Сроки хранения документов по охране труда \ Консультант Плюс

Подборка наиболее важных документов по запросу Сроки хранения документов по охране труда (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558
(ред. от 16.02.2016)
"Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"
(Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 N 18380) 7.3. Охрана труда

Статья: Правила хранения кадровых и бухгалтерских документов
(Зернова И.)
("Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", 2015, N 6) Сроки хранения документации

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Статья: Расторжение трудового договора и выплаты в случае смерти работника
(Соболева Е.А.)
("Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", 2015, N 11) В настоящее время действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558. В силу ст. 664 этого Перечня невостребованные подлинные личные документы, к которым относятся и трудовые книжки, хранятся 75 лет.

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Какие сроки хранения документов по охране труда?

Срок хранения документов по охране трудазависит от степени важности информации, содержащейся в них. В статье мы расскажем о законе, определяющем срок хранения документов по охране труда. и о продолжительности этих сроков.

Любые документы фирмы – кадровые, бухгалтерские, налоговые и т.д. – подлежат хранению. Сроки их хранения различны и регламентируются законом.

Подробнее о том, в течение какого периода необходимо хранить счета-фактуры, вы можете узнать из материала«Какой срок хранения счетов-фактур?».

Не являются исключением и документы по охране труда. Они образуются в любой компании, организующей для своих работников условия, способствующие сохранению их жизни и здоровья в процессе работы.

Объемы такой документации зависят от множества факторов: степени ответственности работодателя перед сотрудниками, масштабов деятельности компании, наличия или отсутствия вредных и опасных условий труда и многого другого.

Поскольку хорошее здоровье человека является важным условием его жизни, любые вредные факторы, воздействующие на него во время трудовой деятельности, должны находиться под особым контролем. А вся документация, связанная с процессом охраны труда, должна сохраняться в течение определенного времени.

Максимальный период, в течение которого отдельные документы по охране труда не могут быть уничтожены, равен продолжительности жизни человека. Но не все документы нужно хранить так долго. Чтобы сориентироваться в сроках хранения, необходимо обратиться к специальным нормативным документам.

Важно! Сроки хранения документов по охране труда указаны в п. 7.3 Перечня типовых архивных документов, утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.10 № 558.

Подробнее о сроке хранения документов по охране труда расскажем далее.

Любой приказ, распоряжение, инструкцию, акт или иной документ, связанный с обеспечением нормальных условий труда, работодатель обязан сохранять. При этом не имеет значения, оформлены эти документы по унифицированной форме или имеют произвольный вид.

Подробнее об унифицированных формах учетных документов вы можете узнать из материалов, размещенных на нашем сайте, например из статьи «Унифицированная форма № Т-12 - бланк и образец» .

Периоды хранения, закрепленные в перечне, утв. приказом № 558, можно условно разделить на следующие группы:

• В течение 1 года надлежит хранить списки (ведомости) выдачи спецодежды и спецпитания.
• 3-летний период хранения отведен для журналов учета исполнения постановлений о штрафах, регистрации административных взысканий за нарушение санитарных норм и правил, докладных записок и иной переписки об обеспечении работников спецодеждой.
• 5 лет надлежит сохранять следующие документы по охране труда: акты предписания по ТБ, планы мероприятий по улучшению условий труда, сведения (акты, отчеты) о причинах заболеваемости сотрудников и др.
• Целое десятилетие невозможно будет уничтожить журналы профилактических работ и инструктажа по ТБ, доклады о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профзаболеваниях и др.
• Период длиной в 45 лет определен для хранения положений, протоколов, связанных с аттестацией рабочих мест по условиям труда.
• 75-летний отрезок отведен для хранения списков работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда; их табелей и нарядов; актов расследования профзаболеваний и др.

Для отдельных документов по охране труда определенные сроки не установлены – их придется сохранять постоянно (например, журналы регистрации несчастных случаев) или надлежит хранить до замены новыми (к примеру, правила по охране труда работающих инвалидов).

Каждый документ, созданный работодателем в процессе обеспечения нормальных условий труда для своих работников, подлежит хранению. Сроки, в течение которых документы по охране труда уничтожать запрещено, различны.

Отдельные документы надлежит хранить всего 1 год, другие – от 3 до 10 лет. Для части документации придется организовать сохранность в течение 75 лет, на постоянной основе либо до момента замены их новыми.

Сроки хранения документов по ОТ - Поиск документов по охране труда - Форум инженеров по охране труда Беларуси

Mina 22 Ноя 2011

Здравствуйте, ищу документ, в котором указаны сроки хранения документов по охране труда. В частности срочно необходимо узнать сколько хранится журнал "Осмотра зданий и сооружений", да и сколько должна хранится остальная документация, сданная в архив?
Заранее благодарю.

admin 22 Ноя 2011

Существует Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения.

Вам, как специалисту по охране труда нужно обратить внимание на главы 1, 4,6

Глава1«Оперативный и статистический учет и отчетность» устанавливает сроки хранения статистической документации. В нее включены, например, статистические отчеты и таблицы по основным и вспомогательным направлениям и видам деятельности, оперативные статистические сводки и др.

Глава 4 «Организация труда, коллективные трудовые отношения» включает в себя документы о совершенствовании процессов труда и структуры аппарата управления, перечни и классификаторы профессий рабочих и должностей служащих, документы об организации труда при совмещении профессий, графики производственных процессов и рабочего времени, документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю, табели учета (использования) рабочего времени, правила внутреннего трудового распорядка, коллективные договоры, генеральные, отраслевые и местные соглашения и др.

Положения главы 6 «Охрана труда» будут востребованы при определении сроков хранения перечней производств, профессий и должностей с вредными условиями труда; документов об условиях применения труда женщин и подростков; списков, табелей и нарядов работающих на производстве с вредными условиями труда; актов расследования несчастных случаев на производстве; ведомостей на выдачу средств индивидуальной защиты и др.

Mina 07 Дек 2011

Спасибо. Очень помогли

ryzptdcrbq 04 Дек 2015

Очень часто возникают вопросы о сроках хранения документов по охране труда, пожарной безопасности, ГО и ЧС, эксплуатации зданий (сооружений) и т.д. составлении номенклатуры дел в организации и в последнее время при принятии нормативных документов по охранет труда, пожарной безопасности, не указывают сроков хранения или отменяют пункты в нормативных документах, где в предыдущей редакции они были прописаны. (Пример: в Инструкции о порядке обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда, постановлением Минтруда и соцзащиты от 24.12.2013 № 131 была исключена часть п. 62 о сроках хранения журналов по регистрации вводного инструктажа по охране труда, регистрации инструктажа по охране труда).

Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. N 140 "О НЕКОТОРЫХ МЕРАХ ПО РЕАЛИЗАЦИИ ЗАКОНА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ ОТ 25 НОЯБРЯ 2011 ГОДА "ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ В РЕСПУБЛИКЕ БЕЛАРУСЬ" утвержден перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

О НЕКОТОРЫХ МЕРАХ ПО РЕАЛИЗАЦИИ ЗАКОНА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ ОТ 25 НОЯБРЯ 2011 ГОДА "ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ В РЕСПУБЛИКЕ БЕЛАРУСЬ"

(в ред. постановлений Минюста от 20.05.2014 № 116,

от 12.12.2014 № 242)

На основании части четвертой статьи 4 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года "Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь" и пункта 11 Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г. N 1605, Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Установить перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения согласно приложению 1.

2. Признать утратившими силу нормативные правовые акты, отдельные структурные элементы нормативных правовых актов по вопросам архивного дела и делопроизводства согласно приложению 2.

3. Настоящее постановление вступает в силу после его официального опубликования.

Для специалистов по охране труда особенно важны:

1. ГЛАВА 24 ОХРАНА ТРУДА:
2. ГЛАВА 44 ЭКСПЛУАТАЦИЯ ЗДАНИЙ (СООРУЖЕНИЙ);
3. ГЛАВА 45 ПОЖАРНАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ И ОХРАНА ОРГАНИЗАЦИЙ;
4. ГЛАВА 46 ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА ПРЕДУПРЕЖДЕНИЯ И ЛИКВИДАЦИИ ЧРЕЗВЫЧАЙНЫХ СИТУАЦИЙ. ГРАЖДАНСКАЯ ОБОРОНА.

• Постановление Министерства юстиции 24 мая 2012 г. N 140 АРХИВЫ.docx304,04 Кб 320 Количество загрузок

Сроки хранения документов по охране труда и пожарной безопасности

В связи с тем. что документы по вопросам охраны труда и пожарной безопасности содержат информацию. которая имеет разную практическую и историческую ценность. для них устанавливаются разные сроки хранения .

Определение сроков хранения документов осуществляется на основании экспертизы ценности документов. что предполагает всестороннее изучение документов и информации в них. на основе определенных принципов и критериев.
Некоторые документы могут представлять интерес для ученых и практиков. служить источником изучения состояния таких важных направлений деятельности предприятий как охрана труда. промышленная санитария. пожарная безопасность. А потому. если во время деятельности предприятий образуются документы НАФ. для этих документов устанавливается постоянный срок хранения. Такими документами. например. являются докладные записки и справки. содержащие обобщающую информацию по улучшению на предприятии ( или в отрасли ) условий труда. состояния охраны труда. по вопросам аттестации рабочих мест по условиям труда.
После окончания установленного срока хранения на предприятии эти документы передают на постоянное хранение в соответствующей государственной архивного учреждения - государственного архива. архивного отдела городской администрации или городского совета.
На предприятиях. в деятельности которых не образуются документы НАФ. документы хранятся до ликвидации самого предприятия.
Для дел. сформированных из копий документов. устанавливается срок хранения « пока не пройдет потребность » независимо от срока хранения оригиналов документов ( в т. ч. и для документов с постоянным сроком хранения ).
Для документов. которые имеют преимущественно информационное значение. что не выходит за пределы узкопрактичних и краткосрочных целей. на всех предприятиях устанавливают временные сроки хранения - от 1 до 10 лет.
Документы. имеющие значение для защиты социальных и трудовых прав работников. имеющих более длительные ( свыше 10 лет ) сроки хранения. К таким документам. в первую очередь. относятся протоколы. акты расследований несчастных случаев. профессиональных заболеваний и отравлений. журналы регистрации несчастных случаев и тому подобное.

Чтобы оставить комментарий зарегистрируйтесь или авторизируйтесь пожалуйста на сайте.

© 2011-2016 При копировании материала, активная ссылка на первоисточник обязательна!

Порядок оформления журналов по охране труда

Главная обязанность любого работодателя – это обеспечение жизненной безопасности своих сотрудников. Трудовой кодекс РФ (статья 212, ч.22) провозглашает обязанности в плане документации, которая должна быть обязательно представлена в целях информирования об основных нормативных требованиях по ОТ.

Следовательно, каждая организация должна иметь систему нормативных документов и правильный порядок по ведению делопроизводства.

Одним из основных документов является журнал по охране труда. Этот журнал фиксирует проведённые инструктажи по охране труда. Необходимо разработать обязательный порядок его оформления и ведения. Следует назначить ответственного за ведение журнала, а также соблюдать сроки хранения, определённые приказом Росархива.

Оптимальный вариант решения вопросов по охране труда на предприятии.
“Сопровождение предприятия по охране труда”
Забудьте о штрафах и проблемах! Мы поможем Вам привести в порядок систему охраны труда.

ведения и оформления журналов по охране труда

1.1. Журналы по охране труда внедряются сотрудником, на которого возложена обязанность за проведение инструктажа по охране труда.

1.2. Сотрудники, на которых возложена ответственность проведения инструктажа по охране труда, являются ответственными за ведение и хранение подотчетных им журналов. Они обязаны пронумеровать, прошнуровать журнал, скрепить его печатью организации, поставить свою фамилию, инициалы, подпись и дату начала ведения журнала на последней странице журнала. По окончании журнала документ передается на хранение специалисту по охране труда (уполномоченному по охране труда).

1.3. При заполнении журнала не допускается пропускать страницы и строки, вносить исправления, закрашивать корректирующими жидкостями. При обнаружении ошибки запись о проведении инструктажа необходимо взять в скобки и ниже, не пропуская строк, вновь внести запись о проведении инструктажа. Запись производить в соответствии с требованием, указанным в колонке (если указано: фамилия, имя, отчество – пишем полностью).

1.4. По окончании ведения журнала ответственный за его ведение сотрудник вносит запись на титульном листе журнала о дате окончания его ведения и передает на хранение специалисту по охране труда (уполномоченному по охране труда).

1.5. В случае утраты или порчи журнал необходимо списать с оформлением акта произвольной формы, в котором указать причину порчи или потери. Акт храниться вместе с вновь внедренным документом.

1.6. Хранение журналов и документов по охране труда осуществляет специалист по охране труда (уполномоченный по охране труда) в соответствии с Перечнем, приложение 1.

1.7. В случае смены ответственного за ведение и хранение журнала, журнал передается сотруднику, на которого возложена обязанность за проведение инструктажа по охране труда, при отсутствии такого сотрудника – специалисту по охране труда.

2.2. Журнал регистрации вводного инструктажа.

2.2.1. Журнал вводного инструктажа заполняет специалист по охране труда (уполномоченный по охране труда). Форма журнала, приложения 2.

2.3. Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте.

2.3.1. Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте оформляют руководители структурных подразделений, ответственные за проведение инструктажа на рабочем месте. Форма журнала, приложение 3.

2.4. Журнал регистрации несчастных случаев на производстве.

2.5. И так далее….._____________________________________

к Порядку ведения и оформления журналов по охране труда

документов по охране труда и сроки их хранения

Примечание: Сроки хранения документов по охране труда установлены Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 « Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Важно!Обобщение сведений, которые содержатся в данном Перечне, позволяет вывести правила хранения документов.

Документы, с которыми законодательство связывает предоставление каких-либо выплат или льгот хранятся не менее 75 лет. Именно такой срок установлен для личных карточек, личных дел, трудовых договоров, списков работников, занятых на вредных условиях труда и т.п.

Для остальных документов сроки гораздо меньше. Так, информацию об обучении сотрудников технике безопасности, приказы об установлении сокращенного рабочего времени, переводах хранятся 5 лет.

Документы по учету рабочего времени и дисциплине труда можно хранить и того меньше: 3 года. А для ведомостей на выдачу специальной одежды и обуви, специального питания срок сокращен до 1 года.

Необходимо обращать внимание на то, что в отличие от Налогового кодекса, в Перечне уточнено, что исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 2.9 Приказа).

Невыполнение требований по хранению кадровых документов может обернуться для организации как штрафом по ст. 13.20 КоАП (300-500 руб. за невыполнение требований о хранении документов), так и негативными последствиями в виде проверок Государственной инспекции труда, Пенсионного фонда, либо в виде судебного решения о восстановлении сотрудника на работе.

Сопровождение
предприятия
по охране труда

Сроки хранения документов - Документация по охране труда - Документация по охране труда - Каталог статей

Обязанность хранения документов, относящихся к частной собственности, является элементом публичного правоотношения, возникающего в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов.

В Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденного Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 N 03-33/пс, четко выделены две категории коммерческих организаций:

- организация - источник комплектования государственных архивов;

- организация - не источник комплектования государственных архивов.

Включение коммерческих организаций в списки источников комплектования архивными документами государственных и муниципальных архивов осуществляется на основании договора коммерческой организации с соответствующим государственным или муниципальным архивом.

Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, т.е. не являются источниками комплектования архивов, могут, но не обязаны применять постоянный срок хранения, но такие документы они должны хранить не менее 10 лет. Отметка «До минования надобности» (далее – ДМН) означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1 года. Снижение установленных сроков хранения запрещено. Повышение сроков хранения документов может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями документа. В отношении других документов, если иные сроки не установлены в законодательстве о бухгалтерском учете, все организации должны руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утв. Росархивом от 6.10.2000 г.

Мы здесь приводим некоторые определения ведения документации. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел компании с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена:

1. для группировки исполненных документов в дела;

2. систематизации и учета дел, закрепления их индексов;

3. обеспечения правильного и быстрого поиска дел (документов в составе соответствующих дел);

4. разработки информационно-поисковой системы по документам;

5. определения сроков хранения дел;

6. составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

7. учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Документооборот - упорядоченное перемещение документов с момента их создания (поступления) до завершения исполнения (отправки, передачи на оперативное хранение).

Документооборот компании образуют входящие, исходящие и внутренние документы.

Письменный приказ - это документированное управленческое решение директора компании, регламентирующее действия его подчиненных, как правило, по двум и более вопросам повседневной деятельности.

Письменное распоряжение - документированное управленческое решение, обычно издаваемое от имени директора компании его заместителем (помощником) и регламентирующее действия подчиненных по отдельному вопросу повседневной деятельности. Приказами оформляются решения нормативного характера, а распоряжениями - решения по второстепенным вопросам повседневной деятельности компании.

Проект приказа (распоряжения) во исполнение указания директора компании должен быть подготовлен в течение 10 рабочих дней, если не установлен другой срок. Подготовка приказов (распоряжений) начинается с разработки их проектов в соответствии с указаниями директора компании (лица, уполномоченного отдавать соответствующее распоряжение от имени руководителя предприятия), во исполнение документа, поступившего в компанию, либо в инициативном порядке.

Разработка проектов приказов (распоряжений), как правило, производится ответственными лицами структурных подразделений, в компетенции которых находится тот или иной вопрос деятельности компании, отражаемый в приказе (распоряжении). Например, проекты приказов по вопросам охраны труда готовит служба охраны труда, управления персоналом - служба персонала, по финансовым вопросам - бухгалтерия, по вопросам планирования - плановый (планово-экономический) отдел и т.д. Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания. В тексте приказа (распоряжения) может содержаться отметка о сроках вступления документа в действие. Подписанные приказы (распоряжения) нумеруются в возрастающем порядке в пределах календарного года.

Протокол - это документ, фиксирующий ход проведения мероприятий совещательной и переговорной деятельности (далее - протокольное мероприятие), а также некоторых других мероприятий, например испытаний, включая принятые по их итогам решения.

Акт - это документ, фиксирующий фактическое состояние дел. В общем случае текст акта состоит из двух частей - вводной и констатирующей. Во вводной части акта указываются распорядительный документ, на основании которого документируется факт (событие, действие и т.п.), его номер и дата. При перечислении должностных лиц, участвующих в подготовке акта, в именительном падеже указываются наименования их должностей, фамилии и инициалы. Если акт подготовлен комиссией, первым указывается ее председатель, затем (при наличии) - заместитель (заместители) председателя, а после этого (в алфавитном порядке) - члены комиссии (включая секретаря). В необходимых случаях в акте допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия должностных лиц, участвующих в его подготовке. В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, характер проделанной работы, установленные факты, выводы и заключения. В конце акта указываются сведения о количестве его экземпляров и месте их хранения. Количество экземпляров определяется в соответствии с нормативными документами, регламентирующими составление акта. Акт подписывается не менее чем тремя лицами, а акт комиссии - всеми ее членами.

Справка - это документ, описывающий или подтверждающий содержание тех или иных фактов (событий и т.п.) либо содержащий обобщенные сведения, определенным образом характеризующие тот или иной вопрос деятельности компании. Справка, описывающая (подтверждающая) некий факт (событие), готовится как самостоятельный документ и должна содержать:

- фамилию, имя, отчество лица, о котором сообщаются сведения (в именительном падеже); - должность указанного лица;

- описание (подтверждение) соответствующих сведений;

- указание о том, для каких целей выдана данная справка. Изложение перечисленных сведений производится в форме трафаретного текста. Подобные справки выдаются в порядке исполнения запросов других предприятий (организаций, учреждений), а также отдельных граждан (в т.ч. сотрудников компании). Справка может быть получена заявителем лично, уполномоченным им лицом (по доверенности) или выслана по указанному им адресу письмом.

Инструкция по виду деятельности - локальный нормативный акт, устанавливающий порядок осуществления какой-либо деятельности (ее направления) и применения в процессе осуществления этой деятельности положений законодательных, нормативных правовых актов и других локальных нормативных актов компании. Содержание инструкции по виду деятельности, как правило, разрабатывается на основе типовых (примерных) текстов инструкций (по соответствующим направлениям деятельности), а в отсутствие таковых - на основе законодательных, нормативных правовых актов и нормативно-методических документов, регламентирующих осуществление соответствующего вида деятельности, с учетом особенностей организационно-правовых условий его осуществления компанией. Текст документа излагается от третьего лица единственного (множественного) числа и делится на разделы, пункты и подпункты.

Для организации хранения документов необходимо формирование дел. Под формированием дел следует понимать процедуру группировки исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел, что включает:

1. заполнение реквизитов обложки дела;

2. нумерацию листов дела (по мере группировки документов);

3. группировку документов в дела. Дело должно содержать не более 250 листов, быть толщиной не более 4 см. Хранение может быть организовано как текущее (оперативное) хранение документов или сдача каких-либо документов на архивное хранение. Текущее (оперативное) хранение документов - это комплекс мероприятий по их рациональному размещению и учету, контролю за их движением и физическим состоянием, выдаче во временное пользование (с последующим возвратом в места хранения), а также по обеспечению их сохранности в процессе обращения с момента группировки документов в дела до передачи на архивное хранение.

Документы, сгруппированные в дела, подлежат хранению по месту их формирования в течение двух лет, после чего передаются в архив компании (ведомственный (отраслевой) или объединенный архив).

Документы, не подлежащие архивному хранению, состоят на кратковременном хранении в течение предусмотренных сроков, после чего уничтожаются в соответствии с установленным порядком. Доступ к средствам хранения должны иметь только сотрудники, ответственные за обеспечение сохранности дел (документов), состоящих на текущем хранении. Подготовка документов к передаче в архив компании

Подготовка документов к передаче в архив компании начинается с оформления дел. В зависимости от сроков хранения оформление может носить полный или частичный характер. Полное оформление предусмотрено в отношении дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также дел по личному составу. Частично оформляются дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

Полное оформление дела включает:

- заполнение ранее не заполненных реквизитов обложки дела (их уточнение);

- нумерацию листов дела;

- составление листа - заверителя дела (заверительной надписи);

- составление внутренней описи дела; - брошюровку дела;

- проверку правильности и полноты оформления дела, его физического состояния.

Брошюровка дела предполагает его подшивку или переплетение (после удаления из листов металлических креплений). Документы подшиваются на четыре прокола в твердую обложку либо переплетаются таким образом, чтобы обеспечить наиболее свободное чтение текста всех листов дела. Передача дел на хранение в архив компании производится после проведения экспертизы ценности входящих в их состав документов.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов компанией создается экспертная комиссия (далее - ЭК). О создании ЭК и утверждении положения о ней (Приложение) директор компании издает соответствующий приказ. Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из руководителей организации. Решения ЭК и проекты рассматриваемых ею документов вступают в силу только после их утверждения руководителем общества. ЭК составляет описи дел постоянного, временного сроков хранения документов, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению в соответствии с номенклатурой дел организации за соответствующий год, утвержденной руководителем общества.

После завершения экспертизы ценности дела, подлежащие постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, передаются в архив компании.

Передача дел производится не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Хранение документов в архиве компании - это комплекс мероприятий по их рациональному размещению и учету, контролю за их движением и физическим состоянием, выдаче во временное пользование (с последующим возвратом в места хранения), а также по обеспечению их сохранности в процессе обращения с момента приема до передачи на хранение в государственный (муниципальный) архив или иное аналогичное учреждение.

Ответственность за надлежащую организацию хранения документов в архиве компании несет его руководитель (руководитель структурного подразделения, ответственного за хранение документов, в составе отдела делопроизводства). В случае отсутствия у компании собственного архива документы передаются в ведомственный (отраслевой) или объединенный архив.

В помещениях архива компании должны постоянно поддерживаться нормативные параметры светового (документы хранятся в темноте), температурно-влажностного, санитарно-гигиенического, противопожарного и охранного режимов.

Оригиналы (первые экземпляры) электронного документа (далее - ЭД) целесообразно хранить на жестком диске специально выделенного компьютера, вторые экземпляры (копии) - на жестком диске резервного компьютера либо автономных машинных носителях, третьи экземпляры (копии) - на автономных машинных носителях. По мере старения автономных машинных носителей должна производиться перезапись ЭД на новые носители (носители нового типа).

Для учета ЭД используется индивидуальная учетная карточка. Поступление ЭД фиксируется в отдельном разделе общей книги поступления и выбытия документов. За единицу хранения ЭД принимается автономный машинный носитель с сопроводительной документацией, а за единицу учета - запись (файл или группа файлов), представляющая единый программно-информационный объект.

В качестве вспомогательных документов учета ЭД в архиве компании применяются журнал учета их поступления и выбытия и журнал учета перезаписей (миграций). Документы, состоящие на хранении в архиве компании, могут использоваться для обеспечения законных прав и интересов юридических и физических лиц - выдачи (по запросам) архивных справок, архивных копий или архивных выписок.

Архивная справка - это документ, содержащий имеющуюся в распоряжении архива информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных (данных об архивных документах), на основании которых составлена данная справка. Архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение оригинального архивного документа, с указанием его поисковых данных.

Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к предмету запроса (определенному вопросу, факту или лицу), с указанием поисковых данных соответствующего документа.

Передача дел постоянного хранения в архивное учреждение производится ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным директором компании и руководителем соответствующего архивного учреждения. Передача дел осуществляется по утвержденным экспертно-проверочным комиссиям (далее – ЭПК) архивного учреждения описям. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.