Перенос, продление и отзыв из отпуска

Россол Сергей, начальник юридического отдела ООО «ТК Третий Рим»
Источник: Объединённая редакция деловых журналов

добавлено: 28-06-2013
просмотров: 9857

Продолжаем разговор о документальном оформлении ежегодного оплачиваемого отпуска, начатый в прошлом номере журнала. Правда, на сей раз мы рассмотрим случаи его продления, переноса и отзыва из отпуска. Их документальное оформление имеет много общего и зависит от того, кто стал инициатором изменений (работник или работодатель). Мы специально показали возможные варианты состава документов и реквизитов. Благодаря таблице и множеству примеров вы поймете систему работы, что в каких случаях обязательно, а что факультативно. Кроме того, получите полный комплект образцов документов для рассматриваемых случаев.

Продолжаем разговор о документальном оформлении ежегодного оплачиваемого отпуска, начатый в прошлом номере журнала. Правда, на сей раз мы рассмотрим случаи его продления, переноса и отзыва из отпуска. Их документальное оформление имеет много общего и зависит от того, кто стал инициатором изменений (работник или работодатель). Мы специально показали возможные варианты состава документов и реквизитов. Благодаря таблице и множеству примеров вы поймете систему работы, что в каких случаях обязательно, а что факультативно. Кроме того, получите полный комплект образцов документов для рассматриваемых случаев.

Читайте также статьи «Оформляем ежегодный оплачиваемый отпуск», «Ежегодный оплачиваемый отпуск: когда и сколько гуляем?» и «Компенсируем неиспользованную часть отпуска»

Основания продления и переноса отпуска мы рассмотрели в прошлом номере журнала в статье «Ежегодный оплачиваемый отпуск: когда и сколько гуляем?» Там же показали образцы заявления работника о продлении отпуска по причине болезни и приказа об этом (Примеры 7 и 9 на стр. 42-43 в № 5` 2013), а также ситуационные примеры с расчетом дат.

А теперь в систематизированном виде хотим показать, какие документы оформляются в различных ситуациях: при продлении, переносе и отзыве из отпуска по инициативе работодателя и работника. В каждом случае есть отличия. Таблица 1 сводит все воедино и выявляет логику работы.

Документальное оформление изменения периода предоставления отпуска

Наибольшее число вопросов на практике возникает в ситуации переноса отпуска в связи с его несвоевременной оплатой. По общему правилу оплата отпуска должна производиться не позднее, чем за 3 дня до его начала (ст. 136 ТК РФ). Однако даже такая простая формулировка порождает ряд вопросов:

1. Три дня – рабочих или календарных? Вопрос не праздный, ведь как это не парадоксально звучит, но разница между тремя рабочими и тремя календарными днями может составить 48 часов (например, три рабочих дня при расчете с четверга становятся пятью календарными днями: чт-пт-сб-вс-пн). Ст. 14 ТК РФ предписывает исчислять начало и окончание трудовых прав и обязанностей календарной датой, если иное специально законодателем не оговорено. Причем в календарные дни включаются праздники и выходные. И этих разъяснений было бы достаточно, если бы не статья 136 ТК РФ «Порядок, место и сроки выплаты заработной платы», которая вносит свою существенную лепту, сдвигая сроки в пользу работников: при совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем выплата заработной платы производится накануне этого дня. Совокупный анализ данных норм позволяет заключить, что хотя расчет в данном случае производится в календарных днях, если последний день выплаты выпадает на выходной, выплата должна производиться заранее.

При классической пятидневной рабочей неделе с выходными в субботу и воскресенье оплата отпускных работнику, уходящему в отпуск с понедельника 27.05.2013, должна быть произведена не позднее четверга предшествующей недели 23.05.2013. В четверг отпускник получает деньги, далее между датой получения денег и датой начала отпуска (выделены серой заливкой) успевает пройти 3 календарных дня (выделены оранжевой заливкой): пт 24, сб 25, вс 26 мая.

А при уходе в отпуск со среды 29.05.2013 (см. второй фрагмент календаря) отпускные должны были бы быть выплачены за 3 календарных дня, т.е. в субботу 25. Но она является выходным днем, поэтому дата получения денег смещается на ближайший предшествующий рабочий день – 24.

При расчете предельного срока для лиц, работающих по «скользящему» недельному графику со сдвинутыми выходным днями (ст. 111 ТК РФ), это также необходимо учитывать. И тут «головная боль» возникает у многих организаций. Простой пример – сотрудник выходит на работу в субботу-воскресенье 25 и 26 мая, затем понедельник-вторник у него выходные 27 и 28 мая, а в пятницу 31 у него начинается отпуск (см. третий фрагмент календаря за май). Простой расчет показывает, что для соблюдения срока, установленного действующим законодательством, оплата должна быть произведена в понедельник 27 мая, но для сотрудника это выходной день, который сдвигается на его ближайший рабочий 26 мая, который для бухгалтера является выходным. То есть либо бухгалтер выходит на сверхурочные для выдачи отпускных, либо отпускные выдаются в пятницу 24, за неделю до отпуска (это второй сдвиг даты – на ближайший рабочий день бухгалтера).

Чтобы избежать сложностей с отслеживанием срока оплаты, организациям, строго соблюдающим график отпусков, можно рекомендовать внести в правила трудового распорядка и трудовые договоры с работниками положение, в соответствии с которым оплата отпускных производится одновременно с ближайшей выплатой заработной платы.

На практике требования о сроках выплаты отпускных соблюдаются далеко не во всех организациях. И далеко не каждый работник требует переноса начала отпуска в связи с его неоплатой, что вполне понятно прежде всего с точки зрения психологии. Человек уже настроился на отдых и ему достаточно сложно вернуть себя в рабочий режим. Конфликты, связанные с переносом отпуска «по неоплате», зачастую носят комплексный характер, основной причиной которого является невыплата заработной платы в целом.

На какое число должен быть перенесен отпуск? Встречается мнение, что раз просрочили оплату, например, на 3 дня, то и отпуск должен начаться на 3 дня позднее. К сожалению работодателя, это не так. Ст. 124 ТК РФ четко говорит, что в этом случае необходимо по письменному заявлению работника перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, причем он должен быть согласован с работником. По сути работник «выпадает» из графика, и в дальнейшем предоставление ему отпуска осуществляется «по соглашению сторон». К сожалению, закон ничего не говорит о том, как быть в случае, если договориться не удается (например, работник требует отпуск в период, когда его предоставление повлечет серьезные производственные проблемы).

При переносе отпуска в связи с его неоплатой оформляются документы, необходимые для его переноса по инициативе работника – см. соответствующую колонку в Таблице 1. Все начинается с заявления:

Заявление работника о переносе отпуска с указанием причины

Ситуация, когда работник уже ушел в отпуск и вдруг выяснилось, что он незаменим, встречается достаточно часто. Может заболеть или уволиться подменяющий его сотрудник; сломаться самый важный станок, а чинить больше некому; может прийти большой заказ и так далее. В итоге у работодателя не остается никаких вариантов, кроме как договариваться с работником об отзыве из отпуска. Часть 2 статьи 124 ТК РФ дает ему такую возможность.

Однако при этом надо учитывать ряд моментов:

1. Отзыв из отпуска допускается только с согласия работника.
2. Согласие работника на отзыв дает ему право определять, с какого числа в текущем году он уйдет «отгуливать» остатки положенного ему отпуска.
3. Работник вправе за счет «остатка» увеличить свой отпуск в следующем году.

Однако у «воли» работника есть и свои границы. Например, он не может попросить заменить оставшуюся часть отпуска денежной компенсацией. Ее можно получить только на общих основаниях, т.е. заменяя лишь часть отпуска, превышающую 28 дней за каждый год работы.

Кроме того, нужно помнить о запрете на отзыв из отпуска работников в возрасте до 18 лет, беременных женщин и работников, занятых на вредных и (или) опасных работах.

Отказ работника от досрочного выхода из отпуска может представлять для работодателя серьезную проблему, однако в этом случае работник действует в своем праве и ему невозможно предъявить какие-либо претензии. Для мотивации сотрудника на выход из отпуска работодатель может предложить ему какие-то дополнительные преференции. Например, повышенные расценки на оплату труда, компенсацию затрат на дорогу при возвращении из отпуска или нематериальные блага, допустим, продвижение на более высокую позицию в кадровом резерве.

Взгляните на алгоритмы составления документов для переноса отпуска либо отзыва из отпуска по инициативе работодателя (последние две колонки Таблицы 1). Они очень похожи.

При оформлении документов на отзыв из отпуска необходимо следить, чтобы воля работника была четко зафиксирована и не оставляла сомнений в достигнутом соглашении. Поэтому в этом случае (как и при переносе отпуска) можно рекомендовать оформлять согласие работника отдельным документом. Он может так и называться «Согласие. » либо быть оформлен как заявление (см. Пример 10). В качестве одного из вариантов возможно составление двустороннего соглашения, в котором можно закрепить условия, стимулирующие выход сотрудника из отпуска.

Конечно, не всегда можно получить подпись работника о согласии прервать свой отпуск, особенно когда он находится далеко от места работы, иногда приходится довольствоваться устным разговором по телефону. Можно еще попросить сотрудника прислать свое письменное согласие по факсу или хотя бы в виде сообщения по электронной почте, тогда у вас на руках будет хоть что-то. Потом важно не забыть получить письменное подтверждение с подписью работника сразу по его выходу на работу.

В целом процедура отзыва из отпуска может выглядеть следующим образом (обратите внимание на возможные варианты):

1. Вначале следует получить согласие работника на отзыв. Важно сделать это в письменном виде:
   • первый вариант: можно направить работнику соответствующее уведомление либо предложение, а согласие либо несогласие сотрудника на отзыв оформляют отдельным документом либо прописывают в самом уведомлении / предложении (мы пошли этим путем при оформлении образцов документов на отзыв из отпуска – Примеры 9 и 10);
   • другой вариант оформления: показать работнику докладную записку, которая извещает руководство о необходимости отзыва работника из отпуска, и попросить работника написать свое согласие либо отказ прямо на этом документе, ведь здесь сразу видна причина такого неприятного предложения, его инициатор и мнение руководителя. Тогда один документ будет отражать все интересующие нас события, предшествующие изданию приказа (так мы поступили при оформлении переноса отпуска по инициативе работодателя, ведь находящемуся еще на работе сотруднику легче показать докладную записку – см. Пример 6).
2. Далее издается приказ об отзыве из отпуска, который объявляется работнику под личную подпись (приказы о переносе отпуска и отзыве из него в Примерах 8 и 11 составлены по единому «рецепту»). В этом же приказе можно предусмотреть порядок использования сотрудником оставшейся части отпуска (речь здесь идет о процедуре переноса отпуска). Кстати, зачастую согласие/несогласие работника прописывают в самом приказе на отзыв из отпуска, но этот вариант неправильный, т.к. мнение работника нужно узнать до того, как издается распорядительный документ, который уже не должен ни пересматриваться, ни отменяться.
3. И не забываем отражать изменения в графике отпусков (см. пункт 3 приказа в Примере 11 и фрагмент графика в Примере 4, в котором мы отразили корректировку отпусков, во всех случаях, рассмотренных в данной статье).
4. Фактическое время нахождения в отпуске еще должно найти свое отражение в табеле учета рабочего времени (см. Пример 12). В нем используются следующие обозначения: в графе 4 букву «Я» проставляем в тех датах, где была явка на работу (ниже указываем отработанные часы), «В» – выходные и праздничные дни, «ОТ» – отпускные дни. Причем в графах с 10 по 13 дополнительно указываем причины и продолжительность отсутствия на работе. В нашем примере Орлов О.А. был в отпуске 10 дней, из них выходными оказались 2 дня, поэтому в графах 10 и 11 поясняем, что по причине отпуска человек отсутствовал 8 дней (что составляет 64 часа).

Инициатива отзыва из отпуска может быть оформлена в виде предложения работнику

Как оформить досрочный выход из отпуска

Прервать ежегодный оплачиваемый отпуск досрочно можно как по инициативе работника, так и работодателя.
Если по семейным обстоятельствам (предстоящее рождение ребенка, свадьба любимого сына и многое другое) вам необходимо использовать часть отпуска позже, нужно обратиться к руководителю организации с заявлением о досрочном выход е из отпуска. Заявление пишется в произвольной форме. В нем желательно указать причину необходимого переноса и предполагаемую дату использования оставшихся дней отпуска. Если использованная часть отпуска свыше 14 календарных дней, работник имеет право присоединить неиспользованные дни к следующему очередному отпуску.
В том случае, когда продолжительность отпуска превышает 28 календарных дней, возможна выплата денежной компенсации за дни свыше. К примеру, если отпуск 34 к.д. (имеется дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день), то за 6 к.д. возможна выплата компенсации.
Предпочтительный вариант нужно изложить в заявлении.

Досрочный выход из отпуска возможен только после того, как заявление будет подписано руководителем, а кадровая служба подготовит приказ об отзыве из очередного отпуска. В нем обязательно должен быть указан период предоставления оставшихся неиспользованных дней или выплата денежной компенсации. Работник знакомится с приказом под роспись и приступает к работе.

Когда инициатором отзыва из отпуска является работодатель, также необходимо согласие работника, выраженное в письменной форме (заявление). Работник имеет право отказаться от досрочного выход а на работу. В этом случае его нельзя привлечь к дисциплинарной ответственности.

Трудовой кодекс РФ (п.3 ст.125) содержит перечень работников, которые не могут быть отозваны из отпуска. даже если на это имеется их письменное согласие. Так, нельзя прервать отпуск работникам в возрасте до 18 лет, беременным женщинам, работающим на производствах, связанных с вредными или опасными условиями труда.

Часто сотрудник, взяв отпуск, хочет досрочно из него выйти. Для этого ему нужно написать заявление и получить согласие руководителя. В ряде случаев руководитель имеет право отказать в досрочном выходе на работу. А для некоторых категорий работников действующее законодательство запрещает прерывать отпуск.

• - заявление на имя руководителя;
• - приказ руководителя;
• - справка, подтверждающая сдачу экзаменов (для учебного отпуска).

Случается, что сотрудник, который ушел в отпуск, желает его прервать. Причины этого могут быть разными, но действия руководства зависят от вида отпуска. Ситуации в наиболее популярных вариантах оформления отпуска: декретный отпуск по уходу за ребенком, отпуск на время учебы и сдачи сессии, отпуск за свой счет.

В первом случае, отпуск может быть использован женщиной по собственному усмотрению, частично или полностью. Согласно ст. 256 Трудового кодекса РФ, законом порядок прерывания отпуска по уходу за ребенком или досрочного выхода из него не установлен.

Поэтому для устранения лишних конфликтов лучше заранее договориться о дате выхода на работу. Сделать это надо письменно, написав соответствующее заявление вашему работодателю. На заявлении с просьбой о досрочном выходе на работу руководитель предприятия пишет «не возражаю» и оформляет ваш выход соответствующим приказом.

Оформить достигнутое соглашение лучше в двух экземплярах. Если Вы хотите на период отпуска работать на дому или на неполном рабочем времени, вам опять же нужно написать соответствующее заявление на имя руководителя учреждения, где вы работаете, и подробно оговорить новый режим рабочего времени. Все договоренности обязательно фиксируйте в письменном виде.

Для сотрудников, отправленных в отпуск на время сдачи экзаменационной сессии, нужно позаботиться о справке-подтверждение, которая выдается учебным заведением. На ее основании отдел кадров готовит приказ о прекращении учебного отпуска. Если работник просто написал заявление с просьбой о выходе на работу досрочно, не подав справки-подтверждения из ВУЗа, это может быть расценено как нарушение трудового законодательства.

В случае если работник хочет выйти досрочно из обычного отпуска или отпуска, взятого за свой счет, ему опять же нужно получить согласие руководителя предприятия. Но здесь работодатель имеет право отказать в вашей просьбе. Тогда вам не останется ничего другого, как дождаться окончания взятого отпуска. Отпуск не может быть прерван даже по желанию рабочего, если речь идет о сотрудниках до 18 лет и беременных женщинах, работающих на вредном производстве.

Перенос, продление и отзыв из отпуска - Учебный центр - Корпоративное обучение - Семинары и бизнес тренинги продаж, управление персоналом, тренинги

Продолжаем разговор о документальном оформлении ежегодного оплачиваемого отпуска, начатый в прошлом номере журнала. Правда, на сей раз мы рассмотрим случаи его продления, переноса и отзыва из отпуска. Их документальное оформление имеет много общего и зависит от того, кто стал инициатором изменений (работник или работодатель). Мы специально показали возможные варианты состава документов и реквизитов. Благодаря таблице и множеству примеров вы поймете систему работы, что в каких случаях обязательно, а что факультативно. Кроме того, получите полный комплект образцов документов для рассматриваемых случаев.

Читайте также статьи «Оформляем ежегодный оплачиваемый отпуск», «Ежегодный оплачиваемый отпуск: когда и сколько гуляем?» и «Компенсируем неиспользованную часть отпуска»

Основания продления и переноса отпуска мы рассмотрели в прошлом номере журнала в статье «Ежегодный оплачиваемый отпуск: когда и сколько гуляем?» Там же показали образцы заявления работника о продлении отпуска по причине болезни и приказа об этом (Примеры 7 и 9 на стр. 42-43 в № 5` 2013), а также ситуационные примеры с расчетом дат.

А теперь в систематизированном виде хотим показать, какие документы оформляются в различных ситуациях: при продлении, переносе и отзыве из отпуска по инициативе работодателя и работника. В каждом случае есть отличия. Таблица 1 сводит все воедино и выявляет логику работы.

Документальное оформление изменения периода предоставления отпуска

Наибольшее число вопросов на практике возникает в ситуации переноса отпуска в связи с его несвоевременной оплатой. По общему правилу оплата отпуска должна производиться не позднее, чем за 3 дня до его начала (ст. 136 ТК РФ). Однако даже такая простая формулировка порождает ряд вопросов:

Три дня – рабочих или календарных? Вопрос не праздный, ведь как это не парадоксально звучит, но разница между тремя рабочими и тремя календарными днями может составить 48 часов (например, три рабочих дня при расчете с четверга становятся пятью календарными днями: чт-пт-сб-вс-пн). Ст. 14 ТК РФ предписывает исчислять начало и окончание трудовых прав и обязанностей календарной датой, если иное специально законодателем не оговорено. Причем в календарные дни включаются праздники и выходные. И этих разъяснений было бы достаточно, если бы не статья 136 ТК РФ «Порядок, место и сроки выплаты заработной платы», которая вносит свою существенную лепту, сдвигая сроки в пользу работников: при совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем выплата заработной платы производится накануне этого дня. Совокупный анализ данных норм позволяет заключить, что хотя расчет в данном случае производится в календарных днях, если последний день выплаты выпадает на выходной, выплата должна производиться заранее.

При классической пятидневной рабочей неделе с выходными в субботу и воскресенье оплата отпускных работнику, уходящему в отпуск с понедельника 27.05.2013, должна быть произведена не позднее четверга предшествующей недели 23.05.2013. В четверг отпускник получает деньги, далее между датой получения денег и датой начала отпуска (выделены серой заливкой) успевает пройти 3 календарных дня (выделены оранжевой заливкой): пт 24, сб 25, вс 26 мая.

А при уходе в отпуск со среды 29.05.2013 (см. второй фрагмент календаря) отпускные должны были бы быть выплачены за 3 календарных дня, т.е. в субботу 25. Но она является выходным днем, поэтому дата получения денег смещается на ближайший предшествующий рабочий день – 24.

При расчете предельного срока для лиц, работающих по «скользящему» недельному графику со сдвинутыми выходным днями (ст. 111 ТК РФ), это также необходимо учитывать. И тут «головная боль» возникает у многих организаций. Простой пример – сотрудник выходит на работу в субботу-воскресенье 25 и 26 мая, затем понедельник-вторник у него выходные 27 и 28 мая, а в пятницу 31 у него начинается отпуск (см. третий фрагмент календаря за май). Простой расчет показывает, что для соблюдения срока, установленного действующим законодательством, оплата должна быть произведена в понедельник 27 мая, но для сотрудника это выходной день, который сдвигается на его ближайший рабочий 26 мая, который для бухгалтера является выходным. То есть либо бухгалтер выходит на сверхурочные для выдачи отпускных, либо отпускные выдаются в пятницу 24, за неделю до отпуска (это второй сдвиг даты – на ближайший рабочий день бухгалтера).

Чтобы избежать сложностей с отслеживанием срока оплаты, организациям, строго соблюдающим график отпусков, можно рекомендовать внести в правила трудового распорядка и трудовые договоры с работниками положение, в соответствии с которым оплата отпускных производится одновременно с ближайшей выплатой заработной платы.

На практике требования о сроках выплаты отпускных соблюдаются далеко не во всех организациях. И далеко не каждый работник требует переноса начала отпуска в связи с его неоплатой, что вполне понятно прежде всего с точки зрения психологии. Человек уже настроился на отдых и ему достаточно сложно вернуть себя в рабочий режим. Конфликты, связанные с переносом отпуска «по неоплате», зачастую носят комплексный характер, основной причиной которого является невыплата заработной платы в целом.

На какое число должен быть перенесен отпуск? Встречается мнение, что раз просрочили оплату, например, на 3 дня, то и отпуск должен начаться на 3 дня позднее. К сожалению работодателя, это не так. Ст. 124 ТК РФ четко говорит, что в этом случае необходимо по письменному заявлению работника перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, причем он должен быть согласован с работником. По сути работник «выпадает» из графика, и в дальнейшем предоставление ему отпуска осуществляется «по соглашению сторон». К сожалению, закон ничего не говорит о том, как быть в случае, если договориться не удается (например, работник требует отпуск в период, когда его предоставление повлечет серьезные производственные проблемы).

При переносе отпуска в связи с его неоплатой оформляются документы, необходимые для его переноса по инициативе работника – см. соответствующую колонку в Таблице 1. Все начинается с заявления:

Заявление работника о переносе отпуска с указанием причины

Приказ о переносе отпуска

Комментарий к Примеру 3: Если работодатель и работник не могут достигнуть согласия относительно новой даты предоставления отпуска, а в ситуации задержки выплаты отпускных сотрудник не хочет идти в отпуск 03.06.2013, о чем написал свое заявление, то отменять его отпуск с 03.06.2013 все равно нужно, просто распорядительная часть в п. 1 приказа тогда будет звучать иначе: «Ввиду невозможности предоставления ежегодного основного оплачиваемого отпуска начальнику отдела продаж Самоделкину С.М. с даты, указанной им в заявлении о переносе отпуска от 03.06.2013, начальнику отдела кадров Степановой С.С. провести переговоры с работником и определить новую дату предоставления отпуска».

Отражение в графике отпусков переноса отпуска и отзыва из него

Документы, необходимые для переноса отпуска по инициативе работодателя, названы в Таблице 1 и будут показаны нами на примере сложной ситуации – когда сотруднику работодатель предлагает не просто немного сдвинуть отпуск, а перенести его на следующий год.

Ст. 124 ТК РФ теоретически позволяет в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы фирмы, с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год.

Законодатель не объясняет, что такое «исключительные случаи», оставляя определение степени исключительности на усмотрение работодателя. Это делает данную норму слишком неопределенной. Недобросовестный работодатель всегда может сослаться на «исключительные случаи», способные отразиться на «нормальном ходе работы». Например, считать ли исключительным случаем некомплект сотрудников в организации? Тем более что у такого некомплекта могут быть различные причины. Одно дело, если нужны эксклюзивные специалисты, которых просто нет в вашем регионе, и совсем другое, когда работодатель предлагает «нерыночную» заработную плату или очень неблагоприятные условия труда. Таким образом, ст. 124 ТК РФ оставляет возможность для злоупотребления со стороны работодателя. Это с одной стороны. С другой – отсутствие четких критериев может породить и у работника желание по тем или иным причинам передвинуть свой отпуск.

Понятие периода работы, за который предоставляется отпуск, разъясняется в разделе «Стаж работы для отпуска» статьи «Ежегодный оплачиваемый отпуск: когда и сколько гуляем»

Для такого переноса установлены некоторые ограничения:

1. Отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Речь в данном случае идет не о календарном годе, а о периоде работы, за который предоставляется отпуск (см. Пример 5).
2. Такой перенос невозможен для сотрудников в возрасте до 18 лет и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.
3. Запрещается непредставление ежегодного оплачиваемого отпуска более 2 лет подряд.

При оформлении такого переноса необходимо учитывать следующее. Во-первых, инициатива должна исходить от работодателя. Во-вторых, воля работника на перенос отпуска должна быть четко и явно выражена еще до издания приказа. Поэтому, на наш взгляд, лучше оформлять ее отдельным документом (Пример 7) либо в крайнем случае – в виде надписи на инициативном документе, например, докладной записке (Пример 6) или предложении о переносе отпуска. Соответственно, и резолюцию руководителя об оформлении приказом переноса отпуска логично оформлять только на том документе, который содержит согласие работника на перенос отпуска.

Если человек устроился на работу 01.02.2011, то его первый год работы в этой организации будет с 01.02.2012 по 31.01.2013 включительно. Значит, отпуск за данный период ему может быть предоставлен самое позднее – с 31.01.2014.

Инициатива переноса отпуска может быть оформлена в виде докладной записки

Согласие работника на перенос отпуска в виде заявления

После получения согласия работника и на основании резолюции руководителя издаем приказ о переносе отпуска и не забываем отражать изменения в графике отпусков (см. Примеры 8 и 4).

Приказ о переносе отпуска

Ситуация, когда работник уже ушел в отпуск и вдруг выяснилось, что он незаменим, встречается достаточно часто. Может заболеть или уволиться подменяющий его сотрудник; сломаться самый важный станок, а чинить больше некому; может прийти большой заказ и так далее. В итоге у работодателя не остается никаких вариантов, кроме как договариваться с работником об отзыве из отпуска. Часть 2 статьи 124 ТК РФ дает ему такую возможность.

Однако при этом надо учитывать ряд моментов:

1. Отзыв из отпуска допускается только с согласия работника.
2. Согласие работника на отзыв дает ему право определять, с какого числа в текущем году он уйдет «отгуливать» остатки положенного ему отпуска.
3. Работник вправе за счет «остатка» увеличить свой отпуск в следующем году.

Однако у «воли» работника есть и свои границы. Например, он не может попросить заменить оставшуюся часть отпуска денежной компенсацией. Ее можно получить только на общих основаниях, т.е. заменяя лишь часть отпуска, превышающую 28 дней за каждый год работы.

Кроме того, нужно помнить о запрете на отзыв из отпуска работников в возрасте до 18 лет, беременных женщин и работников, занятых на вредных и (или) опасных работах.

Отказ работника от досрочного выхода из отпуска может представлять для работодателя серьезную проблему, однако в этом случае работник действует в своем праве и ему невозможно предъявить какие-либо претензии. Для мотивации сотрудника на выход из отпуска работодатель может предложить ему какие-то дополнительные преференции. Например, повышенные расценки на оплату труда, компенсацию затрат на дорогу при возвращении из отпуска или нематериальные блага, допустим, продвижение на более высокую позицию в кадровом резерве.

Взгляните на алгоритмы составления документов для переноса отпуска либо отзыва из отпуска по инициативе работодателя (последние две колонки Таблицы 1). Они очень похожи.

При оформлении документов на отзыв из отпуска необходимо следить, чтобы воля работника была четко зафиксирована и не оставляла сомнений в достигнутом соглашении. Поэтому в этом случае (как и при переносе отпуска) можно рекомендовать оформлять согласие работника отдельным документом. Он может так и называться «Согласие. » либо быть оформлен как заявление (см. Пример 10). В качестве одного из вариантов возможно составление двустороннего соглашения, в котором можно закрепить условия, стимулирующие выход сотрудника из отпуска.

Конечно, не всегда можно получить подпись работника о согласии прервать свой отпуск, особенно когда он находится далеко от места работы, иногда приходится довольствоваться устным разговором по телефону. Можно еще попросить сотрудника прислать свое письменное согласие по факсу или хотя бы в виде сообщения по электронной почте, тогда у вас на руках будет хоть что-то. Потом важно не забыть получить письменное подтверждение с подписью работника сразу по его выходу на работу.

В целом процедура отзыва из отпуска может выглядеть следующим образом (обратите внимание на возможные варианты):

1. Вначале следует получить согласие работника на отзыв. Важно сделать это в письменном виде:
   • первый вариант: можно направить работнику соответствующее уведомление либо предложение, а согласие либо несогласие сотрудника на отзыв оформляют отдельным документом либо прописывают в самом уведомлении / предложении (мы пошли этим путем при оформлении образцов документов на отзыв из отпуска – Примеры 9 и 10);
   • другой вариант оформления: показать работнику докладную записку, которая извещает руководство о необходимости отзыва работника из отпуска, и попросить работника написать свое согласие либо отказ прямо на этом документе, ведь здесь сразу видна причина такого неприятного предложения, его инициатор и мнение руководителя. Тогда один документ будет отражать все интересующие нас события, предшествующие изданию приказа (так мы поступили при оформлении переноса отпуска по инициативе работодателя, ведь находящемуся еще на работе сотруднику легче показать докладную записку – см. Пример 6).
2. Далее издается приказ об отзыве из отпуска, который объявляется работнику под личную подпись (приказы о переносе отпуска и отзыве из него в Примерах 8 и 11 составлены по единому «рецепту»). В этом же приказе можно предусмотреть порядок использования сотрудником оставшейся части отпуска (речь здесь идет о процедуре переноса отпуска). Кстати, зачастую согласие/несогласие работника прописывают в самом приказе на отзыв из отпуска, но этот вариант неправильный, т.к. мнение работника нужно узнать до того, как издается распорядительный документ, который уже не должен ни пересматриваться, ни отменяться.
3. И не забываем отражать изменения в графике отпусков (см. пункт 3 приказа в Примере 11 и фрагмент графика в Примере 4, в котором мы отразили корректировку отпусков, во всех случаях, рассмотренных в данной статье).
4. Фактическое время нахождения в отпуске еще должно найти свое отражение в табеле учета рабочего времени (см. Пример 12). В нем используются следующие обозначения: в графе 4 букву «Я» проставляем в тех датах, где была явка на работу (ниже указываем отработанные часы), «В» – выходные и праздничные дни, «ОТ» – отпускные дни. Причем в графах с 10 по 13 дополнительно указываем причины и продолжительность отсутствия на работе. В нашем примере Орлов О.А. был в отпуске 10 дней, из них выходными оказались 2 дня, поэтому в графах 10 и 11 поясняем, что по причине отпуска человек отсутствовал 8 дней (что составляет 64 часа).

Инициатива отзыва из отпуска может быть оформлена в виде предложения работнику

Согласие работника на отзыв из отпуска в виде отдельного документа – заявления

Приказ об отзыве из отпуска

Отражение фактического отпуска в табеле учета рабочего времени

Отпускные хлопоты: отзыв из отпуска

начальник юридического отдела
Издательско-консультационного центра «Дело и сервис»

В прошлом номере главный бухгалтер поставил перед вами непростую задачу — отозвать из отпуска двух требующихся ему бухгалтеров для приведения документации в порядок перед налоговой проверкой. Сегодня мы постараемся справиться с ней.

Можно ли отозвать работника из отпуска и в каких случаях?

Трудовой кодекс РФ отвечает только на первую часть вопроса — в его статье 125 предусматривается возможность отзыва работника из отпуска и разъясняется, какие действия работодатель обязан выполнить в связи с прерыванием отпуска. Ответ на вторую половину вопроса нам придется искать самостоятельно. Если в случае с продлением и переносом отпусков обстоятельства, с наступлением которых увеличиваются и смещаются сроки очередных отпусков. перечислены ясно и четко (статья 124 ТК РФ), то причины отзыва работника из отпуска в Трудовом кодексе РФ не определены. В некоторой степени это на руку работодателю — не нужно анализировать сложившиеся обстоятельства на предмет их производственной или организационной важности, нет необходимости объяснять и обосновывать, зачем понадобилось прерывать отдых работника. Вместе с тем, если исходить из смысла и цели предоставляемого работнику ежегодного отпуска, работодателю не следует злоупотреблять предоставленными ему законодателем возможностями и на локальном уровне решить, в каких ситуациях целесообразно отзывать отпускников (в правилах внутреннего трудового распорядка, ином локальном нормативном акте организации).

Представляется, что как и в случае переноса отпуска по инициативе работодателя, причины отзыва работника из отпуска должны быть объективными, например, для предотвращения производственной аварии или немедленного устранения последствий аварии, для предотвращения несчастных случаев, простоя, причинения ущерба организации, для решения не терпящих отлагательства организационных вопросов и т.д. Выездная налоговая проверка, как впрочем и проверки иных контрольно-надзорных органов, способны доставить большие проблемы организации. Конечно можно пожурить главного бухгалтера и задуматься над тем, почему отсутствие двух его подчиненных так сильно сказалось на его уверенности адекватно отреагировать на действия сотрудников налоговых органов. Но сейчас лучше сосредоточиться на решении задачи — как обеспечить присутствие всех тех работников, от которых, по словам главбуха, напрямую зависят результаты налоговой проверки.

Кого нельзя отозвать из отпуска?

Даже при объективной необходимости присутствия отдельных работников на работе следует учитывать нормы части третьей статьи 125 Трудового кодекса РФ, согласно которой не допускается отзыв из отпуска :

1) работников в возрасте до 18 лет;

2) беременных женщин;

3) работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Где найти отпускника?

Согласно части второй статьи 125 Трудового кодекса РФ отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Значит вам нужно получить это согласие. Но где найти работника? Где он вообще может быть — на морском побережье или на дачном участке, в парижском музее или дома с увлекательной книгой? Все зависит от того, какую схему оформления отпусков, вы создали в организации, от уровня коммуникации между вами и работниками, а также от того, насколько ваша организация (в лице руководства), в принципе, желает знать, где ее работники отдыхают (так, на всякий случай). Если у вас есть номер мобильного телефона работника — вы сможете найти его за пределами как города, так и страны (при условии, что его телефон включен и, вообще, предусмотрительно не забыт дома). В одних организациях работники, занимающие особо значимые позиции, для быстрых и оперативных контактов обеспечиваются мобильной связью за счет организации; в других — ответственных работников перед отпуском просят сообщить о месте предполагаемого отдыха. Заставить работника сообщить вам место отпуска вы не можете, а вот узнать из разговора с коллегами, буклеты каких санаториев он листал за неделю до отдыха — не зазорно. В конце концов — «разведку» может провести и главный бухгалтер. Между тем, опытные кадровики достаточно серьезно относятся к этой проблеме и всегда могут ответить на вопрос, где планировал провести отпуск руководящий или ответственный работник. В ряде организаций в должностные инструкции руководителей структурных подразделений и заместителей руководителя организации изначально включается обязательство о сообщении в отдел кадров информации о месте проведения отпуска. Например: «Финансовый директор перед уходом в отпуск обязан сообщить в отдел кадров информацию о месте проведения отпуска».

В некоторых организациях отделы кадров предпочитают получать необходимые сведения из опросных листов. которые инспектор кадров любезно просит заполнить работника перед ознакомлением последнего с приказом о предоставлении отпуска.

В этот раз вам и главному бухгалтеру повезло, и один работник уже вернулся в родной город, а второй — еще не успел покинуть его пределы. Узнав новость о налоговой проверке, они по-разному отреагировали на предложение об отзыве из отпуска: один согласился уже завтра выйти на работу и выполнить все, что от него требуется; второй — не готов проститься со своей мечтой об отдыхе под пальмами и категорически против досрочного возвращения в бухгалтерию. Придется вашему главбуху обойтись одним работником — еще раз напоминаю, что отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия!

Как получить и оформить согласие работника на отзыв из отпуска?

Устное согласие работника на прерывание его отпуска — не повод расслабляться. Это согласие вам необходимо получить в письменной форме. Вариантов, как всегда, несколько. Рассмотрим наиболее оптимальные. Первый — попросить работника собственноручно написать заявление о согласии на отзыв из отпуска (см. далее). Второй — подготовить проект приказа об отзыве работника из отпуска и непосредственно в приказе попросить работника подтвердить, что он согласен на отзыв из отпуска. Есть еще один вариант, к которому прибегают кадровики, накопившие большой опыт в решении отпускных вопросов. Выше уже шла речь об опросных листах. Опросные листы (индивидуально на каждого работника) или опросные ведомости (для группы работников) составляются тогда, когда отделу кадров нужно получить необходимую информацию (разумеется, с учетом норм Трудового кодекса РФ, регламентирующих порядок работы с персональными данными). Сами по себе опросные листы или ведомости являются хорошим подспорьем при подготовке графика отпусков (когда необходимо выяснить пожелания работников и получить их в письменной форме). Однако они же могут пригодиться и при проведении кампании отзыва из отпусков, особенно, если процедура отзыва формализована на уровне локальных нормативных актов организации. Например, если в приложении к правилам внутреннего трудового распорядка закрепить перечень структурных подразделений и указать должности или профессии работников, необходимость присутствия которых в экстремальных, незапланированных ситуациях крайне велика, то перед оформлением отпуска вам не придется ломать голову, кого следует опросить. Для составления листа опроса или опросной ведомости вы можете воспользоваться формой, приводимой в разделе «Бумаги».

Можно ли воздействовать на работника, не согласившегося на отзыв из отпуска?

Закон говорит, что ни в коем случае — при неполучении согласия работника работодатель не имеет правовых оснований для применения к нему дисциплинарных взысканий. Еще в период действия КЗоТ РФ Верховный Суд РФ так сформулировал свою позицию на этот счет: поскольку законом не предусмотрено право работодателя без согласия работника досрочно отозвать его из отпуска на работу, отказ работника от выполнения распоряжения о выходе на работу до окончания отпуска нельзя рассматривать как нарушение трудовой дисциплины (пункт 31 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 22.12.1992 № 16 «О некоторых вопросах применения судами Российской Федерации законодательства при разрешении трудовых споров» (с изм. на 21.11.2000).

Максимум, что может сделать главный бухгалтер, — это обидеться. Но во время своего очередного отпуска он, скорее всего, поймет коллегу — отдыхать нужно всем.

Что может пообещать и что должен сделать работодатель, отозвав работника из отпуска?

Вернемся к нашим бухгалтерам. Итак, один из них согласился прервать свой отпуск и выйти на работу. На вопрос «А что мне за это будет?» вы с главным бухгалтером сгоряча пообещали: «Все, чего душа пожелает!». «Душа» пожелала премиальных, и вы с главбухом не видите никаких препятствий, для поощрения столь лояльного организации сотрудника. Если бы работник в этот момент находился в санатории, вам пришлось бы пообещать ему еще и возмещение стоимости путевки или предложить иной способ компенсации произведенных им расходов.

Но есть ряд обещаний, которые вы в силу закона должны не только дать, но и выполнить.

Прежде всего, нужно разъяснить работнику условия предоставления части отпуска, неиспользованной в связи с отзывом. Согласно статье 125 ТК РФ эта часть отпуска должна быть по выбору работника :

• либо предоставлена в удобное для него время в течение текущего рабочего года;
• либо присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

В данном случае право выбора времени использования оставшейся части отпуска принадлежит работнику. Поэтому еще до составления приказа об отзыве из отпуска необходимо знать решение работника по данному вопросу и обязательно отразить его в письменной форме. Не определив время использования оставшейся части отпуска заранее, вы можете столкнуться с неожиданным решением работника уйти в отпуск «завтра!», то есть в самый неподходящий момент.

Если согласие на отзыв из отпуска оформляется в виде заявления, то с учетом сказанного, попросите работника указать в нем принятое вами совместно решение о времени использования оставшейся части отпуска, например так:

Генеральному директору
ООО «Хлебосол»
Ю.К. Мельникову
от И.А. Сорокиной

Нередко у работников отделов кадров возникают сомнения в том, можно ли отозвать работника всего на несколько дней. Например, в нашем случае мы тоже можем надеяться, что налоговая проверка займет два-три дня. По своей цели и смыслу отзыв работника из отпуска означает его возвращение к работе (причем не на время выполнения какой-то определенной работы, а «насовсем», т.е. постоянно); фактически речь идет о прекращении отдыха работника, а не о временном прерывании. Но никто не мешает работнику выразить свое желание об использовании «неотгулянной» части отпуска уже через два—три дня — все зависит от того, о чем вы договоритесь с ним. Так что выход из этой ситуации есть.

Гораздо сложнее обстоит дело с выплаченными работнику отпускными. И это вторая проблема, которую вам предстоит решить. Здесь вы вместе с главным бухгалтером должны определить схему «волки-овцы», по которой и работник будет доволен, и издержки работодателя не особо увеличатся.

Чтобы не лишать работника кровно заработанных отпускных, бухгалтерия, как правило, оплачивает труд отозванного работника с учетом суммы, начисленной за неиспользованную часть отпуска.

Для этого, на основании приказа об отзыве из отпуска:

1) производится перерасчет отпускных из расчета фактического количества дней использованной части отпуска;

2) с первого дня работы производится начисление заработной платы в установленном порядке;

3) при расчете заработной платы работника выплаченные отпускные за неиспользованную часть отпуска засчитываются в счет заработной платы за отработанное время;

4) при предоставлении работнику неиспользованной части отпуска расчет отпускных производится, исходя из нового расчетного периода.

Хотя в приведенной схеме, применяемой на практике, не используется слово «удержание», речь идет именно о нем. Поэтому вам следует руководствоваться статьей 137 Трудового кодекса РФ, из которой следует, что работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Если работник не дает такого согласия на перерасчет или на этапе оформления отзыва из отпуска уже выражает недовольство перерасчетом, лучше отказаться от идеи отзыва этого работника из отпуска совсем. Несмотря на то, что возможность отзыва предусмотрена Трудовым кодексом РФ, последний, тем не менее, не описывает механизм совершения данного действия; применение статьи 137 ТК РФ в этой ситуации проблематично. В этой связи для того, чтобы компенсировать работнику отзыв из отпуска, некоторые организации выплачивают разовые премии (помимо предоставления неиспользованной части отпуска).

Если, объяснив работнику схему перерасчета отпускных, вы получите его согласие, попросите отразить это в заявлении о согласии на отзыв из отпуска, или в отметке об ознакомлении в приказе об отзыве из отпуска.

Каким должен быть приказ об отзыве работника из отпуска?

Унифицированную форму приказа об отзыве работника из отпуска Госкомстат России пока не утвердил, а следовательно, отдел кадров составляет приказ по своей форме.

Приказ об отзыве из отпуска должен содержать причину (основание) отзыва работника из отпуска, а также распоряжение:

• об отзыве работника;
• о предоставлении неиспользованной части отпуска в согласованное с работником время;
• о внесении соответствующих изменений в график отпусков и документы по учету отпусков.

Последнее распоряжение давать не обязательно, так как на основании данного приказа отметки в графике отпусков и в документах по учету отпусков должны производиться автоматически. В том случае, если неиспользованная часть отпуска работника предоставляется в следующем рабочем году, который совпадает со следующим же календарным годом, то рекомендуется дать поручение отделу кадров об отражении в графике отпусков (на следующий календарный год), периода отпуска отозванного ранее работника. При этом, в будущем запланированное время отпуска может быть изменено только по решению самого работника.

Для бухгалтерии важно, чтобы приказ об отзыве работника из отпуска содержал распоряжение о перерасчете заработной платы.

Не лишним будет напоминание о том, что проект приказа визируется исполнителем и руководителем структурного подразделения, подготовившими его, руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы документационного обеспечения управления (если таковая есть) и юридическим отделом. Если у руководителя организации есть заместитель по кадрам, то приказ визируется и этим лицом.

Поскольку в рассматриваемом случае инициатива отзыва работника из отпуска принадлежала главному бухгалтеру, то и он должен будет поставить свою визу (если бы такой отзыв предложил начальник отдела сбыта, то визу ставил бы он — т.е. инициатор).

Ознакомление работника с приказом обязательно. Если вы решили, что согласие на отзыв из отпуска следует оформить в виде отдельного заявления работника, не забудьте поставить в приказе ссылку на это заявление.

Как уже отмечалось, согласие работника на отзыв из отпуска может быть выражено в самом приказе — в графе, посвященной отметке работника об ознакомлении с приказом. Примерная форма приказа об отзыве из отпуска приводится в разделе «Бумаги».

Вот вы и отозвали бухгалтера из отпуска. Теперь главбух уверен, что налоговая инспекция даже наградит вашу организацию как добросовестного и исправного налогоплательщика. Не забудьте в конце года напомнить ему, чего вам это стоило, когда он будут решать вопрос о распределении неиспользованной части премиального фонда.

В следующем номере мы будем заниматься обычными, но не всегда легкими вопросами оформления предоставления отпусков работникам.

Также по этой теме: