О приобретении бланков трудовых книжек

Перед вами дополнительный материал к отчету о семинаре "Трудовая книжка: оформляем, заполняем, исправляем" (лектор Журавлева И.В. - консультант по кадровому учету и трудовым спорам, научный редактор журнала "Кадровые решения", автор и преподаватель курса повышения квалификации "Школа кадровика").

Где мы берем бланки трудовых книжек? Их должен приобрести именно работодатель, так как Правила гласят, что он обязан иметь достаточный запас бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Что значат слова "достаточный запас", Правила не уточняют. И это естественно, потому что в каждой организации понятие "достаточный запас" трактуется по-своему. Где-то принимают новых работников раз в полгода, причем только людей с опытом работы, а значит, и с трудовыми книжками.

Следовательно, новые трудовые книжки приходится заводить крайне редко: если только кому-то понадобится новая книжка взамен утерянной или потребуется сделать дубликат книжки. Поэтому один-два бланка трудовых книжек иметь в запасе для такой организации вполне достаточно. Но поскольку принимают людей с опытом работы, значит, кому-то из работников вполне может понадобиться вкладыш в книжку. Поэтому бланков вкладышей в такой организации нужно иметь штук пять-десять, если не больше, в зависимости от общей численности работников в организации.

А в другой организации каждый месяц принимают новых работников по несколько десятков человек - бывает и такое. Причем приходит большое количество молодых людей, которые устраиваются на работу впервые. Соответственно, там бланков трудовых книжек нужно иметь много, а бланки вкладышей нужны в значительно меньшем количестве.

Так что здесь ответственный за ведение книжек работник должен сам решить, исходя из специфики своей организации, сколько и каких бланков нужно иметь.

Очень важный вопрос - где именно приобретать бланки трудовых книжек и вкладыши в них. И то и другое - это защищенная полиграфическая продукция, поэтому печатать их разрешено только типографиям Объединения "ГОЗНАК", находящимся в ведении Минфина. А распространять их могут и другие организации, но строго по договорам с Объединением "ГОЗНАК" и имеющие право работать с защищенной полиграфической продукцией.

Как правило, большинство компаний, которые торгуют канцтоварами, также совершенно легитимно продают бланки трудовых книжек.

Если же у вас есть сомнения, является ли та или иная организация официальным распространителем бланков, то вы всегда можете это проверить, попросив у нее документы на право продажи бланков. При этом вам должны предложить такую подборку договоров: копию договора крупного оптовика с Объединением "ГОЗНАК", у которого тот купил бланки, и копию договора с этим оптовиком той компании, у которой вы купили бланки книжек. То есть все эти договоры в совокупности подтвердят, что бланки у вас оказались на законном основании.

Так что приобрести трудовую книжку может, во-первых, только работодатель и, во-вторых, только у официальных распространителей бланков. Иной способ приобретения бланков трудовых книжек и вкладышей в них может рассматриваться как нарушение законодательства о труде, ответственность за которое предусмотрена статьей 5.27 КоАП. Поэтому приобретать бланки книжек непонятно где, на бегу весьма и весьма рискованно. И ни в коем случае нельзя принимать бланки книжек, принесенные работниками.

Вы, наверное, так же как и я, не раз видели в переходах метро людей, предлагающих купить трудовые книжки, дипломы, справки и тому подобное. Понятно, что имеются в виду поддельные заполненные трудовые книжки, но есть ведь люди наивные, которые искренне верят, что это просто бланки трудовых книжек, и покупают их.

А бывают и совсем поразительные случаи. Приходит ко мне на семинар кадровик и приносит некий документ, на обложке которого написано "трудовая книжка". Но назвать этот "документ" трудовой книжкой невозможно, потому что он ею не является. Хотя он и содержит, вроде бы, все реквизиты бланка книжки, однако ни его цвет, ни размер, ни бумага, я уж не говорю про водяные знаки и прочие способы защиты, не соответствуют утвержденным образцам. Просто какая-то типография сделала клише по образцу, приведенному в Правилах, и стала его печатать, возможно, даже не понимая, что творит нарушение. И даже нельзя сказать, что это подделка: это была бы подделка, если бы на бланке стояло, что он напечатан Объединением "ГОЗНАК", но такого указания там не было. Люди купили эти бланки книжек и, устраиваясь на работу в какую-нибудь маленькую организацию, принесли их туда. А там трудовые книжки вел человек, который не имел представления, как именно должна выглядеть настоящая трудовая книжка, и потому он начал заполнять этот непонятный бланк.

Кстати, это еще один аргумент в пользу того, что ведение трудовых книжек лучше поручать кадровику, а не какому-нибудь другому работнику в довесок к его основным трудовым функциям. Ведь он может быть и несведущ в вопросах оформления кадровой документации.

Полный текст семинара читайте в журнале "Главная книга.Конференцзал" 2013, № 03

Автор статьи - идеалист

Цитата:
"А распространять их могут и другие организации, но строго по договорам с Объединением "ГОЗНАК" и имеющие право работать с защищенной полиграфической продукцией. "

Цитата:
"Если же у вас есть сомнения, является ли та или иная организация официальным распространителем бланков, то вы всегда можете это проверить, попросив у нее документы на право продажи бланков. "

Очень интересно, о каких документах на право продажи бланков идет речь?

Цитата:
"вы всегда можете это проверить, попросив у нее документы на право продажи бланков. При этом вам должны предложить такую подборку договоров: копию договора крупного оптовика с Объединением "ГОЗНАК", у которого тот купил бланки, и копию договора с этим оптовиком той компании, у которой вы купили бланки книжек. "

Это утопия полнейшая. Там цепочка из 100 контрагентов. И ИП Федя Иванов в своем ларьке не будет иметь копии 100 договоров.

Цитата:
"Хотя он и содержит, вроде бы, все реквизиты бланка книжки, однако ни его цвет, ни размер, ни бумага, я уж не говорю про водяные знаки и прочие способы защиты, не соответствуют утвержденным образцам. "

А разве есть в трудовых книжках водяные знаки?

Цитата:
"Кстати, это еще один аргумент в пользу того, что ведение трудовых книжек лучше поручать кадровику, а не какому-нибудь другому работнику в довесок к его основным трудовым функциям. Ведь он может быть и несведущ в вопросах оформления кадровой документации. "

Совершенно не целесообразно иметь отдельного кадровика, если численность небольшая. Бухгалтеры обычно с аткой работой справляются без труда. Чтобы быть сведущим в вопросах оформления кадровых документов, не обязательно именоваться кадровиком. )

Целестина. Вы писали:
"Цитата:
"Хотя он и содержит, вроде бы, все реквизиты бланка книжки, однако ни его цвет, ни размер, ни бумага, я уж не говорю про водяные знаки и прочие способы защиты, не соответствуют утвержденным образцам. "

А разве есть в трудовых книжках водяные знаки?

Цитата:
"Кстати, это еще один аргумент в пользу того, что ведение трудовых книжек лучше поручать кадровику, а не какому-нибудь другому работнику в довесок к его основным трудовым функциям. Ведь он может быть и несведущ в вопросах оформления кадровой документации. "

Совершенно не целесообразно иметь отдельного кадровика, если численность небольшая. Бухгалтеры обычно с аткой работой справляются без труда. Чтобы быть сведущим в вопросах оформления кадровых документов, не обязательно именоваться кадровиком. ) "

Водяные знаки есть Если, конечно, это не совсем старые книжки 50-60 годов.

Цитата:
"Автор статьи - идеалист "

Да, есть теория, и есть практика. Но когда теорию можно легко совместить с практикой, я не вижу смысла этого не делать. Поэтому не такой уж автор и идеалист. Зато такой подход может помочь вашим же сотрудникам избежать возможных проблем с трудовой книжкой в дальнейшем.

Цитата:
" Но когда теорию можно легко совместить с практикой, я не вижу смысла этого не делать. "

И как совместить? Вы у продавцов трудовых книжек требуете предоставить копии договора с их поставщиком и копию договора их поставщика со своим поставщиком и т.д. по всей цепочке ста контрагентов, пока последний договор не будет заключен неким контрагентом сотого уровня с Гознаком?

Сомневаюсь, что Вы так делаете.

Цитата:
"Сомневаюсь, что Вы так делаете. "

Мы с Вами уже обсуждали данный вопрос в другой теме. Я покупаю ТК у проверенных поставщиков, например, у Комуса, а не в ларьке Роспечати за углом. И тем более не принимаю чистые бланки ТК от работников.

Цитата:
"Я покупаю ТК у проверенных поставщиков, например, у Комуса, а не в ларьке Роспечати за углом. "

KateK. в моем городе нет Комуса, а самый крупный продавец канцтоваров - это ИП Иванов И.И. Вот у него и покупаю трудовые. Никаких договоров от него не требую, да и нет их у него.)

Цитата:
"в моем городе нет Комуса "

Я помню Вашу ситуацию. Еще раз повторяю:

Цитата:
"когда теорию можно легко совместить с практикой, я не вижу смысла этого не делать "

Ваша ситуация не самая распространенная.

KateK. как раз таки наоборот, распространенная. У нас в стране огромное количество небольших городков. Не все живут в мегаполисах и областных центрах.

Люди которым это нравится

Важные изменения Трудового кодекса: новое в выдаче зарплаты, индексации, профстандарты, командировки, пособия и отпуска (зачет часов ИПБ)

Правовое регулирование взаимоотношений работодателя и наемного работника. Новые аспекты трудового, гражданского и пенсионного законодательства

01 октября — 29 октября

(Семинар в Испании. Коста Брава) Зарплата и зарплатные налоги. Только "горячие вопросы". Изменения 2016

03 октября — 07 октября

Кадровое администрирование и кадровое делопроизводство на основе норм трудового законодательства

О чем не пишут в Трудовом кодексе: семинар по актуальным вопросам применения трудового права

Купить бланк трудовой книжки на сайте СпецБланк, цена от 190 рублей

Купить трудовую книжку

Бланк трудовой книжки является основным документом, который может подтвердить квалификацию и трудовую деятельность человека. Существующий закон обязывает организации и Индивидуальных предпринимателей вести трудовые книжки для каждого работника. Для этого каждый работодатель для начала должен купить бланк трудовой книжки, если его сотрудник впервые устраивается на работу. Сотрудник отдела кадров обязан подготовить все необходимые документы для каждого сотрудника, который отработал в компании более пяти дней и данная работа является основной.

При устройстве на новую работу, каждый сотрудник должен предоставить бланк трудовой своему новоиспеченному работодателю. В качестве исключения опять же может рассматриваться только тот случай, когда у человека это первое место работы, или же он является совместителем.

Бланки трудовых книжек может купить любое юридическое лицо или ИП. Порядок реализации организациям необходимых документов утвержден приказом Министерства финансов РФ 22 декабря 2003 года. Согласно представленному порядку изготовление бланков трудовых книжек может осуществлять исключительно объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков – Объединение «ГОЗНАК» Министерства финансов. Это предприятие своего рода монополист на данном рынке. Дальнейшую реализацию должны осуществлять лица в установленном изготовителем порядке. Помимо всего прочего распространители должны соответствовать множеству требований. В связи с этим совет – приобретайте бланки трудовых книжек только у проверенных распространителей

Обеспечение трудовыми книжками и вкладышами к трудовым книжкам

ООО «ТрудЭкология» является поставщиком бланков строгой отчетности трудовых книжек, вкладышей в трудовые книжки, обеспечивает предприятия книгами учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Вместе с трудовой книжкой отпускается голографическая наклейка к ней.

Для нужд отделов кадров и бухгалтерий предприятий и организаций изготавливаем такую продукцию, как:

• инструкция по заполнению трудовых книжек;
• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в нее.

Стоимость 1 бланка трудовой книжки — 210 руб. Стоимость 1 бланка вкладыша к трудовой книжке — 210 руб.

Учет, хранение и обеспечение бланками ведется в соответствии с постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года №255 «О трудовых книжках «, постановлением Министерства труда России от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек», приказом Министерства Финансов России от 22 октября 2003 года №117Н «О трудовых книжках».

*Для усиления защищенности бланков трудовых книжек, они комплектуются вместе с голографическими прозрачными наклейками, которые представляют собой готовые к использованию голограммы в виде самоклеющихся этикеток. К каждому бланку трудовой книжки прилагается одна голографическая наклейка. Наклеенная прозрачная голограмма позволяет защитить подпись, печать, нумерацию, либо другую идентифицирующую информацию документа. Голографическая наклейка прилагается к трудовой книжке бесплатно и отдельно не продаётся. Данный вид защиты не является обязательным и используется по желанию работодателя. Документы трудовых книжек без голографических наклеек являются действительными и действуют наряду с документами с голографической наклейкой.

Форум: Кто должен покупать трудовую книжку? Форум Главбух

Re: Кто должен покупать трудовую книжку?

Баскова. приобретать должен работодатель, при чем вправе приобретать только у Объединения "Гознак" Минфина России (ФГУП "Гознак") или у официальных распространителей.

И потом стоимость удержать с работника.
Я если честно не покупала ни разу, было такое один раз, работник приносил сам.

Вот копирну сюда из системы мое дело:

Официальными распространителями бланков трудовой книжки (вкладышей в нее), которые отвечают требованиям, установленным Объединением "Гознак" Минфина России, являются, в частности:
– ООО "Спецбланк";
– ООО "Имидж";
– ГУП "Главснаб Правительства Москвы";
– ЗАО "Разносбыт";
– ООО "Рельеф-Центр";
– ООО "Моя Компания Поволжье";
– ООО "Регион Бланк";
– ООО ПКФ "Буква".

Перечень аккредитованных распространителей бланков трудовой книжки (вкладышей в нее) размещен на официальном сайте Объединения "Гознак" в разделе "Архив: Новости Гознака".

Бланки приобретаются на основании договора, заключенного с Объединением "Гознак" (распространителем). Доставить их в организацию можно несколькими способами:
– через службу доставки защищенной полиграфической продукции Объединения "Гознак" (распространителя);
– самостоятельно, со склада Объединения "Гознак" (распространителя);
– иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством.

Подтверждение: п. 2-5 Порядка, утв. Приказом Минфина России № 117н от 22 декабря 2003 г.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Именно эти бланки должны использоваться при оформлении трудовых книжек (вкладышей в них) работникам. Если гражданин, впервые поступающий на работу, просит заполнить самостоятельно приобретенный им бланк трудовой книжки, работодатель не должен принимать этот бланк для последующего ведения в организации.

Подтверждение: п. 44 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г. п. 4 письма Роструда № 2742-6-1 от 8 декабря 2008 г.

Если работодатель приобретает бланки трудовой книжки (вкладыша в нее) не у законных распространителей, то он может быть привлечен к ответственности.
==========================

Работодатель выдает работнику трудовую книжку (вкладыш в нее) за плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение бланка трудовой книжки (вкладыша).
Подтверждение: п. 38, 47 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.

Плата взимается с работника в следующих ситуациях:
– при оформлении трудовой книжки впервые;
– при оформлении вкладыша в трудовую книжку (если в ней закончились страницы одного из разделов);
– при выдаче дубликата трудовой книжки, кроме тех случаев, когда нет вины работника в порче (утрате) трудовой книжки (п. 34, 48 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.).

Работник вправе рассчитываться за выданный ему бланк трудовой книжки (вкладыша в нее) различными способами.

Трудовую книжку (вкладыш в нее) можно выдавать и бесплатно, если предусмотреть такую возможность в локальном нормативном акте. Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка, в Положении о социальных гарантиях, льготах и компенсациях и т.п.

Подтверждение: ч. 2 ст. 5, ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ.

В определенных случаях организация обязана выдавать работнику трудовую книжку (вкладыш в нее) бесплатно. К ним относятся следующие случаи:
– выдача дубликата взамен трудовой книжки, утраченной работодателем (в массовом порядке) в результате чрезвычайных ситуаций (экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и других чрезвычайных обстоятельств, например природных пожаров);
– повторное заполнение трудовой книжки (дубликата) или вкладыша в нее по причине неправильного первичного заполнения или иной их порчи не по вине работника.
Подтверждение: п. 34, 47-48 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г. письмо Минздравсоцразвития России № 12-3/10/2-6752 от 6 августа 2010 г.

Последний раз редактировалось Луна; 14.01.2014 в 14:45.

Re: Кто должен покупать трудовую книжку?

Кто должен покупать трудовую книжку

«. В нашу организацию на работу приходит много молодых специалистов. Кадровая служба предлагает им самостоятельно покупать трудовые книжки. Является ли это нарушением. »
Н.В. Пономарева, г. Ставрополь

Да, является. При заключении трудового договора впервые трудовую книжку оформляет работодатель (ст. 65 ТК РФ). При этом работодатель самостоятельно приобретает бланки трудовых книжек. А при их выдаче с сотрудника взимается плата в размере расходов на приобретение книжки (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225).

Таким образом, организация, которая предлагает соискателям самостоятельно покупать бланки трудовых книжек, нарушает трудовое законодательство. За нарушение же трудового законодательства на должностных лиц организации налагается штраф в размере от 500 до 5 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ)

Отвечал А.Е. Крайнев, эксперт «УНП»

Можно ли оформить на сотрудника трудовую книжку, которую он принес сам?
0 комментариев
3676 просмотров
Автор ответа:
— Скрябина О.Н. | консультант по вопросам трудового законодательства ГК «Градиент Альфа»

Трудовое законодательство не устанавливает запрета на оформление трудовой книжки, принесенной работником. При этом необходимо учитывать следующее.

В соответствии со ст. 65 Трудового кодекса РФ при заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем. Для правильного оформления и хранения трудовых книжек постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила). Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 г. № 117н, в котором акцентируется внимание на обеспечении книжками именно работодателей. Данным Порядком установлено, что изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее осуществляется Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков — Объединением «Гознак», а работодатель может приобретать их у распространителей, отвечающих требованиям Объединения «Гознак».

Кроме того, п. 44 Правил установлено, что работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вести учет бланков трудовой книжки и вкладышей в нее в приходно-расходной книге. В этой книге отражаются только записи по новым (ранее незаполненным) бланкам. Форма книги имеет графу, в которой необходимо указать, от кого получен бланк трудовой книжки. Поскольку работодатель вправе приобретать бланки трудовой книжки только на основании договора, заключенного с Объединением «Гознак» или распространителями, получение бланка трудовой книжки от работника и указание в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее будет означать, что бланк трудовой книжки, полученный от работника, и запись в книге не будут соответствовать положениям трудового законодательства.

Таким образом, обязанность по приобретению бланков трудовой книжки и вкладыша к ней возложена на работодателя, а не на работника.

По нашему мнению, если работодатель не приобретает трудовые книжки, а получает бланки от работника, то работодатель нарушает трудовое законодательство РФ, и организацию, а также должностное лицо этой организации могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Последний раз редактировалось Баскова; 14.01.2014 в 15:38.

Порядок обеспечения трудовыми книжками

Мы привыкли, начиная с периода перестройки, что любой отчетный бланк можно приобрести в свободном доступе в магазине или киоске. Точно так же в свободной продаже до настоящего времени находятся бланки новых трудовых книжек и вкладышей. Однако правильно ли это? Что говорят об этом нормативные документы?

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей были утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 в соответствии с полномочиями, предоставленными статьей 66 Трудового кодекса РФ.

Исходя из пункта 46 данного документа, можно сделать вывод, что законодательством предусмотрено обеспечение бланками трудовых книжек только работодателей, а не работников.

Более того, пунктом 44 Постановления № 225 определено, что работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 22 декабря 2003 г. № 117н утвержден даже особый Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. В соответствии с пунктами 3 и 4 данного документа обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку может осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями. Обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на основании договора. заключенного с изготовителем (которым является Гознак) или распространителем.

Следовательно, на каждый бланк трудовой книжки или вкладыша в трудовую книжку, который находится у работодателя в защищенном месте хранения, должна существовать документально подтвержденная история его приобретения. Более того, в соответствии с Приказом № 117н на каждый новый бланк трудовой книжки или вкладыша в нее должен существовать договор о его приобретении.

Таким образом, если работодатель заводит новую трудовую книжку или вкладыш в трудовую книжку на работника, который принес данный бланк из ближайшего магазина или киоска, то при проверке Гострудинспекции отсутствие договора на данный бланк может быть расценено как нарушение законодательства о труде.

Кстати, напомним, что в соответствии с пунктом 38 Правил вкладыш в трудовую книжку вшивается. Делать это при том, что у нового вкладыша жесткая обложка, крайне неудобно, однако именно так установлено нормативным документом.

(От редакции: Мы, действительно, с 2004 года занимаемся поставками трудовых книжек и вкладышей в них. Оформление всех документов производится строго в соответствии с законодательством. Поэтому за бланками можно обратиться к нам: (343) 355-56-13. Стоимость одного бланка трудовой книжки и одного бланка вкладыша в трудовую книжку составляет 80 рублей с учетом НДС.)

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение. Бесплатно работодатель обеспечивает работника трудовой книжкой только в двух случаях, предусмотренных пунктами 34 и 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей:

- при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства);

- в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника.

В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (Постановление № 225) с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях, а с 6 октября 2006 года и у индивидуальных предпринимателей ведутся два особых первичных документа:

В формы указанных книг можно перейти по гиперссылкам. Заметим, что электронный формат ведения данных книг не предусмотрен (как увидим ниже, там требуются личные подписи), а поэтому листы данных книг лучше всего распечатать в необходимом для Вас в зависимости от движения персонала количестве, прошить их, пронумеровать страницы и расписаться.

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. Таким образом, в данной книге отражаются только вновь приобретенные работодателем бланки.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. Следовательно, учету в данной книге подлежат все трудовые книжки работников организации - и заведенные по новой форме, и старые.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Трудовые книжки по правилам

Знаете ли вы, что не все данные можно внести в трудовую книжку? Например, о временном переводе данные не вносятся. Автор подробно рассказывает о правилах ведения, учета и хранения трудовых книжек: как нужно вносить изменения и исправления в трудовую книжку, как подшить вкладыш, как оформить новую книжку, кому и в каких случаях положен дубликат и др.

Т рудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). Форма, правила ведения и хранения трудовых книжек утверждены постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (далее – Правила). Инструкцию по заполнению трудовых книжек можно посмотреть в постановлении Минтруда от 10.10.2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее – Инструкция). Отметим, что не так давно постановление Правительства от 01.03.2008 г. № 132 «О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 г. № 225» привело в соответствие положения Правил с Трудовым кодексом. В результате был внесен ряд уточнений по порядку ведения трудовых книжек; действия Правил распространили и на индивидуальных предпринимателей.

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку утвержден приказом Минфина от 22.12.2003 г. № 117н. Исходя из данного порядка, изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша к ней может осуществлять только Объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков – Объединение «ГОЗНАК» Министерства финансов. Все бланки имеют соответствующую степень защиты. Дальнейшее распространение бланков осуществляют лица, отвечающие требованиям, установленным изготовителем. Дальнейшее обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша к ней осуществляют на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем. Поэтому будет в корне неверным просто прийти в магазин и без соответствующего договора купить бланк.

ООО «Монтаж» приобрело 10 бланков трудовых книжек на общую сумму 1 180 руб. (в т.ч. НДС – 180 руб.). Оплата за бланки была произведена через расчетный счет организации.

В бухгалтерском учете ООО «Монтаж» надо сделать следующие проводки:

• Дебет 60 Кредит 51 – 1 180 руб. – оплачены бланки трудовых книжек;
• Дебет 10 Кредит 60 – 1 000 руб. – оприходованы бланки трудовых книжек;
• Дебет 19 Кредит 60 – 180 руб. – учтен НДС по трудовым книжкам;
• Дебет 68 «Расчеты по НДС» Кредит 19 – 180 руб. – произведен вычет по НДС;
• Дебет 006 – 1 000 руб. – учтены бланки трудовых книжек на забалансовом счете.

Заполняя книжку, вооружитесь ручкой черного, синего или фиолетового цвета. Записи всех дат производят арабскими цифрами (см. Пример 2): число и месяц – двузначными, год – четырехзначными (п. 1.1 Инструкции).

Если работник принят на работу 7 июня 2008 г. то в трудовой книжке делается следующая запись: «07.06.2008».

Все записи в пределах соответствующего раздела имеют свой порядковый номер. При этом не допускаются никакие сокращения (п. 11 Правил).

Как правило, в трудовую книжку вносят следующие данные:

• о работнике;
• о выполняемой работе;
• о переводах на другую постоянную работу;
• о времени военной службы;
• о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров;
• об увольнении;
• о награждениях за успехи в работе.

По желанию сотрудника также могут быть записаны сведения о работе по совместительству. При этом решения о взысканиях в трудовую книжку не записывают. Исключение составляет дисциплинарное взыскание в виде увольнения (ст. 66 ТК РФ).

Учтите, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью (прием на работу, перевод и увольнение) работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке (№ Т-2), форма которой утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1 (п. 12 Правил).

Не забудьте, что в трудовую книжку вносят запись лишь на основании соответствующего приказа работодателя и не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения. При этом все формулировки должны в точности соответствовать тексту распоряжения (п. 10 Правил).

В соответствии с пунктом 7 Правил работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать ему копию трудовой книжки либо заверенную выписку.

Все изменения в фамилии, имени, отчестве, дате рождения и образовании работника производятся по последнему месту работы (п. 26 Правил). Основанием поправок являются паспорт, свидетельство о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии и т.д.

Указанные изменения делают на титульном листе трудовой книжки. При этом одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Все ссылки на соответствующие документы делают на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяют подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации либо печатью кадровой службы (п. 2.3 Инструкции). В дальнейшем все изменения и дополнения записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляют путем дополнения имеющихся записей или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 2.4 Инструкции). Исправление неправильной записи производят по месту работы, где она была внесена, либо по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку (п. 27 Правил). В случае ликвидации работодателя, сделавшего ошибку, исправления по новому месту работы делают также на основании соответствующего документа (п. 28 Правил).

Учтите, что в разделах, содержащих сведения о работе, зачеркивание неправильных записей не допускается. Согласно пункту 30 Правил абсолютно все изменения производятся путем признания записей недействительными и внесения правильных данных (см. Пример 3).

Может случиться и так, что все страницы одного из разделов трудовой книжки окажутся заполнены. В этом случае в книжку вшивается специальный вкладыш (п. 38 Правил). При выдаче каждого такого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются его серия и номер (п. 39 Правил).

Учтите, что вкладыш без трудовой книжки недействителен.

Лицо, утратившее трудовую книжку, сообщает об этом факте по последнему месту своей работы. Далее не позднее 15 дней со дня подачи заявления указанный работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки (п. 31 Правил).

В дубликат трудовой книжки вносят следующие сведения (п. 32 Правил):

• о стаже работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами (стаж записывают суммарно);
• о работе и награждениях, которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Имейте в виду, что выдача дубликата возможна и при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной. В этом случае в новую книжку переносят все произведенные ранее записи, за исключением строки, признанной недействительной (п. 33 Правил).

Для учета трудовых книжек ведут приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Образцы книг приведены в постановлении Минтруда от 10.10.2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Отметим, что книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации и печатью.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией организации (см. Пример 4). В нее вносят все сведения, связанные с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 41 Правил).

Форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В указанной книге регистрируют все трудовые книжки, принятые от лиц, поступающих на работу, а также выданные новым работникам трудовые книжки и вкладыши с указанием серии и номера (см. Пример 5). Не все знают, что при получении трудовой книжки в связи с увольнением сотрудник должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 41 Правил).

Все бланки трудовых книжек и вкладыши хранят как документы строгой отчетности и выдают лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. Ежемесячно ответственное лицо предоставляет в бухгалтерию предприятия отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. При этом испорченные при заполнении бланки подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил).

Отметим, что законодательство не содержит запрета на выдачу работнику по его просьбе подлинника трудовой книжки в период действия трудового договора. Тем не менее предупреждаем, что ответственность за ее утерю будет все равно нести специально уполномоченное должностное лицо организации (письмо Роструда от 18.03.2008 г. № 656-6-0).

В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. Заметим, что это правило действительно только для тех сотрудников, для которых данная работа является основной.

При приеме на работу в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка надо указать полное и сокращенное наименование организации. Под этим заголовком в графе 1 ставят порядковый номер записи. Далее в графе 2 – дату приема на работу. В графе 3 делают запись о принятии в соответствующее структурное подразделение, наименование должности (работы) с указанием квалификации. В графу 4 заносят дату и номер решения, согласно которому работник принят на работу (п. 3.1 Инструкции).

Оформление трудовой книжки лицу, принятому на работу впервые, должно проходить в присутствии сотрудника и не позднее недельного срока со дня приема его на работу (п. 8 Правил).

В трудовую книжку вносят следующие сведения о работнике (п. 9 Правил):

• фамилию, имя, отчество, дату рождения (число, месяц, год) – на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• образование, профессию, специальность – на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний.

Отметим, что по желанию работника в трудовую книжку записывают данные о незаконченном образовании. Основанием могут являться следующие документы: студенческий билет, зачетная книжка, справка образовательного учреждения и т.п. (п. 2.1 Инструкции).

Кстати, в случае отсутствия у нового сотрудника трудовой книжки в связи с ее утратой или повреждением работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия книжки) оформить новую трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ).

Учтите, что трудовая книжка иностранного образца, представленная гражданином другой страны, не соответствует форме, признаваемой на территории Российской Федерации. Поэтому работодатель должен завести на данного работника новую трудовую книжку. Причем никаких записей о стаже этого лица в соответствии с трудовой книжкой иностранного образца в трудовую книжку российского образца не производится (письмо Управления правового обеспечения Роструда от 15.06.2005 г. № 908-6-1).

При выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с сотрудника плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение данного бланка (п. 47 Правил).

В настоящее время существуют две противоположные позиции по учету выдаваемых бланков трудовых книжек. Вопрос заключается в том, надо ли при выдаче работнику бланка начислять НДС. Несмотря на всю абсурдность ситуации, налоговики считают, что передача бланков трудовых книжек сотрудникам является реализацией. В обоснование своей позиции они приводят пункт 1 статьи 146 Налогового кодекса, где говорится, что объектом обложения НДС признаются операции по реализации товаров. Вместе с тем реализация – это передача на возмездной основе права собственности на эти товары (п. 1 ст. 39 НК РФ). Например, в письме от 26.09.2007 г. № 07-05-06/242 Минфин четко сказал, что выдача работникам трудовых книжек и вкладышей к ним за плату для целей НДС считается реализацией товаров и подлежит обложению этим налогом в общеустановленном порядке. В этом же письме чиновники разъяснили, что затраты на приобретение указанных бланков могут быть учтены для целей налогообложения прибыли. Ведь данные расходы являются экономически оправданными, и произведены они для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. В свою очередь доходы, возникающие при выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним, надо отражать как внереализационные.

Кстати, при получении наличных денег за бланк трудовой книжки либо вкладыш придется воспользоваться кассовым аппаратом. Так что наиболее оптимальным будет вычесть стоимость книжки из заработной платы на основании заявления сотрудника (см. Пример 6).

При увольнении сотрудника все записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (п. 35 Правил).

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать увольняемому трудовую книжку.

Может получиться и так, что в день увольнения выдать трудовую книжку не представляется возможным в связи с отсутствием сотрудника либо отказом от ее получения. В этом случае надо направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня отправления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку в выдаче книжки. В дальнейшем трудовая книжка выдается сотруднику не позднее трех рабочих дней со дня его письменного обращения (ст. 84.1 ТК РФ).

Учтите, что при задержке выдачи трудовой книжки по вине работодателя либо внесении неправильной формулировки причины увольнения работодатель обязан возместить сотруднику не полученный им за все время задержки заработок. При этом днем прекращения трудового договора будет являться день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника надо издать приказ и внести соответствующую запись в трудовую книжку. При этом ранее внесенная запись признается недействительной (п. 35 Правил).

В случае смерти работника трудовую книжку выдают одному из его родственников под расписку или высылают по почте по письменному заявлению родственника (п. 37 Правил).

При увольнении, в связи с переводом на постоянную работу в другую организацию, в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указывают, в каком порядке осуществляется перевод: «по просьбе работника» или «с его согласия». В свою очередь при приеме на новое место работы в трудовой книжке в графе 3 раздела делается запись с указанием, что работник принят (назначен) в порядке перевода (п. 6.1 Инструкции).

Сведения о совместительстве вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (п. 20 Правил).