Акт приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера

26 августа 2014, просмотров: 28266, Раздел: Документы

Сама процедура передачи дел при увольнении главного бухгалтера в законе не описана и обязательной не считается. Но, это вопрос профессиональной этики и профессионализма бывшего работника. Не менее заинтересованы в этом руководитель предприятия и новый сотрудник. Особенно, если работа предполагает материальную ответственность. Так нет опасности, что за ошибки предшественника будет наказан новый невиновный работник.

Действия руководителя при увольнении главного бухгалтера

Прежде, чем увольняемый займётся передачей дел новому главному бухгалтеру, руководитель организации готовит специальный соответствующий приказ. В нём должны быть отражены следующие сведения:

1. Кто несёт ответственность за передачу дел предприятия новому сотруднику.
2. В какой период передача должна быть закончена.
3. В нём же распределяются обязанности, если увольняемый сотрудник какое-то время будет работать вместе с новичком.
4. Дата, к которой предыдущий сотрудник завершит все свои дела и операции.
5. Порядок проведение инвентаризации и её сроки. Это условие обязательное, если главный бухгалтер несёт полную материальную ответственность, т.е. такое условие прописано в трудовом договоре, который с ним был заключён.
6. Порядок оформления всех необходимых при этой процедуре документов.

Акт приёма-передачи дел

Утверждённой формы этого акта нет. Его оформляют, приложив к нему опись переданных документов, или их перечень указывается в самом акте, если этот перечень небольшой. Составляется этот документ в произвольной форме в двух экземплярах, один из которых передаётся уходящему работнику. Если увольнение главного бухгалтера проводится в филиале компании, ещё одна копия должна быть подготовлена для главного офиса.

В первую очередь при увольнении главного бухгалтера проводится инвентаризация и сверка всех документов. На основании результатов, которые были получены в процессе и составляется соответствующий акт.

Акт приёма-передачи дел должен содержать такие данные:

• Дата, когда была завершена передача дел при увольнении главного бухгалтера.
• Все сотрудники и нанятые люди, которые принимали участие в передаче дел. Ведь вовлечены в этот процесс могут быть и другие работники бухгалтерии и аудиторы, которые наняты со сторонних организаций. Их количество и полный перечень утверждается руководителем.
• Документы, которые были изучены: их даты и наименования. Это только те документы, которые были на ответственности уходящего сотрудника. Причём, новый сотрудник должен быть уверен, что получил доступ ко всем документам, за которые отвечал его предшественник за последние пять лет.
• Ошибки, недочёты и нарушения, которые были в результате передачи дел. Особенно, те, которые относятся к денежному и материальному учёту.
• Расхождения, выявленные в имеющихся данных бухгалтерской и налоговой отчётности с данными компьютерной бухгалтерской программы.

Если есть такая возможность, к акту нужно приложить письменные объяснения относительно всех расхождений, написанные бывшим сотрудником. Если обязанности кассира так же выполнял бухгалтер, он должен передать новому сотруднику кроме документации деньги, ключи от кассы, бланки строгой отчётности и чеки.

Особое внимание следует уделять документам, относящимся к периоду три предшествующих года. Ведь именно за этот период можгут провести проверку работники налоговой службы.

Заверение документа о передаче дел при увольнении главного бухгалтера

Если на место был найден новый сотрудник, акт заверяет он, его предшественник и руководитель предприятия. Следует отметить, что взять нового главного бухгалтера, если ему придётся работать с ещё не уволенным предыдущим, нельзя. На период передачи дел его следует оформить, например, как помощника. Не заключать договора с новым сотрудником, пока не уйдёт старый – решение ошибочное. Ведь дела в этом случае, передаются постороннему в организации человеку.

При передаче дел при увольнении. когда новый работник ещё не найден, временно дела можно передать другому работнику бухгалтерии или непосредственно руководителю.

Иногда принимается решение передать дела аутсорсинговой компании. Её работник и принимает дела под роспись и на основании заключённого договора между предприятием и компанией, которая будет заниматься ведением дел в дальнейшем.

В любом случае, подпись работника, который покидает свою должность, обязательна. Если подписывать документ он отказывается, составляется акт, фиксирующий его поступок. Он должен быть подтвержден двумя свидетелями. Приказом руководитель назначает комиссию для оценки состояния бухгалтерского учёта. Если каких-то бумаг не хватает, составленный акт, подтверждающий их отсутствие на момент ухода предшественника, снимет ответственность с нового работника.

Следует отметить, что процедура передачи дел занятие ответственное. Поэтому спешить и её нарушать не следует. Как не следует доручать её организацию работнику, которого предстоит уволить. Это обязанность руководителя. А акт приёма передачи дел при увольнении главного бухгалтера, должен быть составлен подробный и содержать верные данные.

Увольнение главного бухгалтера и передача дел

При увольнении главного бухгалтера передача дел новому сотруднику осуществляется по особому алгоритму. Проводится это мероприятие согласно закону. Существуют определенные правила, по которым производится прием-передача дел. Подробное описание будет представлено ниже.

Согласно существующим требованиям, предприятие должно совершить акт передачи-приема дел в соответствии с законодательством. Работодатель, ссылаясь на особые нормативные документы, может определить ход этого действия.

В качестве официальной документации выступает приказ, распоряжение или инструкция. Основан документ на следующих данных:

1. На причине, по которой должен быть проведен акт приема-передачи. В большинстве случаев это обусловлено увольнением главного бухгалтера.
2. На сроках данного мероприятия. Обычно процедура занимает не менее 3-х месяцев. Сроки могут быть скорректированы руководителем организации.
3. На информации о человеке, который несет ответственность за сдачу документов.
4. На данных о сотруднике, принимающем все акты.
5. На информации о других лицах, которые принимают непосредственное участие во всем процессе.
6. На дате завершения передачи.
7. На описании полномочий нового бухгалтера.

Весь процесс должен выполняться согласно определенному алгоритму. Главной обязанностью нормативного документа является отображение всех выше заявленных пунктов. Без необходимой информации передача дел считается недействительной.

Сотрудник, который передает свои полномочия, в обязательном порядке должен осуществить завершение всех учетных процессов. Для достижения данной цели необходимо произвести формирование первичной документации, составить записи и предъявить отчет обо всех оплатах. Далее документы подшиваются.

Затем начинается инвентаризация. Неважно, имеет ли место заключение договора с прежним сотрудником или нет, эта процедура все равно должна быть произведена. Инвентаризация относится к числу обязательных пунктов, которые прописаны в законодательстве. Ее результаты оформляются, согласно соответствующим актам, в 3 экземплярах. Один вариант необходимо оставить на предприятии, второй – передать сотруднику, который будет занимать новую должность. Документы прикрепляются к акту передачи дел.

Если смена сотрудника осуществляется в пределах небольшой организации, инвентаризация не представляет сложности. На крупном производстве это более трудоемкий процесс, требующий больших затрат по времени. Специалисты рекомендуют осуществлять выборочную проверку. Для этого достаточно изучить показатели дебиторской и кредиторской задолженности. Сюда входят все расходы, финансовые вложения и данные о доходах.

Проверка входит в обязательный алгоритм действий, согласно которому осуществляется передача полномочий. С этой целью специалисты рекомендуют попросить помощи у аудиторов. В результате чего организация получит заключение, составленное независимыми экспертами. Если компания не желает обращаться за помощью к аудиторской фирме, всю необходимую работу придется выполнить сотруднику. Для этого осуществляется проверка отчетности и учета.

Новому сотруднику необходимо ознакомиться со всеми операциями, проводимыми в течение текущих 12 месяцев. Отчет по некоторым декларациям охватывает год. Обычно этот период включает в себя время, когда новый сотрудник еще не работал.

Во время проверки финансовой отчетности внимание стоит обращать на учредительные документы, отчеты с налоговых, бухгалтерии, выписки по счетам, регистры и материалы инвентаризации.

Сюда относят акты всех проверок, осуществленных за последние 36 месяцев, и сверку по расчетам. К учредительным документам относят материалы, предоставляющие информацию о расчетах, недостачах и хищениях, судебных разбирательствах (если таковые были).

Акт приема и передачи является следующим важным пунктом. Для разграничения ответственности необходимо составить соответствующий документ. В него входят все основные финансовые показатели и состояние первичной документации.

При увольнении бухгалтера и передаче его полномочий другому специалисту необходимо собрать ряд документов. В эту категорию попадают:

1. Документы регистрационного типа. К их числу относят свидетельство о регистрации, договорные акты, устав, социальное страхование, данные о перечислении налогов.
2. Документация организационного характера. Это все разновидности отчетности, в том числе и обязанности сотрудников.
3. Регистрационные данные.
4. Отчетная документация, в том числе налоговые отчеты.
5. Акты, указывающие на исполнение всех обязанностей налогоплательщика.
6. Документация по инвентаризации, а именно описи и ведомости.
7. Регистрационные и расходные данные. В эту категорию входят кассовые документы и поручения руководителей.
8. Расчетная документация, в том числе авансовые отчеты.
9. Учетные данные о выплате заработной платы, включая расписание сотрудников, положение об оплате труда, приказы о приеме на работу, увольнении.
10. Договоры, акты сверок, доверенности, указывающие на расчет с контрагентами.
11. Инвентаризационные акты, карточки учета, договоры о материальной ответственности.
12. Учетная документация товарно-материальных ценностей.
13. Первичные документы.

Данная информация позволит оценить работу сотрудника и облегчить вступление в должность нового бухгалтера.

Образец акта приёма-передачи дел при увольнении главбуха

В любой организации выполнение и документальное сопровождение финансовых операций – это важнейшая составляющая всех бизнес-процессов. Функции главного бухгалтера являются во многом ключевыми. Это лицо, имеющее отношение к «святая святых» финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Поэтому, несмотря на то, что с точки зрения трудового законодательства это такой же сотрудник, как и все остальные, расставание с ним может быть сопряжено со множеством проблем и трудностей для владельца бизнеса.

В чем состоят особенности освобождения главбуха от должности, какие существуют для этого специальные основания, как минимизировать риски смены ключевой фигуры для организации, расскажем в этой статье.

Обязанности главного бухгалтера резко отличаются от круга деятельности других сотрудников, поэтому назначение и увольнение второго лица после начальства имеет ряд особенностей.

1. Кроме положений ТК РФ, трудовые отношения с главным бухгалтером рассматриваются Федеральным законом № 129 «О бухгалтерском учете».
2. Главный бухгалтер подотчетен непосредственно гендиректору, который и принимает окончательное решение об увольнении и отвечает за всю процедуру.
3. Для проверки компетентности этого важного сотрудника установлен срок дольше, чем для других: испытательный период может длиться до 6 месяцев (ч.5 ст.70 ТК) без учетов больничных и отпусков. Во время испытания процедура увольнения упрощенная.
4. Можно не спешить принимать бухгалтера в штат на постоянной основе: закон разрешает заключить с ним срочный договор. В конце его действия и принимается решение – расстаться, так как истек срок документа, либо продолжить сотрудничество.
5. Все, что касается материальной ответственности, надо заранее закрепить (в тексте самого трудового договора или отдельным документом).

Окончание сотрудничества с главбухом по версии ТК точно такое же, как и с другим сотрудником. Однако, в дополнение к статьям ТК, федеральные законы предусматривают некоторые основания, специфичные для ключевых постов, таких, как директор и главный бухгалтер. Рассмотрим все законодательные поводы для увольнения главбуха.

Собственное желание сотрудника – веский повод для любого увольнения. Ценность сотрудника, материальная ответственность и даже кипа незаконченных дел не смогут задержать главного бухгалтера, если он решил оставить работу.

ВНИМАНИЕ! Иногда работодатели, желая обезопасить фирму, вносят в трудовой договор пункты, по которым бухгалтер якобы лишен права увольняться в период незавершенных отчетов и т.п. Поскольку ТК как законодательный акт приоритетнее внутренних документов, то, даже подписав договор с такими пунктами, бухгалтер вправе уволиться, отработав положенные две недели.

Руководствуясь ст. 80 ТК, бухгалтер письменно извещает сотрудника за 14 дней о своем уходе. В эти дни он сдает дела преемнику. За приемку дел, как и за весь бухучет, ответственность несет руководитель (п.1 ст.6 ФЗ № 129). Если он не смог найти заместителя, то должен принять дела сам, в противном случае придется отпускать бухгалтера «как есть».

ВАЖНО! Если руководитель не хочет увольнять главбуха, отказываясь подписать заявление и запрещая регистрировать его в секретариате, документ можно направить заказным письмом и прекратить работу через установленные 14 дней. Незаконно задерживаемую трудовую книжку придется требовать через суд.

Закон предусматривает много оснований, по которым руководитель вправе указать главбуху на двери. Среди них есть те, что применимы как к ключевому, так и к рядовому сотруднику.

1. Подложные документы при оформлении трудового договора.
2. Истечение срочного договора. Предупреждение о нежелании продлять договор нужно предоставить сотруднику за 3 дня. Если после истечения срока этого не произошло, договор автоматически превращается в бессрочный.
3. Невыполнение своих обязанностей или выполнение с нарушениями (несколько раз, подтвержденных взысканиями, или один раз, но грубо).
4. Прогул.
5. Появление сотрудника нетрезвым либо под действием наркотических или других токсических препаратов.
6. Нежелание работать в изменившихся условиях, подчиненности или территориального расположения.
7. Нарушение положений трудового договора (если они не противоречат ТК РФ).
8. Несоответствие должности, выявленное в результате проведенной аттестации.
9. Ликвидация организации.
10. Сокращение штата или численности.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Сокращение – достаточно редкий повод для увольнения бухгалтера, ведь в любой организации необходим человек, ведущий финансовый учет. Только если предприятие очень маленькое, директор сам может выполнять функции бухгалтера, тогда эту должность допустимо сократить.

Главбух вправе быть уволенным, если установлено, что он:

• совершил хищение, растрату, уничтожил либо повредил что-либо, принадлежащее фирме или другим сотрудникам (факт должен быть подтвержден судом или другим уполномоченным органом);
• своими действиями или бездействием, связанным с обслуживанием ценностей, утратил доверие руководства;
• участвовал в принятии решения, повлекшего ущерб имуществу организации.

В связи с тем, что трудовые функции главного бухгалтера предусматривают исключительную осведомленность обо всех бизнес-процессах, сменить этого сотрудника допустимо, если:

• у организации появляется новый собственник (иметь на ключевой должности «своего человека» – право владельца);
• собственник хочет сменить имущество организации и лиц на ключевых постах;
• главный бухгалтер разгласил охраняемую законом тайну.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Информация, которая есть в учредительных документах, а также подаваемой отчетности, не может считаться секретной. Поэтому сведения о движении денег по закону не признаются коммерческой тайной, и, если бухгалтер проболтался именно об этом, увольнение на этом основании неприемлемо.

Начальство должно продумать механизм передачи бухгалтерских обязанностей еще до того, как он пригодится, ведь работа бухгалтерии не должна прерываться. Законодательно этот порядок не оговорен, но обычно процедура передачи дел инициируется приказом директора, составляемым в свободной форме.

В этом документе нужно предусмотреть возможность разделить ответственность увольняемого и нового бухгалтера. В тексте приказа обязательно нужно указать:

• основание передачи (статью увольнения);
• сроки проверки и передачи дел;
• состав комиссии, осуществляющей проверку;
• личные данные принимающего лица;
• подписи сторон, печать организации.

Дела принимает будущий главный бухгалтер, подобранный руководством. В крупных фирмах штатным расписанием предусмотрена должность заместителя главбуха, что очень удобно в подобных ситуациях. Если нового сотрудника не успели найти, директор может назначить временного заместителя или принять дела сам.

Перед передачей дел начальник вправе провести масштабный анализ всей бухгалтерской деятельности, проверить ведение финансовой документации, сделать инвентаризацию средств и опись ценностей.

Особое внимание следует обратить на следующие моменты бухгалтерских бумаг:

• учет финансов, кассы;
• госплатежи;
• итог инвентаризации;
• обязательства перед контрагентами.

Проверку директор может произвести своими силами или пригласить стороннего аудитора. Если результаты проверки выявят правонарушения со стороны бухгалтера, ему грозит административная ответственность вплоть до уголовной, а также материальная, взыскиваемая в соответствии с законодательством.

Под понятием «дела», подлежащие передаче, имеется в виду деловая документация и атрибуты, находящиеся в ведении главбуха:

• балансовые и кассовые отчеты;
• документы структурных подразделений;
• банковские бумаги;
• архивные документы со сроком до 5 лет;
• ключ от сейфа, печать.

По завершении процесса составляется акт, в котором отражается состояние бухгалтерских документов и фиксируется положение денежных средств на дату, указанную в заявлении об уходе.

Как быстро передать дела при смене главбуха

Действующим законодательством никак не регламентирован процесс передачи дел от увольняющегося главного бухгалтера к приходящему на его место. Теоретически уходящий главбух вообще не обязан сдавать дела преемнику. Такая обязанность в законодательстве не прописана.

Все можно исправить с помощью локального нормативного акта, в котором процедуру передачи дел расписать пошагово. Статья 8 ТК РФ позволяет такие акты составлять.

Что важно прописать в локальном акте

Локальный акт о передаче дел при смене главбуха можно оформить разными способами. Лучше всего, если это будет постоянно действующий внутренний документ организации. Назвать его можно по-разному – Положение о главном бухгалтере организации, Порядок передачи дел главным бухгалтером организации и т. п. Но можно обойтись и временным документом. Например, соответствующим приказом руководителя, который издается при увольнении главного бухгалтера.

В какой бы форме ни был составлен акт, в нем нужно прописать как минимум три основных момента: обязанность главбуха принимать и сдавать дела, сроки приемки-передачи и кто принимает дела.

КСТАТИ. Если нового главного бухгалтера еще не нашли, а положенный срок после подачи заявления об увольнении истекает, то передать дела главный бухгалтер может руководителю компании либо иному предусмотренному локальным актам лицу. В ситуации, когда увольняющийся главбух отсутствует (например, болеет), нужно предусмотреть передачу дел новому сотруднику специально назначенным ответственным лицом (возможно, руководителем).

Процесс приемки-передачи дел затягивать не стоит

Важно не перегрузить процедуру приемке-передачи дел мероприятиями. Наиболее универсальный алгоритм представляется таким:

– издание приказа о приемке-передаче дел;

– инвентаризация имущества и обязательств;

– проверка состояния учета и отчетности, наличия бухгалтерских и налоговых документов;

– собственно приемка-передача дел (первички, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности, ценностей и др.) с составлением описи;

– составление описи принимаемых дел и акта приемки-передачи.

Акт приемки-передачи разграничит ответственность

Акт приемки-передачи дел составляется и для разграничения ответственности прежнего и нового главбуха. Поэтому приходящий главбух должен быть особо заинтересован в правильном составлении этого документа. «Новичку» нужно проследить, чтобы в акте были указаны все моменты, которые могут повлиять на ведение дел в будущем, например отсутствие первичных и иных документов, учетных регистров и т. п. К акту должна быть приложена опись переданных документов и ценностей. Таким образом, пришедший главбух сможет не только обезопасить себя от ответственности за ошибки прежнего работника.

Какие документы новому главбуху стоит получить с уходящего

Помогите найти акт передачи дел при увольнении гл

Подскажите, где можно найти образец акта приёма- передачи дел при увольнении с должности главного бухгалтера? Но только чтоб не общими фразами, а желательно, какой-нибудь конкретный пример!

Наталья Саитова Гуру (3395) 8 лет назад

Приложение
к Порядку приема-передачи дел
при освобождении от должности
и назначении на должность начальника
таможенного органа (руководителя
учреждения, подведомственного
ГТК России) и главного бухгалтера

Начальник вышестоящего
таможенного органа

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ

от "__" ________ 200_ г.

В соответствии с приказом ____ от ____________ N _____________
Комиссия в составе _______________________________________________
(должность, инициалы, фамилия)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
произвела прием-передачу дел по состоянию на 1 __________ 200_ г.
от ______________________________, уволенного приказом от ________
(должность, инициалы, фамилия)
N _______, к ______________________________, назначенному приказом
(должность, инициалы, фамилия)
от __________ N ______, состоящих из следующих документов:
I. Учредительные документы (приложение - перечень документов и
лист ознакомления) .
II. Документации (штаты, личные дела
должностных лиц, приказы по основной деятельности, распоряжения и
другие документы, оформленные в соответствии с номенклатурой дел)
(приложение - справки с указанием общего количества дел и крайних
дат) .
III. Бухгалтерские документы (приложение - списки, описи с
указанием общего количества дел и крайних дат) .
IV. Денежные средства.
1. Остатки по лицевым счетам по состоянию на 1 _____ 200_ г. ;
2. Остатки в кассе таможенного органа по состоянию
на 1 ________ 200_ г.
3. Уведомления о доведенных лимитах бюджетных обязательств и
бюджетных ассигнований по состоянию на 1 ___________ 200_ г.
4. Утвержденная смета расходов на содержание таможенного
органа по состоянию на 1 _______ 200_ г.
5. Справки об остатке лимита кассы.
V. Имущество, закрепленное за таможенным органом на праве
оперативного управления, по состоянию на 1 _______ 200_ г.
1. Здания и сооружения на сумму _________________________ руб.
2. Машины и оборудование на сумму _______________________ руб.
3. Транспортные средства на сумму _______________________ руб.
4. Инструмент и хозяйственный инвентарь на сумму ________ руб.
5. Прочие основные средства на сумму ____________________ руб.
6. Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы на сумму __ руб.
7. Материалы на сумму ___________________________________ руб.
VI. Расчеты.
1. Дебиторская задолженность по текущим расходам на сумму
_________________ руб. (приложение - опись) .
2. Дебиторская задолженность по капитальному строительству на
сумму ________________ руб. (приложение - опись) .
3. Кредиторская задолженность по текущим расходам на
сумму ______________ руб. (приложение - опись) .
4. Кредиторская задолженность по капитальному строительству на
сумму ______________ руб. (приложение - опись) .
5. Договора-обязательства (приложение - перечень) .
6. Незавершенное строительство на сумму ___ руб. (приложение -
опись) .
VII. Прочие документы.
1. Документы проверок финансово

Наталья Саитова Гуру (3395) 8 лет назад

1. Документы проверок финансово-хозяйственной деятельности (перечень актов). 2. Договоры об индивидуальной материальной ответственности с должностными лицами таможенного органа по состоянию на 1 _________ 200_ г. заключенные в соответствии с требованиями о ведении бухгалтерского учета, в количестве ___ экз. VIII. Гербовая печать таможенного органа. Сдал: ________________________ Принял: __________________________ (подпись, инициалы, (подпись, инициалы, фамилия) фамилия)

Наталья Саитова Гуру (3395) 8 лет назад

1. Документы проверок финансово-хозяйственной деятельности (перечень актов). 2. Договоры об индивидуальной материальной ответственности с должностными лицами таможенного органа по состоянию на 1 _________ 200_ г. заключенные в соответствии с требованиями о ведении бухгалтерского учета, в количестве ___ экз. VIII. Гербовая печать таможенного органа. Сдал:

Наталья Саитова Гуру (3395) 8 лет назад

Сдал: ________________________ Принял: __________________________
(подпись, инициалы, (подпись, инициалы,
фамилия) фамилия)
Председатель комиссии ____________________________________________
(подпись, инициалы, фамилия)
Члены комиссии:
__________________________________________________________________
(должность, инициалы, фамилия)
__________________________________________________________________
(должность, инициалы, фамилия)
__________________________________________________________________
(должность, инициалы, фамилия)

ИСК в СУД

Увольнение главного бухгалтера передача дел акт образец

Для главного бухгалтера после своего ухода очень важно оставить полный порядок в проделанных им делах, потому что это вопрос профессионализма и этики. Поэтому и предшественник, и приемник должны быть заинтересованы в правильной процедуре приема-передачи дел на фирме. Акт приема-передачи дел в связи с увольнением главного бухгалтера нужен для разграничения ответственности бывшего и нового главбуха. Поэтому обезопасить принятого работника от ошибок прошлого поможет оформление именно такого документа, как акт приема-передачи дел.

В актуальном законодательстве не указан порядок передачи дел от одного бухгалтера другому. Эта процедура, по сути, не является обязательной, но она все равно необходима для компании, чтоб преемник на должность бухгалтера мог увидеть реальное положение вещей в учете и бухгалтерии в учреждении на момент ухода главбуха. Отсутствие первичных документов может сильно повлиять на дальнейшую деятельность компании.

Сразу перед тем, как осуществить передачу дел новому главбуху, директор организации должен подписать специальный приказ, в нем, как правило, должны быть указаны:

1. люди, которые несут ответственность за прием и передачу бухгалтерских дел
2. период времени, в течение которого будут переданы документы
3. если какое-то время прежний и новый главный бухгалтер должны будут работать вместе, то в приказе должно будет указано разграничение обязанностей между ними
4. дата, до начала которой должны будут завершиться все бухгалтерские операции, покидающим компанию главбухом
5. порядок, сроки выполнения инвентаризации
6. порядок оформления документов такой процедуры, как приема-передачи дел.

Инвентаризация является обязательной только, когда совершается смена материально ответственных должностных лиц (нужно проводить, если в трудовом контракте с главбухом есть условие про полную материальную ответственность ).

Исходя из результатов инвентаризации и сверки всей документации, формируется акт приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера. Главбух, который покидает свою должность, благодаря внутреннему распорядку предприятия, может быть обязан передать новому главбуху должностную инструкцию и проконтролировать степень её уяснения. Для передачи дел как обычно назначается определённая комиссия, а составленный акт в нескольких копиях заверяется членами комиссии и ответственными сторонами. В акте указывается детальное состояние бухгалтерского учета на момент передачи дел.

В акте необходимо указать всех людей, которые принимают непосредственное участие в передаче документов, потому что, кроме главного бухгалтера в это могут быть вовлечены и другие работники бухгалтерии, еще могут быть приглашены и внешние аудиторы. Количество и контингент участников утверждает руководитель. Передавать стоит только те документы, за которые нес ответственность уходящий главный бухгалтер. Так, допустим, если в учреждении учетом заработной платы занимается отдельно нанятый сотрудник, то эту документацию передавать и упоминать в акте не надо. Новый главный бухгалтер должен быть удостоверенным в том, что он получил абсолютно все документы, касающиеся деятельности бухгалтера за последние 5 лет. Период хранения определённых деловых бумаг установлен в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, который утвержден Росархивом. Там же определены и сроки сбережения статистической отчетности.

Налоговики вправе проверить организацию за последние 3 года работы. Это правило описано в пункте 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ. Поэтому новому главному бухгалтеру следует тщательно проверить наличие документации, имеющей отношение именно к упомянутому ранее периоду времени.

Большое внимание стоит уделить таким документам: