Составление инструкции по кадровому делопроизводству

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2012, N 8

СОСТАВЛЯЕМ ИНСТРУКЦИЮ ПО КАДРОВОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В статье рассматривается порядок создания инструкции по кадровому делопроизводству. Автор приводит образец такого документа и комментирует ход его создания.

Наверное, каждый кадровик рано или поздно приходит к мнению о необходимости составления единого "глобального" документа по вопросам оборота кадровых документов, призванного заменить все многочисленные устные и письменные распоряжения руководства на эту тему. Действительно, куда проще составить один внутренний документ, включающий все аспекты ведения делопроизводства в организации, чем пытаться работать по целой "пачке" приказов, порой противоречащих друг другу.

Специалистам отдела кадров предприятий государственного сектора экономики "повезло": для них инструкции по кадровому делопроизводству спускают "сверху", что не создает проблем составления такого рода документа "внизу". А как же быть кадровикам коммерческих предприятий? Придется, по всей видимости, заниматься такой работой самим. Чтобы оптимизировать работу по созданию инструкции по кадровому делопроизводству, надо начать с одобрения этой деятельности со стороны высшего руководства.

Докажите руководителю, что необходим приказ, который даст "старт" всей деятельности по оптимизации кадрового делопроизводства.

Приказ готов и подписан. Осталось только разработать текст самой инструкции.

В инструкции должны быть подробно изложены требования к порядку оформления, ведения, регистрации, хранения и учета кадровых документов - приказов, трудовых договоров, должностных инструкций, личных дел и трудовых книжек работников, служебных удостоверений, документов об аттестации, поощрении, наложении дисциплинарных взысканий.

Общество с ограниченной ответственностью "Лидер"
(ООО "Лидер")

ПРИКАЗ N 3
по основной деятельности

О введении в действие
Инструкции по кадровому делопроизводству в ООО "Лидер"

В целях упорядочения работы с документами по личному составу в ООО "Лидер", создания эффективной системы их учета и хранения

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить Инструкцию по кадровому делопроизводству в ООО "Лидер".
2. Ввести в действие Инструкцию по кадровому делопроизводству в ООО "Лидер" с 1 августа 2012 г.
3. Обязать всех сотрудников отдела кадров начиная с 1 августа 2012 г. при составлении документов по личному составу руководствоваться правилами, изложенными в Инструкции по кадровому делопроизводству в ООО "Лидер".
4. Начальнику отдела кадров Назаровой О.В. довести Инструкцию по кадровому делопроизводству в ООО "Лидер" до сведения всех сотрудников отдела кадров путем персонального ознакомления с текстом документа под расписку.
5. Офис-менеджеру Корнилову А.Н. подготовить необходимое количество копий Инструкции по кадровому делопроизводству в ООО "Лидер" и вручить по одному экземпляру сотрудникам отдела кадров организации.
6. Возложить контроль за исполнением настоящего приказа на начальника канцелярии Панфилову К.И.
7. Считать утратившим силу приказ N 15 по основной деятельности от 5 апреля 2006 г. в части установления правил оформления, учета и хранения документов по личному составу в организации.

Приложение: Инструкция по делопроизводству в ООО "Лидер" на 24 л.

Генеральный директор А.А. Соболев

ИНСТРУКЦИЯ
по кадровому делопроизводству в ООО "ЛИДЕР"

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единые правила ведения кадрового делопроизводства в ООО "Лидер" (далее - Компания).
1.2. Под кадровым делопроизводством понимается деятельность, обеспечивающая документирование кадровой работы и организацию работы с кадровой документацией.
1.3. Настоящая Инструкция устанавливает требования к порядку оформления, ведения, регистрации, хранения и учета следующих видов документации:
1.3.1. Приказов, связанных с приемом на работу, переводами на другую работу и увольнением работников.
1.3.2. Трудовых договоров и соглашений о дополнении трудовых договоров.
1.3.3. Должностных инструкций работников.
1.3.4. Личных дел работников и доступа к ним.
1.3.5. Личных карточек работников.
1.3.6. Трудовых книжек работников.
1.3.7. Служебных удостоверений и пропусков.
1.3.8. Документов и материалов аттестации.
1.3.9. Документов о поощрении работников и наложении дисциплинарных взысканий.

2. Приказы, связанные с приемом на работу,
переводами на другую работу и увольнением работников

2.1. Приказ печатается на стандартном бланке установленной формы шрифтом N 14 Times New Roman.
2.2. Приказы издаются по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России (Росстатом).
В тех случаях, когда указанными органами унифицированная форма приказа не утверждена, используется свободная форма с соблюдением следующих правил оформления документа.
Приказ должен иметь заголовок, кратко и четко отражающий содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру.
2.3. Текст приказа отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала, выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
2.4. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
Констатирующая часть приказа четко излагает цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа, и начинается устойчивыми формулировками: "В соответствии. ", "В целях. ", "Во исполнение. " и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа (в творительном падеже), его дата, номер и заголовок. Здесь же может даваться краткая характеристика рассматриваемого вопроса, в том числе с указанием недостатков и упущений.
Если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании, то констатирующую часть можно опустить.
Констатирующая часть в приказе заканчивается словом "приказываю", которое печатается вразрядку, с новой строки без отступа от левого поля строчными буквами.
Распорядительная часть приказа содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.
При необходимости детализации предписываемых действий распорядительная часть приказа может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера перечисляются в одном пункте.
Каждый пункт распорядительной части приказа печатается с красной строки, имеет свой номер, должен содержать законченную мысль и начинаться с указания исполнителя (структурное подразделение или конкретное должностное лицо), затем срок исполнения и предписываемые действия. Предписываемые действия выражаются глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, возложить и т.д.).
2.5. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный приказ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части должен содержать ссылку на отменяемый приказ (пункт приказа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта начинается словами "Признать утратившим силу. ".
2.6. В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения. ". Структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых следует довести приказ, указываются в рассылке, заполняемой исполнителем.
2.7. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль исполнения приказа.
2.8. Исполнитель, подготовивший проект приказа, ставит свою визу в левом нижнем углу на обороте последнего листа документа. При этом указываются его должность, инициалы и фамилия.
2.9. Приложения к приказу печатаются на отдельных листах и должны иметь все необходимые элементы: наименование, заголовок, дату. Если к приказу следуют два и более приложений, то каждое из них имеет свой порядковый номер.
2.10. Приложение к приказу подписывается руководителем структурного подразделения, подготовившего проект приказа. Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.
2.11. В приказах ссылки на приложения указываются в тексте. Приложения к приказу содержат в правом верхнем углу первого листа отметку:
2.12. Для учета и хранения все приказы делятся на три группы:
- приказы по основной деятельности;
- кадровые приказы, срок хранения которых составляет 75 лет;
- кадровые приказы с ограниченным сроком хранения - 5 лет.
2.13. Приказы каждой группы регистрируются в отдельных журналах и хранятся в отдельных папках.
2.14. Номера приказов по основной деятельности нумеруются без букв (например, N 168), номера кадровых приказов, срок хранения которых составляет 75 лет, - с буквой "к" (например, N 168-к), номера кадровых приказов с ограниченным сроком хранения - с буквой "о" (например, N 168-о).
2.15. Кадровые приказы, регламентирующие вопросы, имеющие отношение ко всем сотрудникам компании, должны доводиться до их сведения под роспись. В этом случае к таким приказам должны прилагаться соответствующие листы ознакомления. Выписка обязательно заверяется печатью компании.

3. Трудовой договор и соглашения
о дополнении трудового договора

3.1. Трудовой договор заключается с каждым работником компании.
3.2. Трудовой договор заключается после предъявления гражданином документов, перечисленных в ст. 65 Трудового кодекса РФ.
3.3. До подписания трудового договора гражданин знакомится под роспись с локальными нормативными актами компании.
3.4. Трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами и заверяется печатью компании. Один экземпляр передается работнику, другой хранится в его личном деле.
3.5. Трудовые договоры нумеруются. Нумерация осуществляется следующим образом: номер структурного подразделения/порядковый номер трудового договора.
3.6. Трудовые договоры регистрируются в специальном журнале, при этом особо отмечаются срочные трудовые договоры и указывается срок их действия.
3.7. В случае если в трудовой договор вносятся изменения или дополнения, то с работником подписывается дополнительное соглашение к трудовому договору.
3.8. Дополнительное соглашение о дополнении к трудовому договору заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами и заверяется печатью компании. Один экземпляр дополнительного соглашения передается работнику, другой хранится в его личном деле.

4. Должностные инструкции работников

4.1. Должностные инструкции разрабатываются для каждой должности, имеющейся в штатном расписании компании.
4.2. Должностные инструкции носят обезличенный характер, то есть являются принадлежностью определенной должности, а не конкретного работника.
4.3. При изменении должностных обязанностей и иных условий служебной деятельности по определенной должности разрабатывается и утверждается новая должностная инструкция по этой должности.
4.4. Должностные инструкции работников утверждаются руководителем компании.
4.5. Утвержденные руководителем компании должностные инструкции и листы ознакомления к ним хранятся в отдельной папке.
4.6. До подписания трудового договора работник знакомится с должностной инструкцией по соответствующей должности:
4.6.1. С утвержденного подлинника должностной инструкции снимаются две копии, которые заверяются соответствующим образом (в том числе печатью компании).
4.6.2. В листе ознакомления с должностной инструкцией и на последних страницах копий должностного регламента работник вносит следующую запись:

Ознакомлен ______________ Иванов А.В. (дата ознакомления).
(подпись)

4.6.3. Одна копия должностной инструкции выдается работнику на руки, вторая - приобщается к его личному делу.

5. Личные дела работников и доступ к ним

5.1. Личные дела работников оформляются и ведутся работником отдела кадров, ответственным за кадровое делопроизводство, на всех работников по установленной форме.
5.2. Персональные данные для личного дела следует получать у работника лично.
5.3. В личное дело работника подшиваются следующие документы:
а) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
б) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
в) копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
г) копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);
д) копия приказа о приеме на работу;
е) экземпляр трудового договора, а также экземпляры дополнительных соглашений к трудовому договору, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;
ж) копии приказов о переводе работника на другую работу;
з) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
и) копия приказа об увольнении работника;
к) аттестационный лист работника, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
л) экзаменационный лист работника и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне);
м) копии документов о присвоении работнику разряда, класса;
н) копии приказов о поощрении работника, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;
о) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности связано с использованием таких сведений;
п) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
р) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
с) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;
т) медицинское заключение (произвольная форма) об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на работу;
у) бланк описи документов, имеющихся в личном деле работника (табл. 1);

ф) справка о проверке персональных данных работника.
5.4. Личные дела работников хранятся в запираемых шкафах.
5.5. Личные дела работников хранятся 75 лет.
5.6. Ознакомление с личным делом работника осуществляется только в помещении, где хранятся личные дела.
5.7. Передача персональных данных работника третьей стороне не допускается без его письменного согласия, за исключением случаев, установленных федеральным законом.
5.8. Руководитель компании приказом определяет лицо или лиц, уполномоченных на ведение и хранение личных дел работников, а также лиц, имеющих доступ к указанным личным делам.
5.9. Работники, ответственные за ведение кадрового делопроизводства, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел работников.
5.10. В обязанности работника отдела кадров, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, входят:
- приобщение документов к личным делам работников;
- обеспечение сохранности личных дел работников;
- обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах работников, защиты от несанкционированного доступа и копирования;
- ведение, хранение и учет трудовых книжек работников;
- ознакомление работников с документами своих личных дел не реже одного раза в год, а также по просьбе работников. Работник при ознакомлении со своим личным делом расписывается в бланке описи.

6. Личные карточки работников

6.1. На каждого работника компании ведется личная карточка по форме N Т-2.
6.2. Личная карточка работника хранится отдельно от личного дела в алфавитном порядке.

7. Трудовые книжки работников

7.1. В компании осуществляются ведение, хранение и учет трудовых книжек.
7.2. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется не позднее недельного срока со дня его приема на работу.
7.3. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами: число и месяц - двузначными, год - четырехзначными (например, если гражданский служащий принят на работу 3 декабря 2011 г. в трудовой книжке делается запись: "03.12.2011").
7.4. Записи производятся аккуратно перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений.
7.5. Сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом:
- фамилия, имя, отчество указываются полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
- запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.).
7.6. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу трудовой книжки подписывает также сотрудник отдела кадров, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, после чего ставится печать компании.
7.7. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первую страницу трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью владельца трудовой книжки и лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства.
7.8. В разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждениях" трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.
7.9. При внесении неправильной или неточной записи в разделы "Сведения о работе" или "Сведения о награждении" трудовой книжки под этой записью делается запись следующего содержания: "Запись за номером недействительна" и ниже вносится правильная запись.
7.10. В случае если выявлена неправильная или неточная запись в трудовой книжке работника, то ее исправление производится по месту работы, где она была внесена. Исправление ее отделом кадров компании возможно лишь на основании официального обращения организации, допустившей ошибку.
7.11. При внесении записей в трудовую книжку оставление пустых строк не допускается.
7.12. Работник отдела кадров, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, заверяет запись об увольнении и записи в разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" своей подписью и ставит печать компании.
7.13. В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш вшивается к задней обложке трудовой книжки с внутренней стороны.
7.14. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
7.15. При выдаче каждого вкладыша на первой странице трудовой книжки вносится запись "Выдан вкладыш" и указываются серия и номер вкладыша.
7.16. Трудовые книжки хранятся в сейфе, расположенном в помещении отдела кадров. Ключ от сейфа хранится у лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Дубликат ключа находится в опечатанном виде у менеджера по безопасности.
7.17. Учет движения трудовых книжек и вкладышей к ним осуществляется в книгах учета установленной формы.

8. Служебные удостоверения и пропуска

8.1. Оформление и выдача служебных удостоверений и пропусков работникам производятся лицом, ответственным за ведение кадрового делопроизводства в компании.
8.2. Бланки служебных удостоверений хранятся в сейфе.
8.3. Записи на бланках служебного удостоверения и пропусках производятся на компьютере. На бланках удостоверения указываются: фамилия, имя, отчество и должность, замещаемая работником с указанием структурного подразделения, дата выдачи служебного удостоверения и (или) пропуска. На бланк наклеивается цветная фотография работника размером 3 x 4 см на матовой бумаге.
8.4. Основанием для выдачи служебного удостоверения является приказ о приеме на работу. Основанием для выдачи пропуска является заключение с лицом договора гражданско-правового характера.
8.5. Выдача служебных удостоверений работникам осуществляется под роспись в журнале учета служебных удостоверений и пропусков.
8.6. Работник несет персональную ответственность за хранение и использование служебного удостоверения или пропуска.
8.7. Служебное удостоверение подлежит замене: при общей замене служебных удостоверений; при изменении должности, фамилии, имени или отчества работника, по решению руководителя компании; в случае утраты или порчи служебного удостоверения или пропуска.
8.8. При замене служебного удостоверения действующее служебное удостоверение подлежит сдаче работнику, ответственному за ведение кадрового делопроизводства в компании, в день получения нового служебного удостоверения.
8.9. Служебное удостоверение подлежит возврату под роспись специалисту, ответственному за ведение кадрового делопроизводства, в день увольнения.
8.10. Утратившие силу служебные удостоверения подлежат уничтожению по акту комиссии, утвержденному руководителем компании. В состав комиссии входит не менее трех сотрудников, с обязательным включением в состав лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства.
8.11. В случае утраты или порчи служебного удостоверения работник обязан в письменной форме сообщить руководителю или заместителю руководителя компании о месте, времени и причине утраты (порчи) служебного удостоверения или пропуска. При утрате (порче) служебного удостоверения или пропуска комиссией проводится служебная проверка.
8.12. В соответствии с актом уничтожения служебных удостоверений или пропусков в журнале учета служебных удостоверений и пропусков производится соответствующая запись об уничтожении служебных удостоверений с указанием даты и номера акта.

1. Рогожкин М.Ю. Документы кадровой службы предприятия. М. ГроссМедиа, 2008.
2. Эсаулова И. Типичные нарушения в кадровом делопроизводстве // Кадровик. Кадровое делопроизводство. 2009. N 7.

О.Бегалова
Инспектор
отдела кадров
ООО "Электронные системы АР"

Разработка инструкции по делопроизводству

Список использованной литературы………………………………………..31

Делопроизводство представляет собой одну из типовых управленческих функций, свойственных каждой управленческой структуре. Перед любой организацией независимо от ее организационно-правовой формы и масштабов деятельности стоит задача управления ресурсами, финансовыми потоками, персоналом и др.

Сегодня делопроизводство рассматривается в основном как деятельность по управлению документами. Требования к системе управления документами в Российской Федерации установлены национальным стандартом ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу [ 2 ]. Управление документами. Общие требования», с введением которого в нашей стране система управления документами рассматривается как элемент системы управления качеством. В соответствии с данным стандартом любая организация должна сформулировать и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами.

Инструкция по делопроизводству может способствовать созданию рациональной системы управления документами. Традиционно в инструкциях по делопроизводству описывается порядок работы с организационно-распорядительной документацией, другие системы документации при этом не затрагиваются. Представляется более целесообразным при разработке названных инструкций показывать порядок работы со всеми системами документации, применяемыми в организации, или дополнительно к Инструкции по делопроизводству составлять, например

Инструкцию по кадровому делопроизводству.

Составление инструкции по делопроизводству на предприятии

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) — основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы).

Инструкция по делопроизводству устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации. Инструкции составляются с учетом специфики работы организации. Основой для их составления являются Примерные и Типовые инструкции, а также действующие нормативно-методические документы межотраслевого действия по делопроизводству[ 5, с. 28 ].

Для ведения делопроизводства в крупных организациях создается специализированное структурное подразделение (канцелярия, управление делами, секретариат и др.). В небольших организациях создание службы нерентабельно, поэтому обычно вся работа с документами как административными, так и по личному составу поручается секретарю. Нередко секретарь совмещает функции канцелярии и отдела кадров. Говорить о системе делопроизводства в этом случае не приходится. Система не создана, а обязанности секретаря сводятся к регистрации какой-то части документов и подшивке их в папки, количество которых произвольно. При смене секретаря вновь принятый работник вносит в работу с документами нововведения, продиктованные не деловой целесообразностью, а собственным опытом.

Кто должен разрабатывать инструкцию по делопроизводству

В крупных организациях инструкцию разрабатывает служба делопроизводства при участии архива, юридической службы.

В небольших организациях, где нет такой службы, данная задача может быть поручена секретарю. В этом случае секретарь использует все нормативно-методические документы межотраслевого действия, а также методические рекомендации научных учреждений Россархива. Однако если секретарь не обладает достаточной квалификацией, не имеет специального образования, подготовка инструкции может осуществляться и сторонними организациями (например, научно-исследовательские учреждения), а также работниками государственных и муниципальных архивов, специалистами в области документоведения. Такие работники на основе проведенного обследования организации, с учетом специфики ее работы, структуры, объема документооборота разработают инструкцию, соответствующую современным требованиям к этому документу[5с.32].

Разработка инструкции по делопроизводству

В любой организации, на любом предприятии должны иметься общедоступные нормативные и методические материалы, регламентирующие деятельность по документационному обеспечению управления (ДОУ), причем среди них должны быть как общегосударственные материалы, так и материалы самого предприятия:

1. Копия Устава организации – для точного исполнения реквизитов с наименованием и справочными данными по собственной организации.

2. Положения о структурных подразделениях – для прямого направления документов в соответствии с закрепленными за подразделениями функциями. Тем самым экономится время руководителя, ускоряется документооборот и повышается оперативность принятия решений.

3. Должностные инструкции специалистов.

4. Инструкция по документированию управленческой деятельности (Инструкция по делопроизводству) – для регламентации организации, правил, приемов, обязанностей, процессов создания, оформления, движения и хранения документов самого предприятия. Здесь, в частности, с учетом специфики разделения и кооперации труда на предприятии определяются рамки полномочий руководителей и специалистов по работе с документами, типовые сроки исполнения документов на предприятии, маршруты движения наиболее важных документов, система контроля за исполнением документов, особенности и правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну, правила регистрации документов, типовые формы документов и т.п. В инструкции по делопроизводству конкретной фирмы должны быть отражены особенности системы управления, а значит, и документационного обеспечения управления (ДОУ). Поскольку организации в определенной степени уникальны, причем различия могут касаться и разделения труда в сфере управления, и структуры, и многого другого, а кроме того, отражают неповторимость личности ее руководителей, поскольку и делопроизводство приобретает уникальные черты. В ГОСТ Р 6.30- 2003 есть целый ряд положений, когда порядок проставления реквизитов устанавливается по усмотрению организации, и этот порядок должен быть доведен до сведения всех работников, имеющих отношение к созданию документов и работе с ними [ 1,с.25]. Кроме того, ДОУ требует от всех его участников знания правил ДОУ, а ознакомление с этими правилами требует либо проведения специальных занятий, либо наличия на рабочих местах необходимых инструктивных и нормативных материалов.

Выходом из описанной ситуации также может служить разработка и доведение до работников собственной инструкции по делопроизводству, включающей и нормативные, и инструктивные материалы общего назначения.

Разрабатывая инструкцию по делопроизводству, следует уделить особое внимание формулировке каждого ее пункта. Инструкция не должна содержать неопределенных положений. Например, ГОСТ Р 6.30-2003 установлено, что утверждению подлежат наиболее важные документы[ 1,с.36]. В инструкции по делопроизводству необходимо конкретно указать виды документов, которые подлежат утверждению руководителем организации, ее коллегиальным органом. Текст инструкции должен быть максимально конкретным и не допускать различные толкования.