Оформление вкладыша трудовой книжки сотрудника

Вкладыш в ТК – документ, имеющий следующие характеристики:

• размер (формат) 88х125 мм;
• обложка картонная;
• содержит 46 страниц;
• имеет элементы защиты.

Внутри бланк вкладыша в точности повторяет графы и иную структуру трудовой. а также наделён собственным идентификационным номером, который проставлен на каждом листе вкладыша в правом верхнем углу.

Идентификационный номер вкладыша регистрируется в книжке работника, что создаёт неразрывную связь между двумя этими документами.

По завершении использования ТК в том случае, если последняя страница документа заполнена и на ней не осталось места для необходимой записи, ни в коем случае нельзя:

• Зачёркивать сведения о награждениях и поощрениях и вносить вместо них сведения о работе.
• Вкладывать или вклеивать чистые листы от бланков трудовых и вносить на них сведения.
• Заводить новую трудовую.

По окончании свободного места, необходимого для внесения записей о трудовой деятельности лица, нужно завести вкладыш в трудовую книжку.

Вкладыш станет единственным правомочным продолжением внесения записей в ТК, что продиктовано Правилами, утверждёнными на правительственном уровне 16.04.2003 года за № 225.

На вкладыше будут продолжать вноситься записи в том же порядке и по аналогии с тем, как это происходило при заполнении трудовой.

Соответственно вкладыш станет правовым основанием для оформления трудового стажа работника и его последующего учёта при начислении пенсии.

По большому счёту, работника этот вопрос беспокоить не должен. Бланки вкладышей, так же как и бланки трудовых должны храниться в отделе кадров предприятия или в бухгалтерии. На маленьких предприятиях, где эти отделы отсутствуют, за хранение бланков отвечает уполномоченное лицо.

Индивидуальный предприниматель обеспечивает бланками работников лично. То есть бланки у работодателя всегда должны быть. Он обязан закупать их в специализированных торговых организациях по мере необходимости и хранить вне доступа для посторонних лиц, предварительно зарегистрировав в приходно-расходном журнале.

По мере необходимости, когда в закончившуюся трудовую нужно внести запись, уполномоченный за внесение записей работник получает бланк вкладыша под роспись и аккуратно, с соблюдением норм и правил, заполняет его.

Приобретать вкладыш обязана организация (предприятие) или работодатель юридическое лицо.

Эти бланки, как и бланки книжек, имеют определённую степень защиты, их приобретение осуществляется работодателем в соответствии с положениями и в порядке, установленными Министерством Финансов РФ.

Обычно организации заключают договор о поставке бланков на предприятие. Доверять эту процедуру работнику неправомерно. так как в зону его доступа не входит возможность контакта с обозначенными организациями, гарантирующими качество бланков. Он может приобрести бланк, качество которого сомнительно. А работодатель обязан сотрудничать с компаниями, имеющими лицензию на реализацию полиграфической продукции .

Организация имеет право по усмотрению руководителя:

• Передать бланк работнику безвозмездно (п.44, 48 Правил).
• Взимать деньги за выдачу бланка вкладыша (п.47 Правил).

При этом работодатель не имеет права завышать цену на бланки вкладышей в сравнении с ценой закупки. Если партия бланков вкладышей закупалась по соответствующей стоимости, а впоследствии цена возросла – это также не может стать причиной повышения цены на бланк.

Если работодатель взимает деньги, истраченные им на приобретение бланков вкладышей, то он может использовать два актуальных способа:

• получить наличными;
• вычесть из заработной платы.

Выбор способа компенсации стоимости бланка зависит от работодателя. он же может предоставить выбор удобного способа оплаты работнику. Но работодатель должен понимать, что работник, предпочитающий, чтобы средства вычли из зарплаты, должен подтвердить это письменно, в форме заявления.

Заявление пишется бухгалтеру, главному бухгалтеру или кадровику.

Всё зависит от порядка, установленного в организации. Если вопросом занимается уполномоченное лицо – заявление нужно будет написать ему. Однако составляется оно на имя руководителя организации или предприятия. Уполномоченное лицо или отдел примут его, удостоверят подписью руководителя предприятия и пустят в делопроизводство.

На основании подписанного руководителем и оформленного по всем правилам заявления можно произвести вычет средств. Без просьбы, выраженной в заявлении, никаких вычетов производить нельзя.

Правильно составить заявление можно в свободной форме, по аналогии с другими заявлениями.

В нём должны быть указаны в верхнем правом углу фамилия и инициалы руководителя, к которому обращается работник, а ниже – сведения о заявляющем.

Далее нужно логично изложить следующее :

• Заявить о том, что в трудовую книжку необходим вкладыш, с указанием причины.
• Попросить выдать и надлежаще оформить вкладыш в ТК.
• Просить вычесть стоимость бланка вкладыша из заработной платы за текущий месяц. Обязательно указать сумму, соответствующую стоимости бланка вкладыша. Эти сведения можно получить у ответственного лица или в бухгалтерии.
• Поставить дату и подпись

Вкладыш в ТК выдаётся не лично на руки сотруднику.

Его может получить лишь уполномоченное лицо. под роспись. Если уполномоченный за ведение ТК хранит бланки у себя в сейфе (шкафу), то ему остаётся лишь взять бланк вкладыша и начать заполнять его. Тем не менее, заполнение бланка является его выдачей. Соответственно, если предприятие взимает плату за бланки – работнику нужно расписаться в приходно-расходной книге бланков самому или написать заявление .

Запись о выдаче вкладыша в ТК осуществляется на внутренней стороне обложки трудовой. Здесь кадровик или ответственный ставит штамп и номер вкладыша. Этот номер проставлен по всему продолжению вкладыша, на всех листах типографским способом, то есть каждый экземпляр этого документа уникален. Запись о выдаче даёт ему юридическую силу полноценного документа.

Формулировка записи, посредством которой вкладыш удостоверяется на лицевой стороне трудовой, проста: «Выдан вкладыш (указать его идентификационный номер)». Никакой другой информации здесь давать не нужно.

После приобретения организацией бланков трудовых и вкладышей к ним, они должны быть проведены соответствующим актом приёмки. После их приобретения, они должны быть оформлены в соответствующем журнале. Здесь регистрируется их приход и расход.

Эта приходно-расходная книга учёта бланков ведётся бухгалтерией, поэтому зачастую и бланки хранятся здесь же. В других случаях бухгалтера лишь получают партию бланков, сразу же передавая их кадровикам или уполномоченным. Если бланки хранятся в бухгалтерии, кадровик даёт заявку главному бухгалтеру, а впоследствии отчитывается за использование бланка.

Если бланк испорчен при заполнении титульного листа или внесения первичной записи во вкладыш, он списывается специальным актом и уничтожается. Исправлять испорченные таким образом бланки или продолжать их использовать недопустимо.

При приёме на работу сотрудника с вкладышем в трудовой, в Книге учёта движения ТК вкладыш регистрируется вместе с трудовой. Регистрация в Книге осуществляется по данным, которые составляют форму основного документа (ТК).

Ведение вкладыша ориентируется на два важнейших в этом отношении документа:

• Правила, утверждённые Правительством 16.04.2003 года за № 225.
• Постановление Министерства труда и социального развития от 10.10.2003 года за № 69 – Инструкции по заполнению и ведению ТК и вкладышей к ним.

Вкладыши заполняются в соответствии с перечисленными нормативными документами.

Заполнить вкладыш в ТК нужно аккуратно, без помарок. Он заполняется до внесения номера в ТК и подшивки. Дело в том, что при заполнении может быть допущена помарка или описка.

В этом случае придётся менять бланк и исправлять внесённый на титульный лист трудовой номер. Если при заполнении титульного листа вкладыша допущена помарка или ошибка – бланк нужно заменить и сделать аккуратную запись на новом бланке, а испорченный – списать актом.

Дата заполнения обычно выбирается не произвольно, а связана с необходимостью внесения новой записи:

• о приёме или увольнении;
• о переименовании отдела или организации;
• об изменении формы собственности и т.п.

Например, работник подал заявление об увольнении за 2 недели заранее. В этот период готовится приказ об увольнении и приводится в порядок ТК. Если есть необходимость – заполняется вкладыш. Иногда заполнение вкладыша связано с очередной инспекторской (или иной) проверкой. То есть дата заполнения вкладыша не должна быть связана с определённым событием, отражённым в трудовой. Тем не менее, такую связь можно допустить.

Штамп о выдаче может правомерно заменить собой надпись, внесённую вручную. Так же как и надпись, штамп ставится в верхнем правом углу титульного листа трудовой. Это небольшой прямоугольник 10х25 мм, который состоит из формулировки: «Выдан вкладыш». Номер вкладыша вписывается уполномоченным за выдачу.

Перенос записи из ТК во вкладыш осуществляется непосредственно. Кадровик или ответственный должен визуально определить, чтобы для последней записи хватило места на странице.

Он вносит её, заполнив оставшееся место. Следующая запись вносится уже во вкладыш. Нормой считается, если запись о приёме осталась в трудовой. А во вкладыш внесены сведения об увольнении.

Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей, внесённых в трудовую. То есть первый порядковый номер во вкладыше на единицу больше того, который оказался последним в трудовой книжке. Если один вкладыш уже существует, следующий продолжает нумерацию предыдущего.

Чистый бланк вкладыша заполняется по аналогии с записями в трудовой книжке.

Однако, во вкладыше сведения могут быть более актуальными. Например, изменилась фамилия в связи с замужеством. Работник приобрёл высшее образование, повысил разряд и т.п. нужно обязательно идентифицировать сведения в документах. Если на титульном листе не отражена новая фамилия работника – её недопустимо указывать во вкладыше без изменения в трудовой.

После заполнения вкладыша, чтобы избежать помарки:

• Нужно проверить все внесённые сведения на титульный лист и в графы вкладыша.
• Поставить штамп или сделать запись о выдаче вкладыша.
• Внести уникальный идентификатор (номер) вкладыша.
• Подшить вкладыш к трудовой.

Его нельзя приклеивать, закреплять скрепками, металлическими скобами и пользоваться прочим материалом. Он подшивается к внутренней стороне обложки трудовой, точнее – между обложкой и последней страницей книжки.

Подшивается он при помощи ниток. Для этого используют обычные хлопковые нитки, лучше всего — № 10. Они достаточно прочные и не разрывают бумагу при использовании вкладыша. Пришивают вкладыш следующим образом:

• От верхнего и нижнего края вкладыша отступают приблизительно по 2-3 см.
• Шилом проделываются отверстия.
• Игла с ниткой продевается в обложку вкладыша и обложку трудовой, вытягиваясь через её заднюю стенку.
• Игла возвращается, продеваясь через заднюю стенку обложки трудовой, затем через отверстие в обложке вкладыша.
• Таким образом, нужно сделать несколько аккуратных стежков, прикрепив нитками вкладыш в ТК.

Сам по себе вкладыш не действителен, о чём констатируют положения Правил и Инструкций, а также другие правовые документы Трудового законодательства.

Без ТК по вкладышу недопустимо :

• принимать на работу;
• увольнять с работы;
• делать учётную запись;
• проводить другие процедуры.

Вкладыш должен быть подшит к трудовой книжке и зарегистрирован на её титульном листе. Только после этого документ считается действительным.

Вкладыш в трудовую книжку – выход из любой сложной ситуации. когда в книжке заканчиваются страницы для её ведения. Только вкладыш может стать адекватным способом решения проблемы. Но он не может иметь самостоятельный статус документа, его юридическая сила определена трудовой. Для этого его выдача регистрируется на титульном листе ТК.

Заполнение вкладыша в трудовую книжку

Ой, девочки, сколько у меня ошибок. Я сегодня вшила вкладыш, заполнила страницу, где Ф.И.О. и поставила там печать ОК.
1.А нужно было печать организации?
Затем на второй странице поставила штамп и стала вписывать прием.
2.А оказывается его там не нужно ставить?
Но зато я не вписала номер записи, т.к.уже стала сомневаться. .Думала, приду домой и спрошу у вас.
3.Какой нужно ставить: 1 или следующий по порядку?
И наконец вписала "Выдан вкладыщ. " в правый верхний угол ТК на странице, где сведения о работнике.
4. Ну это хоть верно?
5. Девочки,и что же мне теперь делать?

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

можно я тут присоединюсь. -) надо прошивать вкладыш??я не прошиваю,просто скрепочкой присоединяю

Оленька, выдан вкладыш и номер-правильная запись.
Прием вписывать не надо,если он есть в основной ТК.
номер записи-следующий после последней записи в основной ТК.

если вписали запись о приеме повторно-либо заведите к черту новый вкладыш либо пишите по правилам "запись за № недействительна".

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

#8[69668] 22 октября 2009, 21:09

Я вкладыш вшиваю.
Приема не было в ТК. Это новый сотрудник.Так нужен штамп организации на второй страниц или нет? И какая должна быть печать на первой странице?

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Уважаемые, хочу прокомментировать))) ВКЛАДЫШ нужно ВКЛАДЫВАТЬ в саму трудовую книжку в конец или начало. это как вам удобнее. Это раньше в советские времена его приклеивали в конце или пришивали нитками. Сейчас так уже не делают. Трудовая инспекция при проверке не оштрафует конечно, но замечание сделают обязательно, мол некомпетентны раз новые правила и инструкции не читаете, как было в практике моих учениц много раз. Вкладыш-это продолжение исписаных страниц трудовой книжки, поэтому его нужно просто продолжать, как будто это следующая страничка трудовой. Удачи.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

#12[71890] 30 октября 2009, 20:13

Девочки, в правилах ведения трудовых книжек черным по белому написано:
38. В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш. который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Не прикалывается скрепками, а вшивается, нитками в конце трудовой книжки!

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Секрет успеха в искренности. как только вы сможете ее изобразить, считайте что дело в шляпе!

Женская логика:во-первых, не брала, во-вторых, уже положила на место.

тогда еще вопрос-как быть с пунктом 39. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указывается серия и номер вкладыша.

У меня нет штампа,я вписываю рукой. Это серьезное нарушение? нет, это не нарушение. точно так же как штамп "копия верна", все это можно писать от руки, еще никто никогда к этому не придирался. Главное не то как вы это напишите, а то что вы там напишите.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Секрет успеха в искренности. как только вы сможете ее изобразить, считайте что дело в шляпе!

Женская логика:во-первых, не брала, во-вторых, уже положила на место.

Оформление вкладыша к трудовой книжке

Иногда в оформлении трудовой деятельности сотрудника возникает ситуация, что раздел сведений о работе заполнен до конца, и вносить новые записи некуда. В этом случае заводится вкладыш к трудовой книжке утвержденной формы. Кратко требования к его ведению можно сформулировать так:

1. Оформляется вкладыш, если в трудовой книжке все страницы раздела заполнены.
2. Заполнение и ведение его осуществляется работодателем по тем же принципам, что и сама книжка.
3. Вкладыш крепится к ней посредством вшивания и отдельно, без трудовой книжки, не является действительным документом.
4. При выдаче вкладыша в верхней части титульного листа трудовой книжки проставляется отметка с номером и серией заведенного вкладыша.

Несмотря на то, что правила оформления вкладыша в трудовой книжке широко известны и закреплены нормативными документами, существует ряд нюансов в его оформлении. У работников, занятых ведением трудовых книжек, периодически возникают вопросы, на которых стоит остановиться поподробнее.

Работник, которому предстоит оформление вкладыша в трудовую книжку, предъявляет паспорт с документами об образовании. На их основании будут заполнены сведения титульного листа вкладыша. Его датой заведения будет фактическая дата, когда были внесены первые записи.

Бланки вкладышей в трудовую книжку изготавливаются специализированными организациями. Они имеют соответствующую степень защиты от подделок. Работодатели обеспечиваются ими на платной основе по договору с распространителями или изготовителями. Работник возмещает работодателю средства, затраченные им на приобретение бланка вкладыша. Но если он был неправильно заполнен или испорчен в процессе первичного заполнения не по вине работника, то стоимость нового бланка оплачивается работодателем.

Уже заполненный вкладыш подшивается в трудовую книжку. У некоторых работников таких дополнений может быть несколько. Все они должны быть подшиты в порядке заведения под обложкой трудовой книжки и отражены в отметках на ее титульном листе.

Правила заполнения вкладыша к трудовой книжке строго не предписывают места, куда он должен быть вшит. Также не регламентируется качество используемых для этого ниток. Обычно его подшивают в самом конце трудовой книжки, между обложкой и последней из страниц. Хотя многие считают более удобным с технической точки зрения пришивание вкладыша к середине документа.

Первый лист вкладыша в трудовую книжку обязательно должен быть заверен разборчивой подписью лица, ответственного за работу с трудовыми книжками, и печатью организации или кадровой службы. Это нужно сделать сразу при оформлении вкладыша. Ведь печати имеют обыкновение периодически меняться из-за реорганизаций, изменения названия или ведомственной принадлежности организации.

Во избежание ошибок, нужно сначала завести вкладыш, и только потом внести соответствующую отметку в штампе на трудовой книжке. Ведь в случае неправильного заполнения испорченный вкладыш подлежит уничтожению, а в трудовой книжке останутся его номер и серия. При этом придется ставить новый штамп, места для которого на титульном листе книжки не так уж много.

Запись в трудовой книжке о вкладыше, как правило, представляет собой специальный штамп с оттиском «Выдан вкладыш…» размером 10х25 мм, проставляемый в книжке. В нем указываются данные документа, его серия и номер. Причем правила заполнения вкладыша в трудовую книжку говорят именно о штампе, а это значит, что будет не очень корректной запись этих данных от руки. Хотя если трудовая книжка уже имеет рукописную запись таких сведений, то это еще не является основанием признать такой вкладыш недействительным.

Также правила не регламентируют, где именно в трудовой книжке должен стоять такой штамп. Обычно он ставится в правом верхнем углу первой страницы (титульного листа) трудовой книжки. Причем делается это так, чтобы он не закрывал собой других записей, содержащих сведения о работнике.

Отметка проставляется при выдаче первого вкладыша и всех последующих. Сколько их будет, столько и штампов должно быть в трудовой книжке. Поэтому работодателю все же лучше иметь соответствующий требованиям штамп для этих целей.

Нумерация записей вкладыша начинается не с начала, а является продолжением нумерации каждого из разделов книжки. То есть порядковый номер внесения записи во вкладыш трудовой книжки будет следующим после того, которым закончились записи по данному разделу в книжке. Нумерация сквозная, как и в трудовой книжке. В ней исключены номера с дробными, литерными и другими индексами.

Но в практике заполнения вкладыша в трудовую книжку номер записи может быть тем же, что и в книжке. Это возможно в случае, если текст ее, начатый в одном из разделов трудовой книжки, продолжается в соответствующей части вкладыша.

К примеру, запись под номером 28, начатая в разделе сведений о работе трудовой книжки, вместила в себя только сведения о приеме работника с указанием профессии (должности), а все остальное уже не поместилось. Тогда оставшиеся данные о структурном подразделении (месте работы) будут занесены уже в соответствующий раздел вкладыша. И номер записи будет тот же – 28.

Во избежание возможных проблем с трудовой книжкой в будущем, например, при оформлении пенсии, стоит знать, что в оформлении вкладышей категорически запрещено. К таким серьезным нарушениям относятся:

1. использование вместо вкладышей новых бланков трудовых книжек>
2. зачеркивание слов «о награждении» в наименовании соответствующего раздела и последующая их замена словами «о работе» с занесением в сведений о работе в полученный путем переименования раздел>
3. вшивание или вклеивание в качестве вкладышей чистых листов>
4. зачеркивание неточных или неверных записей.

Если в разделах вкладыша в трудовую книжку о работе или о награждениях обнаружена ошибка, ни в коем случае нельзя зачеркивать ранее внесенные сведения. Правильное оформление вкладыша в трудовую книжку предписывает другой способ исправления ошибок. Он заключается в изменении записей путем признания неверных сведений недействительными с последующим внесением точных записей.

Так, к примеру, если допущена ошибка в графе 3 записи раздела сведений о работе, то она остается без изменения. А записью под следующим номером будет текст: «Запись за номером (указывается номер предыдущей записи)… недействительна». И здесь же должна быть занесена правильная формулировка графы 3 записи. В графе 4 все верные данные ранее сделанной записи повторяются. Таким способом нужно исправлять любую имеющуюся в трудовой книжке или вкладыше неточность. Даже если это будет всего лишь ошибочный номер записи во вкладыше в трудовую книжку.

Правилами предусмотрено исправление выявленных неточностей там, где неправильные записи были внесены, либо на новом месте работы при предъявлении работником официального документа с предыдущего места за подписью работодателя о допущенной ошибке. Вносимые изменения должны соответствовать подлиннику или заверенной копии приказа (распоряжения). В случае, если он не сохранился или содержит ошибку, то правильная запись делается на основании других подтверждающих сведения о работе документов. Показания свидетелей не могут служить таким основанием, за исключением случаев, в отношении которых имеется решение суда.

Если сотрудница, уже имеющая вкладыш в трудовой книжке, сменила фамилию в связи с замужеством, то соответствующие изменения необходимо внести не только в трудовую книжку, но и одновременно во вкладыш. Это касается любых сведений титульного листа: имени с отчеством, даты рождения и образования. Все изменения вносятся на основании соответствующих документов со ссылкой на их реквизиты. Для этого на титульных листах и вкладыша, и трудовой книжки одной линией перечеркиваются старые сведения, после чего рядом или выше (где есть место) вносятся новые. Ссылки на подтверждающие изменения документы наносятся на внутреннюю сторону обложки, заверяются подписью ответственного лица и печатью.

Нужно не забывать при оформлении вкладыша делать соответствующую запись в книге учета движения трудовых книжек, указав его серию и номер. Ведь вкладыш, хоть и является дополнением трудовой книжки, все же – отдельный документ.

Вкладыш в трудовую книжку: правила оформления

Когда все страницы какого-либо раздела трудовой книжки оказываются заполненными, оформляется вкладыш. Причем кадровому работнику надо не просто завести вкладыш, но и вшить его в трудовую книжку. Правила оформления вкладыша аналогичны общим принципам ведения трудовых книжек, но у многих кадровиков, тем не менее, возникают вопросы, связанные с его заполнением.

Из этой статьи вы узнаете:

• где можно купить вкладыш в трудовую книжку;
• как организовать учет вкладышей в трудовую книжку в 2015 году;
• в каком порядке происходит заполнение вкладыша в трудовую книжку;
• какими нормативными актами устанавливаются правила ведения и хранения вкладышей.

Зарегистрируйтесь. чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов

Оформление вкладыша предусматривается законодательством только в случае необходимости — когда в каком-либо из разделов трудовой книжки заканчивается свободное место для записей. Действующими нормативными актами количество вкладышей не ограничивается, их заводят по мере надобности. Несмотря на то, что вкладыш в трудовую книжку считается отдельным документом, фактически сам по себе он недействителен.

Заполнение, учет и хранение вкладышей относятся к непосредственным обязанностям специалиста по кадрам. Как вшить вкладыш в трудовую книжку в 2015 году без ошибок? Следует руководствоваться «Правилами ведения и хранения трудовых книжек », утвержденными постановлением правительства РФ №225 от 16.04.2003 года. Данный документ четко описывает порядок оформления вкладышей и устанавливает единую форму бланка. Объем вкладыша для раздела «Сведения о работе» составляет 9 разворотов, а для раздела «Сведения о награждениях» — 8 разворотов. В процессе заполнения бланка можно обращаться к «Инструкции по заполнению трудовых книжек», утвержденной постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003 года.

При оформлении каждого вкладыша в трудовой книжке (как правило, в правом верхнем углу титульного листа) проставляется соответствующий штамп. Запись от руки, хотя и не служит однозначным основанием для признания сведений недействительными, все же не считается корректной. Каждый работодатель обязан иметь такой штамп и применять его в случае необходимости (п.39 «Правил»).

Четких предписаний, указывающих, как именно полагается вшивать вкладыш в трудовую книжку, как оформить процедуру с технической точки зрения и т. д. нормативные документы не содержат. На практике следует придерживаться нескольких простых принципов:

• вкладыш должен именно вшиваться (а не вклеиваться, прикрепляться при помощи скоб или банально вкладываться в трудовую) для надежности скрепления;
• чтобы не разбивать записи в документе, вкладыш лучше вшивать не в середину трудовой книжки, хотя технически это проще, а в ее конец (между последней страницей и обложкой);
• лучше всего пришивать вкладыш суровой ниткой на 4-5 проколов.

Заполнение вкладыша в трудовую книжку в 2015 году подразумевает сквозную нумерацию записей по каждому разделу. Это означает, что нумерация записей во вкладыше не начинается сначала, а продолжает последовательность соответствующего раздела. При этом допускается простановка номера записи в основном бланке трудовой книжки с продолжением самой записи на бланке вкладыша.

Сведения о сотруднике (дата рождения, образование, профессия, специальность, фамилия, имя и отчество) в обязательном порядке вписываются во вкладыш в трудовую книжку: образец заполнения титульного листа вы найдете в нашей базе кадровых документов. Также на титульном листе вкладыша проставляются фамилия и подпись сотрудника, ответственного за заполнение трудовых книжек. Датой заполнения документа считается дата первой сделанной в нем записи. Заполненный вкладыш заверяется личной подписью работника, на имя которого он оформлен, и печатью работодателя.

Вкладыш в трудовую книжку — документ строгой отчетности. Поэтому полученный специалистом по кадрам бланк подлежит регистрации во всех необходимых учетных документах, к которым относятся, прежде всего, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. В приходно-расходную книгу бланков. ведущуюся бухгалтерией организации, вписываются сведения о каждом полученном и израсходованном бланке вкладыша с указанием его серии и номера.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей, обязанности по ведению которой возлагаются на кадровую службу, регистрируются все вкладыши, выдаваемые работникам и принятые от сотрудников вместе с трудовыми книжками при приеме на работу. При регистрации указываются серия и номер бланка, сведения о сотруднике с датой его приема на работу и реквизиты документа, на основании которого производилось трудоустройство.

Организация должна контролировать движение бланков вкладышей и осуществлять их выдачу только по заявке лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Работник, получающий на руки трудовую книжку с вкладышем при увольнении, расписывается в личной карточке и в книге учета. Невостребованные трудовые книжки и вкладыши хранятся в кадровой службе в течение двух лет, после чего передаются в архив организации, где после 50 лет хранения уничтожаются в установленном порядке. По окончании каждого месяца проводится инвентаризация: кадровик передает в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей, а также о суммах, полученных за оформленные бланки.

Несмотря на то, что во многих киосках совершенно беспрепятственно предлагается вкладыш в трудовую книжку, купить его обязан работодатель, а не работник. Приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей в них осуществляется по договору поставки юридическим лицом либо его представителем по доверенности.

Изготавливает бланки трудовых книжек и вкладышей к ним Объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков – «ГОЗНАК» Министерства финансов РФ.

Купить вкладыш можно непосредственно у изготовителя или у специального распространителя, уполномоченного Объединением «Гознак». Иной способ приобретения бланков трудовой книжки и вкладышей может рассматриваться в качестве административного правонарушения в сфере трудовых отношений, ответственность за которое предусмотрена статьей 5.27 КоАП РФ (определение Верховного Суда РФ от 6 сентября 2007 г. № КАС07-416).

Перечень официальных распространителей можно найти на сайте Объединения «Гознак».

Работодатели могут приобрести бланки трудовых книжек и вкладыши в трудовую книжку у следующих официальных распространителей:

• ООО «СпецБланк», адрес: 117105, г. Москва, Нагорный проезд, д. 10, стр. 7, тел./факс: +7 (495) 229-13-44, 229-13-45.
• ОАО «Главснаб Правительства Москвы», адрес: 109147, г. Москва, ул. Марксистская, д.10, стр. 1, тел./факс: +7 (495) 911-06-80, 912-27-55.
• ЗАО «Разносбыт», адрес: 127238, Москва, Ильменский проезд, д. 5, тел./факс: +7 (499) 250-11-89, 251-13-76, 250-01-02.
• ООО «Имидж», адрес: 129337, г. Москва, Ярославское шоссе, д. 111, к. 2 тел./факс: +7 (495) 540-62-06, 647-10-70.
• ООО «Моя Компания Поволжье», адрес: 410052, г. Саратов, ул. Одесская, д. 6, тел./факс: +7 (8452) 44-33-44, 35-54-04.
• ООО «Рельеф-Центр», адрес: 390044, г. Рязань, ул. Зафабричная, д. 14, тел./факс:+7 (4912) 95-80-00.
• ООО ПКФ «Буква», адрес: 426004, г. Ижевск, ул. Пастухова, 45-41, тел./факс: +7 (3412) 609-848.