Скачать образец отчета аудитора

Проведение аудиторской проверки означает, что уполномоченное лицо или организация должна высказать в письменном виде свое профессиональное мнение о достоверности данных по бухгалтерской или финансовой отчетности, соответствует ли финансовое положение организации действительности.

После проведение полного осмотра отчетности уполномоченным лицом или организацией составляется письменный в установленной форме отчет с выражением мнения аудитора.

Такой отчет необходим чтобы показать учредителям, руководству и так далее все ошибки или недоточеты, если такие имеются, а также такой отчет будет хорошо показывать ситуацию организации внешним пользователям.

Основные правила составления отчета аудитора

Сам отчет уполномоченного лица или организации должен состоять из трех частей: должен быть титульный лист, оглавление и описательная часть.

К какому бы виду не относилось данное заключение, в нем в обязательном порядке должна отражаться конкретная информация по проверке.

К данной информации относится:

1. название соответствующего письменного документа;
2. указывается местоположение лица или организации, которому сответствующее заключение будет направленно;
3. прописывается вся информация об уполномоченном лице или организации, которая проводила проверку на данном предприятии то есть прописывается его имя, фамилия, отчество или если это организация, то ее название место положения, а также прописываются реквизиты письменных свидетельств, которые могут подтвердить то факт что у данного лица или организации есть полномочия на осуществление данной проверки;
4. прописывается вся информация об проверяемом лице или организации, на которой проводилась проверка, то есть прописывается его имя, фамилия, отчество или если это организация, то ее название место положения;
5. прописывается введение или вводная часть, в которой содержится информация о документах, которые подвергались письменной проверки, а также прописывается период, в течении которого соответствующая организация или лицо проводило проверку;
6. пишется основная или описательная часть, в которой указываются размеры проводимой проверки и делается ссылка на то, что проверка была совершена в соответствии с правовыми свидетельствами;
7. в конце пишется заключительная часть, в которой будет прописано мнение проверяющего лица и даны соответствующие рекомендации;
8. в конце письменного заключения пишется число его составления;
9. ставится личная подпись проверяющего уполномоченного лица, с его фамилией и инициалами.

Ниже расположен типовой бланк и образец отчета аудитора вариант которого можно скачать бесплатно.

Типовая форма и пример отчета аудитора

Как провести аудит кадрового делопроизводства

1. Нет, не существует. Кадровый аудит – это масштабная процедура, в ходе которой оцениваются все составляющие процесса управления персоналом, кадровый потенциал компании, анализируется эффективность системы управления кадрами. Один из этапов этого процесса – аудит кадрового делопроизводства. Но это практическое понятие, в законодательстве оно не содержится, поскольку в настоящее время отсутствуют какие-либо законодательные акты, посвященные кадровому аудиту.

2. Нет, четких требований не установлено. Если проверка проводится силами организации, в проведении кадрового аудита в составе комиссии могут участвовать, например, юрист, заместитель главного бухгалтера, начальник отдела кадров, но особых требований к квалификации проверяющих законодательство не устанавливает. При этом в организации локальными актами они могут быть установлены.

3. Если кадровый аудит проводит сторонняя организация, то для подтверждения расходов на него достаточно договора возмездного оказания услуг, актов оказанных услуг или отчетов об оказанных услугах с подробным описанием оказанных услуг и их объема, а также счетов на оплату данных услуг.

После проведения кадрового аудита комиссия составляет отчет о текущем состоянии кадрового делопроизводства, анализирует, достигнуты ли цели проверки, фиксирует выявленные недостатки, прописывает меры, которые следует предпринять, делает выводы. Форма отчета свободная.

Из статьи журнала «Кадровое дело» № 5, Май 2007

Аудит кадрового делопроизводства своими силами

Этапы проведения кадрового аудита в организации: определение пакета необходимых документов, ревизия журналов регистрации, сверка документов, проверка кадровой документации, оформление отчетов по кадровому аудиту.

Все специалисты по персоналу понимают: в кадровых бумагах должен царить идеальный порядок. В этом случае и проверяющего инспектора не страшно принять, и в трудовом споре с сотрудником отстоять свою позицию легче. Но далеко не всегда все получается идеально, да и как понять, нет ли ошибок в работе на самом деле? В этом поможет кадровый аудит. Давайте разберемся, что такое кадровый аудит, в каких ситуациях он проводится, из каких этапов состоит и как его можно провести собственными силами.

Кадровый аудит – это масштабная процедура, в ходе которой оцениваются все составляющие процесса управления персоналом, кадровый потенциал компании, анализируется эффективность системы управления кадрами. Один из этапов этого процесса – аудит кадрового делопроизводства. Необходимость этого мероприятия в компании возникает в следующих случаях:

• при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (приувольненииили переводе на другую должность, в другое подразделение, филиал);
• при вручении трудовой инспекцией предписания о предстоящей плановой проверке;
• при угрозе проверки послеувольненияобиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии,увольнениепо инициативе работодателя);
• при смене руководства организации;
• при приведении кадровой документации в соответствие с действующим законодательством после произошедших в нем изменений.

Конечно, кадровый аудит можно поручить компании-провайдеру, оказывающей подобные услуги. Специально обученные люди проведут вам комплексную проверку по наработанной методике и представят отчет по результатам работы. В отчете укажут выявленные нарушения, их возможные последствия и дадут рекомендации по устранению ошибок. Однако цена на услуги аудита довольно высока. Кроме того, не все руководители согласны доверить работу со сведениями о работниках компании сторонней организации.

Можно провести проверку собственными силами. В этом случае нужно издать приказ о проведении кадрового аудита в организации, определить цели и задачи данного мероприятия, сформировать соответствующую комиссию (например, в составе юриста, заместителя главного бухгалтера, начальника отдела кадров), определить сроки проверки. Рассмотрим основные этапы проведения аудита кадрового делопроизводства в организации.

I. Определение пакета необходимых документов

Каждый работодатель должен, используя законодательную базу[1], создавать локальные нормативные акты под свою организацию. Принимая локальные нормативные акты, работодатель создает внутреннюю правовую базу, которая отражает условия труда, созданные для работников именно в данной организации.

Прежде всего необходимо составить список документов, которые обязательно должны быть в кадровой службе. Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе. Например, обязательность трудовых договоров предусмотрена статьями 56 и 67, трудовых книжек – статьей 66, правил внутреннего трудового распорядка – статьей 189, графика отпусков – статьей 123.

О многих локальных нормативных актах в Трудовом кодексе говорится косвенно (например,штатное расписаниеупоминается в статьях 15, 57 ТК РФ). Однако это не говорит о том, что иметь их в кадровой службе не нужно. Помимо Трудового кодекса необходимость многих документов закреплена в других нормативных актах, например, о Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним упоминается в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225[2].

Некоторые документы носят рекомендательный характер, например, унифицированные формы кадровых приказов. Но, несмотря на это, кадровую документацию необходимо вести именно по унифицированным формам, так как многие из них поступают в бухгалтерию организации (например, для начисления зарплаты) и в этом случае уже можно говорить об обязательности этих документов[3].

Не надо забывать, что работодатель сейчас обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, еще до подписаниятрудового договора(ст. 22, 68 ТК РФ). Поэтому нужно разработать лист ознакомления с этими документами либо завести журнал ознакомления.

Помимо вышеназванной документации есть документы, которые становятся обязательными при определенных условиях (см. таблицу).

ХАРАКТЕРИСТИКА ДОКУМЕНТОВ, ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ В РАБОТЕ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

Правила внутреннего трудового распорядка, положение о защите персональных данных работников, инструкции по охране труда, трудовые договоры

Эти локальные нормативные документы должны быть у любого работодателя. Составляются в произвольной форме. Особенностью содержания всех локальных документов является наличие в них условий, которые не могут ухудшать положения работников по сравнению с условиями, установленными Трудовым кодексом и иными нормативными правовыми актами

Штатное расписание, график отпусков, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу (прием, перевод, предоставление отпуска,увольнение, направление в командировку, поощрение работника), личная карточка № Т-2, табель учетарабочего времени

Наличие этих документов обязательно. Учет труда и заработной платы основывается на первичной учетной документации, которая ведется по унифицированным формам (кроме приказов по основной деятельности). Данные формы применяются в организациях независимо от формы собственности

Трудовая книжка, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, журнал учета прохождения инструктажа по охране труда, журнал учета мероприятий по контролю

Ведутся обязательно с использованием установленных образцов

ДОКУМЕНТЫ, КОТОРЫЕ МОГУТ СТАТЬ ОБЯЗАТЕЛЬНЫМИ

Таблица наглядно покажет, какие локальные нормативные акты требуют доработки, а какие нужно создать вновь. Теперь предстоит не только разработать юридически корректные документы, но и правильно их утвердить и ввести в действие[4].

Рассмотрим, как поступить в ситуации, когда Правила внутреннего трудового распорядка устарели и требуют корректировки. Есть два варианта:

• издать новую редакцию ПВТР;
• создать приложение с внесением дополнений и изменений к действующей редакции ПВТР.

В обоих случаях алгоритм утверждения такой же, как и при первичном создании и утверждении этого локального нормативногоакта.

Этап 1. Составляются проект ПВТР и обоснование к нему, которые направляются выборному органу первичной профсоюзной организации (если в организации профсоюзной организации нет, представлять интересы всех работников может иной представитель (представительный орган), избранный из числа работников (ст. 31 ТК РФ)).

Этап 2. Не позднее пяти рабочих дней профсоюз направляет работодателю мотивированное мнение по проекту (в письменной форме).

Этап 3а. Если представительный орган работников согласен с проектом ПВТР, Правила утверждаются работодателем.

Этап 3б. Если представительный орган работников не согласен с проектом ПВТР или имеет предложения по его совершенствованию, работодатель рассматривает предлагаемые изменения. Работодатель может либо согласиться с изменениями, либо в течение трех дней после получения мотивированного мнения обсудить с представителями профсоюза проект ПВТР с целью прийти к обоюдному решению. Если соглашение не достигнуто, все разногласия оформляются протоколом и работодатель может вводить в действие ПВТР[5].

Этап 4. С принятыми и утвержденными ПВТР знакомят всех работников под роспись, размещают в доступных местах для более детального их изучения.

Обязательно ознакомьте каждого работника с новой редакцией всех локальных нормативных актов, даже если в личном деле есть лист ознакомления с предыдущим вариантом этих документов. Получить подтверждение можно, например, в такой форме:

«С Правилами внутреннего трудового распорядка, утвержденными 30.03.2007, ознакомлен.

Сидорчук О.Д. Сидорчук
02.04.2007»

III. Проверка кадровой документации

Итак, мы определили, каких документов в отделе кадров пока нет, но они должны появиться, какие следует доработать, какие можно оставить без изменения. Теперь важно обратить внимание на качество документов, правильность их составления с точки зрения кадрового делопроизводства, юридическую грамотность.

Просматривая распорядительные документы, нужно проверить, чтобы приказы по основной деятельности хранились отдельно от приказов по личному составу. Также проверьте, насколько правильно оформлены приказы о назначении на новую должность руководителей (генерального директора, директоров структурных подразделений, главного бухгалтера, начальника производства и т. д.).

Все кадровые документы имеют различные сроки хранения, поэтому документы после исполнения должны формироваться вдела[6] в соответствии сноменклатурой дел[7] (внутриделадокументы тоже систематизируют по определенным признакам), это позволяет хранить документы, обеспечивать сохранность, систематизацию, учет документов, оперативно находить необходимый документ, осуществлять быструю передачу дел на архивное хранение. Приформировании делнужно сразу проверять правильность оформления документов – наличие визы согласования, подписей, регистрационных номеров, отметки работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении.

Особое внимание следует уделить порядку ведения трудовых книжек. Прежде всего нужно проверить наличие заверенной копии приказа по основной деятельности о назначении ответственного по ведению трудовых книжек. Проводя ревизию трудовых книжек и вкладышей к ним, надо убедиться, что все они зарегистрированы в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, все книжки есть в наличии и все записи в них внесены (на основании соответствующих приказов). В личных карточках работников должны быть продублированы записи из трудовых книжек (вкладышей) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу иувольнении, а рядом стоять подписи работника в том, что он с этими записями ознакомлен. Трудовые книжки и вкладыши к ним должны храниться все вместе в несгораемом сейфе. Работа с трудовыми книжками должна вестись в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек[8] и Инструкцией по заполнению трудовых книжек[9].

IV. Оформление отчетов по кадровому аудиту

В заключение комиссия по проведению кадрового аудита составляет отчет о текущем состоянии кадрового делопроизводства, анализирует, достигнуты ли цели проверки, фиксирует выявленные недостатки, прописывает меры, которые следует предпринять, делает выводы.

В случае передачи дел по кадровому делопроизводству от одного лица другому комиссия дополнительно составляетакто приеме-передаче дел. Вактефиксируется, какие документы были проверены, какие обнаружены несоответствия и недочеты, составляется опись передаваемых дел. Кактуприлагаются перечень трудовых книжек (указывается фамилия, имя, отчество владельца, а также серия, номертрудовой книжкии вкладыша), перечень личных дел работников, журналов по учету кадров и т. д.

Таким образом, мы рассмотрели алгоритм проведения очень важной и ответственной процедуры – аудита кадрового делопроизводства. В дальнейшем мы будем продолжать разбирать многие аспекты, касающиеся организации работы кадровой службы. В частности, в ближайших номерах более подробно поговорим о том, как провести процедуру приема-передачи дел и грамотно составить соответствующийакт.

[1] Нормативные правовые акты трудового права и акты, содержащие нормы трудового права, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ, нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти и др. Более подробно о том, какими документами необходимо руководствоваться в работе кадровой службы, читайте в № 12, 2005 на стр. 32 и на сайте www.kdelo.ru в разделе «Правовая база».

[2] Полный перечень документов, обязательных в работе кадровой службы, см. в таблице.

[3] Более подробно о том, почему необходимо вести кадровую документацию по унифицированным формам, читайте в № 6, 2006.

[4] Более подробно о том, что нужно сделать, чтобы утвердить документ, см. № 3, 2006.

[5] Представительный орган работников может подать жалобу (заявление) в Государственную инспекцию труда или суд с требованием отмены этого локальногоакта. Государственная инспекция труда в течение месяца проводит проверку и в случае выявления нарушений выдает работодателю предписание (обязательное для исполнения) об отмене этого локального нормативногоакта.

[6] Более подробно оформировании делчитайте в № 8, 2006.

[7] Более подробно ономенклатуре делчитайте в № 3–4, 2006.

[8] Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

[9] Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

начальник отдела кадрового учета группы компаний «Белая Дача»

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.

Как провести аудит кадровой документации своими силами

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2012, N 5

КАК ПРОВЕСТИ АУДИТ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ СВОИМИ СИЛАМИ

В данной статье подробно рассмотрен порядок проведения аудита кадровой документации своими силами, что позволит с максимальной точностью выявить пробелы в ведении кадрового делопроизводства, степень соответствия действующему законодательству и найти новые кадровые решения.

Постановка и ведение кадрового делопроизводства являются обязательным направлением работы любой компании, но зачастую работодатель не уделяет этому особого внимания. Многие руководители уже столкнулись с последствиями такого отношения: проверки трудовой инспекцией, приостановка деятельности организаций, дисквалификация, судебные тяжбы, штраф. А ведь проблема решается достаточно просто: необходимо лишь профессионально, грамотно и компетентно вести документацию, соблюдая основные требования законодательства Российской Федерации.

С необходимостью проведения аудита кадровой документации мы можем столкнуться на разных этапах работы в компании, наиболее часто это обусловлено сменой кадровика и проводится в рамках процедуры приема-передачи дел кадровой службы.

Кроме того, целями аудита могут являться:

- возможность приведения количества документов по кадровому делопроизводству к минимальному;

- сокращение трудовых и материальных затрат на постановку и ведение кадрового делопроизводства;

- обеспечение четкого соблюдения требований трудового законодательства;

- повышение вероятности успешного прохождения проверок со стороны Государственной инспекции труда;

- ликвидация материальных и других видов потерь при возникновении трудовых споров и т. д.

Поскольку преимущества периодического проведения аудита кадровой документации очевидны, некоторые организации прибегают к достаточно дорогостоящим услугам консалтинговых компаний, кроме того, не все руководители готовы доверить столь конфиденциальную информацию сторонним организациям. Поэтому, на мой взгляд, вопрос проведения аудита кадровой документации своими силами является актуальным для многих кадровиков.

Итак, с чего же начать? Прежде всего, необходимо издать соответствующий приказ, обозначить цели (например, определение текущего состояния кадровой документации и оптимизация кадрового делопроизводства), сроки (как правило, от 2 недель до нескольких месяцев) и состав комиссии (3 - 5 человек, обычно сюда входят представители бухгалтерии, юридического отдела, службы охраны труда и т. д. - в зависимости от организационной структуры предприятия).

Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов

Далее необходимо проанализировать, какие документы являются обязательными, ведь именно их отсутствие влечет ответственность для работодателя. Результаты такого анализа приведены в табл. 1. При оформлении документов необходимо опираться на нормативные акты. Чаще всего используется в работе Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее - Альбом N 1). При определении сроков хранения кадровики используют Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Министерством культуры РФ 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень). При проверках лучше знать свои права, которые указаны в Федеральном законе от 26.12.2008 N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" (ред. от 18.07.2011, далее - Закон N 294-ФЗ). Важными, часто использующимися в работе кадровой службы документами также являются Постановление Правительства от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (ред. от 19.05.2008, далее - Постановление N 225) и Постановление Министерства труда и социального развития от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (далее - Постановление N 69).

Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов

¦ ¦ Составление плана по ¦

¦ ¦ Составление отчета о ¦

Локальные нормативные акты

Таким образом, в любой организации должно быть как минимум пять обязательных локальных нормативных актов:

1. Штатное расписание (ст. ст. 15, 57 ТК РФ).

2. Положение об оплате труда (или иной документ, устанавливающий систему оплаты труда) (ст. 135 ТК РФ).

3. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 189, 190 ТК РФ).

4. График отпусков (ст. 123 ТК РФ).

5. Положение о защите персональных данных (или иной документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных) (гл. 14 ТК РФ).

Опыт судебной практики показывает, что наиболее распространенным правонарушением в области трудового законодательства является отсутствие в организациях и у индивидуальных предпринимателей локальных нормативных актов либо в них присутствуют пункты, ухудшающие положение работников вопреки действующему законодательству. Содержание подобных пунктов может быть самым разным - например, о том, что сотрудница должна уведомить работодателя о своей беременности в течение суток с момента выявления данного факта, запрещение работнику в свободное от основной работы время заключать трудовой договор с другим работодателем или включение ИНН в список обязательных документов при приеме на работу.

Помимо вышеперечисленного перечня, существуют другие документы, которые являются обязательными для некоторых организаций в силу специфики их деятельности. Например, график сменности, перечень должностей с ненормированным рабочим днем, коллективный договор, договор о полной материальной ответственности, положение о коммерческой тайне и др.

Особенно внимательно необходимо отнестись к должностным инструкциям. С одной стороны, они не относятся к обязательным документам, а с другой, согласно ст. 57 ТК РФ обязательным условием трудового договора является трудовая функция. Следовательно, необходимо либо прописать должностные обязанности работника непосредственно в тексте трудового договора, либо как следует продумать должностную инструкцию. Некоторые работодатели считают, что лучше должностную инструкцию оформлять в качестве приложения к трудовому договору, которое будет являться его неотъемлемой частью. Это не запрещено, хотя надо представлять себе, что изменить трудовой договор сложнее, чем должностную инструкцию, а если она является приложением, то изменение должностной инструкции будет одновременно изменением трудового договора.

В ходе аудита кадровых документов необходимо проверить их наличие, правильность оформления, а также соответствие содержания требованиям законодательства.

Ниже приведена структура отчета по аудиту кадровой документации с примерами наиболее часто встречающихся нарушений и рекомендациями по их устранению.

по аудиту кадровой документации в компании

Первоочередные задачи по исправлению нарушений, которые по возможным последствиям и санкциям носят наиболее тяжелый характер (табл. 3).

Соотнесение нарушений и уровня ответственности за них

¦ N ¦ Нарушение ¦ Что нарушили ¦ Оценка рисков при продолжении ¦

¦п/п¦ ¦ ¦ данного нарушения ¦

¦ 1 ¦Выплата ¦ТК РФ, ¦Со стороны государственных органов ¦

¦ ¦заработной платы ¦ст. ст. 136, ¦либо в процессе трудового конфликта¦

¦ ¦один раз в месяц ¦236 ¦работодателю будет предъявлено ¦

¦ ¦без выплаты ¦ ¦обязательное требование выплатить ¦

¦ ¦компенсации ¦ ¦компенсацию за задержку заработной ¦

¦ ¦согласно ст. 236 ¦ ¦платы всем работникам с 2002 г. (с ¦

¦ ¦ТК РФ ¦ ¦момента вступления в действие ТК ¦

¦ ¦ ¦ ¦РФ). При этом за задержку выплат ¦

¦ ¦ ¦ ¦более 2 месяцев предусмотрена ¦

¦ ¦ ¦ ¦ответственность вплоть до уголовной¦

¦ 2 ¦Внутренние ¦ТК РФ, ¦Согласно ст. 8 ТК РФ локальные ¦

¦ ¦локальные ¦ст. ст. 136, ¦нормативные акты, принятые без ¦

¦ ¦нормативные акты ¦135, 190 ¦соблюдения установленного ст. 372 ¦

¦ ¦утверждены с ¦ ¦настоящего Кодекса порядка, учета ¦

¦ ¦нарушением ¦ ¦мнения представительного органа ¦

¦ ¦установленной в ¦ ¦работников, не подлежат применению.¦

¦ ¦трудовом ¦ ¦То есть применяемые локальные ¦

¦ ¦законодательстве ¦ ¦нормативные акты являются ¦

¦ ¦процедуры, т. е. ¦ ¦недействительными, что лишает ¦

¦ ¦без учета мнения ¦ ¦работодателя возможности применять ¦

Результаты аудита кадровой документации. В табл. 4 проанализировано, какие могут наступить санкции за выявленные нарушения в оформлении документов и процедур, сразу же даны рекомендации по исправлению этих нарушений.

Нарушения в оформлении документов

Постановление
N 69, п. 3.1
и бланк
трудовой
книжки

1. Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до 50 тыс.
руб.
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток -
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Записи, внесенные
в раздел, не
предназначенный для
таких сведений,
могут быть не
засчитаны работнику
в трудовой стаж. При
судебном
разбирательстве
ответственность за
это будет нести
организация,
допустившая такое
нарушение

Исправить, оформив
вкладыш в трудовую
книжку и перенеся
в него записи,
ошибочно внесенные
в данный раздел

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Журнал оформлен с
нарушением
установленных
требований (не
пронумерован и не
скреплен
сургучной печатью
или не
опломбирован)

Постановление
N 225, п. 41

1. Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до
50 тыс. руб.
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток -
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок.
3. Журнал, не
оформленный
соответствующим
образом, не может
служить
доказательством
соблюдения процедуры
приема и выдачи
трудовой книжки на
руки сотруднику.
4. Возможны проблемы
при передаче журнала
в архив

Оформить в
соответствии с
требованиями
законодательства

Альбом N 1.
ТК РФ,
ст. 84.1

1. Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до
50 тыс. руб.
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток -
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок.
3. Запись, внесенная
на основании приказа
в трудовую книжку,
не соответствует
формально тексту
приказа, что в
случае конфликта с
работником может
быть трактовано не в
пользу работодателя

Указывать в
дальнейшем

Приказы о вынесении дисциплинарного взыскания

Используется не
установленный ТК
РФ вид
дисциплинарного
взыскания в виде
штрафа

1. Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до 50 тыс.
руб.
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток -
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок.
3. Снятие данного
дисциплинарного
взыскания в связи с
его незаконностью

Пересмотреть
вопрос о
дисциплинарном
взыскании

Аудит кадрового делопроизводства своими силами

Все специалисты по персоналу понимают: в кадровых бумагах должен царить идеальный порядок. В этом случае и проверяющего инспектора не страшно принять, и в трудовом споре с сотрудником отстоять свою позицию легче. Но далеко не всегда все получается идеально, да и как понять, нет ли ошибок в работе на самом деле? В этом поможет кадровый аудит. Давайте разберемся, что такое кадровый аудит, в каких ситуациях он проводится, из каких этапов состоит и как его можно провести собственными силами.

Все специалисты по персоналу понимают: в кадровых бумагах должен царить идеальный порядок. В этом случае и проверяющего инспектора не страшно принять, и в трудовом споре с сотрудником отстоять свою позицию легче. Но далеко не всегда все получается идеально, да и как понять, нет ли ошибок в работе на самом деле? В этом поможет кадровый аудит. Давайте разберемся, что такое кадровый аудит, в каких ситуациях он проводится, из каких этапов состоит и как его можно провести собственными силами.

Кадровый аудит – это масштабная процедура, в ходе которой оцениваются все составляющие процесса управления персоналом, кадровый потенциал компании, анализируется эффективность системы управления кадрами. Один из этапов этого процесса – аудит кадрового делопроизводства. Необходимость этого мероприятия в компании возникает в следующих случаях:

• при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (при увольнении или переводе на другую должность, в другое подразделение, филиал);
• при вручении трудовой инспекцией предписания о предстоящей плановой проверке;
• при угрозе проверки после увольнения обиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя);
• при смене руководства организации;
• при приведении кадровой документации в соответствие с действующим законодательством после произошедших в нем изменений.

Конечно, кадровый аудит можно поручить компании-провайдеру, оказывающей подобные услуги. Специально обученные люди проведут вам комплексную проверку по наработанной методике и представят отчет по результатам работы. В отчете укажут выявленные нарушения, их возможные последствия и дадут рекомендации по устранению ошибок. Однако цена на услуги аудита довольно высока. Кроме того, не все руководители согласны доверить работу со сведениями о работниках компании сторонней организации.

Можно провести проверку собственными силами. В этом случае нужно издать приказ о проведении кадрового аудита в организации, определить цели и задачи данного мероприятия, сформировать соответствующую комиссию (например, в составе юриста, заместителя главного бухгалтера, начальника отдела кадров), определить сроки проверки. Рассмотрим основные этапы проведения аудита кадрового делопроизводства в организации.

Каждый работодатель должен, используя законодательную базу[1], создавать локальные нормативные акты под свою организацию. Принимая локальные нормативные акты, работодатель создает внутреннюю правовую базу, которая отражает условия труда, созданные для работников именно в данной организации.

Прежде всего необходимо составить список документов, которые обязательно должны быть в кадровой службе. Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе. Например, обязательность трудовых договоров предусмотрена статьями 56 и 67, трудовых книжек – статьей 66, правил внутреннего трудового распорядка – статьей 189, графика отпусков – статьей 123.

О многих локальных нормативных актах в Трудовом кодексе говорится косвенно (например, штатное расписание упоминается в статьях 15, 57 ТК РФ). Однако это не говорит о том, что иметь их в кадровой службе не нужно. Помимо Трудового кодекса необходимость многих документов закреплена в других нормативных актах, например, о Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним упоминается в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225[2].

Некоторые документы носят рекомендательный характер, например, унифицированные формы приказов по кадрам. Но, несмотря на это, кадровую документацию необходимо вести именно по унифицированным формам, так как многие из них поступают в бухгалтерию организации (например, для начисления зарплаты) и в этом случае уже можно говорить об обязательности этих документов[3].

Не надо забывать, что работодатель сейчас обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, еще до подписания трудового договора (ст. 22, 68 ТК РФ). Поэтому нужно разработать лист ознакомления с этими документами либо завести журнал ознакомления.

Помимо вышеназванной документации есть документы, которые становятся обязательными при определенных условиях (см. таблицу).

Таблица наглядно покажет, какие локальные нормативные акты требуют доработки, а какие нужно создать вновь. Теперь предстоит не только разработать юридически корректные документы, но и правильно их утвердить и ввести в действие[4].

Рассмотрим, как поступить в ситуации, когда Правила внутреннего трудового распорядка устарели и требуют корректировки. Есть два варианта:

• издать новую редакцию ПВТР;
• создать приложение с внесением дополнений и изменений к действующей редакции ПВТР.

В обоих случаях алгоритм утверждения такой же, как и при первичном создании и утверждении этого локального нормативного акта .

Этап 1. Составляются проект ПВТР и обоснование к нему, которые направляются выборному органу первичной профсоюзной организации (если в организации профсоюзной организации нет, представлять интересы всех работников может иной представитель (представительный орган), избранный из числа работников (ст. 31 ТК РФ)).

Этап 2. Не позднее пяти рабочих дней профсоюз направляет работодателю мотивированное мнение по проекту (в письменной форме).

Этап 3а. Если представительный орган работников согласен с проектом ПВТР, Правила утверждаются работодателем.

Этап 3б. Если представительный орган работников не согласен с проектом ПВТР или имеет предложения по его совершенствованию, работодатель рассматривает предлагаемые изменения. Работодатель может либо согласиться с изменениями, либо в течение трех дней после получения мотивированного мнения обсудить с представителями профсоюза проект ПВТР с целью прийти к обоюдному решению. Если соглашение не достигнуто, все разногласия оформляются протоколом и работодатель может вводить в действие ПВТР[5].

Этап 4. С принятыми и утвержденными ПВТР знакомят всех работников под роспись, размещают в доступных местах для более детального их изучения.

Обязательно ознакомьте каждого работника с новой редакцией всех локальных нормативных актов. даже если в личном деле есть лист ознакомления с предыдущим вариантом этих документов. Получить подтверждение можно, например, в такой форме:

«С Правилами внутреннего трудового распорядка, утвержденными 30.03.2007, ознакомлен.

Сидорчук О.Д. Сидорчук
02.04.2007»

Итак, мы определили, каких документов в отделе кадров пока нет, но они должны появиться, какие следует доработать, какие можно оставить без изменения. Теперь важно обратить внимание на качество документов, правильность их составления с точки зрения кадрового делопроизводства, юридическую грамотность.

Просматривая распорядительные документы, нужно проверить, чтобы приказы по основной деятельности хранились отдельно от приказов по личному составу. Также проверьте, насколько правильно оформлены приказы о назначении на новую должность руководителей (генерального директора, директоров структурных подразделений, главного бухгалтера, начальника производства и т. д.).

Все кадровые документы имеют различные сроки хранения, поэтому документы после исполнения должны формироваться в дела [6] в соответствии с номенклатурой дел [7] (внутри дела документы тоже систематизируют по определенным признакам), это позволяет хранить документы, обеспечивать сохранность, систематизацию, учет документов, оперативно находить необходимый документ, осуществлять быструю передачу дел на архивное хранение. При формировании дел нужно сразу проверять правильность оформления документов – наличие визы согласования, подписей, регистрационных номеров, отметки работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении.

Особое внимание следует уделить порядку ведения трудовых книжек. Прежде всего нужно проверить наличие заверенной копии приказа по основной деятельности о назначении ответственного по ведению трудовых книжек. Проводя ревизию трудовых книжек и вкладышей к ним, надо убедиться, что все они зарегистрированы в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, все книжки есть в наличии и все записи в них внесены (на основании соответствующих приказов). В личных карточках работников должны быть продублированы записи из трудовых книжек (вкладышей) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении. а рядом стоять подписи работника в том, что он с этими записями ознакомлен. Трудовые книжки и вкладыши к ним должны храниться все вместе в несгораемом сейфе. Работа с трудовыми книжками должна вестись в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек[8] и Инструкцией по заполнению трудовых книжек[9].

В заключение комиссия по проведению кадрового аудита составляет отчет о текущем состоянии кадрового делопроизводства, анализирует, достигнуты ли цели проверки, фиксирует выявленные недостатки, прописывает меры, которые следует предпринять, делает выводы.

В случае передачи дел по кадровому делопроизводству от одного лица другому комиссия дополнительно составляет акт о приеме-передаче дел. В акте фиксируется, какие документы были проверены, какие обнаружены несоответствия и недочеты, составляется опись передаваемых дел. К акту прилагаются перечень трудовых книжек (указывается фамилия, имя, отчество владельца, а также серия, номер трудовой книжки и вкладыша), перечень личных дел работников, журналов по учету кадров и т. д.

Таким образом, мы рассмотрели алгоритм проведения очень важной и ответственной процедуры – аудита кадрового делопроизводства. В дальнейшем мы будем продолжать разбирать многие аспекты, касающиеся организации работы кадровой службы. В частности, в ближайших номерах более подробно поговорим о том, как провести процедуру приема-передачи дел и грамотно составить соответствующий акт .

[1] Нормативные правовые акты трудового права и акты, содержащие нормы трудового права, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ, нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти и др. Более подробно о том, какими документами необходимо руководствоваться в работе кадровой службы, читайте в № 12, 2005 на стр. 32 и на сайте www.kdelo.ru в разделе «Правовая база».

[2] Полный перечень документов, обязательных в работе кадровой службы, см. в таблице.

[3] Более подробно о том, почему необходимо вести кадровую документацию по унифицированным формам, читайте в № 6, 2006.

[4] Более подробно о том, что нужно сделать, чтобы утвердить документ, см. № 3, 2006.

[5] Представительный орган работников может подать жалобу (заявление) в Государственную инспекцию труда или суд с требованием отмены этого локального акта. Государственная инспекция труда в течение месяца проводит проверку и в случае выявления нарушений выдает работодателю предписание (обязательное для исполнения) об отмене этого локального нормативного акта .

[6] Более подробно о формировании дел читайте в № 8, 2006.

[7] Более подробно о номенклатуре дел читайте в № 3–4, 2006.

[8] Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

[9] Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.