Делопроизводство от А до Я

Делопроизводство от А до Я. Как использовать печати и штампы в организации

Какую печать выбрать и чем штампы отличаются друг друга? В этом вопросе вам поможет закон. Порядок использования печатей и штампов был закреплен 40 лет назад, и до сих пор он остается неизменным. Однако есть нюансы, о которых необходимо помнить во время работы с печатями и штампами.

Как использовать печати в организации

Положения о порядке использования печати, зафиксированные в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), были одобрены постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.1973 г. № 435 и рекомендованы для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями при совершенствовании делопроизводства. Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.

Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на организационных документах (например: положения, уставы, учредительные документы, штатные расписания и др.). Оттиск печати проставляется также во всех случаях, когда необходимо удостоверить права должностных лиц организации, подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей и др.

1. Оттиск печати ставится на документах для удостоверения их подлинности, подтверждения их юридической силы.
2. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

Основные виды печатей

По своему назначению печати подразделяются на основные (гербовые и печати юридических лиц) и вспомогательные (простые).

Печати в государственных организациях

В статье 4 Федерального конституционного закона от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» определено право на воспроизведение государственного герба Российской Федерации на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Что представляет собой гербовая печать? Гербовая печать имеют круглую форму. В центре находится изображение государственного герба Российской Федерации, а по окружности – наименование организации. Герб города и района Российской Федерации помещается на печатях органов представительской и исполнительной власти города и района в соответствии с нормативно-правовыми актами этого города или района.

Печати в коммерческих организациях

В негосударственных организациях используется печать фирмы, которая приравнивается к гербовой. В центре такой печати размещается эмблема или аббревиатура организации с указанием ее наименования, по окружности – полное наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы и номера ее государственной регистрации (в регистрационном реестре).

Пункт 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» устанавливает состав информации в печати общества: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Организации могут иметь простые (вспомогательные) печати. Они воспроизводят наименование организации, ее структурное подразделение и вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись: «Секретариат», «Для счетов», «Для справок», «Для пакетов», «Для копий» и т.д.

Простые (вспомогательные) печати могут быть квадратными, круглыми, прямоугольными, треугольными, овальными.

Лица, уполномоченные проставлять печать на документы должны знать, что оттиск печати, заверяющий подлинность подписи должностного лица ставится на свободном от текста месте, не захватывая личную подпись должностного лица.

На документы финансового характера печать проставляется без захвата наименования должности и подписи, на специально отведенном месте. Как правило, место проставления печати отмечается символом «М.П.»

Какие документы нужно заверять основной и вспомогательной печатями

В делопроизводственной практике принято составлять индивидуальный для каждой организации список документов, на которые проставляется печать. Он вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами. Так же в организации издается приказ (распоряжение) со списком должностных лиц (руководителей), имеющих право подписи на документах.

Рекомендуемый перечень документов, которые заверяются основными печатями:

• акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);
• архивные справки;
• архивные копии;
• доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ве¬дение дел в арбитраже и т.д.);
• договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производст¬ве работ и т.д.);
• задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.);
• заключения и отзывы;
• заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);
• исполнительные листы;
• командировочные удостоверения;
• нормы расхода;
• образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
• письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);
• поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (свод¬ные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.);
• положения об организациях;
• представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.);
• реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк);
• сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуля¬цию к договору и т.д.);
• соглашения;
• справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на заработную плату; о начисленной и при¬читающейся заработной плате и т.д.);
• спецификации (изделий, продукции и т.д.);
• титульные списки;
• удостоверения;
• уставы организаций;
• штатные расписания.

Оттиски вспомогательных печатей проставляется:

• для заверения справок;
• на копии документов;
• на выписки из документов;
• учетные документы и др.

Как использовать штампы в организации

Помимо основных и вспомогательных печатей, в делопроизводстве организации используются штампы. Штамп – это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы, представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот.

Штампы бывают нескольких видов:

• угловой (адресный);
• регистрационный;
• ограничения права доступа;
• с реквизитами организации;
• маркировочные.

Угловой (адресный) штамп используется, если в организации отсутствует типографские или «электронные» бланки. Угловой штамп может использоваться при переписке, выдаче текущих справок и т.п. В данном случае угловой штамп, изготовленный в соответствии с необходимыми требованиями, придает документу официальный характер. В угловых штампах реквизиты организации располагаются в той же последовательности, что и в бланке. Реквизиты, указанные в угловых штампах и печатях, должны совпадать. Размер углового штампа, как правило, соответствует размерам углового бланка (70х100 мм).

Регистрационный штамп содержит наименование организации, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Такой штамп устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения. В регистрационный штамп не проставляется на приложениях к документу, а только на самом документе.

Штамп ограничения права доступа проставляется в верхнем правом углу каждого листа документа, на журналах регистрации документов с ограниченным правом доступа и на пакетах с документами с ограниченным правом доступа. Этот штамп может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

Штамп с реквизитами предприятия. как правило, небольшого размера с рамкой. Он включает краткое наименование организации, место регистрации, ИНН.

Маркировочные штампы используются для внутренних нужд предприятия (маркировки продукции, тары и др.) с использованием специальной штемпельной краски. Их размеры, форма и содержание не регламентируются.

Как хранить печати и штампы

Основная круглая печать организации должна находиться у руководителя отдела, назначенного приказом руководителя организации, и храниться у него в сейфе. Она может выдаваться под расписку другим работникам в случаях, когда этот руководитель отсутствует длительное время либо возникает необходимость использования печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами организации.

Простые (вспомогательные) печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.

Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основные и простые (вспомогательные) печати, угловой (адресный) штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических несгораемых шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность.

Как вести учет печатей и штампов

Для учета печатей и штампов необходимо вести журнал, который находится у работника, ответственного за сохранность печатей и штампов. Журнал должен вестись по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью (штампом) и подписью руководителя организации. Журнал хранится в несгораемом шкафу (сейфе).

Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы (см. Журнал учета печатей и штампов ).

Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов в организации могут создаваться специальные комиссии. По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая руководителю для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов. При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, руководитель назначает комиссию для проверки фактического наличия печатей и штампов.

Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому работнику, назначенному приказом руководителя ответственным за их учет и хранение. В акте должно быть приложение с оттисками печатей и штампов.

Замена и приобретение печатей и штампов

Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации. Для изготовления печатей и штампов оформляется заказ в организацию (фирму), изготавливающую печати и штампы. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.

Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя организации.

Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем. Отметка об уничтожении печатей (штампов) делается в журнале, с проставлением номера и даты акта.

В акте должны быть указаны:

• время и место уничтожения;
• состав комиссии;
• основание уничтожения печатей и штампов;
• наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;
• способ уничтожения;
• заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;
• подписи членов комиссии.

Акты хранятся вместе с журналом учета печатей и штампов.

Кто несет ответственность за печати и штампы

Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает лицо, назначенное приказом руководителя организации. В случае его увольнения приказ переиздается и назначается другое ответственное лицо.

Ответственность за использование и хранение печатей и штампов после выдачи их структурным подразделениям возлагается приказом руководителя на работников, получивших такие печати и штампы. Вопрос о том, кто в организациях должен отвечать за учет печатей и штампов, не регламентирован никакими нормативными правовыми актами. В каждой организации этот вопрос решают в зависимости от особенностей и понимания важности этой работы.

Выдача печатей и штампов осуществляется под расписку в журнале работникам, персонально ответственным за их использование.

консультант по вопросам

Положение о печатях и штампах организации образец

Положение о печатях и штампах организации образец

Положение о печатях и штампах организации образец Самое первое Положение о печати организации появилось почти 50 лет назад. Это была запись в ЕГСД (единой системе делопроизводства), где прописанный порядок эксплуатации штемпельных изделий в организациях, способствовал усовершенствованию работы канцелярии и налаживанию порядка в системе хранения, учета и использования штемпельных изделий учреждений. С тех пор порядок этот почти не изменился, а его использование не утратило своей актуальности и по сегодняшний день. Для вступления Положения в законную силу и его использования, он надлежит утверждению Приказом «Об утверждении положения о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов». Приказ о печати организации, образец которого представлен ниже, должен обеспечить исполнение требований, прописанных в тексте Положения. В Положении о печати организации (образец) необходимо указать следующее:

• На основании чего сформирован документ
• Основные термины и их расшифровка
• Подробная опись штемпельных изделий, используемых в организации
• Список используемых документов, на которых необходимо размещения того или иного оттиска
• Кому из работников поручается хранение, учет и использование
• В каких случаях предусматривают уничтожения клише
• Порядок действий при уничтожении, перечень необходимых документов
• Порядок действий при необходимости изготовления нового штампа
• Ответственность за использование поддельных оттисков
• защита штемпельных изделий

Виды штемпельных изделий в организациях, их хранение и использование Основываясь на принятом Положении, как правило, отвечает за хранение печати организации, и ее использования директор учреждения, либо начальник отдела. Передача ее другому работнику возможна только при наличии расписки или акта передачи. Если директор назначает ответственным за хранение другого сотрудника, об этом должен быть издан соответствующий Приказ. В зависимости от своего использования, печать может быть основной и вспомогательной. Оттиски первой используются при удостоверении подлинности документа. Вспомогательные обычно содержат всяческие дополнительные сведения: название организации, номер отдела или подразделения или вид предназначения (например: для справок, для документов и др.). Такими печатями заверяются справки, различные копии и выписки из документов и т.д. В современных организациях возможно использование несколько видов штампов. Штампом называют оттиск, имеющий прямоугольную форму. Они также различаются и используются по своему предназначению. Бывают: угловые, регистрационные, маркировочные, штампы обозначающие степень секретности, а также указывающие реквизиты предприятия и др. Возможно Вас заинтересует — заказать печать для ИП в Москве Вести учет печатей и штампов должен сотрудник, который был указан ответственным лицом в Положении. Учет ведется с помощью отдельного журнала, где строго прописывается:

• наименование штампа, число его поступления в организацию
• прилагается образец оттиска данного изделия
• в какое отделение был отдан, ФИО получившего сотрудника
• его роспись в принятии
• результаты проверок на наличие штампа в определенные интервалы времени

Важные, в том числе и гербовые печати хранятся и используются руководителем организации. При необходимости он может доверить ее другому сотруднику, но строго под расписку. Для необходимого контроля за состоянием штампов, их учета и использования, иногда создаются специальные комиссии для осуществления ревизий. Затем создается акт должного образца. В случае увольнения сотрудника, ответственного за хранение и учет штампов, также необходимо провести ревизию, с дальнейшей передачей подотчетных материальных ценностей организованной комиссии. В этом случае также заполняется акта приема-передачи. Далее приказом назначается другое ответственное лицо.

Нашими заказчиками являются

Министерство экономического развития
Российской Федерации

Федеральное агентство по рыболовству

Министерство финансов
Российской Федерации

Федеральное агентство по культуре и кинематографии

Арбитражный суд
Московской области

Министерство юстиции
Российской Федерации

Печати и штампы

Печати и штампы

Круглая печать в организации - важнейший атрибут управления, ведь ее задача, ни много ни мало, заверить подпись первого лица. Но все ли так просто? Может ли быть в организации больше одной печати, и если да, то на какие документы они проставляются? В статье вы найдете подробную нормативную базу по созданию печатей и штампов, рекомендации по их использованию, уничтожению и назначению ответственных лиц.

Нормативная база

Вот как определяет печать ГОСТ Р 51511-2001. Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государ­ственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования (утв. постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст): «Печать – это устройство, содержащее клише печати для на­несения оттисков на бумагу».

Чтобы понять, должна ли быть в организации печать, и если да, то какая информация будет в ней содержаться, обратимся к законодатель­ству (см. таблицу).

Обратите внимание: закон содержит лишь минимальные требования к содержанию печатей ООО и акционерных обществ. Организация может дополнить свою печать собственным логотипом, эмблемой, контактны­ми данными, банковскими реквизитами и т. п.

Порядок изготовления, использования, учета, хранения и уничто­жения печатей и штампов законодательство не регламентирует. Отча­сти можно полагаться лишь на ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспро­изведением государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования». но, как следует из названия, он относится только к организациям, имеющим право использовать гос­символику.

Кроме того, технические требования к печатям организаций содер­жит Национальный стандарт Российской Федерации «Печати мастич­ные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования»

(утв. на основании Федерального закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О тех­ническом регулировании»). Здесь, в частности, перечислены размеры, которые должны иметь и сама печать, и изображения на ней, а также способы защиты печати от подделки.

Виды печатей

Выделяют следующие виды печатей:

гербовые печати (с использованием государственной символики) имеет право использовать только строго определенный ряд учреждений, кото­рые перечислены в Федеральном конституционном законе от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»[2] .

Гербовые печати в обязательном порядке должны быть зарегистрированы.

круглые печати получают организации, не имеющие права использо­вать государственную символику, но обязанные иметь печать (ООО, акционерные общества), а также индивидуальные предприниматели;

дополнительные печати изготавливаются в организации по потреб­ности и выдаются в пользование либо обособленным и структурным подразделениям, либо предназначаются для определенных групп документов.

Образцы дополнительных печатей:

Коммерческие организации включают свои печати в государствен­ный реестр добровольно. Зарегистрированные печати имеют уникальный номер, который виден на внешнем ободке оттиска и является дополни­тельной защитой печати от подделки.

Штампы

Однозначного определения штампа нормативные документы нам не предлагают. Их цель – мгновенно воспроизвести на бумаге то, что всякий раз приходится писать от руки.

Куда и как ставить печати и штампы?

Реквизит 25 «Оттиск печати» согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифициро­ванные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» «заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удосто­веряющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации».

Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гер­бовой печати (печати с изображением товарного знака или знака обслу­живания), приведен в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003[3]. Подобный перечень организация вправе составить для себя сама, закрепив его в Положении о печатях и штампах.

Если форма документа предусматривает обязательное проставление печати, место оттиска обозначается буквами «М.П.». Печать ставится прямо на них:

Когда обозначения места печати на документе нет, но заверить подпись все равно нужно, оттиск проставляется так, чтобы он задел последние буквы должности подписанта и фрагмент его подписи. Но усердствовать нежелательно: и должность, и подпись должны остаться видимыми и читаемыми.

Места проставления штампов, как правило, более или менее опре­делены.

Например, в инструкциях по делопроизводству принято прописывать, что штамп «Входящий документ» ставится именно в нижнем правом углу документа, а штамп «На контроль» - на верхнем поле справа.

Назначение ответственного

Работа с печатями и штампами в компании должна быть строго организована. Рекомендуется поручить ее кому-то одному, например начальнику отдела делопроизводства, помощнику руководителя и т. п. Кандидатура работника назначается приказом руководителя ор­ганизации. В обязанности назначенного работника будут входить:

• прием заявок на изготовление печатей и штампов и направление их в ответственное подразделение;
• передача дополнительных печатей в структурные подразделения и ответственным за них работникам;
• уничтожение печатей и штампов, включая документальное оформ­ление этого процесса;
• разработка, внедрение и поддержание в актуальном состоянии ло­кальных нормативных актов, регламентирующих работу с печатями в организации.

Текст распорядительной части приказа о назначении ответствен­ного за организацию работы с печатями и штампами:

1. Назначить ответственным за использование, хранение, уничтожение и учет печатей и штампов ООО «Рассвет» главного специалиста отдела документационного обеспечения управления Ковалеву Светлану Викторовну.

2. При отсутствии главного специалиста отдела документационного обеспечения управления Ковалевой Светланы Викторовны ответственным за использование, хранение, уничтожение и учет печатей и штампов является помощник генерального директора Надеждина Алла Петровна.

3. Начальнику отдела кадров внести изменения в должностные инструкции указанных работников.

4. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Как видно из примера, в приказе указывается не должность ответствен­ного, а имя конкретного работника. Таким образом, свои функции ответствен­ного ушедший на повышение или уволившийся сотрудник не сможет «передать по наследству» тому, кто займет его место. То же касается и его потенциаль­ного заместителя. В обоих случаях приказ придется составлять заново.

Хранение печатей и штампов

Не всегда удается хранить все печати и штампы в канцелярии. Осо­бенно это касается дополнительных печатей, которые расходятся по структурным подразделениям. Чтобы точно знать, в какой отдел была передана та или иная печать, в компании заводится Журнал учета дви­жения печатей и штампов. Поскольку документ подразумевает «живые» оттиски печатей и подписи работников, он является рукописным (см. та­блицу):

Работник, расписавшийся в получении печати или штампа, автома­тически становится ответственным за их хранение. На местах печати и штампы следует содержать так, чтобы исключить возможность ис­пользования их другими работниками и посторонними лицами, а также хищения. Лучше всего хранить печать в запирающемся ящике стола, шкафу или сейфе.

Время от времени печать приходится выносить за пределы органи­зации. В этом случае работник, который берет ее с собой, получает печать у ответственного лица под роспись.

Уничтожение печатей и штампов

Отслужившие свое (пришедшие в негодность, морально устаревшие) печать или штамп ни в коем случае нельзя просто выбросить. Процесс уничтожения печати включает в себя приведение в полную негодность клише (элемента печати, содержащего зеркальное отображение отти­ска*), так, чтобы его нельзя было восстановить и использовать. То, что осталось от клише, можно выбросить. Кроме того, весь процесс должен быть задокументирован. Для документирования самого уничтожения достаточно акта. Комиссия по уничтожению может создаваться приказом генерального директора по мере надобности. В нем члены комиссии перечисляются поименно. Если в компании много печатей и штампов, то состав комиссии может быть закреплен в локальном акте (например, в Положении о печатях и штампах), и там работники, входящие в комис­сию по уничтожению, перечисляются по должностям.

Уничтожением печатей ответственное лицо может заняться само­стоятельно, а может передать печати для уничтожения в специальную организацию или в орган, зарегистрировавший эту печать.

Если принято решение уничтожить печать (штамп) на месте своими силами, в организации собирается особая комиссия. Состав комиссии утверждается раз и навсегда в локальном нормативном акте, регламен­тирующем порядок уничтожения печатей и штампов. В комиссию обя­зательно должен входить работник, ответственный за работу с печатями.

Уничтожить резиновое или каучуковое клише проще всего, разрезав его ножницами на мелкие кусочки. Сжигание, а также опиловка или дробление на фракции металлических клише требуют уже специальных условий и инструментов, и провести эти процессы в условиях обычной канцелярии затруднительно.

Несмотря на то что само клише уничтожено и не подлежит восста­новлению, его оттиск должен остаться в организации и храниться посто­янно либо в Книге (журнале) оттисков печатей, штампов, факсимиле, либо на акте, где оттиск был поставлен в последний раз перед уничтожением[4] .

Регламент по печатям и штампам в организации

Регламентировать работу с печатями и штампами в организации можно путем издания локального нормативного акта. Это может быть простой приказ по основной деятельности, а может быть порядок, пра­вила или инструкция, утверждаемые генеральным директором и вводи­мые в действие приказом. В документе должно быть отражено, какие печати и штампы действуют в организации, описан порядок выдачи, хранения и уничтожения печатей и штампов.

Особое внимание следует обратить на дополнительные печати: не­обходимо описать, на какой конкретный документ ставится каждая из их. Эту информацию можно оформить в виде таблицы:

Утвержденный регламент нужно ежегодно пересматривать и при необходимости вносить в него актуальные изменения.

В статье нами были рассмотрены основные правила работы с печа­тями. Обобщая сказанное, можно сделать только один вывод: печать организации - слишком серьезный предмет, чтобы относиться к нему легкомысленно, и все правила в конечном счете сводятся к одному: всегда знать, в чьих руках находится печать и на какие документы она ставится.

Евгения КОЖАНОВА, эксперт по ДОУ и кадровому делопроизводству

[1] Примеры печатей ООО и акционерного общества из Национального стандарта Российской Фе­дерации «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования» (утв. на основании Федерального закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании»).

[2] Распространенное выражение «гербовая печать» в отношении круглой печати в коммер­ческой организации не совсем верно. Оно осталось с тех времен, когда абсолютное боль­шинство предприятий в стране были государственными и, соответственно, имели на своих печатях государственный герб. Сегодня «гербовая» в негосударственной компании озна­чает главную, круглую печать.

[3] «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003», приложение 8.

[4] См. «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558), ст. 775-778.

Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" – ведущий ежемесячный журнал по повышению квалификации для секретарей, помощников руководителей, референтов, делопроизводителей и офис-менеджеров.

Образец положения о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в учрежден

Образец положения о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в учреждении

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в Федеральным с соответствии конституционным законом от 25.12.2000 2-ФКЗ «О гербе Государственном Российской Федерации», ГОСТ Р 51511-Печати «2001 с воспроизведением Государственного герба Российской Форма. Федерации, размеры и технические требования», Постановлением 1995 РФ от 27.12.Правительства 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, уничтожения и хранения печатей и бланков с воспроизведением Государственного Российской герба Федерации» и иных нормативных правовых действующего актов законодательства РФ.

1.2. Положение устанавливает общие учету по требования, использованию, хранению и уничтожению гербовых печатей, печатей структурных подразделений, иных печатей и используемых, штампов в делопроизводстве.

Требования, предусмотренные данным являются, Положением обязательными для всех работников Виды .

2. Учреждения печатей и штампов, порядок их изготовления

2.1. удостоверения Для подлинности документов или соответствия документов копий подлинникам применяются печати с воспроизведением герба Государственного РФ (далее – гербовые печати).

Гербовые изготавливаются печати в количестве двух мастичных и одной гербовой малой выжимной металлической. Решение об изготовлении печатей гербовых принимает руководитель учреждения.

2.2. Гербовая печать мастичная должна соответствовать требованиям ГОСТ Р 2001-51511.

2.3. Изготовление гербовой печати осуществляется штемпельно специальными-граверными мастерскими, имеющими лицензию на печатей изготовление с воспроизведением Государственного герба РФ и сертификаты о технических наличии и технологических возможностей для изготовления вида данного продукции на должном качественном уровне.

2.4. оформления Для документов структурных подразделений Учреждения печати применяются структурных подразделений (приводится перечень печатей названий, содержащих краткое наименование соответствующего подразделения структурного, изображенное в центре печати, например, Отдел «печать кадров», «Для финансово-хозяйственных Канцелярия», «операций», «Административно-хозяйственный отдел»).

2.5. Организация печатей изготовления и штампов осуществляется через административно-отдел хозяйственный по заявкам руководителей структурных подразделений, по руководителем с согласованию учреждения.

Изготовление дубликата печати только допускается в случае ее утраты или износа по руководителя решению учреждения.

3. Порядок учета, выдачи (печатей) сдачи (штампов) и обеспечения их сохранности

3.1. Учет изготовленных всех печатей и штампов должен вестись в учета книге печатей и штампов с проставлением в ней их Листы. оттиска книги учета печатей и штампов прошиваются, нумеруются и опечатываются.

Учреждение ведет учет выдачи, хранения и уничтожения печатей и штампов самостоятельно с настоящего соблюдением Положения.

3.2. Для обеспечения надлежащего хранения и учета печатей (штампов), их выдачи структурным приказом подразделениям руководителя учреждения из числа работников ответственное назначается лицо.

3.3. Выдача печатей (штампов) подразделениям структурным и должностным лицам производится под книге в расписку учета печатей и штампов.

3.4. Руководители подразделений структурных своими распоряжениями назначают работников, получение за ответственных, хранение и использование печатей (штампов), персональную устанавливают ответственность этих работников за полученные штампы (печати), а также определяют порядок их хранения и исключающий, использования утрату и нарушение в использовании.

3.5. Временная печатей передача и штампов от одного ответственного лица внутри другому структурного подразделения (в связи с убытием в уходом, командировку в отпуск) осуществляется по акту. Данный утверждается акт руководителем структурного подразделения.

3.6. При ответственного увольнении лица или переводе на иную числящиеся должность за ним печати (штампы) передаются работнику другому под подпись в книге учета штампов и печатей с соответствующей отметкой в обходном листе Передача.

3.7. увольняемого печатей и штампов посторонним лицам, печатей вынос (штампов) за пределы здания не допускаются.

3.8. В утраты случае печати (штампа) работники немедленно этом об сообщают руководителю соответствующего структурного подразделения.

По утраты фактам печатей (штампов) или нарушений в их руководитель использовании структурного подразделения проводит служебное результатах, о расследование которого информирует руководителя учреждения.

3.9. наличия Проверка всех печатей и штампов проводится не одного реже раза в год, как правило, назначаемой, комиссией для проверки наличия секретных Результаты. документов проверки отражаются в акте.

3.10. Гербовые Учреждения печати. закрепленные за должностными лицами, хранятся в их сейфах личных. По окончании рабочего дня сейфы и кабинеты служебные этих должностных лиц опечатываются и в установленным с соответствии порядком сдаются под охрану.

печати Другие и штампы хранятся в надежно запираемых ящиках (шкафах).

4. Порядок использования печатей (штампов)

4.1. В используются Учреждении гербовая мастичная печать в двух также, а экземплярах малая гербовая выжимная металлическая Первый.

печать экземпляр гербовой мастичной печати заведующей за закрепляется канцелярией Ивановой Н. Д. и используется для оттиска проставления гербовой печати на следующих документах:

– заключаемые;
– доверенности договоры;
– акты (приемки законченных объектов строительством, оборудования, выполненных работ, описания, задания и т. д.);
– экспертизы (на проектирование объектов, технических сооружений, строительство капитальное и т. д.);
– представления и ходатайства (о награждении государственными гарантийные и т. д.);
– наградами письма (на выполнение работ, оказание командировочные и т. д.);
– услуг удостоверения;
– иные документы для подписи удостоверения должностного лица, имеющего право имени от действовать Учреждения. а также документы, требующие оттиска наличия гербовой печати в соответствии с действующим Второй РФ.

законодательством экземпляр гербовой мастичной печати «финансово Для-хозяйственных операций» закрепляется за главным Клюевой бухгалтером А. Д. и используется для проставления оттиска печати гербовой на следующих документах:

– доверенности на получение материальных-товарно ценностей;
– поручения (бюджетные, банковские, получение, на платежные денежных средств в банке и т. д.);
– реестры (бюджетных, чеков поручений, перечисления денежных средств, банк в представляемых и учреждения Федерального казначейства, и т. д.);
– бухгалтерские и отчеты статистические;
– сметы расходов;
– справки (о выплатах из платы заработной, использовании бюджетных ассигнований, начисленной и заработной причитающейся плате и т. д.);
– извещения по централизованным выплатам;
– бюджетных о уведомления ассигнованиях, лимитах бюджетных обязательств;
– листы путевые автомобилей;
– иные документы, относящиеся к хозяйственной-финансово деятельности, в случаях, предусмотренных нормативными актами правовыми действующего законодательства Российской Федерации.

гербовая Малая выжимная металлическая печать закрепляется за отдела начальником кадров Машиной Е. В. и применяется только оформлении при удостоверений.

4.2. Печатью структурного подразделения подпись удостоверяется руководителя данного подразделения или заместителя его.

5. Порядок уничтожения печатей и штампов

5.1. негодность в Пришедшие в ходе эксплуатации или выведенные из утратившие и действия практическое значение печати и штампы сдаче подлежат заведующей канцелярией для уничтожения и учета с списания.

5.2. Отбор и уничтожение печатей и штампов комиссией производится, назначаемой приказом руководителя учреждения. В комиссии составе должно быть не менее трех один, человек из которых должен быть работник, учет за ответственный печатей и штампов.

5.3. На все отобранные к печати уничтожению и штампы работником, ответственным за учет и печатей хранение и штампов, составляется акт с проставлением уничтожаемых оттисков печатей и штампов.

5.4. В акте на уничтожение штампов (печатей) исправления не допускаются.

Комиссия проверяет всех наличие печатей (штампов), включенных в акт. проверке При особое внимание членов комиссии быть должно обращено на то, чтобы в числе уничтожаемых штампов (печатей) не могли оказаться какие-либо печати другие (штампы), не включенные в акт, или были не чтобы допущены расхождения между записями в самими, акте печатями (штампами) и записями в книге печатей учета и штампов. По окончании сверки все комиссии члены подписывают акт, а председатель комиссии своей заверяет подписью листы акта. Акт руководителем утверждается учреждения.

5.5. Печати (штампы), отобранные уничтожения для и включенные в акт, после проверки их складываются комиссией в коробку и опечатываются председателем комиссии. хранится Коробка до уничтожения в сейфе помещения, которое под сдается охрану.

5.6. Уничтожение печатей и штампов после производится утверждения акта в присутствии всех комиссии членов, которые несут персональную ответственность за полноту и правильность уничтожения перечисленных в акте печатей и Уничтожение.

5.7. штампов мастичных печатей (штампов) производится сожжения путем, а металлических – путем спиливания. В акте об печатей уничтожении (штампов) проставляются подписи всех комиссии членов. Акт регистрируется в журнале учета документов входящих.

5.8. Работник, ответственный за учет печатей (основании), на штампов акта делает отметки об уничтожении в учета книге.

5.9. Акты об уничтожении печатей (штампов) течение в хранятся 10 лет в специально заведенных делах затем, а учреждения уничтожаются в установленном порядке.

6. Ответственность за печатей утрату (штампов) или нарушение их использования

6.1. использование Неправомерное печатей, равно как и использование предусмотренных, не печатей настоящим Положением, при осуществлении или Учреждением его структурным подразделением юридически действий значимых влечет недействительность документа с оттиском печати такой и ответственность, предусмотренную действующим законодательством РФ.

6.2. За правил нарушение хранения печатей (штампов) или их виновное утрату лицо привлекается к дисциплинарной ответственности.

К прикладываются Положению оттиски печатей и штампов, применяемых в Источник.

Положение о стимулирующих выплатах от 17.03.14

В государственном бюджетном учреждении здравоохранения предполагается списать и уничтожить штампы, а также печать. Уничт

Инструкция по хранению и изготовлению печатей в бюджетной организаци

Положение о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов

Об утверждении Правил учета, использования и хранения документов, дел и изданий ограниченного распространения

Способ применения плана счетов бухгалтерского учета для отражения операций по исполнению сметы доходов и расходов бюджет

Положение о порядке изготовления, хранения и пользования печатями и штампами

Порядок учета штампов и печатей в организаци

Об утверждении Положения о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей

Приобретение образовательным учреждением лицензионного программного обеспечения

Добрый день, на товарной накладной формы ТОРГ12 какую печать должен .

Выделение бухгалтерских документов на уничтожение и методы их утилизации

Запись в трудовой об увольнении: нужно ли ставить печать.

Государственное бюджетное дошкольное образовательное учреждение детский сад №47 комбинированного вида красногвардейского

Уничтожение устаревших документов

Уничтожение дел с истекшими сроками хранения

Где можно поставить печать о разводе, если свидетельство получал не я и я живу в другом городе?

Печать визиток, типография/цифрова­я­ печать, тиснение, шелкография

Какая печать должна быть на документах?

Уличная и внутренняя широкоформатная печать: использование и особенности

Инструкция о порядке изготовления, хранения, использования, уничтожения печатей и штампов фбуз «Центр гигиены и эпидемио

Печать "для документов"_где бы поставить?

Популярное на канале:

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ок 016-94 (окпдтр) (принят поста

Введение Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), являющийся составной частью Единой системы классификации и кодирования информации (ЕСКК) Российской Федерации, подготовлен в рамках выполнения Государственной программы перехода Российской Ф.
больше

О пенсии как рассчитать пенсию женщине 1960 года рождения в 2015 году

В пенсионной системе должен быть третий - работодатель Степень соответствия запросу: 11, 6% Фрагменты текста поста. В пенсионной системе должен быть третий - работодатель Достойный уровень пенсий обеспечит корпоративное страхование, полагают эксперты. Есть ли потенциал развит.
больше

Сувенирная продукция в бюджетном учреждении: приобретение, распространение, учет

Слово «сувенир» у многих вызывает ассоциацию с небольшим подарком, преподнесенным на память, со знаком внимания или уважения. И действительно, в переводе с французского языка слово «souvenir» означает «воспоминание», «память». Учреждения используют с.
больше

Учет библиотечного фонда в бюджетном учреждении

Статья Л.Ларцевой, опубликованная в журнале "Бюджетные учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", 2009, N 8. В соответствии с новой бюджетной Инструкцией, утвержденной Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н (далее - Инструкция N 148н), в учет библиотечного.
больше

Корреспонденция счетов по операциям расчетов

корреспонденция счетов по операциям расчетов Проставить корреспонденцию счетовдопустим хозяйственная операция: Из кассы организации на расчётный счёт поступили денежные средства.Следователь.
больше

Учет финансовых результатов и использования прибыли

Учет финансовых результатов и использования прибыли · Понятие, классификация и задачи учета доходов и расходов · Учет доходов и расходов по обычным видам деятельности.
больше

1.1. Роль и назначение Международных стандартов финансовой отчетности

Хорошо отлаженная система корпоративного управления - одно из главных условий успешного развития организации. Но высокого качества управления достичь не просто. Международные стандарты финансовой отчетности - это документы, раскрывающие требования к содержанию бухгалтерской информации и методолог.
больше

Сумасшедшая
полиграфия
здесь.
Посмотри сейчас!