Рейтинг: 4.3/5.0 (1785 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Процесс делопроизводства на любом предприятии представляет собой целый комплекс мероприятий по составлению, формированию, применению, актуализации и хранению (архивированию) большого количества документов. Для создания правильного систематизированного учета и быстрого поиска применяется внутренняя опись документов дела. Особое значение присутствующий в каждой папке перечень имеет для ценных бумаг, а также документов, входящих в категорию особых или секретных.
СодержаниеСоставление внутренней описи проводится с применением достаточно строгих правил и требований. В перечне вложенных в дело бумаг необходимо отражение всех реквизитов каждого документа: даты, номера регистрации, кода или индекса, номеров листов, полного названия, краткого содержания и иных примечаний. В описи необходимо указывать общее число листов всех документов дела. Подписи на внутреннем перечне ставит лицо, ответственное за составление документа.
В случае утраты, утери или повреждения документов наличие внутренней описи не создаст особых проблем при восстановлении. Все отраженные в перечне реквизиты и подробное описание каждого документа предоставляет возможность создать точное представление о структуре и информационном содержании каждой бумаги.
Это является очень ценным материалом при восстановлении исторически важных документов, работа с которыми ведется на протяжении нескольких лет. Для работы предприятия ценность внутренней описи состоит в том, что ее наличие позволяет быстро и оперативно оптимизировать документальный учет, а также упростить процедуру архивирования документов.
Поделитесь с коллегами:
Под внутренней описью принято понимать перечень документов, объединенных в некоторую категорию (в документоведении чаще всего именуемую «дело»), посредством которой документы необходимым образом индексируются, классифицируются и нумеруются.
В соответствии с п. 3.6.17 Правил Росархива от 06.02.2002 (обязательных для государственных организаций и рекомендуемых для частных фирм) внутренняя опись используется в целях учета документов с постоянным сроком хранения или же превышающим 10 лет, а также тех, которые имеют особую ценность для организации.
Если фирма следует нормам ведения документации, определенным Росархивом, то в качестве формы для внутренней описи ей следует задействовать ту, что утверждена в приложении № 10 к вышеуказанным Правилам.
В чем заключается специфика кадровых личных дел?Личное дело — комплект кадровых документов, в составе которого присутствуют такие источники, как:
Рассмотрим, как учет этих документов осуществить с использованием формы по приложению № 10 к Правилам Росархива.
Особенности формы описи внутренних делВ рассматриваемой форме внутренней описи предполагается указание:
Подписывается документ сотрудником, который его составил.
Где можно скачать образец внутренней описи документов в личном деле работника?Загрузить образец внутренней описи документов личного дела вы можете на нашем портале. Мы подготовили для вас документ, составленный на основе формы описи, которая предложена Росархивом.
Скачать образец внутренней описи документов личного дела
ИтогиВнутренняя опись — в большинстве случаев, необходимый элемент внутрикорпоративного документооборота, поскольку при работе с кадровой документацией недопустимы ошибки и неточности. Структура внутренней описи документов по форме Росархива в достаточной мере проста и в то же время эффективна.
Ознакомиться со спецификой прочих видов описей вы можете в статьях:
Опись представляет собой содержание какого-то дела, перечень документов, собранных на основе хронологии. По ним предварительно можно сложить определенный портрет личности работника.
Личное дело формируется:
Личные дела в учреждениях и органах, где служат указанные категории работников, ведутся в соответствии с правилами, установленными ведомственными актами (например, приказом ФСТ РФ «Об утверждении Положения…» от 07.11.2008 № 441-к).
Вопрос, вести или нет личные дела в прочих организациях, остается на их усмотрение. Если принято положительное решение, все детали оформления дела на работника, в том числе каким образом составляется опись, если она есть, утверждаются в локальном акте предприятия.
Личное дело работника включает:
Пока человек трудится, его личное дело дополняется сведениями о поощрениях, взысканиях, служебными записками, результатами аттестации и т. п.
При каждом вложении документа в опись вносится соответствующая запись, тем самым выстраивается хронология информации.
Таким образом, в личном деле содержатся оригиналы и копии документов, о чем делается соответствующая пометка в описи.
Образец описи документов в личном деле работникаЛичное дело и, соответственно, опись заполняются все время, пока работник числится в организации.
Для каждого документа рекомендуется указывать в описи:
Опись удостоверяется подписью ее составителя с указанием даты составления.
При увольнении работника его личное дело отправляется в архив. Оно заканчивается заявлением об увольнении или другим документом, где указана причина увольнения, а также копией соответствующего приказа.
Перед передачей личного дела в архив в описи:
Скачать образец описи документов в личном деле работника можно здесь: Образец описи в личное дело .
Итак, личное дело содержит комплект документов в отношении сотрудника, вкладываемых по мере их поступления, т. е. в хронологическом порядке. Внутренняя опись позволяет соблюдать указанный порядок. В ней кратко отражены все имеющиеся в личном деле документы, их количество, расположение внутри папки с делом.
Главная » Положение » Бланк описи документов имеющихся в личном деле
Вы сможете скачать эталон внутренней описи документов дела с. Заключение, изменение и расторжение трудового контракта в порядке и на критериях, которые установлены законодательством рф. Если употребляют несколько перечней, то в графе примечание нужно указать заглавие применяемого списка. При возобновлении переписки по определённому вопросу, начавшейся в прошлом году, документы врубаются в дело текущего года с указанием индекса дела предшествующего года. Порядок хранения и классификации документов, представляющих ценность только для определенного сотрудника, - его личное дело. Документы, помещенные в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, копии заверительную надпись, отметку в дело.
Сводная номенклатура дел составляется и согласуется поновой в случае конфигураций структуры инспекции и функций его структурных подразделений. 
Заголовок должен стопроцентно соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле заглавия типа общая переписка, различные документы, справочные материалы и т. После утверждения сводной номенклатуры дел инспекции структурные подразделения получают от отдела общего обеспечения выписки из соответственных её разделов для использования в работе. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Данное практическое пособие предназначено для управляющих доу, не имеющих в штатном.
к примеру, управление делами имеет индекс 01, его структурные подразделения будут иметь индексы канцелярия 01. Методические советы экспертиза ценности и отбор в состав архивного фонда. В помещениях должны обеспечиваться обычные условия для работы персонала соответственного подразделения службы доу. 
Правила формирования личного дела на сотрудника. Утвердить бланк описи документов, находящихся в личном деле городского служащего (форма 4).
В личном деле содержатся приказы (копии), анкета, заявления, трудовой контракт, копии личных документов, документы об аттестации (переаттестации), личные должностные аннотации и др. Приказ федеральной миграционной службы от г. Дела по вопросам, не разрешенным в течении 1-го года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел последующего года с тем же индексом. Постановление госкомстата рф от 1 об утверждении главных форм первичной документации по учету труда и его оплаты бюллетень минтруда рф. 
Опись документов, имеющихся в личном деле штатского служащего управления федеральной. По результатам экспертизы ценности документов по личному составу составляются описи дел (документов) и акты о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению.
Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит ссылка на регистрационный номер и дату документа, то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма. В большинстве случаев, руководители компаний сами определяют потребность в ведении личных дел служащих. Сюда вносятся и сведения оперерывах в работе в связи с учебой, заболеванием, нахождении на иждивении и т. Обработка исходящих документов состоит из последующих операций в тот же денек отчаливает адресату.
Общая оценка с учетом всех совокупных черт, а также с учетомвсех беспристрастных характеристик написания дипломной работе, соответствует оценкепять, по пятибалльной системе оценок. Иметь высшее либо среднее проф образование и стаж педагогической работы не наинаименее 3 лет высшее проф педагогическое (либо физкультурное) образование и стаж работы не наинаименее 2 лет. Контроль за физическим развитием воспитанников, формирование у их санитарно-гигиенической культуры, осознанному освоению образовательных программ 3.
Вышестоящуюинстанцию, которая утверждает работников на неких должностях, высылаетсякопии документов, заверенная отделом кадров предприятия и скрепленныепечатью. Отметка о заверении копии размещается ниже реквизита подпись включает фамлибою (либо фамлибою, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. 
Документы, находящиеся в составе дела, числятся необходимыми, на их нужно составлять внутренний список (опись) по установленной форме, а их нумерация делается раздельно.
К представленной на рецензию дипломной работе имеются незначительныезамечания по поводу использования речевых оборотов при написании. Диплом делопроизводство в кадровой службе предприятия министерство образования. I предусмотрены для наименования и даты окончаниявторого образовательного учреждения высшего либо среднего профессиональногообразования. Бланкописидокументов, находящихсявличномделе городского служащего (форма 4), согласно приложению 5.
Опись документов, имеющихся в личном деле. N 71а коды форма по окуд 0301001 организация по окпо. Такие приказы имеют индекс (1к 2 к) и формируются в самостоятельное дело. Тема организация хранения документов в делопроизводстве (на материалах ифнс по.). Обложка для личного дела работника (рекомендуемая форма). 
Не позже 15 дней послезаявления администрация выдает работнику другую трудовую книгу либо вкладыш кней с надписью дубликат в правом верхнем углу первой странички.
Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. В последнем пункте указывается лицо, которое будет осуществлять контроль за исполнением приказа. После увольнения работника трудовые договоры изымаются из дела и включаются в формируемое ежегодно дело «Трудовые договоры уволенных работников». В нем трудовые договоры располагаются в алфавитном порядке по фамилиям работников. Докладные записки по основным вопросам деятельности организации хранятся 5 лет. Трудовые договоры хранятся 75 лет — «В» (75 лет минус возраст работника), если отсутствуют по каким-либо причинам приказы по личному составу, и 5 лет после увольнения работника при наличии приказов. После окончания делопроизводственного года в службе кадров, как и в других подразделениях организации, осуществляется экспертиза ценности документов, только после этого начинается подготовка документов к архивному хранению. ПОСЕТИТЕ НАШ ФОРУМ «КАДРЫ РЕШАЮТ ВСЕ» ПОЛОЖЕНИЯ РАЗНОЕ. Технические условия». Личное дело оформляется при приеме на работу. Ответственность. Здесь указывается, за что конкретно несет ответственность сотрудник. В дополнение к основным разделам должностной инструкции можно вводить другие разделы по усмотрению руководства организации.
Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. При приеме на работу трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по персоналу предприятия. На сотрудника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии не позднее недельного срока после приема на работу. При регистрации приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет ЭПК можно присваивать порядковые номера с добавлением буквенных обозначений «к» (кадры) или «лс» (личный состав), например: приказ №1-к или №5-лс. Пример оформления приказа здесь Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер.
Типы, размеры, технические требования».На заведенное на работника «дело» оформляется внутренняя опись документов.Работники должны периодически быть ознакомлены с ведущимся на них личным делом (обычно один раз в год).Скачать Категория: Кадровые документы | Просмотров: 334002. Права. Здесь устанавливаются права, необходимые сотруднику для выполнения возложенных на него обязанностей. Вторая часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять в связи с изложенными фактами. Письма-подтверждения чаще всего являются гарантией данных ранее обещаний или уже отворенных условий. Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.
При изъятии документов из дела сведения об этом также вносятся во внутреннюю опись. Правильно написанные, они помогают поддерживать, нормальные отношения с клиентом. Пример оформления трудового контракта здесь Приказы по личному составу Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия. Кадровикам при выходе из помещения не рекомендуется оставлять на рабочих столах какие-либо документы или работающий компьютер. В конце рабочего дня все документы и дела должны быть разложены по местам хранения, шкафы следует запереть.
Карточки уволенных сотрудников формируют в самостоятельное дело по алфавиту (по трем первым буквам фамилий). Личные карточки сдаются в архив. Крайние даты документов дела проставляются на обложках дел по завершении календарного (делопроизводственного) года. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Модуль 2. Виды документов Как вы уже знаете, деятельность организации сопровождается составлением различных документов. Для удобства поиска на корешках дел проставляются индексы дел по номенклатуре.
При необходимости указываются должности, фамилии и инициалы присутствующих. В основной части излагаются цели, задачи, сроки проведенной комиссией работы, ее результаты (выводы, предложения). Текст акта может делиться на пункты. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Если пункт о контроле отсутствует, контроль за выполнением данного приказа осуществляет директор предприятия лично. Копии можно снимать только с подлинников этих документов. Один экземпляр договора хранится в организации, другой — у сотрудника.
Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, затем пишется «кому» (исполнителю или структурному подразделению), «что сделать» (указывают конкретную работу), «до какого числа» (сроки ее окончания). Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения в приказе не ставится. Пример оформления письма здесь Трудовые правоотношения организации и ее сотрудников регулируются Трудовым кодексом РУз. В организациях устанавливается единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Аналогичная работа происходит с решениями, распоряжениями и т.п. Указания Указание — распорядительный документ, издаваемый по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов предприятия Указания подписывает директор или по его поручению заместитель. Письма инструкционные (директивные) исходят из государственных или муниципальных органов. Таким образом, в текущем делопроизводстве внутренняя опись документов дела ведется для учета важных документов, потеря которых действительно будет служебной неприятностью. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования не менее 50 лет. Евгения Полоса Спасибо Вам за добавление этой статьи в: Еще интересное по теме: К записи 27 комментариев. Вводная часть оформляется в следующей последовательности: Председатель — фамилия и инициалы; Секретарь — фамилия и инициалы; Присутствовали — фамилии и инициалы присутствующих сотрудников в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных. При передаче карточек на хранение в архив они переплетаются.3.Оформление в дела личных дел Личное дело — совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Это либо ссылка на документ, либо па устное распоряжение руководства, либо на какие-то события.
Личные карточки в текущем делопроизводстве лучше всего хранить в виде картотеки в специальном ящике (коробке). Как показывает практика, внутри такой картотеки личные карточки удобно систематизировать по структурным подразделениям, а внутри этих разделов — по алфавиту. Протоколы правления акционерного общества или совета директоров должны быть подписаны всеми присутствовавшими на заседании. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п. в виде приложения. Приказы по личному составу с различными сроками хранения требуется регистрировать отдельно. Пример оформления протокола здесь В протоколе указываются реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.
Приказам же со сроком хранения 5 лет в этом случае будут присваиваться регистрационные номера с другой буквой, например, об отпуске — «о»: приказ № 1-о. Внутри каждого дела приказы располагаются по номерам и датам издания. Протокол составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование организации. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера заработной платы. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется ниже реквизитов «подпись» и «виза» самим сотрудником и содержит следующее: С приказом ознакомлен; подпись; дата ознакомления. Внутренняя опись включает сведения обо всех документах дел. В текущем делопроизводстве листы личного дела, как и других дел, не нумеруются. Решения, принятые на заседании, доводятся до сотрудников предприятия в виде копии самого протокола или выписки постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании протокола. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Приказы Приказы являются одними из наиболее важных документов. При большом объеме документов в деле (свыше 250 листов) дела с приказами разбиваются на тома: том 1, том 2 и т.д. На обложке каждого тома указываются номера и крайние даты включенных в него приказов. Помещено в тему: Образцы документов На практике составление внутренней описи документов дела часто превращается в добровольное занятие. Они содержат рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов и т.п. Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки и т.п.Гарантийные письма заканчиваются фразой: «Оплату гарантируем.
Приказы по личному составу объявляются сотруднику под расписку. Констатирующая часть приказа может отсутствовать, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Здесь устанавливаются: область деятельности; порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия; квалификационные требования; подчиненность; должностные лица, которыми он руководит. Соответственно на обложке первого дела в строке «Хранить» будет указан срок 75 лет ЭПК, на обложке второго дела — 5 лет. Личные дела работников подлежат учету, поэтому на корешке и на обложке дела указывается его учетный номер. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.Личные дела уволенных сотрудников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет — «В». При заключении трудового договора не могут устанавливаться по согласованию сторон следующие условия: основания увольнения сотрудника; дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством; введение для сотрудников полной материальной ответственности. Дополнение к личному листку по учету кадров — это документ, предназначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листка по учету кадров. После увольнения работника личная карточка «закрывается» и перемещается в архивную часть в дело «Личные карточки уволенных работников». Личные карточки уволенных работников удобнее всего хранить в алфавитном порядке в папках с клапанами.
Навигация по записямНа практике составление внутренней описи документов дела часто превращается в добровольное занятие. Ибо согласно нормативно-методическим документам ее требуется вести только для учета специфичных документов длительных сроков хранения – постоянного и временного > 10 лет (речь идет о следственных, судебных, личных делах и т.п.), а также, если по заголовкам не понятно содержание этих документов. Так вы всегда можете сказать, что вам понятно.
Таким образом, в текущем делопроизводстве внутренняя опись документов дела ведется для учета важных документов, потеря которых действительно будет служебной неприятностью. Например, к документам личного дела должна прилагаться опись. На практике внутренняя опись также служит для быстрого поиска документов в деле. К примеру, без нее бывает весьма трудно найти нужный приказ в огромном томе.
Для внутренней описи существует установленная нормативными требованиями форма.
Вы можете скачать образец внутренней описи документов дела.doc с примером заполнения.
На образце посмотрите какие сведения требуется указывать в описи. И еще обратите внимание на необходимость составления итоговой записи к ней, и требование подписывать опись ее составителем.
Если архивное дело подшито без внутренней описи, то она может проклеиваться к обложке дела с внутренней стороны.
28 Сентября 2016
Если налоговые платежи перечисляются в бюджет с опозданием (то есть с нарушением установленных сроков), то помимо самих налогов необходимо дополнительно уплатить еще и пени. Расчет пеней является, пожалуй, одной из самых рутинных задач, которую приходится решать бухгалтеру. Впрочем, для ее успешного выполнения ему нужно учесть ряд нюансов.
Торговое предприятие (применяющее УСНО) планирует принять участие в региональной выставке-ярмарке «Школьный базар». Должно ли оно оборудовать торговое место ККТ либо торговлю можно осуществлять без применения кассового аппарата (выдавать покупателям по их требованию квитанции)?
Спор между компанией и налоговиками начался после того, как у ООО была проведена камеральная налоговая проверка уточненной налоговой декларации общества по НДС за II квартал 2014 года, после которой инспекторы выписали штрафы на сумму 7,8 млн руб. (ст. 122 НК РФ). ООО обратилось в арбитражный суд с требованием признать это решение налоговиков недействительным в связи с наличием смягчающих обстоятельств, а именно тяжелого финансового положения ООО.
27 Сентября 2016
Законодатели обратили внимание на то, что в Российской Федерации остается значительной суммарная задолженность по заработной плате. Например, по данным Крымстата на 20.07.2016 такая задолженность по предприятиям Республики Крым составила 116,3 млн руб. С целью повышения защищенности работников от недобросовестных работодателей в части оплаты труда принят Федеральный закон от 03.07.2016 № 272‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам повышения ответственности работодателей за нарушения законодательства в части, касающейся оплаты труда».
В условиях кризиса индексация заработной платы порой становится непосильной ношей для работодателей. Тем не менее индексация зарплаты в связи с инфляцией является обязанностью работодателя, а не его правом. В этом единодушны и Роструд, и Конституционный Суд РФ.
СеминарыЛюбой работодатель стремится к систематизированному хранению персональной информации о своих работниках по нескольким причинам.
Во-первых, так намного легче находить нужные сведения о конкретном сотруднике, во-вторых, защитить его персональные данные от разглашения, в-третьих, оперативно вносить возникающие изменения и уточнения. Еще в советские времена для достижения подобных целей была придумана такая конструкция, как личное дело работника.
Законодательные требования
Трудовой кодекс (далее — ТК РФ) не обязывает работодателей заводить на каждого, с кем он заключил трудовой договор, личное дело.
Исключение составляют государственные и муниципальные служащие.
Такое исключение предусмотрено частью 3 статьи 42 Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». В обобщенном виде раскрывает содержание сведений входящих в личное дело сотрудника.
Это сделано для того, чтобы можно было отследить все изменения в персональных данных госслужащего. Такая база данных призвана минимизировать работу аналогичного органа, при смене госструктуры, так как личное дело следует за ним, для возможности раскрытия информации о доходах и контроля за соблюдением ограничений. Углубленно раскрывает правила ведения данного дела Указ Президента РФ от 30 мая 2005 г. N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».
Утвержденное данным документом положение четко определило, какие действия, и в какие сроки нужно совершать с личным делом работника, что входит в него, как его хранить, передавать и защищать от неправомерного разглашения, содержащихся в нем данных.
Для частных предприятий, ИП
Ни ТК РФ, ни другие акты трудового законодательства не обязывают коммерческие организации и ИП заводить личные дела своих работников. Отчасти это сделано потому, что мелким юридическим лицам экономически это невыгодно, а в крупных компаниях зачастую текучка кадров слишком интенсивная и непродуктивно заполнять личные дела.
Однако закон и не запрещает указанным лицам по своему желанию вводить у себя на предприятии подобную систему. Только в случае ее принятия требуется издание локального акта работодателя, например, приказа, распоряжения, который раскрывал бы правила обращения, хранения и заполнения личного дела на данном предприятии и возлагал ответственность за сохранность персональной информации, хранящейся в нем на конкретного работника.
Стоит отметить, что те предприятия, где решено использовать практику заведения личных дел, обычно, при составлении своих правил берут за образец именно положения, утвержденные выше обозначенными документами.
Чтобы избежать уплаты лишних налогов, можно заключить с некоторыми сотрудниками гражданско-правовой договор. Читайте, в каком случае это возможно.
Формирование личного дела Оформление обложки (титульный лист)Обложка лист любой папки документов должен содержать все значимые сведения для поиска и идентификации найденной информации. Требования к оформлению титульных листов регулируется ГОСТ 17914-72 от 17 июля 1972 года.
Он предусматривает, что сверху находятся строчки, информация в которых заполняется исключительно государственным или муниципальным архивом при приеме дела на хранение. Например, код организации, сдавшей, дело в архив, код гос. архива, наименование архива.
Однако сейчас многие архивы систематизированы и не заполняют данные строчки от руки, как это было раньше, а проставляют заранее подготовленный штамп, поэтому организации достаточно будет оставить сверху немного места для него.
Обязательными для отображения являются следующие элементы:
Скачать бланк обложки для личного дела (титульный лист) можно здесь:
Обложка для личного дела (титульный лист)
Стоит заметить, что по ГОСТ 17914-72 дела длительного хранения, в том числе и персональное дело сотрудника должны находить исключительно в цельнокартнонных обложках. Ни один архив не примет от организации на хранение пластиковые скоросшиватели или файлы.
Перечень документов, обязательно подшивающихся в обложку, для государственных служащих установлен законом.
Для иных категорий работников их список устанавливается локальным актом предприятия.
В личное дело, как правило, входят документы:
В состав дела подшивают наиболее важные документы работника и документы предприятия большого срока хранения (не менее 75 лет).
Из-за этого не стоит подшивать акты, хранящиеся меньше данного срока.
В частности, это касается уведомлений о начале отпуска, заявлений о его предоставлении, приказов об очередных отпусках, которые подшиваются в отдельный журнал регистрации и хранятся 5 лет.
Заполнение документов
Оформлять, пронумеровывать, описывать, вносить любые изменения, закрывать и сдавать в архив личное дело, может, только сотрудник кадровой службы, назначенный ответственным приказом организации.
Только этот специалист должен иметь доступ к персональным делам и в случае разглашения персональной информации о работнике понесет ответственность.
Также в его обязанности входит ознакомление работника под роспись с личным делом, как правило, это должно происходить не менее чем раз в календарный год.
ОписьДокументы, в деле должны располагаться по дате поступления. Кроме того, все они должны быть пронумерованы, описаны, прошиты.
Если личное дело подшито в картонную обложку, то внутренняя опись может находиться на обратной стороне титульного листа, либо подшиваться последней. Сверху располагается наименование документа. Ниже указывается в именительном падеже ФИО работника. Во внутренней описи присутствуют следующие графы, куда вписывается информация в соответствии с их названием.
Внизу прописью и цифрами проставляется количество документов и листов описи. Далее, вся информация заверяется подписью с расшифровкой ответственного лица и указывается дата.
Образец описи личного дела можно скачать здесь:
Порядок ведения документации Регистрация и учётВ приказе организации, предусматривающем заведение на сотрудников личных дел, должен быть подробно расписан порядок их регистрации и учета.
Как правило, заводиться книга или журнал учета личных дел. В ней по порядку вновь создаваемому делу присваивается номер по предприятию, который затем проставляется непосредственно на нем самом. Нумерация дел, осуществляется только по данному журналу.
В подобном журнале отображаются краткие сведения о каждом личном деле. То есть содержится присвоенный номер, ФИО работника, дата его формирования, закрытия, дата сдачи в архив или передачи (для государственных служащих при переводе из одного органа в другой).
Смотрите также видео об оформлении личного дела сотрудников Внесение измененийВносить любые изменения в персональное дело, может, только сотрудник, назначенный по приказу, а в его отсутствии никто, либо временно назначенный приказом руководителя исполняющий обязанности.
Другие сотрудники кадровой службы без приказа не могут осуществлять с личными делами работников никаких действий.
Рекомендуется исправления вносить по аналогии с исправлением данных в трудовых книжках. Неверная фамилия на обложке дела зачеркивается горизонтально одной чертой, а сверху указывается новая. Также следует поступать при изменении любой другой информации.
Все изменения вносятся с приложением копий документов и ссылкой на них (свидетельство о браке, о перемене имени, разводе).
Хранение
Информация из личного дела строго конфиденциальна. Именно поэтому на предприятии, система хранения должна быть продумана, таким образом, чтобы исключить доступ иных лиц. Идеально подойдет сейф или металлический шкаф, запирающийся на ключ.
Персональные дела хранятся исключительно в кадровой службе только на работающих сейчас сотрудников.
Закрывается кадровой службой и передается в свой архив дело на уволенного сотрудника. На госслужбе личные дела, прекративших службу сотрудников хранятся 10 лет в архиве самого работодателя и только после, передаются в государственных архив. Для других предприятий время самостоятельного хранения не установлено, но многие используют годичный срок.
Для сдачи дела в архив в обязательном порядке заполняется лист заверитель. Он содержит итоговую информацию о его составе и физическом состоянии каждого личного дела. Указанный лист подшивается последним.
Также важно знать срок хранения в государственном архиве личных дел:
Срок течь начинает не со дня рождения работника, его увольнения, а с момента передачи дела в архив.
Хотите знать, как происходит распределение прибыли прошлых лет в ООО? Читайте эту статью.
Многие интересуются, как открыть строительный бизнес с нуля. А вы можете это узнать прямо сейчас.
Выдача личных дел работниковНе стоит сравнивать личное дело с трудовой книжкой. выдаваемой при увольнении.
Личные дела на руки работникам никогда не выдаются!
Работники не менее одного раза в год должны знакомиться в присутствии уполномоченного лица с информацией, находящейся в деле. Это делается для поддержания его в актуальном состоянии. Сотруднику ответственному за личные дела рекомендуется разработать бланк ознакомления, в котором ежегодно работник своей подписью будет удостоверять данный факт.
Личные дела по запросу выдаются правоохранительным либо контролирующим органам.
В 2014 году право решать, применять ли у себя на предприятии систему заведения личных дел, принадлежит руководству. Если решение принято положительное, то во избежание казусных ситуаций и различий в оформлении личных дел стоит грамотно и детально выработать правила их оформления, ведения и хранения, назначить ответвленное лицо, обучить его и осуществлять контроль.
