Журнал регистрации исходящих документов: образец и порядок заполнения, ответственные за ведение лица

Любая организация в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции. Для порядка и сохранности деловой переписки существует система документооборота, и чем четче и слаженней она функционирует, тем меньше впоследствии возникает спорных вопросов, связанных с исполнением того или иного документа.

По большому счету, вся почта и документация делится на две группы: входящую (ту, что прислана извне) и исходящую (направляемую самой организацией по собственной инициативе или как ответ на запрос).

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

Это быстро и бесплатно !

Для входящей и исходящей документации ведутся два журнала, и регистрируются такие документы по отдельности.

Следует сказать, что на крупных предприятиях и в учреждениях (где существует специальный отдел по делопроизводству и велик объем исходящей документации) распространена практика использования СЭД — системы электронного документооборота. При всех плюсах такой системы ее недостатками являются:

• Высокая стоимость программы, особенно для небольшой компании.
• Возможность несанкционированного доступа и взлома системы.

Однако, в ряде случаев разработчиками предоставляются в бесплатное пользование демо-версии СЭД, дающие возможность решить, стоит ли переходить на данный вариант документооборота.

Если объем исходящей корреспонденции не слишком велик, целесообразней вести регистрацию в традиционном виде (в книге). Регистрируют документы, которые подлежат передаче (пересылке) другим лицам и организациям .

Такой учет позволяет:

• Упорядочить переписку.
• Обеспечить сохранность документов.
• Контролировать исполнение документов ответственными работниками.
• Следить за способами отправки корреспонденции.

Внутренние бумаги, такие как приказы по личному составу, производственная документация, служебные записки и др. учитываются отдельно. После окончания журнала его хранят в течение 5 лет .

Порядок данной процедуры в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:

Законодательно установленной формы журнала в нашей стране не существует. Ведение делопроизводства в отдельно взятой организации должно осуществляться согласно разработанным положениям или инструкциям.

Обязанность осуществлять регистрацию исходящей почты возлагается на определенного работника приказом или должностной инструкцией. В небольших фирмах этим обычно занимается секретарь, делопроизводитель или офис-менеджер .

Важно: учет должен вестись накопительно, с начала календарного года, без пропусков номеров. Регистрация документа осуществляется только после его подписания руководителем или уполномоченным лицом (поскольку в процессе подготовки он может быть изменен либо вовсе не подписан).

О том, как рассчитать чистую прибыль предприятия, смотрите здесь .

Заводя книгу учета в бумажном виде, следует выполнить несколько действий:

• Пронумеровать страницы. Журнал не относится к документам строгой отчетности, поэтому прошивать и опечатывать прошивку не нужно.
• На титульном листе ставят штамп организации, дату, номер согласно номенклатуре предприятия.
• Указать лицо, ответственное за ведение (ФИО, должность, каким документом возложена обязанность).

Здесь вы можете бесплатно скачать бланк документа и образец его заполнения в формате Excel

Затем идут собственно страницы для учета документов. Для корректного внесения записей необходимо разграфить листы на следующие столбцы:

• Номер. Присваивается регистрируемому исходящему документу обычно по возрастанию (с начала календарного года, начиная с №1).
• Дата. Проставляется календарная дата в формате день/месяц/год.
• Адресат (кому направляется бумага). Может быть указан в виде наименования организации или физического лица. В ряде случаев указывают несколько адресатов (если письмо направляется более чем одному получателю).
• Краткое содержание. Здесь указывают сущность документа (ответ на запрос, пояснение, ответ на обращение граждан и т. д.), иногда — количество и состав приложений к нему.
• Исполнитель (лицо, подготовившее документацию).
• Примечания (по необходимости, необязательная графа).

В ряде организаций с развитым делопроизводством или большим количеством подразделений книга содержит дополнительную графу «Куда помещено». в которой указывается номер дела или папки, в которую подшивают копию исходящей бумаги. Однако в большинстве случаев достаточно подшивать копию в общую папку у того же специалиста, который отвечает за исходящую документацию.

Учитывая, что общеобязательных норм ведения журнала не установлено, любая компания может определить для себя наиболее подходящий и удобный способ ведения учета, который позволит полно и аккуратно регистрировать ее документы.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

"Отдел кадров коммерческой организации", 2012, N 3

ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.

В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.

Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:

- рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);

- информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления;

- поздравительные письма и телеграммы;

Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.

Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)). Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.

Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "Лично") и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа. Проставление данной отметки регламентировано ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" <1>.

<1> Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз - в день их поступления.

Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка "Лично"), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.

Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать:

- очередной порядковый номер;

В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.

Отметка может проставляться от руки:

¦ вх. N 26 от 13 марта 2012 г. ¦

Или же с помощью резинового штемпеля:

¦ "__" ___________________ 20__ г. ¦

Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер? Отвечаем. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов. Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. Мы рекомендуем следующую форму.

Напомним, что это лишь примерная форма - можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу "Отметка об исполнении" для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе.

После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.

При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами.

Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения. Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им.

Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.

Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами?

Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение. А вот с телефонограммами сложнее. Текст входящей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована.

В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. Как регистрировать их?

Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор.

Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.

При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.

Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения. При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату:

- подписания (для документов, не подлежащих утверждению);

- утверждения (для документов, подлежащих утверждению);

- заседания или принятия решения (для протоколов);

- события (для актов).

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности "день месяца, месяц, год". День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 декабря 2011 г. следует записать так: 05.12.2011. Однако допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 декабря 2011 г.

На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Приведем пример.

03 - номер структурного подразделения (по штатному расписанию), 05 - номер дела по номенклатуре дел, 61 - порядковый номер.

Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так:

¦ Исх. N К-05/61 ¦ или так ¦ Исх. N 61к ¦

К - отдел кадров, 05 - номер дела по номенклатуре дел, 61 - порядковый номер.

Отметим, что для каждой группы документов ведется отдельная регистрация в пределах календарного года. Возникает вопрос: что это за группы? Документы, имеющие единый вид и одно место регистрации, включаются в регистрируемую группу. Например, приказ и распоряжение - это разные виды документов, поэтому они регистрируются в одном месте, однако в разных журналах.

Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах.

Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов "во внешний мир" к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала.

Зарегистрированные исходящие документы подлежат отправке почтовой или иными видами связи.

Документы можно регистрировать с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер. При такой регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, которая сохраняется в базе данных. В разных программах вид такой карточки и ее содержимое могут различаться, при этом многие программные продукты позволяют самостоятельно добавлять дополнительные реквизиты или же менять внешний вид регистрационной карточки.

Отметим, что большинство программ позволяет распечатывать электронную регистрационную форму на бумаге. Конечно, никто не предлагает вовсе отказываться от бумажного ведения журналов регистрации, однако считаем, что в настоящее время автоматизированная форма регистрации документов более удобна и эффективна.

Подводя итог, хотелось бы сказать, что все правила регистрации документов, входящих, исходящих или создаваемых внутри организации, лучше всего закрепить в локальном нормативном акте - инструкции по делопроизводству. Если этого не сделать, в определенных ситуациях работники могут поступить по своему усмотрению, так, как им нравится, что далеко не всегда приемлемо.

Подписано в печать

Оценить и поделиться

Не пропускайте наши материалы в социальных сетях. Нажмите "Нравится"!

Новые темы форума

Выберите рассылки, на которые вы хотите или не хотите быть подписанным.

Добавить на сайт

Возможность добавления публикаций имеют только авторизованные зарегистрированные пользователи.

Подписка на обновления

© 2004-2016 HR-Portal: Сообщество HR-Менеджеров

Журнал регистрации исходящих документов - как зафиксировать отправленную документацию?

Любая, даже самая небольшая организация или индивидуальный предприниматель в процессе работы сталкивается с необходимостью отправки документов «во внешний мир». Отправляются письма-запросы и коммерческие предложения, приходят запросы и письма из различных инстанций, на которые приходится отвечать. И рано или поздно возникает ситуация, когда руководитель просто не может вспомнить, отвечал ли он на письмо и что именно, отправил запрос или нет. Или приходит письмо-ответ, а никто уже не помнит, о чем вообще шла речь в запросе.

Чтобы исключить подобные казусы, необходимо сразу начать правильно вести учет всех документов, как поступающих в организацию (или предпринимателю), так и отправляемых ими. Такой учет можно вести с помощью специализированных программ, электронных таблиц, но для малого бизнеса с небольшим количеством документов, вполне подойдет традиционный бумажный журнал регистрации исходящих документов.

Журнал, предназначенный для регистрации исходящих документов, можно купить в канцелярском магазине. Они выпускаются разного формата и толщины, имеют разные названия граф. Можно в качестве такого журнала использовать обычную тетрадь или большой блокнот, разлиновав его соответствующим образом.

Журнал регистрации исходящей корреспонденции позволяет отследить и легко найти всю отправленную корреспонденцию, убедиться, что требующиеся ответы отправлены своевременно, а при необходимости и подтвердить факт создания и отправки письма. При получении ответа легко и быстро можно найти исходящее письмо и восстановить в памяти предмет обсуждения.

Журнал поможет также убедиться в корректности адресата и назвать точную дату отправки корреспонденции.

Вопрос заполнения журнала исходящих документов решается в зависимости от масштаба и организационной структуры организации. Естественно, что в крупных организациях, имеющих службу ДОУ, обязанность ведения журнала учета исходящих документов лежит на ее сотрудниках, а чаще всего закрепляется за определенной штатной единицей.

Хотите начать бизнес на вендинговых автоматах? Тогда читайте статью .

В небольших организациях, не имеющих часто не только специализированной службы документооборота, но и секретаря, а также при работе индивидуального предпринимателя ведение журнала регистрации обычно ложится на самого руководителя (предпринимателя) или кого-то из сотрудников. При этом, если учет и регистрация документов возлагается на сотрудника, данную обязанность лучше закрепить приказом руководителя (предпринимателя).

Как зарегистрировать исходящий документ в специальной программе, минуя журнал, говорится в видео.

Типовой срок хранения журнала регистрации исходящих документов составляет 3 года, после чего назначенная приказом руководителя экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) проводит экспертизу ценности документов. По решению данной комиссии документы, не представляющие ценности, подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Сразу надо сказать, что образец журнала регистрации исходящих документов искать не стоит, поскольку единых требований к заполнению не существует. Все правила ведения журнала регистрации диктуются логикой и удобством учета документов, а также некоторыми специфическими особенностями организации.

В первую очередь стоит сказать о тех исходящих документах, которые в регистрации не нуждаются. Такой список следует принять в любой организации, чтобы облегчить работу секретаря (или другого сотрудника, ответственного за регистрацию документов). Обычно не регистрируют следующие категории документов:

• рекламные проспекты и материалы, отправляемые в различные организации;
• поздравительные письма и открытки;
• пригласительные билеты на мероприятия;
• бухгалтерские документы.

Порядок работы с исходящими документами, которые необходимо зарегистрировать следующий. Сначала составляется проект документа. Если в организации несколько подразделений, то проекту может быть присвоен номер, включающий код подразделения, являющегося его создателем или инициатором. После согласования документа с руководителем и внесения необходимых правок документ оформляется согласно правилам организации на фирменном бланке и подписывается руководителем. Только после этого документу присваивается оригинальный регистрационный номер и документ заносится в журнал регистрации исходящих документов.

Следует упомянуть о том, что иногда в организациях заносят в журнал регистрации еще не подписанные руководителем документы на стадии проекта. Однако такая практика не является оптимальной, потому что документ в итоге может быть не подписан совсем – и тогда в журнале останется запись о несуществующем документе. Или документ может быть подписан через несколько дней (а то и недель) и внесен в журнал регистрации повторно, тогда в журнале образуется дубль записи. И то, и другое является неприятным, поскольку затрудняет впоследствии работу с документами.

Сам журнал регистрации обычно имеет следующие графы (столбцы):

• номер исходящего документа;
• дата;
• получатель (адресат);
• краткое содержание;
• исполнитель;
• примечание.

Из этих граф обязательными будут номер, дата и получатель. Краткое содержание иметь удобно, чтобы не было необходимости каждый раз поднимать подшивку документов в поисках одного письма. Исполнителя указывают крупные организации, если же работает один предприниматель, то, естественно, данная графа будет лишней. В примечании часто пишут по факту отправки письма тот способ, каким оно было отправлено (почтой, курьером и т.д.).

Не существует и единых правил нумерации документов. Каждая организация разрабатывает наиболее удобную форму, главное, чтобы нумерация была сплошной, без пропусков и дублей. Наиболее удобно вести учет просто порядковыми номерами. Иногда нумерацию начинают каждый год заново, при этом добавляя через дробь последние две цифры года (14/1, 14/2 и т.д.).

В графе «Получатель» пишут название организации и конкретное лицо, которому направлен документ. Если же это массовая рассылка, которая содержит несколько адресов, то делается запись «Согласно списку рассылки», а сам список рассылки прилагается к копии письма.

Даже самый квалифицированный секретарь может допустить ошибку, например, пропустить несколько номеров при регистрации исходящих документов. В таком случае не следует исправлять номера уже зарегистрированных документов. Просто для внесения ясности в журнале, в том месте, где пропущены номера, делается соответствующая запись, которая скрепляется подписью ответственного сотрудника и печатью.

Если какой-то документ зарегистрирован по ошибке, например, секретарь поторопилась записать письмо, которое так и не было подписано руководителем. То в графе «Примечание» делают пометку об аннулировании записи, которую также заверяют подписью ответственного лица и печатью.

При возникновении двойной записи об одном и том же документе также в графе «Примечание» делают запись о повторной регистрации со ссылкой на регистрационный номер первой записи, чтобы облегчить поиск нужного документа.

Аккуратное ведение журнала регистрации исходящих документов – не просто прихоть руководителя. Это требование современного делопроизводства, которое призвано, в первую очередь, упорядочить работу с документами, и, в конечном итоге, облегчить поиск необходимой информации в условиях огромного информационного потока и массового документооборота, присущего современному бизнесу.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Статья полезная. Кроме изложенного, я бы еще добавил следующее.

Иногда существует необходимость не только качественно отработать документ, но и отправить его к сроку указанному заказчиком. В этом случае секретарь, или лицо ответственное за ведение делопроизводства, должно в графе Примечание указать не конечную дату отправки документа или его исполнения, а срок на пять — три дня раньше чтобы документ попал к заказчику в срок. Аналогичное правило должно соблюдаться и для документов которые ведутся в электронном журнале. Как говорится: пунктуальность — вежливость королей.

Журнал регистрации исходящих документов: образец и правила заполнения по предприятию

Все предприниматели рано или поздно отправляют документацию «во внешний мир», даже в маленькой организации. Легко перепутать или что-то забыть при регулярном выполнении обязанностей. Потому так важно вести учёт документации. При этом важно вести учёт как входящих, так и исходящих деловых бумаг.

Традиционное бумажное оформление для решения этой проблемы вполне подойдёт.

Регистрацией называют процесс записи учётных данных, касающихся документа. Это делается только по нормам и правилам, установленным на законодательном уровне. Это помогает фиксировать факт отправления или получения, создания элемента документации.

Регистрация нужна для наделения бумаг юридической силой. Без регистрационных номеров документы не признаются имеющими силу. Во всяком случае, официально.

Для регистрации документов используют специальные журналы. Они продаются в канцелярских магазинах. Названия граф, толщина и формат можно выбрать разные. Блокнот или тетрадь формата А4 тоже могут стать такими журналами, если разлиновать их по всем правилам.

Такие журналы облегчают отслеживание исходящей и входящей документации. Это позволит убедиться, что все ответы отправлены вовремя. Факты создания и отправки писем тоже документируются. В журнале стоят точные даты отправки и создания, полное наименование адресатов.

Организационная структура, масштаб предприятия влияют способ решения вопроса. Сами руководители регистрируют документацию в небольших компаниях, где нет ни секретаря, ни организованного документооборота. Если за это отвечает сотрудник из штата организации, лучше всё закрепить в соответствующем приказе.

Больше информации о том, в каком порядке осуществляется ведение журнала регистрации входящих документов по предприятию, вы можете получить здесь.

• На оригинале документов проставляют дату регистрации, индивидуальные номера. Это делается только вручную. Данные пишутся на копиях с визами, которые хранятся в организациях в подшитом виде.
• Дата отправления – день, когда бумагу утвердили, когда поставило подпись руководство, ответственное лицо. Для этих данных используют вторую графу. Проставляются арабские цифры, обозначая день, месяц и год.
• На документации, кроме писем, ставят наименование вида. Назначение и содержание помогут разобраться, к какой разновидности относится тот или иной документ. Обозначается это в графе номер три.
• В исходящих бумагах, в начале текста, указывают краткое содержание, заголовок. Это не обязательно, если содержание писем маленькое. О нём надо спрашивают у сотрудников. Или быстро оценивают самостоятельно. Обозначается в третьей графе.
• Графа 4 нужна для сведений об адресате. Здесь пишут, куда и кому отправляется посылка.
• Графа 5 – содержит указание на количество листов. Через дробь проставляется количество листов в приложении, если это необходимо.

Сотрудники, отвечающие за составление писем, называются исполнителями в тексте. Они приносят документы за регистрацию, пишут письмо и обращаются за подписью к руководителям, работают с контрагентами.

Способов отправки корреспонденции 8:

Дату отправки документа ставят в графе 9. Графа 10 заполняется, если есть исходящий номер.

3 года – максимальный срок сохранения журналов для регистрации документации. После этого времени назначается экспертиза для проверки ценности сведений. Для этого руководитель составляет отдельный приказ. Если комиссия выявит бумаги, не представляющие никакой ценности, последние уничтожаются. Что сопровождается отдельным актом.

Вот некоторые отдельные категории деловых бумаг, регистрации не подлежащих:

1. Бухгалтерские.
2. Пригласительные билеты на мероприятия.
3. Открытки, поздравительные письма.
4. Материалы и проспекты рекламного содержания.

Перед тем, как зарегистрировать документ, составляют проект. В его номер включают номер подразделения, когда в этом возникает необходимость.

Для оформления допускается применение фирменных бланков. В журналы могут занести деловые бумаги, которые только находятся на стадии проектирования. На них подпись руководства ещё не стоит.

Для нумерации и заполнения журналов каждая компания может разрабатывать свою схему, которую посчитает наиболее удобной.

Журнал регистрации исходящих документов — образец заполнения:

Алгоритм работы есть у и письма, которое руководство отправляет. Он состоит из нескольких этапов:

1. Проект письма готовят исполнители.
2. Согласуются бумаги только в случае необходимости
3. Подпись на проекте ставит генеральный директор. Или другой руководитель с соответствующими полномочиями.
4. Секретарь регистрирует бумаги. При электронном документообороте исполнители сами решают вопрос.
5. Отправка письма.
6. Помещение в дело оригинала письма, либо его визовой версии.

Это обязательный порядок действий, не допускающий нарушений. Письма не регистрируются, если руководители не поставили на них свои подписи.

• Поздравления.
• Приглашения на мероприятия.
• Прайс-листы.
• Материалы с рекламным содержанием.
• Коммерческие предложения.

Если один из этих документов предполагает наличие сопроводительной записки, то она регистрации подлежит.

Для даты регистрации, указания номеров в документации используются специальные поля. Такие поля легко найти под шапкой, после наименования организаций.

Чтобы даты не прописывать вручную, секретари заказывают специальные штампы. Но это допустимо только для вариантов писем, которые составляются на обычной бумаге, а не на фирменных бланках.

В каждой компании принимают собственную систему, согласно которым письма и получают номера. Главное, чтобы этот набор цифр был уникальным. Каждое письмо должно иметь свой собственный, уникальный номер. Другие варианты оформления незаконны. Письмо получает одно обозначение, даже если один и тот же его текст отправляется нескольким разным адресатам.

Журнал регистрации исходящих документов – образец вы можете скачать по следующей ссылке.

И высокая квалификация не спасает бухгалтеров от ошибок. Не редко возникают ситуации, когда для исходящих деловых бумаг пропускают несколько номеров. Не допускается вносить изменения в бумагах, которые уже прошли регистрацию.

Соответствующая запись ставится там, где номера пропущены. Этого достаточно для внесения большей ясности. Печать и подпись ответственного сотрудника заверяют такую запись.

В «примечаниях» делается запись об аннулировании, если регистрация бумаг в журнале регистрации исходящей корреспонденции прошла по ошибке.

Появилась двойная регистрация? Об этом сообщают с указанием номера исходной бумаги, тогда его легче будет найти.

Узнать, как заполнить журнал регистрации приказов по основной деятельности и скачать его образец, вы можете в этой публикации.

1. Письма в исходящих бумагах – ответные, либо инициативные. Они отличаются только тем, начинает организация переписку сама, или отвечает на предложение. В ответных письмах содержится только информация, соответствующая запросу.
2. На бланках организации письма печатаются в количестве двух экземпляров. Оформление «шапки» требует внимания.
3. Слева, в верхней части документа, упоминается лицо, которому предназначается документ.
4. Справа – стоят реквизиты компании, которая письмо отправляет.
5. В первой части обращение к адресату и описания причины. по которой требуется обращение.
6. Приложения перечисляются только после основного текста. В нижней части страницы, в конце, данные о себе пишет составитель.
7. Письмо требует согласования с должностными лицами, которые принимают решения в конкретных направлениях. Только после этого свою подпись ставят руководители.
8. Подписанные, согласованные свидетельства передаются делопроизводителям. Ещё один экземпляр распечатывается, если его важно сохранить в организации.

Журнал регистрации исходящей корреспонденции – образец для заполнения по предприятию:

1. Исходящие письма принимаются от составителей. Делопроизводитель проверяет, соответствуют ли требованиям реквизиты. И смотрят, присутствуют ли все необходимые подписи. Отдельное внимание уделяется приложениям.
2. В журнале регистрации исходящей корреспонденции указываются все сведения по документу. Допускается применение других инструкций, если на предприятии перешли к документообороте в электронной форме. Но строгих правил оформления нет и для документов, которые оформляются традиционным способом.
3. Набор требований предъявляется к исходящим номерам. Сначала идёт номенклатура папки, где документы хранятся. Порядковый номер по конкретному письму указывается через косую или тире.
4. Исходящие номера пишутся в специальных строках. Это касается и входящей корреспонденции. Копии хранятся в папках-делах.

Поступившие документы проходят регистрацию в тот же день, когда они оказываются у получателей. Максимальная отсрочка – следующий рабочий день. Иначе снижается время на фактическое исполнение указанных действий. Подобные промедления оборачиваются негативными последствиями, и для предприятия в целом, и для отдельных сотрудников.

Не знаете, как правильно заполнить журнал учета рабочего времени по предприятию? В нашей новой статье вы можете узнать, как это сделать!

Проводится регистрационная процедура на протяжении календарного года. 1 января каждого года обнуляется нумерация документов. Лишь описи дел постоянного хранения могут стать исключением из правил.

Не всегда целесообразно создавать новую систему хранения и прошивки для бумаг, которые поступили в компанию нестандартными способами. Легче всего обозначать изменения в отдельных графах, либо добавлять буквы или цифры к коду.

Каждая организация сама определяет не только способ регистрации исходящей и входящей документации, но и порядок внесения записей по ней. Децентрализованное ведение учётных баз в электронном виде применяют уже тысячи и сотни тысяч компаний. Главное – предусмотреть защиту данных, чтобы избежать ошибок и изменений без необходимости.

Пошаговая инструкция по регистрации ООО самостоятельно и список необходимых документов для оформления — тут.

Благодаря электронному хранению процесс регистрации заметно упрощается. Секретари тратят меньше времени на поиск нужной информации. Это помогает наладить и документооборот между подразделениями. Допускается создание специальных внутренних служб, отвечающих за этот процесс. Либо структурные подразделения организуют процесс самостоятельно.

В каком порядке осуществляется регистрация исходящей документации в электронном виде, вы можете узнать в этом видео: