Работа с документами под грифом “Коммерческая тайна“ на предприятиях малого бизнеса

“Кадровик. Кадровое делопроизводство“, 2008, N 12

РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ ПОД ГРИФОМ “КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА“
НА ПРЕДПРИЯТИЯХ МАЛОГО БИЗНЕСА

Деятельность предприятия малого бизнеса специфична тем, что она осуществляется малым количеством сотрудников, территориально и функционально тесно связанных между собой. Каждый сотрудник общается практически со всеми сотрудниками организации и в силу этого бывает посвящен во множество вопросов, не имеющих прямого отношения к выполнению своих должностных обязанностей. Они, вольно или невольно, могут способствовать распространению сведений, составляющих “секрет фирмы“. Очевидные способы борьбы - строгий контроль исполнения и хранения документов, ликвидация правовой безграмотности работников по вопросам коммерческой тайны, дифференциация доступа работников к некоторым сведениям об организации, а также строгая регламентация делопроизводства документов, содержащих сведения ограниченного доступа, и присвоение им грифа “Коммерческая тайна“.

Предприятия малого бизнеса представляют собой слой мелких собственников, которые в силу своей массовости в значительной мере определяют социально-экономический и отчасти политический уровень развития страны. По своему уровню жизни и социальному положению они принадлежат к большинству населения, одновременно являясь как непосредственными производителями, так и потребителями широкого спектра товаров и услуг. Сектор малого бизнеса образует самую разветвленную сеть предприятий, действующих в основном на местных рынках и непосредственно связанных с массовым потреблением товаров и услуг. В совокупности с небольшими размерами малых предприятий, их технологической, производственной и управленческой гибкостью это позволяет чутко и своевременно реагировать на изменяющуюся конъюнктуру рынка.

К основным достоинствам предприятий малого бизнеса относят: возможность разработки и применения инновационных идей, инновационных технологий, мобильность в управлении, производстве.

Словарь кадрового делопроизводства. Инновация (позднелат. innovatio, англ. innovation - нововведение) - явления культуры,

1) которых не было на предшествующих стадиях ее развития, но которые появились на данной стадии и получили в ней признание;

2) зафиксированные в знаковой форме и (или) в деятельности посредством изменения способов, механизмов, результатов, содержаний самой этой деятельности. Во втором случае чаще используют понятие “нововведение“, выражая его сущность в терминах инновационной деятельности и инновационных процессов (если учитывается процесс сопряженных изменений в среде).

Нововведение - комплексный процесс создания, распространения и использования нового практического средства (новшества) для удовлетворения человеческих потребностей, меняющихся в ходе развития социокультурных систем и субъектов.

Сами инновационные идеи, технологии, разработки являются коммерческой тайной предприятия.

Словарь кадрового делопроизводства. Коммерческая тайна - режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

В силу небольших размеров к трудовой деятельности на предприятии малого бизнеса привлекаются родственники, близкие знакомые, проверенные лица, заинтересованные в прибыли предприятия и, соответственно, в его развитии. Но тем не менее к деятельности на предприятии могут привлекаться и люди со стороны.

В настоящее время в области информационной безопасности существует понятие “инсайдерство“, которое означает случайное или преднамеренное распространение работником организации конфиденциальной информации о ее деятельности, финансовых показателях, стратегии развития, клиентских взаимоотношениях и др.

Инсайдерами могут стать не только злоумышленники-профессионалы, которые за распространение конфиденциальной информации получают вознаграждение от заинтересованных лиц, но и лояльные и преданные компании сотрудники, например, забывшие важный документ в общественном транспорте. Также к списку инсайдеров можно добавить недовольных, обиженных сотрудников, которые могут тем или иным способом повлиять на распространение, хищение, уничтожение или искажение конфиденциальной информации.

Важно отметить, что инсайдеры могут не только скопировать важную информацию с помощью технических средств, но и просто запомнить ее.

Таким образом, одних технических средств для борьбы с инсайдерством недостаточно, важно разделить открытую информацию и информацию ограниченного доступа, а также разработать инструкцию по работе с документами с грифом “Коммерческая тайна“. Традиционно такой документ называют “Инструкция по организации и ведению делопроизводства документов с грифом “Коммерческая тайна“ и оформляют на стандартных листах формата А4. Такая инструкция может выглядеть следующим образом:

- 1-й лист - титульный лист или обложка инструкции, на которой указывают название инструкции, дату вступления в действие, должностное лицо, утвердившее инструкцию, или распорядительный документ;

- 2-й лист - содержание документа (разделы) с указанием страниц;

- 3-й и последующие листы - текст инструкции.

В содержательной части инструкции должны быть предусмотрены следующие разделы:

1. Учет документов с грифом “Коммерческая тайна“.

2. Отправка документов с грифом “Коммерческая тайна“.

3. Размножение документов с грифом “Коммерческая тайна“.

4. Уничтожение документов с грифом “Коммерческая тайна“.

5. Проверки наличия документов с грифом “Коммерческая тайна“.

6. Порядок хранения и обращения с документами с грифом “Коммерческая тайна“.

Данная инструкция утверждается приказом руководителя, в котором оговариваются дополнительно сроки вступления документа в действие, порядок ознакомления с ним сотрудников и их ответственность за исполнение и неисполнение, другие вопросы.

Поскольку на предприятии малого бизнеса, как правило, нет специализированных режимно-секретных подразделений, ведение делопроизводства документов с грифом “Коммерческая тайна“ возлагается на секретаря, специалиста по делопроизводству (делопроизводителя) или других специально назначенных лиц.

Хранение документов с грифом “Коммерческая тайна“ должно осуществляться отдельно от других документов. С целью осуществления контроля над качеством хранения документов ограниченного доступа рекомендуется проводить ежеквартальные и ежегодные проверки наличия и состояния хранения документов с грифом “Коммерческая тайна“.

Работнику, по роду своей служебной деятельности имеющему доступ к конфиденциальной информации, могут быть внесены дополнения в трудовой договор, например:

--------------------------------------------------------------------------¬
¦. ¦
¦ Сотрудник обязуется сохранять в тайне все ставшие ему известными в¦
¦рамках его служебной деятельности сведения, составляющие коммерческую¦
¦тайну. Это обязательство о неразглашении действует и после увольнения. ¦
¦ Сотрудник обязуется при увольнении сдать все находящиеся у него в¦
¦связи с его служебной деятельностью документы и изделия, содержащие¦
¦сведения, составляющие коммерческую тайну. Он не имеет права предъявлять¦
¦какие-либо требования на оставление у себя подобной документации и¦
¦изделий. ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Законодательная база, содержащая нормативно-правовые требования к перечню и содержанию сведений, составляющих коммерческую тайну, порядку обработки, хранения, предоставления, передачи этих сведений, а также ответственность за действия или бездействия, повлекшие за собой разглашение таких сведений, включает:

- Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ “О коммерческой тайне“ (ред. от 24.07.2007), который регулирует отношения, связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны в отношении информации, составляющей секрет производства (ноу-хау);

- Федеральный закон от 26.07.2006 N 135-ФЗ “О защите конкуренции“ (ред. от 30.06.2008) в ст. ст. 25, 26 определяет обязанности предоставления информации, в том числе и составляющей коммерческую тайну, в антимонопольный орган, а также обязанность антимонопольного органа по соблюдению коммерческой тайны;

- Постановление Правительства РСФСР от 05.12.1991 N 35 “О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну“ (ред. от 03.10.2002), определяющее перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну предприятия, и обязывающее руководителей предприятий, а также лиц, занимающихся предпринимательской деятельностью, предоставлять такие сведения по требованию органов власти, управления, контролирующих и правоохранительных органов, других юридических лиц, имеющих на это право в соответствии с законодательством, а также трудового коллектива предприятия;

- ст. 32 части первой НК РФ, которая обязывает налоговые органы соблюдать налоговую тайну и обеспечивать ее сохранение;

- ст. 184 части первой ГК РФ, в соответствии с которой коммерческий представитель обязан сохранять в тайне ставшие ему известными сведения о торговых сделках и после исполнения данного ему поручения;

- ст. 727 части первой ГК РФ запрещает подрядчикам передавать сведения, которые могут рассматриваться как коммерческая тайна, третьим лицам;

- ст. 1465 части четвертой ГК РФ определяет секрет производства (ноу-хау) и устанавливает необходимость введения режима коммерческой тайны, относительно сведений, составляющих секрет производства;

- ст. 24.3 КоАП РФ, в соответствии с которой дела об административных правонарушениях, содержащие сведения, отнесенные к коммерческой тайне, не подлежат открытому рассмотрению;

- ст. 183 УК РФ “Незаконные получение и разглашение сведений, составляющих коммерческую, налоговую или банковскую тайну“.

Словарь кадрового делопроизводства. Информация, составляющая коммерческую тайну (секрет производства), - сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны.

Ниже представлена инструкция по организации и ведению на предприятии делопроизводства документов с грифом “Коммерческая тайна“. В качестве приложения к инструкции может выступать договорное обязательство работника о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия.

Инструкция
по организации и ведению
делопроизводства документов
с грифом “Коммерческая тайна“

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок работ по учету, размножению, хранению и уничтожению документов с грифом “Коммерческая тайна“.

1.2. Организация и ведение делопроизводства документов с грифом “Коммерческая тайна“ возлагаются на секретаря, ответственного за работу с документами, имеющими гриф “Коммерческая тайна“.

1.3. Во время работы с посетителями, посторонними лицами, лицами, не имеющими допуска к информации, содержащей коммерческую тайну предприятия, запрещается работать с документами, имеющими гриф “Коммерческая тайна“. Для работы с такими документами должно быть выделено специальное время.

2. Учет документов с грифом “Коммерческая тайна“

2.1. Все документы с грифом “Коммерческая тайна“, изданные или поступившие на предприятие, подлежат отдельному учету.

2.2. Учет документов с грифом “Коммерческая тайна“ осуществляется отдельно от учета секретных (государственные секреты) и несекретных документов, а также документов с грифом “Для служебного пользования“ (ДСП).

2.3. Для решения задач сохранности документов, облегчения справочной работы и обеспечения контроля исполнения на предприятии ведутся следующие виды такого отдельного учета:

- учет подготовленных (внутренних) документов;

- учет входящих и исходящих документов;

- учет компьютерных носителей с охраняемой информацией;

- номенклатура дел, журналов;

- учет лиц, осведомленных в вопросах, касающихся коммерческой тайны.

2.3.1. Создание документов с грифом “Коммерческая тайна“ производится сотрудником, имеющим соответствующий допуск.

По решению руководителя предприятия создание может быть разрешено в рабочих помещениях исполнителей документов при условии исключения получения охраняемой информации посторонними лицами.

Обработка документированной информации, относящейся к коммерческой тайне, на персональном компьютере должна осуществляться только на сменных носителях, сдаваемых в конце рабочего дня секретарю под роспись в журнале.

На последнем листе каждого экземпляра созданного документа необходимо указать:

- количество отпечатанных экземпляров;

- фамилии должностных лиц, принимавших участие в изготовлении документа;

Отпечатанный документ с грифом “Коммерческая тайна“, а также материалы, подготовленные в рукописном или графическом исполнении как дополнение к нему, регистрируются у секретаря в журналах, имеющих соответствующие графы.

Картотеки или журналы учета подготовленных документов с грифом “Коммерческая тайна“ учитываются в номенклатуре дел на общих основаниях. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Учетные номера проставляются на первом листе каждого экземпляра документа, а также на последнем листе - перед отметкой о количестве отпечатанных экземпляров.

Все черновики, а также варианты и испорченные при печатании листы должны быть сданы для уничтожения секретарю.

Словарь кадрового делопроизводства. Гриф - надпись на документе или издании, определяющая особый порядок его использования.

Гриф ограничения доступа к документу - реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.

Гриф секретности - реквизиты, свидетельствующие о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемые на самом носителе и/или в сопроводительной документации на него.

Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

2.3.2. Прием и регистрация поступивших на предприятие документов с грифом “Коммерческая тайна“ осуществляются секретарем.

Главное требование к делопроизводству документов с грифом “Коммерческая тайна“ - это однократность их регистрации.

Полученная корреспонденция с грифом “Коммерческая тайна“, в том числе полученная сотрудниками охраны предприятия в нерабочее время, не вскрывается и передается секретарю лично. Ошибочно поступившие документы с грифом “Коммерческая тайна“ возвращаются отправителю.

В случае отсутствия (недостачи) в пакетах документов (экземпляров, листов, приложений) с грифом “Коммерческая тайна“ составляется акт в 2-х экз. один из которых высылается отправителю.

На первом листе входящего документа с грифом “Коммерческая тайна“ проставляется регистрационный штамп, в котором указываются:

- входящий номер документа;

- количество листов основного документа и приложений.

На первом листе каждого приложения к входящему документу указываются:

- номер входящего документа;

- количество листов данного приложения.

2.3.3. Отдельному поединичному (инвентарному) учету подлежат разработанные на предприятии и присланные из других организаций научно-технические, чертежно-конструкторские и другие документы, не подлежащие подшивке в дела.

Присланные документы берутся на поединичный учет после их регистрации по входящему учету и рассмотрения соответствующими должностными лицами.

На инвентарный учет не берутся документы, подшиваемые в дела, а также документы, присланные на согласование и во временное пользование.

В зависимости от специфики предприятия инвентарный учет может вестись в отдельных журналах по наименованиям и видам документов, а также по видам производств.

На инвентарный учет берутся подготовленные подлинники технических документов. Копии учитываются за номером оригинала. Если при изготовлении документа черновик уничтожается сразу после изготовления подлинника, то на инвентарный учет берется подлинник, а в журнале инвентарного учета делается отметка об уничтожении черновиков.

На документах, взятых на инвентарный учет, проставляется штамп с указанием:

Штамп с инвентарным номером проставляется:

- на сброшюрованных документах - в верхнем левом углу обложки и титульного (первого) листа документа;

- на графических документах - над основной надписью.

2.3.4. Дела, журналы с грифом “Коммерческая тайна“ учитываются по сводной (общей) номенклатуре дел предприятия. В графе 1 под индексом, присвоенным данному делу, проставляется гриф “Коммерческая тайна“.

Для секретаря делается выписка из номенклатуры, в которую вносятся все дела и журналы с таким грифом.

В экземпляре номенклатуры секретаря в графе “Примечания“ может вводиться информация о фамилиях исполнителей, которым предоставлено право пользования документами (делом).

Словарь кадрового делопроизводства. Доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, - ознакомление определенных лиц с информацией, составляющей коммерческую тайну, с согласия ее обладателя или на ином законном основании при условии сохранения конфиденциальности этой информации.

При составлении номенклатуры дел, включающей дела с грифом “Коммерческая тайна“, кроме учета требований общего делопроизводства о порядке комплектования дел в соответствии с различными признаками классификации (номинальный, структурный, предметно-тематический, по срокам хранения и т.д.) должен быть предусмотрен круг лиц, имеющих право пользоваться делом.

Документы с грифом “Коммерческая тайна“ подшиваются в дела в соответствии с выпиской из номенклатуры после их исполнения. Все дела с таким грифом независимо от сроков их хранения должны иметь внутреннюю опись, которая выполняет функцию учета документов внутри каждого дела.

Листы дела нумеруются. После закрытия дела прошиваются и опечатываются. В конце дела подшивается чистый лист, на котором сотрудником подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом “Коммерческая тайна“ делается заверительная надпись, в которой указывается, сколько подшито документов в деле и на скольких листах.

2.3.5. Учет лиц, осведомленных в сведениях, составляющих коммерческую тайну предприятия, ведется секретарем в отдельном журнале, имеющем соответствующие графы:

- фамилия, имя, отчество;

- кто и когда санкционировал допуск к коммерческой тайне;

3. Отправка документов с грифом “Коммерческая тайна“

3.1. Отправка документов с грифом “Коммерческая тайна“ во внешние организации осуществляется по разрешению лиц, которым даны на это соответствующие полномочия руководителем предприятия.

3.2. Документы отправляются заказными или ценными письмами и заказными бандеролями. Возможна пересылка документов с помощью курьерской (фельдъегерской) службы.

При отправке документов заказными или ценными отправлениями на конвертах (пакетах) гриф “Коммерческая тайна“ не проставляется. В этом случае рекомендуется использовать двойной конверт. На внутреннем конверте указывается гриф “Коммерческая тайна“ и номера документов, а на внешнем - адрес получателя.

3.3. Исходящим номером документа с грифом “Коммерческая тайна“ является номер, за которым зарегистрирован документ.

3.4. После отправки документа в карточке (журнале) учета, где зарегистрирован отправляемый документ, делается отметка об отправке, заверяемая подписью лица, производившего отправку.

3.5. При необходимости документы с грифом “Коммерческая тайна“ могут доставляться адресату нарочными из числа сотрудников, допущенных к работе с такими документами.

Словарь кадрового делопроизводства. Передача информации, составляющей коммерческую тайну, - передача информации, составляющей коммерческую тайну и зафиксированной на материальном носителе, ее обладателем контрагенту на основании договора в объеме и на условиях, которые предусмотрены договором, включая условие о принятии контрагентом установленных договором мер по охране ее конфиденциальности.

4. Размножение документов с грифом “Коммерческая тайна“

4.1. Размножение документов с грифом “Коммерческая тайна“ должно производиться должностными лицами, имеющими соответствующий допуск.

Необходимо помнить, что использование электронной копировальной техники без применения технических средств защиты может привести к утечке информации.

4.2. Размножение документов и снятие копий производится по письменному разрешению лиц, определенных руководителем подразделения.

Дополнительно размноженные экземпляры документов учитываются подразделением по ведению делопроизводства документов с грифом “Коммерческая тайна“ за номерами подлинников.

4.3. Выписки из документов с грифом “Коммерческая тайна“ производятся по разрешению соответствующих руководителей за новым номером по журналам учета подготовленных документов.

На самом документе, из которого производилась выписка, делается отметка, заверенная подписью лица, производившего выписку.

5. Уничтожение документов с грифом “Коммерческая тайна“

5.1. Уничтожение документов с грифом “Коммерческая тайна“, в том числе черновиков, бракованных листов и испорченных копий, производится под контролем секретаря с обязательной простановкой отметок об уничтожении в учетных документах.

5.2. Выделенные к уничтожению документы с грифом “Коммерческая тайна“, черновики, испорченные листы, варианты и неподписанные проекты документов надрываются (зачеркиваются) и помещаются секретарем в опечатанную урну (мешок, ящик, портфель и т.д.).

В учетных данных документов (журнале) делается отметка об уничтожении черновика с указанием количества листов и проставлением подписи сотрудника подразделения по ведению делопроизводства с грифом “Коммерческая тайна“ и даты.

По мере накопления содержимое урны (мешка, ящика, портфеля и т.д.) изымается и уничтожается. Периодичность изъятия может устанавливаться руководителем предприятия или самостоятельно секретарем в зависимости от количества документов и условий уничтожения.

5.3. Уничтожение документов с грифом “Коммерческая тайна“ производится в соответствии со сроками и в порядке, определяемом руководителем предприятия.

Разрешение на уничтожение дает руководитель подразделения, к деятельности которого относится документ, путем проставления в учетной карточке (журнале) резолюции “Уничтожить“, своей подписи и даты.

5.4. При проведении экспертизы ценности документов перед их передачей на архивное хранение отбор документов на уничтожение производит экспертная комиссия на общих основаниях.

5.5. Отобранные для уничтожения документы и дела с грифом “Коммерческая тайна“ вносятся в отдельный акт уничтожения и уничтожаются комиссией, состоящей из сотрудников предприятия, имеющих отношение к работе с документами с грифом “Коммерческая тайна“.

5.6. Уничтожение документов и дел с грифом “Коммерческая тайна“ должно производиться путем их сожжения или измельчения или другим путем, исключающим восстановление текста документов.

В акте об уничтожении делается запись о способе уничтожения. Акт об уничтожении подписывается членами комиссии и секретарем. После уничтожения в учетных данных производятся отметки с указанием номера акта, даты уничтожения.

6. Проверки наличия документов с грифом
“Коммерческая тайна“

6.1. Проверка наличия документов с грифом “Коммерческая тайна“ проводится не реже одного раза в квартал.

В ходе проверок:

- устанавливается соответствие наличия документов учетным данным;

- контролируется правильность ведения учетов;

- проверяется порядок обращения с документами;

- рассматриваются вопросы снятия грифа “Коммерческая тайна“.

6.2. Проверки проводятся комиссией из сотрудников, имеющих допуск к документам с грифом “Коммерческая тайна“.

Проверки осуществляются от учетных данных к документам, проверяется наличие всех зарегистрированных экземпляров. Отдельно хранящиеся документы проверяются полистно.

В ходе проверок устанавливается:

- соответствие и правильность заполнения граф учетных карточек и журналов;

- наличие отметок об отправке, возврате, размножении и уничтожении документов.

6.3. Квартальная проверка наличия проводится в первую декаду первого месяца, следующего за последним месяцем проверяемого квартала.

В квартальную проверку проверяются документы, находящиеся на исполнении, не подшитые в дела и не взятые на инвентарный учет, а также документы, находящиеся на хранении в подразделениях или на руках у исполнителей.

6.4. Годовая проверка наличия проводится в январе следующего за проверяемым года. В ходе годовой проверки выявляется наличие всех зарегистрированных документов с грифом “Коммерческая тайна“, а также правильность ведения всех видов учета и порядка оформления актов на уничтожение.

6.5. Проверки наличия документов проводятся также при смене руководителя подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом “Коммерческая тайна“ или сотрудников этих подразделений, ответственных за учет и хранение документов.

6.6. Результаты проверок оформляются актами. Акты подписывают члены комиссии по проверке наличия документов и утверждают у руководителя предприятия.

7. Порядок хранения и обращения с документами с грифом
“Коммерческая тайна“

7.1. Документы с грифом “Коммерческая тайна“ в нерабочее время должны храниться в металлических шкафах или сейфах, ответственное лицо - секретарь.

Хранение документов в нерабочее время в других помещениях допускается по решению руководителя предприятия при наличии условий, обеспечивающих их сохранность.

7.2. Выдача документов с грифом “Коммерческая тайна“ сотрудникам предприятия, а также сотрудникам других организаций и учреждений производится только по разрешению должностных лиц в соответствии с действующей на предприятии разрешительной системой под роспись в карточке учета выдачи документа или дела.

7.3. Передача документов с грифом “Коммерческая тайна“ между сотрудниками предприятия может осуществляться только под расписку и в пределах круга лиц, допущенных к данному документу в соответствии с действующей на предприятии разрешительной системой.

7.4. При работе с документами с грифом “Коммерческая тайна“ сотрудникам предприятия следует помнить о своих обязательствах по неразглашению охраняемых сведений и выполнению на предприятии правил обращения с грифованной информацией. Каждый сотрудник, допущенный к работе с документами с грифом “Коммерческая тайна“, оформляет Договорное обязательство, обязуясь тем самым принимать все необходимые разумные меры, исключающие утрату документов или утечку коммерческой тайны.

Словарь кадрового делопроизводства. Разглашение информации, составляющей коммерческую тайну, - действие или бездействие, в результате которых информация, составляющая коммерческую тайну, в любой возможной форме (устной, письменной, иной форме, в том числе с использованием технических средств) становится известной третьим лицам без согласия обладателя такой информации либо вопреки трудовому или гражданско-правовому договору.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Договорное обязательство ¦
¦ ¦
¦ Я, _________________________________________________________________,¦
¦ (фамилия, имя, отчество) ¦
¦ ¦
¦ при оформлении на работу обязуюсь: ¦
¦ ¦
¦ 1. В период работы не разглашать сведений, составляющих коммерческую¦
¦тайну, которые будут доверены или станут известны при исполнении мною¦
¦служебных обязанностей. ¦
¦ ¦
¦ 2. Беспрекословно и аккуратно выполнять относящиеся ко мне требования¦
¦приказов, инструкций и положений по защите коммерческой тайны, с которыми¦
¦я ознакомлен. ¦
¦ ¦
¦ 3. Не сообщать устно или письменно кому бы то ни было сведений,¦
¦составляющих коммерческую тайну. ¦
¦ ¦
¦ 4. В случае увольнения не разглашать и не использовать для себя или¦
¦для других сведения, составляющие коммерческую тайну. Я предупрежден,¦
¦что в случае нарушения данного обязательства должен в полной мере¦
¦возместить причиненный ущерб или буду привлечен к дисциплинарной¦
¦или уголовной ответственности в соответствии с действующим¦
¦законодательством РФ. ¦
¦ ¦
¦ ______________/_______________/ ¦
¦ (подпись, расшифровка подписи) ¦
¦ ¦
¦ Проинструктировал “__“ ____________ 20__ г. ____________________ ¦
¦ (Ф.И.О. работника) ¦
L--------------------------------------------------------------------------

1. Молибог Ю.И. Формирование системы малого бизнеса как основы создания конкурентной среды. Диссертация на соискание научной степени кандидата экономических наук. Тамбов, 2003. - 173 с.

2. Пшенко А.В. Степанов Е.А. Документационное обеспечение управленческой деятельности. Учебное пособие. Москва, 2006. - 265 с.

3. Кузьмин О. Инсайдерство: лучшая защита - профилактика // http://www.connect.ru.

Е.Некористова
Ассистент
кафедры документоведения
и документационного
обеспечения управления
Государственного университета управления

Подписано в печать
12.11.2008

ВНИМАНИЕ! Сообщения на сайте не проходят предварительную модерацию.
Если вы являетесь автором какого-либо материала - пишите на ящик ruman988@yandex.ru для восстановления законности!

Положение о коммерческой тайне

«____» _______________ 201_ г.

о коммерческой тайне ЗАО «Гарант-Эксперт»

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о коммерческой тайне (далее - Положение) разработано в соответствии со статьей 139 Гражданского кодекса Российской Федерации, постановлением Правительства РСФСР от 05 декабря 1991 г. № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну», Федеральным законом от 29.07.2004 «О коммерческой тайне», уставом Закрытого акционерного общества «Гарант-Эксперт» (далее - Общество) в целях обеспечения экономической безопасности и защиты законных прав и интересов Общества как субъектов предпринимательской деятельности.

1.2. Настоящее Положение устанавливает общие нормы о сведениях, составляющих коммерческую тайну (далее - коммерческая тайна), режиме конфиденциальной информации и условиях ее защиты, а также меры ответственности, применяемые за нарушение требований, установленных настоящим Положением.

1.3. Действие настоящего Положения распространяется:

- на работников Общества, работающих по трудовому договору, заключенному с Обществом, которые заключили соглашение о неразглашении коммерческой тайны;

- на лиц, работающих по гражданско-правовым договорам, заключенным с Обществом, взявших на себя обязательство о неразглашении коммерческой тайны;

- на лиц, не состоящих в трудовых отношениях с Обществом, но в силу своего статуса информированы о деятельности фирмы (учредители, контрагенты и т.п.).

2. Понятия, используемые в настоящем Положении

2.1. Руководитель Общества – генеральный директор или иное должное лицо, уполномоченное приказом генерального директора либо доверенностью. Лица, которые владеют информацией, составляющей коммерческую тайну, на законном основании, ограничили доступ к этой информации и установили в отношении её режим коммерческой тайны;

2.2. Информационная защита - совокупность организационно-технических и режимных мероприятий, а также мероприятий скрытого контроля, направленных на запрете доступа к сведениям, составляющих коммерческую тайну, лицам, не имеющим право доступа к ним на законном основании.

2.3. Носители сведений составляющих коммерческую тайну, - материальные объекты, в которых сведения находят свое отображение.

2.4.Коммерческая тайна – совокупность сведений о деятельности Общества, отдельных работников, которые в соответствии с настоящим положением отнесены к коммерческой тайне и используются Обществом с целью извлечения прибыли и (или) достижения добросовестного преимущества над конкурентам.

2.5. Информация, составляющая коммерческую тайну, -сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны.

2.6. Режим коммерческой тайны - правовые, организационные, технические и иные принимаемые обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, меры по охране ее конфиденциальности;

2.7.Доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, - ознакомление определенных лиц с информацией, составляющей коммерческую тайну, с согласия ее обладателя или на ином законном основании при условии сохранения конфиденциальности этой информации;

2.8.Передача информации, составляющей коммерческую тайну, - передача информации, составляющей коммерческую тайну и зафиксированной на материальном носителе, ее обладателем контрагенту на основании договора в объеме и на условиях, которые предусмотрены договором, включая условие о принятии контрагентом установленных договором мер по охране ее конфиденциальности;

2.9.Контрагент - сторона гражданско-правового договора, которой обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, передал эту информацию;

2.10.Разглашение информации, составляющей коммерческую тайну, - действие или бездействие, в результате которых информация, составляющая коммерческую тайну, в любой возможной форме (устной, письменной, иной форме, в том числе с использованием технических средств) становится известной третьим лицам без согласия обладателя такой информации либо вопреки трудовому или гражданско-правовому договору.

3. Сведения, составляющие коммерческую тайну

3.1. Производственная деятельность.

3.1.1. Сведения о структуре производства, производственных мощностях, типе и размещения оборудования, запасах сырья, материалов, продукции на предприятиях выпускающих ювелирные изделия под торговой маркой «Алмаз-Холдинг».

3.1.2. Сведения о методах защиты от подделки товарных знаков.

3.1.3. Сведения о состоянии программного и компьютерного обеспечения и пароли доступа.

3.2.1. Сведения об конструкторско-технологических, художественно-технических характеристик ювелирных изделий, дающих положительный экономический эффект.

3.3.1. Сведения о применяемых оригинальных методах управления Общества, системах планирования и контроля.

3.3.2. Сведения о подготовке, принятии и исполнении отдельных решений руководителем Общества по производственным, коммерческим, организационным и другим управленческим вопросам.

3.3.3. Сведения о системе поощрения и мотивации.

3.4.1. Сведения о размере и составе имущества Общества.

3.4.2. Сведения о балансах Общества.

3.4.3. Сведения бухгалтерской отчетности.

3.4.4. Сведения о кругообороте средств Общества.

3.4.5. Сведения о финансовых операциях Общества.

3.4.6. Сведения о размере денежных средств Общества, имеющихся на банковских счетах и в кассе, а также их движении.

3.4.7. Сведения о долговых обязательствах Общества.

3.4.8 Сведения о состоянии кредита Общества (пассивы и активы).

3.4.9. Сведения о системе социальной поддержки работников Общества и ее размерах.

3.4.10. Сведения о размере прибыли Общества.

3.4.11. Сведения о планируемых инвестициях, закупках и продажах.

3.4.12. Сведения о бизнес-планах Общества, планах развития отдельных направлений.

3.5.1 Сведения о целях, рассматриваемых вопросах, результатах, фактах проведения совещаний и заседаний в Обществе, принятых решениях, сотрудниках, принимавших участие в их подготовке, и работе.

3.6.1. Систематизированные сведения о внутренних и зарубежных партнерах, заказчиках, подрядчиках, поставщиках, клиентах, потребителях, компаньонах, спонсорах, посредниках, о других деловых отношениях Общества, а также о его конкурентах, которые не содержатся в открытых каталогах, справочниках и т. п.

3.6.2. Сведения о планируемых встречах с потенциальными партнерами, поставщиками и т. п.

3.7.1. Сведения о целях, задачах и тактике переговоров с деловыми партнерами, а также о факте и содержании переговоров с потенциальными контрагентами.

3.7.2. Сведения о подготовке и результатах проведения переговоров с деловыми партнерами Общества.

3.7.3. Сведения, составляющие коммерческую тайну контрагентов Общества.

3.8.1. Условия, тексты договоров о намерениях, коммерческих контрактов, платежей и услуг.

3.8.2. Сведения о кредитных, торговых, расчетных и иных обязательствах Общества, вытекающие из заключенных Обществом договоров и действующего законодательства РФ.

3.8.3. Сведения о содержании гражданско-правовых договоров, заключенных Обществом, о ходе их исполнения.

3.9. Рынок сбыта (сектор рынка)

3.9.1. Сведения о применяемых оригинальных методах изучения рынка.

3.9.2. Сведения о направлениях маркетинговых исследований, результатах рыночной конъюнктуры.

3.9.3. Сведения о рыночной стратегии Общества.

3.9.4. Сведения о применяемых оригинальных методах осуществления продаж.

3.9.5. Сведения об эффективности коммерческой деятельности Общества.

3.9.6. Сведения о регионах сбыта готовой продукции.

3.9.7. Сведения о клиентах, партнерах.

3.9.8. Сведения об условиях работы с клиентами.

3.9.9. Сведения о товарообороте Общества, в т. ч. о размере ежегодной выручки и о размере продаж за отдельный период.

3.9.10. Сведения о наличии товарных запасов, об ассортименте товаров, пользующихся повышенным спросом.

3.9.11 Сведения о результатах изучения рынка, содержащие оценки состояния и перспективы развития рыночной конъюнктуры.

3.10.1. Сведения о методах расчета, о структуре, об уровне цен на ювелирные изделия и о размерах скидки.

3.10.2. Сведения о периодичности расчетов цен и их методике.

3.11.1. Сведения о подготовке к участию в конкурсе, аукционе и их результатах.

3.11.2. Сведения о вложении средств в доходные активы (ценные бумаги), в процентные облигации и займы, а также о средствах, внесенных в качестве вкладов в уставный капитал других юридических лиц.

3.12.1. Фамилии, имена, отчества руководителей, их послужной список и адреса.

3.12.2. Информация об участии в судебных и иных разбирательствах, залогах имущества, тексты выступлений ТОП-менеджеров на рабочих совещаниях, конференциях и т.д.

3.12.3. Информацию о практике исполнения/неисполнения платежей.

3.12.4. Сравнительные характеристики финансового состояния за последние 3 года.

3.12.5. Выдержки из последнего балансового отчета, отчета о прибыли и убытках.

3.12.6. Характеристика деятельности Компании за границей: товары и услуги, экспорт-импорт, условия сделок.

3.12.7. Коммерческие возможности и финансы.

3.12.8. Организация работ (особенности технологии, оборудования, ноу-хау и т.д.).

3.12.9. Цели и планы (стратегические и тактические).

3.12.10. Каналы сбыта, особенности работы с клиентурой.

3.12.11. Использование инструментов маркетинга (товарной, ценовой, коммуникационной и рыночной политики).

3.12.12. Стоимость работ, скидки, наценки, финансовые отчеты и др.

3.12.13. Рассчитанные коэффициенты ликвидности, покрытия, прибыльности вложений, отношение основных средств к инвестициям и др.

3.12.14. Информация на сотрудников о принятых и уволенных работников Компании.

3.12.15. Положение дел в сфере информационной безопасности.

3.12.16. Сведения о порядке и состоянии организации защиты коммерческой тайны.

3.12.17. Сведения о порядке и состоянии организации охраны, пропускном режиме, системе сигнализации, перевозках ценных грузов.

3.12.18. Сведения, составляющие коммерческую тайну предприятий-партнеров и переданные на доверительной основе Обществу.

3.13. Персональные данные

3.13.1. Сведения о сотрудниках: домашние адреса, телефоны, места работы и телефоны родственников, состав семьи, прямые телефоны руководителя (учредителей) Общества, а также другие сведения предусмотренные положением о защите персональных данных Общества.

3.13.2. Сведения о моральных и деловых качествах персонала Общества.

3.13.3. Сведения о доходах работников Общества.

4. Охрана конфиденциальности информации

4.1. Ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путем установления порядка обращения с этой информацией, введения учета носителей коммерческой тайны, системы учета доступа и ознакомления с информацией и контроля за соблюдением данного Положения.

4.2. Система учета лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и лиц, которым такая информация была предоставлена или передана.

4.3. Регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну с работниками Общества на основании трудовых договоров и соглашений, с контрагентами на основании гражданско-правовых договоров;

4.4. Нанесение на материальные носители (документы и т.п.), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя этой информации (полное наименование и место нахождения Общества).

4.5. Избирательное и обоснованное распределение документов и информации между работниками Общества.

4.6. Рациональное размещение рабочих мест работников, при котором исключается бесконтрольное использование защищаемой информации и строгое соблюдение работниками Общества данного Положения.

4.7. Организация порядка хранения (в сейфах, запирающихся шкафах и т.п.) и уничтожения информации на материальных носителях.

4.8. Персональные компьютеры, в которых размещены сведения, составляющие коммерческую тайну, защищаются паролями доступа.

5. Полномочия и ответственность руководителя Общества

в области защиты коммерческой тайны.

5.1. Контролирует организацию и исполнение настоящего Положения.

5.2. Утверждает перечень лиц, допущенных к коммерческой тайне Общества.

5.3. Принимает решения о внесении изменений и (или) дополнений в перечень сведений, оставляющих коммерческую тайну.

5.4. Контролирует разработку и выполнение мероприятий в области защиты коммерческой тайны Общества.

5.5. В пределах своей компетенции решает иные вопросы, связанные с коммерческой тайной, а также ее защитой.

5.6. Руководитель Общества несет ответственность за охрану конфиденциальности информации, обладателем которой являются Общество и ее контрагенты, и ответственность за обеспечение охраны ее конфиденциальности в соответствии с действующим законодательством.

6. Порядок отнесения сведений к коммерческой тайне

6.1. Отнесение сведений к коммерческой тайне осуществляется путем введения в предусмотренном настоящим Положением порядке ограничений на разглашение и доступ к ее носителям, а также присвоение соответствующего грифа документу на материальном носителе.

6.2. Отнесение сведений к коммерческой тайне осуществляется руководителем Общества в соответствии с принципами обоснованности и своевременности. Обоснованность заключается в установлении целесообразности отнесения конкретных сведений к коммерческой тайне. Своевременность заключается в установлении ограничений на разглашение этих сведений с момента их получения (разработки) или заблаговременно до указанного момента.

6.3. Отнесение сведений к коммерческой тайне на материальных носителях осуществляется путем проставления грифа «Коммерческая тайна» с указанием полного наименования Общества и его адреса место нахождения. В конце документа указывается исполнитель. Для бумажных носителей также указывается ФИО работников ознакомленных с документом, их должность, дата ознакомления и роспись об ознакомлении. Указанные сведения приобретают статус коммерческой тайны с момента проставления указанного грифа. Решение о присвоении грифа и его степени принимает Руководитель Общества.

7. Сведения, составляющие коммерческую тайну

7.1. Сведения, составляющие коммерческую тайну Общества, определены в разделе № 3 к настоящему Положению, являющимся его неотъемлемой частью.

7.2. Изменение и дополнение указанных в перечнях сведений допускается в письменной форме в соответствии с Положением о порядки разработки и регистрации локальных нормативных актов ЗАО «Гарант-Эксперт» с обязательным ознакомлением работников с внесенными изменениями и дополнениями под роспись. В противном случае обязательства работника по сохранению коммерческой тайны остаются в прежнем виде.

7.3. Сведения, которые не могут относятся к коммерческой тайне Общества установлены в статье 5 Федерального закона от 02.02.2006 № 231-ФЗ «О коммерческой тайне».

7.4. Перечень сведений конфиденциального характера, установлен в разделе 3 настоящего договора.

8. Обязательства и ответственность работника

Для работника устанавливаются основные обязательства и ответственность.

8.1. Выполнять установленный Обществом режим коммерческой тайны.

8.2. Не разглашать информацию, составляющую коммерческую тайну, обладателями которой являются Общество и его контрагенты, и без их согласия не использовать эту информацию в личных целях.

8.3. Не разглашать информацию, составляющую коммерческую тайну, обладателями которой являются Общество и его контрагенты, после прекращения трудового договора в течение срока, предусмотренного соглашением между работником и Обществом, заключенным в период срока действия трудового договора, или в течение трех лет после прекращения трудового договора, если указанное соглашение не заключалось.

8.4. Возместить причиненный Обществу ущерб, если работник виновен в разглашении информации, составляющей коммерческую тайну, ставшей ему известной в связи с исполнением им трудовых обязанностей.

8.5. Передать Обществу при прекращении или расторжении трудового договора, имеющиеся в пользовании работника материальные носители информации, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, а также информацию об известных адресах электронной почты Общества и пароли доступа к компьютерам и используемых при выполнении должностных обязанностей паролей к сайтам и программам.

8.6. Нарушение настоящего Положения влечет за собой дисциплинарную, гражданско-правовую, административную или уголовную ответственность работника (и в течение трех лет после прекращении трудового договора) в соответствии с законодательством Российской Федерации.

8.7. При обнаружении в действиях работника признаков состава преступления Общество направляет соответствующее сообщение в правоохранительные органы.

8.8. Обязательность и ответственность работника по вопросам коммерческой тайны устанавливаются в трудовом договоре (дополнительном соглашении) заключаемого между работником и Обществом и в соглашении о неразглашении коммерческой тайны ЗАО ЮК «Алмаз-Холдинг» подписанным работником

8.8. В случае несогласия с настоящим Положением и отказа работника о заключении соглашения о неразглашении коммерческой тайны и дополнительного соглашения к трудовому договору работник увольняется по соответствующей статье Трудового Кодекса.

9. Порядок допуска к коммерческой тайне

9.1. Доступ работника Общества к информации, составляющей коммерческую тайну, осуществляется с его согласия, если это не предусмотрено его трудовыми обязанностями.

9.2. Работник, который в силу своих служебных обязанностей имеет доступ к коммерческой тайне, а также работник, которому будет доверена коммерческая тайна для исполнения определенного задания, обязан в момент приема на работу либо по первому требованию генерального директора ознакомиться с настоящим Положением и подписать соглашение о неразглашении коммерческой тайны и заключить (перезаключить) трудовой договор с Обществом, где отражены функциональные обязанности работника.

9.3. Допуск к коммерческой тайне осуществляется только после подписания работником соглашения о неразглашении коммерческой тайны и трудового договора или дополнительного соглашения к трудовому договору.

9.4. Соглашение о неразглашении коммерческой тайны оформляется в письменной форме за подписью работника Общества и является неотъемлемой частью трудового договора, заключаемого с Обществом.

9.5. Соглашение о неразглашении коммерческой тайны оформляется в одном экземпляре, который хранится у Общества.

10. Порядок прекращения допуска к коммерческой тайне

10.1. Допуск работника к коммерческой тайне может быть прекращен в следующих случаях:
- расторжение трудового договора (независимо от причин расторжения);

- однократное нарушение им взятых на себя обязательств, связанных с неразглашением и защитой коммерческой тайны;

- по инициативе руководителя Общества.

10.2. Прекращение допуска осуществляется по решению руководителя Общества, которое оформляется в виде приказа в письменной форме и доводится до сведения работника под роспись.

ЗАО «Гарант-Эксперт» И.В. Константинов

№ ФИО, должность, наименование отдела