Рейтинг: 4.2/5.0 (1806 проголосовавших)Категория: Инструкции
admin 07 Апр 2015
В выпуске 1 ЕКСД «Должности служащих для всех видов деятельности», утвержденном постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 № 159 (далее — выпуск 1 ЕКСД), в должностные обязанности директора не включена обязанность распределять должностные обязанности между подчиненными работниками, которая, к примеру, включена в должностные обязанности по должности «начальник (заведующий, руководитель)».
Из этого следует, что, поскольку директор организует работу и взаимодействие структурных подразделений, он должен определить структурные подразделения организации, а уже начальники этих структурных подразделений разработают должностные инструкции для своих подчиненных.
Однако, так как не на всех участках работ организации необходимы структурные подразделения, руководитель организации должен совместно с заинтересованными лицами определить, сколько на каждом соответствующем участке работ нужно иметь сотрудников.
Такими заинтересованными лицами могут быть менеджер по персоналу, поскольку он согласно выпуску 1 ЕСКД определяет потребность в персонале, и инженер по нормированию труда, поскольку он внедряет нормы трудовых затрат.
Alex Drozdov 07 Апр 2015
Это что касается инструкций по охране труда, а что касается должностных инструкций, то опять же- как установит руководитель, если в Вашей должностной инструкции не сказано ничего о их разработке, то Вы и не должны.
Во всяком случае- это общий принцип, в нормативных документах я ничего не нашел, поэтому, мне кажется, что все по усмотрению руководителя.
natalia 08 Апр 2015
Подскажите, пожалуйста, кто должен разрабатывать должностные инструкции на предприятии?
Желательно со ссылками на нормативку. А то вышел спор с кадровой службой.
В нашей организации, стандартом организации определено, что должностные инструкции на своих подчиненных разрабатывает непосредственный руководитель
Основные должностные инструкции, то что не касается непосредственно выполняемых обязанностей (общие сведения) разрабатываются отделом кадров. Функции и требования к специалисту разрабатываются руководителем подразделения и утверждаются генеральным директором предприятия. Но как правило, в большинстве организаций должностные инструкции "для того чтобы были", то есть по сути не имеющие ничего общего с реально выполняемыми обязанностями. Если требуется именно такой подход, то как правило такие документы разрабатывается отделом кадров, и подписываются они "для галочки".
автор вопроса выбрал этот ответ лучшим
в избранное ссылка отблагодарить
В нашей организации должностные инструкции сотрудников разрабатываются заместителем начальника с отделом кадров. Затем должностные инструкции утверждаются начальником и с ними знакомится под расписку сотрудник. У нас есть 12 отделов в организации и в каждом отделе есть положение об отделе, так вот должностные инструкции должны быть составлены так, чтобы выполнялись все задачи,
поставленные перед отделом.
в избранное ссылка отблагодарить
Как составить, согласовать и утвердить должностную инструкцию
В статье разъясняется, к каким видам документов относятся должностные инструкции, кем они утверждаются, согласовываются, где фиксируется подпись об ознакомлении. Подробно разбирается, на каких нормативных актах базируется содержание инструкции, даются рекомендации по составлению пакета должностных инструкций организации.
Что такое должностная инструкция?
Должностная инструкция - это документ, который входит в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93, утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299 (ред. от 23.04.2009; далее - ОКУД).
В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.
Код унифицированной формы документа (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).
Должностная инструкция относится к классу унифицированной системы организационно-распорядительной документации (код 02), подклассу "Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия" (код 52), ее регистрационный номер - 051, контрольное число в ОКУД - 9.
В Письме Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 "О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников" сказано, что несмотря на то, что в ТК РФ не содержится упоминания о должностной инструкции, она является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.
Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения.
При подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений следует учитывать требования Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", введенного в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
Принято считать, что должностная инструкция носит обезличенный характер и определяет функцию, а не человека. Это, разумеется, так, а в том случае, когда речь идет о государственном служащем, такой подход вообще не должен допускать никаких исключений. Но надо понимать, что на коммерческом предприятии должностная инструкция пишется и для удобства работника и работодателя. Нанимая на должность нового человека, у которого больше опыта и знаний, чем у прежнего специалиста, назначая ему выше заработную плату, неужели работодатель не намерен воспользоваться этими преимуществами работника и добавить ему должностных обязанностей по сравнению с предыдущим сотрудником, повысить уровень ответственности? Так почему бы и не отразить это в должностной инструкции? Так что, хоть и обезличенная, должностная инструкция вполне может быть написана под конкретного человека.
Кто разрабатывает, кто утверждает
Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ. Для того чтобы правильно составить пакет должностных инструкций, кадровые службы предприятия могут обратиться как к рекомендациям специалистов, так и к нормативным актам. Нет, никто не контролирует, как коммерческие организации составляют свои инструкции, но ведь существует опыт государственных служб. Так, можно изучить Письмо Минтруда России от 13.03.1996 N 482-ВК "Рекомендации по разработке должностных инструкций (должностных обязанностей) по должностям государственных служащих федеральных органов исполнительной власти", Приказ ФТС России от 03.12.2004 N 355 "Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции должностного лица таможенного органа Российской Федерации", Приказ Госнаркоконтроля России от 25.11.2003 N 235 "Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника, федерального государственного служащего, работника органа по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ".
Руководитель федерального органа исполнительной власти утверждает должностные инструкции (должностные обязанности) для своих заместителей и для руководителей структурных подразделений, а по остальным государственным должностям - типовые. На основании типовых должностных инструкций руководитель структурного подразделения утверждает должностные инструкции по конкретным государственным должностям в подразделении.
В Госнаркоконтроле России расписали четкую схему полномочий по разработке, согласованию и утверждению должностных инструкций (табл. 1). Кадровая служба коммерческой организации сможет составить по аналогии собственный локальный акт о распределении полномочий по разработке и утверждению должностных инструкций. Такой документ надо будет утвердить приказом. Если такой разветвленной структуры не предполагается, то всю информацию о порядке утверждения инструкций можно поместить непосредственно в приказ.
Распределение полномочий руководящего состава органов
Госнаркоконтроля по организации разработки, согласованию
и утверждению должностных инструкций
2. Функции работника.
3. Должностные обязанности.
4. Права и полномочия.
Некоторые специалисты по кадровому делопроизводству считают необходимым выделить еще и раздел "Взаимоотношения (связи по должности)" [1].
Раздел "Общие положения". В разделе "Общие положения" указывают:
- наименование должности в соответствии со штатным расписанием;
- название структурного подразделения, в котором сотрудник будет исполнять свои обязанности;
- перечень структурных подразделений и (или) отдельных должностей работников, непосредственно подчиненных ему по службе (если таковые имеются);
- порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника;
- уровень образования и дополнительной профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей;
- требования к стажу работы по специальности;
- квалификационные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний и профессиональных навыков, а также знаний нормативно-правовых документов, методических материалов, методов и средств, применяемых при выполнении должностных обязанностей;
- организационно-правовые документы, на основании которых работник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия.
Словарь кадрового делопроизводства. Требования к персоналу - качественные характеристики, которыми должен обладать "идеальный" сотрудник на определенном рабочем месте или в определенной должности. Требования к персоналу включаются в должностные инструкции, квалификационные карты, карты компетенции и в другие документы.
Квалификационная характеристика - краткое изложение требований к знаниям, умениям и навыкам, а также прав и обязанностей, предъявляемых к различным специальностям в организации.
Давайте поговорим подробнее о некоторых из вышеперечисленных пунктов. Совпадение наименования должности, на которую принимается работник, в штатном расписании, его трудовой книжке, трудовом договоре, приказе о приеме на работу и должностной инструкции - необходимое требование, иначе теряется смысл самой инструкции. Приняли на работу экспедитора, а расписался он, что ознакомлен с должностными обязанностями водителя. Ну и что? Да, ознакомился интереса ради, раз уж ему дали документ на прочтение, подтверждает это ознакомление, в чем и расписывается. Разве эта подпись работника будет налагать на него должностные обязанности в соответствии с инструкцией, если он принят по трудовому договору на должность экспедитора? Нет, не будет.
Название структурного подразделения необходимо в том случае, если работа в конкретном подразделении подразумевает хоть какую-то специфику. И эту специфику надо указать в должностной инструкции.
Подчиненность работника определить в инструкции очень важно. Несмотря на то что в иерархической системе предприятия у работника может быть много вышестоящих руководителей, ему надо знать своего непосредственного начальника. Отсутствие такого указания в инструкции приводит к тому, что работник начинает либо подчиняться всем подряд распоряжениям вышестоящих, в том числе противоречивым, либо самостоятельно выбирать самые приятные распоряжения. То же относится к указанию должностей работников и подразделений, которые, напротив, должны подчиняться сотруднику, которому предназначена должностная инструкция.
Уровень образования и квалификационные требования традиционно включаются в любую должностную инструкцию. Эти пункты совершенно очевидно предназначаются не для работника, а для того, кто его нанимает. Потому что, узнав, что его уровень образования не совпадает с тем уровнем, который указан в должностной инструкции, работник не обязан предпринимать какие-либо действия. Он ведь не принимает на себя обязательств получить высшее образование, если его уже приняли на работу со средним специальным, но в должностной инструкции указано высшее. Или у работника высшее техническое образование, а в инструкции прописано высшее гуманитарное. Приходится признать, что эта часть должностной инструкции предназначена для кадровых служб, руководителей и на нее следует ориентироваться при приеме на работу, а не после подписания приказа. При проведении аттестации может возникнуть проблема, причем при неудачном ее прохождении из-за уровня образования, не совпадающего с указанным в инструкции, у работника будут все основания обратиться в суд. Хотелось бы порекомендовать работодателю либо жестко придерживаться им самим установленных требований, либо, принимая нового, перспективного сотрудника, озаботиться тем, чтобы его уровень образования соответствовал тому, который записан в должностной инструкции, например, провести обучение за счет работодателя.
Для правильной формулировки квалификационных требований пользуются двумя постоянно дополняемыми документами. Это Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (состоит из тарифно-квалификационных характеристик, содержащих характеристики основных видов работ по профессиям рабочих в зависимости от их сложности и соответствующих им тарифных разрядов, а также требования, предъявляемые к профессиональным знаниям и навыкам рабочих) (ЕТКС); а также Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (состоит из квалификационных характеристик должностей руководителей, специалистов и служащих, содержащих должностные обязанности и требования, предъявляемые к уровню знаний и квалификации руководителей, специалистов и служащих). Разряды работ в ЕТКС установлены по их сложности без учета условий труда (за исключением экстремальных случаев, влияющих на уровень сложности труда и повышающих требования к квалификации исполнителя).
Тарифно-квалификационные характеристики каждой профессии имеют два раздела.
Раздел "Характеристика работ" содержит описание работ, которые должен уметь выполнять рабочий.
Раздел "Должен знать" содержит основные требования, предъявляемые к рабочему в отношении специальных знаний, а также знаний положений, инструкций и других руководящих документов, методов и средств, которые рабочий должен применять.
В тарифно-квалификационных характеристиках приводится перечень работ, наиболее типичных для данного разряда профессии рабочего. Этот перечень не исчерпывает всех работ, которые может и должен выполнять рабочий. Работодатель может разрабатывать и утверждать с учетом мнения выборного профсоюзного органа или иного представительного органа работников дополнительный перечень работ, соответствующих по сложности их выполнения тем, которые содержатся в тарифно-квалификационных характеристиках профессий рабочих соответствующих разрядов.
Кроме работ, предусмотренных в разделе "Характеристика работ", рабочий должен выполнять работы по приемке и сдаче смены, уборке рабочего места, приспособлений, инструмента, а также содержанию их в надлежащем состоянии, чистке оборудования, ведению установленной технической документации.
Наряду с требованиями к теоретическим и практическим знаниям, содержащимся в разделе "Должен знать", рабочий должен знать: правила по охране труда, производственной санитарии и противопожарной безопасности; правила пользования средствами индивидуальной защиты; требования, предъявляемые к качеству выполняемых работ (услуг), к рациональной организации труда на рабочем месте; сортамент и маркировку применяемых материалов, нормы расхода горюче-смазочных материалов; правила перемещения и складирования грузов; виды брака и способы его предупреждения и устранения; производственную сигнализацию.
Рабочий более высокой квалификации помимо работ, перечисленных в его тарифно-квалификационной характеристике, должен уметь выполнять работы, предусмотренные тарифно-квалификационными характеристиками рабочих более низкой квалификации, а также руководить рабочими более низких разрядов этой же профессии. В связи с этим работы, приведенные в тарифно-квалификационных характеристиках более низких разрядов, в характеристиках более высоких разрядов, как правило, не приводятся.
Квалификационная характеристика каждой должности руководителя имеет три раздела: "Должностные обязанности", "Должен знать", "Требования к квалификации".
Помимо квалификационных требований как таковых существуют еще квалификационные требования к стажу. Так, Указ Президента РФ от 27.09.2005 N 1131 "О квалификационных требованиях к стажу государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу работы по специальности для федеральных государственных гражданских служащих" (ред. от 26.07.2008) перечисляет следующие требования к стажу государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу работы по специальности для замещения:
- высших должностей федеральной государственной гражданской службы - не менее шести лет стажа государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или не менее семи лет стажа работы по специальности;
- главных должностей федеральной государственной гражданской службы - не менее четырех лет стажа государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или не менее пяти лет стажа работы по специальности;
- ведущих должностей федеральной государственной гражданской службы - не менее двух лет стажа государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или не менее четырех лет стажа работы по специальности;
- старших и младших должностей федеральной государственной гражданской службы - без предъявления требований к стажу.
В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус работника и условия его деятельности.
Раздел "Функции". Это именно тот раздел должностной инструкции, который следует заполнять, ориентируясь на конкретную должность на конкретном предприятии. Можно взять основу из типовой инструкции, но главное - обращать внимание на те действия, которые работник будет совершать как постоянно, так и эпизодически, поскольку именно для этого работника и взяли. Если работник не будет справляться, то ссылаться будет необходимо опять-таки на этот раздел инструкции.
Раздел "Обязанности". Иногда этот раздел объединяют с разделом "Функции", что вполне понятно. Если же работодатель счел нужным написать отдельный раздел, то здесь он определит порядок исполнения функций, видов работ, отдельных, в том числе разовых, поручений, а также этические профессиональные нормы, обязательные для исполнения в ходе трудовой деятельности. Правительство РФ принимает типовые кодексы профессиональной этики для различных отраслей деятельности. Свой кодекс корпоративной этики может быть принят в организации как локальный акт, если только для этого вида деятельности не принят специальный порядок утверждения подобных документов.
Раздел "Права и полномочия". В этом разделе перечислены права работника, а также полномочия в рамках этой должности. Поскольку большая часть прав работников унифицирована и подробно расписана в Трудовом кодексе, то в этом разделе инструкции имеет смысл указать только специфические права, принадлежащие только работнику, занимающему эту должность. Так, например, в Должностной инструкции водителя троллейбуса, утвержденной Распоряжением Минтранса России от 08.10.2003 N АК-25-р, перечислены следующие права:
¦ Водитель троллейбуса имеет право: ¦
¦ 1. Отказаться от выезда из депо или приемки троллейбуса на линии, ¦
¦ если его техническое состояние не соответствует правилам технической ¦
¦ 2. Ограничивать вход пассажиров в троллейбус в зависимости от ¦
¦ 3. При ухудшении условий движения (туман, дождь, снегопад, гололед) ¦
¦ ставить вопрос перед старшим (центральным) диспетчером об изменении ¦
¦ 4. Прекратить движение в случаях, предусмотренных правилами ¦
Это всего 4 пункта, в то время как раздел "Обязанности" включает 51 пункт, с подробными разъяснениями в каждом пункте. И это правильно, переписывать ТК РФ в должностной инструкции вовсе не рекомендуется.
Раздел "Ответственность". В настоящем разделе уместно определить меру ответственности работника перед организацией, в том числе материальную. Если с работником заключен договор о полной материальной ответственности, то здесь содержится указание на это.
Раздел "Взаимосвязи". Если работодатель считает важным урегулировать процесс взаимодействия сотрудника с другими отделами, а может быть, и со сторонними организациями, то порядок и условия можно вынести в отдельный раздел.
Как оформить изменение
Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. И только после того, как работник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию.
Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения.
Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.
1. Санкина Л.В. Правила составления и оформления должностных инструкций // Справочник кадровика. 2008. N 2.
2. Пустозерова В.М. Кадровые документы торгового предприятия. М. Бюро печати, 2006.
3. Усманова Н.Р. Должностные инструкции руководителей, специалистов, технических исполнителей основного штатного состава. М. Приор, 2000.
заместитель главного редактора,
Подписано в печать
Ни для кого не секрет, что в основе грамотного подхода к управлению персоналом лежит планирование деятельности компании и четкое распределение целей, задач, функций и ответственности за результат между сотрудниками организации. Поэтому при отсутствии инструмента, способного обеспечить эффективное распределение обязанностей и ответственности, управление персоналом осуществляется по принципу «сходи туда, не знаю куда, сделай то, не знаю что».
На самом деле базисный инструмент управления персоналом присутствует практически в каждой организации — это пакет должностных инструкций. Но, к сожалению, часто возможности этого инструмента недооцениваются: папка с должностными инструкциями лежит в забытом всеми месте и никак не способствует постановке эффективной работы в компании.
Как разработать должностную инструкцию, чтобы она стала реальным инструментом, помогающим в постановке системы управления персоналом? Об этом поговорим с нашими экспертами, на своем опыте они убедились в эффективности должностных инструкций и знают ответ на данный вопрос.
«СД»: Почему в некоторых компаниях должностные инструкции не работают?
Елена Макарова, директор консалтинговой компании «Эдванс»:
— Часто имеющиеся в организации должностные инструкции не соответствуют действительности, они составлены формально для случаев проверки внешними инстанциями, и, как правило, инструкции составляют работники служб, далекие от реального функционала, выполняемого специалистами.
В условиях современного бизнеса нет смысла пользоваться подобными инструкциями, потому что любая компания имеет свою специфику, что отражается на задачах и функциональных обязанностях персонала. Каждое действие, описанное в должностной инструкции, должно давать определенный результат. Если в должностной инструкции не отражены особенности бизнеса, нет понимания, что является результатом, не понятно, кто пользователь такой инструкции и кто отвечает за показатели работы, соответственно, инструкция не работает.
Михаил Толстогузов, директор ООО «Сади Рус» (FiatGroup):
— В иностранных компаниях очень активно используются прописанные к должности требования по функционалу и компетенциям сотрудников. Причем в иностранных крупных компаниях требования должностных инструкций соблюдаются строго. Настолько строго, что могут возникать ситуации, как в анекдоте, в котором вдоль улицы идут два рабочих с лопатами, один из них яму роет, второй зарывает, на вопрос: «Зачем один роет, второй тут же зарывает?» — следует ответ: «Я не второй, я третий, второй заболел, он должен был деревья сажать».
То есть в крупных иностранных компаниях люди строго следуют инструкциям, и это даже иногда мешает. Нельзя ставить должностные инструкции в «абсолют», думать только о выполнении прописанных обязанностей, не учитывая результат. Когда за соблюдением процесса теряется нацеленность на результат, возникают проблемы.
Чаще всего проблема даже не в самих должностных инструкциях, а в тех людях, которые ими пользуются, в отношении исполнителей к выполнению своих обязанностей, в отношении руководителей, которые должны отвечать за результат и следить за соблюдением инструкций.
Ольга Ладина, директор по персоналу компании Kaskad-Forever:
— Если организация использует типовые инструкции, которые не отражают основные задачи работников данной должности, направленные на достижения главной цели (миссии) организации, такие инструкции не работают в полном объеме.
Елена Пятаева, начальник балахнинского отделения ОАО «НТЭК»:
— Должностные инструкции не работают, когда не совпадают с системой мотивации или вообще к ней никак не привязаны. Иногда они попросту не доведены до сотрудников, наивно ожидать в таких случаях, что должностные инструкции будут работать.
Елена Царькова, исполнительный директор ООО «Компания Бонек», премиум-партнер концерна Henkel:
— На мой взгляд, это происходит по нескольким причинам:
1. Потому что должностная инструкция должна быть живой, а не типовой, как чаще всего это бывает. Она должна отражать реальные зоны ответственности сотрудника, его полномочия и ограничения в принятии решений, а также в виде приложений содержать основные алгоритмы действий сотрудника. Тогда и для сотрудника, и для компании это становится хорошим инструментом в работе, а не мертвым, подписанным для галочки документом.
2. Должностная инструкция, так же как и бизнес-процессы в компании, должна претерпевать периодические изменения. А чаще всего компания, разработав инструкцию один раз и подписав ее с сотрудником, не отражает в ней в дальнейшем внесенные в бизнес-процессы изменения, и, следовательно, должностная инструкция перестает работать.
Евгений Егоров, кандидат экономических наук, заведующий кафедрой менеджмента ФГБОУ ВПО «Нижегородский государственный университет им. К. Минина», директор ООО «Сталкер Нижний Новгород»:
— Формальный подход к составлению должностных инструкций, когда работодатели пользуются типовыми инструкциями, не соответствующими внутренней и внешней среде компании, приводит к тому, что инструкции не работают. Хочется отметить, что многое зависит и от отношения к должностным инструкциям самого работодателя. Если работодатель хочет, чтобы инструкции работали, он сделает все возможное и они будут работать; если работодатель относится формально, инструкции работать не будут.
«СД»: Как часто в Вашей компании обращаются к должностным инструкциям? В каких случаях, с какой целью они используются?
— Должностные инструкции позволяют нам оценивать эффективность бизнес-процессов компании и своевременно реагировать на нарушения. Кроме этого, мы опираемся на должностные инструкции при принятии кадровых решений — например, решений о приеме сотрудника в штат, о премировании и депремировании работников.
— Должностная инструкция — это в первую очередь инструмент эффективного распределения обязанностей, кроме того, должностная инструкция помогает стимулировать деятельность и делегировать полномочия в случаях отсутствия основного работника.
— В нашей компании обращаются к должностной инструкции при подборе персонала, учитывая знания, навыки и умения претендента, при разработке локальных нормативных актов (регламенты работы, положения о структурных подразделениях и т. п.), с целью решения трудовых споров, при адаптации работника к новой должности. Цель разработки должностной инструкции — максимально использовать потенциал работника для решения задач организации.
— У нас должностная инструкция — это основа для оценки результатов работы сотрудников, при помощи должностной инструкции мы можем принять решение о продвижении работника по должностной лестнице или необходимости повышения уровня его квалификации. Должностная инструкция помогает разрешать дисциплинарные проблемы, мы опираемся на нее для обоснования мер демотивации и поощрения, избегая при этом субъективного подхода в оценке действий сотрудника.
— Чаще всего мы используем должностные инструкции с целью коррекции поведения при невыполнении и (или) недобросовестном выполнении сотрудником своих должностных обязанностей. Также мы опираемся на положения должностных инструкций при подборе персонала и принятии решений о необходимости в обучении.
— В государственных структурах к должностным инструкциям обращаются нечасто, отсутствует эффективная система установленных взаимоотношений между работодателем и работником через документы, соответственно, возникает мало поводов для использования инструкций. В основном об инструкциях вспоминают, когда появляются спорные ситуации по поводу должностных обязанностей сотрудников. Это не совсем правильно, должностная инструкция должна быть базисом для системной работы с сотрудниками.
В нашей компании должностные инструкции включены в решение задач большинства процессов работы с персоналом, начиная от процесса поиска нужных сотрудников и заканчивая процессами мотивации. Мы дополнили должностные инструкции «Профилем должности», подробно раскрывающим требования к компетенциям и показателям работы персонала на разных временных этапах деятельности в организации. Должностные инструкции и профили должности легли в основу системной работы с людьми в компании.
«СД»: В связи с чем Вам пришлось заниматься разработкой должностных инструкций?
Полная статья в печатной версии журнала Секретарское дело и на сайте через 3 месяца
Для чего нужна должностная инструкция
Должностная инструкция - документ, в котором определены основные задачи сотрудника, его обязанности, квалификационные требования к должности, список документов, которыми он должен руководствоваться при выполнении своих обязанностей, порядок назначения и освобождения от должности, место должности в организационной иерархии, права и ответственность сотрудника.
Основным аргументом против составления должностных инструкций является большой объем связанной с этим "бумажной" работы, а также частые изменения структуры и профиля деятельности многих российских компаний. Особенно это касается ФЭС, которые сегодня во многих компаниях претерпевают масштабные преобразования. В то же время именно при изменениях функциональных обязанностей различных специалистов должностные инструкции или четкая формулировка набора функций, выполняемых сотрудниками ФЭС, помогают обеспечить непрерывность функционирования финансовой службы и преемственность обязанностей сотрудников.
Должностная инструкция необходима в первую очередь для управления персоналом. Указанные в ней требования помогают оценивать и развивать персонал, ускоряют процесс введения в должность нового сотрудника, а также позволяют обосновать размер оплаты труда, в том числе при проверке контролирующих органов.
Когда необходима должностная инструкция
Разработка или пересмотр должностных инструкций необходимы во многих ситуациях. На уровне компании к ним можно отнести:
На уровне подразделения могут возникнуть следующие ситуации:
Поскольку эти преобразования приводят к изменению должностных обязанностей сотрудников ФЭС, нужно зафиксировать их функции таким образом, чтобы они не пересекались. С другой стороны, важно, чтобы описанные обязанности охватывали все функции подразделения.
Кто должен разрабатывать должностные инструкции
В разработке актуальных должностных инструкций заинтересован в первую очередь непосредственный руководитель подразделения. Особенно это касается ситуаций, когда изменения в деятельности ФЭС существенны или необходимо спроектировать деятельность новой службы. Тогда финансовый директор должен сам заняться разработкой должностных инструкций с привлечением ведущих специалистов подразделения.
Еще один распространенный вариант составления должностных инструкций - самостоятельная разработка инструкции сотрудником (описание своих должностных обязанностей и порядка взаимодействия с другими специалистами). Руководитель проверяет текст и вносит необходимые, на его взгляд, изменения. Такой подход дает качественный результат, если должностные инструкции разрабатываются для существующего подразделения впервые и стоит задача зафиксировать ситуацию "как есть".
Как разработать должностную инструкцию
Обычно должностная инструкция состоит из следующих разделов:
В компаниях могут использоваться разные формулировки, но содержание этих разделов остается примерно одинаковым.
Основными разделами инструкции являются 2-й и 3-й, именно их разработка обычно вызывает наибольшие затруднения. Разделы 4 и 5 формируются на их основе, поэтому в рамках данной статьи мы наиболее подробно остановимся на разделах 2 и 3.
Разделы "Направления деятельности" и "Обязанности"
Существует два алгоритма разработки данных разделов - "снизу - вверх" и "сверху - вниз". Первый алгоритм предполагает сбор информации от сотрудников, ее анализ и обобщение на уровне подразделения. Данный алгоритм применим, когда должностные инструкции разрабатываются впервые и стоит задача зафиксировать ситуацию "как есть" на данный момент. Напротив, когда необходимо спроектировать деятельность вновь создаваемого подразделения или же серьезно ее пересмотреть, корректнее применять алгоритм "сверху - вниз". Этот алгоритм подразумевает проектирование/перепроектирование деятельности ФЭС: от направлений деятельности службы к ее функциям и к должностным обязанностям сотрудников (см. рисунок).
Рисунок. Алгоритм "Сверху - вниз"
Шаг 1. Выделение направлений деятельности подразделения. Направление деятельности (далее - НД) - одна из основных задач подразделения. Основаниями для выделения НД являются:
В примере 1 приводится результат выделения НД для отдела бюджетирования и декомпозиции для его подотделов.
Пример 1. Выделение НД для отдела бюджетирования
Подразделение - отдел бюджетирования:
Вид деятельности - бюджетирование.
НД, выделенные на основе вида деятельности:
Подразделение - сектор планирования отдела бюджетирования
Вид деятельности - формирование бюджета.
Объекты вида деятельности: доходы, затраты, продажи, расчеты, закупки, инвестиции, налоги, движение денежных средств.
НД, выделенные на основе объектов вида деятельности, - формирование бюджетов:
Подразделение - группа планирования затрат сектора планирования
Вид деятельности - формирование бюджета.
Объект деятельности - бюджет затрат.
НД, выделенные на основе действий с объектом вида деятельности:
Выделенные НД должны удовлетворять определенным требованиям. Так, количество НД должно быть от 3 до 9. Минимальное количество направлений деятельности возможно для подразделения с двумя-тремя сотрудниками, максимальное - для отделов и служб, состоящих из десяти и более сотрудников. Выходить за данные пределы не рекомендуется.
Формулировка НД должна быть конкретной, состоять из 10-15 слов и начинаться с отглагольного существительного. Для проверки конкретности формулировки НД нескольким сотрудникам смежных подразделений стоит задать два вопроса: "С каким объектом связана эта деятельность?" и "Как вы понимаете данное направление деятельности?" Если на эти вопросы находится точный и однозначный ответ, то формулировка НД является приемлемой, если нет - ее следует пересмотреть.
Не нужно пытаться сделать всеобъемлющую формулировку, так как это часто приводит к сложности ее понимания. Например, название НД "Формирование сводной налоговой декларации по налогу на прибыль, налогу на имущество, НДС, сбору на милицию АО "ABC" и деклараций по остальным налогам по управляющему офису АО "ABC" чрезмерно перегружено. Его можно заменить, например, на "Формирование сводной отчетности по налогам АО "ABC".
Шаг 2. Наполнение НД функциями. После того как направления деятельности подразделений выделены, их нужно наполнить функциями (то есть сформулировать циклично повторяющуюся деятельность в рамках этого НД). При этом для НД, выделенных на основании видов деятельности (например, формирование бюджета), функции определяются на основе объектов вида деятельности (например, формирование БДДС). Для НД, выделенных на основании объектов вида деятельности (например, формирование бюджета закупок), функции определяются исходя из действий с данным объектом (сбор информации о закупках). Для НД, выделенных на основании действий с объектом вида деятельности (сбор информации для формирования бюджета затрат), функции устанавливаются на основе детализации действий с этим объектом (сбор информации о затратах производственного подразделения).
К функциям НД предъявляются в целом те же требования, что и к самим НД. Количество функций в одном НД должно варьироваться от 3 до 9. В исключительных случаях возможно увеличение этого количества, однако лучше разбить такие направления деятельности на несколько. Функции должны быть сформулированы максимально конкретно, а результат их выполнения - ясен. Для проверки конкретности формулировки функции используются следующие вопросы: "Что является результатом выполнения данной функции?" и "Как вы понимаете данную функцию?" Если на эти вопросы сотрудники смежных подразделений легко находят точный и однозначный ответ, а еще лучше могут перечислить документы, которые являются результатом выполнения данной функции, то формулировка функции приемлема.
Общим требованием к описанию функций ФЭС является их полнота, то есть достаточность для выполнения поставленной задачи (работа по направлению деятельности). Проверить полноту функций можно двумя способами:
Шаг 3. Проверка НД. После того как все НД наполнены функциями, необходимо еще раз проверить, правильно ли это было сделано: охватывают ли НД всю деятельность подразделения и не пересекаются ли функции, выделенные в рамках НД одного подразделения, между собой. Признаком того, что НД сформулированы неправильно или же их недостаточно, является наличие функции, которую нельзя отнести ни к одному НД. Чтобы устранить эту ошибку, можно расширить формулировку НД или же добавить НД (если таких функций несколько).
Существуют "типичные" виды деятельности, которые выполняют почти все подразделения, например ведение архива документов. Для некоторых подразделений ведение архива является второстепенным из-за небольшого количества документов, для других - сопутствующей деятельностью (например, для бухгалтерии - ведение архива первичных документов). Есть и такие подразделения, для которых ведение архива имеет большое значение и они даже выделяют для этого специальную должность (например, архивариус по технической документации). Подобные виды деятельности также необходимо включать в НД подразделения.
Признаком пересечения направлений деятельности является наличие функции, которую можно отнести сразу к нескольким НД. В такой ситуации необходимо либо конкретизировать формулировку одного или нескольких НД, либо убрать лишние.
В примере 2 приводится результат наполнения функциями направлений деятельности, выделенных в примере 1.
Пример 2. Наполнение функциями направлений деятельности
Подразделение - отдел бюджетирования:
НД "Исполнение бюджета" включает выполнение следующих функций:
Подразделение - казначейство:
НД "Исполнение бюджета" включает выполнение следующих функций:
Таблица 1 Фрагмент матрицы функций отдела бюджетирования
В результате дублирование должностных обязанностей полностью исключено, то есть в каждой строке матрицы функций должно остаться только одно условное обозначение роли: "+", "И", "К" или "О".
Шаг 6. Формирование НД и должностных обязанностей сотрудника подразделения. На основе матрицы ответственности выбираются НД, в которых участвует данный сотрудник. Затем по конкретному НД формулируются должностные обязанности сотрудника с учетом его роли: контролирует, организует, исполняет (см. пример 3). Количество должностных обязанностей сотрудника по одному НД не должно превышать 9. Формулировка должностной обязанности должна начинаться с глагола.
Для формулировок должностных обязанностей не рекомендуется использовать глаголы "участвует" и "обеспечивает" из-за их неопределенности. Формулировку "участвует в разработке методик" можно заменить на "разрабатывает/согласовывает/утверждает методики". Формулировка "участвует в работе комиссии…", если данное действие носит нерегулярный характер, не является должностной обязанностью. Если же характер работы комиссии регулярный, то формулировка может быть следующей: "выполняет (конкретные работы) в составе комиссии".
Глагол "обеспечивает" лучше заменить более конкретными "организует", "закупает", "планирует", "координирует действия в процессе проведения работ" и т. п.
Пример 3. Должностные обязанности работников сектора учета МПЗ бухгалтерии филиала
Таблица 4. Матрица функций для сектора учета МПЗ бухгалтерии филиала
Сектор учета МПЗ бухгалтерии
Ведение учета поступления МПЗ на склад
Осуществляет контроль, систематизацию, обработку и фиксирование информации в автоматизированной системе учета о поступлении МПЗ
Ведет учет отклонений на счете 16 (разница между фактическими и учетными ценами)
Формирует оборотные ведомости движения и остатков МПЗ
Ведение учета расхода МПЗ
Осуществляет контроль, систематизацию, обработку и фиксирование информации в автоматизированной системе учета о расходе МПЗ
Оформляет накладные на отпуск МПЗ на сторону и составляет ведомость 16 (реализация МПЗ)
Осуществляет сверку произведенных записей в карточках учета МПЗ со складом
Проводит инвентаризацию МПЗ и отражает ее результаты
Формирует оборотные ведомости движения и остатков МПЗ
Осуществляет списание отклонений пропорционально стоимости израсходованных МПЗ по учетным ценам на счете 16
Ведение расчетов по МПЗ
Составляет Ж/о 6 (учет поступления МПЗ)
Согласовывает расчеты с дебиторами и кредиторами
Осуществляет расчет НДС по приобретенным и реализованным МПЗ
Ведет книгу покупок МПЗ, журнал регистрации счетов-фактур (покупка)
Осуществляет сверку дебиторской и кредиторской задолженностей по поступившим и реализованным МПЗ
Выставляет счета-фактуры на реализацию МПЗ
Формирование отчетности по МПЗ
Формирует отчет по расчетам с дебиторами и кредиторами по МПЗ и сдает его в установленный срок в бухгалтерию
Составляет ведомость 10 (информация о затратах МПЗ на производство по группам)
Должностные обязанности бухгалтеров сектора
При ведении расчетов по МПЗ бухгалтер сектора выполняет следующие обязанности:
При ведении учета расходов МПЗ ведущий бухгалтер сектора выполняет следующие обязанности:
Руководитель сектора активно участвует в НД 1 и 4 и контролирует ведение НД 2 и 3. В этом случае необходимо объединить НД 1, 2, 3 в одно - "Ведение учета по МПЗ". Тогда в него войдут пять функций: 1.1, 1.2, 1.3 и контроль НД 2 и 3. Должностные обязанности руководителя сектора в этом случае выглядят следующим образом.
При формировании отчетности по МПЗ руководитель сектора выполняет следующие обязанности:
При ведении учета МПЗ руководитель сектора выполняет следующие обязанности:
Полученные в результате выполненных шагов НД и должностные обязанности сотрудника являются готовыми разделами 2 и 3 должностной инструкции. Затем шаги 5 и 6 повторяются для каждого сотрудника подразделения.
Матрица функций подразделения, полученная в ходе реализации этих шагов, также является полезным документом, который позволяет при необходимости легко перераспределять обязанности при изменении объемов работ, функций и количества должностей в подразделении.
Кратко остановимся на остальных разделах должностной инструкции.
В данном разделе обычно отражаются общие аспекты деятельности должности:
Кроме того, в этом же разделе могут быть зафиксированы другие важные моменты, например график работы, если он отличается от обычного, месторасположение рабочего места, если у компании несколько зданий в городе/ области/стране.
Взаимоотношения с подразделениями, должностными лицами компании и внешними организациями возникают при выполнении определенных функций или обязанностей. Поэтому их легко сформулировать, указав для каждой функции/обязанности в матрице функций подразделения соответствующие взаимоотношения. Практически все служебные взаимоотношения можно охарактеризовать одним из следующих терминов: передает, получает или делает совместно.
Такая регламентация взаимоотношений не всегда необходима. Если достаточно менее подробной детализации взаимоотношений, можно ограничиться списком вопросов, которые решаются совместно с каждым должностным лицом или подразделением. Описание взаимоотношений целесообразно структурировать по направлениям деятельности.
Следует также отметить, что каждое описываемое взаимодействие необходимо согласовывать с подразделениями, с которыми оно осуществляется. Разделы "Взаимоотношения" должностных инструкций взаимодействующих работников должны быть взаимосвязаны.
Права сотрудника возникают в отношении одного из следующих типов субъектов:
Пользуясь этим перечнем, достаточно легко сформулировать и проверить полноту зафиксированных прав по отношению ко всем указанным субъектам. Это могут быть права требовать информацию, необходимую для выполнения своих должностных обязанностей, увольнять или принимать на работу и т. д.
Данный раздел фиксирует вид и предмет ответственности, а также должностное лицо, контролирующее выполнение должностных обязанностей сотрудника и порядок наложения дисциплинарных взысканий за некачественное, несвоевременное или недобросовестное выполнение обязанностей.
Обновление должностных инструкций
Неактуальные, а значит, и неприменимые на практике, должностные инструкции вызывают у сотрудников компании, включая руководство, раздражение и пренебрежение, в результате чего требования этих инструкций не выполняются. Должностная инструкция может стать инструментом управления только в том случае, если она будет использоваться при оценке результатов деятельности и соответствия сотрудника должности, а для этого необходимо поддерживать ее в актуальном состоянии.
В начале статьи приведен список событий, при которых необходимо разрабатывать или пересматривать должностные инструкции, однако практика показывает, что наступление некоторых из них сложно своевременно отследить. Поэтому во многих компаниях актуализация должностных инструкций проводится регулярно, например раз в квартал. Необходимую периодичность изменения инструкций в конкретной компании можно определить на основе анализа скорости изменений в деятельности предприятия (филиала, подразделения).
Пересмотр должностных инструкций финансово-экономических служб может повлечь за собой необходимость обновления должностных инструкций и других служб, с которыми взаимодействуют финансово-экономические подразделения. А если начать актуализировать должностные инструкции последовательно во всех отделах, этот процесс может затянуться из-за многочисленных согласований, урегулирования взаимодействий между отделами. Выходом из этой ситуации может стать регламентация не работы сотрудников, а бизнес-процессов компании (например, составление бюджета). В этом случае при разработке должностной инструкции конкретного сотрудника можно делать ссылки на готовые документы, регламентирующие тот или иной бизнес-процесс, что значительно снизит трудозатраты на разработку и поддержание актуальности должностных инструкций, а также повысит их качество.
Последние статьи
