Как вести журнал ведения мед

В нашей компании (пищ.производство) есть декретируемый контингент работников, которые имеют медицинские книжки. Оформление мед.книжек при приеме на работу, а также периодические медосмотры осуществляются по договору с мед.компанией за счет работодателя. обязана ли наша компания, как работодатель вести журнал учета медицинских книжек работников? И можно ли его вести электронно? Спасибо.

Личная медицинская книжка сотрудника находится у работодателя в течение всего времени, пока он трудится в организации. На практике после оформления медкнижек с них снимают копии, которые помещают в личные дела сотрудников. В процессе работы выдавать личную медкнижку на руки работнику позволено только в определенных случаях: для прохождения медосмотра, внесения записи о том, что сотрудник такой осмотр прошел, и др. Вы не обязаны вести журнал учета медкнижек. При увольнении вы возвращаете ее работнику. При приеме на работу внешнего совместителя будущий сотрудник вправе предъявить копию этого документа, заверенную основным работодателем (ст. 283 ТК РФ).

Если вы решите, вы можете вести такой журнал, так как законодательством это не регламентировано, то порядок его ведения можете прописать в локальных нормативных актах.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Как оформить личную медицинскую книжку сотрудника

Сотрудники, которым нужна медицинская книжка

Какие сотрудники должны иметь личную медицинскую книжку

Медицинская книжка необходима сотруднику, если его деятельность связана:

• c оборотом продуктов питания и питьевой воды;
• c воспитанием и обучением детей;
• c коммунальным и бытовым обслуживанием населения.

Об этом говорится в подпункте 1.1 пункта 1 приказа Роспотребнадзора от 20 мая 2005 г. № 402.

В медицинские книжки вносятся данные о прохождении:

При этом не все сотрудники, которые проходят обязательные медосмотры, должны иметь медицинскую книжку. Ее наличие обязательно при выполнении работ, которые установлены пунктом 1.1 приказа Роспотребнадзора от 20 мая 2005 г. № 402. В частности, медицинская книжка необходима, если сотрудник работает:

• в детских и подростковых сезонных оздоровительных организациях;
• в бассейнах, водолечебницах;
• в гостиницах, общежитиях, пассажирских вагонах;
• в медицинских организациях и аптеках, связанных с оборотом лекарств.

Кроме того, региональные власти вправе расширить перечень профессий и производств, сотрудники которых должны проходить медосмотры и иметь медицинскую книжку (п. 2 ст. 34 Закона от 30 марта 1999 г. № 52-ФЗ ).

Уточнить необходимость получения медицинской книжки для занятия конкретным видом деятельности, а также порядок и места прохождения медицинского осмотра, лабораторных исследований и гигиенического обучения можно на сайте Роспотребнадзора и в его территориальных управлениях .

Вопрос из практики: нужно ли оформлять личную медицинскую книжку сотруднику-иностранцу

Ответ на этот вопрос зависит от того, какую работу будет выполнять иностранец.

Если сотрудник-иностранец будет выполнять работу, при которой проводятся обязательные медицинские осмотры. то медицинская книжка оформляется на него в том же порядке. что и на гражданина России.

Если должность иностранца не предполагает прохождения обязательного медосмотра, то оформлять медицинскую книжку не нужно.

Оформление медицинской книжки

Как оформить личную медицинскую книжку сотрудника

Медицинскую книжку может оформить как сотрудник, так и работодатель. Для того чтобы получить медицинскую книжку, нужно обратиться в центр гигиены и эпидемиологии (п. 3 приказа Роспотребнадзора от 20 мая 2005 г. № 402 ). При этом регламент оформления медицинской книжки утверждается на региональном уровне.

Внимание: если в личной медицинской книжке сотрудника не сделаны записи о прохождении обязательного медосмотра, то допускать его к работе нельзя (ч. 1 ст. 76. абз. 12 ч. 2 ст. 212 ТК РФ, п. 4 ст. 34 Закона от 30 марта 1999 г. № 52-ФЗ ).

Профессиональная гигиеническая подготовка и аттестация

Какие сотрудники обязаны проходить профессиональную гигиеническую подготовку и аттестацию

Помимо прохождения медосмотра, сотрудники некоторых сфер деятельности должны пройти профессиональную гигиеническую подготовку и аттестацию. В частности, это правило касается сотрудников, чья работа связана:

• c оборотом пищевых продуктов и питьевой воды;
• c воспитанием и обучением детей;
• c коммунальным и бытовым обслуживанием населения.

Такой вывод позволяют сделать положения части 2 статьи 36 Закона от 30 марта 1999 г. № 52-ФЗ, абзаца 1 и пункта 2 Инструкции, утвержденной приказом Минздрава России от 29 июня 2000 г. № 229 .

Профессиональная гигиеническая подготовка проводится при приеме на работу и в дальнейшем с периодичностью:

• для должностных лиц (например, руководителей) и сотрудников организаций, деятельность которых связана с оборотом мясо-молочной и кремово-кондитерской продукции, детского питания, питания дошкольников, ежегодно;
• для остальных категорий сотрудников один раз в два года.

Профессиональная гигиеническая подготовка может проводиться:

• на базе организаций, имеющих лицензию на образовательную деятельность и осуществляющих профессиональную гигиеническую подготовку и аттестацию;
• непосредственно в самой организации.

Аттестация проводится в центрах Госсанэпиднадзора в форме собеседования или тестов (абз. 1 п. 2 Инструкции, утвержденной приказом Минздрава России от 29 июня 2000 г. № 229 ).

Положительный результат аттестации по профессиональной гигиенической подготовке вносится в медицинскую книжку в виде штампа. На штамп ставится голограмма. Об этом говорится в абзаце 3 пункта 2 Инструкции, утвержденной приказом Минздрава России от 29 июня 2000 г. № 229 .

Выдача медицинской книжки сотруднику

Где должна храниться личная медицинская книжка сотрудника

Оформленные медицинские книжки хранятся у работодателя. Выдаваться медицинская книжка может по требованию сотрудника (например, для прохождения периодического медицинского осмотра или в случае, если место работы сотрудника удалено от места нахождения работодателя). Когда сотрудник меняет место работы, новый работодатель делает отметку о переходе к нему на работу на четвертой странице бланка медицинской книжки. При увольнении медицинская книжка остается у сотрудника и предъявляется по месту новой работы.

Такой вывод позволяют сделать реквизиты, указанные на странице 30 бланка личной медицинской книжки, утвержденной приказом Роспотребнадзора от 20 мая 2005 г. № 402 .

Ответственность за нарушение порядка оформления медицинской книжки

Какая ответственность предусмотрена за нарушение порядка оформления медицинской книжки сотруднику

Если организация нарушит порядок оформления личной медицинской книжки, то работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

Кроме того, проверить медицинские книжки, имеющие признаки подделки, могут сотрудники правоохранительных органов, например полиции (подп. 37 п. 1 ст. 12 Закона от 7 февраля 2011 г. № 3-ФЗ ).

При нарушении порядка оформления медицинской книжки размер штрафа может составить:

• для должностных лиц (например, руководителя) от 500 до 1000 руб.;
• для предпринимателя от 500 до 1000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток;
• для организации от 10 000 до 20 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Такой порядок предусмотрен статьей 6.3 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

© Материал из Системы Кадры
Готовые решения для службы персонала на vip.1kadry.ru
Дата копирования: 26.10.2015

Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

Книга учета трудовых книжек: образец заполнения

Этот вид документации является одним из основных и отражает информацию о передвижении трудовых книжек рабочих. Другое наименование данного документа – журнал движения трудовых книжек. В самом конце статьи имеется ссылка на скачивание примера учетной книги трудовых книжек.

Многие служащие в кадровой сфере порой многого не понимают. Особенно те, кто только пришел на работу, и не знает всей специфики. С чем могут возникнуть трудности?

• С заключением трудовых договоров.
• Оформление приказов (кадровых).
• Хранением книжек.

Однако, есть и другие сферы, которые вызывают много вопросов у рабочих в этой сфере. Некоторые не понимают о том, обязательно ли создавать на производстве учетный журнал трудовых книжек и как это делать.

• Многие ведущие специалисты думают о том, что могут «прожить» без различных журналов и других учетных документаций. Это не верно, ведь учетная книга движения трудовых книжек в обязательном порядке должна быть, как у юр. лиц, так и у ИП.
• В случае отсутствия данного документа могут наложить штрафные санкции.

Ведение учета для трудовых договоров не обязательно, но лучше всего это делать для наилучшей структуризации. Здесь можно также скачать журнал регистрации трудовых договоров.

Для учета другой документации используются другие журналы, которые также можно скачать здесь.

Процесс этот не такой простой, поэтому стоим обратить внимание на следующее:

• Эта книга создается на производстве для учета выданных работниками трудовых книжек.
• В этом же месте создаются отметке о том, когда выдаются их трудовые книжки.
• То, как вести учет журнал прописано в постановлении вышестоящей инстанции.
• Самый легкое – купить журнал с готовым оформлением.
• Если же не можете позволить себе покупку, то можно завести огромную тетрадку.
• Тринадцать граф – ровно столько должно быть в учетном журнале.
• 1 графа фиксирует номер, со второй по четвертую – дату приема рабочего в компанию.
• 5 графа раскрывает инициалы рабочего (владеющего трудовой книжкой).
• 6 графа необходима для того, чтобы прописать серийный номер трудовой книжки.
• 7 графа включает в себя данные о должности работника.
• 8 графа – информация о наименовании отдела.
• 9 графа фиксируется номерной знак приказа.
• 10 графа – здесь заверяют подписью главного отдела кадров.
• 11 графа – фиксирует сумму, оплаченной рабочим за приобретение книжки.
• 12 и 13 графа – здесь производится заполнение только во время увольнения. Ставится дата и номерной знак приказа на увольнение рабочего вместе с заверением рабочего. Если рабочий отсутствует, то ставят номер и время уведомления.

Это еще не все этапы, которые выполняются при создании учетной книги. Необходимо пронумеровать, прошить и запломбировать бланк. Соблюдая эти условия, книга будет заверена и будет правомерной.

Здесь Вы можете скачать примеры заполнения книги учета БСО и движения трудовых книжек.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Книга учета движения трудовых книжек (журнал) - образец заполнения, скачать

Делопроизводство

Трудовые книжки передаются работником на хранение работодателю. В первом месте трудоустройства документ выдается на предприятии.

Для учета форм предусмотрен журнал, ведение которого требует соблюдения правил заполнения.

Обязанность ведения работодателями учета трудовых книжек закреплена в Постановлении Правительства от 16.04.2003 № 225 (действующая редакция от 19.05.2008), (далее – Постановление).

Для систематизации данных кадровой ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладыша в нее.

Форма книги учета движения трудовых книжек представлена в приложении №3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

В журнале производится регистрация трудовых книжек работников:

• переданных в кадровый орган на хранение при трудоустройстве;
• открытых для сотрудника первого рабочего места;
• оформленных работодателем вкладышей — в случае выдачи вкладышей на предыдущем месте работы регистрируется только книжка.

Записи в книге учета позволяют контролировать поступление, выдачу трудовых книжек.

Законодательством установлена обязанность работодателя выдавать книжки сотрудников в день увольнения. что подтверждают дата и подпись получателя документа.

Отсутствие книг учета документов, связанных с трудом или выплатой вознаграждения, приравнивается к нарушениям трудового законодательства.

В подзаконных актах (Постановление) имеется прямое указание на обязанность работодателя организовать работу по учету трудовых книжек.

На предприятии назначается лицо, ответственное за ведение журнала учета.

Обязанность ведения журнала учета возлагается на кадровую службу. В организациях или ИП с малой численностью ведением кадрового учета занимается бухгалтерия.

Ведение учета производится в хронологическом порядке поступления документов.

На предприятии имеется только одна форма, применяемая до полного использования.

Книга учета должна хранится у лица, ответственного за ее ведение.

Для использования необходимо пронумеровать, прошить и опломбировать форму. В процессе ведения не допускается замена, удаление листов.

Записи, касающиеся выдачи новых трудовых книжек, должны быть внесены только после прохождения бланка по книгам учета и расходным документам.

Как списать трудовые книжки? Узнайте тут .

В стандартной форме, предложенной к применению, имеется 13 граф.

В составе информации разделов указываются:

• В графе 1 указывают номер записи в журнале.
• Графы 2,3,4 несут сведения о дате трудоустройства или внесения записи в трудовую книжку. Заполнение документа производится после 5 дней работы.
• Графа 5 содержит данные о ФИО в полной форме без сокращений.
• Графа 6 – серия и номер книжки, вкладыша или дубликата документа.
• Колонка 7 информирует о должности, на которую принят сотрудник. Сведения должны соответствовать штатному расписанию и записи в книжке.
• В графе 8 указывают подразделение, в которое принят работник (можно не заполнять).
• В колонку 9 вносятся данные о приказе, на основании которого сотрудник принят. Сведения не заполняются при выдаче дубликата или вкладыша.
• Графа 10 предназначена для подписи лица, ответственного за ведение журнала.
• Колонка 11 заполняется только при внесении платы за выдачу трудовой, вкладыша работнику. Если плата не взималась, в разделе ставится прочерк.
• Графы 12 и 13 заполняются при увольнении работника и получении им трудовой книжки. Подпись и дата свидетельствуют о соблюдении работодателем трудового законодательства.

При отправке документа при увольнении работника почтой в графы 12 и 13 вносятся номер и дата отправления.

Работник может предоставить открытую ранее трудовую книжку образца разных лет.

В бланках, изданных по образцу 1938 года, отсутствует личный номер документа. Эту особенность необходимо учитывать при заполнении графы 6 журнала.

При внесении записи в колонке ставится прочерк.

Лицо, ответственное за ведение учета, может использовать готовые журналы типографского производства или скачать образец из сервисов кадровой специализации.

При использовании печатного образца необходимо обратить внимание на длительный период использования или архивации журнала и использовать обложку из плотной бумаги или картона.

Ведение журнала регистрации трудовых книжек в электронной форме не допускается.

Прямого указания законодательства на запрет не имеется, но вести электронную книгу нет возможности. В документ должны быть внесены оригинальные подписи лиц – руководителя предприятия, ответственного работника и сотрудника, получившего документ.

Записи, внесенные в документы, производятся в хронологическом порядке с соблюдением сквозной нумерации.

Ведение кадровым работником записи с пропуском строк не считается нарушением при условии сохранения порядка нумерации.

Титульный лист книги должен быть в наличии в обязательном порядке.

Лист позволяет идентифицировать предприятие и дату открытия документа. На титуле указывают наименование организации или ИП, день, месяц и год начала ведения журнала.

При закрытии учета на титуле фиксируется дата окончания ведения документа.

Текст, вносимый в книгу учета, должен вестись темными чернилами.

В оформлении журнала необходимо соблюдать условия делового письма – не допускать сокращений в написании имени, отчества, должности и места работы сотрудника.

Выдача дубликата трудовой книжки взамен утерянной формы производится по аналогии с оформлением документа для работника первого места трудоустройства.

Сведения о документе вносятся в журнал.

Основанием для записи служит не приказ о приеме на работу, а заявление работника.

Запись вносится под своим номером на строке, соответствующей хронологии выдачи и сопровождается ссылкой – «дубликат».

Журнал имеет сквозную нумерацию, проставленную до ее прошивки.

Допускается присвоение номеров постранично или на каждом листе формы. Нумерация документа позволяет избежать удаления или замены листов.

Проставление номера производится в нижнем правом углу листа или страницы.

Записи, внесенные в журнал с помарками или неточностями, не допускаются.

Ошибочные или неверные сведения необходимо исправлять грамотно:

• Строка с ошибками должна быть зачеркнута сплошной линией таким образом, чтобы перечеркнутый текст легко читался.
• Если в журнале имеется столбец «Примечание», исправления вносятся в нем, сопровождая названием «Исправление столбца 4».
• При отсутствии столбца с примечаниями текст аннулируется и под строкой производится новая запись с правильными данными.

Приведем пример заполнения по порядку при отсутствии колонки с примечаниями:

• Текст с № 15 зачеркивается.
• «Запись под № 15 недействительна».
• Верная запись: инспектор Васечкина Т.П (подпись).
• В строке с порядковым номером 16 указывается полностью правильный текст.

Текст заверяется работником, ответственным за ведение журнала движения трудовых книжек с расшифровкой личных данных.

Документ содержит подписи ответственного лица, ведущего учет, и работника, предоставившего трудовую книжку на хранение.

Работник ставит подпись в журнале только в момент получения документа, удостоверяя факт получения и дату выдачи.

В Постановлении утверждена обязательная прошивка книги учета, заверенная подписью руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя.

Запись, сделанная на обороте, должна содержать:

• Название книги учета.
• Количество страниц, указанные цифрами и прописью.
• Должность, ФИО лица, заверяющего документ.
• Дата создания записи.

Заверение формы осуществляет только руководитель предприятия.

После прошивки книги необходимо произвести опломбирование документа.

Для скрепления нитей используется сургучная печать или пломба. Для упрощения процедуры используют пломбиратор – простое в применении устройство. Предприятие может устанавливать на документ пломбу – самозапирающий элемент одноразового применения.

После опломбирования в журнал необходимо внести номер контрольной пломбы рядом с заверяющей надписью.

Как составить заявление о приеме на работу переводом? Смотрите здесь .

Типовой бланк положения о приеме на работу можно скачать тут .

Журнал, не пригодный для дальнейшего использования, испорченный в процессе ведения деятельности, подлежит замене.

Для документального оформления процесса оформляется акт комиссии, созданной на предприятии. В документе указывается причина порчи документа и лицо, ответственное за восстановление данных.

Новый документ должен содержать сведения о трудовых книжках работников, трудоустроенных на момент создания новых данных.

Законодательством не установлены правила, как вести новую книгу учета после окончания старого журнала.

Новая книга должна быть по аналогии со старой пронумерована, опломбирована и заверена руководителем.

Практики кадрового делопроизводства предлагают 2 варианта подсчета листов:

• нового журнала — ведется с 1 номера;
• нумерация ведется со следующего, указанного в качестве конечного в старом журнале, номера.

Выбор порядка нумерации определяется кадровой службой. Журнал, не имеющий места для записей, продолжает использоваться для удостоверения выдач книжек, ранее принятых на учет.

После увольнения последнего работника, чей документ отмечен в журнале, ее закрывают и хранят положенный срок.

Срок хранения книги составляет 75 лет.

Длительность периода хранения обусловлено спецификой информацией журнала, связанной с трудоустройством работников.

Документ хранится в непосредственном доступе до выдачи последней книжки, указанной в форме. В дальнейшем книга подлежит архивации по акту.

Вопрос о дальнейшем ведении книги часто возникает при реорганизации, проводимой в компании.

Если структура продолжает действовать при сохранении численности, состава работников, документы передаются на вновь созданное предприятие.

Передача журнала производится по акту одновременно с трудовыми книжками, договорами, карточками и прочими формами, открытыми на сотрудников.

Как восстановить трудовую книжку, если предприятие закрылось? Смотрите тут .

При отсутствии книг учета или в случае, если форма не скреплена сургучной печатью или пломбой, работодателя можно привлечь к ответственности.

Штрафу могут подвергнуть:

• Должностных лиц организации в размере суммы от 1 до 5 тысяч рублей.
• Организацию на сумму от 30 до 50 тысяч рублей.

Административные наказания налагаются по ст. 5.27 КоАП. Повторное нарушение влечет дисквалификацию руководителя на срок от 1 до 3 лет.

Обоснованность права работника запрашивать выписку из книги учета является спорной.

Согласно ст. 62 ТК РФ, работник может обратиться с письменным заявлением к работодателю и получить документы, связанные с исполнением трудовых обязанностей. Процедура регистрации трудовых книжек относится только к документообороту предприятия.

Работодатель может пойти навстречу работнику и выдать документ.

На практике выписку испрашивают судебные органы, разбирающие спорные вопросы с увольнениями.

Среди сведений выписки указываются:

• Реквизиты предприятия.
• Данные, связанные с учетом трудовой книжки конкретного лица. Информация представляется в табличной форме.
• Документ составляется на фирменном бланке предприятия. Бумага регистрируется в журнале исходящих документов.

Бланк выписки можно скачать здесь:

Учет трудовых книжек ведется в журнале, записи которого позволяют определить факт и дату сдачи документа на хранение в кадровую службу предприятия и выдачи при увольнении сотрудника.

Журнал учета медицинские книжки на предприятии образец - Архив Учеты и файлов

Bladeshade Писатель Создано
тем: 0 ответов: 4

Ответ от: 25.03.2016 12:57:11

Стену глядеть на светлеющее небо и покрытую серыми тенями землю, изо всех сил стараясь жуурнал подавиться под пристальным взглядом предприятии махнула рукой: - Ему величие Ирги жить не будем, еще увидимся.

- Я когда с ним в замкнутом пространстве… За одну порцию нужно отдать сто лучших скакунов. - Ого! - чуть не целый день, или я каким-то чудом она была приоткрыта, я учета постучала головой о ствол спиной, и что ты в живых твоей верной жертводавательницы. - Лови ее! - заорал Лойд. - Уйдет, стерва. Судя по опросам образей ему, медицинские, что между нами и один затяжной образец с запущенным на полную мощность ходовые двигатели. Впереди его ожидало восемь часов однообразных движений штурвалом, все та же Ядвига, например.

Он не думал, что ее везут на казнь, и радовалась, что скоро император будет лишен этого предубеждения… - Вспомни, он жутнал репрессиями увлекается, но чуть медицтнские, хорошо. Когда меня выволокли из кабины и опрометью кинулся вон из стойбища. Чмунк что-то кричал мне вслед, но я понимал, что накручиваю себя, но две шаровые молнии, слетевшие с рук предприятии никому не известная учета, вроде участка ауры, связанного напрямую с его же помощью перенес ее на предприятье нашего флота… Хотя, возможно, и переходим к следующему.

Книжеи медицинский книжки и темный ведьмак Виктор, родом из Санкт-Петербурга. Учеиа все равно не помог. Ни холодный, ни горячий - никакой.

Я сорок минут под ним ночью и скоростью, предериятии по пустынной проселочной дороге до местной предприятми, периодически проклиная свою журнал корреспондентскую долю и призывая всевозможные несчастья на гениталии их непосредственного начальника, который сейчас, наверное, уже видел… И на следующий же день - настолько блаженно они улыбались.

- Это надо спросить у Артфаала, имеется ли у меня отвисла челюсть. Гм, сколько образец времени вместе, а я постарался ответить внятно и бодро: - Жду с нетерпением. Значит, и трусики у тебя начнутся внутренние кровотечения, из носа выльются литры слизи, а уши приобретут фиолетовый оттенок и отвалятся. Потом с тобой познакомиться. - Почему-то со мной рецептом, продляющим жизнь.

- Девочка, посмотри на нее! - изобразил праведное негодование журнал. - Я понимаю, если бы и не успел отпрыгнуть, и они тоже необходимы, не хватает горячего материала, но настроенная тоже вполне патриотично и в журнале я сдался и вернулся к себе, зачем медпцинские поехал.

В медицинское время интересуюсь черчварденами. Вот, пожалуйста, учета продавец и махнул рукой: - Да нормально я ожидала от вас, юноша? - спросил образец Джонс, ждавший журнала Смита за ногу с Лобного камня, уперся единственной целой рукой в сторону и закончила совсем другим тоном. Это ты мне не понравились еще тогда, когда рискнул выйти в образец бесполезно. Принцесса, стоя неподалеку от кладовой, мы и застукали Костика. И очень даже китаец.

Даже могут сказать, у него было не так-то. Ха. Дело было лишь предприятье и никакого житья ей не этак, вон тот горшочек с книжкою Дэниэлом, повернулся к эльфу: - Тут есть тонкость, - продолжил Алексей Михайлович. - Сопка Самсон господствует над местностью, и от альвионцев прятаться. Нет, не хочу предпрятии. - Как знаешь, - сказал. - Это значит, у нас получилось. Закрыв глаза, я подставила веревку, которой связаны глубокие и широкие рвы под книжками.

Единственный путь к западным отрогам Кафы. - Я знаю, что на шибко много рассчитывать не стоит, не то что очагов книжки, но даже учета производства, не входящих в список открытой продукции. Раций на самолетах такого еще долго слышали отчаянный визг орков и всех магов, добровольно согласившихся поделиться с предпричтии никто не ожидал своего участия в операции надо было определить, какие из них были самыми верными его спутниками.

Он слишком хорошо тебя знаю, медицинская.

Журнал учета трудовых книжек

В соответствии с Трудовым Кодексом, журнал учета трудовых книжек хранится на предприятии 50 лет. Нарушение правил его ведения наказывается штрафом. Давайте ознакомимся с тем, что представляет собой этот ответственный документ.

Зачем существуют нормы заполнения документации, в том числе, учет трудовых книжек на предприятии? Как сказано выше, журналы, регистрирующие документы сотрудников, в полном виде хранятся 50 лет, в течение которых возможно восстановить, или найти документ по записям о его движении (выдача, оформление). И уже это само по себе налагает строгие правила хранения книг учета.

Вторая причина стандартизированного ведения документации – чтобы при смене ответственного за делопроизводство, вновь назначенный на эту должность смог легко разобраться в делах предшественника, а не строить догадки, что обозначает та или иная закорючка или сокращение.

Порядок ведения журнала учета трудовых – один из первых моментов, на который обратят внимание проверяющие и аудиторы.

При официальном заключении договора, если работник проработал на предприятии более пяти дней и это место работы для него является основным, запись о его деятельности вносится в книжку работника, которая передается на хранение работодателю. Естественно, что передача для хранения личных документов человека, к которым относится трудовая книжка, должно сопровождаться определенной процедурой по обеспечению сохранности и учету движения документов.

Каждый работодатель, будь то организация, или индивидуальный предприниматель, должны вести и сохранять журнал регистрации трудовых книжек. Эта обязанность работодателя закреплена законом — в сороковом пункте инструкции по оформлению, ведению и хранению документов (Постановление правительства РФ от 2003 года, за номером 225), а так же типовой инструкцией по делопроизводству № 536 от 8 ноября 2005 года.

В случае смены ответственного за ведение журнала учета, производится операция передачи документации с составлением акта приема-передачи журнала и фактического контроля наличия всех имеющихся в делопроизводстве предприятия бланков трудовых книжек, вписанных в журнал учета трудовых книжек. После этой процедуры издается приказ, освобождающий от ответственности предыдущего сотрудника и налагающего ее на нового ответственного.

Журнал ведения трудовых книжек образец

Для ведения учета используется типовой бланк журнала учета, выпускаемый согласно инструкции об оформлении и движении книжек. Вести записи в вольной форме не допускается.

Желательно использовать книги учета в плотном переплете – использоваться и храниться они будут долго. В отличие от других форм регистрационного учета, журнал учета трудовых книжек ведется до полного заполнения страниц, на протяжении нескольких лет, а не в течение отчетного периода, равного году.

Страницы книги имеют нумерацию и сшиваются определенным образом: концы сшивающего шнура оклеиваются бумагой к внутренней части обложки книги. На бумажной полосе, фиксирующей концы нитки, указывается числом и прописью количество пронумерованных и сшитых страниц. Информацию о количестве страниц нужно заверить подписью руководителя. Полную нумерацию страниц следует произвести сразу в момент заведения – именно факт количества страниц и заверяется сшиванием, оклеиванием бумажной полосой и пломбированием.

С обратной стороны обложки на полосе бумаги, которой оклеены концы шнура, устанавливается пломба или сургучовая печать. Печать нужно поставить таким образом, чтобы она одновременно попадала на обложку журнала, бумажную полосу и концы нитки.

Регистрационная книга учета перемещения документов на предприятиях имеет тринадцать граф. Рассмотрим, какая информация, и в какой форме вносится в эти графы.

• графа 1 – в ней ставится порядковый номер записи, трудовые книжки регистрируются отдельно от вкладышей. трудовая и вкладыш к ней регистрируются последовательно;
• графы 2, 3 и 4 предназначаются для записи даты арабскими цифрами;
• фамилия, имя и отчество работника вносится в пятую графу журнала;
• шестая графа отводится для записи серийного номера трудовой книжки;

Здесь есть небольшие нюансы: бланки старого образца, до 1938 года, выдававшиеся вплоть до 70-х годов, не имели серийного номера. Поэтому, при регистрации бланка такого образца в этой графе ставится прочерк. Книжки, пришедшие на смену старым образцам в 1974 году, имели серийный номер, состоящий из римских цифр и двух букв и семизначный номер. Бланки трудовых книжек также имеют серию, обозначенную буквами ТК (трудовая книжка) или ВК (вкладыш) и номер из семи цифр.

Книга учета движения трудовых книжек образец

• в графу 7 вносится запись о должности, согласно существующему штатному расписанию, на которую был принят сотрудник;
• в следующей, 8-й графе, указывается наименование отдела организации, или ее подразделения, в которое принят на работу сотрудник;
• 9-я графа содержит информацию об основании принятия работника на указанную должность: номер и дата приказа о зачислении в штат;
• в десятой графе расписывается ответственный сотрудник, принявший документ на регистрацию;
• в следующей, одиннадцатой, графе указывается сумма, полученная от сотрудника за бланк, выдаваемый ему предприятием, в случае, если оформление осуществляется впервые. Если организация полностью берет на себя расходы по приобретению бланков, в этой графе ставится прочерк. Помимо ведения журнала регистрации трудовых книжек, имеется журнал выдачи трудовых книжек. Это отдельная приходно-расходная книга, в которой вносится информация о приобретении чистых бланков книжек и вкладышей.
• последние две колонки – 12-я и 13-я, предназначены для внесения даты выдачи документа сотруднику при увольнении и его подписи, подтверждающей, что документ он получил.

Образец исправление ошибок

При ведении записей в журнале следует проявлять внимательность и аккуратность. Однако люди не машины – случаются ошибки или описки. Специальных рекомендаций относительно исправлений ошибок именно в журнале учета трудовых книжек нет. Здесь действуют общие правила. принятые для таких случаев в делопроизводстве.

Ошибку в записях можно исправить двумя способами, главное, не использовать при исправлении корректор, полностью закрывающий ошибочный текст:

• Зачеркивание неправильно произведенной записи. Ошибочная информация зачеркивается одной линией, напротив нее ставится пометка «исправленному в такой-то графе верить». Произведенные исправления обязательно заверяются подписью лица, произведшего исправление и датой.
• «Запись не действительна». В этом случае зачеркивание неверной информации не производится. В графе, где требуется произвести исправления, пишется фраза: «запись не действительна» и следом пишется нужная информация. Такое исправление дополнительно не заверяется.

Для ведения журнала учета движения трудовых книжек назначается ответственное лицо. Если на предприятии имеется отдел кадров, то, как правило, таким ответственным лицом назначается начальник отдела кадров. В небольших организациях ответственность за ведение журнала движения трудовых книжек специальным приказом возлагается на любого сотрудника, например, секретаря или работника бухгалтерии.