Порядок выполнения работы

Главная | О нас | Обратная связь

1. Получите вариант задания у преподавателя.

2. Изучите теоретический материал по данному вопросу.

3. Оформите общий бланк организации с продольным и угловым расположением реквизитов в текстовом редакторе MS Word. Сохраните файлы на диске D в вашей папке под именами «Общий бланк_продольный», «Общий бланк_угловой».

4. Аналогично оформите и сохраните бланк письма и бланк конкретного вида документа.

5. Результат выполнения работы представьте преподавателю.

1. Что такое бланк документа и какие виды бланков вы знаете?

2. Какие реквизиты указываются на бланках?

3. Какие варианты размещения на бланке постоянных реквизитов вы знаете? Каковы особенности их оформления?

4. Изложите требования к изготовлению, учету и хранению гербовых бланков.

5. Какие межстрочные интервалы используются при оформлении реквизитов?

6. Изложите требования, предъявляемые к оформлению реквизита «Наименование организации».

7. Что может быть включено в состав справочных данных об организации?

РАЗРАБОТКА И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКЛАДНОЙ, СЛУЖЕБНОЙ

И ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСОК

Сведения из теории

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной просьбы или постановкой вопроса и содержащей ответы и предложения.

Текст докладной записки делится на две части. Первая – изложение фактов, послуживших причиной ее составления. Вторая – содержит выводы, мнения, предложения составителя.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направленные руководству) и внешние (направленные в вышестоящие организации).

Внешние записки оформляют на общем бланке формата А4 и должна содержать:

• Название вида документа,

• Адресат, заголовок к тексту,

• Фамилию исполнителя, номер его телефона.

Подписывает их руководитель организации.

Внутренние записки пишут на листе бумаги (допускается рукописный способ) формата А4.

Внутренняя докладная записка включает:

• Название структурного подразделения,

• Наименование вида документа,

• Заголовок к тексту,

• Подпись составителя (с указанием должности, фамилии, инициалов).

Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.

Генеральному директору ОАО

О переводе на должность

В связи с реорганизацией структуры Управления и укрупнения отделов происходит перераспределение функций сотрудников.

Прошу перевести старшего экономиста С.Т. Николаева из отдела автомобильных перевозок в таможенный отдел с последующим внесением изменений в штатное расписание.

12.07.2001 Начальник управлении (подпись) В.А. Ильин

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА – форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении. Служебную записку подписывает руководитель подразделения или другое должностное лицо. Текст служебной записки обычно оформляется на бумаге формата А4 и составляется из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – делаются выводы и даются предложения по составленному вопросу.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА – документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.

Объяснительные записки не содержат выводов и предложений.

Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги. Реквизиты объяснительной записки аналогичны реквизитам служебной записки.

СПРАВКА – документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий.

Справки бывают служебного и личного пользования.

Справки служебного характера предоставляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Кроме того, составляются справки и внутри организаций по запросу руководителей.

Справка оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Справки, отправляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью.

Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В нее включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки.

Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организации для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, текст, подпись, печать.

Типовой состав информации личного характера позволяет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки, на пишущей машинке или компьютере.

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени, отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «настоящая справка дана…». «настоящим подтверждается, что… Действительно работает…» и т. д.

Составьте и оформите докладные, и объяснительные записки, необходимые в следующих управленческих ситуациях.

Заместитель начальника Производственного объединения «Московская

городская телефонная сеть» (МГТС) Министерства связи РФ Дубов М. И. обратился к начальнику специального управления телефонной связи того же министерства Аксенову Г. С. с докладной запиской о выделении прямых проводов и назначении телефонных номеров на договорной основе. В докладной записке М.И.Дубов сообщал о том, что в сентябре текущего года объединением (МГТС) были подготовлены и согласованы с Главным планово-финансовым управлением Министерства связи РФ договоры с новыми абонентами. Для включения указанных абонентов в сеть передачи данных «Инфотел» с 1 декабря текущего года необходимо выделение прямых проводов. В связи с этим г-н Дубов выдвинул предложение о выделении прямых проводов и назначении телефонных номеров на договорной основе указанным абонентам. Докладная записка была составлена исполнителем Орловой и подписана Дубовым М. И. 12 ноября текущего года.

Курьер ЗАО «Фарма» С.С.Сомов регулярно опаздывал на работу, чем нарушал трудовую дисциплину. Заведующая канцелярией Шумилина И. В. неоднократно делала ему замечания (в устной форме), а 12 июня текущего года была вынуждена обратиться с данным вопросом к Генеральному директору Седову А. В. с докладной запиской, в которой просила принять меры дисциплинарного характера к С.С.Сомову.

Руководитель отдела новых проектов Токарева О. В. обратилась к Генеральному директору ООО «Мастер» г-ну А.Д.Иевлеву с докладной запиской о необходимости увеличения штатной численности отдела. В докладной записке Токарева О. В. сообщала о том, что в настоящее время для успешной работы агентства необходимо увеличение базы данных о потенциальных клиентах. По ее мнению, одним из наиболее реальных путей расширения базы данных является постоянный анализ средств массовой информации, в частности прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»). В связи с тем, что отдел в его настоящем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изданий, Токарева О. В. считает целесообразным ввести в штат отдела две должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. В докладной записке Токарева предложила на эти должности подобрать сотрудников из числа студентов 4–5 курсов факультета журналистика МГУ или школы рекламы.

В Ивановской области сложилось крайне напряженное положение с торговлей промышленными товарами и, в частности, мебелью.

В 12 из 15 районов торговля мебелью ведется в неприспособленных помещениях, лишенных необходимого оборудования, не имеющих нормальных подъездных путей.

Для разрешения данной проблемы к руководителю администрации Ивановской области Полежаеву П. И. обратился начальник Управления торговли Администрации Ивановской области К. Д. Тарасов. В докладной записке в связи с необходимостью создания условий, отвечающих требованиям организации торговли мебелью, Тарасов просил дать указания руководителям администраций соответствующих районов о предоставлении для торговли мебелью помещений, отвечающих установленным нормам.

Старший консультант отдела правового обеспечения клиентов ЗАО «Тристар Консалт» Милошенков П. Д. согласно указаниям Генерального директора Сидоренко В. И. (приказ от 10.07.200__г. № 53 «О проверке работы отдела правового обеспечения клиентов»), провел анализ эффективности работы сотрудников отдела «на выезде» в первом полугодии текущего года. О проделанной работе Милошенков П. Д. поставил в известность Генерального директора посредством составления докладной записки, в которой изложил также свою точку зрения о необходимости увеличения числа штатных сотрудников отдела, имеющих права на управление легковым автотранспортом и владеющих таковым. К докладной записке были приложены следующие документы:

1. Анализ эффективности работы сотрудников отдела правового обеспечения клиентов «на выезде» за 1 полугодие 200__г. на 2 л. в 1 экз.

2. Расчет задействования сотрудников по зонам на 1 л. в 1 экз.

3. Расчет обеспечения сотрудников мобильными средствами связи на 1 л. в 1 экз.

4. Расчет-обоснование увеличения числа штатных сотрудников отдела правового обеспечения клиентов на 3 л. в 2 экз.

Менеджер отдела маркетинга ООО «Консультант» Токарев М. И. 28 сентября текущего года опоздал на работу почти на целый час (45 мин.), о чем ему было сделано замечание директором Устиновой М. П. и предложено объяснить причины проступка в письменной форме.

Какие ошибки есть в оформлении этой докладной записки?

Кому: Исполнительному директору Сидоренко В.И.

От: Старшего консультанта Милошенкова П.Д.

Дата: 28 июля 2013 г.

Тема: Внесение изменений в штатное расписание на 2013 г.

Согласно Вашим указаниям от 10 июля с. г. мною выполнен анализ эффективности работы сотрудников отдела правового обеспечения клиентов "на выезде" в первом полугодии текущего года (приложение 1 к настоящей записке).

На основании результатов анализа считаю необходимым увеличить число штатных со¬трудников отдела, имеющих права на управление легковым автотранспортом и владеющих таковым.

Расчет задействования сотрудников по зонам - в приложении 2.

Расчет обеспечения сотрудников мобильными средствами связи - в приложении 3.

Расчет - обоснование увеличения числа штатных сотрудников отдела правового обеспечения клиентов - в приложении 4.

Старший консультант отдела правового обеспечения клиентов Милошенков П.Д.

бонус за лучший ответ (выдан): 5 кредитов

Если придраться ( смотря на правила делопроизводства), то ошибок много. Если по сути, то нет. Я не претендую на истину, но мною было бы написано по другому. Исходя из этого основные замечания таковы:

1). Форматирования "шапки" должно" быть по правому краю или по левому краю от середины листа.

2). Первая строка "шапки" должна полностью указывать к кому обращаетесь. Поэтому название фирмы написал бы после слова "директору".

3). Инициалы, фамилии в "шапке" (я привык именно к такому порядку а не наоборот, но это, кажись, не регламентируется) всегда пишут с новой строки.

4). Дата пишется после основного текста напротив или над строкой подписи а не в "шапке".

5). Тип записки "Докладная записка" нужно писать после а не до "шапки".

6). Слова "кому", "от", "дата", "тема" - лишние.

7). Саму тему пишем форматируя по левому краю до средины листа.

8). В первом предложении записки вместо "с.г." правильней было бы написать год полностью "2013 г." и после него запятая; слова "к настоящей записке" явно лишние. Кроме того поддерживаю замечание на счет местоимения. Нужно писать "мной" вместо "мною".

9). Второе предложение в представленном варианте лишено смысла. Что имелось ввиду?

Если речь идет о транспорте, которые принадлежит фирме и нужно предоставить сотрудникам право его использовать, то после слов "легковым автотранспортом" нужно добавить слово "фирмы" или синоним а слова "и владеющих таковым" убрать.

Если речь идет о увеличение штата сотрудниками с собственным автотранспортом, который будет использоваться в нуждах фирмы, то нужно так и написать. После "имеющих" пишем "собственный легковой автотранспорт". Остальное удаляем.

10). Потом идет перечень приложений в именительном падеже.

Приложение 1. "название приложения";

11) В конце дата (форматирование по левому краю. Под ней ваша должность и после пропуска на подпись ФИО.

Повторюсь - я не претендую на истину, но меня на работе несколько раз "склоняли" тыкая носом в нормативные документы, пока я не приучился писать на правилам.

автор вопроса выбрал этот ответ лучшим

Начав работать в государственной организации столкнулась с написанием множества служебных и докладных записок. Оформляются они следующим образом.

В шапке докладной записке, которая пишется с правой стороны указывается:

Кого: (без предлога от) ФИО и должность

По середине пишется с маленькой буквы докладная записка и ставится точка.

Далее излагается по сути в свободной форме суть, начинаем писать с абзаца с большой буквы.

Что касательно текста, то здесь замечания следующие:

• дата указывается полностью день месяц год, т.е. в вашем варианте с.г. нужно исправить на 2013 г.
• слова "к настоящей записке" совершенно не нужны,
• правильно будет написать "мной", а не "мною".

С небольшим отступом в самом конце ставиться дата докладной записки и подпись лица его написавшего.

И так ваша докладная записка должна выглядеть так:

(Сам текст докладной записки).

28 июля 2013 г. (подпись Милошенкова П.Д.)

Кому: Исполнительному директору Сидоренко В.И.

От: Старшего консультанта Милошенкова П.Д.

Дата: 28 июля 2013 г.

Тема: Внесение изменений в штатное расписание на 2013 г.

Согласно Вашим указаниям от 10 июля с. г. мною выполнен анализ эффективности работы сотрудников отдела правового обеспечения клиентов "на выезде" в первом полугодии текущего года (приложение 1 к настоящей записке).

На основании результатов анализа считаю необходимым увеличить число штатных сотрудников отдела, имеющих права на управление легковым автотранспортом и владеющих таковым.

Расчет задействования сотрудников по зонам - в приложении 2.

Расчет обеспечения сотрудников мобильными средствами связи - в приложении 3.

Расчет - обоснование увеличения числа штатных сотрудников отдела правового обеспечения клиентов - в приложении 4.

Старший консультант отдела правового обеспечения клиентов Милошенков П. Д.

это правильный вариант, граматических ошибок почти нет

Если указывать приложения, то везде надо их обозначать в скобках, есть лишние слова в 1. приложении -"к настоящей записке", и ещё -"владеющим таковым"; нет перечисления пунктов, слово "считаю", не выделено запятыми. Докладные записки носят официальный характер, считаю, что ничего не должно быть лишнего. Местоимение "мной" вместо "мною", "мною" - устаревший вариант, допускается только в художественной литературе. Форма докладной записки составлена некорректно, должны же быть образцы для сотрудников по составлению документов.

в избранное ссылка отблагодарить

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА - Студопедия

Об увеличении штатной численности

В связи со значительным увеличением объемов обрабатываемой корреспонденции, поступающей в связи с предстоящими выборами главы городской администрации, прошу Вас изыскать возможность увеличить штатную численность отдела на две должности: инспектора и старшего инспектора.

Начальник управления Личная подпись М.С. Касьянова

Рис.8 Образец докладной записки

5.3.5. СПРАВКА - это документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов, событий. Справки бывают двух основных видов:

- справки, подтверждающие работу, учебу, оплату труда, место проживания и т.п. составляемые по запросам граждан;

- справки по производственным вопросам, составляемые по запросу руководства.

Справки по запросам граждан(работников) выдает руководство организации с указанием специальности, должности, квалификации, периода работы, размера заработной платы (ст.62 Трудового кодекса РФ). Такие справки ,как правило, оформляются на бланках справок формата А5, имеющих данные предприятия и трафаретный текст.

Реквизиты справки по запросам граждан - наименование организации; справочные данные об организации; наименование вида документа; дата; регистрационный номер; текст; подпись; печать.

Датой справки является дата ее подписания должностным лицом. Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения. Составляются подобные справки в одном экземпляре.

Справки по производственным вопросам могут быть внешними, составляемыми по запросу вышестоящей организации, и внутренние, составляемые по запросу руководства своей организации.

Реквизиты справки по производственным вопросам - наименование организации; справочные данные об организации; наименование вида документа; дата; регистрационный номер; заголовок к тексту; текст; подпись; печать (при необходимости); отметка о направлении в дело.

Текст справки состоит из двух частей: вводной и основной. В водной части излагаются факты, события, послужившие поводом к ее составлению. В основной части приводятся конкретные показатели, характеризующие производственные процессы. Если справка содержит информацию по нескольким вопросам, текст ее делят на разделы, которые должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели может быть оформлен в виде таблицы.

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй подшивается в дело. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем. главным бухгалтером и заверяется печатью.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Об увеличении штатной численности

В связи со значительным увеличением объемов обрабатываемой корреспонденции, поступающей в связи с предстоящими выборами главы городской администрации, прошу Вас изыскать возможность увеличить штатную численность отдела на две должности: инспектора и старшего инспектора.

Начальник управления Личная подпись М.С. Касьянова

Рис.8 Образец докладной записки

5.3.5. СПРАВКА - это документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов, событий. Справки бывают двух основных видов:

- справки, подтверждающие работу, учебу, оплату труда, место проживания и т.п. составляемые по запросам граждан;

- справки по производственным вопросам, составляемые по запросу руководства.

Справки по запросам граждан(работников) выдает руководство организации с указанием специальности, должности, квалификации, периода работы, размера заработной платы (ст.62 Трудового кодекса РФ). Такие справки ,как правило, оформляются на бланках справок формата А5, имеющих данные предприятия и трафаретный текст.

Реквизиты справки по запросам граждан - наименование организации; справочные данные об организации; наименование вида документа; дата; регистрационный номер; текст; подпись; печать.

Датой справки является дата ее подписания должностным лицом. Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения. Составляются подобные справки в одном экземпляре.

Справки по производственным вопросам могут быть внешними, составляемыми по запросу вышестоящей организации, и внутренние, составляемые по запросу руководства своей организации.

Реквизиты справки по производственным вопросам - наименование организации; справочные данные об организации; наименование вида документа; дата; регистрационный номер; заголовок к тексту; текст; подпись; печать (при необходимости); отметка о направлении в дело.

Текст справки состоит из двух частей: вводной и основной. В водной части излагаются факты, события, послужившие поводом к ее составлению. В основной части приводятся конкретные показатели, характеризующие производственные процессы. Если справка содержит информацию по нескольким вопросам, текст ее делят на разделы, которые должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели может быть оформлен в виде таблицы.

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй подшивается в дело. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем. главным бухгалтером и заверяется печатью.

Как написать докладную записку

Оформление докладной записки необходимо, когда информацию о возникшей в организации ситуацию, а также просьбу или предложение нужно довести до высшего руководства.В этом особенность докладной записки и ее отличие от служебной: если служебные ходят «по горизонтали», то есть между работниками одного уровня (например, начальниками отделов), то докладные – «по вертикали», от подчиненных к начальству.

Такой документ должен содержать:

• суть проблемы,
• видение проблемы автором записки;
• предложения автора записки о том, как решить проблему

Давайте рассмотрим разные варианты докладных записок в зависимости от их целевой направленности и содержания.

Направленность докладных записок различна. Это могут быть внутренние и внешние докладные записки. Записки внутреннего характера составляются внутри компании, они не имеют выхода за ее пределы, в то время, как внешние докладные записки пишутся для направления их в главный офис компании или в подразделение более высокого ранга.

Приедем образец докладной записки:

ООО «Отличное настроение»

Филиал в г. Екатеринбург

Кому: Директору ООО «Отличное настроение» Иванову И.И.

От: Директора филиала ООО «Отличное настроение» в г. ЕкатеринбургПетровой М.Н.

Тема: Увеличение количества рабочих мест

Уважаемый Иван Иванович!

По итогам прошедшего года наш филиал ООО «Отличное настроение» в городе Екатеринбург выполнило двойную норму заказов по сравнению с предыдущим годом. В связи с таким большим объемом работ, нашим сотрудникам приходится работать сверхурочно. Поскольку наше штатное расписание не предполагает расширения штата, прошу вас дать свое разрешение на это. Таким образом, мы сможем набрать сотрудников, и еще больше увеличить объем обрабатываемых заказов.

Прошу разрешить внесение в штатное расписание следующих должностей:

• копирайтер, 2 ставки
• дизайнер, 1 ставка
• веб-разработчик, 1 ставка

Предложение по заработной плате новых сотрудников на 1 л. в 1 экз.

Директор филиала ООО «Отличное настроение»

в г. Екатеринбург Петрова Петрова М.Н.

Это внутренняя записка, так как ее направляет начальник филиала генеральному директору. Внешняя докладная записка по своей сути – то же исходящее деловое письмо, так как отправляется из одной организации в другую. Она и оформляется как письмо. Но если автор хочет сделать акцент именно на том, что направляет в вышестоящий орган именно докладную записку, это наименование документа выносится в центр и заменяет собой обращение к адресату:

Министру туризма Калининградской области

Содержание докладной записки может носить информационный или же отчетный характер.

Целью информационной записки является донесение по получателя определенных сведений. Отчетная же записка несет информацию, например, об успешном окончании проекта или сдаче объекта.

Этот документ, независимо от назначения, оформляется на общем бланке организации для документов. На бланке должны быть указаны следующие данные:

• наименование подразделения-составителя
• наименование документа, в данном случае, это «докладная записка»
• наименование получателя, то есть «кому»
• наименование составителя, то есть «от кого»
• тема докладной записки
• исходящий номер и дата составления

Как правило, для докладных записок не существует отдельной нумерации и своего регистрационного журнала. Их часто регистрируют вместе с другими внутренними документами, например со «служебками». Иногда, если внутренних документов оформляется много, к каждому из них присваивается в журнале регистрации определенный индекс. Например, ДЗ-15 от 10.06.15, то есть, докладная записка номер 15 от 10 июня 2015 года.

Текст такого документа должен быть четким, кратким, лаконичным и только по делу. Используется, как всегда, официально-деловой стиль изложения.

Ранее считалось правильным в начале докладной писать что-то вроде «спешу довести до вашего сведения…». Сейчас в 8 случаях из 10 докладные записки и многие другие информирующие документы начинаются со слов «Довожу до вашего сведения». Желательно так не делать. Ваш адресат и так прекрасно понимает, что вы сообщаете ему информацию. Чтобы избежать таких оборотов, можно попробовать «держать их в уме», а писать в документе то, что должно быть после этих слов. Так вы не будете слишком сильно перегружать документ и укажете в нем только важную информацию.

Обоснование увеличение штатной численности в бухгалтерии

Подскажите, чем можно обосновать увеличение штатной численности в бухгалтерии на 2 единицы: расчетчик и бухгалтер по основным средствам? Сколько человек обрабатывает расчетчик? мне нужно обосновать дополнительно расчетчика и бухгалтера по учету ОС и материальных запасов. Численность у нас 277 человек+ 85 добавляют (с учетом, что в следующем году отчитываться в ПФР - ежемесячно, в ФНС - ежеквартально, пилотный проект в ФСС. 10 машин(ГСМ) + 20 зданий и сооружений + ОС - 5601 единиц

По общему правилу работодатели свободны в определении как штатного состава по должностям и профессиям, так и численности сотрудников, выполняющих ту или иную трудовую функцию.

Штатную численность сотрудников можно на основе нормативов по труду, формула содержится в ответе.

Так же существуют межотраслевые нормативы по труду, которые могут быть использованы при определении численности сотрудников. Нормативы утверждены, в частности, для сотрудников бухгалтерии и финансовых служб постановление Минтруда России от 26 сентября 1995 г. № 56. В нем так же содержатся нормативы времени для учета основных средств, учета материальных запасов, расчета заработной платы.

Нины Ковязиной. заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Как определить штатную численность сотрудников организации или подразделения

Штатную численность сотрудников организации или отдельного подразделения определяет ее руководитель в соответствии со структурой организации, ее функциями и уровнями управления.

По общему правилу работодатели свободны в определении как штатного состава по должностям и профессиям, так и численности сотрудников, выполняющих ту или иную трудовую функцию.*

При этом для отдельных видов деятельности, а также учреждений и организаций существуют законодательно установленные нормативы численности, обязательные для исполнения. В большей степени это касается государственных учреждений и ведомств. Так, например, структуру и штатное расписание центрального аппарата федерального органа исполнительной власти утверждает его руководитель в пределах фонда оплаты труда ичисленности, установленных президентом или Правительством РФ, с учетом реестра должностей и иных актов, определяющих нормативную численность соответствующих подразделений (п. 1.5 постановления Правительства РФ от 28 июля 2005 г. № 452 ). Еще одним примером может служить порядок формирования структуры и штата Центрального аппарата Роспотребнадзора (приказ Роспотребнадзора от 9 ноября 2005 г. № 768 ).

В то же время существует целый ряд законодательных актов по определению штатной численности, которые носят рекомендательный характер. В частности, такие Рекомендации предусмотрены для бюджетных организаций. В этом документе в основе расчета штатной численности заложены нормативы по труду, на основании которых рассчитывается необходимое число сотрудников для выполнения той или иной трудовой функции.

Штатную численность сотрудников на основе нормативов по труду можно определить по формуле:*

Вступительная часть может отсутствовать

Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, во вступительной части формулируются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа:

«В связи с завершением строительства нового учебного корпуса института по ул. Магистральной, д. 37а

Вступительная часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица единственного числа и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля.

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выполнение различных по характеру действий.

Пункт распорядительной части, содержащий поручение, включает: наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, конкретный срок исполнения поручения. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается в случаях, если предписываемое действие или действия носят постоянный характер.

«Начальнику ремонтной службы завода Васильеву В.П. обеспечить установку и наладку оборудования линии К-50 до 25.09.2006» или «Бухгалтерии подготовить смету расходов на внедрение нового оборудования линии К-50 к 27.08.2006».

Количество исполнителей по каждому пункту не ограничивается.

Если проект приказа отменяет полностью или частично ранее изданные приказы по рассматриваемому вопросу, то в предпоследнем пункте проекта приказа необходимо их перечислить.

Последний пункт приказа – это пункт о контроле, в котором указывается наименование должностного лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.

«Контроль за исполнением приказа возложить на главного инженера завода Спиридонова А.В.».

До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа или на обороте последнего листа.

Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы), в тексте проекта в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: (приложение 1); (приложение 2).

На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение, например:

от 14.06.2002 № 86

Приказы подписываются руководителем организации или его заместителем, официально исполняющим обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).

Дата приказа – это дата его подписания, а начало действия распорядительного акта – факт его регистрации.

Образец приказа по основной деятельности:

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

Об увеличении уставного капитала

В связи с решением общего собрания акционеров от 10.02. 2006 №1 «Об увеличении уставного капитала общества» и руководствуясь Положением о порядке увеличения уставного капитала, утвержденном Советом директоров общества 16.07.2005

Руководителю юридического отдела Сычеву М.М. направить сведения о внесении изменений в Устав общества об увеличении размера уставного капитала общества в Московскую регистрационную палату и Налоговую инспекцию до 01.10.2006.

Руководителю Финансового управления Обросимову Н.И. зарегистрировать дополнительный выпуск акций в Министерстве финансов РФ до 15.10.2006.

Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора общества Баранова О.Н.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях разрешения оперативных вопросов повседневной производственно-хозяйственной деятельности. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Распоряжения могут быть рассчитаны на длительный срок действия или кратковременные, касающиеся решения конкретного вопроса.

Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную часть. Формуляр-образец распоряжения отличается от приказа только реквизитом «Наименование вида документа».

Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и др. актов данной или вышестоящей организации.

В целом, указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «Обязываю», «Предлагаю», в зависимости от содержания указания.

Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них общих для всех норм, положений или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита «Адресат».

Указания должны иметь заголовок, который формулируется так же, как заголовок к тексту приказа. Текст указания в большинстве случаев имеет вступительную часть, в которой раскрываются цели и причины его издания. Последним пунктом распорядительной части является пункт о контроле за исполнением указания.

4.3. СИСТЕМА СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

4.3.1. Назначение и состав справочной документации

Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения и т.д.

Условно всю совокупность таких документов можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы.

Протокол, докладная записка, предложение, объяснительная записка, заявление, представление, переписка (служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, телекс, факсограмма, электронное сообщение).

Акт, справка, сводка, заключение, отзыв, список, перечень.

4.3.2. Составление и оформление справочно-информационных

Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятых решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решения коллегиальным органом или группой работников. Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрание трудовых коллективов, собрание акционеров, заседание совета директоров).

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестка дня, список приглашенных и т.д.). Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре.

Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступавших и краткую запись о теме выступления.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа – «ПРОТОКОЛ» или на специальном бланке протокола. Формуляр-образец протокола состоит из реквизитов: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22.

В заголовке протокола указывается название коллегиального органа или заседания. Заголовок грамматически согласуется с названием вида документа, например: Протокол общего собрания акционеров; Протокол заседания правления.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и краткой форме протокола, в ней указываются фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц, повестка дня.

Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке с указанием места работы и должности, если их больше, составляется отдельный список и в протоколе делается пометка «список прилагается».

Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагаются по степени их сложности, важности и в порядке их обсуждения. Наряду с вопросом указывается фамилии докладчика с указанием его должности.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)…

Слова «слушали, выступили, постановили» пишут прописными буквами, от начала левого поля, без знаков препинания (открытая пунктуация).

Перед словом «СЛУШАЛИ» ставят порядковый номер вопроса повестки дня.

Такая схема протоколирования означает, что слушали, выступали и принимали решение по первому вопросу.

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах с красной строки пишут фамилию выступавшего в именительном падеже через тире и с большой буквы – тему его выступления. В полной форме протокола приводится: фамилия и инициалы докладчика, и краткое содержание его доклада. Если текст доклада представлен докладчиком, то вместо краткого сообщения делается пометка «Доклад прилагается». Наименование должности и место работы не указываются, если докладчик заявлен и поименован в повестке дня.

В.И. Бобров – Доклад прилагается.

Выступления, прения, вопросы и ответы фиксируются в разделе «ВЫСТУПИЛИ». В этом разделе в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, дискуссии по вопросу, принятому решению в именительном падеже с указанием должности, в полном протоколе после тире с большой буквы излагается краткое содержание выступления, включая вопросы к докладчику.

Повествование можно вести либо от первого лица: «Я предлагаю…», либо от третьего лица «Лесков сказал, что…», а также безотносительно к лицу говорящего – «Учет, хранение и регистрация документов в канцелярии поставлены хорошо…» или в безличной форме – «Степановым были представлены…».

Если выступающим представлен текст выступления, то после тире делается пометка «Текст выступления прилагается».

При протоколировании вопросов слово «вопрос» и «ответ» не пишутся. Записывают инициалы и фамилию выступающего (при необходимости указывают его место работы и должность), затем ставят тире, далее, пишут вопрос и следом, таким же образом, оформляют ответ.

А.А. Смирнов, начальник цеха № 4, – В какие сроки предполагается завершить реорганизацию цеха?

П.В. Павлов, зам. директора по производству, – Не позднее 20 декабря этого года.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение. Решение формируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Постановляющую часть строят по схеме: действие – исполнитель – срок. Исполнителем может быть организация в целом, структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Если постановление содержит пункты, то они нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт начинают с красной строки.

При выборах в протоколе указывается количество голосов «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Протокол заседания подписывается председателем и секретарем.

Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и конца.

Закрытое акционерное общество

Председатель – И.О. Фамилия, должность и место работы

Секретарь – И.О. Фамилия, должность и место работы

Присутствовали: И. О. Фамилии членов коллегиального органа.

1. О повышении объемов продаж. Доклад заместителя директора объединения О. Е. Анисимова.

2. О проведении ревизии. Сообщение главного бухгалтера В. К. Осиповой.

О. Е. Анисимов – Запись доклада (или Текст доклада прилагается)

И.О. Фамилия, должность – Запись выступления (или Текст выступления прилагается)

по схеме: действие – исполнитель – срок

по схеме: действие – исполнитель – срок

Производят протоколирование второго вопроса по схеме первого

Председатель Личная подпись И. О. Фамилия

Секретарь Личная подпись И. О. Фамилия

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладной запиской информируют руководителя об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, как правило, требующих принятия решений. Докладная записка может быть внешней и внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации.

Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги. Формуляр-образец докладной записки состоит из реквизитов: 08, 10, 11, 12, 14, 15, 18, 20, 21.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части излагаются факты и события, причины, послужившие поводом для ее написания. Во второй части – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из создавшейся ситуации, в третьей части – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фактами. Вторая, аналитическая часть может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки состоит только из вводной и заключительной частей.

Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации. Датой докладной записки является дата ее составления и подписания. Образец докладной записки:

ОТДЕЛ НОВЫХ ПРОЕКТОВ

Об увеличении штатной численности отдела

В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных потенциальных клиентов. Одним из наиболее реальных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой информации, в частности прессы (информация о наиболее крупных клиентов была получена из аналитического журнала «Эксперт»).

В связи с тем, что отдел в его теперешнем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изданий, считаю целесообразным ввести в штат отдела 2 должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. Сотрудников на эти должности предлагаю подобрать из числа студентов 4-5 курсов факультета журналистики МГУ или Школы рекламы.

Служебная записка также как и докладная записка относится к формам внутренней переписки. Направляют ее из структурных подразделений или от должностных лиц любому адресату внутри организации.

Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. Служебную записку подписывает руководитель подразделения, реже ее составитель.

Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой излагают факты, послужившие причиной для ее написания. Во второй излагают просьбы, делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу.

Формуляр-образец служебной записки состоит из тех же реквизитов, что и формуляр-образец докладной записки. Изменится лишь наименование вида документа.

Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого- либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Объяснительные записки личного характера работники пишут от руки. Объяснительная записка должностного лица, поясняющая невыполнение поручения, оформляется, как официальный документ (по образцу докладной записки).

Еще одна разновидность – пояснительная записка, содержащая разъяснения отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета, проекта и т.д.).

Пояснительная записка, как приложение к основному документу оформляются на общих бланках. Подписывает такую записку руководитель.

Формуляр-образец объяснительной (пояснительной) записки в зависимости от назначения состоит из реквизитов: 08, 10, 11, 12, 14, 15, 18, 20, 21.

Заявление – документ, предназначенный должностному лицу и содержащий просьбу работника. Работниками организации заявления, как правило, составляются по кадровым вопросам: о принятии на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и т.д.

Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю. Заявление оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются: адресат (кому адресовано), адресант (от кого написано); адресные данные адресанта (где проживает, номер телефона, паспортные данные по требованию); вид документа; текст; подпись; дата.

Заявление оформляется либо от руки в произвольной форме, либо на трафаретном бланке.

Текст заявления начинается с изложения непосредственного существа вопроса («Прошу перевести», «Прошу предоставить»), затем излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники и копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.). Заявление подписывается автором.

Директору КБ НИИ

Андреева Виктора Петровича,

проживающего по адресу:

ул. Ленина, д.15, кв. 25,

Прошу принять меня на должность старшего научного сотрудника лаборатории пусковых механизмов с 25.09.2006

Личная подпись В. П. Андреев

Служебное (деловое) письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте.

Существуют письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос. Они требуют ответа. Письма, содержащие извещение, информацию, рекламу, отказ, напоминание, ответа не требуют.