Письмо пояснение в налоговую

Для многих документов, которые компании представляют в налоговую инспекцию и фонды, нет специальных форм и бланков. На практике в свободной форме составляют значительную часть запросов, уведомлений, заявлений, справок и т.п. бумаг. Поэтому компания вправе сама решать, как составить такие документы и как сформулировать текст обращения, а чиновники обязаны принять и рассмотреть запрос. За основу можно взять наши образцы и подредактировать под свою компанию.

Сами чиновники назвали закрытый перечень оснований для отказа рассматривать обращение компании, которые связаны с погрешностями в представленном документе (п. 27 Административного регламента ФНС России, утв. приказом Минфина России от 02.07.12 № 99н). Основаниями для отказа являются:

• отсутствие полного наименования организации, ИНН, почтового адреса (адреса электронной почты);
• отсутствие подписи, а также фамилии и инициалов представителя организации, который подал или подписал запрос;
• отсутствует печать организации в запросе, представленном в бумажном виде на бланке организации;
• отсутствует усиленная квалифицированная электронная подпись заявителя или данные владельца квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи не соответствует данным заявителя в запросе, представленном в электронной форме через интернет;
• представитель заявителя не приложил доверенность, подтверждающую его полномочия;
• у лица, подписавшего запрос, нет полномочий для обращения за получением информации о заявителе;
• текст запроса не поддается прочтению, например, если компания отправила его в электронном виде в формате, который не может открыть инспекция.

Этих рекомендаций безопаснее придерживаться и при подаче документов в фонды.

Запрос, письмо, уведомление и т. д. лучше всего адресовать руководителю инспекции или отделения фонда. Но если неизвестны его фамилия, имя и отчество (или нет уверенности в их правильности), то можно использовать нейтральную формулировку – «В инспекцию или отделение фонда…».

Указывать отдел не стоит – вдруг он этим вопросом не занимается, тогда письмо может остаться без рассмотрения.
В шапке документа надо назвать полное (а не сокращенное) наименование компании. По крайней мере именно так рекомендуют сами чиновники.

Организационно-правовую форму стоит написать развернуто, например, Общество с ограниченной ответственностью. Обязательными реквизитами являются ИНН и регистрационный номер в фонде компании, ведь именно по этим реквизитам специалисты фондов идентифицируют организацию. Дополнительно стоит написать КПП, ОГРН, хотя это и необязательные реквизиты, по ним инспекторам или специалистам фонда будет проще идентифицировать компанию. Также стоит написать адрес компании.

Такие реквизиты, как исходящий номер и дата письма, не нужны – их ставят скорее для упорядочения собственного документооборота. А вот реквизиты того документа, на который компания отвечает (например, номер и дата требования о представлении документов), лучше написать. Указать их можно рядом с исходящими номером и датой либо уже в самом тексте письма.

Подписать запрос либо иное обращение может руководитель компании.

Если подписывает кто-то другой, то придется приложить копию соответствующей доверенности и в самом документе отметить, что доверенность с таким-то номером от такой-то даты приложена. Обязательно нужно назвать фамилию, имя и отчество того, кто подписал обращение в инспекцию.

Подпись главного бухгалтера в бланк можно не вводить, но главбуха можно указать в качестве исполнителя запроса. Исполнителем может быть и другой сотрудник бухгалтерии. Главное, чтобы это был человек, компетентный и уполномоченный пояснять инспектору или специалистам фонда вопросы, возникшие при получении письма.

Помимо фамилии, имени и отчества советуем указать контактный телефон такого сотрудника. Подпись лица, подписавшего документ, безопаснее скрепить печатью компании, даже если документ составлен на фирменном бланке компании.

Если письмо написано с целью получить из инспекции или фонда ответ или какой-либо документ, то в запросе стоит специально оговорить, чтобы запрашиваемый документ выдали лично представителю компании. Если этого не сделать, то бумаги скорее всего отправят по почте.

Отдельно стоит перечислить в письме те документы, которые передаются вместе с ним. Наконец, любое обращение, которое передается через канцелярию, стоит оформлять в двух экземплярах. Первый остается в инспекции или фонде, второй с отметкой налоговой или фонда (датой и входящим номером) вернут компании. Впоследствии по этой дате и номеру можно будет уточнить судьбу своего письма. А также доказать, если потребуется, что компания действительно представила тот или иной документ.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Подача документов в ИФНС

нет, ИФНС не вправе отказать в приеме письма, если оно оформлено должным образом.

Письмо должно быть подписано законным или уполномоченным представителем организации. При этом, если письмо подписано главным бухгалтером, к письму необходимо приложить копию доверенности на право подписи (п. 3 ст. 26. п. 3 ст. 29 НК РФ). Анонимные запросы, а также запросы, подписанные уполномоченными представителями без приложения копий доверенностей налоговые инспекции вправе не рассматривать. Кроме того, основанием для отказа в рассмотрении запроса является отсутствие на нем печати организации. Печать нужна независимо от того, как оформлен запрос: на обычном листке бумаги или на фирменном бланке. Об этом сказано в подпункте 2 пункта 27 Административного регламента, утвержденного приказом Минфина России от 2 июля 2012 г. № 99н. пункте 4.3.2.1 регламента, утвержденного приказом ФНС России от 9 сентября 2005 г. № САЭ-3-01/444 .

Кроме того, обратиться в инспекцию можно по электронной почте через Интернет или по телекоммуникационным каналам связи. При подготовке и отправке электронных обращений следует руководствоваться Методическими рекомендациями. утвержденными приказом ФНС России от 13 июня 2013 г. № ММВ-7-6/196 .

Таким образом, в данной ситуации направьте письмо по почте, подтверждением получения письма будет служить почтовая квитанция.

Ответить на запрос налоговая инспекция должна не позднее 30 календарных дней со дня его регистрации. Срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен до 60 календарных дней. Но об этом налоговая инспекция должна проинформировать организацию и указать причины продления. Такой порядок установлен пунктом 4.3.2 регламента, утвержденного приказом ФНС России от 9 сентября 2005 г. № САЭ-3-01/444 .

Чтобы получить оперативную информацию, позвоните по телефону справочной службы налоговой инспекции. Номер телефона можно узнать на информационном стенде, на сайте инспекции или в местных СМИ. Такие правила установлены пунктами 4.3.1 и 4.3.3 регламента, утвержденного приказом ФНС России от 9 сентября 2005 г. № САЭ-3-01/444 .

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Ситуация:Как обратиться в налоговую инспекцию за получением информации, касающейся расчета и уплаты налогов

Обратиться в налоговую инспекцию можно:*

• устно (по телефону или лично к сотруднику отдела по работе с налогоплательщиками). Так обычно задают вопросы организационного характера (например, о графике приема конкретного инспектора или отдела);
• по электронной почте через Интернет;
• по телекоммуникационным каналам связи. При подготовке и отправке электронных обращений следует руководствоваться Методическими рекомендациями. утвержденными приказом ФНС России от 13 июня 2013 г. № ММВ-7-6/196 ;
• письменно. Рекомендуемые образцы оформления письменных запросов приведены в приложениях 6. 7. 8 и 9 к Административному регламенту, утвержденному приказом Минфина России от 2 июля 2012 г. № 99н. Запрос можно направить по почте или передать его лично в отдел работы с налогоплательщиками.

Кроме того, образцы составления запросов (писем, заявлений), а также информация о том, как их следует оформить и по какому адресу направить, размещаются в каждой налоговой инспекции на информационных и тематических стендах. Об этом сказано в подпунктах 2.2.1. 4.4.1.5 и 4.4.1.6 регламента, утвержденного приказом ФНС России от 9 сентября 2005 г. № САЭ-3-01/444. Этот документ применяется в части, не противоречащей Административному регламенту. утвержденному приказом Минфина России от 2 июля 2012 г. № 99н .*

Письмо, направленное в инспекцию, должно быть подписано законным или уполномоченным представителем организации. Например, главный бухгалтер является уполномоченным представителем организации. Поэтому он может подписать запрос в налоговую инспекцию, только приложив к письму копию доверенности на право подписи (п. 3 ст. 26. п. 3 ст. 29 НК РФ). Анонимные запросы, а также запросы, подписанные уполномоченными представителями без приложения копий доверенностей налоговые инспекции вправе не рассматривать. Кроме того, основанием для отказа в рассмотрении запроса является отсутствие на нем печати организации. Печать нужна независимо от того, как оформлен запрос: на обычном листке бумаги или на фирменном бланке. Об этом сказано в подпункте 2 пункта 27 Административного регламента, утвержденного приказом Минфина России от 2 июля 2012 г. № 99н. пункте 4.3.2.1 регламента, утвержденного приказом ФНС России от 9 сентября 2005 г. № САЭ-3-01/444 .

Ответить на запрос налоговая инспекция должна не позднее 30 календарных дней со дня его регистрации. Срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен до 60 календарных дней. Но об этом налоговая инспекция должна проинформировать организацию и указать причины продления. Такой порядок установлен пунктом 4.3.2 регламента, утвержденного приказом ФНС России от 9 сентября 2005 г. № САЭ-3-01/444 .

Чтобы получить оперативную информацию, позвоните по телефону справочной службы налоговой инспекции. Номер телефона можно узнать на информационном стенде, на сайте инспекции или в местных СМИ. Такие правила установлены пунктами 4.3.1 и 4.3.3 регламента, утвержденного приказом ФНС России от 9 сентября 2005 г. № САЭ-3-01/444 .* Номера телефонов московских налоговых инспекций приведены в таблице .

За разъяснениями по уплате взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование следует обращаться в Минтруд России .

Из рекомендации «Какие права и обязанности есть у налогоплательщиков»

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Статья:Долгожданное письмо, или К ак получить разъяснение от налоговиков

На практике нередко возникает ситуация, когда коммерсанту необходимо заручиться официальным разъяснением, особенно по спорным вопросам налогового законодательства. Подскажем, как это сделать.

Чтобы облегчить жизнь налогоплательщиков, подп. 3 п. 1 ст. 111 НК РФ пункта 1 статьи 21 НК РФ предоставляет им право бесплатно получать от налоговой инспекции по месту своего учета информацию:*
• о действующих налогах и сборах;
• законодательстве о налогах и сборах и принятых в соответствии с ним нормативно-правовых актах;
• порядке исчисления и уплаты налогов и сборов;*
• правах и обязанностях;
• полномочиях налоговых органов и их должностных лицах;
• формах и правилах заполнения налоговых деклараций (расчетов).

п. 47 Регламента предоставления налоговиками подобных сведений утвержден приказом Минфина России от 18.01.2008 № 9н (далее – Регламент).

Итак, рассмотрим, как предпринимателю получить необходимые разъяснения в инспекции.

В принципе иногда требуется лишь устная консультация (что-то уточнить). Тогда можно попробовать дозвониться в свою инспекцию по телефону справочной службы. Ответ на поставленный вопрос налоговики должны дать в момент обращения. При этом максимальное время, которое они могут уделить одному налогоплательщику, – 15 минут.

Если индивидуальный предприниматель решил лично прийти в налоговую инспекцию, понятно, придется отстоять очередь, но, как правило, не дольше 30 минут (за исключением последней недели до наступления срока сдачи налоговой отчетности, когда дожидаться своей очереди можно и несколько часов).

Имейте в виду: налоговики обязаны принять коммерсанта, если он пришел не позднее чем за 40 минут до окончания рабочего дня (п. 47 Регламента ).

Когда для ответа требуется извлечение из нормативных правовых актов, писем Минфина России и методических материалов либо предоставленной устной информации недостаточно, коммерсанту предлагается направить обращение в письменной форме.

Отправляем письменный запрос*

Направить письменное обращение в налоговую инспекцию индивидуальный предприниматель может лично, по почте или в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Рекомендованный образец формы письменного обращения приведен в п. 47 Регламента к Регламенту. Однако запрос можно составить и в произвольной форме (см. образец обращения для получения письменной информации). Главное, чтобы он содержал все необходимые реквизиты – ФИО, подпись и почтовый адрес индивидуального предпринимателя. Если в обращении не будет указан хотя бы один из этих реквизитов, налоговая инспекция вправе не рассматривать такой запрос и вернуть его обратно.

Иными основаниями, по которым налоговики могут оставить вопрос без ответа, являются (п. 47 Регламента ):
• запрос не поддается прочтению, содержит нецензурные или оскорбительные выражения;
• запрос является повторным или дублирует запросы, направленные в иные государственные органы;
• запрашиваемые сведения не подлежат разглашению;
• коммерсант просит подтвердить правильность применения налогового законодательства или провести юридическую экспертизу документов;
• при получении конфиденциальной информации не представлены документы, которые удостоверяют личность индивидуального предпринимателя.

Ответ на письменное обращение следует ждать в течение 30 календарных дней со дня его регистрации в ИФНС (п. 47 Регламента ). При этом ответ на запрос должен быть изложен четко в простой и доступной форме с указанием ФИО и номера телефона исполнителя.

Если запрос подается лично, советуем составить два экземпляра: один передаете в инспекцию, на втором просите сделать отметку о принятии и забираете себе. Проследите, чтобы на вашем экземпляре были проставлены фамилия, инициалы, должность лица, принявшего запрос, и дата. С этой даты и нужно отсчитывать 30 дней. Возможность продления срока исполнения обращений налоговикам не предоставлена! Кстати, по этой же причине почтой лучше отправлять заказное письмо с описью вложения – так у вас останется квитанция, подтверждающая направление запроса в ИФНС.

Аналогичный срок исполнения установлен и для обращений, направляемых в электронном виде по ТКС. Свидетельством передачи обращения в инспекцию служит подтверждение, заверенное электронной цифровой подписью. Отправить его коммерсанту налоговики должны не позднее следующего рабочего дня после получения обращения.

В случае если вопрос, содержащийся в письменном обращении, не входит в компетенцию налогового органа, он в течение четырех рабочих дней со дня регистрации обращения должен подготовить в двух экземплярах письмо о направлении запроса по принадлежности. Первый экземпляр передается в соответствующий государственный орган, который уполномочен давать разъяснения по этому вопросу. Второй – вручается ИП (п. 47 Регламента ).

Учтите: налоговики вправе разместить ваш вопрос и ответ на него в средствах массовой информации, на официальных сайтах, на информационных стендах ИФНС, обсуждать его на семинарах, круглых столах и иных мероприятиях, проводимых с участием налогоплательщиков.

Наши рекомендации ИП

В заключение несколько советов коммерсанту, который собирается получить письменные разъяснения налоговиков.

1. В запросе обязательно укажите свои данные (ФИО, почтовый адрес, а еще лучше добавьте номер контактного телефона) и поставьте подпись.

2. Адресуйте обращение конкретной ИФНС. Не следует пересылать копии запросов, направленных в иные государственные органы.

3. Излагайте вопрос четко, подробно, избегайте нецензурных и оскорбительных выражений.

4. При необходимости приложите к запросу копии документов, из которых однозначно будут видны все аспекты описываемой ситуации.

5. Если подаете повторный запрос, ответ на который уже получили ранее, излагайте новые аргументы и вновь открывшиеся обстоятельства.

6. Если вы не получили ответа из ИФНС или ваши права были нарушены, обращайтесь с жалобой в вышестоящий налоговый орган или сразу в суд.

И последний момент: давать письменные разъяснения по порядку исчисления и уплаты налогов и сборов действительно обязаны налоговые органы, а вот отвечать на запросы по применению законодательства о налогах и сборах должен Минфин России (подп. 3 п. 1 ст. 111 НК РФ ). Что из этого следует?

Еще раз обратимся к образцу письменного обращения ИП. По сути, коммерсант задал вопрос, как исчисляется НДФЛ в конкретной практической ситуации, то есть речь идет именно о применении норм НК РФ, а не о разъяснении общего порядка исчисления и уплаты НДФЛ. Так что, вероятно, налоговая инспекция перенаправит данный запрос в финансовое ведомство (повторяем, налоговые органы обязаны это сделать, если считают, что запрос не относится к их компетенции). Причем предпринимателю такой поворот событий даже на руку: коммерсант освобождается от налоговой ответственности. если выполняет письменные разъяснения того органа, который обязан их давать (подп. 3 п. 1 ст. 111 НК РФ ). Так что в данной ситуации просто следует дождаться ответа из Минфина России.

Обращение в налоговую инспекцию для получения письменной информации. Образец

Обращение в налоговую инспекцию для получения письменной информации. Образец

Журнал «Бухгалтерия ИП» Январь февраль 2010

Людмила Носова, эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден Варварой Абрамовой,

ведущим экспертом БСС «Система Главбух».

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.

Письмо в налоговую образец

Разместил Kate. 26 Окт.2015 / Комментарии к записи Письмо в налоговую образец отключены

Сопроводительное письмо может быть направлено в налоговую инспекцию по запросу налогового специалиста или по частному случаю. Сопроводительное письмо вместе с документами нужно представить в налоговый орган.

Данное информационное письмо предполагает пояснение прилагаемых документов.

Сопроводительное письмо в налоговую инспекцию можно составить на фирменном бланке компании (статья «Бланк организации» ). По бланку организации можно сложить представление о самой компании. Бланк может быть использован для исходящих деловых писем, внутренней документации, различных договоров и отчетов, благодарственных и сопроводительных писем. В других случаях можно воспользоваться листом бумаги формата А4.

Бланк сопроводительного письма в налоговую можно скачать в формате Word ? .

В правой верхней части бланка указывается:

• наименования отделения налогового органа;
• ФИО налогового специалиста (при наличии).

Необходимо проставить исходящий номер документа и дату его оформления. Следует указать номер и дату запроса налоговой, в ответ на который были отправлены документы (при наличии).

В тексте сопроводительного письма в налоговый орган отметить:

• причину оформления сопроводительного письма;
• цель составления;
• перечень отправляемых в налоговую инспекцию документов (отметить наименование, дату, номер, количество).

В статье «Сопроводительное письмо образец» можно скачать бланк сопроводительного письма к документам. В тексте сопроводительного письма нужно указать перечень отправляемых документов и их назначение, а также какие действия необходимо предпринять адресату.

В статье «Сопроводительное к договору» можно скачать образец сопроводительного письма к договору. Письмо направляется адресату для пояснения условий договора (рассмотреть, скорректировать, подписать и т. д.).

Ответ на требование налогового органа о представлении документов – вопросы и ответы

Кочетков Юрий Владимирович. генеральный директор «Бурмистр.ру»
www.burmistr.ru

Любые мероприятии налогового контроля, проводимые налоговиками – неприятная для налогоплательщика процедура. Ведь в данном случае происходит столкновение двух совершенно противоположных «желаний». Налоговики всеми способами пытаются что-то найти в учете налогоплательщика, заваливая его требованиями о представлении документов. При этом, в требованиях зачастую поименованы не относящиеся к проверяемым налогам и сборам документы. Налогоплательщики, в свою очередь, всеми силами стараются представить налоговикам минимальное количество документов, которые не могут навредить, появившись в решении по результатам налоговой проверки. В данной статье мы рассмотрим основные вопросы налогоплательщиков, возникающие при получении из налогового органа требования о представлении документов.

Вопрос 1. В каких случаях быть получено требование о представлении документов.

Требование о представлении документов может быть получено налогоплательщиком при проведении налоговой проверки (п.1 ст.93 НК РФ) и при проведении «встречной» проверки контрагента и иных лиц, располагающих документами, касающимися деятельности проверяемого налогоплательщика (п.1 ст.93.1 НК РФ).

Налоговым кодексом предусмотрено 2 вида налоговых проверок – камеральные и выездные (п.1 ст.87 НК РФ)

Камеральная налоговая проверка проводится по месту нахождения налогового органа на основании представленных налогоплательщиком налоговых деклараций (расчетов) и документов, а также иных документов имеющихся у налогового органа (п.1 ст.88 НК РФ).

Камеральная проверка проводится в течение трех месяцев со дня представления налогоплательщиком налоговой декларации (расчета) (п.2 ст.88 НК РФ). При этом продления срока камеральной налоговой проверки и её приостановление Налоговым кодексом не предусмотрено.

При камеральной проверке НК РФ предусмотрено несколько оснований для требования документов:

- в случае применения компанией налоговых льгот (п. 6 ст. 88 НК РФ);

- при желании организации вернуть НДС (п. 8 ст. 88 НК РФ);

- при проведении камеральной проверки по налогам, связанным с использованием природных ресурсов (п. 9 ст. 88 НК РФ);

- если налоговая инспекция решает назначить дополнительные мероприятия по налоговому контролю (п. 6 ст. 101 НК РФ).

Никаких иных оснований для истребования документов в рамках проведения камеральной проверки не предусмотрено.

Выездная налоговая проверка проводится на территории налогоплательщика на основании решения руководителя (заместителя руководителя) налогового органа (п.1 ст.89 НК РФ).

Длительность проведения проверки не может превышать двух месяцев. Указанный срок может быть продлен до четырех месяцев, а в исключительных случаях - до шести месяцев. (п.6 ст.89 НК РФ)

В случае приостановления выездной налоговой проверки все действия налогового органа по истребованию у налогоплательщика документов приостанавливаются, следовательно вручение требования в данный период будет неправомерным (п.9 ст.89 НК РФ).

Налоговый орган вправе истребовать документы у контрагента проверяемого налогоплательщика (п.1 ст.93.1 НК РФ).

Таким образом: истребование документов у налогоплательщика может производится:

- в рамках проводимой камеральной проверки поданной в налоговый орган декларации, исключительно в случаях предусмотренных НК РФ и в течении срока проведения камеральной проверки, то есть не позднее 3 месяцев с момента подачи декларации.

- в рамках проводимой выездной налоговой проверки исключительно в период фактического проведения проверки, а никак не в период, когда проверка приостановлена по решению налогового органа

- в рамках проведения встречной налоговой проверки

Вопрос 2. В течение какого срока должны быть представлены документы

Налоговым кодексом предусмотрены следующие сроки для представления документов по требованиям налогового органа ( обращаем внимание, что сроки исчисляются в рабочих днях (п.6 ст.6.1 НК РФ):

- в течение 10 дней со дня вручения требования в рамках выездной и камеральной проверки (п.3 ст.93 НК РФ).

- в течение 5 дней со дня получения требования в рамках «встречной» проверки. Если документов, запрошенных налоговым органом, у налогоплательщика нет, он обязан сообщить об этом налоговому органу также в течение 5 дней (п.5 ст.93.1 НК РФ).

При этом налогоплательщик может письменно уведомить проверяющих о невозможности представить запрошенные в требовании документы в определенный Налоговым кодексом срок. В письменном уведомлении налогоплательщик обязан указать причины, по которым документы не могут быть представлены в отведенный срок и сроки, в течение которых они могут быть представлены (п.3 ст.93 НК РФ).

Образец письменного уведомления:

Инспекции ФНС России N __

от Общества с ограниченной

ответственностью "Рога и копыта",

ИНН 7755134420, КПП 775501001,

173000, г. Москва, ул. Тимирязевская, д. 56

Исх. N 01/2010 от 22.05.2010

На N 562/30-А от 21.05.2010

о невозможности своевременного представления документов

Обществом с ограниченной ответственностью «Рога и копыта» ИНН 7755134420, КПП 775501001 22.05.2010 года было получено Требование о представлении документов N 562/30-А от 21.05.2010 года.

Объем запрошенных для проверки документов составляет более 5000 страниц. В штате нашей организации всего один человек занимающийся ведением бухгалтерского и налогового учета, а именно - Главный бухгалтер Петрова Маргарита Васильевна. Другие сотрудники организации доступа к бухгалтерским и налоговым регистрам не имеют.

С 10.05.2010 года главный бухгалтер находится на больничном (копию больничного листа прилагаем), ввиду чего подготовить запрошенный налоговым органом комплект документов в требуемый срок не представляется возможным.

В связи с этим на основании п. 3 ст. 93 НК РФ просим продлить срок представления документов до 10.06.2010 включительно.

1. Копия больничного листа главного бухгалтера Петровой Маргариты Васильевны на 1 л. в 1 экз.

Генеральный директор ООО "Рога и копыта" Сидоров С.С.

Решение о продлении срока представления документов по требованию может быть принято ( может быть и не принято) руководителем (заместителем) налогового органа в течение двух дней со дня получения уведомления от налогоплательщика представлены (п.3 ст.93 НК РФ), в результате чего выносится отдельное решение.

Минфин России в Письме от 05.08.2008 N 03-02-07/1-336 указал, что при рассмотрении вопроса о продлении срока учитываются:

- причины, по которым налогоплательщик не может вовремя представить документы;

- объем истребованных документов;

- факт частичной передачи документов;

- сроки, в которые проверяемый может представить документы.

Отсутствие ответа налогового органа на направленное ему письменное уведомление о продлении срока представления документов может быть основанием для освобождения налогоплательщика от ответственности за несвоевременное предоставление налоговому органу документов. Правда освобождения этого придется добиваться в судах, которые часто встают на сторону налогоплательщика (см. например, Постановление ФАС Московского округа от 31.01.2008 N КА-А40/14787-07).

Таким образом: рекомендуем Вам не ждать ответа налогового органа о продлении срока, так как ответ может быть и отрицательным, а значит, время на подготовку документов может быть безнадежно потеряно. Необходимо с момента получения требования предпринять все усилия по подготовке документов и их последующему представлению налоговому органу. Даже частичное представление документов позволит минимизировать штраф, а в совокупности с направленным в инспекцию уведомлением возникнет весомый аргумент в судебных разбирательствах.

Вопрос 3. Как поступать в ситуации, когда запрошенные налоговым органом документы отсутствуют.

Очень часто налоговики, не зная особенностей хозяйственной деятельности налогоплательщика или используя «шаблоны» требований о представлении документов запрашивают у налогоплательщика документы, которые у него попросту не ведутся.

Кроме этого, часть документов может отсутствовать в момент проведения налоговой проверки в силу ряда причин, среди которых могут быть:

- передача документов по требованию органам власти;

- изъятие документов правоохранительными органами;

- уничтожение документов в результате пожара, наводнения и других чрезвычайных обстоятельств;

- уничтожение вследствии истечения срока хранения;

В данной ситуации необходимо в первый же день после получения требования уведомить налоговую инспекцию о невозможности представления документов (абз.2 п.3 ст.93 НК РФ). К данному уведомлению необходимо приложить копии документов, подтверждающих отсутствие запрошенных налоговиками документов (справку о пожаре, акт (опись) изъятия документов и т.п.).

Образец уведомления налогового органа о невозможности представления документов в силу их физического отсутствия у налогоплательщика:

Инспекции ФНС России N __

от Общества с ограниченной

ответственностью "Рога и копыта",

ИНН 7755134420, КПП 775501001,

173000, г. Москва, ул. Тимирязевская, д. 56

Исх. N 01/2010 от 22.05.2010

На N 562/30-А от 21.05.2010

о невозможности своевременного представления документов

Обществом с ограниченной ответственностью «Рога и копыта» ИНН 7755134420, КПП 775501001 22.05.2010 года было получено Требование о представлении документов N 562/30-А от 21.05.2010 года.

Среди запрошенных налоговым органом документов поименованы журналы учета полученных и выставленных книг счетов-фактур, книги покупок и продаж, а также счета-фактуры за 2008-2009 годы.

Данные документы не могут быть представлены налоговому органу, так как ООО «Рога и копыта» применяет упрощенную систему налогообложения, а значит в силу п.2 ст.346.11 НК РФ не исчисляет и не уплачивает налог на добавленную стоимость .

Кроме этого, налоговым органом запрошены лицензии на эксплуатацию взрывопожароопасных объектов, действовавшие в течение 2008-2009 годов.

Данные документы так же не могут быть представлены, так как ООО «Рога и копыта» деятельность по эксплуатации взрывопожароопасных объектов в проверяемый период не осуществляло, следовательно, лицензии за данный период отсутствуют.

1. Копия заявления о переходе на упрощенную систему налогообложения с отметкой налогового органа на 1 л. в 1 экз.

Генеральный директор ООО "Рога и копыта" Сидоров С.С.

Однако, на практике налоговый орган не всегда принимает эти причины во внимание и привлекает налогоплательщиков к ответственности по ст. 126 НК РФ.

Следует сказать, что судебная практика в таких случаях встает на сторону налогоплательщиков. Конечно, если удается доказать, что истребуемых документов нет не по вине налогоплательщика, а в силу объективных обстоятельств.

Постановление ФАС Поволжского округа от 30.01.2009 N А12-8706/2008

Постановление ФАС Поволжского округа от 09.04.2009 N А06-4803/2008

Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 21.01.2008 N Ф04-450/2008(1059-А67-14)

Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 21.12.2009 N А82-9362/2008

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 25.01.2008 N А42-6974/2006

Вопрос 4. Могут ли налоговые органы запросить документы повторно

Требовать у налогоплательщика документы, ранее представленные в налоговые органы при проведении камеральных и выездных налоговых проверок, налоговые органы не вправе (п.5 ст.93 НК РФ).

Исключением в данном случае являются ситуации, когда документы представлялись в налоговый орган в виде подлинников, а также случаи, когда представленные в налоговый орган документы были утрачены вследствие непреодолимой силы.

В ситуации, когда налоговый орган повторно запросил у вас документы, рекомендуем направить на имя руководителя проверяющей налоговой инспекции уведомление о том, что запрошенные налоговым органом документы были представлены ранее. К данному уведомлению обязательно приложите копии реестров ранее переданных документов с отметками налогового органа.

Пример такого уведомления приведен ниже:

Инспекции ФНС России N __

от Общества с ограниченной

ответственностью "Рога и копыта",

ИНН 7755134420, КПП 775501001,

173000, г. Москва, ул. Тимирязевская, д. 56

Исх. N 01/2010 от 22.05.2010

На N 562/30-А от 21.05.2010

о том, что запрошенные налоговым органом документы были представлены ранее

Обществом с ограниченной ответственностью «Рога и копыта» ИНН 7755134420, КПП 775501001 22.05.2010 года было получено Требование о представлении документов N 562/30-А от 21.05.2010 года.

Среди запрошенных налоговым органом документов поименованы:

- акты выполненных работ за 2008-2009 годы

- учетная политика за 2008-2009 годы

Сообщаем Вам, что копии запрошенных налоговым органом документов в количестве 2 500 листов были представлены ранее в ответе на требование N 520/20-А от 11.01.2010 года (перечень переданных ранее документов приведен в приложении к данному письму).

В силу п.5 ст.93 НК РФ требование налогового органа о повторном представлении документов, ранее представленных налоговому органу в рамках камеральных и выездных налоговых проверок неправомерно.

1. Ответ на требование налогового органа N 520/20-А от 11.01.2010 года с приложением описи переданных налоговому органу копий документов на 50 л. в 1 экз.

Генеральный директор ООО "Рога и копыта" Сидоров С.С.

Вопрос 5. Могут ли налоговые органы запросить документы, не относящиеся к проверяемому налогу при камеральной проверке

В рамках проводимой налоговым органом камеральной налоговой проверки могут быть запрошены лишь документы, относящиеся к поданной налоговой декларации. Это следует из п.1 ст.88 НК РФ.

Оштрафовать по п.1 ст.126 НК РФ за непредставление документов, которые непосредственно не относятся к предмету проводимой проверки налоговый орган не вправе. Такой позиции придерживается ВАС РФ в Постановлении от 08.04.2008 N 15333/07. Аналогичная позиция содержится и в решениях федеральных арбитражных судов.

В качестве примера также можно привести:

- Постановление ФАС Московского округа от 24.07.2009 N КА-А40/6844-09

- Постановление ФАС Московского округа от 17.07.2009 N КА-А41/6489-09

- Постановление ФАС Поволжского округа от 09.06.2009 N А55-13349/2008.

В качестве превентивной меры по запросу налоговиками не относящихся к проверке документов можно написать на имя руководителя инспекции информационное письмо. Если же налоговики всё таки оштрафуют налогоплательщика, данное письмо можно будет использовать как дополнительный аргумент при рассмотрении дела в арбитражном суде.

Инспекции ФНС России N __

от Общества с ограниченной

ответственностью "Рога и копыта",

ИНН 7755134420, КПП 775501001,

173000, г. Москва, ул. Тимирязевская, д. 56

Исх. N 01/2010 от 22.05.2010

На N 562/30-А от 21.05.2010

о том, что запрошенные налоговым органом документы не относятся к проверяемой в рамках камеральной проверки декларации

Обществом с ограниченной ответственностью «Рога и копыта» ИНН 7755134420, КПП 775501001 22.05.2010 года было получено Требование о представлении документов N 562/30-А от 21.05.2010 года.

В требовании налогового органа указано, что документы истребуются в рамках проведения камеральной проверки поданной налоговой декларации по налогу на прибыль организаций за 2009 год.

В то же время в Требовании о представлении документов поименованы книги покупок и книги продаж за 2008 и 2009 годы. Данные документы никак не связаны с камеральной проверкой представленной декларации по налогу на прибыль, кроме этого книга покупок и книга продаж за 2008 год относятся к другому налоговому периоду.

В силу всего вышесказанного считаем требование в части представления книг покупок и книг продаж за 2008-2009 годы неправомерным.

1) Постановление ВАС РФ от 08.04.2008 N 15333/07).

2) Постановление ФАС Московского округа от 24.07.2009 N КА-А40/6844-09

3) Постановление ФАС Московского округа от 17.07.2009 N КА-А41/6489-09

4) Постановление ФАС Поволжского округа от 09.06.2009 N А55-13349/2008.

Генеральный директор ООО "Рога и копыта" Сидоров С.С.

Вопрос 6. Могут ли налоговые органы запросить документы, не относящиеся к проверяемому налогу при выездной проверке

В отношении выездной налоговой проверки Налоговый кодекс не содержит конкретного перечня документов, которые могут быть истребованы налоговиками. В кодексе сказано лишь, что могут быть потребованы необходимые для проверки документы (абз. 2 п. 12 ст. 89, п. 1 ст. 93 НК РФ).

Фактически такая формулировка Налогового кодекса дает налоговикам право требовать у налогоплательщика любые документы.

Ограничение в данном случае одно – документы должны быть необходимы для проверки (абз.2 п.12 ст.89, п.1 ст.93 НК РФ), то есть относиться к тем налогам и сборам, которые поименованы в решении о проведении выездной налоговой проверки (п.2 ст.89 НК РФ).

В любом случае определять необходимость документов будут специалисты налогового органа, а никак не налогоплательщик, ведь зачастую один документ может использоваться для исчисления различных налогов.

Вопрос 7. Необходимо ли нотариальное заверение документов

В нотариальном заверении документов перед отправкой в налоговый орган или представлением налоговым инспекторам необходимости нет. Ведь в п.2 ст.93 НК РФ четко обозначено, что « не допускается требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством РФ».

Копии документов должны быть надлежащим образом заверены. Заверение производится подписью руководителя организации или иного уполномоченного лица, а также печатью организации, если иное не предусмотрено законодательством РФ (п.2 ст.93 НК РФ). Уполномочить другое лицо на заверение копий документов руководитель организации может доверенностью, которая составлена в соответствии с требованиями ст. ст. 185 - 189 ГК РФ (абз. 1 п. 3 ст. 29 НК РФ).

Вопрос 8. Как лучше оформить документы перед отправкой в налоговые органы

Каких либо требований об оформлении документов перед отправкой в налоговый орган, за исключением их заверения руководителем организации (иным уполномоченным на основании доверенности лицом) Налоговый кодекс РФ не содержит.

Учитывая тот факт, что количество запрошенных налоговым органом документов на практике обычно составляет сотни и тысячи копий заверять каждый документ очень трудоемкий процесс, попросту не имеющий смысла.

Ввиду этого рекомендуем прошивать однотипные документы в количестве 100-200 штук вместе с описью документов. Все подшитые в стопку документы нумеруются. На первых листах указывается реестр передаваемых в налоговый орган документов. На последнем листе стопки документов необходимо скрепить нити, сшивающие стопку, листком бумаги, на котором поставить подпись лица имеющего право заверения данных документов и печать организации.

Также на последнем листе указывается количество копий содержащихся в стопке.

Вопрос 9. Могут ли налоговые органы требовать документы в электронном виде

На практике помимо заверенных копий документов налоговики могут попросить вас представить также их отсканированные копии на магнитном носителе или по электронной почте.

Такое требование неправомерно, поскольку из смысла п. 2 ст. 93 НК РФ и формы требования о представлении документов явно следует, что документы могут быть истребованы только в виде заверенных соответствующим образом копий. Поэтому, если вы сочтете невозможным представить электронные копии, вы имеете полное право ограничиться представлением заверенных копий истребуемых документов.

Вопрос 10. Когда лучше отправлять документы в инспекцию

Документы, запрошенные налоговым органом в требовании, должны быть представлены в течение срока установленного Налоговым кодексом (10 или 5 рабочих дней).

Точную дату представления документов, в рамках законодательно установленного срока, устанавливает сам налогоплательщик. Однако, принимая такое решение, следует помнить о том, что чем быстрее налоговый орган получит от налогоплательщика документы, тем быстрее у него возникнут дополнительные вопросы к налогоплательщику.

В итоге налогоплательщик, проявив инициативу и представив документы сразу, может получить новое требование на представление документов.

Исходя из практики, налогоплательщики представляют документы в последний день установленного Налоговым кодексом срока.

Вопрос 11. Могут ли налоговые органы запрашивать документы в момент приостановления выездной налоговой проверки

На период действия срока приостановления проведения выездной налоговой проверки приостанавливаются действия налогового органа по истребованию документов у налогоплательщика, которому в этом случае возвращаются все подлинники, истребованные при проведении проверки, за исключением документов, полученных в ходе проведения выемки, а также приостанавливаются действия налогового органа на территории (в помещении) налогоплательщика, связанные с указанной проверкой (п.9 ст.89 НК РФ).