Акт об уничтожении документов образец

Каждый документ имеет свой срок хранения, который определен законодательством РФ. Некоторые документы хранятся год, а какие-то и по 75 лет. Документы, срок по которым подошел к концу, следует подвергнуть уничтожению.

Процедуру уничтожения документов следует правильно оформить документально. Руководитель должен приказом назначить комиссию, которая проведет отбор необходимых документов, которые подлежат уничтожению.

Комиссия, в свою очередь, должна проверить всю документацию организации и определить, по каким документам срок хранения истек. Результаты проверки заносятся в акт об уничтожении документов, который подписывается каждым членом комиссии и утверждается руководителем. Только после этого следует приступать непосредственно к изъятию не нужной документации и ее уничтожению.

Скачать образец акта можно по ссылке внизу статьи.

Не допускается уничтожать документацию, срок хранения которой еще не истек, нельзя уничтожать и выбрасывать бумаги даже в том случае, если они уже не нужны. Лицо, ответственное за хранение документации, несет административную ответственность за нарушение установленных сроков.

Скачать образцы других актов:

Бланк должен определять состав экспертной комиссии, которой будет заниматься выявлением документации, подлежащей уничтожению. Необходимо определить, кто является председателем комиссии, ее секретарем. Вся эта информация должна быть включена в акт.

Еще один обязательный реквизиты акта — это документ, на основании которого проводится проверка документации (приказ руководителя). Приказ должен быть обязательно, без распоряжения директора комиссия действовать не будет.

В ходе проверки документов выявляются те из них, по которым закончился срок хранения, которые не имеют научно-исторической ценности, утратившие свое практическое значение.

Перечень документов может быть оформлен в виде таблицы, в которой для каждого наименования может быть указан год его подготовки, его индивидуальные номера и другая необходимая информация.

Отобранные бумаги подлежат передаче в специализированную организацию, занимающуюся переработкой подобного сырья. Руководитель утверждает составленный и подписанный членами экспертной комиссии бланка акта.

Скачать пример оформления данного бланка можно по ссылке ниже.

Акт об уничтожении документов образец — скачать .

Акт об уничтожении документов образец скачать бесплатно

Делопроизводство предприятия подразумевает огромный объем работы с бумагами. Правовые листы учреждения создаются, редактируются и подвергаются уничтожению, в случае необходимости. Чтобы истребить тот или иной документ, предприятием создается специальная комиссия, во главе которой стоит руководитель. Он утверждает акт об уничтожении документов подписью, расшифровкой и печатью. Рассмотрим основные этапы и существенные элементы сопроводительного листа на уничтожение документов. По специальной прямой ссылке можно бесплатно скачать образец.

Списание бумажных дел производится определенными этапами. Каждый член коллегиального органа должен поставить собственную визу в конце бумаге об уничтожении документации. В ходе проведения уничтожения документов любой участник может вносить замечания и предложения по определенным пунктам. Письменное выражение собственного мнения будет хорошим дополнением к локальному листу. Маленькие объемы материалов подвергаются упрощенному уничтожению с помощью измельчителя (шредера) или путем сжигания. Важные документы подлежат истреблению с помощью регламента рассматриваемых действий.

• Утверждение руководства, подпись, расшифровка, печать;
  
• Титл, наименование учреждения;
  
• Список лиц, участвующих в мероприятии;
  
• Перечень документации, подлежащей списанию;
  
• Итоги мероприятия, дальнейшая опись оставшегося дела;
  
• Особые отметки, дополнения, подписи, расшифровка каждого присутствующего.
  

Другие новости по теме:

Образец акта об уничтожении документов

Уничтожение документов должно регулярно проводиться каждым предприятием. Именно поэтому в каждой организации будет полезно завести образец акта об уничтожении документов, чтобы он всегда находился перед глазами в качестве примера при оформлении результата проделанной работы. В предыдущей публикации мы привели пошаговые действия, которые необходимо будет для этого выполнить. Далее вы сможете найти образец акта, доступный для скачивания в формате doc.

Что еще необходимо знать для правильного составления акта.

Сроки хранения дел из нашего примера основываются на рекомендациях типового перечня документов 2000 года, и в настоящее время данный перечень прекратил свое действие в связи с появлением нового в конце 2010 года. Однако для определения сроков хранения документов, которые были сформированы до выхода нового перечня, используется информация из старого перечня. То есть, мы имеем в виду документы, которые были заведены с 2000 по 2010 годы включительно.

Новый типовой перечень представляет собой основание для работы с документацией, которая была заведена начиная с 2011 года, также он используется для того чтобы провести составление номенклатуры дел. актов на уничтожение документов и т.п.).

Предлагаем вашему вниманию пример акта на уничтожение документа:

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

О выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению.

На основании "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения", утвержденного 06.10.2000 руководителем Федеральной архивной службы России, отобраны к уничтожению как не имеющие фактической ценности и утратившие практическое значение документы ООО "Водяной".

Заголовок дела или групповой заголовок документов

Акт об уничтожении документов образец скачать

Каждый документ должен храниться определенный промежуток времени, сроки хранения устанавливаются российским законодательством и архивным делом. Документы, по которым этот срок хранения, можно уничтожить.

Процедура уничтожения документов вовсе не такая простая, как кажется на первый взгляд, нельзя просто взять документ, порвать его и выбросить в мусорное ведро. Данная процедура должна быть задокументирована, причем для этого формируется экспертная комиссия, издается приказ о назначении ее состава.

Далее комиссия проводит инвентаризацию всех документов, выявляется те из них, которые уже можно не хранить. Срок хранения отсчитывается от даты, указанной на бланке. Результаты, полученные комиссией, следует отразить в документах — обязательным является акт об уничтожении документации. Это документ, который показывает, какую именно документацию следует уничтожить. После того, как акт будет утвержден директором организации, документацию можно передавать в специализированные учреждения по переработке вторичного сырья. При этом также составляет передаточный акт или накладная.

На нашем сайте вы можете скачать образец оформления акта об уничтожении документов, ссылка для бесплатного скачивания расположена внизу текста.

Другие образцы актов, которые могут быть вам интересны:

• сверки взаиморасчетов — образец ;
• взаимозачета требований — образец ;
• передаточный при реорганизации — образец .

В бланк акта об уничтожении следует включить сведения следующего характера;

• когда и где составляется акт;
• как называется документ и о чем он (заголовок);
• основание для составления — распоряжения или приказ;
• какие лица включены в состав экспертной комиссии;
• список документов и дел, которые не имеют ценности, по которым срок годности закончился, и они подлежат уничтожению;
• общее количество дел к уничтожению;
• подтверждение того, что документация передана к уничтожению в специализированную организацию;
• подписи всех членов экспертной комиссии;
• утверждение руководителем.

Руководитель организации обязательно должен быть ознакомлен с актом, отметка об утверждении акта ставится в верхней части бланка. Только утвержденный акт может служить основанием для фактического уничтожения документации.

Пример оформления можно скачать ниже.

Скачать образец акта об уничтожении документов и дел — ссылка .

Акт приема-передачи документов и дел образец

Прием и передача дел и документов при необходимости может быть отражена в акте приема-передачи, который подписывается обоими сторонами. Документ не обязателен, но при желании сторон получить документальное подтверждение передачи документации, он может быть составлен.

Случаев, когда может потребоваться оформление передаточного акта, много. Например, смена ответственного лица на определенной должности, который отвечает за определенную документацию — ее учет и сохранность. Или передача документов в контролирующие и проверяющие органы. Также, возможно, одна организация может передать своему партнеру важную документацию. При ликвидации организации, реорганизации может также потребоваться передача дел и документов другому лицу.

Форма акта приема-передачи документов и дел не узаконена, может быть составлено в соответствии с требованиями, предъявляемыми сторонами, участвующими в процедуре приема и передачи. Ниже предлагаем бесплатно скачать возможный образец оформления акта приема-передачи документов в формате word.

Другие образцы актов для скачивания, которые могут быть вам интересны:

Акт не обязателен к оформлению, но все же, если две стороны решили составить его, то следует придерживаться определенных правил заполнения. Прежде всего, документу нужно дать название, указать дату его составления и написать населенный пункт, где осуществляется процедура приема-передачи. Акт составляют именно в тот момент, когда одна сторона передает документацию, бумаги, дела второй стороне.

Закрепляют этот момент и подтверждают факт его свершения подписи участвующих лиц. Если это юридические лица, то ставятся печати.

В тексте акта должно быть в свободной форме указано, что одна сторона передает другой определенный перечень документов. Перечень можно оформить в виде таблицы, если дел и документов много. Если уж составляется этот бланк, то разумно в отношении каждого документа дать краткое описание — дата, номер, наименование, количество листов, экземпляров, назначение, содержание, копия или оригинал. Информация может быть любой — как это необходимо самим участвующим сторонам.

Итогом составленного передаточного акта может стать указание на то, что стороны довольны свершившимся событием, и претензий друг к другу не осталось. Примерный образец можно скачать ниже.

Акт приема-передачи документов другому лицу образец — скачать .

Акт приема-передачи документов

Добавлено в закладки: 0

Акт – документ, который составлен несколькими лицами и подтверждает установленные события или факты. Для акта имеется унифицированная форма, утвержденная нормативными актами и обязательная для применения. Она представлена ниже. Необходимо также иметь в виду, что кроме унифицированных форм актов многие министерства (ведомства) утверждают специальные инструкции, правила о порядке составления актов.

Акт приема-передачи документов – документ, который составлен несколькими лицами и подтверждает факт приема-передачи документов. Акт приема-передачи документации относят к официальным документам, имеющим юридическую силу и являющимся обязательной частью всякого договора. Если в итоге официального соглашения стороны какие-либо документы подписывают, то, соответственно, составляют акт приема-передачи документов — запротоколированный перечень документов.

Указывается обязательно название документов, которые подлежат передаче, число экземпляров и другие существенные параметры, к примеру, передается оригинал или копия. Таким образом передается официально любая документация.

Назад передача осуществляется по заявлению установленного образца, в которой указывают названия не представленных и переданных документов (в случае, когда часть была утеряна или по иным причинам не может быть представлена). Дата передачи, должность лица, которое уполномочено на проведение проверки, другая информация может быть указана в акте.

Понравился образец акта? Можно бесплатно скачать готовый пример акта и сохранить, чтобы не потерять.

Бизнес-Прост.ру создан в помощь малому и среднему бизнесу России. На сайте собраны лучшие бизнес идеи, примеры бизнес планов с видео, полные пошаговые руководства по открытию бизнеса с нуля, выбор старого и нового оборудования, каталог франшиз, образцы шаблонов документов, бланков и форм за 2016 год.

Если вы нашли ошибку, выделите ее и нажмите Shift + Enter или нажмите нажмите здесь чтобы оповестить нас.

Спасибо за ваше сообщение. В ближайшее время мы исправим ошибку.

Копирование страницы, переписывание полностью или частично - приветствуется, только с активной ссылкой на источник. Карта сайта

Спасибо за ваше сообщение. В ближайшее время мы исправим ошибку.

Форма акта

Акт – это документальное подтверждение какого-либо факта или события, подтверждение того, что это событие имело место в корпоративной – в нашем случае – жизни. Перечислить все виды актов не представляется возможным. Одни подтверждают прием или передачу каких-либо работ, документов или прочих ценностей. Другие являются подтверждением невыполнения сотрудником своих должностных обязанностей. Существуют и прочие акты. Какие они бывают, для чего служат, из чего состоят, как их правильно составить – об этом и многом другом и пойдет речь в данной статье.

Очень сложно предоставить весь перечень существующих актов, если это вообще возможно. Ориентироваться в основных видах этого документа должен каждый, кто в силу своей работы сталкивается с таким понятием.

Итак, самыми распространенными в использовании видами актов являются:

• акт приема-передачи;
• акт инвентаризации;
• акт осмотра;
• акт списания материальных ценностей;
• акт нарушения;
• акт выделения к уничтожению и другие.

С какой бы ситуацией вы не столкнулись в работе, если вам необходимо зафиксировать, документально подтвердить что-либо, смело составляйте акт и фиксируйте всю необходимую информацию. Это будет полноценный документ, имеющий юридическую силу, разумеется, при его правильном оформлении.

Если актирующих организаций две или несколько, в свободной или в утвержденной законом форме фиксируется событие, затем акт подписывается каждым из руководителей или уполномоченным им лицом. Подписи заверяет печать каждой из сторон. Для примера можно вспомнить все тот же акт приема-передачи, скажем, выполненных работ: одна компания – исполнитель – расписывается по факту выполненных работ, а другая компания – заказчик – своей подписью подтверждает, что работа выполнена качественно и никаких претензий к исполнителю нет.

Немного сложнее состоит дело с внутренними актами. Здесь обязательным является наличие свидетелей, как правило, это три-четыре сотрудника.

Кроме этого, акт может создаваться в результате деятельности заранее созданной комиссии. Ярким тому примером является комиссия по инвентаризации (акт инвентаризации).

Каждый акт состоит из нескольких частей. Вводная часть содержит:

• название организации
• название самого документа (АКТ), после чего указываем причину составления акта:

списания материальных ценностей

• дата и место составления акта
• его регистрационный номер
• гриф утверждения акта руководителем (главой) компании – только при необходимости.

Далее идет констатирующая часть. Здесь мы видим:

• текст
• перечень приложений (не всегда, только если они есть)
• количество экземпляров
• подписи тех, кто принимал участие в составлении акта
• подписи присутствующих при его составлении
• подпись работника, относительно которого данный акт составляется; бывают случаи, когда сотрудник отказывается ставить подпись, подтверждая, что он ознакомлен с актом. В этом случае в обязательном порядке делается соответствующая отметка.

Текст документа пишется от лица того, кто его составляет: указывается ФИО, занимаемая должность, список присутствующих при составлении и описание самого события. При этом описываем все максимально точно, объективно, никаких домыслов или догадок. Если есть факты – указываем, как и всевозможные измеримые показатели.

Мною, старшим менеджером отдела продаж компании «Вымпелтелеком» Сурпаевой Маргаритой Сергеевной, в присутствии менеджера по связи с общественностью Суркова Виктора Иосифовича и заместителя начальника отдела продаж Викторовой Ларисы Петровны, составлен настоящий акт о нижеследующем.

Работник компании, Закарян Георг Гагикович, занимающий должность оператора компьютерного набора, находился на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения. Г.Г. Закарян вел себя несдержанно, агрессивно, использовал нецензурные выражения. Объяснительную записку составлять отказался.

Настоящий акт составлен в одном экземпляре.

Закрытое акционерное общество

«Развлекательный центр Лайм Плюс»

(ЗАО «РЦ Лайм Плюс»)

списания материальных ценностей

17 июля 2015 г. №2 г. Томск

Мною, старшим администратор развлекательного комплекса «Лайм Плюс» Сидоровой Светланой Андреевной, в присутствии заведующего хозяйственной частью Иванцова Петра Романовича, начальника смены Федотова Игоря Ивановича и маркера смены Психеевой Ирины Владимировны, составлен настоящий акт о нижеследующем.

В связи с механическим повреждением и невозможностью ремонта кия, последний был списан с баланса бильярдного зала №2.

Настоящий акт составлен в двух экземплярах.

Старший администратор Сидорова С.А. Сидорова

Заведующий хоз.частью Иванцов П.Р. Иванцов

Начальник смены Федотов И.И. Федотов

Маркер смены Психеева И.В. Психеева

Обязательное условие правильного составления акта – его регистрация. Каждая компания вправе самостоятельно разработать свой собственный журнал регистрации актов или воспользоваться одним из универсальных вариантов, например:

Мне нужен акт о необходимости выполнения работ.
образец какого нибудь ремонта.

Добрый день! Работаю секретарем в приемной. Недавно на предприятии возник вопрос написания акта об отказе с ознакомлением приказа (по основной деятельности, не кадровое делопро-во). Как правильно его написать? Кто должен подписывать? (инструкция по делопроизводству пока в процессе разработки)И нужно ли заводить отдельную регистрацию таких актов?
Заранее огромное спасибо.

Добрый день, Татьяна!
Акт составляется просто: собирается «комиссия» из 3-4 человек (работников вашей компании), лучше ,если среди них будет хотя бы 1 руководитель. И пишете: АКТ об отказе работника от озакомления с приказом. Город, дата. Комиссией в составе …………(перечисляете всех с указанием должности) составлен настоящий акт о том, что (работник, который отказывается, его должность) отказался ознакомиться с приказом от …. №……. «О …..» такого-то числа в офисе компании …. по адресу ……. Содержание настоящего акта подтверждаем личными подписями. И все члены комиссии расписываются под этим текстом, расшифровывают свои фамилии, пишут свои должности и ставят дату.
Акты регистрируются, причем этот акт все-таки имеет отношение к кадровому делопроизводству, ведь касается конкретного работника. Поэтому регистрируйте вместе с актами по личному составу.

Добрый день!Подскажите, пожалуйста, акты обязательно регистрировать в отдельном журнале или можно их регистрировать как внутренние документы? Акты передачи печати тоже регистрировать отдельно со всеми актами?

Здравствуйте, Наталья!
Все зависит от количества актов. Если в день получается несколько штук, то имеет смысл завести отдельный журнал. Если же два-три в месяц, можно и в общем журнале внутренних документов. В этом журнале обязательно указывать вид каждого зарегистрированного документа.

Статьи по рубрикам

Вопросы и ответы

Copyright © 2011-2016 Евгения Кожанова. Все права защищены. Публикация материалов разрешается только с указанием автора, источника и активной ссылки на сайт http://thebestsecretary.ru/. Проект "Отличный секретарь - Работаем с документами правильно!" не является юридической консультацией.