Положение о коммерческой тайне предприятия, правила хранения - Типовые образцы, организационно-методические документы системы правовой защиты коммерче

о коммерческой тайне предприятия

и правила ее сохранения

Введено в действие приказом

№ ________ от _________ 20 ___ г.

Переход на рыночные взаимоотношения предполагает новые принципы организации производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Результаты этой деятельности могут приобретать ценность на рынке, а также служить предметом коммерческой тайны.

Целью этого Положения является закрепление на основе Хозяйственного кодекса Украины, Закона “Об информации” и других нормативных актов права предприятия на коммерческую тайну, на создание системы мероприятий по обеспечению сохранения конфиденциальной коммерческой информации, защиты интересов каждого сотрудника и всего коллектива предприятия от неконтролируемого использования результатов производственной, хозяйственной и иной деятельности предприятия, создать условия повышения заинтересованность предприятия в получении прибыли от предпринимательской деятельности.

1. Общие положения

1.1. Коммерческую тайну предприятия составляет информация, которая не является государственной тайной, но связана с научной, производственной, экономической, финансовой, управленческой и другой деятельностью предприятия, разглашение (передача, утечка) которой может нанести ущерб его интересам, повлечь экономические убытки и потерю выгоды.*

Примечание: коммерческой тайной могут быть документы, записки, отчеты, протоколы, чертежи, карты, материалы, оборудование и другие источники информации, которые принадлежащих предприятию, в виде неоформленных или неполных патентов, ноу-хау, результатов научных исследований, программного продукта, а также калькуляции издержек производства, структура цены, тендерные предложения, контракты, данные о поставщиков и клиентов, сведения о конфиденциальные деловые переговоры, обзоры рынка, маркетинговые исследования, инвестиции и другие сведения, которые представляют предпринимательский интерес.

* Пункт 1.1 следует сформулировать, исходя из особенностей предприятия, видов его деятельности, а также положений ст. 162 Хозяйственного кодекса Украины.

1.2. Положение определяет основы защиты научной, производственной, хозяйственной, предпринимательской и иной деятельности предприятия, сохранение коммерческой тайны, направленное на недопущения возможного экономического ущерба как самому предприятию, так и его клиентам, партнерам.

1.3. Требования и правила, которые изложенные в Положении, обязательные для исполнения всеми подразделениями предприятия и их сотрудниками.

1.4. Сведения, которые составляют коммерческую тайну и полученные по результатам производственной, хозяйственной, предпринимательской и иной деятельности, принадлежащих предприятию.

Эти сведения могут принадлежать нескольким предприятиям, учреждениям (юридическим лицам). Право владения, использования и ответственность за их разглашение закрепляются в Уставе, учредительном и хозяйственном договоре, техническом задании и т.д.

1.5. Право принятия решения о использование сведений, которые содержат коммерческую тайну, принадлежит руководителю предприятия, который может делегировать это право в письменном виде конкретному лицу из числа своих заместителей или руководителю одного из подразделений.

1.6. На предприятии ежегодно готовится “Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну” (в дальнейшем - “Перечень”), который рассматривается и обсуждается на заседании постоянно действующей комиссии с коммерческой тайне, после чего состав, объем и срок ограничения утверждается руководителем предприятия. В случае необходимости к “Перечню” могут быть внесены изменения и дополнения. Эти сведения не подлежат огласке до окончания срока их ограничения.

1.7. В случаях заинтересованности предприятия в закреплении приоритета полученного научного или производственного достижения информация, которая предназначена для объявления, должна содержать в себе минимум сведений коммерческого характера, достаточный для достижения целей публикации. В рекламных материалах наличие сведений, содержащих конфиденциальную информацию, должна быть исключена.

1.8. Использование для открытого объявление сведений, которые содержат конфиденциальную информацию и полученные на договорной основе, или такие, которые являются результатом совместной научной (производственной) деятельности возможно только с разрешения партнеров.

2. Механизм определения информации,

которая составляет коммерческую тайну

2.1. В процессе научно-исследовательской, конструкторско-проектной, хозяйственной, предпринимательской и иной деятельности руководители структурных подразделений (автор) осуществляют прогнозную оценку возможности получения результатов, которые могут иметь новизну и складывать в следующем предмет коммерческой тайны. Эти сведения в виде контрольной карты через подразделение безопасности передаются в комиссию по постійнодіючу коммерческой тайны.

2.2. Подразделение безопасности ведет контрольный учет предоставленной информации в журнале “Предварительный учет информации, какова масс коммерческую перспективу”.

2.3. В ходе создания конкурентоспособной продукции, товаров, услуг, отработка исследовательских образцов изучается патентно-лицензионная ситуация на основе научно-технической и патентной информации, производится оценка их стоимости, возможной экономической эффективности, наличия аналогов, соответствия мировому уровню, конкурентоспособности, возможной выгодной реализации на внутреннем и внешнем рынках.

2.4. В положительном случае выводы по результатам оценки излагаются в заключении, в котором отражается предмет коммерческой тайны, срок ее действия, круг лиц, имеющих право доступа к этой информации.

Этот вывод подписывается руководителем структурного подразделения, после чего он со всеми материалами передается в подразделения экономической безопасности, который ведет их строгий учет, и направляет в постоянно действующую комиссию.

3. Меры по защите коммерческой тайны

3.1. Организация и проведение мероприятий по защите коммерческой тайны осуществляются подразделением экономической безопасности, права и обязанности которого определены отдельным положением.

3.2. Все письменные источники информации, которые имеют коммерческую тайну, должны иметь ограничивающий гриф (“КТ - строго конфиденциально”, “конфиденциально” и другие) и подлежат хранению в подразделении экономической безопасности, который осуществляет надзор за использованием информации, содержащей коммерческую тайну.

3.3. В текстах документов и их реквизитах дополнительно могут быть оговорены права на информацию, порядок пользования ею, сроки ограничения на публикацию и иное.

3.4. По каждой информации, которая является предметом коммерческой тайны, оформляется тематическое досье.

3.5. Выдача досье и документов с отметкой “конфиденциально” разрешается авторам этих документов или другим лицам по письменному указанию обладателя информации и его непосредственного руководителя.

3.6. При выявлении несанкционированного доступа к конфиденциальной коммерческой информации руководитель подразделения (исполнитель) обязан немедленно сообщить в подразделение экономической безопасности.

3.7. При заключении двух - или многосторонних договоров и соглашений с украинскими предприятиями, организациями и иностранными фирмами о проведении научно-исследовательской, производственно-хозяйственной или иной деятельности, а также о передаче технологических решений исследовательских образцов и др. обязательным условием соглашения должно быть соблюдение конфиденциальности.

Содержанием такого условия может быть:

а) обязательства сторон по предупреждению разглашения коммерческой тайны;

б) документы, услуги и прочие условия должны рассматриваться сторонами как строго конфиденциальные;

в) мероприятия по недопущению нарушений правил пользования этими документами и изделиями;

г) обязательства сторон, относительно запрета передачи информации третьим лицам без предварительного согласование между сторонами;

д) обязательства сторон знакомить с договором строго ограниченный круг своих сотрудников.

3.8. Передача информации, которая имеет коммерческую тайну, сторонним организациям возможна только на основании договора или контракта.

3.9. От лиц, которые допущены к ознакомление с конфиденциальной информацией, берется письменное обязательство о неразглашении коммерческой тайны и проводится ознакомление с мерой ответственности за нарушение этих обязательств. Заявку с обоснованием необходимости оформления обязательства подают председателю подразделения экономической безопасности руководители структурных подразделений.

3.10. Оформление заявок на патенты, изобретения осуществляется с учетом требований сохранения коммерческой тайны. При необходимости в этих материалах указывается на ограничения открытой публикации описания изобретений.

3.11. Предоставление данных, которые содержат в себе коммерческую тайну, представителям органов государственного управления и средств массовой информации регулируется соответствующими законами, другими нормативно-правовыми актами и осуществляется с санкции руководителя предприятия.

3.12. Ограничения на распространение коммерческой информации устанавливаются руководителем предприятия. По времени и местом действия они не должны превышать разумного предела.

3.13. Работник предприятия, котором известна коммерческая тайна, не вправе использовать ее для личной пользы или разглашать ее, а также без письменного разрешения администрации заниматься прямо или косвенно любой деятельностью, которая, как конкурентное действие может нанести ущерб предприятию, что является обладателем этой коммерческой тайны.

3.14. При увольнении работник предприятия на протяжении времени действия коммерческой тайны не имеет права ее публиковать, разглашать, передавать кому-либо без разрешения администрации предприятия. При увольнении с предприятия у него берется обязательства-предупреждения.

4.1. Ответственность за организацию обеспечения сохранения коммерческой тайны, своевременную разработку и осуществление мероприятий по ее сохранность несут руководители предприятия, структурных подразделений предприятия и лица, непосредственно предназначенные на эти участки работы.

4.2. В случае умышленного или несанкционированного разглашения (передачи) сведений, которые составляют коммерческую тайну, в результате чего предприятию был причинен материальный или иной вред (утраченная выгода), сотрудник привлекается к ответственности, предусмотренной трудовым, административным, гражданским или уголовным законодательством (сотрудник может быть уволен с работы по недоверию, через судебные органы с него взыскан штраф на возмещение причиненного материального ущерба и т.д.).

Если сотрудник занимается сбором конфиденциальной информации коммерческого характера в интересах конкурирующих или других организаций, в том числе иностранных, или физических лиц, он несет ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Привлечения к уголовной ответственности может иметь место по инициативе или с согласия владельца коммерческой тайны.

Работники предприятия обязаны строго хранить коммерческую тайну, которая стала им известной в процессе научной, производственной, хозяйственной, предпринимательской или иной деятельности, закрепляется при ежегодном заключении коллективного договора. Каждый работник обязан знать, что в условиях рынка, конкуренции сохранения коммерческой тайны является элементом маркетинга и предприимчивости, способом максимизации прибыли предприятия, а ее разглашение, бесплатный обмен опытом работы может оказаться экономически опасным как для предприятия, так и для каждого его сотрудника.

С положением о коммерческую тайну предприятия и правила ее хранение под расписку знакомятся все сотрудники предприятия, имеющие отношение к сведениям и документов, которые составляют коммерческую тайну, в части, которая их касается.

Положение о коммерческой тайне

Узнайте, какой цели служит положение о коммерческой тайне, как разработать и утвердить положение о коммерческой тайне предприятия в 2016 году, каким должно быть грамотно составленное положение об охране коммерческой тайны организации, где найти типовой образец положения о коммерческой тайне-2016, и как положение о коммерческой тайне в 2016 году поможет компенсировать ущерб, связанный с разглашением охраняемой законом информации.

Из этой статьи вы узнаете:

• как разработать и утвердить положение о коммерческой тайне предприятия;
• каким должно быть грамотно составленное положение об охране коммерческой тайны организации.

Предпринимательская деятельность часто связана с понятием коммерческой тайны — конфиденциальной, охраняемой законом информации, представляющей определенную ценность для ее обладателя. Сведения, составляющие коммерческую тайну, при условии их неразглашения позволяют избежать неоправданных расходов или повысить доходы, улучшить имидж компании или получить иную выгоду.

Работодатель вправе требовать от сотрудников неразглашения такой информации (при условии, что она соответствует вышеуказанным критериям и не входит в перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну согласно ст.5 Закона «О коммерческой тайне»), но сначала следует подготовить необходимую нормативную базу — в частности, разработать положение о коммерческой тайне и порядке ее охраны в организации.

Положение о коммерческой тайне предприятия оказывает влияние на регулирование трудовых отношений, конкретизируя порядок, правила и условия использования и обработки сотрудниками конфиденциальной информации. Наличие такого документа при соблюдении сопутствующих мер предосторожности позволяет работодателю на законных основаниях взыскать ущерб с виновного сотрудника в случае утечки информации.

На какие виды данных может распространяться положение об охране коммерческой тайны организации в 2016 году? Как правило, работодатели считают одним из важнейших условий экономического успеха охрану сведений, касающихся:

• новых технологий и методик, применяемых на производстве;
• организационной структуры предприятия;
• персональных данных сотрудников;
• перспективных разработок, ведущихся организацией;
• некоторых финансово-экономических аспектов деятельности компании.

Перечень охраняемых данных необходимо утвердить отдельным приказом руководителя организации. Положение о коммерческой тайне, как и любой другой локальный нормативный акт, также утверждается приказом и вступает в силу с момента его издания. Оформление юридического права работодателя на охрану коммерческой тайны не ограничивается разработкой Положения: следует отразить соответствующие нормы в должностных инструкциях, коллективном договоре, уставе предприятия и правилах внутреннего трудового распорядка.

Включить в Положение можно любые сведения, представляющие коммерческую ценность для их обладателя (с учетом требований закона «О коммерческой тайне»). Но для эффективной практической реализации режима конфиденциальности следует добавить в документ пункты о последствиях разглашения охраняемых сведений и правилах доступа. Речь может идти о следующих мерах предосторожности:

• ограничении допуска (сотрудникам разрешено получать и использовать в работе только сведения, необходимые для исполнения непосредственных профессиональных обязанностей, но не более того);
• использовании современных защитных программ и иных технических средств защиты от несанкционированного доступа и копирования секретных данных;
• обозначении обязанностей и необходимости придерживаться режима конфиденциальности, установленного Положением.

Все сведения, составляющие коммерческую тайну, должны соответствующим образом маркироваться. Порядок их формирования, хранения и учета тоже необходимо отразить в локальной документации. Если на носителях ценных данных не проставлен гриф «Коммерческая тайна», и хранятся они не в сейфах или архивах, а в помещениях общего доступа, сложно будет предъявить сотруднику, случайным образом ознакомившемуся с содержанием конфиденциальных папок, какие-либо претензии.

Также рекомендуется внести в Положение о коммерческой тайне в 2016 году отдельный пункт, посвященный подготовке персонала. Сотрудники, работающие с секретными данными, должны пройти соответствующий инструктаж и подписать индивидуальное обязательство о неразглашении. Ответственность за обучение персонала следует возложить на руководителей структурных подразделений или иных уполномоченных лиц.

Если в компании существует отдельный орган, обеспечивающий защиту коммерческой тайны (как правило, это отдел защиты информации или иное структурное подразделение, выполняющее аналогичную функцию), порядок его работы также прописывается в Положении. Обычно в круг его задач входит:

• классификация и определение ценности сведений, составляющих коммерческую тайну;
• составление перечня лиц, имеющих прямой или косвенный доступ к охраняемой информации;
• учет физических носителей информации, контроль порядка их хранения, выдачи и обработки;
• координация и проведение мероприятий по разработке и внедрению систем защиты данных;
• определение и устранение потенциальных источников угрозы несанкционированного распространения информации, анализ уязвимости действующей системы защиты.

Готовый образец Положения о коммерческой тайне представлен в нашей базе кадровых документов. Можно использовать в работе типовой документ, отредактировав его с учетом специфики деятельности организации, или разработать свой вариант. В любом случае рекомендуется дополнить образец Положения о коммерческой тайне-2016 как минимум одним приложением — бланком обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений, предназначенным для выдачи работникам.

Сотрудник, ознакомившийся с Положением и подписавший соответствующее обязательство, уже не сможет сослаться на незнание правил обращения с секретной информацией, если его вина в утечке данных будет установлена и поднимется вопрос о возмещении ущерба или увольнении согласно подп. «в» п.6 ч.1 ст.81 ТК РФ («разглашение охраняемой законом тайны»).

Коммерческая тайна: как защитить коммерческую тайну компании

Ибрагимова Аида, Руководитель кадровой службы КСК групп

«Кто владеет информацией, тот владеет миром»

В современном мире информация представляет собой особого рода товар, имеющий определенную ценность. Для компаний наиболее важной является та информация, разглашение которой может создать угрозу безопасности предпринимательской деятельности. В связи с этим, компаниям приходится принимать меры по защите информации, используемой в процессе производственной деятельности. Одной из таких мер является введение режима коммерческой тайны, которую мы и рассмотрим в данной статье.

Что же такое коммерческая тайна? В Законе используются два понятия: «коммерческая тайна» и «информация, составляющая коммерческую тайну». Под коммерческой тайной подразумевается режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду. Под информацией, составляющей коммерческую тайну (секрет производства), понимаются сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании, и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны.

Таким образом, работодатель сам должен определить какую информацию он относит к коммерческой тайне, и принять меры по ее защите. Целью данных мер является предотвращение разглашения коммерческой тайны работниками как умышленно, так и неосознанно. Ведь если работник подпишет документы, то он будет знать, что несет ответственность за разглашение коммерческой тайны.

Для того, чтобы ввести режим коммерческой тайны, необходимо:

(образец приказа приведен на рисунке 1).

Рисунок 1. Приказ о введении режима коммерческой тайны

В данное положение целесообразно включить следующие разделы:

• перечень сведений, составляющих коммерческую тайну;
• порядок определения информации, составляющей коммерческую тайну;
• перечень должностных лиц, имеющих доступ к коммерческой тайне;
• порядок допуска к информации, составляющей коммерческую тайну;
• процедура работы с документами, содержащими коммерческую тайну;
• права и обязанности сторон;
• порядок учета, хранения, обращения и уничтожения носителей, содержащих коммерческую тайну;
• ответственность за разглашение информации, составляющей коммерческую;
• сроки действия положения.

С Положением «О коммерческой тайне» необходимо ознакомить всех работников, трудовая деятельность которых связана с использованием информации, относящейся к коммерческой тайне.

Порядок утверждения Положения «О коммерческой тайне» законодательно не урегулирован, поэтому данный локальный нормативный акт может быть утвержден как с учетом либо без учета мнения представительного органа работников.

К информации, составляющей коммерческую тайну, могут относиться сведения любого характера. Например, производственные, технические, экономические, организационные и другие, если они имеют коммерческую ценность. Данный перечень должен быть зафиксирован в документах, устанавливающих режим коммерческой тайны, например, в Положении «О коммерческой тайне». Если информация не включена в данный перечень, то она не является секретной, то есть не относится к охраняемой законом коммерческой тайне.

При определении перечня информации, необходимо помнить, что Закон запрещает устанавливать режим коммерческой тайны в отношении следующих сведений:

- содержащихся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры;

- содержащихся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;

- о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;

- о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасного функционирования производственных объектов, безопасности каждого гражданина и безопасности населения в целом;

- о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, и о наличии свободных рабочих мест;

- о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;

- о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;

- об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности;

- о размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, о размерах и составе их имущества, об их расходах, о численности и об оплате труда их работников, об использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческой организации;

- о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица;

- обязательность раскрытия которых или недопустимость ограничения доступа, к которым установлена иными федеральными законами.

Рекомендуем приказом руководителя компании внести в перечень лиц имеющих доступ к коммерческой тайне, работников допущенных к ней. Образец приказа на приведен на рисунке 2.

Рисунок 2. Приказ об утверждении перечня лиц, имеющих доступ к коммерческой тайне

Для установления коммерческой тайны во взаимоотношениях с работниками:

- в трудовом договоре необходимо прописать обязанность работника соблюдать режим коммерческой тайны, установленный в организации и не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну организации третьим лицам.

Необходимо закрепить в трудовом договоре с работником следующее:

«Работник обязуется в течение срока действия настоящего трудового договора и в течение трех лет после его прекращения не разглашать охраняемую законом коммерческую тайну Работодателя, ставшую известной Работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей.»

Если работник на момент введения режима коммерческой тайны уже работает в компании, то заключите с ним дополнительное соглашение к трудовому договору. Образец дополнительного соглашения с работником приведен на рисунке 3.

Рисунок 3. Дополнительное соглашение к трудовому договору

Для установления коммерческой тайны во взаимоотношениях с контрагентами необходимо заключить соглашение о конфиденциальности.

необходим для выполнения им своих трудовых обязанностей, под расписку, с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну, обладателями которой является работодатель и его контрагенты. С работником можно заключить соглашение о неразглашении коммерческой тайны или взять с него обязательство о хранении коммерческой тайны. В обоих случаях в документах необходимо указать перечень информации, относящейся к коммерческой тайне, которую работники не должны разглашать. В случае, если работник под роспись не ознакомлен с перечнем информации, то работодатель не может предъявить к нему претензий и привлечь к ответственности, в случае разглашения им коммерческой тайны.

Гриф «Коммерческая тайна» необходимо наносить на материальные носители, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, или включать в состав реквизитов документов, содержащих такую информацию.

На грифе необходимо указывать обладателя информации:

- для юридических лиц - полное наименование и место нахождения;

- для индивидуальных предпринимателей - фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства.

Таким образом, для установления режима коммерческой тайны необходимо предпринять следующие меры:

- утвердить приказ по основной деятельности о введении режима коммерческой тайны,

- утвердить положение «О коммерческой тайне»,

- определить перечень информации, относящейся к коммерческой тайне и лиц, имеющих к ней доступ,

- на все материальные носители нанести гриф «Коммерческая тайна»,

- подписать с работниками дополнительные соглашения к трудовым договорам.

В данной статье мы рассмотрели порядок введения режима коммерческой тайны. Защищайте свою информацию, помните, что привлечь к ответственности работника можно только в том случае, если работник должным образом ознакомлен с порядком хранения коммерческой тайны. Воспользовавшись советами данной статьи, Вы можете ввести режим коммерческой тайны и минимизировать угрозы разглашений ценной для Вас информации.

Положение о защите коммерческой тайны на предприятии

ПОЛОЖЕНИЕ ПО ЗАЩИТЕ КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЫ НА ПРЕДПРИЯТИИ

1.1. Настоящее положение разработано с целью предотвращени нанесения возможного экономического ущерба предприятию со стороны юридических или физических лиц, вызванного их неправомерными или неосторожными действиями путем безвозмездного присвоения чужой информации или разглашения коммерческой тайны.

1.2. Под коммерческой тайной предприятия понимаются не являющиеся государственной тайной сведения, связанные с производственно-технической, научно-исследовательской, опытно-конструкторской и другой деятельностью предприятия, а также с его технологической информацией, управлением, финансами и т.п. разглашение (передача. утечка) которых может нанести ущерб его интересам.

К сведениям, составляющим коммерческую тайну, относятся несекретные сведения, предусмотренные "Перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия", утверждаемым и вводимом в действие приказом руководителя предприятия.

Коммерческая тайна предприятия является его собственностью. Если коммерческая тайна является результатом совместной деятельности с другим предприятием на договорных началах, то она может быть собственностью двух сторон. Это обстоятельство должно найти отражение в договоре.

1.3. Под разглашением коммерческой тайны имеются ввиду противоправные, умышленные или неосторожные действия должностных или иных лиц, приведшие к преждевременному, не вызванному служебной необходимостью, открытому опубликованию сведений, подпадающих под эту категорию, а также их передача по открытым техническим каналам или обработка их на незащищенных ЭВМ.

1.4. Под открытым опубликованием вышеуказанных сведений имеется в виду публикация материалов в открытой печати или на страницах ВЕБ-серверов и других ресурсов массового доступа глобальных сетей, передача по радио и телевидению, оглашение на международных, зарубежных конференциях, совещаниях, симпозиумах, при открытой защите диссертаций и при других публичных выступлениях, свободная рассылка или передача их в любой другой фирме другим фирмам, организациям или отдельным лицам вне сферы прямых служебных обязанностей.

1.5. Возможность и необходимость открытого опубликования этих сведений, а также их объемы, формы и время опубликования определяются руководителем предприятия или его заместителями по заключению постоянно действующей экспертной комиссии.

1.6. Меры по ограничению открытых публикаций коммерческой информации не могут быть использованы во вред принципц гласности и для сокрытия от общественности фактов бесхозяйственности, расточительства, недобросовестной конкуренции, экологических нарушений и других негативных явлений в деятельности предприятия. Использование для открытого опубликования сведений, полученных на договорной или доверительной основе и являющихся результатом совместной производственной деятельности, допускается лишь с общего согласия партнеров.

1.7. Передача информации сторонним организациям, не связанным с предприятием прямыми служебными контрактами должна регулироваться, как правило, договорными отношениями, предусматривающими обящательства и ответственность пользователей, включая возмещение материальных затрат на представление информации и компенсации за нарушение договорных обязательств.

1.8. Предоставление коммерческой информации представителям служебных, ревизионных, налоговых и следственных органов, депутатам, органам печати, радио и т.д. регулируется соответствующими положениями.

1.9. Тиражированнные документы и издания с грифом "Конфиденциальная информация" или "Коммерческая тайна" ("КИ" или "КТ") рассматриваются как материалы, содержащие сведения ограниченного распространения.

1.10. Ответственность за обеспечение режима при работе с материалами с грифом "КИ (КТ)", своевременную разработку и осуществление необходимых мероприятий по сохранению коммерческой тайны возлагается на руководителя предприятия, его заместителей по направлениям, руководителей структурных подразделений. Ответственность за организацию и осуществление защиты коммерческой и проведение постоянного контроля за ее соблюдением на предприятии возлагается на его службу безопасности.

Служба безопасности принимает меры по сохранению коммерческой тайны путем: максимального ограничения доступа к ней лиц; физической сохранности документов, содержащих такие сведения; обработки информации с грифом "КИ(КТ)" на защищенных ЭВМ; внесения требований по конфиденциальности конкретной информации в договоры с внутренними и внешнеторговыми партнерами и других мер по решению руководства предприятия.

1.11. Защита коммерческой тайны предусматривает:

• Порядок определения информации, содержащей коммерческую тайну, и сроков ее действия
• Систему допуска сотрудников предприятия, учреждения, организации, командированных и частных лиц к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия
• Порядок работы с документами с грифом "КИ (КТ)"
• Обеспечение сохранности документов, дел и изданий с грифом "КИ (КТ)"
• Обязанности лиц, допущенных к сведениям, составляющим коммерческую тайну
• Принципы организации и проведения контроля за обеспечением режима при работе со сведениями, составляющими коммерческую тайну
• Ответственность (перечень санкций) за разглашение сведений или потерю документов, содержащих коммерческую тайну

1.12 Контроль за осуществлением учета, размножения, хранения и использования документов, дел, изданий и иной информации с гриформ "КИ(КТ)" возлагается на канцелярию или уполномоченных службы безопасности.

1.13 Контроль за неразглашеним сведений, содержащихся в документах, делах, и тому подобной информации с грифом "КИ (КТ)", осуществляется службой безопасности.

II. ПОРЯДОК ОПРЕДЕЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ, СОДЕРЖАЩЕЙ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ

2.1 Определение необходимости представления грифа "КИ (КТ)" производится на основании Перечня, указанного в 1.2. настоящего Положения; на документе - исполнителем и должностным лицом, подписывающим его, а на издании - автором (составителем) и руководителем, утверждающим к печати.

2.2 Срок действия коммерческой тайны, содержащейся в информации, определяется в каждом конкретном случае исполнителем или должностным лицом, подписавшим документ, в виде конкретной даты или "до заключения контракта", или "бессрочно".

2.3 На документах, делах и изданиях, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, проставляется гриф "КИ (КТ)", а на документах и изданиях, кроме того - номера экземпляров. Гриф и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания и на первой странице сопроводительного письма к этим материалам. На обратной стороне последнего листа каждого экземпляра документа дается разметка, в которой указываются: количество отпечатанных экземпляров, регистрационный номер, фамилия исполнителя, его телефон, дата, срок действия коммерческой тайны, фамилия машинистки.

2.4 Решение вопроса о снятии грифа "Коммерческая тайна" возлагается на создаваемую в установленном порядке специальную комиссию в составе представителей службы безопасности и соответствующих структур организации, оформляется актом произвольной формы и утверждается руководителем или его заместителей. В акте перечисляются дела, с которых гриф "КИ (КТ)" снимается. Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив, а на дела постоянного хранения - в государственный архив.

2.5 На обложках дел гриф "КИ (КТ)" погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для его снятия. Аналогичные отметки вносятся в описи и номенклатуру дел.

III. СИСТЕМА ДОПУСКА РАБОТНИКОВ И ПОРЯДОК ОБРАЩЕНИЯ С ДОКУМЕНТАМИ, СОСТАВЛЯЮЩИМИ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ.

3.1 Допуск работников к сведениям, составляющим коммерческую тайну, осуществляется руководителями предприятия и структурных подразделений, их заместителями. Руководители подразделений и службы безопасности ответственны за подбор кадров, допускаемых к сведениям с грифом "КИ(КТ)", и обязаны обеспечить систематический контроль за тем, чтобы эти сведения получали доступ только те лица, которым такие сведения необходимы для выполнения своих служебных обязанностей.

3.2 К сведениям, составляющим производственные секреты, допускаются лица, имеющие на то установленного образца разрешение и подписавшие соответствующие обязательства в службе безопасности, а также обладающие необходимыми деловыми и нравственными качествами, гарантирующими надежность охраны коммерческой тайны.

3.3 Допуск к работе с делами "КИ(КТ)" сотрудников, имеющих к ним непосредственное отношение, производится в соответствии с оформленным на внутренней стороне обложки разрешительным списком за подписью руководителя структурного подразделения, а а документам - согласно указаниям, содержащимся в резолюциях рукводителей предприятия и подразделений.

3.4 Командировочные и частные лица допускаются к ознакомлению и работе с документами и изданиями с грифом "КИ(КТ)" с письменного разрешения руководителей предприятия и подразделений, в ведении которых находятся соответствующие материалы, при наличии письменного запроса организаций, где они работают, с указанием темы и объема выполняемого задания. а также предписания на выполнение задания и соответствующего документа о допуске к секретной информации. Выписки из документов и изданий, содержащих сведения с грифом "КИ(КТ)", производятся в тетрадях, имеющих такой же гриф, которые после завершения задания высылаются в адрес заинтересованной организации.

3.5 Дела и издания с грифом "КИ(КТ)" выдаются исполнителем и принимаются от них под расписку в Карточке выдаваемых дел и изданий.

3.6 Документы, содержащие коммерческую тайну, подлежат обязательной регистрации в службе безопасности или в общей канцелярии ее уполномоченным. Они должны иметь реквизиты, предусмотренные п.2.3, и гриф "КИ(КТ)" (или полностью "Коммерческая тайна"). На документах, передаваемых сторонним организациям или гражданам, гриф "КИ(КТ)" не проставляется. Материалы, полученные от сторонних организаций, маркируются грифом "КИ(КТ)" графитным карандашом. В тексте документов и его реквизитах дополнительно могут оговариваться права на информацию, порядок пользования ею, сроки ограничения на публикацию и др. отсутствие грифа "КИ(КТ)" и предупредительных оговорок в тексте и реквизитах означает свободную рассылку и предполагает, что автор информации и должностное лицо, санкционирующее (подписавшее, утверждающее документ) ее распространение, предусмотрели все возможные последствия свободной рассылки и несут за это всю полноту ответственности.

3.7 Вся поступающая на предприятие корреспонденция с грифом "КИ(КТ)" или другими грифами (п.1.2) принимается и вскрывается сотрудниками канцелярии. При регистрации проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие приложений, указанных в сопроводительном письме. В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов "КИ(КТ)" или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

3.8 Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания с грифом "КИ(КТ)". Такие документы учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брощюры) - поэкземплярно.

3.9 Учет документов и изданий с грифом "КИ(КТ)" ведется в журналах или на карточках, отдельно от другой несекретной корреспонденции. Листы журналов нумеруются, прошиваются и отпечатываются. Издания, которые не подшиваются в дела, учитываются в Журнале инвентарного учета. Движение документов и изданий с грифом "КИ(КТ)" должно своевременно отражаться в журналах или карточках (приложения 21-25).

3.10 На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном листе к изданиям с грифом "КИ(КТ)" проставляется штамп, в котором указываются наименование предприятия, регистрационный номер документа и дата его поступления.

3.11 Тираж издания с грифом "КИ(КТ)", полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером в Журнале учета и распределения изданий. Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номеров того же документа (издания), о чем делается отметка на размноженном документе (издании) и в учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

3.12 Печатание материалов с грифом "КИ(КТ)" производится в бюро оформления технической документации или в структурных подразделениях под контролем их руководителей.

3.13 Отпечатанные и подписанные документы с грифом "КИ(КТ)" вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистрации сотруднику канцелярии, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются тем же сотрудником с подтверждением факта их уничтожения с записью на копии исходящего документа: "Черновик (варианты) уничтожен". Подпись.

3.14 Размещение документов и изданий с грифом "КИ(КТ)" в типографиях, на множительных аппаратах производится с разрешения службы безопасности и под контролем канцелярии по заказам, подписанным руководителем подразделения и утвержденным заместителем руководителя по направлению. Учет размноженных документов и изданий осуществляется поэкземплярно в специальном журнале.

3.15 Рассылка документов и изданий с грифом "КИ(КТ)" осуществляется на основании подписанных руководителем структурного подразделения и службы безопасности разнарядок с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров.

3.16 Документы с грифом "КИ(КТ)" после исполнения группируются в отдельные дела. Правила такой работы предусматриваются номенклатурами дел делопроизводства. В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все справочные картотеки и журналы на документы и издания с грифом "КИ(КТ)".

3.17 При пользовании открытой радиосвязью запрещается передавать сведения, имеющие гриф "КИ(КТ)". Они могут передаваться исключительно по закрытым техническим каналам или открытой телетайпной связью с проставлением на документах и телеграммах штампа "Серия П". При пользовании проводной связью запрещается указывать должности адресатов-отправителей, разрешается указывать только телеграфные адреса и фамилии отправителей и получателей.

3.18 Снятие копий (рукописных, машинописных, микро- и фотокопий, электрографических и др.), а также осуществление выписок из документов и изданий с грифом "КИ(КТ)" производится сотрудниками с разрешения руководителей предприятия и его подразделений. Снятие копий для сторонних организаций с документов и изданий с грифом "КИ(КТ)" делается на основании письменных запросов с разрешения тех же должностных лиц. Соответствующие отметки вносятся в описи и номенклатуры дел.

3.19 Обработка информации с грифом "КИ(КТ)" производится на учтенных и защищаемых ЭВМ.

3.20 Документы, дела и издания с грифом "КИ(КТ)" должны храниться в служебных помещениях и библиотеках в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (хранилищах, при этом должны быть созданы надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность.

3.21 Выданные для работы дела с грифом "КИ(КТ)" подлежат возврату в канцелярию или уполномоченному службы безопасности в день получения. Отдельные дела с грифом "КИ(КТ)" с разрешения начальника канцелярии или уполномоченного службы безопасности могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности.

3.22 Передача документов, дел и изданий с грифом "КИ(КТ)" другим сотрудникам, имеющим допуск к ним, производится только через канцелярию или уполномоченного службы безопасности.

3.23 Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом "КИ(КТ)" из одного дела в другое без санкции канцелярии или уполномоченного службы безопасности, осуществляющего их учет. Обо всех проведенных изъятиях или перемещениях делаются отметки в учетных документах, включая внутренние описи.

3.24 Запрещается выносить документы, дела и издания с грифом"КИ(КТ)" из служебных помещений для работы сними на дому, в гостиницах и т.д. В необходимых случаях руководитель предприятия, его заместители ли структурных подразделений могут разрешить исполнителям или сотрудникам канцелярии вынос из здания документов с грифом "КИ(КТ)" для их согласования, подписи и т.п. в организациях, находящихся в пределах родного города.

3.25 Лицам, выезжающим на другие территории, запрещается иметь при себе в пути следования документы, дела или издания с грифом "КИ(КТ)". Эти материалы должны быть направлены заранее в адрес организации по месту командировки сотрудника, как правило, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также с курьерами предприятия.

3.26 При смене сотрудников, ответственных за учет и хранение документов, дел и изданий с грифом "КИ(КТ)", составляется в произвольной форме акт их приема-сдачи, который утверждается заместителями руководителя предприятия или руководителями его структурных подразделений.

IV. ОБЯЗАННОСТИ ЛИЦ, РАБОТАЮЩИХ С ИНФОРМАЦИЕЙ, СОСТАВЛЯЮЩЕЙ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ ПРЕДПРИЯТЯИ

4.1 Лица, допущенные к работам, документам и к сведениям, составляющим коммерческую тайну, несут персональную ответственность за соблюдение ими установленного на предприятии режима. Прежде чем получить доступ к закрытой информации, они должны изучить требования на стоящего руководства и другие нормативные документы, определяющие защиту коммерческой тайны, сдать зачет на знание установленных требований и передать в службу безопасности соответствующее личное письменное обязательство.

4.2 Лица, допущенные к работам, документам и к сведениям, составляющим коммерческую тайну, обязаны:

4.2.1 Строго хранить коммерческую тайну, ставшую им известной по службе ил работе либо иным путем, пресекать действия других лиц, которые могут привести к ее разглашению. О таких фактах, а также о других причинах или условиях возможной утечки коммерческой тайны немедленно информировать непосредственного начальника и службу безопасности.

4.2.2 В течение договорного периода не использовать известную коммерческую тайну для своих личных целей а также не заниматься без соответствующего разрешения руководства любой деятельностью, которая в качестве конкурентного действия может нагнести ущерб предприятию, являющемуся собственником секретных сведений.

4.2.3 Выполнять только те работы и знакомиться только с теми документами, к которым получили доступ в силу своих служебных обязанностей; знать степень важности выполняемых работ, правильно определять ограничительный гриф документов, строго соблюдать правила пользования ими, порядок их учета и хранения.

4.2.4 При составлении документов со сведениями, составляющими коммерческую тайну, ограничиться минимальными, действительно необходимыми сведениями; определять количество экземпляров документов в строгом соответствии с действительной служебной необходимостью и не допускать рассылки их адресатам, к которым они не имеют отношения.

4.2.5 На черновиках документов проставлять соответствующий ограничительный гриф и другие необходимые реквизиты. Передавать их для печатания только с письменного разрешения руководителя подразделения.

4.2.6 После получения из машинописного бюро отпечатанных документов проверить их наличие, сличить эти данные с записями в журнале и расписаться (с указанием даты) за получение отпечатанных документов и черновиков, после чего учесть в канцелярии или у уполномоченного службы безопасности.

4.2.7 Получать документы с грифом "КИ(КТ)" лично в канцелярии или у уполномоченного службы безопасности. Своевременно знакомиться с полученными документами и разборчиво расписываться на них с указанием даты ознакомления.

4.2.8 Поступившие документы с грифом "КИ(КТ)" своевременно направлять для приобщения к делу с соответствующими отметками об исполнении (номер дела, дата исполнения, подпись) и резолюцией начальника подразделения.

4.2.9 Сдавать в канцелярию или уполномоченному службы безопасности исполненные входящие документы, а также предназначенные для рассылки, подшивки в дело, уничтожения и взятия на инвентарный учет под расписку в журнале учета.

4.2.10 Иметь внутреннюю опись документов с грифом "КИ(КТ)" и немедленно вносить в нее все полученные для исполнения документы, хранить их только в рабочей папке, а при выходе в рабочее время из помещения рабочую папку с документами запирать в сейф.

4.2.11 По окончании работы с документами с грифом "КИ(КТ)" своевременно возвращать их в канцелярию или уполномоченному службы безопасности.

4.2.12 Об утрате или недостаче документов с грифом "КИ(КТ)", ключей от сейфов, личных печатей немедленно сообщать в службу безопасности.

4.2.13 При увольнении, перед уходом в отпуск, отъездом в командировку своевременно сдать или отчитаться перед канцелярией или уполномоченным службы безопасности за все числящиеся документы.

4.2.14 Знакомить представителей других учреждений с документами с грифом "КИ(КТ)" с ведома службы безопасности и письменного разрешения руководителя подразделения; лично знакомится - с разрешения указанных руководителей на предписании, в котором должны быть определены вопросы и объем сведений, подлежащих рассмотре6ию; требовать от командированных лиц расписки на документах, с которыми они ознакомились, или в учетных карточках этих документов.

4.2.15 Документы с грифом "КИ(КТ)" во время работы располагать так, чтобы исключить возможность ознакомления с ними других лиц, в том числе допущенных к подобным работам и документам, но не имеющих к ним прямого отношения.

4.2.16 По первому требованию канцелярии, службы безопасности предъявлять для проверки все числящиеся и имеющиеся документы с грифом "КИ(КТ)"; представлять по требованию начальника службы безопасности устные или письменные объяснения о нарушениях установленных правил выполнения работ с грифом "КИ(КТ)", учета и хранения документов с грифом "КИ(КТ)", а также о фактах разглашения сведений с грифом "КИ(КТ)", утраты документов, содержащих такие сведения.

V. ПРИНЦИП ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ОБЕСПЕЧЕНИЕМ РЕЖИМА СОБЛЮДЕНИЯ КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЫ

5.1 Контроль за обеспечением режима при работе с материалами с грифом "КИ(КТ)" осуществляют служба безопасности предприятия и руководитель структурного подразделения.

5.2 Контроль за обеспечением режима при работе со сведениями, составляющими коммерческую тайну, осуществляется в целях изучения, анализа и оценки фактического состояния сохранности производственных секретов, выявления недостатков и нарушений режима в работе с материалами с грифом "КИ(КТ)", установления их причин и выработки необходимых предложений.

5.3 Комиссия для проверки обеспечения надежности работы с материалами с грифом "КИ(КТ)" комплектуется из опытных и квалифицированных работников в составе не менее трех человек, имеющих доступ к этой работе. Участие в проверке не должно приводить к необоснованному увеличению осведомленности проверяющих.

5.4 Проверки обеспечения режима при работе с материалами с грифом "КИ(КТ)" проводятся не реже одного раза в год комиссиями на основании решения, подписанного руководителем предприятия или его заместителем.

5.5 Проверки проводятся в присутствии руководителя структурного подразделения или его заместителя.

5.6 Проверяющие имеют право знакомится со всеми документами, журналами (карточками) учета и другими материалами, имеющими отношение к проверяемым вопросам, а также проводить беседы и консультации со специалистами и исполнителями, требовать представления письменных объяснений, справок, отчетов по всем вопросам, входящим в компетенцию комиссии.

5.7 По результатам проверок составляется акт (справка) с отражением в нем состояния режима при работе с материалами с грифом "КИ(КТ)", выявленных недостатков и нарушений, предложений по их устранению. С актом после утверждения его директором или заместителем под подпись знакомится руководитель структурного подразделения.

5.8 Об устранении выявленных в результате проверки недостатков и нарушений в режиме при работе с материалами с грифом "КИ(КТ)" и реализации предложений руководитель подразделения в установленные комиссией сроки сообщает начальнику службы безопасности.

5.9 В случае установления факта утраты документов, дел и изданий с грифом "КИ(КТ)" либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставятся в известность руководитель предприятия, его заместители и начальник службы безопасности. Для расследования таких фактов приказом директора (распоряжением руководителя структурного подразделения) назначается комиссия, заключение которой утверждается руководителем, создавшим данную комиссию. На утраченные документы, дела и издания с грифом "КИ(КТ)" составляется акт. Соответствующие отметки вносятся в учетные документы. Акты на утраченные документы постоянного хранения после их утверждения руководителем предприятия или его заместителями и по истечении срока передаются в архив для включения в дело фонда.