Для того чтобы у работодателя и работника не было проблем ни с трудовой комиссией, ни с налоговой, оформление приема на работу должно быть осуществлено правильно и со всеми соответствующими документами. В нашей статье мы постараемся подробно описать порядок документального оформления сотрудника на работу.

Оформление сотрудника на работу и его нюансы перечислены в целом ряде законодательных документов, а именно:

• Главы 10, 11 Трудового кодекса Российской Федерации рассматривает вопросы заключения трудового договора ;

Вне зависимости от того принимаете ли Вы постоянного сотрудника, совместителя или сезонного рабочего, порядок оформления приема на работу всегда одинаков и состоит из следующих этапов:

• будущий сотрудник приносит необходимые документы и пишет заявление о приеме на работу;
• будущий сотрудник должен быть ознакомлен (при необходимости под роспись) со всеми нормативными документами предприятия, которыми он должен руководствоваться в работе;

Оформляясь на любую работу, на любую должность, работник должен предоставить следующие документы:

• паспорт или любой другой документ, который удостоверяет его личность;
• свидетельство о государственном пенсионном страховании – если работник устраивается на работу впервые, ему оформляют такое свидетельство;

В некоторых случаях могут потребоваться дополнительные документы, согласно нормам законодательства. Например, лицам, которые будут работать с опасными и наркотическими веществами, необходимо также предоставить справку из налоговой службы о материальном состоянии и медицинское заключение о состоянии здоровья. Лицам, поступающим на государственную или муниципальную службу, также необходимо написать заявление о приеме на работу и заполнить анкету – для всех остальных работников это требование не является обязательным.

Конечно, на многих предприятиях просят написать заявление. и заполнить анкету, но отказ сотрудника совершить это не может быть основанием для отказа в приеме на работу.

Документирование приема на работу начинается с момента предоставления будущим работником своих документов в отдел кадров предприятия.

Закон гласит, что до подписания трудового договора работник должен быть ознакомлен с локальными нормативными актами предприятия под роспись. То есть с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, инструкцией по охране труда, должностной инструкцией и так далее – со всеми документами, которые устанавливают правила трудовой дисциплины на предприятии, и имеют непосредственное отношение к работнику.

Роспись работника может быть зафиксирована в специальном журнале либо на листе ознакомления, который подкалывается к каждому документу. Нормативные акты также могут быть оформлены в виде приложения к трудовому договору, Таким образом, подписывая договор, работник поставит и роспись, доказывающую, что он был ознакомлен с данными документами.

Необходимо различать гражданско-правовой договор и трудовой договор (или контракт о приеме на работу). Структура этих двух документов примерно одинакова, но в первом случае речь идет о конкретных работах, выполняемых строго в определенный срок и за определенную плату, которая может не совпадать с системой оплаты труда, принятой на предприятии. И гражданско-правовой договор, и трудовой договор – основание для приема на работу.

При подписании гражданско-правового договора не издается приказ по предприятию, а на работника не распространяются гарантии, которыми пользуются работники, подписавшие трудовой договор. Гражданско-правовые договора работодатель имеет право заключать лишь в строго определенных ситуациях, потому что если не соблюдены необходимые условия его заключения, он может быть законодательно признан трудовым договором.

Трудовой договор составляют в двух экземплярах, один остается у работника, другой хранится у работодателя. Он обязательно должен быть заключен до того, как работник приступит к исполнению своих обязанностей, в случае же, если оформление по договору на работу не произошло, а работник уже допущен на рабочее место. договор необходимо заключить в трехдневный срок.

• реквизиты документа – наименование предприятия, наименование документа, дату составления, печать предприятия и так далее;

Необходимо помнить, что трудовой договор, это основной документ, при помощи которого происходит оформление трудовых отношений с работниками, поэтому в нем должны быть предусмотрены и зафиксированы все малейшие детали трудовых отношений: наличие испытательного срока. отметка о совместительстве, раздел о коммерческой тайне предприятия и так далее.

После того как работника ознакомили со всеми необходимыми местными нормативными актами, он изучил и подписал трудовой договор, прием на работу оформляется работодателем – на основании подписанного трудового договора издается приказ (или распоряжение) по предприятию установленного образца. Работник должен быть ознакомлен с приказом в течение трех дней под роспись, один экземпляр такого приказа, заверенного печатью, он может получить на руки. Приказ не может быть издан позже даты заключения трудового договора.

Форма личной карточки N2 утверждена постановлением Государственного комитета статистики. Саму карточку заполняют работники отдела кадров – на основании документов, которые работник предоставил при приеме на работу, – но работник должен расписаться в карточке под датой приказа о приеме на работу.

Личное дело работника также оформляется сотрудниками отдела кадров. Туда вносятся персональные сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, должность, дата рождения, адрес, семейное положение, фиксируется карьерный путь, отмечаются все поощрения и взыскания.

Также прием работника на работу оформляется в трудовой книжке: работники отдела кадров вносят запись о дате приема, реквизитах приказа о приеме на работу и должности, на которую принят новый сотрудник. Трудовые книжки хранятся на предприятии и на руки работнику не выдаются до самого дня увольнения. При необходимости работнику могут предоставить выписку из трудовой книжки или копию отдельных листов.

Оформление такого работника происходит на общих основаниях, разница лишь в том, что в трудовом договоре четко прописывается количество рабочих часов и расписание рабочей недели. Все права, обязанности и гарантии работающего на полставки такие же, как права, обязанности и гарантии работника, работающего полную рабочую неделю и полные рабочие дни .

Согласно Трудовому кодексу на работу можно брать даже несовершеннолетних и студентов дневной формы обучения – порядок оформления на работу будет таким же, как и в общих случаях. Но при этом необходимо участь, что оформление на работу работника, который обучается, возможно лишь на неполный рабочий день – не более восемнадцати часов в неделю и не должно мешать его обучению. Кроме того, работодатель также обязан предоставить дополнительные пятнадцать дней отпуска без сохранения заработной платы для того, чтобы студент мог сдать сессию, четыре месяца отпуска для сдачи итоговых экзаменов и защиты диплома, а также месяц для сдачи итоговых государственных экзаменов.

Согласно законодательству оформление такого работника происходит на общих основаниях, но ему дополнительно предоставляются льготы:

• отпуск в течение тридцати дней и дополнительный неоплачиваемый отпуск на шестьдесят дней
• для инвалидов I и II групп рабочее время не более тридцати пяти часов в неделю

На работы с опасными и вредными условиями труда инвалидов принимать запрещается.

При этом, поскольку прием на работу оформляется на общих основаниях, работодатель не имеет права требовать от работника справок о состоянии здоровья (за исключением специально предусмотренных случаев в силу специфики работы), а инвалид при устройстве на работу может и не предъявлять справку медико-социальной экспертизы. В этом случае работодатель не несет ответственности за привлечение инвалида к работам, противопоказанным ему по состоянию здоровья .

Оформление на работу иностранцев происходит на основании положений Федерального закона «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» №115-ФЗ от 25.07.2002 года. Оформление иностранцев на работу происходит в общем порядке за исключением того, что иностранцам требуется получить разрешение на работу, а предприятию в некоторых случаях необходимо получить разрешение для приема на работу иностранных граждан.

Согласно новым нормам, принятым в 2012 году, мигрантам, временно проживающим на территории Российской Федерации. разрешение на работу не требуется.

Вместе с этим материалом часто читают:

• Порядок приема нового сотрудника на работу
  
• Особенности приема на работу несовершеннолетних работников
  
• Как правильно оформить приказ о приеме на работу?
  
• Особенности приема на работу иностранных граждан
  
• Какие правила необходимо соблюдать при приеме на работу ?
  

Понравилась статья? Поблагодарить просто - нажмите по любой из кнопок соцсетей.

Трудовой кодекс РФ не предусматривает подачи работником заявления о приеме на работу. Поэтому данный шаг не является обязательным. Однако на практике именно с этого начинается оформление на работу.

Заявление о приеме на работу на определенный срок пишется в произвольной форме, т.к. унифицированной формы данного заявления законодательством не предусмотрено, и хранится в личной карточке работника.

Порядок ознакомления работника с локальными нормативными актами законодательно не закреплен, поэтому работодатель вправе выбрать наиболее удобный способ:

• лист ознакомления с локальными нормативными актами, который прошивается вместе с локальными нормативными актами;

• журнал ознакомления работника с локальными нормативными актами;

• включение в текст трудового договора пункта об ознакомлении работника с локальными нормативными актами.

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ст. 68 ТК РФ).

Содержание, срок, форму, испытание, вступление в силу трудового договора регламентирует глава 10 Трудового кодекса РФ.

Однако при заключении срочного трудового договора с работником необходимо учитывать ряд особенностей:

• срочный трудовой договор не может быть заключен более чем на пять лет (ст. 58 ТК РФ);

• срочный трудовой договор заключается, когда трудовые отношения невозможно установить на неопределенный срок: на время исполнения обязанностей отсутствующего работника; для выполнения временных (до двух месяцев) работ; для выполнения сезонных работ; с лицами, направляемыми на работу за границу и др. случаях (ст. 59 ТК РФ);

• по соглашению сторон срочный трудовой договор может заключаться: с пенсионерами по возрасту; со студентами дневного отделения; с совместителями; руководителями, заместителями руководителей, главными бухгалтерами; творческими работниками и др. лицами (ст. 59 ТК РФ);

• при заключении трудового договора на срок до двух месяцев испытание при приеме на работу не устанавливается (ст. 70 ТК РФ);

• при заключении трудового договора на срок от двух до шести месяцев испытание не может превышать двух недель (ст. 70 ТК РФ).

При указании даты окончания трудового договора можно указать как конкретную дату, так и какое-либо событие (например, выход на работу основного работника).

Дата ознакомления работника с локальными нормативными актами должна быть не позже даты подписания трудового договора, либо совпадать с ней.

См. образец Журнала регистрации трудовых договоров

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы (ст. 68 ТК РФ).

Приказ (распоряжение) о приеме на работу имеет унифицированную форму — № Т-1 (о приеме работника на работу) или № Т-1а (о приеме работников на работу), утвержденные Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г.

См. образец приказа о приеме на работу на определенный срок (вариант 1)

См. образец приказа о приеме на работу на определенный срок (вариант 2)

При заполнении графы «Принять на работу» в ячейке «по» необходимо указать конкретную дату окончания трудового договора или событие, которое будет определять окончание трудовых отношений (например, выход из ежегодного отпуска. закрытие листка нетрудоспособности основного работника и т.п.). Либо можно внести соответствующую запись в строку «условия приема на работу».

См. образец Журнала регистрации приказов по личному составу

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы (ст. 68 ТК РФ).

По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

Копия приказа заверяется следующим образом: пишется фраза «копия верна» или проставляется соответствующий штамп, должность, фамилия и подпись кадрового работника, заверяющего документ, дата, печать отдела кадров.

См. образец копии приказа о приеме на работу, заверенную надлежащим образом

Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями ) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

См. образец записи о приеме на работу в трудовой книжке

Если работник принят по совместительству, то по его желанию сведения о работе вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству .

Форма этой Книги утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года №69.

См. образец заполнения Книги учета движения трудовых книжек

Личная карточка имеет унифицированную форму - № Т-2, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1.

Со сведениями, внесенными в личную карточку, и записью, внесенной в трудовую книжку, работник знакомится под роспись на 2 и 3 странице личной карточки работника.

Трудовой договор по форме N ТД-1 применяется для оформления соглашения между работником и работодателем (юридическим или физическим лицом) при приеме работника на работу. Унифицированная форма код по ОКУД 0301014.

Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме с каждым вновь принимаемым на работу работником независимо от срока договора (на неопределенный срок, определенный срок не более пяти лет, время выполнения определенной работы) и характера работы (по основному месту работы, по совместительству, надомная работа и т.п.).

см. так же Трудовой договор в свободной форме.

Письменное оформление трудовых отношений лиц, ранее принятых на работу, производится только с их согласия.

В трудовом договоре (контракте) указываются:

• работник Рё работодатель (юридическое или физическое лицо), заключившие трудовой РґРѕРіРѕРІРѕСЂ (контракт);
• место работы СЃ указанием структурного подразделения организации, РІ котором работнику предстоит работать;

В разделе 3 формы N ТД-1 отражаются права и обязательства сторон трудового договора (контракта) с учетом задач и специфики деятельности конкретной организации (работодателя), не противоречащие действующим законам и иным нормативным правовым актам.

Права и обязанности работника (п. 3.1 и п. 3.2) определяются в соответствии с профессией (должностью), на которую он принят, при этом указываются основные характеристики работы, требования к уровню их выполнения по объему производства (работ, услуг), качеству продукции (обслуживания), уровню выполнения норм, выполнению смежных работ в целях обеспечения взаимозаменяемости, обязанности соблюдения режима работы и т.д.

При совмещении профессий (должностей) в трудовой договор (контракт) вносится соответствующая запись с указанием дополнительных обязательств работника.

В п. 3.3 отражаются конкретные обязательства работодателя, касающиеся эффективной организации труда работника, создания условий для безопасного и высокопроизводительного труда, оборудования рабочего места в соответствии с требованиями охраны труда, своевременной выплаты работнику обусловленной трудовым договором (контрактом) заработной платы, указываются достоверные характеристики условий труда, компенсации работнику за работу в тяжелых, вредных или опасных условиях.

Режим рабочего времени и отдыха работника, отражаемый в разделе 4, определяется правилами внутреннего трудового распорядка, локальными нормативными актами организации, графиками сменности. В п. 4.1 вносится запись "нормальная продолжительность рабочего времени" или иная запись - в случае необходимости введения особого рабочего режима (неполное рабочее время, сокращенная продолжительность рабочего времени, гибкий график работы, работа по графикам сменности и т.д.).

Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска устанавливается в соответствии с действующим законодательством, коллективным договором или локальным нормативным актом организации и в п. 4.3 указывается соответственно в рабочих или календарных днях.

При необходимости отражаются сведения о дополнительных отпусках. Дополнительные отпуска могут предоставляться в связи с вредными условиями труда, за ненормированный рабочий день и др.

Кроме того, в разделе 4 указываются социально - бытовые льготы в соответствии с коллективным договором или локальными нормативными актами, действующими в организации.

В разделе 5 формы N ТД-1 указываются условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты, вознаграждение по итогам года, материальная помощь к ежегодному отпуску и др.) в соответствии с установленными в организации формами и системами оплаты труда.

В раздел 7 формы N ТД-1 "�ные условия трудового договора (контракта)" включаются условия внесения изменений и дополнений в трудовой договор (контракт).

В трудовом договоре (контракте) могут предусматриваться условия о неразглашении служебной, коммерческой и иной охраняемой законом тайны, а также иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с законами, иными нормативными правовыми актами, соглашением и коллективным договором.

Условия трудового договора (контракта) могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

Трудовой договор (контракт) подписывается работником и руководителем организации или уполномоченным им лицом. Трудовой договор (контракт) составляется в количестве двух экземпляров (один экземпляр остается у работодателя, другой - передается работнику).

Форма трудового договора (контракта) N ТД-1 носит рекомендательный характер и может изменяться в зависимости от характера и условий труда, отдыха, оплаты и других факторов.

Прикрепленный документРазмер

Образец трудового договора. Форма ТД-1. Скачать (rtf)

Бланк трудового договора. Форма ТД-1. Скачать (xls)

О ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ

Трудовые и связанные с ними отношения в организациях Республики
Беларусь регулируются Конституцией Республики Беларусь, Трудовым
кодексом Республики Беларусь (ТК) и другими актами трудового
законодательства, а также коллективными договорами, соглашениями и
иными локальными нормативными актами, принятыми в соответствии с
законодательством.

Общие положения о кадровой службе на предприятии

В целях повышения роли кадровых служб в управлении персоналом
предприятий (организаций) Министерство труда Республики Беларусь
приняло постановление от 18.12.1997 № 118, которым утверждено
Типовое положение о кадровой службе предприятия (организации)
(далее - Типовое положение).
В соответствии с Типовым положением кадровая служба является
структурным подразделением организации любой формы собственности, в
своей деятельности руководствуется законодательством Республики
Беларусь, уставом предприятия, коллективным договором, приказами и
распоряжениями руководителя предприятия и подчиняется руководителю
предприятия или его заместителю. Кадровая служба имеет круглую
печать с обозначением своего наименования. Структура и штат кадровой
службы утверждается руководителем организации с учетом задач,
стоящих перед организацией, ее специфики и численности работников.
В разделе II Типового положения перечислены основные задачи
кадровой службы (обеспечение предприятия необходимым количеством
кадров руководителей, специалистов, рабочих требуемых профессий,
специальностей и квалификации, эффективный подбор, расстановка и
реализация трудового потенциала кадров, участие в формировании и
развитии стабильного трудового коллектива, создании благоприятного
социально-психологического климата и т.д.), в соответствии с
которыми она выполняет ряд функций (раздел III Типового положения),
таких как участие в разработке единой кадровой политики и
осуществление ее через повседневную кадровую работу, прогноз
перспективной и текущей потребности в кадрах и источников ее
удовлетворения, а также содействие успешной адаптации новых
работников в коллективе. Кроме того, кадровая служба на предприятии:
- организует эффективную систему персонального учета, обработку
поступающей кадровой информации, в том числе с использованием
персональных компьютеров;
- осуществляет оформление кадровых документов в установленные
сроки и обеспечивает их сохранность;
- готовит приказы, распоряжения, материалы, отчеты, справки,
доклады, предложения по кадровым вопросам;
- представляет необходимые документы для назначения пенсий,
пособий работникам и их семьям в органы социальной защиты;
- представляет все виды статистической отчетности по работе с
кадрами, справки, отзывы, характеристики по запросам соответствующих
организаций и работников предприятия.
Всю полноту ответственности за качество и своевременность
выполнения возложенных Типовым положением на кадровую службу задач и
функций несет руководитель кадровой службы (или уполномоченное на
это лицо).
С целью организации эффективной системы персонального учета
кадров кадровой службой оформляется целый ряд документов.

Документы по трудовым и связанным с ними отношениям
на предприятии

Прежде всего претенденту на вакантное место предлагается
представить краткую информацию о себе, заполнив анкету. В анкете
обычно указываются: дата заполнения анкеты, место прописки и место
жительства претендента, дата и место рождения, семейное положение,
образование, увлечения и т.д.
Если личные данные претендента соответствуют требованиям,
необходимым для замещения вакансии, производится оформление его на
работу с составлением (заполнением) следующих документов:
- заявление о приеме на работу;
- личная карточка (форма Т-2);
- автобиография;
- трудовой договор (контракт).
Заявление. Составляется от руки или на трафаретном бланке (если
в организации есть утвержденный в установленном порядке трафаретный
бланк). В нем содержатся реквизиты:
- наименование документа (заявление);
- дата;
- адресат;
- текст;
- подпись;
- виза руководителя структурного подразделения (при
необходимости);
- резолюция руководителя;
- отметка об исполнении.
Примерная форма заявления:

Директору УП «ЛТД»
Дмитриеву Н.А.
Иванова Петра Александровича,
проживающего по адресу:
г.Минск, пр-т Ф.Скорины, д.8, кв.2

Прошу принять меня на должность ведущего экономиста в отдел
бухгалтерского учета с 1 мая 2003 года.

П.А.Иванов 28.04.2003
(подпись) (дата)

Главный бухгалтер _______________ О.Т.Петрова
(подпись)
Директор _______________ Н.А.Дмитриев
(подпись)

Отметка службы кадров о приеме работника на работу

Личная карточка (форма Т-2). Личная карточка формы Т-2,
утвержденная постановлением Государственного комитета СССР по
статистике от 28.12.1989 № 241 «Об утверждении форм первичной
учетной документации для предприятий и организаций», используется с
1 января 1990 г. на предприятиях всех форм собственности. Личная
карточка является документом анализа и учета движения кадров.
В соответствии с указанным постановлением личная карточка
заполняется работником кадровой службы на работников всех категорий.
Все записи в личной карточке осуществляются на основании документов,
представленных работником (ст.26 ТК). Основным документом,
удостоверяющим личность работника, является паспорт или иной
документ, его заменяющий (например, вид на жительство для
иностранцев, свидетельство о рождении для несовершеннолетних). Все
последующие изменения данных о работнике (образование, перемена
места жительства и др.) регулярно отражаются в личной карточке.
Свободные строки могут при необходимости заполняться данными по
усмотрению предприятий, организаций и министерств (ведомств), в
подчинении которых они находятся. Все записи должны вноситься
вручную, без сокращений текста.
Личные карточки группируются в отдельной картотеке и
систематизируются по алфавиту. После увольнения работников их личные
карточки из картотеки изымаются и систематизируются в отдельном деле
по алфавиту фамилий уволенных работников.
Автобиография. Составляется от руки в произвольной форме с
последовательным кратким изложением следующих сведений:
- краткая автобиография;
- сведения о семейном положении;
- сведения о близких родственниках;
- другие сведения по согласованию.
Трудовой договор (контракт). При приеме на работу работники
обязаны подписать трудовой договор. Трудовой договор - соглашение
между работником и нанимателем (нанимателями), в соответствии с
которым работник обязуется выполнять работу по определенной одной
или нескольким профессиям, специальностям или должностям
соответствующей квалификации согласно штатному расписанию и
соблюдать внутренний трудовой распорядок, а наниматель обязуется
предоставлять работнику обусловленную трудовым договором работу,
обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о
труде, локальными нормативными актами и соглашением сторон,
своевременно выплачивать работнику заработную плату (ст.1 ТК).
Примерная форма трудового договора утверждена постановлением
Министерства труда Республики Беларусь от 27.12.1999 № 155
«Об утверждении примерной формы трудового договора».
Трудовой договор заключается в письменной форме в двух
экземплярах и подписывается сторонами. Один экземпляр передается
работнику, другой хранится у нанимателя.
Содержание и условия трудового договора определяются
соглашением сторон и нормами ТК. Трудовой договор должен содержать в
качестве обязательных сведения и условия, предусмотренные
ст.19 ТК РБ.
В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные
условия об установлении испытательного срока, об обязанности
отработать после обучения не менее установленного договором срока,
если обучение производилось за счет средств нанимателя, и иные
условия, не ухудшающие положения работника по сравнению с
законодательством и коллективным договором.
При заключении трудового договора наниматель обязан
потребовать, а гражданин должен предъявить нанимателю документы в
соответствии со ст.26 ТК.
Декретом Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29
«О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений,
укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» нанимателям
предоставлено право заключать с работниками контракты (трудовые
договоры, заключаемые в письменной форме на определенный в них срок
и содержащие особенности по сравнению с общими нормами
законодательства о труде) на срок не менее одного года. Обязательным
условием заключаемого контракта является наличие дополнительных мер
стимулирования труда, в том числе возможность предоставления
дополнительного поощрительного отпуска с сохранением заработной
платы до пяти календарных дней и повышение тарифной ставки (не более
чем на 50%, если больший размер не предусмотрен законодательством)
(п.2 названного декрета).
Контракт, как и трудовой договор, может быть изменен только с
согласия сторон.
Прием на работу нового сотрудника оформляется приказом по
личному составу. Это локальный нормативный акт, издаваемый
руководителем организации при приеме, увольнении, переводе,
перемещении и отпуске работника. В организации должна быть налажена
работа по учету и регистрации издаваемых приказов руководителя.
Требования к подготовке и оформлению приказов определены
Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах,
госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях,
организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной
приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь
от 23.05.1995 № 13; Государственным стандартом Республики Беларусь
(СТБ) 6.38-95 «Унифицированные системы документации. Система
организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов» и другими нормативными актами по
делопроизводству.
В соответствии с требованиями СТБ 6.38-95 приказ о приеме на
работу должен быть оформлен на «общих бланках» и содержать следующие
обязательные реквизиты:
- наименование организации, издающей документ;
- название вида документа;
- дата и регистрационный номер;
- место издания;
- название;
- текст;
- подпись;
- визы.
Текст приказа состоит из преамбулы и распорядительной части, в
нем отсутствует констатирующая часть. Пункты распорядительной части
располагаются в определенной последовательности: прием на работу,
перевод, увольнение. В конце каждого пункта приказа, как правило,
указывается основание для его составления.
Примерная форма приказа о принятии на работу:

ПРИКАЗ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ01.05.2003 № 23-Л
г.Минск

О приеме на работу Иванова П.А.

ПРИНЯТЬ:
Иванова Петра Алексеевича на должность ведущего бухгалтера в
отдел бухгалтерского учета с 1 мая 2003 года с окладом согласно
штатному расписанию.
Основание:
1) заявление Иванова П.А. о приеме на работу от 20.04.2003;
2) трудовой договор от 01.05.2003.

Директор _____________ Н.А.Дмитриев
(подпись)

Подпись работника об ознакомлении с приказом (от руки),
с указанием даты

В соответствии с постановлением Министерства труда Республики
Беларусь от 09.03.1998 № 30 «Об утверждении Инструкции о порядке
ведения трудовых книжек работников» работники, принимаемые на работу
не впервые, обязаны предъявлять нанимателю оформленную в
установленном порядке трудовую книжку .
Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих у
нанимателя свыше пяти дней, если работа в этой организации, у
индивидуального предпринимателя и физического лица, которому
законодательством предоставлено право заключения и прекращения
трудового договора с работниками, является для работника основной.
Прием на работу без трудовой книжки не допускается, если иное не
предусмотрено вышеназванным постановлением. Лицу, впервые
поступающему на работу, на основании приказа о приеме на работу
нанимателем заполняется трудовая книжка утвержденного образца
республиканской трудовой книжки 1995 года.
Заполнение трудовой книжки и вкладыша к ней производится на
одном из государственных языков Республики Беларусь. Заполнение
трудовой книжки лицу, впервые поступающему на работу, осуществляется
уполномоченным сотрудником кадровой службы в присутствии работника
не позднее недельного срока со дня приема на работу. Сведения о
работнике заверяются подписью нанимателя или уполномоченного
сотрудника кадровой службы и гербовой печатью нанимателя, а в случае
ее отсутствия у индивидуального предпринимателя - печатью местного
исполнительного и распорядительного органа, осуществляющего
регистрацию предпринимателя. В трудовую книжку вносятся:
- сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения,
образование, профессия, специальность;
- сведения о работе: прием на работу, перевод на другую
постоянную работу, увольнение;
- сведения о награждениях и поощрениях за успехи в работе;
- сведения о подготовке, повышении квалификации и
переподготовке;
- сведения о назначении пенсии.
Основанием для внесения в трудовую книжку записей о приеме на
работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, а также о
награждениях и поощрениях является приказ (распоряжение) нанимателя.
Запись, точно соответствующая формулировке приказа (распоряжения),
вносится после его издания, но не позднее недельного срока, а при
увольнении - в день увольнения.
С каждой записью, вносимой в трудовую книжку (вкладыш к ней) на
основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, переводах на
другую постоянную работу, увольнении, наниматель обязан ознакомить
ее владельца под расписку в личной карточке формы Т-2, в которой
также производится запись, соответствующая записи в трудовой книжке
(вкладыше к ней).
Запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству
по желанию работника производится по месту его основной работы.
Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения.
Нанимателем или уполномоченным должностным лицом ведется
следующая документация по учету бланков трудовых книжек и
заполненных трудовых книжек:
- приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и
вкладышей к ним;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с
получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется
бухгалтерией.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется
кадровой службой или другим подразделением, лицом, оформляющим прием
и увольнение работников. В книге регистрируются все трудовые книжки,
принятые от работников при поступлении на работу к данному
нанимателю, а также трудовые книжки и вкладыши к ним (с записью
серии и номера), выданные работникам, поступающим на работу впервые.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник
расписывается в личной карточке формы Т-2 и в книге учета.
Согласно ст.194 ТК трудовой распорядок работников определяется
следующими локальными нормативными актами:
1) правила внутреннего трудового распорядка;
2) штатное расписание;
3) должностные инструкции работников;
4) графики работ (сменности);
5) графики отпусков;
6) положения и инструкции по охране труда и технике
безопасности;
7) коллективный договор (соглашение) и др.
Правила внутреннего трудового распорядка. Утверждаются
нанимателем с участием профсоюзов (если профсоюзная организация
существует) на основании Типовых правил внутреннего трудового
распорядка, утвержденных постановлением Министерства труда
Республики Беларусь от 05.04.2000 № 46 «Об утверждении Типовых
правил внутреннего трудового распорядка». Наличие таких правил
обязательно для каждого нанимателя независимо от формы собственности
и ведомственной принадлежности.
Правила должны быть вывешены на видном месте. При приеме на
работу наниматель обязан ознакомить работника под роспись с
правилами внутреннего трудового распорядка.
Штатное расписание. Это документ, регламентирующий состав и
структуру организации. Штатное расписание является основным
нормативным актом, определяющим численность работников по каждому
наименованию в конкретных структурных подразделениях и в целом по
организации. В нем указываются наименования должностей,
специальностей и профессий, квалификация, размеры должностных
окладов (тарифных ставок) и место работника в общей структуре
трудового коллектива.
В соответствии со штатным расписанием при заключении трудового
договора определяется трудовая функция работника (работа по одной
или нескольким профессиям, специальностям, должностям) с указанием
квалификации. Наниматели любых организационно-правовых форм могут
заключать трудовой договор с работником только на вакантные
профессии или должности, предусмотренные штатным расписанием.
Порядок заполнения и структуру штатного расписания определяет
руководитель организации исходя из производственной необходимости.
Однако существуют определенные требования к штатному расписанию.
Порядок расположения в штатном расписании структурных подразделений
и должностей должен максимально отражать реальную структуру и
иерархию управления в организации. В каждое структурное
подразделение должны включаться штатные должности по всем группам
персонала, начиная с высшего и заканчивая младшим звеном, например:
руководители, специалисты, другие служащие (технические
исполнители), рабочие.
Общая численность по штатному расписанию не Может быть выше
реальной численности работников организации, которая отражается в
статистических отчетах и в расчетно-платежных документах.
Наименования профессий рабочих и должностей служащих согласно
ст.19 ТК в штатном расписании определяются нанимателем в
соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником работ и
профессий рабочих (ЕТКС), квалификационным справочником должностей
служащих, иными квалификационными справочниками, утвержденными в
установленном порядке.
Должностные инструкции. Являются основными
организационно-правовыми документами, определяющими задачи, функции,
основные обязанности и ответственность работников организации при
осуществлении ими служебной деятельности в соответствии с занимаемым
служебным положением.
Целью составления должностной инструкции является необходимость
регламентации работы каждого работника организации в отдельности,
повышение его ответственности и обеспечение объективности при
проведении его аттестации, поощрении или наложении на него
дисциплинарного взыскания. Этот документ разрабатывается исходя из
задач и функций, возложенных на структурное подразделение в целом и
на конкретного работника в частности.
Основными документами, используемыми при составлении
должностных инструкций и регламентирующими труд работников, являются
соответствующие квалификационные характеристики, содержащиеся в
квалификационных справочниках, утвержденных в установленном порядке.
Четкая определенность трудовой функции в должностной инструкции
повышает личную ответственность работника и позволяет избежать
трудовых споров по поводу применения ст.30 (перевод), ст.31
(перемещение), ст.32 (изменение существенных условий труда) ТК, а
также вследствие расторжения нанимателем трудового договора по ст.29
и п.3 ст.42 ТК.
Графики работ (сменности). Согласно ст.123 ТК режим рабочего
времени определяется правилами внутреннего трудового распорядка или
графиком работ (сменности) при сменной работе. График работ
(сменности) утверждается нанимателем по согласованию с профсоюзом,
если таковой имеется на предприятии. Установленный режим рабочего
времени доводится до сведения работников не позднее одного месяца до
введения его в действие.
Табель учета использования рабочего времени. В соответствии с
п.9 Инструкции по заполнению форм государственной статистической
отчетности по труду, утвержденной постановлением Министерства
статистики и анализа Республики Беларусь от 17.09.2001 № 80, для
определения списочной численности работников на предприятии
(организации) необходимо вести ежедневный учет численности
работников, которая должна уточняться на основании приказов
(распоряжений) о приеме, переводе работников на другую работу и
прекращении трудового договора (контракта).
Численность работников списочного состава за каждый календарный
день должна соответствовать данным табельного учета использования
рабочего времени работников.
На основании данных табельного или другого учета заполняются
показатели использования рабочего времени. При этом причины неявок
на работу должны быть подтверждены соответствующими документами.
На основании данных табеля учета рабочего времени производится
начисление заработной платы повременщикам.
Табель учета рабочего времени ведется работником кадровой
службы либо другим уполномоченным лицом в одном экземпляре. В конце
месяца заполненный табель передается в бухгалтерию.
График отпусков и оформление отпуска работнику. Согласно
ст.168 ТК очередность предоставления трудовых отпусков
устанавливается для коллектива графиком трудовых отпусков,
утверждаемым нанимателем по согласованию с профсоюзом либо
нанимателем по согласованию с работником в случае отсутствия
профсоюза.
График трудовых отпусков составляется на календарный год не
позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным
договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом,
и доводится до сведения всех работников.
Дата начала трудового отпуска определяется по договоренности
между работником и нанимателем.
При составлении графика трудовых отпусков наниматель обязан
запланировать отпуск по желанию работника в летнее или другое
удобное время категориям работников, предусмотренным ст.168 ТК.
В графике отпусков отражается месяц предоставления отпуска по
плану и отмечается фактическое время предоставления работнику
отпуска с изложением в графе 5 причин изменения времени
предоставления отпуска.
Отпуска оформляются приказом (распоряжением, решением) или
запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя
уполномоченным им должностным лицом (ст.152 ТК). Форма записки об
отпуске утверждена постановлением Министерства финансов Республики
Беларусь от 18.10.2000 № 110.
В связи с тем, что ТК не установлен конкретный перечень
нанимателей, использующих только приказ (распоряжение) об отпуске
или записку об отпуске, каждый наниматель вправе применять любой из
предложенных вариантов оформления отпуска своих работников.
Коллективные договоры, соглашения. В соответствии со ст.361 ТК
коллективный договор - локальный нормативный акт, регулирующий
трудовые и социально-экономические отношения между нанимателем и
работающими у него работниками. Коллективные договоры могут
заключаться на предприятиях любых форм собственности и ведомственной
принадлежности. Порядок заключения коллективных договоров
регламентирован разделом IV ТК.
Условия коллективного договора, которые ухудшают положение
работника по сравнению с действующим законодательством, являются
недействительными (ст.362 ТК).
При приеме на работу наниматель обязан ознакомить работника с
действующим коллективным договором под роспись (ст.54 ТК).
Разрабатываемые и утверждаемые на предприятиях (в организациях)
положения об оплате труда, о премировании, трудовые договоры,
контракты и другие документы, регулирующие трудовые правоотношения
на предприятии, относятся к другим локальным нормативным актам по
вопросам труда. Эти акты не должны противоречить законодательству о
труде и ухудшать положение работника.

Группировка документов кадровой службы предприятия в дела

Для упорядочения всех имеющихся в службе кадров документов
производится их группировка в дела в соответствии с номенклатурой
дел.
Документы формируются в дела по признакам:
номинальному - объединение документов по их виду (приказы,
докладные и т.д.);
тематическому - объединение документов по их содержанию;
временному - объединение документов за какой-либо определенный
период.
Кроме того, в дела могут объединяться документы по переписке с
однородными корреспондентами.
При оформлении дел необходимо соблюдать следующие правила.
Документы постоянного и временного сроков хранения формируются в
отдельные дела. В номенклатуре дел организации необходимо
предусматривать отдельное формирование дел приказами, срок хранения
которых 75 лет (о приеме, перемещении, увольнении, премировании,
командировках). Эти приказы регистрируются в отдельных
регистрационных формах и им присваиваются порядковые номера в
пределах делопроизводственного (календарного) года. При этом следует
помнить, что к их порядковым номерам добавляют буквенные
обозначения: «к» - для приказов, срок хранения которых 75 лет, и
«л» - срок хранения которых три года. С учетом этого требования в
отдельные дела формируют годовые, квартальные, месячные планы и
отчеты, подлинники и копии документов.
Допускается временное формирование в течение
делопроизводственного года в одном деле документов с различными
сроками хранения, которые связаны с рассмотрением одного вопроса. В
этом случае по окончании делопроизводственного года документы
раскладываются в отдельные дела по срокам их хранения согласно
номенклатуре дел.
Документы к приказам по основной деятельности группируются и
хранятся у лица, ответственного за их подготовку.
Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному
составу, подшиваются в личные дела сотрудников. Для того чтобы эти
документы образовывали самостоятельные дела, в номенклатуру
необходимо дополнительно включить дело «Документы к приказам по
личному составу», которое будет формироваться из листков по учету
кадров, заявлений, представлений, докладных записок, не вошедших в
состав личных дел. Срок хранения таких дел - три года.
Документы в личных делах располагаются в последовательности:
внутренняя опись имеющихся в деле документов, заявление о приеме на
работу, направление (представление), анкета, листок по учету кадров,
автобиография, копии документов об образовании, выписки из приказов
или копии самих приказов, характеристики, аттестационные листки,
договор о материальной ответственности (если таковой необходим).
Каждый документ должен быть оформлен в соответствии с
Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-95
«Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система
организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов».
Существующий порядок формирования дел в организации должен
закрепляться в ее номенклатуре дел. Ответственность за правильное
ведение дел в организациях несут непосредственные исполнители.
При определении сроков хранения документов необходимо
руководствоваться Перечнем типовых документов органов
государственной власти и управления, учреждений, организаций и
предприятий Республики Беларусь по организации системы управления,
ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным
имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием
сроков хранения, утвержденным постановлением Государственного
комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от
06.08.2001 № 38. С введением в действие разделов названного перечня
отменяется действие соответствующих разделов Перечня типовых
документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств,
ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием
сроков хранения, утвержденного начальником Главного архивного
управления при Совете Министров СССР 15.08.1988.

За ненадлежащее оформление, нарушение порядка составления,
утрату или незаконное уничтожение документов Кодексом Республики
Беларусь об административных правонарушениях (КоАП) предусмотрена
административная ответственность. Так, нарушение законодательства в
организации и ведении делопроизводства, проявившееся в несоблюдении
государственных стандартов в оформлении документов; несоблюдении
требований, предъявляемых к порядку работы с документами, их
обработки, движения и хранения, согласно ст.89-3 КоАП влечет
предупреждение или наложение штрафа на должностных лиц в размере от
15 до 20 минимальных заработных плат (примечание).
В соответствии со ст.89-1 КоАП утрата или незаконное
уничтожение документов постоянного или долгосрочного хранения,
причинение им непоправимых повреждений влекут наложение штрафа на
граждан в размере от трех до пяти минимальных заработных плат и на
должностных лиц - от пяти до 20 минимальных заработных плат.

Сергей Большаков, главный специалист управления финансовых
отношений главного экономического управления Аппарата
Совета Министров Республики Беларусь

Примечание. В соответствии с п.1.3 Декрета Президента
Республики Беларусь от 15.02.2002 № 3 «О некоторых вопросах
регулирования минимальной заработной платы» размеры пенсий,
стипендий, пособий, других обязательных социальных выплат, а также
налогов, сборов, штрафов и иных платежей, исчисляемых в соответствии
с законодательством в зависимости от минимальной заработной платы ,
до внесения изменений в соответствующие акты законодательства
определяются в той же кратности исходя из базовой величины,
устанавливаемой Советом Министров Республики Беларусь при изменении
тарифной ставки первого разряда.

Источники:
ipinform.ru, kadrovoe-delo.ru, blanker.ru, kadrovik.by