Должностные инструкции менеджера: как составить для каждого вида

Одной из профессий, которая в последние годы стала распространенной и востребованной в нашей стране, является менеджер. Почти на любом предприятии есть один или несколько ее представителей, причем по различным направлениям деятельности.

Но, несмотря на это, мало кто знает подробности – сферы, в которых работает менеджер, его функции и цель работы. После изучения этих вопросов можно будет понять, насколько важна его роль в работе компании и что он должен знать и уметь.

Изначально эта профессия возникла для обозначения руководителя любого уровня. Менеджером на предприятии или в организации является, прежде всего, управленец. Он может руководить работой структурных подразделений, происходящими в них процессами, выполнением определенной работы или персоналом.

В большинстве случаев он уполномочен принимать важные управленческие решения, и несет ответственность за их выполнение. К представителям этой профессии предъявляются широкие профессиональные требования. Это и всестороннее развитие (менеджер должен ориентироваться в экономике, финансах, праве, психологии), и стрессоустойчивость, и умение контактировать с людьми и находить выход из любых ситуаций. Также нужно уметь пользоваться современной офисной техникой и знать основы документоведения.

Конечная цель работы – рост прибыли или других показателей эффективности организации (повышение качества продукции, рост производительности, экономия ресурсов).

Достигается она путем реализации самых важных функций управления:

Планирование – в соответствии с общей стратегией развития компании менеджер составляет план деятельности по своему направлению (или подразделению). В него вносятся мероприятия, которые нужно выполнить, ожидаемый результат и имеющиеся в наличии ресурсы.

Организация – на основании плана менеджер совершает действия по его выполнению, раздает необходимые задания и устанавливает сроки.

Мотивация – чтобы задания были выполнены максимально хорошо, сотрудников нужно стимулировать к деятельности (любым доступным способом, желательно при минимальных затратах).

Контроль – в течение всего планового периода и по его окончании проводится проверка, насколько хорошо выполнены задания и нужно ли что-то менять.

Более конкретно содержание деятельности может изменяться в зависимости от того направления работ, которые выполняет управленец.

Видео о том, какие функции выполняет менеджер в компании, приводится ниже.

Профессиональный менеджер может понадобиться на любом предприятии, вне зависимости от сферы его деятельности или формы собственности. Чаще всего это компании с большим числом сотрудников, чью работу нужно наладить и проконтролировать.

Правильная организация выполняемых процессов (или определенной работы) в разы повышает эффективность функционирования предприятия. При небольших размерах компании и штата нужно, чтобы высоким уровнем управленческих качеств и знаний обладал сам руководитель.

Сфера деятельности менеджеров очень широка – это и производство, и финансы, и работа с клиентами, и организация сбыта или поставок на предприятие. Должность может называться иначе, но по своему содержанию являться управленческой.

Менеджеры работают на трех уровнях управления:

Низшее звено (или линейный менеджмент) – руководители небольших групп или подразделений, иногда без высшего образования (мастера участков, специалисты по продажам, заведующие отделами).

Среднее звено – руководят представителями предыдущего уровня и их участками работы. Это могут быть начальники цеха, отдела продаж или деканы факультетов.

Высшее звено (топ-менеджмент). Это самая немногочисленная и элитная группа управленцев, у которых обязательно есть высшее образование и соответствующий профессиональный уровень. К ним относятся директора предприятий, ректоры высших учебных заведений, главврачи клиник и т.п.

Можно выделить основные управленческие функции:

• постановка задач подчиненным;
• разработка планов и стратегии деятельности;
• проведение переговоров с партнерами и клиентами;
• обеспечение компании и подчиненных необходимыми ресурсами;
• контроль над выполнением задач;
• участие в подборе персонала, обеспечение его профессионального роста;
• управление большим количеством людей;
• обработка больших объемов информации, ее анализ и систематизация;
• изучение рынка сбыта, поиск потенциальных покупателей и связь с ними.

Помимо этого, нужно знать трудовое законодательство, деловой этикет и правила ведения бизнес-переговоров. Не помешает знать специфику деятельности своей компании (например, технологию конкретного производства). Чтобы управлять процессами сверху, нужно сначала изучить работу компании с самых низов.

Это общий список функций и требований, не все из них обязательно выполняются представителями этой профессии. Более подробные обязанности по каждой направленности менеджмента представлены в должностных инструкциях менеджера:

Помимо подробных обязанностей, в них также представлены описания профессий, права и ответственность менеджера и порядок взаимодействия с другими работниками (кому подчиняется, кем может замещаться и какой персонал находится в подчинении).

Выделяют множество различных видов и функций менеджмента, исходя из следующих подходов:

Функциональный – в зависимости от подразделений и отделов на предприятии (финансовый, кадровый, операционный, логистический, инновационный и др.).

Например, операционный менеджер руководит производственными и технологическими процессами на предприятии, логистический – процессом поставок и сбыта товара, финансовый – денежным оборотом компании и т.д. Некоторые управленцы специализируются на работе в условиях кризиса или повышенного риска, разрабатывают программы по устранению таких явлений или минимизации их влияния на организацию.

Отраслевой подход (область спорта, банковская сфера, ресторанный или гостиничный бизнес).

В зависимости от уровня выполняемых задач:

• оперативный – решение текущих задач и проблем;
• тактический - планирование и управление краткосрочными заданиями организации;
• стратегический – составление долгосрочных планов и стратегий развития организации, достижение глобальных целей.
• По уровню управления – низшее, среднее и высшее звенья.

Менеджер является важным звеном в деятельности организации, его организующим элементом. Квалифицированный управленец сможет за короткое время правильно наладить работу предприятия или подразделения и в дальнейшем контролировать их работу.

Конкретные обязанности менеджера определяются должностной инструкцией – документом, который содержит полный перечень функций, прав и ответственности (составляется на основе данных из классификатора профессий). Работу, выходящую за рамки инструкции, сотрудник выполнять не должен.

Методика подготовки должностной инструкции библиотекаря

Ю.В. Нефедова. библиотекарь 1-й категории отдела научно-организационной и методической работы РНТБ

Методика подготовки должностной инструкции библиотекаря. Основные требования, предъявляемые к оформлению и содержанию должностных инструкций

Известно, что управляемость и эффективность деятельности любой организации в значительной степени зависят от организации работы персонала. Ключом к решению многих управленческих задач является разработка хорошо продуманных, структурированных, практичных должностных инструкций. Важность этого понимается во всех организациях.
Проблема состоит в том, что далеко не в каждой организации существует четкое представление о том, как составить должностную инструкцию, чтобы она работала.
Грамотно составленная должностная инструкция дает возможность наиболее разумно разграничить и распределить функции между работниками и одновременно обеспечить при этом взаимосвязь в работе, позволяет систематизировать и обобщить накопленный опыт применения наиболее рациональных и производительных методов и приемов работы.
Кроме того, должностные инструкции предназначены для:
- четкого распределения служебного положения, обязанностей и прав, персональной ответственности, объективной оценки работы руководителей, специалистов и других служащих;
- подбора, рациональной расстановки и использования кадров в соответствии со специальной подготовкой и квалификацией;
- материального и морального стимулирования кадров в зависимости от количества и качества вложенного труда;
- повышения роли, авторитета и влияния специалиста на качество библиотечных процессов;
- установления научно обоснованных норм труда;
- поддержания и укрепления трудовой дисциплины, правильного применения мер дисциплинарного, материального и морального воздействия к лицам, не выполняющим возложенные на них должностные обязанности.
Поскольку руководитель несет ответственность за результаты работы своего подразделения, то основная задача руководителя – продумать и четко сформулировать цели, задачи, функции, права и ответственность каждого сотрудника.
Необходимо понимать, что должностная инструкция как локальный нормативный акт является юридическим документом и требует тщательной проработки каждого слова на предмет соответствия нормам Трудового кодекса Республики Беларусь.
Знание тарифно-квалификационных характеристик также необходимо в связи с тем, что в соответствии с требованиями Трудового кодекса РБ, одним из обязательных условий заключения трудового договора между работником и нанимателем является включение в трудовой договор характеристики трудовых функций.
Хотелось бы обратить внимание на еще один очень важный аспект в составлении должностной инструкции – ее соотношение с трудовым договором, в котором тоже формулируется трудовая функция работника, его права и обязанности.
Необходимо учесть, что трудовой договор носит более общий характер по сравнению с должностной инструкцией. В трудовом договоре предусматривается трудовая функция работника в виде наименования его должности, профессии или работы и самые важные, принципиальные вопросы трудовых отношений.
Еще одно существенное отличие трудового договора от должностной инструкции состоит в том, что должностные инструкции могут изменяться в одностороннем порядке руководителем, а трудовой договор только по соглашению сторон. Поэтому при заключении трудового договора, как правило, лишь указывается должность без раскрытия должностных обязанностей, тогда как должностная инструкция содержит четкую формулировку трудовой функции работника и детально прописанные обязанности.
Для уточнения трудовой функции работников библиотек типовая должностная инструкция в обязательном порядке в настоящее время имеет следующие разделы: 1 «Общие положения», 2 «Должностные обязанности», 3 «Права» и 4 «Ответственность».
Должностная инструкция включает в себя наименование должности в соответствии со штатным расписанием, наименование специальности с указанием квалификации или конкретного вида получаемой работы в определенном подразделении библиотеки. Это имеет большое практическое значение, так как трудовая функция работника раскрывается и конкретизируется в индивидуальной должностной инструкции, составляемой на основе тарифно-квалификационных характеристик по каждой должности.
Любая должностная инструкция составляется на основе квалификационных характеристик, утвержденных Министерством труда и социальной защиты РБ от 08.12.1997 г. № 12, Постановления Министерства труда Республики Беларусь от 09.01.1998 г. № 3 «О разрядах оплаты и тарифно-квалификационных характеристиках должностей служащих учреждений и организаций здравоохранения, культуры, образования, социальной защиты, науки и научного обслуживания, физической культуры и спорта и службы радиологического контроля». Они являются основными нормативными документами и регламентируют все функции, выполняемые библиотекарями в ходе их профессиональной деятельности.
Новые библиотечно-информационные технологии на базе широкого внедрения компьютерной техники и информационных технологий, усиление социальной значимости библиотечного труда обусловили эволюцию трудовых отношений.
Таким образом, очевидна необходимость правильного подбора, расстановки и использования профессиональных библиотечных кадров на основе квалификационных требований к ним, четкое распределение обязанностей сотрудников, повышение уровня их профессионализма и ответственности за порученное дело.
В связи с этим большое значение приобретает знание руководителями библиотек разного уровня квалификационных требований к библиотекарю.
Это позволит обеспечить четкую регламентацию трудовой деятельности в библиотеке, в том числе и с учетом современных гражданско-правовых и трудовых отношений.
Несколько слов о том, кто и как должен составлять должностные инструкции.
Существует два пути: в первом случае руководитель сам составляет должностную инструкцию, где четко указывает должностные обязанности работника и его права, оговаривает возможные особые условия труда.
Однако современные требования к качеству библиотечного обслуживания таковы, что необходимо максимально четко сформулировать цели и задачи конкретного работника.
Для достижения этой цели можно пойти по более сложному пути. На основе типовой инструкции, которая содержит все законодательно закрепленные нормы, предложить сотруднику соответствующим образом доработать, т.е. максимально конкретизировать раздел 2 «Должностные обязанности» с учетом специфики работы в конкретных условиях. Если нет дополнений к образцу, то, возможно, есть смысл дополнительно обсудить с сотрудником круг его обязанностей, высказать свои пожелания относительно подхода к решению поставленных перед ним задач, оговорить возможность выполнения поручений, не включенных в должностную инструкцию. Это позволит и сотруднику, и руководителю реально оценить соответствие сотрудника должности, на которую он претендует, заранее устранить возможное непонимание тонкостей рабочего процесса в данном подразделении, и, в итоге, более рационально распределить функции подразделения.
Процесс написания самим работником своих должностных обязанностей, последующее обсуждение их с руководителем отдела делает их конкретными и выполнимыми.
Несмотря на то, что такая должностная инструкция дольше и труднее составляется, она, как правило, лучше понимается и выполняется, так как работник каждый пункт воспринимает осознанно, ему понятна целесообразность той или иной формулировки. Чтобы помнить и выполнять свои обязанности, работнику не надо заглядывать в свою должностную инструкцию, а также устраняется возможное непонимание между сотрудниками и руководством.
Правильно составленная должностная инструкция детально раскрывает трудовую функцию, ориентируясь на квалификационную характеристику данной должности и учитывая специфику конкретной организации.
Далее хотелось бы дать пояснения к отдельным разделам типовой должностной инструкции.
В разделе 1 «Общие положения» определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к стажу работы.
В разделе 2 «Должностные обязанности» установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены работнику, занимающему данную должность.
В этом разделе содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знания нормативных правовых актов, организационно-распорядительной документации, методов и средств, которые работник обязан применять при выполнении должностных обязанностей.
При разработке конкретных должностных инструкций следует детально перечислить, чем должен руководствоваться конкретный работник: чьими указаниями и в какой мере, какими документами и от кого он их должен получить.
В данном разделе предусматривается специфика конкретной организации.
В зависимости от конкретной ситуации в этом разделе необходимо учесть возможность совмещения трудовых функций.
Кроме того, необходимо учитывать локальные нормативные акты (например, коллективный договор, режим работы библиотеки, график рабочего времени и т.п.). Чем точнее в данном разделе будет определен круг необходимых знаний, тем грамотнее будет выполняться работа.
Этот раздел является самым важным в должностной инструкции. Именно из функций вытекают должностные обязанности. Необходимо максимально точно сформулировать функции работника, так как их изменение в процессе работы согласно Трудового кодекса РБ считается переводом работника на другую работу, что возможно лишь с согласия работника. Изменение же должностных обязанностей в пределах трудовой функции не требует такого согласия.
Четкое определение рабочих функций дает работнику возможность проявлять инициативу и повышает ответственность за участок работы. Функциональные обязанности – это своего рода стратегическое направление деятельности, которое подсказывает, чем надо заниматься в рабочей ситуации, которая даже не прописана в качестве его должностных обязанностей.
В ряде случаев при детализации целесообразно учитывать личные качества работника.
Раздел 3 «Права»
Этот раздел также необходимо конкретизировать с учетом специфики определенной организации.
К примеру, можно конкретизировать, что работник имеет право требовать предоставления той или иной документации, необходимой для успешного выполнения своих должностных обязанностей.
Конечно, детализация таких ситуаций чаще всего прописывается во внутренних стандартах или технологических картах, которые более подвижны, чем должностная инструкция, но принципиальный вопрос, какие права и в отношении кого и чего имеет сотрудник – немаловажный вопрос его статуса и исполнительской дисциплины.
Раздел 4 «Ответственность»
Указанный раздел устанавливает служебную соподчиненность, порядок представления отчетов, планов и других документов, периодичность представления отчетной информации и пр.
Как правило, подробный порядок взаимоотношений работников структурных подразделений определен в соответствующем разделе положений о структурных подразделениях. Поэтому, решая вопрос о включении этого пункта в должностную инструкцию, целесообразно избегать дублирования.
Должностная инструкция утверждается руководителем организации или иным должностным лицом в том случае, если это входит в его компетенцию и указано в его должностной инструкции и трудовом контракте.
Должностная инструкция как документ, обязательный для исполнения тем должностным лицом, которое занимает эту должность, вступает в силу с момента ее утверждения и действует до ее замены новой должностной инструкцией.
Далее рассмотрим основные требования, предъявляемые к оформлению должностных инструкций.
Должностная инструкция составляется и оформляется на основании требований СТБ 6.38-95 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». В соответствии с данным стандартом к должностной инструкции предъявляются требования по составлению, оформлению, содержанию и расположению основных реквизитов.
Реквизит – это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени.
Согласно упомянутому стандарту должностная инструкция оформляется на общем бланке формата А4 (210х297 мм) и представляет собой форму, содержащую конкретный состав реквизитов, расположенных в строго определенном порядке (см. приложение 1 «Форма должностной инструкции»).

Форма должностной инструкции

наименование организации (1)

или иное должностное лицо,

(подпись) расшифровка подписи

Как составить должностную инструкцию

Нет единого стандарта на составление инструкции: каждый салон красоты может выдвигать требования, какие сам считает необходимыми в работе.

Однако оформить ее «абы как» тоже не получится. Чтобы узнать, как выглядит должностная инструкция, из каких разделов она состоит, какую информацию туда включают и чем при этом руководствуются, – читайте нашу статью.

Помощь в разработке инструкций вам окажут два документа: квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих и порядок применения единого квалификационного справочника должностей. Несмотря на то, что в первом содержится описание в основном руководящих постов, на его основе можно составить практически любые функциональные обязанности. Второй поможет вам быстро ориентироваться в квалификационном справочнике.

Так как должностная инструкция не является обязательной для всех организаций, следовательно, не существует и общего нормативного акта о правилах ее составления: есть рекомендации для отдельных государственных учреждений.

Переходим к составлению

Рекомендуем разработать проект инструкции, перед тем как переходить к ее составлению. Следует учитывать тот факт, что инструкцию оптимальнее всего составлять человеку, который лучше всех знает обязанности сотрудников и служебные взаимосвязи. То есть – руководителю салона или клиники, а возможно и его заместителю, если таковой имеется.

Чтобы успешно справиться с задачей, нужно ознакомиться с основными моментами разработки должностных инструкций: взять копии нормативных актов*, решить в каком стиле будет написана инструкция (она должна быть простой и понятной, задачи и функции – максимально конкретизированы).

ВАЖНО!
При составлении инструкции помните, что она должна, прежде всего, четко отвечать на два вопроса: «Что делать работнику?» и «Кто несет ответственность?»

Затем готовые проекты инструкций нужно направить на визирование к юрисконсульту, который проверит их на соответствие законодательству, требованиям охраны труда и положениям трудовых договоров сотрудников. Помните, что большей юридической силой обладает договор, а не инструкция .

И в конечном итоге директор клиники или лицо, уполномоченное на утверждение должностных инструкций, ставит свою подпись и дату на грифе «УТВЕРЖДАЮ». Остается только под роспись ознакомить работника с должностной инструкцией.

Итак, еще раз пройдемся по алгоритму:

1. Руководитель готовит проект должностной инструкции своего сотрудника.
2. Если есть необходимость, данные проекты обсуждаются с менеджером или администратором и корректируются.
3. Юрист согласовывает документ.
4. Руководитель утверждает должностную инструкцию.

Переходим к содержимому «продукта», а за основу возьмем должностную инструкцию администратора.

КСТАТИ!
У наших партнеров очень качественно реализован сервис по управлению салоном красоты. Недавно вышло обновление программы, и теперь в ней есть широкий набор инструментов по применению купонов, бонусов, скидок и сертификатов. Убедитесь в этом сами!

Инструкция составляется для должности, а не для конкретного лица. Следовательно, адресована она будет не администратору Сапоговой, а просто администратору салона красоты.

Инструкция, как правило, состоит из четырех разделов:
I. Общие положения.
II. Права.
III. Должностные обязанности.
IV. Ответственность.

ВАЖНО!
Вместо раздела «Общие положения» может быть два других – «Квалификация» и «Взаимосвязи работника». Кроме прав и обязанностей выделяют еще цели и задачи сотрудника. В статье рассмотрен универсальный план составления инструкции.

Раздел «Общие положения»

В разделе «Общие положения» обычно указывают:
– название должности в строгом соответствии со штатным расписанием. Этот пункт начинается со слов: «Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность администратора салона красоты»;
– квалификационные требования (уровень образования и стаж работы).

Например, «На должность администратора назначается лицо, имеющее высшее и/или среднее профессиональное образование без стажа работы по специальности»;
– непосредственную подчиненность, т.е. кто будет его начальником: «Администратор салона красоты подчиняется непосредственно директору»;
– порядок назначения и освобождения от должности: «Назначается на должность и освобождается от должности приказом директора»;
– наличие и состав подчиненных. Этот пункт важен в должностных инструкциях руководителей. Если подчиненных не имеется, наличие и состав подчиненных указывать не нужно;

- порядок замещения (кто замещает работника во время его отсутствия и кого он может замещать). Например: «Во время отсутствия администратора его замещает другой администратор»;
- перечень документов, которыми работник обязан руководствоваться в своей деятельности (законодательные акты РФ, устав организации, инструкции, рекомендации и т. д.). Это прописывается следующим образом:

«Администратор салона красоты должен знать:

1.Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы предприятия.

2.Структуру управления предприятием, права и обязанности работников организации и режим их работы.

3. Правила и методы организации процесса обслуживания посетителей.

4. Основы маркетинга и организации рекламы.

5. Основы экономики, организации труда и управления»

В раздел «Общие положения» можно включить и другие пункты, например «возможность совмещения должностей и трудовых функций».

Раздел «Права» содержит перечень конкретных трудовых полномочий работника, которыми обладает работник при исполнении возложенных на него обязанностей. Этот раздел оформляется следующим образом:

«Администратор имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководства салона красоты, касающихся его деятельности..
2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями».

В этом третьем разделе приводятся все обязанности, возлагаемые на работника, т.е. все то, чем он должен заниматься.

«Администратор:
1.Обеспечивает работу по эффективному культурному обслуживанию посетителей салона красоты, созданию для них комфортных условий.
2. Консультирует посетителей по вопросам наличия имеющихся услуг.

3. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
4. Осуществляет контроль над рациональным оформлением помещений, следит за обновлением и состоянием рекламы в помещениях и на здании».

В разделе «Ответственность» в зависимости от должностных обязанностей работника обычно конкретизируют, за чем должен следить сотрудник и за что он «отвечает головой». Например:

«Администратор несет ответственность за:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.
3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ».

Составляя должностную инструкцию, стоит несколько раз проверить ее на наличие ошибок и двусмысленности – за это можно потом серьезно поплатиться. Внизу представлена схема, чего делать не стоит.

При составлении должностных инструкций следует избегать:

1. Расплывчатых, некорректных формулировок;
2. Дублирования функций (закрепления одних и тех же функций в должностных инструкциях разных работников);
3. Ситуации, когда трудовые функции не закреплены ни за одним работником;
4. Нерационального подхода в определении объема обязательств;
5. Дисбаланса прав и обязанностей (при множестве обязанностей и минимуме прав работник устает и теряет интерес к работе);

Важно особенно четко прописывать должностные обязанности и подчиненность: это может оказать неоценимую услугу при разрешении конфликта в коллективе салона, возникновении судебного спора.

*Нормативные акты для составления должностных инструкций

Разрабатываем должностные инструкции

Должностная инструкция — основополагающий локальный акт, регламентирующий обязанности работника в соответствии с занимаемой должностью. На основании должностной инструкции руководитель имеет право требовать от подчиненных выполнения тех или иных функций и, если это важно для результата работы, именно каким-то одним оговоренным способом. Часто при составлении инструкций используется чисто формальный подход, в результате чего они остаются невостребованными вплоть до возниконовения какой-либо экстраординарной ситуации. Как повысить эффективность (и вместе с ней и значимость) этого локального акта?

Главной целью должностных инструкций является описание предъявляемых организацией требований к работникам. Стандарта для написания должностных инструкций нет, каждая организация имеет право на свое видение этих локальных актов. Тем не менее существуют общие подходы и правила, которые целесообразно использовать при их разработке.

Как показывает практика, чтобы грамотно составить должностные инструкции, необходимо проанализировать содержание работы сотрудников. В чем заключается анализ работы? Нам нужны сведения:
— перечень всех видов работ и описание того как, когда, с помощью чего, и почему работник выполняет каждый из этих видов.
— о поведении сотрудников и способов взаимодействия, необходимых для выполнения каждого вида работ
— о механизмах, оборудовании, инструментах, документах, компьютерных программах, требующихся для выполнения работ
— о нормах производительности труда (сведения о количестве, качестве, затрачиваемом времени на конкретный вид работы, а также критериях, по которым работа будет оцениваться)
— об условиях труда (физические условия, режим, организационное и социальное окружение)
— о требованиях к работнику, который сможет эффективно выполнять эту работу (образование, опыт, навыки, личностные характеристики)

Анализ работы проводится в несколько этапов:

Этап 1. Определение целей. Т. е. понять для чего будет использоваться полученная информация, так как это будет определять вид и источники информации.
Этап 2. Сбор вспомогательной информации. Выяснить, какова структура компании и какие технологии она использует. Эта информация дает общую картину организации, а также позволяет определить место каждого рабочего процесса.
Этап 3. Отбор работ. Теперь нужно отобрать работы, которые будут анализироваться. Начинайте с клчевых, наиболее значимых участков, а затем переходите к вспомогательным.
Этап 4. Сбор характеристик. С помощью определенных методов (см.далее) собираем необходимые характеристики рабочего процесса, выявляем наиболее эффективный режим работы и определяем параметры качества, т. е. критерии оценки работы.
Этап 5. Составление описания работы и ее спецификации. Эти обобщающие этапы наиболее важны в предварительной работе по составлению должностных инструкций.
Данные, полученные в ходе анализа работы, используются затем для проектирования рабочего процесса, если возникает необходимость в его модернизации.

Такая предварительная работа аналогична той, что предшествует описанию бизнес-процессов организации. Если деятельность вашей компании уже описана с помощью бизнес-процессов, разработку должностной инструкции целесообразно вести на основе разработанной бизнес-модели. Это резко сократит объем предварительной аналитической работы и послужит гарантией того, что все производственные и управленческие функции приобретут адресность, а сформированные кадровые документы — понятность и прозрачность.

В сборе информации для проведения анализа работы должен участвовать специалист службы персонала, работник, и его непосредственный начальник. Для достоверного анализа требуется их слаженная совместная работа. Если в компании есть бизнес-аналитик, также можете привлечь его в свою команду — это придаст ее работе необходимую логичность и системность.

Для сбора данных можно воспользоваться методами наблюдения, собеседования (интервью), анкетирования, составление списка обязанностей работника. При применении любого из этих методов вначале собираются данные о рабочем месте, а затем изучается сам процесс — рассматриваются рабочие задания, которые выполняет сотрудник.

Прямое наблюдение применяется в случаях, когда рабочий процесс требует ручного, стандартизированного труда, или когда он непродолжителен (например действия рабочего на конвейере или работа клерка). Этот метод мало применим когда рабочий процесс предусматривает умственную деятельность.

Собеседование (интервью) с работником часто сочетается с наблюдением. Собеседование может проводиться с работником, группой или руководителем подразделения, который располагает сведениями о рабочем процессе. Групповые интервью проводят когда большое число работников выполняет схожую работу. Основной недостаток метода в том, что работники склонны преувеличивать одни свои обязанности и преуменьшать другие. Чтобы избежать таких искажений обычно используется стандартный набор вопросов, что позволяет сравнивать ответы на них.

Анкетирование очень эффективно, т.к. позволяет получить много ценной информации за короткое время. Анкеты должны
быть составлены таким образом чтобы получить информацию как от рядовых работников, так и от их руководителей. Поэтому очень важно, какова будет структура анкеты и какие вопросы в нее включить. Иногда предпочтение отдают формализованным анкетам, где сотрудникам нужно выбирать из предложенных вариантов, иногда анкеты состоит из открытых вопросов. Однако лучше всего сочетать оба этих варианта.

Составление списка обязанностей работника помимо перечисления самих обязанностей подразумевает наличие сведений о том как часто сотрудник их выполняет и сколько времени требуется для их выполнения. Для этого метода необходимо чтобы работник вел ежедневные записи. Обычно такой метод применяется при анализе рабочих процессов, не поддающихся наблюдению (работа инженера, ученого или менеджера).

После проведения предварительной аналитической работы начинается собственно написание должностной инструкции, а точнее, ее проекта.

Должностная инструкция состоит из разделов:
— реквизиты,
— общие положения,
— должностные обязанности,
— права,
— ответственность.

Реквизиты включают наименование и местоположение организации, дату утверждение, название должности.
Общая часть содержит информацию: категория должности, требования к квалификации (job specification), наименование подразделения, кому подчиняется/кем руководит, что должен знать, порядок замещения.

Должностные обязанности или Функции и задачи. Раздел можно разбить на 5−6 функциональных блоков, перечислив по 5−6 должностных обязанностей в каждом блоке. Если функциональные блоки выделить невозможно, уместно разбить должностные обязанности на две подгруппы: те, что работник выполняет самостоятельно и те, в которых он участвует наряду с другими. Если в компании наряду с системой мотивации действует процедура контроллинга (напр. «скрытый покупатель»), то в инструкции фиксируются показатели, по которым оценивается работа сотрудника и устанавливаются их плановые значения. В ситуации, когда плановые значения меняются регулярно, имеет смысл в должностной инструкции закрепить сами критерии оценки, а конкретные значения показателей фиксировать в отдельном документе (напр. в плане работы сотрудника).

Права. Как правило, это: право самостоятельно принимать решения в пределах своей компетенции; право получать информацию для реализации своих обязанностей; право контролировать вопросы и действия в пределах своих полномочий; право давать распоржения и указания, требовать установленных действий от подчиненных; вносить предложения по совершенствованию своей работы.

Составление и использование анкет: практические советы

Совет 1. Анкета должна быть как можно более короткой и простой.
Совет 2. Работнику нужно обязательно объяснить, для чего он заполняет анкету и как полученная информация будет использоваться. Многие сотрудники боятся, что по результатам анкетирования они будут либо уволены, либо уменьшится зарплата.
Совет 3. Перед использование анкеты протестируйте ее на нескольких сотрудниках.
Совет 4. Обязательно определите срок заполнения анкеты. Не давайте слишком много времени, чтобы не возникло желание отложить ее в долгий ящик.
Совет 5. Не пускайте дело на самотек. Если кто-то из сотрудников отмахнулся от заполнения анкеты, поинтересуйтесь, в чем причина и еще раз объясните необходимость его ответов.

Анализ работы (job analysis) — процедура, в ходе которой определяются характер работы и обязанности по ее выполнению, а также знания, умения и навыки, которыми должен обладать сотрудник, чтобы выполнять эту работу.
Описание работы (job description) — документ, который составляется по итогам предыдущего этапа и содержит описание того, в чем заключается работа.
Спецификация работы (job specification) — документ, содержит описание качеств, которыми должен обладать сотрудник для успешного выполнения работы.