Об учете печатей и штампов в бюджетных учреждениях (Репин А

Законопроект "О профилактике семейно-бытового насилия" разработан в целях совершенствования законодательства в сфере создания правового механизма реализации предпринимаемых государством экономических, социальных и политических мер в области борьбы с насилием в семейно-бытовой сфере. Его правовой оснойвой является Конституция РФ, а также Конвенция о ликвидации всех форм дискриминации в отношении женщин.

С целью расширения возможностей депутатов, избранных по одномандатным округам законопроектом "О внесении изменений в статью 37 Федерального закона "О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации" предусматривается рост числа работающих на общественных началах помощников депутатов, избранных в одномандатных округах. Законопроектом предлагается увеличение их численности до 60 человек.

Законопроектом "О внесении изменения в статью 16 Закона Российской Федерации "О приватизации жилищного фонда в Российской Федерации" предлагается распределить ответственность по обязательствам проведения капитального ремонта домов между всеми собственниками данного жилищного фонда (наймодателями) пропорционально времени нахождения дома в соответствующем ведении.

Дата размещения статьи: 29.09.2016

Согласно ст. 9.2 Закона о некоммерческих организациях <1> бюджетным учреждением признается некоммерческая организация, созданная Российской Федерацией, субъектом РФ или муниципальным образованием для выполнения работ, оказания услуг в целях обеспечения реализации предусмотренных законодательством РФ полномочий в сферах науки, образования, здравоохранения, культуры, социальной защиты, занятости населения, физической культуры и спорта, а также в иных сферах. Как и любая некоммерческая организация, бюджетное учреждение должно иметь печать с полным наименованием этой организации на русском языке, а также вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием. Об учете печатей и штампов поговорим в статье.

<1> Федеральный закон от 12.01.1996 N 7-ФЗ "О некоммерческих организациях".

Для чего нужна печать?

Согласно п. 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003 <2> оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяются печатью организации. То есть оттиск печати заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

<2> ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, утв. Росархивом (далее - Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003). Данные Методическое рекомендации разъясняют и конкретизируют порядок внедрения и применения ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утв. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Какие виды печатей бывают?

Печать является механическим приспособлением, устройством, содержащим клише печати для последующего проставления оттиска на бумаге. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.

В настоящее время отсутствует законодательное закрепление понятий "печать" и "штамп", а также требований к их размерам, формам, указываемым в них сведениям. Исключением из данного правила являются печати с воспроизведением Государственного герба РФ. Форма, размер и технические требования к таким печатям установлены ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования", утвержденным Постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 N 573-ст. Вместе с тем по общему правилу под печатью понимается устройство, предназначенное для нанесения оттиска на документах, служащего для удостоверения подписи должностного лица либо подлинности документа (ГОСТ Р 51511-2001). Печать с воспроизведением Государственного герба РФ - печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба РФ.

Статьей 4 Федерального конституционного закона от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" установлено, что Государственный герб РФ размещается на печатях:

- федеральных органов государственной власти;

- иных государственных органов, организаций и учреждений;

- органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных государственно-властными полномочиями;

- органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Указанная печать включает в себя следующие реквизиты:

- зеркальное изображение Государственного герба РФ;

- полное наименование юридического лица в именительном падеже, в скобках - его краткое наименование (если таковое имеется);

- основной государственный регистрационный номер (ОГРН);

- идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

- код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Необходимо отметить, что изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Помимо гербовой печати, в учреждении могут использоваться печати структурных подразделений и иные круглые и треугольные печати, имеющие узкое функциональное назначение (для пакетов, пропусков и т.п.). Печати, кроме наименования организации, могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов, а также иные реквизиты, установленные нормативными правовыми актами.

Примечание. Штамп - разновидность печатной формы, содержащая информацию служебного характера: о наименовании организационной структуры, ее адресе, дате и номере регистрации документа, выполнении функции и т.п.

Кроме того, в учреждении могут применяться и иные разновидности печатей и штампов. Так, например, в силу п. 4.4 порядка ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенного порядка ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, утвержденного Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У, кассир должен быть снабжен печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции.

Основное средство или материальные запасы?

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ на 2013 год и на плановый период 2014 и 2015 годов, утвержденными Приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н, расходы учреждения на оплату договора, предметом которого является изготовление печатей и штампов, в зависимости от учетной политики учреждения и предполагаемого срока использования, следует отразить по статье 310 (в случае их возможного использования более 12 месяцев) или 340 КОСГУ (в случае использования менее 12 месяцев).

Согласно п. 34 Инструкции N 157н <3> принятие активов к учету, а также их выбытие, в том числе в результате принятия решения об их списании, если иное не установлено данной Инструкцией, осуществляются на основании решения постоянно действующей комиссии по поступлению и выбытию активов, оформленного оправдательным документом (первичным (сводным) учетным документом).

<3> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

В соответствии с п. 38 Инструкции N 157н материальные объекты имущества независимо от их стоимости со сроком полезного использования более 12 месяцев, предназначенные для неоднократного или постоянного использования на праве оперативного управления в процессе деятельности учреждения при выполнении им работ, оказании услуг, осуществления государственных полномочий (функций) либо для управленческих нужд учреждения, находящиеся в эксплуатации, запасе, на консервации, принимаются к учету в качестве основных средств.

К основным средствам не относятся предметы, служащие менее 12 месяцев, независимо от их стоимости, материальные объекты имущества, относящиеся в соответствии с положениями Инструкции N 157н к материальным запасам, находящиеся в пути или числящиеся в составе незавершенных капитальных вложений, готовой продукции (изделий), товаров.

Объектом основных средств является объект со всеми приспособлениями и принадлежностями, или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенных для выполнения определенной работы (п. 41 Инструкции N 157н).

Комплекс конструктивно сочлененных предметов - это один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющих общие приспособления и принадлежности, общее управление, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно. Согласно п. 45 Инструкции N 157н единицей учета основных средств является инвентарный объект также со всеми приспособлениями и принадлежностями, или отдельный конструктивно обособленный предмет, или обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов.

В случае наличия у одного конструктивно сочлененного объекта нескольких частей - основных средств, имеющих разный срок полезного использования, каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект. Если по комплексу конструктивно сочлененных объектов, состоящих из нескольких предметов, установлен общий для всех объектов срок полезного использования, указанный объект учитывается как самостоятельный инвентарный объект.

Согласно п. 44 Инструкции N 157н сроком полезного использования объекта основных средств является период, в течение которого предусматривается использование в процессе деятельности учреждения объекта нефинансовых активов в тех целях, ради которых он был приобретен, создан и (или) получен (в запланированных целях). Срок полезного использования объектов нефинансовых активов в целях принятия к учету в составе основных средств и начисления амортизации определяется на основании:

1) информации, содержащейся в законодательстве РФ, устанавливающем сроки полезного использования имущества для начисления амортизации. По объектам основных средств, включенным согласно Постановлению Правительства РФ от 01.01.2002 N 1 "О Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы" (далее - Классификация основных средств) в амортизационные группы с 1-й по 9-ю, срок полезного использования определяется по наибольшему сроку, установленному для указанных амортизационных групп; в 10-ю амортизационную группу - срок полезного использования рассчитывается исходя из Единых норм амортизационных отчислений на полное восстановление основных фондов народного хозяйства СССР, утвержденных Постановлением Совета Министров СССР от 22.10.1990 N 1072;

2) рекомендаций, содержащихся в документах производителя, входящих в комплектацию объекта имущества, при отсутствии в законодательстве РФ норм, устанавливающих сроки полезного использования имущества в целях начисления амортизации, в случаях отсутствия информации в законодательстве РФ и в документах производителя - на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов, принятого с учетом:

- ожидаемого срока использования этого объекта в соответствии с ожидаемой производительностью или мощностью;

- ожидаемого физического износа, зависящего от режима эксплуатации, естественных условий и влияния агрессивной среды, системы проведения ремонта;

- нормативно-правовых и других ограничений использования этого объекта;

- гарантийного срока использования объекта;

- сроков фактической эксплуатации и ранее начисленной суммы амортизации - для объектов, безвозмездно полученных от учреждений, государственных и муниципальных организаций.

Необходимо отметить, что Классификацией основных средств код непосредственно для учета печатей и штампов не предусмотрен. Учет вышеуказанных объектов можно осуществлять с применением кода 19 0009000 "Прочие материальные основные фонды, не указанные в других группировках".

С учетом вышеизложенного окончательное решение по отнесению печатей и штампов к основным средствам или материальным запасам должно приниматься комиссией учреждения.

Как отразить в учете?

Отражение в учете будет зависеть от того, к какой группе нефинансовых активов по решению комиссии будут отнесены приобретаемые печати и штампы.

Основное средство. В соответствии с п. 23 Инструкции N 157н объекты нефинансовых активов принимаются к бухгалтерскому учету по их первоначальной (фактической) стоимости. Первоначальной стоимостью объектов нефинансовых активов признается сумма фактических вложений в их приобретение, сооружение или изготовление (создание) с учетом сумм НДС, предъявленных учреждению поставщиками и (или) подрядчиками (кроме их приобретения, сооружения и изготовления в рамках деятельности, облагаемой НДС, если иное не предусмотрено налоговым законодательством РФ).

Напомним, что первоначальная стоимость основных средств стоимостью до 3000 руб. списывается с балансового учета с одновременным отражением объектов на забалансовом счете 21 "Основные средства стоимостью до 3000 руб. включительно в эксплуатации".

Выдача в эксплуатацию объектов основных средств стоимостью до 3000 руб. включительно, за исключением объектов недвижимого имущества, отражается на основании первичного учетного документа - ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) (п. 10 Инструкции N 174н <4>). Далее рассмотрим пример отражения расходов бюджетного учреждения на приобретение печати.

<4> Инструкция по применению плана счетов бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.

Пример 1. Бюджетное учреждение приобрело у специализированной организации гербовую печать стоимостью 1118 руб. (в том числе НДС (18%) - 118 руб.). Расходы оплачены за счет средств субсидии на выполнение государственного задания. На основании документов, предъявленных поставщиком, гарантийный срок службы печати составляет три года. В соответствии с решением комиссии учреждения по поступлению и выбытию нефинансовых активов приобретенная печать отнесена к основным средствам.

Указанные расходы можно отразить следующим образом:

Материальные запасы. Если комиссия учреждения примет решение учитывать печати и штампы как объекты материальных запасов, то их учет в соответствии с п. 30 Инструкции N 174н следует вести на счете 0 105 30 000 "Материальные запасы - иное движимое имущество учреждения". Поступление печатей и штампов осуществляется на основании следующих первичных документов:

- товарно-сопроводительных документов поставщика (продавца), иных документов, подтверждающих получение учреждением (отгрузку, передачу) материальных ценностей, оформленных в рамках обычая делового оборота, содержащих обязательные реквизиты первичного учетного документа (товарной накладной, товарно-транспортной накладной);

- акта о приемке материалов (ф. 0315004).

Оприходование материальных запасов, полученных в рамках договоров на нужды учреждения, отражается на основании первичных (сводных) учетных документов, подтверждающих исполнение поставщиком условий договора по передаче (изготовлению) материальных ценностей.

Списание печатей и штампов производится по фактической стоимости каждой единицы или по средней фактической стоимости на основании акта о списании материальных запасов (ф. 0504230). Данный акт применяется для списания с баланса материальных запасов на основании документов, подтверждающих их количественный расход. Он составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов и утверждается руководителем.

Пример 2. Бюджетное учреждение для осуществления приносящей доход деятельности приобрело три резиновых штампа общей стоимостью 590 руб. (в том числе НДС (18%) - 90 руб.). Штампы используются в деятельности, облагаемой НДС. В связи с отсутствием рекомендаций изготовителя штампов и исходя из ожидаемого срока использования данных объектов комиссия учреждения по поступлению и выбытию нефинансовых активов отнесла штампы к материальным запасам.

Указанные расходы отражаются в учете следующим образом:

Каков порядок хранения, списания и уничтожения печатей и штампов?

В соответствии с разд. 7 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 для упорядочения использования печатей в учреждении должна быть разработана и утверждена руководителем инструкция по применению печатей. Данная инструкция может иметь следующие разделы:

1) перечень печатей, используемых в организации, который включает:

- название и количество экземпляров каждой разрешенной для использования печати;

- должности лиц, уполномоченных хранить, использовать оттиски печатей и контролировать правильность их использования.

Порядок пользования печатями устанавливается в соответствии с действующими нормативными актами и с учетом специфики документирования деятельности. Правила пользования устанавливаются для оттиска каждой разрешенной печати. Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), печатью без воспроизведения герба или иной символики, печатью структурного подразделения. Подготовка инструкции должна увязываться с разработкой табеля унифицированных форм документов организации, в котором имеется графа "печать";

2) места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями. Пользование печатями в организации разрешается только работникам, специально назначенным приказом руководителя. Право пользования гербовой печатью предоставляется первым руководителям, должностным лицам из числа работников службы документационного обеспечения или финансовой службы.

Оттиск печати проставляется на документах, оформленных с соблюдением действующих правил, подписанных и согласованных в установленном порядке;

3) порядок пользования печатями. Основу инструкции составляет перечень документов, заверяемых гербовой печатью. В ней могут быть указаны:

- образцы подписей на открытие счетов;

Вносить изменения и дополнения в перечень допускается только по указанию руководителя учреждения;

4) форма журнала учета печатей и штампов и порядок ведения журнала. За образец можно взять форму, приведенную в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76;

5) порядок выдачи печатей и штампов работникам учреждения, а также порядок их хранения. Печати должны храниться в установленных в инструкции подразделениях учреждения и выдаваться в структурные подразделения пользователям под расписку в регистрационно-учетной форме. В подразделениях печати должны храниться в надежно запирающихся шкафах;

6) ответственность работников за нарушение порядка применения печатей и штампов, утерю печатей или штампов;

7) порядок проведения проверок по соблюдению порядка применения и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях учреждения;

8) порядок уничтожения печатей и штампов. Уничтожение печатей происходит в случаях ликвидации организации, прекращения деятельности в результате слияния, присоединения, преобразования, переименования организации или обособленного структурного подразделения, а также механического износа клише. Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя учреждения. Пришедшие в негодность в ходе эксплуатации или утратившие свое назначение печати (например, при смене организационно-правовой формы, наименования, местонахождения учреждения, его ликвидации) уничтожаются с обязательным списанием с учета. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Комиссия учреждения определяет способ уничтожения печатей и штампов: изделия из каучука, резины разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла - опиливаются двумя перекрестными линиями. При уничтожении печатей и штампов составляется акт об уничтожении, который утверждается руководителем.

В акте должны быть указаны:

- время и место уничтожения печатей и штампов;

- наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;

- заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность восстановления и дальнейшего использования;

- подписи членов комиссии.

Акты об уничтожении печатей и штампов хранятся в течение срока, установленного инструкцией по учету печатей и штампов, а затем уничтожаются согласно утвержденному порядку. Работник, ответственный за учет печатей и штампов, на основании акта делает отметки об уничтожении в журнале учета печатей и штампов.

В завершение сформулируем следующие выводы:

1. В настоящее время отсутствует законодательное закрепление понятий "печать" и "штамп", а также требований к их размерам, формам, указываемым в них сведениям.

2. Решение по отнесению печатей и штампов к основным средствам или материальным запасам принимается комиссией учреждения исходя из срока полезного использования этих объектов.

3. Разделом 7 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 установлено, что для упорядочения использования печатей в учреждении должна быть разработана и утверждена руководителем инструкция по применению печатей.

Инструкция о порядке обращения и использования печатей и штампов Компании

ООО ИК «»
Введено в действие с
"05" декабря 2002 г.

Инструкция о порядке обращения и использования печатей и штампов Компании
(Версия 1.0)

Предисловие
Разработано Впервые
Утверждено Распоряжение от “02” декабря 2002 г. № 323-Р
Подразделение Управление делами
Изменено
Подразделение
Оглавление
1. Введение 3
2. Общие положения 4
3. Порядок заказа, изготовления, хранения, передачи, изъятия и утилизации печатей 5
4. Порядок простановки оттиска печати 9
5. Порядок заказа, изготовления, хранения, передачи, изъятия и утилизации штампов 9
6. Порядок простановки оттиска штампа 10
Приложение № 1 Форма Реестра печатей 11
Приложение № 2 Форма Реестра подписей уполномоченных лиц 12
Приложение № 3 Форма Акта приема-передачи печати 13
Приложение № 4 Форма Акта об уничтожении печати 14

1. Введение
1.1. Настоящая Инструкция разработана с целью упорядочения работы с печатями и штампами в Компании.
1.2. Нормативные ссылки:
? Федеральный закон № 14 «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.98г.
? Распоряжение Мэра Москвы от 25 августа 1998 г. № 843-РМ «О создании в Московской регистрационной палате городского Реестра печатей» (с изменениями от 31 января 2001 г.).
? Стандарт Компании «Порядок разработки, согласования и утверждения распорядительных, организационных и нормативно-методических документов, контроля исполнения», утвержденный Распоряжением от 05.11.02 № 293-Р.
1.3. Принятые термины и обозначения:
? Оригинал-макет печати (штампа) - проект печати (штампа), выполненный на бумажном носителе, с указанием формы и размеров печати (штампа), внутренних реквизитов;
? Печать - вырезанная на твердом предмете матрица для проставления оттисков круглой или треугольной формы в целях засвидетельствования, удостоверения чего-либо. В Компании используются следующие виды печатей:
? Печать Компании - печать, содержащая полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование Компании на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации, при необходимости регистрационный номер печати.
? Печать специальная - печать для заверения отдельных документов (счетов, счетов-фактур, командировочных удостоверений и т.п.). Кроме реквизитов печати Компании она должна иметь надпись, как-то: «Для счетов», «Для командировок» и т.п.
? Печать функционального подразделения компании - кроме реквизитов печати Компании она должна иметь надпись, как-то: «Отдел кадров» и т.п.
? Штамп - это вид печати прямоугольной формы.
? Уполномоченное лицо - сотрудник компании, чья подпись на документе подлежит заверению печатью в соответствии с распоряжением о введении печати в действие. Уполномоченное лицо может подписывать документы на основании доверенности и/или организационных и распорядительных документов Компании.
? Подразделение-пользователь – самостоятельное подразделение Компании, которое использует печать (штамп) в процессе своей деятельности.
? Ответственное лицо – сотрудник подразделения-пользователя, ответственный за хранение и использование печати в соответствии с распорядительными документами Компании.
? Реестр печатей - перечень печатей, действующих и действовавших в компании с образцами оттисков, указанием подразделения-пользователя и ответственных лиц для каждой печати и информацией о текущем статусе печати;
? Реестр подписей уполномоченных лиц - список уполномоченных лиц, подписи которых подлежат заверению печатью с образцами их подписей; составляется для каждой печати;
1.4. В выполнении операций, указанных в данной Инструкции, участвуют:
? Исполнительная дирекция;
? Управление делами Исполнительной дирекции;
? Служба безопасности;
? Уполномоченное лицо (УЛ);
? Руководитель самостоятельного подразделения (РП);
? Инициатор изготовления печати (как правило, РП)
? Ответственное лицо (ОЛ).
1.5. Настоящая Инструкция устанавливает требования к порядку заказа, изготовления, хранения, передачи, изъятия и утилизации печатей и штампов (п.3 настоящей Инструкции) и к порядку простановки оттиска печати и штампа (п.4 настоящей Инструкции):
2. Общие положения
2.1. Формы и размеры печатей и штампов
2.1.1. Круглая печать представляет собой окружность диаметром 38 - 42 мм.
2.1.2. Треугольная печать представляет собой равносторонний треугольник с длиной стороны 38-42 мм.
2.1.3. Штамп представляет собой прямоугольник со сторонами размером от 35 х 50 мм до 70 х 100 мм.
2.1.4. Для внутреннего документооборота могут изготавливаться штампы иных форм и размеров.
2.2. Использование печатей и штампов
2.2.1. Печатью заверяются подписи уполномоченных лиц на документах, в соответствии с Распоряжением о введении печати в действие или другими распорядительными документами Компании. Правом простановки оттисков печатей обладают ответственные лица в соответствии со своими должностными инструкциями (если право простановки оттиска печати передается другим сотрудникам Компании, это оговаривается распорядительным документом). Печатью заверяются подписи от руководителя самостоятельного подразделения Компании и выше, действующих на основании своих полномочий или доверенностей, а также иных лиц, подписывающих документы на основании доверенностей.
2.2.2. Штампы используются в подразделениях Компании для упорядочения, упрощения или ускорения делопроизводства. Правом простановки штампов обладают сотрудники компании, в чьи обязанности входит обработка документов в соответствии с их должностными и рабочими инструкциями, Указаниями о введении штампов в действие и другими распорядительными документами Компании.
2.2.3. Инициатором процесса изготовления (уничтожения) печати (штампа), изменения области применения и утилизации может быть Президент, Вице-президент, руководитель самостоятельного подразделения или иное лицо, уполномоченное на это распорядительным документом.
2.2.4. Все печати закрепляются за ответственными лицами. Управление делами ведет Реестр печатей, используемых в Компании (Приложение 1), и Реестр подписей уполномоченных лиц (Приложение 2), подписи которых подлежат заверению Печатью Компании.
2.2.5. Реестры подписей уполномоченных лиц, подписи которых подлежат заверению специальными печатями и печатями самостоятельных подразделений ведутся подразделениями-пользователями данных печатей (ответственными лицами).
2.2.6. Учет штампов ведется в подразделении-пользователе.
2.3. Хранение печатей и штампов
2.3.1. Печати хранятся в сейфах ответственных лиц. Перемещение печати осуществляется только ответственными лицами на основании письменных распоряжений с обязательным составлением Акта приема-передачи печати (Приложение 3).
2.3.2. Ответственность за сохранность печати при перемещениях несут ответственные лица.
2.3.3. Требования к хранению штампов не устанавливаются. За сохранность вверенных им штампов отвечают руководители соответствующих отделов.
2.4. Изъятие из оборота печатей и штампов
2.4.1. Изъятые из оборота печати хранятся в Управлении делами в запечатанных конвертах в сейфе. Руководство Управления делами ежегодно проводит ревизию реестра для решения вопроса об уничтожении изъятых печатей.
2.4.2. Изъятые из оборота штампы могут храниться в подразделениях неограниченное время до их уничтожения. Невозможность их использования обеспечивается помещением штампа в запечатанный конверт. Конверты со штампами могут храниться в сейфе руководителя подразделения или в сейфе руководителя отдела (службы) использовавшей данный штамп.
2.5. Утилизация (уничтожение) печатей и штампов.
2.5.1. Утилизация (уничтожение) печатей и штампов, зарегистрированных в государственных регистрационных органах по месту нахождения Компании, осуществляется этими же органами, в установленном порядке. Об уничтожении печатей и штампов должен быть выдан документ, установленного образца.
2.5.2. Утилизация (уничтожение) печатей и штампов, регистрация которых в государственных регистрационных органах по месту нахождения Компании не предусмотрена, осуществляется Компанией самостоятельно. Утилизация (уничтожение) печатей и штампов производится путем необратимого механического повреждения той части штампа (печати), которая наносит оттиск на документ. Разрушение может проводиться любым способом, приводящим к необратимому изменению оттиска.
2.5.3. Акты об уничтожении (Приложение 4) составляются в 5 экземплярах. Каждый экземпляр подписывается всеми членами комиссии, у каждого из членов комиссии остается по одному экземпляру акта. Один экземпляр акта подшивается к распоряжению об уничтожении печати.
2.6. Проверка документов перед нанесением оттиска печати.
2.6.1. Проверка проводится на соответствие требованиям распоряжения о введении печати в действие и требованиям других нормативных и распорядительных документов Компании, применимых к проверяемому документу.
2.6.2. Обязательным условием проставления на документ оттиска печати является наличие на нем подписи соответствующего уполномоченного лица, если в Распоряжении о введении печати в действие не оговорено иное.
2.7. Простановка оттиска печати
2.7.1. При простановке печати используется синяя штемпельная краска.
2.7.2. Печатью Компании заверяются документы, которые включены в список документов, заверяемых указанной печатью, утвержденный распоряжением о введении печати в действие.
2.7.3. Не допускается проставлять печать на чистый лист (незаполненный документ) даже при наличии подписи соответствующего уполномоченного лица.
3. Порядок заказа, изготовления, хранения, передачи, изъятия и утилизации печатей
№ Операции процесса Ответственный, срок выполнения Методы
1. Подача заявки на изготовление печати и разработка оригинал-макета Инициатор, срок не установлен Инициатор готовит:
• оригинал-макет печати с указанием размеров и необходимых реквизитов печати ;
• пояснительную записку с обоснованием необходимости изготовления печати.
Документы направляются на согласование в рабочем порядке в Исполнительную дирекцию.
2. Согласование оригинал-макета печати Исполнительная дирекция, 2 рабочих дня Рассматривает представленный оригинал-макет печати на предмет соответствия корпоративному стилю. При необходимости вносит изменения и дополнения. Направляет Инициатору заключение о согласовании проекта оригинал-макета печати.
Если согласно действующему законодательству печать требуется зарегистрировать в уполномоченных органах, то проводит процедуру согласования проекта оригинал-макета печати в соответствующем гос.органе (срок согласования устанавливается соответствующим гос.органом).
3. Подготовка проекта Распоряжения об изготовлении и введении печати в действие Инициатор, 5 рабочих дней После согласования оригинал-макета Инициатор готовит проект Распоряжения об изготовлении и введении в действие печати. который должен содержать:
• обоснование необходимости изготовления печати,
• поручение Управлению делами об изготовлении печати,
• поручение Управлению корпоративных финансов о финансировании услуг по изготовлению печати с указанием источника финансирования;
• поручение Управлению бухгалтерского учета и отчетности о проведении оплаты услуг по изготовлению печати в соответствии со счетом изготовителя;
• дату введения печати в действие;
• список документов, заверяемых данной печатью;
• перечень ответственных лиц;
• перечень уполномоченных лиц;
• поручение Управлению делами о регистрации печати в регистрационных органах государственной власти (при необходимости);
• поручение Управлению делами о внесении печати в Реестр печатей Компании.
Если печать вводится взамен старой печати, то в проекте распоряжения отдельным пунктом указывается дата, с которой отменяется действие старой печати .
4. Выпуск Распоряжения об изготовлении и введении печати в действие Инициатор, срок установлен В соответствии со Стандартом Компании «Порядок разработки, согласования и утверждения распорядительных, организационных и нормативно-методических документов, контроля исполнения», утв. Распоряжением от 05.11.02 № 293-Р.
Данное Распоряжение согласовывается с:
• Исполнительной дирекцией;
• Управлением делами;
• Службой безопасности;
• Службой внутреннего контроля.
Согласованный проект Распоряжения об изготовлении и введении печати в действие направляется на утверждение.
5. Изготовление печати Управление делами, 5 рабочих дней со дня оплаты счета После регистрации распоряжения «Об изготовлении и введении печати в действие» Управление делами размещает заказ на изготовление печати в соответствие с утвержденным оригинал-макетом.
Получает от изготовителя печати счет на выполнение услуг по ее изготовлению, оформляет задание на платеж.
6. Передача печати ответственному лицу Управление делами, срок 1 рабочий день после получения готовой печати После получения готовой печати снимает оттиск и вносит печать в Реестр, после чего передает печать ответственному лицу, указанному в Распоряжении, по акту приема-передачи (см. Приложение 3). Вместе с печатью ответственному лицу передается копия Распоряжения о введении печати в действие.
7. Регистрация печати в уполномоченных органах (при необходимости) Управление делами, 10 рабочих дней, после изготовления Если согласно действующему законодательству печать требуется зарегистрировать в уполномоченных органах, то Управление делами проводит соответствующую процедуру регистрации.
8. Хранение печати ОЛ, срок не установлен Ответственное лицо хранит печать в выделенном ему сейфе. Изъятые печати хранятся в запечатанных конвертах вместе с копиями Распоряжений об изъятии в архиве Управления делами.
9. Внесение изменений в область применения печати РП, срок не установлен Изменения (дополнения) в область применения печати вводятся путем внесения изменений в Распоряжение об изготовлении и введении в действие печати в соответствии со Стандартом Компании «Порядок разработки, согласования и утверждения распорядительных, организационных и нормативно-методических документов, контроля исполнения», утв. Распоряжением от 05.11.02 № 293-Р. К таким изменениям в области действия печати относятся:
• изменения списка уполномоченных лиц
• изменение списка ответственных лиц
• изменение списка документов, заверяемых данной печатью
Данное Распоряжение согласовывается с:
• Исполнительной дирекцией;
• Управлением делами;
• Службой безопасности;
• Службой внутреннего контроля.
10. Передача печати новым ответственным лицам РП, срок не установлен В соответствии со Стандартом Компании «Порядок разработки, согласования и утверждения распорядительных, организационных и нормативно-методических документов, контроля исполнения», утв. Распоряжением от 05.11.02 № 293-Р, инициирует подготовку Распоряжения о внесении изменений в Распоряжение об изготовлении и введении в действие печати. которое должно содержать:
• дату изъятия печати
• список новых ответственных лиц.
Данное Распоряжение согласовывается с:
• Исполнительной дирекцией;
• Управлением делами;
• Службой безопасности;
• Службой внутреннего контроля.
Передача печати осуществляется по акту приема-передачи (Приложение 3).

11. Изъятие печати Управление делами, срок не установлен Издается Распоряжение об изъятии печати. Основанием для изъятия может служить:
• изменение области применения печати ;
• истечение срока действия печати. утвержденного Распоряжением о вводе печати в действие;
• служебная записка от руководителя подразделения или курирующего Вице-президента с обоснованием причин изъятия печати ;
• отмена Распоряжения о введении печати в действие.
Ответственное лицо передает представителю Управления делами печать по акту приема-передачи (Приложение 3), немедленно после получения распоряжения об изъятии печати .
Управление делами вносит соответствующее изменение в Реестр печатей Компании.
12. Подготовка Распоряжения об уничтожение печати Инициатор, срок не установлен Основанием для уничтожения печати служит Распоряжение, подготовленное Инициатором изготовления печати. Распоряжение об уничтожении печати согласовывается с:
• Исполнительной дирекцией;
• Управлением делами;
• Службой безопасности;
• Службой внутреннего контроля
13. Уничтожение печати. зарегистрированной в государственных регистрационных органах Управление делами, срок установлен Распоряжением Направляет в государственный регистрационный орган заявление об уничтожении печати .
Передает в государственный регистрационный орган печать, подлежащую уничтожению.
Получает в государственном регистрационном органе документ, удостоверяющий факт уничтожения печати. который прилагается к Распоряжению об уничтожении печати. Копия документа направляется для информации в Управление делами и Службу безопасности
14. Уничтожение печати. не зарегистрированной в государственных регистрационных органах Управление делами, срок установлен Распоряжением Для уничтожения печати создается комиссия в составе:
• Представителя Исполнительной дирекции
• Представителя Управления делами
• Представителя Службы безопасности
• Представителя Службы внутреннего контроля
• Ответственного лица (Представителя подразделения-пользователя при невозможности включения в состав комиссии Ответственного лица)
При уничтожении печати составляется акт (Приложение 4).

15. Внесение записей в Реестр печатей Компании Управление делами, 1 рабочий день после получения документа об уничтожении печати На основании документа государственного регистрационного органа или акта комиссии об уничтожении печати производит соответствующую запись в Реестре печатей Компании.
4. Порядок простановки оттиска печати
№ Операции процесса Ответственный, срок выполнения Методы
1. Проверка документа, предъявленного для заверения ОЛ, срок 1 рабочий день Предъявленный документ проверяется на соответствие требованиям Распоряжения о введении печати в действие. В обязательном порядке производится проверка следующих параметров:
• соответствие документа, заверяемого печатью, типу документа, указанному в распоряжении о введении печати в действие;
• наличие всех необходимых виз и подписей уполномоченных лиц, в соответствие с действующими Стандартами;
• соответствие подписей уполномоченных лиц образцам подписей, внесенных в Реестр подписей уполномоченных лиц.
2. Простановка оттиска печати на документе ОЛ, непосредственно после проверки документа В случае удовлетворительного результата проверки документа ответственное лицо проставляет оттиск печати в соответствующем месте документа.
Оттиск печати должен частично закрывать подпись уполномоченного лица, за исключением документов, на которых закрытие, в том числе частичное, подписи уполномоченных лиц не допускается (банковские и т.п. документы).
5. Порядок заказа, изготовления, хранения, передачи, изъятия и утилизации штампов
№ Операции процесса Ответственный, срок выполнения Методы
1. Изготовление оригинал-макета штампа Инициатор Организуется разработка оригинал-макета штампа. Заявка на изготовление штампа в виде служебной записки на имя Исполнительного директора, с приложением оригинал-макета штампа, направляется на согласование в исполнительную дирекцию.
2. Согласование оригинал-макета штампа Исполнительная дирекция, срок 2 рабочих дня Рассматривает представленный оригинал-макет штампа на предмет соответствия корпоративному стилю. При необходимости вносит изменения и дополнения.
После согласования направляет Заявку на изготовление штампа в Управление делами для размещения заказа на изготовление штампа. Инициатору направляется заключение о согласовании проекта оригинал-макета штампа.
3. Изготовление штампа Управление делами, срок 5 рабочих дней Размещается заказ на изготовление штампа в соответствии с утвержденным оригинал-макетом.
Получает от изготовителя штампа счет на выполнение услуг по его изготовлению, оформляет задание на платеж.
Изготовленный штамп передается руководителю подразделения-пользователя под расписку.
4. Хранение штампа ОЛ, срок не установлен Ответственное лицо хранит штамп в выделенном ему сейфе.
5. Изъятие и уничтожение штампов РП, срок не установлен Решение об изъятии штампа принимает руководитель подразделения-пользователя.
Изъятые штампы передаются на хранение в Управление делами.
Уничтожение штампов производится в присутствии 3 сотрудников подразделения. Об уничтожении штампов составляется акт.
Акт об уничтожении хранится у руководителя подразделения.
6. Порядок простановки оттиска штампа
№ Операции процесса Ответственный, срок выполнения Методы
1. Проверка предъявленного документа ОЛ, срок не установлен Сотрудник компании проверяет предъявленный документ на соответствие требованиям Указания о введении штампа в действие. В обязательном порядке проверяется соответствие документа типу документа, для которого может быть использован данный штамп
2. Простановка оттиска штампа на документе ОЛ, срок не установлен В случае удовлетворительного результата проверки документа сотрудник компании проставляет оттиск штампа в соответствующем месте документа.

Приложение № 1
Форма Реестра печатей
Реестр печатей

№ п/п Наименование печати Подразделение-пользователь Ответственные лица Статус печати Документы, подлежащие заверению Оттиск печати

Приложение № 2
Форма Реестра подписей уполномоченных лиц
<Наименование печати>

Реестр подписей уполномоченных лиц

№ п/п Фамилия, имя, отчество Должность Полномочия по подписанию документов Подтверждение полномочий Срок действия полномочий Образец подписи

Приложение № 3
Форма Акта приема-передачи печати
АКТ
«__»______________200_ г.

Мы, нижеподписавшиеся, _____________________________________________________
ФИО
____________________________________________________________________________
ФИО
____________________________________________________________________________
ФИО
составили настоящий акт о том, что_____________________________________________
ФИО
передал (а), а________________________________________________________________
ФИО
принял (а)___________________________________________________________________
наименование печати, основание передачи
Ответственный за хранение и использование печати ______________________________
Должность, ФИО
___________________________________________________________________________
Оттиск передаваемой печати:

Подписи:
_____________________________________________________ _____________________
Должность, ФИО подпись
_____________________________________________________ _____________________
Должность, ФИО подпись
_____________________________________________________ _____________________
Должность, ФИО подпись

Приложение № 4
Форма Акта об уничтожении печати
АКТ
«__»______________200_ г.

Мы, нижеподписавшиеся, _____________________________________________________
ФИО
____________________________________________________________________________
ФИО
____________________________________________________________________________
ФИО
составили настоящий акт о том, что в нашем присутствии была уничтожена___________
____________________________________________________________________________
наименование печати, основание передачи
Оттиск уничтожаемой печати:

Подписи:
_____________________________________________________ _____________________
Должность, ФИО подпись
_____________________________________________________ _____________________
Должность, ФИО подпись
_____________________________________________________ _____________________
Должность, ФИО подпись

Бизнес-справочник
цен на товары и услуги

Хотите разместить информацию и прайс Вашего предприятия на нашем сайте?