организации их текущего хранения

Экспертизу ценности ЭД (БД), подлежащих передаче в архив, проводит ЭК предприятия. Предварительно архив предприятия совместно со службой ДОУ (делопроизводства) и структурным подразделением занимающимся обработкой информации на машинных носителях, определяют перечень тем (проектов), документов которых могут быть отнесены к числу подлежащих архивному хранению. Затем среди них определяют ЭД (БД), подлежащих постоянному и временному хранению. Уточненный перечень утверждает ЭК предприятия. Последующая экспертиза ценности ЭД (БД) проводится на основе критериев – научно-практическая значимость, полнота (завершенность), аутентичность, оригинальность (предполагающая отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение ранее). Принимаются во внимание и другие обстоятельства, учитывающие специфику обработки (хранения), завершенность процесса их создания к предполагаемому сроку передачи на архивное хранение, а также возможность перевода в другой формат при помещении в архив. Проводятся необходимые расчеты для определения стоимости хранения ЭД (БД) в организации.

Подготовка электронных документов (ЭД) к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:

проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в

архив; запись ЭД на машинные носители; проверка качества записи; описание ЭД; проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;

подготовка комплекса сопроводительной документации. Сопроводительная документация ЭД должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация – название вида документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для БД, сайтов), объем документа (для БД также – количество записей) (приложение 5).

Документирование результатов экспертизы ценности

Документирование результатов экспертизы ценности подразумевает фиксацию установленных фактов о признании соответствующих дел предприятия подлежащих передаче в архив предприятия либо уничтожению. С этой целью на заседании ЭК, ход которой протоколируется (приложение 1), рассматриваются и одобряются (отклоняются) описи дел

постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. В том числе и по личному составу (по кадрам), которые предполагается передать на хранение в архив предприятия, а также акты о выделении дел, не подлежащих дальнейшему хранению, к уничтожению.

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД, отнесенных к составу Архивного фонда РФ, составляются описи электронных документов постоянного хранения. Описи дел по личному составу. Управленческая, научно-техническая документация, отдельные комплексы ЭД включаются в самостоятельные описи.

ЭПК архивного учреждения утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу (включая описи дел ЭД).

Описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно. Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты.

Дела включенные в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором оставляется акт (например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в1999 г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2005 г).

Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Архивные учреждения проверяют правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

Дела подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Перечень дел оформляется приемно-сдаточной накладной, в которой указывается дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз осуществляется под контролем сотрудника. Отвечающего за обеспечение сохранности документов архива.

Обложка дела постоянного хранения бланк - База документов

Просмотров: 27 Автор: MC-xaTa Дата: 08 Апр 2016, 19:26

внешние двери архива и хранилищ имеют железную облицовку и крепкие запоры. Составляются и употребляются три вида номенклатуры дел типовая, примерная и номенклатура дел организации, именуемая определенной, персональной. Что делать, если у нас коммерческая организация и личные дела не формировались? Для формирования дела, в котором должен храниться документ, определяется само дело.

конфигурации состава документов дела (изъятия, включения документов, подмена их копиями и т. Методические советы по разработке инструкций по. Полному оформлению подлежат дела неизменного, временного (выше 10 лет) хранения и по. Система меробеспечения сохранности документов..организация хранения документов.

Обложка дела неизменного и временного хранения. неизменного и временного (выше 10 лет) хранения. Дела неизменного и длительного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позже чем через три года после их окончания в делопроизводстве.

эталон дизайна обложки дела неизменного хранения в министерстве сельского хозяйства русской федерации. (к примеру приказ утверждающий положение об отделе необходимо ли прикреплять само положение?) и как хранятся служебные записки? Форма обложки дела неизменного и временного (выше 10 лет) хранения.(наименование органа исполнительной власти и структурного подразделения).

Так же два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов. Под одним заголовком номенклатуры дел может быть сформировано несколько томов. Инфосайт.ру госты, эталоны, нормативы.

к примеру внутренняя опись приказов по основной деятельности том 1 будет первой, а том 2 будет 2-ая опись? На дела с приказами по личному составу можно составить внутреннюю опись для удобства использования. На отсутствующие документы, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов. Я так понимаю, тут речь идет об указании индекса дела по номенклатуре. Делопроизводство в структурном подразделении инспекции ведёт один из работников подразделения. На данных папках содержится с надпись на подпись, срочно и другое, а также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. поглядите эталон обложки дела с перепиской в статье.

Обложка дела постоянного хранения образец - Общая информация

А также, если возможно, дайте. пожалуйста, ссылку на нормативный документ, в котором описан такой вариант создания номенклатуры дел. В старые утвержденные описи исправления не вносятся. Скажите, пожалуйста, если я из папок-регистраторов убираю документы в большие архивные папки они значительно больше по объему обычных папок-регистраторов. нужно ли проставлять тома? Включаете это дело в годовой раздел описи за 2007 год всегда по первой дате. За несколько лет у нас масса таких пробелов, да и в канцелярии тоже самое по основной деятельности. Спасибо за ответы Здравствуйте! Но у них в госархиве всего один старый компьютер на целый отдел. В каких папках удобнее, т. Скажите, пожалуйста, у меня есть дело «Планы работ», я его разбила на 4 тома как мне указывать правильно на обложке дела крайние даты, ведь в плановых и отчетных документах указывается только год. Необходимо переплести их в твердую обложку? У нас в городе, например, при проведении обработки дел на обложке оставляется пустое место, затем во время передачи дел на госхранение заполняется при помощи штампов.

Тогда во внутренней описи указывают номера листов документов Васечкина, Петрова и т. После передачи дел в архив работник архива проверяет опись, при необходимости вносит изменения или дополнения. В каком виде описи дел должны хранится в архиве, в отдельной папке или как-то подкладываются к различным делам за год? На обложку заведенного дела выносятся следующие сведения: название организации; название структурного подразделения организации, в котором оно ; индекс дела по ; заголовок дела; срок хранения дела или надпись "Хранить постоянно" переносятся из номенклатуры дел. Просто посмотрите, как правильно оформляется обложка дела на представленном образце. Журнал ведения внутренних описей не ведется.

Кстати, крайними датами личного дела будут даты регистрации приказа о приеме и приказа об увольнении, хотя в деле будут документы с более ранней датой. При изменении наименования организации структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию в другое структурное подразделение на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации структурного подразделения заключается в скобки. Еще раз огромное спасибо за Вашу помощь. Подскажите как хранить в организации текущие договора с поставщиками,в отдельной папке на каждого поставщика или можно их группировать, например по алфавиту.

Хочу у Вас спросить. Независимо от того, одно это будет дело или 300, им присваивается один номенклатурный номер индекс с заголовком «Договоры с поставщиками на поставку продукции и документы к ним». Как нам оформлять внутреннюю опись? Впоследствии при отборе документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, придется полистно просматривать их. Если у меня все документы поместились в одно дело, я провела архивную обработку по всем правилам. Очень удобно, когда корешок обложки также содержит информацию, чтобы с легкостью можно было понять какая именно папка вам нужна из множества рядом находящихся на полке. Чтобы папка была тверже, надо подобрать более плотный картон. Так что главную книгу можно не подшивать и не нумеровать листы. На дела с личными карточками ф.

Листы я не нумеровала. Ведь все равно приходится тратить время на ее оформление при заведении дела. Здравствуйте, подскажите пожалуйста как правильно подшивать приказы по кадрам, нужно ли с ними подшивать заявления от работников например на увольнение? Если их подшивать обычным способом 4 прокола и т. Если Вы имеете в виду книгу бухгалтерского учета, Вам лучше обратиться к ФЗ «О бухгалтерском учете» и инструкциям по бухучету.

Как нам оформлять внутреннюю опись? Текст распорядительной части приказа зависит от того, какие документы передаются в архив постоянного, долговременного, временного сроков хранения. утверждена ли в организации инструкция по делопроизводству с разделом о сроках хранения документов в делопроизводстве и т. После составления описи дел во внутренней описи указывается номер дела: «Внутренняя опись документов ед. Правила по делопроизводству говорят только о необходимости указания цифрового обозначения дела. В каких папках удобнее, т. Понятно, что это не есть хорошо, получается хаос. Форма обложки дел постоянного и временного свыше 10 лет сроков хранения Смотрите также: Реклама: Copyright ©.

Архив документов

В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:

• документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;
• проектной документации по капитальному строительству — 20 лет;
• технологической и конструкторской документации — 20 лет;
• патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет:
• научной документации — 15 лет;
• кино- и фотодокументов — 5 лет;
• видео- и фотодокументов — 3 года.

В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный (муниципальный) архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России. Если организация своевременно не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный (муниципальный) архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

В каждой организации в течение года образуется определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив. Это дела с исполненными документами постоянного» временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Сдаются дела в архив через год после завершения их в делопроизводстве. Подготовка документов к передаче в архив проводится работниками службы ДОУ и секретарями структурных подразделений. Дела сдают в архив после того, как они полностью оформлены.

Оформление дел состоит из следующих операций:

• проверка правильности группировки документов в дела;
• брошюровка (подшивка);
• нумерация листов;
• составление заверителыюй надписи (листа-заверителя);
• составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
• внесение уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса, крайних дат дела, заголовка дела);
• составление и оформление описи дела.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

• не проводить систематизацию документов в деле;
• не нумеровать листы дела;
• не составлять заверительные надписи;
• не прошивать (не брошюровать).

Проверка правильности группировки документов в дела проводится для того, чтобы еще раз проверить соответствие документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам; по хронологии; по географическому признаку; по алфавиту корреспондентов и т.д.

Рис. 6.2. Форма листа-заверителя дел

При полном оформлении необходимо подшить или переплести дело. Предварительно из дела удаляются все металлические предметы: скрепки, булавки и т.п. Документы снимаются со скоросшивателя. Вслед за последним документом в дело вкладывается лист для заверителыюй записи» в начале дела, при необходимости, вкладывается лист или листы для внутренней описи (если есть, то отпечатанные бланки внутренней описи). Дело не должно превышать 250 листов. Если в течение года документов в деле отложилось больше, то их надо разделить на несколько томов.

Все документы подшиваются или переплетаются в твердую обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать их нужно на 4 прокола. Это обеспечит надежное скрепление всех документов.

Рис. 6.3. Форма внутренней описи документов дела

В делах длительных сроков хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки. Дела постоянного срока хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя же часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка, и через нее прошивается дело. Поскольку предполагается такое дело хранить вечно, то такая подшивка предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу.

При подшивке надо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться в скоросшивателе.

Все листы в делах постоянного и временного хранения для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются. Нумеруют листы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу только с лицевой стороны листа, не задевая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей запрещается. Лист большего формата, чем А4, подшивается за один край, разворачивается и нумеруется как один лист. Сложенный и подшитый за середину лист нумеруется как два листа. Иллюстрированные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. При создании нескольких томов одного дела каждое из них нумеруется самостоятельно.

Рис. 6.4. Форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Итоги нумерации фиксируют в доверительной записи на вшитом специально для нее последнем листе дела. Б ней указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов документов и отдельно через знак «+» число листов внутренней описи, литерные и пропущенные номера.

Заверительная запись подписывается лицом, ее составившим, с указанием должности, личной подписи, фамилии и даты составления. Составлять заверительиую надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Форма листа-заверителя дела установлена Основными правилами работы архивов организаций.

В случае, когда дело содержит особо ценные документы — в личных делах, делах о присуждении ученых степеней и присвоении

ученых званий, о выдаче авторских свидетельств и патентов, судебных и следственных делах и ряде других случаев составляются внутренние описи на документы дела.

Государственным стандартом Р 51141-98 закреплено такое определение внутренней описи: «Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов» 1 .

Внутренняя опись подшивается перед документами дела и содержит сведения о каждом из них. В итоговой записи внутренней описи указывается количество включенных в нее документов и количество листов самой описи.

При использовании автоматизированных систем регистрации документов внутренняя опись может создаваться и распечатываться автоматически на основе сведений, введенных в регистрационные карточки документов, помещенных в дело. После того, как документы подшиты, пронумерованы, составлена заверительная надпись и внутренняя опись документов дела, проводится дополнительное оформление обложки дел.

Оформление обложки дел производится в процессе заведения дел в делопроизводстве и выполняется в соответствии с требованиями государственного стандарта ГОСТ 17914-72. «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования». В момент заведения дела по номенклатуре дел ряд сведений уже был вынесен на обложку:

• наименование учреждения (организации) и его подчиненность;
• наименование структурного подразделения;
• делопроизводственный индекс дела;
• заголовок дела;
• срок хранения дела.

При подготовке дела к сдаче в архив эти реквизиты уточняются и дополняются. Например, на обложке проставляют:

• номер тома, если дело имеет несколько томов;
• крайние даты дела;
• количество листов в деле;
• номера фонда, описи и дела по описи.

Последний реквизит проставляется в архиве.

Рис. 6.5. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

Очень важно при оформлении обложки соблюдать определенные требования. Так, наименование организации пишется в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то па обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое пишется под ним.

Заголовок дела переносится на обложку в начале года из номенклатуры дел. Но после анализа содержания документов может потребоваться внесение некоторых уточнений в заголовок. При возникновении такой необходимости следует внести дополнение в номенклатуру дел и на обложку выносить заголовок и индекс в соответствии с этим дополнением. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, документы и т.д.) или вид документов (протоколы, приказы, отчеты, акты). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов. Возможно формирование в одном деле документов нескольких авторов или корреспондентов, если они относятся к одному вопросу. Подлинность документов в заголовках не указывается, но наличие копийных документов оговаривается. На обложке дела в обязательном порядке указываются даты самых ранних и поздних документов и срок хранения дела. На делах с документами постоянного хранения указывается «хранить постоянно», на других — конкретный срок хранения в соответствии с перечнем.

При указании количества листов листы внутренней описи и заверительной записи не учитываются.

На все дела постоянного и долговременного сроков хранения составляется опись. Опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись служит основным учетным справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. В отдельных случаях в зависимости от специфики организации описи могут составляться на определенные категории дел (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Дела располагаются в описи по степени значимости. Например, последовательность может быть такой: устав предприятия, протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров, приказы директора по основной деятельности, годовые планы и т.д. Описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы делопроизводства.

Рис. 6.6. Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

Опись состоит из годовых разделов. Годовые разделы составляются по установленной форме. Сведения по каждому делу, включенному в опись, называются описательной статьей. В нее входят:

• порядковый номер дела (тома) по описи;
• индекс дела (тома);
• заголовок дела (тома);
• даты дела (тома);
• число листов в деле (томе);
• срок хранения (для дел, хранящихся свыше 10 лет);
• примечание.

Каждое дело в описи имеет самостоятельный порядковый номер.

Если дело состоит из нескольких томов, каждый том имеет свой номер. Располагает дела в описи по порядку архив организации. Он же присваивает номера описи структурного подразделения.

При передаче в архив дел за несколько лет их необходимо систематизировать. Обычный порядок систематизации дел в организации — хронологически-структурный. Это означает, что, во-первых, дела систематизируют по годам. Во-вторых, дела систематизируют по названиям структурных подразделений, в которых они хранятся. Все дела постоянного срока хранения за год располагаются по степени важности. Обычно это соответствует порядку расположения структурных подразделений и заголовков дел в номенклатуре дел.

Рис. 6.7. Форма итоговой записи и заверительной подписи

Таким образом, получается стройный перечень всех дел одного срока хранения за один год. Для удобства поиска наименования структурного подразделения могут быть указаны в описи перед первым делом соответствующего структурного подразделения.

В организациях, где количество дел, образующихся в год, невелико, нецелесообразно каждый год составлять новую опись. Возможна подготовка одной описи, включающей дела за несколько лет.

Рис. 6.8. Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу

Рис. 6.9. Форма описи электронных документов постоянного срока хранения

В таких организациях ежегодно составляется годовой раздел описи с продолжающейся нумерацией дел. Каждый из годовых разделов описи начинается с указания соответствующего года, и далее дела располагаются в соответствии с принятой структурой.

Каждая опись имеет свой номер. Обычно опись на дела постоянного хранения имеет 1, на дела со сроком хранения более 10 лет- N& 2, на дела по личному составу — № 3 с добавлением буквенного индекса «л/с».

Заканчивается опись итоговой записью. В ней указывается цифрами и прописью количество включенных в опись дел, первый и последний номера дела по описи, оговариваются особенности нумерации (литерные и пропущенные номера). Опись должна быть подписана составителем с указанием его должности и расшифровки фамилии. Проставляется дата составления описи.

Кроме описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения кадровые службы организаций ежегодно должны составлять описи на дела по личному составу. Документы по личному составу имеют особое социальное значение — они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений. В целях предотвращения утери этих документов большая часть документов по личному составу уволенных работников сдается в архив и хранится 75 лет.

В связи с развитием компьютерных технологий, увеличением объема документов на электронных носителях у организаций возникает необходимость в хранении аудиовизуальной и электронной документации. В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД составляются описи электронных документов постоянного срока хранения. Электронные документы включаются в самостоятельные описи.

Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел. Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Один экземпляр остается в соответствующем структурном подразделении, второй экземпляр описи передается в службу ДОУ, третий в архив организации. Четвертый экземпляр направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Организации, не сдающие документы в государственные архивы, составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в трех экземплярах.

На дела временного срока хранения описи не составляются» их заменяет номенклатура дел, где напротив каждого заголовка проставляется отметка о сроке хранения.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

Правоведение